ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG HỌC PHẦN KẾ TOÁN MÁY

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG HỌC PHẦN KẾ TOÁN MÁY Chương TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY Số tiết: 02 (Lý thuyết: 02 tiết; Bài tập, thực hành: tiết) A MỤC TIÊU – Về kiến thức: Sinh viên nắm nội dung phần mềm kế toán máy: + Khái niệm phần mềm kế toán máy + Cách phân loại phần mềm kế tốn máy + Quy trình hoạt động phần mềm kế tốn nói chung + Tính ưu việt, lợi ích từ việc sử dụng phần mềm kế toán máy + Thơng tin số phần mềm kế tốn cung cấp phổ biến thị trường + Các điều kiện cần thiết, bước triển khai phần mềm kế toán đơn vị sử dụng – Về kỹ năng: + Sinh viên có khả tự nghiên cứu + Sinh viên có khả vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, phát xử lý vấn đề liên quan đến nội dung học – Về thái độ: + Sinh viên nhận thức quan trọng học, chủ động tìm hiểu, sưu tầm tài liệu liên quan đến học + Tích cực tham gia phát biểu ý kiến xây dựng bài, thảo luận, phát huy tính sáng tạo sinh viên B NỘI DUNG 1.1 Khái niệm kế toán máy Quá trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin hệ thống thơng tin kế tốn, nhằm hỗ trợ cơng tác kế tốn việc thu thập, xử lý, tính tốn, lưu trữ, tìm kiếm cung cấp thơng tin kế tốn gọi kế toán máy Như vậy, kế toán máy hiểu cách đơn giản làm kế tốn máy vi tính thơng qua phần mềm chun dụng Từ giúp người kế tốn thực cơng việc quản lý tài đơn giản, tiện dụng đưa hệ thống sổ sách, báo cáo tài đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp Phần mềm kế toán hệ thống chương trình máy tính dùng để tự động xử lý thơng tin kế tốn máy vi tính, khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin chứng từ, sổ sách theo quy định chế độ kế toán đến khâu in sổ kế toán báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị báo cáo thống kê phân tích tài khác Tóm lại: – Phần mềm kế tốn đơn cơng cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp sở liệu đầu vào chứng từ gốc – Quá trình xử lý phải tuân thủ chuẩn mực chế độ kế tốn ban hành – Độ xác báo cáo phụ thuộc vào yếu tố người kế tốn thủ cơng Phần mềm kế tốn phải có đủ tiêu chuẩn, điều kiện Bộ tài quy định Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 quy định chế độ tài kế tốn hành 1.2 Phân loại phần mềm kế toán máy 1.2.1 Phân loại theo chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh – Phần mềm kế toán bán lẻ: Phần mềm kế toán lẻ phần mềm hỗ trợ cơng tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán giao hàng cho khách hàng Tùy lĩnh vực phần mềm cụ thể mà loại phần mềm hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho Nhìn chung loại phần mềm có tính đơn giản báo cáo phần mềm cung cấp báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng báo cáo tồn kho Loại phần mềm chủ yếu phục vụ cho doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng kinh doanh trực tuyến Internet Kết đầu phần mềm đầu cho phần mềm kế tốn tài quản trị – Phần mềm kế tốn tài quản trị: dùng để nhập chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị báo cáo phân tích tài 1.2.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm – Phần mềm đóng gói: Là phần mềm kế tốn nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng đĩa cài phần mềm Ưu điểm phần mềm đóng gói giá thành rẻ, chi phí triển khai sử dụng rẻ, thời gian triển khai ngắn, nâng cấp, cập nhập nhanh chóng có tính ổn định cao Tuy nhiên phần mềm đóng gói phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động nhiều loại hình khác nhau, số u cầu đặc thù riêng doanh nghiệp khơng có phần mềm – Phần mềm kế toán đặt hàng: Là phần mềm thiết kế riêng biệt cho doanh nghiệp sơ doanh nghiệp tập đồn theo đơn đặt hàng Ưu điểm phần mềm đáp ứng yêu cầu đặc thù, cụ thể doanh nghiệp Tuy nhiên loại phần mềm không phổ biến, giá thành cao, khó cập nhập nâng cấp, tính ổn định thấp tính rủi ro cao 1.3 Mơ hình hoạt động phần mềm kế tốn Thơng thường hoạt động phần mềm kế toán chia làm công đoạn chủ yếu: - Công đoạn 1: Nhận liệu đầu vào Trong công đoạn người sử dụng phải tự phân loại chứng từ phát sinh trình hoạt động kinh tế nhập liệu vào hệ thống tùy theo đặc điểm phần mềm Các chứng từ sau nhập vào phần mềm lưu trữ vào máy tính dạng nhiều tệp liệu - Công đoạn 2: Xử lý liệu Công đoạn thực việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn thơng tin tài kế tốn dựa thơng tin chứng từ nhập công đoạn để làm kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê công đoạn sau Trong công đoạn sau người sử dụng định ghi thông tin chứng từ nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch tốn), phần mềm tiến hành trích lọc thông tin cốt lõi chứng từ để ghi vào nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi bút toán hạch toán lên sổ tính tốn, lưu giữ kết cân đối tài khoản - Công đoạn 3: Kết xuất liệu đầu Căn kết xử lý liệu kế tốn cơng đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ đó, người sử dụng xem, lưu trữ, in ấn xuất liệu,… để phục vụ cho mục đích phân tích, thống kê, quản trị kết nối với hệ thống phần mềm khác Tùy theo nhu cầu người sử dụng thực tế khả phần mềm kế tốn, người sử dụng thêm, bớt chỉnh sửa báo cáo nhằm đáp ứng u cầu quản trị đơn vị Tóm lại, mơ hình hoạt động cho thấy chứng từ nhập vào hệ thống có đưa vào hạch tốn hay khơng hồn tồn người định Điều mô lại sát với quy trình ghi chép kế tốn thủ cơng Sơ đồ 1.1: Mơ hình hoạt động phần mềm kế tốn 1.4 Tính ưu việt phần mềm kế toán so với kế toán thủ cơng 1.4.1 Tính xác Nếu trước kế tốn viên cộng sổ kế tốn sai tồn báo cáo tài chính, quản trị có liên quan phải lập lại từ đầu thời gian tiêu tốn cho việc vài ngày, chí tới tuần để hồn thành; với hỗ trợ phần mềm, người sử dụng giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống vài phút Do liệu tính tốn kết xuất báo cáo vào nguồn chứng từ gốc nhập vào nên liệu cung cấp phần mềm kế tốn mang tính qn cao Trong đó, với cơng tác kế tốn thủ cơng, thơng tin chứng từ nhiều kế toán viên ghi chép nhiều sổ sách theo chất nghiệp vụ mà phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch liệu sổ tổng hợp, kéo theo cơng tác kế tốn tổng hợp bị sai lệch 1.4.2 Tính hiệu Trong xã hội cạnh tranh thơng tin sức mạnh, có thơng tin nhanh người có khả chiến thắng nhanh Với khả cung cấp thơng tin tài quản trị cách đa chiều nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp định nhanh hơn, xác hiệu Mặt khác, cơng tác kế tốn thủ cơng địi hỏi cần nhiều nhân làm kế toán.Trong phần mềm kế toán tự động hóa hồn tồn cơng đoạn tính tốn, lưu trữ, tìm kiếm kết xuất báo cáo nên tiết kiệm nhân thời gian, điều góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp 1.4.3 Tính chuyên nghiệp Bằng việc sử dụng phần mềm kế tốn, tồn hệ thống sổ sách doanh nghiệp in ấn (không bị tẩy xóa), đẹp quán theo chuẩn mực quy định Điều giúp doanh nghiệp thể tính chun nghiệp với khách hàng, đối tác đặc biệt nhà tài chính, kiểm tốn đầu tư Đây yếu tố có giá trị xây dựng thương hiệu cho riêng 1.4.4 Tính cộng tác Các phần mềm kế tốn ngày cung cấp đầy đủ phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng, lương, tài sản cố định cho phép nhiều người làm kế toán làm việc với liệu kế tốn Như vậy, mơi trường làm việc số liệu đầu người số liệu đầu vào người khác tồn hệ thống tích hợp chặt chẽ với tạo môi trường làm việc cộng tác biến đổi văn hóa làm việc doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp tích cực 1.5 Lợi ích việc sử dụng phần mềm kế tốn – Đối với kế tốn viên: + Khơng phải thực bút toán tay, tiết kiệm thời gian, tăng suất lao động + Không yêu cầu phải nắm vững nghiệp vụ chi tiết mà cần nắm vững quy trình hạch tốn đưa báo cáo xác – Đối với kế toán trưởng: + Tiết kiệm thời gian việc tổng hợp, đối chiếu sổ sách, báo cáo kế tốn + Cung cấp tức số liệu kế toán nào, thời điểm cho lãnh đạo doanh nghiệp – Đối với nhà quản trị doanh nghiệp: + Năm bắt thông tin tài kế tốn doanh nghiệp để phục vụ q trình định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh cách kịp thời, nhanh chóng, hiệu + Tiết kiệm nhân lực, chi phí tăng cường tính chuyên nghiệp đội ngũ càn bộ, làm gia tăng giá trị thương hiệu mắt đối tác, khách hàng nhà đầu tư – Đối với quan quản lý: Dễ dàng cơng tác kiểm tra chứng từ kế tốn doanh nghiệp 1.6 Các tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán – Tiêu chuẩn phần mềm kế toán: + Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ quy định Nhà nước kế toán Khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi chất, nguyên tắc phương pháp kế toán quy định văn pháp luật hành kế toán + Phần mềm kế toán phải có khả nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với thay đổi định chế độ kế tốn sách tài mà khơng ảnh hưởng đến liệu có + Phần mềm kế toán phải tự động xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau kế toán nhập liệu đảm bảo xác số liệu kế tốn + Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin an tồn liệu – Điều kiện phần mềm kế toán + Phần mềm kế toán trước đưa vào sử dụng phải đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính kỹ thuật, mức độ đạt tiêu chuẩn hướng dẫn Thông tư 103/2005/TT-BTC quy định hành kế toán + Phần mềm kế toán đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an tồn, có khả xử lý cố đơn giản + Phần mềm kế toán tổ chức, cá nhân ngồi đơn vị kế tốn cung cấp phải bảo hành thời hạn thỏa thuận, phải hồn thành cơng việc kế tốn năm tài 1.7 Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán 1.7.1 Điều kiện kỹ thuật - Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất doanh nghiệp - Trang bị hệ thống thiết bị tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học cán quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán - Sử dụng thử nghiệm phần mềm Sau trình thử nghiệm, phần mềm kế toán đáp ứng tiêu chuẩn phần mềm kế toán yêu cầu kế toán đơn vị đơn vị triển khai áp dụng thức - Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế tốn máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý liệu; kiểm tra, kiểm sốt việc đưa thơng tin từ ngồi vào hệ thống; thực công việc lưu liệu định kỳ; phân quyền máy nhập xử lý số liệu… - Tổ chức trang bị sử dụng thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí vận hành theo yêu cầu kỹ thuật 1.7.2 Điều kiện người tổ chức máy kế toán - Lựa chọn tổ chức đào tạo cán kế tốn có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ kế tốn tin học - Lập kế hoạch tổ chức thực khâu công việc: lập chứng từ máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực thao tác máy theo yêu cầu phần mềm kế tốn; phân tích số liệu sổ kế tốn báo cáo tài chính, quản trị mạng quản trị thông tin - Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật liệu máy tính; chức năng, nhiệm vụ người sử dụng hệ thống; ban hành quy chế quản lý liệu, quy định chức năng, quyền hạn nhân viên; quy