Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2000 tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp

Luận Văn: Giải pháp hoàn thiện việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 2000 tại Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp

ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA KẾ TOÁN

~*~

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

Đề tài: Kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên Thương mại Dịch vụ và XNK

Họ và tên: Phan Thu Huyền Lớp: KTA3

Giáo viên hướng dẫn: Th.sĩ Phan Trung Kiên

Hà Nội, tháng 04 năm 2008

MỤC LỤC

Lời nói đầu

Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu 7

1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu 7

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 8

3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty .9

4.Tổ chức kế toán .11

4.1.Tình hình tổ chức bộ máy kế toán 11

4.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán 14

4.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 15

4.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 16

4.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 18

4.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán 20

5 Nội dung tổ chức công tác kế toán ở công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu trong điều kiện kế toán máy 20

Chương II: Thực trạng kế toán bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu 23

1 Đặc điểm các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại công ty 23

1.1 Các phương thức bán hàng 23

1.2 Các phương thức thanh toán 23

2 Hạch toán các phương pháp kế toán bán hàng và thanh toán với người mua tại công ty 25

2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng 25

2.2 Hạch toán bán hàng và thanh toán với người mua tại công ty 26

2.2.1 Hạch toán chi tiết bán hàng và thanh toán với khách hàng tại công ty .34

2.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH một thành viên

thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu 23

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty 24

2.1.2.1 Nội dung hoạt động kinh doanh của Công ty 24

2.1.2.2 Đặc điểm về tổ chức hàng hoá 24

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty 25

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 26

2.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện kế toán trên máy 29

2.2.1 Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý 29

2.2.2 Tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán 30

2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và trình tự kế toán bán hàng 32

2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ, báo cáo kế toán nghiệp vụ bán hàng 33

2.3 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty tnhh một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu 33

2.3.1 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán trong công ty .33

2.3.1.1.Các phương thức bán hàng 33

2.3.1.2.Phương thức thanh toán 34

2.3.2 Phương pháp kế toán bán hàng 35

2.3.2.1 Chứng từ ban đầu 35

2.3.2.2 Tài khoản sử dụng 38

2.3.2.3 Một số trường hợp kế toán chủ yếu 38

2.3.2.4 Sổ sách kế toán 38

2.3.3 Kế toán phải thu của khách hàng 41

2.3.4 Kế toán hàng tồn kho 43

2.3.5.Các khoản giảm trừ doanh thu 44

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và

Xuất Nhập Khẩu 46

3.1 Đánh giá thực trạng về việc vận dụng chuẩn mực kế toán vào trong kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu 46

3.1.1 Đánh giá thực trạng về việc vận dụng chuẩn mực kế toán vào trong kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu 46

3.1.2 Đánh giá việc tuân thủ QĐ 15 trong kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu 47

3.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng .48

3.2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán bán hàng trong doanh nghiệp 48

3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng .49

3.2.2.1 Yêu cầu thống nhất .49

3.2.2.2 Yêu cầu phù hợp .49

3.2.2.3 Yêu cầu chính xác kịp thời .50

3.2.2.4 Yêu cầu tiết kiệm hiệu quả .50

3.3 Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu .50

Kết luận .61

Tài liệu tham khảo 62

Lời mở đầu

Trong công cuộc đổi mới quản lý kinh tế ở nước ta ( từ cơ chế quản lý tập chung bao cấp sang cơ chế thị trường) nhiều chính sách, chế độ về tài chính, kế toán đã được Nhà nước quan tâm sửa đổi bổ sung, nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý và phù hợp với các thị trường có tính phổ biến ở các nước phát triển.

Cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng phải năng động sáng tạo, phải thực hiện hạch toán độc lập, nghĩa là lấy thu bù chi và có lợi nhuận, nếu không sẽ không thể đứng vững và tồn tại được trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường.

Hiện nay cơ chế quản lý kinh tế tài chính ở nước ta đã và đang có những đổi mới sâu sắc một cách toàn diện Chúng ta đã và đang định hướng, điều chỉnh các mục tiêu kinh tế ở từng giai đoạn của một nền kinh tế thị trường năng động, có sự quản lý, kiểm soát của hàng loạt các chính sách kinh tế mới được ban hành để nâng cao và đặt đúng vai trò, vị trí của những công việc quản lý, điều hành và kiểm soát nền kinh tế bằng biện pháp kinh tế, bằng Pháp luật và các công cụ quản lý kinh tế khác.

Kế toán với tư cách là công cụ quản lý cần có sự đổi mới không chỉ dừng lại ở việc ghi chép chính xác, kịp thời và lưu giữ các dữ liệu mà quan trọng hơn là thiết lập một hệ thống có tổ chức thông tin có ích cho việc quản

lý kinh tế.

Do đó kế toán về mặt bản chất chính là một hệ thống đo lường, xử lý

và truyền đạt những thông tin có ích cho các quyết định kinh tế cũng có thể nói kế toán là một môn khoa học, là một nghệ thuật ghi chép phân loại tổng hợp và lý giải các nghiệp vụ tài chính diễn ra ở một tổ chức làm căn cứ cho các quyết định kinh tế.

Kế toán là trung tâm hoạt động tài chính của hệ thống thông tin quản

lý, nó giúp cho các nhà quản lý kinh doanh có khả năng xem xét toàn diện về

hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của các vấn đề nói trên, là một sinh viên Trường đại học kinh tế quốc dân thực tập tại Phòng kế toán của Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu, trong quá trình nghiên cứu, học hỏi với những kiến thức được trang bị trong nhà trường dưới sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của thầy giáo Phan Trung Kiên cùng các anh, chị, em trong phòng kế toán của Công ty tôi đã đi sâu tìm hiểu thực tế của công tác hạch toán kế toán đồng thời mạnh dạn đi sâu nghiên cứu

đề tài : Kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH

một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu, với mong muốn

hoàn thiện hơn nữa những kiến thức được học tập taị Nhà trường.

Vì thời gian và khả năng có hạn nên báo cáo thực tập này của tôi chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết, tôi rất mong được các thầy, cô giáo và các bác, các cô, chú trong Phòng kế toán Công ty góp ý kiến chỉ bảo để tôi hoàn thiện hơn kiến thức của mình.

Tôi xin chân thành cám ơn!

Kết cấu đề tài tốt nghiệp của tôi gồm ba phần:

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK

Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán

và thánh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

Là một Công ty mới được chuyển đổi từ Công ty thương mại dịch vụ vàxuất nhập khẩu, nhưng dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc và tinh thần nhiệttình công tác của toàn thể cán bộ nhân viên, công ty đã phát huy được hết khảnăng của cơ sở vật chất sẵn có để kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đời sốngcủa người lao động và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân,

có tài khoản riêng tại Ngân hàng, có con dấu riêng Hiện nay Công ty là mộtđơn vị làm ăn có lãi và nộp đủ thuế cho ngân sách nhà nước Ta có thể sơ quamột số chỉ tiêu mà Công ty đạt được trong một số năm qua như sau:

Bảng 1: Kết quả kinh doanh của công ty qua một số năm

ĐVT: 1000đ

Tổng doanh thu 5,462,561 8,589,657 10,754,610 Các khoản giảm trừ 42,786 90,563 208,946 Doanh thu thuần 5,419,775 8,499,094 10,545,664 Giá vốn hàng bán 2,906,952 5,327,546 6,879,521

Chi phí tài chính 791,220 857,529 898,612Chi phí quản lý doanh nghiệp 645,578 789,239 764,337 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 1,076,025 1,524,780 2,003,194

Thông qua bảng kết quả kinh doanh, ta thấy rằng tuy con rất trẻ nhưngCông ty TNHH một thành viên Thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu đã rất

cố gắng để lợi nhuận qua các năm đều tăng Lợi nhuận năm 2007 tăng 86% sovới năm 2005 đạt 1,442,300,000 đồng

Công ty đặt mục tiêu chung trong những năm tới là đảm bảo sự tăngtrưởng và phát triển thị trường truyền thống, khai thác thêm thị trường mới,nâng cao đời sống nhân viên

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Thông qua các hoạt động kinh doanh và dịch vụ Công ty góp phần vàoquá trình lưu thông hàng hoá từ khâu sản xuất đến khâu tiêu dùng, từ thànhthị tới nông thôn, đồng thời cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.Tham gia tích cực vào chương trình xuất khẩu và nhập khẩu theo quy địnhcủa nhà nước nhằm góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước

Công ty tổ chức các hoạt động kinh doanh thương mại tổng hợp với các

ngành nghề sau: Nội thương hàng tiêu dùng, kinh doanh khách sạn, cung ứngvật tư, đại lý ký gửi mua bán hàng hoá, thu mua nông lâm hải sản

Sản phẩm và mặt hàng chính của Công ty:

a Trong nước:

Buôn bán hàng tiêu dùng, buôn bán hàng tư liệu sản xuất, buôn bán hànglương thực thực phẩm, đại lý mua bán ký gửi hàng hoá, kinh doanh khách,kinh doanh dịch vụ công cộng, sản xuất hàng tiêu dùng, lương thực, thựcphẩm, thủ công mỹ nghệ

b Xuất nhập khẩu:

- Nhập khẩu hàng tiêu dùng

- Nhập thiết bị máy móc

Hiện nay công ty đang kinh doanh hơn 200 mặt hàng khác nhau song

có thể phân ra thành các mảng lớn, từ các mảng này lại được chia thành từngnhóm, trong mỗi nhóm bao gồm nhiều loại, từ các loại này mới được chi tiếtthành từng mặt hàng cụ thể tuỳ theo trọng lượng, quy cách, mẫu mã của sảnphẩm

- Mỹ phẩm: Bao gồm các nhóm hàng như là dầu gội đầu, dầu xả, sữadưỡng da, sữa tắm

- Tẩy rửa: Bao gồm các nhóm hàng như là tẩy quần áo, tẩy đồ gia dụng,tẩy vệ sinh phòng bếp, phòng khách, tẩy kính, bồn vệ sinh

- Thực phẩm: Như là chân gà, cánh gà , thịt gà, mỳ chính

* Hàng hoá của công ty có những đặc điểm sau: Đa dạng, phong phú vềmẫu mã, chủng loại, trọng lượng Các sản phẩm hầu hết là hàng tiêu dùng, dễvận chuyển, bảo quản Có kích thước nhỏ, giá trị thấp, thường được quản lýtheo thùng, hộp

- Đều được mã hoá trên máy vi tính để thuận lợi cho công tác quản lý

3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty

Bộ máy kinh doanh bao gồm những Cán bộ công nhân viên có trình độchuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng có đủ khả năng tổ chức quản lý chỉđạo hoạt động kinh doanh của Công ty Bộ máy hoạt động của Công ty được

tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt

động của công ty bao gồm : Ban giám đốc và các phòng chức năng Mỗiphòng đều có chức năng và quyền hạn rõ ràng song có mối quan hệ chặt chẽvới nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các hoạt độngđều diễn ra nhịp nhàng ăn khớp, nhằm thực hiện thống nhất các mục tiêu củadoanh nghiệp.

Có thể biểu diễn cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Ghi chú:

Quản lý trực tuyến

Cơ cấu bộ máy của công ty gồm:

- Ban Giám đốc: Đứng đầu Công ty là Tổng Giám đốc Công ty do Liênminh hợp tác xã Việt nam bổ nhiệm Tổng Giám đốc Công ty tổ chức điềuhành mọi hoạt động của Công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệmtoàn diện trước cơ quan và tập thể Cán bộ công nhân viên của Công ty

Giúp việc Tổng giám đốc có 1 kế toán trưởng và 1 phó Tổng Giám đốc

do Tổng Giám đốc đề nghị và được Liên minh Hợp tác xã Việt Nam bổnhiệm

Ban Giám đốc công ty

Phòng Kinh Doanh Dịch Vụ

Phòng

Kế toán

Trung tâm phân phối sản phẩm

Phòng bảo vệ

- Phòng Tổ chức hành chính: là đơn vị tham mưu giúp giám đốc chỉđạo quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đàotạo và bồi dưỡng cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành các qui chế nội bộ.Giải quyết các chế độ chính sách và quyền lợi của nhân viên trong công ty.

- Phòng Kế toán: Phụ trách phòng kế toán là kế toán trưởng do Liênminh các Hợp tác xã Việt Nam bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốcCông ty Kế toán trưỏng là người giúp việc Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệmtrước Công ty về mặt quản lý kinh tế của đơn vị

Ngoài những việc trên Kế toán trưởng còn có trách nhiệm quan trọng:Hàng ngày phải theo dõi mọi hoạt động của Công ty, lập chứng từ, ghi sổ.Cuối tháng cộng các sổ sách, đối chiếu, lập báo cáo trình lên Công ty

- Phòng kinh doanh dịch vụ: Là phòng quản lý và kinh doanh cácphòng khách của công ty

- Phòng xuất nhập khẩu: Là phòng đảm trách trong lĩnh vực kinh doanhbuôn bán ngoại thương, nhập xuất hàng hoá với nước ngoài

- Trung tâm phân phối sản phẩm: Đứng đầu là giám đốc trung tâm(Tương đương trưởng phòng) đảm nhận việc phân phối sản phẩm ra bênngoài và các chức năng khác

- Phòng bảo vệ: Là phòng đảm trách về lĩnh vực an ninh trong cơquan và bảo vệ tài sản của cơ quan

4 Tổ chức kế toán

4.1 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty đóng vai trò quan trọng, là một bộ phậnkhông thể tách rời, cánh tay phải đắc lực trợ giúp Ban giám đốc trong việckiểm tra, giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị Phòng

kế toán cung cấp thông tin thường xuyên, liên tục, đầy đủ và kịp thời gópphần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Do xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là trên nhiều lĩnh vựcthương mại, dịch vụ và xuất nhập khẩu do đó phòng kế toán phải cung cấpđầy đủ tất cả các thông tin, trên tất cả các lĩnh vực vì vậy nhiệm vụ của bộmáy kế toán được thể hiện qua những nội dung chính sau:

- Ghi chép, tính toán số liệu một cách trung thực và chính xác về tìnhhình kinh doanh của doanh nghiệp, tính toán đúng đắn chi phí bán hàng, chiphí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác.

- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh, tình hìnhthanh toán với người mua, người bán, nghĩa vụ đối với nhà nước Đồng thờikiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hoá phát hiện những hiện tượng tiêucực trong kinh doanh

- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về mọi mặt hoạtđộng kinh doanh trong đó chủ yếu là nghiệp vụ bán hàng nhằm phục vụ choviệc điều hành và quản lý kinh doanh trong đơn vị đồng thời phục vụ chocông tác kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động kinh doanh củacông ty

Như vậy kế toán bán hàng là công tác quan trọng của doanh nghiệpnhằm xác định số lượng và giá trị của lượng hàng hoá bán ra cũng như doanhthu của doanh nghiệp Song để phát huy được vai trò và thực hiện tốt cácnhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán thật khoa học vàhợp lý đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của tổ chức công tác

kế toán

Việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác Kế toán là nội dung quantrọng của Công ty Vì nó quyết định đến mô hình tổ chức bộ máy kế toán, liênquan đến việc sử dụng hợp lý các bộ máy Kế toán, đồng thời đảm bảo việcthực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ Kế toán

Do thành lập trong thời gian chưa hẳn là dài vì vậy công ty kinh doanhgọn chủ yếu là bán buôn và làm nhà phân phối các sản phẩm, phòng kế koánđược tổ chức gọn nhẹ và khoa học Nhân viên được đào tạo các trường kinh tếtài chính với những hiểu biết rộng, năng lực cao nhiều kinh nghiệm trongnghề

Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán nói chung và bộ máy kếtoán nói riêng không những đảm bảo được những yêu cầu trong việc thunhận, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán, phục vụ cho yêu cầu quản

lý kế toán tài chính mà còn giúp đơn vị quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn ngừanhững hành vi làm tổn hại đến tài sản của đơn vị

Xuất phát từ tình hình thực tế đó công ty đã tổ chức bộ máy kế toán củamình theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

+ Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy địnhcủa Nhà nước cũng như của các ngành chức năng.

- Phó phòng kế toán có nhiệm vụ: Trợ giúp kế toán trong công việc thường ngày, giải quyết công việc cho kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng

- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm theo dõi tiền mặt trong két và các khoảnthu - chi hàng ngày

- Thủ kho: Phụ trách quản lý hàng hoá, công cụ dụng cụ, thực hiện cácnghiệp vụ nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp

lệ đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt

- Kế toán bộ phận: Là kế toán nằm tại các phòng chuyên trách như:Trung tâm phân phối sản phẩm, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanhdịch vụ

Kế toán trưởng

Phó phòng

kế toán

Thủ qũy

Thủ kho

Kế toán

bộ phận

+ Kế toán trung tâm phân phối sản phẩm: Đảm nhiệm công việc ghichép tổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của Trung tâm, làm sốliệu báo cáo tình hình bán hàng cũng như kết quả bán hàng của Trung tâm để

kế toán trưởng tập hợp lại tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty

Ngoài ra kế toán Trung tâm còn theo dõi lượng, quản lý lượng hàngnhập, xuất, tồn trên máy để cuối tháng đối chiếu với số thực có dưới kho, tínhtoán tiền lương và các khoản trích theo lương; Tính toán số thuế VAT màtrung tâm phải nộp

+ Kế toán phòng kinh doanh dịch vụ: Đảm nhận công việc ghi chéptổng hợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của phòng mình, làm số liệubáo cáo tình hình kinh doanh cũng như kết quả kinh doanh của phòng để kếtoán trưởng tập hợp lại tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty

+ Kế toán phòng xuất nhập khẩu: Đảm nhận công việc ghi chép tổnghợp tình hình kinh doanh cũng như thu chi của phòng mình, làm số liệu báocáo tình hình bán hàng cũng như kết quả kinh doanh của phòng để kế toántrưởng tập hợp lại, tạo nên báo cáo tổng hợp của toàn công ty

Giữa các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ, đảmbảo tính thống nhất về phương pháp tính toán và ghi chép từ đó tạo điều kiệncho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng, phát hiện nhanh chóng các sai sót

để kịp thời sửa chữa

Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp làviệc tổ chức ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ Kinh tế – Tài chínhphát sinh bằng những phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chínhsách, chế độ quản lý kinh tế và đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanhnghiệp

Nội dung của việc tổ chức công tác kế toán trong Công ty TNHH mộtthành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện ứng dụngmáy vi tính gồm những vấn đề cơ bản sau :

4.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầuvào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toáncung cấp cho các đối tượng sử dụng.

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên kiểm tra chứng từrồi định khoản đến từng tài khoản chi tiết (tiểu khoản, tiết khoản) ngay trênchứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ rồi nhập số liệuchứng từ vào máy, kiểm tra tính khớp đúng giữa số liệu trên máy với số liệutrên chứng từ gốc

Sơ đồ 3: Khái quát công tác kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu

Một số chứng từ được sử dụng trong công ty gồm có:

- Phiếu thu

Chứng từ gốc

Sổ Nhật ký chung

Báo cáo tài chính

- Hoá đơn nội bộ

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Phiếu xuất nhập hàng ngày

- Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng

- Phiếu xuất kho

4.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tàichính quy định Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các tài khoản cấp 1,tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài bảngcân đối kế toán Sau đây là một số TK được sử dụng nhiều trong việc hạchtoán của công ty:

- TK111 “Tiền mặt”: Phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặttại quĩ

Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:

+ TK111(1): Tiền Việt Nam

+ TK111(2): Ngoại tệ

+ TK111(3): Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý

- TK112 “Tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số hiện có và tình hình biếnđộng tăng, giảm của tiền gửi ngân hàng

Tài khoản 112 gồm có 3 tài khoản cấp 2:

+ TK112(1): Tiền Việt Nam

+ TK112(2): Ngoại tệ

+ TK112(3): Vàng, bạc, kim khí quí, đá quí

- TK 131 “Phải thu của khách hàng”: Dùng để theo dõi các khoản phảithu của các đối tác kinh doanh trong mua bán, giao dịch TK này được công

ty mở chi tiết theo từng đối tượng

- TK 156 “Hàng hoá” : Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảmhàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ và những cơ sở sảnxuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hoá

Tài khoản 156 gồm có 2 tài khoản cấp 2 :

+ TK156(1) : Trị giá mua hàng hoá

+ TK156(2) : Chi phí thu mua hàng hóa

- TK 331 “Phải trả người bán”: Phản ánh các khoản phải trả cho nhàcung cấp

- TK 611 “Mua hàng” : Phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyểntrong tháng (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theophương pháp kiểm kê định kỳ)

- TK 157 “Hàng gửi đi bán” : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trịhàng hoá, sản phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khách hàng như gửi bán đại

lý, ký gửi nhưng chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán

- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” : Tài khoản nàydùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệptrong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh

- TK 521 “Chiết khấu thương mại” : Tài khoản này dùng để phản ánhkhoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanhtoán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng (sản phẩm,hàng hóa), dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thươngmại ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua,bán hàng

Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2 :

+ TK 521(1) : Chiết khấu hàng hoá

+ TK521(2) : Chiết khấu thành phẩm

+ TK521(3) : Chiết khấu dịch vụ

- TK 632 “Giá vốn hàng bán” : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giávốn của thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây,lắp (Đối với doanh nghiệp xây, lắp) bán trong kỳ

- TK 641 “Chi phí bán hàng” : Tài khoản này dùng để phản ánh các chiphí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như

chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí đóng góisản phẩm

Tài khoản này được mở thành 7 tài khoản cấp 2 tương ứng với các nộidung của CPBH

- TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” : Tài khoản này dùng đểphản ánh các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp như chi phí vềlương nhân viên bộ phận quản lý, chi phí vật liệu văn phòng, khấu hao TSCĐdùng cho quản lý doanh nghiệp

Tài khoản này được mở thành 8 tài khoản cấp 2 tương ứng với nội dungcủa từng loại CPQLDN

- TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” : Phản ánh số thuế GTGT đầu ra, sốthuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, số thuế GTGT được khấu trừ, sốthuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN

Tài khoản 3331 có 2 tài khoản cấp 3:

+ Tài khoản33311 “Thuế GTGT đầu ra”

+ Tài khoản 33312 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu”

- TK 911 “ Xác định kết quả ”: Tài khoản này dùng để xác định kết quảhoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp

4.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán: Là những tờ sổ hoặc quyển sổ theo mẫu nhất định có liên quan chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán

Sổ kế toán gồm 2 loại: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp được mở ghi chép, quản

lý, lưu trữ và bảo quản theo chế độ kế toán hiện hành

Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc xây dựng nên các mẫu sổ cần thiết, cóthể liên quan chặt chẽ với nhau, qui định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tếtheo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ kế toán Tổ chức

sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc: Mỗi DN chỉ có một hệ thống sổ kế toánchính thức, kết cấu, phương pháp ghi sổ phải phù hợp với trình độ kế toán,nhân viên quản lý Nếu như tổ chức chứng từ kế toán nhằm cung cấp cácthông tin riêng rẽ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và làm cơ sở hoạt động tổnghợp và chi tiết thì hệ thống sổ sách kế toán sẽ là công việc tiếp theo để xử lýcác thông tin ban đầu nhằm cung cấp các thông tin tổng hợp, có hệ thống theotừng thời điểm không gian và thời gian về đối tượng quản lý Vì vậy có thểnói rằng tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán là khâu quan trọng, một hệ thống

sổ kế toán khoa học là một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho côngviệc ghi chép, giảm tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhưngvẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầuquản lý.

Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động của doanh nghiệp, công tyTNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu đã lựa chọntheo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung

* Hình thức sổ nhật ký chung

- Sổ cái: là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng

của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng

- Nhật kí chung: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian Bên canh đó thực hiên việcphản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụviệc ghi Sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo

trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đólấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh

- Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm:

+ Sổ tài sản cố định

+ Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá

+ Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh

+ Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả

+ Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay

+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán

+ Sổ chi tiết thanh toán nội bộ

+ Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng

+ Sổ chi tiết thuế GTGT

4.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Để cung cấp thông tin kế toán cho yêu cầu quản lý nội bộ và cho các cơquan chức năng, Công ty thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm:

* Báo cáo nội bộ:

- Định kỳ hàng tháng: Báo cáo quỹ, Báo cáo chấm công lao động.

- Định kỳ quý: Báo cáo lãi lỗ về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá; Báo cáotình hình thu chi tiền mặt, ngoại tệ; Báo cáo công nợ; Báo cáo chi phí, thunhập bất thường

* Báo cáo tài chính: gồm 4 loại theo quy định của chế độ kế toán:

Vì là một Công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thườngxuyên, liên tục lên các nghiệp vụ phát sinh nhiều Để đảm bảo chính xác củathông tin kế toán, kịp thời xử lý khối lượng công việc và nâng cao trình độchuyên môn cho cán bộ kế toán Công ty TNHH một thành viên thương mạidịch vụ và xuất nhập khẩu đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán.Việc kết chuyển dữ liệu, tổng hợp, in ấn sổ sách, báo cáo sẽ do máy tính thựchiện hoàn toàn Kế toán chỉ việc lưu trữ chứng từ gốc, các sổ tổng hợp, các sổchi tiết do máy in ra vào các hồ sơ kế toán

5 Nội dung tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu trong điều kiện kế toán trên máy

Để bắt kịp tốc độ phát triển kinh tế của nước ta cũng như trên toàn thếgiới, cùng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và sự thay đổi trong cơ chế quản

lý của Nhà nước đã có những ảnh hưởng, tác động mạnh mẽ đến việc tổ chứccông tác kế toán trong doanh nghiệp, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phảithật khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ vàtrung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý trong thời đại mới

Thực chất của việc tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp làviệc tổ chức ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ Kinh tế – Tài chínhphát sinh bằng những phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp với chínhsách, chế độ quản lý kinh tế và đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanhnghiệp

Trong những năm gần đây việc áp dụng kế toán máy vào công việc kếtoán ngày càng trở nên thông dụng, phổ biến Trong bối cảnh đó Công ty

cũng đã áp dụng kế toán máy vào trong công tác ghi chép với việc tự viết chomình một phần mềm kế toán khá hoàn chỉnh, nhằm phù hợp hơn với tình hìnhhạch toán của doanh nghiệp.

Máy vi tính cũng như phần mềm kế toán là sản phẩm của con người và

do con người tạo ra, chính vì vậy để cho máy hiểu được thao tác cũng nhưviệc ghi chép số liệu kế toán thì một công việc không thể thiếu đó là mã hoácác đối tượng như: mã hoá khách hàng, mã hoá sản phẩm, và các đối tượngkhác

* Mã hoá hàng hoá: Do sự đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã,

chất lượng hàng hóa, vì vậy công ty đã tiến hành phân loại, sắp xếp và mã hoámột cách có hệ thống tất cả các mặt hàng, cho phép kế toán nhận diện, tìmkiếm một cách nhanh chóng, chính xác tên hàng hoá mà mình muốn tìm bằngcách phân ra thành từng nhóm hàng

VD Nhóm mỹ phẩm, nhóm chất tẩy rửa, nhóm thực phẩm, trong mỗinhóm lại phân ra ví dụ Mỹ phẩm có những nhãn hiệu nào, trong nhãn hiệu đóthì có những sảm phẩm gì? trong sản phẩm đó lại có các loại dung tích khốilượng ra sao

Chẳng hạn nhóm dầu gội VO5 trong nhóm này lại có dầu gội Henna,dầu gội Kiwi đã được công ty mã hoá như sau:

DG12037: Dầu gội Henna

Trong đó DG: Dầu gội

12037: Là mã hàng( 5 ký tự cuối trong mã đăng ký in trên SP) Các mặt hàng khác cũng được mã hoá tương tự

* Mã hoá khách hàng:

- Mã hoá công nợ phải thu khách hàng

Ví dụ: Khách hàng là Công ty Thịnh Thái

131TTHIN: Phải thu khách hàng – công ty Thịnh Thái

- Mã hoá công nợ phải trả người bán

Ví dụ: Công ty TNHH thương mại A Nam

331ANNAM: Phải trả người bán - Công ty TNHH Thương mại AnNam

Các đối tượng khác được mã hoá tương tự

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK

1 Đặc điểm các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại công ty

1.1 Các phương thức bán hàng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bán hàng là khâu cuốicùng của một chu kỳ kinh doanh Đó là khâu then chốt quyết định việc sảnxuất kinh doanh có được liên tục hay gián đoạn, từ đó ảnh hưởng trực tiếpđến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ sản phẩm là vấn

đề xương sống, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi doanhnghiệp Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩubên cạnh hàng loạt các sản phẩm có chất lượng tốt, đa dạng, phong phú vềmẫu mã, kiểu dáng thì việc đa dạng hoá phương thức bán hàng cũng có thểđược coi là một thế mạnh của công ty

Hiện nay công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng sau :

- Bán buôn: Cụ thể có 2 hình thức :

+ Bán trực tiếp qua kho: Công ty xuất hàng trực tiếp tại kho cho kháchhàng, hàng được coi là bán khi khách hàng đã nhận hàng và ký xác nhận vàochứng từ bán hàng Song thực tế phương thức này không được áp dụng nhiều

vì công ty đại đa số chỉ cung cấp cho các đại lý lớn, các siêu thị lớn, hoặc cáccông ty đặt hàng trước thông qua các hợp đồng thương mại và luôn có độingũ nhân viên bán hàng sẵn sàng giao hàng đến đúng địa chỉ mà khách hàngyêu cầu bằng các phương tiện vận chuyển sẵn có như xe máy, ô tô

+ Bán hàng không qua kho: áp dụng đối với những lô hàng lớn mà đã

có hợp đồng đặt trước: Như các mặt hàng thực phẩm nhập trực tiếp từ cácnước như: Úc, Ba Lan khi hàng về đến cảng sẽ được chuyển thẳng đến chongười mua

- Bán lẻ: Nhân viên bán hàng trực tiếp đi giao hàng và thu tiền kháchhàng, đến cuối ngày phải nộp lại số tiền bán được trong ngày cho thủ quỹ.Trường hợp khách hàng chưa thanh toán ngay thì nhân viên bán hàng sẽ ghinhận nợ và yêu cầu khách hàng thanh toán trong một ngày xác định gần nhấtkhông quá một tuần

* Thủ tục chứng từ :

Khi xuất bán hàng đại lý, và các siêu thị công ty sử dụng hoá đơnGTGT theo đúng chế độ quy định Thông thường hoá đơn sẽ được gửi ngaycho khách hàng khi chuyển hàng tới Doanh thu của công ty sẽ được ghi nhậnngay sau khi viết hoá đơn, vì vậy việc theo dõi thanh toán với khách hàng là

vô cùng quan trọng và rất cần thiết với công ty, thanh toán cần nhanh vàchính xác

1.2 Các phương thức thanh toán

Hiện nay công ty đang áp dụng các hình thức thanh toán sau:

- Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức được sử dụng chủ yếutrong công ty Với trường hợp bán lẻ khách hàng mua với khối lượng ít nhânviên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền mặt ngay sau khi giao hàng cho kháchhàng Còn với trường hợp bán buôn cho các đại lý và siêu thị thì tuyệt đại đa

số các khách hàng này thường thanh toán vào một vài ngày cố định trongtháng, đến ngày thanh toán kế toán đảm nhận việc thanh toán sẽ mang theophiếu nhập kho và bảng đối chiếu công nợ tới thanh toán (Việc thanh toán nàyđược trả bằng tiền mặt chiếm tới 80%) Số tiền thu được (hoặc chưa thu) sẽđược ghi vào sổ công nợ của từng nhân viên bán hàng, kế toán bán hàng căn

cứ vào đó để ghi vào sổ doanh thu bán hàng và cập nhật số liệu vào máy, máy

sẽ tự động tính ra từng số tiền còn nợ của từng khách hàng

- Thanh toán qua ngân hàng: Công ty sử dụng hình thức uỷ nhiệm thu,

uỷ nhiệm chi Ngân hàng đóng vai trò là trung gian đứng ra thu, chi hộ cáckhoản tiền từ khách hàng về cho công ty và từ công ty đến người bán

2 Hạch toán các phương pháp kế toán bán hàng và thanh toán với người mua tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK 2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng

a Chứng từ

Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu

vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toáncung cấp cho các đối tượng sử dụng

Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty TNHH một thành viênthương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu gồm các loại chứng từ sau:

- Đơn đặt hàng của khách hàng

- Phiếu lên hàng

- Hoá đơn GTGT

- Hoá đơn nội bộ

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Phiếu xuất nhập hàng ngày

- Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng

- Phiếu xuất kho

b Tài khoản

Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào trong công tác kế toán của Công

ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu theo đúngchế độ nhà nước ban hành Do công ty là nhà phân phối độc quyền hàng hoámột số mặt hàng, ngoài ra còn kinh doanh mọt số mặt hàng khác tuy nhiênquá trình này được thực hiện thông qua hợp đồng mua bán nên các điềukhoản quy đinh trong việc mua bán hàng hoá là “mua đứt bán đoạn” Do đó kếtoán bán hàng sử dụng các tài khoản sau:

- TK 111: Tiền mặt

- TK112: Tiền gửi ngân hàng

- TK113: Tiền đang chuyển

- TK 131: Phải thu của khách hàng

- TK 156: Hàng hoá

- TK 331: Phải trả cho người bán

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 521: Chiết khấu thương mại

- TK 632: Giá vốn hàng bán

2.2 Hạch toán bán hàng và thanh toán với người mua tại Công ty

Do khách hàng của công ty chủ yếu là các siêu thị ở Hà Nội, và các đại

lý lớn phân phối hàng mỹ phẩm do vậy quy trình bán hàng của công ty chủyếu là theo đơn đặt hàng, đơn đặt hàng do nhân viên đảm trách của công ty tạigian hàng trong siêu thị, hoặc nhân viên bán hàng quản lý theo khu vực, đếntận nơi đặt hàng mang đơn về, hoặc được khách hàng đặt hàng qua điện thoạihoặc fax Quy trình đối với "Đơn đặt hàng trước" được thực hiện như sau:

Sơ đồ 4 : Quy trình đối với " Đơn đặt hàng trước"

Thu các đơn hàng Nhân viên BH

Nhập các đơn hàng

In bảng

kê hàng

In phiếu xuất kho

Kế toán lưu

Thủ kho nhận

Chuẩn bị hàng

Giao cho vận chuyển

Kho người mua

(11)

Diễn giải quy trình :

(1): Khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc NVBH gặp trực tiếp khách hàng để thực hiện việc đặt hàng và mang các đơn đặt hàng về văn phòng.

(2): Trưởng phòng xem xét đơn đặt hàng và phê duyệt đơn đặt hàng.

(3): Nhập đơn đặt hàng vào máy và in ra bảng kê hàng hoá, phiếu xuất hàng hoá.

(4): Kế toán lưu chứng từ.

(5): Giao phiếu xuất kho cho thủ kho.

(6): Thủ kho nhận phiếu và chuẩn bị hàng hoá đã ghi trên phiếu xuất kho (7): Khi xuất xong và kiểm tra lại hàng hoá xuất kho, thủ kho giao cho bên vận chuyển, bên vận chuyển kiểm tra lại số hàng hoá theo đơn điều vận, và hoá đơn tài chính xuất rồi nhận hàng hoá.

(8): Bên vận chuyển giao hàng tại kho của người mua.

(9): Sau khi bên mua kiểm tra hàng hoá sẽ làm hoá đơn nhập giao cho bên vận chuyển mang về.

(10): Bên nhập kho mang chứng từ nhập về cho kế toán.

(11): Đến ngày thanh toán kế toán thanh toán sẽ làm đối chiếu công nợ và thanh toán tiền hàng

Quy trình thanh toán với khách hàng được diễn ra như sau:

Sơ đồ 5: Qui trình thanh toán với người mua

Kiểm tra chứng từ và nhập

máy

VD1: Công ty tiến hành quá trình bán hàng cho Công ty TNHH Thươngmại An Nam theo hợp đồng mua bán ngày 02/01/08 về việc mua dầu gộithuộc nhóm VO5 Trị giá hợp đồng chưa có thuế là 14.490.000đ, thuế suấtthuế GTGT là 10% Hình thức thanh toán là thu bằng tiền mặt.

Bộ chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ này gồm có Hợp đồng mua bán, hoáđơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu

Hợp đồng mua bán: là hợp đồng được ký kết giữa công ty và bên mua

hàng Trong hợp đồng qui định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn

cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với kháchhàng Trong hợp đồng qui định từ chất lượng, chủng loại, số lượng, phươngthức thanh toán, thời hạn thanh toán và những vấn đề khác có liên quan

Mẫu 1: Hợp đồng thương mại

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

٭٭٭

HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Số 90/NXTD/ P8/2008

- Căn cứ pháp lệnh về chế độ hợp đồng kinh tế của Hội Đồng Nhà Nước ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1989 và Nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh hợp đồng kinh tế

- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.

Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2008, chúng tôi gồm có:

BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU (GỌI TẮT LÀ BÊN A)

Địa chỉ: Ngõ 149, Giảng Võ- Cát Linh- Hà Nội

Điện thoại: 04.5763023

Mã số thuế: 0100107109

Do ông: Phạm Văn Mạnh Chức vụ: Giám đốc làm đại diện

BÊN MUA: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN NAM (GỌI TẮT LÀ BÊN B)

Địa chỉ: 36 Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội

Đện thoại: (04) 9428.618 Fax: (04) 9462.917

Mã số thuế: 0100105879 – 1

Do ông: Nguyễn Văn Hùng Chức vụ Phó giám đốc là đại diện Sau khi bàn bạc hai bên thống nhất ký hợp đồng kinh tế theo nội dung nhưsau:

ĐIỀU I: TÊN HÀNG, SỐ LƯỢNG, ĐƠN GIÁ VÀ TRỊ GIÁ.

ĐVT: đ

Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền

Dầu gội Kiwi Hộp 150 56.000 8.400.000 Dầu gội Henna Hộp 70 45.000 3.150.000

( Tổng trị giá thanh toán: Mười một triệu năm trăm năm mươi ngàn đồngchẵn)

Giá trên đây là giá giao hàng chưa có VAT

ĐIỀU II: THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM GIAO NHẬN

- Thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng dự kiến ngày 15, 16 tháng 1năm 2008

- Bên A đảm bảo cung ứng đủ số lượng hàng theo hợp đồng

- Bên A chịu toàn bộ chi phí bốc xếp, vận chuyển hàng giao

ĐIỀU III: THANH TOÁN

- Thanh toán bằng tiền mặt

ĐIỀU IV: CAM KẾT CHUNG

- Hai bên cùng có trách nhiệm thực hiện đúng các điều khoản quy địnhtrong hợp đồng này Nếu một trong hai cần thay đổi hoặc bổ sung hợp đồngthì phải thông báo kịp thời cho bên kia và hai bên gặp nhau bàn bạc giảiquyết Mọi thay đổi hoặc bổ sung đều phải được làm thành văn bản

Hợp đồng này lập thành 04 bản: mỗi bên giữ 02 bản có giá trị thực hiệnnhư nhau kể từ ngày ký đến ngày thanh lý hợp đồng

ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A

Hóa đơn giá trị gia tăng: là bằng chứng chứng minh về việc đã phát sinh

nghiệp vụ mua hàng Hóa đơn này được phát hành và gửi ngay cùng hàng tới cho người mua, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ Khi bán hàng công ty sẽ giao cho người mua liên 2 của hóa đơn Hóa đơn chính là một căn cứ quan trọng để kế toán ghi sổ nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh

Mẫu 2: Hóa đơn giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN (GTGT) No: 0023685

Họ tên người mua hàng:

Địa chỉ: 36 Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội SốTK:

Hình thức thanh toán: TM

MS: 0100105879 – 1

(ĐVT: Đồng)