Phân tích cơ cấu tổ chức công ty theo 6 thuộc tính, chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu của công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt

Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóaCông ty có hội đồng quản trị gồm 3 người ,một ban giám đốc với một giám đốc và một phó giám đốc.Tất cả các phòng ban đều trực thuộc sự quản

Mục Lục

I Giới thiệu về công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt 3

II Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty 5

III Phân tích cơ cấu tổ chức công ty theo 6 thuộc tính, chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu 5

1 Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa 6

2 Sự hình thành các bộ phận và phân hệ 6

3 Cấp và tầm kiểm soát 7

4 Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm 7

5 Tập trung và phi tập trung 8

6 Phối hợp 8

IV Đánh giá cơ cấu tổ chức theo 5 yêu cầu 9

1 Tính thống nhất trong mục tiêu 9

2 Tính tối ưu 9

3 Tính tin cậy 10

4 Tính linh hoạt 10

V Gợi ý hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty 11

1 Lý do phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức 11

2 Đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho công ty Đức Việt 11

Công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt

I Giới thiệu về công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức

Việt

Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt thành lập ngày 07/11/2003

do phòng kế hoạch và đầu tư UBND Tỉnh Hà Tây (Hà Nội ngày nay) cấp (được chuyển đổi từ công ty TNHH Thành Minh) Giấy phép đăng ký kinh doanh số:

0303000270 cấp ngày 19/04/2005

Điện thoại: 0343.719767 Fax: 0343.719769

VPĐD: số 13 lô 4A Trung Yên 6 – Trung Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội

Điện thoại: 043.7848350 Fax: 043.7848349

Email: Ducviet04@fpt.vn

Website: http://ducvietjsc.vn

Slogan của công ty: “Uy tín và hiệu quả của khách hàng là phương châm

hoạt động của chúng tôi”

Ngành nghề kinh doanh của công ty: Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các thiết bị phục vụ cho việc thi công các công trình xây dựng, sản phẩm của công ty bao gồm:cốt pha thép định hình,cột chống siêu trọng,giáo chống tổ hợp,giáo hoàn thiện,máy móc thi công các loại,ống thép định hình,vận thăng và cẩu tháp

Ngoài ra công ty cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt còn là nhà phân phối độc quyền hệ thống đỗ xe ô tô tự động của hãng SIMMATEC – Hàn Quốc (Các hệ thống đỗ xe tự động của Simmatec đã được sử dụng rộng rãi tại Châu

Âu, Châu Á và đã khẳng định được chất lượng)

Chi nhánh Đà Nẵng: 255 đường Trường Chinh – Thanh Khê – Đà Nẵng Điện thoại: 0511.3842.560 Fax: 0511.3842.562

Chi nhánh Sài Gòn: 396 Điện Biên Phủ-Quận Bình Hạnh–TP Hồ Chí Minh Điện thoại: 08.3512.0020

Tổng diện tích có công trình xây dựng của công ty 11.000m2 Hiện tại, công ty có thể được xem là một đơn vị hàng đầu trong điểm công nghiệp Ngọc Sơn – Chương Mỹ - Hà Nội về mặt hàng cơ khí

Công ty là doanh nghiệp có quy mô vừa với 250 lao động, doanh thu năm

2007 là: 114 tỷ đồng, 2008 là 197 tỷ đồng, 2009 là 235 tỷ đồng giá trị hiện tại của tổng tài sản vào khoảng 96 tỷ đồng Công ty có phân xưởng sản xuất chính, sản xuất các mặt hàng chủ yếu là giàn giáo xây dựng, cốt pha thép, vận thăng và máy trộn

Thu nhập bình quân 1 người là: 2,5 triệu đồng

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản

trị

Phòng Kế

hoạch -kinh

doanh

Ban giám đốc

Phòng Kế toán - tài chính

Phòng

Kỹ thuật

Phòng Tổ chức - hành chính

Nhà máy

Chi nhánh Sài

Gòn

Chi nhánh Đà Nẵng

Phân

xưởng

sản

xuất

Kho hàng

II Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty

III Phân tích cơ cấu tổ chức công ty theo 6 thuộc tính, chỉ ra

điểm mạnh, điểm yếu.

1 Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa

Công ty có hội đồng quản trị gồm 3 người ,một ban giám đốc với một giám đốc và một phó giám đốc.Tất cả các phòng ban đều trực thuộc sự quản lý của ban giám đốc.Các phòng ban được bố trí chuyên môn hóa, do đó phát huy được tối đa được năng lực hoạt động chuyên môn của các phòng ban

Ưu điểm: Công ty đã kết hợp được chuyên môn hóa và tổng hợp hóa một

cách linh hoạt Nhờ tổng hợp hóa mà ban giám đốc đã quản lý được tổng thể mọi hoạt đông của công ty Nhờ chuyên môn hóa mà các nhiệm vụ phức tạp của công ty trở thành những hoạt động đơn giản hơn trong từng chuyên môn, chúng mang tính độc lập tương đối và giao chúng cho các bộ phận của công ty Mỗi bộ phận chỉ chịu trách nhiệm trong lĩnh vực mình hoạt động, đi sâu nghiên cứu vào các chuyên môn do đó tăng chất lượng và hiệu quả hoạt động Chính nhờ chuyên môn hóa mà công ty có rất nhiều các phòng ban chức năng với các công việc chuyên môn khác nhau tạo điều kiện cho nhân viên công ty có thể lựa chọn cho họ những công việc và những vị trí phù hợp với năng lực của họ

Nhược điểm: Ban giám đốc chỉ có 2 người nhưng phải đảm nhận khối

lượng công việc quá lớn dẫn đến tình trạng quản lý không hiệu quả, một số công việc có thể bị xao nhãng không được quan tâm giải quyết một cách đúng mức

2 Sự hình thành các bộ phận và phân hệ

Công ty tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng, thống nhất từ trên xuống.

Ưu điểm: Phát huy ưu thế của chuyên môn ngành nghề, mỗi bộ phận trong

công ty phát huy được sức mạnh của mình đặc biệt bộ phận nhà máy thể hiện được năng lực của mình Đơn giản hóa việc đào tạo, các bộ phận có kế hoạch đào tạo mới và nâng cao trình độ cho nhân viên bộ phận mình Tạo điều kiện cho giám đốc kiểm tra chặt chẽ hoạt động của các bộ phận

Nhược điểm: Nhược điểm nổi bật đó là sự phối hợp hành động của các

phòng ban chức năng trong công ty chưa được chặt chẽ Sự chuyên môn hóa chưa cao nhưng đã làm hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung cho công ty, các trưởng phòng, chỉ giỏi trong lĩnh vực của mình tuy nhiên năng lực về quản trị chung công ty còn những hạn chế Do họ chỉ chịu trách nhiệm chức năng của mình đồng thời trong quá trình phối hợp còn nhiều hạn chế tình trạng đổ lỗi, trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất

3 Cấp và tầm kiểm soát

Ưu điểm: Số cấp trong công ty khá hợp lý Về phạm vi quản lý ở ban giám

đốc thì công việc khá nhiều, nhưng nó tạo điều kiện cho việc quản lý hiệu quả, kiểm soát tốt, nâng cao được kết quả hoạt động Do đó việc quản lý các phòng ban của ban giám đốc gặp ít khó khăn công việc rõ ràng, không bị chồng chéo

Nhược điểm: Tuy nhiên về tầm kiểm soát của ban giám đốc quá rộng,

ngoài việc quản lý công việc của công ty do các phòng báo cáo, ban giám đốc còn phải quản lý thêm 2 chi nhánh , Việc ban giám đốc phải làm quá nhiều việc như vậy sẽ làm cho công việc của giám đốc quá nhiều Gây căng thẳng, công việc luôn chờ trong tình trạng chờ giám đốc quyết định Làm giảm hiệu quả, làm chậm tiến độ công việc Cần có giải pháp khắc phục ngay hạn chế này

4 Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm

Cơ cấu tổ chức của công ty sử dụng cả ba loại quyền hạn: trực tuyến, chức năng và tham mưu Trong công ty,mối quan hệ quyền hạn trực tuyến giữa cấp trên và các cấp dưới được trải dài từ hội đồng quản trị tới giám đốc, phó giám đốc tiếp đến các phòng ban Công ty sử dụng mô hình quyền hạn theo nguyên lý thứ bậc, trực tiếp nhận nhiệm vụ và báo cáo cho cấp trên trực tuyến của mình Mối quan hệ quyền hạn chức năng cũng được sử dụng trong cơ cấu tổ chức công

ty đó là các phó giám đốc nhận ủy quyền chức năng từ giám đốc công ty thực hiện các nhiệm vụ như: thực hiện các nhiệm vụ khi hỗ trợ, giám sát các dự án, các chi nhánh của công ty Còn quyền hạn tham mưu cũng được sử dụng trong

công ty ở đa phần các bộ phận trong cơ cấu nhưng nổi bật nhất là tham mưu của các phó giám đốc với giám đốc công ty Vai trò tham mưu cho giám đốc rất quan trọng giúp cho giám đốc có thể ra các quyết định dễ dàng, tuy nhiên việc

sử dụng quyền hạn tham mưu trong công ty cần đảm bảo tham mưu toàn diện hơn nữa, phó giám đốc cần đưa ra các giải pháp cho giám đốc lựa chọn vì giám đốc công ty nhiều việc Cần khuyến khích hơn nữa việc sử dụng quyền hạn tham mưu trong công ty, để việc sử dụng quyền hạn tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống công ty

