Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng thanh, quyết toán dự án đầu tư xây dựng sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh

Tổng mức đầu tư là một trong những căn cứ quan trọng để đảm bảo tính khả thi của dự án và quyết định thực hiện dự án, đồng thời dùng làm hạn mức là giới hạn tối đa không được phép vượt q

L ỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập và làm luận văn tốt nghiệp cao học, được sự giúp đỡ

của các thầy, cô giáo trường Đại học Thủy Lợi, đặc biệt là thầy giáo PGS.TS Nguy ễn Xuân Phú, cùng sự tham gia góp ý của các nhà khoa học, các nhà quản lý,

ban lãnh đạo, đồng nghiệp và cùng sự nỗ lực của bản thân Đến nay, tác giả đã hoàn thành luận văn thạc sĩ với đề tài luận văn: “Đề xuất các giải pháp nâng cao chất

lượng thanh, quyết toán dự án đầu tư xây dựng sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh”, chuyên ngành Quản lý xây dựng

Tác giả bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS Nguyễn Xuân Phú

đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và cung cấp các kiến thức khoa học cần thiết trong quá trình thực hiện luận văn Xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo thuộc Bộ môn Công nghệ và Quản lý xây dựng - khoa Công trình cùng các thầy, cô giáo thuộc các Bộ môn khoa Kinh tế và Quản lý, phòng Đào tạo Đại học và Sau Đại học trường Đại học Thủy Lợi đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tác giả hoàn thành tốt

luận văn thạc sĩ của mình

Do trình độ, kinh nghiệm cũng như thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên

Luận văn khó tránh khỏi những thiếu sót, tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý độc giả

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà N ội, tháng 08 năm 2014

Tác gi ả luận văn

Vũ Mạnh Toàn

L ỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài luận văn này là sản phẩm nghiên cứu của riêng cá nhân tôi Các số liệu và kết quả trong luận văn là hoàn toàn đúng với thực tế và chưa được ai công bố trong tất cả các công trình nào trước đây Tất cả các trích dẫn

đã được ghi rõ nguồn gốc

Hà N ội, tháng 08 năm 2014

Tác gi ả luận văn

Vũ Mạnh Toàn

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

I Tính cấp thiết của đề tài 1

II Mục đích của đề tài 2

III Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

IV Phương pháp nghiên cứu 2

V Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài: 2

VI Kết quả dự kiến đạt được 3

Nội dung của Luận văn: 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THANH TOÁN, QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TỪ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 4

1.1 Những khái niệm về chi phí đầu tư xây dựng và quản lý chi phí 4

1.1.1 Khái niệm : 4

1.1.2 Vai trò và nguyên tắc cơ bản về quản lý chi phí: 4

1.1.3 Quản lý chi phí đầu tư xây dựng: 5

1.2 Quản lý chi phí trong khâu thanh, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình 12 1.2.1 Quản lý chí phí trong khâu thanh toán vốn đầu tư xây dựng công trình: 12

1.2.2 Quản lý chí phí trong khâu quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình 30

1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác thanh, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình 42

1.4 Những bài học kinh nghiệm về thanh, quyết toán vốn đâu tư xây dựng công trình 44

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 46

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG THANH TOÁN, QUYẾT TOÁN CỦA CÁC DỰ ÁN XÂY DỰNG THUỘC VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TỪ NĂM 2007 ĐẾN NAY 47

2.1 Giới thiệu tình hình kinh tế - xã hội về thành phố Hồ Chí Minh 47

2.2 Tình hình đầu tư xây dựng ở thành phố Hồ Chi Minh từ năm 2007 đến nay 50

2.3 Thực trạng về quản lý vốn trong đầu tư xây dựng công trình tại thành phố Hồ Chí Minh 54 2.4 Thực trạng công tác thanh quyết toán vốn ngân sách ở một số dự án đầu tư xây dựng tại thành phố Hồ Chi Minh 61 2.4.1 Thực trạng thanh quyết toán của các dự án đầu tư xây dựng thành phố Hồ Chí Minh 61 2.4.2 Những vấn đề ảnh hưởng đến khâu thanh toán của dự án tại thành phố 68 2.4.3 Những vấn đề ảnh hưởng đến khâu quyết toán của dự án tại thành phố 71 2.5 Nhận xét, phân tích và đánh giá tổng quan về thực trạng thanh toán, quyết toán

dự án thuộc nguồn vốn nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh 73 2.5.1 Những kết quả đạt được 73 2.5.2 Những tồn tại hạn chế trong công tác thanh quyết toán và phân tích nguyên nhân 74

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 78 CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THANH, QUYẾT TOÁN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG SỬ DỤNG VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 79

3.1 Phương hướng đầu tư xây dựng của thành phố Hồ Chí Minh từ năm 2013 đến

2020 79 3.2 Những thuận lợi khó khăn và thách thức trong việc đầu tư xây dựng của thành phố Hồ Chí Minh trong thời gian tới 84

1 Những thuận lợi trong việc đầu tư xây dựng trong thời gian tới 84

2 Những khó khăn và thách thức trong thời gian tới 86 3.3 Những yêu cầu đặt ra đối với các giải pháp nâng cao chất lượng thanh toán, quyết toán dự án sử dụng nguồn vốn ngân sách tại thành phố Hồ Chí Minh 86 3.4 Đề xuất nhóm các giải pháp nâng cao chất lượng thanh toán dự án, công trình

sử dụng nguồn ngân sách tại thành phố Hồ Chí Mính 87

1 Phân bổ và quản lý, điều hành kế hoạch vốn đầu tư 87

2 Kiểm soát chi phí khâu thanh quyết toán vốn đầu tư 90

3 Hoàn thiện quy trình lập hồ sơ thanh toán cho nhà thầu 93

4 Trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị tham gia trong khâu thanh toán vốn đầu tư 107

3.5 Đề xuất nhóm giải pháp nâng cao chất lượng quyết toán dự án hoàn thành sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh 109

1 Xác định rõ nội dung hồ sơ trình duyệt quyết toán và quy trình thẩm tra phê duyệt quyết toán vốn đầu tư 110

2 Trách nhiệm của các đơn vị trong quyết toán dự án hoàn thành 111

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 115

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 116

TÀI LIỆU THAM KHẢO 118

DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Quá trình hình thành chi phí và quản lý chi phí 7

Sơ đồ 3.1: Quy trình các bước lập, thẩm tra, phân bổ vốn đầu tư 88 Lưu đồ 3.1: Phân công trách nhiệm các bộ phận trực thuộc Công ty trong việc lập

và quản lý hồ sơ pháp lý và hồ sơ chất lượng 94 Lưu đồ 3.2 : Phân công trách nhiệm các bộ phận trực thuộc Công ty trong việc 104

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Tổng sản phẩm trên địa bàn (GDP) 49

Bảng 2.2: Vốn đầu tư theo giá thực tế (2007-2013) 52

Bảng 2.3 : Vốn đầu tư xây dựng cơ bản phân theo nguồn vốn 54

Bảng 2.4 : Kết quả thanh toán vốn đầu tư trong 3 năm 2011 – 2013 56

Bảng 2.5: Vốn đầu tư thực hiện ngân sách địa phương 56

Bảng 2.6: Vốn đầu tư thực hiện ngân sách địa phương 57

Bảng 2.7: Vốn đầu tư thực hiện ngân sách địa phương 58

Bảng 2.8: Vốn đầu tư thực hiện ngân sách địa phương 59

Bảng 2.9: Vốn đầu tư thực hiện ngân sách địa phương 60

DANH MỤC VIẾT TẮT

NSNN : Ngân sách nhà nước KBNN : Kho bạc nhà nước

TTVĐT : Thanh toán vốn đầu tư

NĐ – CP : Nghị định chính phủ TSCĐ : Tài sản cố định TSLĐ : Tài Sản lưu động HCM : Hồ Chí Minh BCHCT : Ban chỉ huy công trường P.KTTC : Phòng kỹ thuật thi công P.KH&QLXL : Phòng kế hoạch và quản lý xây lắp

M Ở ĐẦU

I Tính cấp thiết của đề tài

Những năm gần đây, công tác quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành đã có tiến bộ và từng bước đi vào nề nếp Tuy nhiên, tình trạng vi phạm quy định về quyết toán trên cả nước vẫn còn xảy ra ở nhiều dự án (năm 2012 vẫn còn trên 15.000 dự

án, chiếm 25,6% tổng số dự án hoàn thành đã đưa vào sử dụng, chậm nộp báo cáo quyết toán, chậm phê duyệt quyết toán theo quy định), riêng ở thành phố Hồ Chí Minh có 692 dự án vẫn chưa thanh quyết toán, gây ảnh hưởng đến việc quản lý vốn đầu tư của Nhà nước, gây nợ đọng xây dựng cơ bản kéo dài, không tất toán được tài khoản của dự án, không hạch toán tăng tài sản kịp thời cũng như việc theo dõi, quản

lý tài sản sau đầu tư

Việc giảm thất thoát, lãng phí vốn đầu tư đặc biệt trong khâu thanh quyết toán cũng đồng nghĩa với việc tăng nguồn vốn phát triển kinh tế xã hội cho thành phố và các doanh nghiệp tham gia trong lĩnh vực xây dựng cơ bản sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước Để giảm thất thoát, lãng phí cần thực hiện từ khâu chủ

trương đầu tư, thực hiện đầu tư và khâu kết thúc đầu tư đưa vào sử dụng, thì tất

cả các cá nhân, tập thể đều phải có nhiệm vụ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật để tranh tình trạng không thể quyết toán được dự án, làm ảnh hưởng đến hiệu quả dự án dẫn đến ảnh hướng tới nền kinh tế xã hội

Để nâng cao chất lượng khâu thanh toán, quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành cần đẩy mạnh việc phân cấp cho chủ đầu tư trong hoạt động đầu tư xây

dựng, quy định rõ chủ đầu tư là người chịu trách nhiệm chính hay cần một thành lập một tổ chức tư vấn quản lý chi phí trong thanh toán, quyết toán dự án hoàn thành, giảm bớt hồ sơ thanh toán, làm rõ căn cứ và quy trình thanh toán, quyết toán

II Mục đích của đề tài

Làm rõ cơ sở lý luận và các khái niệm thanh toán, quyết toán đối với dự án

sử dụng nguồn vốn nhà nước

Phân tích thực trạng thanh quyết toán các dự án đầu tư xây dựng sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh của các đơn vị tham gia như Ngân hàng nhà nước, Chủ đầu tư, Nhà thầu, tìm ra các nguyên nhân gây lãng phí, làm chậm giải ngân thanh toán trong đầu tư xây dựng

Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng thanh quyết toán các dự án đầu

tư xây dựng sử dụng ngồn vốn ngân sách nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh

III Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a) Đối tượng nghiên cứu: Cơ chế chính sách về đầu tư xây dựng liên quan đến quản lý chi phí và năng lực quản lý của đơn vị chủ đầu tư trong khâu thanh toán, quyết toán vốn đầu tư

b) Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu những vấn đề liên quan thanh toán, quyết toán các dự án đầu tư xây dựng sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh

IV Phương pháp nghiên cứu

1) Phương pháp điều tra;

2) Phương pháp phân tích và tổng kết kinh nghiệm;

3) Phương pháp chuyên gia và tổng hợp;

V Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:

Ý nghĩa khoa học : Đề tài hệ thống hoá lý luận cơ bản quản lý chi phí trong

thanh toán, quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước theo từng quá trình thực hiện để làm cơ sở tổng hợp, phân tích, đánh giá về quản lý chi phí trong thanh toán, quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước

Thực tiễn của của đề tài : Trên cơ sở lý luận đã nêu, luận văn đã áp dụng để

phân tích thực trạng quản lý chi phí trong thanh toán, quyết toán vốn đầu tư thuộc ngân sách nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh, làm căn cứ để đề xuất một số nhóm

giải pháp nâng cao chất lượng thanh quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn để tham khảo

và áp dụng vào thực tiễn trong việc giải quyết những khó khăn, bất cập, mâu thuẫn như quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của mỗi đơn vị tham gia công tác quản lý trong khâu thanh quyết toán vốn đầu tư

VI Kết quả dự kiến đạt được

Đề tài hệ thống hoá cơ sở lý luận và các khái niệm thanh toán, quyết toán đối với dự án sử dụng nguồn vốn nhà nước

Phân tích thực trạng thanh quyết toán các dự án đầu tư xây dựng sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh ở một số dự án xây dựng công trình thực tế ,để tìm ra các nguyên nhân gây lãng phí, làm chậm giải ngân thanh toán trong đầu tư xây dựng

Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng thanh quyết toán các dự án đầu

tư xây dựng sử dụng ngồn vốn ngân sách nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh

N ỘI DUNG CỦA LUẬN VĂN CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THANH TOÁN, QUYẾT TOÁN VỐN

ĐẦU TỪ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 1.1 Những khái niệm về chi phí đầu tư xây dựng và quản lý chi phí 1.1.1 Khái niệm :

- Chi phí đầu tư xây dựng: là toàn bộ chi phí để thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình mới hoặc cải tạo, mở rộng Được hình thành và gắn liền với các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình và được biểu thị qua các chỉ tiêu : Tổng mức đầu tư, dự toán xây dựng công trình Do đặc điểm,đặc thù của sản xuất xây dựng công trình nên mỗi dự án đầu tư có chi phí khác nhau được xác định theo đặc điểm, tính chất, công nghệ trong quá trình xây dựng

- Quản lý chi phí trong đầu tư xây dựng là quá trình thẩm định, phê duyệt chi phí đầu tư hay điều chỉnh chi phí đầu tư Cụ thể Nhà nước thực hiện quản lý chi phí đầu tư – xây dựng thông qua việc ban hành các chế độ, chính sách về giá, các nguyên tắc, phương pháp lập dự toán, các căn cứ để xác định tổng mức đầu tư của dự án, tổng dự toán công trình và dự toán hạng mục công trình (suất đầu tư, chi phí chuẩn, hệ thống định mức dự toán…)

1.1.2 Vai trò và nguyên tắc cơ bản về quản lý chi phí:

- Vai trò :

Đây là một trong những vấn đề được các ngành, các cấp và xã hội quan tâm Nó gắn liền với chủ trương chống lãng phí và thất thoát, thực hành tiết kiệm, nâng cao hiệu quả kinh tế–xã hội một cách thiết thực và trực tiếp nhất Đề quản lý nguốn vốn ngân sách cho đầu tư xây dựng đạt hiệu quả và mang lại lợi ích thì nhà nước phải sử dụng các chế tài đủ mạnh, có kế hoạch hợp lý trong việc phân bổ và giải ngân cũng như quy định rõ trách nhiệm quyền hạn của cơ quan sử dụng nguồn vốn, cơ quan phát vốn

- Nguyên tắc :

- Nguyên tắc 1: phải bảo đảm mục tiêu, hiệu quả dự án đầu tư xây dựng công trình và phù hợp với cơ chế kinh tế thị trường

- Nguyên tắc 2: Quản lý chi phí theo từng công trình, phù hợp với các giai đoạn đầu tư xây dựng công trình, các bước thiết kế, loại nguồn vốn và các quy định của Nhà nước

- Nguyên tắc 3: Tổng mức đầu tư, dự toán xây dựng công trình phải được dự tính theo đúng phương pháp, đủ các khoản mục chi phí theo quy định và phù hợp độ dài thời gian xây dựng công trình Tổng mức đầu tư là chi phí tối đa mà chủ đầu tư được phép sử dụng để đầu tư xây dựng công trình

- Nguyên tắc 4: Nhà nước thực hiện chức năng quản lý chi phí thông qua việc

ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý chi phí

- Nguyên tắc 5: Chủ đầu tư xây dựng công trình chịu trách nhiệm toàn diện

về việc quản lý chi phí từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc xây dựng đưa công trình vào khai thác, sử dụng

- Nguyên tắc 6: Những quy định tại Nghị định 112/2009/NĐ-CP ngày 14/12/2009 về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình và chi phí đầu tư xây dựng công trình đã được người quyết định đầu tư hoặc chủ đầu tư phê duyệt là cơ

sở để các tổ chức có chức năng thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán chi phí đầu tư xây dựng công trình

1.1.3 Quản lý chi phí đầu tư xây dựng:

1.1.3.1 Giai đoạn hình thành chi phí:

Chi phí đầu tư xây dựng công trình được hình thành và quản lý qua từng giai đoạn đầu tư :

+ Lập báo cáo đầu tư (Dự án tiền khả thi): Giai đoạn này hình thành sơ bộ tổng mức đầu tư Sơ bộ tổng mức đầu tư được ước tính trên cơ sở suất vốn đầu tư hoặc chi phí các công trình tương tự đã thực hiện và các yếu tố chi phí ảnh hưởng tới tổng mức đầu tư theo độ dài thời gian xây dựng công trình Tổng mức đầu tư sơ

bộ giai đoạn này chưa có ý nghĩa về mặt quản lý vốn

+ Lập dự án đầu tư và quyết định đầu tư: Giai đoạn này xác định tổng mức đầu tư, là chi phí dự tính của dự án được xác định từ thiết kế cơ sở, tính theo diện tích hoặc công suất sử dụng hoặc tính trên cơ sở số liệu các dự án có chỉ tiêu kinh tế

kỹ thuật tương tự đã thực hiện Tổng mức đầu tư là cơ sở để chủ đầu tư lập kế

hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình Tổng mức đầu tư là một trong những căn cứ quan trọng để đảm bảo tính khả thi của dự án và quyết định thực hiện dự án, đồng thời dùng làm hạn mức là giới hạn tối đa không được phép vượt qua nhằm làm mục tiêu quản lý giá xây dựng công trình, là sự chuẩn bị cho việc biên soạn tổng dự toán, dự toán ở các bước tiếp sau

+ Dự toán xây dựng công trình: được lập căn cứ trên cơ sở khối lượng các công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công và đơn giá xây dựng công trình, định mức chi tiết tính theo tỷ lệ phần trăm (%), là căn cứ để chủ đầu tư quản

lý chi phí đầu tư xây dựng trong khâu thiết kế và các bước tiếp theo

+ Chi phí được lập trong khâu đấu thầu và lựa chọn nhà thầu: Xác định giá gói thầu, giá dự thầu, giá đánh giá và giá đề nghị trúng thầu

- Giá gói thầu là giá trị gói thầu được xác định trong kế hoạch đấu thầu trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc dự toán, tổng dự toán được duyệt và các quy định

hiện hành

- Giá dự thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn dự thầu thuộc hồ sơ dự thầu

- Giá đề nghị trúng thầu là do bên mời thầu đề nghị trên cơ sở giá dự thầu

của nhà thầu được lựa chọn trúng thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh các sai lệch theo yêu

cầu của hồ sơ mời thầu

+ Chi phí hình thành khi nghiệm thu bàn giao là giá quyết toán Giá quyết toán là cơ sở để chủ đầu tư quyết toán với nhà thầu những chi phí hợp pháp,

hợp lệ được xác định từ khối lượng thực tế thi công và căn cứ hợp đồng đã ký kết

Sơ đồ 1.1: Quá trình hình thành chi phí và quản lý chi phí

Khái toán

Tổng mức đầu tư

Tổng dự toán

Giá trị trúng thầu/HĐ

Giá trị thanh toán

Giá trị quyết toán hợp đồng

Giá trị quyết toán vốn đầu tư

Chọn phương án

Lập dự án

Thiết kế - Dự toán

Lựa chọn nhà thầu

Thực hiện đầu tư

Nghiệm thu, bàn giao

Quyết toán vốn đầu tư

1.1.3.2 Nội dung quản lý chi phí :

Quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình bao gồm : quản lý tổng mức đầu tư; quản lý dự toán công trình, quản lý định mức xây dung và giá xây dựng công trình

I Lập và Quản lý Tổng mức đầu tư

Tổng mức đầu tư là chi phí dự tính để thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình, được tính toán và xác định trong giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng công trình phù hợp với nội dung dự án và thiết kế cơ sở; đối với trường hợp chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật, tổng mức đầu tư đồng thời là dự toán xây dựng công trình được xác định phù hợp với nội dung báo cáo kinh tế - kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công

Tổng mức đầu tư bao gồm: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí quản lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng Tổng mức đầu tư là cơ sở để chủ đầu tư lập kế

hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình

Quản lý tổng mức đầu tư bao gồm :thẩm định, phê duyệt, điều chỉnh tổng mức đầu tư xây dựng công trình:

 Thẩm định, phê duyệt tổng mức đầu tư xây dựng công trình :

Khi lập dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với các trường hợp không phải lập dự án, chủ đầu tư phải xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư xây dựng Tổng mức đầu tư được ghi trong quyết định đầu tư do người quyết định đầu tư phê duyệt là chi phí tối đa mà chủ đầu

tư được phép sử dụng để đầu tư xây dựng công trình và là cơ sở lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình

Thẩm định tổng mức đầu tư là một nội dung của việc thẩm định dự án đầu tư xây dựng công trình, bao gồm các nội dung:

a) Sự phù hợp của phương pháp xác định tổng mức đầu tư với đặc điểm, tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của dự án đầu tư xây dựng công trình;

b) Tính đầy đủ, hợp lý và phù hợp với yêu cầu thực tế thị trường của các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư;

c) Xác định giá trị tổng mức đầu tư bảo đảm hiệu quả đầu tư xây dựng công trình Người quyết định đầu tư tổ chức thẩm định tổng mức đầu tư hoặc thuê các tổ chức, cá nhân tư vấn thực hiện công tác quản lý chi phí (sau đây gọi tắt là các tổ chức,

cá nhân tư vấn quản lý chi phí) đủ điều kiện năng lực theo quy định thẩm tra Lệ phí thẩm định hoặc chi phí thẩm tra được tính trong tổng mức đầu tư Các tổ chức, cá nhân thực hiện việc thẩm định, thẩm tra tổng mức đầu tư phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp lý, chính xác của kết quả thẩm định, thẩm tra

Tổng mức đầu tư được ghi trong quyết định đầu tư do người quyết định đầu

tư phê duyệt

Trường hợp thuê các tổ chức, cá nhân tư vấn có đủ điều kiện năng lực, kinh nghiệm chuyên môn để thẩm tra tổng mức đầu tư thì nội dung thẩm tra như nội dung thẩm định; chi phí thẩm tra được xác định trên cơ sở định mức chi phí tỷ lệ hoặc bằng cách lập dự toán theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng

 Điều chỉnh tổng mức đầu tư :

- Tổng mức đầu tư được điều chỉnh đối với một trong các trường hợp sau đây: + Ảnh hưởng của động đất, bão, lũ, lụt, sóng thần, hoả hoạn, địch hoạ hoặc

sự kiện bất khả kháng khác;

+ Xuất hiện các yếu tố đem lại hiệu quả cao hơn cho dự án;

+ Khi quy hoạch xây dựng thay đổi trực tiếp ảnh hưởng đến địa điểm, quy

mô, mục tiêu của dự án;

Nội dung, thẩm quyền, thẩm định, phê duyệt tổng mức đầu tư điều chỉnh được quy định như sau :

+ Người quyết định đầu tư quyết định việc phê duyệt tổng mức đầu tư điều chỉnh Trường hợp tổng mức đầu tư điều chỉnh không vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt và không làm thay đổi địa điểm, quy mô, mục tiêu của dự án thì chủ đầu tư

tự quyết định và chịu trách nhiệm về việc phê duyệt tổng mức đầu tư điều chỉnh

+ Phần tổng mức đầu tư điều chỉnh thay đổi so với tổng mức đầu tư đã được phê duyệt phải được tổ chức thẩm định hoặc thẩm tra trước khi phê duyệt

Trường hợp khi thay đổi cơ cấu các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu

tư, kể cả sử dụng chi phí dự phòng để điều chỉnh mà không vượt tổng mức đầu tư

đã được phê duyệt thì chủ đầu tư được quyền quyết định việc điều chỉnh; trường hợp vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt thì chủ đầu tư báo cáo người quyết định đầu tư xem xét, quyết định

Tổng mức đầu tư điều chỉnh được xác định bằng tổng mức đầu tư đã được phê duyệt cộng (hoặc trừ) phần tổng mức đầu tư bổ sung Giá trị phần tổng mức đầu

tư bổ sung được xác định thành một khoản chi phí riêng và phải được tổ chức thẩm định hoặc thẩm tra trước khi quyết định phê duyệt

II Lập và Quản lý dự toán xậy công trình:

Dự toán công trình được tính toán và xác định theo công trình xây dựng cụ thể, trên cơ sở khối lượng các công việc, thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ công việc phải thực hiện của công trình, hạng mục công trình và hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng công trình

Dự toán công trình là cơ sở để xác định giá gói thầu, giá xây dựng công trình, là căn cứ để đàm phán, ký kết hợp đồng, thanh toán với nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu

Dự toán công trình bao gồm: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí quản

lý dự án; chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng

 Thẩm định, phê duyệt dự toán công trình :

- Nội dung thẩm định, thẩm quyền thẩm định, phê duyệt dự toán công trình quy định như sau:

+ Chủ đầu tư tổ chức việc thẩm định dự toán công trình trước khi phê duyệt

Nội dung thẩm định bao gồm:

a) Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lượng chủ yếu của dự toán với khối lượng thiết kế;

b) Kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng đơn giá xây

dựng công trình, định mức chi phí tỷ lệ, dự toán chi phí tư vấn và dự toán các khoản

mục chi phí khác trong dự toán công trình;

c) Xác định giá trị dự toán công trình

+ Trường hợp chủ đầu tư không đủ điều kiện, năng lực thẩm định thì được

phép thuê tổ chức, cá nhân tư vấn đủ điều kiện năng lực, kinh nghiệm chuyên môn

để thẩm tra dự toán công trình Tổ chức, cá nhân tư vấn thực hiện thẩm tra dự toán

công trình chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về kết quả thẩm tra

+ Chủ đầu tư phê duyệt dự toán công trình (trừ các công trình chỉ yêu cầu lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật sẽ do người quyết định đầu tư phê duyệt) sau khi đã

thẩm định hoặc thẩm tra và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả phê duyệt

dự toán công trình Dự toán công trình được phê duyệt là cơ sở để xác định giá gói thầu, giá xây dựng công trình và là căn cứ để đàm phán ký kết hợp đồng, thanh toán với nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu

- Chủ đầu tư tổ chức thẩm định dự toán công trình Trường hợp thuê các tổ chức, cá nhân tư vấn có đủ điều kiện năng lực, kinh nghiệm chuyên môn để thẩm tra dự toán công trình thì nội dung thẩm tra như nội dung thẩm định của chủ đầu tư; chi phí thẩm tra được xác định trên cơ sở định mức chi phí tỷ lệ hoặc bằng cách lập

dự toán theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng

 Điều chỉnh dự toán công trình:

- Dự toán công trình được điều chỉnh đối với một trong các trường hợp sau đây: + Các trường hợp điều chỉnh giống như điều chỉnh tổng mức đầu tư;

+ Các trường hợp được phép thay đổi, bổ sung thiết kế không trái với thiết kế

cơ sở hoặc thay đổi cơ cấu chi phí trong dự toán nhưng không vượt tổng mức đầu tư

đã được phê duyệt, kể cả chi phí dự phòng

- Dự toán công trình điều chỉnh được xác định bằng dự toán công trình đã được phê duyệt cộng (hoặc trừ) phần dự toán công trình bổ sung

- Chủ đầu tư chịu trách nhiệm tổ chức thẩm định hoặc thẩm tra và phê duyệt

dự toán công trình điều chỉnh

- Dự toán công trình điều chỉnh là cơ sở để điều chỉnh giá hợp đồng, giá gói thầu và điều chỉnh tổng mức đầu tư

1.2 Quản lý chi phí trong khâu thanh, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình

1.2.1 Quản lý chí phí trong khâu thanh toán vốn đầu tư xây dựng công trình:

1.2.1.1 Nguyên tắc chung trong công tác thanh toán vốn đầu tư :

- Việc thanh toán vốn đầu tư cho các công việc, nhóm công việc hoặc toàn

bộ công việc lập dự án, khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng, giám sát thi công và các hoạt động xây dựng khác phải căn cứ trên khối lượng thực tế hoàn thành và nội

dung, phương thức thanh toán trong hợp đồng đã ký kết Đối với trường hợp tự thực hiện, việc thanh toán phù hợp với từng loại công việc trên cơ sở báo cáo khối lượng công việc hoàn thành và dự toán được duyệt

- Cơ quan cấp phát, cho vay vốn có trách nhiệm thanh toán vốn đầu tư theo

đề nghị thanh toán của chủ đầu tư (hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư) trên cơ

sở kế hoạch vốn được giao

- Chủ đầu tư (hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư) chịu trách nhiệm trước pháp luật về giá trị đề nghị thanh toán với tổ chức cấp phát, cho vay vốn Trong quá trình thanh toán vốn đầu tư xây dựng nếu phát hiện những sai sót, bất hợp lý về giá trị đề nghị thanh toán của chủ đầu tư (hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư) thì

các tổ chức cấp phát, cho vay vốn đầu tư phải thông báo ngay với chủ đầu tư để chủ đầu tư giải trình, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

1.2.1.2 Những yêu cầu cơ bản trong thanh toán vốn đầu tư :

- Phạm vi áp dụng đối với các ngồn vốn nhà nước hoặc những dự án có vốn nhà nước tham gia 30%

Trách nhiệm của chủ đầu tư, cấp thẩm quyền, cơ quan quản lý tài chính: + Thực hiện chức năng sử dụng vốn hiệu quả

+ Kiểm tra, đôn đốc thực hiện dự án Lập kế hoạch thống kê đánh giá Đảm bảo đủ vốn thực hiện

+ Phân rõ chức năng và quyền hạn các bên tham gia vào quá trình thanh toán + Cơ quan tài chính thực hiện quản lý tài chính vốn đầu tư

+ Cơ quan kho bạc nhà nước, nhiệm vụ kiểm soát và thanh toán kịp thời đầy

đủ, khiến khích các nguồn vốn khác

- Xác định hợp pháp chi phí thanh toán:

+ Chi phí được thực hiện trong phạm vi thiết kế, dự toán đã được phê duyệt, kể cả điều chỉnh và bổ sung đúng với hợp đồng ký kết

+ Phù hợp với các quy định pháp luật

+ Chi phí thanh toán không được vượt tổng mức đầu tư

- Nội dung kết quả báo cáo quyết toán:

+ Nội dung thanh toán do chủ đầu tư lập

+ Kết quả thanh toán do cơ quan quản lý tài chính kiểm tra nội dung và quyết định

1.2.1.3 Tài liệu cơ sở để quản lý chi phí trong thanh toán vốn đầu tư :

Để phục vụ cho công tác quản lý, kiểm soát thanh toán vốn đầu tư, chủ đầu

tư phải gửi đến Kho bạc nhà nước nơi mở tài khoản thanh toán các tài liệu cơ sở của

dự án (các tài liệu này đều là bản chính hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tư, chỉ gửi một lần cho đến khi dự án kết thúc đầu tư, trừ trường hợp phải bổ sung, điều chỉnh), bao gồm:

a) Đối với dự án chuẩn bị đầu tư:

- Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tư được duyệt;

- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;

- Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu

b) Đối với dự án thực hiện đầu tư:

 Đối với dự án vốn trong nước:

- Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với

dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);

- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu (gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, lựa chọn nhà thầu tư vấn thiết

kế kiến trúc công trình xây dựng);

- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật (trừ các tài liệu mang tính kỹ thuật);

- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật)

c) Đối với công tác chuẩn bị đầu tư nhưng bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư cần có dự toán chi phí cho các công việc chuẩn bị đầu tư được duyệt

d) Đối với công việc chuẩn bị thực hiện dự án nhưng bố trí vốn trong kế hoạch thực hiện đầu tư:

- Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự

án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);

- Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị thực hiện dự án được duyệt; Riêng việc giải phóng mặt bằng phải kèm theo phương án giải phóng mặt bằng được cấp

có thẩm quyền phê duyệt;

- Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu;

- Hợp đồng giữa chủ đầu tư với nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật (trừ các tài liệu mang tính kỹ thuật);

e) Đối với trường hợp tự thực hiện:

- Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự

án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);

- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-

1.2.1.4 Thanh toán tạm ứng :

a) Khái niệm: Tạm ứng hợp đồng xây dựng là khoản kinh phí mà bên giao thầu ứng trước cho bên nhận thầu để triển khai thực hiện các công việc theo hợp đồng

b) Thời điểm tạm ứng: Việc tạm ứng hợp đồng được thực hiện ngay sau khi hợp đồng xây dựng có hiệu lực và bên giao thầu đã nhận được bảo lãnh tiền tạm ứng (nếu có)

c) Quy định về mức tạm ứng, thời điểm tạm ứng và việc thu hồi tạm ứng phải được các bên thỏa thuận trong hợp đồng

d) Mức tạm ứng tối thiểu được quy định như sau:

 Đối với hợp đồng tư vấn là 25% giá hợp đồng;

 Đối với hợp đồng thi công xây dựng công trình:

- 10% giá hợp đồng đối với hợp đồng có giá trị trên 50 tỷ đồng;

- 15% giá hợp đồng đối với hợp đồng có giá trị từ 10 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng;

- 20% giá hợp đồng đối với các hợp đồng có giá trị dưới 10 tỷ đồng;

 Đối với hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ, hợp đồng EPC, hợp đồng chìa khoá trao tay và các loại hợp đồng xây dựng khác: 10% giá hợp đồng

e) Mức tạm ứng tối đa là 50% giá hợp đồng, trường hợp đặc biệt thì phải được Người quyết định đầu tư cho phép

f) Hồ sơ thanh toán tạm ứng :

Để được thanh toán tạm ứng, chủ đầu tư gửi đến kho bạc nhà nươc các tài liệu sau:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;

- Chứng từ chuyển tiền;

- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư

và nhà thầu thỏa thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng ), chủ đầu tư gửi cho kho bạc nhà nước bản sao y có đóng dấu sao y bản chính cùa chủ đầu tư

g) Quy định về thu hồi tạm ứng hợp đồng:

Tiền tạm ứng được bắt đầu thu hồi từ lần thanh toán đầu tiên, mức thu hồi từng lần do hai bên thống nhất ghi trong hợp đồng, kết thúc thu hồi khi giá trị thanh toán đạt 80% giá hợp đồng

h) Trách nhiệm của Chủ đầu tư và nhà thầu trong viêc thực hiện tạm ứng:

