VI. Kết quả dự kiến đạt được
3. Hoàn thiện quy trình lập hồ sơ thanh toán cho nhà thầu
4. Trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị tham gia khâu thanh toán vốn đầu tư
1. Phân bổ và quản lý, điều hành kế hoạch vốn đầu tư
1a. Phân bổ, kế hoạch vốn :
Hàng năm các Bộ, ngành, địa phương lập kế hoạch vốn ngân sách hàng năm trình Chính phủ phê duyệt( xem sơ đồ 3.1) , tuy nhiên kế hoạch vốn ngân sách cho đầu tư xây dựng thường bị điều chỉnh, hiệu quả chưa cao. Nguồn vốn ngân sách nhà nước cấp thường bị động trong việc cấp vốn cho các dự án do các chủ đầu tư chưa tính toán chính xác các yếu tố, danh mục công việc ưu tiên, tính huống phát sinh trong các hạng mục công trình, chưa có phương án dự phòng vốn ngân sách.
Sơ đồ 3.1:Quy trình các bước lập, thẩm tra, phân bổ vốn đầu tư
Pheee
Để quản lý nguồn vốn đầu tư hiệu, tránh tính trạng có dự án thì vốn chờ giải ngân, có dự án thì có khối lượng hoàn thành nhưng chưa được giải ngân vì không nằm trong kế vốn ưu tiền hàng năm của địa phương, chủ đầu tư phải chuẩn bị kế hoạch vốn gửi lên cơ quan chủ quản về :
-Tình hình thực hiện, tiến độ thực hiện kế hoạch khối lượng dự án;
-Tổng vốn đầu tư được thanh toán cho dự án trong năm kế hoạch ;
Phê duyệt kế hoạch vốn Phân bổ kế hoạch vốn
Chính phủ
Trình quốc hội trước 10
Bộ tài chính Trình TTCP trước 20/11 hàng Bộ tài chính Thẩm định trình chính phủ Thủ tướng chính phủ Phê duyệt
Bộ kế hoạch & đầu tư
Tổng hợp trước 10/9 hàng
Các Bộ địa phương
Phân bỗ trước ngày 31/12 hàng
Các địa phương
Lập, tổng hợp dự toán trước ngày 20/7
Bộ tài chính
Thẩm tra sau 5 ngày
Quốc hội
-Xác định tình trạng thừa, thiếu vốn để thanh toán cho dự án theo giá trị khối lượng đã thực hiện trong năm kế hoạch.
Căn cứ để lập kế hoạch vốn :
-Giá trị khối lượng thực hiện dở dang đầu kỳ;
-Giá trị khối lượng kế hoạch của dự án trong năm kế hoạch ;
-Giá trị khối lượng dở dang cuối kỳ
Kế hoạch vốn do chủ đầu tư lập, cơ quan tài chính kiểm tra và thông báo cho chủ quản đầu tư và Kho bạc nhà nước làm căn cứ kiểm soát thanh toán vốn .
-Xác định kế hoạch vốn :
VKH= KLĐK + KLKH – KLCK
Trong đó :
VKH : Lượng vốn đầu tư cần thiết trong kỳ kế hoạch để thanh toán cho giá trị khối lượng thực hiện đủ điều kiện thanh toán trong kỳ kế hoạch.
KLĐK :Giá trị khối lượng thực hiện dở dang đầu kỳ kế hoạch chưa được thanh toán.
KLKH: Giá trị khối lượng thực hiện theo kế hoạch (kế hoạch khối lượng)
KLCK: Giá trị khối lượng thực hiện dở dang cuối kỳ kế hoạch
1b. Quản lý, điều hành kế hoạch vốn đầu tư
-Cần rà soát lại các dự áncủa thành phố đã và đang đầu tư, điều chỉnh vốn cho các dự án ưu tiên như cơ sở kỹ thuật hạ tầng, giao thông, y tế…theo định hướng phát triển kinh tế của thành phố theo kế hoạch trung hạn và dài hạn, cần thường xuyên rà soát các dựán của các đơn vị sử ngân sách theo từng năm (quý), tồn quỹ ngân sách, số thu trong kỳ để điều hành ngân sách cho hợp lý.
-Điều chỉnh hạn mức đầu tư kế hoạch vốn năm cho các cơ quản quan lý vốn trong đó Kho bạc phải lập kế hoạch thanh vốn đầu tư theo từngquý để báo cáo, gửi các cơ quan tài chính, gửi người quyết định đầu tư, để kịp thời điều chỉnh cho các dự án, nhằm tránh tình trạng chạy chi ngân sách cuối năm như hiện nay tồn tại ở nhiều dự án làm giảm tính hiệu quả của dự án và ảnh hưởng chung cho toànxã hội.
-Cần xác định rõ các dự án được ưu tiên, trọng điểm của thành phố để tránh tình trạng dàn trải vốn đầu tư, tập trung nguồn vốn cho các dự án quốc gia, các công
trình man tính chiến lược trong việc phát triển kinh tế- xã hội của thành phố để nâng cao hiệu quả của nguồn vốn đầu tư xây dựng, nếu làm tốt được vấn đề này sẽ hạn chế tiền ngân sách nhà nước làm tăng thêm nguồn vốn để thanh toán cho các dự án còn bị tồn đọng của thành phố.
-Tăng cường kiểm tra, thanh tra, giám sát các dự án đầu tư sử dụng nguồn vốn ngân sách. Nâng cao vai trò, trách nhiệm của tổ chức kiểm toán độc lập song song với các chế độ ưu đại, nâng cao năng lực, nghiệp vụ cán bộ quản lý vốn, thanh tra xây dựng của thành phố.
2. Kiểm soát chi phí khâu thanh quyết toán vốn đầu tư
Giai đoạn 1: Kiểm soát giai đoạn từ khi ký kết các loại hợp đồng giữa chủ
đầu tư và nhà thầu
Giai đoạn này kiểm soát chi phí trên các căn cứ, biên bản thỏa thuận trong hợp đồng, kết quả trúng thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu(hoặc hồ sơ đề xuất), dựa theo khối lượng công việc nêu trong bảng tiên lượng, đơn giá chi tiết, biểu giá hợp đồng, của cả các hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, hợp đồng.
Đối với hợp đồng trọn gói : trước khi ký kết hợp đồng thì chủ đầu tư không đủ năng lực phải thuê một tổ chức tư vấn định giá cùng nhà thầu để rà soát lại tất cả các bảng khối lượng công việc theo thiết kế được duyệt, nếu phát hiện bảng khối lượng công việc còn thiếu, bóc tách khối lượng sai sót…so với thiết kế thì chủ đầu tư phải báo cáo ngay cho người quyết định đầu tư để có phướng hướng bổ sung để đảm bảo phù hợp với thiết kế. Trường hợp cần cắt giảm khối lượng mà tổ chức tư vấn thấy dư thừa so với thiết kế thì phải làm văn bản gửi chủ đầu tư. Đối với những phần xây lắp đã ký theo hình thực trọn gói thì khối lượng công việc thực tế nhà thầu đã thực hiện hoàn thành theo thiết kế (nhiều hơn hay ít hơn khối lượng trong hợp đồng ) không ảnh hưởng đến số tiền thanh toán cho nhà thầu.
Chủ đầu tư chịu trách nhiệm về tính chính xác về khối lượng, số lượng công việc. Trường hợp phát hiện các sai xót, làm thất thoát xảy ra (do tính toán sai khối lượng công việc ) thì Chủ đầu tư phải chịu trách nhiệm đền bù và xử lý theo quy định pháp luật, trường hợp chủ đầu tư và tổ chức tư vấn định giá có kí hợp đồng với
nhau thì trong hợp đồng phải quy định xử lý vi phạm,sai sót, thiếu trách nhiệm… khi tổ chức tư vấnvi phạmphải đền bùcho chủ đầu tưtheo thỏa thuận hợp đồng.
Đối với theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh : khối lượng lượng công việc thực tế mà nhà thầu đã thực hiện để hoàn thành theo đúng thiết kế ít hơn khối lượng công việc trong biểu giá hợp đồng ký kết thì nhà thầu chỉ được thanh toán theo giá trị thực hiện theo thực tế mà không được thanh toán theo khối lượng hợp đồng.Nếu có khối lượng phát sinh chưa vượt qua tổng mức đầu tư thì chủ đầu tư có thể tự xử lý và thương thảo với các nhà thầu về khối lượng và đơn giá, khi khối lượng phát sinh lớn làm vượt tổng mức đầu tư, thì chủ đầu tư phải báo cáo với người quyết định đầu tư để có quyết định bổ sung vốn vào kế hoạch vốn năm tiếp theo, tránh tình trạng thực hiện công việc xong mà nhà thầu không nhận được tiền. Chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu phải chịu trách nhiệm xác nhận vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành và phải nghi rõ ngày tháng năm của biên bản nghiệm thu trong bảng giá trị khối lượng thanh toán để làm cơ sở thanh toán toán cho các đơn vị nhà thầu.