Trong công ty quyền hạn và trách nhiệm của các phó giám đốc khá mờ nhạt họ chỉ có quyền hạn trong lĩnh vực hoạt động của mình, trong khi quyền lực tập trung ở giám đốc các quyết định hoạt động kinh doanh của các công ty thành viên, hay các dự án, văn phòng đại diện đều do giám đốc ra quyết định Vì vậy cần trao thêm quyền cho phó giám đốc để giám đốc được san sẻ công việc

và các phó giám đốc cũng phát huy được năng lực của mình

5 Tập trung và phi tập trung

Trong công ty thì tính chất tập trung của cơ cấu thể hiện khá rõ Quyền lực tập trung ở hội đồng quản trị và tập trung cao nhất ở giám đốc công ty

Ưu điểm: Tạo sự nhất quán trong đường lối chính sách trong hoạt động

công ty, cấp trên có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp dưới ban giám đốc có thể điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ

Nhược điểm: Do tính chất tập trung quyền lực dẫn tới làm giảm sự quan

trọng và tính tích cực, khả năng sáng tạo của các quản lý thấp hơn Đôi khi ban giám đốc phải bận bịu với nhũng quyết định tác nghiệp, làm cho công việc căng thẳng, tác động làm giảm thời gian cho các hoạt động chiến lược của công ty

6 Phối hợp

Tự nội bộ của các phòng ban thì việc phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty còn nhiều hạn chế Do có sự kiểm soát chặt chẽ của ban giám đốc

nên việc phối hợp của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức nên việc phối hợp công ty có nhiều bước tiến tuy nhiên cơ chế phối hợp trong công ty còn rất yếu Trong công ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực hiện các mục tiêu khá dễ dàng, nhưng sự phối hợp hiệu quả còn chưa cao, mặt khác lại mang những ảnh hưởng đến các hoạt động công ty Đó là sự chồng chéo nhiệm vụ, đôi khi không thống nhất được nhiệm vụ, việc trao đổi thông tin còn ít và kém hiệu quả Việc xây dựng các kênh thông tin dọc ngang là rất cần thiết nó sẽ làm cho thông tin thông suốt giữa các bộ phận và ban giám đốc dễ dàng kiểm tra và thúc đẩy cơ chế phối hợp Việc sử dụng các công cụ phối hợp còn hạn chế Văn hóa công ty chưa thực sự là sợi dây gắn kết các thành viên trong công ty

IV Đánh giá cơ cấu tổ chức theo 5 yêu cầu

1 Tính thống nhất trong mục tiêu

 Mỗi cá nhân đều góp phần vào các mục tiêu chung của tổ chức

 Mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận tương đối thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức

 Trong công ty thì tính chất tập trung của cơ cấu thể hiện khá rõ Quyền lực tập trung ở hội đồng quản trị và tập trung cao nhất ở giám đốc công ty Tạo

sự nhất quán trong đường lối chính sách trong hoạt động công ty, cấp trên

có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp dưới ban giám đốc có thể điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ

2 Tính tối ưu

 Số cấp trong công ty khá hợp lý

 Mối quan hệ giữa các phòng ban tương đối tốt nhưng thực sự vẫn chưa có

sự hợp tác cao

 Tự nội bộ của các phòng ban thì việc phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty còn nhiều hạn chế Do có sự kiểm soát chặt chẽ của

ban giám đốc nên việc phối hợp của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức nên việc phối hợp công ty có nhiều bước tiến tuy nhiên cơ chế phối hợp trong công ty còn rất yếu

3 Tính tin cậy

 Quá trình truyền đạt thông tin diễn ra tương đối tốt, không có hiện tượng

ứ đọng hay tắc nghẽn thông tin, mệnh lênh khi truyền từ trên xuống

 Quá trình phản hồi thông tin cho các cấp lãnh đạo chưa thực sự tốt

 Sự minh bạch các mối quan hệ tương đối tốt

4 Tính linh hoạt

 Sự phối hợp các nhân viên trong bộ phận của công ty được đánh giá khá tốt Điều này tạo cho cơ cấu tổ chức có sự ổn định trong việc thực hiện công việc hàng ngày Song, tuy là các chức năng của công ty được coi là phụ thuộc nhau nhưng lại chưa có sự kết họp chặt chẽ Điều này sẽ gây khó khăn cho việc phối họp nhất là khi có những sự thay đối trong chiếc lược, làm giảm tốc độ phản ứng thích nghi với sự biến động của môi trường kinh doanh, đẫn đến giảm lợi thế cạnh tranh của công ty

5 Tính hiệu quả

 Do hầu hết cán bộ nhân viên đều được sắp xếp công việc phù hợp với năng lực chuyên môn nên hiệu quả làm việc cao

 Trong công ty việc điều động phối hợp nguồn lực để thực hiện các mục tiêu khá dễ dàng, nhưng sự phối hợp hiệu quả còn chưa cao, mặt khác lại mang những ảnh hưởng đến các hoạt động công ty Đó là sự chồng chéo nhiệm vụ, đôi khi không thống nhất được nhiệm vụ, việc trao đổi thông tin còn ít và kém hiệu quả Việc xây dựng các kênh thông tin dọc ngang là rất cần thiết nó sẽ làm cho thông tin thông suốt giữa các bộ phận và ban giám đốc dễ dàng kiểm tra và thúc đẩy cơ chế phối hợp Việc sử dụng các công cụ phối hợp còn hạn chế Văn hóa công ty chưa thực sự là sợi dây gắn kết các thành viên trong công ty

V Gợi ý hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty

1 Lý do phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Qua việc tìm hiểu và phân tích về tình hình cơ cấu tổ chức của công ty Đức Việt, ta nhận thấy những thành quả đạt được của công ty là tổ chức theo mô hình

cơ cấu chức năng phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực hiện triệt để chế độ một thủ trưởng trong lãnh đạo từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác điều hành Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay về cơ bản đảm bảo các phòng ban làm việc đáp ứng tính chuyên môn hóa, công việc được diễn ra nhanh hơn Sự phân chia nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn giữa các phòng ban đã rõ ràng tạo điều kiện cho việc thực hiện nhiệm

vụ tốt nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao

Bên cạnh những thành quả đạt được, cơ cấu tổ chức của công ty Đức Việt còn hạn chế cần khắc phục là: nhiệm vụ của ban giám đốc là quá nặng dẫn tới tình trạng quá tải trong công việc, giám đốc thường phải làm thêm giờ để giải quyết công việc; phòng kinh doanh: vừa phụ trách nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh…, lại kiêm thêm nhiệm vụ về xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty, dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc, các nhân viên kinh doanh thường xuyên phải làm thêm giờ để đáp ứng yêu cầu của công việc

Vì vậy việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty là vấn đề quan trọng và khá cấp thiết ảnh hưởng trưc tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

2 Đề xuất hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho công ty Đức Việt

Từ thực trạng đã phân tích ở trên ta thấy cơ cấu tổ chức quản trị chưa hợp

lý trong việc bố trí sắp xếp nhân sự cũng như các phòng ban: Để khắc phục tình trạng này, theo nhóm em nên bổ sung thêm 1 vị trí phó giám đốc nữa để san sẻ công việc cũng như trách nhiệm với giám đốc và phó giám đốc hiện tại Theo đó phó giám đốc này sẽ phụ trách về vấn đề xuất nhập khẩu và sản phẩm hàng hóa

của công ty, phụ trách 2 phòng ban là phòng kỹ thuật và phòng xuất nhập khẩu mới được thành lập Như vậy Ban giám đốc mới sẽ gồm 3 người: 1 Giám đốc và

2 Phó giám đốc

Thành lập phòng xuất nhập khẩu: Được tách ra từ phòng kế hoạch – kinh doanh Phòng này với số lượng 3 người gồm: 1 trưởng phòng và 2 nhân viên Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Phó giám đốc mới lập nên

Như vậy mô hình cơ cấu tổ chức mới sau khi hoàn thiện sẽ là:

Đại hội đồng

cổ đông

Hội đồng quản

trị Giám đốc

PGĐ phụ trách

kinh tế tài chính

PGĐ phụ trách xuất nhập khẩu

và hàng hóa

Phòngk

ế hoạch

- kinh

doanh

Phòng

kế toán

- tài chính

Phòng

tổ chức

- hành chính

Phòng

kỹ thuật

Phòng xuất nhập khẩu

Chi nhánh Sài Gòn

Nhà máy

Chi nhánh

Đà Nẵng

Phân xưởng sản xuất

Kho hàng