5 Sơ cấp, Công nhân kĩ thuật 8118 8100
3.4 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu xăng dầu từ thị trường Hàn Quốc
Quốc .
Do đặc điểm của mặt hàng xăng dầu nên quy trình nhập khẩu của Tổng công ty bao gồm các bước sau:
3.4.1 Mở L/C
Trong các hợp đồng nhập khẩu xăng dầu của Tổng công ty với các đối tác Hàn Quốc thường thỏa thuận thanh toán bằng thư tín dụng L/C.Trong khâu mở L/C Tổng công ty chia làm 2 khâu chính:
• Lập kế hoạch mở L/C
Để lập kế hoạch mở L/C,thường phải căn cứ vào các yếu tố sau +Căn cứ vào nhu cầu hàng hóa trong tháng kế tiếp
+Căn cứ vào các HĐ đã ký ,ngày 25 hàng tháng ,Phòng XNK lập bảng kê dự trù nhu cầu mở L/C cho tháng kế tiếp.
+Căn cứ vào nhu cầu thanh toán của tháng tiếp theo +Căn cứ vào lịch thanh toán của tháng liền trước
+Căn cứ vào khả năng cân đối hạn mức của Trung Tâm Tài Chính Kế Toán Mở L/C Thuê tàu lưu cước Theo dõi quá trình xếp hàng
tại cảng xếp
Mua bảo hiểm
Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Nhận hàng và kiểm tra hàng Thanh toán
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
(TTTCKT),TTTCKT lập kế hoạch cân đối ngoại tệ lựa chọn ngân hàng mở L/C và thanh toán cho từng tháng .
• Mở L/C cho nhà cung cấp :
+Phòng XNK ước tính trị giá tiền hàng ,thông báo cho TTTCKT nhu cầu tiền hàng cụ thể của từng lô hàng.
+TTTCKT Phân bổ ngân hàng mở L/C cho từng lô hàng trong tháng tiếp theo.
+TTTCKT trên cơ sở kế hoạch đã xây dựng ,cân đối nguồn tiền ,thông báo lại cho phòng XNK tên ngân hàng phát hành.
+Phòng XNK lập đơn xin mở L/C cùng giấy cam kết thanh toán theo mẫu của ngân hàng thương mại chuyển TTTCKT.
+Thông báo ngân hàng mở L/C(đối với trường hợp người bán không chỉ định ngân hàng mở L/C) ,nội dung L/C cho người bán.
+Xác nhận lại nội dung, ngân hàng,ngân hàng advising bank,confirm bank(nếu có) +TTTCKT kiểm tra thống nhất nội dung L/C và chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục trình ký,chuyển để ngân hàng đề nghị mở L/C ,liên hệ với ngân hàng mở L/C lấy bản COPY L/C giao cho phòng XNK ,để phòng XNK thông báo cho người bán chuẩn bị giao hàng .
+Sau khi thông báo đã mở L/C cho người bán ,nếu phát hiện có sai sót hoặc phát sinh thêm yêu cầu cần sửa đổi L/C (phải được người bán và người mua thống nhất),Phòng XNK lập đơn xin điều chỉnh L/C theo mẫu của ngân hàng có chữ ký tắt của lãnh đạo phòng ,sau đó chuyển cho TTTCKT để kịp thời làm các thủ tục tu chỉnh L/C.
+Sau khi L/C được bên đối tác chấp nhận và tiến hành giao hàng,Tổng công ty sẽ nhận toàn bộ chứng từ hàng hóa từ ngân hàng mở L/C .Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng.Ngân hàng phát hành L/C kiểm tra bộ chứng từ và thông báo tới TTTCKT,chuyển tới phòng XNK kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ hay không hợp lệ.Nếu chứng từ hợp lệ ,TTTCKT phải làm thủ tục thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền cho ngân hàng .Khi đó Phòng XNK mới nhận được bộ chứng từ để nhận hàng.
toán.Trên thực tế ,Tổng công ty thường gặp phải các vấn đề trong sửa chữa L/C là do: +Sự thay đổi những yếu tố cơ bản của giao hàng (lấy thêm hàng,ít hàng hơn ban đầu,nhập kèm thêm 1 số loại hàng khác ..)
+Do viết nhầm tên ,địa chỉ...đây là những lỗi nhỏ ,không gây thiệt hại lớn nhưng cũng làm cho quy trình mở L/C phải mất công sức thời gian sửa chữa.
+Do ngân hàng mở L/C tự thêm 1 số điều khoản vào nội dung L/C,bên bán không chấp nhận L/C.
+Do đối tác không đồng ý ngân hàng mà Tcty mở L/C nên Tcty phải mở lại L/C tại ngân hàng khác...
+Do đối tác yêu cầu thêm một số điều kiện trong nội dung L/C
Tất cả những yếu tố trên làm Tcty và ngân hàng mất thời gian sửa đổi,bổ sung L/C cho phù hợp ,làm tốn kém chi phí và làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng.
3.4.2 Thuê tàu lưu cước
Đối với đối tác Hàn Quốc hiện nay Tổng công ty (Tcty )chủ yếu tiến hành nhập xăng dầu theo giá FOB.Phòng XNK căn cứ vào hợp đồng mua hàng,thông tin xếp hàng,dỡ hàng.Liên hệ với Phòng hàng hải tìm tàu phủ hợp,có hai loại tàu (tàu định hạn,tàu chuyến).
Phòng hàng hải là đầu mối để tập trung các thông tin ,dữ liệu và hoàn chỉnh dự thảo hợp đồng hoặc các chỉ định trình lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt.Căn cứ vào nhu cầu ,kế hoạch khai thác ,phòng hàng hải chủ trì các phòng nghiệp vụ :Phòng XNK ,TTTCKT,chủ tàu soạn thảo nội dung hợp đồng thuê định hạn ,thuê COA (thuê nhiều chuyến theo thỏa thuận )một số tàu của các công ty VITACO,VIPCO hoặc của các chủ tàu trong và ngoài nước(nếu có nhu cầu ).
Công ty tàu biển sẽ gửi tàu cho người bán để nhận dạng tàu nếu người bán chấp nhận tàu phòng hàng hải sẽ gửi các yêu cầu chấp nhận tàu cho công ty tàu biển.Yêu cầu công ty tàu biển xác nhận thỏa mãn các điều kiện chấp nhận tàu .Nếu công ty tàu biển chấp thuận,phòng Hàng hải gửi thông báo xác nhận thuê tàu và hướng dẫn tàu thực hiện các yêu cầu nhận hàng ETA(thời gian giao nhận hàng),số lượng,tên hàng...
Phòng hàng hải phối hợp với phòng XNK và TTTCKT tiến hành quyết toán cước phí với công ty tàu biển,xử lý các khoản phải thu phải trả.
Trong công tác thuê tàu cũng xảy ra tình trạng chồng chéo lịch tàu do các công ty vận tải thuộc Tổng công ty cũng kinh doanh cho thuê tàu đối với doanh nghiệp khác chứ không chỉ chuyên vận tải cho Tcty,ví dụ như hàng năm Tcty chỉ thuê định hạn 2 tàu thì tàu còn lại của công ty vận tải sẽ được cho thuê phục vụ kinh doanh ,khi lượng hàng nhập khẩu của Tcty lớn sẽ dẫn đến tình trạng thiếu tàu chuyên chở phục vụ cho nhu cầu nhập khẩu của Tcty,gây khó khăn trong công tác thuê tàu của Tcty.
3.4.3 Theo dõi quá trình xếp hàng tại cảng xếp
Theo nguyên tắc chung :Trừ khi có quy định khác ,kết quả giám định của cơ quan giám định độc lập tải cảng xếp (kể cả số lượng và chất lượng )là kết quả cuối cùng cho cả hai bên.Vì vậy đây là khâu vô cùng quan trọng.Nếu không thực hiện tốt nó sẽ gây thiệt hại rất lớn cho Tcty , phòng XNK có nhiệm vụ phối hợp với đơn vị vận tải theo dõi chặt chẽ việc xếp hàng tại các cảng đi (Hàn Quốc).
Phòng XNK yêu cầu người bán cung cấp các thông tin chi tiết kế hoạch xếp hàng ở cảng đi cho từng chuyến.Sau đó thông báo cho các công ty đầu mối nhập khẩu(Công ty thành viên của Tcty làm nhiệm vụ tiếp nhận hàng nhập khẩu theo phân công của Tcty),các phòng nghiệp vụ liên quan.
Trong quá trình xếp hàng tại cảng xếp đôi khi xảy ra những trường hợp chênh lệch số lượng hàng ,hoặc chất lượng hàng không phù hợp với hợp đồng nguyên nhân là do bên bán cung cấp thiếu hàng ,chất lượng hàng không phù hợp với hợp đồng ,do bên bán tác động với cơ quan giám định độc lập tại cảng xếp(thuộc nước người bán ) ghi sai lệch đi kết quả giám định..Ví dụ như hàm lượng Sulphur trong Gassoil dầu Dielsel Oil(DO) theo như hợp đồng là 0,25% Sulphur Max.Nhưng trong nhiều trường hợp nhà cung cấp giao hàng có chứa hàm lượng Sulphur là 0,252.Nếu không phát hiện kịp thời sẽ làm ảnh hưởng đến tiến dộ nhập khẩu hàng hóa cũng như hoạt động kinh doanh của Tcty.
3.4.4 Mua bảo hiểm
Mặt hàng xăng dầu được chuyển chở từ thị trường Hàn Quốc bằng đường biển rất dài,nên có nhiều rủi ro có thể xảy ra trên quãng đường vận chuyển như :Thiên tai,giao nhận hàng ...làm chậm tiến độ sản xuất ,giao hàng,chậm vòng quay của vốn ,ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tcty .Vì thế bảo hiểm hàng hóa luôn là mối quan tâm cần thiết cho cả người bán và người mua.Bảo hiểm xăng dầu hiện nay 100% là mua của PJICO(trừ các lô hàng mua theo CIF -hiện nay rất ít).
Phòng xuất nhập khẩu phối hợp với Trung Tâm Tài Chính Kế Toán(TTTCKT) đàm phán và trình Tổng giám đốc ký kết hợp đồng bảo hiểm bao hoặc các hình thức bảo hiểm khác .Hầu hết các hợp đồng bảo hiểm với đối tác Hàn Quốc được thực hiện dưới hình thức bảo hiểm bao(open policy) được ký cho cả năm với một tỉ lệ phí xác định,mỗi khi giao hàng xuống tàu xong Tcty chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là "Giấy báo bắt đầu vận chuyển ".Theo phiếu điều tra và thông qua số liệu của Tcty,hiện nay chưa có trường hợp nào nhập khẩu xăng dầu từ thị trường Hàn Quốc theo giá FOB cần bảo hiểm.
Chỉ có 1 số lô hàng mua theo giá CIF -hiện nay rất ít nên nghĩa vụ bảo hiểm cho hàng hóa thuộc về bên bán và giá bảo hiểm cho hàng hóa thường được mua theo mức tối thiểu (điều kiện C).Vì giá trị hợp đồng của Tcty thường có giá trị lớn ,Tcty nhờ bên đối tác mua thêm bảo hiểm cho hàng hóa tại các công ty bảo hiểm ở nước ngoài ,Tcty sẽ phải trả thêm khoản phí này cho bên xuất khẩu.Giấy chứng nhận bảo hiểm được bên đối tác gửi kèm bộ chứng từ hàng hóa về cho công ty .Do đó ,Tcty phải chịu mức phí cao hơn,không những thế công ty bảo hiểm là một công ty ở nước ngoài ,nên công ty không thể biết được công ty bảo hiểm như thế nào ,có uy tín hay không ,khi gặp rủi ro sẽ gặp khó khăn trong việc đòi bảo hiểm hàng cho hàng hóa .
3.4.5 Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Đây là thủ tục hành chính mà Tcty bắt buộc phải làm trước khi nhận hàng .Việc làm thủ tục Hải Quan hàng nhập khẩu được tiến hành tại các cảng đầu mối.
Trước khi hàng về đến cảng đơn vị tàu biển sẽ fax cho các công ty đầu mối nhập khẩu thuộc Tổng công ty thông báo thời gian cụ thể tàu cập cảng .Các công ty đầu mối nhập khẩu cử người đến cảng làm thủ tục hải quan và nhận hàng.Để tiến hành làm thủ tục hải quan,người khai hải quan phải thực hiện:
Khai và nộp tờ khai hải quan ,nộp và xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan .
Đưa hàng hóa đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra hàng hóa .
Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật
Khi làm thủ tục hải quan ,Tổng công ty phải chuẩn bị hồ sơ hải quan bao gồm : • Tờ khai hải quan :02 bản chính (01 bản lưu tại cơ quan hải quan ,01 bản lưu tại doanh nghiệp )
• Hóa đơn thương mại :thường là chưa có hóa đơn thương mại chính thức vì giá dầu được tính theo phương thức floating
• Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng hàng hóa • Vận tải đơn :01 bản sao
• Giấy phép kinh doanh nhập khẩu xăng dầu :01 bản sao(xuất trình bản chính ,nếu nhập nhiều lần thì cấp Phiếu theo dõi trừ lùi số lượng hàng hóa nhập khẩu từng lần )
• Chứng thư giám định khối lượng :01 bản chính
• Giấy thông báo hoặc Giấy đăng ký kiểm tra Nhà Nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về chất lượng :01 bản chính
Theo số liệu điều tra thì 100% các chuyến hàng nhập khẩu xăng dầu từ thị trường Hàn Quốc đều được thực hiện bởi các công ty đầu mối (công ty thành viên của Tcty làm nhiệm vụ tiếp nhận hàng nhập khẩu theo phân công của Tcty)
Các sai sót chủ yếu trong khâu này là do có những trường hợp do cán bộ nhân viên làm thủ tục thông quan mang thiếu giấy tờ để làm thủ tục,ghi sai mã số thuế doanh nghiệp,tỷ giá tính thuế ..làm chậm tiến độ nhập hàng,đôi khi kéo dài thời gian làm thủ tục hải quan nhập khẩu nếu việc làm thủ tục hải quan kéo dài đến ngoài giờ hành chính Tcty sẽ phải mất thêm chí phí.
3.4.6 Tiếp nhận hàng tại cảng dỡ
Phòng XNK tiếp nhận hồ sơ tàu do bên chủ hàng cung cấp qua fax hoặc email,chuyển hồ sơ cho công ty đầu mối tiếp nhận hàng.
Trước khi nhận hàng ,công ty đầu mối phải tiến hành kiểm tra hàng hóa nhằm bảo vệ quyền lợi cho Tcty là cơ sở cho những khiếu nại (nếu có )sau này.
Trong khi nhận hàng cơ quan hải quan sẽ tiến hành giám sát việc bơm xăng dầu lên bồn(bồn,bể rỗng )và chỉ khi có giấy xác nhận đạt yêu cầu chất lượng thì tiến hành thông quan.Nếu bơm hàng xong mà doanh nghiệp chưa xuất trình được giấy xác nhận đạt yêu cầu chất lượng thì niêm phong bồn.
Trường hợp doanh nghiệp không có bồn ,bể rỗng mà bơm vào bồn bể đang chứa xăng dầu cùng loại thì niêm phong toàn bộ chờ kết quả kiểm tra chất lượng.Doanh nghiệp sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm và sẽ xử lý trước pháp luật nếu như xăng dầu nhập khẩu không đạt yêu cầu về chất lượng.
nhiệm thông báo cho người bán ,dựa vào điều kiện hợp đồng ,tập quán Thương Mại Quốc Tế để khiếu nại người bán ,chỉ định giám định quốc tế.Nếu chất lượng hàng có sai số nhưng vẫn nằm trong phạm vi cho phép, các công ty đầu mối tiếp nhận hàng nhập khẩu tổ chức pha chế xử lý lô hàng theo quy định .Ví dụ như dầu diesel theo hợp đồng là 0.25%sulphur Max,hàng giao là là 0.252 % sulphur.Để xử lý lô hàng này cho hợp tiêu chuẩn có thể bơm hàng vào bồn,bể có chứa hàm lượng sulphur thấp hơn để dung hòa... Trong khi tiếp nhận hàng tại cảng dỡ nếu như hàng hóa không đạt yêu cầu về chất lượng.Mặc dù,Tcty có những biện pháp để khắc phục các sai sót trong khâu nhận hàng nhưng tác động của những sai sót này vẫn ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của Tcty.
3.4.7 Làm thủ tục thanh toán
Trong các hợp đồng nhập khẩu xăng dầu từ thị trường Hàn Quốc Tcty sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ L/C không hủy ngang ,là loại tín dụng mà trong thời hạn hiệu lực của nó,ngân hàng mở không có quyền hủy bỏ hay sửa đổi nội dung thư tín dụng nếu không được sự đồng ý của người hưởng .Như vậy, Tcty muốn cam kết chắc chắn đối với người bán trong việc thanh toán tiền hàng .
Đơn vị tiền tệ thanh toán là loại tiền được dùng để thể hiện giá và tổng giá trị trong hợp đồng .Tcty sử dụng USD để thanh toán với các đối tác Hàn Quốc.
Bộ chứng từ thanh toán tối thiểu :Đối tác Hàn Quốc có trách nhiệm xuất trình bộ chứng từ thanh toán bao gồm và không hạn chế các hồ sơ sau:
Hóa đơn thương mại bản gốc hoặc hóa đơn Telex của nhà cung cấp ,Bộ chứng từ xếp hàng ,Vận đơn (B/L),chứng nhận số lượng ,chất lượng
Sau khi giao hàng bên bán sẽ hoàn chỉnh bộ chứng từ .Bộ chứng từ cùng hối phiếu đòi tiền sẽ được gửi đến ngân hàng của nhà xuất khẩu và gửi đến ngân hàng mở L/C để đòi tiền .Ngân hàng thông báo cho Tcty và đề nghị Tcty kiểm tra.Trung Tâm Tài Chính Kế Toán (TTTCKT )có trách nhiệm theo dõi và nhận bộ chứng từ thanh toán từ ngân hàng mở L/C chuyển giao cho phòng XNK xác nhận về :giá trị,khối lượng ,chất lượng đã nhận so với bộ chứng từ (hối phiếu ,hóa đơn thương mại ,vận đơn ...)theo nội dung cụ thể đảm bảo tính phù hợp với yêu cầu của HĐ,L/C và thực tế tiếp nhận hàng hóa .Trên cơ sở ý kiến xác nhận của phòng XNK chuyển cho TTTCKT,TTTCKT lập giấy chấp nhận thanh toán dưới hình thức gửi công văn cho ngân hàng hoặc ký chấp nhận thanh toán vào hối
phiếu ,hóa đơn thương mại hoặc vận đơn.
Trong trường hợp bộ chứng từ thanh toán và các chi tiết ghi trong chứng từ có sự sai biệt so với yêu cầu của L/C ,TTTCKT phải phối hợp với phòng XNK để giải quyết .Tùy theo từng trường hợp cụ thể để xử lý hình thức theo hình thức từ chối toàn bộ hoặc một