Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại công ty TNHH NGV

Mục đích của đề tài Luận văn được thực hiện nhằm tìm hiểu hoạt động tổ chức công tác kế toán quản trị, đặc biệt là quản trị chi phí ở Công ty TNHH N.G.V để từ đó rút ra được những thuận

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS VÕ VĂN NHỊ

TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gởi lời chân thành cảm ơn đến PGS TS Võ Văn Nhị người đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này

Tôi xin cảm ơn sự giúp đỡ của thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp, bạn bè tôi ở cộng đồng

viên khuyến khích và đồng hành cùng tôi, hỗ trợ tôi cả về mặt tinh thần và chuyên môn trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Tôi cũng xin cảm ơn Ban giám đốc và các anh chị trong phòng kế toán của Công ty TNHH N.G.V đã tạo điều kiện thuận lợi và cung cấp tài liệu nghiên cứu cho tôi

Xin chân thành cảm ơn tất cả

Đỗ Nguyên Bình

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của tôi với sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được công bố trong các nghiên cứu nào

Tôi cũng xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc

Tác giả luận văn

Đỗ Nguyên Bình

Mục lục

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

Mục lục iii

Danh mục bảng biểu vi

Danh mục sơ đồ vii

Danh mục thuật ngữ và chữ viết tắt vii

Lời mở đầu 1

Chương 1: Tổng quan về KTQT và BC KTQT 4

1.1 Bản chất và vai trò của KTQT 4

1.1.1 Bản chất của kế toán 4

1.1.2 Bản chất của kế toán quản trị 4

1.1.3 Chức năng của kế toán quản trị 4

1.2 Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp 7

1.3 Nội dung tổ chức KTQT trong doanh nghiệp 8

1.3.1 Tổ chức thu thập thông tin 8

1.3.2 Tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin 10

1.3.3 Tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin cho các đối tượng 11

1.4 Hệ thống BC KTQT sử dụng cho công tác quản lý điều hành 14

1.4.1 Báo cáo dự toán 14

1.4.2 Báo cáo chi phí và giá thành 18

1.4.3 Báo cáo trách nhiệm quản lý 21

1.4.4 Báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn 24

Kết luận chương 1 26

Chương 2: Tình hình tổ chức kế toán ở Công ty N.G.V 27

2.1 Giới thiệu công ty 27

2.1.1 Lịch sử hình thành 27

2.1.2 Ngành nghề hoạt động 29

2.1.3 Đối thủ cạnh tranh chính 33

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V

2.1.4 Sơ đồ tổ chức các phòng ban trong công ty N.G.V 34

2.2 Tình hình tổ chức kế toán tại công ty 35

2.2.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán và quản trị tài chính tại công ty N.G.V 36

2.2.2 Hình thức kế toán kế toán áp dụng 37

2.2.3 Hiện trạng phần mềm kế toán đang sử dụng ở N.G.V 37

2.2.4 Tổ chức cung cấp thông tin kế toán quản trị 38

2.3 Đánh giá tình hình tổ chức kế toán quản trị và thông tin kế toán quản trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng tại công ty 40

2.3.1 Đánh giá nội dung tổ chức kế toán quản trị 40

2.3.2 Đánh giá thông tin 40

2.4 Khảo sát tình hình tổ chức công tác KTQT ở một số doanh nghiệp 41

2.4.1 Phạm vi và đối tượng khảo sát 41

2.4.2 Nội dung và phương pháp khảo sát: 42

2.4.3 Kết quả khảo sát 42

2.4.4 Đánh giá kết quả khảo sát 42

Kết luận chương 2 43

Chương 3: Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo KTQT tại Công ty N.G.V 45

3.1 Nguyên tắc tổ chức 45

3.1.1 Nguyên tắc 1: Kết hợp KTTC và KTQT 45

3.1.2 Nguyên tắc 2: Ứng dụng CNTT để thực hiện công tác kế toán theo các mục tiêu KTTC & KTQT 46

3.1.3 Tổ chức phù hợp với điều kiện phát triển của doanh nghiệp và khả năng chuyên môn 48

3.2 Nội dung tổ chức KTQT cho công ty N.G.V 48

3.2.1 Tổ chức nhận diện và phân loại chi phí 48

3.2.2 Tổ chức ghi nhận thông tin ban đầu 49

3.2.3 Tổ chức hệ thống kế toán theo yêu cầu KTQT 53

3.2.4 Tổ chức ghi nhận thông tin theo mục tiêu thiết lập BCKTQT (trong điều kiện ứng dụng tin học) 54

3.3 Thiết kế hệ thống báo cáo KTQT cho công ty N.G.V 56

3.3.1 Hệ thống báo cáo chi phí và giá thành 56

3.3.2 Hệ thống báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn 60

3.3.3 Hệ thống báo cáo dự toán 63

3.3.4 Báo cáo trung tâm trách nhiệm: 67

3.4 Đánh giá khả năng ứng dụng tại công ty và khả năng mở rộng ứng dụng cho các doanh nghiệp cùng loại 69

3.5 Một số kiến nghị đối với công ty 72

3.5.1 Phân cấp quản lý và trách nhiệm quản lý: 72

3.5.2 Tổ chức nhân sự làm KTQT 72

3.5.3 Tổ chức điều kiện cở vật chất: 73

Kết luận chương 3 73

Kết luận của đề tài 75

Tài liệu tiếng Việt 76

Tài liệu tiếng Anh 76

Phụ lục 1: 77

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V

Danh mục bảng biểu

STT B ả ng bi ể u

1 Bảng 1.1: Ví dụ về báo cáo hiệu suất chi phí

2 Bảng 1.2: Ví dụ báo cáo chi phí theo phương pháp trực tiếp

3 Bảng 1.3: Ví dụ về báo cáo chi phí theo phương pháp số dư đảm phí

4 Bảng 3.1: Mẫu tin theo yêu cầu của KTTC: Nhật ký chung,

5 Bảng 3.2: Mẫu tin ghi theo yêu cầu của KTQT: Nhật ký chung

6 Bảng 3.3: Danh mục vụ việc

7 Bảng 3.4: Báo cáo chi phí cho bộ phận đăng tuyển:

8 Bảng 3.5: Báo cáo chi phí phòng tuyển dụng

9 Bảng 3.6: Báo cáo chi phí phòng cung ứng nhân sự hỗ trợ

10 Bảng 3.7: Báo cáo chi phí trực tiếp cho bộ phận tư vấn

11 Bảng 3.8: Báo cáo chi phí giá thành bộ phận đào tạo

12 Bảng 3.9: Biểu tính giá tối thiểu hoạt động tư vấn nhân sự

13 Bảng 3.10: Dự toán doanh thu một bộ phận

14 Bảng 3.11: Báo cáo dự toán hoạt động cho một trung tâm chi phí

15 Bảng 3.12: Báo cáo dự toán lãi lỗ của một bộ phận

16 Bảng 3.13: Dự toán lãi lỗ hoạt động kinh doanh toàn công ty

17 Bảng 3.14: Dự toán các khoản chi dài hạn và mua TSCĐ

18 Bảng 3.15: Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý trung tâm chi phí

19 Bảng 3.16: Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm doanh thu

20 Bảng 3.17: Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý ở một trung tâm lợi nhuận

Danh mục sơ đồ

1 Sơ đồ 1.1 Mô hình hệ thống thông tin trong doanh nghiệp không sử dụng ERP:

2 Sơ đồ 1.2 Mô hình hệ thống thông tin sử dụng ERP:

3 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng ban công ty TNHH N.G.V

4 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán

5 Sơ đồ 3.1: Quy trình doanh thu

6 Sơ đồ 3.2: Quy trình chi phí

Danh mục thuật ngữ và chữ viết tắt

T ừ vi ế t t ắ t/thu ậ t ng ữ N ộ i dung

Bottom up budgeting Mô hình d ự toán t ừ d ướ i lên

nghi ệ p

Outsourcing B ộ ph ậ n cung ứ ng lao độ ng h ỗ tr ợ

Top down budgeting Mô hình d ự toán t ừ trên xu ố ng

Vietnamworks.com Bộ phận kinh doanh đăng tuyển trực tuyến trên trang web

Vietnamworks.com

Lời mở đầu

Sự cần thiết của đề tài

Năm 2008 là một năm đầy khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt Nam trước tình hình lạm phát tăng cao, các chi phí đầu vào ngày càng trở nên đắt đỏ trong khi đó doanh số đầu ra lại ngày càng bị thu hẹp Việt Nam đã gia nhập WTO

