Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu từ thị trường Hàn Quốc tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

công ty xăng dầu đã xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc bình ổn xăngdầu nội địa nhẵm ổn định nền kinh tế vĩ mô ,đảm bảo an sinh xã hội và tăng trưởng bềnvững...Chính v

:"Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu

từ thị trường Hàn Quốc tại Tổng công ty xăng dầu Việt

Nam ".

CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1.Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

Ngày nay với những tiến bộ của khoa học công nghệ con người đã tìm ra và đangdần sử dụng rộng rãi các nguồn năng lượng mới thay thế xăng dầu như: năng lượng hạtnhân, năng lượng mặt trời Tuy nhiên, xăng dầu đang và sẽ tiếp tục là nguồn năng lượngchính trong vài thập kỷ tới do những ưu điểm riêng có của nó Trên thế giới, xăng dầuluôn được coi là hàng hoá đặc biệt quan trọng, là máu huyết của nền kinh tế quốc dân vàquốc phòng nếu như không có xăng dầu nền kinh tế không thể vận hành được

Nền kinh tế Việt Nam trong những năm gần đây ngày càng phát triển nhanh chóng

và ổn định,đời sống kinh tế, vật chất của nhân dân được cải thiện rõ rệt Nhu cầu về ăn,mặc, chỗ ở, đặc biệt là phương tiện đi lại tăng lên nhanh chóng Hàng năm, số lượng xe ô

tô, xe máy nhập khẩu về và sản xuất ra trong nước không ngừng tăng lên, đòi hỏi tiêu thụmột lượng lớn xăng dầu Nhưng chúng ta lại thiếu một ngành công nghiệp hoá dầu đủmạnh, chúng ta chưa có các nhà máy lọc dầu để có thể phục vụ cho những nhu cầu đócủa đất nước nên hơn 90% lượng xăng dầu mà chúng ta tiêu dùng hiện nay đều là nhậpkhẩu.Từ nửa cuối năm 2009 nước ta mới bắt đầu có thêm lượng hàng từ nhà máy lọc dầuDung Quất

Năm 2009 là năm đáng ghi nhớ đối với toàn ngành xăng dầu Việt Nam bởi ngày15/10/2009 Chính phủ đã ban hành Nghị định 84/2009/NĐ-CP.Với nghị định này ,lầnđầu tiên việc kinh doanh xăng dầu được thực sự vận hành theo cơ chế thị trường có sựquản lý của Nhà nước Đây được xem là bước chuyển mình làm thay đổi về chất của hoạtđộng quản lý kinh doanh xăng dầu

Năm 2010 ,được xem là một cơ hội đối với ngành Xăng Dầu vì đây là năm đầu tiênNghị định 84 được thực sự đi vào cuộc sống Bên cạnh đó cũng có không ít những khókhăn ,áp lực với các doanh nghiệp đầu mối Vì khi áp dụng cơ chế này đòi hỏi sự chủđộng cũng như phải rất linh hoạt trong việc ứng phó với thị trường xăng dầu vốn luônbiến động đấy phức tạp Với vai trò và kinh nghiệm của một doanh nghiệp chủ đạo Tổng

công ty xăng dầu đã xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc bình ổn xăngdầu nội địa nhẵm ổn định nền kinh tế vĩ mô ,đảm bảo an sinh xã hội và tăng trưởng bềnvững Chính vì vậy để thực hiện tốt công tác nhập khẩu xăng dầu ,vấn đề về nội dungthỏa thuận trong hợp đồng ,quy trình thực hiện nội dung đó đòi hỏi phải có sự sắp xếp vàquản lý một cách có hiệu quả

Vấn đề thực hiện hợp đồng tưởng chừng như đơn giản song trên thực tế do quymô,tiềm lực của doanh nghiệp ,vấn đề thị trường ,khí hậu ,thời tiết đều ảnh hưởng rấtlớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng Quy trình thực hiện hợp đồng là một chuỗi cáchoạt động ,liên tiếp có ảnh hưởng tới nhau Để thực hiện hoàn hảo một hợp đồng thì tất

cả các công việc cần phải thực hiện đúng với công việc đề ra.Vậy làm sao để thực hiện cóhiệu quả các công việc đó,kiểm soát được tiến trình thực hiện hợp đồng là vấn đề còn bỏngỏ

Trong quá trình thực hiện quy trình nhập khẩu xăng dầu của Tổng Công Ty Xăng DầuViệt Nam bên cạnh những thuận lợi mà Tổng công ty có như quy mô,tiềm lực tài chínhlớn,đội ngũ nhân viên nhiệt tình năng động Thì Tổng công ty cũng gặp nhiều khó khănnhư sự bất ổn của thị trường xăng dầu,sự thay đổi của tỷ giá hối đoái Vì vậy TổngCông Ty cần tìm ra phương án tối ưu nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu có hiệu quả tốt nhất

Xuất phát từ thực tế đó và trong quá trình thực tập tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

em đã chọn đề tài là :"Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu từ thịtrường Hàn Quốc tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam "

2.Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Với đề tài quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu từ thị trường HànQuốc tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Trọng tâm nghiên cứu của em là :Tiến hànhphân tích từng nghiệp vụ trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ,chỉ ra nhữngthuận lợi và khó khăn trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu với đối tácHàn Quốc và từ đó đưa ra các kiến nghị,đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả ,hoàn thiệnnghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu trong thời gian tới

3.Các mục tiêu nghiên cứu

• Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hợp đồng Thương Mại Quốc Tế và quy trình tổchức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

• Khảo sát thực trạng quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu tại Tổngcông ty xăng dầu Việt Nam ,từ đó rút ra những hạn chế và nguyên nhân làm cơ sở đưa ranhững giải pháp cụ thể

• Trên cơ sở khảo sát thực tế so sánh với lý thuyết,đưa ra một số đề xuất,kiến nghị

cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Tổng công ty xăngdầu Việt Nam

4.Phạm vi nghiên cứu

• Địa điểm nghiên cứu:Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

• Các dữ liệu được thu thập : từ năm 2007-2010

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu từ thịtrường Hàn Quốc

5.Kết cấu của đề tài

Kết cấu của đề tài gồm 4 chương

Chương I:Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương II:Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Chương III:Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu từ thị trường Hàn Quốc tại Tổng công

ty xăng dầu Việt Nam.

Chương IV:Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu từ thị trường Hàn Quốc tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

CHƯƠNG II MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH

THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU

1 Một số vấn đề lý luận cơ bản về hợp đồng Thương Mại Quốc Tế

1.1 Khái niệm ,bản chất ,đặc điểm của hợp đồng Thương mại quốc tế

1.1.1 Khái niệm

Hợp đồng Thương mại quốc tế(TMQT) còn gọi là hợp đồng xuất,nhập khẩu hoặc hợpđồng mua,bán ngoại thương là sự thỏa thuận của những đương sự có trụ sở kinh doanh ởcác nước khác nhau ,theo đó một bên gọi là Bên xuất khẩu (bên bán) có nghĩa vụ chuyểnvào quyền sở hữu của một bên khác gọi là Bên nhập khẩu(bên mua) một tài sản nhấtđịnh,gọi là hàng hóa ;Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng

1.1.2 Bản chất

Bản chất của hợp đồng TMQT là sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp đồng.Điều cơbản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thỏa thuận không được cưỡng bức ,lừa dốilẫn nhau và có những lừa dối không thể chấp nhận được.Hợp đồng TMQT giữ một vaitrò quan trọng trong kinh doanh TMQT, có xác nhận những nội dung giao dịch mà cácbên đã thỏa thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó

1.1.3 Đặc điểm.

Hợp đồng TMQT là một hợp đồng mua bán ,do đó nó phải thỏa mãn các điều kiện:

• Đó là hợp đồng ưng thuận : thể hiện sự thỏa thuận tự nguyện, tự giác

• Hợp đồng song vụ :hai bên đều có nghĩa vụ

• Đền bù :nghĩa vụ phải cân xứng hai bên

• Hợp đồng có sự di chuyển sở hữu

Hợp đồng TMQT phải có các yếu tố quốc tế

• Hàng hóa đối tượng của hợp đồng được di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia (Đốivới hàng hóa được sản xuất trong khu chế xuất khi bán cho doanh nghiệp bên ngoài cũngđược coi là di chuyển ra khỏi biên giới quốc gia )

• Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ (yếu tố này không còn ý nghĩa khi cácquốc gia sử dụng đồng tiền chung )

• Các bên ký kết có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

1.1.4 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng Thương mại quốc tế

Hợp đồng thương mại quốc tế có hiệu lực pháp lý khi nó thỏa mãn các nguồn luật điều chỉnh nó:

 Điều ước quốc tế

Là văn bản pháp lý do các quốc gia ký kết hoặc thừa nhận nhằm xác lập quyền vànghĩa vụ của mình với các chủ thể khác trong giao dịch thương mại

Điều ước quốc tế có hiệu lực bắt buộc với các bên trong giao dịch quốc tế nếu cácbên chủ thể có quốc tịch hoặc nơi cư trú hoặc trụ sở kinh doanh ở một trong các nướcthành viên của Điều ước ,phạm vi điều chỉnh do Điều ước quốc tế quy định

Có quy định khác nhau giữa Luật quốc gia và Điều ước quốc tế thì ưu tiên áp dụngĐiều ước quốc tế

Điều ước quốc tế chưa được các quốc gia ký kết hoặc công nhận thì không có giá trịbắt buộc thi hành đối với các chủ thể hoạt động thương mại ,trừ khi các bên trong quan

hệ thương mại quốc tế có thỏa thuận dẫn chiếu tới điều ước

Điều ước quốc tế về thương mại mà Việt Nam đã ký kết hoặc phê chuẩn thì sẽ ápdụng theo Điều ước quốc tế.Điều ước quốc tế mà Việt Nam chưa tham gia hoặc côngnhận thì chỉ áp dụng các điều khoản không trái với pháp luật Việt Nam và có sự thỏathuận của các bên

 Luật quốc gia

Pháp luật quốc gia là tổng hợp các quy phạm pháp luật điều chỉnh các quan hệthương mại quốc tế.Với tư cách là nguồn của luật thương mại quốc tế ,luật quốc gia cóthể được thể hiện dưới hình thức văn bản hoặc không thể hiện dưới hình thức vănbản.Nguồn luật này được thể hiện dưới hình thức nào thì hoàn toàn phụ thuộc vào từng

hệ thống pháp luật nhất định

Pháp luật của mỗi quốc gia được áp dụng trong thương mại quốc tế trong hai trườnghợp đó là:Khi các bên chủ thể thỏa thuận áp dụng và khi có quy phạm xung đột dẫn chiếuđến luật quốc gia

Luật trong nước với tư cách là nguồn của pháp luật thương mại quốc tế là hình thứcchứa đựng quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh quan hệ thương mại quốc tế Trong hệthống pháp luật của Việt Nam có rất nhiều văn bản được coi là nguồn của luật thươngmại quốc tế Các văn bản này có thể chứa đựng một hoặc nhiều quy phạm điều chỉnh

quan hệ quốc tế.

 Tập quán ,án lệ

Là thói quen thương mại được hình thành từ lâu đời ,có nội dung cụ thể ,rõ ràngđược áp dụng liên tục và được các chủ thể trong giao dịch thương mại quốc tế chấp nhậnmột cách phổ biến

Tập quán thương mại quốc tế không giống với luật quốc gia và điều ước về thươngmại quốc tế.Tập quán thương mại quốc tế chỉ có giá trị pháp lý trong thương mại quốc tế

ở các trường hợp sau :

• Tập quán thương mại được các bên thỏa thuận áp dụng ghi trong hợp đồng

• Tập quán thương mại được các điều ước quốc tế liên quan quy định áp dụng

• Tập quán thương mại được luật trong nước quy định áp dụng

• Khi các bên không thỏa thuận luật áp dụng và không thuộc các trường hợp bắt buộcphải áp dụng Điều ước quốc tế liên quan với điều kiện các bên đã biết hoặc cần phải biếttập quán đó

1.2 Phân loại hợp đồng Thương mại quốc tế

Hợp đồng TMQT có thể được phân loại như sau :

• Theo thời gian thực hiện hợp đồng:có hai loại

+Hợp đồng ngắn hạn:Thường được ký kết trong thời gian tương đối ngắn ,và saukhi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợpđồng đó cũng kết thúc

+Hợp đồng dài hạn :có thời gian hiệu lực tương đối dài mà trong thời gian đó việcgiao hàng được thực hiện làm nhiều lần

• Theo nội dung quan hệ kinh doanh :có hai loại

+Hợp đồng XK là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài ,thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng

+ Hợp đồng NK là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài ,thực hiện quátrình chuyển nhận quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền hàng

• Theo hình thức của hợp đồng :có hai loại

+ Hình thức văn bản

+ Hình thức truyền miệng

Công ước Viên 1980(CISG) cho phép thành viên sử dụng tất cả các hình thức trên

Ở Việt nam hình thức văn bản của hợp đồng là bắt buộc với tất cả các hợp đồngTMQT Chỉ có các hợp đồng TMQT với hình thức văn bản mới có hiệu lực pháp lý ,mọi

bổ sung sửa đổi hợp đồng TMQT cũng phải làm bằng văn bản

• Theo cách thức thành lập hợp đồng :có hai loại

+Hợp đồng một văn bản :Là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán ,các điềukiện giao dịch đã thỏa thuận và có chữ ký của hai bên

+Hợp đồng gồm nhiều văn bản như :Đơn chào hàng cố định của người bán và chấpnhận của người mua ;Đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán ;Hỏi giácủa người mua ,chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua

1.3 Nội dung chủ yếu của hợp đồng Thương mại quốc tế

1.3.1 Cấu trúc của hợp đồng Thương mại quốc tế.

Một hợp đồng TMQT thường gồm có hai phần

• Phần trình bày chung (Representations):

+Số hiệu của hợp đồng (Contract No):Đây không phải là điều khoản bắt buộc củahợp đồng nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra ,giám sát ,điều hành

và thực hiện hợp đồng

+Địa điểm,ngày tháng ký kết :Nội dung này cũng có thể nằm ở đầu ,cũng có thểnằm ở cuối Nếu không có thỏa thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từngày ký kết

+Tên và địa chỉ các bên tham gia :Đây là phần chỉ rõ chủ thể tham gia hợp đồng nênphải đầy đủ ,chính xác ,rõ ràng

+Các định nghĩa dùng trong hợp đồng :Trong hợp đồng có thể sử dụng nhiều thuậtngữ ,mà các thuật ngữ này ,có thể ở các quốc gia khác nhau sẽ hiểu khác nhau Để tránhnhầm lẫn và hiểu nhầm thì những vấn đề quan trọng cần được định nghĩa

+Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng :Đây có thể là những hiệp định mà chính phủ đã

ký kết ,hoặc các nghị định thư giữa các bộ ở các quốc gia,hoặc nêu ra sự tự nguyện giữacác bên tham gia hợp đồng Thực chất nó là một văn bản giao kèo ràng buộc cả hai bêntrong thương vụ xuất nhập khẩu đó

• Nội dung chính của hợp đồng :Nội dung chính của hợp đồng trình bày các điềukhoản mà các bên cam kết thực hiện Một hợp đồng có thể có các điều khoản khác nhautùy thỏa thuận giữa các bên ,tùy vào hàng hóa giao dịch nhưng thường bao gồm các

điều khoản sau :tên hàng ,số lượng ,giá cả ,thanh toán ,thời gian và địa điểm giaohàng ,khiếu nại ,bảo hành

1.3.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng

Tùy theo đặc điểm của hàng hóa ,thỏa thuận giữa các bên mà trong hợp đồng baogồm các điều khoản khác nhau với quy mô khác nhau Nhưng thông thường một hợpđồng thương mại quốc tế bao gồm các điều khoản sau:

a.Điều khoản tên hàng

Tên hàng là điều khoản quan trọng của mọi đơn chào hàng ,thư hỏi hàng ,hợp đồnghoặc nghị định thư.Nó nói lên chính xác đối tượng mua bán,trao đổi Vì vậy ,người taluôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng

Có những cách sau đây để biểu đạt tên hàng :

• Ghi tên thương mại của hàng hóa nhưng ghi kèm tên thông thường và tên khoa học của nó

• Ghi tên kèm theo tên địa phương sản xuất ra hàng đó ví dụ :rượu vang

Bordeaux,thủy tinh Bohemia

• Ghi tên hàng kèm theo tên hãng sản xuất ra hàng đó ví dụ :xe máy Honda,xe hơi Ford

Như vậy,để quy định tên hàng cho đúng ,cần nắm vững danh mục hàng được gọitrong buôn bán quốc tế,trong sản xuất và trong tập quán quốc tế

b.Điều khoản về số lượng

Số lượng hàng hóa là một trong những điều kiện chủ yếu không thể thiếu được tronghợp đồng TMQT.Theo quy định luật pháp của một số nước ,số lượng hàng hóa bên bángiao phải phù hợp với quy định của hợp đồng ,nếu không bên mua có quyền đòi bồithường ,thậm chí từ chối nhận hàng

Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng (hoặc trọng lượng )củahàng hóa ,phương pháp quy định số lượng và phương pháp xác định trọng lượng

c.Điều khoản về chất lượng

Chất lượng là điều khoản nói lên tổng thể các chỉ tiêu ,những đặc trưng của hànghóa mua bán ,thể hiện được sự thỏa mãn nhu cầu

Trong những điều kiện tiêu dùng xác định,phù hợp với công dụng của hàng hóa.Bao gồm các chỉ tiêu đặc trưng cho tính năng sử dụng hoặc vận hành cơ bản như:các chỉ

tiêu cơ ,lý ,hóa ,công suất

d.Điều khoản về bao bì

Bao bì là một bộ phận cấu thành quan trọng ,vừa bảo vệ hàng hóa về số lượng vàchất lượng,vừa khuếch trương và làm đẹp hàng hóa ,nâng cao giá trị hàng hóa,thu hútkhách hàng ,mở rộng tiêu thụ ,tăng giá bán ,đồng thời nó góp phần nói rõ hơn về hànghóa Trong điều khoản này phải quy định loại bao bì,hình dáng ,kích thước, số lớp bao

bì chất lượng bao bì ,phương thức cung cấp bao bì ,giá bao bì .Quy định về chấtlượng ,nội dung của ký mã hiệu.Để phát huy hết vai trò của bao bì cần phải nắm vữngnhững kiến thức thiết thực và cơ bản về bao bì ,chú ý chặt chẽ động thái bao bì trên thịtrường quốc tế

e.Điều khoản về giá cả

Trong giao dịch buôn bán điều kiện giá cả là một điều kiện quan trọng ,điều khoảngiá cả gồm những vấn đề

+Đồng tiền tính giá

+Mức giá

Có bốn phương pháp quy định giá :Giá cố định ,giá quy định sau ,giá linh hoạt

và giá di động Đôi khi cùng một lúc có thể vận dụng hỗn hợp nhiều cách quy địnhgiá

Khi định giá hàng hóa phải căn cứ vào ý đồ kinh doanh và tình hình thực tế để xácđịnh một mức giá thích hợp sao cho có lợi nhất cho mình

f.Điều khoản về thanh toán

Trong thanh toán tiền hàng được mua hoặc được bán,các bên thường phải xác địnhnhững vấn đề sau:

+Đồng tiền để trả

+Thời hạn trả tiền

+Phương thức trả tiền

+Điều kiện đảm bảo hối đoái

g.Điều khoản về giao hàng

Nội dung và việc quy định cụ thể điều kiện giao hàng có quan hệ mật thiết với tínhchất và phương thức vận chuyển của hợp đồng.Do vậy ,điều khoản giao hàng của hợpđồng phải quy định một cách cụ thể các nội dung cơ bản là:Thời hạn giao hàng ,địa điểm

giao hàng ,phương thức giao hàng và việc thông báo giao hàng để tránh xảy ra tranh chấpkhi thực hiện hợp đồng.

h.Điều khoản về hợp đồng miễn trách

Trong TMQT người ta thường quy định những trường hợp mà ,nếu xảy ra ,bênđương sự được hoàn toàn hoặc trong chừng mực nào đó ,miễn hay hoãn thực hiện cácnghĩa vụ của hợp đồng.Những trường hợp như vậy thường xảy ra sau khi ký hợpđồng ,có tính chất khách quan và không thể khắc phục được

i.Điều kiện trọng tài

Khuynh hướng phổ biến ngày này trên thế giới là sử dụng trọng tài để giải quyếttranh chấp về hợp đồng,ít dùng tới biện pháp tòa án.Sở dĩ như vậy vì biện pháp trọng tài

có nhiều ưu điểm như :thủ tục đơn giản ,xét xử kín Khi các bên giao dịch thỏa thuậngiải quyết tranh chấp bằng trọng tài thì phải xác định một loại hình trọng tài như trọng tàiquy chế hoặc trọng tài vụ việc Nếu áp dụng trọng tài vụ việc thì cần phải quy định địađiểm trọng tài ,trình tự tiến hành trọng tài ,luật áp dụng vào xét xử ,việc chấp hành tàiquyết

j.Điều khoản về khiếu nại

Là việc một bên yêu cầu bên kia phải giải quyết những tổn thất hoặc thiệt hại màbên kia đã gây ra ,hoặc về những sự vi phạm điều đã được cam kết giữa hai bên

Nội dung cơ bản của điều kiện khiếu nại bao gồm các vấn đề :thể thức khiếu nạithời hạn khiếu nại ,quyền hạn và nghĩa vụ của các bên có liên quan đến việc khiếunại,cách thức giải quyết khiếu nại

k.Điều khoản vể bảo hành

Bảo hành là sự đảm bảo của người bán về chất lượng hàng hóa trong một thời giannhất định Thời hạn này gọi là thời hạn bảo hành Nó được coi là thời hạn dành cho ngườimua phát hiện những khuyết tật của hàng hóa.trong điều kiện bảo hành,người ta thườngthỏa thuận về phạm vi bảo đảm của hàng hóa ,thời hạn bảo hành và trách nhiệm củangười bán trong thời hạn bảo hành

l.Phạt và bồi thường thiệt hại

Trong điều khoản này quy định các trường hợp phạt và bồi thường ,cách thức phạt

và bồi thường,trị giá phạt và bồi thường tùy theo từng hợp đồng có thể có riêng điềukhoản phạt và bồi thường hoặc được kết hợp với các điều khoản giao hàng,thanh toán

m.Điều khoản về vận tải

Thường nêu lên những vấn đề sau :quy định tiêu chuẩn về tàu chở hàng ,mức bốc

dỡ ,thời gian bốc dỡ,thưởng phạt bốc dỡ ,thời điểm bắt đầu tính thời gian bốc dỡ,thôngbáo sẵn sàng bốc dỡ

2.Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước

*Tại Tổng công ty :Trước đây cũng có một số sinh viên ngoại thương nghiên cứu

về quy trình nhập khẩu xăng dầu tại Tổng công ty.Tuy nhiên chưa nghiên cứu một thịtrường cụ thể nào ,còn trong đề tài của em tập trung nghiên cứu một thị trường cụ thể làthị trường Hàn Quốc

*Tại trường Đại học Thương Mại :Có khá nhiều sinh viên trong trường cùngnghiên cứu đề tài.Dưới đây là một số luận văn em đã tham khảo

• Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc từ thị trường HànQuốc tại Công ty Phát Triển Thương Mại Kỹ Nghệ và Dịch Vụ

• Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng điện tử tại Công

ty cổ phần Hình ảnh Việt từ thị trường Singapore

• Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm creative của công

ty Cổ phần truyền thông đa phương tiện Tân Quang tại thị trường Mỹ

Tuy nhiên trong nhà trường tính tới nay chưa có sinh viên nào nghiên cứu vấn đềquản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu tại Tổng công ty xăng dầu ViệtNam cũng như trên một thị trường cụ thể là Hàn Quốc.Mặt khác ,hầu như đề tài luận văn

em tham khảo thường đi mô tả quy trình thực hiện hợp đồng tại công ty sau đó chỉ ra saisót trong thực hiện quy trình.Còn trong luận văn của em do đặc điểm về thực trạng nhậpkhẩu của Tổng công ty tại thị trường Hàn Quốc chỉ có hai mặt hàng nhập khẩu tại thịtrường này là Diesel Oil(DO),và xăng còn các mặt hàng khác được nhập khẩu ở các thịtrường như Singapo và Đài Loan.Có những sự khác biệt rõ rệt trong việc thực hiện quytrình nhập khẩu giữa các thị trường Nên trong luận văn của em có tính chi tiết và sâu sắchơn

Em đã tập trung nghiên cứu những tồn tại, bất cập trong khi thực hiện hợp đồng tạiTổng công ty thông qua quá trình thu thập số liệu bằng phương pháp phỏng vấn ,qua cáctài liệu của công ty ,trên báo ,trang web Từ đó ,đưa ra các giải pháp giải quyết nhữngbất cập đó

3.Phân định nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Hoạt động kinh doanh đối ngoại thường phức tạp hơn hoạt động kinh doanh đốinội vì các đối tác ,bạn hàng ở cách xa nhau ,hoạt động điều tiết của hệ thống luật và hệthống tiền tệ tài chính ở các quốc gia là khác nhau.Do đó khi có một thương vụ làm ănvới đối tác nước ngoài ,doanh nghiệp thường phải qua ba bước sau :

Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra sau khi hợp đồng nhập khẩu đã được

ký kết.Trong khâu này,nhiệm vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu được giao cho đơn vịnhập khẩu.Đây là một khâu rất quan trọng và phức tạp vì nó đòi hỏi những người thamgia phải tuân thủ đúng luật lệ quốc gia và thông lệ quốc tế Trong qua trình thực hiện hợpđồng,yêu cầu đối với đơn vị kinh doanh nhập khẩu là phải cố gắng tiết kiệm chi phí vànâng cao hiệu quả lợi nhuận của nghiệp vụ nhập khẩu ,cũng như uy tín của doanhnghiệp

Khi chấp hành hợp đồng nhập khẩu phải tuân thủ hai nguyên tắc đó là :

• Nguyên tắc thực hiện thực sự hợp đồng :Theo nguyên tắc này ,người bán phảigiao hàng thực sự ,người mua phải nhận hàng thực sự như đã thỏa thuận

• Nguyên tắc thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng.Nguyên tắc này đòihỏi các bên ký kết hợp đồng phải chấp hành không sai với những điều đã thỏa thuậntrong hợp đồng đó

Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đầy đủ gồm 9 bước như sau :

• Xin giấy phép nhập khẩu( nếu cần)

• Mở L/C(Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C)

• Thuê tàu lưu cước

• Mua bảo hiểm

• Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

• Nhận hàng

• Kiểm tra hàng hóa(kiểm dịch và giám định )

• Làm thủ tục thanh toán

• Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)

Tùy vào đặc điểm của hàng hóa và mối quan hệ giữa các bên mà đơn vị nhập khẩu

sẽ thực hiện đầy đủ hoặc chỉ thực hiện một số bước trong quy trình trên

3.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý hoạt độngnhập khẩu

Nghị định số 12/2006/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/05/2006 quy định các mặt hàngcần phải xin giấy phép nhập khẩu.Khi đối tượng thuộc phạm vi các mặt hàng phải xingiấy phép nhập khẩu ,doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin giấy phép gồm :Hợpđồng ,phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch ),hợp đồng ủy thácnhập khẩu (nếu đó là trường hợp nhập khẩu ủy thác )

Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hãng kinh doanh để nhập khẩu một hoặc một sốmặt hàng với một nước nhất định ,chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giaonhận tại một cửa khẩu nhất định

3.2 Mở L/C(nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C)

Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C,một trong các việcđầu tiên mà bên mua phải làm để thực hiện hợp đồng là mở L/C

L/C là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người XKnếu họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán hợp lệ phù hợp với nội dung của L/C Trong thời gian mở L/C,nếu hợp đồng không quy định gì ,phụ thuộc vào thời gian giaohàng Thông thường L/C sẽ được mở khoảng 20-25 ngày trước khi đến thời gian giaohàng

Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu Khi mở L/C,doanhnghiệp nhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là "yêu cầu phát hành thưtín dụng ".Mẫu này kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được chuyển đếnngân hàng ngoại thương cùng với hai ủy nhiệm chi :Một ủy nhiệm chi để ký quỹ theo quyđịnh về việc mở L/C và một ủy nhiệm chi để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C

Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương ,đơn vị kinh doanhnhập khẩu phải kiểm tra chứng từ ,nếu chứng từ hợp lệ thì sẽ trả tiền cho ngân hàng

3.3 Thuê tàu lưu cước

Doanh nghiệp có cần thực hiện thuê tàu ,lưu cước hay không phụ thuộc vào điều kiệngiao hàng.Việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau :

• Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương

• Đặc điểm hàng mua bán

• Điều kiện vận tải

Việc thuê tàu ,lưu cước đòi hỏi có nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ có thông tin về tìnhhình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu.Vì vậy trong nhiều trườnghợp ,chủ hàng xuất nhập khẩu thường ủy thác việc thuê tàu ,lưu cước cho một công tyhàng hải.Cở sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên ủy thác thuê tàu với bên nhận

ủy thác thuê tàu là hợp đồng ủy thác.Có hai loại hợp đồng ủy thác :

• Hợp đồng ủy thác thuê tàu cả năm

• Hợp đồng ủy thác thuê tàu chuyến

Chủ hàng nhập khẩu căn cứ vào đặc điểm vận chuyển của hàng hóa để lựa chọn loại hình hợp đồng cho thích hợp

3.4 Mua bảo hiểm

Hàng hóa chuyên chở trên đường biển thường gặp nhiểu rủi ro,tổn thất.Vì thế bảo hiểmhàng hóa đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương

Để ký hợp đồng bảo hiển cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm.Có ba điều kiện bảo hiểmchính :

• Điều kiện bảo hiểm A:Bảo hiểm mọi rủi ro

• Điều kiện bảo hiểm B:Bảo hiểm có tổn thất riêng

• Điều kiện bảo hiểm C:Bảo hiểm miễn tổn thất riêng

Việc lựa chọn bảo hiểm phải dựa trên bốn căn cứ sau:

Gồm ba bước chủ yếu sau

• Khai báo hải quan :Khai báo chi tiết về hàng hóa lên tờ khai hải quan để cơ

quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ.Yêu cầu của tờ khai này là trung thực,chínhxác Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác :Giấy phépnhập khẩu,phiếu đóng gói ,hóa đơn,bảng kê chi tiết

• Xuất trình hàng hóa :Hàng hóa nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự thuận tiện cho

việc kiểm soát Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở đóng các kiện hàng.Đểthực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát,chủ hàng phải nộp lệ phí hải quan

• Thực hiện các quyết định của hải quan :sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hóa

hải quan sẽ ra những quyết định như cho hàng hóa được phép ngang qua biên giới,chohàng đi qua một cách có điều kiện,cho hàng đi sau khi chủ hàng đã nộp thuế,lưu khongoại quan

3.6 Giao nhận hàng nhập khẩu

Các cơ quan vận tải có trách nhiệm tiếp nhận hàng hóa nhập khẩu trên các phươngtiện vận tải từ nước ngoài vào ,bảo quản hàng hóa trong quá trình xếp dỡ ,lưu kho ,lưubãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của Tổng công ty đã nhập hàngđó.Do đó đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhận ủythác giao nhận tiến hành

3.7 Kiểm tra hàng hóa

Theo quy định của Nhà nước,hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹcàng Mục đích của quá trình kiểm tra hàng là để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của ngườimua,là cơ sở để khiếu nại sau này nếu có Mỗi cơ quan ,tùy theo chức năng của mìnhphải tiến hành công việc kiểm tra hàng hóa đó

Cơ quan giao thông (ga,cảng ) phải kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng

khỏi phương tiện vận tải

• Nếu hàng có thể tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô ,theo vận đơn thì cơ quangiao thông mời công ty giám định lập "Biên bản giám định dưới tàu " (survey Record)

• Nếu hàng chuyên chở bằng đường biển mà bị thiếu hụt ,mất mát thì phải có

"Biên bản kế toán nhận hàng với tàu ",nếu có đổ vỡ phải có "Biên bản hàng đổ vỡ hưhỏng"

• Nếu tàu chở hàng đã nhổ neo rồi mà mới phát hiện thiếu hụt,chủ hàng phải yêucầu VOSA cấp "giấy chứng nhận thiếu hụt hàng"

Doanh nghiệp nhập khẩu:Với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn phải lập

thư dự kháng (Letter of reservation) nếu nghi ngờ.

Hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất,sau đó yêu cầu công ty bảo hiểm lập "Biên bản giámđịnh"(survey report) nếu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm Trongtrường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hóa và lập

"chứng thư giám định "(Inspection certificate)

Các cơ quan kiểm dịch:Phải kiểm dịch hàng nhập khẩu nếu hàng là động vật hoặc

thực vật

3.8 Làm thủ tục thanh toán

Việc thanh toán phải dựa trên những thỏa thuận trong hợp đồng đã được ký trước đó

và theo điều kiện thanh toán trước đó và theo điều kiện thanh toán quốc tế.Trong kinhdoanh thương mại có nhiều hình thức thanh toán,nhưng thông thường hay sử dụng baphương thức sau:

• Nhờ thu

• Chuyển tiền

• Tín dụng chứng từ

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu(kèm chứng từ)

sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương ,đơn vị kinh doanh nhập khẩu đượckiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định.Nếu trong thời gian này ,doanh nghiệpkhông có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòi tiền hợplệ.Quá thời hạn quy định cho việc kiểm tra chứng từ,mọi tranh chấp giữa bên bán và bênmua về thanh toán tiền hàng sẽ được trực tiếp giải quyết giữa các bên đó hoặc qua cơquan trọng tài

Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền:Khi nhận được hàng do bên bán

gửi và chứng từ do ngân hàng gửi về ,đến thời hạn quy định ,doanh nghiệp nhập khẩuphải viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền trả bênXK.Có các hình thức là chuyển tiền bằng điện (T/T) ,bằng thư(M/T) và bằng phiếu(D/T).Các doanh nghiệp Việt Nam thường hay sử dụng phương thức chuyển tiền bằngđiện vì phương thức này nhanh hơn và thuận tiện hơn

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C:Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về

đến ngân hàng ngoại thương thì doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra chứng từ.Nếu thấy

hợp lệ thì làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng hoặc ký xác nhận sẽ thanh toán để nhậnđược bộ chứng từ nhận hàng.

3.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại :

Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh chấp ,khiếu nại sẽ giúpcác bên hiểu rõ về tranh chấp ,dễ dàng giải quyết nhằm thỏa mãn nhu cầu của nhau.Đồngthời thông qua khiếu nại các tranh chấp được giải quyết ,đảm bảo quyền lợi của các bên

mà không làm mất uy tín của nhau cũng như chi phí của mỗi bên

• Đối tượng khiếu nại là người bán nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng khôngphù hợp với hợp đồng ,có bao bì không thích đáng,thời hạn giao hàng bị vi phạm,hànggiao không đồng bộ ,thanh toán nhầm lẫn

• Đối tượng khiếu nại là người mua sau khi người mua vi phạm các điều khoảntrong hợp đồng như :Thanh toán chậm ,không thanh toán,thanh toán không đúng lịchtrình ,đơn phương hủy bỏ hợp đồng

• Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyênchở hoặc do lỗi của người vận tải gây lên

• Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa ,đối tượng của bảo hiểm bịthiên tai ,tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây lên ,khi những rủi ro này đãđược mua bảo hiểm

Đơn khiếu nại phải kèm theo bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giámđịnh;COR -biên bản hàng đổ vỡ ,hư hỏng,ROROC-biên bản kế toán nhận hàng hay CSC-giấy chứng nhận hàng thiếu )hóa đơn,vận đơn đường biển ,đơn bảo hiểm (Nếu khiếunại công ty bảo hiểm )

CHƯƠNG III PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU XĂNG DẦU TỪ THỊ TRƯỜNG HÀN QUỐC TẠI TỔNG

CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM.

1.Phương pháp hệ nghiên cứu.

1.1 Phương pháp thu nhập dữ liệu

1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Để luận văn nghiên cứu sát với tình hình thực tế ở doanh nghiệp, phát hiện ra nhữngvấn đề vướng mắc và tồn tại của doanh nghiệp thì công tác thu tập thông tin là rất quantrọng Vì vậy, trong quá trình thực hiện luận văn này em đã thu thập thông tin dựa trêncác phiếu điều tra phỏng vấn đối với các cán bộ, nhân viên tại Tổng công ty xăng dầuViệt Nam Kết quả phiếu điều tra và phỏng vấn sẽ cho biết các thông tin đầy đủ và đachiều về vấn đề nghiên cứu Câu hỏi được đưa ra sát với vấn đề nghiên cứu là quản trịquy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.Phiếu điều tra phỏng vấn bao gồm một tập hợp các câu hỏi và các câu trả lời được sắpxếp theo logic nhất định Có 2 dạng câu hỏi: câu hỏi đóng và câu hỏi mở Câu hỏi mở làdạng câu hỏi không cấu trúc sẵn phương án trả lời, do đó người trả lời có thể trả lời hoàntoàn theo ý họ, và nhân viên điều tra có nhiệm vụ phải ghi chép lại đầy đủ các câu trả lời.Câu hỏi đóng là dạng câu hỏi mà ta đã cấu trúc sẵn phương án trả lời, ở đây được thiết kếdưới dạng câu hỏi đánh dấu tình huống trong danh sách: Là dạng câu hỏi mà ta đưa ra sẵndanh sách các phương án trả lời, và người trả lời sẽ đánh dấu vào những đề mục phù hợpvới họ

Ngoài việc phát các Phiếu điều tra phỏng vấn, em cũng đã có nhiều thời gian để tiếnhành tiếp xúc và phỏng vấn trực tiếp đối với các nhà quản trị như các Trưởng phòng, Phóphòng và qua đó thu thập được thêm nhiều ý kiến, nhận xét và đóng góp sâu sắc và kháchquan đối với đề tài nghiên cứu Quá trình thu thập dữ liệu được thực hiện xuyên suốttrong thời gian thực tập, tập trung vào quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu

từ thị trường Hàn Quốc và đã thu được kết quả rất tốt Câu hỏi phỏng vấn và điều tra đi

từ vấn đề chung nhất về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu đến

thực trạng công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và các tồn tại vướngmắc tại đơn vị trong công tác này Việc phỏng vấn cũng khuyến khích đối tượng điều trađưa ra các giải pháp để giải quyết tháo gỡ vấn đề Đây chính là mục đích của quá trìnhthu thập dữ liệu sơ cấp.

Thông qua phỏng vấn

Em đã tiến hành phỏng vấn ông Trần Tiến -Phó trưởng phòng XNK( phụ tráchnhóm nhập khẩu).Về các lĩnh vực hoạt động xuất nhập khẩu của công ty,quy trình thựchiện hợp đồng nhập khẩu của Tổng công ty(Tcty) từ thị trường Hàn Quốc Nội dung củacác câu hỏi phỏng vấn bao gồm:

• Tình hình nhập khẩu của Tcty hiện nay,Tcty nhập khẩu từ thị trường nào làchiếm tỷ trọng lớn nhất ?

• Cơ cấu tỷ trọng nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam?

• Các căn cứ để xác định nhu cầu và kế hoạch nhập khẩu xăng dầu của Tcty?

• Hình thức thanh toán chủ yếu của công ty với các đối tác Hàn Quốc là gì?

• Tcty thường mở L/C tại ngân hàng nào?Công ty có gặp sai sót trong khâu nàykhông?

• Tcty có phải sửa chữa lại nội dung L/C?nguyên nhân?

• Tcty thường sử dụng phương thức thuê tàu lưu cước không?Tcty tự thực hiện hay

ủy thác cho đơn vị khác?

• Về vấn đề bào hiểm Tcty thường áp dụng các phương thức bảo hiểm như thếnào?

• Tcty thường làm thủ tục hải quan ở cảng nào đối với mặt hàng xăng dầu đượcnhập khẩu từ thị trường Hàn Quốc?

• Bộ phận bào chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng xăng dầu nhập khẩu củaTcty?

• Tcty thường tự thương lượng và đàm phán để giải quyết khiếu nại hay thông quatrọng tài ?

• Tcty đã xảy ra trường hợp khiếu nại với đối tác Hàn Quốc?

Thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm

Số lượng phiếu điều tra phát ra :5

Số lượng phiếu điều tra thu về:5

Phiếu điều tra được gửi cho các anh chị trong Phòng XNK (Tcty xăng dầu Việt Nam)

Nhóm nhập khẩu xăng

+Ông Đỗ Lệnh công (Trader)

+Bà Lê Huyền Trang (operator)

+Ông Phạm Mạnh Hùng (Operator)

Nhóm nhập khẩu DO

+Ông Lương Ngọc Thắng (Trader)

+Bà Nguyễn Thị Hà Anh (operator)

1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Các dữ liệu thứ cấp được thu thập qua nhiều phương tiện khác nhau, từ nhiều nguồnbên ngoài và nội bộ Đây là các dữ liệu đã qua xử lý và có sẵn Các dữ liệu trong luận vănnày được thu thập từ:

• Các báo cáo của Chính phủ, ngành, số liệu của các cơ quan thống kê về tình hình kinh tế - xã hội, báo cáo số liệu của các Tổng công ty về kết quả tình hình kinh doanh, nghiên cứu thị trường…

• Các tạp chí khoa học chuyên ngành, các trang web có liên quan trong và ngoài nước

• Tài liệu giáo trình và các sách tham khảo liên quan đến vấn đề nghiên cứu trong

và ngoài nước

• Các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên các khóa trước

• Các hồ sơ dự trữ, các báo cáo nghiên cứu, bảng quyết toán, sổ sách kế toán, bản

kế hoạch…

Các dữ liệu thứ cấp trong nội bộ Tổng công ty được thu thập từ các phòng ban chứcnăng như: Phòng Kinh Doanh, Phòng Xuất Nhập Khẩu, Phòng Kế Toán- Tài Chính…Từcác dữ liệu này sau quá trình sàng lọc, phân tích đã giúp em có được kết quả về thựctrạng quản trị quy trình nhập khẩu xăng dầu từ năm 2007-2009 tại Tổng công ty xăng dầuViệt Nam

1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Sau khi thu thập được các dữ liệu kể trên, bước tiếp theo là tiến hành phân tích, tổnghợp lại Các dữ liệu thu thập về được tổng hợp, phân tính những khía cạnh của thông tin

và đưa ra được những so sánh, tổng kết Phối hợp giữa phân tích định tính và định lượng.Phân tích hiện trạng rút ra kinh nghiệm, tính quy luật làm cơ sở cho dự báo, dự đoán vànhằm đưa ra đề xuất

Để có được thông tin chính xác nhất, có chất lượng phục vụ cho vấn đề cần nghiên cứuthì phải tiến hành một số phương pháp phân tích dữ liệu như sau:

• Phương pháp thống kê: Thống kê các số liệu để xem xét sự biến động của chúngqua các thời kỳ Qua đó, tính toán các chỉ tiêu đặc trưng nhằm tìm ra nguyên nhân của sựbiến động đó Đồng thời, dự báo cho vấn đề trong tương lai

• Phương pháp phân tích: Xem xét các dữ liệu có sự so sánh, đối chiếu nhằm tìmhiểu bản chất của vấn đề Phương pháp này giúp tìm ra nguyên nhân cũng như đề xu ấtđược các phương pháp giải quyết vấn đề

• Phương pháp tổng hợp: Khái quát đặc điểm, tổng kết quá trình phân tích để rút racác kết luận Sử dụng công cụ tính toán trong Excel

Đối với các dữ liệu sơ cấp: Thiết kế các thang đo và thiết kê bảng câu hỏi để việcthu thập dữ liệu và việc tổng hợp kết quả được thực hiện nhanh chóng hơn Việc tính toán

để đưa ra được những chính sách, chương trình cụ thể là một công việc hết sức là quantrọng và là khâu quyết định trong cả toàn bộ khâu thu thập và xử lý dữ liệu

2.Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu từ thị trường Hàn Quốc tại Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam.

2.1 Tổng quan về công ty

Tên công ty: Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam

Tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Petroleum Corporation

Tên viết tắt:Petrolimex

Website:http://www.petrolimex.com.vn

Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam (petrolimex),tiền thân là Tổng Công Ty XăngDầu Mỡ được thành lập theo Nghị định 09/BTN ngày 12/01/1956 của Bộ ThươngNghiệp và được thành lập lại theo Quyết định số 224/TTg ngày 17/04/1995 của ThủTướng Chính Phủ Trụ sở chính đặt tại số 1 Khâm Thiên -Đống Đa -Hà Nội

Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam hiện có 41 Công ty xăng dầu thành viên ,25 chinhánh và 09 Xí nghiệp trực thuộc các Công ty thành viên 100% vốn Nhà nước., 23 công

ty cổ phần có vốn góp chi phối của Tổng công ty ;03 Công ty liên doanh với nước ngoài

và có 1 chi nhánh tại Singapore

Là doanh nghiệp nhà nước trọng yếu,được xếp hạng đặc biệt ,có quy mô toàn quốcbảo đảm 60% thị phần xăng dầu cả nước.Petrolimex luôn phát huy vai trò chủ lực ,chủđạo bình ổn và phát triển thị trường xăng dầu ,các sản phẩm hóa dầu đáp ứng nhu cầutiêu dùng của nhân dân ,phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước và bảo đảm anninh quốc phòng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển :

Giai đoạn 1956-1975:Tổng công ty xăng dầu Việt Nam có nhiệm vụ đảm bảo nhu

cầu xăng dầu cho sự nghiệp khôi phục ,phát triển kinh tế để xây dựng CNXH và chốngchiến tranh phá hoại của để quốc Mỹ ở miền Bắc.Cung cấp đầy đủ ,kịp thời xăng dầu chocuộc đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất Tổ quốc

Giai đoạn 1976-1986:Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam bắt tay khôi phục các cơ

sở xăng dầu bị tàn phá ở miền Bắc ,tiếp quản các cơ sở xăng dầu và tổ chức mạng lướicung ứng xăng dầu ở các tỉnh phía Nam ,thực hiện cung cấp đầy đủ ,kịp thời nhu cầuxăng dầu cho sản xuất ,quốc phòng và đời sống nhân dân đáp ứng yêu cầu hàn gắn vếtthương chiến tranh và xây dựng CNXH trên phạm vi cả nước

Giai đoạn 1986-đến nay :Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam thực hiện chiến lược đổi

mới và phát triển theo chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước ,chuyển hoạt độngsản xuất kinh doanh sang cơ chế thị trường có định hướng XHCN,từng bước xây dựngTcty trở thành hãng xăng dầu quốc gia mạnh và năng động để tham gia hội nhập vào nềnkinh tế khu vực và thế giới

2.1.2 Các hoạt động chính của Tổng công ty

• Lĩnh vực kinh doanh

Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) là doanh nghiệp nhà nước hạng đặcbiệt, đang kinh doanh trên 12 lĩnh vực; trong đó, xăng dầu là trục chính Các hàng hoá vàdịch vụ khác đều xoay quanh lĩnh vực xăng dầu: kinh doanh xăng dầu; kinh doanh cácsản phẩm hóa dầu ( hóa chất; dầu mỡ nhờn; khí hóa lỏng; cơ khí và thiết bị xăng dầu)vàcác sản phẩm dịch vụ khác như: vận tải; bảo hiểm; thiết kế và xây dựng; công nghệ thôngtin,xuất nhập khẩu,ngân hàng

• Thị trường

Hiện nay, trên tổng số 10.000 cây xăng trên toàn quốc, số cây xăng của Petrolimex

có 1.995, chiếm khoảng gần 20% Còn lại, Petrolimex chiếm khoảng 40% số đại lý trênthị trường Như vậy, Petrolimex chỉ có ưu thế khoảng trên 20% thị trường trên hệ thốngbán lẻ 30 % là Petrolimex bán buôn cho các doanh nghiệp, hệ thống đại lý, tổng đại lýchiếm 45%, 25% tự bán thông qua hệ thống của mình Nhưng tỷ trọng thị trường củaPetrolimex không phải là đều như nhau ở các vùng Ở các vùng có cạnh tranh cao như HàNội hoặc TP Hồ Chí Minh thì thị phần của Petrolimex chỉ trên dưới 40% Nhưng ở cácvùng như Sơn La, Lai Châu, Tây Nguyên thì có nơi thị phần gần như 100% Ở đó,Petrolimex chủ yếu thực hiện nhiệm vụ chính trị Thị trường quốc tế của Tổng công ty làLào, Campuchia và các tàu biển nước ngoài

2.1.3Các yếu tố nguồn lực của Tổng công ty

Nguồn: Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam

Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex), năm 2009 đã hoàn thành toàn diện,vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh và đạt mức tăng trưởng khá so với thực hiện 2008.Doanh thu năm 2009 đạt 105.306 tỷ đồng bằng 97,5% so với thực hiện năm 2008; Lợi nhuận(sau thuế)là 3.208 tỷ đồng, tăng 196% so với thực hiện năm 2008 Nộp ngân sách nhà nước:

28.800 tỷ đồng, tăng 68% so với thực hiện năm 2008

Nguồn lực lao động: Cơ cấu lao động theo trình độ (Xem bảng 3.2)

Bảng 3.2: Cơ cấu lao động theo trình độ

Nguồn: Phòng lao động tiền lương - Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam

Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng:

Trình độ sau đại học và đại học trong 3 năm gần đây dao động trong khoảng từ 18,28%đến 24,05% và tăng dần lên theo năm Có được điều này là do Petrolimex đã từng bước nângcao chất lượng công tác tuyển dụng, bản thân số lao động nghiệp vụ chuyên môn có trình độchưa đạt chuẩn cũng đã có những nổ lực trong việc tự đào tạo để nâng cao trình độ

• Cơ sở vật chất kỹ thuật

Tổng công ty xăng dầu Việt Nam có một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật có thể nói làhùng hậu nhất trong hệ thống các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu ở Việt Nam, baogồm:

+ 64 kho, sức chứa 1.400.000 m3

+ 19 cảng sông, 21 cảng biển;

+ Đội tàu viễn dương (300.000 DWT) chuyên chở 5 triệu tấn xăng dầu/ 1 năm, gần

1000 xe xitec (10.700 m3 phương tiện), 90 phương tiện thuỷ với tổng dung tích34.000m3;đảm bảo sản lượng nhập khẩu hơn 8 triệu m3 tấn xăng dầu/năm, chiếm khoảngtrên 50% thị phần xăng dầu cả nước

+ Gần 500 km đường ốngvận chuyển xăng dầu;

+ Gần 1700 cửa hàng xăng dầu, 400 điểm bán đại lý;

Đặc biệt là vào ngày 26 tháng 3 năm 2010-Tại kho xăng dầu ngoại quan Vân Phong

(Khánh Hòa) Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam đã tổ chức trọng thể lễ đón tàu Vân Phong1.Đây là tàu chở dầu hiện đại có trọng tải lớn nhất Việt Nam do Petrolimex làm chủ đầu tư

2.2 các nhân tố ảnh hưởng

2.2.1 Nhân tố vi mô

• Nhân tố con người, nguồn lực trong công ty

Trong bất kỳ một tổ chức nào thì con người cũng đóng vai trò quan trọng quyết định

sự thành bại của tổ chức Trong một doanh nghiệp cũng vậy nhất là doanh nghiệp kinhdoanh xuất nhập khẩu thì yếu tố con người lại càng có vị trí quan trọng hơn Bởi vì, hoạtđộng xuất nhập khẩu là hoạt động có yếu tố nước ngoài, đối tác nước ngoài với những tậpquán, văn hoá kinh doanh, luật pháp, hệ thống chính trị khác nhau, cùng với phương thứcgiao dịch phức tạp đòi phải có đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệmbuôn bán trên thị trường thế giới, trong giao dịch đàm phán, thanh toán

• Nguồn lực tài chính

Nguồn lực tài chính là yếu tố cơ bản cấu thành nên doanh nghiệp Một doanh nghiệpmuốn tồn tại và phát triển thì trước hết phải có nguồn tài chính mạnh Đối với doanhnghiệp có hoạt động nhập khẩu thì nguồn tài chính càng phải mạnh vì hàng hoá nhậpkhẩu thường là những hàng hoá có giá trị lớn và chi phí cho hoạt động nhập khẩu là khácao Nếu doanh nghiệp có nguồn tài chính hạn hẹp sẽ khó có thể tiến hành hoạt độngnhập khẩu có hiệu quả

• Đặc điểm mặt hàng nhập khẩu và khả năng tiêu thụ

Điều này muốn nói đến loại mặt hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu, nói đến khảnăng marketing, đến thị trường đầu ra của doanh nghiệp Tìm được các nhà cung cấp tốt,sản phẩm tốt nhưng hoạt động kinh doanh sẽ thất bại nếu doanh nghiệp không có khảnăng bán những lô hàng đã nhập về Doanh nghiệp dựa vào đặc điểm hàng mình nhậpkhẩu về mà có các chiến lược phù hợp Bán được nhiều hàng công ty mới thu hồi đượcvốn, tái đầu tư cho nhập khẩu, tiếp tục quá trình kinh doanh Những doanh nghiệp có khảnăng tiêu thụ nội địa lớn, số vòng quay của vốn nhiều, hiệu quả sử dụng vốn cũng caohơn và sẽ thu được lợi nhuận cao hơn

• Uy tín doanh nghiệp

Trong kinh doanh, uy tín doanh nghiệp có vai trò khá quan trọng, là một trongnhững sức mạnh vô hình giúp cho doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh ở thị trường

trong nước và ngoài nước Để có một thương hiệu tốt doanh nghiệp sẽ phải mất một thờigian dài và phải được thị trường công nhận Một doanh nghiệp có uy tín, được các doanhnghiệp khác tin tưởng, chú trọng sẽ dễ dàng hơn trong việc nhập khẩu, đồng thời việc tiêuthụ hàng hoá trong nước của doanh nghiệp cũng sẽ thuận lợi hơn Đặc biệt, mối quan hệlàm ăn lâu dài với các đối tác, các khách hàng truyền thống có vai trò rất lớn Nó giúpdoanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình tìm nguồn hàng cũng như các khâu trong việcthực hiện hoạt động nhập khẩu.

2.2.2 Nhân tố vĩ mô

• Yếu tố văn hoá

Văn hoá là một trong những yếu tố quan trọng của mỗi một quốc gia Nó chi phốiđến rất nhiều khía cạnh của cuộc sống con người trong quốc gia đó Hoạt động nhập khẩuđòi hỏi các doanh nghiệp phải tiếp xúc với nhiều nền văn hoá khác nhau và mới mẻ Sựkhác biệt về văn hoá sẽ gây ra rất nhiều khó khăn cho những doanh nghiệp không amhiểu về các nền văn hoá Hiểu biết về văn hoá của đối tác sẽ nâng cao khả năng đàmphán, giảm được rủi ro trong quá trình tổ chức hoạt động nhập khẩu, đặc biệt ở một sốkhâu như vận chuyển, giao hàng, thanh toán

• Yếu tố chính trị, các chính sách thương mại đặc biệt là các chính sách về hoạtđộng xuất nhập khẩu của Chính phủ

Mỗi một quốc gia đều thiết lập cho mình một hệ thống chính trị - pháp luật tham giatrực tiếp hoặc gián tiếp vào hoạt động kinh tế - chính trị - xã hội Các hoạt động kinhdoanh có thể bị Chính phủ can thiệp hoặc chịu nhiều ảnh hưởng bởi các sự kiện hoặc đặcđiểm của môi trường Đối với doanh nghiệp thì ảnh hưởng của môi trường chính trị phápluật của đất nước xuất khẩu tới hoạt động nhập khẩu là vô cùng quan trọng Mức độ ổnđịnh chính trị ở các quốc gia mà doanh nghiệp nhập khẩu luôn là vấn đề được quan tâmđặc biệt Nếu quốc gia xuất khẩu có môi trường chính trị ổn định và thân thiện thì cácdoanh nghiệp sẽ có điều kiện đặt quan hệ làm ăn lâu dài Do đó, doanh nghiệp phải luônluôn theo dõi các chính sách và độ ổn định chính trị của mỗi quốc gia nhằm xác định khảnăng thay đổi chính trị có thể tác động tiêu cực đến hoạt động nhập khẩu của doanhnghiệp Các chỉ tiêu đánh giá mức độ ổn định chính trị bao gồm: Sự phân bố của cải vàthu nhập, kết cấu xã hội, các hình thức phản kháng như hoạt động biểu tình, khủng bố,đình công, các biến động kinh tế cũng như tác động mạnh mẽ đến các tình huống chính