Chủ đầu tư có trách nhiệm cùng với nhà thầu tính toán mức tạm ứng hợp

lý, quản lý việc sử dụng vốn tạm ứng đúng mục đích, đúng đối tượng, có hiệu quả Nghiêm cấm việc tạm ứng mà không sử dụng hoặc sử dụng vốn ứng không đúng

mục đích Trường hợp vốn tạm ứng chưa thu hồi nhưng không sử dụng hoặc sử dụng vào việc khác, chủ đầu tư có trách nhiệm thu hồi

Trường hợp vốn tạm ứng chưa thu hồi nhưng không sử dụng, nếu quá thời hạn 6 tháng quy định trong hợp đồng phải thực hiện khối lượng mà nhà thầu chưa thực hiện do nguyên nhân khách quan hay chủ quan hoặc sau khi ứng vốn mà nhà thầu sử dụng sai mục đích Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu tư thu hồi trả đủ cho ngân sách nhà nước

i) Trường hợp khác: Đối với việc sản xuất các cấu kiện, bán thành phẩm

có giá trị lớn, một số vật liệu phải dự trữ theo mùa thì bên giao thầu, bên nhận thầu thoả thuận kế hoạch tạm ứng và mức tạm ứng để bảo đảm tiến độ thực hiện hợp đồng

1.2.1.5 Thanh toán khối lượng hoàn thành của dự án đầu tư :

1 Quy trình thanh toán khối lượng hoàn thành:

Theo Quyết định số 282/2012/QĐ-KBNN do Kho bạc nhà nước trung ương ban hành ngày 20/04/2012 về việc công bố Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu

tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước quy đình thì quy trình thanh toán thực hiện như sau:

1) Một số quy định :

a) Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án (sau đây gọi chung là chủ đầu tư) được mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư tại Kho bạc Nhà nước nơi thuận tiện cho việc kiểm soát thanh toán vốn đầu tư của Kho bạc Nhà nước và thuận tiện cho giao dịch của

chủ đầu tư Thủ tục mở tài khoản được thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính và hướng dẫn của Kho bạc Nhà nước

b) Sở Giao dịch Kho bạc Nhà nước; Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Kho bạc Nhà nước quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là KBNN) có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thanh toán, đảm bảo thanh toán vốn kịp thời, đầy đủ, đúng quy định Định kỳ

và đột xuất kiểm tra các chủ đầu tư tình hình chấp hành chế độ chính sách về quản

lý chi phí đầu tư xây dựng, về tình hình sử dụng vốn đầu tư Được phép tạm dừng thanh toán vốn hoặc thu hồi số vốn mà chủ đầu tư sử dụng sai mục đích, không đúng đối tượng hoặc trái với chế độ quản lý tài chính của Nhà nước; đồng thời báo cáo KBNN cấp trên để tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính xem xét, xử lý

c) Trong quá trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư nếu phát hiện quyết định của các cấp có thẩm quyền trái với quy định hiện hành, phải có văn bản gửi cấp có thẩm quyền đề nghị xem xét lại và nêu rõ ý kiến đề xuất Nếu quá thời hạn đề nghị

mà không nhận được trả lời thì được quyền giải quyết theo đề xuất của mình Nếu được trả lời mà xét thấy không thoả đáng thì vẫn phải giải quyết theo ý kiến của cấp

có thẩm quyền; đồng thời phải báo cáo lên cơ quan có thẩm quyền cao hơn và báo cáo cơ quan Tài chính để xem xét, xử lý

d) Cán bộ kiểm soát chi vốn đầu tư của KBNN khi kiểm soát thanh toán vốn cho dự án phải tuyệt đối tuân thủ đúng quy trình Khi cần thiết, phải chủ động báo cáo xin ý kiến lãnh đạo để kiểm tra các chủ đầu tư về tình hình thực hiện dự án, đôn đốc, hướng dẫn chủ đầu tư hoàn thiện hồ sơ, thủ tục thanh toán

e) Đối với tài liệu, hồ sơ chứng từ thanh toán chủ đầu tư gửi KBNN được quy định như sau:

- Những loại tài liệu gửi một lần (bao gồm cả trường hợp bổ sung, điều chỉnh), phải là bản chính hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của Chủ đầu tư

- Những chứng từ gửi từng lần tạm ứng, thanh toán:

+ Đối với Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (3 liên): chủ đầu tư lập theo mẫu in sẵn hoặc có thể lập trên máy vi tính nhưng phải đảm bảo theo đúng mẫu do

Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 86/2011/TT-BTC (phụ lục số 05); mỗi Giấy

đề nghị thanh toán vốn đầu tư chỉ dùng cho 1 lần thanh toán

+ Đối với Giấy rút vốn đầu tư: được thực hiện theo mẫu số C3-01/NS ban hành kèm theo công văn số 17848/BTC-ĐT ngày 29/12/2011 của Bộ Tài chính về việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC (trường hợp rút tiền mặt lập 03 liên, trường hợp đơn vị hưởng có tài khoản tại KBNN nơi Chủ đầu tư mở tài khoản lập 04 liên, trường hợp đơn vị hưởng có tài khoản tại ngân hàng hoặc KBNN khác nơi Chủ đầu tư mở tài khoản lập 05 liên; thêm 01 liên đối với trường hợp khấu trừ thuế giá trị gia tăng)

+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (Mẫu số C3-02/NS, lập 03 liên); Giấy nộp trả vốn đầu tư (Mẫu số C3-03/NS, lập 03 liên) được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước hoặc văn bản thay thế khác (nếu có)

+ Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán, Bảng kê xác nhận khối lượng đền bù giải phóng mặt bằng đã thực hiện, Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán phải là bản chính và đảm bảo theo đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư 86/2011/TT-BTC (phụ lục số 03a, 03b, 04) Chủ đầu tư phải ghi chép chính xác, đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định trên mẫu

+ Chủ đầu tư, KBNN phải ký tên đầy đủ trên từng liên chứng từ thanh toán; không viết, ký bằng mực đỏ, bút chì hoặc ký lồng giấy than, không được tẩy xoá; chữ ký và dấu đóng trên Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư và chứng từ rút vốn phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký

đã đăng ký tại KBNN

f) Số vốn thanh toán cho dự án trong năm (bao gồm vốn tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành) không được vượt kế hoạch vốn cả năm đã bố trí cho dự án

Số vốn thanh toán (bao gồm vốn tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành) cho từng công việc, hạng mục công trình, công trình không được vượt giá trị hợp đồng, không được vượt dự toán hoặc giá trúng thầu, tổng dự toán (nếu có) của

dự án (đối với chi phí nằm trong tổng dự toán) Tổng số vốn thanh toán cho dự án không được vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt

Trường hợp số vốn thanh toán vượt kế hoạch vốn cả năm đã được bố trí (do điều chỉnh kế hoạch; do dự án phân bổ không đúng quy định, Bộ Tài chính có ý kiến dừng thanh toán), KBNN phải phối hợp với chủ đầu tư để thu hồi số vốn đã thanh toán vượt kế hoạch

g) Trường hợp vốn tạm ứng chưa thu hồi nhưng không sử dụng, nếu quá thời hạn 6 tháng quy định trong hợp đồng phải thực hiện khối lượng mà nhà thầu chưa thực hiện do nguyên nhân khách quan hay chủ quan hoặc sau khi ứng vốn mà nhà thầu sử dụng sai mục đích Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu tư thu hồi trả đủ cho ngân sách nhà nước

h) Các khoản chi bằng tiền mặt được thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý thu, chi tiền mặt qua hệ thống KBNN

i) KBNN thực hiện thanh toán trước, kiểm soát sau đối với từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần; kiểm soát trước, thanh toán sau đối với công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần

j) KBNN tỉnh, thành phố tổ chức giao nhận hồ sơ giữa phòng Kiểm soát chi NSNN và phòng Kế toán Quy định việc theo dõi nhận, trả hồ sơ giữa chủ đầu

tư và cán bộ kiểm soát chi đảm bảo hàng ngày Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN (đối với KBNN tỉnh), Trưởng phòng Kế hoạch, Tổ trưởng tổ Tổng hợp (đối với KBNN quận, huyện) sau đây gọi chung là Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN phải nắm được hồ sơ chủ đầu tư đã gửi đến KBNN, hồ sơ KBNN đã giải quyết để phục

vụ công tác quản lý điều hành

k) KBNN kiểm soát thanh toán trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư và căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số

lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán) để thanh toán theo đề nghị của chủ đầu tư Chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc, chất lượng công trình, KBNN không chịu trách nhiệm về các vấn đề này KBNN căn cứ vào hồ sơ thanh toán và thực hiện thanh toán theo hợp đồng

l) Hàng tháng trước khi lập báo cáo thống kê định kỳ, Phòng Kiểm soát chi NSNN (đối với KBNN tỉnh), Phòng Kế hoạch, tổ Tổng hợp (đối với KBNN quận, huyện) sau đây gọi chung là Phòng Kiểm soát chi NSNN, phải đối chiếu đảm bảo khớp đúng số liệu về chi thanh toán vốn đầu tư, vốn chương trình mục tiêu, vốn

sự nghiệp có tính chất đầu tư với Phòng Kế toán (đối với KBNN tỉnh), Phòng Kế toán, tổ Kế toán (đối với KBNN quận, huyện) sau đây gọi chung là Phòng Kế toán

