ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG HỌC PHẦN KẾ TOÁN MÁY

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thôngtin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổsách,

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG

HỌC PHẦN

KẾ TOÁN MÁY

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY

Số tiết: 02 (Lý thuyết: 02 tiết; Bài tập, thực hành: 0 tiết)

A MỤC TIÊU

– Về kiến thức: Sinh viên nắm được những nội dung cơ bản về phần mềm kế toán máy:

+ Khái niệm về phần mềm kế toán máy

+ Cách phân loại phần mềm kế toán máy

+ Quy trình hoạt động của phần mềm kế toán nói chung

+ Tính ưu việt, lợi ích từ việc sử dụng phần mềm kế toán máy

+ Thông tin về một số phần mềm kế toán được cung cấp phổ biến trên thị trường

+ Các điều kiện cần thiết, các bước triển khai phần mềm kế toán tại đơn vị sử dụng

– Về kỹ năng:

+ Sinh viên có khả năng tự nghiên cứu

+ Sinh viên có khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, phát hiện và xử lý các vấn đềliên quan đến nội dung bài học

1.1 Khái niệm kế toán máy

Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm hỗ trợcông tác kế toán trong việc thu thập, xử lý, tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin kếtoán được gọi là kế toán máy Như vậy, kế toán máy được hiểu một cách đơn giản đó là làm kếtoán bằng máy vi tính thông qua một phần mềm chuyên dụng Từ đó giúp người kế toán thựchiện công việc quản lý tài chính đơn giản, tiện dụng và đưa ra được hệ thống sổ sách, báo cáo tàichính đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thôngtin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổsách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra

sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tàichính khác Tóm lại:

– Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trêncác cơ sở dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc

– Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán ban hành

– Độ chính xác của các báo cáo phụ thuộc vào yếu tố cơn người như kế toán thủ công.Phần mềm kế toán phải có đủ tiêu chuẩn, điều kiện do Bộ tài chính quy định tại Thông tư

số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 và các quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành

1.2 Phân loại phần mềm kế toán máy

1.2.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh

– Phần mềm kế toán bán lẻ: Phần mềm kế toán bản lẻ là phần mềm hỗ trợ công tác lậphóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng Tùy từng lĩnh vực và phầnmềm cụ thể mà loại phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho Nhìn chungloại phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báocáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ chodoanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet Kết quả đầu ra củaphần mềm này sẽ là đầu ra cho phần mềm kế toán tài chính quản trị

– Phần mềm kế toán tài chính quản trị: dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìmkiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích tài chính

1.2.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm

– Phần mềm đóng gói: Là phần mềm kế toán được các nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng góithành hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm Ưuđiểm của phần mềm đóng gói là giá thành rẻ, chi phí triển khai sử dụng rẻ, thời gian triển khaingắn, nâng cấp, cập nhập nhanh chóng và có tính ổn định cao

Tuy nhiên phần mềm đóng gói được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanhnghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau, do đó một số yêu cầu đặc thù riêng của doanhnghiệp không có trong phần mềm

– Phần mềm kế toán đặt hàng: Là phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệphoặc một sô doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng Ưu điểm của phần mềmnày là đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp

Tuy nhiên loại phần mềm này không phổ biến, giá thành cao, khó cập nhập nâng cấp, tính

ổn định thấp và tính rủi ro cao

1.3 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn chủ yếu:

- Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào

Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quátrình hoạt động kinh tế và nhập dữ liệu vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dướidạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu

- Công đoạn 2: Xử lý dữ liệu

Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính

kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báocáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau

Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhậpvào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõitrên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toánlên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản

- Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuấtbáo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ đó, người sử dụng

có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích,thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác

Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kếtoán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầuquản trị của đơn vị Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể đượcnhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyếtđịnh Điều này đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công

Sơ đồ 1.1: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 1.4 Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công

1.4.1 Tính chính xác

Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính,quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian tiêu tốn cho việc này có thể mất vàingày, thậm chí tới một tuần để hoàn thành; thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng cóthể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuốngcòn vài phút

Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng

từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quáncao Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kếtoán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tớitình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch

1.4.2 Tính hiệu quả

Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin nhanh hơnthì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn Với khả năng cung cấp thông tin tài chính vàquản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp raquyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn

Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán.Trong khiphần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kếtxuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chiphí cho doanh nghiệp

1.4.3 Tính chuyên nghiệp

Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in

ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định Điều này giúpdoanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt

là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thươnghiệu cho riêng mình

1.4.4 Tính cộng tác

Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng,bán hàng, cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc vớinhau trên cùng một dữ liệu kế toán

Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầuvào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làmviệc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyênnghiệp và tích cực hơn

1.5 Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán

– Đối với kế toán viên:

+ Không phải thực hiện các bút toán tay, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất lao động.+ Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quytrình hạch toán vẫn có thể đưa ra được những báo cáo chính xác

– Đối với kế toán trưởng:

+ Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu sổ sách, báo cáo kế toán

+ Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho lãnh đạodoanh nghiệp

– Đối với nhà quản trị doanh nghiệp:

+ Năm bắt thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp để phục vụ quá trình ra quyếtđịnh đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng, hiệu quả

+ Tiết kiệm nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ càn bộ,làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư

– Đối với các cơ quan quản lý: Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại cácdoanh nghiệp

1.6 Các tiêu chuẩn và điều kiện đối với một phần mềm kế toán

– Tiêu chuẩn đối với một phần mềm kế toán:

+ Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước

về kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phươngpháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán

+ Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thayđổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có

+ Phần mềm kế toán phải tự động xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau khi kế toánnhập liệu và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán

+ Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

– Điều kiện đối với một phần mềm kế toán

+ Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ,tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và cácquy định hiện hành về kế toán

+ Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo đểgiúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản

+ Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảohành trong thời hạn thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính

1.7 Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán

1.7.1 Điều kiện kỹ thuật

- Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp

- Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tinhọc của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán

- Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toánđáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mớitriển khai áp dụng chính thức

- Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ(nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiệncông việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu…

- Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hànhtheo đúng yêu cầu kỹ thuật

1.7.2 Điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

- Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về

kế toán và tin học

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ trên máy; kiểm traviệc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán;phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin

- Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụcủa từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng,quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển

1.7.3 Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng công ty, công ty mẹ,…)phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn

vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin,

số liệu báo cáo

1.8 Các bước đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng

Bước 1: Đặt mua phần mềm

Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính

Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống

- Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ, phương pháp tínhgiá xuất kho,…

- Lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài sản,

- Tiến hành thiết lập chế độ an ninh cho hệ thống, khai báo người dùng phần mềm và địnhnghĩa các quyền hạn cho người dùng hoặc nhóm người dùng,

- Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, vật

tư hàng hóa, tài sản cho hệ thống

Bước 4: Thực hiện việc hạch toán kế toán trên phần mềm

Bước 5: An toàn và an ninh dữ liệu

Thực hiện chế độ sao lưu dữ liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và chế độ bảo trì hệthống theo yêu cầu của nhà cung cấp phần mềm và nhu cầu của đơn vị

