3. Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quy trình tổ thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc từ thị trường Hàn Quốc của Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt
3.1 Các giải pháp
Thực hiện hợp đồng là việc cam kết các điều khoản đã quy định trong hợp đồng.Đây là khâu rất quan trọng,ảnh hường trực tiếp đến hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty.Sau đây là một sơ giải pháp
3.1.1 Hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán bằng L/C
L/C là phương thưc thanh toán được sử dụng trong các hợp đồng nhập khẩu xăng dầu từ thị trường Hàn Quốc của Tcty ,vì vậy nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thanh toán bằng L/C là một trong những biện pháp được Tcty rất chú trọng.
Cần phải chú trọng,cẩn thận khi lập L/C tránh các lỗi sai không đáng có như viết sai,nhầm lẫn...
Mở L/C tại các ngân hàng Việt Nam để tạo điều kiện nâng cao uy tín của ngân hàng Việt Nam tại nước ngoài.Chỉ trong trường hợp cần thiết khi đối tác yêu cầu ,mà ta xét thấy có thể mở L/C ở 1 ngân hàng nước ngoài.Không nên mở L/C ở ngân hàng Việt Nam mà lại do ngân hàng ở nước ngoài xác nhận.Bởi vì mở loại L/C này người mua phải chịu thủ tục phí xác nhận và như vậy cũng thừa nhận sự không tin cậy của người bán với ngân hàng của Tổng công ty .
Khi bên bán yêu cầu mở L/C,Tổng công ty không nên mở L/C quá sớm vi nếu mở sớm sẽ làm tồn đọng vốn của doanh nghiệp.Nhưng cũng không được mở muộn sẽ là chậm tiến độ nhận hàng của Tổng công ty ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp .
Các Công ty nước ngoài trong việc xuất khẩu hàng thường có những yêu cầu riêng biệt đáp ứng với lề lối kinh doanh của họ, phù hợp với luật lệ nước họ và tập quán mua bán thường rất phức tạp. Do đó, khi mở L/C cần phải nghiên cứu những yêu cầu đó để chấp nhận những yêu cầu hợp lý và ghi vào L/C của Tcty mở cho họ.Thường thường các yêu cầu này được ghi vào mục “các điều kiện” trong L/C. Và hợp đồng mua bán đã ký kết giữa hai bên là căn cứ duy nhất để mở L/C. Phải nghiên cứu và phân tích tỷ mỷ các điều kiện, các điều khoản của hợp đồng, tham khảo bản “điều lệ thực hành” và các tập quán thống nhất về “tín dụng chứng từ” của phòng thương mại quốc tế để ghi vào đơn xin mở thư tín dụng một cách đầy đủ, chính xác, chặt chẽ gửi cho ngân hàng của Tổng công ty để xin mở L/C cho người bán.
Một vấn đề quan trọng nữa là để người bán chấp nhận L/C do Tổng công ty đề nghị mở và tránh tổn phí sửa đổi L/C do chưa thống nhất các điều khoản quy định trong L/C. Tổng công ty luôn phải chú ý theo đúng các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng như thời hạn mở L/C, loại L/C, trị giá mở L/C, thời gian giao hàng, thời gian xuất trình giấy tờ, thời gian thanh toán, các loại chứng từ và số bản gốc cần xuất trình. Mặc dù các quy định trong L/C được dựa trên hợp đồng nhưng khi ra đời L/C hoàn toàn độc lập với hợp đồng nên Tổng công ty phải chú ý quy định chặt chẽ mọi điều khoản trong L/C để đảm bảo quyền lợi của mình.
Tổng công ty nên mở một L/C mẫu để fax cho nhà xuất khẩu kiểm tra đối chiếu với hợp đồng .Nếu đối tác đồng ý thì Tổng công ty tiến hành mở L/C.Như vậy ,Tcty sẽ giảm được chi phí trong khâu thanh toán bằng L/C do không phải sửa đổi.
L/C.Nên khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng Tcty phải kiểm tra chứng từ cần thận,nếu chứng từ hợp lệ thì mới trả tiền cho ngân hàng.Ngoài ra để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình ,Tcty nên củng cố ,thiết lập uy tín của mình với bạn hàng cung ứng .Khi đã có sự tin tưởng lẫn nhau ,công ty có thể yêu cầu họ tạo điều kiện trong khâu thanh toán như trả chậm .Nếu được trả chậm tiền hàng,công ty sẽ có thời gian thu hồi vốn kinh doanh trong nước giảm được lãi suất tiền vay ngân hàng.
Tổng công ty cần thường xuyên đầu tư cho các cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu của mình đi học tại các lớp nâng cao trình độ nghiệp vụ .Chỉ khi nắm vững nguyên lý ,quy trình của các hình thức thanh toán,cán bộ của Tổng công ty mới có thể đàm phán với các đối tác để yêu cầu hình thức thanh toán linh hoạt ,có lợi nhất cho Tcty.Đây là sự đầu tư mang lại hiệu quả lâu dài.
3.1.2 Tăng cường quản lý công tác xếp hàng và kiểm tra hàng tại cảng xếp
Vì giám định của cơ quan giám định độc lập tại cảng xếp kể cả số lượng và chất lượng (các nhà giám định Hàn Quốc) là kết quả cuối cùng cho cả hai bên.Vì vậy nâng cao trình độ ,nghiệp vụ của khâu này là vô cùng quan trọng.
Về số lượng hàng:Trong trường hợp chênh lệch xếp hàng ở cảng đi giữa số vận đơn và
số giám định tại tàu có dấu hiệu bất thường ,chênh lệch nhiều so với mức thông thường của tàu hoặc vượt so với mức qui định (nếu có )trong hợp đồng;Phòng XNK có trách nhiệm hướng dẫn chủ tàu lập kháng thư làm cơ sở gửi khiếu nại tới người bán.Đồng thời phải cung cấp thông tin kịp thời và phối hợp với phòng KTXD(Kỹ thuật xăng dầu),HH(Hàng hải) để có phương án xử lý và trao đổi với nhà cung cấp ,kho hàng để thực hiện phương án .Phòng XNK theo dõi và thông báo kết quả cuối cùng cho phòng KTXD ,HH.Phòng HH thông báo cho tàu và quyết định cho tàu thực hiện các thủ tục tiếp theo để hoàn thành quá trình nhận hàng.
Về chất lượng hàng :Trường hợp kết quả giám định chất lượng tại cảng xếp không phù
hợp với hợp đồng,thì phòng XNK cần chịu trách nhiệm hướng dẫn đơn vị vận tải ,chủ tàu (hoặc thuyền trưởng ) không kí vào vận đơn (B/L).Phòng XNK cần phối hợp với các phòng ban liên quan trình Tổng Gám đốc phương án xử lý thích hợp.
3.1.3 Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Hải quan là khâu nhiều bước và thủ tục nên gặp bất cư sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ cũng đều có thể làm hàng hóa bị lưu kho ,lưu bãi ảnh hưởng đến việc lưu chuyển hàng
hóa ,tốn kém chi phí ,nhiều khi làm lỡ cơ hội kinh doanh .Sau đây là một số biện pháp để Tcty chủ động hơn trong việc làm thủ tục hải quan và giảm thiểu những sai sót:
Thực hiện tốt các quy định ,quyết định của Hải quan ,tạo thiện cảm,mối quan hệ tốt với cơ quan Hải quan.Nếu Tổng công ty thực hiện tốt ,đầy đủ các quy định của hải quan thì các mặt hàng nhập khẩu của Tổng công ty sẽ giảm được thời gian kiểm tra trước khi thông quan.
Đào tạo ,nâng cao nghiệp vụ hải quan cho cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu bằng cách đào tạo chuyên môn hóa nhân viên làm công tác kê khai hải quan.
Thông tin giữa Tcty với các công ty đầu mối nhập khẩu xăng dầu của Tcty phải nhanh chóng ,kịp thời chính xác.
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu ,tránh tình trạng khi nộp giấy tờ thiếu một số chứng từ cần thiết phải cử người về lấy .
Nhân viên xuất nhập khẩu khi làm tờ khai hải quan phải khai chi tiết ,phù hợp,chính xác các nội dung dành cho người khai hải quan với bộ chứng từ
Hàng hóa và chứng từ sẽ được đối chiếu với nhau ,bất cứ sự sai lệch nào giữa chúng đều làm Tcty phải chịu những tổn thất ,chi phí.Vì vậy ,Tcty phải lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lượng ,số loại chứng từ cần thiết .Đối với hàng hóa nhập khẩu phải quy định rõ các chứng từ có trong bộ chứng từ thanh toán mà bên xuất khẩu phải chuyển giao cho Tổng công ty để hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.
Luôn luôn theo dõi, cập nhập các thông tin mới nhất về những thay đổi,quy định ,thủ tục mới trong khai báo ,kiểm tra hải quan.Tránh tình trạng bị động ,lúng túng gây khó khăn cho quá trình thực hiện hợp đồng.
3.1.4 Tăng cường công tác tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa
Khi nhận được thông báo hàng về,Tổng công ty cần khẩn trương sắp xếp các công tác chuẩn bị nhận hàng .Bộ phận làm thủ tục hải quan phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cho bộ phận nhận hàng.Để chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ cho việc nhận hàng ,Tcty phải giám sát việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.Để giám sát Tcty nên lập bộ hồ sơ theo dõi ghi tên nhà sản xuất,tên hàng ,đơn giá ,giá trị,số lượng ,ngày xếp hàng và phiếu theo dõi các chứng từ cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.Khi dỡ hàng ,các bộ phận tiếp nhận phải giám sát chặt chẽ ,tránh mất mát,hư hỏng hàng hóa.Đảm bảo cho quá trình chuyển tải về các kho xăng dầu được thông suốt.Kiểm tra hàng hóa về mặt số lượng ,chất lượng nhằm
phát hiện các sai lệch đồng thời xử lý nếu có vi phạm.
Về khối lượng
Hao hụt hàng hóa được áp dụng theo điều khoản hao hụt qui định tại HĐ vận tải Tcty ký với chủ tàu và/hoặc người có quyền định đoạt và các qui định hiện hành .
Về chất lượng
Công ty nhập khẩu đầu mối tiến hành kiểm tra nhanh mẫu trên lấy trên thân tàu trước khi dỡ hàng.
Trường hợp kết quả giám định chất lượng tại cảng dỡ không phù hợp với HĐ Phòng XNK căn cứ vào tình hình cụ thể ,phối hợp với phòng kỹ thuật xăng dầu làm việc với nhà cung cấp ,chỉ định cơ quan giám định độc lập tái kiểm tra mẫu tàu và mẫu thuyền trưởng (lấy tại cảng xếp hàng )
Trường hợp kết quả tái giám định mẫu thuyền trưởng không phù hợp với HĐ (vượt sai số cho phép ),phòng XNK có trách nhiệm lập kháng thư yêu cầu nhà cung cấp bồi thường mọi chi phí liên quan do chất lượng không đảm bảo.
Trường hợp kết quả tái giám định mẫu thuyền trưởng phù hợp với HĐ (kể cả có sai số nhưng vẫn nằm trong phạm vi cho phép ),việc cơ quan quản lý nhà nước không đồng ý cho thông quan do có sự chênh lệch trong đo tính giữa cảng xếp và cảng dỡ ,phòng XNK báo cáo TGĐ và thông báo phòng KTXD lên phương án chỉ đạo công ty tiếp nhận hàng nhập khẩu tổ chức pha chế xử lý lô hàng theo qui định .
3.1.5 Giải quyết các tranh chấp
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu giữa Tcty với các đối tác Hàn Quốc hầu như là chưa xảy ra tranh chấp nào.Tuy nhiên không phải vì thế mà Tcty xem nhẹ vấn đề này ,bởi vì tranh chấp thương mại không chỉ gây ra tốn kém thời gian ,tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài.
Khi giải quyết tranh chấp Tcty cần dựa trên nguyên tắc :Phải tôn trọng lợi ích của cả hai bên và bình đẳng trong mối quan hệ,chủ động tích cực trong việc tìm kiếm giải quyết tranh chấp.Khi thương lượng giải quyết tranh chấp phải tập trung vào vấn đề cần thương lượng chứ không phải vào cá nhân người thương lượng,vào lợi ích chứ không phải vào quan điểm.
Người đại diện Tổng công ty tham gia thương lượng phải có sự kiên trì ,khéo léo ,có lập luận vững vàng ,hợp tình hợp lý và tốt nhất phải có nhiều kinh nghiệm học hỏi về các
vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác vận dụng linh hoạt các trường hợp cụ thể để đạt được kết quả mong muốn.
3.1.6 Thông báo kế hoạch mua hàng
Để thực hiện tốt kế hoạch nhập khẩu Tcty cần thực hiện tốt kế hoạch mua hàng nhằm đảm bảo các quy trinh khác được thực hiện ăn khớp với nhau.
Kế hoạch mua hàng phải được phòng XNK cập nhật thường xuyên trên mạng nội bộ của Tcty ,gửi qua email tới nhóm đảm bảo nguồn trên mạng exchange. Đồng thời phải được cập nhật trên Lịch tàu ngoại theo từng quí,cung cấp các thông tin từng lô hàng bao gồm:người bán ,ngày xếp hàng,ngày dự kiến dỡ hàng tại cảng dỡ ,cảng dỡ hàng ,mặt hàng,lượng hàng ,tiến độ nhập khẩu so với đơn hàng .Mọi thay đổi kế hoạch nhập khẩu so với ban đầu phải được thông báo cụ thể kịp thời trên Lịch tàu ngoại.
Phòng XNK có trách nhiệm làm việc với nhà cung cấp về việc thông báo thời gian xếp hàng ,chỉ định tàu ,chỉ định đơn vị giám định theo đúng hợp đồng đã ký.
Phòng hàng hải cần phải có trách nhiệm thông báo kế hoạch mua hàng cho các đơn vị vận tải liên quan.
3.1.7 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên trong Tổng công ty.
Con người là yếu tố quyết định đến thành công hay thất bại của mọi hoạt động Để hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu đạt hiệu quả cao ,Tcty phải thường xuyên nâng cao trình độ ,nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên .Tcty cần chú trọng đến các biện pháp sau :
Bồi dưỡng ,nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên.Để thực hiện được ,hàng năm Tcty nên cử nhân viên tham gia các hội thảo chuyên đề về nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu ;tổ chức các lớp học ;mời các chuyên gia về giảng dạy .
Nâng cao trình độ ,ngoại ngữ tin học ,khả năng giao tiếp cho cán bộ xuất nhập khẩu Đây là những đòi hỏi thiết yếu đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.Tcty nên cử nhân viên đi học thêm hay tổ chức các lớp học ngay tại Tcty.
Hệ thống luật pháp trong giai đoạn hoàn chỉnh nên có rất nhiều sự thay đổi .Tcty cũng như các cán bộ công nhân viên cần thường xuyên cập nhật các văn bản ,nghị định thông tư của Nhà nước và các nghị định hướng dẫn thi hành luật sửa đổi để thực hiện đúng theo qui định của pháp luật ,tránh những sai sót không đáng có xảy ra.
môn.Công tác tuyển dụng phải được tiến hành nghiêm túc để tạo đội ngũ kế cận.Để công tác đào tạo đạt hiệu quả cao,bên cạnh việc tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ ngoại thương ,ngoại ngữ ,vi tính .. .Tcty phải có chế độ ưu đãi để khai thác ,sử dụng hiệu quả năng lực của các cá nhân như:
+Khuyến khích vật chất :Tăng lương,thưởng các khoản đãi ngộ ,trợ cấp cho cá nhân.Đây là yếu tố quan trọng tạo nên động cơ làm việc cho cán bộ công nhân viên.
+Tạo động lực làm việc :Lãnh đạo của Tcty phải thường xuyên tiếp xúc ,gần gũi nhân viên để biết được điểm mạnh ,điểm yếu của họ .Bố trí công việc thích hợp với nhân viên,áp dụng chế độ thưởng phạt công minh ,tôn trọng tiếp thu ý kiến của họ.
+Tạo môi trường làm việc tốt ,xây dựng văn hóa Tổng công ty lành mạnh,tạo bầu không khí làm việc dân chủ,xây dựng tinh thần đoàn kết trong Tcty.