III. TRÍCH MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TRONG KỲ (THÁNG 01/2012)
8.3.1. Hạch toán nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa
8.3.1.1. Mua hàng nhập kho
– Trường hợp áp dụng: Khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến mua vật tư, hàng hóa nhập kho.
– Trình tự thực hiện: Người sử dụng chọn menu Nghiệp vụ/ Mua hàng/ Mua hàng hoặc chọn biểu tượng "Mua hàng" trên sơ đồ làm việc của phân hệ Mua hàng, chọn "Thêm" để thêm mới chứng từ.
Trên cửa sổ "Mua hàng" người sử dụng căn cứ vào nội dung của nghiệp vụ kinh tế để thực hiện khai báo, hạch toán như sau:
+ Tích chọn "Chưa thanh toán" hoặc "Thanh toán ngay". Trong trường hợp chọn "Thanh toán ngay" cần lựa chọn hình thức thanh toán (tiền mặt, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt, thẻ tín dụng). Phần mềm sẽ tự động lập thêm phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản…
+ Bỏ dấu tích chọn "Đã nhận hóa đơn" trong trường hợp hàng về hóa đơn chưa về. Trường hợp này khi nhận được hóa đơn kế toán cần khai báo về hóa đơn bằng cách chọn menu
Nghiệp vụ/ Bán hàng/ Nhận hóa đơn hoặc chọn biểu tượng "Nhận hóa đơn" trên sơ đồ làm việc
của phân hệ Mua hàng.
+ Khai báo các thông tin cần thiết trong mục "Thông tin chung", "Chứng từ"
+ Mục "Mua hàng": chọn trong nước hoặc nhập khẩu (trường hợp nhập khẩu cần khai báo thêm các thông tin về thuế nhập khẩu).
+ Mục "Đơn hàng": chọn đơn hàng đã đặt trước (nếu có).
+ Mục "Hàng tiền": thêm dòng hạch toán và chọn mã hàng, số lượng (hoặc không cần khai báo nếu chọn mua theo đơn hàng), đơn giá, các thông tin khác về chiết khấu…
+ Mục "Thuế": khai báo thông tin hóa đơn GTGT, thông tin về thuế nhập khẩu (nếu có) + Sau khi khai báo đầy đủ các thông tin, nhấn "Cất" để lưu chứng từ. Sau khi lưu chứng từ, có thể chọn "In", "Bỏ ghi", "Sửa", "Xóa"… nếu cần thiết.
Giao diện 8.3: Hạch toán nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa trên MISA SME.NET 2012
Lưu ý: Trong trường hợp mua nhiều loại vật tư, hàng hóa có phát sinh chi phí mua, để phân bổ chi phí mua vào giá trị nhập kho của các loại vật tư, hàng hóa trong đơn hàng, người sử dụng chọn "Phân bổ chi phí…" trên cửa sổ "Mua hàng".
Trên cửa sổ "Phân bổ chi phí mua hàng", nhập tổng chi phí mua hàng, chọn tiêu thức phân bổ (số lượng hoặc giá trị) sau đó chọn "Phân bổ". Phần mềm tự động tính giá trị phân bổ cho từng loại vật tư, hàng hóa trên tiêu thức phân bổ lựa chọn.
Giao diện 8.4: Phân bổ chi phí mua vật tư, hàng hóa trên MISA SME.NET 2012
Sau khi thực hiện phân bổ, chọn "Đồng ý" phần mềm tự động sinh chứng từ hạch toán chi phí mua vật tư, hàng hóa. Trên chứng từ, kế toán khai báo các thông tin cần thiết và chọn "Cất" để lưu chứng từ.
Giao diện 8.5: Chứng từ phản ánh chi phí mua vật tư, hàng hóa trên MISA SME.NET 2012
8.3.1.2. Mua vật tư, hàng hóa dùng trực tiếp không qua kho
– Trường hợp áp dụng: Khi doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến mua vật tư, hàng hóa sử dụng trực tiếp không qua kho mà chuyển đến sử dụng ngay tại các bộ phận trong doanh nghiệp.
– Trình tự thực hiện: Người sử dụng chọn menu Nghiệp vụ/ Mua hàng/ Mua hàng
không qua kho, chọn "Thêm" để thêm mới chứng từ. Trên cửa sổ "Mua hàng" (Mua hàng không
qua kho) kế toán khai báo, nhập các thông tin tương tự trường hợp mua hàng nhập kho. Trong phần hạch toán, TK Nợ chọn tài khoản chi phí của bộ phận sử dụng vật tư, hàng hóa.
Giao diện 8.6: Hạch toán mua hàng không qua kho trên MISA SME.NET 2012