định danh mục thông tin không phép lưu chuyển 1.7.3 Đảm bảo tính thống cơng tác kế toán Đối với đơn vị kế toán có đơn vị kế tốn trực thuộc (Tổng cơng ty, cơng ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài tổng hợp báo cáo tài hợp nhất, cần đạo cho đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán cho thuận tiện việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo 1.8 Các bước đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng Bước 1: Đặt mua phần mềm Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống - Thiết lập số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ, phương pháp tính giá xuất kho,… - Lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài sản, - Tiến hành thiết lập chế độ an ninh cho hệ thống, khai báo người dùng phần mềm định nghĩa quyền hạn cho người dùng nhóm người dùng, - Nhập số dư đầu năm cho tài khoản, danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài sản cho hệ thống Bước 4: Thực việc hạch toán kế toán phần mềm Bước 5: An toàn an ninh liệu Thực chế độ lưu liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng chế độ bảo trì hệ thống theo yêu cầu nhà cung cấp phần mềm nhu cầu đơn vị 1.9 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn máy Sơ đồ 1.2: Trình tự kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính - Hàng ngày, kế tốn vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập liệu vào máy vi tính theo bảng biểu thiết kế sẵn phần mềm Theo quy trình phần mềm kế tốn, thơng tin tự động cập nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký sổ cái) sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan - Cuối tháng (hoặc thời điểm cần thiết nào), kế toán thực thao tác khóa sổ (cộng sổ) lập báo cáo tài + Việc đối chiếu số liệu tổng hợp số liệu chi tiết thực tự động ln đảm bảo xác, trung thực theo thơng tin nhập kỳ Người làm kế tốn kiểm tra, đối chiếu số liệu sổ kế tốn với báo cáo tài sau in giấy + Thực thao tác in báo cáo tài theo quy định: Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết in giấy, đóng thành thực thủ tục pháp lý theo quy định sổ kế toán ghi tay Đa phần phần mềm kế toán thiết kế để in, kết xuất sổ sách nhiều hình thức sổ khác (Nhật Ký chung, Nhật ký – Sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký – Chứng từ) Kế toán chọn mẫu sổ sách mà doanh nghiệp sử dụng để tiến hành in ấn 1.10 Khử chứng từ trùng hạch toán phần mềm 1.10.1 Chứng từ trùng Trong nhiều nghiệp vụ kế toán, có chứng từ với sơ đồ hạch tốn Nợ/Có trùng nhau, nhân viên kế tốn khác theo dõi chúng chứa đựng thơng tin khác Ví dụ: trường hợp bán hàng thu tiền ngay, kế toán bán hàng thực hóa đơn bán hàng với thơng tin số lượng, đơn giá, trị giá hàng hóa; cịn kế toán tiền mặt thực phiếu thu tiền phiếu phản ánh thông tin trị giá hàng hóa Vì vậy, cần phải có quy trình rõ ràng cập nhập xử lý chứng từ trùng máy tính Nhóm chứng từ phát sinh có chứng từ trùng: – Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt tiền gửi ngân hàng nộp tiền mặt vào ngân hàng, rút tiền gửi ngân hàng quỹ, chuyển tiền ngân hàng, mua ngoại tệ, bán ngoại tệ – Các phát sinh liên quan tới mua bán vật tư, hàng hóa tốn tiền mặt, tiền gửi ngân hàng – Các phát sinh liên quan đến tốn tiền tạm ứng mua hàng hóa, vật tư 1.10.2 Cách khử chứng từ trùng MISA SME.NET 2012 – Trong trường hợp chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt tiền gửi ngân hàng, người sử dụng cập nhập chứng từ phát sinh Việc lựa chọn chứng từ cập nhập vào máy tính theo trình tự ưu tiên sau: + Chứng từ tiền mặt ưu tiên so với chứng từ ngân hàng + Chuyển tiền ngân hàng vào mục "Chuyển tiền" phân hệ Ngân hàng – Trong trường hợp mua hàng, bán hàng tốn ngay: + Chỉ cập nhập vào Hóa đơn mua hàng (trong phân hệ Mua hàng) Hóa đơn bán lẻ (trong phân hệ Bán hàng) + Nếu chọn Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, Hóa đơn mua hàng kiêm phiếu nhập kho cập nhập Hóa đơn bán hàng, mua hàng mà khơng phải lập Phiếu xuất kho, Nhập kho phân hệ Quản lý kho 1.11 Giới thiệu số phần mềm kế tốn thơng dụng – Phần mềm kế tốn SAS INNOVA: Sản phẩm Công ty cổ phần SIS Việt Nam (Website: http://www.sisvn.com http://www.phanmemketoan.net) Giao diện 1.1: Cửa sổ làm việc phần mềm kế tốn SAS INNOVA – Phần mềm kế tốn ACMAN: Sản phẩm Cơng ty cổ phần phát triển phần mềm Acman (Website: http://www.acman.com) Giao diện 1.2: Cửa sổ làm việc phần mềm kế tốn ACMAN – Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012: Phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa nhỏ được phát triển nền tảng công nghệ mới nhất - Microsoft NET, làm việc được cả mạng nội bộ LAN mạng diện rộng WAN hay Internet Với những tính ưu việt, MISA SME.NET giúp tự đợng hóa hầu hết nghiệp vụ kế tốn hàng ngày của kế tốn viên, cơng cụ hỡ trợ đắc lực cho công tác quản lý doanh nghiệp Giao diện 1.2: Cửa sổ làm việc phần mềm kế tốn MISA SME.NET 2012 Ngồi thị trường cịn nhiều phần mềm kế toán khác: Bravo, Fast Accounting 2010, Easy Accounting… TÀI LIỆU HỌC TẬP Công ty cổ phần Misa (2009), Giáo trình Kế tốn máy – Kế tốn doanh nghiệp, Nxb Văn hóa – Thơng tin TS Trần Thị Song Minh (2005), Kế toán máy, Nxb Lao động – Xã hội CÂU HỎI ÔN TẬP Trình bày khái niệm mơ hình hoạt động phần mềm kế toán? So sánh kế toán máy kế tốn thủ cơng? Trình bày lợi ích việc ứng dụng phần mềm kế toán? Phân loại phần mềm kế toán? Nêu ưu nhược điểm phần mềm đóng gói đặt hàng? Quy trình ứng dụng phần mềm kế tốn? 10 11.3 Thực bút toán kết chuyển xác định kết sản xuất kinh doanh 11.3.1 Xây dựng danh sách bút toán kết chuyển Các bút toán kết chuyển phần mềm thiết kế sẵn bao gồm hầu hết bút toán kết chuyển thường thực doanh nghiệp Tuy nhiên, người sử dụng lập bút tốn kết chuyển mới, sửa thơng tin bút toán kết chuyển cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức công tác kế tốn đơn vị Để thêm, sửa, xóa, ngừng theo dõi bút toán kết chuyển, người sử dụng chọn biểu tượng "Tài khoản kết chuyển" sơ đồ làm việc phân hệ tổng hợp Giao diện 11.3: Danh sách bút toán kết chuyển MISA SME NET 2012 11.3.2 Lập bút toán kết chuyển cuối kỳ – Điều kiện thực hiện: Để bút tốn kết chuyển cuối kỳ đảm bảo tính xác, trước thực bút toán kết chuyển cần thực cơng việc sau: + Đảm bảo tính xác, kịp thời thực hạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khơng bỏ sót nghiệp vụ + Hồn thành cơng việc hạch tốn phân hệ: Tính, hạch tốn chi phí khấu hao tài sản cố định phân hệ Tài sản cố định; Tính giá xuất kho phân hệ Kho; Thực tính giá thành sản phẩm phân hệ Giá thành (đối với doanh nghiệp sản xuất);… 100 – Trình tự thực hiện: Để lập bút toán kết chuyển xác định kết sản xuất kinh doanh thời điểm cuối kỳ, người sử dụng chọn menu Nghiệp vụ/ Tổng hợp/ Kết chuyển lãi lỗ chọn biểu tượng "Kết chuyển lãi lỗ" sơ đồ làm việc phân hệ Tổng hợp Trên cửa sổ "Kết chuyển lãi lỗ" khai báo, nhập liệu sau: + Ngày hạch toán: Chọn ngày cuối kết chuyển + Diễn giải: Phần mềm tự nhập (có thể sửa lại cần thiết) + Tại mục "Hạch toán": Phần mềm vào danh sách bút toán kế chuyển xây dựng, chứng từ hạch toán lập phân hệ phần mềm có liên quan đến doanh thu, chi phí kỳ để tự động lên bút toán kết chuyển cần thiết Sau kiểm tra lại thông tin khai báo, chọn "Cất" để lưu chứng từ Phần mềm tự động tạo chứng từ nghiệp vụ khác để phản ánh bút toán kết chuyển Giao diện 11.4: Lập chứng từ kết chuyển xác định lãi lỗ MISA SME NET 2012 101 11.4 Khóa sổ kỳ kế tốn Thơng thường vào cuối năm kế tốn sau hồn thành, in gửi báo cáo tài cho quan thuế, đầu tư… kế tốn trưởng tiến hành khóa sổ kế toán nhằm hạn chế ngăn chặn chỉnh sửa can thiệp vào liệu hoàn chỉnh Phần mềm kế tốn cho phép khóa sổ tồn chứng từ nhập liệu thuộc nhiều phân hệ kế toán khoảng thời gian người dùng lựa chọn Sau thực thao tác khóa sổ, tồn chứng từ kể từ ngày khóa sổ trở trước không sửa lại để đảm báo tính quán số liệu báo cáo Để thực việc khóa sổ kế tốn phần mềm MISA SME.NET 2012 người sử dụng chọn Nghiệp vụ/ Tổng hợp/ Khóa sổ kỳ kế tốn chọn biểu tượng "Khóa sổ kỳ kế toán" sơ đồ làm việc phân hệ Tổng hợp Trên cửa sổ "Khóa sổ kỳ kế toán", người sử dụng điền ngày, tháng, năm muốn khóa sổ sau nhấn "Thực hiện" Giao diện 11.5: Khóa sổ kỳ kế tốn MISA SME.NET 2012 Trong số trường hợp đặc biệt cần sửa lại chứng từ khóa sổ phần mềm kế tốn cung cấp chức Bỏ khóa sổ để người sử dụng thực thao tác sửa chứng từ Để bỏ khóa sổ chọn Nghiệp vụ/ Tổng hợp/ Bỏ khóa sổ kỳ kế tốn Giao diện 11.6: Bỏ khóa sổ kỳ kế toán MISA SME.NET 2012 102 11.5 Báo cáo tài Căn vào việc hạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh kỳ, phần mềm tự động lên báo cáo tài theo mẫu quy định Người sử dụng xem, in, kết xuất báo cáo tài doanh nghiệp kỳ cách: – Đặt chuột lên biểu tượng "Báo cáo tài chính" sơ đồ làm việc phân hệ Tổng hợp, danh sách báo cáo tài chọn loại báo cáo – Chọn Báo cáo/ Báo cáo tài chọn loại báo cáo Giao diện 11.7: Hệ thống Báo cáo tài MISA SME.NET 2012 Lưu ý: – Trước thực việc xem, in, kết xuất Báo cáo tài cần hồn thiện cơng việc kế tốn phân hệ: Tính khấu hao tài sản cố định, Tính giá xuất kho, Tính giá thành sản phẩm, Kết chuyển lãi lỗ (hoặc khóa sổ kỳ kế tốn) – Sau chọn báo cáo để xem, in kết xuất, cần nhập tham số báo cáo – Đối với, Báo cáo kết hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài sau nhập tham số báo cáo cần chọn "Lấy số liệu" để phần mềm lấy số liệu vào báo cáo, sau chọn "Cất" để lưu báo cáo – Trường hợp doanh nghiệp lập, in báo cáo tài phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế Tổng cục thuế, kết xuất liệu từ MISA SME.NET 2012 Để thực việc kết xuất liệu cho phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế, chế độ xem báo cáo chọn , , sau chọn vị trí lưu 103 TÀI LIỆU HỌC TẬP Cơng ty cổ phần Misa (2009), Giáo trình Kế tốn máy – Kế tốn doanh nghiệp, Nxb Văn hóa – Thông tin TS Trần Thị Song Minh (2005), Kế toán máy, Nxb Lao động – Xã hội CÂU HỎI ƠN TẬP Trình tự thực việc hạch tốn nghiệp vụ kinh tế phát sinh cách lập chứng từ nghiệp vụ khác phần mềm MISA SME.NET 2012? Khi doanh nghiệp cần xây dựng bút toán kết chuyển phần mềm? Trước thực bút toán kết chuyển lãi lỗ, cần thực cơng việc gì? Trình tự thực bút toán kết chuyển lãi lỗ phần mềm MISA SME.NET 2012? Mục đích việc khóa sổ kỳ kế tốn? Trình tự thực hiện? Cách bỏ khóa sổ kỳ kế toán? Hệ thống báo cáo tài doanh nghiệp gồm báo cáo nào? BÀI TẬP THỰC HÀNH Với tập chương – Mua hàng chương – Bán hàng tháng thực yêu cầu sau: Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh Thực việc kết chuyển lãi lỗ kỳ Thực khấu trừ thuế Lập, kết xuất tờ khai thuế GTGT Hạch toán nghiệp vụ nộp thuế hàng tháng (giả sử doanh nghiệp nộp thuế toàn loại thuế phát sinh tháng tiền mặt, ngày nộp thuế ngày tháng N ngày 22 tháng N+1) In, kết xuất báo cáo: - Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng - Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn - Sổ theo