được gần 3 năm, các cam kết gỡ bỏ các rào cản thương mại và bảo hộ doanh nghiệp

trong nước lần lượt được thực hiện, nhiều đối thủ cạnh tranh hơn đang tiến vào Việt Nam với tiềm lực kinh tế lớn, đe dọa sự phát triển của các doanh nghiệp trong nước Trước tình hình đó, việc kiểm soát chi phí chặt chẽ ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trở nên cấp bách hơn bao giờ hết

Việc cắt giảm chi phí không còn là một mệnh lệnh mang tính thông báo hành chính mà đã thực sự trở thành những hành động cụ thể trong các doanh nghiệp Và

để thực thi cắt giảm chi phí, một hệ thống kế toán nhằm kiểm soát chi phí là điều tất

yếu mà các doanh nghiệp phải nghĩ tới Điều đó đã được thực hiện một cách triệt để

và được ưu tiên hàng đầu ở Công ty TNHH N.G.V Tuy nhiên trong quá trình thực hiện của mình, tác giả đề tài nhận thấy còn nhiều điều cần được bổ sung hoàn thiện nhằm nâng cao năng lực quản lý chi phí của các phòng ban, từ đó nâng cao năng hiệu quả cạnh tranh của toàn công ty

Công ty TNHH N.G.V là một mô hình công ty dịch vụ mà tác giả đề tài cho

là tiêu biểu với 2 đặc trưng chính: Có nhiều hoạt động kinh doanh vừa độc lập vừa phụ thuộc , mỗi hoạt động kinh doanh lại yêu cầu một mô hình quản trị kinh doanh

và chi phí khác nhau Ngoài ra công ty TNHH N.G.V là nơi mà mà tác giả đề tài có

điều kiện công tác, đây là điều kiện thuận lợi cho việc tìm hiểu thông tin và số liệu

Công ty N.G.V, đồng thời là một mô hình ứng dụng cho các doanh nghiệp khác ở Việt Nam có yêu cầu tổ chức tương tự

Mục đích của đề tài

Luận văn được thực hiện nhằm tìm hiểu hoạt động tổ chức công tác kế toán quản trị, đặc biệt là quản trị chi phí ở Công ty TNHH N.G.V để từ đó rút ra được những thuận lợi và khó khăn của công tác tổ chức ứng dụng xây dựng hệ thống kế toán quản trị cũng như những điều chỉnh của công ty trong thực tế hoạt động

Ngoài ra, luận văn cố gắng tìm hiểu khái quát hoá mô hình tổ chức nhằm mục tiêu phổ rộng kinh nghiệm tổ chức cho các doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh tương tự như Công ty N.G.V nhằm giúp các công ty đạt được hiệu quả quản

lý chi phí cao nhất Từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh vững bước trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế

Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực tế công tác tổ chức kế toán ở Công

ty TNHH N.G.V

Phạm vi nghiên cứu là nhằm xây dựng hệ thống kế toán quản trị phù hợp với

đặc trưng của doanh nghiệp

Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được những mục đích đó, tác giả sẽ sử dụng phương pháp điều tra,

thống kê, phân tích, so sánh, tổng hợp và đánh giá Những phương pháp này được thực hiện trong các giai đoạn sau:

giả trong và ngoài nước có liên quan đến kế toán quản trị và quản trị chi phí Từ các nguồn tài liệu khác nhau, qua phương pháp đánh giá những tài liệu thu thập được để tìm ra mô hình kỹ thuật thích hợp và dễ dàng áp dụng trong điều kiện thực tiễn của những doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Tiến hành khảo sát thực tế mô hình kế toán quản trị và đặc biệt là công tác quản lý chi phí tại Công ty N.G.V để rút ra được những thuận lợi và khó khăn

mà Công ty N.G.V gặp phải trong việc vận dụng lý thuyết kế toán quản trị, cũng như những điều chỉnh của Công ty N.G.V trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp

Thông qua việc trình bày về cơ sở lý luận của mô hình tổ chức kế toán quản trị và quản trị chi phí, kết hợp với việc khảo sát thực tế công tác quản lý chi phí tại Công ty N.G.V, luận văn sẽ tổng hợp để xây dựng mô hình tổ chức công tác

kế quản trị thích hợp trong vận dụng vào thực tế công tác tổ chức hoạt động kế toán quản trị của các doanh nghiệp

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực tế công tác tổ chức hệ thống kế toán

quản trị tại công ty TNHH N.G.V

Phạm vi nghiên cứu là nhằm xây dựng một hình mẫu tổ chức công tác kế toán quản trị ứng dụng vào thực tế các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp

vụ và doanh nghiệp có nhiều bộ phận kinh doanh độc lập

Bố cục luận văn

Luận văn gồm 69 trang nội dung chính với các bảng biểu và sơ đồ Luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quản trị

Chương 2: TÌnh hình tổ chức công tác kế toán tại công ty N.G.V

Chương 3: Tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống bác cáo kế toán quản trị cho công ty N.G.V

Còn rất nhiều định nghĩa khác về kế toán để thể hiện bản chất kế toán nhưng tựu trung lại thì có thể nhận thấy rằng các định nghĩa này xoay quanh mục tiêu chính của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế tài chính về hoạt động doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng khác nhau Các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau của kế một hệ thống kế toán tạo ra 2 nhánh kế toán có hình thức phục vụ thông tin khác biệt nhau: Kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán tài chính có đối tượng phục vụ chủ yếu cho người bên ngoài doanh nghiệp với những quy chuẩn cần phải tuân thủ, đòi hỏi tính chính xác cao

Kế toán quản trị có đối tượng phục vụ chủ yếu cho người bên trong doanh nghiệp Kế toán quản trị không có tính pháp lệnh và được đặt thù theo các yêu cầu khác nhau của nhà quản trị của doanh nghiệp hoạt động cụ thể

1.1.2 Bản chất của kế toán quản trị

Kế toán quản trị là một khoa học quản lý dựa trên cơ sở dữ liệu của kế toán

Kế toán quản trị thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và thiết kế những thông tin kinh tế tài chính thành những thông tin kế toán hữu ích một cách có hệ thống, phục

vụ cho các quyết định quản trị doanh nghiệp trong sách lược kinh doanh ngắn hạn

và trong chiến lược đầu tư dài hạn

Một cách ngắn gọn, kế toán quản trị là chuyên ngành kế toán phục vụ cho công việc quản trị và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.1.3 Chức năng của kế toán quản trị

Do là một chuyên ngành kế toán nên KTQT có chức năng thông tin và chức năng kiểm tra tuy nhiên KTQT là kế toán nội bộ phục vụ chủ yếu cho công tác quản

trị doanh nghiệp nên chức năng KTQT còn được biểu hiện trên một số mặt gắn liền với chức năng quản trị doanh nghiệp Cụ thể các chức năng của KTQT như sau:

Nhờ vào kết quả dữ liệu thu thập của kế toán tài chính, kế toán quản trị phân tích đánh giá những số liệu tài chính của những hoạt động kinh doanh từ chi phí đến kết quả của hoạt động để xác định nguyên nhân hình thành nên kết quả đó, từ đó nêu ra được cách thức ứng xử thích hợp với thông tin kế toán

Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được tiến hành theo các chương trình định trước trong các kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm và kế hoạch tác nghiệp Việc xây dựng kế hoạch ở các doanh nghiệp là hết sức cần thiết

từ nhiều phương diện:

kinh doanh, phối hợp các chương trình hoạt động của các bộ phận

có liên quan

chênh lệch giữa thực hiện so với kế hoạch đều biểu hiện những nguyên nhân hợp lý và bất hợp lý đối với quá trình kinh doanh

trong doanh nghiệp Đó chính là cơ sở tăng cường trách nhiệm vật chất, thực hiện các phương pháp quản lý và điều hành doanh nghiệp

Vì vậy, kế hoạch phải được xây dựng trên những căn cứ khoa học, trong đó việc phân tích những thông tin thực hiện của quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn có một ý nghĩa vô cùng quan trọng Kế toán quản trị phải

được tổ chức để thu thập những thông tin phục vụ cho mục đích này

Kế toán quản trị đóng vai trò kiểm soát hoạt động kinh doanh từ trước, trong và sau quá trình hoạt động kinh doanh phát sinh Việc kiểm soát của kế toán quản trị được thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ và các qui chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp Mặt khác việc kiểm soát còn

được tiến hành thường xuyên thông qua các phương thức sau:

toán đóng vai trò độc lập kiểm soát trên các phương diện: sự cần thiết của nghiệp vụ mua hàng, cung cấp dịch vụ, sự tôn trọng quy

định về ký kết hợp đồng, giá cả, cơ sở lập dự toán, thể thức thanh

toán, nguồn tài chính trang trải cho các hợp đồng

nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kinh doanh thông qua khâu thanh toán các hợp đồng, xem xét tiến

độ, chất lượng và khối lượng thực hiện phù hợp với các điều khoản

qui định Thực hiện việc chiết khấu, cắt giảm tiền phạt vi phạm hợp đồng

sách kế toán, tăng cường trách nhiệm vật chất đối với những người phụ trách vật chất, đồng thời đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán

Thông tin kế toán là nhân số quan trọng trong việc ra quyết định, do

đó kế toán có trách nhiệm thu thập các số liệu về chi phí, lợi nhuận và truyền đạt cho người quản lý thích hợp Thông tin chi tiết từ các sổ sách kế toán cần

ngắn gọn, đầy đủ để người quản lý có thể thấy được nơi nào có vấn đề và ở

đâu cần phải bỏ thời gian ra để cải tiến việc quản lý có hiệu quả hơn

Dù là 4 chức năng độc lập nhưng chúng lại có mối quan hệ hỗ tương:

o Nhờ vào việc phân tích tài chính của kế toán quản trị, nhà quản trị

có thể dựa vào đó để ra quyết định, mà thực chất là kết quả quản trị đã là định hướng quyết định của nhà quản trị

chính cụ thể cho những hoạt động

động và từ đó có thể nhận biết được những phản hồi từ kết quả thu được không những vào cuối kỳ của hoạt động mà có thể theo dõi

ngay trong lúc hoạt động đang diễn ra

động sẽ hỗ trợ nhà quản trị có những cơ sở cho những quyết định

ngắn hạn của mình để kịp thời định hướng kết quả hoạt động

Đồng thời, qua đó định hướng kế hoạch hoạt động tài chính cho kỳ

hoạt động tiếp theo

Tóm lại, tuy là những chức năng khác nhau nhưng những chức năng của kế toán quản trị đều là những thành phần không thể thiếu để làm nổi bật lên vai trò của kế toán quản trị trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp Cụ thể, những vai trò đó là:

1.2 Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp

Với chức năng của mình, kế toán quản trị có thể bao quát và tác động tới tất

cả những hoạt động của doanh nghiệp

Nội dung chủ yếu, phổ biến của kế toán quản trị trong doanh nghiệp bao gồm:

- Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn

Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên, doanh nghiệp có thể thực hiện các

nội dung kế toán quản trị khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

1.3 Quy trình tổ chức KTQT trong doanh nghiệp

Xuyên suốt các công việc của KTQT nói riêng và kế toán nói chung là thông tin (kể cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính), đầu ra của KTQT là thông tin thì đầu vào của quá trình này cũng là thông tin Nếu đầu ra của KTQT là những thông tin tổng hợp thể hiện toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp thì đầu vào của nó là thông tin chi tiết có tính chất rời rạc gắn liền với từng nghiệp vụ, từng hoạt động cụ thể Trong doanh nghiệp càng lớn, khối lượng thông tin càng nhiều thì công việc tổ chức quản trị thông tin kế toán là cơ sở cho hoạt động của kế toán doanh nghiệp nói riêng và cho hoạt động của công ty nói chung Quá trình quản trị thông tin đó gồm có 3 nội dung chính, gồm: Tổ chức thu thập thông tin, tổ chức xử

lý và tổng hợp thông tin và tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin

Tổ chức thu thập thông tin là giai đoạn đầu và cũng là giai đoạn quan trọng trong quá trình quản trị thông tin của kế toán quản trị, vì nó quyết định khả năng cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu Việc tổ chức thu thập thông tin gồm các công việc như sau:

những nhóm báo cáo quản trị đang được yêu cầu và có thể được yêu cầu theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp trong tương lai Những báo cáo này

có thể dựa trên hệ thống hoạt động hiện tại và những hoạt động dự kiến xảy ra trong tương lai

yêu cầu thông tin riêng, mỗi yêu cầu thông tin đầu ra đòi hỏi một hoặt một vài thông tin đầu vào để đáp ứng cho yêu cầu đó

Ví dụ: báo cáo doanh số theo nhân viên bán hàng theo nhóm khách hàng là doanh nghiệp

 Những yêu cầu thông tin của báo cáo:

được thể hiện trên chi tiết ghi nhận doanh số;

của báo cáo cần được ghi nhận đủ

đơn vị hành chính sự nghiệp…

- Đánh giá tầm quan trọng của báo cáo trong giới hạn nguồn lực thực hiện

Một hệ thống cung cấp thông tin càng đầy đủ thì càng đòi hỏi được tổ chức chặt chẽ và nặng nề Việc đánh giá khả năng nguồn lực kế toán và hiệu quả đạt được để phân loại báo cáo là cần thiết để từ đó xác định nhóm thông tin cần thiết cho việc ghi nhận

Nguồn lực kế toán gồm:

chuyển thông tin từ ghi nhận đến xử lý và cung cấp, hệ thống tin học hỗ trợ quản trị thông tin)

- Lập biểu mẫu ghi nhận thông tin: Từ chi tiết thông tin yêu cầu như phân tích ở trên, kế toán quyết định lượng thông tin đầu vào cần được cung cấp, từ đó lập biểu mẫu để thu thập Để đảm báo tính kịp thời và chính xác trong việc thu thập thì thông tin phải được phân loại và ghi nhận chính xác từ nguồn phát sinh (Ví dụ: thông tin về bán hàng thì phải được ghi nhận ngay từ thời điểm hàng được bán tại cửa hàng)

- Tổ chức kiểm tra thông tin đầu vào: trong quá trình ghi nhận thông tin, việc kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, của thông tin ban đầu được ghi nhận sẽ giúp ích rất nhiều cho việc xử lý thông tin Thông tin càng sai lệch thì sẽ càng làm cho việc phân tích tổng hợp càng trở nên khó khăn

1.3.2 Tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin

Trong mối quan hệ cân đối giữa nguồn lực kế toán và hiệu quả quản

lý, người làm công tác tổ chức kế toán hoạch định luồng thông tin quản trị từ khâu quản lý đến xử lý tổng hợp thông tin Dựa trên thông tin được ghi nhận

từ nguồn, thông tin được phân loại lưu vào cơ sở dữ liệu phù hợp, việc này một mặt tạo điều kiện cho việc lưu trữ thông tin thuận tiện, mặt khác phục vụ cho việc truy lục thông tin dễ dàng Việc tổ chức xử lý thông tin dựa trên cơ

sở của hệ thống ghi nhận:

hệ thống sổ của doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp, dù rằng việc ghi nhận có thể được trình bày rõ ràng, đúng phương pháp nhất

là với số lượng nghiệp vụ lớn Hơn nữa, số lượng nghiệp vụ lớn còn gây khó khăn cho việc truy lục thông tin Do vậy, việc tổng hợp số liệu định

kỳ nhỏ sẽ giúp giảm thiểu công việc dồn vào cuối kỳ kế toán Có thể tổ chức tổng hợp dữ liệu theo tuần, theo ngày hoặc theo thời gian nửa ngày

