Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam TRƯƠNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI

Trang 1

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam

TRƯƠNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI

CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM

Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:

LÊ TRẦN PHƯỚC HUY NGUYỄN THỊ KIM NGỌC

CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:

LÊ TRẦN PHƯỚC HUY NGUYỄN THỊ KIM NGỌC

MSSV: 4093990

Lớp: Kế toán tổng hợp 2 – K35

Cần Thơ - 2013

Trang 2

Trang 3

LỜI CẢM TẠ



Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp “Phân tích hệ thống thông tin kế

toán tại chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn Arysta Lifescience Việt Nam”, em xin chân thành cảm ơn:

Các Thầy, Cô trong khoa Kinh tế và Quản trị kinh doanh – trường Đại học Cần Thơ đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức để em có thể hoàn thành luận văn Đặc biệt là Thầy Lê Trần Phước Huy đã nhiệt tình hướng dẫn

để em có thể hoàn thành tốt đề tài này

Bên cạnh đó, em xin cám ơn chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn Arysta Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ đặc biệt là phòng kế toán

đã tạo thuận lợi cho em trong việc tìm hiểu thực tế hoạt động của chi nhánh, thu thập số liệu, cũng như đã tận tình hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc trong suốt thời gian thực tập

Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do thời gian thực tập và kiến thức còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được sự góp ý của các Thầy, Cô, Anh, Chị trong chi nhánh để bài viết của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

Ngày 16 tháng 5 năm 2013 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Kim Ngọc

Trang 4

LỜI CAM ĐOAN

Nguyễn Thị Kim Ngọc

Trang 5

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP



Ngày … tháng … năm 2013 Thủ trưởng đơn vị

Trang 6

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên GVHD: LÊ TRẦN PHƯỚC HUY

4 Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của đề tài

7. Kết luận (cần ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các yêu cầu chỉnh sửa)

Ngày … tháng … năm 2013 Giáo viên hướng dẫn

Trang 7

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN

Ngày … tháng … năm 2013 Giáo viên phản biện

Trang 8

MỤC LỤC

Trang

Chương 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1.1 Sự cần thiết nghiên cứu 1

1.1.2 Căn cứ khoa học và thực tiễn 2

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 3

1.2.1 Mục tiêu chung 3

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 3

1.3 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU 3

1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3

1.4.1 Phạm vi không gian 4

1.4.2 Phạm vi thời gian 4

1.4.3 Đối tượng nghiên cứu 4

1.5 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU LIÊN QUAN 4

Chương 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 6

2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN 6

2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán 6

2.1.2 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 7

2.1.3 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí 9

2.1.4 Hệ thống kiểm soát nội bộ 13

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 15

2.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 15

2.2.2 Phương pháp phân tích dữ liệu 15

Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 16

3.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 16

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 16

3.1.2 Ngành nghề kinh doanh 17

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh 19

Trang 9

3.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh 20

3.1.5 Khái quát hoạt động kinh doanh tại chi nhánh từ năm 2010 đến năm 2012 21

3.1.6 Thuận lợi, khó khăn của chi nhánh và định hướng phát triển trong tương lai 25

3.2 GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH 27

3.2.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu 27

3.2.2 Các bộ phận trong chu trình chi phí 27

Chương 4: PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 28

4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 28

4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh 28

4.1.2 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học tại chi nhánh 30

4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU 31

4.2.1 Phân tích tình hình doanh thu tại chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 31

4.2.2 Các tập tin và mối quan hệ 41

4.2.3 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ 44

4.2.4 Chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán 54

4.2.5 Những rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu 57 4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ 59

4.3.1 Phân tích tình hình chi phí tại chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 59

4.3.2 Các tập tin và mối quan hệ 69

4.3.3 Tổ chức kế toán xử lý các nghiệp vụ 70

4.3.4 Chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán 73 4.3.5 Những rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí 75

Trang 10

Chương 5: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH ARYSTA LIFESCIENCE

VIỆT NAM 76

5.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 76

5.1.1 Ưu điểm 76

5.1.2 Nhược điểm 79

5.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 80

5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán 80

5.2.2 Đối với quá trình xử lý thông tin 80

5.2.3 Đối với tổ chức bộ máy kế toán 80

5.2.4 Đối với công tác kiểm tra, kiểm soát 81

Chương 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 83

6.1 KẾT LUẬN 83

6.2 KIẾN NGHỊ 84

6.2.1 Đối với nhà nước 84

6.2.2 Đối với chi nhánh 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

PHỤ LỤC 86

Trang 11

DANH MỤC BIỀU BẢNG

Bảng 3.1: Các sản phẩm của công ty 18

Bảng 3.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 22

Bảng 3.3: Bảng tổng hợp doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua 3 năm 23

Bảng 4.1: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 28

Bảng 4.2: Bảng tổng hợp doanh thu của chi nhánh qua 3 năm 32

Bảng 4.3: Bảng tổng hợp doanh thu theo ngành hàng qua 3 năm (2010-2012) 35

Bảng 4.4: Bảng tổng hợp doanh thu theo vùng qua 3 năm (2010-2012) 39

Bảng 4.5: Các chứng từ được sử dụng trong chu trình doanh thu 55

Bảng 4.6: Các loại sổ được sử dụng trong chu trình doanh thu 56

Bảng 4.7: Các loại báo cáo được sử dụng trong chu trình doanh thu 57

Bảng 4.8: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu 58

Bảng 4.9: Bảng tổng hợp chi phí của chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 61

Bảng 4.10: Bảng tổng hợp chi phí hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 64

Bảng 4.11: Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán theo ngành hàng qua 3 năm (2010-2012) 66

Bảng 4.12: Các chứng từ được sử dụng trong chu trình chi phí 73

Bảng 4.13: Rủi ro, ảnh hưởng và thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí 75

Trang 12

DANH MỤC HÌNH

Hình 1: Quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin 6

Hình 2: Vị trí của chu trình doanh thu và chi trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán 9

Hình 3: Cơ cấu tổ chức của chi nhánh 19

Hình 4: Doanh thu theo ngành hàng của chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 36

Hình 5: Doanh thu theo vùng của chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 40

Hình 6: Mối quan hệ giữa các tập tin trong chu trình doanh thu 43

Hình 7: DFD cấp 1 mô tả chu trình doanh thu 46

Hình 8: DFD cấp 2 mô tả hoạt động nhận và xử lý đơn đặt hàng 46

Hình 9: DFD cấp 2 mô tả hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ 47

Hình 10: DFD cấp 2 mô tả hoạt động xuất kho, giao hàng 47

Hình 11: DFD cấp 2 mô tả hoạt động thu tiền (bằng tiền mặt) 48

Hình 12: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ nhận và xử lý đơn đặt hàng 49

Hình 13: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ lập hóa đơn, ghi nhận nợ 50

Hình 14: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ xuất kho, giao hàng 51

Hình 15: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ thu tiền 52

Hình 16: Lưu đồ mô tả nghiệp vụ hàng bán bị trả lại 53

Hình 17: Những khoản mục chi phí hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 65

Hình 18: Giá vốn hàng bán theo ngành hàng của chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 67

Hình 19: Mối quan hệ giữa các tập tin trong chu trình chi phí 69

Hình 20: DFD cấp 1 mô tả chu trình chi phí 71

Hình 21: DFD cấp 2 mô tả hoạt động nhận hàng 71

Hình 22: Lưu đồ mô tả quy trình nhận hàng 72

Hình 23: Màn hình chính của phần mềm kế toán Basys 77

Hình 24: Màn hình lập lệnh bán hàng 77

Hình 25: Màn hình lập hóa đơn bán hàng 78

Hình 26: Màn hình ghi giảm nợ phải thu 78

Trang 13

Hình 27: Màn hình lập phiếu nhập kho 79

Chương 1 GIỚI THIỆU 1.5 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1.1 Sự cần thiết nghiên cứu

Xã hội ngày càng phát triển việc ứng dụng khoa học kĩ thuật vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ngày càng trở nên phổ biến Cùng với xu hướng chung của nền kinh tế các doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi không chỉ phát triển công nghệ sản xuất mà còn phải có trình độ quản lý, hạch toán cũng phải đáp ứng được nhu cầu của thời đại đó là hiệu quả và đạt năng suất cao Trong

đó phải kể đến sự đóng góp của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, các quy trình xử lý trên máy vi tính đã góp phần hỗ trợ cho nhân viên ở các doanh nghiệp giải quyết khối lượng công việc lớn đạt hiệu quả cao trong thời gian ngắn Đối với một doanh nghiệp bán hàng thì ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình là rất cần thiết, nó làm cho công tác kế toán và công tác quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn Nhờ có công nghệ thông tin mà công tác kế toán và công tác quản lý được dễ dàng hơn thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin, qua đó tin học hóa ngày càng được mở rộng, luồng thông tin được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn, đầy đủ

và bảo mật

Quản lý chu trình doanh thu và chu trình chi phí là hoạt động không thể thiếu trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp của bất kỳ doanh nghiệp nào dù là doanh nghiệp sản xuất hay thương mại Việc xây dựng đúng và chính xác các chu trình này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng tình hình hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp Nhưng trong thực tế, các hoạt động kinh tế luôn tồn tại những rủi ro tiềm tàng, thêm vào đó hoạt động kinh doanh của chi nhánh công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ không ngừng phát triển và như vậy sức ép giải quyết các sự kiện kinh tế nói chung mà các sự kiện trong chu trình doanh thu và chi phí nói riêng sẽ ngày càng nhiều hơn, đòi hỏi hệ thống thông tin đáp ứng được yêu cầu giải quyết các sự kiện một cách nhanh nhất và

Trang 14

Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam chính xác Vì yêu cầu đó, đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn Arysta Lifescience Việt Nam” được

thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu quy trình xử lý các sự kiện kinh tế trong thực tế tại chi nhánh, tìm ra các rủi ro còn tồn tại, hoàn thiện hơn chu trình doanh thu và chi phí tại chi nhánh

1.1.2 Căn cứ khoa học và thực tiễn

Hệ thống thông tin kế toán tài chính hay gọi tắc là hệ thống thông tin kế toán (AIS) bao gồm bốn chu trình con: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính Đối với 1 doanh nghiệp sản xuất luôn luôn tồn tại đầy đủ bốn chu trình này, còn đối với doanh nghiệp thương mại chỉ tồn tại hai chu trình doanh thu và chu trình chi phí Chi nhánh công ty THNH Arysta Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ là một doanh nghiệp thương mại luôn tồn tại hoạt động của hai chu trình này làm phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, thu tiền, thanh toán tiền và như vậy hoạt động kinh tế mang đầy đủ tính chất cung cầu của nó Với một vai trò quan trọng như vậy hai chu trình này ngày càng được chú trọng để hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động, điều này càng có ý nghĩa hơn khi hoạt động xử lý của các chu trình đang được tin học hoá Khi thiết lập một chu trình kế toán người

ta luôn mong muốn chu trình đó mang lại hiệu quả cao nhất nhưng trên thực tế khi đi vào vận hành thì những chu trình vẫn tồn tại những rủi ro tiềm tàng nhất định

Từ ngày thành lập đến nay chi nhánh công ty THNH Arysta Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ đã không ngừng lớn mạnh kéo theo hoạt động của chu trình doanh thu và chi phí nói riêng và cả hệ thống kế toán nói chung ngày càng phức tạp và càng có ảnh hưởng quan trọng đối với sự phát triển của chi nhánh Nhận thức được tầm quan trọng đó người đứng đầu chi nhánh đã quan tâm nhiều đến hệ thống thông tin kế toán cũng như các chu trình nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động trong từng thời kỳ phát triển Chính vì vậy có thể nói việc phân tích thực trạng và tìm biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của chu trình doanh thu và chu trình chi phí là một nhu cầu thực tiễn không thể thiếu cho chi nhánh

Trang 15

1.6 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Đề tài tập trung phân tích chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại chi nhánh công ty THNH Arysta Lifescience Việt Nam trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán Từ đó, tìm ra biện pháp hoàn thiện hơn hai chu trình này tại đơn vị

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

− Mục tiêu 1: Tìm hiểu và phân tích cơ cấu tổ chức, hoạt động của các

bộ phận trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí

− Mục tiêu 2: Trong từng sự kiện của mỗi chu trình sẽ đánh giá và tìm

ra những điểm mạnh và điểm hạn chế trong quy trình xử lý các hoạt động kinh

tế

− Mục tiêu 3: Dựa vào việc phân tích đạt được đề ra các biện pháp hoàn thiện chu trình doanh thu và chu trình chi phí hiện tại

1.7 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU

Câu hỏi 1: Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc xử lý các nghiệp vụ xảy ra trong mỗi chu trình tại chi nhánh diễn ra như thế nào?

Câu hỏi 2: Cơ cấu tổ chức và nguyên tắc xử lý các sự kiện kinh tế trong

2 chu trình doanh thu và chi phí tại chi nhánh có những điểm mạnh, điểm yếu

gì đáng lưu ý và rút ra được kinh nghiệm gì?

Câu hỏi 3: Ảnh hưởng của các điểm mạnh và điểm yếu kể trên đối với hiệu quả hoạt động của chu trình doanh thu và chi phí nói riêng và hiệu quả kinh doanh của chi nhánh nói chung như thế nào?

Câu hỏi 4: Những biện pháp nào có thể giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của chu trình doanh thu và chi phí hiện nay?

1.8 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

4.3.2 Phạm vi không gian

Đề tài được thực hiện tại chi nhánh công ty THNH Arysta Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ

Trang 16

4.3.3 Phạm vi thời gian

Đề tài được thực hiện từ ngày 28/01/2013 đến ngày 15/4/2013

4.3.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu chu trình doanh thu và chu trình chi phí bao gồm các sự kiện kinh tế xảy ra như sau:

Chu trình doanh thu:

− Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

− Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng

− Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ

− Thu tiền

Chu trình chi phí:

− Đặt hàng nhà cung cấp

− Nhận hàng và nhập kho

− Nhận hóa đơn và ghi nhận nợ

− Thanh toán cho nhà cung cấp

Đồng thời kết hợp xem xét các chứng từ, sổ sách sử dụng trong từng sự kiện, cách tổ chức quản lý dữ liệu trong chu trình, thủ tục kiểm soát trong chu trình đối với các rủi ro

1.5 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU LIÊN QUAN

1) Lê Thị Thúy Vi (2009), “Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn

thiện chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hậu Giang”, Đại học Cần Thơ Đề tài này chỉ tập trung mô tả quy trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu tại Công ty cổ phần dược phẩm Hậu Giang bằng lưu

đồ nhưng không chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong từng quy trình xử lý nghiệp vụ Đề tài của tôi ngoài nghiên cứu thêm chu trình chi phí vì chi nhánh công ty THNH Arysta Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ có nhiệm

vụ kinh doanh các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật ở các tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long luôn tồn tại song song hoạt động mua và bán các sản phẩm Đồng thời chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong quy trình xử lý và tìm hiểu các rủi

ro của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trang 17

2) Lâm Thị Kim Hạnh (2008), “Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm

soát nội bộ đối với chu trình doanh thu và chu trình chi phí của công ty TNHH

Đông Đô Thành”, Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh Trong đề tài mô tả

rất rõ các hoạt động chính trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí, các thủ tục kiểm soát được đề ra khá đầy đủ cho cả hai chu trình trên, nhưng bài viết dàn trãi không tập trung làm nổi bật nội dung chính của đề tài là hiệu quả của các thủ tục kiểm soát trong nội bộ đơn vị, chưa nhận dạng được các rủi ro còn tồn tại, đó cũng chính là điểm khác biệt và phát triển mới hơn trong đề tài tôi thực hiện so với đề tài của trên

Trang 18

Chương 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN

2.1.5 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán

2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con của hệ thống tin quản lý

Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập và xử lý dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp

Xử lý

Dữ liệu

đầu vào

Thông tin đầu ra Lưu trữ

Kiểm soát Phản hồi

Doanh nghiệp Kế toán Hệ thống thông tin kế toán

Trang 19

2.1.6 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

2.1.2.1 Lưu đồ

Khái niệm lưu đồ: Lưu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ để mô tả ngắn

gọn các luân chuyển dữ liệu, quy trình xử lý trong một hệ thống Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống Có nhiều loại lưu

đồ như lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống và lưu đồ chương trình:

− Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ trong các hoạt động chức năng

− Lưu đồ hệ thống: mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính

− Lưu đồ chương trình: mô tả trình tự xử lý của một chương trình máy tính để thực hiện một nhiệm vụ nào đó

Các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ:

Quy trình xử lý Lưu trữ thủ công

Thẻ đục lỗ Hiển thị trên màn hình

Trang 20

Chứng từ 1 liên Bắt đầu/Kết thúc

Chứng từ nhiều liên Kết nối cùng trang

Kết nối sang trang

Các quy ước khi đọc và vẽ lưu đồ:

− Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và lý hiệu thể thể hiện kết quả xử lý

− Lưu đồ phải được trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ liệu từ trên xuống dưới, từ trái sang phải của trang giấy Trường hợp không thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thường quy định thì cần phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển của lưu đồ một cách rõ ràng

2.1.2.2 Sơ đồ dòng dữ liệu

Khái niệm sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow

Diagram – DFD) là hình vẽ mô tả về mặt logic luân chuyển dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với các đối tượng hoặc các hệ thống khác bên ngoài hệ thống Một DFD được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ bản: Nguồn, đích dữ liệu; luân chuyển dữ liệu; xử lý và lưư trữ dữ liệu DFD cấp thường được chia thành nhiều cấp độ thấp hơn: DFD khái quát (cấp 0), DFD cấp 1, DFD cấp 2

Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ dòng dữ liệu:

Hoạt động xử lý Dòng dữ liệu Đối tượng Lưu trữ dữ liệu

bên ngoài hệ thống

Trang 21

2.1.7 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí

Hình 2: VỊ TRÍ CỦA CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI

PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

2.1.3.1 Các sự kiện kinh tế và các chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu

a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu và cuối cùng, bộ phận này trả lời đơn đặt hàng của khách hàng

Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa Chấp nhận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn cho phép hay không

để xét duyệt chấp thuận bán chịu Như vậy, tham gia vào hoạt động xử lý nhận đơn đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng thộc chức năm tài vụ

Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đơn đặt hàng và lệnh bán hàng:

Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống

thông tin

tài chính

Hệ thống thông tin thị trường

Hệ thống thông tin

kế toán

Hệ thống thông tin sản xuất

Hệ thống thông tin nhân lực

Chu trình

doanh thu

Chu trình chi phí

Chu trình chuyển đổi

Chu trình tài chính

Trang 22

− Đơn đặt hàng: là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu

về chủng loại, số lượng, hàng hóa, thời gian địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu về điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải

− Lệnh bán hàng: là chứng từ nội bộ doa bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phân liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng Nó bao gồm các mô tả hàng hoa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin khác về người mua Nếu bán chịu, lệnh sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho kho làm căn cứ để xuất kho, cho bộ phận gửi hàng để làm căn cứ đóng gói hàng, cho khách hàng để xác nhận đơn đặt hàng được chấp thuận và cho bộ phận kế toán để lập hóa đơn bán hàng

b) Giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng

Đến ngày giao hàng, kho tiến hành xuất kho theo như Lệnh bán hàng Bộ phân gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng Giấy gửi hàng có thể là vận đơn

Chứng từ sủ dụng là:

− Phiếu xuất kho: Được bộ phận kho lập khi tiến hành xuất hàng hoá

ra khỏi kho Chứng từ này còn được gởi cho các bộ phận như bộ phận vận chuyển và các bộ phận kế toán để xác định hàng đã được xuất bán và tiêu thụ Một liên của chứng từ này được lưu lại tại kho

− Vận đơn: là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan đến hàng gửi như: chủng loại,

số lượng, trọng lượng hàng

c) Lập hóa đơn và theo dõi nợ

Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu Sau khi hàng được gửi chi khách, giấy gửi hàng được chuyể bộ phận lập hóa đơn Lúc này

bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hàng kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn

Trang 23

thành Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua Chứng từ này bao gồm các thông tin về hàng bán như chủng loai, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, các điều kiện thanh toán… Chứng từ này được lập thành nhiệu liên bao gồm gửi khách hàng, chuyển kế toán phải thu và lưu tại bội phận lập hóa đơn

d) Thu tiền

Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình Khách hàng gửi séc thanh thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận séc thanh toán và chuyển séc cho thủ quỹ , giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền của khách hàng thanh toán

Giấy báo trả tiền là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng Khi người mua thanh tóa tiền,

họ sẽ gửi lại “Giấy báo trả tiền” kèm theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền và nội dung thanh toán Thông thường séc thanh toán và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại ban đầu bởi bộ phận thư tín

Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch giảtị thấp, doanh nghiệp thường dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền, thay cho các hóa đơn bán hàng

Các chứng từ sử dụng: phiếu thu, giấy báo có, ủy nhiệm thu, séc thanh toán,… ghi nhận khách hàng thanh toán các khoản nợ cho doanh nghiệp

2.1.3.2 Các sự kiện kinh tế và các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí

a) Đặt hàng nhà cung cấp

Trước khi đặt hàng nhà cung cấp phải có nhu cầu của bộ phận trong doanh nghiệp Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa, nguyên vật liệu đểu lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng xem xét và nếu chấp thuận, bộ

Trang 24

phận mua hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi hàng cho nhà cung cấp để xác định các yêu cầu về hàng mua, yêu cầu liên quan đến việc giao hàng Chứng từ sử dụng:

− Đơn đặt hàng này cũng tương tự như đơn đặt hàng trong sự kiện nhận và xử lý đơn đặt hàng trong chu trình doanh thu Nếu đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp nhận thì nó trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa các bên

− Phiếu yêu cầu mua hàng hóa/ dịch vụ là chứng từ được lập bởi các

bộ phận trong doanh nghiệp khi có yêu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về chủng loại mặt hàng, số lượng, yêu cầu về thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu

b) Nhận hàng và nhập kho

Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhận kho báo cáo về hàng nhận Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng

Chứng từ sử dụng là phiếu nhập kho Phiếu nhập kho là chứng từ được

bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa thực nhận Số lượng thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận liên quan như kế toán, mua hàng, kho hàng

c) Nhận hóa đơn và ghi nhận nợ

Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng , kế toán phải thu tiến hành đối chiếu hóa đơn bán hàng với chứng từ gốc liên quan như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả người cung cấp

Trang 25

Hóa đơn bán hàng (của người bán) là chứng từ xác định quyền sở hữu hang hóa được chuyển giao cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán

d) Thanh toán cho nhà cung cấp

Đến ngày thanh toán, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục để chuyển

bộ phận quỹ chi tiền cho người bán Sau khi thanh toán, căn cứ các chứng từ liên quan như phiếu chi, séc thanh toán, kế toán ghi nhận khoản thanh toán cho người bán

Chứng từ sử dụng là phiếu chi hoặc séc thanh toán

2.1.4 Hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.4.1 Định nghĩa

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị

và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

− Báo cáo tài chính đáng tin cây

− Các luật lệ và quy định được tuân thủ

− Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” [3, tr.2]

2.1.4.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

− Chính sách nhân sự

Trang 26

Hệ thống thông tin được

thiết lập để mọi thành viên

trong đơn vị có khả năng

nắm bắt và trao đổi thông tin

cần thiết cho việc điều hành,

quản trị và kiểm soát các

hoạt động

− Hệ thống thông tin, bao gồm

cả hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo chất lượng

− Truyền thông đảm bảo các kênh thông tin bên trong và bên ngoài để hoạt động hữu hiệu

Giám

sát

Toàn bộ quy trình hoạt động

phải được giám sát và điều

chỉnh khi cần thiết Hệ thống

phải có khả năng phản ứng

năng động, được thay đổi

theo yêu cầu của môi trường

bên trong và bên ngoài

− Giám sát thường xuyên

− Giám sát định kỳ

Trang 27

2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ chi nhánh công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam tại thành phố Cần Thơ

Dữ liệu sơ cấp có được thông qua việc quan sát, trao đổi với các nhân viên tại chi nhánh

2.2.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

− Phương pháp mô tả: Mô tả quy trình xử lý các sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí bằng phần mềm Microsoft Visio 2003

− Phương pháp so sánh: Từ việc mô tả trên, so sánh với lý thuyết để tìm ra những ưu điểm và hạn chế trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí, từ đó đề ra biện pháp hoàn thiện chu trình doanh thu và chu trình chi phí tại chi nhánh Đồng thời so sánh các chỉ tiêu kinh tế như doanh thu chi phí và lợi nhuận để thấy được hoạt động kinh doanh của chi nhánh

+ So sánh bằng số tuyệt đối: Là kết quả của phép trừ giữa trị số của

kỳ phân tích so với kỳ gốc, kết quả so sánh này biểu hiện khối lượng, quy mô của các hiện tượng kinh tế

∆y = y1 – y0

+ So sánh bằng số tương đối: là tỉ lệ phần trăm (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỉ lệ của số chênh lệch tuyệt đối so với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng

Trang 28

Chương 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY

TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM 3.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM

3.1.6 Quá trình hình thành và phát triển

3.1.1.1 Quá trình hình thành

Công ty Arysta Lifescience là một tập đoàn đa quốc gia được thành lập năm 2000, có trụ sở chính tại Tokyo, Nhật Bản Hiện tại công ty Arysta Lifescience có 40 công ty con hoạt động trên 125 quốc gia và vùng lãnh thổ Công ty hoạt động trong hai lĩnh vực nông dược và khoa học đời sống.Arysta LifeScience Việt Nam cũng được thành lập năm 2000 với 100% vốn đầu tư nước ngoài Tại Việt Nam công ty có đặt 1 nhà máy sản xuất thuốc bảo vệ thực vật tại số 26 đường 26, khu công nghiệp Sóng Thần 2, huyện Dĩ An, tỉnh Bình Dương và 4 chi nhánh gồm:

Trụ sở chính: Phòng 4.6, Tòa nhà E.Town, 364 Cộng Hòa, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh

Chi nhánh tại Hà Nội: Phòng 502A, Tòa nhà Thăng Long, 105 Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội

Chi nhánh tại Bình Định: Phòng Ruby 3, Lầu 1, Tòa nhà Sài Gòn

- Quy Nhơn, 24 Nguyễn Huệ, thành phố Quy Nhơn, Bình Định

Chi nhánh tại Cần Thơ: Lô 16-A19-1-đường số 1-Khu công

Trang 29

− Chi nhánh thành lập ngày 15/04/2004 theo quyết định 1042/UB

− Người đại diện chi nhánh : Nguyễn Mạnh Hải

3.1.1.2 Quá trình phát triển

Công ty TNHH Arysta Lifescience là một trong những doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật có tầm cỡ và uy tín nhất tại Việt Nam với quy mô rộng khắp thế giới, lực lượng lao động hơn

2400 nhân viên Sau hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động công ty đã không ngừng khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường và niềm tin đối với khách hàng

Năm 2010 tập đoàn được xếp hạng thứ 5 trên thế giới sau các tập đoàn BASS, Syngenta, Bayer, Dow Xét về hiệu quả kinh doanh tại Việt Nam năm

2011, Arysta LifeScience Việt Nam xếp hạng thứ 8 (doanh số khoảng 800 tỷ/năm) sau các công ty: Bảo vệ thực vật An Giang, VFC, Bayer, ADC, SPC, HAI, Việt Thắng; nhưng xét về lợi nhuận ròng thì Arysta chỉ xếp sau Bayer và

An Giang (doanh thu ròng đạt khoảng 115 tỷ/năm)

Riêng về chi nhánh công ty TNHH Arysta LifeScience tại thành phố Cần Thơ khi mới thành lập năm 2004 chỉ có 10 người gồm: 8 nhân viên bán hàng,

1 tài xế và 1 kế toán Tính đến năm 2012, số lượng nhân viên của chi nhánh đã tăng lên, gồm: 27 nhân viên bán hàng, 6 tài xế, 1 kế toán, 1 thủ kho và 1 thủ quỹ Khi mới thành lập doanh số chi nhánh chỉ đạt khoảng 20 tỷ/năm, nhưng

tính đến năm 2011 thì doanh số của chi nhánh đã đạt hơn 200 tỷ/năm

3.1.7 Ngành nghề kinh doanh

Chi nhánh kinh doanh, phân phối các sản phẩm nông dược và thuốc bảo

vệ thực vật, gồm 3 nhóm chính:

Trang 30

Trang 31

3.1.8 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh

Hình 3: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI NHÁNH

Công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam có trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh được tổ chức gồm các bộ phận: phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính, 1 nhà máy và 3 chi nhánh Tại chi nhánh chỉ tổ chức 3 bộ phận: phòng kế toán, phòng kinh doanh (bao gồm nhân viên thực hiện công tác marketing) và phòng tổ chức hành chính

Chức năng của các bộ phận:

− Tổng Giám đốc: là người có quyết định cao nhất tại công ty, có chức năng: chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình kế hoạch hoạt động, nội dung, tài liệu cho các cuộc họp, triệu tập và chủ trì cuộc họp, tổ chức lấy ý kiến thành viên, giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của cuộc họp, thay mặt công ty ký các quyết định của Hội đồng thành viên, các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật

− Giám đốc kinh doanh: là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình Chức năng:

+ Tổ chức thực hiện các quyết định của Hôi Đồng thành viên, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty

Tổng Giám đốc Giám đốc kinh doanh

Đại diện các chi nhánh

Phòng tổ chức hành chính

Phòng

Kế toán

Phòng kinh doanh

Trang 32

+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty

+ Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, kiến nghị phương án cơ cấu

− Phòng tổ chức hành chính: Xây dựng kế hoạch cán bộ, phát triển cơ

sở vật chất kỹ thuật và con người, tổ chức đời sống cán bộ công nhân viên, văn thư hành chính, giữ gìn trật tự an toàn cho công ty

Chi nhánh có nhiệm vụ phân phối các sản phẩm tại đồng bằng sông Cửu Long

Địa bàn hoạt động kinh doanh của chi nhánh gồm 10 tỉnh đồng bằng sông Cửu Long, trong đó chia làm 3 vùng cụ thể:

− Vùng Cần Thơ 1 gồm 5 tỉnh: Vĩnh Long, Trà Vinh, Sóc Trăng, Bạc Liêu, Cà Mau

− Vùng Cần Thơ 2 gồm 3 tỉnh: Kiên Giang, Hậu Giang, Cần Thơ

− Vùng Cần Thơ 3 gồm 2 tỉnh: Đồng Tháp và An Giang

Mỗi vùng sẽ có 1 trưởng vùng và 1 nhân viên quảng bá, tùy thuộc vào thị trường của mỗi vùng sẽ có số nhân viên bán hàng khác nhau

Trang 33

3.1.9 Tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh

Tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh khá đơn giản gồm: 1 kế toán bán hàng, 1 thủ quỹ và 1 thủ kho Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận này được trình bày trong mục 3.2

Chi nhánh tổ chức công tác kế toán dựa trên hình thức kế toán trên máy

vi tính, sử dụng phần mềm kế toán Basys

Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp xuất kho: Thực tế đích danh

3.1.10 Khái quát hoạt động kinh doanh tại chi nhánh từ năm 2010 đến năm 2012

Trong kinh doanh mục tiêu mà các doanh nghiệp mong muốn đạt được chính là lợi nhuận, để đạt được lợi nhuận yêu cầu hàng hóa của doanh nghiệp sản xuất ra phải được tiêu thụ mạnh, được nhiều người tiêu dùng ưa thích và tin dùng sản phẩm Để làm được điều đó thì sản phẩm của doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện về chất lượng, mẫu mã và giá cả của sản phẩm

Lợi nhuận luôn là mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp trong kinh doanh nên việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đã cung cấp các thông tin lãi, lỗ có ý nghĩa quan trọng giúp nhà quản lý đánh giá tình hình kinh doanh của công ty và lập ra các kế hoạch, định hướng phát triển kinh doanh trong tương lai cho công ty

Chính vì vậy, qua việc phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh chúng ta có thể đánh giá được thực trạng kinh doanh của chi nhánh trong giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2012

Trang 34

Bảng 3.2: BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH QUA 3 NĂM (2010-2012)

Trang 35

Bảng 3.3: BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU, CHI PHÍ VÀ LỢI NHUẬN CỦA CHI NHÁNH QUA 3 NĂM

Trang 36

Qua bảng 3.2 và bảng 3.3, ta có thể đánh giá khái quát về tình hình hoạt động kinh doanh của chi nhánh trong 3 năm 2010, 2011 và năm 2012 như sau:

Về doanh thu:

Doanh thu của chi nhánh bao gồm các khoản doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính và doanh thu khác Trong đó, hoạt động bán hàng đem lại nguồn doanh thu chủ yếu cho chi nhánh, doanh thu tài chính từ lãi tiền gửi ngân hàng

và doanh thu khác từ hoạt động bán các mặt hàng khuyến mãi

Nhìn chung, doanh thu có chiều tăng dần lên qua các năm Doanh thu năm 2011 là 258.327,10 triệu đồng so với năm 2010 tăng lên 27.027,95 triệu đồng Năm 2011 doanh thu tăng do doanh thu từ bán hàng và doanh thu hoạt động tài chính tăng đáng kể đồng thời trong quá trình kinh doanh chi nhánh đã giảm được một phần chi phí

Năm 2012 doanh thu của chi nhánh đạt 271.454,71 triệu đồng tăng 5,08% so với năm 2011 để đạt được điều này chi nhánh đã cố gắng tìm kiếm các khách hàng lớn và đã đầu tư cho khuyến mãi, quảng cáo Việc tăng doanh thu này cho thấy chi nhánh đã kinh doanh ngày càng phát triển và có một thương hiệu tương đối vững chắc trong lòng người tiêu dùng

Về chi phí:

Khoản mục chi phí phát sinh tại chi nhánh bao gồm chi phí hoạt động kinh doanh (giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp), chi phí tài chính và chi phí khác Trong đó, giá vốn hàng bán là thành phần tạo nên chi phí hoạt động kinh doanh cũng như tổng chi phí cao nhất Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí như lương nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu, bao bì, hoa hồng, lương nhân viên quản lý, vật dụng văn phòng và các loại thuế phí và lệ phí

Năm 2012 là năm mà chi nhánh hoạt động hiệu quả nhất so với những năm trước, từ đó doanh thu tăng lên và kéo theo chi phí cũng tăng theo cụ thể chi phí năm 2012 tăng 8.378,42 triệu đồng tương ứng với 3,44% tuy nhiên mức tăng này không cao bằng mức tăng chi phí của năm 2011 so với năm

2010 là 13,39%, sự gia tăng này là do năm 2011 chi phí đầu vào caovà chi phí

bỏ ra để phục vụ cho công tác bán sản phẩm cũng tăng Nhìn chung tình hình

Trang 37

chi phí có những biến động tương tự với doanh thu, doanh nghiệp luôn cố gắng tiết kiệm chi phí và giữ cho mức tăng của doanh thu cao hơn so với mức tăng của chi phí

Về lợi nhuận:

Mặc dù doanh thu năm 2011 có tăng hơn năm 2010 nhưng mức tăng của doanh thu thấp hơn mức tăng của chi phí cụ thể là tăng thấp hơn 1,71% dẫn đến lợi nhuận năm 2011 giảm 1.717,56 triệu đồng tương ứng giảm 10,35% so với năm 2010, việc lợi nhuận giảm chủ yếu do chi phí giá vốn tăng thêm và chi phí tài chính tăng lên do chênh lệch tỷ giá hối đoái

Lợi nhuận năm 2012 chi nhánh đạt được là 19.631,93 triệu đồng, tăng 4.749,19 triệu đồng so với năm 2011 mức độ tăng tương ứng là 31,91%, đây là mức tăng tương đối cao do trong năm 2012 doanh thu thuần của công ty cao nhất trong 3 năm vì các khoản giảm trừ doanh thu trong năm này không phát sinh và đồng thời để có được sự tăng lên này là nhờ sự nhạy bén và tích cực của bộ phận bán hàng của chi nhánh trong việc tìm kiếm thị trường nhằm tăng sản lượng tiêu thụ nhờ vậy mà chi nhánh bán được số lượng sản phẩm lớn làm cho doanh thu của chi nhánh tăng lên và trong năm 2012, chi nhánh đã tăng cường việc quảng bá, khuyến mãi đối với khách hàng làm tăng số lượng đặt hàng

Như vậy, qua các số liệu phân tích trên chúng ta thấy rằng lợi nhuận qua

3 năm chi nhánh đạt được không đồng đều tuy vậy việc kinh doanh của công

ty vẫn đạt được hiệu quả tốt Điều đó cho thấy chi nhánh đang này càng phát triển và xây dựng thương hiệu trên thị trường, bên cạnh đó công ty cũng xem xét lại công tác bán hàng, lập chiến lược quảng cáo, khuyến mãi, đồng thời cố gắng tiết kiệm chi phí và sử dụng nguồn vốn hợp lý cho công ty

3.1.7 Thuận lợi, khó khăn của chi nhánh và định hướng phát triển trong tương lai

3.1.6.1 Thuận lợi

− Đồng bằng sông Cửu Long là vùng sản xuất nông nghiệp chủ yếu

− Công ty với 3 nhóm sản phẩm chính: thuốc trừ sâu (gồm 8 sản phẩm), thuốc trừ bệnh (gồm 10 sản phẩm), thuốc trừ cỏ (gồm 5 sản phẩm)

Trang 38

Trong đó thuốc trừ cỏ chiếm vị thế cao nhất Các sản phẩm của công ty đều là những sản phẩm độc quyền

− Với uy tín, chất lượng, thương hiệu hiện có công ty đã khẳng định được vị thế cạnh tranh của mình

3.1.6.2 Khó khăn

− Ảnh hưởng của lạm phát chỉ số giá tiêu dùng sẽ tiếp tục gia tăng khi Nhà nước điều chỉnh giá xăng dầu, điện, than, khí đốt theo cơ chế thị trường, mức độ ảnh hưởng sẽ lan rộng tới toàn bộ nền kinh tế và sẽ tác động mạnh đến giá cả trên thị trường

− Thị trường thuốc bảo vệ thực vật là một thị trường rộng lớn vì thế đối thủ cạnh tranh trên thị trường này là đáng kể

− Nguyên liệu công ty nhập từ các đối tác nước ngoài vì thế công ty thường xuyên bị áp lực ép doanh số từ họ, làm cho công ty không chủ động được lượng nguyên liệu nhập vào Kèm theo đó là do lạm phát tăng nên chi

phí tăng lên làm cho giá cả tăng lên

3.1.6.3 Định hướng phát triển trong tương lai

− Trong tương lai cả công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam nói chung và chi nhánh tại thành phố Cần nói riêng xác định và tập trung phát triển các mặt hàng chiến lược, đó là: không ngừng nâng cao quá trình sản xuất

và kinh doanh các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật đặc trưng của công ty với

chất lượng cao, với phương châm hành động “cho sự phát triển hài hòa”

− Ngoài ra, công ty sẽ đa dạng hóa các mặt hàng Duy trì lượng khách hàng cũ bằng cách đưa ra các chế độ khuyến mãi, tăng cường chiết khấu giảm giá cho khách hàng Tìm kiếm khách hàng mới bằng cách sản xuất ra những sản phẩm mới có chất lượng tốt hơn nữa với giả cả hợp lý làm hài lòng khách hàng Thực hiện chiến lược quảng bá sản phẩm, cho khách hàng dùng sản

phẩm thử

Trang 39

3.2 GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH

3.2.1 Các bộ phận trong chu trình doanh thu

− Nhân viên bán hàng: là người liên lạc trực tiếp với khách hàng, có nhiệm vụ nhận các thông tin đặt hàng, lập phiếu yêu cầu hàng hóa, nhắc nhở

nợ phải thu khách hàng và thu tiền

− Kế toán: Đối với chu trình doanh thu, kế toán có nhiệm vụ kiểm tra lập lệnh bán hàng, kiểm tra số lượng hàng tồn kho, nợ khách hàng để gửi về ban giám đốc xét duyệt Đồng thời, kế toán cũng là người lập hóa đơn bán hàng, hạch toán doanh thu, ghi tăng, giảm nợ phải thu của khách hàng

− Thủ kho: Thủ kho có nhiệm theo dõi, ghi chép việc xuất kho hàng hóa

− Giám đốc kinh doanh: Dựa trên lệnh bán hàng, thông tin nợ của khách hàng để quyết định chấp nhận bán hàng hay không

− Người giao hàng: Kiểm tra hàng hóa được xuất kho và vận chuyển hàng hóa đến khách hàng

− Phần mềm: Khi kế toán lập hóa đơn bán hàng, phần mềm tự động ghi nhận khoản doanh thu phát sinh, ghi tăng khoản nợ phải thu của khách hàng và ghi giảm hàng tồn kho vào các tập tin liên quan

3.2.2 Các bộ phận trong chu trình chi phí

− Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch bán hàng cho cả năm

và từng tháng, cập nhật thường xuyên lượng hàng hóa tiêu thụ và lượng hàng hóa nhập vào để cân đối số lượng hàng tồn kho, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường

− Kế toán: Trong chu trình chi phí, kế toán có nhiệm vụ lập bản nhu cầu vận chuyển hàng hóa và lập phiếu nhập kho khi hàng hóa được vận chuyển về chi nhánh

− Thủ kho: Theo dõi, ghi chép việc nhập hàng hóa vào kho

− Phần mềm: Ghi tăng hàng tồn kho vào các tập tin liên quan

Trang 40

Chương 4 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

4.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CHI NHÁNH

CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM

4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh

Bảng 4.1: BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1

Doanh nghiệp có tạo dựng môi trường

văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao

sự trung thực và phẩm chất đạo đức của

nhân viên hay không?

√

2

Nhân viên có lý lịch, kiến thức và kinh

nghiệm phù hợp với nhiệm vụ hay

Mọi quan hệ trong báo cáo có rõ ràng

không? (các nhân viên có biết mình báo

cáo vấn đề gì, cho ai, khi nào không?)

√

5

Có bản mô tả công việc cho từng nhân

viên, từng nghiệp, cụ thể hóa nhiệm vụ

bao gồm các thủ tục kiểm soát có liên

quan đến trách nhiệm không?

√

6 Doanh nghiệp có xây dựng chính sách

khen thưởng và kỷ luật rõ ràng không? √

Định dạng
Số trang	96
Dung lượng	2,93 MB