đồ án công nghệ thông tin Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2000 tại công ty TNHH Hoa San

Để thỏa mãn được một cách tốt nhất những yêu cầu của khách hàng thì doanh nghiệp cần phải đặt ra rất nhiều những công việc mà mình cần thực hiện, những chiến lược trong tương lai, những

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống ngày nay, con người ngày càng đang hướng tới những gì

là hoàn hảo, từ những nhu cầu thiết yếu của bản thân đến những nhu cầu cao hơn Họ ngày càng đòi hỏi không chỉ là ăn no mặc ấm nữa mà phải là ăn ngon mặc đẹp Những doanh nghiệp sản xuất hiện nay doanh nghiệp nào thỏa mãn được nhu cầu của con người một cách nhiều nhất thì đó là một doanh nghiệp thành công Công ty TNHH Hoa San đang hướng đến mục tiêu đó

Công việc chính của doanh nghiệp hiện nay là sản xuất sản phẩm theo những đơn đặt hàng của khách hàng Để thỏa mãn được một cách tốt nhất những yêu cầu của khách hàng thì doanh nghiệp cần phải đặt ra rất nhiều những công việc mà mình cần thực hiện, những chiến lược trong tương lai, những sản phẩm có chất lượng cao Có một hướng đi mà có nhiều doanh nghiệp đi theo và cũng đã gặt hái được nhiều thành công đó là xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2000 Đây là bộ tiêu chuẩn bao gồm các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng

Là một doanh nghiệp thành lập được 4 năm, một khoảng thời gian không phải là ngắn nhưng cũng không phải quá dài, công ty đang ngày càng cố gắng để nâng cao khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường, tạo một chỗ đứng vững chắc, tạo được hình ảnh của công ty mình trong tâm trí người tiêu dùng Nhưng

để đạt được những mục tiêu dài hạn đó, công ty cần phải có một kế hoạch tốt, có tính khả thi cao Hiện nay, bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 đã trở nên quá quen thuộc không chỉ đối với các doanh nghiệp, và nhiều doanh nghiệp cũng nhờ áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn này mà đã khẳng định được vị thế của mình, được người tiêu dùng tin tưởng Công ty TNHH Hoa San cũng đang nỗ lực để có thể

áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn này, tiếp tục hoàn thiện bộ máy quản lý còn nhiều thiếu sót Nhưng công ty cũng cần phải tạo cho mình một bản sắc riêng, một hệ thống chất lượng phù hợp với điều kiện, môi trường của công ty, không rập khuôn theo những mẫu sẵn có, những khuôn mẫu của các doanh nghiệp đã áp

dụng trước, như vậy thì sẽ khó mà thành công được, doanh nghiệp phải tự xây dựng được cho mình một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp nhất Vì vậy, là một sinh viên năm cuối hiện đang thực tập ở công ty TNHH Hoa San, em xin

được phép lựa chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:

2000 tại công ty TNHH Hoa San” Đề tài này vừa giúp em có thêm kinh nghiệm

trong thực tiễn vừa như là một giải pháp cho công ty có thể nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình

Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, đề tài gồm có 3 phần chính:

- Phần I: Tổng quan về công ty TNHH Hoa San

- Phần II: Chất lượng và quản lý chất lượng tại công ty TNHH Hoa San

- Phần III: Các bước để xây dựng ISO 9001: 2000 trong công ty TNHH

Hoa San

Trong thời gian nghiên cứu thực tập, em đã được sự giúp đỡ rất tận tình của các cô chú, anh chị trong công ty và của cô giáo hướng dẫn, Th.s Đỗ Thị Đông, em đã hoàn thành bài báo cáo của mình

Tuy nhiên, chắc chắn bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót, em mong có

sự hướng dẫn của các thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HOA SAN 1.1 Sự hình thành, phát triển và đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu của công ty

1.1.1 Thông tin chung về công ty

Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoa San

Tên giao dịch: Hoa San Company Limited

Hình thức pháp lý: Công ty trách nhiệm hữu hạn có 2 thành viên trở lênNgành nghề kinh doanh chính:

- Sản xuất, buôn bán các sản phẩm nhựa, giầy dép

- Buôn bán nguyên vật liệu, hóa chất, phế liệu, phế phẩm ngành nhựa

- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa

Địa chỉ: 26 Hàng Vải - Phường Hàng Bồ - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội

Tài khoản ngân hàng: 4211431100300059 tại Ngân hàng Đông Á – Chi nhánh Hồ Gươm

Điện thoại: 04 9231304

1.1.2 Quá trình ra đời và phát triển công ty

1.1.2.1 Thời điểm thành lập công ty

Công ty TNHH Hoa San được thành lập vào ngày 21/10/2002 với tiền thân

là cơ sở sản xuất Hoa San và lúc đó chỉ có 2 thành viên góp vốn Trong giai đoạn này, sản phẩm sản xuất của công ty là các loại dép, ngoài ra công ty còn

có các sản phẩm thương mại đó là các loại giầy dép và các loại mặt hàng bảo hộ lao động Công ty được thành lập trong điều kiện đất nước đang trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa để hội nhập với các nước trong khu vực và trên thế giới nên có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển

1.1.2.2 Các giai đoạn phát triển chủ yếu của công ty

* Giai đoạn 1: Trước năm 2002

Trong giai đoạn này có tên là cơ sở sản xuất Hoa San với nhiệm vụ đơn thuần là sản xuất giầy dép sau đó bán lại theo đơn đặt hàng, cơ sở chưa có bộ máy quản lý mà đơn thuần chỉ là công việc nhập nguyên liệu đầu vào sau đó qua quá trình sản xuất tạo thành sản phẩm đầu ra theo đúng một quy trình và một công thức nhất định Và trong giai đoạn này mọi công việc từ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đến lưu kho sản phẩm đều do lao động trực tiếp (công nhân) thực hiện Và hai người góp vốn có thể được coi như đốc công có nhiệm vụ thúc đẩy công nhân làm việc và phụ trách các vấn đề về kinh doanh như ký hợp đồng, vấn

đề tiền công, tiền lương, giao hàng , cơ sở không sử dụng thêm một nhân viên quản lý nào khác Cơ sở sản xuất Hoa San được đặt tại Gia Lâm- Hà Nội

* Giai đoạn 2: Từ năm 2002 đến nay

Công ty TNHH Hoa San chính thức được thành lập vào ngày 21/10/2002 với tiền thân là cơ sở sản xuất Hoa San Công ty TNHH Hoa San tại 26 Hàng Vải- Hoàn Kiếm- Hà Nội chuyên kinh doanh, buôn bán các loại giầy dép và đồ bảo hộ lao động Xưởng sản xuất của công ty Hoa San được chuyển về địa điểm mới là nằm trong khu công nghiệp tại Sài Đồng- Gia Lâm- Hà Nội, đây là nơi sản xuất ra các loại dép nhựa phục vụ cho nhu cầu theo đơn đặt hàng sẵn có Tại đây máy móc, thiết bị được mua mới để phục vụ cho yêu cầu sản xuất ngày càng cao của doanh nghiệp

Đến ngày 09/06/2004 doanh nghiệp đăng ký thay đổi lần thứ nhất và có thêm một thành viên tham gia góp vốn Đến thời kỳ này, doanh nghiệp đã dần dần đi vào ổn định về sản xuất cũng như về bộ máy quản lý, đã có những người phụ trách từng công việc khác nhau, không có sự chồng chéo về quản lý

Ngày 16/06/2005 đăng ký thay đổi lần 2 và có thêm một thành viên nữa góp vốn Thời gian này doanh nghiệp tiếp tục nhập thêm máy móc thiết bị để hoàn thiện và mở rộng sản xuất cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của thị trường Doanh nghiệp đang dần dần tự hoàn thiện mình để có thể theo kịp với

xu thế phát triển như hiện nay

1.1.3 Đặc điểm kinh tế- kỹ thuật chủ yếu của công ty

1.1.3.1 Đặc điểm về sản phẩm

- Hiện nay, công ty TNHH Hoa San có một loại sản phẩm chủ yếu đó là dép nhựa được sản xuất tại xưởng của công ty Ngoài ra, công ty còn nhập các loại giầy và các mặt hàng bảo hộ lao động để buôn bán ra thị trường Do công

ty mới tách ra thành lập trong một thời gian ngắn nên chưa mở rộng sản xuất ra nhiều loại sản phẩm mới, chủng loại ít, chủ yếu là sản xuất các loại dép nhựa vào mùa đông và dép xỏ ngón vào mùa hè với đủ các cỡ Mẫu mã cũng không nhiều, chỉ sản xuất theo mẫu sẵn có chứ chưa có một bộ phận chuyên trách về mẫu mã của sản phẩm

- Sản phẩm của doanh nghiệp đã là một sản phẩm hoàn thiện nên hầu hết là phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng không phục vụ cho nhu cầu sản xuất Các loại dép của doanh nghiệp được sản xuất ra là đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng, sản phẩm đã được gắn mác Hoa San và đã được người tiêu dùng chấp nhận từ rất lâu và hiện nay công ty đang ngày càng có nhiều đơn đặt hàng mới, điều đó

đã khẳng định được chỗ đứng của sản phẩm trên thị trường cũng như được người tiêu dùng chấp nhận về chất lượng sản phẩm Tuy nhiên doanh nghiệp nhìn chung chưa có hoạt động quản lý chất lượng một cách chuyên nghiệp, hiện nay doanh nghiệp đang từng bước xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng ngày càng tốt hơn khách hàng của mình

- Sản phẩm chính của doanh nghiệp là các loại dép, thành phần chủ yếu là các loại phế liệu được tái sử dụng lại và các loại nhựa để tạo nên những sản phẩm hoàn chỉnh Sản phẩm này chính là mặt hàng chủ lực của công ty và chiếm 60 – 70% tổng doanh thu của toàn doanh nghiệp Tên gọi các loại sản phẩm của doanh nghiệp được cho trong bảng dưới đây:

Bảng 1: Danh mục các loại sản phẩm của công ty TNHH Hoa San

Đơn vị tính: đồng

Sơ đồ 1: Hệ thống kênh phân phối sản phẩm của công ty

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Quy mô thị trường của doanh nghiệp là tương đối rộng bởi vì sản phẩm của doanh nghiệp là sản phẩm tiêu dùng cuối cùng và là mặt hàng thiết yếu trong đời sống xã hội hiện nay, là mặt hàng cần thiết phục vụ cho nhu cầu của mỗi con người

Sản phẩm của công ty chỉ được tiêu thụ ở thị trường trong nước, chủ yếu là

ở các tỉnh như: Hà Nội, Bắc Giang, Hưng Yên, Đaklak, Nghệ An, Đà Nẵng, Nam Định Sản phẩm của doanh nghiệp được tiêu thụ ở hầu hết ở các chợ như chợ Đồng Xuân và các cửa hàng nhỏ lẻ ở các tỉnh Do tiêu thụ ở nhiều nơi như vậy nhưng số sản phẩm sản xuất ra mỗi năm không nhiều nên mỗi nơi chỉ có một số lượng nhỏ sản phẩm của doanh nghiệp, doanh nghiệp đang từng bước

mở rộng sản xuất để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

Nhìn chung, thị trường của doanh nghiệp là tương đối rộng và doanh nghiệp đang cố gắng để ngày càng mở rộng thị trường của mình ra thêm nhiều tỉnh khác trong nước như các tỉnh ở phía nam nước ta và đáp ứng ngày càng tốt hơn những khách hàng hiện tại của mình Hiện nay doanh nghiệp đang từngbước tạo dựng được uy tín của mình trên thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh để có thể vươn ra đuợc các thị trường khác ngoài thị trường của mình

Doanh nghiệp

sản xuất

Bán lẻ

Người tiêu dùng cuối cùng

1.1.3.3 Đặc điểm về công nghệ, cơ sở vật chất và trang thiết bị

Máy móc thiết bị của doanh nghiệp hầu hết được nhập khẩu từ nước ngoài (Đài Loan), chỉ có các thiết bị như: máy tính, máy in, xe ô tô là được mua ở thị trường nội địa, còn các máy móc dùng để phục vụ cho sản xuất thì hầu hết là được đặt mua ở thị trường nước ngoài Bởi vì công ty Hoa San là một doanh nghiệp sản xuất vì thế trang thiết bị máy móc của công ty là một phần tài sản rất có giá trị Dưới đây là danh mục các loại công nghệ, máy móc thiết bị của doanh nghiệp

Bảng 2: Bảng phân bố khấu hao tài sản cố định

Nguyên giá TSCĐ

Số khấu hao

1 Xe ô tô tải suzuki 01/ 01/ 03 03 26.700.700 80.000.000 2.225.000

11 Dây chuyền dán sấy nhựa 04/ 08/ 04 05 4.000.000 20.000.000 333.333

12 Máy bóp quai thủy lực 04/ 08/ 04 05 5.600.000 28.000.000 466.667

14 Máy băm nhựa 2 bánh đà 14/ 10/ 04 05 5.000.000 25.000.000 416.667

15 Máy ép đế thủy lực 28/ 04/ 05 05 5.600.000 28.000.000 466.667

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Nhìn vào bảng trên ta thấy máy móc thiết bị hầu như là mới được đưa vào

sử dụng nên máy móc vẫn còn mới, có đủ điều kiện để tạo ra những sản phẩm phù hợp với yêu cầu, không chậm trễ trong việc sản xuất ra hàng hóa Nhờ thế

nó có tác dụng thúc đẩy tốt đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường Hơn nữa, số năm sử dụng của các loại máy móc này là ngắn, chỉ từ 3 –

5 năm, có một số ít máy là 7 – 8 năm nên máy móc ở công ty hoạt động khá tốt, không có nhiều vấn đề trục trặc xảy ra trong quá trình vận hành sản xuất ra sản phẩm đảm bảo việc sản xuất sản phẩm luôn được thông suốt

Ta thấy máy móc thiết bị của công ty có một giá trị khá lớn khi nhìn vào nguyên giá tài sản cố định, điều này cũng dễ hiểu bởi công ty là một doanh nghiệp sản xuất nên phần tài sản cố định chiếm một vị trí đáng kể trong tổng tài sản

Vì cơ chế sản xuất của doanh nghiệp là một dây chuyền khép kín nên máy móc thiết bị cũng được sắp xếp theo một trật tự nhất định dẫn đến sự kết hợp khá ăn ý giữa các loại máy móc do mỗi loại máy chỉ làm một nhiệm vụ nhất định, không có sự chồng chéo bởi vì quy mô của doanh nghiệp còn nhỏ, mỗi loại máy thường chỉ nhập một chiếc Tuy nhiên, dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp vẫn còn thủ công, tức là doanh nghiệp vẫn sử dụng nhiều lao động thay cho máy móc trang thiết bị

1.1.3.4 Đặc điểm về nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu để sản xuất của doanh nghiệp chủ yếu là các loại phế liệu và các loại mực in Danh mục các loại nguyên vật liệu được cho trong bảng dưới đây:

Bảng 3: Bảng tổng hợp các loại nguyên liệu

STT Loại nguyên vật liệu ĐVT Đơn giá (đồng) STT Loại nguyên vật liệu ĐVT Đơn giá (đồng)

14 Hạt nhựa màu xanh

tính ổn định Vì là sản xuất nhỏ nên hầu như mỗi loại nguyên liệu doanh nghiệp chỉ mua của một nhà cung cấp nhất định nên có thuận lợi về giá cả và ổn định

về chất lượng nguyên vật liệu Nhìn chung nguyên liệu của doanh nghiệp là những thứ có sẵn trên thị trường, rất dễ mua, dễ kiếm nên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất được liên tục, không gây gián đoạn, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng

1.1.3.5 Đặc điểm về lao động và điều kiện lao động

Sử dụng hợp lý lao động và sử dụng một cách có hiệu quả là một nhân tố giúp cho công ty đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh Sau đây là bảng số liệu về cơ cấu lao động của công ty:

Bảng 4: Cơ cấu lao động của doanh nghiệp

Biểu đồ 1: Cơ cấu lao động

Biểu đồ 2: Cơ cấu lao động phân theo đối tượng

Biểu đồ 3: Cơ cấu lao động phân theo giới tính

Qua bảng và các biểu đồ ở trên ta thấy cơ cấu lao động về chuyên môn là chưa có sự cân đối vì số lao động có trình độ từ trung cấp và cao đẳng trở lên chiếm tỷ trọng thấp, chỉ dưới 15% tổng lao động toàn công ty, chủ yếu là công nhân chiếm tỷ trọng lớn, chiếm đến hơn 80% tổng số lao động toàn công ty.Qua bảng trên ta còn thấy số lao động nữ và lao động nam là xấp xỉ bằng nhau, tỷ lệ này là phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty bởi vì những công việc nhẹ nhàng như cho dép vào nilon, dán dép, in thì chỉ cần lao động nữ

Nhưng cũng có những công việc đòi hỏi phải cần đến lao động nam như việc đứng máy, khuân vác

Hiện nay, trong điều kiện sản xuất bình thường, công ty bố trí lao động 2

ca 1 ngày Khi yêu cầu của từng lô hàng phải giao nhanh, đúng tiến độ của khách hàng đề ra thì phải tăng ca, làm thêm giờ cho kịp thời hạn Nhìn chung, công nhân sản xuất hoạt động trong môi trường có mùi nhựa là không tốt cho sức khỏe nhưng công ty đã trang bị những đồ dùng bảo hộ lao động cần thiết cho công nhân như khẩu trang bịt mặt, găng tay lao động

Dưới đây là bảng tiền lương đối với người lao động trong công ty Hoa San:

Bảng 5: Bảng tiền lương đối với nhân viên công ty Hoa San

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Bảng trên cho thấy thu nhập hàng tháng của cán bộ công nhân viên trong công ty, các cán bộ công nhân viên đều được đóng bảo hiểm theo quy định của nhà nước và được hưởng lương theo đúng chế độ mà nhà nước đã ban hành Do xưởng sản xuất nằm tại khu công nghiệp, xung quanh rất ít nhà dân nên công ty

có đầy đủ chỗ ăn và chỗ ở cho các cán bộ công nhân viên, hầu hết những công nhân ở ngoại tỉnh đều ăn và ngủ tại công ty Đây chính là một điều kiện thuận

lợi không tạo ra sự gián đoạn trong sản xuất, luôn luôn có công nhân làm việc trong những điều kiện cấp bách nhất.

2 Khả năng thanh toán

( Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Qua bảng trên ta thấy công ty TNHH Hoa San là một doanh nghiệp sản xuất

vì trong cơ cấu tài sản thì tài sản cố định chiếm một tỷ trọng cao trên 60% Nhìn vào cơ cấu nguồn vốn cho thấy công ty có nguồn vốn chủ sở hữu và nguồn vốn

đi vay là tương đương nhau, điều này cũng là hợp lý đối với một doanh nghiệp tư nhân nhằm tạo ra sự chủ động về vốn, tạo ra sự chủ động trong nền kinh tế nhưng cũng tránh để không xảy ra sự rủi ro đối với doanh nghiệp mình

Cũng nhìn vào bảng trên ta thấy khả năng thanh toán của công ty là tương đối đảm bảo, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, dài hạn > 1, tuy nhiên khả năng thanh toán nhanh thì chưa được hợp lý lắm, lý do có thể là do công ty là một

doanh nghiệp sản xuất nên đã đầu tư mua sắm máy móc trang thiết bị mới nên tài sản lưu động, tiền chiếm một tỷ trọng nhỏ trong doanh nghiệp.

1.1.3.7 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty nằm ngay tại trung tâm của thủ đô Hà Nội nên chịu ảnh hưởng trực tiếp các chính sách vĩ mô của nhà nước ta Công ty thành lập trong điều kiện đất nước ta đang trên đà hội nhập với khu vực và quốc tế nên gặp rất nhiều điều kiện thuận lợi Trong những năm gần đây, nhà nước ta đang ngày càng khuyến khích tư nhân xây dựng kinh tế để làm giàu cho đất nước, đó cũng là một điều kiện thuận lợi Còn riêng đối với mặt hàng tiêu dùng của công ty thì

đó là mặt hàng thiết yếu nên nhà nước hoàn toàn khuyến khích, do hàng hóa của công ty không xuất ra nước ngoài nên không phải chịu những rào cản thương mại, việc buôn bán là tương đối dễ dàng do doanh nghiệp luôn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và các chính sách, pháp luật của nhà nước

Nhìn chung trên thị trường hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp sản xuất những loại mặt hàng giống nhau, đặc biệt như là mặt hàng của công ty Nhưng công ty không phải chịu áp lực cạnh tranh ở trong ngành nhiều lắm do công ty

có những đơn đặt hàng thường xuyên và dài hạn, doanh nghiệp ít đưa ra mẫu

mã sản phẩm mới nên ít khi phải quảng cáo cho mặt hàng mới của mình, thường chỉ là sản xuất theo những đơn đặt hàng sẵn có

Cơ hội mở ra đối với doanh nghiệp đó là doanh nghiệp đang nằm trong một nền kinh tế, chính trị tương đối ổn định, doanh nghiệp đang sản xuất một loại mặt hàng thiết yếu rất cần thiết cho đời sống xã hội, vì vậy nhu cầu của thị trường là rất lớn, nó luôn luôn mở ra đối với doanh nghiệp nhưng điều quan trọng là doanh nghiệp phải biết nắm bắt lấy thời cơ, tận dụng mọi cơ hội để có thể đưa ra những sản phẩm mới phù hợp với người tiêu dùng khi mà có rất nhiều các doanh nghiệp cùng tham gia sản xuất một loại mặt hàng giống với doanh nghiệp

1.1.3.8 Định hướng phát triển của công ty trong những năm tới

- Công ty đang tiếp tục hoàn thiện nhà xưởng sản xuất nằm trong khu công nghiệp và sẽ mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, mua sắm thêm máy móc trang thiết bị, tuyển thêm lao động sản xuất

- Khai thác tối đa năng lực sản xuất, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng hiện tại và sẽ mở rộng phát triển thị trường đối với các khách hàng khác

- Tạo thêm mẫu mã cho sản phẩm của doanh nghiệp ngày càng phong phú

và đa dạng hơn

- Xây dựng một hệ thống chất lượng trong toàn công ty

Để đạt được những mục tiêu này, doanh nghiệp cần phải tập trung điều tra nhu cầu của khách hàng, tức là sản xuất những gì khách hàng cần chứ không phải những gì mà doanh nghiệp có, tăng cường công tác Marketing, mở rộng thị trường nâng cao thị phần, tìm nguồn nguyên liệu tốt, giá thành hạ , tạo ra một đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp để có thể tạo ra những mẫu mã phù hợp nhất với nhu cầu của thị trường Có nghĩa doanh nghiệp không chỉ đơn thuần chỉ sản xuất rồi bán sản phẩm nữa mà phải làm tất cả các khâu từ nghiên cứu thị trường cho đến việc quảng cáo để bán được sản phẩm, để thu hút những hợp đồng, những khách hàng mới đến với công ty Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải sắp xếp lại lao động, xây dựng bộ máy quản lý quy củ hơn, tạo lập tác phong công nghiệp cho người lao động, đổi mới các biện pháp quản lý

1.2 Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm qua

1.2.1 Bảng đánh giá tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Kết quả hoạt động kinh doanh của bất kỳ một công ty nào đều được thể hiện qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh, nó cho thấy doanh nghiệp hoạt động trong các năm ra sao, năm sau so với năm trước như thế nào Sau đây là bảng báo cáo kết quả kinh doanh qua các năm của công ty TNHH Hoa San:

Bảng 7: Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

của doanh nghiệp các năm 2001; 2002; 2003

hoạt động kinh doanh

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Bảng 8: Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

của doanh nghiệp các năm 2004; 2005

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Qua 2 bảng trên ta thấy doanh thu của công ty năm sau cao hơn năm trước,

cụ thể là năm 2002 tăng 1,08 lần so với năm 2001, năm 2003 tăng 1,09 lần so với năm 2002, năm 2004 tăng 1,1 lần so với năm 2003, năm 2005 tăng 1,11 lần

so với năm 2004 Ta thấy doanh thu qua mỗi năm đều tăng hơn so với năm trước và càng về sau thì càng tăng nhiều hơn, nó cho thấy doanh nghiệp hoạt động ngày càng hiệu quả hơn, sản xuất dần dần đi vào ổn định

Lợi nhuận sau thuế của công ty cũng được thể hiện một cách chi tiết ở 2 bảng trên, cụ thể là: năm 2002 lợi nhuận giảm xuống, chỉ đạt 60% so với năm