1.9 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy

Sơ đồ 1.2: Trình tự kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tàikhoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo bảng biểu đã được thiết kế sẵn trong phầnmềm

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhập vào sổ kếtoán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện thao tác khóa sổ(cộng sổ) và lập báo cáo tài chính

+ Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luônđảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểmtra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

+ Thực hiện thao tác in báo cáo tài chính theo quy định: Cuối tháng, cuối năm sổ kế toántổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lýtheo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Đa phần các phần mềm kế toán hiện nay đều được thiết kế để có thể in, kết xuất ra sổ sáchdưới nhiều hình thức sổ khác nhau (Nhật Ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký –Chứng từ) Kế toán chọn mẫu sổ sách mà doanh nghiệp mình sử dụng để tiến hành in ấn

1.10 Khử chứng từ trùng khi hạch toán trên phần mềm

1.10.1 Chứng từ trùng

Trong nhiều nghiệp vụ kế toán, có thể có 2 chứng từ với sơ đồ hạch toán Nợ/Có trùngnhau, nhưng do 2 nhân viên kế toán khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa đựng những thôngtin khác nhau

Ví dụ: trường hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán bán hàng thực hiện hóa đơn bán hàngvới các thông tin về số lượng, đơn giá, trị giá hàng hóa; còn kế toán tiền mặt thực hiện phiếu thutiền và phiếu này chỉ phản ánh thông tin về trị giá hàng hóa Vì vậy, cần phải có quy trình rõ ràng

về cập nhập và xử lý chứng từ trùng trên máy tính

Nhóm chứng từ phát sinh có chứng từ trùng:

– Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng như nộp tiền mặtvào ngân hàng, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ, chuyển tiền các ngân hàng, mua ngoại tệ, bánngoại tệ

– Các phát sinh liên quan tới mua bán vật tư, hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiềngửi ngân hàng

– Các phát sinh liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hóa, vật tư

1.10.2 Cách khử chứng từ trùng trên MISA SME.NET 2012

– Trong trường hợp chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng,người sử dụng chỉ cập nhập 1 trong 2 chứng từ phát sinh Việc lựa chọn chứng từ cập nhập vàomáy tính theo trình tự ưu tiên sau:

+ Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ ngân hàng

+ Chuyển tiền giữa 2 ngân hàng thì vào mục "Chuyển tiền" trong phân hệ Ngân hàng

– Trong trường hợp mua hàng, bán hàng thanh toán ngay:

+ Chỉ cập nhập vào Hóa đơn mua hàng (trong phân hệ Mua hàng) hoặc Hóa đơn bán lẻ(trong phân hệ Bán hàng)

+ Nếu chọn Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, Hóa đơn mua hàng kiêm phiếu nhậpkho thì chỉ cập nhập Hóa đơn bán hàng, mua hàng mà không phải lập Phiếu xuất kho, Nhập khotrong phân hệ Quản lý kho nữa

1.11 Giới thiệu một số phần mềm kế toán thông dụng

– Phần mềm kế toán SAS INNOVA: Sản phẩm của Công ty cổ phần SIS Việt Nam.(Website: http://www.sisvn.com hoặc http://www.phanmemketoan.net)

Giao diện 1.1: Cửa sổ làm việc chính phần mềm kế toán SAS INNOVA

– Phần mềm kế toán ACMAN: Sản phẩm của Công ty cổ phần phát triển phần mềmAcman (Website: http://www.acman.com)

Giao diện 1.2: Cửa sổ làm việc chính phần mềm kế toán ACMAN

– Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012: Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệpvừa và nhỏ được phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất - Microsoft NET, làm việc được cảtrên mạng nội bộ LAN và mạng diện rộng WAN hay Internet

Với những tính năng ưu việt, MISA SME.NET giúp tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ kếtoán hàng ngày của kế toán viên, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý doanh nghiệp

Giao diện 1.2: Cửa sổ làm việc chính phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012

Ngoài ra trên thị trường còn rất nhiều phần mềm kế toán khác: Bravo, Fast Accounting

2010, Easy Accounting…

TÀI LIỆU HỌC TẬP

1 Công ty cổ phần Misa (2009), Giáo trình Kế toán máy – Kế toán doanh nghiệp, Nxb Văn hóa– Thông tin

2 TS Trần Thị Song Minh (2005), Kế toán máy, Nxb Lao động – Xã hội

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Trình bày khái niệm và mô hình hoạt động của phần mềm kế toán?

2 So sánh kế toán máy và kế toán thủ công?

3 Trình bày lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán?

4 Phân loại phần mềm kế toán? Nêu ưu nhược điểm của phần mềm đóng gói và đặt hàng?

5 Quy trình ứng dụng một phần mềm kế toán?

6 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy

Chương 2

MỞ SỔ KẾ TOÁN BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY

Số tiết: 03 (Lý thuyết: 01 tiết; Bài tập, thực hành: 02 tiết)

A MỤC TIÊU

– Về kiến thức: Cung cấp cho sinh viên các kiến thức

+ Cách cài đặt phần mềm kế toán vào máy vi tính (phần mềm MISA SME.NET 2012)+ Cách mở sổ kế toán trên phần mềm kế toán

+ Cách khai báo các danh mục: Khách hàng, nhà cung cấp; Vật tư, hàng hóa…

+ Nhập số dư ban đầu của đơn vị trên phần mềm kế toán

+ Lưu trữ, bảo quản sổ kế toán trên phần mềm

– Về kỹ năng:

+ Sinh viên có khả năng tự nghiên cứu

+ Sinh viên có khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, phát hiện và xử lý các vấn đềliên quan đến nội dung bài học

Đối với phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA SME.NET 2012, các bước cài đặt – đăng

ký sử dụng được tiến hành như sau:

+ Cửa sổ cài đặt thứ 3 yêu cầu khai báo tên sử dụng và tên đơn vị:

Mục Use Name: Nhập tên sử dụng

Mục Company Name: Nhập tên đơn vị sử dụng

+ Cửa sổ cài đặt thứ 4 yêu cầu chọn chế độ cài đặt Người cài đặt căn cứ vào đặc điểm của

hệ thống máy tính tại đơn vị để chọn kiểu cài đặt theo hướng dẫn bằng tiếng Việt trên cửa sổ sau

đó nhấn "Next"

+ Cửa sổ cài đặt thứ 5 tiếp tục đưa ra hai lựa chọn về cài đặt:

Complete: Cài đặt phần mềm và tất cả các phần mềm hỗ trợ cung cấp kèm theo.

Custom: Chọn mục này nếu muốn cài đặt/không cài đặt một số phần mềm hỗ trợ

Sau khi lựa chọn, tiếp tục nhấn "Next"

+ Cửa sổ cài đặt thứ 6 yêu cầu chọn thư mục chứa dữ liệu của phần mềm Phần mềm đãmặc định thư mục cài đặt là C:\MISA Group\MISA SME.NET 2012 Nếu muốn thay đổi thư mụccài đặt nhấn "Change…" và chọn một đường dẫn đến một thư mục khác Nhấn "Next" để tiếp tục

+ Cửa sổ cài đặt thứ 7 thông báo lại về các thông tin người cài đặt đã khai báo, lựa chọntrước khi tiến hành cài đặt Nhấn "Next" phần mềm bắt đầu thực hiện việc cài đặt Khi kết thúcviệc cài đặt, nhấn "Finish" để kết thúc

- Đăng ký sử dụng: Giấy phép sử dụng của phần mềm MISA SME.NET 2012 được cungcấp dưới dạng file lic Để đăng ký sử dụng cho phần mềm, nhấn Start/All Programs/MISASME.NET 2012/ MISA SME.NET 2012 Tools/License Manager, chọn "Đăng ký" sau đó chọnđường dẫn đến flie đăng ký do Misa cung cấp

- Tùy chỉnh Font chữ: Một số máy sau khi cài đặt phần mềm xong nhưng khi sử dụng cácthanh tiêu đề của cửa sổ, thông báo của phần mềm bị lỗi Font chữ là do máy chưa được thiết lậpmôi trường tiếng Việt Để khắc phục, nhấn chọn Start/All programs/MISA SME.NET2012/MISA SME.NET 2012 Tools/MISA Viet Setting:

"Chương trình": chọn MISA-SME 7x sau đó nhấn "Đồng ý"

2.2 Mở sổ kế toán

Thông thường một doanh nghiệp mới thành lập hoặc một doanh nghiệp đã hoạt động lâunăm nhưng bắt đầu một năm tài chính mới thì thường phải tiến hành mở sổ kế toán mới tươngứng với năm tài chính đó Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữliệu kế toán) được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm

Để mở sổ kế toán, người sử dụng mở phần mềm Tại cửa sổ đăng nhập kế toán chọn "Hủybỏ", khi cửa sổ tiếp theo hiện ra, chọn "Tạo dữ liệu kế toán mới"

Giao diện 2.1: Tạo dữ liệu kế toán mới trên phần mềm MISA SME.NET 2012

Quá trình mở sổ được thực hiện qua một số bước trong đó cho phép người sử dụng đặt têncho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ trên máy tính, chọn ngày bắt đầu mở sổ kế toán, chọn chế độ kế

toán, chọn phương pháp tính giá, Sau tất cả các bước khai báo, người sử dụng nhấn "Thựchiện" để phần mềm bắt đầu tạo cơ sở dữ liệu.

Giao diện 2.2: Các bước trong quy trình mở sổ trên phần mềm MISA SME.NET 2012 Sau khi hoàn thành, để kiểm tra lại các thông tin vừa lập, người sử dụng chọn Tệp/ Thông tin dữ liệu.

2.3 Khai báo các danh mục

2.3.1 Danh mục Hệ thống tài khoản

Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản theo quy địnhcủa Bộ Tài chính Tuy nhiên, để phản ánh được hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanhnghiệp, các phần mềm vẫn cho phép người sử dụng mở thêm các tiết khoản, sửa tài khoản, xóatài khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn

Để thực hiện các công việc liên quan đến xây dựng danh mục Hệ thống tài khoản của đơn

vị, người sử dụng chọn Danh mục\Tài khoản\Hệ thống tài khoản

Giao diện 2.3: Hệ thống tài khoản trên phần mềm MISA SME.NET 2012

2.3.2 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp

Trong các phần mềm kế toán danh mục này được người sử dụng khai báo nhằm lập báocáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp.Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng,

nhà cung cấp Để xây dựng danh mục khách hàng, nhà cung cấp, người sử dụng chọn Danh mục/ Khách hàng, Nhà cung cấp và chọn "Thêm"

Giao diện 2.4: Thêm mới Khách hàng, Nhà cung cấp trên MISA SME.NET 2012

2.3.3 Danh mục vật tư, hàng hóa

Danh mục Vật tư hàng hóa dùng để theo dõi các vật tư, hàng hóa, được sử dụng khi thựchiện nhập, xuất các vật tư, hàng hóa đó

Để xây dựng Danh mục vật tư, hàng hóa của đơn vị, người sử dụng chọn Danh mục\Vật

tư, Hàng hóa và lựa chọn các mục "Thêm", "Sửa", "Xóa"…

Giao diện 2.5: Danh mục Vật tư, Hàng hóa

Giao diện 2.6: Danh mục Tài sản cố định

2.3.5 Khai báo các danh mục khác

Để công tác kế toán tại đơn vị, kế toán có thể khai báo một số danh mục khác ngoài cácdanh mục chủ yếu đã kể trên Các danh mục của đơn vị được khai báo càng chi tiết sẽ thuận lợicho công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

2.4 Nhập số dư ban đầu

Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh mục ban đầu nhưkhách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định,…người sử dụng sẽ tiến hành nhập số

dư ban đầu cho các tài khoản Số dư ban đầu gồm có:

- Số dư đầu kỳ của tài khoản: là số dư đầu của tháng bắt đầu hạch toán trên máy

- Số dư đầu năm: là số dư Nợ hoặc dư Có ngày 01 tháng 01

Giao diện 2.7: Nhập số dư ban đầu trên phần mềm MISA SME.NET 2012

Để nhập số dư ban đầu, người sử dụng chọn Nghiệp vụ/ Nhập số dư ban đầu Để nhập

số dư cho tài khoản nào, người sử dụng nhấn chuột trực tiếp lên tài khoản đó để nhập

Lưu ý khi nhập số dư ban đầu: Không thể nhập số liệu trực tiếp cho tài khoản tổng hợp.Một số tài khoản yêu cầu chi tiết như tài khoản 112, 131, 152… khi nhấn chuột vào tài khoảntrên giao diện nhập số dư ban đầu, người sử dụng phải nhập chi tiết cho từng đối tượng

2.5 Phân công công việc, quyền hạn trong phần mềm kế toán

Trong một doanh nghiệp có quy mô thường có ít nhất từ 2 kế toán trở lên và mỗi ngườiphụ trách một phần hành kế toán riêng như bán hàng, kho, thuế, tổng hợp, Mỗi kế toán sẽ quản

lý các chứng từ và sổ sách liên quan đến phần hành kế toán đó và thường không nắm được sổsách của phần hành kế toán khác Chỉ có Kế toán tổng hợp hoặc Kế toán trưởng là người có thểnắm một cách tổng quan toàn bộ chứng từ sổ sách

Các phần mềm kế toán thường đặt chức năng phân quyền sử dụng cho người dùng vớimục đích giúp kế toán trưởng phân công công việc cũng như quyền hạn của từng kế toán viên đốivới các hoạt động trong phòng kế toán

Đối với phần mềm MISA SME.NET 2012, để phân quyền sử dụng chọn Hệ thống/ Vai trò và quyền hạn Sau đó thực hiện việc phân quyền sử dụng, đặt mật khẩu sử dụng… trong

phần "Bảo mật" và "Vai trò và quyền hạn" trên phần mềm

Giao diện 2.8: Phân công công việc, quyền hạn trên MISA SME.NET 2012

TÀI LIỆU HỌC TẬP

1 Công ty cổ phần Misa (2009), Giáo trình Kế toán máy – Kế toán doanh nghiệp, Nxb Văn hóa– Thông tin

2 TS Trần Thị Song Minh (2005), Kế toán máy, Nxb Lao động – Xã hội

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Trình bày các bước tiến hành mở sổ kế toán?

2 Tác dụng của việc phân công quyền hạn trong phần mềm kế toán?

3 Tại sao phải thực hiện khóa, mở sổ kế toán?

4 Tác dụng của việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính?

5 Tác dụng của việc trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận?

BÀI TẬP THỰC HÀNH

I THÔNG TIN CHUNG

Công ty TNHH ABC (là doanh nghiệp thương mại và dịch vụ) bắt đầu sử dụng MISASME.NET 2012 từ ngày 01/01/2012 có các thông tin sau:

Đồng tiền hạch toán VNĐ

Vật tư, hàng hóa Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Hóa đơn mua hàng kiêm phiếu nhập khoPhương pháp tính giá trị tồn kho Bình quân cuối kỳ

Phương pháp tính thuế GTGT Khấu trừ

II KHAI BÁO CÁC DANH MỤC

1 Danh mục vật tư, hàng hóa

vật tư

Thuế suất (%)

Kho ngầm định

TK ngầm định

4 TL_TOSHIBA110 Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít HH 10 156 1561

10 DH_SHIMAZU12 Điều hòa nhiệt độ

1 CT_TIENDAT Công ty TNHH Tiến Đạt 01000102478 Số 1756 Đội Cấn, Ba

5 CT_HOAANH Công ty cổ phần Hòa Anh 0100106955 Số 1798 Ngọc Lâm,

Long Biên, Hà Nội

6 CT_HUEHOA Công ty cổ phần Huệ Hòa 0100784238-1 Số 1399 Lê Lai,

Thanh Xuân, Hà Nội

7 CT_HOANAM Công ty cổ phần Hoa Nam 0100782209 Số 831 Hà An, Hà

Nội

8 CT_THAILAN Công ty cổ phần Thái Lan 0100230328-1 Số 559 Tùng Lâm,

Hà Nội

3 Danh mục nhà cung cấp

1 CT_TANLAN Công ty TNHH Lan Tân 010042887-1 Số 1633 Lê Lai, Ba

4 Danh mục tài khoản ngân hàng

1 0100861243 Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT

Năm SD (năm)

1 PMQ Phạm Minh Quang Giám đốc 4.500.000 500.000 Lương cơ bản thời

gian (ngày)

2 TPN Tạ Nguyệt Phương P Giám 4.000.000 500.000 Lương cơ bản thời

1121 Tiền Việt Nam

Tại Ngân hàng Nông nghiệp 100.220.000

Chi tiết Công ty TNHH Tân Hòa 30.510.000

Công ty cổ phần Huệ Hoa 50.486.250

Chi tiết Điện thoại HTC A310, số lượng: 20,

đơn giá: 3.910.000 đ/chiếc 78.200.000Tivi LG 19 inches, số lượng: 10,

Đơn giá: 2.440.000 đ/chiếc 24.400.000

331 Phải trả cho người bán

333 Thuế và các khoản phải nộp NN

4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 1.372.348.229

III YÊU CẦU

1 Tạo cơ sở dữ liệu cho công ty ABC theo những thông tin đã có

2 Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, cán bộ công nhân viên

3 Nhập số dư ban đầu

4 In bảng cân đối tài khoản

5 Phân công quyền hạn trong phòng kế toán

6 Sao lưu và phục hồi dữ liệu

Chương 3

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

Số tiết: 04 (Lý thuyết: 02 tiết; Bài tập, thực hành: 02 tiết)

A MỤC TIÊU

– Về kiến thức: Cung cấp cho sinh viên kiến thức, kỹ năng hạch toán các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh tại doanh nghiệp liên quan đến vốn bằng tiền trên phần mềm kế toán

– Về kỹ năng:

+ Sinh viên có khả năng tự nghiên cứu

+ Sinh viên có khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, phát hiện và xử lý các vấn đềliên quan đến nội dung bài học

3.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ

3.1.1 Giới thiệu chung về phân hệ Quỹ trên phần mềm MISA SME.NET 2012

Phân hệ Quỹ trên phần mềm MISA SME.NET 2012 cho phép người sử dụng lập, in phiếu

thu, phiếu chi thay thế hoàn toàn công việc thủ công, đồng thời theo dõi được số dư trên sổ quỹtiền mặt tại một thời điểm bất kỳ

Để sử dụng phân hệ này, người sử dụng chọn Nghiệp vụ/ Quỹ hoặc chọn phân hệ Quỹ tại

bên trái cửa sổ làm việc của phần mềm

Giao diện 3.1: Phân hệ Quỹ trên phần mềm MISA SME.NET 2012

3.1.2 Lập phiếu thu tiền mặt tại phân hệ Quỹ

– Chức năng: Cho phép lập và in phiếu thu khi thu tiền do khách hàng trả, thu hoàn tạmứng, thu từ các khoản thu khác

– Trình tự thực hiện: Chọn menu Nghiệp vụ/ Quỹ/ Phiếu thu hoặc nhấn vào biểu tượng

Phiếu thu trên sơ đồ phân hệ Quỹ, nhập bút toán hạch toán của nghiệp vụ thu tiền (Nợ TK 111/

Có TK đối ứng liên quan)

+ Nhấn nút "Thêm" để nhập phiếu thu mới

+ Chọn loại đối tượng nộp tiền, tên người nộp tiền

+ Nhập nội dung của phiếu thu vào phần diễn giải

+ Nhập ngày, số phiếu thu

+ Chọn loại tiền thanh toán và nhập tỉ giá nếu là ngoại tệ

+ Nhập các thông tin: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền, diễn giải Trong trường hợpchọn các tài khoản yêu cầu chi tiết, cần chọn đối tượng theo dõi chi tiết

+ Chọn "Thuế" để nhập các thông tin về thuế (nếu có)

+ Nhấn nút "Cất" để cất giữ phiếu thu đã nhập

+ Chọn "In", "Bỏ ghi", "Sửa", "Xóa"… sau khi cất chứng từ nếu cần thiết

Giao diện 3.2: Lập phiếu thu trên phần mềm MISA SME.NET 2012

3.1.3 Lập phiếu chi tiền mặt tại phân hệ Quỹ

– Chức năng: Cho phép lập và in phiếu chi khi chi tiền để trả nợ nhà cung cấp, thanh toántiền mua dịch vụ, thanh toán các chi phí khác

– Trình tự thực hiện: Chọn menu Nghiệp vụ/ Quỹ/ Phiếu chi hoặc nhấn vào biểu tượng

