- Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ, cập nhật quỹ hàng ngày
5 Võ Thị Bé 1963 Trung cấp Đảng viên Thủ quỹ; văn phòng
(Nguồn: Phòng Tài vụ kế toán)
* Nhận xét:
Nhìn chung việc tổ chức Bộ máy và phân công nhiệm vụ cho kế toán viên là hợp lý, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty; hiệu quả công việc thể hiện rõ qua kết quả kinh doanh qua các năm (bảng 3.3).
Đội ngũ kế toán trong Công ty có trình độ Đại học còn ít (thể hiện ở bảng 3.5), nhưng thực tế thì có 01 cán bộ đang theo học Đại học hệ vừa học vừa làm; hơn nữa kinh nghiệm và thâm niên công tác, năng lực chuyên môn và đạo đức tốt, có khả năng chịu áp lực công việc cao. Đội ngũ cán bộ có sự kế thừa; giúp đỡ lẫn nhau trong công việc.
3.2.1.5. Tổ chức cơ sở vật chất, kỹ thuật của phòng Tài vụ kế toán
Cố gắng viết gì thì viết
Bảng 3.7 – Tình hình trang thiết bị tại phòng Tài vụ kế toán
STT Tên thiết bị Số lượng
1 Phòng làm việc 01 phòng
2 Điện thoại 01 cái
3 Máy Fax 01 cái
4 Máy vi tính 04 chiếc
5 Máy in 01 cái
6 Máy photo 01 cái
7 Bàn làm việc 05 cái
8 Ghế làm việc 12 cái
9 Quạt điện 02 cái
10 Két sắt 02 cái
(Nguồn: Phòng Tài vụ kế toán)
Phòng Tài chính kế toán, được Công ty trang bị tương đối đầy đủ phương tiện, kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán; được sắp xếp, bố trí ngăn nắp, khoa học, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng người.
Hiện tại, hệ thống máy tính của Phòng được kết nối nội bộ, tạo điều kiện cho công tác quản lý của Kế toán trưởng được thuận lợi; đồng thời việc kết nối Internet đã giúp cho cán bộ nhân viên trong phòng có cơ hội học hỏi, tìm kiếm và cập nhật thông tin kịp thời đặc biệt là thông tin có liên quan về chế độ kế toán.
3.2.2. Hệ thống chứng từ kế toán
3.2.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
* Số lượng, chủng loại chứng từ
Chứng từ kế toán của Công ty rất phong phú, đa dạng, sử dụng những chứng từ ghi trong: phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng, giấy báo có, ủy nhiệm chi, bảng chấm công, bảng lương, phiếu kế toán tổng hợp, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, hóa đơn thương mại (INVOI), biên bản giao nhận tài sản cố định được lập ở nhiều bộ phận khác nhau cả trong lẫn ngoài Công ty, cụ thể như sau:
Chứng từ về lao động: do phòng tổ chức lao động lập (bảng chấm công, bảng hệ số lương, các chế độ BHYT, BHXH...). Công ty có 48 nhân viên và tiến hành trả lương trực tiếp theo hàng tháng, theo ngạch bậc và các khoản phụ cấp. Công ty đã sử dụng bảng chấm công để làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho lao động trong công ty, đồng thời làm căn cứ để thống kê lao động tiền lương.
Chứng từ về nguyên vật liệu: các đội sản xuất lập, báo cáo về phòng Tài vụ kế toán; kế toán nguyên vật liệu lập và phản ánh thông qua phiếu xuất, nhập. Do phần lớn diện tích đất trồng cà phê, ca cao của công ty là giao khoán cho mỗi công nhân nên công ty sử dụng phiếu xác nhận nhập kho nhằm xác định đúng khối lượng nông sản mà công nhân nộp cho công ty. Công nhân căn cứ vào hợp đồng giao khoán mỗi năm phải nộp một số lượng cà phê nhất định cho công ty. Khi giao nộp công nhân phải theo mẫu giao nộp sản phẩm do công ty phát và mẫu này được đóng dấu giáp lai. Mẫu như sau: