KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

• “Một tập hợp những người cùng có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò, nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau” Bài giảng Kỹ nă

1

Thành quả

Công cụ

Nền tảng

Tiềm ẩn

Quan sát được

2

Nhạc điệu Không gian

Vận động

4

Không ai mạnh bằng

tất cả chúng ta công lại!

5

Phát huy sức mạnh bộ não

• Tạo lập môi trường

–Vui vẻ –An toàn –Tích cực

• Ứng xử tích cực

–Với chính mình –Với mọi người

6 Thiếu TIN C ẬY

Ngại XUNG ĐỘT

Thiếu CAM KẾT

Trốn TRÁCH NHIỆM

KẾT QUẢ CHUNG

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI GIẢNG SLIDE

Khái niệm Kỹ năng

 Theo Từ điển Tiếng Việt: “Kỹ năng là khả năng

vận dụng những kiến thức thu đƣợc trong một lĩnh vực nào đó vào thực tế”;

 Theo Từ điển Giáo khoa tiếng Việt: “Kỹ năng

là khả năng thực hành thành thạo”

 Kỹ năng là hành động tự động hóa nhờ luyện

tập

(Kiến thức; Kỹ năng; Thái độ; Hành vi là 4 yếu

tố cốt lõi để hình thành và phát triển nhân cách của mỗi cá nhân)

• “Một tập hợp những người cùng có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, mỗi

thành viên có vai trò, nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau” (Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm, GS.Đặng Đình Bôi, ĐH

Nông Lâm TP.HCM)

• “Một nhóm người cùng làm việc với nhau để

theo đuổi một mục đích cụ thể nhằm đạt được

thành công” (Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm,

Nguyễn Văn Phương, HVCNBCVT TP.HCM,

2011)

Khái niệm nhóm

Nhiều học giả công nhận Khái niệm nhóm như sau:

• Cùng theo đuổi một triết lý, các tư tưởng

và giá trị

• Cùng cam kết giải quyết vấn đề đang gặp

• Cùng nhau chia sẻ trách nhiệm và hỗ trợ nhau nhằm đạt được nhiệm vụ chung

• “All for one and one for all”

Khái niệm nhóm

15

Nhóm hay Đám đông?

Giá trị chung

Phân loại nhóm

Nhóm không chính thức: là nhóm hình

thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành viên Ví dụ: nhóm bạn cùng sở thích, cùng mối quan tâm,…

Nhóm chính thức: là nhóm đƣợc hình

thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ

chức, trên cơ sở quyết định của tổ chức

đó

Nhóm sản xuất Nhóm quản lý

Nhóm đặc nhiệm Công việc vất vả

Nhóm chính thức

i Phân loại nhóm theo mục tiêu công việc:

• Nhóm giải pháp: nhằm nghiên cứu những

vấn đề nan giải, cụ thể và đƣa ra các biện pháp

• Nhóm chạy việc: có trách nhiệm chính thức

nhằm dẫn dắt các nhóm khác

• Nhóm thực thi: có chức năng thực thi các

nhiệm vụ đƣợc phân công

Nhóm chính thức

ii Nhóm theo chức năng:

• Nhóm quan hệ hàng dọc: gồm 1 người quản lý

và các thành viên (hoạt động theo mệnh lệnh)

• Nhóm quan hệ hàng ngang: các thành viên có

vị trí ngang hàng nhưng khác về chuyên môn

• Nhóm phục vụ cho mục đích đặc biệt: phục vụ

cho dự án đặc biệt và tự giải tán khi hoàn thành

• Nhóm theo dự án: liên kết các thành viên ở các

bộ phận khác nhau

Nhóm chính thức

ii Nhóm theo chức năng (tt):

• Nhóm theo công việc: tổ chức công việc và hỗ

trợ các thành viên hoàn thành nhiệm vụ (theo

suốt tiến trình công việc)

• Nhóm hoàn thiện chất lượng: mục tiêu là hoàn

thiện chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, nâng cao mức độ thỏa mãn của khách hàng, hoàn

thiện hoạt động nhóm Nhóm thường thực thi

nhiệm vụ sáng tạo và đưa ra những ý tưởng

mới

Nhóm chính thức

iii Nhóm theo môi trường làm việc mới:

• Nhóm làm việc qua mạng (Virtual teams):

các thành viên ở các vị trí địa lý khác nhau hoặc tổ chức bị phân tán có thể làm việc

và liên hệ với nhau thông qua sự trợ giúp của CNTT

• Nhóm toàn cầu: thành viên nhóm từ nhiều

quốc gia khác nhau

Sự cần thiết của làm việc nhóm

Ăn một mình đau tức Làm một mình cực thân

Lưu lượng thông tin

di chuyển trên Internet tăng

30%/tháng : Tăng gấp đôi sau 100 ngày

Tầm quan trọng của làm việc nhóm

Thỏa mãn nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của mỗi thành viên (khi họ đứng một mình khó mà thể hiện đƣợc)

Cái “tôi” cá nhân bị phá vỡ, sự thân thiện

Tầm quan trọng của làm việc nhóm

Công việc được thực hiện tốt hơn vì có kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả

Luôn sẵn sàng phản ứng trước những thay đổi và nguy cơ rủi ro

Chia sẻ trách nhiệm công việc và cam kết vì mục tiêu chung của cả nhóm

Ủy thác công việc hiệu quả

29

Đến với nhau chỉ là sự khởi đầu

Làm việc cùng nhau là sự tiến bộ

Giữ đƣợc nhau mới là thành công

Henry Ford

30

Muốn hoàn thành tốt sự nghiệp cũng nhƣ kinh doanh, phải tạo quanh mình một Êkíp, một tập

thể gồm những đồng đội chân tình đồng chí

hướng Muốn vậy phải thật sự yêu quý, thực sự

cầu mong cho đồng đội thành đạt nhƣ mình hoặc hơn mình Không ghen tị, thành kiến, vùi dập,

không ƣu ái riêng ai Không cầu mong đồng đội tung hô ca tụng mình, không chỉ thích nghe lời

xuôi tai mà phải chú ý lắng nghe những lời góp

ý phê bình của đồng đội với mình Luôn khiêm

Một là số quá nhỏ để làm nên sự vĩ đại

Nếu bạn nghĩ bạn đại diện cho toàn bộ bức tranh, bạn sẽ không

bao giờ thấy được bức tranh lớn hơn

Không có ai trong số chúng ta là quan trọng hơn người khác

1.2 Đăc điểm tâm lý nhóm

1.3 Các nguyên tắc làm việc nhóm

1.3.1 Vai trò của các thành viên trong nhóm:

Có 7 vai trò mỗi thành viên trong nhóm có thể đảm nhận:

 Người lãnh đạo nhóm: Tìm kiếm các thành viên mới và

nâng cao tinh thần làm việc, có khả năng phán đoán chính xác năng lực và tính cách của các thành viên, biết cách vượt qua những yếu điểm, giải quyết khó khăn

 Người góp ý: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của

nhóm.Phân tích giải pháp, tạo phương sách chỉnh lý khả thi

 Người bổ sung: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy Lường

trước được nguy cơ và chỉnh đốn sự việc

Vai trò của các thành viên trong nhóm

 Người giao dịch: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm,

ngoại giao tốt và phán đoán đúng nhu cầu của người khác

 Người điều phối: Lôi kéo mọi người làm việc chung với

nhau theo phương án liên kết

 Người giám sát: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu

chuẩn cao, người luôn theo chuẩn mực, mô phạm

 Người tham gia ý kiến: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi

mới của toàn nhóm, luôn có ý kiến lạc quan, sinh động, thú

vị

Để đảm nhận tốt vai trò của một thành viên tích cực trong nhóm, mỗi người cần có ý thức :

• Đưa ra ý tưởng, quan điểm, tìm kiếm thông tin

• Hoàn tất mọi nhiệm vụ được giao đúng thời hạn, đúng tiêu chuẩn đã định

• Hỗ trợ người khác và yêu cầu sự giúp đỡ khi cần thiết

• Tôn trọng, hài hòa, giảm căng thẳng, khích lệ, thỏa hiệp, đồng hành cùng các thành viên khác

• Biện pháp đẩy mạnh đoàn kết trong nhóm :

- Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên trong

nhóm có mặt tại các buổi họp nhóm

- Tạo thêm cơ hội cho các thành viên nhóm làm việc

cùng nhau, trao đổi cởi mở với nhau

- Tham gia vào các hoạt động mang tính cộng đồng

- Làm cho nhân viên cảm thấy rằng họ là một phần của một tổ chức “đặc biệt”

CHƯƠNG 2:

XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC

HIỆU QUẢ

Chương 2: Các yếu tố tạo nên thành công khi làm việc nhóm

2.1Tổ chức nhóm làm việc

2.2 Xây dựng mục tiêu, nhiệm vụ và trách nhiệm

rõ ràng

2.3 Tạo lập môi trường làm việc hiệu quả

2.4 Duy trì hoạt động truyền thông hiệu quả

2.5 Giải quyết mâu thuẫn trong nhóm

2.6 Tăng cường động lực làm việc

2.1.2 Các giai đoạn hình thành và

phát triển nhóm

• Hình thành (Forming): giai đoạn khởi đầu hình

thành nhóm, mọi thứ đều mới lạ

• Bão táp (Storming): tranh luận, bất đồng

• Quy chuẩn (Norming): thiết lập kỷ cương, quy

chế để giải quyết bất đồng, quy tắc ứng xử hài hòa

• Hoàn thiện (Performing): thực thi và hoàn thành

mục tiêu của nhóm

42

Sóng gió

Hình thành chuẩn mực

Hoạt động thành công

Thành lập mới

Thành

lập

2.2.2 Đặc trưng của nhóm hoạt động hiệu quả

• Năng lực: mỗi người có tài năng, kiến

thức, kinh nghiệm và bí quyết chuyên môn

cần thiết để triển khai công việc đồng thời

tìm cách để mọi thành viên phát huy tối đa

năng lực

• Đồng tình về mục tiêu: mọi thành viên đều

có thể tham gia xác định mục tiêu chung

cụ thể và thực tế

Đặc trưng của nhóm hoạt động hiệu quả

• Hết mình vì mục tiêu chung: Sự tận tâm

thôi thúc mọi người nỗ lực làm việc cho dù gặp khó khăn Sự kề vai sát cánh có thể

khắc phục các mối bất hòa của tập thể

• Mọi thành viên đều đóng góp và cùng

được hưởng lợi: Lợi ích tương xứng với

mức độ đóng góp của và nên làm rõ lợi

ích là gì để thu hút sự quan tâm của mọi

người

Đặc trưng của nhóm hoạt động hiệu quả

• Môi trường mang tính xây dựng và khuyến khích: sự hỗ trợ của cấp trên, cơ cấu

không nặng về thứ bậc, cơ chế khen

thưởng phù hợp, kinh nghiệm làm việc

theo nhóm (có kỹ năng lắng nghe, giao

tiếp, thái độ cởi mở, rộng lượng, phối hợp với người khác, tập trung vào nhiệm

vụ,…)

2.2Xây dựng mục tiêu, nhiệm vụ

2.1 Xây dựng mục tiêu của nhóm

 Xác định mục tiêu theo nguyên tắc

S.M.A.R.T

– Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu

– Measurable: đo đếm đƣợc

– Achievable: có thể đạt đƣợc

– Realistic: thực tế, không viển vông

– Time bound: có thời hạn

Xây dựng mục tiêu

• Trưởng nhóm có nhiệm vụ giới thiệu rõ ràng về mục tiêu của dự án; làm cho các thành viên cảm nhận một phần nhiệm vụ bắt đầu từ việc tham gia xác định chính xác mục tiêu

• Mục tiêu tổng thể có thể được chia thành nhiều mục tiêu nhỏ

2.1 Xây dựng mục tiêu, nhiệm vụ

của nhóm

 Lên kế hoạch phân công nhiệm vụ và tổ chức nguồn lực nhằm đạt đƣợc mục tiêu công việc:

- Xác định những nhiệm vụ cụ thể của nhóm

- Xem xét trình độ và kỹ năng của mỗi thành

viên để giao phó nhiệm vụ phù hợp

- Chỉ định những thành viên phù hợp nhất trong nhóm thực hiện công việc

Bảng mô tả công việc của các thành viên nhóm:

Lãnh đạo

nhóm

- Nắm rõ toàn bộ dự án

- Sử dụng nhóm để hoàn thành mục tiêu

- Giám sát tiến trình công việc

- Hướng dẫn nhưng không chi phối

- Đảm bảo mọi người đều có đóng góp và ý kiến của mọi người được lắng nghe

- Giúp nhóm có được các mối quan hệ công việc hiệu quả

Cố vấn nhóm - Bảo vệ nhóm trong tổ chức

- Giao tiếp liên lạc với các bộ phận trung gian

Bảng mô tả công việc của các thành viên nhóm:

Điều phối viên -Xếp lịch và bố trí các hoạt động, các cuộc họp

-Làm việc như một nhân viên thông thường -Đảm bảo các thành viên khác tham gia đầy đủ các hoạt động

Giám sát viên -Hỗ trợ đẩy mạnh văn hóa nhóm

-Tập trung sinh lực vào công việc -Lắng nghe ý kiến của mọi người

Ghi chép và

lưu hồ sơ

-Ghi biên bản và lưu trữ hồ sơ các cuộc họp nhóm

2.2 Trách nhiệm của các thành viên

 Mỗi thành viên đều cần có trách nhiệm:

• Hoàn tất mọi nhiệm vụ đƣợc giao đúng

2.2 Trách nhiệm của các thành viên

“Sẵn sàng đứng ra gánh vác trách nhiệm

trong những lúc khó khăn nhất không phải

là việc dễ dàng nhưng nhóm cũng sẽ làm việc hết mình vì bạn bởi vì họ thấy trong

tương lai có thể bạn sẽ được giữ một vị trí

trong Ban lãnh đạo” (Richard Templar,

The Rules of Management)

3 Tạo lập môi trường làm việc hiệu quả

3.1 Điều kiện vật chất

3.2 Nội quy làm việc

3.2 Quy trình công việc

3.1 Điều kiện vật chất

 Một căn phòng để nhóm tổ chức họp hành sẽ thu được lợi ích trọn vẹn nếu thu hút mọi

người thường xuyên tập trung Để đạt được mục đích này, nên:

• Trang bị những công cụ cần thiết để làm việc: máy tính, internet,…

• Bố trí nhiều tập giấy, bút khuyến khích mọi

người ghi chép và cho ý kiến

3.1 Điều kiện vật chất

• Định kì tổ chức những buổi tiệc nhỏ kết hợp mời một vị khách đáng kính và giàu kinh

nghiệm đến nói chuyện, thảo luận

• Xây dựng không gian thân thiện và thoải mái bằng ghế salon, ghế tựa, bàn cà phê

• Trang bị một tủ lạnh nhỏ chứa đồ uống và

đồ ăn nhẹ

• Không khí, ánh sáng đầy đủ

3.2 Nội quy làm việc

 Nhóm cần bàn bạc và thống nhất nội quy làm việc riêng giúp nhóm giải quyết công việc một cách trôi chảy và tránh được những rắc rối trong tương lai

Ví dụ:

• Tất cả các cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ

• Mỗi cuộc họp phải có chương trình cụ thể

• Tất cả các thành viên phải có mặt và tham gia vào họp nhóm

• Những ý kiến phê bình phải mang tính xây dựng

• Các ý kiến và quan điểm khác nhau sẽ được nhìn nhận và xem xét

3.3 Quy trình công việc

• Vạch ra quy trình giải quyết công việc là một phương pháp thiết thực và hiệu quả

• Quy trình là một chuỗi các bước logic để

giải quyết vấn đề hay đưa ra quyết định

(Stephen Barker-Rob Cole, Project

Management)

3.3 Quy trình công việc

• Ví dụ quy trình quản lý dự án gồm 5 giai

đoạn: Khởi sự, Lập kế hoạch, Thực thi,

Kiểm soát, Kết thúc

• Việc thiết lập quy trình làm việc phụ thuộc vào tình hình của dự án hay của công việc hoặc có thể chịu ảnh hưởng của một vài

chuẩn mực nào đó Đôi khi đó đơn giản là cách làm việc hiệu quả nhất thường thấy trong lĩnh vực của nhóm

4 Duy trì hoạt động truyền thông hiệu quả

4.1 Các dạng truyền thông trong nhóm 4.2 Lắng nghe – chìa khóa của truyền

thông

4.1 Các dạng truyền thông trong nhóm

 Truyền thông là gì?

 Các dạng truyền thông

4.1 Các dạng truyền thông trong nhóm

 Truyền thông (Communication) là quá

trình trao đổi thông tin, ý tưởng, cảm xúc

thông qua các phương tiện giao tiếp khác

nhau nhằm đạt được mục tiêu nhất định

 Trong cuộc sống hàng ngày, truyền thông

thể hiện mọi nơi, mọi lúc, mọi tổ chức,

dưới các dạng: hướng dẫn, thông báo,

thuyết phục, động viên, đề nghị, tư vấn,

đàm phán,…

M« h×nh giao tiÕp:

M« h×nh giao tiÕp kh¸i qu¸t:

Ngêi göi tin/

Ngêi göi tin

Th«ng tin

®i Th«ng tin ph¶n håi

M« h×nh giao tiÕp chi tiết:

M· ho¸

TruyÒn ®i NhËn

Gi¶i m·

NhiÔ

u

Ph¶n håi ngîc

CÁC YẾU TỐ TRONG MÔ HÌNH

* Người gửi :

là người cung cấp thông tin đầu tiên, và sau đó tiếp nhận thông tin phản hồi

* Người nhận:

Là người ban đầu tiếp nhận thông tin nhưng sau

đó cũng gửi thông tin phản hồi trở lại

* Thông tin phản hồi:

Thể hiện thái độ, phản ứng của người nhận khi tiếp nhận thông tin từ người gửi

CÁC YẾU TỐ TRONG MÔ HÌNH

* Mã hoá:

Là việc chuyển thông tin cần gửi thành lời nói, chữ viết, các hình tượng, ngôn ngữ không lời,

* Giải mã:

Là quá trình hiểu những tín hiệu nhận

được từ người gửi tin Giải mã sai sẽ dẫn tới hiểu nhầm thông tin

* Nhiễu:

Là các yếu tố tác động làm cho thông tin

bị méo mó, sai lệch

4.1 Các dạng truyền thông trong nhóm

Căn cứ vào phương tiện giao tiếp (các yếu tố

mà con người sử dụng để trao đổi thông tin) để

phân loại truyền thông:

• Truyền thông ngôn ngữ: Là quá trình truyền tải

thông điệp sử dụng hệ thống ngôn ngữ (từ ngữ)

• Truyền thông phi ngôn ngữ:Là quá trình truyền

tải thông điệp mà không sử dụng từ ngữ như nét

mặt, nụ cười, ánh mắt, dáng vẻ, khoảng cách,

Hữu thanh Vô thanh

Phi ngôn ngữ

Giọng nói (chất giọng, âm lƣợng,

độ cao…), tiếng thở dài, kêu la, gắt gỏng,…

Điệu bộ, dáng

vẻ, trang phục, nét mặt, ánh mắt, di chuyển,

Ngôn ngữ và phi ngôn ngữ

Hì nh ảnh 55%

Các biểu hiện cụ thể của ngôn ngữ không lời:

– Tiếp xúc: Bắt tay, ôm hôn, ôm eo, vỗ vai, xoa đầu – Khoảng cách hai bên: Đứng xa thì quan hệ xã giao,

gần thì thân thiện Ngoại lệ: Người Mỹ La tinh thích đứng gần, người Châu Âu thích đứng xa

– Tư thế: Chống nạnh thể hiện sự ra oai; khoanh tay

trước ngực thể hiện sự thách thức, khép kín không muốn giao tiếp; Chắp tay sau lưng thể hiện tư thế ông chủ; ngồi cúi phía trước, tay chống cằm là

đang chăm chú; ngả ra sau lưng thể hiện mệt mỏi hoặc sự thoải mải,

Các biểu hiện cụ thể của ngôn ngữ không lời:

– Hướng nhìn: Phải nhìn thấy mặt người đối thoại

– Cử chỉ: nhìn đồng hồ là sốt ruột; gãi sau gáy, ngậm bút

là đang bối rối; đi qua đi lại, tay chắp sau lưng là đang suy nghĩ,

– Nét mặt: Là nơi biểu hiện sinh động nhất mọi sắc thái

tình cảm của con người (vui buồn, giận dữ, )