Phiếu chi trên sơ đồ phân hệ Quỹ, nhập bút toán hạch toán của nghiệp vụ chi tiền (Nợ TK đốiứng liên quan/ Có TK 111) Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người sử dụng thựchiện các bước khai báo thông tin trên Phiếu chi tương tự như phần Phiếu thu

– Lưu ý:

+ Nếu có thuế thì hạch toán 1 dòng thuế riêng (Khác với mua hàng, bán hàng, nhập khobút toán thuế được tạo tự động bởi phần mềm)

+ Nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới thuế thì phải sang mục thuế nhập thuế suất

và thông tin về hóa đơn GTGT

+ Nếu nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới chi phí ( TK 154, 621, 622, 623, 627, 641,642) thì cần phải chọn đối tượng tập hợp chi phí

Giao diện 3.3: Lập phiếu chi trên phần mềm MISA SME.NET 2012

3.1.4 Báo cáo quỹ tiền mặt

Để xem các báo liên quan đến tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt tại quỹ, kế toán chọn

Báo cáo/ Quỹ và chọn loại báo cáo, nhập các tham số xem…

Giao diện 3.4: Xem các báo cáo liên quan đến Quỹ tiền mặt trên MISA SME.NET 2012 3.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

3.2.1 Giới thiệu chung về phân hệ Ngân hàng trên phần mềm MISA SME.NET 2012

Phân hệ Ngân hàng được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm thayđổi giá trị tiền gửi trong tài khoản của đơn vị tại các ngân hàng mở tài khoản

Để sử dụng phân hệ Ngân hàng, tại cửa sổ làm việc chính của phần mềm MISASME.NET 2012 kế toán chọn phân hệ "Ngân hàng" tại góc trái màn hình, hoặc chọn menu

Nghiệp vụ/ Ngân hàng

Giao diện 3.5: Phân hệ Ngân hàng trên phần mềm MISA SME.NET 2012

3.2.2 Lập chứng từ Nộp tiền vào tài khoản

– Chức năng: Cập nhật các nghiệp vụ ghi tăng tiền gửi tại ngân hàng (Ghi Nợ TK 112, ghi

có các tài khoản đối ứng liên quan) như: Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng, nhậnđược tiền do khách hàng trả nợ, thu khác,…

– Trình tự thực hiện: Chọn menu Nghiệp vụ/Ngân hàng/ Nộp tiền vào tài khoản hoặc

nhấn chuột vào biểu tượng Nộp tiền vào tài khoản chi trên sơ đồ phân hệ Ngân hàng

+ Nhấn nút "Thêm" trên hộp hội thoại

+ Chọn loại đối tượng nộp tiền

+ Nhập các thông tin về ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ (nếu không để tựđộng)

+ Trong phần đối tượng: Chọn đối tượng nộp tiền vào tài khoản

+ Nộp vào TK: chọn tài khoản mở tại ngân hàng được nộp tiền

+ Loại tiền: Chọn loại tiền nộp vào TK, nếu là ngoại tệ cần nhập tỉ giá

+ Trên các dòng hạch toán, nhập diễn giải, TK nợ (1121, 1122), TK có, số tiền…

+ Chọn "Thuế" để nhập các thông tin về Thuế (nếu có)

+ Nhấn nút "Cất" để cất giữ chứng từ.

+ Chọn "In", "Bỏ ghi", "Sửa", "Xóa"… sau khi cất chứng từ nếu cần thiết

Giao diện 3.5: Hạch toán nộp tiền vào tài khoản trên MISA SME.NET 2012

3.2.3 Lập Séc/ Ủy nhiệm chi tại phân hệ Ngân hàng

– Chức năng: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi của đơn vị (Ghi có cho tài khoản

112)

– Trình tự thực hiện: Chọn menu Nghiệp vụ/Ngân hàng/ Séc/Ủy nhiệm chi hoặc chọn

biểu tượng "Séc/Ủy nhiệm chi" trên sơ đồ làm việc của phân hệ Ngân hàng

+ Nhấn nút "Thêm" trên hộp hội thoại

+ Chọn "Ủy nhiệm chi", "Séc chuyển khoản" hoặc "Séc tiền mặt"

+ Chọn loại đối tượng được thụ hưởng

+ Nhập các thông tin về ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ (nếu không để tựđộng)

+ Trong phần đơn vị trả tiền: Chọn tài khoản ngân hàng, nhập nội dung thanh toán

+ Trong phần đối tượng nhận tiền: Chọn đối tượng, nhập tài khoản nhận nếu đối tàikhoản của đối tượng nhận chưa được khai báo

+ Trên các dòng hạch toán, nhập diễn giải, TK nợ, TK có (1121, 1122), số tiền…

+ Chọn "Thuế" để nhập các thông tin về Thuế (nếu có)

+ Nhấn nút "Cất" để cất giữ chứng từ.

+ Chọn "In", "Bỏ ghi", "Sửa", "Xóa"… sau khi cất chứng từ nếu cần thiết

Giao diện 3.6: Lập Séc/ Ủy nhiệm chi trên phần mềm MISA SME.NET 2012

3.2.4 Báo cáo tiền gửi ngân hàng

Để xem, in các báo cáo liên quan đến tiền gửi ngân hàng của đơn vị, chọn trên Báo cáo/ Ngân hàng sau đó chọn loại sổ sách cần xem, nhập tham số xem tương tự như phần báo cáo

Quỹ

Giao diện 3.7: Hệ thống báo cáo Tiền gửi ngân hàng trên MISA SME.NET 2012

TÀI LIỆU HỌC TẬP

1 Công ty cổ phần Misa (2009), Giáo trình Kế toán máy – Kế toán doanh nghiệp, Nxb Văn hóa– Thông tin

2 TS Trần Thị Song Minh (2005), Kế toán máy, Nxb Lao động – Xã hội

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt

tại quỹ, tiền gửi ngân hàng?

2 Các danh muc cần phải khai báo khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt?

3 Các danh muc cần phải khai báo khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi?

4 Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi trên phần mềm kế toán?

5 Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế toán?

BÀI TẬP THỰC HÀNH Bài 1: Tại công ty TNHH ABC hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ có một số

nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt trong tháng 01/2012 như sau:

1 Ngày 10/01, thanh toán tiền mua hàng cho công ty TNHH Hồng Hà sau khi đã trừ đi tiền hàngtrả lại, số tiền 102.782.000 đồng

2 Ngày 15/01, chi tiền tạm ứng công tác phí cho nhân viên Nguyễn Thị Lan, số tiền 1.500.000đồng

3 Ngày 19/01, thu tiền công ty TNHH Tiến Đạt về số tiền hàng mua ngày 50/01, số tiền86.680.000 đồng

4 Ngày 24/01, Phạm Văn Minh thanh toán tiền điện tháng 01/2012 tổng số tiền thanh toán (đã cóthuế GTGT 10%) là 1.650.000 đồng.