ích cho người làm kế toán với khả năng xử lý dữ liệu lớn và tốc độ cao, tuy nhiên cần lưu ý rằng việc sử dụng máy tính cũng cần được tổ chức triển khai một cách có hệ thống để thông tin được nhập liệu đầy đủ, hữu

ích cho việc truy xuất, cấu trúc báo cáo tổng hợp tính toán đúng ý đồ và

dễ dàng cho người đọc số liệu Ngoài ra, với mỗi đặc trưng kế toán của từng đơn vị khác nhau có thể nảy sinh nhiều phương thức ghi nhận và tổng hợp khác nhau, điều đó yêu cầu người tổ chức thực hiện kế toán trên máy tính phải thông thạo cách thức hoạt động của phần mềm hoặc yêu cầu nhà cung cấp phần mềm có những chỉnh sửa bổ sung phù hợp

1.3.3 Tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin cho các đối tượng

Yêu cầu cơ bản của hệ thống thông tin là thông tin cần phải được truyền đến đúng đối tượng, chính xác và kịp thời Điều đó càng đặc biệt quan trọng hơn với KTQT khi mà mỗi thông tin đó quyết định cách ứng xử của nhà quản trị trên thương trường vốn khắc nghiệt và đầy tính cạnh tranh Không giống như thông tin của báo cáo tài chính, thông tin của báo cáo kế toán quản trị được chia làm 2 loại: báo cáo định kỳ và báo cáo không định kỳ:

toán phải cung cấp cho các bộ phận có liên quan những báo cáo thích hợp nhằm theo dõi tình hình hoạt động của bộ phận mình hoặc để thông báo cho phòng ban khác có liên quan Ví dụ như báo cáo tình hình kinh doanh của bộ phận kinh doanh cần được truyền đạt đến phòng kế hoạch sản xuất Kết quả kinh doanh tốt có thể kéo theo yêu cầu về gia tăng sản xuất

và do vậy phòng kế hoạch sản xuất có thể tiên định những kế hoạch hành

động của mình cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh

thông tin cảnh báo bất thường Đây là những thông tin thông báo về những diễn biến bất thường của hệ thống nhằm cảnh báo nhà quản trị, giúp họ có phản ứng phù hợp, đồng thời điều chỉnh hoạch định cho hiện tại và tương lai Ví dụ ở kho nguyên vật liệu, một loại nguyên vật liệu có

số lượng tồn kho sụt giảm bất thường, ở tình huống này người kế toán quản trị phải ngay lập tức lập báo cáo phân tích nguyên nhân sụt giảm số

lượng tồn kho này: liệu có phải bộ phận mua hàng không đáp ứng kịp số lượng yêu cầu, liệu có phải một loại hàng hóa nào đó sử dụng nhiều nguyên liệu này đã phải gia tăng sản xuất, hay sự tiêu tốn nguyên vật liệu này trong quá trình sản xuất tăng đột biến Với những phân tích đó, nhà quản trị có thể nhìn ra được sự biến đổi trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách tức thời và hiệu quả Thông tin đó còn phải được chuyển đến những bộ phận có liên quan như: bộ phận mua hàng, bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch, hoặc cả bộ phận kinh doanh

phổ biến tới các bộ phận có liên quan một cách thích hợp nhưng không phải là phân phát thông tin một cách bừa bãi: Những thông tin chuyển tới

bộ phận không có liên quan sẽ gây bối rối cho bộ phận nhận tin, và tốn nhiều thời gian cho việc xử lý thông tin của bộ phận đó Việc chuyển thông tin không phù hợp có thể dẫn tới rò rỉ thông tin ra bên ngoài doanh nghiệp và gây bất lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp

điện tử, thì việc chuyển tin thường diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn

là việc chuyển báo cáo bằng tay Tuy nhiên thay vào đó đòi hỏi về hệ thống bảo mật thư điện tử cần phải được tăng cường một cách nghiêm nghặt

Với những doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản trị toàn diện theo mô hình ERP (Enterprise Resources Planning, hệ quản trị các nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp), hầu hết các báo cáo quản trị đều có thể được xem trực tuyến theo thời gian thực: Một đơn hàng được nhập vào ở phòng kinh doanh

có thể tạo ra một bản kế hoạch sản xuất cho phòng kế hoạch Phòng thu mua nguyên vật liệu lại cũng có thể biết được cần phải làm gì, ban quản trị có thể xem được ngay lãi lỗ của đơn hàng đó và ảnh hưởng của nó đến kết quả kinh doanh trong thời gian tới Lý tưởng là vậy nhưng Hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện đòi hỏi một đội ngũ nhân sự quản trị hệ thống được đào tạo

tốt Thông tin trong hệ thống phải được phân quyền hợp lý và các thiết chế truyền tin, thông báo phải được định sẵn từ đầu

Sơ đồ 1.1 Mô hình hệ thống thông tin trong doanh nghiệp không sử dụng ERP:

: Truyền đạt thông tin đầu vào cho hệ thống kế toán

: Thông tin kế toán quản trị

: Thông tin về hoạt động của nhau giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

Sơ đồ 1.2 Mô hình hệ thống thông tin sử dụng ERP:

Phòng Kế toán

Phân Xưởng Ban Quản trị

P Thu Mua Kho

P Thu Mua Kho

P Kế hoạch

SX và kỹ thuật

P Kinh doanh

Phòng Kế toán

1.4 Hệ thống BC KTQT sử dụng cho công tác quản lý điều hành

1.4.1 Báo cáo dự toán

1.4.1.1 Khái niệm chung

Dự toán ngân sách là việc tính toán các chỉ tiêu ngân sách dựa trên những kế hoạch hoạt động của đơn vị Việc lập dự toán bao gồm việc hoạch

định và kiểm tra đánh giá việc thực hiện theo hoạch định đề ra ban đầu

Cơ sở của dự toán trước hết là kế hoạch hoạt động của đơn vị, mỗi hoạt động sẽ đem lại thu nhập hoặc chi phí cho đơn vị Trong các hoạt động của mình, đơn vị tất yếu sẽ nảy sinh nhiều loại chi phí, nhiệm vụ của người làm dự toán là phân loại, sắp xếp các chi phí đó theo từng khoản mục một cách khoa học, đảm bảo sự liên hệ của các khoản mục đó với nhau Ví dụ như dự toán về doanh thu sẽ liên quan đến số lượng hàng bán, để đảm bảo có

được số lượng hàng bán, phải lập dự toán sản xuất số lượng hàng tương ứng,

để đảm bảo sản xuất, bộ phận cung ứng phải đám ứng được đầu vào cho sản

xuất…

Một cơ sở khác cho hoạt động dự toán là số liệu quá khứ Đây là dữ liệu quan trọng nhất của quá trình lập dự toán Dựa vào số liệu quá khứ người lập dự toán sẽ có thể tiên đoán được một cách tương đối chính xác cho

dự toán tương lai dựa vào tính ổn định của hoạt động Ví dụ, với số lượng sản xuất quá khứ, chi phí nguyên vật liệu trung bình để sản xuất 1kg café thương phẩm cần 1,5kg café hạt; năm nay với chất lượng café hạt tương

