Phân tích cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam

 Hội đồng thành viên: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; quyết định giải pháp phát triển thị trườn

I Giới thiệu về doanh nghiệp

1 Giới thiệu chung

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam

Tên giao dịch: Viet Nam Auditing and Evaluation Limited Company

Tên viết tắt: VAE

Trụ sở chính: Tầng 11 Tòa nhà Sông Đà số 165 Cầu Giấy - Hà Nội

Điện thoại: (84-4) 6 2670491/92/93 - Fax: (84-4) 6 2670494

Chi nhánh: Số 15/4, Nguyễn Huy Tưởng, P.6, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh

Ngoài ra công ty còn có văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, Sơn La và Hưng Yên

Website: www.vae.com.vn

Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam (VAE) được thành lập lần đầu là công ty cổ phần theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103000692 ngày 21/12/2001 của Sở Kế hoạch và Đầu tư - Thành phố Hà Nội Năm 2006, VAE đã chuyển đổi sang hình thức công ty TNHH có hai thành viên trở lên theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102026184 ngày 15/09/2006 và các lần sửa đổi bổ sung tiếp theo của Sở Kế hoạch và Đầu tư - Thành phố Hà Nội

2 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

Thế mạnh của VAE đã được khẳng định trong việc đa dạng hoá dịch vụ cung cấp, được khách hàng và các cơ quan chức năng đánh giá là một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực kiểm toán và định giá tại Việt Nam

 Dịch vụ kiểm toán, kế toán và thuế

 Dịch vụ kiểm toán đầu tư và xây dựng cơ bản

 Dịch vụ kiểm toán dự án

 Dịch vụ định giá doanh nghiệp, tài sản

 Dịch vụ tư vấn kinh doanh, đầu tư

 Dịch vụ tư vấn quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình

 Dịch vụ chuyển đổi Báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Quốc tế (IFRS)

II Phân tích cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

1 Cơ cấu tổ chức của doang nghiệp

Nguồn: www.vae.com.vn

2 Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức

a Chuyên môn hóa công việc

Tính chuyên môn hóa công việc trong cơ cấu tổ chức của VAE khá cao Công việc của các phòng, ban khá độc lập với nhau và mang tính chuyên sâu, ít chồng chéo

 Hội đồng thành viên: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; quyết định giải pháp phát triển thị trường, bầu miễn nhiệm chủ tịch hội đồng thành viên, quyết định bổ nhiệm miễn nhiệm, ký hoặc chấm dứt hợp đồng với thành viên Ban Tổng giám đốc; quyết định mức lương thưởng và lợi ích khác của Chủ tịch Hội đồng thành viên, các thành viên Ban Tổng Giám Đốc; quyết định cơ cấu tổ chức quản lý của công ty; sửa đổi bổ sung điều lệ của công ty

 Ban kiểm soát: Nắm giữ vai trò kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực và thận trọng trong quản lý điều hành kinh doanh, công tác kế toán thống kê và lập báo cáo tài chính; kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính cũng như việc thực hiện các quy chế của công ty; trách nhiệm báo cáo giải trình với Hội đồng thành viên khi được yêu cầu, tham mưu cho Hội đồng thành viên và Giám đốc

 Phó giám đốc quản lý chuyên môn chịu trách nhiệm quản lý các phòng nghiệp vụ có chức năng trực tiếp cung cấp các dịch vụ cho khách hàng, cụ thể như sau:

 4 phòng nghiệp vụ kiểm toán tài chính: Cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, kế toán; Lập kế hoạch tài chính, lập hệ thống kế toán; Cung cấp dịch vụ tư vấn về thuế, kế toán, kinh doanh,…

 Phòng nghiệp vụ kiểm toán đầu tư: Kiểm toán báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, xác định giá trị quyết toán công trình, vốn đầu tư; Kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm của các Ban quản lý dự án,

Kiểm toán dự án; Cung cấp những dịch vụ tư vấn về đầu tư và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;…

 Phòng nghiệp vụ định giá: cung cấp các dịch vụ định giá doanh nghiệp, tài sản, cung cấp dịch vụ tư vấn các khoản đầu tư,

 Phó giám đốc quản lý hành chính chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của phòng hành chính tổng hợp và các văn phòng đại diện

 Phòng hành chính tổng hợp: Đảm nhận công tác kế toán doanh nghiệp

và nhiều nhiệm vụ khác nhau như nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ Công ty; tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với nhân viên công ty; nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp; quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của doanh nghiệp,…

 Các văn phòng đại diện: có chức năng tiếp thị, giới thiệu thương hiệu đến khách hàng, tìm kiếm và phát triển khách hàng, hoạt động theo sự chỉ đạo trực tiếp của công ty; tuy nhiên các văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện ký kết các hợp đồng cũng như thực hiện việc cung cấp dịch vụ

 Các nhóm kiểm toán: Khi triển khai hoạt động kiểm toán tại một Tổng công

ty lớn, VAE có thể lập nhóm kiểm toán với các thành viên được huy động từ một phòng nghiệp vụ hoặc nhiều phòng nghiệp vụ khác nhau

b Hình thành các bộ phận

Các bộ phận trong cơ cấu tổ chức của VAE được hình thành theo mô hình ma trận Mô hình này là sự kết hợp của mô hình tổ chức theo chức năng và theo khách hàng Trong đó, các trưởng phòng chuyên môn chính là những nhà quản lý chức năng Họ chỉ chịu trách nhiệm về lĩnh vực chuyên môn mà họ phụ trách Còn các trưởng nhóm chính là những nhà quản lý theo khách hàng Thành viên trong mỗi nhóm được huy động từ nhiều phòng khác nhau khi triển khai hoạt

động kiểm toán ở một công ty khách hàng lớn Các trưởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm về mọi chức năng chuyên môn trong nhóm của họ

Như vậy, nhân viên của công ty VAE có thể được đặt dưới sự lãnh đạo của 2 nhà quản lý ở 2 phương diện khác nhau Điều này có thể dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh, quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể bị trùng lặp

Mô hình tổ chức ma trận của VAE đem lại nhiều hiệu quả trong công việc Việc tạo lập các nhóm sẽ giúp nguồn lực được tập trung mỗi khi có khách hàng lớn, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng những thay đổi của môi trường Bên cạnh

đó, việc duy trì các phòng nghiệp vụ giúp chuyên môn hóa công việc, các nhân viên sẽ có kỹ năng chuyên sâu trong lĩnh vực của mình, nâng cao hiệu quả và tiến

độ của công việc khi làm việc theo nhóm

Để khắc phục được những nhược điểm của mô hình ma trận và phát huy tối đa hiệu quả của nó, ban giám đốc của công ty cần có sự rõ ràng trong việc ủy quyền,

rõ ràng trong mối quan hệ quyền hạn giữa các nhà quản lý Tuy nhiên do thời gian tồn tại nhóm ngắn, công việc thành lập nhóm phải thường xuyên nên công ty đã giải quyết được vấn đề này một cách có hiệu quả

c Cấp quản lý và tầm quản lý

Cơ cấu mô hình của VAE được tổ chức theo mô hình nằm ngang Có tính thống nhất về mục tiêu tốt Giữa các bộ phận có sự gắn kết cao Hội đồng thành viên gồm các thành viên, là cấp quản lý cao nhất của công ty Bên dưới Hội đồng thành viên có Giám đốc và Ban kiểm soát Cấp quản lý tiếp theo là các phó giám đốc Bên dưới cấp quản lý của các phó giám đốc có các phòng nghiệp vụ Với mô hình tổ chức như thế này thì các thành viên trong công ty có sự gắn kết với nhau nhiều hơn Khả năng góp sức vào quyết định, mục tiêu của công ty một cách nhiều hơn

Tính tối ưu: VAE có số cấp quản lý ít Đây là ưu thế của công ty Nó tạo cho công ty có tính linh hoạt tương đối cao Dưới Giám đốc có các Phó giám đốc Có

sự tham mưu của Ban kiểm soát Và Hội đồng thành viên bao quát và quyết định những chiến lược của công ty Không có quá nhiều bộ phận gây ra sự cồng kềnh Xong VAE còn thiếu bộ phận Marketing Nó sẽ hạn chế sự quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty đến với khách hàng Đây là tính tối ưu tương đối cao đối với một loại hình công ty kiểm toán

Tính linh hoạt và tính hiệu quả: như đã nói ở trên, do số cấp quản lý nhỏ, nên tính linh hoạt của công ty là tưởng đối tốt, đảm bảo sự thích nghi khi có sự biến động của môi trường Đặc biệt, nó sẽ giảm chi phi trong quá trình hoạt động nhất

là đối với một công ty kiểm toán,chi phí lớn nhất là lương cho kiểm toán viên Có

sự chuyên môn hóa công việc giữa các phòng ban, không tạo sự chồng lẫn chức năng nhiệm vụ của các bộ phận nên tính hiệu quả được đánh giá cao đối với VAE

d Quyền hạn, trách nhiệm trong tổ chức

Hội đồng thành viên là cơ quan có quyền hạn cao nhất trong công ty Đứng đầu hội đồng thành viên là chủ tịch hội đồng thành viên Hội đồng thành viên có quyền quyết định các chiến lược phát triển, kế hoạch phát triển của công ty Có quyền quyệt định mức lương thưởng, lợi ích của chủ tịch hội đồng thành viên, bầu, bãi nhiệm chủ tịch hội đồng thành viên, Giám đốc, các phó tổng giám đốc Giám đốc điều hành các hoạt động hằng ngày của công ty Các phó giám đốc phụ trách các phòng nghiệp vụ, phòng hành chính tổng hợp và các văn phòng đại diện Chính điều này tạo cho VAE có sự thống nhất rất cao trong mục tiêu từ trên tới các phòng ban