Hóa đơn tiền điện số 0051245, ký hiệu AA/2012T, ngày 22/01/2012

5 Ngày 30/01, Phạm Văn Minh Thanh toán phí vận chuyển mua hàng của Công ty TNHH LanTân ngày 15/01, số tiền 990.000 đồng

6 Ngày 02/02, Lê Mỹ Duyên nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu cho tờ khai hải quan hàngnhập khẩu số 2567 ngày 02/01, số tiền 2.600.000 đồng

7 Ngày 25/02, Phạm Văn Minh rút tiền gửi ngân hàng BIDV về nhập quỹ tiền mặt, số tiền3.000.000 đồng

8 Ngày 06/03, Phạm Văn Minh chi tiếp khách tại nhà hàng Phong Lan, số tiền 2.100.000 đồng

Yêu cầu:

1 Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm

2 In Sổ quỹ tiền mặt; Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt;

Bài 2: Tại công ty TNHH A hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ có một số nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng trong tháng 01/2012 như sau:

1 Ngày 14/01, công ty cổ phần Hoa Nam thanh toán tiền hàng, số tiền 132.594.000 đồng theogiấy báo Có của ngân hàng Nông nghiệp

2 Ngày 20/01, chuyển tiền nộp thuế GTGT tháng 12/2011, số tiền 12.834.091 đồng, thuế mônbài năm 2012, số tiền 1.000.000 đồng, theo giấy báo Nợ của ngân hàng nông nghiệp

3 Ngày 28/01, chuyển tiền gửi ngân hàng trả tiền mua hàng cho công ty FUJI theo tờ khai hảiquan số 2567 ngày 24/01/2010, số tiền 20.000.000 đồng theo giấy báo Nợ của ngân hàng BIDV

4 Ngày 16/02, chuyển tiền gửi ngân hàng mua văn phòng phẩm của Cửa hàng Văn Phong, sốtiền 2.000.000 đồng tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp Đã nhận được giấy báo Nợ của Ngânhàng Nông nghiệp

5 Ngày 28/02, công ty cổ phần Thái Lan tả tiền, số tiền 39.204.000 đồng (đã trừ chiết khấu thanhtoán 1% tức là 396.000 đồng) theo giấy báo Có của ngân hàng BIDV

6 Ngày 02/03, chuyển tiền gửi ngân hàng Nông nghiệp trả tiền vay ngắn hạn, số tiền 60.000.000đồng Đã nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng Nông nghiệp

Yêu cầu:

1 Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm

2 In các Sổ kế toán tiền gửi ngân hàng

Chương 4

KẾ TOÁN VẬT TƯ, HÀNG HÓA

Số tiết: 03 (Lý thuyết: 01 tiết; Bài tập, thực hành: 02 tiết)

A MỤC TIÊU

– Về kiến thức: Cung cấp cho sinh viên phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh tại doanh nghiệp liên quan đến vật tư, hàng hóa trên phần mềm kế toán máy từ việc lậpcác chứng từ ban đầu trên phần mềm, thực hiện việc tính giá vật tư xuất kho, kiểm tra việc ghi sổ,

in và kết xuất các sổ sách, báo cáo

– Về kỹ năng:

+ Sinh viên có khả năng tự nghiên cứu

+ Sinh viên có khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, phát hiện và xử lý các vấn đềliên quan đến nội dung bài học

4.1 Giới thiệu phân hệ Kho trên phần mềm MISA SME.NET 2012

Phân hệ Kho trên phần mềm MISA SME.NET 2012 cho phép theo dõi và quản lý cácnghiệp vụ nhập, xuất, lắp ráp, tháo dỡ vật tư, hàng hóa, thành phẩm, kiểm kê điều, chỉnh hàng tồnkho và tính giá vật tư, hàng hóa xuất kho Để sử dụng phân hệ Kho trên phần mềm, kế toán chọn

menu Nghiệp vụ/ Kho hoặc chọn phân hệ Kho tại góc trái giao diện làm việc của phần mềm.

Giao diện 4.1: Phân hệ Kho trên phần mềm MISA SME.NET 2012 4.2 Hạch toán nghiệp vụ nhập kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm

– Trường hợp áp dụng: Nhập kho sản phẩm hoàn thành, các trường hợp nhận biếu tặng,góp vốn liên doanh, liên kết…, nhập kho trong hợp mua hàng chưa có hóa đơn GTGT (Hàng hóa

về trước hóa đơn)

– Trình tự thực hiện: để thực hiện việc nhập kho, người sử dụng chọn menu Nghiệp vụ/ Nhập kho/ Nhập kho hoặc chọn biểu tượng "Nhập kho" trên sơ đồ làm việc của phân hệ Kho

trên phần mềm

Trên giao diện Nhập kho, người sử dụng cần khai báo đầy đủ các thông tin về đối tượng(Nhà cung cấp, nhân viên), người giao hàng, nhập diễn giải, ngày tháng, số chứng từ (nếu khôngđánh tự động theo máy)

+ Mục "Hàng tiền" người sử dụng thêm dòng hạch toán,chọn mã hàng nhập kho, khonhập, TK Nợ (máy tự điền khi nếu đã khai báo khi mở mã vật tư, hàng hóa), TK Có, nhập sốlượng và đơn giá (một số trường hợp như nhập thành phẩm chưa có đơn giá tại thời điểm nhập,giá nhập được tính sau khi thực hiện tính giá thành sản phẩm)

+ Mục "Thống kê": Khai báo các thông tin liên quan đến thống kê nếu có.

Giao diện 4.2: Nhập kho vật tư hàng hóa trên phần mềm MISA SME.NET 2012

– Lưu ý: Trường hợp nhập kho sản phẩm thì không cần phải điền "Đối tượng" chỉ cần ghimục diễn giải

4.3 Hạch toán nghiệp vụ xuất kho vật tư, hàng hóa

– Trường hợp áp dụng:

+ Xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất kinh doanh

+ Xuất kho hàng hóa trong trường hợp chọn hóa đơn bán hàng không kiêm phiếu xuấtkho.

+ Xuất kho hàng hóa sử dụng cho các mục đích ngoài bán hàng (đem biếu tặng, gópvốn…)

– Trình tự thực hiện: Để thực hiện việc xuất kho hàng hóa trong các trường hợp kể trên,người sử dụng chọn menu Nghiệp vụ/ Kho/ Xuất kho hoặc chọn biểu tượng "Xuất kho" trên sơ

đồ làm việc của phân hệ Kho

Giao diện 4.3: Xuất kho vật tư hàng hóa trên phần mềm MISA SME.NET 2012

– Tại phần khai báo các thông tin chung:

+ Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết: đối tượng, người nhận, lý do xuất, ngày tháng, sốchứng từ (nếu không đánh tự động theo máy)

+ Nếu xuất cho sản xuất có định mức nguyên vật liệu, tích chọn "Xuất kho theo định mứcNVL" và khai báo các thông tin trong phần này

+ Nếu xuất kho hàng bán (trường hợp hóa đơn bán hàng không kiêm phiếu xuất kho), tíchchọn "Xuất kho cho các hóa đơn bán hàng" và chọn các hóa đơn bán hàng

– Tại mục "Hàng tiền": Thêm mới dòng hạch toán và chọn, nhập đầy đủ các thông tin cần

thiết trên dòng Phần đơn giá, thành tiền do phần mềm tính (Xem phần 4.4)

– Tại mục "Thống kê": Khai báo, chọn chọn các thông tin như đối tượng tập hợp chiphí…

4.4 Tính giá xuất kho vật tư, hàng hóa

Với phần mềm MISA SME.NET 2012, giá trị xuất kho của vật tư hàng hóa tại doanhnghiệp có thể được tính theo một trong bốn phương pháp sau:

– Bình quân gia quyền: Bình quân cuối kỳ hoặc Bình quân tức thời.

– Thực tế đích danh

– Nhập trước xuất trước

Phương pháp xác định giá trị xuất kho của vật tư hàng hóa được khai báo khi tạo cơ sở dữ

liệu hạch toán (mở sổ) Trường hợp có sự thay đổi, chọn menu Hệ thống/ Tùy chọn/ Vật tư hàng hóa để khai báo lại phương pháp áp dụng.

Đối với các phương pháp trên, ngoại trừ phương pháp bình quân cuối kỳ, việc tính giáxuất kho của vật tư hàng hóa có thể lựa chọn tính ngay tại thời điểm xuất kho hoặc để đến thờiđiểm cuối kỳ tính giá xuất kho một lần

Để tính giá xuất kho cho vật tư, hàng hóa, người sử dụng chọn biểu tượng "Tính giá xuấtkho" trên sơ đồ làm việc của phân hệ Kho Trên cửa sổ "Tính giá xuất kho" kế toán chọn cáctham số tính giá sau đó chọn "Thực hiện" để phần mềm tính giá

Giao diện 4.4: Tính giá xuất kho vật tư, hàng hóa trên MISA SME.NET 2012

4.5 Báo cáo Kho

Để xem, in, kết xuất các báo cáo tại phân hệ kho, kế toán chọn Báo cáo/ Kho , chọn loại

báo cáo cần xem, nhập tham số xem

Giao diện 4.5: Hệ thống báo cáo Kho trên MISA SME.NET 2012

TÀI LIỆU HỌC TẬP

1 Công ty cổ phần Misa (2009), Giáo trình Kế toán máy – Kế toán doanh nghiệp, Nxb Văn hóa– Thông tin

2 TS Trần Thị Song Minh (2005), Kế toán máy, Nxb Lao động – Xã hội.

3 Nguyễn Văn Tân (2005), Giáo trình Kế toán máy, Nxb Hà Nội

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Nêu các danh mục cần khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hóa?

2 Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quanđến vật tư,hàng hóa?

3 Nêu trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập kho, xuất kho vật tư, hàng hóa trên phần mềm?

4 Việc tính giá vật tư, hàng hóa xuất kho trên phần mềm nhằm mục đích gì? Cách thực hiện?

2 Ngày 20/01/2012 xuất hàng cho nhân viên kinh doanh sử dụng tính vào chi phí bán hàng

+ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 01

3 Ngày 25/01/2012 xuất kho hàng gửi bán đại lý Thanh Xuân

+ Ti vi TV_LGPHANG19 SL: 5

+ Điện thoại SAMSUNG D8 SL: 8

4 Ngày 29/01/2012 mua hàng về nhập kho của Công ty cổ phần Tân Văn (hàng về trước hóa đơn

về sau)

+ Quạt điện cơ 91 SL: 05 ĐG: 300.000 (đ/cái)

5 Ngày 12/02/2012 xuất Quạt điện cơ 91 sử dụng cho phòng kế toán, số lượng tính vào chi phíquản lý doanh nghiệp

Yêu cầu:

1 Khai báo danh mục Nhà cung cấp, Nhân viên, Vật tư hàng hóa (thông tin về danh sáchlấy phần Bài tập thực hành chương 2)

2 Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm

3 Cập nhật giá xuất kho (bút toán tự động)

4 In Báo cáo tổng hợp tồn kho; Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hànghóa; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; Thẻ kho, …

Chương 5

KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Số tiết: 03 (Lý thuyết: 01 tiết; Bài tập, thực hành: 01 tiết; Kiểm tra: 01 tiết)

A MỤC TIÊU

– Về kiến thức: Cung cấp cho người học phương pháp hạch toán các nghiệp vụ làm tăng,

giảm tài sản cố định tại doanh nghiệp, tính và phân bổ giá trị khấu hao tài sản cố định trên phầnmềm kế toán máy

– Về kỹ năng:

+ Sinh viên có khả năng tự nghiên cứu

+ Sinh viên có khả năng vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, phát hiện và xử lý các vấn đềliên quan đến nội dung bài học

5.1 Giới thiệu phân hệ Tài sản cố định trên phần mềm MISA SME.NET 2012

Phân hệ Tài sản cố định cho phép theo dõi toàn bộ quá trình sử dụng TSCĐ bao gồm: Ghităng TSCĐ, tự động tính khấu hao TSCĐ theo định kỳ, ghi giảm tài sản cố định, nâng cấp, đánh

giá lại TSCĐ Để sử dụng phân hệ Tài sản cố định trên phần mềm, chọn menu Nghiệp vụ/ Tài sản cố định hoặc chọn phân hệ Tài sản cố định tại góc trái giao diện làm việc của phần mềm.

Giao diện 5.1: Phân hệ Tài sản cố định trên phần mềm MISA SME.NET 2012

5.1 Khai báo tài sản cố định

Để khai báo tài sản cố định, người sử dụng chọn menu Danh mục/ Tài sản cố định hoặcbiểu tượng "Khai báo TSCĐ" trên sơ đồ làm việc của phân hệ Tài sản cố định sau đó nhấn

"Thêm" Trên cửa sổ "Thêm mới tài sản cố định", khai báo các thông tin:

- Tại mục "Thông tin chung":

+ Mã: Nhập mã tài sản cố định không trùng với các mã đã có trước đó

+ Loại: Chọn loại TSCĐ: Nhà cửa, vật kiến trúc; Máy móc, thiết bị…

+ Phòng ban: Chọn phòng ban sử dụng tài sản cố định

+ Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết khác

Giao diện 5.2: Khai báo thông tin chung về tài sản cố định trên MISA SME.NET 2012

- Tại mục "Thông tin khấu hao":

+ Nhập các thông tin về thời gian: Ngày mua, ngày ghi tăng, ngày sử dụng, ngày bắt đầutính khấu hao

+ Mục "Tài khoản": Tài khoản nguyên giá và tài khoản khấu hao được phần mềm tự độngđiền căn cứ vào loại tài sản đã chọn tại phần trước Tài khoản chi phí: chọn tài khoản chi phí của

bộ phận sử dụng

+ Nguyên giá: Nhập nguyên giá của tài sản

+ Phương pháp tính khấu hao: Phần mềm mặc định là phương pháp đường thẳng

+ Giá trị còn lại: Nhập giá trị còn lại của tài sản (Trong trường hợp đơn vị hoạt động được

1 thời gian và đã thực hiện việc trích khấu hao TSCĐ trước khi sử dụng phần mềm kế toán máy)

+ Thời gian sử dụng: Chọn thời gian sử dụng là năm hoặc tháng sau đó nhập số liệu vềthời gian sử dụng

+ Các thông tin: Giá trị tính khấu hao, tỉ lệ tính khấu hao, giá trị khấu hao năm, tỉ lệ tínhkhấu hao tháng, giá trị khấu hao tháng, giá trị còn lại do phần mềm tự động tính

Giao diện 5.3: Khai báo thông tin khấu hao tài sản cố định trên MISA SME.NET 2012

Ngoài ra, người sử dụng có thể khai báo thêm thông tin tại mục "Mô tả chi tiết" và "Phụtùng kèm theo" (nếu có)

5.2 Ghi tăng tài sản cố định

5.2.1 Ghi tăng tài sản cố định do mua sắm

– Chức năng: Cho phép người sử dụng có thể nhập bổ sung bút toán thuế giá trị giatăng được khấu trừ của tài sản cố định, sửa lại các chứng từ ghi tăng tài sản cố định phátsinh sau khi khai báo tài sản cố định trong phần Tài sản cố định Chứng từ này tự độngsinh ra sau thao tác khai báo đối với những tài sản cố định tăng trong kỳ

– Trình tự thực hiện: trường hợp mua tài sản cố định, người sử dụng chọn menu

Nghiệp vụ/ Tài sản cố định/ Mua và Ghi tăng TSCĐ hoặc chọn biểu tượng Ghi tăng

trên phân hệ Tài sản cố định

+ Tùy vào nội dung nghiệp vụ, người sử dụng chọn "Chưa thanh toán" hoặc "Đãthanh toán" (Trong trường hợp chưa thanh toán cần chọn hình thức thanh toán và khai báothêm một số thông tin)

+ Khai báo đầy đủ các thông tin cần thiết trong phần "Thông tin chung" , "Chứngtừ" Chọn nguồn gốc tài sản (mua trong nước hay nhập khẩu)

+ Mục "Hàng tiền" người sử dụng thêm dòng hạch toán, chọn mã tài sản (đã khaibáo từ bước trước), diễn giải và các thông tin khác…

+ Mục "Thuế" người sử dụng khai báo các thông tin về thuế

+ Mục "Thống kê" kế toán khai báo thông tin thống kê (nếu cần thiết)

Giao diện 5.4: Ghi tăng tài sản cố định do mua sắm trên MISA SME.NET 2012

5.2.2 Ghi tăng khác

Các trường hợp tăng tài sản cố định khác không do mua sắm (được cấp, biếu, tặng, điều

chỉnh nguyên giá…) người sử dụng chọn menu Nghiệp vụ/ Tài sản cố định/ Ghi tăng khác và

tiến hành khai báo các thông tin trên cửa sổ "Ghi tăng khác" tương tự như ghi tăng do mua sắm

5.3 Ghi giảm tài sản cố định

– Trường hợp áp dụng: phát sinh các nghiệp vụ kinh tế làm giảm tài sản cố định củadoanh nghiệp như: nhượng bán, thanh lý, điều động

– Trình tự thực hiện: người sử dụng chọn menu Nghiệp vụ/ Tài sản cố định/ Ghi giảm

hoặc chọn biểu tượng ghi giảm trên sơ đồ làm việc của phân hệ Tài sản cố định, chọn "Thêm"

Trên của sổ Ghi giảm tài sản cố định, người sử dụng nhập diễn giải, ngày tháng chứng từ,ngày hạch toán, số chứng từ (nếu không đánh tự động)

Tại phần hạch toán, chọn mã tài sản ghi giảm, phần mềm tự động đưa ra các dòng hạchtoán cần thiết, số tiền do phần mềm tự tính dựa trên thông tin khai báo, thông tin ghi tăng khimua tài sản và thông tin khấu hao của tài sản trong quá trình sử dụng

Giao diện 5.5: Ghi giảm tài sản cố định trên MISA SME.NET 2012 Lưu ý: Trường hợp thanh lý, nhượng bán tài sản cố định thường phát sinh các chi phí và

thu nhập liên quan: chi phí bằng tiền, chi phí vật liệu, chi phí nhân công… Khi hạch toán nghiệp

vụ, ngoài thực hiện việc ghi giảm TSCĐ, người sử dụng sẽ phản ánh chi phí và thu nhập từ thanh

lý nhượng bán (nếu có) trên các phân hệ liên quan như: phân hệ Quỹ, phân hệ Ngân hàng, phân

hệ Kho, phân hệ Tổng hợp…

5.4 Tính, phân bổ và hạch toán khấu hao tài sản cố định

Để tính khấu hao tài sản cố định trong kỳ, người sử dụng chọn menu Nghiệp vụ/ Tài sản

cố định/ Tính khấu hao, sau đó nhấn "Thêm" Trên cửa sổ "Chọn kỳ tính khấu hao" cần chọntháng, năm tính khấu hao sau đó chọn "Đồng ý"

Giao diện 5.6: Chọn kỳ tính khấu hao TSCĐ trên MISA SME.NET 2012

Phần mềm căn trên các thông tin khai báo ban đầu của tài sản (Nguyên giá, thời gian sửdụng, phương pháp tính khấu hao…) để tính khấu hao.

Giao diện 5.7: Bảng tính khấu hao TSCĐ trên MISA SME.NET 2012

Sau khi tính khấu hao tài sản cố định nếu giá trị khấu hao của tài sản được phân bổ chonhiều đối tượng, người sử dụng chọn "Phân bổ" trên cửa sổ "Bảng tính khấu hao tài sản cố định"

Để hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định vào tài khoản chi phí của các bộ phận, chọn

"Hạch toán", sau đó chọn "Cất" Sau khi lưu chứng từ, có thể lựa chọn "In", "Bỏ ghi", "Sửa",

"Xóa"… nếu cần thiết

5.5 Điều chỉnh tài sản cố định

– Trường hợp áp dụng: Điều chỉnh tăng (Nâng cấp, đánh giá lại), Điều chỉnh giảm (Đánhgiá lại)

– Cách thực hiện: chọn menu Nghiệp vụ/ Tài sản cố định/ Điều chỉnh TSCĐ hoặc chọn

biểu tượng "Điều chỉnh" trên sơ đồ làm việc của phân hệ Tài sản cố định, sau đó chọn "Thêm"

Trên cửa sổ "Điều chỉnh TSCĐ" kế toán cần nhập, khai báo các thông tin

+ Mục "Thông tin chung": Chọn tài sản điều chỉnh, nhập diễn giải

+ Mục "Chứng từ": Nhập ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ

+ Tích chọn "Điều chỉnh giá trị khấu hao", "Điều chỉnh thời gian sử dụng" (nếu điềuchỉnh thời gian sử dụng, nhập thời gian sử dụng mới)

+ Tại dòng hạch toán, chọn TK nợ, TK có, nhập số tiền