đương năm trước, quy trình sản xuất không thay đổi, dự toán tiêu hao café

nguyên liệu cho café thương phẩm sẽ có xu hướng không đổi

Một ví dụ khác đối với bộ phận quản lý doanh nghiệp, theo số liệu quá khứ, doanh nghiệp cần phải chi tiêu các khoản chi phí điện cho văn phòng là 100KWh mỗi ngày với diện tích văn phòng 100 m2 Năm nay do nhu cầu nhân sự tăng lên, diện tích sử dụng văn phòng tăng lên 20% thì ta có

thể dự toán rằng chi phí điện văn phòng (mà chủ yếu là sử dụng chiếu sáng,

điều hòa không khí, máy tính) sẽ tăng tương ứng

Hai ví dụ trên cho thấy rằng việc dự toán của bộ phận này sẽ ảnh hưởng đến bộ phận khác Do vậy, việc lập dự toán cần được thực hiện theo quy trình

1.4.1.2 Các loại báo cáo dự toán

Các báo cáo dự toán chính:

Trong các báo cáo dự toán trên, dự toán doanh thu hay dự toán kế hoạch tiêu thụ sản phẩm mang tính quyết định đối với các dự toán còn lại Trên cơ sở kế hoạch tiêu thụ sản phẩm (dự toán doanh thu) bộ phận cung ứng thành phẩm phải lập kế hoạch tồn kho thành phẩm hợp lý (dự toán tồn kho thành phẩm) cần thiết trong mỗi thời điểm nhất định Với lượng tồn kho kế hoạch đó, bộ phận kế hoạch sản xuất lên kế hoạch sản xuất (dự toán sản xuất) để đáp ứng Đồng thời, bộ phận cung ứng cũng dựa trên kế hoạch sản xuất để lên kế hoạch tồn trữ nguyên vật liệu cần thiết (dự toán tồn kho nguyên vật liệu) và bộ phận nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng nhân công cho sản xuất (dự toán chi phí nhân công) Kế hoạch tồn kho nguyên vật liệu tiếp theo sẽ yêu cầu bộ phận thu mua chuẩn bị số lượng nguyên vật liệu đủ để có sản lượng tồn kho hợp lý Song song với chuỗi các kế hoạch hoạt động trên,

bộ phận kinh doanh lập kế hoạch bán hàng (dự toán chi phí bán hàng) Cuối

cùng các bộ phận phục vụ khác (Ban giám đốc, kế toán, hành chính nhân sự,

bộ phận hệ thống thông tin…) lên kế hoạch chi phí của phòng ban mình (các

dự toán chi phí quản lý)

Sau hết các kế hoạch hoạt động và dự toán hoạt động, tổng hợp các dự toán tạo thành một báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, từ đó vẽ nên bức tranh tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp và dựa vào bức tranh đó ban quản trị có thể điều tiết hoạt động của doanh nghiệp theo hướng hiệu quả nhất Cùng với dự toán kết quả hoạt động kinh doanh là dự toán tiền, dự toán dòng tiền đảm bảo nguồn vốn của doanh nghiệp được luôn sẵn sàng cung

ứng cho hoạt động một cách hiệu quả nhất trong điều kiện sử dụng ít nguồn

vốn nhất

1.4.1.3 Mô hình dự toán từ trên xuống và mô hình dự toán từ dưới lên

Mô hình dự toán từ trên xuống là mô hình dự toán mà ở đó nhà quản trị cấp cao phân bổ nguồn lực tài chính mục tiêu, lợi nhuận mục tiêu của mình cho các nhà quản trị cấp thấp hơn và giới hạn các nhà quản trị cấp thấp hơn thực hiện trong phạm vi được cấp, hoặc yêu cầu các nhà quản trị cấp thấp hơn đạt được mức lợi nhuận mục tiêu như mong đợi của mình

Tới lược mình các nhà quản trị cấp thấp hơn lại phân bổ mục tiêu đến các nhà quản trị cấp thấp hơn nữa Cứ thế cho đến nhà quản trị cấp cuối cùng

Thoạt đầu có thể cho rằng đây là phương pháp mang đậm tính chủ quan của nhà quản trị nhưng trên thực tế để đưa ra con số dự toán hợp lý nhà quản trị phải dựa vào số liệu quá khứ để đánh giá trên tổng thể Từ đó phân

bổ một cách hợp lý các dự báo của mình đến các nhà quản trị điều hành trực tiếp công việc Khi các nguồn lực được phân bổ đến các nhà quản trị cấp thấp nhất các nhà quản trị này điều phối lại hoạt động của mình dựa trên mục tiêu công việc đề ra

b.Dự toán từ dưới lên (Bottom up budgeting)

Ngược lại với loại hình dự toán từ trên xuống, mô hình dự toán từ dưới lên được lập trên cơ sở kế hoạch hoạt động của các nhà quản trị cấp thấp nhất Những dựa trên những hoạt động của mình nhà quản trị cấp thấp

đề xuất kế hoạch ngân sách và gởi lên cấp quản lý của mình

Cấp quản lý trung gian nhận được các đề xuất hoạt động và dự toán ngân sách tương ứng sẽ tập trung lại thành một dự toán tổng thể cho bộ phận mình và lại gởi lên nhà quản lý cấp cao hơn

Cuối cùng nhà quản lý cấp cao nhất sẽ có được bức tranh tổng thể về toàn bộ hoạt động của công ty Và dự toán tổng thể nhờ vậy thể hiện được tất

cả những công việc đó

Dù rằng đây là mô hình dự toán sát với thực tế hoạt động tuy nhiên nó cũng có 2 điểm yếu cơ bản:

an toàn cho mình để có thể đạt được theo mức dự toán, do vậy chi phí thường cao hơn mà doanh thu thường lại thấp hơn

không thể lường được hết tất cả các hoạt động của mình nên dự toán lập ra sẽ có chỗ thừa do dự toán quá nhiều, ngược lại sẽ có chỗ thiếu cho chưa tính tới

Mô hình dự toán từ trên xuống dù có vẻ chủ quan nhưng có thể kiềm chế đến mức thấp nhất việc lợi dụng để tạo ra những khoản an toàn rộng lớn cho nhà quản trị cấp thấp

Để khắc phục nhược điểm của cả 2 mô hình dự toán thông thường

người ta thực hiện tổng hợp cả 2 mô hình trên thành một và tạo thành quy trình khép kín Sự kết hợp 2 mô hình tạo ra những rắc rối do mâu thuẫn trong cách nhìn nhận sự việc của nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp

nhưng điều đó lại có thể giúp ích tốt cho công ty khi mà phản biện diễn ra che lấp những khe hở của 2 mô hình

Một mặt nhà quản trị cấp cao phân bổ mục tiêu lợi nhuận cho các phòng ban với gán ép chủ quan của mình sẽ nhận được những phản đối từ người thực hiện Mặt khác những vô lý trong dự toán cấp dưới sẽ được nhà quản trị cấp trên kiềm hãm

Đầu tiên, căn cứ vào sự phát triển của thị trường và vị thế tăng tưởng

của công ty so với đối thủ cạnh tranh, nhà quản trị đề xuất mức lợi nhuận mong đợi với nguồn lực hạn chế trên cơ sở phân tích thị trường và số liệu quá khứ về chi phí hoạt động của mỗi bộ phận do nhà quản trị trực tiếp quản

lý Kèm theo đó là những thay đổi mang tính chiến lược để duy trì và phát triển vị thế cạnh tranh Khi nguồn chỉ tiêu giao từ trên xuống được hoàn tất, nhà quản trị cấp từ thấp tới cao hơn phân bổ nguồn lực được giao cho các hoạt động phù hợp rồi phản hồi lại nhà quản trị cấp cao hơn nếu những hoạt

động đó là cần thiết và nguồn lực được giao chưa thỏa mãn được yêu cầu

hoạt động đề ra Nhà quản trị cấp trung gian sẽ xem lại nguồn lực bị giới hạn của mình trước khi tiếp tục đề xuất lên cấp trên xem xét phân bổ lại nguồn lực thêm cho mình thông qua báo cáo dự toán tổng hợp từ bộ phận

Quá trình làm việc đó cho thấy có một sự liên tục trong công tác dự toán với mô hình dự toán từ trên xuống và lại tiếp nối với mô hình dự toán từ dưới lên Những phản hồi đó tạo ra tính chính xác trong hoạt động dự toán

