Quy trình tạo động lực ở Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam

Thời gian trong “mùa kiểm toán”, các nhân viên phải chịu nhiều áp lực, thường xuyên đi công tác, nên nhu cầu của họ là một môi trường làm việc thoải mái, giảm thiểu áp lực..  Đặc điểm c

Mục lục

I Giới thiệu về doanh nghiệp 2

1 Giới thiệu chung 2

2 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp 2

II Tạo động lực ở công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam 3

1 Nghiên cứu và dự báo 3

a Môi trường bên ngoài 3

b Môi trường bên trong 3

2 Xác định mục tiêu tạo động lực 5

3 Lựa chọn và sử dụng công cụ tạo động lực 6

a Phương pháp hành chính - tổ chức 6

b Phương pháp kinh tế 7

c Phương pháp giáo dục - tâm lý 11

4 Giám sát, đánh giá kết quả thực hiện 12

III Kết luận 15

I Giới thiệu về doanh nghiệp

1 Giới thiệu chung

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam

Tên giao dịch: Viet Nam Auditing and Evaluation Limited Company

Tên viết tắt: VAE

Trụ sở chính: Tầng 11 Tòa nhà Sông Đà số 165 Cầu Giấy - Hà Nội

Điện thoại: (84-4) 6 2670491/92/93 - Fax: (84-4) 6 2670494

Chi nhánh: Số 15/4, Nguyễn Huy Tưởng, P.6, Q.Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh Ngoài ra công ty còn có văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, Sơn La và Hưng Yên Website: www.vae.com.vn

Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam (VAE) được thành lập lần đầu là công ty cổ phần theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103000692 ngày 21/12/2001 của Sở Kế hoạch và Đầu tư - Thành phố Hà Nội Năm 2006, VAE đã chuyển đổi sang hình thức công ty TNHH có hai thành viên trở lên theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102026184 ngày 15/09/2006 và các lần sửa đổi bổ sung tiếp theo của Sở Kế hoạch và Đầu tư - Thành phố Hà Nội Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số 0103000692 của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà Nội

2 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

Thế mạnh của VAE đã được khẳng định trong việc đa dạng hoá dịch vụ cung cấp, được khách hàng và các cơ quan chức năng đánh giá là một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực kiểm toán và định giá tại Việt Nam

 Dịch vụ kiểm toán, kế toán và thuế

 Dịch vụ kiểm toán đầu tư và xây dựng cơ bản

 Dịch vụ kiểm toán dự án

 Dịch vụ định giá doanh nghiệp, tài sản

 Dịch vụ tư vấn kinh doanh, đầu tư

 Dịch vụ tư vấn quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình

 Dịch vụ chuyển đổi Báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Quốc tế (IFRS)

II Tạo động lực ở công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam

1 Nghiên cứu và dự báo

a Môi trường bên ngoài

 Các chính sách tạo động lực mà các đối thủ cạnh tranh đang áp dụng: Hiện nay trong ngành kiểm toán.Các công ty kiểm toán khác đang sử dụng chủ yếu các biện pháp kinh tế, giáo dục để tạo động lực nhằm thu hút, giữ chân nhân viên Các đối thủ cạnh tranh đề nghị những mức lương lương cao hơn, và cũng tích cực cử nhân viên đi đào tạo chuyên môn

 Tình hình thị trường lao động: Nhiều năm nay, nguồn nhân lực chất lượng cao có chứng chỉ kiểm toán còn thiếu nhiều mặc dù mỗi năm có rất nhiều sinh viên ngành kiểm toán, kế toán được đào tạo từ các trường thuộc khối kinh tế Nguyên nhân của hiện tượng này là do việc thi chứng chỉ kiểm toán viên Việt Nam (VNCPA) hiện nay khá khó, đồng thời có yêu cầu khắt khe về kinh nghiệm làm việc nên nhiều nhân viên dù đi làm lâu nhưng vẫn chưa có chứng chỉ Đi kèm hiện tượng này là có nhiều nhân viên do áp lực công việc nên đã bỏ hoặc chuyển ngành Chính

vì vậy các công ty thường sử dụng chính sách lương cao để tuyển nguồn lực chất lượng cao

 Giai đoạn của chu kỳ kinh tế: Từ năm 2008 tới nay, nền kinh tế thế giới nói chung, kinh tế Việt nam nói riêng rơi vào suy thoái trầm trọng và đang dần phục hồi trong các năm gần đây Ngành kiểm toán tuy cũng chịu một số ảnh hưởng từ việc khách hàng suy giảm, song vì đây là một ngành đặc thù nên ảnh hưởng bởi khó khăn của nền kinh tế không có nhiều tác động