Cơ cấu tổ chức nằm ngang số cấp quản lý nhỏ, quyền lực tập chung chủ yếu

ở hội đồng thành viên và Giám đốc sẽ minh bạch hơn trong các mối quan hệ trong công ty, giảm thiểu được chồng chéo quyền hạn, quản lý, tạo sự năng động cao,

sự lạm dụng lạm quyền trong một số bộ phận nào đó được giảm thiểu Trách nhiệm công việc của các thành viên cũng cao hơn Tính tối ưu trong công ty sẽ được phát huy tốt

Ban kiểm soát tham mưu trong việc gia quyết định các chiến lược, kế hoạch phất triển công ty và tham gia vào việc hoàn thiện các quy trình kiểm toán, đào tạo nhân viên Điều này giúp cho các thông tin đưa ra có độ chính xác cao, đầy

đủ, nhanh chóng hơn để đáp ứng kịp thời phục vụ cho công việc Tạo tính tin cậy cao Việc đưa ra các quyết sách chính xác, phù hợp với thực tế Tính hiệu quả trong hoạt động công ty sẽ được đề cao

Tuy quyền lực cao nhất ở hội đồng thành viên, tiếp theo là Giám đốc.xong hội đồng thành viên gồm nhiều thành viên câp cao Số cấp quản lý nhỏ hay sự chồng chéo trong phân công quyền hạn được hạn chế là tiền đề cho sự linh hoạt trong công việc, ra quyết đinh của công ty Song trong quá trình ra quyết định kế hoạch, chiến lược phát triển cho công ty hội đồng thành viên không có sự nhất trí cao sẽ tạo ảnh hưởng xấu tới sự phát triển cho công ty

e Tập trung và phi tập trung

Sự tập trung quyền lực trong cơ cấu tổ chức của VAE được thể hiện bằng việc các văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng với khách hàng mà Giám đốc sẽ là người chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng hoặc ủy quyền cho người

có trách nhiệm căn cứ theo giá trị hợp đồng hoặc tính chất hợp đồng, ngoài ra Giám đốc còn gián tiếp quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty qua các Phó giám đốc, xử lý lãi, lỗ, ban hành các quy chế nội bộ công ty, trình Báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên, đưa ra các quyết định tuyển dụng nhân sự,

Sự phi tập trung được thể hiện trong việc phân quyền cho các Trưởng phòng nghiệp vụ, rõ nhất trong việc thành lập các nhóm kiểm toán viên đi khách hàng Lúc này các trưởng nhóm sẽ được trao quyền quyết định, hành động và phải tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong các công tác nghiệp vụ với khách hàng cũng như điều hành nhóm Trưởng nhóm sẽ là người duyệt đầu tiên các báo

cáo do thành viên nộp, sẽ phải chịu trách nhiệm khi trình báo cáo lên Ban kiểm soát ở khâu cuối cùng

f Sự phối hợp các bộ phận của tổ chức

Mỗi phòng nghiệp vụ đều có nhiệm vụ cụ thể riêng biệt nhưng lại có mối quan hệ với nhau trong việc trao đổi nhân sự, dịch vụ trợ giúp đảm bảo nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”, tránh ôm đồm, tránh lãng phí mà vẫn duy trì tính liên tục, hợp lệ của quy trình luân chuyển các chứng từ

Hội đồng thành viên quyết định chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; đưa ra các chương trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục và hoạt động cụ thể của từng bộ phận như: quyết định giải pháp phát triển thị trường, bầu miễn nhiệm chủ tịch hội đồng thành viên, ký hoặc chấm dứt hợp đồng, quyết định mức lương thưởng và lợi ích khác; quyết định cơ cấu tổ chức quản lý của công ty; sửa đổi bổ sung điều lệ của công ty… Nhờ đó tất cả các bộ phận, phòng ban của VAE hoạt động một cách thống nhất, ăn khớp với nhau về cả mục tiêu và phương thức xử lý công việc

Cơ cấu tổ chức của VAE tạo điều kiện dễ dàng cho giao tiếp theo chiều dọc: số cấp quản lý không nhiều, không chồng chéo Với phạm vi quản lý rõ ràng, mọi người xác định được trách nhiệm đối với công việc mà mình phụ trách cũng như của đồng nghiệp và những đơn vị khác trong hệ thống tổ chức của công ty, nếu cùng trình độ chuyên môn có thể hỗ trợ giúp đỡ nhau hoàn thành công việc trong thời gian ngắn mà hiệu quả nhất