đem lại sự cam kết thực hiện như yêu cầu đặt ra

1.4.2 Báo cáo chi phí và giá thành

1.4.2.1 Phân loại chi phí

Dựa vào yêu cầu quản trị chi phí và các tiêu thức phân bổ khác nhau, chi phí được phân loại và tập hợp theo các đối tượng khác nhau

Theo nội dung, chi phí được chia làm 2 nhóm chính:

o Chi phí sản xuất: Gồm chi phí ban đầu như nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp và chi phí chuyển đổi gồm chi phí chung của nhà xưởng (chi phí sản xuất chung) và chi phí nhân công quản lý

trình sản xuất ra sản phẩm mà liên quan đến việc điều hành và kinh doanh doanh sản phẩm, bao gồm: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

Theo các mục tiêu quản trị, cách phân loại chi phí như sau:

 Chi phí khả biến là chi phí thay đổi cùng với thay đổi của khối lượng hoạt động theo tỉ lệ Khi khối lượng hoạt động tăng, chi phí khả biến tăng theo, và ngược lại, khi khối lượng hoạt động giảm chi phí khả biến sẽ giảm theo

khối lượng hoạt động Chi phí bất biến tính trên bình quân hoạt động thì có quan hệ tỉ lệ nghịch với khối lượng hoạt

động

hoạt động tăng ở một mức nhất định chứ không tăng theo tỷ

lệ

hoạt động nhưng ngoài mức độ hoạt động đó lại tăng hoặc giảm theo tỷ lệ hoạt động

một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định đã hoàn thành

tăng giá trị sản phẩm

 Chi phí kiểm soát và chi phí không kiểm soát: một chi phí

mà các trưởng bộ phận có thể tác động để làm thay đổi nó

là chi phí kiểm soát

1.4.2.2 Báo cáo tác động của các biến động trong tổng chi phí

Với bất kỳ loại chi phí nào, việc tập hợp chi phí và đưa ra báo cáo dưới dạng quá trình lịch sử luôn được coi là việc tối cần thiết Trên cơ sở những thay đổi của chi phí trong quá trình hoạt động, nhà quản trị có thể hiểu

được ảnh hưởng của các tác động đến sự thay đổi đó và ảnh hưởng của

những thay đổi trong chi phí đến toàn bộ sự hoạt động của doanh nghiệp

Một ví dụ về báo cáo hiệu suất hoạt động Hoạt động của phòng kinh doanh:

Bảng 1.1: Ví dụ về báo cáo hiệu suất chi phí

Chi tiêu Quí 1 Quí 2 Quí 3 Quí 4 Cả năm 2008

Doanh số 4.500 3.800 4.200 6.000 18.500Chi phí hoạt động 1.200 900 1.300 1.500 4.900Hiệu suất chi phí 3,75 4,22 3,23 4,00 3,78

Báo cáo trên cho thấy dù doanh số đạt được thấp nhưng phòng kinh doanh đã hoạt động với chi phí thấp và tỷ lệ doanh thu/chi phí đạt 4.2 lần Tất nhiên tỷ lệ này dù có cao song tổng doanh số đạt được thấp sẽ ảnh hưởng

đến nhiều hoạt động khác Việc phân tích nguyên nhân dẫn đến hiệu suất chi

phí tăng cao này có thể đem lại thông tin cho việc hoạch định trong tương lai, một mặt làm tăng hiệu suất chi phí cho thời gian tới, mặt khác khắc phục nguyên nhân gây sụt giảm doanh số trong quý 2

1.4.2.3 Báo cáo giá thành sản phẩm

Giá thành sản phẩm là tập hợp giá các yếu tố sản xuất để hình thành nên sản phẩm Giá thành là cơ sở hình thành giá bán của sản phẩm Giá thành còn thể hiện được năng lực sản xuất của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác trên thị trường Với sản phẩm tương đương, doanh nghiệp nào sản xuất được với giá thành thấp hơn thường lợi thế hơn trong các chiến lược kinh doanh của mình Do vậy, việc kiểm soát giá thành luôn được đặt ở

tầm quan trọng trong hoạt động của công ty nói chung và kế toán quản trị nói riêng

Báo cáo giá thành sản phẩm thường được thể hiện với nhiều yếu tố

đầu vào tạo nên sản phẩm Các yếu tố này có thể được trình bày theo các

nhóm chi phí khác nhau:

Chi phí nhân công trực tiếp 6.000 7.000 13.000

Chi phí sản xuất chung 8.000 9.000 17.000

Chi phí nhân công trực tiếp cố định 3.000 3.000 6.000

1.4.3 Báo cáo trách nhiệm quản lý

1.4.3.1 Trung tâm trách nhiệm và việc đánh giá trách nhiệm quản

lý

Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin

có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản trị, nhằm nắm bắt tình hình kiểm soát và sử dụng chi phí của từng bộ phận

Thông tin có thể kiểm soát của một bộ phận là các thông tin về doanh thu, chi phí, vốn đầu tư mà nhà quản lý của bộ phận đó có thể đưa ra những quyết định tác động lên nó

Thông tin có thể kiểm soát cụ thể đối với từng nhà quản trị phụ thuộc vào trách nhiệm quản lý của nhà quản trị đó

Trung tâm trách nhiệm: trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong tổ chức mà các nhà quản trị của nó chịu trách nhiệm về hiệu quả và chi phí hoạt

động của bộ phận do mình phụ trách

Có 4 loại trung tâm trách nhiệm:

chỉ được quyền ra quyết định đối với chi phí phát sinh trong bộ phận đó

việc so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán và phân tích các chênh lệch

nó chỉ được quyền ra quyết định đối với doanh thu phát sinh trong bộ phận đó

bằng việc so sánh doanh thu thực tế với doanh thu dự toán và phân tích các chênh lệch

o Trung tâm lợi nhuận là một bộ phận mà các nhà quản trị của nó

được quyền ra quyết định đối với lợi nhuận đạt được trong bộ

phận đó.Do lợi nhuận bằng doanh thu trừ chi phí, nên các nhà quản trị trung tâm lợi nhuận có trách nhiệm cả về doanh thu và chi phí phát sinh ở bộ phận đó

việc so sánh các dữ liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh thực tế với các dữ liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh dự toán tổng thể và dự toán linh hoạt

ra quyết định đối với lợi nhuận và vốn đầu tư của đơn vị đó

việc sử dụng các thước đo: Tỉ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI), Lợi nhuận còn lại (RI)

1.4.3.2 Định giá sản phẩm chuyển giao

Sản phẩm chuyển giao là sản phẩm được chuyển từ bộ phận này sang

bộ phận khác Nói cách khác là sản phẩm chuyển giao là sản phẩm đầu ra của một phận và là sản phẩm đầu vào cho một bộ phận khác cùng công ty

Mục tiêu của giá chuyển giao là nhằm xác định chi phí là lợi nhuận ở mỗi phòng ban khi có sự tiêu thụ chéo các sản phẩm của nhau vì trên bình diện toàn công ty thì không có doanh thu tăng thêm hoặc chi phí tăng thêm: Tuy nhiên trên khía cạnh hoạt động của mỗi phòng ban việc xác định lợi nhuận cần được xác định cả giá chuyển giao để tính đúng tính đủ cho hoạt

động của họ

Có 3 phương pháp định giá sản phẩm chuyển giao:

Với phương pháp này chỉ có bộ phận nhân chuyển giao sau cùng mới xác định được kết quả kinh doanh và nó không khuyến khích các bộ

phận chuyển giao kiểm soát tốt chi phí và cuối cùng cũng không có căn cứ để ra quyết định chuyển giao sản phẩm

Phương pháp này được coi là tốt nhất vì nó thể hiện được lợi nhuận

đầy đủ ở các bộ phận khác nhau Việc áp dụng phương pháp này đòi

hỏi tuân

phận bán đáp ứng được các điều kiện của giá mua ngoài và muốn bán nội bộ

giá mua ngoài thì bộ phận mua được tự do mua ngoài

ra bên ngoài

Trong nhiều trường hợp các bộ phận trong công ty tự thương lượng giá chuyển giao thấp hơn giá thị trường Ví dụ, chi phí bán hàng và chi phí quản lý có thể cắt giảm bớt khi chuyển giao nội bộ, số lượng chuyển giao nội bộ đủ lớn để thực hiện chiết khấu thương mại ngoài

ra giá chuyển giao cũng có thể được thương lượng khi sản phẩm chuyển giao được sản xuất từ năng lực sản xuất nhàn rỗi

1.4.4 Báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn

Quá trình ra quyết định của doanh nghiệp là việc lựa chọn từ nhiều phương án khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm nhiefu thông tin của kế toán nhất là thông tin về chi phí đầu tư nhằm đạt được lợi ích kinh tế cao nhất

Mỗi phương án là môt tình huống khác nhau, có số loại số lượng khoản mục chi phí và thu nhập khác nhau, chúng chỉ có chung một đặc điểm

là đều gắn nhiều với các thông tin của kế toán, do đó để đảm bảo ra quyết

định đúng đắn, nhà quản trị phải có công cụ giúp họ phân biệt thông tin nào

thích hợp thông tin nào không thích hợp để loại bỏ a khỏi cơ cấu thông tin xem xét và chỉ những thông tin cần thiết mới được thích hợp trong các quyết

định

1.4.4.1 Nhận diện và phân tích tác động của thông tin thích hợp trong việc ra quyết định

Nguyên tắc xác định thông tin thích hợp:

thuwofng là những nguồn thu và chi ước tính mà khác với với các nguồn thu và chi có trong các phương án sẵn có khác Những nguồn thu và chi phí này thường được gọi là các khoản thu và chi phí chênh lệch

hợp cho việc xem xét quyết định Cách sử dụng duy nhất đối với các khoản này là căn cứ trên đó để dự đoán các khoản thu và chi trong tương lai

Các bước phân tích thông tin thích hợp:

phương án được xem xét

không thể tránh được ở mọi phương án được xem xét

xét

tin thích hợp cho việc ra quyết định

1.4.4.2 Ứng dụng thông tin thích hợp trong việc ra quyết định

Thông tin thích hợp được ứng dụng trong những việc như:

- Quyết định trong điều kiện sản xuất bị giới hạn

Kết luận chương 1

Sự tồn tại của hệ thống kế toán quản trị trong một doanh nghiệp là nhân tố cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp cũng như bất kỳ các phòng ban nào khác

Lợi ích mà hệ thống kế toán quản trị đem lại cho doanh nghiệp không chỉ là chi phí được tiết kiệm, doanh thu định hướng phát triển và lợi nhuận

được tối đa hóa mà KTQT còn góp phần định hướng hoạt động kinh doanh,

tổ chức doanh nghiệp, phân quyền, đánh giá năng lực lãnh đạo của các phần hành hoạt động trong doanh nghiệp Với việc tổ chức hệ thống tính giá của KTQT trong doanh nghiệp còn giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trước sức ép cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên thị trường Vai trò của

kế toán quản trị sẽ tô đậm vai trò của kế toán trong doanh nghiệp, khẳng định

vị trí của phòng kế toán trong việc đóng góp vào thành công của doanh nghiệp

Chương 2: Tình hình tổ chức kế toán ở Công ty N.G.V 2.1 Giới thiệu công ty

2.1.1 Lịch sử hình thành

Đăng tuyển dụng trên mạng trực tuyến (internet) là một hình quảng

cáo tuyển dụng ra đời đã lâu ở các nước có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin tiên tiến, nhưng ở nước ta đến năm 2002 vẫn còn là một hình thức đăng tuyển dụng xa lạ Nhận thấy thị trường tuyển dụng ở Việt Nam có nhiều

điểm khá tương đồng với với những quốc gia khác ở thời kỳ internet bắt đầu

phổ biến, một thanh niên người Mỹ (anh Jonah S Levey) đã bắt tay vào việc xây dựng một trang mạng tuyển dụng trực tuyến ở địa chỉ www.vietnamworks.com

Trang tuyển dụng trực tuyến là một địa chỉ trung gian hỗ trợ thông tin cho cả người tuyển dụng và người tìm việc Thông qua trang truyển dụng trực tuyến, nhà tuyển dụng có thể đăng tải thông tin tuyển dụng của mình

đồng thời sử dụng truy vấn hồ sơ của người tìm việc trong kho hồ sơ của

trang tuyển dụng Về phía người tìm việc thì họ cũng đồng thời có thể tìm kiếm thông tin việc làm thông qua trang tuyển dụng trực tuyến đồng thời có thể đăng hồ sơ của mình trên trang này nhằm gởi thông tin đến nhà tuyển dụng Khác với các hình thức đăng tuyển khác như báo chí khi mà người đọc

có thể đọc báo vừa có thể dùng nguồn thông tin tuyển dụng từ báo chí thì ngược lại việc đăng tuyển trực tuyến trên trang web vietnamworks.com không có những giá trị khác hỗ trợ nên số lượng người tìm đến rất thấp Đây

là một bài toán phức tạp cho vietnamworks.com vì những trang tuyển dụng

dễ bị rơi vào vòng mâu thuẫn và tự bị loại ra khỏi thị trường nếu không có đủ kinh phí duy trì Vòng mâu thuẫn xảy ra là khi nhà tuyển dụng không có đủ

sự nổi tiếng đế thu hút người tìm việc thì sẽ không có nhà tuyển dụng nào muốn đăng, và khi không có nhà tuyển dụng đăng tuyển thì người tìm việc cũng sẽ không có lý do để truy cập vào trang tuyển dụng

Lường trước những khó khăn đó, và cùng với ưu thế là trang tuyển dụng đầu tiên, vietnamworks.com đã thực hiện một số biện pháp quảng bá hữu hiệu cho mình như:

giả

sở dữ liệu đó làm tăng giá trị những sản phẩm dịch vụ giới thiệu tới các khách hàng tiềm năng

- Đăng quảng cáo trên các phương tiện báo chí đặc biệt là ở các trang

báo có số lượng việc làm đăng tuyển cao

- Đăng các bài viết hỗ trợ kỹ năng tìm việc người tìm việc và hỗ trợ kỹ

năng phỏng vấn tuyển dụng cho nhà tuyển dụng

Những việc làm đó đã giúp cho một vietnamworks.com chưa ai biết tới trở thành một địa chỉ đáng tin cậy cho người tìm việc và cho các nhà tuyển dụng Đến đầu năm 2004, khi mọi chuẩn bị đã hoàn tất, Jonah Shahn Levey đã tìm đến các nhà đầu tư Việt Nam và thành lập Công ty TNHH N.G.V chính thức là pháp nhân hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực mới mẻ này (lĩnh vực đăng tuyển trên mạng)

Cũng trong năm 2004, Công ty N.G.V đã tăng cường giá trị cho mình bằng việc phát triển các nhóm sản phẩm dịch vụ phục vụ cho các doanh nghiệp bao gồm:

cho các doanh nghiệp tuyển dụng những vị trí cấp cao mà doanh nghiệp khó tiếp cận Đồng thời làm cầu nối cho những nhân sự cấp cao tìm đến công việc phù hợp với khả năng của mình

nâng cao các kỹ năng quản lý của các nhân viên văn phòng và nhân viên quản lý của doanh nghiệp Những kỹ năng đó có thể là những kỹ năng mềm như: xây dựng tin thần đội nhóm, xây dựng văn hóa giao

tiếp, văn hóa ứng xử trong công việc, xây dựng kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng thương lượng nói chuyện trước công chúng… đến những kỹ năng chuyên môn trong khối quản trị doanh nghiệp như: kỹ năng tuyển dụng, kỹ năng bán hàng…

lao động ngắn hạn và lao động có tay nghề cho các doanh nghiệp nhằm bổ sung tạm thời hoặc bổ sung nhân sự hỗ trợ Đây là dịch vụ có tiềm năng phát triển rất lớn được và đã được chứng minh ở các nước phát triển Hình thức này còn lạ đối với Việt Nam nhưng đã và đang trở thành một hình thức đem lại doanh thu cho những đơn vị hoạt

