Hình thức tổ chức kế toán tập trung có ưu và nhược điểm sau:
+ Ưu điểm: Khi vận dụng hình thức kế toán tập trung thì việc triển khai thông tin kế toán nhanh gọn, thuận tiện trong việc luân chuyển chứng từ, chỉ đạo kịp thời công tác kế toán. Nâng cao nghiệp vụ cho các bộ phận kế toán, thuận tiện cho việc áp dụng kỹ thuật tính toán, hiện đại hóa công tác kế toán.
+ Nhược điểm: Không chỉ đạo kịp thời và giám sát chặt chẽ tình hình tài chính đơn vị, công việc dồn lên từng bộ phận do báo cáo chứng từ tập trung về rồi mới hạch toán nên cán bộ nhân viên phòng kế toán nhiều khi phải làm thêm giờ để hoàn thành sổ sách theo quy định.
Phòng Tài chính kế toán được đặt tại trụ sở Công ty, gồm 1 phòng làm việc, được bố trị gọn gàng, ngăn nắp, khoa học.
3.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng tài vụ - kế toán tại công ty
* Chức năng của phòng tài vụ - kế toán
+ Giám sát và quản lý toàn bộ tài sản của công ty theo quy chế tài chính + Thực hiện quản lý vốn của công ty theo quy chế tài chính
Kế toántổng tổng hợp Kế toán giá thành và tiêu thụ Kế toán thanh toán - công nợ Thủ quỹ Kế toán giao dịch ngân hàng, tiền lương và thuế
+ Thực hiện công tác kế toán và bộ máy kế toán
+ Bên cạnh đấy, phòng còn thực hiện nhiệm vụ là tham mưu với Ban Giám đốc trong việc soạn thảo, ký kết, xử lý các hợp đồng kinh tế của Công ty, và thực hiện công tác Văn phòng của Công ty.
* Nhiệm vụ của phòng tài vụ - kế toán
+ Phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh thông qua việc ghi chép tổng hợp và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng phải thực hiện đúng điều lệ của kế toán trưởng, thực hiện việc kiểm tra chấp hành quy chế quản lý vốn và tài sản của Công ty.
+ Công tác quản lý vốn và tài sản: quản lý, điều phối sử dụng vốn và tài sản giám đốc giao thể hiện trên bảng cân đối kế toán, theo quy định của pháp luật, phục vụ tốt nhất cho công tác sản xuất kinh doanh của công ty.
* Yêu cầu công tác tổ chức kế toán tại công ty
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán tại công ty phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức của công ty.
- Công tác kế toán của công ty chủ yếu là kế toán tài chính, có sử dụng phần mềm kế toán máy (FAST).
- Phòng kế toán của công ty phải có trách nhiệm:
+ Lập kế hoạch tài chính hàng năm trên cơ sở định mức kinh tế - kỹ thuật công ty và kế hoạch tài chính công ty giao.
+ Hướng dẫn việc chấp hành chế độ thủ tục thu – chi tiền mặt, bảo mật số liệu, bảo vệ tài sản và tiền vốn trong đơn vị. Tuân thủ chuẩn mực kế toán, luật kế toán và pháp luật liên quan đến công tác kế toán tài chính của đơn vị.
+ Hướng dẫn việc chấp hành chế độ, chính sách của người lao động, dự toán chi phí, hạn mức giải quyết ứng tiền lương và các khoản phục vụ sản xuất. Thời gian, thủ tục lập bộ chứng từ thanh toán, thực hiện đúng chế độ và quy chế quy dịnh trong công ty.
3.2.1.3. Nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: giám đốc tình hình tài chính tại đơn vị, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Công ty về tổ chức bộ máy và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế, phụ trách chung, quản lý, chỉ đạo và chịu trách
nhiệm cao nhất, giúp Giám đốc đánh giá, phân tích hoạt động kinh tế tại công ty, chỉ đạo thực hiện các chế độ chính sách, thể lệ kế toán tại công ty, thực hiện quyết toán với cấp trên, cụ thể:
Tổ chức bộ máy kế toán và công tác hạch toán phù hợp với tình hình, quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty; tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản và sự vận động tài sản của Công ty; tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản Ngân sách Nhà nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại cho Công ty và thanh toán đúng hạn các khỏan vay, các khoản nợ phải trả; xác định và phản ánh chính xác kịp thời đúng chế độ kế toán, chuẩn bị đầy đủ và kịp thời các thủ tục cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao hụt hư hỏng tài sản, các vụ tham ô xâm phạm tài sản của đơn vị, các thủ tục khiếu kiện, tố cáo, đồng thời đề xuất biện pháp xử lý; lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê theo chế độ quy định; tổ chức kiểm tra nội bộ kế toán Công ty; tổ chức thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán Nhà nước và các quy định cấp trên; tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Ban Giám đốc; thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán đơn vị.
Tóm lại, kế toán trưởng phụ trách chung, quản lý, chỉ đạo và chịu trách nhiệm cao nhất, giúp Giám đốc đánh giá, phân tích hoạt động kinh tế tại công ty, chỉ đạo thực hiện các chế độ chính sách, thể lệ kế toán tại công ty, thực hiện quyết toán với cấp trên.
- Kế toán tổng hợp: thực hiện nhiệm vụ chung của phòng kế toán, giúp kế toán trưởng trong công việc hàng ngày.
Tiến hành theo dõi các loại chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Công ty; lập báo cáo kế toán, báo cáo thống kê tổng hợp theo yêu cầu của Nhà nước, nhà quản lý Công ty theo đúng thời hạn quy định; trợ lý tham mưu, giúp việc kế toán trưởng; giúp đỡ các bộ phận kế toán khi cần thiết.
Ngoài ra, đảm nhận thêm phần hành kế toán nguyên vật liệu và kế toán TSCĐ:
Kế toán nguyên vật liệu phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại; giá trị và
thời gian cung cấp; theo dõi tình hình đầu tư trồng, chăm sóc, thu hoạch cà phê, điều của Công ty; theo dõi tình hình thu mua cà phê; nhập, xuất bán xăng dầu của Công ty; hướng dẫn kiểm tra các đội sản xuất, các kho, các phòng ban thực hiện chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ cần thiết và hạch toán vật liệu đúng chế độ, phương pháp; thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, có kế hoạch đề xuất dự trữ, đặc biệt là dự trữ xăng dầu.
Kế toán TSCĐ và vật tư: ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết về tài sản vật tư; lập báo cáo nội bộ về tài sản, vật tư; theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ ở tất cả các bộ phận đang sử dụng trong Công ty; tham gia kiểm kê, đánh giá tài sản cố định hiện có theo quy định của Nhà nước, lập báo cáo về tài sản cố định, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản sử dụng tài sản cố định nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế tài chính.
- Kế toán giao dịch Ngân hàng, tiền lương và thuế: chịu trách nhiệm theo dõi
về nguồn vốn thông qua hệ thống ngân hàng trong và ngoài tỉnh, theo dõi việc trích nộp thuế cho nhà nước, thanh toán lương), các chế độ (các khoản về lương, BHYT, BHXH, KPCĐ, tạm ứng và các khoản phát sinh bằng tiền khác. Cuối kỳ báo cáo cho kế toán trưởng và lãnh đạo công ty về số dư tiền gửi Ngân hàng ….
Nghiệp vụ về kế toán thuế: tính theo dõi hóa đơn và lập tờ khai thuế GTGT; lập tờ khai các loại thuế như: nhà đất; tài nguyên, các khoản nộp Ngân sách và các loại phí, lệ phí… Phương pháp tính thuế: hạch toán theo phương pháp khấu trừ
Dựa vào hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra để tính số thuế phải nộp:
- Kế toán giá thành, tiêu thụ sản phẩm: Theo dõi chi phí và tính giá thành sản phẩm và theo dõi sản phẩm tiêu thụ. Phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ
Tính toán và ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết giá vốn hàng bán; thống kê các chỉ tiêu có liên quan.
Theo dõi kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết về doanh thu tiệu thụ thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo hóa đơn, doanh thu thuần, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
- Kế toán thanh toán và theo dõi công nợ: Có trách nhiệm theo dõi thu chi tiền mặt, theo dõi các khoản phải thu, phải trả. Thường xuyên đôn đốc khách hàng trả nợ để vốn của công ty quay vòng nhanh. Ghi chép và phản ánh các khoản nợ
vay; các khỏan phải trả; thường xuyên tham mưu, báo cáo cho Kế toán trưởng
về tình hình tồn quỹ và các khoản tiền bị ứ đọng, các khoản cần phải thanh toán để kế toán trưởng có kế hoạch quản lý và biện pháp xử lý; theo dõi công nợ qua tài khoản và thanh toán các khoản phải trả, phải nộp.
Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán. Ngăn ngừa tình trạng vi phạm kỷ luật thanh toán, thu nộp ngân sách Nhà nước, chiếm dụng vốn, hoặc chiếm dụng vốn không hợp lý.
Thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả chế độ bảo quản, luân chyển, tiêu thụ hàng hóa, tránh hiện tượng vi phạm hợp đồng, gây thiệt hại cho Công ty.
Mở sổ kế toán tiền mặt để chi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu chi quỹ tiền mặt, ngoại tệ; tính ra số tiền mặt ở mọi thời điểm.