2001, năm 2003 lợi nhuận so với năm 2002 vẫn giảm chỉ đạt 83,3%, từ năm

2004 tăng 1,82 lần so với năm 2003, năm 2005 tăng 1,62 lần so với năm 2004

Có năm lợi nhuận tăng nhưng cũng có năm giảm xuống, điều này có thể được lý giải như sau: Năm 2002 lợi nhuận giảm so với năm 2001 là do đến tháng 10/

2002 doanh nghiệp mới được tách ra thành lập riêng, nhân công đang làm việc

ổn định ở bên xưởng Gia Lâm thì đến gần cuối năm lại chuyển địa điểm sản xuất nên phát sinh rất nhiều chi phí như chi phí đi lại, những hao phí về thời gian dẫn đến lợi nhuận giảm sút Sang đến năm 2003 thì công ty phải đầu tư cho tài sản cố định là rất lớn để phục vụ cho việc sản xuất, doanh nghiệp gần như phải đầu tư lại nhà xưởng, máy móc thiết bị, tuyển thêm nhân công nên lợi nhuận giảm xuống là điều có thể hiểu được Nhưng bắt đầu từ năm 2004 trở đi, lợi nhuận của doanh nghiệp bắt đầu tăng cho thấy doanh nghiệp đang dần dần đi vào ổn định sản xuất, và ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn Vì công ty hoạt động có hiệu quả hơn sẽ dẫn đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng khá hơn, từ đó thúc đẩy mọi người làm việc tốt hơn thì lại dẫn đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng thu được nhiều thành quả

Ta có thể thấy rõ hơn sự thay đổi của doanh thu và lợi nhuận qua các biểu

đồ sau:

( Nguồn: tác giả tự xây dựng)

(Nguồn: tác giả tự xây dựng)

1.2.2 Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu đối với sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay

Bất kỳ một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đang hoạt động sản xuất kinh doanh trên một thị trường ngày càng có xu thế cạnh tranh khốc liệt hiện nay đều

có những thuận lợi và khó khăn nhất định Công ty TNHH Hoa San cũng không

nằm ngoài quy luật đó Sau đây là một số thuận lợi và khó khăn đang xảy ra đối với công ty:

* Những thuận lợi:

- Doanh nghiệp đang hoạt động trong một môi trường kinh doanh có nhiều thuận lợi: nền chính trị, kinh tế ổn định có sự điều tiết của nhà nước Đặc biệt, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt tại Hà Nội – là trung tâm của cả nước nên rất thuận tiện cho việc giao dịch với các đối tác, mở rộng quan hệ làm ăn, dễ nắm bắt được những xu hướng mới Cũng nhờ những thuận lợi đó mà doanh nghiệp

có thể dễ dàng thực hiện những mục tiêu của mình

- Sản phẩm của công ty là sản phẩm thiết yếu rất cần thiết cho đời sống xã hội bởi vì nó là sản phẩm tiêu dùng hàng ngày vì thế những thị trường tiềm năng luôn luôn mở rộng đối với công ty giúp công ty có thể tăng được thị phần của mình nhưng vấn đề chính là công ty phải biết nắm bắt lấy cơ hội, vấn đề này đòi hỏi doanh nghiệp không chỉ biết sản xuất theo những đơn đặt hàng sẵn

có mà cần phải biết sáng tạo ra những mẫu mã mới để tạo ra được thương hiệu của riêng mình để có thể đứng vững trên thị trường trước hết là ở trong nước

- Bởi vì xưởng sản xuất của công ty nằm trong khu công nghiệp nó đòi hỏi công ty phải làm ăn một cách chuyên nghiệp hơn, không đơn thuần chỉ sản xuất

ra rồi bán

- Hiện nay, xưởng sản xuất của doanh nghiệp đã tương đối đầy đủ về các thiết bị lao động và nhân công nên quy trình sản xuất diễn ra thường ít khi bị gián đoạn Hơn nữa, máy móc thiết bị mà công ty nhập về đều là trang thiết bị

có chất lượng nên luôn đảm bảo những yêu cầu đặt ra Hiện công ty vẫn đang tiếp tục nhập những trang thiết bị mới để chuẩn bị cho mục tiêu mở rộng thị trường của mình

* Những khó khăn:

- Do mới thành lập cách đây không lâu và hiện nay xưởng sản xuất của công ty vẫn còn đang tiếp tục được hoàn thiện nên sản xuất dường như vẫn chưa được ổn định, điều đáng nói nhất là bộ máy quản lý của công ty vẫn còn

đang trong quá trình hoàn thiện nên việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm của từng người chưa được rõ ràng, còn có sự chồng chéo trong bộ máy quản lý.

- Mặt hàng của doanh nghiệp: hiện có rất nhiều công ty cùng sản xuất cùng loại mặt hàng này và trong tương lai sẽ có các công ty khác được thành lập tạo nên một xu thế cạnh tranh ngày càng khốc liệt Nếu doanh nghiệp không đầu tư đổi mới kịp thời cho phù hợp, tạo chỗ đứng vững chắc của mình trên thị trường thì sản phẩm của doanh nghiệp sẽ dần dần lạc hậu dẫn đến việc mất khách hàng

do họ sẽ đi tìm những doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của họ tốt hơn

- Hiện tại doanh nghiệp chưa có một bộ phận chuyên trách để tạo ra những kiểu dáng, mẫu mã mới cho sản phẩm của mình nên doanh nghiệp vẫn chỉ chủ yếu sản xuất sản phẩm theo những đơn đặt hàng sẵn có, tạo nên tình trạng rất lãng phí tức là không sử dụng được hết những chức năng của trang thiết bị máy móc hiện đại mà công ty đã và đang mua về, nếu tình trạng này kéo dài sẽ dẫn đến chi phí tăng cao do phải bảo quản máy móc thiết bị mà giá của sản phẩm bán ra vẫn không thay đổi làm giảm sút lợi nhuận

1.2.3 Các kết quả hoạt động khác của doanh nghiệp

* Về lĩnh vực Marketing: Nhìn chung công ty chưa chú trọng đến vấn đề marketing theo một cách đúng nghĩa, công ty có trụ sở giao dịch nằm ở 26 Hàng Vải cũng là phòng kinh doanh của công ty Đây chính là nơi diễn ra các hoạt động marketing của công ty Tại đây có bầy bán những sản phẩm của công ty sản xuất và cả những mặt hàng mà công ty nhập về để giới thiệu và bán, đây cũng là nơi để công ty có thể thu thập ý kiến khách hàng một cách trực tiếp Chính vì hoạt động marketing không chuyên nghiệp như vậy mà doanh nghiệp chưa sản xuất ra những mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng mà chỉ sản xuất những mặt hàng theo những hợp đồng sẵn có từ trước

* Về hoạt động quản trị vật tư: Vì là doanh nghiệp sản xuất nên doanh nghiệp đặc biệt chú ý đến hoạt động này Doanh nghiệp có phòng vật tư riêng với một trưởng phòng và một nhân viên có nhiệm vụ nhập nguyên vật liệu, giải quyết những vấn đề phát sinh có liên quan đến nguyên vật liệu, bảo quản

nguyên vật liệu và sản phẩm Để tiện cho công việc sản xuất, kho của công ty nằm ngay trong xưởng nên rất thuận lợi cho việc sản xuất sản phẩm Từ đó tạo điều kiện cho việc sản xuất được tiến hành một cách trôi chảy.

* Về lĩnh vực tài chính kế toán: Đây là lĩnh vực mà bất kỳ một công ty nào cũng cần phải quan tâm đến Riêng về lĩnh vực này thì công ty cũng có một phòng riêng để làm các nhiệm vụ liên quan đến tài chính như vấn đề về lương bổng, hạch toán các chi phí phát sinh Doanh nghiệp có hồ sơ lưu trữ nên việc

lỗ lãi hoặc những vấn đề khúc mắc về lương bổng thì sẽ được giải quyết ổn thỏa

* Ngoài ra doanh ngiệp luôn luôn thực hiện theo đúng các yêu cầu, chính sách mà nhà nước đã ban hành đối với những vấn đề liên quan đến doanh nghiệp, chấp hành và tuân thủ những quy định của pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với nhà nước, tham gia các hoạt động tình nguyện, thực hiện chế độ khen thưởng và phê bình đối với những cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp

1.3 Các mặt hoạt động quản trị doanh nghiệp chủ yếu

1.3.1 Cơ cấu sản xuất của công ty

Công ty TNHH Hoa San là một doanh nghiệp sản xuất nhỏ, số lượng công nhân ít và cả công ty chỉ có một dây chuyền sản xuất dép nhất định theo một quy trình khép kín nên cả công ty chỉ có một phân xưởng và trong phân xưởng

đó chia ra nhiều bộ phận Phân xưởng của công ty bao gồm các bộ phận sau: Bộ phận dán, quét đế 2 màu, trộn; Bộ phận cao tần, cắt quai; Bộ phận in quai, lót vải mặt đế; Bộ phận xi; Bộ phận cắt viền quai; Bộ phận cắt vải; Bộ phận đóng gói gắn đề can; Bộ phận ép; Bộ phận ép quai, ép phom; Bộ phận dán, xỏ quai Ở mỗi bộ phận sẽ có một tổ trưởng phụ trách công việc chính ở đó và sẽ đóc thúc công nhân ở bộ phận mình làm việc sao cho có hiệu quả

Ở trong cả phân xưởng thì có 2 quản đốc quản lý cả phân xưởng, 2 quản đốc này sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc và có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban trong công ty để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình 2 quản

đốc phải quán xuyến được công việc cả phân xưởng, đôn đốc công nhân làm việc và kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình sản xuất 2 quản đốc này thì 1 người là nam 1 người là nữ, quản đốc nữ có trách nhiệm quản lý công nhân

nữ và quản lý những công việc nhẹ nhàng, còn quản đốc nam có nhiệm vụ quản

lý công nhân nam và phụ trách những công việc ví dụ liên quan đến máy móc thiết bị, những công việc nặng nhọc hơn

Công nhân làm việc ở trong phân xưởng chủ yếu ăn và ngủ ở công ty do

họ chủ yếu là những người ở quê xa Hơn nữa, công ty có chỗ ăn ở ngay cạnh xưởng sản xuất cho công nhân nên rất thuận tiện cho họ

Dưới đây là dây chuyền sản xuất sản phẩm trong phân xưởng của công ty:

Máy ép đế

Đế dép xào thủy lực

(Nguồn: Phòng vật tư)

Đầu tiên từ những nguyên liệu là các loại dép cũ, các phế liệu, các loại nhựa, người ta đập cho sạch sau đó rửa thật sạch những nguyên liệu đó, cho chúng vào máy băm nhựa để băm nhỏ Sau khi băm, những nguyên liệu này có kích thước nhỏ khoảng bằng hạt đỗ xanh Sau đó chúng được xào lên bằng cách cho vào máy xào cao tốc, và rồi được qua một dây chuyền để tạo thành một đế dép hoàn chỉnh (qua máy ép đế thủy lực)

* Quá trình tạo ra quai dép

Có nhiều loại quai dép, đối với loại quai vải hoặc quai nhựa thì doanh nghiệp tự sản xuất lấy, còn đối với loại quai dép làm bằng những chất liệu đặc biệt thì doanh nghiệp phải đặt hàng từ bên ngoài.

Sơ đồ 3: Quy trình sản xuất quai

Máy ép quai Máy bóp quai

Cắt vải > in hình -> ép nóng -> bóp quai Cao tần thủy lực cắt quai

vụ cắt lại một lần nữa những chỗ bị thừa ra cho phù hợp với đế dép đã sản xuất

* Sau khi sản xuất xong đế dép và quai dép người ta sẽ tiến hành một quy trình cuối cùng để hoàn tất sản phẩm, đó là quy trình dán đế dép và quai dép lại với nhau Quy trình đó được thực hiện như sau:

Sơ đồ 4: Quy trình dán dép

Máy ép dép Máy sấy

Quét keo dán > Dán quai -> ép dép -> sấy khô dép

dở dang là quai dép và đế dép rồi quét một lớp keo đặc biệt để dán đế dép và quai dép lại với nhau Sau đó đưa chiếc dép đã được dán qua máy ép dép thủy lực để dính cho chắc Sau khi đã dính chắc rồi thì đưa qua máy sấy để sấy cho dép khô, sau đó xỏ mác của công ty Hoa San đã được đặt làm sẵn từ trước Tiếp theo cho đôi dép hoàn chỉnh vào bao nilon, tại đây cũng là nơi kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng do quản đốc nữ phụ trách Sau đó người ta xếp thành

5 đôi dép cho vào một cái bao to rồi xếp vào kho chuẩn bị để bán ra thị trường

1.3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

Cũng giống như các doanh nghiệp khác, bộ máy quản trị của doanh nghiệp cũng được bố trí theo kiểu phòng ban Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty Hoa San:

Sơ đồ 5: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty

(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp)

Bởi vì công ty TNHH Hoa San là một công ty tương đối nhỏ nên bộ máy quản lý khá là đơn giản Đứng đầu là giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung mọi việc, công ty không có phó giám đốc Dưới giám đốc là các phòng ban chức năng, mỗi phòng ban có nhiệm vụ riêng hình thành nên một bộ máy quản lý của doanh nghiệp Giữa các phòng ban có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và cùng phấn đấu vì một mục tiêu chung mà công ty đã đề ra

Phòng tài chính

kế toán

Phòng hành chính tổng hợp

Xưởng sản xuất

* Giám đốc công ty: Ở công ty Hoa San, giám đốc doanh nghiệp cũng chính là người góp vốn nhiều nhất Giám đốc gồm 1 người, là người chịu trách nhiệm cao nhất mọi mặt sản xuất kinh doanh của công ty và lãnh đạo chung toàn công ty, là người đề ra các phương hướng, mục tiêu phấn đấu của công ty trong ngắn hạn và dài hạn.

* Phòng kinh doanh (đặt tại 26 Hàng Vải - phường Hàng Bồ - quận Hoàn Kiếm – Hà Nội): gồm 1 trưởng phòng kinh doanh và có 1 nhân viên giúp việc cho trưởng phòng, phòng kinh doanh ở đây lại nằm tách biệt với các phòng ban khác của công ty Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chủ yếu là buôn bán và giới thiệu sản phẩm đến với người tiêu dùng, cũng là văn phòng giao dịch của công

ty Ngoài ra, có nhiệm vụ tiếp xúc với khách hàng; thăm dò, lập kế hoạch tiêu thụ đáp ứng đúng theo yêu cầu thị trường

* Phòng vật tư: bao gồm 2 người, 1 trưởng phòng và 1 nhân viên Phòng vật tư chịu trách nhiệm chính là nhập xuất nguyên vật liệu theo đúng thời hạn, kịp với nhu cầu sản xuất, giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến vật tư; lập kế hoạch mua sắm, xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp; tổ chức quản lý việc lưu kho vật tư và những sản phẩm đã hoàn thành Phòng vật tư cần phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán để hoàn thành nhiệm vụ của mình

* Phòng tài chính kế toán: gồm 1 người chịu trách nhiệm theo dõi về tình hình tài chính của công ty, tình hình sản xuất, tiêu thụ, giá thành sản phẩm, lương bổng cho cán bộ công nhân viên từ đó tổng hợp số liệu và phân tích tình hình tài chính cũng như lập báo cáo tài chính của công ty

* Phòng hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm về mặt tổ chức nhân sự của công ty, tổ chức cán bộ, tổ chức quản lý con dấu của nhà máy và tiến hành thực hiện các công việc hành chính trong nội bộ nhà máy Tham mưu cho giám đốc về sắp xếp, bố trí nhân lực và các chính sách về chế độ lao động, tiền lương

và là bộ phận hành chính văn thư của công ty

* Xưởng sản xuất: là nơi tạo ra sản phẩm của công ty, có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác để làm tốt nhiệm vụ được giao

* Ngoài ra, công ty còn có bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ giữ gìn trật tự chung của công ty, theo dõi những người hàng ngày ra vào công ty, bộ phận cấp dưỡng chăm lo đến đời sống ăn nghỉ của cán bộ công nhân viên

Trong công ty, tùy theo trách nhiệm, lĩnh vực cụ thể mà các thành viên trong công ty từ giám đốc, các trưởng phòng ban, các quản đốc đến toàn bộ cán

bộ công nhân viên trong công ty, mỗi người có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng lại phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo cho sự vận hành của công ty được thông suốt

PHẦN II CHẤT LƯỢNG VÀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY

TNHH HOA SAN 2.1 Các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ

Như đã nói ở phần trên, sản phẩm của công ty được sản xuất ra đều là theo đơn đặt hàng nên tất cả các sản phẩm đều được làm ra theo một khuôn mẫu có sẵn, việc đánh giá chất lượng sản phẩm chỉ được tiến hành ở khâu cuối cùng trước khi đưa sản phẩm vào bao gói Sản phẩm của công ty là các loại dép nhựa phục vụ cho nhu cầu thị trường trong nước, chủ yếu là ở các chợ với những đơn đặt hàng dài hạn nên việc kiểm tra chất lượng sản phẩm được tiến hành một cách nhanh chóng, không cẩn thận, hay nhiều khi không được kiểm tra mà cứ thế đóng bao rồi xuất xưởng Tên các loại sản phẩm dép nhựa của doanh nghiệp bao gồm: trai nhựa các loại, trai dán các loại,234 dán, 234 nike, đại nike các loại, đại zapan, zapan trung, zapan đủ số, zapan 37- 38, đại tái sinh, đại kẻ, kẻ 5,

kẻ 4, 234 kẻ, siêu nhân trung, siêu nhân tiểu, sport trung, sport tiểu, baby Mỗi loại sản phẩm của doanh nghiệp có cách pha trộn nguyên vật liệu khác nhau để tạo thành một sản phẩm hoàn chỉnh

Các chỉ tiêu đưa ra đối với nguyên vật liệu có thể chỉ là việc nhập nguyên vật liệu có phù hợp với việc sản xuất ra sản phẩm hay không, vấn đề đó do phòng vật tư chịu trách nhiệm Trước đây khi chưa thành lập công ty thì vấn đề kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu là do công nhân làm Các chỉ tiêu đó là chất của nhựa, mực in có rõ không, tất cả đều được thử nghiệm trong một thời gian ngắn và nếu thấy được thì sẽ nhập ngay, nhiều khi người ta không kiểm tra về chất lượng mà chỉ kiểm tra về số lượng Hiện nay, việc nhập nguyên vật liệu dường như vẫn không thay đổi nhưng có khác là do một bộ phận chuyên trách thực hiện, đó là phòng vật tư kết hợp với phòng kế toán sẽ làm nhiệm vụ này Nguyên vật liệu của công ty có những nguồn nhập xác định, đã có mối làm ăn

lâu dài với công ty do công ty chỉ sản xuất một số loại dép cố định nên nguyên vật liệu được nhập về cũng gần như là cố định và người cung ứng cũng là cố định, có quan hệ làm ăn lâu dài đối với công ty và đã được công ty tin tưởng

Do đó, nguyên vật liệu khi được nhà cung ứng đem đến công ty thì hầu như không có hình thức kiểm tra chất lượng nguyên liệu trước khi nhập do nguyên liệu của công ty cần sử dụng là những nguyên liệu đã đóng gói sẵn như là mực

in, đến khi sử dụng thì mới có thể biết được như thế nào Khi nhập nguyên vật liệu thì thường người được giao nhiệm vụ chỉ đếm xem số lượng đã đầy đủ chưa Tuy nhiên, có thể đưa ra một số chỉ tiêu chất lượng về nguyên vật liệu để

có thể tạo thành sản phẩm ở công ty TNHH Hoa San như sau:

Bảng 9: Các chỉ tiêu để đánh giá nguyên vật liệu ở công ty Hoa San

STT Tên nguyên vật liệu Các tiêu chuẩn cần đạt được

(Nguồn: Phòng vật tư)

Còn đối với các chỉ tiêu để đánh giá chất lượng sản phẩm của công ty thì ở mỗi khâu sẽ kiểm tra xem chất lượng đã phù hợp chưa Ở mỗi công đoạn, người công nhân sẽ tự kiểm tra sản phẩm khi đến mình làm đã phù hợp chưa để có thể tiếp tục công việc của mình hoàn thành quá trình sản xuất Nhưng kiểm tra chất lượng sản phẩm chủ yếu được tiến hành ở khâu cuối cùng, tức là dép được kiểm tra trước khi đóng gói cho vào túi nilon Có thể mô tả các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm ở công ty TNHH Hoa San như sau:

* Ở quá trình tạo đế dép:

Đầu tiên, công nhân rửa đế sẽ kiểm tra xem những loại phế liệu đó đã đạt yêu cầu chất lượng như đã nêu trong phần các chỉ tiêu đối với nguyên vật liệu giống như ở bảng trên hay chưa Sau khi băm, đến công đoạn xào thì người công nhân phụ trách công đoạn này sẽ kiểm tra xem nguyên liệu đã được băm theo kích thước đã xác định tương đương là một hình vuông nhỏ cỡ chiều dài 1 cạnh

là khoảng 3mm hay chưa Nếu chưa đạt yêu cầu này ( hầu như sai hỏng này là do máy móc chứ không phải do con người) thì sẽ phải lặp lại quá trình băm nguyên liệu cho phù hợp với tiêu chuẩn, còn nếu không thể sửa chữa được thì phải loại

bỏ Sau khi công đoạn xào hoàn thành người ta sẽ tiếp tục cho thành phẩm dở dang đó qua máy ép đế thủy lực để tạo thành đế dép hoàn chỉnh Khi tạo thành đế dép rồi thì trước khi đưa sang kho để lưu trữ phục vụ cho việc tạo ra đôi dép, công nhân cũng tiến hành kiểm tra đế dép Việc kiểm tra đế dép bao gồm các chỉ tiêu như trong bảng sau:

Bảng 10: Các tiêu chuẩn đối với đế dép

* Ở quá trình tạo quai dép:

Ở quy trình đầu tiên của quá trình tạo quai dép là công việc cắt vải Trước

đó công nhân làm ở bộ phận này phải kiểm tra vải về màu sắc của vải phải phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phải phù hợp với đế dép Vì ở công ty TNHH

Hoa San là sản xuất dép theo khuôn mẫu sẵn có nên việc kiểm tra này cũng không được quan tâm nhiều lắm, người công nhân chỉ biết làm công việc của mình là cắt quai cho đúng với mẫu chứ những loại dép ở công ty đã có một màu nhất định từ trước Các công việc sau khi cắt vải là in hình, sau đó ép nóng thì không có kiểm tra sản phẩm Nhưng sau công đoạn ép nóng, đến bóp quai thì công nhân làm việc ở bộ phận bóp quai phải kiểm tra xem hình vẽ đã được in rõ ràng chưa? vải và hình vẽ trên vải phải dính chắc chắn với nhau, hình vẽ phải phù hợp với loại vải đã được quy định trước Sau đó là cắt quai và tạo ra một cái quai dép hoàn chỉnh Trước khi chuyển vào kho, nhân công cuối cùng này phải kiểm tra quai dép, việc kiểm tra này bao gồm các chỉ tiêu cho trong bảng dưới đây:

Bảng 11: Các chỉ tiêu đối với quai dép

Nếu đạt được các yêu cầu trên thì để vào kho để chuẩn bị cho quá trình tạo

ra đôi dép hoàn chỉnh Nếu không đạt được các yêu cầu trên thì cần làm lại cho phù hợp

* Ở quá trình dán dép

Ở quy trình này, giữa các giai đoạn không có sự kiểm tra chất lượng sản phẩm Chỉ đến khi tiến hành sấy khô dép, sau đó xỏ mác, trước khi tiến hành lồng bao thì người ta mới kiểm tra lại dép lần cuối cùng chứ sau khi lồng bao và buộc lại rồi thì sẽ không tiến hành kiểm tra nữa Tất cả các sản phẩm của công ty đều

là dép nhựa, chúng chỉ có tên gọi khác nhau và thành phần tạo ra chúng là có sự thay đổi về liều lượng nguyên vật liệu nên việc kiểm tra dép cuối cùng này đối

với tất cả các loại dép là đều có một tiêu chuẩn giống nhau Sau đây là các chỉ tiêu đối với sản phẩm của công ty

Bảng 12: Các chỉ tiêu để đánh giá sản phẩm của công ty TNHH Hoa San

thể là 70 kg đối với dép người lớn, 40 kg đối với dép trẻ em, dép có thể được sử dụng trong 4 năm

màu không được loang lổ, chỗ này nhạt, chỗ này lại đậm, phải đều nhau

dép đã dính chắc chắn với nhau chưa

khó chịu cho người sử dụng hay không

đúng số với nhau trước khi lồng,

( Nguồn: Phòng vật tư)