Mỗi phòng, ban đều có trưởng phòng hoặc người quản lý giám sát trực tiếp công việc của các nhân viên trong công ty, đưa hoạt động của họ vào một khuôn khổ thống nhất

Ngoài ra, sự phối hợp của các bộ phận trong công ty còn được hỗ trợ bởi các hệ thống thông tin quản lý, điều hành, hỗ trợ ra quyết định… Với hệ thống máy fax, điện thoại và máy tính kết nối mạng internet để tăng khả năng trao đổi

phối hợp công việc, do đó tăng năng suất và hiệu quả Các quản lý cấp cao của VAE đều nắm trong tay mạng lưới liên kết các phòng nghiệp vụ, phòng hành chính, các giám đốc… để dễ dàng kiểm soát, điều hành và quản lý nhân viên của mình

3 Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

a Tính thống nhất của cơ cấu

Tính thống nhất được thể hiện ở chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban và cách phân chia công việc cho từng phòng ban Ban Giam đốc có chức năng đưa ra mục tiêu phương hướng, chiến lược phát triển cho công ty đồng thời giám sát trực tiếp hoạt động của các phòng ban bên dưới Phó giám đốc hành chính phụ trách phòng hành chính tổng hợp và các văn phòng đại diện Phó giám đốc chuyên môn phụ trách 6 phòng thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của công ty Các phó giám đốc có chức năng lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu đã đề ra và triển khai xuống các phòng ban Mặc dù mỗi phòng ban đảm nhiệm một công việc

cụ thể riêng rẽ nhưng cùng chung một mục đích là đáp ứng tất cả những nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất

b Tính tối ưu

Đây là cơ cấu có tính tối ưu cao thể hiện ở việc đầy đủ các bộ phận, không thừa không thiếu, các bộ phận có nhiệm vụ riêng không bị chồng chéo lên nhau Điều đó được thể hiện Giám đốc quản lí 2 phó giám đốc với 2 chức năng nhiệm

vụ khác nhau.Các phó giám đốc phụ trách các trưởng phòng với chức năng mỗi phòng khác nhau, trưởng phòng lại quản lí các nhân viên bên dưới của mình Với các nhiệm vụ khác nhau và do một người lãnh đạo sẽ đảm bảo tránh được trường hợp bị trùng lặp công việc, cắt giảm nhân viên không cần thiết, tạo nên tổ chức với cơ cấu gọn nhẹ, năng động, tối ưu Tuy nhiên do thiếu phòng marketing, phòng quản lý nhân sự, nên đây cũng là một bất cập

c Tính tin cậy

Cơ cấu tổ chức của VAE được công khai, bao gồm nhiệm vụ và quyền hạn của từng chức vụ, từng vị trí, điều này tạo nên sự minh bạch trong các mối quan

hệ, qua đó các nhân viên có thể hiểu rõ được nhiệm vụ của mình cũng như của những người xung quanh

Mọi kế hoạch, chiến lược phát triển của công ty được đặt dưới cấp quản lý của hội đồng thành viên với sự tham mưu của Ban kiểm soát Giám đốc quản lý hoạt động của các phó giám đốc, văn phòng đại diện Điều này giảm thiểu sự chồng chéo trong quản lý Sự minh bạch trong ở các cấp quản lý sẽ cao hơn Thông tin được kịp thời ,chính xác một cách đáng kể Tạo tính tin cậy tốt cho hoạt động của VAE

d Tính linh hoạt

Điều này đặc biệt quan trọng khi kiểm toán là một công việc đặc thù với hoạt động tạo thành các nhóm làm việc độc lập một cách nhanh chóng, hiệu quả Đối với mỗi dự án, mỗi hợp đồng, một nhóm kiểm toán viên sẽ được thành lập với số lượng khoảng 4 – 5 người, có thể từ một phòng nghiệp vụ hoặc kết hợp nhân lực

từ nhiều phòng khác nhau Việc phân công công việc sẽ do các trưởng nhóm đảm nhiệm Các trưởng nhóm này là những nhân viên có kinh nghiệm, sẽ dựa theo trình độ cũng như năng lực của từng thành viên trong nhóm để có sự phân công công việc một cách phù hợp Việc nhanh chóng thành lập một nhóm kiểm toán viên từ nhiều phòng, nhưng vẫn giữ được sự phối hợp nhịp nhàng

e Tính hiệu quả

Với cơ cấu tổ chức ma trận, ban giám đốc của VAE đã rất cân nhắc trong việc giao nhiệm vụ, quyền hạn cho các nhà quản lý cấp dưới, tránh được sự chồng chéo chức năng, trách nhiệm giữa các trưởng phòng và các trưởng nhóm