 Các bộ luật về lao động: Quy định theo Hiến pháp, Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội,

b Môi trường bên trong

 Đặc điểm của người lao động:

- Đối tượng lao động là lao động có trình độ chủ yếu là từ trình độ đại học trở lên

- Kiểm toán độc lập là một ngành đặc thù, chịu ảnh hưởng lớn từ tính chất “mùa vụ” Thời gian trong “mùa kiểm toán”, các nhân viên phải chịu nhiều áp lực, thường xuyên đi công tác, nên nhu cầu của họ là một môi trường làm việc thoải mái, giảm thiểu áp lực Lợi ích ưu tiên lúc này không phải là lợi ích kinh tế mặc

dù đây cũng là một công cụ không thể thiếu để thúc đẩy nhân viên Thời gian ngoài “mùa kiểm toán”, số lượng công việc của công ty giảm đáng kể Lúc này các nhân viên có nhu cầu được làm việc để tăng doanh số, và nhu cầu du lịch, thư giãn chuẩn bị cho mùa kiểm toán tiếp theo

- Người lao động thường cảm thấy áp lực trong công việc kiểm toán, lại thường xuyên phải đi công tác xa liên tục Vậy nên tỉ lệ bỏ nghề cũng như chuyển công việc cao, nhất là đối với các nhân viên nữ

 Đặc điểm công việc: Nghề kiểm toán đòi hỏi trình độ của kiểm toán viên cao, chuyên môn hóa công việc cao Công việc kiểm toán theo mùa Công việc có đặc thù đi lại nhiều Đặc biệt do sự chuyên môn cao, độ chính xác, tỉ mỉ nên tạo cho kiểm toán viên áp lực cao trong công việc

 Đặc điểm của tổ chức:

- Hiện nay VAE đã sử dụng các công cụ như: lương thưởng, cử nhân viên đi đào tạo chuyên môn, hay mở các lớp đào tạo nội bộ và một vài chính sách khác… Chính sách lương thưởng thường mang tính tạm thời.Nó tạo cho nhân viên có động lực tại thời điểm đó xong không thể mãi sử dụng được biện pháp này do mục tiêu của các kiểm toán viên không phải là tiền, và nếu thực hiện nhiều thì

sẽ tạo hiệu ứng làm cho nhân viên hay có yêu cầu tăng lương, hay có thưởng Việc cử nhân viên đi đào tạo giúp cho công ty có nguồn lực có trình độ cao và lâu dài hơn

- Nguồn lực của VAE:

+ Nhân lực: hiện nay VAE có một đội ngũ lãnh đạo đã có nhiều năm làm việc trong các công ty kiểm toán Quốc tế và Việt Nam Trên 100 nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo cơ bản và có hệ thống tại Việt Nam và nước ngoài có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, kiểm toán BCTC, Báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB, định gián tài sản… Tất cả nhân

viên đều có trình độ đại học hoặc trên đại học, trong đó có: 1 tiến sỹ, 07 thạc

sỹ, 04 thẩm định viên cấp Nhà nước, 16 KTV cấp Nhà nước

+ Tài chính: Hiện nay nguồn lực tài chính của VAE còn hạn chế do sử dụng chủ yếu là vốn chủ sở hữu

- VAE là công ty kiểm toán,có những yêu cầu rất riêng ở ngành này: Nhanh,chính xác,tỷ mỉ.Có độ chuyên môn hóa cao.Yêu cầu phải có trình dộ công việc cao

- Về chiến lược kinh doanh, VAE luôn đánh giá cao việc hợp tác với các công ty kiểm toán quốc tế như KPMG, Grant Thornton… để có cơ hội thực hiện kiểm toán theo phương pháp và chuẩn mực kiểm toán quốc tế

2 Xác định mục tiêu tạo động lực

Nói chung, mục tiêu của tạo động lực là làm cho người lao động có thể phát huy hết khả năng của bản thân trong công việc, nâng cao năng suất lao động cũng như tính sáng tạo và thích nghi trong các hoàn cảnh công việc

Như đã nói ở trên, công việc kiểm toán độc lập là một công việc đặc thù, nó chịu ảnh hưởng rất lớn từ nhu cầu của thị trường, hay nói cách khác là tính chất “mùa vụ” Dựa vào tính chất này, ta có thể chia một năm ra làm 2 thời kỳ sau:

 Thời gian các tổ chức, dự án sử dụng tới dịch vụ kiểm toán thường là vào khoảng tháng 1 tới tháng 5 hàng năm Thời gian này được gọi là “mùa kiểm toán” Đây là khoảng thời gian công ty làm việc hết công suất, các nhân viên được điều động đi khách hàng liên tục Điều này đồng nghĩa với việc những chuyến công tác xa sẽ thường xuyên và dày đặc hơn Thời gian này, nếu như các nhân viên không thể thích nghi được với áp lực công việc quá cao sẽ bỏ công ty, bỏ ngành Đây chính là lúc cần tạo động lực, giảm áp lực cho nhân viên để họ có thể hoàn thành tốt công việc được giao Vì thế, mục tiêu tạo động lực của giai đoạn này, chính là giảm thiểu áp lực đối với nhân viên, đồng thời có chính sách khuyến khích tích cực để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên hoàn thành công việc trong môi trường áp lực cao

 Thời gian còn lại của năm, từ tháng 6 tới tháng 12, là thời gian khối lượng công việc của công ty giảm đáng kể Đồng thời cũng là lúc quyết toán tiền lương 6

tháng Sau khi quyết toán, nhiều nhân viên có thể bỏ công ty sang công ty khác Đây cũng là thời gian tuyển nhân viên mới của các công ty kiểm toán, là thời điểm cạnh tranh nguồn lực đầu vào Lúc này, công ty phải có sự quản lý phù hợp về nhân sự, vừa đảm bảo công việc được thông suốt đồng thời phải tạo các điều kiện thư giãn cho nhân viên sau một khoảng thời gian làm việc liên tục, mặt khác phải tạo động lực đủ để giữ chân những nhân viên cũ, đồng thời thu hút nguồn nhân lực mới Thời gian này là thời gian tạo động lực để làm bước đệm cho một chu kỳ kiểm toán tiếp theo Vì thế, mục tiêu tạo động lực giờ hướng tới các đối tượng nhân viên mới, các nhân viên cũ muốn rời công ty, tạo bước đệm cho chu kỳ kiểm toán tiếp theo

3 Lựa chọn và sử dụng công cụ tạo động lực

Dựa vào những đặc điểm của người lao động, đặc điểm của VAE và thông qua việc nghiên cứu, phân tích thị trường lao động cũng như đặc tính công việc; đồng thời hướng đến mục tiêu tạo động lực của tổ chức, ban giám đốc VAE đã đề xuất một số công cụ cụ thể nhằm tạo động lực phù hợp với nhiều kiểu nhân viên khác nhau trong công ty Cụ thể như sau:

a Phương pháp hành chính - tổ chức

 Về công cụ tổ chức:

Thứ nhất, vị thế, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp bậc trong cơ cấu tổ chức đã

được công ty quy định rõ ràng Tuy nhiên, giám đốc VAE khuyến khích các nhà quản

lý ủy quyền, trao quyền cho nhân viên cấp dưới của mình; biến mỗi nhân viên thành

“ông chủ” của chính quá trình làm việc của mình, nhìn ra được trách nhiệm và có những

nỗ lực để hoàn thành tốt công việc của mình

 Ưu điểm: Sự trao quyền chắc chắn sẽ khiến nhân viên giàu trách nhiệm với công việc hơn là bị cấp trên sử dụng quyền lực để kiểm soát công việc của mình Đây là một biện pháp hiệu quả và rất phù hợp với môi trường lao động hiện đại ngày nay, khi các nhân viên thường thích sự lập, tự quyết, không muốn

bị chỉ đạo quá nhiều

 Nhược điểm: Đôi khi biện pháp này có thể khiến nhà quản lý mất kiểm soát đối với công việc của nhân viên Tuy nhiên ảnh hưởng này không thường xảy ra

Để thực hiện biện pháp này hiệu quả, nhà quản lý cần có cái nhìn tổng thể tốt, ủy quyền nhưng vẫn phải cần giám sát để đảm bảo công việc đi đúng hướng

Thứ hai, tạo cho những nhân viên có trình độ cao và giàu kinh nghiệm những cơ hội

để thăng tiến Đối với những nhân viên giỏi, sự thăng tiến là một mục tiêu quan trọng của họ Họ thường tìm đến những công ty mà có nhiều cơ hội để thăng tiến

 Về công cụ hành chính:

Thứ nhất, trước khi nói đến các công cụ tạo động lực mang tính tinh thần và tự

nguyện, VAE quyết định thực hiện chính sách giữ 20% lương hàng tháng của nhân viên

và quyết toán sau mỗi 6 tháng

 Ưu điểm: giúp cho ban giám đốc công ty chủ động hơn trong việc kiểm soát tình hình Khi một nhân viên nào đó muốn ra đi, họ sẽ phải cân nhắc vì khoản 20% tiền lương chưa được nhận hàng tháng Trong khoảng thời gian đó, giám đốc công ty có thể tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra sự điều chỉnh phù hợp đối với nhân viên đó

 Nhược điểm: Đề ra công cụ này, rõ ràng sẽ khiến đa phần các nhân viên không hài lòng

Thứ hai, đối với những nhân viên được công ty cử đi đào tạo, họ sẽ bị ràng buộc bởi

những bản hợp đồng dài hạn với VAE Trong trường hợp nhân viên phá vỡ hợp đồng,

họ sẽ phải bồi thường chi phí đào tạo, và chi phí đó là không nhỏ

 Ưu điểm: công cụ này cũng sẽ giúp giảm thiểu đáng kể lượng nhân viên bỏ ngành hàng năm

 Nhược điểm: trong trường hợp nhân viên không muốn làm việc cho công ty nữa, nếu giữ chân nhân viên bằng công cụ mang tính ép buộc như vậy thì rõ ràng nhân viên đó sẽ không nhiệt tình với công việc, không nỗ lực và chắc chắn chất lượng công việc sẽ không tốt Điều này mang lại bất lợi cho công ty và cho chính nhân viên đó

Chính vì vậy, song song với những công cụ này, ban giám đốc VAE còn đề ra những công cụ khác về kinh tế cũng như giáo dục-tâm lý nhằm đạt được sự hài lòng của nhân viên

b Phương pháp kinh tế

Phương pháp kinh tế cũng là một trong những phương pháp tạo động lực trực tiếp khá hữu hiệu để các nhà quản lý VAE có thể ứng dụng nhằm kích thích nhân viên của mình hoàn thành công việc được giao một cách năng suất, hiệu quả hơn Mức lương hấp dẫn sẽ trở thành động lực thúc đẩy họ làm việc với tinh thần trách nhiệm cao hơn, ngày càng hoàn thiện kỹ năng bản thân để nâng cao giá trị của mình với tổ chức Nhận định

rõ điều này, ban giám đốc của VAE đã đưa ra các chế độ đối với nhân viên như sau:

i Về thu nhập trực tiếp của nhân viên

 Hệ thống tiền lương

VAE duy trì mức lương cho nhân viên khá cao so với các công ty khác trong thời điểm này, đủ đảm bảo cho các nhân viên tái sản xuất sức lao động, trên cơ sở thỏa thuận giữa giám đốc bộ phận nhân sự VAE với họ

Và một điều quan trọng hơn, tiền lương ở VAE được quyết định dựa trên thành tích công việc của các nhân viên, ít phụ thuộc vào những nhân tố như thâm niên, chức danh hoặc mức tăng đồng đều chung của tất cả mọi người VAE không tán thành với quan niệm chức vụ cao hơn đồng nghĩa với mức lương lớn hơn, đối với họ nhân viên xuất sắc

sẽ thực sự tốt và cần thiết hơn những người quản lý kém hiệu quả

Tuy nhiên, khi tình hình kinh doanh không khả quan, khó đạt được mục tiêu ban đầu

đã đề ra, giám đốc điều hành VAE cũng không giảm mức lương của người lao động xuống ngay lập tức để khó khăn trở nên trầm trọng hơn Do vậy các nhân viên công ty

có thể cảm nhận được sự ổn định tương đối trong mức lương của mình, liên tục phấn đấu nỗ lực có thêm thành tích công việc để nhận được thêm nhiều lương hơn Đây cũng

là điều mà các nhà quản lý VAE mong muốn khi đưa ra chế độ tiền lương như vậy

 Hệ thống tiền thưởng:

Hệ thống tiền thưởng của VAE đối với nhân viên rất đa dạng: dành cho những nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc được giao, giải quyết công việc xong trước thời gian quy định, tiết kiệm chi phí cho công ty; những quản lý cấp trung và cơ sở đã đề ra kế hoạch hợp lý, điều hành nhóm kiểm toán viên phối hợp tốt, tạo được lợi nhuận lớn cho công ty… Hằng năm công ty đã trích quỹ để tặng thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc nhất Tiền thưởng đã và đang là một trong những chính sách thúc đẩy mạnh

mẽ nhất mà VAE đã áp dụng đối với người lao động của mình Mức tiền thưởng trực

tiếp làm tăng thu nhập của người lao động sau lương, đánh vào tâm lý muốn được công nhận công sức đóng góp, nâng cao giá trị và tầm quan trọng của họ đối với công ty, và tác động mạnh mẽ vào động cơ kinh tế của họ