Đối với hợp đồng kết hợp : thanh toán loại hơp đồng này thường phực tạp, được xác định theo hình thức các loại như phần nào thì tính theo đơn giá trọn gói, phần nào tính theo đơn giá cố định, điều chỉnh, giá trị hợp đồng thông thường có giá trị lớn, vì vậy các Chủ đầu tư, tồ chức tư vấn, nhà thầu phải tuân thủ đúng quy định thanh toán theo từng phần việc theo đơn giá đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Giai đoạn 2: Chủ đầu tư kiểm soát hồ sơ thanh toán
Trên cơ sở hồ sơ thanh toán nhà thầu gửi lên cùng với hợp đồng xây dựng, phụ lục hợp đồng kèm theo, tổ chức tư vấn định giá của chủ đầu tư cần kiểm tra một số nộidung sau đây:
Bước 1: Kiểm tra biên bản nghiệm thu từng lần thanh toán như khối lượng nghiệmthu, thời gian, phải khớp đúng với khối lượng hoàn thành, sổ nhật ký thi công của nhà thầu và nhật ký giám sát của tư vấn giám sát.
Bước 2: Kiểm tra việc xác định khối lượng hoàn thành so với bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự thầu, khối lượng thực tế thi công đã được nghiệm thu. Kiểm tra việc áp dụng đơn giá cho từng công việc đối với hợp đồng theo đơn giá, việc tính toán và áp
dụng định mức, đơn giá các công việc bổ sung,phát sinh. Kiểm tra việc áp dụng chỉ số giá về thời gian lập, thông báo giá của các cơ quan có thẩm quyền, tổ chức tư vấn và nhà sản xuất.
Bước 3: Kiểm tra sự phù hợp các danh mục các khoản chi phí trong hồ sơ thanh toán đã được phê duyệt, hồ sơ trúng thầu với danh mục kế hoạch vốn được giao chỉ tiêu, xác định các khoản chi bổ sung phát sinh có nằm trong dự phòng phí và được phép điều chỉnh không. Trường hợp các nội dung thanh toán không có trong danh mục dự án thì kỹ sư định giá phải thông báo cho chủ đầu tư để chủ đầu tư quyết định.
Bước 4: Kiểm tra việc tính toán bảng khối lượng về sai số, nhầm lẫn và lỗi chính tả để kịp thời chỉnh sửa cho đúng với khối lượng được nghiệm thu, khối lượng trong hồ sơ trúng thầu hoặc khối lượng bổ sung ngoài thiết kế.
Bước 5: Kiểm tra tổng thể tài liệu gửi 1 lần và tài liệu gửi từng lần thanh toán Kỹ sư định giá thông báo cho chủ đầu tư (hoặc ban quản lý dự án) về kết quả kiểm soát từng lần thanh toán, những yêu cầu về việc điều chỉnh hồ sơ thanh toán bảo đảm hợp pháp, hợp lệ theo quy định hiện hành trước khi gửi hồ sơ lên Kho bạc nhà nước.
Giai đoạn 3:Kho bạc nhà nước kiểm soát hồ sơ thanh toán
Nguyên tắc kiểm soát thanh toán dựa trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư, KBNN căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán) và giá trị từng lần thanh toán để thanh toán cho chủ đầu tư. Cán bộ thanh toán sau khi nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phải kiểm tra thủ tục hồ sơ thanh toán 1 lầnvà gửi từng lần thanh về số lượng đã đầy đủ theo quy định, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu như con dấu, chữ ký, tài khoản ngân hàng, đặc biệt phải chú ý đến sư logic về thời gian các văn bản, tài liệu tránh tình trạng có sự cấu kết thông đồng của các tổ chức tư vấn giám sát, nhà thầu hay chủ đầu tư trong việc nghiệm thu khối lượng hoàn thành.
Các cán bộ thanh toán phải căn cứ theo hồ sơ dự thầu (hồ sơ đề xuất đối với chỉ định thầu) khối lượng đề nghị thanh toán trong bảng xác định giá trị khối lượng
hoàn thành theo hợp đồng để đảm bảo khối lượng hoàn thành đó thuộc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu) hoặc khối lượng trong hồ sơ trúng thầu, hoặc dự toán bổ sung được duyệt (đối với khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, điều kiện thanh toán), đối chiếu với kế hoạch vốn năm được thông báo. Cán bộ không được đòi hỏi nhưng tài liệu như thẩm định dự toán, hóa đơn vật liệu….dẫn đến phức tạp hóa những vướng mắc không đáng có.
Kiểm tra đối với hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của gói thầu, hợp đồng thanh toán nhiều lần: đối chiếu công việc, khối lượng hoàn thành theo nội dung ghi tại Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng để đảm bảo khối lượng hoàn thành đó thuộc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu), hoặc dự toán bổ sung được duyệt (đối với hạng mục mới phát sinh ngoài dự toán), các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, điều kiện thanh toán), đối chiếu với kế hoạch vốn năm được thông báo.
3. Hoàn thiện quy trình lập hồ sơ thanh toán chonhà thầu
Thực tế cũng cho thấy một số dự án chậm quyết toán vì chủ đầu tư, nhà thầu thiếu trách nhiệm, quản lý lỏng lẻo làm thất lạc hồ sơ vì thế việc xây dựng hoàn thiện quy trình lập hồ sơ thanh quyết toán cho các đơn vị nhà nhận thầu là việc làm cần thiết với thực tiễn. Hồ sơ, tài liệu quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình và hồ sơ thanh quyết toán có nhiều cách để phân chia, để đảm bảo cho việc lập, quản lý dễ dàng các Công ty nên chưa chia thành 3 công việc: Lập hồ sơ pháp lý, lập hồ sơ chất lượng, lập hồ sơ thanh quyết toán.
3a. Lập hồ sơ pháp lý và lập hồ chất lượng Trách nhiệm của các phòng, ban :
- Phòng kế hoạch và quản lý xây lắp (P.KH&QLXL): chịu trách nhiệm báo cáo trước Ban giám đốc về thời gian, hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ.
-Phòng Kĩ thuật thi công (P.KTTC): chịu trách nhiệm báo cáo về tiến độ, chất lượng lậphồ sơ trước Ban giám đốc.
Lưu đồ 3.1: Phân công trách nhiệm các bộ phận trực thuộc Công ty trong việc lập và quản lý hồ sơ pháp lý và hồ sơ chất lượng
TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG TRÌNH TỰ
Chỉ huy trưởng công trường BƯỚC 1
Cán bộ BCHCT BƯỚC 2 Cán bộ P.KTTC BƯỚC 3 Cán bộ BCHCT BƯỚC 4 Cán bộ P.KH&QLXL BƯỚC 5
Lãnh đạo P.KH&QLXL BƯỚC 6
Cán bộ được phân công
BƯỚC 7
Phân công trách nhiệm
Thu thập, lập hồ sơ
Phê duyệt Kiểm tra
Quản lý và lưu trữ hồ sơ Tổng hợp, hoàn chỉnh hồ sơ
- Bước 1: Phân công trách nhiệm
+ Ngay sau khi thành lập xong BCHCT, Chỉ huy trưởng có trách nhiệm phân công ngay một cán bộ làm hồ sơ pháp lý, hồ sơ chất lượng. Thời gian để Chỉ huy trưởng phân công chậm nhất là 2 ngày kể từ khi có quyết định thành lập BCHCT. Chỉ huy trưởng nói rõ qui trình thực hiện việc lập hồ sơ. Giới thiệu cán bộ làm hồ sơ làm việc với Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát quản lý cho Chủ đầu tư để thống nhất list hồ sơ, các biểu mẫu.
- Bước 2: Thu thập lập hồ sơ
+ Cán bộ được phân công đọc và hiểu qui trình này, xem xét hồ sơ pháp lý gồm những tài liệu, hồ sơ gì. Liệt kê các biểu mẫu có thể sử dụng làm thành hệ thống đối với công trình thi công.
+ Cán bộ được phân công sau khi nhận được list, biểu mẫu hồ sơ pháp lý Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát tiến hành rà soát lại. Đối với những tài liệu còn thiếu, chưa hợp lý thì đề xuất với Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát. Khi nhận các list hay biểu mẫu từ Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát cần có chữ ký xác nhận.
+ Sau 10 ngày kể từ ngày chỉ huy trưởng giới thiệu cán bộ làm hồ sơ pháp lý với Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát, cán bộ phải thống nhất được các list danh muc, biểu mẫu qui cách để làm hồ sơ pháp lý và hoàn thành việc thu thập các hồ sơ,