động trong lĩnh vực này

Năm 2005, N.G.V đã mua lại bộ phận dịch vụ tuyển dụng của công ty kiểm toán Ernst & Young, Sự kết hợp của 2 nhà dịch vụ tuyển dụng hàng

đầu đã giúp cho N.G.V dẫn đầu trên thị trường dịch vụ tuyển dụng đem lại

những khoản doanh thu lớn cho công ty giúp công ty có những bước đầu tư hợp lý hơn từ năm 2005 Cũng trong năm 2005, N.G.V đã đầu tư xây dựng

đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp hơn, trình độ cao hơn để xây dựng nên

có thêm nhiều tính năng độc đáo, giúp vietnamworks.com duy trì và khẳng

định vị trí dẫn đầu của mình

Năm 2006, 2007, 2008 là những năm đánh dấu sự phát triển của công

ty N.G.V với doanh thu ngày càng lớn hơn Công ty mở rộng ra với trụ sở mới, nhân sự tăng lên gấp đôi sau mỗi năm thể hiện sức sống mãnh liệt của

N.G.V trên thị trường nhân sự

2.1.2 Ngành nghề hoạt động

Những ngành nghề hoạt động chính của N.G.V là những ngành nghề thuộc lĩnh vực nhân sự như:

công ty được xây dựng từ ngày thành lập, là ngành mang lại doanh thu

chủ lực của công ty Với dịch vụ này nhà tuyển dụng và các ứng viên

mặt nhà tuyển dụng có thể thông qua vietnamworks.com để thông tin

đến người tìm việc những vị trí đang tuyển của công ty mình; mặt

khác nhà tuyển dụng cũng có thể truy tìm trong danh sách các hồ sơ

ứng viên đăng sẵn trên trang web vietnamworks.com để tìm kiếm ứng

viên thích hợp cho những vị trí đăng tuyển của mình Về phía người tìm việc thì có thể truy cập vào VNW để xem thông tin về những vị trí

đang được đăng tuyển, mặt khác có thể đăng hồ sơ xin việc của mình

lên để nhà tuyển dụng chủ động tiếp cận

Với dịch vụ này, nhà tuyển dụng phải trả tiền để có thể có đưa mẩu tin tuyển dụng của mình lên VNW hoặc truy cập vào hồ sơ của ứng viên

năm 2008 là thời kỳ nở rộ của các doanh nghiệp đầu tư nước ngòai

đầu tư vào Việt Nam, cũng là thời kỳ tăng trưởng mãnh liệt của các

công ty trong nước Sự tăng trưởng đó đòi hỏi phải được đáp ứng một lượng lớn nhân sự cấp cao từ trưởng phòng đến các vị trí giám đốc

đầu ngành, giám đốc chi nhánh… Những vị trí này đòi hỏi kinh

nghiệm thực tiễn và đó là điều hệ thống giáo dục không thể đáp ứng

được mà chỉ có thể do chính nhân sự lao động cao cấp đang làm việc

tại những công ty Điều đó kéo theo sự chuyển dịch mạnh mẽ nhân sự này từ những nơi ít có điều kiện phát triển với những đơn vị có điều kiện phát triển mạnh mẽ hơn Trong sự dịch chuyển đó đã có không ít những sai lầm diễn ra do hệ thống tuyển dụng tại các công ty không

đủ năng lực tiếp cận với số đông ứng viên cũng như số đông nhóm các ứng viên phù hợp với yêu cầu đôi khi rất đặc thù của nhà quản trị Với

những khiếm khuyết đó trong quá trình dịch chuyển nhân sự đã làm nổi lên vai trò của nhà tuyển dụng trung gian mà ở đó đơn vị tuyển dụng trung gian một mặt vừa có thể cụ thể hóa các yêu cầu của nhà

tuyển dụng nhằm đem lại một cái nhìn thực tế nhất về nhu cầu tuyển dụng của chính nhà tuyển dụng, mặt khác với sự nắm bắt sâu rộng lực lượng nhân sự cấp cao, nhà tuyển dụng trung gian có thể đưa ra được những kết nối phù hợp cho mối quan hệ này

Với đội ngũ làm việc chuyên nghiệp của mình, công ty NGV là một trong những công ty hàng đầu thực hiện tốt chức năng này của thị trường nhân sự, đóng góp rất lớn vào sự thành công của các doanh nghiệp và đóng góp một lượng lớn doanh thu cho N.G.V

vậy việc tổ chức hệ thống quản trị nhân sự là một thách thức lớn cho doanh nghiệp nhằm tối đa hóa lợi ích của nhà tuyển dụng và nhân viên Một mặt nhân viên dược hưởng tối đa các lợi ích mà mà doanh nghiệp có thể cung cấp để yên tâm làm việc, mặt khác doanh nghiệp

có được lực lượng nhân sự với chất lượng tốt nhất và mức độ cống hiến cao nhất

Cụ thể hơn hệ thống quản trị nhân sự của doanh nghiệp phải thỏa mãn

được các yêu cầu như:

Đối với nhân viên

viên yên tâm làm việc trong môi trường doanh nghiệp

nghiệp dến nhân viên để nhân viên thấy thoải mái nhất trong quá trình làm việc nhằm tối đa hóa sự cống hiến của nhân viên

nhân viên

Đối với doanh nghiệp:

Đối với xã hội:

o Doanh nghiệp tuân thủ các luật và quy định về lao động

Dịch vụ tư vấn nhân sự của N.G.V là dịch vụ nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quản trị nhân sự đạt được những mục tiêu

đó Trong nỗ lực hoàn thiện dịch vụ của mình, N.G.V phải có được những

nhà quản trị nhân sự ưu tú với kiến thức và kỹ năng luôn được cập nhật, kỹ năng tư vấn đạt được yêu cầu của doanh nghiệp Không làm thất vọng những người sử dụng, N.G.V luôn cung cấp được những gói dịch vụ tư vấn hoàn thiện hệ thống nhân sự một cách tối ưu, đảm bảo sự hiệu quả của hệ thống nhân sự giúp doanh nghiệp yên tâm trong kế hoạch kinh doanh của mình

doanh của doanh nghiệp, có nhiều trường hợp doanh nghiệp cần có sự

bổ sung nhân sự nhanh chóng để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục của mình, hoặc doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân sự làm có kinh nghiệm làm việc cho một phần hành hoạt động nào đó của mình nhưng không muốn tốn nhiều thời gian đầu tư vào việc tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự vốn tốn nhiều thời gian Với yêu cầu đó, Công ty N.G.V cung cấp dịch vụ cung ứng nhân sự hỗ trợ Về nguyên tắc thì nhân viên ký hợp đồng lao động với Công ty N.G.V để làm việc ở những đơn vị mà Công ty N.G.V chỉ định Doanh thu thu được từ dịch

vụ này thường tính trên cơ sở độ dài hoạt động hỗ trợ hoặc mức lương phổ biến mà một công ty trả cho nhân viên làm việc ở vị trí tương tự

Ví dụ: Công ty XYZ ở Singapore cần tham gia một hội chợ thương mại hàng điện tử ở Việt Nam và cần một vài nhân viên bán hàng làm việc trong thời gian hội chợ Theo nghiên cứu của Công ty XYZ và qua thỏa thuận với N.G.V ghì thì nhân viên làm việc như vậy với mức lương thường ở mức 3.000.000 VND/người/15 ngày Giá phí dịch vụ

mà Công ty N.G.V đề xuất sẽ ở mức khoảng 130% mức lương của các nhân viên