2) Quy trình thanh toán :

a) Trường hợp dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư:

(1) Tiếp nhận hồ sơ từ phía nhà thầu:

Căn cứ trên các biên bản nghiệm thu khối lượng giữa hai bên, và đơn giá trong hợp đồng cán bộ được phân công bên chủ đầu tư chịu trách nhiệm làm việc với nhà thầu để:

- Nghiệm thu khối lượng hoàn thành đủ điều kiện thanh toán;

- Kiểm tra bảng xác định giá trị hoàn thành đủ điều kiện thanh toán;

- Tiếp nhận giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn giá trị gia tăng (nếu có yêu cầu trong hợp đồng);

- Làm các thủ tục cần thiết để thanh toán khối lượng phát sinh trong hoặc ngoài hợp đồng theo quy định của nhà nước (ví dụ kiểm tra đơn giá, trình ký hợp đồng bổ sung, hoặc phụ lục hợp đồng

- Kiểm tra giấy tờ, và lập biên bản giao nhận tài liệu với nhà thầu

(2) Nộp hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành cho kho bạc nhà nước: Ngoài tài liệu nộp một lần và tài liệu nộp hàng năm như trên, sau khi nhận

đủ hồ sơ theo yêu cầu hợp đồng tư phía nhà thầu, trong vòng bảy ngày làm việc cán

bộ phụ trách thanh toán của chủ đầu tư phải nộp bộ hồ sơ đề nghị thanh toán cho kho bạc nhà nước như sau:

a Trường hợp thanh toán theo hợp đồng

- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng;

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);

- Giấy rút vốn đầu tư

Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, cán bộ thanh toán của chủ đầu

tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng

b Trường hợp thanh toán không theo hợp đồng

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thể lập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo);

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);

- Giấy rút vốn đầu tư

- Giá trị đề nghị thanh toán là giá trị mà nhà thầu được hưởng trừ đi số tiền thu hồi tạm ứng và các khoản giữ lại khác (nếu có)

(3) Theo dõi kết quả:

Tùy theo lần thanh toán cán bộ phụ trách thanh toán của chủ đầu tư cần kiểm tra xem tiền đã tới đơn vị thụ hưởng chưa để xử lý, hay báo cáo lãnh đạo, thời gian thanh toán theo quy định của kho bạc nhà nước như sau:

a Đối với từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần (trừ lần thanh toán cuối cùng)

Trong thời hạn 04 ngày làm việc kể từ khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhận được đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, KBNN các cấp hoàn thành thủ tục thanh toán, chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng theo nguyên tắc thanh toán trước, kiểm soát sau

Căn cứ hồ sơ đã nhận, trong thời hạn tối đa là 07 ngày làm việc kể từ khi cán

bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhận được đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, cán bộ

thanh toán thực hiện kiểm soát lại hồ sơ thanh toán Trường hợp sau khi kiểm soát,

số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch với số vốn đã thanh toán cho chủ đầu

tư, cán bộ thanh toán dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/TTVĐT ) và báo cáo trưởng phòng Thanh toán VĐT trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tư thông báo về kết quả kiểm soát và trừ vào những lần thanh toán tiếp theo (nếu số chấp nhận thanh toán nhỏ hơn số vốn đã thanh toán)

b Đối với công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả nhận được đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tư, KBNN các cấp hoàn thành thủ tục thanh toán, chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng theo nguyên tắc kiểm soát trước, thanh toán sau

(4) Thanh toán khi vốn chuẩn bị đầu tư được phê duyệt quyết toán:

Khi vốn chuẩn bị đầu tư được phê duyệt quyết toán, cán bộ thanh toán của chủ đầu tư căn cứ vào số vốn đã thanh toán cho công tác chuẩn bị đầu tư và quyết định phê duyệt quyết toán do cấp có thẩm quyền phê duyệt, thực hiện một trong hai bước sau:

- Trường hợp quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán: gửi đến KBNN:

+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;

+ Giấy rút vốn đầu tư

- Trường hợp quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán: Cán bộ thanh toán phải có trách nhiệm phối hợp với kho bạc nhà nước, nhà thầu thu hồi số vốn đã chi trả lớn hơn so với số được phê duyệt quyết toán và hạch toán giảm cấp phát cho dự án

b) Trường hợp dự án trong giai đoạn thực hiện đầu tư:

(1) Tiêu chí xác định khối lượng xây lắp hoàn thành đủ điều kiện thanh toán:

- Khối lượng thực hiện có trong thiết kế đã được thẩm định và phê duyệt

- Khối lượng thực hiện có trong dự toán hoặc tổng dự toán được thẩm định

và phê duyệt

- Khối lượng thực hiện có trong kế hoạch được thông báo

- Khối lượng có trong hợp đồng

- Khối lượng hoàn thành đến điểm dừng kỹ thuật cho phép

- Khối lượng được A-B nghiệm thu (đạt yêu cầu về chất lượng), Bên A đã chấp nhận thanh toán

(2) Tiếp nhận hồ sơ từ nhà thầu:

Căn cứ trên các biên bản nghiệm thu khối lượng giữa hai bên, và đơn giá trong hợp đồng cán bộ được phân công bên chủ đầu tư chịu trách nhiệm làm việc với nhà thầu để:

- Nghiệm thu khối lượng hoàn thành đủ điều kiện thanh toán;

- Kiểm tra bảng xác định giá trị hoàn thành đủ điều kiện thanh toán;

- Tiếp nhận giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn giá trị gia tăng (nếu có yêu cầu trong hợp đồng);

- Làm các thủ tục cần thiết để thanh toán khối lượng phát sinh trong hoặc ngoài hợp đồng theo quy định của nhà nước (ví dụ kiểm tra đơn giá, trình ký hợp đồng bổ sung, hoặc phụ lục hợp đồng

- Kiểm tra giấy tờ, và lập biên bản giao nhận tài liệu với nhà thầu

(3) Nộp hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành cho kho bạc nhà nước Ngoài tài liệu nộp một lần và tài liệu hàng năm khi thanh toán khối lượng hoàn thành, cán bộ thanh toán của chủ đầu tư còn gửi đến KBNN các tài liệu sau:

 Trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng

- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng;

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);

- Giấy rút vốn đầu tư

Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, cán bộ thanh toán của chủ đầu

tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (nếu có)

Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, chủ đầu tư còn gửi thêm Hợp đồng giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ; Dự toán được duyệt; Biên bản thanh lý vật tư thu hồi (nếu có)

 Trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành không theo hợp đồng (các công việc quản lý dự án do chủ đầu tư trực tiếp thực hiện, các chi phí thẩm tra, thẩm định do các cơ quan quản lý nhà nước thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ được giao )

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thì chủ đầu tư có thể lập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo);

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng);

- Giấy rút vốn đầu tư

 Trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành tự làm:

Chủ đầu tư gửi đến KBNN các tài liệu như đối với thanh toán khối lượng hoàn thành theo hợp đồng xây dựng

 Thanh toán chi phí quản lý dự án :

Thanh toán chi phí quản lý dự án được thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 259/KBNN-TTVĐT ngày 25/02/2009 của KBNN về kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án theo Thông tư số 117/2008/TT-BTC

 Đối với khoản chi như lệ phí cấp đất xây dựng, cấp giấy phép xây dựng, chủ đầu tư còn gửi thêm các tài liệu: Bảng kê có chữ ký phê duyệt và dấu của chủ đầu tư kèm theo Hóa đơn, chứng hợp lệ của cơ quan thu tiền (bản sao có đóng dấu của chủ đầu tư)

 Theo dõi thanh toán khối lượng hoàn thành

Cán bộ phụ trách thanh toán chịu trách nhiệm theo dõi thanh toán khối lượng hoàn thành như khi thanh toán chi phí chuẩn bị đầu tư

 Thanh toán khi quyết toán dự án, công trình được duyệt

Khi dự án, công trình được người có thẩm quyền duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành, cán bộ thanh toán của chủ đầu tư căn cứ vào số vốn đã thanh

toán cho dự án, công trình và quyết định phê duyệt quyết toán vốn dự án, công trình hoàn thành, tiến hành như sau:

- Trường hợp quyết toán được duyệt lớn hơn số vốn đã thanh toán: cán bộ thanh toán của chủ đầu tư gửi đến KBNN:

+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;

+ Giấy rút vốn đầu tư;

- Trường hợp quyết toán được duyệt nhỏ hơn số vốn đã thanh toán: cán bộ thanh toán của chủ đầu tư phải có trách nhiệm phối hợp với kho bạc nhà nước, nhà thầu thu hồi số vốn đã chi trả lớn hơn so với số được phê duyệt quyết toán, và hạch toán giảm cấp phát cho dự án

2 Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành :

1) Cơ sở pháp lý:

Nhà nước cấp vốn cho chủ đầu tư để chủ đầu tư thanh toán cho nhà thầu theo hợp đồng hoặc thanh toán cho các công việc của dự án thực hiện không thông qua hợp đồng Theo điều 11 thông tư số 86/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 17/06/2011 quy định như sau:

Đối với các công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng: Việc thanh toán hợp đồng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng Số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán phải được quy định rõ trong hợp đồng

a) Đối với hợp đồng trọn gói:

Thanh toán theo tỉ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc tương ứng với các giai đoạn thanh toán được ghi trong hợp đồng

b) Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định:

Thanh toán trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành (kể cả khối lượng tăng hoặc giảm được phê duyệt theo thẩm quyền, nếu có) được nghiệm thu và đơn giá trong hợp đồng

c) Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh:

Thanh toán trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành (kể cả khối lượng tăng hoặc giảm được phê duyệt theo thẩm quyền, nếu có) được nghiệm thu và đơn giá đã điều chỉnh do trượt giá theo đúng các thoả thuận trong của hợp đồng

d) Đối với hợp đồng theo thời gian:

- Chi phí cho chuyên gia được xác định trên cơ sở mức lương cho chuyên gia

và các chi phí liên quan do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhân với thời gian làm việc thực tế được nghiệm thu (theo tháng, tuần, ngày, giờ)

- Các khoản chi phí ngoài mức thù lao cho chuyên gia thì thanh toán theo phương thức quy định trong hợp đồng

e) Đối với hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm (%):

Thanh toán theo tỷ lệ (%) của giá hợp đồng Tỷ lệ (%) cho các lần thanh toán

do các bên thỏa thuận trong hợp đồng Khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các nghĩa vụ theo hợp đồng, bên giao thầu thanh toán cho bên nhận thầu số tiền bằng tỷ

lệ (%) giá trị công trình hoặc giá trị khối lượng công việc đã hoàn thành được quy định trong hợp đồng

f) Đối với hợp đồng kết hợp các loại giá hợp đồng:

Việc thanh toán được thực hiện tương ứng với các loại hợp đồng theo quy định tại khoản a, b, c, d, e trên đây

g) Đối với khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng:

Việc thanh toán các khối lượng phát sinh (ngoài hợp đồng) chưa có đơn giá trong hợp đồng, thực hiện theo các thỏa thuận bổ sung hợp đồng mà các bên đã thống nhất trước khi thực hiện và phải phù hợp với các quy định của pháp luật có

liên quan Trường hợp bổ sung công việc phát sinh thì chủ đầu tư và nhà thầu phải

ký phụ lục bổ sung hợp đồng theo nguyên tắc sau đây:

(1) Trường hợp khối lượng công việc phát sinh lớn hơn 20% khối lượng công việc tương ứng ghi trong hợp đồng hoặc khối lượng phát sinh chưa có đơn giá trong hợp đồng thì được thanh toán trên cơ sở các bên thống nhất xác định đơn giá mới theo nguyên tắc thỏa thuận trong hợp đồng về đơn giá cho khối lượng phát sinh;

(2) Trường hợp khối lượng phát sinh nhỏ hơn hoặc bằng 20% khối lượng công việc tương ứng ghi trong hợp đồng thì áp dụng đơn giá trong hợp đồng, kể cả đơn giá đã được điều chỉnh theo thỏa thuận của hợp đồng (nếu có) để thanh toán;

(3) Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định và hợp đồng theo thời gian thì khi giá nhiên liệu, vật tư, thiết bị do Nhà nước áp dụng biện pháp bình ổn giá theo quy định của Pháp lệnh giá có biến động bất thường hoặc khi nhà nước thay đổi chính sách về thuế, tiền lương ảnh hưởng trực tiếp đến giá hợp đồng thì được thanh toán trên cơ sở điều chỉnh đơn giá nếu được phép của cấp quyết định đầu tư và các bên có thỏa thuận trong hợp đồng;

(4) Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh, thì đơn giá trong hợp đồng được điều chỉnh cho những khối lượng công việc mà tại thời điểm ký hợp đồng, bên giao thầu và bên nhận thầu cam kết sẽ điều chỉnh lại đơn giá do trượt giá sau một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực

(5) Đối với hợp đồng trọn gói và hợp đồng theo tỷ lệ (%): trường hợp có phát sinh hợp lý những công việc ngoài phạm vi hợp đồng đã ký (đối với hợp đồng thi công xây dựng là khối lượng nằm ngoài phạm vi công việc phải thực hiện theo thiết kế; đối với hợp đồng tư vấn là khối lượng nằm ngoài nhiệm vụ tư vấn phải thực hiện) Trường hợp này, khi điều chỉnh khối lượng mà không làm thay đổi mục tiêu đầu tư hoặc không vượt tổng mức đầu tư được phê duyệt thì chủ đầu tư và nhà thầu tính toán, thỏa thuận và ký kết phụ lục bổ sung hợp đồng; trường hợp làm vượt tổng mức đầu tư được phê duyệt thì phải được Người có thẩm quyền quyết định đầu

tư xem xét, quyết định; trường hợp thỏa thuận không được thì khối lượng các công việc phát sinh đó sẽ hình thành gói thầu mới, việc lựa chọn nhà thầu để thực hiện gói thầu này theo quy định hiện hành;

2) Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành:

Khi có khối lượng hoàn thành được nghiệm thu theo giai đoạn thanh toán và điều kiện thanh toán trong hợp đồng, chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi Kho bạc nhà nước, bao gồm:

- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện tư vấn (nếu có)

và đại diện bên nhận thầu ( mẫu theo phụ lục số 03.a của Thông tư số BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 17/06/2011 quy định về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn vốn Nhà nước)

86/2011/TT-Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng tính giá trị khối lượng phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết đề nghị thanh toán

có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu ( mẫu theo phụ lục số 04 của Thông tư số 86/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày17/06/2011)

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư hoặc thanh toán tạm ứng - phụ lục số

05 kèm theo

- Chứng từ chuyển tiền ban hành theo quy định hệ thống chứng từ kế toán của Bộ Tài chính

 Đối với các công việc được thực hiện không thông qua hợp đồng xây dựng:

- Đối với các công việc của dự án được thực hiện không thông qua hợp đồng xây dựng (như một số công việc quản lý dự án do chủ đầu tư trực tiếp thực hiện, trường hợp tự làm, ), việc thanh toán trên cơ sở bảng kê khối lượng công việc hoàn thành và dự toán được duyệt phù hợp với tính chất từng loại công việc Hồ sơ thanh thanh toán bao gồm: bảng kê khối lượng công việc hoàn thành và dự toán được duyệt cho từng công việc; giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư hoặc tạm ứng (nếu có) và chứng từ chuyển tiền

- Đối với chi phí đền bù, bồi thường hỗ trợ và tái định cư, hồ sơ thanh thanh toán bao gồm: bảng kê xác nhận khối lượng đền bù, giải phóng mặt bằng đã thực hiện (mẫu theo phụ lục số 03.b của Thông tư số 86/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày17/06/2011); hợp đồng và biên bản bàn giao nhà (trường hợp mua nhà phục vụ di dân giải phóng mặt bằng) Riêng chi phí cho công tác tổ chức đền bù giải phóng mặt bằng phải có dự toán được duyệt; giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư hoặc tạm ứng (nếu có) và chứng từ chuyển tiền

- Đối với công tác đền bù, bồi thường hỗ trợ và tái định cư phải xây dựng các công trình (bao gồm cả xây dựng nhà di dân giải phóng mặt bằng): việc tạm ứng, thanh toán được thực hiện như đối với các dự án hoặc gói thầu xây dựng công trình

1.2.1.6 Thu hồi tạm ứng hợp đồng :

Điều 17 của Nghị định 48/2010/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 07/05/2010 quy định về Hợp đồng trong xây dựng và điều 10 của thông tư số 86/2011/TT-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 17/06/2011 quy định về quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư thuộc nguồn ngân sách nhà nước nêu rõ thu hồi tạm ứng hợp đồng như sau:

1) Đối với các gói thầu:

- Vốn tạm ứng được thu hồi qua các lần thanh toán khối lượng hoàn thành của hợp đồng, bắt đầu thu hồi từ lần thanh toán đầu tiên và thu hồi hết khi giá trị thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng Mức thu hồi từng lần

do chủ đầu tư thống nhất với nhà thầu và quy định cụ thể trong hợp đồng

2) Đối với công việc giải phóng mặt bằng:

- Đối với công việc bồi thường, hỗ trợ: sau khi chi trả cho người thụ hưởng, chủ đầu tư tập hợp chứng từ, làm thủ tục thanh toán và thu hồi tạm ứng trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày làm việc kể từ ngày chi trả cho người thụ hưởng

- Đối với việc mua nhà tái định cư và các công việc giải phóng mặt bằng khác: vốn tạm ứng được thu hồi vào từng kỳ thanh toán khối lượng hoàn thành và thu hồi hết khi đã thực hiện xong công việc giải phóng mặt bằng

3) Quyền hạn và trách nhiệm của Chủ đầu tư trong việc thu hồi tạm ứng hợp đồng:

Chủ đầu tư có trách nhiệm cùng với nhà thầu tính toán mức tạm ứng hợp lý, quản lý việc sử dụng vốn tạm ứng đúng mục đích, đúng đối tượng, có hiệu quả và

có trách nhiệm hoàn trả đủ số vốn đã tạm ứng theo quy định

Trường hợp vốn tạm ứng chưa thu hồi nhưng không sử dụng, nếu quá thời hạn 6 tháng quy định trong hợp đồng phải thực hiện khối lượng mà nhà thầu chưa

thực hiện do nguyên nhân khách quan hay chủ quan hoặc sau khi ứng vốn mà nhà thầu sử dụng sai mục đích chủ đầu tư có trách nhiệm cùng Kho bạc nhà nước thu hồi hoàn trả vốn đã tạm ứng cho ngân sách nhà nước Trường hợp đến hết năm kế hoạch mà vốn tạm ứng chưa thu hồi hết do hợp đồng chưa được thanh toán đạt đến

tỷ lệ quy định thì tiếp tục thu hồi trong kế hoạch năm sau và không trừ vào kế hoạch thanh toán vốn đầu tư năm sau

1.2.2 Quản lý chí phí trong khâu quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình

1.2.2.1 Khái niệm chung về quyết toán :

1) Khái niệm : Quyết toán vốn đầu tư xây dựng là bản báo cáo tài chính

phản ánh việc quản lý và sử dụng vốn đầu tư xây dựng một cách hợp pháp, hợp lý

và thể hiện tính hiệu quả, đảm bảo thực hiện quản lý đúng trình tự đầu tư xây dựng

và thỏa mãn nhu cầu của người bỏ vốn

Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng Chi phí hợp pháp là chi phí được thực hiện trong phạm vi thiết kế, dự toán đã phê duyệt kể cả phần điều chỉnh,

bổ sung, đúng với hợp đồng đã ký kết, phù hợp với các quy định của pháp luật Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước thì vốn đầu tư được quyết toán phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được duyệt (hoặc được điều chỉnh) theo quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt

Chủ đầu tư là người lập báo cáo quyết toán vốn để báo cáo với người quyết định đầu tư (người giao vốn: cơ quan, tổ chức) Người quyết định đầu tư có thể là một hoặc nhiều cơ quan, tổ chức Người quyết định đầu tư xem xét tính hợp pháp, hợp lý so với các chủ trương chính sách quản lý tài chính về đầu tư và xây dựng

Cơ sở pháp lý để quyết toán vốn đầu tư là chính sách quản lý về đầu tư xây dựng và định chế tài chính của nhà nước và các tổ chức ban hành theo từng thời kỳ

2) Phân loại quyết toán vốn đầu tư

Gồm 3 loại : Quyết toán A- B, quyết toán niên độ và quyết toán vốn đầu tư

dự án hoàn thành

a) Quyết toán A-B:

Quyết toán A-B là quyết toán để thanh lý hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư ( bên A ) với bên đơn vị nhà thầu ( đơn B) Quyết toán A-B do bên nhà thầu lập ( bên B), được bên chủ đầu tư A ( bên A) kiểm tra, phê duyệt để thanh lý hợp đồng Căn

cứ để quyết toán A-B là hợp đồng kinh tế, hồ sơ dự án, tài liệu kèm theo hợp đồng

và văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến công tác thanh toán, quyết toán

b) Quyết toán niên độ:

Quyết toán niên độ là báo cáo tình hình tài chính của Chủ đầu tư với cơ quan chủ quản Căn cứ lập báo cáo niên độ là kế hoạch đầu tư hàng năm được thông báo

và các chế độ chính sách để phục vụ quản lý, điều hành hoạt động đầu tư của Nhà nước, các Bộ, Ngành, địa phương và cơ quan chủ quản của Chủ đầu tư

Báo cáo đầu tư thực hiện hàng năm của dự án cần phản ảnh một số chỉ tiêu sau:

+ Kế hoạch đầu tư hàng năm;

+ Giá trị khối lượng thực hiện trong năm và lũy kế từ khởi công

+ Tổng vốn đầu tư đã được thanh toán trong năm và lũy kế từ khởi công Đối với các dự án có vốn đầu tư nước ngoài ( vay nợ, viện trợ) phải có báo cáo riêng về vốn nước ngoài đã nhận và sử dụng để gửi các tổ chức quốc tế cho vay vốn

+ Tình hình bàn giao các hạng mục công trình hoàn thành đưa vào khai thác

sử dụng

c) Quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành:

Quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành: là bản báo cáo tài chính phản ảnh tình hình quản lý sử dụng vốn đầu tư hợp pháp, hợp lệ theo đúng chế độ quản lý kinh tế tài chính nhà nước Quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành do chủ đầu tư

lập

 Yêu cầu cơ bản quản lý chi phí trong khâu quyết toán vốn đầu tư :

(1) Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành phải xác định đầy đủ, chính xác tổng chi phí đầu tư đã thực hiện, phân định rõ nguồn vốn đầu tư; chi phí đầu tư

được phép không tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư dự án, giá trị tài sản hình thành qua đầu tư: tài sản cố định (TSCĐ), tài sản lưu động (TSLĐ);

(2) Báo cáo phải thực hiện theo đúng trình tự, các bước lập, báo cáo quyết toán phải được chuyển đến đúng cấp chức năng thẩm tra và phê duyệt để tổ chức thẩm tra, phê duyệt kịp thời

(3) Đơn vị, cá nhân lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành phải có đủ điều kiện năng lực được quy định theo pháp luật Trường hợp đơn vị, cá nhân không đủ điều kiện năng lực thì không được phép thẩm tra báo cáo quyết toán

(4) Bảo đảm đúng nội dung, thời gian lập, thẩm tra và phê duyệt theo quy định hiện hành Báo cáo quyết toán thể hiện đầy đủ các nội dung thực hiện, các phụ lục đi kèm Thời gian trong báo cáo phải logic và phù hợp từng bước công việc thực hiện, nội dung thẩm tra phải thể hiện đầy đủ, có xác nhận của đơn vị có liên quan

1.2.2.3 Nội dung quản lý chi phí trong khâu thanh quyết toán vốn đầu tư

1) Nguồn vốn đầu tư thực hiện dự án là giá trị thực tế đã thanh toán qua cơ quan kiểm soát cấp vốn, thanh toán, cho vay tính đến ngày khoá sổ lập báo cáo quyết toán (chi tiết theo từng nguồn vốn đầu tư)

2) Chi phí đầu tư đề nghị quyết toán chi tiết theo cơ cấu: xây dựng, thiết bị, bồi thường giải phóng mặt bằng, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn, chi phí khác; chi tiết theo hạng mục, theo gói thầu hoặc khoản mục chi phí đầu tư

3) Xác định chi phí đầu tư thiệt hại không tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư: phản ánh những chi phí do nguyên nhân bất khả kháng như: thiên tai, địch họa, được cấp có thẩm quyền cho phép duyệt bỏ không tính vào giá trị hình thành qua đầu tư

4) Xác định số lượng và giá trị tài sản hình thành qua đầu tư của dự án, công trình hoặc hạng mục công trình; chi tiết theo nhóm, loại tài sản cố định, tài sản lưu động theo chi phí thực tế Đối với các dự án hoặc công trình độc lập đưa vào khai thác, sử dụng có thời gian thực hiện đầu tư lớn hơn 36 tháng tính từ ngày khởi công đến ngày nghiệm thu bàn giao đưa vào khai thác sử dụng, trường hợp cần thiết