Kiểm tra hệ thống thông tin kế toán tại Công ty cổ phần Dược Phẩm Hà Nội

Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội có tên giao dịch : HANOI PHARMAR JOINT STOCK COMPANY (viết tắt : HANOI PHARMA JSC).Thành lập từ năm 1965, Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội tiền thân là Xí nghiệp dược phẩm Hà Nội, được tập hợp từ các hiệu thuốc tư nhân thời Pháp thuộc đã được quốc hữu hóa. Công ty đã trải qua 5 giai đoạn phát triển, góp phần quan trọng trong việc ổn định sản xuất và phân phối dược phẩm tại thị trường miền Bắc. Từ năm 2002, theo quyết định số 8103QĐ UB ngày 27112002 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Xí nghiệp dược phẩm Hà Nội chính thức có tên Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội hoạt động theo mô hình công ty cổ phần. Trong đó:Vốn cổ đông trong công ty chiếm 60%Vốn nhà nước chiếm 40%Hiện nay, công ty đang có một hệ thống cơ sở vật chất hiện đại cùng với mạng lưới các quầy thuốc trên khắp địa bàn Hà Nội và chi nhánh tại 3 tỉnh thành phố lớn là Hải Phòng, Thanh Hóa và Vinh hứa hẹn một sự phát triển về cả lượng và chất trong tương lai.Những thông tin hoạt động chung của công ty như sau:Địa chỉ trụ sở chính: 170 Đường La Thành Phường Ô Chợ Dừa Quận Đống Đa Hà Nội.Website: http:www.hanoipharma.com.vnGiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103001695 Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 24122002, thay đổi lần thứ 5 ngày 28122007.Vốn điều lệ 20.900.000.000 đồng.( Hai mươi tỷ, chín trăm triệu đồng VN).Số lượng lao động (tính đến 31.12.2010): 200 lao động

1 Khái quát về Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội

1.1 Giới thiệu chung

Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội có tên giao dịch : HANOI PHARMARJOINT STOCK COMPANY (viết tắt : HANOI PHARMA JSC)

Thành lập từ năm 1965, Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội tiền thân là Xínghiệp dược phẩm Hà Nội, được tập hợp từ các hiệu thuốc tư nhân thời Pháp thuộc

đã được quốc hữu hóa Công ty đã trải qua 5 giai đoạn phát triển, góp phần quantrọng trong việc ổn định sản xuất và phân phối dược phẩm tại thị trường miền Bắc

Từ năm 2002, theo quyết định số 8103/QĐ - UB ngày 27/11/2002 của Chủtịch Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Xí nghiệp dược phẩm Hà Nội chính thức

có tên Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội hoạt động theo mô hình công ty cổphần Trong đó:

- Vốn cổ đông trong công ty chiếm 60%

Những thông tin hoạt động chung của công ty như sau:

- Địa chỉ trụ sở chính: 170 Đường La Thành- Phường Ô Chợ Dừa- Quận Đống

Đa Hà Nội

- Website: http://www.hanoipharma.com.vn

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103001695- Sở kế hoạch và đầu

tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 24/12/2002, thay đổi lần thứ 5 ngày28/12/2007

- Vốn điều lệ 20.900.000.000 đồng.( Hai mươi tỷ, chín trăm triệu đồng VN)

- Số lượng lao động (tính đến 31.12.2010): 200 lao động

1.2 Đặc điểm lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm và quy trình công nghệ của Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội

* Về lĩnh vực kinh doanh

Công ty Cổ phần Dược Phẩm Hà Nội là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lậptrực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, Sở y tế Hà Nội quản lý về mặtchuyên môn, có tư cách pháp nhân Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là sảnxuất và kinh doanh thuốc chữa bệnh phục vụ cho sức khoẻ đời sống nhân dân trênđịa bàn Hà Nội nói riêng và trên địa bàn cả nước nói chung Cụ thể các lĩnh vựcđăng ký kinh doanh của công ty như sau:

- Sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, phòng bệnh, phục vụ sức khỏe chongười, sản xuất mỹ phẩm Xuất khẩu dược liệu, tinh dầu, dược phẩm, nông lâm sản.Nhập khẩu nguyên liệu, phụ liệu, bao bì, thuốc thành phẩm, thuốc thực phẩm, mỹphẩm, trang thiết bị y tế

- Cho thuê văn phòng làm việc và kho chứa hàng hóa, nguyên liệu bao bì,thành phẩm dược phẩm, mỹ phẩm, trang thiết bị y tế

- Nhập khẩu, kinh doanh sữa

* Về sản phẩm

Công ty hiện đang sản xuất và kinh doanh 5 nhóm sản phẩm chính sau:

- Nhóm thuốc nhỏ mắt và thuốc nhỏ mũi gồm 5 sản phẩm

Nhóm dược phẩm này là những chế phẩm vô khuẩn (không chứa các vi khuẩngây bệnh), phải được điều chế trong điều kiện môi trường vô khuẩn, pha chế vàđóng dạng tuýp nhỏ với dung lượng ít vì trong điều kiện nhiệt độ thông thườngkhông bảo quản được lâu

Với nhóm sản phẩm này, thuốc nhỏ mắt Natriclorid 9 phần nghìn và thuốc nhỏmũi – Sunfarin với đặc tính vô khuẩn cao chuyên dùng cho trẻ sơ sinh là sản phẩmtiêu thụ mạnh nhất

- Nhóm giảm đau hạ nhiệt gồm 8 sản phẩm

Paracetamol và Hapacol là 2 sản phẩm tiêu biểu của nhóm này Nhóm sảnphẩm này có 2 thành phần chính là paracetamol, cafein và tá dược khác (tinh bột,

sáp ong…) vừa đủ 1 viên Sản phầm thường được bào chế ở dạng viên nén, đóng 10viên/vỉ, 10 vỉ/ hộp, không đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc thù, có hạn sử dụng lâu.Đặc tính cạnh tranh với nhóm sản phẩm này của Hanoipharma là không gây buồnngủ, không gây chảy máu dạ dày.

- Nhóm thuốc bổ Vitamin gồm 17 sản phẩm

Nhóm sản phẩm này có 2 dạng thuốc uống hoặc thuốc tiêm Thành phần chủyếu là chiết xuất vitamin dạng bột (bột B1, bột C, bột sắn/ bột khoai tây, lactose…),kháng sinh và tá dược khác Với thuốc tiêm, nước cất là dung môi chính, yêu cầu vôkhuẩn cao Sản phẩm có thời gian sử dụng trung bình (1-3 năm), bảo quản ở nơikhô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp Nếu vitamin dạng viên nang còn yêu cầu đóng góibao film 3 lớp hoặc hộp nhựa tối màu có chống ẩm Thuốc bổ và vitamin sản suất

và tiêu thụ ổn định trong cả năm

- Nhóm chữa bệnh (tuần hoàn não, tác dụng trên tim mạch, chữa lao )

gồm 79 sản phẩm Trong đó, 20 sản phầm là nhập khẩu, 59 sản phẩm còn lại docông ty tự sản xuất với giá thành cạnh tranh so với dược phẩm nhập ngoại Đâycũng là nhóm có chủng loại sản phẩm nhiều nhất và đem lại doanh thu chính chocông ty

- Nhóm thuốc đông dược gồm 11 sản phẩm

Thuốc đông dược 1 năm được công ty sản xuất thành 4 đợt chính để giảm thờigian lưu kho có thể ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm Nhóm sản phẩm này trong

4 năm qua không có biến động nhiều về số lượng và chủng loại mặt hàng Hiện nay,Hanoipharma đang phối hợp cùng Đại học dược Hà nội và Viện y học cổ truyềnViệt Nam nghiên cứu những cây thuốc nam như lô hội, cà gai để bào chế thànhdược phẩm

* Về quy trình công nghệ

Dược phẩm là một loại hàng hóa đặc biệt, có ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏecủa người tiêu dùng Quá trình sản xuất sản phẩm dược đòi hỏi các điều kiện môitrường sản xuất khắt khe Vì vậy, công ty quy định khu sản xuất phải tách biệt vớikhu văn phòng quản lý và xây dựng các nội quy ra - vào khu sản xuất

Công ty hiện sản xuất 5 nhóm sản phẩm chính với số lượng mặt hàng rất đadạng, tuy nhiên không phải là tất cả các mặt hàng này đều được sản xuất thườngxuyên, mà phụ thuộc vào khả năng tiêu thụ như nhóm thuốc nhỏ mắt – nhỏ mũi có 5nhãn hàng thì 4 mặt hàng được sản xuất liên tục, nhóm thuốc đông dược một nămsản xuất thành 4 đợt chính Mỗi loại sản phẩm dược có một quy trình công nghệ sảnxuất riêng, sử dụng các thiết bị sản xuất khác nhau nên khu sản xuất sản phẩm được

bố trí thành các phân xưởng sản xuất riêng cho các loại sản phẩm này Công ty có 3phân xưởng sản xuất các nhóm sản phẩm riêng biệt gồm: PX đông dược, PX viên

mỡ, PX thuốc mắt Ngoài ra, công ty còn có phân xưởng cơ điện, phục vụ cho quátrình sản xuất của đơn vị

Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty có thể khái quát thành 3 giai đoạn

- Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Là giai đoạn phân loại NVL, hóa chất, bao bì, tádược, xử lý thô, cân đo đong đếm, đảm bảo các tiêu chuẩn lao động trước khi đưavào sản xuất

- Giai đoạn sản xuất: phân chia NVL, bao bì, tá dược theo từng lô, từng mẻsản xuất được đưa vào sản xuất

- Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: Sau khi thuốc được sản xuấtphải có dấu xác nhận của bộ phận kiểm nghiệm mới được nhập kho

1.3 Bộ máy quản lý Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội

* Về tổ chức quản lý chung

Sơ đồ 1.1: Tổ chức công ty CP Dược phẩm Hà Nội

Bộ máy quản lý của công ty tổ chức theo phương thức trực tuyến chức năngvới mô hình tập trung, khép kín thống nhất từ Hội đồng quản trị tới các phòng ban,phân xưởng

* Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán của Công Ty CPDP Hà Nội

2 Mô tả chu trình bán hàng, thu tiền

2.1 Đặc điểm tổ chức tiêu thụ thành phẩm tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội

Các phương thức bán hàng tại Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội

- Phương thức bán buôn trực tiếp qua kho

Với phương thức này, công ty tiêu thụ thành phẩm không qua đại lý, giao hàng

Kế toán trưởng

Phó phòng tài vụ

Thủ quỹ

Kế toán PX Đông dược

Kế toán PX

Viên-mỡ, thuốc

mắt

Kế toán TSCĐ

Kế toán tiền mặt

Kế toán NVL

Kế toán ngân

hàng

cho người mua trực tiếp tại kho, khối lượng mỗi đơn hàng lớn Hàng xuất bán từkho sau quá trình dự trữ, bảo quản, kiểm tra chất lượng.

- Phương thức bán lẻ thu tiền tại chỗ

Phương thức bán hàng này thường được thực hiện ở các quầy thuốc và chinhánh của công ty Khách hàng (phần lớn là cá nhân) cầm đơn thuốc đến trực tiếpquầy thuốc của công ty để mua hàng Số lượng hàng bán cho mỗi đơn hàng thườngnhỏ, thậm chí phải chia nhỏ sản phẩm đã đóng gói trong quá trình tiêu thụ Hệ thốngbán lẻ có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.3: Quy trình bán lẻ thành phẩm

Những yêu cầu quản lý công tác tiêu thụ thành phẩm

- Về khối lượng thành phẩm tiêu thụ: Do phòng kế hoạch kinh doanh trực tiếpkết hợp với phòng kế toán và các kho để xác định

- Về chất lượng thành phẩm: sản phẩm trong sản xuất và trước khi nhập khophải được Phòng kiểm tra chất lượng kiểm tra chặt chẽ về định mức kỹ thuật Cụthể: sản phẩm dạng dung dịch được vô trùng trong lò hấp Khu vực sản xuất đượcquy định “độ sạch” (duy trì độ sạch định mức từ 100 đến 100.000) Các sản phẩmđều được lấy mẫu kiểm tra trước khi đóng gói

Kho trung tâm ( 170

- Về giá trị thực tế: Phòng kế toán kết hợp cùng các phân xưởng sản xuất theodõi, tập hợp đầy đủ CPSX trong kỳ.

- Về giá bán: Công ty sử dụng giá bán linh hoạt theo sự biến động của thịtrường với các phương thức bán hàng khác nhau

- Đối với các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm đã ký kết: Phương châm của công ty

là giữ chữ tín thông qua đảm bảo về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thờihạn giao hàng

2.2 Đặc điểm doanh thu tiêu thụ của Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội

Doanh thu bán hàng của Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội là tổng giá trịcác lợi ích kinh tế công ty thu được trong kỳ kế toán (1 năm) phát sinh từ hoạt độngsản xuất và tiêu thụ dược phẩm

Công ty áp dụng tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ Vì vậy,doanh thu bán hàng là doanh thu chưa tính thuế GTGT Tất cả các mặt hàng dượcphẩm công ty đang sản xuất đều đang chịu thuế suất thuế GTGT 10%

Quá trình sản xuất dược phẩm về cơ bản không có nhiều khác biệt so với quytrình sản xuất công nghiệp thông thường Sản phẩm được sản xuất theo lô, kỳ sảnxuất 1 lô rất ngắn, thông thường với nhóm sản phẩm thuốc nhỏ mắt – nhỏ mũi công

ty có thể sản xuất 20 lô/ ngày

Do vậy, việc xác định doanh thu tiêu thụ trong ngành dược phẩm nói chung vàvới Hanoipharma nói riêng vẫn áp dụng 5 điều kiện ghi nhận doanh thu theo Chuẩnmực kế toán số 14-Doanh thu và thu nhập khác Sản phẩm được coi là kết thúc quátrình tiêu thụ và ghi nhận doanh thu khi công ty chuyển giao hàng hoá cho kháchhàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán Thời điểm ghi nhận doanh thukhông có khác biệt với các phương thức tiêu thụ khác nhau

Tương ứng với các phương thức tiêu thụ, DTBH có thể phân loại gồm: DTBHtrực tiếp, DTBH từ các quầy và chi nhánh bán lẻ Đặc thù của DTBH theo từngphương thức tiêu thụ như sau:

- DT bán hàng trực tiếp: Căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế,

phòng kinh doanh viết hóa đơn GTGT cho khách ngay khi xuất hàng Sau đó, hóa

đơn này chuyển lên phòng kế toán, kế toán bán hàng nhập hóa đơn, thực hiện ghinhận DTBH, phần mềm kế toán tự động vào sổ : Chứng từ -ghi sổ, Sổ cái TK 511,

Sổ cái TK 33311, Sổ cái TK 131

- DT bán lẻ tại các cửa hàng, chi nhánh: Phòng kinh doanh có trách nhiệm

lập kế hoạch tiêu thụ các mặt hàng tại các quầy bán lẻ theo quý và giám đốc phêchuẩn thực hiện Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ này, hàng từ kho trungtâm tại 170 Đê La Thành sẽ được xuất tới các quầy.Tại quầy, dược phẩm được kiểm

kê tập hợp theo nhãn hàng của từng nhóm mặt hàng Công ty đã quy định giá bán sẽcao hơn giá vốn từ 5%- 15% tùy theo từng mặt hàng Đến cuối tháng, các quầy bán

lẻ tổng hợp doanh thu, thuế, giá vốn lô hàng xuất bán trên “Bảng kê bán lẻ hànghóa” rồi gửi lên phòng kế toán tại trụ sở chính, chứ không tiến hành ghi sổ kế toán

Kế toán căn cứ và bảng tổng hợp này để tiến hành phản ánh doanh thu của cácnghiệp vụ xuất bán lẻ

Xét theo tính chất DT theo ngành hàng, DTBH của công ty gồm:

+ DT bán hàng hóa như NVL, bột dược liệu và các sản phẩm ngoài thuốc+ DT bán sản phẩm thuốc

Doanh thu chủ yếu của công ty là thu nhập từ hoạt động sản xuất và kinh doanhthuốc Vì vậy trong phạm vi chuyên đề này, em tập trung nghiên cứu doanh thu bán sảnphẩm thuốc mà không đề cập đến DT bán hàng hóa, NVL ngoài thành phẩm thuốc

3 Quá trình tổ chức quản lý chu trình doanh thu của Công ty cổ phần dược phẩm Hà Nội

Lưu đồ 1.4: Tổ chức quản lý chu trình doanh thu

Nhận yêu cầu của KH

Lập phương án đáp

ứng

Xét duyệt phương án

Ký hợp đồng

Làm đề nghị xuất hàng hóa

Giao hàng, triển khai

Thanh toán, thanh lý hợp đồng

Duyệt

3.1 Tổ chức quản lý tiêu thụ theo phương thức tiêu thụ trực tiếp qua kho

Trình tự tổ chức hoạt động tiêu thụ của công ty khái quát như lưu đồ 1.4

Bước 1: Thiết lập mối quan hệ với các đại lý và với khách hàng Khách hàng

của công ty chủ yếu là khách hàng quen thuộc nên vai trò của nhân viên kinh doanh(NVKD)là duy trì mối quan hệ với khách hàng

Bước 2: Nhận yêu cầu của khách hàng, xác định yêu cầu gồm: chủng loại sản

phẩm, số lượng, giá chấp nhận (nếu có), thời gian giao hàng…NVKD phải xác địnhkhả năng đáp ứng đơn hàng dựa trên các thông tin: lượng hàng tồn kho, khả năngsản xuất hiện tại, phân tích lợi nhuận khi thực hiện đơn hàng

Bước 3, 4, 5: Phương án đáp ứng yêu cầu khách hàng phải được trưởng phòng

kinh doanh thông qua rồi trình lên tổng giám đốc phê duyệt

- Đối với khách hàng quen thuộc: Trưởng phòng kinh doanh có quyền quyết

định chấp nhận đơn hàng Giám đốc ký duyệt trên lệnh xuất kho

- Đối với khách hàng mới, số lượng hàng lớn hoặc có yêu cầu đặc biệt khác

về giá: Trưởng phòng kinh doanh lập tờ trình giải trình phương án chấp nhận hoặc

từ chối đơn hàng chờ giám đốc duyệt Tuy công ty không quy định chính thức giátrị đơn hàng mà phòng kinh doanh có quyền quyết định nhưng thông thường vớiđơn hàng lớn hơn 300 triệu, giám đốc là người duy nhất có thẩm quyền phê duyệt.Nếu phương án đáp ứng yêu cầu đơn hàng không được giám đốc phê duyệt thìphòng kinh doanh ngay lập tức xây dựng lại phương án đáp ứng và gửi báo giá chokhách hàng NVKD thu thập thông tin phản hồi từ KH Nếu không thống nhất đượcyêu cầu giữa 2 bên, giao dịch kết thúc

Nếu đơn hàng được duyệt, NVKD thỏa thuận đàm phán chi tiết các điều khoảnkhác với khách hàng rồi soạn thảo hợp đồng NVKD trình giám đốc hợp đồng bánhàng cùng Đề nghị phê duyệt hợp đồng

Trên thực tế, những giao dịch cần ký hợp đồng kinh tế, bước 4 và 5 đều cókiểm soát kỹ của trưởng phòng kinh doanh và giám đốc Bộ phận kế toán lúc này làmtham mưu cho giám đốc khi ra quyết định về: mức giá chấp nhận đơn hàng, thời hạntín dụng cho phép, khả năng thanh toán cùng tình hình tài chính của khách hàng

Bước 6: Làm đề nghị xuất hàng hóa

- Với những khách hàng quen thuộc hoặc lô hàng giá trị nhỏ, giao dịch

thường không lập Hợp đồng kinh tế mà NVKD làm đề nghị xuất hàng ở ngay bước

6 Trưởng phòng kinh doanh có thẩm quyền quyết định với đơn hàng Do vậy, vaitrò kiểm soát của kế toán ở bước này rất quan trọng Phòng kinh doanh cần dựa trênbáo cáo công nợ hàng tháng để thẩm định lại tình hình thanh toán của khách hàng:mức nợ hiện tại của KH? KH có nợ quá hạn không? KH có nằm trong hạn mứccông nợ cho phép không?

- Với khách hàng mới: việc xét duyệt bán hàng đã thực hiện kỹ ở bước 4 và

khi ký hợp đồng bước 5 Bước 6 và bước 7 cùng nằm trong quá trình chuyển giaohàng háo

Nếu hàng trong kho đủ đáp ứng, NVKD hoặc phòng kế toán lập phiếu xuất

kho Phiếu xuất phải có đầy đủ chữ ký của trưởng phòng kinh doanh và giám đốc Ởbước này, NVKD có trách nhiệm kết hợp cùng kế toán HTK và thủ kho kiểm trahàng hóa, chất lượng (đặc biệt là hạn sử dụng) có đủ tiêu chuẩn xuất hàng không.Kiểm soát trước khi giao hàng giúp hạn chế hàng bán trả lại và các tranh chấp saukhi giao hàng

Nếu hàng tồn kho không đủ đáp ứng, NVKD lập yêu cầu hàng trong đó nêu rõ

các tiêu chuẩn, đặc điểm với hàng rồi chuyển cho trưởng phòng và giám đốc ký.Sau đó, yêu cầu sản xuất này được lưu 1 bản ở phòng kế toán, 1 bản chuyển xuống

PX sản xuất theo yêu cầu Tại PX, đề nghị sản xuất của phòng kinh doanh có chữ

ký phê duyệt của giám đốc có giá trị như lệnh sản xuất

Bước 7: Do công ty không có phòng marketing riêng biệt nên phòng kinh

doanh phụ trách bàn giao hàng cho KH NVKD phụ trách bán hàng có trách nhiệmlập Biên bản giao nhận hàng hóa, ghi đầy đủ các thông tin về sản phẩm đồng thờithu nhận ý kiến phản hồi của khách hàng như: có đảm bảo thời gian giao hàngkhông? Chất lượng hàng hóa? Nếu phát hiện bất cứ phản hồi nghiêm trọng nào,NVKD báo cáo với trưởng bộ phận bán hàng và trưởng phòng kinh doanh để tìmphương án khắc phục

Bước 8: NVKD tiến hành các thủ tục thanh toán và thanh lý hợp đồng (nếu có).

Ở bước này, kế toán tham gia cùng phòng kinh doanh kiểm tra việc thực hiện hợp đồngnhư tiến độ thanh toán, điều kiện chiết khấu thanh toán Tùy theo quy định trong Hợpđồng hoặc tiến độ thực hiện đơn hàng, Kế toán thanh toán xuất hóa đơn GTGT đồngthời cập nhật vào sổ theo dõi công nợ nếu khách hàng chưa thành toán

Bước 9: Các biên bản, giấy tờ liên quan đến lô hàng được lưu trữ theo từng

khách hàng hoặc nhóm khách hàng Với khách hàng quen thuộc hoặc hợp đồng giátrị lớn, công ty lưu riêng để tiện đối chiếu Phòng kinh doanh lưu trữ: phương ánkinh doanh, hợp đồng kinh tế (1 bản) , biên bản giao hàng, biên bản thanh lý hợpđồng (1 bản) Phòng kế toán lưu: hợp đồng kinh tế (1bản), biên bản thanh lý hợpđồng (1 bản), phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT

3.2 Tổ chức quản lý tiêu thụ theo phương thức bán lẻ tại quầy

Về cơ bản, các bước trong quá trình tiêu thụ tương tự phương thức bán buôntrực tiếp qua kho (lưu đồ 1.4)

Bước 1: Kênh tiêu thụ với phương thức này là bán lẻ đến tay người tiêu dùng.

Công ty duy trì hoạt động của 4 quầy thuốc tại Hà Nội và 3 chi nhánh tại HảiPhòng, Thanh Hóa và Vinh

Bước 2, 3, 4: Thực chất tại các bước này, căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ đã lập

cho tháng, đầu tháng phòng kinh doanh xác định lượng hàng và chủng loại đểchuyển đến từng quầy thuốc Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm với địnhmức xuất hàng Giám đốc ký duyệt kiểm soát

Bước 5, 6, 7: Các quầy thuốc kiểm kê, nhận hàng theo số lượng trong Phiếu

xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Trong tháng, các quầy thuốc trực tiếp phân phốithành phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng Giá bán thống nhất trong tất cả cácquầy thuốc của công ty, được niêm yết tại quầy theo quy định của Bộ Y tế và Cụcquản lý dược

Bước 8 thực hiện vào cuối tháng khi các quầy hàng gửi “Bảng kê bán lẻ hàng

hóa” gửi lên phòng kế toán tại trụ sở chính Kế toán hạch toán DTBH, GVHB,CPBH& CPQLDN của nghiệp vụ xuất bán lẻ

Bước 9: Tại phòng kế toán lưu phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ (liên 3)

và bảng kê bán lẻ hàng hóa (1 bản) Tại phòng kinh doanh, lưu kế hoạch tiêu thụtheo quầy hàng và bảng kê bán lẻ hàng hóa (1 bản)

4 Hệ thống chứng từ, tài khoản sử dụng và báo cáo sổ sách liên quan đến chu trình bán hàng

4.1 Đặc điểm chung về chế độ kế toán áp dụng

Thứ nhất: Hệ thống chứng từ

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty bao gồm các bước sau:

- Lập chứng từ kế toán (hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài)

- Kiểm tra chứng từ: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từnhư chữ ký, tính chính xác của số tiền phát sinh

- Sử dụng chứng từ ghi sổ kế toán và quản lý

- Bảo quản và sử dụng chứng từ kế toán trong kỳ hạch toán

- Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ

Hệ thống chứng từ theo các phần hành gồm các chứng từ cụ thể như sau:

- Phần hành kế toán tiền mặt: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng,Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi

- Phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng: Bảng kê nộp séc, giấy nộp tiền vàongân sách nhà nước bằng chuyển khoản hay uỷ nhiệm chi

- Phần hành Tài sản cố định: Biên bản bàn giao TSCĐ, Biên bản đánh giá lạiTSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ để theo dõi

Thứ hai: Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty là hệ thống tài khoản theo quyết định

15 và chi tiết đến cấp 2 Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyênnên không sử dụng tài khoản 631, 611

Thứ ba: Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán

Công ty vận dụng hình thức chứng từ ghi sổ trong tổ chức sổ kế toán Chứng

từ ghi sổ được lập 3 ngày 1 lần (sơ đồ 2.1)

: Ghi thường xuyên: Ghi định kỳ: Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 4.1: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CPDP Hà Nội

CT- GS được lập trên cơ sở các chứng từ gốc có liên quan và các báo cáo tập hợpchi tiết từ các phân xưởng Từ CT-GS kế toán sẽ tiến hành vào sổ cái các tài khoản

- Hệ thống sổ chi tiết được công ty sử dụng là: Sổ theo dõi sản xuất, sổ chi tiếtthành phẩm hàng hoá, Sổ chi tiết vật tư, Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết tiêu thụ, Sổchi tiết công nợ

Chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Sổ quỹ

- Hệ thống sổ tổng hợp: Là sổ cái các tài khoản 111, 112, 131, 152, 153…,Sổđăng ký chứng từ ghi sổ…

Thứ tư: Hệ thống Báo cáo kế toán

Công ty có hai hình thức báo cáo là Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị

- Báo cáo tài chính gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động

kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính Hàng năm,vào cuối niên độ kế toán (31/12), kế toán tổng hợp từ sổ cái, bảng tổng hợp chi tiếttiến hành lập báo cáo tài chính; hàng tháng công ty không lập Báo cáo tài chính

- Hệ thống Báo cáo quản trị: lập vào ngày cuối cùng của hàng tháng, lập theo

từng bộ phận, từng phân xưởng để phục vụ cho kế toán trưởng trong việc xác địnhkết quả kinh doanh và hỗ trợ cho ban lãnh đạo của công ty trong quá trình ra quyếtđịnh quản trị Các báo cáo quản trị gồm: Báo cáo chi phí và giá thành, Báo cáo bánhàng của từng quầy hàng, Báo cáo hiệu quả kinh doanh

4.2 Kế toán doanh thu

4.2.1 Chứng từ ban đầu và thủ tục kế toán

Trường hợp xuất bán trực tiếp qua kho

Sau khi thành phẩm chuyển giao cho KH, tùy theo quy định trong Hợp đồnghoặc tiến độ thực hiện đơn hàng, Kế toán thanh toán xuất hóa đơn GTGT Hóa đơnGTGT có 3 liên, đặt giấy than viết một lần và lưu chuyển như sau Liên 1 (màu đen)lưu tại quyển, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu xanh) dùng để luânchuyển và ghi sổ kế toán Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và cho phép xuất hàng

đi bán Thủ kho sau đó ghi vào thẻ kho và chuyển các chứng từ gốc cho phòng kếtoán để ghi sổ

VD : Ghi nhận doanh thu

Biểu số 2.2.1: Hoá đơn giá trị gia tăng

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ngày 03 tháng 03 năm 2010

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần dược phẩm Hà Nội

Số tài khoản : 0021000001370 - NHNT Hà Nội

Điện thoại: MS:

Tên đơn vị: Nhà thuốc Minh Thành

Địa chỉ: Số 63 Trương Định – Hà Nội

Số tài khoản: 0021000008870 – NH Công thương Hà Nội – Chi nhánh HBT

Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,đóng dấu,họ tên)

Do công ty chỉ bán thành phẩm tự sản xuất, kế toán căn cứ vào phiếu xuấtkho và hóa đơn GTGT của hàng bán làm căn cứ lập sổ chi tiết bán hàng Sổ đượclập cho từng nhãn hàng và lập hàng ngày

Trường hợp xuất bán lẻ tại các quầy, chi nhánh

Tại các quầy bán lẻ, NVBH lập hóa đơn GTGT với số lượng hàng bán lớn (mẫuHóa đơn GTGT biểu 2.2.1), còn với số lượng nhỏ thì lập “Bảng kê bán lẻ hànghóa” Tại quầy 26 Ngọc Khánh, tháng 3 năm 2010 có bảng kê như sau;

Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

ME/2010

0 0 0 0 0 1 5

Bảng 2.2.2: Bảng kê bán lẻ hàng hóa tại quầy

chuyển về Phòng kế toán công ty Các quầy bán lẻ và chi nhánh không hạch toán

các nghiệp vụ phát sinh mà chỉ làm nhiệm vụ tập hợp chứng từ

Bảng 2.2.3: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra

BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA DỊCH VỤ BÁN RA

HĐ GTGT 46177 3/3

CH thuốc tư nhân – Đào Thị Tươi

4.2.2 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng

Công ty sử dụng TK 511 để ghi nhận doanh thu, chi tiết thành 2 tiểu khoản sau:

+ TK 5111: DT bán hàng hóa

+ TK 5112: DT bán sản phẩm thuốc

Từ hóa đơn GTGT, bảng kê bán lẻ, báo cáo quầy hàng kèm với các chứng từthanh toán như phiếu thu, giấy báo Có kế toán sẽ cập nhật số liệu vào máy tính đểphần mềm tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết doanh thu từng mặt hàng và chứng

Giá vốn hàng bán Lãi gộp Thuốc nhỏ mắt – nhỏ mũi Cloraphenicol 0.9% 32.500.000 9.600.000 22.900.000 15.650.000 7.250.000

4.2.3 Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng

Kế toán tổng hợp doanh thu theo cả 2 phương thức tiêu thụ được mô tả quachứng từ ghi sổ DTBH (bảng 2.2.6) và sổ cái TK 511 (bảng 2.2.7) dưới đây

Giảm giá lô penicilin xuất báncho nhà thuốc An Phát PXK092/3

Bảng 2.2.7: Sổ cái doanh thu bán hàng

SỔ CÁI DOANH THU BÁN HÀNG

-4.3 Kế toán giảm trừ doanh thu

4.3.1 Kế toán chiết khấu thương mại

Chiết khấu thương mại (CKTM) được công ty áp dụng với khách hàng muavới khối lượng lớn; theo đó công ty chủ động giảm giá niêm yết, khối lượng muacàng lớn mức giảm giá càng nhiều

Căn cứ theo “Hướng dẫn hạch toánHai mức CKTM áp dụng là 2.5% ( với đơnhàng giá trị hơn 500 triệu đồng) và 1% (với đơn hàng giá trị nhỏ hơn 500 triệu), hạnmức để bắt đầu áp dụng CKTM được thỏa thuận với từng khách hàng và mặt hàng cụthể Giá trị đơn hàng bắt đầu áp dụng CKTM thường là 200 triệu đồng/1 đơn hàng.CKTM chỉ áp dụng với tổng đơn hàng trong cùng một đợt mua của từng khách hàng.Trên hoá đơn GTGT xuất cho khách hàng, kế toán ghi rõ Chiết khấu thương mại màkhách hàng được hưởng

TK 521 – Chiết khấu thương mại được mở chi tiết theo trường hợp chiết khấu,không chi tiết theo nhóm hàng

VD: Bệnh viện ĐH Y Hà Nội mua 200 thùng kháng sinh Ixifast 200mg đơn

giá 1.779.000 đồng/ thùng được hưởng CKTM 1% Hóa đơn GTGT của nghiệp vụ này được lập như sau:

Bảng 2.3.1: Hóa đơn GTGT (đơn hàng hưởng CKTM)

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ngày 13 tháng 03 năm 2010

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần dược phẩm Hà Nội

Số tài khoản : 0021000001370 - NHNT Hà Nội

Điện thoại: MS:

Tên đơn vị: Bệnh viện ĐH Y Hà Nội

Địa chỉ: Số 93 Tôn Thất Tùng – Hà Nội

Số tài khoản: 0021000008870 – NH Công thương Hà Nội – Chi nhánh HBT

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:

-Chiết khấu thương mại (1%): 3.558.000

- Thành tiền: 352.242.000

- Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 35.224.200

- Tổng cộng tiền thanh toán 387.466.200

Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm tám mươi bảy triệu bốn trăm sáu mươi sáu nghìn hai trăm đồng /.

Ghi chú: (KH được hưởng CKTM 1% thanh toán bằng TM)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,đóng dấu,họ tên)

Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

ME/2010

0 0 0 0 1 4 9