dõi thuế GTGT - Tờ khai thuế TNDN tạm tính 104 Chương 12 QUẢN LÝ, LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN SỔ KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Số tiết: 03 (Lý thuyết: 01 tiết; Bài tập, thực hành: 01 tiết; Kiểm tra: 01 tiết) A MỤC TIÊU – Về kiến thức: Cung cấp cho người học phương pháp quản lý, sử dụng chức hệ thống cung cấp phần mềm, thực việc lưu trữ, bảo quản sổ kế toán doanh nghiệp, phục hồi liệu kế toán gặp cố – Về kỹ năng: + Sinh viên có khả tự nghiên cứu + Sinh viên có khả vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, phát xử lý vấn đề liên quan đến nội dung học – Về thái độ: + Sinh viên nhận thức quan trọng học, chủ động tìm hiểu, sưu tầm tài liệu liên quan đến học + Tích cực tham gia phát biểu ý kiến xây dựng bài, thảo luận, phát huy tính sáng tạo sinh viên B NỘI DUNG 12.1 Sử dụng chức hệ thống MISA SME.NET 2012 12.1.1 Ghi sổ, bỏ ghi sổ theo lơ Tính cho phép ghi sổ/ bỏ ghi sổ hàng loạt chứng từ thuộc phân hệ: Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Tài sản cố định, Tổng hợp Để sử dụng tính này, người sử dụng chọn menu Tiện ích/ Ghi sổ/ Bỏ ghi sổ theo lô Trên cửa sổ "Ghi sổ/ Bỏ ghi sổ theo lơ" chọn khoảng thời gian, tích chọn phân hệ thực việc ghi sổ (hoặc bỏ ghi sổ), sau chọn "Ghi sổ" (hoặc "Bỏ ghi") Sau thực hiện, toàn chứng từ phát sinh thuộc phân hệ, khoảng thời gian lựa chọn phần mềm tự động ghi sổ (hoặc bỏ ghi sổ) Giao diện 12.1: Ghi sổ/ Bỏ ghi sổ theo lô MISA SME.NET 2012 Lưu ý: Sau thực chức Ghi sổ/ Bỏ ghi sổ theo lô, phát sinh số chứng từ chưa khai báo đủ thông tin khai báo sai, liên quan đến nhiều chứng từ khác… thực việc ghi sổ (hoặc bỏ ghi sổ) Để xem danh sách chứng từ, nguyên nhân không thực việc ghi sổ (hoặc bỏ ghi sổ), chọn "Kết quả" 105 12.1.2 Bảo trì liệu Trong trình hạch tốn, kế tốn viên khơng tránh khỏi sai sót nhập sót hay nhập sai số liệu tài khoản khách hàng hóa đơn bán hàng,… để tìm sai sót thường nhiều thời gian Vì vậy, phần mềm thường có chức bảo trì lại liệu Đây q trình rà sốt lại nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch tốn, để kiểm tra tính xác đầy đủ giai đoạn nhập liệu Chức quan trọng, hệ thống kế tốn thủ cơng, kế tốn viên phát nghiệp vụ không hợp lệ hay nghiệp vụ sai tiến hành sửa chữa trước bắt đầu q trình xử lý Cịn sử dụng máy tính để xử lý liệu xảy trường hợp nghiệp vụ khơng hợp lệ xử lý, phát sau thực chức bảo trì Thực tính MISA SME.NET 2012, cửa sổ làm việc phần mềm người sử dụng chọn menu Tiện ích/ Bảo trì liệu Giao diện 12.2: Bảo trì liệu kế tốn MISA SME.NET 2012 12.1.2 Đánh số lại chứng từ Chức đánh số lại chứng từ cho phép sắp xếp lại số thứ tự của chứng từ phát sinh kỳ theo một trật tự nhật định, thuận tiện cho người sử dụng việc quản trị dữ liệu Trên cửa sổ "Đánh số lại chứng từ", chọn khoảng thời gian, loại chứng từ sau nhấn chọn "Lấy liệu" Phần mềm tự động lên danh sách chứng từ Người sử dụng nhập thêm tham số phần "Thiết lập định dạng số chứng từ" chọn "Đánh lại số chứng từ" Sau thực hiện, chọn "Đồng ý" để phần mềm thực việc thay ghi sổ lại chứng từ (theo trình tự thời gian) Giao diện 12.3: Đánh số lại chứng từ MISA SME.NET 2012 106 12.1.3 Các chức trợ giúp Để sử dụng tính trợ giúp phầm mềm MISA SME.NET 2012, người sử dụng chọn menu Trợ giúp Các nội dung phần Trợ giúp bao gồm: - Nội dung trợ giúp: Xem hướng dẫn sơ lược sử dụng phần mềm, tra cứu nghiệp vụ kinh tế, tính phần mềm - Website MISA: Đường dẫn đến trang chủ công ty cổ phần Misa - Tự động cập nhật: Cho phép phần mềm tự động tìm, cập nhật tính bổ sung, phương pháp xử lý thông tin theo thơng tư hướng dẫn Bộ tài (u cầu có kết nối mạng Ỉnternet) - Liên kết: Cung cấp số liên kết đến trang quan thuế, Bộ tài - MISA Remote Support: Nhận hỗ trợ trực tiếp nhân viên công ty cổ phần Misa vấn đề phát sinh q trình sử dụng thơng qua phần mềm Teamwiew (điều khiển máy tính từ xa) Giao diện 12.4: Chức Trợ giúp MISA SME.NET 2012 12.2 Tổ chức lưu trữ bảo quản sổ kế toán máy vi tính 12.2.1 Lập sổ sách kế tốn Kế tốn thường phải lập lưu, dự phịng theo dõi sổ kế tốn máy vi tính nhằm đảm bảo an toàn cho chứng từ, sổ sách, báo cáo trường hợp gặp cố bất thường xảy nhiều nguyên nhân khác Trên phần mềm kế toán, thao tác lưu tạo toàn chứng từ, sổ sách hoàn toàn giống so với gốc, cho phép làm giảm tối đa hậu có cố Để thiết lập tùy chọn lưu liệu, kế toán chọn Hệ thống/ Tùy chọn/ Sao lưu Trên cửa sổ "Tùy chọn", người sử dụng lựa chọn: + Tích chọn "Tự động lưu kết thúc chương trình" muốn tự động lưu kết thúc (tắt) chương trình + Thay đổi thư mục lưu không muốn lưu thư mục mặc định phần mềm + Tích chọn "Chỉ lưu vào tập có tên" chọn tên tệp (và chọn thêm phương thức ghi tệp lưu) muốn tệp lưu khơng đổi tên + Tích chọn "Nén tập liệu sau lưu" muốn giảm dung lượng tệp lưu 107 Giao diện 12.5: Tùy chọn lưu liệu MISA SME.NET 2012 12.2.2 Phục hồi sổ sách kế tốn Trong q trình hạch tốn, sử dụng phần mềm kế toán, người sử dụng bị chứng từ, sổ sách, báo cáo lập nhiều nguyên nhân khác Khi người sử dụng lập dự phịng tiến hành phục hồi lại đó, sau in lại sổ sách, báo cáo bị Trên phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012, để phục hồi sổ sách sau sảy cố, người sử dụng nhấn chọn Start/ All Programs/ MISA SME.NET 2012/ MISA SME.NET 2012 Tool/ Data Management Tool, chọn "Phục hồi" Trên cửa sổ phục hồi, chọn tệp liệu kế toán (Tên liệu kế tốn cần phục hồi), sau chọn vị trí lưu tệp phục hồi Chọn "Phục hồi" để phần mềm bắt đầu thực việc khôi phục liệu kế toán Giao diện 12.6: Cửa sổ phục hồi sổ sách kế toán MISA SME.NET 2012 108 TÀI LIỆU HỌC TẬP Cơng ty cổ phần Misa (2009), Giáo trình Kế toán máy – Kế toán doanh nghiệp, Nxb Văn hóa – Thơng tin TS Trần Thị Song Minh (2005), Kế toán máy, Nxb Lao động – Xã hội CÂU HỎI ÔN TẬP Chức Ghi sổ/ bỏ ghi sổ theo lô phần mềm MISA SME.NET 2012 có tác dụng gì? Hãy nêu trường hợp cần sử dụng đến chức này? Trình tự thực hiện? Chức Bảo trì liệu phần mềm MISA SME.NET 2012 có tác dụng gì? Trình tự thực hiện? Chức đánh số lại chứng từ phần mềm MISA SME.NET 2012 có tác dụng gì? Trình tự thực hiện? Khi sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012, nội dung hỗ trợ chủ yếu phần mềm cơng ty cung cấp gì? Tại phải tạo lưu liệu kế tốn? Trình tự thực lưu liệu kế toán phần mềm MISA SME.NET 2012? Trong trường hợp cần phục hồi liệu kế toán? Nêu trình tự phục hồi liệu phần mềm MISA SME NET 2012? 109 TÀI LIỆU THAM KHẢO Cơng ty cổ phần Misa (2009), Giáo trình Kế tốn máy – Kế tốn doanh nghiệp, Nxb Văn hóa – Thông tin TS Trần Thị Song Minh (2005), Kế toán máy, Nxb Lao động – Xã hội 110 MỤC LỤC 111 ... QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY Số tiết: 02 (Lý thuyết: 02 tiết; Bài tập, thực hành: tiết) A MỤC TIÊU – Về kiến thức: Sinh viên nắm nội dung phần mềm kế toán máy: + Khái niệm phần mềm kế toán máy +... sánh kế toán máy kế tốn thủ cơng? Trình bày lợi ích việc ứng dụng phần mềm kế toán? Phân loại phần mềm kế toán? Nêu ưu nhược điểm phần mềm đóng gói đặt hàng? Quy trình ứng dụng phần mềm kế tốn?... chứng từ kế tốn doanh nghiệp 1.6 Các tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán – Tiêu chuẩn phần mềm kế toán: + Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ quy định Nhà nước kế toán Khi