HOÀN THIỆN cơ cấu tổ CHỨC CÔNG TY TNHH vật tư NÔNG NGHIỆP NGHĨA HƯNG

Bài tập nhóm 4: Khương Thị Huyền Đặng Tuấn Huy Vũ Trung Kiên Nguyễn Thị Hương Chu Phú Hưng Trần Khắc Kiên Phan Thị Quỳnh Lê HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP NGHĨA HƯNG Phần I: Khung lý thuyết 1.Q trình hồn thiện cấu tổ chức Phân tích yếu tố ảnh hưởng lên cấu tổ chức Giám sát, đánh giá kết thực Đánh giá cấu tổ chức đại Đưa giải pháp hoàn thiên cấu tổ chức Thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức 1.1 Phân tích yếu tố ảnh hưởng lên cấu tổ chức Mục tiêu: xác định tác động có từ yếu tố mơi trường bên ngồi mơi trường bên tổ chức lên cấu tổ chức vận hành - Mơi trường bên ngồi: kinh tế, trị - pháp lý, xã hội, công nghệ Môi trường nội bộ: chiến lược, quy mô, đội ngũ nhân lực, nguồn lực khác tổ chức hay văn hóa, thái độ nhà quản lý 1.2 Đánh giá cấu tổ chức Mục tiêu: xác định cấu có hoạt động tốt để đảm bảo thực mục đích mục tiêu tổ chức hay khơng? Mục đích, mục tiêu tổ chức dược cụ thể hóa qua yêu cầu cấu Từ việc đánh giá cấu dựa chuẩn mực yêu cầu cần thiết cấu tổ chức bao gồm: tính thống nhất, tính tối ưu, tính tin cậy, tính linh hoạt, tính hiệu Việc đánh giá tập trung vào hai nội dung: - Những hạn chế nội cấu ảnh hưởng đến việc đạt mục đích mục tiêu tổ chức - Phân tích phù hợp cấu vận hành với thay đổi môi trường 1.3 Đưa giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Việc lựa chọn giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức phải dựa sở đánh giá theo yêu cầu mục tiêu hoàn thiện cấu tổ chức mối giải pháp hồn thiện cấu lựa chọn địi hỏi điều kiện định để triển khai người, tài chính, sở vật chất cần bảo trợ nhà quản lý cấp cao 1.4 Thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức - Truyền thơng giải pháp hồn thiện cấu đến nhân viên, nhóm, phận, phân hệ tổ chức - Xây dựng thực chương trình dự án để triển khai giải pháp thay đổi cấu - Tạo động lực cho nhân viên, nhóm phận thực giải pháp hồn thiện cấu thơng qua cơng cụ lãnh đạo - Tư vấn triển khai công việc cho nhân viên, tư vấn cho nhà quản lý - Đảm bảo nguồn lực cần thiết đặc biệt người tài - Chứng minh thành cơng ngắn hạn giải pháp - Người lãnh đạo phải đầu việc thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức 1.5 Giám sát đánh giá kết thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức  Giám sát đầu vào cần thiết cho triển khai giải pháp, giám sát thời gian, tiến độ triển khai, giám sát kết triển khai giải pháp Mục tiêu có đưuọc thơng tin phản hồi tình hình triển khai giải pháp cấu  Đánh giá đầu đạt việc triển khai giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Hoạt động đánh giá thường xảy kết thúc thực giải pháp, nhiên nhà quản lý thực đánh giá định kỳ để xác định yếu tố làm cho giải pháp triển khai không đạt mong muốn có biện pháp điều chỉnh kịp thời Việc giám sát đánh giá phải dựa cơng cụ có đủ độ tin cậy báo cáo phân tích cấu , báo cáo tiến độ kế hoạch tiến độ, báo cáo tài dự đốn…Tuy nhiên, thực tế, khó đánh giá thành cơng giải pháp hồn thiện cấu cách tổng thể , hoàn toàn khách quan xác, đánh giá cấu thường thơng qua hương pháp chun gia, phân tích định tính, cấu tổ chức thường phức tạp với nhiều phận, nhiều cấp quản lý, nhiều mối quan hệ liên quan nhân Phần II: Thực trạng  Tổng quan công ty: Tên công ty: Công ty TNHH Vật Tư Nông Nghiệp Nghĩa Hưng Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân Địa chỉ: 19A, khu phố III- Thị Trấn Liễu Đề- huyện Nghĩa Hưng- tỉnh Nam Định Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ vật tư nông nghiệp - Thời gian hoạt động:Thành lập từ năm 1999 Vốn điều lệ: 515.000.000 - Giám đốc: Nguyễn Văn Tiện Quy mô: Đến cuối năm 2012, công ty có 12 cửa hàng 75 đại lý xã thị trấn, tổng số nhân viên 70 người Tháng 3/2013 công ty mở 15 đại lý huyện Hải Hậu - Dự báo nhu cầu năm tới: Doanh nghiệp mở thêm cửa hàng 50 đại lý huyện lân cận Tăng số lượng nhân viên lên 90 người I PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CỦA MƠI TRƯỜNG NGỒI ẢNH HƯỞNG ĐẾN CCTC Mơi trường bên ngồi: 1.1 Mơi trường vĩ mơ  Pháp lý- trị: Hành lang pháp lý luật doanh nghiệp, sách nhà nước quyền tỉnh ưu tiên hỗ trợ doanh nghiệp vừa nhỏ tạo môi trường thuận lợi để công ty phát triển Chính sách giãn thu thuế giúp cho doanh nghiệp tận dụng vốn để tái đầu tư Vật tư nông nghiệp tư liệu sản xuất quan trọng định suất chất lượng trồng, vật nuôi Để đảm bảo chất lượng vật tư nông nghiệp, hàng năm ủy ban nhân dân huyện Nghĩa Hưng đạo ngành chức tăng cường biện pháp quản lý, kiểm tra, kiểm soát thị trường địi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao ý thức chấp hành quy định pháp luật  Kinh tế Do chịu ảnh hưởng khủng hoảng kinh tế nên đời sống người dân gặp nhiều khó khăn dẫn đến việc tiêu thụ sản phẩm bị đình trệ GDP năm 2012 tăng trưởng 5,03% so với năm 2011.GDP tăng trưởng thấp so với năm khác (GDP năm 2011: 5,89%; 2010: 6,78%; 2009: 5,38%, 2008: 6,18%) - Tỷ lệ lạm phát tăng cao nhữngnăm gần đây: CPI tháng 12/2012 tăng 6,81% so với tháng 12/2011, CPI năm 2012 tăng 9,21% so với năm 2011, tỷ lệ lạm phát tăng làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh tế, việc tạo vốn sử dụng vốn sản xuất kinh doanh Lãi suất cho vay lĩnh vực ưu tiên mức 7-9%/năm, lĩnh vực sản xuất, kinh doanh mức 9-11%/năm, đó, khách hàng tốt lãi suất cho vay từ 6,5-7%/năm tạo điều kiện cho doanh nghiệp huy động vốn  Công nghệ: Khoa học công nghệ ngày phát triển đặc biệt phát triển Internet -giúp cho doanh nghiệp có hội quảng bá rộng rãi hình ảnh sản phẩm, thuận lợi cho giao dịch trực tuyến, tìm kiếm nhiều nguồn khách hàng,giúp cho đại lý cửa hàng vật tư nơng nghiệp huyện khác biết đến doanh nghiệp thông qua việc thành lập website, đồng thời giúp doanh nghiệp chia sẻ thơng tin liệu cách nhanh chóng (Theo đánh giá thông tin, vào tháng 6/2012 số người đăng kí sử dụng mạng Internet VN lên đến 31 triệu người, chiếm 29,5% dân số) Sự phát triển phần mềm máy tính phần mềm kế tốn, quản lý nhân giúp cho cơng tác quản lý kế tốn,tài chính… thuận lợi Văn hóa – xã hội  Huyện Nghĩa Hưng có 25 xã,thị trấn dân số khoảng 200.000 người với 70% dân số làm nông nghiệp điều tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng phát triển đại lý, cửa hàng xã, thị trấn Công tác xây dựng nông thơn quyền địa phương trọng, sở hạ tầng nâng cấp giúp cho việc vận chuyển hàng hóa thuận lợi  Điều kiện tự nhiên: Huyện Nghĩa Hưng huyện giáp biển nên thường xuyên bị bão đổ bộ, cối thường bị ảnh hưởng nặng nề, nhiều loại sâu bệnh xuất Điều khiến cho nhu cầu người dân phân bón, thóc giống mùa bão tăng cao, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển 1.2.Môi trường vi mô Nhà cung cấp  Các nhà cung ứng công ty bao gồm: - Công ty cổ phần vật tư Nông sản Hà Nội( Lân Lào Cai) Cơng ty Cổ phần phân bón Bắc Giang ( NPK) Tổng cơng ty Phân bón Hóa chất Dầu khí miền Bắc Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thành viên phân đạm Hóa chất Hà Bắc (Đạm Hà Bắc) - Công ty trách nhiệm hữu hạn Quốc tế Khánh Sinh ( NPKOM1C) - Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoa Phượng đỏ Hải Phòng ( DAD) phân bó Phúc Hợp - Cty TNHH Toản Xuân Nam Định Hệ thống nhà cung ứng đa dạng nhà cung ứng có mối quan hệ lâu dài với công ty nên nguồn hàng công ty ổn định, chất lượng tốt, cung ứng thời hạn khả thương lượng giá tốt doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu cho khách hàng với số lượng lớn giá hợp lý  Đối thủ cạnh tranh: Chỉ riêng địa bàn thị trấn Liễu Đề, doanh nghiệp có đối thủ cạnh tranh sở kinh doanh thuốc trừ sâu hộ gia đình Khương Xuân Trường sở kinh doanh phân đạm, thuốc trừ sâu hộ gia đình Nguyễn Văn Phúng Tuy hộ kinh doanh mặt hàng sản phẩm lại đa dạng chủng loại, đặc biệt sở kinh doanh ông Khương Xuân Trường chuyên cung cấp thuốc trừ sâu cho huyện Hải Hậu, Giao Thủy…và tỉnh lân cận Ninh Bình Đây khó khăn cho doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường sang huyện lân cận Các đối thủ cạnh tranh công ty không công ty dịch vụ vật tư địa bàn huyện mà bao gồm tất công ty địa bàn tỉnh Nam Định Hiện nay, tỉnh hệ thống cửa hàng kinh doanh vật tư nông nghiệp phát triển mạnh phân bổ rộng khắp 10 huyện, thành phố với 2.220 sở, có 416 sở kinh doanh thuốc thú y, 407 sở kinh doanh thức ăn chăn nuôi, 789 sở kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật 33 sở kinh doanh phân bón… Điều tạo áp lực cạnh tranh lớn cho công ty  Khách hàng: Khách hàng công ty chủ yếu người dân huyện Nghĩa Hưng, ngồi cịn có người dân số huyện lân cận huyện Hải Hậu, Giao Thủy Với hệ thống đa dạng công ty phân phối thuốc trừ sâu, phân bón, thóc giống, thức ăn chăn ni tạo cho người dân nhiều hội để lựa chọn gây lên ảnh hưởng lớn đến khả cạnh tranh cơng ty, địi hỏi cơng ty cần trọng đến chất lượng, mẫu mã bao bì sản phẩm giá cạnh tranh  Các đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn Với đạo đẩy mạnh sản xuất nơng nghiệp hàng hóa địa bàn huyện Nghĩa Hưng tạo điều kiện cho công ty vật tư nơng nghiệp có điều kiện phát triển, đồng thời việc kinh doanh có hiệu doanh nghiệp thời kỳ khủng hoảng kinh tế nguyên nhân thu hút doanh nghiệp khác tham gia vào ngành vật tư nông nghiệp  Các sản phẩm thay Sự phát triển công nghệ sinh học tạo nhiều loại phân bón hữu phân bón từ rơm rạ hay phân bón sinh học từ phân thải chăn nuôi nhờ tận dụng nguồn nguyên liệu nông nghiệp đưa vào xử lý giúp tiết kiệm chi phí đặt nguy thay loại phân bón thơng thường Việc sử dụng loại thức ăn thô từ sản phẩm nông nghiệp gây áp lực thay cho sản phẩm thức ăn chăn nuôi Mơi trường bên trong:  Sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược: - Sứ mệnh: Công ty cam kết đem đến sản phẩm chất lượng tốt nhất; Trở thành điểm tựa cho người nông dân cần đến giải pháp chuyên biệt Xây dựng môi trường làm việc động hiệu quả; đảm bảo phúc lợi sống cho nhân viên - Tầm nhìn: Trong thời gian tới, công ty phấn đấu trở thành nhà cung cấp dịch vụ vật tư uy tín khơng với cửa hàng đại lý huyện Nghĩa Hưng mà cho đại lý cửa hàng huyện lân cận - Chiến lược: Chiến lược phát triển chất lượng sản phẩm vật tư nơng nghiệp tạo uy tín người dân toàn huyện Nghĩa Hưng  Quy mô mức độ phức tạp hoạt động: Quy mơ vừa: - cơng ty có 12 cửa hàng 75 đại lý xã thị trấn, tổng số nhân viên 70 người - Tháng 3/2013 công ty mở 15 đại lý huyện Hải Hậu  Quan điểm lãnh đạo cấp cao: Giám đốc cơng ty Nguyễn Văn Tiện Có cách quản lý truyền thống yêu cầu khắt khe, cầu toàn hoạt động nhân viên Yêu cầu cơng việc q cao khơng có chế độ khen thưởng hợp lý để tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc  Năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên cịn kém, trình độ lao động công ty chủ yếu trung cấp phổ thông Bảng 4: Cơ cấu lao động Năm Tổng lao động Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp Phổ thông 2008 40 13 14 2009 50 15 19 2010 60 10 20 22 2011 65 12 22 22 2012 70 12 25 24 Mơ hình SWOT Cơ hội Thách thức: -Do ảnh hưởng điều kiện tự nhiên, huyện thường xuyên phải chịu bão đổ vào điều ảnh hưởng trực tiếp đến trồng vật ni, nhu cầu hàng vật tư nơng nghiệp người dân tăng cao -Q trình cơng nghiệp hóa ngày nhanh, đất nơng nghiệp bị thu hẹp để xây dựng khu công nghiệp, khu đô thị dẫn đến nguy giảm sút doanh thu Điểm mạnh: Điểm yếu: -Các đối thủ cạnh tranh ngày -Thị trường phong phú: Huyện Nghĩa nhiều, địa bàn thị trấn Liễu Đề Hưng có 25 xã với khoảng 200.000 (trụ sở doanh nghiệp) có đối người dân có 70% làm nơng thủ cạnh trạnh doanh nghiệp nghiệp phân phối đến 25 xã thị trấn huyện Là công ty dịch vụ vật tư xuất sớm Nghĩa Hưng( thành lập) năm 1999 nên tạo dựng uy tín với khách hàng chiếm thị trường cạnh tranh lớn so với công ty phân phối khác Có nhiều nhà phân phối lớn giúp cho - Công tác khen thưởng cho nhân viên chưa trọng dẫn đến không tạo động lực làm việc cho nhân viên - Năng lực nhân viên cịn yếu kém,chủ yếu lao động phổ thơng trung cấp,nhân viên bán doanh nghiệp đa dạng loại sản phẩm nhận sản phẩm với chất lượng đảm bảo, với giá hợp lý hàng chưa am hiểu công dụng cách sử dụng để tư vấn cho khách hàng Diện tích kho chứa hàng lớn:kho rộng 700m2, kho rộng 300m2, đảm bảo cho việc tích trữ hàng hóa để kịp thời phân bổ cho cửa hàng đại lý - Cách thức phân phối chưa đa dạng dừng lại việc bán hàng trực tiếp mà chưa phát triển mạng lưới bán hàng qua mạng II ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CCTC CŨ Sơ đồ 3.1: Tổ chức máy cơng ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành Các cửa hàng Phòng kế hoạch Các đại lý xã, thị trấn Chức nhiệm vụ phận  Giám đốc cơng ty: Phịng tài chính- kế Phịng vật tư hàng hóa - Là người đứng đầu đại diện pháp nhân công ty Chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh công ty - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn cho công ty Xác lập hệ thống tổ chức, quyền hạn, trách nhiệm, mối quan hệ phận phòng ban - Quyết định phương án, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư công ty Phê duyệt nhà cung ứng, ký kết hợp đồng kinh doanh, hợp đồng tín dụng, hợp đồng tiêu thụ sản phẩm - Trực tiếp điều hành, định hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đồng thời người chịu trách nhiệm trước quan quản lý cấp pháp luật  Phó giám đốc: - Là người giúp việc cho giám đốc chịu trách nhiệm phụ trách phòng ban - Phó giám đốc tham mưu, đề xuất biện pháp giám đốc tổ chức thực tốt mục tiêu biện pháp đề ra, đồng thời chịu trách nhiệm đạo cơng tác hành chính, làm cơng tác đồn thể  Phịng tổ chức hành chính: - Thực hiên công tác quản lý lao động đơn giá tiền lương, thực chế độ sách với người lao động - Phối hợp với phòng ban lập dự án sửa chữa, mua sắm tài sản, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, quản lý công tác văn thư lưu trữ công tác khác có liên quan  Phịng tài chính- kế tốn: - Có trách nhiệm quản lý tồn số vốn cuả doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước giám đốc việc thực chế độ hạch toán kế toán nhà nước – - Kiểm tra thường xuyên khoản chi tiêu công ty, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu vốn - Phân tích hoạt động hàng tháng để chủ động sản xuất kinh doanh, chống thất thu, giảm chi, tăng lợi nhuận, tạo thêm nguồn vốn cho cơng ty  Phịng kế hoạch: - Tham mưu cho giám đốc việc tiếp nhận vật tư, tiêu thụ hàng hóa theo hợp đồng tự khai thác tiêu thụ - Lập kế hoạch vận chuyển dịch vụ vận chuyển đến tận nơi khách hàng yêu cầu  Phòng vật tư: - Xây dựng quy chế mua sắm vật tư, tổ chức tiếp nhận vật tư kho, phục vụ cho việc phân phối đến cửa hàng đại lý - Chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra giám sát kho hàng  Phịng kinh doanh: - Có nhiệm vụ nghiên cứu phân tích thị trường mở rộng thị trường, đồng thời nơi tiếp nhận hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu - Giới thiệu trực tiếp bán hàng, thu tiền báo cáo sổ sách hàng tháng, toán với cơng ty - Có trách nhiệm tìm hiểu thị trường tiêu thụ thực công việc tiêu thụ  Các cửa hàng đại lý xã, thị trấn: - Trực tiếp bán phân đạm, thuốc bảo vệ thực vật, thóc giống, thức ăn chăn ni đến người dân - Có trách nhiệm thực kế hoạch, định giám đốc, phó giám đốc, phịng ban cơng ty Tiêu chí Đánh giá tổng thể yêu cầu chung cấu tổ chức: Ưu điểm Nhược điểm Tính thống - Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức mục -> cá nhân hoạt động tiêu chức (cho phép hợp nhóm cá phân góp phận ( phịng kinh doanh, phần cơng sức phịng kế hoạch, phịng tài vào mục tiêu chính- kế tốn) chế độ thủ tổ chức) trưởng, mệnh lệnh công ty thực nhanh chóng,đảm bảo thống mục tiêu phịng ban với mục tiêu cơng ty - Tất cá nhân góp phần thực mục tiêu chiến lược chung công ty:Phân phối sản phẩm vật tư chất lượng cao giá hợp lý cho đại lý cửa hàng Tính tối ưu: - Các phận vị trí tương (CCTC có đầy đối đầy đủ để thực đủ hoạt động cần thiết lên kế phận, phân hệ, hoạch mua vật tư( phòng kế người; hoạch), nghiên cứu mở rộng thiết lập mối thị trường( phòng kinh quan hệ với số doanh), cấp nhỏ nhất) - Số cấp quản lý ->nhỏ -> Cơ cấu có tính động cao, dễ sát Tính tin cậy (phải đảm bảo tính xác, kịp thời, đầy đủ thông - Phân cấp quản lý rõ rãng, => tính xác thơng tin tổ chức đảm bảo, không bị trùng lặp (thông tin từ nhân viên -> trưởng Sự phối hợp phận thấp, chủ yếu nhận mệnh lệnh từ cấp - Thiếu phận quan trọng nhân -> việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên chưa tốt, chất lượng nhân viên - Có trùng lặp cơng việc phòng vật tư kế hoạch phòng đảm nhiệm chức tiêu thụ vật tư mất thời gian, không hiệu Việc thiếu phân quan trọng nhân => hạn chế kịp thời cung cấp thơng tin Ví dụ: Giám đốc khơng nắm ộc tính tin sử dụng tổ chức) Tính linh hoạt (có khả thích ứng linh hoạt với tình nào) phận -> quản lý-> giám đốc) - Các nhân viên phận đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ -> nhân viên có khả linh hoạt cơng việc ( Ví dụ: phịng kế tốn nhân viên làm kế tốn tốn làm kế tốn tiền lương) Tính hiệu - Cơ cấu tổ chức phân cấp -> (phải đảm bảo tốn chi phí thực hiệu mục -Tổng hợp hóa: nhân viên có tiêu tổ chức thể làm nhiều công việc -> giảm với chi phí nhỏ chi phí nhân nhất) bắt kịp thời thông tin chất lượng nguồn nhân lưc Cơng ty có 75 đại lý xã thị trấn phó giám đốc quản lý  phó giám đốc khơng thể nắm bắt kịp thời thay đổi môi trường để có giải pháp cải thiện - Khơng có phận nhân riêng biệt -> công