Phân tích cơ cấu tổ chức công ty TNHH kiểm toán và định giá việt nam

I Giới thiệu doanh nghiệp Giới thiệu chung Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Kiểm toán Định giá Việt Nam Tên giao dịch: Viet Nam Auditing and Evaluation Limited Company Tên viết tắt: VAE Trụ sở chính: Tầng 11 Tòa nhà Sông Đà số 165 Cầu Giấy - Hà Nội Điện thoại: (84-4) 2670491/92/93 - Fax: (84-4) 2670494 Chi nhánh: Số 15/4, Nguyễn Huy Tưởng, P.6, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Ngoài công ty có văn phòng đại diện Đà Nẵng, Sơn La Hưng Yên Website: www.vae.com.vn Công ty TNHH Kiểm toán Định giá Việt Nam (VAE) thành lập lần đầu công ty cổ phần theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103000692 ngày 21/12/2001 Sở Kế hoạch Đầu tư - Thành phố Hà Nội Năm 2006, VAE chuyển đổi sang hình thức công ty TNHH có hai thành viên trở lên theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102026184 ngày 15/09/2006 lần sửa đổi bổ sung Sở Kế hoạch Đầu tư - Thành phố Hà Nội Ngành nghề kinh doanh doanh nghiệp Thế mạnh VAE khẳng định việc đa dạng hoá dịch vụ cung cấp, khách hàng quan chức đánh giá • • • • • • • Công ty hàng đầu lĩnh vực kiểm toán định giá Việt Nam Dịch vụ kiểm toán, kế toán thuế Dịch vụ kiểm toán đầu tư xây dựng Dịch vụ kiểm toán dự án Dịch vụ định giá doanh nghiệp, tài sản Dịch vụ tư vấn kinh doanh, đầu tư Dịch vụ tư vấn quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình Dịch vụ chuyển đổi Báo cáo tài theo chuẩn mực kế toán Quốc tế (IFRS) II Phân tích cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức doang nghiệp Nguồn: www.vae.com.vn Các thuộc tính cấu a Chuyên môn hóa công việc tổ chức Tính chuyên môn hóa công việc cấu tổ chức VAE cao Công việc phòng, ban độc lập với mang tính chuyên sâu, chồng chéo  Hội đồng thành viên: Là quan định cao công ty, định chiến lược phát triển kế hoạch kinh doanh hàng năm công ty; định giải pháp phát triển thị trường, bầu miễn nhiệm chủ tịch hội đồng thành viên, định bổ nhiệm miễn nhiệm, ký chấm dứt hợp đồng với thành viên Ban Tổng giám đốc; định mức lương thưởng lợi ích khác Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Ban Tổng Giám Đốc; định cấu tổ chức quản lý công ty; sửa đổi bổ sung điều lệ công ty  Ban kiểm soát: Nắm giữ vai trò kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực thận trọng quản lý điều hành kinh doanh, công tác kế toán thống kê lập báo cáo tài chính; kiểm soát toàn hệ thống tài việc thực quy chế công ty; trách nhiệm báo cáo giải trình với Hội đồng thành viên yêu cầu, tham mưu cho Hội đồng thành viên Giám đốc  Phó giám đốc quản lý chuyên môn chịu trách nhiệm quản lý phòng nghiệp vụ có chức trực tiếp cung cấp dịch vụ cho khách hàng, cụ thể sau: • phòng nghiệp vụ kiểm toán tài chính: Cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, kế toán; Lập kế hoạch tài chính, lập hệ thống kế toán; Cung cấp dịch vụ tư vấn thuế, kế toán, kinh doanh,… • Phòng nghiệp vụ kiểm toán đầu tư: Kiểm toán báo cáo toán vốn đầu tư xây dựng bản, xác định giá trị toán công trình, vốn đầu tư; Kiểm toán báo cáo tài hàng năm Ban quản lý dự án, Kiểm toán dự án; Cung cấp dịch vụ tư vấn đầu tư quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;… • Phòng nghiệp vụ định giá: cung cấp dịch vụ định giá doanh nghiệp, tài sản, cung cấp dịch vụ tư vấn khoản đầu tư,  Phó giám đốc quản lý hành chịu trách nhiệm quản lý hoạt động phòng hành tổng hợp văn phòng đại diện • Phòng hành tổng hợp: Đảm nhận công tác kế toán doanh nghiệp nhiều nhiệm vụ khác nghiên cứu, soạn thảo nội quy, quy chế tổ chức lao động nội Công ty; tham mưu cho Giám đốc việc giải sách, chế độ nhân viên công ty; nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến tổ chức quản lý, xếp; quản lý sở vật chất, trang thiết bị làm việc doanh nghiệp,… • Các văn phòng đại diện: có chức tiếp thị, giới thiệu thương hiệu đến khách hàng, tìm kiếm phát triển khách hàng, hoạt động theo đạo trực tiếp công ty; nhiên văn phòng đại diện không trực tiếp thực ký kết hợp đồng thực việc cung cấp dịch vụ  Các nhóm kiểm toán: Khi triển khai hoạt động kiểm toán Tổng công ty lớn, VAE lập nhóm kiểm toán với thành viên huy động từ phòng nghiệp vụ nhiều phòng nghiệp vụ khác b Hình thành phận Các phận cấu tổ chức VAE hình thành theo mô hình ma trận Mô hình kết hợp mô hình tổ chức theo chức theo khách hàng Trong đó, trưởng phòng chuyên môn nhà quản lý chức Họ chịu trách nhiệm lĩnh vực chuyên môn mà họ phụ trách Còn trưởng nhóm nhà quản lý theo khách hàng Thành viên nhóm huy động từ nhiều phòng khác triển khai hoạt động kiểm toán công ty khách hàng lớn Các trưởng nhóm chịu trách nhiệm chức chuyên môn nhóm họ Như vậy, nhân viên công ty VAE đặt lãnh đạo nhà quản lý phương diện khác Điều dẫn đến không thống mệnh lệnh, quyền hạn trách nhiệm nhà quản lý bị trùng lặp Mô hình tổ chức ma trận VAE đem lại nhiều hiệu công việc Việc tạo lập nhóm giúp nguồn lực tập trung có khách hàng lớn, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng thay đổi môi trường Bên cạnh đó, việc trì phòng nghiệp vụ giúp chuyên môn hóa công việc, nhân viên có kỹ chuyên sâu lĩnh vực mình, nâng cao hiệu tiến độ công việc làm việc theo nhóm Để khắc phục nhược điểm mô hình ma trận phát huy tối đa hiệu nó, ban giám đốc công ty cần có rõ ràng việc ủy quyền, rõ ràng mối quan hệ quyền hạn nhà quản lý Tuy nhiên thời gian tồn nhóm ngắn, công việc thành lập nhóm phải thường xuyên nên công ty giải vấn đề cách có hiệu c Cấp quản lý tầm quản lý Cơ cấu mô hình VAE tổ chức theo mô hình nằm ngang Có tính thống mục tiêu tốt Giữa phận có gắn kết cao Hội đồng thành viên gồm thành viên, cấp quản lý cao công ty Bên Hội đồng thành viên có Giám đốc Ban kiểm soát Cấp quản lý phó giám đốc Bên cấp quản lý phó giám đốc có phòng nghiệp vụ Với mô hình tổ chức thành viên công ty có gắn kết với nhiều Khả góp sức vào định, mục tiêu công ty cách nhiều Tính tối ưu: VAE có số cấp quản lý Đây ưu công ty Nó tạo cho công ty có tính linh hoạt tương đối cao Dưới Giám đốc có Phó giám đốc Có tham mưu Ban kiểm soát Và Hội đồng thành viên bao quát định chiến lược công ty Không có nhiều phận gây cồng kềnh Xong VAE thiếu phận Marketing Nó hạn chế quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty đến với khách hàng Đây tính tối ưu tương đối cao loại hình công ty kiểm toán Tính linh hoạt tính hiệu quả: nói trên, số cấp quản lý nhỏ, nên tính linh hoạt công ty tưởng đối tốt, đảm bảo thích nghi có biến động môi trường Đặc biệt, giảm chi phi trình hoạt động công ty kiểm toán,chi phí lớn lương cho kiểm toán viên Có chuyên môn hóa công việc phòng ban, không tạo chồng lẫn chức nhiệm vụ phận nên tính hiệu đánh giá cao VAE d Quyền hạn, trách nhiệm tổ chức Hội đồng thành viên quan có quyền hạn cao công ty Đứng đầu hội đồng thành viên chủ tịch hội đồng thành viên Hội đồng thành viên có quyền định chiến lược phát triển, kế hoạch phát triển công ty Có quyền quyệt định mức lương thưởng, lợi ích chủ tịch hội đồng thành viên, bầu, bãi nhiệm chủ tịch hội đồng thành viên, Giám đốc, phó tổng giám đốc Giám đốc điều hành hoạt động ngày công ty Các phó giám đốc phụ trách phòng nghiệp vụ, phòng hành tổng hợp văn phòng đại diện Chính điều tạo cho VAE có thống cao mục tiêu từ tới phòng ban Cơ cấu tổ chức nằm ngang số cấp quản lý nhỏ, quyền lực tập chung chủ yếu hội đồng thành viên Giám đốc minh bạch mối quan hệ công ty, giảm thiểu chồng chéo quyền hạn, quản lý, tạo động cao, lạm dụng lạm quyền số phận giảm thiểu Trách nhiệm công việc thành viên cao Tính tối ưu công ty phát huy tốt Ban kiểm soát tham mưu việc gia định chiến lược, kế hoạch phất triển công ty tham gia vào việc hoàn thiện quy trình kiểm toán, đào tạo nhân viên Điều giúp cho thông tin đưa có độ xác cao, đầy đủ, nhanh chóng để đáp ứng kịp thời phục vụ cho công việc Tạo tính tin cậy cao Việc đưa sách xác, phù hợp với thực tế Tính hiệu hoạt động công ty đề cao Tuy quyền lực cao hội đồng thành viên, Giám đốc.xong hội đồng thành viên gồm nhiều thành viên câp cao Số cấp quản lý nhỏ hay chồng chéo phân công quyền hạn hạn chế tiền đề cho linh hoạt công việc, đinh công ty Song trình định kế hoạch, chiến lược phát triển cho công ty hội đồng thành viên trí cao tạo ảnh hưởng xấu tới phát triển cho công ty e Tập trung phi tập trung Sự tập trung quyền lực cấu tổ chức VAE thể việc văn phòng đại diện chức ký kết hợp đồng với khách hàng mà Giám đốc người chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng ủy quyền cho người có trách nhiệm theo giá trị hợp đồng tính chất hợp đồng, Giám đốc gián tiếp quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày công ty qua Phó giám đốc, xử lý lãi, lỗ, ban hành quy chế nội công ty, trình Báo cáo toán tài năm lên Hội đồng thành viên, đưa định tuyển dụng nhân sự, Sự phi tập trung thể việc phân quyền cho Trưởng phòng nghiệp vụ, rõ việc thành lập nhóm kiểm toán viên khách hàng Lúc trưởng nhóm trao quyền định, hành động phải tự chịu trách nhiệm định công tác nghiệp vụ với khách hàng điều hành nhóm Trưởng nhóm người duyệt báo cáo thành viên nộp, phải chịu trách nhiệm trình báo cáo lên Ban kiểm soát khâu cuối f Sự phối hợp phận tổ chức Mỗi phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ cụ thể riêng biệt lại có mối quan hệ với việc trao đổi nhân sự, dịch vụ trợ giúp đảm bảo nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”, tránh ôm đồm, tránh lãng phí mà trì tính liên tục, hợp lệ quy trình luân chuyển chứng từ Hội đồng thành viên định chiến lược phát triển kế hoạch kinh doanh hàng năm công ty; đưa chương trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục hoạt động cụ thể phận như: định giải pháp phát triển thị trường, bầu miễn nhiệm chủ tịch hội đồng thành viên, ký chấm dứt hợp đồng, định mức lương thưởng lợi ích khác; định cấu tổ chức quản lý công ty; sửa đổi bổ sung điều lệ công ty… Nhờ tất phận, phòng ban VAE hoạt động cách thống nhất, ăn khớp với mục tiêu phương thức xử lý công việc Cơ cấu tổ chức VAE tạo điều kiện dễ dàng cho giao chiều dọc: số cấp quản lý không nhiều, không chồng chéo Với phạm vi quản lý rõ ràng, người xác định trách nhiệm công việc mà phụ trách đồng nghiệp đơn vị khác hệ thống tổ chức công ty, trình độ chuyên môn hỗ trợ giúp đỡ hoàn thành công việc thời gian ngắn mà hiệu Mỗi phòng, ban có trưởng phòng người quản lý giám sát trực tiếp công việc nhân viên công ty, đưa hoạt động họ vào khuôn khổ thống Ngoài ra, phối hợp phận công ty hỗ trợ hệ thống thông tin quản lý, điều hành, hỗ trợ định… Với hệ thống máy fax, điện thoại máy tính kết nối mạng internet để tăng khả trao đổi phối hợp công việc, tăng suất hiệu Các quản lý cấp cao VAE nắm tay mạng lưới liên kết phòng nghiệp vụ, phòng hành chính, giám đốc… để dễ dàng kiểm soát, điều hành quản lý nhân viên Các yêu cầu cấu a Tính thống cấu tổ chức Tính thống thể chức nhiệm vụ phận phòng ban cách phân chia công việc cho phòng ban Ban Giam đốc có chức đưa mục tiêu phương hướng, chiến lược phát triển cho công ty đồng thời giám sát trực tiếp hoạt động phòng ban bên Phó giám đốc hành phụ trách phòng hành tổng hợp văn phòng đại diện Phó giám đốc chuyên môn phụ trách phòng thực nhiệm vụ chuyên môn công ty Các phó giám đốc có chức lập kế hoạch để thực mục tiêu đề triển khai xuống phòng ban Mặc dù phòng ban đảm nhiệm công việc cụ thể riêng rẽ chung mục đích đáp ứng tất nhu cầu khách hàng cách tốt b Tính tối ưu Đây cấu có tính tối ưu cao thể việc đầy đủ phận, không thừa không thiếu, phận có nhiệm vụ riêng không bị chồng chéo lên Điều thể Giám đốc quản lí phó giám đốc với chức nhiệm vụ khác nhau.Các phó giám đốc phụ trách trưởng phòng với chức phòng khác nhau, trưởng phòng lại quản lí nhân viên bên Với nhiệm vụ khác người lãnh đạo đảm bảo tránh trường hợp bị trùng lặp công việc, cắt giảm nhân viên không cần thiết, tạo nên tổ chức với cấu gọn nhẹ, động, tối ưu Tuy nhiên thiếu phòng marketing, phòng quản lý nhân sự, nên bất cập 10 c Tính tin cậy Cơ cấu tổ chức VAE công khai, bao gồm nhiệm vụ quyền hạn chức vụ, vị trí, điều tạo nên minh bạch mối quan hệ, qua nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ người xung quanh Mọi kế hoạch, chiến lược phát triển công ty đặt cấp quản lý hội đồng thành viên với tham mưu Ban kiểm soát Giám đốc quản lý hoạt động phó giám đốc, văn phòng đại diện Điều giảm thiểu chồng chéo quản lý Sự minh bạch cấp quản lý cao Thông tin kịp thời ,chính xác cách đáng kể Tạo tính tin cậy tốt cho hoạt động VAE d Tính linh hoạt Điều đặc biệt quan trọng kiểm toán công việc đặc thù với hoạt động tạo thành nhóm làm việc độc lập cách nhanh chóng, hiệu Đối với dự án, hợp đồng, nhóm kiểm toán viên thành lập với số lượng khoảng – người, từ phòng nghiệp vụ kết hợp nhân lực từ nhiều phòng khác Việc phân công công việc trưởng nhóm đảm nhiệm Các trưởng nhóm nhân viên có kinh nghiệm, dựa theo trình độ lực thành viên nhóm để có phân công công việc cách phù hợp Việc nhanh chóng thành lập nhóm kiểm toán viên từ nhiều phòng, giữ phối hợp nhịp nhàng e Tính hiệu Với cấu tổ chức ma trận, ban giám đốc VAE cân nhắc việc giao nhiệm vụ, quyền hạn cho nhà quản lý cấp dưới, tránh chồng chéo chức năng, trách nhiệm trưởng phòng trưởng nhóm Số cấp quản lý VAE vừa phải, giúp tổ chức linh hoạt môi trường biến đổi, tăng khả phối hợp phận cấp Hơn nữa, 11 việc đưa định thực nhanh chóng liên tục nhà quản lý trung gian bao quát công việc tầm rộng Có thể nói cấu tổ chức VAE hoạt động hiệu quả, đảm bảo mục tiêu tổ chức 12 III Kết luận Nhìn chung, mô hình quản lý theo nghiệp vụ chức VAE thiết kế tương đối gọn nhẹ, hợp lý phù hợp với quy mô công ty Nhờ vào mô hình công ty xác định hiệu hoạt động kinh tế phòng nghiệp vụ, xác định đóng góp phòng nghiệp vụ vào lợi nhuận chung công ty Mô hình khéo léo bố trí vừa có tập trung quyền lực vào giám đốc định quan trọng, vừa có phân quyền cho phòng ban, từ trưởng phân chia tiếp công việc cho nhân viên quyền, tạo môi trường làm việc độc lập Nhờ vậy, thành viên Ban Giám đốc dễ dàng quản lý công việc kinh doanh hàng ngày hay đưa định quan trọng mà quản lý dàn trải Mỗi phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ cụ thể riêng biệt lại có mối quan hệ với việc trao đổi nhân sự, dịch vụ trợ giúp đảm bảo nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”, tránh ôm đồm, tránh lãng phí mà trì tính liên tục, hợp lệ quy trình luân chuyển chứng từ Sự phân chia thành phòng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý công ty, đặc biệt, triển khai hoạt động kiểm toán mộ Tổng công ty lớn, VAE lập nhóm kiểm toán với thành viên huy động từ phòng khác Đây lợi lớn cho VAE thiếu nhân viên thực kiểm toán nhân viên tranh bị kiến thức lý luận thực hành kiểm toán nhau./ 13 ...II Phân tích cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức doang nghiệp Nguồn: www.vae.com.vn Các thuộc tính cấu a Chuyên môn hóa công việc tổ chức Tính chuyên môn hóa công việc cấu tổ chức VAE cao Công. .. Ban Tổng giám đốc; định mức lương thưởng lợi ích khác Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Ban Tổng Giám Đốc; định cấu tổ chức quản lý công ty; sửa đổi bổ sung điều lệ công ty  Ban kiểm. .. sức vào định, mục tiêu công ty cách nhiều Tính tối ưu: VAE có số cấp quản lý Đây ưu công ty Nó tạo cho công ty có tính linh hoạt tương đối cao Dưới Giám đốc có Phó giám đốc Có tham mưu Ban kiểm