Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử của Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử của Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử của Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử của Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử của Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, trước hết em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô khoa Thương mại quốc tế - Trường Đại học Thương mại trang bị cho em kiến thức suốt thời gian theo học trường Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu khóa luận mà hành trang bước vào đời cách vững tự tin Đặc biệt, với lòng kính trọng biết ơn sâu sắc, em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành đến thầy PGS.TS Dỗn Kế Bơn giúp em có tảng vững nắm vấn đề trọng tâm q trình nghiên cứu đề tài khóa luận Qua thời gian thực tập nghiên cứu Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT, em thấy kiến thức học giảng đường thực cần thiết, kiến thức tạo tảng sở để em tự tin vững bước sau trường Bên cạnh đó, em học hỏi thời gian thực tập thực bổ ích, điều kiện ban đầu giúp em hồn thành khóa luận Vì vậy, em xin chân thành cảm ơn anh chị Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT tận tình gúp đỡ, bảo cơng việc vận dụng kiến thức học vào thực tế Với đề tài khóa luận quản trị quy trình thực hợp đồng nhập khẩu, em cố gắng đề cập từ vấn đề quy trình nhập hàng hóa kiến thức tích lũy trường kinh nghiệm thực tế từ trình thực tập công y Tuy nhiên kiến thức kinh nghiệm hạn chế nên viết khơng tránh khỏi khuyết điểm sai sót, em mong đóng góp ý kiến thày bạn đọc để viết hoàn thiện Một lần nữa, em kính chúc thầy trường Đại học Thương Mại, anh chị đồng nghiệp Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT gặt hái thành công công việc Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .vi CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU: QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM MÁY TÍNH, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA CTY TNHH PHÂN PHỐI SYNNEX FPT 1.1 Tính cấp thiết đề tài 1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1.3 Mục tiêu nhiệm vụ đề tài 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.5 Phương pháp nghiên cứu 1.6 Kết cấu khóa luận CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM MÁY TÍNH, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Khái quát hợp đồng nhập 2.1.1 Khái niệm hợp đồng nhập 2.1.2 Đặc điểm hợp đồng nhập .5 2.1.3 Vai trò hợp đồng nhập 2.1.4 Điều kiện hiệu lực hợp đồng nhập 2.1.5 Nội dung chủ yếu hợp đồng nhập 2.2 Nội dung quản trị quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử 2.2.1 Lập kế hoạch thực hợp đồng nhập 2.2.2 Tổ chức thực hợp đồng nhập .10 2.2.3 Giám sát điều hành thực hợp đồng nhập 15 CHƯƠNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY TÍNH, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY TNHH PHÂN PHỐI SYNNEX FPT .17 3.1 Khái quát Cty TNHH Phân phối Synnex FPT .17 3.1.1 Kết hoạt động kinh doanh công ty (2016-2018) 17 3.1.2 Tổng quan tình hình nhập cơng ty (2016-2018) 19 3.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình thực hợp đồng nhập máy tính, linh kiện điện tử công ty .21 3.2 Thực trạng quản trị quy trình thực hợp đồng nhập máy tính, linh kiện điện tử Cty TNHH Phân phối Synnex FPT 24 3.2.1 Thực trạng lập kế hoạch thực hợp đồng nhập 24 3.2.2 Thực trạng tổ chức thực hợp đồng nhập 24 3.2.3 Thực trạng giám sát điều hành thực hợp đồng nhập 29 3.3 Đánh giá chung thực trạng quản trị quy trình thực hợp đồng nhập máy tính linh kiện điện tử Cty TNHH Phân phối Synnex FPT .31 3.3.1 Những thành công đạt 31 3.3.2 Những vấn đề tồn .32 CHUƠNG ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY TÍNH, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA CTY TNHH PHÂN PHỐI SYNNEX FPT 34 4.1 Định hướng phát triển quản trị quy trình thực hợp đồng nhập máy tính, linh kiện điện tử CTY TNHH Phân phối SYNNEX FPT 34 4.1.1 Định hướng hoạt động nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử công ty thời gian tới 34 4.1.2 Định hướng giải vấn đề quản trị quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử cơng ty 34 4.2 Một số đề xuất tăng cường quản trị quy trình thực hợp đồng nhập máy tính, linh kiện điện tử công ty 35 4.2.1 Đối với nghiệp vụ tổ chức thực hợp đồng nhập công ty 35 4.2.2 Một số đề xuất khác .39 4.3 Một số kiến nghị với Nhà nước ngành liên quan 40 4.3.1 Các sách quản lý hoạt động XNK 40 4.3.2 Đơn giản hóa thủ tục cấp giấy phép nhập 41 4.3.3 Hoàn thiện phương thức quản lý hải quan 41 4.3.4 Chính sách quản lý ngoại tệ 41 4.3.5 Xây dựng sở hạ tầng thông tin kinh tế - xã hội 42 4.3.6 Hỗ trợ tín dụng cho doanh nghiệp nhập 42 4.3.7 Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Bảng biểu, sơ đồ Sơ đồ 2.1 Bảng 3.1 Bảng 3.2 Bảng 3.3 Bảng 3.4 Bảng 3.5 Bảng 3.6 10 11 Bảng 3.7 Bảng 3.8 Bảng 3.9 Bảng 3.10 12 Bảng 3.11 13 Bảng 3.12 Tên Quy trình thực hợp đồng nhập Báo cáo tài Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT Kết kinh doanh công ty qua năm Kim ngạch nhập theo số nhà cung ứng bật Synnex FPT từ 2016-2018 Cơ cấu mặt hàng nhập Synnex FPT từ 2016-2018 Cơ cấu nhân Synnex FPT Số lượng giấy phép nộp lên Bộ Công Thương Số lượng PTVT thuê chuyên chở Thủ tục hải quan cửa thông quan Hoạt động kiểm tra hàng hóa Synnex FPT Phương thức toán Synnex FPT Số vụ khiếu nại hoạt động TMQT Synnex FPT Các tình hoạt động TMQT Synnex FPT Trang DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu Nghĩa tiếng Anh American President Lines APL BTC CB CFR Cost and Freight CIF Cost, Insurance and Freight CIP 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 CNTT CNV CO CP CPT CQ CSVC CTY DAP DAT DDP DN EXW FAS FCA FOB GP HĐNK HQ KT KV L/C NĐ NK PGS PTVT QT TMQT TNHH TS TT Ltd Carriage and Nghĩa tiếng Việt Hãng tàu APL Bộ Tài Cán Tiền hàng cước phí Tiền hàng, bảo hiểm cước phí Insurance Cước phí bảo hiểm trả Paid Certificate of Origin Carriage Paid To Certificate of Qualification Delivered At Place Delivered at Terminal Delivered Duty Paid Ex Works Free Alongside Ship Free Carrier Free On Board Letter of Credit tới Công nghệ thông tin Công nhân viên Chứng nhận xuất xứ Chính phủ Cước phí trả tới Chứng nhận hợp quy Cơ sở vật chất Công ty Giao nơi đến Giao hàng bãi Giao hàng trả thuế Doanh nghiệp Giao xưởng Giao mạn tàu Giao cho nhà chuyên chở Giao lên tàu Giấy phép Hợp đồng nhập Hải quan Kĩ thuật Khu vực Thư tín dụng Nghị định Nhập Phó Giáo sư Phương tiện vận tải Quy trình Thương mại quốc tế Trách nhiệm hữu hạn Tiến sĩ Thông tư 38 TTR 39 USD 40 VCCI 41 XNK Telegraphic Transfer Chuyển tiền điện có Reimbursement United States Dollars Vietnam Chamber of bồi hồn Đơ la Mỹ Phòng Thương mại Commerce and Industry Công nghiệp Việt Nam Xuất nhập CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU: QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM MÁY TÍNH, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA CTY TNHH PHÂN PHỐI SYNNEX FPT 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong năm gần đây, chứng kiến phát triển vũ bão ngành công nghệ điện tử viễn thông Cách mạng Công nghệ 4.0 diễn tồn giới Nói ý nghĩa cách mạng Việt Nam, phó Thủ tướng Vũ Đức Đam khẳng định Việt Nam khơng thể đứng ngồi cách mạng Để đáp ứng cho cách mạng này, Việt Nam nhập nhiều thiết bị máy tính, linh kiện điện tử đến từ nước có khoa học công nghệ đại như: Hàn Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Mỹ… Thống kê từ Tổng cục Hải quan cho thấy, sản phẩm điện tử linh kiện, máy tính nhóm hàng có tốc độ nhập tăng cao tháng đầu năm 2019 Còn tính đến hết tháng 5/2019, nhập sản phẩm điện tử linh kiện, máy vi tính đạt 20 tỷ USD, tăng 1,3% so với kỳ năm 2018 Có kim ngạch nhập cao Việt Nam chưa có khả sản xuất sản phẩm mang tính cơng nghệ cao Vì hoạt động nhập khẳng định vị trí vai trò xu đất nước góp phần thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng nước, tạo điều kiện cho cho doanh nghiệp nước tiếp cận với khoa kỹ thuật tiên tiến, tiền đề phát triển sản xuất nước Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT đời ngày phát triển, khẳng định vị trí nhà phân phối sản phẩm công nghệ lớn thị trường Việt Nam Synnex FPT có mạng lưới phân phối sản phẩm công nghệ lớn với 2.771 đại lý 63/63 tỉnh thành tồn quốc Thơng qua hệ thống này, sản phẩm cơng nghệ gần 40 đối tác thương hiệu công nghệ tiếng giới đưa đến với người tiêu dùng Việt Nam Trong trình thực tập Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT, em có hội tiếp xúc làm quen với nghiệp vụ thương mại quốc tế công ty, áp dụng kiến thức học giảng đường vào tình cụ thể, nắm bắt thực trạng quy trình nhập công ty Nhận thấy công tác tiến hành quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử cơng ty gặp nhiều khó khăn cơng tác quản trị quy trình chưa thực tốt Xuất phát từ thực tế kiến thức tích lũy trường hướng dẫn PGS.TS Dỗn Kế Bơn, em định chọn đề tài: “Quản trị quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử Cơng ty TNHH Phân phối Synnex FPT” 1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu Nhìn chung từ năm 2016 đến năm 2018, có số cơng trình nghiên cứu sinh viên Đại học Thương Mại nghiên cứu quản trị quy trình thực hợp đồng nhập hàng hóa, có: - Sinh viên Ngơ Thị Minh Phương, với đề tài: “Quản trị quy trình thực hợp đồng nhập mặt hàng dược phẩm Cty CP dược phẩm Linh Ngọc” - Sinh viên Nguyễn Thị Dịu, với đề tài “Quản trị quy trình thực hợp đồng nhập thiết bị vật tư từ thị trường Nhật Bản công ty Cổ phần công nghiệp Dutus” - Sinh viên Trần Thị Hoài, với đề tài “Quản trị quy trình thực hợp đồng nhập mặt hàng mực in mã vạch từ thị trường Nhật Bản công ty TNHH phát triển thương mại Thành Đạt” Mặc dù có số cơng trình nghiên cứu đề tài nghiên cứu có khác đặc điểm cơng ty, mặt hàng nhập khẩu, thị trường nhập nên quy trình nhập lại khác Xuất phát từ tình hình thực tế Cơng ty TNHH Phân phối Synnex FPT, đơn vị phân phối sản phẩm máy tính linh kiện tử lớn nước Trong trình tìm hiểu nội dung giáo trình “Quản trị tác nghiệp Thương mại Quốc tế” số kinh nghiệm q trình thực tập cơng ty, em lựa chọn đề tài “Quản trị quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính – linh kiện điện tử Cơng ty TNHH Phân phối Synnex FPT”.Đề tài tập trung nghiên cứu sâu vào quy trình thực hợp đồng nhập cơng tác quản trị quy trình thực hợp đồng nhập Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT Bên cạnh thành tựu công ty đạt được, đề tài phản ánh tồn công tác quản trị quy trình nhập cơng ty, từ đưa nguyên nhân tồn giải pháp khắc phục hồn thiện cơng tác quản trị quy trình thực hợp đồng nhập công ty 1.3 Mục tiêu nhiệm vụ đề tài 1.3.1 Mục tiêu đề tài: Đề xuất số giải pháp để khắc phục tồn đưa kiến nghị với Nhà nước nhằm hoàn thiện cơng tác quản trị quy trình nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử cơng ty 1.3.2 Nhiệm vụ đề tài Trên sở xem xét thực trạng quy trình thực hợp đồng nhập cơng ty mục tiêu đặt khóa luận hướng tới vấn đề: - Hệ thống hóa số vấn đề sở lý luận quản trị quy trình thực hợp đồng nhập - Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hợp đồng nhập CTY TNHH phân phối SYNNEX FPT, từ rút hạn chế nguyên nhân nhằm đưa giải pháp cụ thể - Đưa số định hướng, giải pháp đề xuất để hoàn thiện tăng cường cơng tác quản trị quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử công ty 1.4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.4.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử công ty 1.4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Cơng tác quản trị quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính linh kiện điện tử CTY TNHH phân phối SYNNEX FPT - Phạm vi thời gian: Từ năm 2016 đến năm 2018 - Phạm vi không gian: Hoạt động thực hợp đồng nhập phận Mua hàng Xuất nhập CTY TNHH phân phối SYNNEX FPT 1.5 Phương pháp nghiên cứu 1.5.1 Phương pháp thu thập liệu - Phương pháp thu thập liệu thứ cấp:  Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn: Trong q trình thực tập cơng ty em trực tiếp thực nghiệp vụ tác nghiệp thương mại quốc tế, sau ghi lại cụ thể cơng việc, phương pháp xử lý họ thực hợp đồng từ thu thập thơng tin phục vụ cho việc phân tích sau Các tình thường phát sinh nhiều thay đổi lịch giao hàng tăng, giảm số lượng hàng hóa Về phương án giải tình phát sinh, biết sau: - Thay đổi lịch giao hàng: Trong q trình giao hàng xảy trường hợp giao hàng chậm kế hoạch, thay đổi ngày đến cảng,… Công ty vào tình cụ thể giao hàng chậm có lý phù hợp chấp nhận bỏ qua lỗi khơng có lý đáng yêu cầu bồi thường thiệt hại - Số lượng hàng hóa thay đổi:  Khi khối lượng hàng hóa giảm so với hợp đồng (giao thiếu hàng): cơng ty yêu cầu đối tác giao hàng tiếp đòi bồi thường thiệt hại  Khi khối lượng hàng hóa giao tăng so với hợp đồng (trường hợp xảy hơn): cơng ty mua lượng hàng hóa thừa yêu cầu giảm giá bán Bảng 3.12: Các tình hoạt động TMQT Synnex FPT Đơn vị: số tình Năm Chỉ tiêu Thay đổi lịch giao hàng Giao thiếu hàng Giao thừa hàng Tổng 2016 31 15 10 56 2017 2018 19 11 31 17 (Nguồn: Phòng XNK Synnex FPT) Có thể thấy từ bảng trên, nhờ cơng tác giám sát, điều hành thực hợp đồng nhập ngày quan tâm nên giải tương đối tốt tình phát sinh giảm thiếu số lượng vào năm sau 3.3 Đánh giá chung thực trạng quản trị quy trình thực hợp đồng nhập máy tính linh kiện điện tử Cty TNHH Phân phối Synnex FPT 3.3.1 Những thành công đạt Theo kết khảo sát thu thập được, tình thình thực hợp đồng NK công ty cải thiện qua năm Cho thấy nỗ lực toàn cán CNV công ty Số lượng thực HĐNK công ty ngày tăng lên, hợp đồng thực điều khoản ký kết, quy trình thực HĐNK diễn quy định hạn chế rủi ro khiếu nại bên đối tác công ty đối tác lớn, bạn hàng ăn uy tín lâu năm 30 Bên cạnh gia tăng số lượng chất lượng hợp đồng ký năm cơng ty đạt kết sau: - Nhân viên làm nghiệp vụ TMQT năm rõ quy định ban hành Nhà nước hoạt động TMQT - Việc thuê phương tiện vận tải thực với hiệu tốt công ty có mối quan hệ tốt đẹp với hãng vận tải nội địa nước nước Đặc biết hãng APL đánh giá đối tác hợp tác lâu dài, bền vững công ty - Về khiếu nại năm gần đây, cơng ty đối tác không xảy tranh chấp mà phải giải trọng tài, có sai sót hai bên thỏa thuận với dựa mối quan hệ tin tưởng lẫn Chăng hạn đổi hàng bị lỗi bổ sung hàng hóa cho đơn hàng - Các nhân viên nghiệp vụ ban giám đốc công ty có kinh nghiệm việc quản lý, theo dõi thực hợp đồng Do mà khâu qyuy trình thực hợp đồng diễn thuận lợi nhanh chóng nhờ có hỗ trợ phối hợp hoạt động nhân viên trực tiếp thực với ban giám đốc phận khác công ty - Và đặc biệt hàng năm FPT nằm top doanh nghiệp được bình chọn nơi làm việc yêu thích Việt Nam Qua cho thấy đãi ngộ công ty dành cho nhân viên lớn trỏ thành môi trường làm việc lý tưởng sinh viên ngành kinh tế đặc biệt ngành TMQT 31 3.3.2 Những vấn đề tồn Bên cạnh thành tựu mà công ty đạt q trình thực HĐNK cơng ty tồn hạn chế, đẫn dến sai sót khâu thực hiện: - Xin giấy phép NK: thời gian xin giấy phép NK công ty phải chờ cho gian ngày nhận giấy phép thông qua, điều ảnh hưởng khơng nhỏ đến cơng ty mặt hàng kinh doanh cong ty mang tính cập nhật thời thượng, thị hiếu thay đổi nhanh hàng hãng bị ảnh hưởng hàng xách tay từ thị trường nước mang - Làm thủ tục hải quan: việc chuẩn bị hồ sơ để làm thủ tục hải quan nhiều thiếu sót, dẫn đến việc phải bổ sung giấy tờ chuẩn bị phải lại để lấy giấy tờ thời gian Ngoài ra, việc chờ đợi thủ tục HQ phải qua nhiều khâu tốn nhiều thời gian - Các hoạt động kiểm tra, nghiệm thu hàng hóa chưa tốt, nên hàng hóa giao có sai sai sót số lượng, chất lượng, phải yêu cầu bên bán thay thế, giao bù hàng thiếu làm chậm thời gian bán hàng công ty 3.3.3 Nguyên nhân tồn 3.3.3.1 Nguyên nhân chủ quan - Đối tác công ty TNHH Phân phối Synnex FTP đối tác truyền thống, có mối quan hệ uy tín, lâu dài nên số khâu kiểm tra chất lượng hàng hóa,… chủ quan, chưa bám sát công việc tin tưởng vào đối tác - Nguồn nhân lực phòng XNK nguồn lực trẻ, động kinh nghiệm lĩnh vực TMQT chưa sâu, đặc biệt nghiệp vụ liên quan như: toán quốc tế, giao nhận hàng hóa,… lĩnh vực rộng ln có biến đổi nhanh chóng mơi trường bên như: hệ thống pháp luật, khoa học kỹ thuật Chính đòi hỏi nhân viên phải ln học hỏi, tích lũy kinh nghiệm nhanh chóng nắm bắt thông tin lĩnh vực kinh doanh quốc tế nói chung hoạt động kinh doanh quốc tế công ty 3.3.3.2 Nguyên nhân khách quan - Hoạt động Bộ Công thương việc trả giấy phép NK có quy định khắt khe, không linh hoạt 32 - Hoạt động quan hải quan chưa tạo điều kiện thuận lợi, thơng thống cho doanh nghiệp, thời gian làm việc kéo dài bị lượng hồ sơ bị đọng cục, chi cục HQ nhiều - Nhà nước ta có nhiều có chế sách nhằm tạo điều kiện cho hoạt động XNK nói chung hoạt động NK mặt hàng cơng nghệ viễn thơng nói riêng bên cạnh số vấn đề ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh XNK thực hợp đồng công ty - Sự biến động tý giá giới ảnh hưởng đến hoạt động NK cơng ty đồng tiến tốn mà công ty sử dụng USD Như phải tác động đến công ty công tác dự trữ lượng ngoại tệ ngân hàng để phục vụ cơng tác tốn 33 CHUƠNG ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY TÍNH, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA CTY TNHH PHÂN PHỐI SYNNEX FPT 4.1 Định hướng phát triển quản trị quy trình thực hợp đồng nhập máy tính, linh kiện điện tử CTY TNHH Phân phối SYNNEX FPT 4.1.1 Định hướng hoạt động nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử công ty thời gian tới Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT đơn vị lớn lĩnh vực kinh doanh bán buôn sản phẩm công nghệ viễn thông, thiết bị tin học Công ty nỗ lực đẩy mạnh mở rộng thêm chi nhánh nước Nằm định hướng phát triển mục tiêu mình, cơng ty nghiên cứu cho mắt thành công điện thọai FPT Mobile máy tính bảng FPT Tablet chạy Android với mức giá phù hợp với người tiêu dùng nước, giúp người tiêu dùng bình dân có khả tiếp cận với tiến công nghệ, khoa học kĩ thuật Để thực kế hoạch kinh doanh đặt thời gian tới, nhiệm vụ cụ thể đặt với ban lãnh đạo công ty là: - Tuyển dụng xây dựng lế hoạch đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao, đặc biết am hiểu thị trường, nhiệt tình gắn bó với cơng ty - Tăng cường hiệu hoàn thiện mạng lưới kinh doanh, tạo sức hút cho thị trường, nắm bắt nhu cầu để từ có kế hoạch NK hàng đáp ứng nhu cầu khách hàng đạt lợi nhuận tối đa - Mở rộng quan hệ hợp tác với bạn hàng mới, trì quan hệ tốt đẹp với bạn hàng lâu năm, để nâng cao số lượng giá trị hợp đồng NK năm tới - Hoàn thiện nâng cao sách tiền lương, đãi ngộ cơng ty tập đoàn FPT dành cho nhân viên, để từ họ yên tâm làm việc cống hiến cho công ty 4.1.2 Định hướng giải vấn đề quản trị quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử công ty Khi bắt đầu tiến hành nghiên đề tài khóa luận này, em vấp phải nhiều khó khăn Nhưng sau khoảng thời gian thực tập công ty, giúp đỡ ban 34 giám đốc, phòng XNK CB CNV cơng ty, tham gia trực tiếp vào số công việc công ty, khó khăn ban đầu tháo gỡ Và có thắc mắc vấn đề tình hình hoạt động cơng ty nhận nhiều ý kiến quý báu CB CNV công ty Trên thực tế, công ty có nhiều vấn đề, ban giám đốc nhận nhiều lý khác mà chưa thể giải triệt để Quan điểm em đưa phương hướng giải mà cơng ty áp dụng được, giải vấn đề cách trực tiếp ý nghĩa lâu dài cho phát triển tồn cơng ty Còn phía cơng ty đảm bảo việc thực mục tiêu trước mắt giai đoạn 2016 – 2020 lợi nhuận, thị phần định hướng trung dài hạn cơng ty: - Quản trị cách có hệ thống quy trình thực hiện, đưa chiến lược, mục tiêu dài hạn với việc phát triển mặt hàng máy tính, linh kiện điện tử đối tác lớn chẳng hạn công ty: Asus, Lenovo, Seagate, Toshiba, Dell,… - Nâng cao hiệu quy trình thực HĐNK ln cơng ty coi trọng, nhằm tối đa hóa hiệu hoạt động, tận dụng tối đa nguồn lực có - Nâng cao hiệu dụng nguồn vốn, phối hợp với ngân hàng để đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động KD NK hoạt động KD nước công ty 4.2 Một số đề xuất tăng cường quản trị quy trình thực hợp đồng nhập máy tính, linh kiện điện tử cơng ty 4.2.1 Đối với nghiệp vụ tổ chức thực hợp đồng nhập công ty 4.2.1.1 Nâng cao nghiệp vụ xin giấy phép nhập Do thời hạn xin giấy phép nhập nhiều thời gian nên nhân viên cần chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép nhập cho phù hợp với thời gian để tránh việc xin giấy phép bị chậm trễ Để theo dõi tiến độ xin giấy phép nhập khẩu, nhân viên nên ứng dụng kĩ tin học văn phòng để tạo tệp theo dõi hồ sơ theo lô hàng Nhân viên công ty nên cập nhật thường xuyên quy đinh liên quan đến giấy phép NK để làm hồ sơ xin giấy phép nhập cho xác tránh việc nộp hồ sơ lại bị trả lại gây lãng phí tài nguyên, thời gian nguồn nhân lực 35 Hơn nữa, nhân viên cần tạo mối quan hệ tốt với Cơ quan chức để nhận tin cậy Từ việc nhận giấy phép linh động tránh việc giấy tờ bị ún ứ, không lấy hàng kịp thời 4.2.1.2 Hồn thiện cơng tác thuê phương tiện vận tải Về yếu tố lịch trình chuyến hàng hóa vào giai đoạn nhập nhiều hàng, cán vận tải quốc tế cần thường xuyên nắm bắt thông tin thời gian cụ thể trước nhiều ngày có thơng báo cho phận chuyên trách Lịch trình chuyên chở từ sân bay tới kho công ty cần xếp khoa học hợp lý, lên lịch vận chuyển hai hay nhiều đơn hàng có thời gian nhận hàng gần nhằm tiết kiệm chi phí Về phương tiện vận tải, cần nâng cấp xe chở hàng với kích thước khác để thực tốt việc chuyên chở hàng hóa tới kho chứa hàng tùy theo số lượng hàng nhập để tránh tình trạng lãng phí q trình vận chuyển kho hàng Vì cơng ty chủ yếu th phương tiện vận tải thơng qua cơng tác th ngồi nên cần chủ động tạo mối quan hệ tốt với nhiều đơn vị vận tải, giáp đa dạng hóa nguồn vận chuyển không bị lệ thuộc nhiều công suất vận chuyển hãng tải Làm điều này, cơng ty khơng rơi vào tình cảnh bị ép giá hay tranh tình trạng khơng th hãng vận tải vào mua cao điểm 4.2.1.3 Nâng cao nghiệp vụ làm thủ tục hải quan Để giúp cho khâu làm thủ tục hải quan nhanh gọn hơn, công ty nên lưu ý: - Nhân viên làm thủ tục hải quan khai báo hải quan qua hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS cần chuẩn bị kỹ hồ sơ HQ chứng từ cần phải thống với Khi khai hải quan phải đầy đủ, xác hàng hóa chủng loại, mã số thuế, thục theo dẫn định HQ - Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn giao nhận cho nhân viên phòng XNK, nhanh nhạy linh hoạt tình bất ngờ xảy mà nhiều thời gian xin ý kiến giám đốc - Nhân viên XNK cần thường xuyên cập nhật thay đổi hải quan, văn luật hải quan, luật thuế XNK, giấy phép NK để thực theo quy định quan hải quan Hạn chế sai sót thiếu hiểu biết gây 36 - Công ty cần nộp thuế đầy đủ thời hạn, cần phải có người chun trách khâu tính thuế khơng dễ dẫn đến kê khai nhầm thuế làm thời gian tính lại, tránh tình trạng bị đưa vào danh sách doanh nghiệp chậm nộp thuế, gây khó khăn việc làm thủ tục hải quan cho lô hàng sau - Công ty cần tạo uy tín với quan hải quan, từ tạo mối quan hệ tin tưởng với quan hải quan q trình giải cơng việc, gips việc làm thủ tục hải quan công ty diễn thuận lợi 4.2.1.4 Hồn thiện cơng tác nhận kiểm tra hàng nhập Trước nhận hàng, nhân viên cần nắm thông tin chuyến hàng tên hàng, ngày cập cảng/sân bay, tên, số hiệu tàu/chuyến bay, số lượng, quy cách bao bì… để tránh nhầm lần xảy Nhân viên nhận hàng cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thủ tục cần thiết để không bị thời gian, chi phí lại làm chậm q trình giao nhận cảng/sân bay Ngoài ra, chứng từ bên bán chuyển cần đối chiếu kỹ để đảm bảo thống chứng từ hai bên, hạn chế sai sót khơng đáng có Khi nhân viên nhận hàng phải kiểm tra thật kỹ nội dung sau: - Kiểm tra số lượng, số lượng hàng thiếu, đổ vỡ nguyên nhân - Kiểm tra chất lượng - Kiểm tra chủng loại, kích thước, màu sắc, nhãn hiệu, quy cách - Kiểm tra suy giảm chất lượng, mức độ suy giảm ngun nhân Ngồi ra, cơng ty nên cử thêm nhân viên bảo hành, hiểu rõ tính sản phẩm nhập để kiểm tra chất lượng hàng hóa thuê quan chuyên nghiệp Vinacontrol để kiểm tra Mặc dù thời gian không cho phép kiểm tra hết kiểm tra xác suất có sai phạm báo cho bên đối tác để kịp thời xử lý Đồng thời giữ uy tín cơng ty việc cung cấp hàng hóa 4.2.1.5 Nâng cao hiệu nghiệp vụ toán Thanh toán tiền hàng nhập công việc quan trọng thực hợp đồng nhập Hiện nay, công ty chủ yếu dựa hình thức tốn L/C tính an tồn Tuy nhiên phương thức tốn L/C cơng ty phải khoản phí lớn phải kí quỹ với ngân hàng, cơng ty 37 đàm phán với bạn hàng lâu năm trả theo phương thức L/C trả tiền sau Ưu điểm phương thức toán L/C tính an tồn cao nhược điểm tốn chi phí thủ tục phức tạp Do quan hệ giao dịch với đối tác có mối quan hệ thường xun lâu dài cơng ty cân nhắc sử dụng phương thức toán khác phương thức chuyển tiền, phương thức nhờ thu, phương thức ghi sổ,… để giảm thiểu chi phí thủ tục khơng cần thiết Vấn đề tỉ giá hối đoái ảnh hưởng tới việc toán cơng ty, để phòng ngừa rủi ro hối đối, cơng ty cân nhắc đến số giải pháp dự trữ lượng USD định để phục vụ cho việc tốn, sử dụng số cơng cụ phòng ngừa rủi ro hối đoái Ngân hàng hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng quyền chọn, nghiệp vụ tiền tệ thị trường,… hay tham khảo ý kiến chuyên gia dự báo biến động tỷ giá để lựa chọn biện pháp tốt 4.2.1.6 Hồn thiện cơng tác khiếu nại giải khiếu nại Công ty gặp phải tranh chấp khiếu nại ban giám đốc nhân viên phòng XNK, phòng mua hàng nên hiểu rõ vấn đề để có phương án giải phù hợp Khi có tranh chấp xảy ra, công ty nên ngồi lại thương lượng trực tiếp với đối tác để giải mâu thuẩn Phương án giúp bên hiểu hơn, giữ uy tín, không ảnh hưởng đến việc làm ăn hai bên, đồng thời trì mối quan hệ làm ăn lâu dài Ngồi ra, đòi hỏi người tham gia cần có trình độ, chun mơn, khéo léo, am hiểu văn hóa lập luận vững để kết tốt đẹp cho hai bên Tuy nhiên số trường hợp, công ty không nên nhượng cho đối tác, cần xử lý nghiêm sai phạm lý khơng đáng q trình thực hợp đồng nhập Cơng ty nên lưu giữ toàn hồ sơ liên quan đến hợp đồng hết thời hạn khiếu nại để làm chứng pháp lý, cơng ty khơng bị động q trình giải khiếu nại Công ty nên đưa thêm điều khoản tranh chấp xử lý Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam bên cạnh phòng Thương mại cơng nghiệp Việt Nam VCCI theo nguyên tăc trung tâm sử dụng theo luật pháp quốc gia thứ ba 38 4.2.2 Một số đề xuất khác 4.2.2.1 Đối với nội dung hợp đồng nhập cơng ty Do số lượng hàng hóa nhập lớn nên hợp đồng nhập công ty phải chỉnh sửa cho phù hợp với đơn đặt hàng điều khoản giao hàng, số lượng hàng hóa, điều khoản tốn, việc đóng gói hàng hóa để đảm bảo hàng hóa khơng xảy sai sót q trình nhập Để đảm bảo điều cán mua hàng công ty phải nắm rõ yêu cầu đặt hàng trung tâm kinh doanh thực kiểm tra lại với cán vận tải quốc tế trưởng phòng mua hàng hàng hóa nhập 4.2.2.2 Đối với đội ngũ lãnh đạo nhân viên công ty Công ty cần cân đối nguồn lực nhân viên công ty để hoạt động công việc thực trơn tru có hiệu cao Đối với nhân viên phòng ban nói chung, cần phải xếp, phân bố công việc người việc Riêng phòng xuất nhập cơng ty nên có thêm nhân viên XNK để thun giảm cơng việc cho họ nhân viên phải thực nhiều dòng hàng hóa khác Nguồn nhân lực tài nguyên đáng quý công ty Nếu tập trung vào kế hoạch, phương án kinh doanh, biện pháp thực mục tiêu mà không chuẩn bị đội ngũ cán tốt chắn hoạt động XNK mang lại hiệu thời Chính thế, Synnex FPT cần phải: - Nâng cao lực lãnh đạo, lực quản lý điều hành cán lãnh đạo, cán quản lý - Đào tạo nghiệp vụ XNK cho cán dài hạn, trình độ cao để đội ngũ cán nòng cốt mạnh cạnh tranh với công ty khác - Đào tạo ngắn hạn tổ chức chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ XNK, mua hàng, logistics nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên - Thu hút nhân tài: thông qua biện pháp quảng cáo tuyên truyền truyền thống hiệu kinh doanh, triển vọng phát triển, chuyên môn XNK, chuyên môn hoạt động, chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ tôn trọng người tài thu hút nhân tài có kiến thức, trình độ cao, nghiệp vụ kinh doanh vững làm cho cơng ty Chính lớp người động động để lớp người cũ vươn lên 39 làm cho họ nhận thức khơng đổi khơng có chỗ đứng công ty - Phát nhân tài nội cơng ty: tiềm quan trọng phân biệt, phát biết trọng dụng người có lực, bố trí cho họ vào vị trí xứng đáng ta tận dụng khai thác lợi họ điều kiện để tăng lợi công ty - Ra sức bồi dưỡng nhân tài họ hình thành, trưởng thành chủ yếu qua việc bồi dưỡng, thông qua bồi dưỡng tạo sở vững kiến thức cho đội ngũ kinh doanh qua tiếp tục sàng lọc, phát khiếu người - Môi trường làm việc văn hóa cơng ty quan trọng, công ty cần tạo môi trường làm việc thuận lợi, thoải mái, xây dựng văn hóa làm việc lành mạnh để giúp nhân viên phát huy hết khả Tuy nhiên để có đội ngũ cán tương đối hoàn hảo, phù hợp với hoạt động kinh doanh mình, cơng ty khơng biết đòi hỏi mà cần phải có biện pháp khuyến khích phát huy sáng tạo từ nhân viên 4.3 Một số kiến nghị với Nhà nước ngành liên quan Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phụ thuộc vào hỗ trợ từ phía Nhà nước quan liên quan Vì kiến nghị nhà nước mà em đưa sau khơng xuất phát từ tình hình thực tế Cơng ty TNHH Phân phối Synnex FPT mà em đứng quan điểm doanh nghiệp XNK 4.3.1 Các sách quản lý hoạt động XNK Hiện nay, nhà nước ta có nhiều sách nhằm phát triển lĩnh vực kinh doanh XNK ban hành Luật thương mại 2005, Luật Hải quan 2014, Biểu thuế XNK năm, cho phép doanh nghiệp Việt Nam tham gia vào hoạt động XNK mà không phụ thuộc ngành nghề kinh doanh Bên cạnh có nhiều cải cách thủ tục Hải quan, thủ tục xin giấy phép XNK Tuy nhiên thực tế thực thủ tục, sách xảy sai sót mà q trình ban hàng văn luật pháp, thông tư mà Cơ quan chức khơng lường hết được, cần có cải thiện như: 40 - Ổn định hệ thống sách, quy định rõ ràng cụ thể luật, nghi định phủ lĩnh vực XNK biểu thuế XNK Nhà nước cần hoàn thiện biểu thuế, quy định cụ thể, xác, rõ ràng mặt hàng cụ thể Chính sách thuế cần phải cân nhắc qn với đơn vị, khơng có ưu tiên tạo nên cạnh tranh lành mạnh thị trường - Hỗ trợ cho DN cung cấp thông tin thị trường NK ngành hàng, tình hình sản xuất mặt hàng từ thị trường giới - Đẩy mạnh vai trò Cục xúc tiến thương mại, Cục quản lý cạnh tranh – Bộ Công thương - Nâng cao vai trò quản lý giá Cục quản lý giá – Bộ Tài 4.3.2 Đơn giản hóa thủ tục cấp giấy phép nhập Giúp cho quy trình thực HĐ NK DN rút ngắn cách giảm thời gian xin giấy phép NK Thời gian cấp phép HĐ NK giảm từ 07 ngày xuống 02 03 ngày 4.3.3 Hoàn thiện phương thức quản lý hải quan Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh DN thuộc thành phần kinh tế, ngành Hải quan cần đẩy mạnh thủ tục hành chính, giảm bớt phiền hà Trước hết, ngành Hải quan cần cơng khai quy định, thủ tục, sách có liên quan đến thơng quan hàng hóa XNK nhằm giúp DN nghiêm chỉnh chấp hành Giúp nhanh chóng hồn tất thủ tục hải quan, tránh trường hợp tác phong làm việc chậm chạp Ứng dụng CNTT vào hoạt động Hải quan như: kiểm tra thiết bị máy soi, hệ thống VNACCS/ VNCIS, Các quan Hải quan cần tập huấn cho DN XNK nắm bắt, triển khai ứng dụng hoạt động khai báo HQ 4.3.4 Chính sách quản lý ngoại tệ Tạo ổn định hệ thống trị pháp luật, đường lối sách kinh tế phù hợp ổn định, sở hạ tầng nâng cấp để phục vụ hoạt động KD thuận lợi Ngoài ra, việc quản lý vốn ngoại tệ với việc điều chỉnh tỷ giá ổn định cần thiết cho DN ổn định kinh doanh, đạt lợi nhuận tối đa giúp đất nước phát triển 41 4.3.5 Xây dựng sở hạ tầng thông tin kinh tế - xã hội Nhà nước cần phải đầu tư phát triển sở hạ tầng thơng tin liên lạc, nên có thêm nhiều sách tạo điều kiện để doanh nghiệp tiếp cận nhiều với đối tác, thị trường nước tham gia hội chợ thương mại, hội chợ triển lãm quốc tế,…; thường xuyên tổ chức diễn đàn thông tin kinh tế cho doanh nghiệp tình hình kinh tế nước, biến động thị trường, dự đốn xu hướng biến động đó… để doanh nghiệp nhập có kế hoạch nhập hợp lý, tránh rủi ro 4.3.6 Hỗ trợ tín dụng cho doanh nghiệp nhập Hiện hoạt động vốn vấn đề quan tâm doanh nghiệp Trên thực tế có nhiều DN thiếu vốn nên bị hạn chế hoạt động kinh doanh, ngân hàng lại xảy tình trạng ứ đọng vốn Nguyên nhân thủ tục quy định khắt khe Còn hoạt động tốn quốc tế, ngân hàng cần nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng tình hình yêu cầu thời kỳ hội nhập 4.3.7 Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao Nhà nước nên kết hợp với Bộ, ban ngành, sở giáo dục tạo điều kiện phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao dành cho ngành thương mại quốc tế Ngay từ ngồi ghế nhà trường, bạn học sinh – sinh viên cần phải có định hướng nghề nghiệp rõ ràng có kiến thức cơng việc sau ngành xuất nhập có hội để trau dồi trình độ ngoại ngữ vốn cần thiết công việc phải làm việc với đối tác nước 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo thường niên năm 2018, Cty CP FPT Báo cáo tài năm 2018, Phòng Kế toán, Cty TNHH Phân Phối Synnex FPT Báo cáo tài năm 2017, Phòng Kế tốn, Cty TNHH Phân Phối Synnex FPT Báo cáo hàng hóa tổng hợp năm 2018, Phòng Mua hàng, Cty TNHH Phân Phối Synnex FPT Báo cáo hàng hóa tổng hợp năm 2017, Phòng Mua hàng, Cty TNHH Phân Phối Synnex FPT Báo cáo tổng kết tình hình nhập năm 2018, định hướng phát triển năm 2019, Phòng XNK, Cty TNHH Phân Phối Synnex FPT Báo cáo Bộ máy Tổ chức – Nhân năm 2019, Phòng Tổ chức – Hành – Nhân sự, Cty TNHH Phân Phối Synnex FPT PSG.TS.Dỗn Kế Bơn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất Chính trị - Hành chính, Hà Nội Website tham khảo: synnexfpt.com PHỤ LỤC BẢNG CÂU HỎI PHÓNG VẤN (Phục vụ cho việc viết luận văn tốt nghiệp) Câu Xin anh (chị) cho biết quy trình lập kế hoạch công ty tiến hành nào? Hoạt động khó khăn công ty lập kế hoạch? Câu Xin anh (chị) cho biết sai sót nguyên nhân dẫn đến sai sót q trình làm thủ tục hải quan? Vì cơng ty lại đánh giá nghiệp vụ làm thủ tục hải quan phức tạp? Câu Xin cho biết công ty sử dụng phương thức toán L/C, T/T? Những nguyên nhân gây việc chậm toán L/C? Câu Các sai sót thường xảy q trình nhận kiểm tra hàng hóa cơng ty gì? Ngun nhân dẫn đến sai sót cách giải quyết? Câu Các sai sót nguyên nhan xảy sai sót q trình tốn cơng ty gì? Câu Khi thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính linh kiện điện tử, công ty xảy tranh chấp, khiếu nại chưa? Nếu có cơng ty giải theo cách nào? Câu Các tình thường phát sinh dẫn đến việc quản trị trình thực hợp đồng nhập khẩu? ... cứu: Quản trị quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử CTY TNHH phân phối SYNNEX FPT Chương Cơ sở lý luận quy trình thực hợp đồng nhập sản phẩm máy tính, linh kiện điện tử. .. KHẨU MÁY TÍNH, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA CTY TNHH PHÂN PHỐI SYNNEX FPT 34 4.1 Định hướng phát triển quản trị quy trình thực hợp đồng nhập máy tính, linh kiện điện tử CTY TNHH Phân phối SYNNEX FPT 34... CHƯƠNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY TÍNH, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY TNHH PHÂN PHỐI SYNNEX FPT .17 3.1 Khái quát Cty TNHH Phân phối Synnex FPT