việc tuyển dụng không trọng-> nhân viên tuyển không đáp ứng công việc: tư vấn cho khách hàng công dụng, cách sử dung, bảo quản mặt hàng  Lý tồn CCTC cũ: - Quy mơ đại lý nhỏ,số cửa hàng số nhân cơng - Các hoạt động sản xuất không phức tạp (Bao gồm mua sắm, phân phối) - Hoạt động kinh doanh với đối tác dựa tin tưởng lâu dài Đánh giá CCTC cũ theo thuộc tính: Thực trạng Đánh giá Ưu điểm Nhược điểm huyên môn tổng hợp công uyên môn người, phận, n hệ thực cơng định *Chun mơn hóa: Với quy mô công ty 75 nhân viên, địa bàn kinh doanh chủ yếu xã huyện Hải Hậu đánh giá cơng ty có quy mô vừa Mức độ phân chia công việc công ty tương đối rõ ràng - với phòng chức năng: phịng kinh doanh, phịng hành chính, phịng vật tư phịng kế tốn Các phịng quy định chức quyền hạn trách nhiệm rõ ràng, trưởng phòng phải chịu trách nhiệm kết hoạt động phịng ng hợp hóa nhân, n, phân ẽ thực u chức m vụ - Tuy nhiên thấy Phó giám đốc phụ trách quản lý phòng, điều gây nên áp lực trách nhiệm lớn, phịng tính tự chủ Mặt khác, phịng với nghiệp vụ chun mơn khác nên để quản lý địi hỏi Phó giám đốc phải người có đủ chun mơn *Tổng hợp hóa: Nhiều vị trí phải đảm nhiệm lúc nhiều cơng việc ví dụ: Lái xe kiêm bốc vác, nhân viên bán hàng kiêm vệ sinh Chun mơn hóa có ưu điểm: - Chun mơn chưa sâu: có n phịng ban khô phân c nhiệm vụ cụ th nhân viên - Phân chia nhiệm vụ phức tạp thành giản đơn vào phận để thực hiện, tiết kiệm thời gian, cơng Vị trí quan trọ sức.( VD: phịng kế nhân khơng tốn: kế toán vật tư tách riêng TSCĐ, kế toán toán, kế tốn tiền lương, -Phó giám đốc chịu lực công việc thủ quỹ) phụ trách nhiều - Dễ dàng sâu vào ban, cần có thay chun mơn cơng phịng ban trở n chủ tránh ph việc tăng chất vào phó giám đốc lượng hiệu hoạt động - Xuất phát từ cấ - Tạo điều kiện cho người phận học hỏi nhau, giảm chi phí đào tạo, hướng dẫn nhân viên * Tổng hợp hóa: giảm chi phí nhân sự, nhân viên có tính linh hoạt cơng việc phịng ban trở n dời nhau, trưởng ph chịu trách nhiệm tạ quản lý, điều khiến nhân viên khô phát huy hết khả nă tạo thân, th động lực làm việc hân chia nh n phân hệ Qua sơ đồ tổ chức cơng ty thấy phận xây dựng dựa mô hình chức hình tổ chức đơn, mơ theo chức g, sản phẩm, ch hàng, địa theo đơn vị n lược, theo trình, theo vụ hỗ trợ, rận Các phận công ty Nghĩa Hưng tổ chức theo chức năng: kinh doanh(phòng kinh doanh), quản lý nguồn nhân lực(phịng tổ chức hành - Đơn giản hóa việc đào tạo, chính), tài chính(phịng kế tốn), quản lý phận có kế hoạch đào vật tư(phịng vật tư), phịng kế hoạch tạo cho nhân viên bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên thời uyền hạn h nhiệm yền hạn trực n: cho phép ời QL ết định m sát trực tiếp cấp yền hạn tham u: quyền ng cá nhân c nhóm -Phát huy ưu chun mơn ngành nghề, phận công ty phát huy sức mạnh mình, giảm trùng lặp hoạt động - Ban giám đốc kiểm tra chặt chẽ hoạt động phận - Quyền hạn trực tuyến: từ giám đốc tới phó giám đốc đến trưởng phịng ban nhân viên :có quyền hạn trực tuyến, cho phép cấp định giám sát trực tiếp cấp - Quyền hạn chức năng: Trưởng phận nhận ủy quyền chức từ phó giám đốc để quyền đưa định đồng cấp(ví dụ quyền hạn chức trưởng phịng tổ chức hành - Quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng giúp cho việc quản lý theo tuyến đơn giản, dễ dàng - Giảm gánh nặng cho giám đốc - Sự phối hợp hoạt phịng khơng đư chẽ, phịng ban hành động mà khơn quan tâm đến nhu c phịng ban khác, thi thống - Do trưởng phò chịu trách nhiệm tro