- Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ, cập nhật quỹ hàng ngày
Ngày 21 tháng 11 năm
3.2.6. Tổ chức Công tác kế toán trong điều kiện áp dụng máy vi tính
Hiện nay, hệ thống máy tính được nối mạng trong cả phòng và có sử dụng phần mềm thuế GTGT 2.1. Năm 2006, công ty chính thức sử dụng phần mềm kế toán máy FAST để ứng dụng vào Công tác kế toán, phù hợp với hình thức “Chứng
từ ghi sổ”, bên cạnh đấy, thì đội ngũ kế toán viên có trình độ, sử dụng máy tính thành thạo. Điều này tạo điều kiện cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao, đáp ứng yêu cầu quản lý. Song, Công ty vẫn phải tuân thủ theo đúng trình tự kế toán, hàng tháng, hàng quý, hàng năm vẫn phải in ra các loại sổ sách kế toán, có đầy đủ các chữ ký theo đúng quy định, đảm bảo tính pháp lý.
Sơ đồ 7 – Quy trình nhập dữ liệu
Sơ đồ 8 – Mô hình kế toán máy tại Công ty
* Trình tự ghi sổ
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản nợ, có để nhập dữ liệu vào phầm mềm kế toán, theo cấu trúc
Thông tin vào (chứng từ) Thông tin ra (máy in) Phần mềm (máy vi tính) Chú thích: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
Phần mềm Kế toán (Máy vi tính)
Báo cáo tài chính Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
Sổ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
được thiết kế sẵn. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ kế toán (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Các bộ phận kế toán luôn kiểm tra số liệu kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm, sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, làm thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính nguyên tắc trong việc quản lý dữ liệu kế toán trên phần mềm, thì kế toán trưởng phải mã hóa và cài đặt chế độ phần mềm trên máy chủ, không được tự ý sửa chữa dữ liệu khi chưa có sự đồng ý của kế toán trưởng.