1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ ROBOT
3.1.2. Quy trình kiểm toán bán hàng-thu tiền
3.1.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn này được tiến hành tương đối nhanh chóng và chi tiết. Việc phân công lựa chọn nhân lực rất hợp lý, tất cả các KTV được thường xuyên thay nhau thiết lập chương trình kiểm toán cụ thể đối với từng đơn vị thành viên. Điều này giúp cho tất cả các KTV đều có thể tăng trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Kế hoạch kiểm toán được gửi cho đơn vị khá chi tiết về mặt thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sẽ có sự chuẩn bị trước để công việc kiểm toán không làm ảnh hưởng đến nhiều hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên kế hoạch này cần xác định thêm các bước công việc, quy định về trách nhiệm của KTV trong khi tiến hành kiểm toán từng khoản mục của mình trong đề cương do chính KTV thực hiện.
Do Công ty chủ yếu tiến hành kiểm toán các đơn vị thành viên trong công ty mà công việc này được thực hiện thường niên do đó việc thu thập thông tin cơ sở của đơn vị được kiểm toán cũng gặp nhiều thuận lợi. Việc thu thập thông tin cơ sở về đơn vị thường lấy từ các file kiểm toán năm trước và KTV chỉ xem xét đến những thay đổi,
chính sách chế độ mới mà thôi, do vậy tiết kiệm được thời gian, việc lập kế hoạch diễn ra nhanh chóng.
Trong giai này, nhóm KTV đã tiếp cận với cuộc kiểm toán qua các chương trình kiểm toán khoản mục cụ thể và phân chia nhiệm vụ, thời gian. Kế hoạch kiểm toán có sự thống nhất giữa các KTV phần hành chịu trách nhiệm đảm nhận một phần hành nhất định, và được duyệt cuối cùng thông qua trưởng đoàn kiểm toán.
Tuy nhiên trong giai đoạn này ở công ty việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đã được tiến hành thông qua việc soát xét các tài liệu nhưng việc miêu tả hệ thống kiểm soát còn chưa khoa học, sự đánh giá do vậy ít nhiều mang tính chủ quan. Việc đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán chưa thực sự được thực hiện một cách hoàn chỉnh do các KTV nội bộ chưa có đủ khả năng cũng như chưa có đủ phương tiện, thiết bị để đánh giá một cách chính xác và chất lượng chưa cao. Hầu hết việc tiến hành đánh giá trọng yếu của các khoản mục phần hành kiểm toán đều được thực hiện khi tiến hành kiểm toán và do nhận định của KTV..
3.1.2.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Quy trình kiểm toán bán hàng ở công ty RoBot về cơ bản KTV cũng đã thực hiện các bước công việc tương tự như trong lý luận về quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền. Trong giai đoạn này KTV nội bộ đã phát hiện được nhiều gian lận và sai sót, từ đó đưa ra ý kiến hữu hiệu góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, kế toán nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ của đơn vị. Hầu hết các khoản mục đều được kiểm tra chi tiết nên hạn chế được sai sót. Tuy nhiên đơn vị cũng chưa sử dụng nhiều thủ tục phân tích nên chất lượng chưa cao.
Việc kiểm tra tổng quát đã soát xét toàn bộ 12 tháng trong năm về các số liệu tổng quát nhằm tìm ra những biến động lớn của những tháng trong năm làm cơ sở cho việc kiểm tra chi tiết. Tuy nhiên KTV ít sử dụng các thủ tục phân tích như phân tích sự biến động của các chỉ tiêu như: giá vốn, tỷ lệ lãi gộp/ doanh thu, tỷ lệ giá vốn trên doanh thu… Đối với khoản mục phải thu khách hàng đã tiến hành so sánh tỷ lệ phải thu khách hàng/ doanh thu thuần để xem xét sự tương quan về biến động của hai khoản mục này. Tuy nhiên cũng chưa tiến hành một số thủ tục phân tích với chất lượng cao hơn. Việc phân tích sơ sài các khoản mục này có thể dẫn đến các bước kiểm toán tiếp theo không thực sự chính xác. Đặc biệt là đối với khoản mục phải thu khách
hàng, việc tiến hành phân tích đơn giản không giúp cho KTV nhận biết được khoản thu nào là trọng điểm và khách hàng nào là chủ yếu
3.1.2.3 Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Giai đoạn này được KTV thực hiện tương đối tốt. Quy trình kiểm toán bán hàng-thu tiền chỉ là một phần trong kiểm toán Báo cáo tài chính, nên thông thường KTV sẽ chú ý đến việc tổng hợp kết quả kiểm toán cho từng khoản mục “doanh thu” và “phải thu khách hàng”, đưa ra các bút toán điều chỉnh chính xác và đánh giá chung về các khoản mục này có được trình bày một cách trung thực hợp lý hay không.
Việc ghi chép trên giấy tờ làm việc của KTV: nhìn chung chưa khoa học trong việc đối chiếu, so sánh sự khớp đúng số liệu. Việc tập hợp và quản lý hồ sơ đã được thực hiện đầy đủ và cẩn thận.
Quy trình kiểm toán được thực hiện lần lượt và phù hợp với các chuẩn mực kế toán và kiểm toán quốc tế và của Việt Nam và đúng với qui chế kiểm toán nội bộ do bộ tài chính ban hành. Việc tập hợp các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán tương đối là đầy đủ. Tuy nhiên cũng còn có một số hạn chế như khi tiến hành kiểm tra chi tiết, việc ghi chép của KTV chỉ trên một bảng kiểm tra chi tiết trong đó không thực sự nêu rõ những nghiệp vụ sai sót gian lận do nguyên nhân nào và nghiệp vụ nào chưa xác minh rõ nguyên nhân.
3.2 Giải pháp và phương hướng hoàn thiện
3.2.1 Về tổ chức và hoạt động của kiểm toán nội bộ công ty Robot
Công ty Robot là một công ty lớn mạnh với rất nhiều chi nhánh hoạt động trên khắp địa bàn toàn quốc. Với đội ngũ kiểm toán công ty hiện nay còn rất mỏng do đó chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm toán với một khối lượng rất lớn như vậy.
Để có thể hoàn thành tốt công việc của mình công ty cần có đội ngũ KTV có trình độ chuyên môn cao về tài chính kế toán, cần bổ sung thêm những người có kinh nghiệm năng lực trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán của Tổng công ty vì họ sẽ hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh của công ty nhiều hơn. Về công tác kiểm toán cần mở rộng thêm các lĩnh vực hoạt động kiểm toán nội bộ như kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động.
3.2.2 Về quy trình bán hàng - thu tiền
Để thực hiện có hiệu qủa công việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong lập kế hoạch kiểm toán công ty nên có một mẫu sẵn đối với mọi cuộc kiểm toán, KTV đều có thể áp dụng đảm bảo thu thập được những thông tin cơ sở cần thiết một cách hiệu quả mà vẫn bảo đảm hạn chế rủi ro có thể xảy ra. KTV có thể thực hiện cách này thông qua việc sử dụng Bảng câu hỏi đóng về hệ thống kiểm soát nội bộ với nội dung cụ thể, cố định đối với mọi trường hợp với câu trả lời "Có" hoặc "Không". Trên cơ sở đó KTV sẽ đưa ra nhận xét sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng nói chung hoặc với từng chu trình. Qua đó KTV có thể đánh giá được rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục.
Bảng 3.1: Bảng câu hỏi đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu
Câu hỏi Có Không Không
áp dụng
1- Có theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu của khách hàng không?
2- Có đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng không? 3- Những người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có được tham gia giao hàng hay không?
4- Khách hàng có dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi chưa?
5- Thường xuyên rà soát các khoản công nợ phải thu đối chiếu với khách hàng không?
6- Việc hạch toán các khoản phải thu có dựa trên căn cứ chứng từ không?
7- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đúng kỳ không?
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu Ghi chú: Rủi ro kiểm soát đối với các khoản phải thu
Khá Thấp
Bảng 3.2: Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với doanh thu bán hàng
Câu hỏi Có Không Không
áp dụng
1- Việc ghi sổ doanh thu có căn cứ các hoá đơn bán hàng (hoặc các chứng từ hợp lệ khác), các hợp đồng mua hàng không?
2- Có chữ ký của khách hàng trong hoá đơn giao hàng không?
3- Việc sử dụng hóa đơn bán hàng có theo đúng quy định hiện hành (STT hoá đơn, NT hoá đơn) không?
4- Các chức năng giao hàng và viết hoá đơn có cách biệt hay không
5- Các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại có được phê chuẩn của người phụ trách không?
6- Khách hàng có theo dõi hàng gửi đi bán hay không? 7- Có theo dõi riêng từng khoản doanh thu không?
8- Việc phản ánh doanh thu có theo đúng kỳ kế toán không?
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của các khoản doanh thu Ghi chú: Rủi ro kiểm soát các khoản doanh thu
Trung bình Trung bình
Về giấy tờ làm việc của KTV: Khi tiến hành kiểm tra chi tiết các tài khoản KTV nên
xác minh và bảng kê xác minh với những sai phạm chưa được xác minh. Điều này sẽ giúp cho trưởng đoàn kiểm toán dễ dàng tổng hợp và đối chiếu kết quả kiểm toán.
Bảng số 3.3: Bảng kê chênh lệch Chứng từ Diễn giải Chênh lệch Mức độ sai phạm SH NT Sổ sách Thực tế Chênh lệch Bảng số 3.4 : Bảng kê xác minh Chứng từ
Diễn giải Số tiền
Đối tượng xác minh Mức độ sai phạm
KẾT LUẬN
Trong quá trình kiến tập vừa qua, chúng em đã có dịp tiếp cận với công việc thực tế tại Công ty Robot và tìm hiểu, phân tích các bước thực hiện quy trình kiểm toán nội bộ bán hàng và thu tiền.
Với những hiểu biết qua đợt kiến tập, chúng em đã có những nhận xét, đánh giá, rút ra bài học kinh nghiệm và một số kiến nghị với mong muốn đóng góp ý kiến của mình để nâng cao hoạt động kiểm toán nội bộ, và đặc biệt là quy trình kiểm toán bán hàng-thu tiền tại các đơn vị công ty Robot.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
01 Kiểm toán tài chính- Chủ biên: GS-TS Nguyễn Quang Quynh
02 Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam I - Bộ tài chính - Nhà xuất bản Tài chính
03 Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam II- Bộ tài chính - Nhà xuất bản Tài chính
04 Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam III - Bộ tài chính- Nhà xuất bản Tài chính
05 Kiểm toán nội bộ hiện đại – Victor Z. Brink, Herbert Witt- NXB Tài chính
06 Kiểm toán – Vương Đình Huệ – Nhà xuất bản Tài chính
07 Những quy định pháp luật về Kiểm toán – Nhà xuất bản Tài chính
08 Kiểm toán – Alvin A. Arens, Jame K.Loebbecke – NXB Thông kê
09 Lý thuyết kiểm toán – Nguyễn Quang Quynh NXB Tài chính