vực quản lý, n gây tình trạng đổ thối thác trách nhi vấn đề thực mụ chung tổ chức - Quyền hạn th ít, định đốc gặp khăn cung cấp lời yên hay dịch ho NQL trực n yền hạn chức g quyền c kiểm soát BP khác hức động phép đưa định liên quan đến khen thưởng cho phòng ban khác) - Quyền hạn tham mưu: Có xuất quản lý phân xưởng trực tiếp tham mưu cho giám đốc định liên quan đến nhân lựa chọn đối tác làm ăn phù hợp vùng Tuy nhiên quyền hạn không rõ không xác định => Cơ cấu trực tuyến - chức ấp bậc m vi quản trị Cấp bậc quản lý: Cấp cao giám đốc- Phó giám đốc- Trưởng phòng ban ạm vi quản số phòng chức năng, số ời mà nhà n trị chịu h nhiệm quản + Giám đốc: Là người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động công ty quản lý đại lý cửa hàng ạm vi quản àng rộng ấp bậc gược lại + Các trưởng phòng: Trực tiếp quản lý hoạt động phòng ban quản lý, thực chức giao đảm bảo hoàn thành kế hoạch đặt + Phó giám đốc: Quản lý điều hành phòng ban, tổ chức thực mục tiêu đặt ra, đạo cơng tác hành chính, đồn thể - Số cấp công y hợp lý Về phạm vi quản lý ban giám đốc(giám đốc+phó giám đốc) cơng việc nhiều, tạo điều kiện cho việc quản lý hiệu quả, kiểm soát tốt, nâng cao kết hoạt động Do việc quản lý phịng ban gặp khó khăn, khơng có chồng chéo - Do tầm quản lý c giám đốc rộng, việc phải quản lý cá ban giám đốc cị quản lý cửa h lý Việc phải quản l nhiều làm tự chủ độc lập c phịng ban, cơng việ tình trạng phả duyệt, làm giảm hiệ chậm tiến độ Việc nhiều việc thẳng làm giảm năn lao động ập trung n tán quyền g quản trị p trung quyền ân tán quyền ự phối hợp a n, phân hệ cấu trình liên kết động hân, phận, n hệ hệ g riêng rẽ, ực số tiêu chung tổ chức - Các định quan trọng giám đốc định - Các định liên quan đếncác phịng ban phó giám đốc định - Cơng việc phòng trưởng phòng định - Giám đốc đưa định quan trọng, khơng phải xử lý việc nhỏ mang tính tác nghiệp nên tập trung vào mục tiêu chiến lược công ty - Các địn nhiều tính chủ khơng có th góp ý từ nh -> hạn chế khả sáng tạo tin trách nhiệm củ viên - Có phối hợp vài phận làm tăng tính linh hoạt, đáp ứng yêu cầu khách hàng - Bộ phận phâ có mối quan h phận khác việc tách biệt linh hoạt thấp => phân quyền - Các phòng, phận cần có phối hợp tốt cơng việc đảm bảo mục tiêu chung Ví dụ: phối hợp phòng kế hoạch phòng kinh doanh III Đề xuất giải pháp Dựa vào đặc điểm công ty TNHH Dịch vụ vật tư nông nghiệp Nghĩa Hưng môi trường kinh doanh nay, ta nhận thấy rằng: - Tình hình kinh tế gặp nhiều khó khăn song cơng ty công ty nhỏ cung cấp chủ yếu sản phẩm dịch vụ nông nghiệp cho khu vực nhỏ ( vài huyện Nam Định) nên thị trường ổn định, nhu cầu ổn định - Cơng ty có chiến lược hướng ngoại nội, tập trung phát triển mở rộng cơng ty, hồn thiện máy tổ chức - Quy mô công ty nhỏ: tập trung vào số huyện Tỉnh Nam Định cung cấp dịch vụ vật tư nông nghiệp cho bà nông dân địa bàn huyện, với số lượng nhân viên đại lý bán hàng Chính định lựa chọn mơ hình cấu tổ chức mà công ty cần phải thay đổi sau: + Đặc trưng chung cấu: Cơ học, máy móc + Mức độ chun mơn hóa: Kết hợp chun mơn hóa sâu đa dạng hóa + Mơ hình hợp nhóm: Phân nhóm theo chức chủ yếu + Các quan hệ quyền hạn: Chủ yếu trực tuyến + Cấp quản lý tầm quản lý: Chỉ cần cấp quản lý + Mức độ phi tập trung hóa: Tập trung hóa + Cơng cụ phối hợp: Cơng cụ thức kế hoạch chương trình Cơ cấu cơng ty cịn khuyết điểm: - Mức độ chun mơn hóa,chưa phân tách loại sản phẩm công ty chủ yếu tập trung vào mặt hàng phân bón, thuốc trừ sâu thóc giống thức ăn chăn nuôi gia súc, gia cầm - Chưa có kế hoạch chương trình cụ thể cho công ty loại sản phẩm, dịch vụ - Chưa thể quyền hạn phòng đại lý cửa hàng - Phó giám đốc phải quản lý tất phòng ban đại lý kinh doanh, hoạt động cửa hàng đại lý phải thơng qua phó giám đốc định chuyển qua phòng ban khác, ảnh hưởng quyền hạn phịng ban cơng ty với đại lý không cao quyền lực trách nhiệm phó giám đốc nặng nề Cần có thay đổi để Phó giám đốc người kiểm tra kiểm soát định cuối - Có trùng lặp số cơng việc phịng vật tư phịng kế hoạch Cơng ty vừa mở thêm 15 đại lý huyện Hải Hậu Yêu cầu đặt ra: - Phạm vi kinh doanh công ty mở rộng làm cho việc kiểm soát quản lý phó giám đốc nặng nề khó khăn tiếp tục theo mơ hình cũ - Cần có chương trình kế hoạch cụ thể cho địa phương tình hình địa phương khác - Nâng cao tầm ảnh hưởng cho phịng ban cơng ty hoạt động đại lý Cơ cấu công ty sau thay đổi Giám đốc Phó giám đốc Phịng kinh doanh Cửa hàng doanh nghiệp Phòng tổ chức hành Đại lý xã, thị trấn miền thương Phòng nhân Phòng kế hoạch vật tư hàng hóa Đại lý xã, trị trấn miền hạ Phịng tài kế tốn Đại lý huyện lân cận Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn thành viên phận công ty: - Giám đốc công ty: Là người đứng đầu đại diện pháp nhân công ty, người trực tiếp điều hành, định hoạt động kinh doanh doanh nghiệp đồng thời người chịu trách nhiệm trước quan quản lý cấp pháp luật - Phó giám đốc: người giúp việc cho giám đốc chịu trách nhiệm phụ trách phịng ban Phó giám đốc tham mưu, đề xuất biện pháp giám đốc tổ chức thực tốt mục tiêu biện pháp đề ra, đồng thời chịu trách nhiệm đạo cơng tác hành chính, làm cơng tác đồn thể - Phịng tổ chức hành chính: ngồi chức vốn có kiêm nhiệm thêm quản lý nguồn nhân lực, tiền lương nhân viên đại lý cửa hàng cơng ty, báo cáo cho phó giám đốc để xuất giải pháp kiến nghị - Phịng kế tốn tài vụ: Kiểm tra thường xun khoản chi tiêu đại lý, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu vốn Phân tích hoạt động hàng tháng tình hình đại lý để nắm rõ tình hình hoạt động đại lý từ đưa giải pháp cho đại lý - Phòng kế hoạch vật tư hàng hóa: tham mưu cho giám đốc việc tiếp nhận vật tư, tiêu thụ hàng hóa theo hợp đồng tự khai thác tiêu thụ, lập kế hoạch vận chuyển dịch vụ vận chuyển đến tận nơi khách hàng u cầu - Phịng kinh doanh: Phân tích thị trường địa phương đưa kế hoạch tiêu phù hợp cho đại lý (địa phương khác có tiêu khác nhau) kiểm sốt thực kế hoạch Thúc đẩy hiệu kinh doanh mức thưởng phạt sau quý, năm, trích hoa hồng - Các cửa hàng đại lý: Là đơn vị kinh doanh cơng ty, có trách nhiệm thực kế hoạch, định giám đốc, phó giám đốc, phịng ban cơng ty nhằm tăng doanh thu, giảm chi phí, đảm bảo thị phần địa bàn kinh doanh Đề xuất kiến nghị lên công ty nhằm nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh ...  Tổng quan công ty: Tên công ty: Công ty TNHH Vật Tư Nơng Nghiệp Nghĩa Hưng Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân Địa chỉ: 19A, khu phố III- Thị Trấn Liễu Đề- huyện Nghĩa Hưng- tỉnh Nam... cấu ảnh hưởng đến việc đạt mục đích mục tiêu tổ chức - Phân tích phù hợp cấu vận hành với thay đổi môi trường 1.3 Đưa giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Việc lựa chọn giải pháp hoàn thiện cấu tổ. .. đồ tổ chức cơng ty thấy phận xây dựng dựa mơ hình chức hình tổ chức đơn, mô theo chức g, sản phẩm, ch hàng, địa theo đơn vị n lược, theo trình, theo vụ hỗ trợ, rận Các phận công ty Nghĩa Hưng tổ