Sau khi kiểm tra xong sản phẩm, nếu sản phẩm đạt được các yêu cầu trên thì sẽ lồng vào túi nilon, sau đó cứ 5 đôi một lại được lồng vào một túi nilon to hơn rồi sẽ chuyển vào kho để chờ ngày xuất hàng ra khỏi công ty Nếu sản phẩm chưa đạt được các yêu cầu trên thì phải tìm ra nguyên nhân xem sản phẩm mắc lỗi ở giai đoạn nào trong quá trình sản xuất thì sẽ sửa chữa sản phẩm ở đúng giai đoạn đó Còn nếu mắc những lỗi nghiêm trọng như dép bị thủng thì sẽ chuyển về làm lại từ đầu tức là chiếc dép đó lại trở thành phế phẩm, được băm nhỏ để sản xuất lại

Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng này ở công ty TNHH Hoa San do người quản lý phân xưởng phụ trách, cụ thể là người quản đốc nữ Thực

ra, các chỉ tiêu để đánh giá chất lượng sản phẩm ở trên chỉ mang tính tương đối,

không có một thông số kỹ thuật cụ thể để đánh giá chính xác chất lượng sản phẩm, cũng không có máy móc để kiểm tra Việc kiểm tra được tiến hành bởi một người lao động, chỉ được kiểm tra bằng mắt và bằng kinh nghiệm lâu năm đối với nghề nghiệp của họ Đối với việc sản xuất theo một dây chuyền khép kín như vậy, với một khuôn mẫu có trước như vậy thì việc kiểm tra chất lượng đối với họ dường như không quan trọng lắm Những đôi dép được làm ra đã theo mẫu sẵn có từ trước nên việc kiểm tra chỉ mang tính hình thức, tương đối

và được tiến hành rất nhanh do dép được sản xuất ra cứ liên tục, liên tục, với khối lượng lớn, người công nhân không thể đôi nào cũng kiểm tra được mà chỉ nhìn qua xem đã đạt yêu cầu hay chưa

Doanh nghiệp thường là sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng nên hiện nay chỉ sản xuất theo những gì khách hàng yêu cầu, tức là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo lô sản phẩm lớn mà khách hàng đã đặt Thường khách hàng của doanh nghiệp là những khách hàng quen, lâu năm nên mẫu mã, kiểu dáng không có sự thay đổi, vẫn những mẫu đó, hình thức đó, có chăng chỉ là sự thay đổi về số lượng mỗi lần đặt hàng Có lẽ khái niệm chất lượng sản phẩm đối với doanh nghiệp chỉ là sự đồng ý của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp, có nghĩa là hiện tại doanh nghiệp đang bán được hàng Chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp vì thế sẽ giống nhau ở tất cả các lô sản xuất ra, nghĩa là không có sự cải tiến chất lượng Những người công nhân đơn thuần là sản xuất

ra sản phẩm, họ đánh giá sản phẩm ở mỗi khâu của họ tức là nếu sản phẩm dở dang của họ mà không phù hợp thì họ sẽ chuyển lại cho bộ phận trước đó làm cho phù hợp thì thôi Công ty ít khi phải chịu những tổn thất do hàng trả lại từ phía người mua bởi vì doanh nghiệp chỉ sản xuất theo yêu cầu của họ, khách hàng chỉ trả lại khi phía doanh nghiệp đưa nhầm sản phẩm cần giao, mà điều này rất ít khi xảy ra, chứ không có việc hàng trả lại do bị lỗi

2.2 Hoạt động quản lý chất lượng của công ty

Hiện nay, doanh nghiệp chưa thực hiện hoạt động quản lý chất lượng một cách có hệ thống nhưng cũng đã có sự phân chia trách nhiệm đối với việc kiểm tra chất lượng sản phẩm Sau đây là mô hình hoạt động quản lý chất lượng trong công ty TNHH Hoa San

Sơ đồ 6: Mô hình hệ thống quản lý chất lượng ở công ty TNHH Hoa San

(Nguồn: Phòng vật tư)

Ở công ty TNHH Hoa San thì hoạt động quản lý chất lượng được coi như

là công việc kiểm tra chất lượng sản phẩm của mình Việc kiểm tra đó được thực hiện như sau:

* Giám đốc công ty: Là người chịu trách nhiệm cao nhất về chất lượng sản phẩm của công ty, là người giải quyết các công việc khiếu nại của khách hàng

về chất lượng sản phẩm Giám đốc là người đưa ra các quyết định về chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp, đưa ra các chính sách liên quan đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp ( nếu có) Giám đốc là người xác định mục tiêu, chính sách và các phương tiện, nguồn lực và biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu chất lượng sản phẩm Giám đốc là người đưa ra các phương hướng để mọi người trong công ty thực hiện theo, chịu trách nhiệm với những công việc đó Ngoài

ra, giám đốc công ty còn là người cuối cùng cùng với các quản đốc phân xưởng kiểm tra lại một lượt sản phẩm trước khi giao hàng cho khách hàng và là người chịu trách nhiệm cao nhất với những sai hỏng của sản phẩm Giám đốc truyền đạt thông tin xuống cấp dưới và cũng nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới đưa lên từ đó đưa ra biện pháp xử lý và cách giải quyết cũng như đưa ra các phương pháp đúng đắn đối với vấn đề chất lượng Giám đốc có nhiệm vụ xem xét và ký kết những văn bản có liên quan đến chất lượng.

* Trưởng phòng vật tư: là người đại diện cho giám đốc xử lý các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm cũng như nguyên vật liệu Là người trực tiếp tiếp nhận nguyên vật liệu nên trưởng phòng vật tư phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về những vấn đề xảy ra đối với nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, sai hỏng Là người trực tiếp thực hiện các công việc được giám đốc giao phó, truyền đạt những công việc cần làm đến cấp dưới, giao việc cho họ và trực tiếp xem xét, đôn đốc những công việc có liên quan đến chất lượng sản phẩm Trưởng phòng vật tư chịu trách nhiệm đánh giá những sai hỏng của sản phẩm, tìm ra nguyên nhân để khắc phục; giải quyết khiếu nại của khách hàng trong quyền hạn cho phép Phòng vật tư có nhiệm vụ đưa ra các yêu cầu cần phải đạt được đối với sản phẩm

* Quản đốc phân xưởng: Đây là người trực tiếp giám sát quá trình sản xuất

ở dưới phân xưởng, là người nắm rõ và hiểu biết về những vấn đề của sản phẩm nhất Họ cũng là những người kiểm tra sản phẩm cuối cùng trước khi lồng vào túi, chịu trách nhiệm về những sai hỏng của sản phẩm và báo cáo những sai hỏng này lên giám đốc để giám đốc đưa ra cách giải quyết phù hợp Họ cũng là người đôn đốc mọi người trong phân xưởng làm việc có trách nhiệm kiểm tra sản phẩm ở giai đoạn trước trước khi tiến hành công việc của mình và truyền đạt thông tin của cấp trên giao phó cho mọi người trong toàn phân xưởng hiếu

rõ Vì công ty TNHH Hoa San là một công ty nhỏ, số lượng nhân công ít nên chỉ cần 2 người quản đốc phụ trách toàn phân xưởng của doanh nghiệp

* Công nhân các bộ phận sản xuất: Là người trực tiếp sản xuất ra sản phẩm của công ty Đó là những người có trách nhiệm phải kiểm tra sản phẩm

dở dang của giai đoạn sản xuất trước trước khi tiến hành tiếp tục thực hiện công việc của mình xem chất lượng của sản phẩm đó đã phù hợp chưa Nếu đã phù hợp thì tiếp tục sản xuất, còn nếu chưa phù hợp thì chuyển về bộ phận trước để làm lại Cứ thế cho đến khi hoàn thành sản phẩm

Như vậy, có thể nói hoạt động quản lý chất lượng ở công ty TNHH Hoa San thực chất là một quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm Thực ra ở công ty chưa tiến hành một hoạt động quản lý chất lượng đúng nghĩa, công ty hầu như chỉ kiểm tra sản phẩm ở giai đoạn cuối cùng trước khi xuất xưởng Việc phân chia người quản lý chỉ có tính chất tương đối, mọi người trong công ty hầu như chưa ý thức được vấn đề chất lượng do tất cả các sản phẩm làm ra đều theo một khuôn mẫu có sẵn từ trước và do đơn đặt hàng của khách hàng nên việc kiểm tra chất lượng không được tiến hành đầy đủ và thường xuyên cũng như vấn đề quản lý chất lượng ở công ty là chưa được coi trọng cho lắm

2.3 Khảo sát hệ thống hiện tại

Như trên đã trình bày, ta thấy hiện nay chất lượng sản phẩm của công ty chưa được quan tâm một cách đúng nghĩa Chất lượng sản phẩm chỉ là làm theo đúng khuôn mẫu sẵn có từ trước, dép không bị sai hỏng những lỗi quá nặng như

bị thủng thì mới được đưa làm lại chứ chưa hề có các thông số kỹ thuật cụ thể

để đánh giá chất lượng sản phẩm Tuy giữa các giai đoạn sản xuất đều có sự kiểm tra nhưng đó chỉ là kiểm tra một cách nhanh chóng, bởi vì số lượng sản xuất nhiều, cứ liên tục nên việc kiểm tra không được tiến hành một cách có bài bản Tất cả đều chỉ được kiểm tra bằng con người, không hề có máy móc để kiểm tra bởi vì ở công ty cũng chưa có phòng kỹ thuật để đưa ra các thông số kỹ thuật để làm cơ sở cho việc kiểm tra chất lượng sản phẩm, để pha trộn các nguyên vật liệu tạo ra các sản phẩm mới vì thế ở công ty không có sự cải tiến chất lượng sản phẩm, không có các sản phẩm mới Chất lượng sản phẩm vì thế

chỉ được đo bằng sự thỏa mãn của khách hàng, công ty càng có nhiều đơn đặt hàng chứng tỏ chất lượng sản phẩm của công ty là tốt Hiện nay, chưa thể đánh giá đúng mức chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp, các sản phẩm trên thị trường thường có thể do người tiêu dùng đánh giá nhưng công ty Hoa San lại không tiếp xúc với người tiêu dùng cuối cùng nên không biết sản phẩm của mình được người tiêu dùng ưa chuộng đến đâu Vì thế việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm bây giờ là phải xây dựng một hệ thống nhằm đánh giá chất lượng sản phẩm của mình một cách tốt hơn.

Về mặt quản lý chất lượng ở công ty thì do công ty đã không mấy chú trọng đến vấn đề chất lượng nên việc quản lý chất lượng cũng không được mấy quan tâm Tuy công ty đã có sự phân công lao động về vấn đề quản lý chất lượng nhưng lại chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa những người làm công tác quản lý cũng như còn thiếu sót những bộ phận cần thiết trong công ty để công tác quản lý chất lượng được thuận lợi hơn Nói một cách khác, bộ máy quản lý của công ty vẫn còn đang trong quá trình hoàn thiện nên các công việc đôi khi vẫn mắc phải một số vấn đề Vậy thì hoạt động quản lý chất lượng trong công ty chưa thể làm tốt được, bởi vì công tác này mới chỉ dừng lại ở mức kiểm tra chất lượng sản phẩm

Trước tình hình như vậy, ban lãnh đạo công ty quyết định sẽ tiến hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 Nhưng để áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn này còn rất nhiều khó khăn Với chất lượng sản phẩm và công tác quản lý chất lượng của công ty như trên thì công ty hiện đang có những khó khăn và thuận lợi sau:

* Những thuận lợi

Hiện nay, ISO 9001: 2000 đã không còn mấy xa lạ với các chủ doanh nghiệp nước ta nếu không muốn nói là hệ thống này càng ngày càng phổ biến, ở nước ta có rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 và con số này sẽ tiếp tục tăng vì thế công ty TNHH Hoa San hoàn toàn có thể học hỏi kinh nghiệm của các doanh nghiệp đã đi trước

mình Theo số liệu của trung tâm thông tin, đến nay cả nước có khoảng 1300 giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 Là người đi sau nên doanh nghiệp gặp khá nhiều thuận lợi trong việc tiếp cận với bộ tiêu chuẩn này bởi vì bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 giờ đây đã trở nên rất thông dụng đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam.

- Nước ta cũng đã chú trọng nhiều hơn đến vấn đề đào tạo cán bộ chất lượng do đó việc tìm các chuyên gia tư vấn về chất lượng cũng dễ dàng hơn, những người có trình độ chuyên môn về chất lượng ngày một nhiều hơn Hơn nữa, các cơ quan quản lý về chất lượng cũng được thành lập và làm việc càng ngày có hiệu quả hơn

- Lãnh đạo công ty TNHH Hoa San cũng đã ý thức được rất rõ sự cần thiết phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 Đây là một điều kiện hết sức thuận lợi bởi muốn xây dựng bất cứ một hệ thống quản lý chất lượng nào thì điều kiện đầu tiên cũng là sự cam kết của lãnh đạo, có được điều kiện này rồi thì mới thực hiện được các bước tiếp theo của hệ thống quản lý chất lượng Ở đây giám đốc công ty đã hết sức nhiệt tình ủng hộ việc xây dựng này bởi vì giám đốc công ty nhận thấy rằng việc xây dựng này là vô cùng cần thiết, nếu thành công thì doanh nghiệp sẽ có rất nhiều thuận lợi trong công cuộc chinh phục những thị trường mới Sự ủng hộ của lãnh đạo là điều kiện đầu tiên và rất quan trọng bởi nếu không có sự ủng hộ này thì việc áp dụng hệ thống chất lượng không thể có và càng không thể thành công

- Như trên đã thấy, máy móc trang thiết bị công nghệ dùng trong quá trình sản xuất đều là những trang thiết bị hiện đại, nhập từ nước ngoài, có thời gian

sử dụng ít nên khi doanh nghiệp áp dụng ISO 9001: 2000 sẽ không cần phải thay đổi máy móc quá nhiều, tạo cho việc áp dụng thuận lợi hơn Vì là một doanh nghiệp sản xuất nên trang thiết bị máy móc là vô cùng quan trọng, có được những điều kiện tiền đề về máy móc như vậy cũng hết sức thuận lợi trong việc áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn này

- Hiện nay, doanh nghiệp đã có một hệ thống kiểm tra chất lượng sản phẩm trong từng khâu sản xuất Mỗi một khâu đều có sự kiểm tra chất lượng Điều đó giúp cho sản phẩm của công ty không bị mắc lỗi từ những lỗi nhỏ nhất, việc kiểm tra chất lượng như vậy là hợp lý Hơn nữa, lại được sự giúp đỡ của ban lãnh đạo nên mọi người trong công ty càng có ý thức hơn.

- Công ty TNHH Hoa San cũng đã xây dựng được một bộ máy quản lý tuy

là chưa hoàn thiện nhưng cũng đã có sự phân công lao động trong vấn đề quản

lý chất lượng Mỗi người có nhiệm vụ riêng, làm công việc của mình và có sự trao đổi qua lại giữa các cấp với nhau Cấp dưới tuân theo sự chỉ đạo của cấp trên và cấp trên lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người trong công ty

* Những khó khăn

- Mặc dù nhà nước đã chú trọng đến việc đào tạo những cán bộ về chất lượng nhưng số lượng đào tạo vẫn quá ít, chưa đủ đáp ứng yêu cầu của đất nước Hơn nữa, những cán bộ này trình độ, kiến thức có nhưng khi làm tư vấn thì lại ít sát sao thực tế hay nói cách khác là xa rời thực tế, rập khuôn theo lý thuyết vì vậy khi các doanh nghiệp làm theo sẽ có rất nhiều khó khăn mà trong thực tế gặp phải Đội ngũ tư vấn này chưa thực sự đủ mạnh, còn non yếu về chuyên môn, nghiệp vụ và bị phân tán, chia tách theo cơ chế thị trường Nhiều tổ chức tư vấn

có quá ít cán bộ tư vấn lại kém về chuyên môn và thiếu kinh nghiệm làm cho chất lượng tư vấn không đảm bảo, đặc biệt đối với những doanh nghiệp không nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống

- Về quản lý của công ty: Hiện nay, công ty TNHH Hoa San đã có một bộ máy quản lý nhưng sự làm việc chưa được ăn ý, một người phải làm quá nhiều loại công việc khác nhau Muốn áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng thì phải xây dựng một bộ máy quản lý rõ ràng, gồm những người có trình

độ để có thể thực hiện được những công việc quản lý của mình Hơn nữa, vấn

đề về quản lý chất lượng lại chưa được quan tâm một cách đúng mức, mà mọi người trong công ty cũng có ít hiểu biết về chất lượng nên công tác quản lý chất lượng ở công ty chưa thực sự đạt hiệu quả Giám đốc công ty có quan tâm đến