 Chế độ phụ cấp, trợ cấp:

VAE có thêm những khoản phụ cấp và trợ cấp cho nhân viên tùy theo vị trí công việc và chức vụ như sau:

 Phụ cấp:

Phụ cấp khu vực: áp dụng đối với kiểm toán viên phải đi làm việc ở những nơi xa xôi, hẻo lánh, đi lại khó khăn và khí hậu xấu

Phụ cấp trách nhiệm công việc: áp dụng đối với thành viên không chuyên trách Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát (không kể Trưởng Ban kiểm soát) và những người làm một số công việc đòi hỏi trách nhiệm cao hoặc phải đảm nhiệm công tác quản

lý không thuộc chức danh lãnh đạo

Phụ cấp lưu động: do đặc trưng của nghề kiểm toán là phải đi nhiều, thường xuyên thay đổi nơi làm việc

Và các phụ cấp khác như chi phí đi lại, tiền ăn, tiền điện thoại…

 Trợ cấp:

Đối với các đối tượng nhân viên: những người đã có gia đình và có con, người có gia đình nhưng chưa có con; nhân viên nghỉ để sinh con, tạm hoãn hợp đồng lao động,

đi công tác ở những nơi xa một thời gian, tham gia các khóa đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn… sẽ có những mức trợ cấp cụ thể được quy định trong các văn bản quy định tại phòng hành chính của công ty

 Kế hoạch chia sẻ lợi nhuận:

Hình thức này kích thích nhân viên làm việc tốt và gắn bó với công ty Một khi thu nhập của nhân viên phụ thuộc một phần vào tình hình kinh doanh của công ty thì họ sẽ quan tâm đến thành tích chung dẫn đến nâng cao năng suất của toàn công ty Phương thức này còn không tạo ra áp lực tài chính bởi công ty chỉ chia lợi nhuận cho nhân viên khi kinh doanh có lãi và có khả năng tài chính tốt Có 4 phương pháp phân chia được áp dụng linh động:

 Chia đều cho tất cả nhân viên

 Chia theo cấp bậc.

 Theo thâm niên làm việc

 Theo tính kỹ thuật của công việc (được áp dụng nhiều nhất)

ii Thu nhập gián tiếp:

Ngoài các công cụ kinh tế tác động trực tiếp đến thu nhập của nhân viên, VAE còn đưa ra các công cụ kinh tế gián tiếp – phúc lợi, dịch vụ:

Công ty VAE đã có trách nhiệm đóng các loại bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp sau khi đã chấm dứt hợp đồng lao động…, chi trả thêm các dịch vụ y tế, dịch vụ ăn uống, nhà ở và giao thông đi lại và đưa ra các hệ thống phúc lợi khác (ví dụ tổ chức đi du lịch hằng năm, tặng hoa sinh nhật….)

Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức Đào tạo và phát triển giúp cho nhân viên thực hiện có hiệu quả công việc của mình ở hiện tại, tiếp tục phát huy không chỉ đáp ứng yêu cầu công việc trước mắt của mà còn có thể đủ trình độ và kỹ năng chuyên môn để thực hiện được những công việc mới hơn trong tương lai Cả với những nhân viên đã làm việc lâu năm trong VAE thì trong bối cảnh toàn cầu hoá, các công nghệ kỹ thuật thay đổi chóng mặt nếu không được đào tạo và phát triển họ sẽ trở nên lạc hậu Mục đích đào tạo và phát triển của VAE với nhân viên của mình là họ trở nên chuyên nghiệp hơn, có cách nhìn cách tư duy mới trong công việc để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc Từ sự gắn bó với công việc sẽ làm cho họ gắn bó hơn với công ty Đó là nhu cầu tự hoàn thiện của người lao động Kết quả mà người lao động đạt được cũng là thành quả của doanh nghiệp Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Có nhiều hình thức như: Tự đào tạo theo kiểu chỉ dẫn, học nghề, kèm cặp và chỉ bảo hay đào tạo do các tổ chức bên ngoài đảm nhiệm mà doanh nghiệp đứng ra tổ chức chi trả Tuy nhiên VAE phải nghiên cứu những phương thức đào tạo phù hợp với trình độ nhân viên cũng như tài chính doanh nghiệp mình, không nên làm một cách tràn lan gây lãng phí

Đánh giá công cụ kinh tế: