Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH provimi thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện

B GIÁO DC VÀ ÀO TO TRNG I HC KINH T TP. H CHÍ MINH  TH TUYT HNG H THNG THÔNG TIN K TOÁN TI CÔNG TY TNHH MTV PROVIMI – THC TRNG VÀ MT S GII PHÁP HOÀN THIN Chuyên ngành: K toán Mã s: 60340301 LUN VN THC S KINH T Ngi hng dn khoa hc: PGS. TS Võ Vn Nh TP. H Chí Minh, nm 2013 M U 1. Lý do chn đ tài Trong bi cnh Vit Nam trong tin trình thc hin cam kt WTO, công ngh thông tin nh hng sâu rng đn mi lnh vc trong đó h thng thông tin k toán chu tác đng mãnh m. Vi điu kin hin ti, ng dng công ngh thông tin trong công tác qun lý và cung cp thông tin, thì k toán chu tác đng mnh bi tin trình ng dng các phn mm k toán cng nh h thng ERP trên nhiu khâu ca doanh nghip ti Vit Nam hin nay. Vic áp dng h thng phn mm trong vic x lý và cung cp thông tin k toán làm thay đi các qui trình x lý, kim soát và cung cp thông tin k toán. Thông tin k toán là mt ngôn ng kinh doanh ni lin gia nhà đu t và doanh nghip trong vic cung cp và huy đng vn. Chính vì điu này, x lý và công b thông tin k toán ca doanh nghip mang tính kp thi, tính chính xác và tính kim soát là ht sc cn thit thì đòi hi h thông thông tin cn phi trôi chy không b ách tc. iu đó mang li cho doanh nghip nhiu li ích trong hot đng kinh doanh và duy trì li th đi vi nhà đu t trong vic cung cp nhanh chóng nhng thông tin cn thit cho h ra quyt đnh. Tính hu ích ca thông tin k toán ph thuc rt nhiu vào các yu t môi trng hình thành trong đó công ngh thông tin có mc đ nh hng đáng k đn cht lng thông tin đc cung cp. Trong môi trng kinh doanh hin nay, thông tin k toán không ch là thông tin mang tính cht th cp cung cp th đng mà nó còn mang tín h tr đn các quyt đnh ca các bên liên quan. Vì vy doanh nghip nht thit phi trang b cng nh cng c cht lng thông tin đc cung cp. Vi các yu t phân tích nh trên tác gi chn đ tài: “H thng thông tin k toán ti công ty TNHH MTV PROVIMI- Thc trng và mt s gii pháp hoàn thin” mng mun phân tích thc trng cht lng thông tin k toán ti công ty này nhm có mt s đ xut đ hoàn thin chu trình cung cp thông tin. 2. Mc tiêu và phng pháp nghiên cu: Mc tiêu: - H thng hóa lý lun v h thng thông tin k toán ca doanh nghip. - Trình bày thc trng ti h thng thông tin k toán ti công ty TNHH MTV PROVIMI. - ánh giá mc đ v cht lng h thng thông tin k toán ti công ty -  xut gii pháp Phng pháp: - Phng pháp thng kê mô t: khái quát lý lun v h thng thông tin k toán - Phng pháp kho sát và tng hp: Nhm đánh thc trng h thng thông tin k toán ti công ty 3. i tng và Phm vi nghiên cu: - i tng nghiên cu: H thng thông tin k toán ti Công ty TNHH MTV Provimi. - Phm vi: H thng thông tin k toán bao gm nhiu thành phn liên quan., trong gii hn đ tài tác gi ch tp trung vào hai chu trình mua hàng – phi tr nhà cung cp và chu trình bán hàng - thu tin. 4. Ni dung lun vn Ni dung ca đ tài gm 3 chng: Chng I: Tng quan h thng thông tin k toán Chng II: Thc trng h thng thông tin k toán ti Công ty. Chng III: M s gii pháp hoàn thin h thng thông tin k toán ti Công ty. TÀI LIU THAM KHO TÀI LIU TING VIT 1. Hunh Th Hng Hnh, Nguyn Mnh Toàn, 2011, Kim soát và đm bo an toàn h thng thông tin k toán trong điu kin tin hc hóa, Tp chí khoa hc và công ngh, i hc à Nng. 2. Nguyn Th Hng, 2006. H thng thông tin k toán ( lý thuyt, bài tp và bài gii), NXB Thng Kê. 3. Nguyn Th Hoàng Anh, 2009, H thng thông tin k toán ti Công ty TNHH Maersk Vit Nam - Thc trng và gii pháp. Lun vn thc s. i hc kinh t Thành ph H Chí Minh. 4. Nguyn Phc Bo n, Bùi Quang Hùng, Trn Thanh Thúy, Phm Trà Lam, Lng c Thun, Nguyn Quc Trung, T chc công tác k toán doanh nghip, 2012, NXB Phng ông. 5. Phm Trà Lam, 2012. T chc h thng thông tin k toán áp dng trong doanh nghip nh và va  Vit Nam. Lun vn thc s. i hc kinh t Thành ph H Chí Minh. 6. Thái Phúc Huy (ch biên), Nguyn Th Hng, Hunh Vn Hiu, oàn Trí Dng, Lng c Thun, 2012. H thng thông tin k toán ( tp 1), NXB Phng ông. 7. Thái Phúc Huy, Nguyn Phc Bo n, Nguyn Bích Liên, Bùi Quang Hùng, Trn Thanh Thúy, Phm Trà Lam, 2012. H Thng thông tin k toán ( tp 2), NXB Phng ông. 8. Thông tin Công ty TNHH MTV Provimi. <http://www.provimi-vn.com/contact.html> TÀI LIU TING ANH 9. Báo cáo tài chính ca Công ty truy xut t h thng Tp đoàn http://myapps.nutrition.local/Citrix/XenApp/Internal/auth/silentDetection.aspx http://global.atradius.com/ https://www.atradius.com/PRODServatnet/ http://global.atradius.com/ http://teaming.cargill.com/sites/can-Finance/Credit/Lists/AR%20Reporting/AllItems.a spx 10. Cht lng h thng thông tin k toán. < http://smallbusiness.chron.com/qualities-accounting-information-3954.html >. 11. Chc nng ca h thng thông tin k toán, <http://dilipchandra12.hubpages.com/hub/Accounting-as-an-Information-Syste m>, truy cp ngày 20 tháng 6 nm 2012. 12. Maria do ceu Gaspar Alves, Information Technology roles in Accounting task - A multiple - case study, International Journal of Trade, Economics and Finance, Vol.1, June, 2010 2010-023X. 13. Mr.Ali Amiri, Mr.Hojjatallah Salari Department of accounting, Islamic Azad University, Bandar Abbas Branch, Iran, Effect of Accounting Information System (AIS) on Software qualitative, International Journal of Business and Management Invention ISSN (Online): 2319 – 8028, ISSN (Print): 2319 – 801X www.ijbmi.org Volume 2 Issue 4  April. 2013 PP.06-11. 1 CHNG 1. TNG QUAN H THNG THÔNG TIN K TOÁN 1.1 Vai trò ca thông tin k toán đi vi công tác qun lý 1.1.1 Bn cht ca k toán Theo đnh ngha ca Hip hi k toán M. “K toán là quá trình xác đnh, đo lng và trao đi thông tin kinh t cho phép đánh giá thông tin và quyt đnh ca ngi s dng thông tin và quyt đnh ca ngi s dng thông tin. Thông tin k toán là thông tin kinh t - nó liên quan đn hot đng tài chính và kinh t ca doanh nghip hoc t chc. Thông tin k toán cn phi đc xác đnh và đo lng”. http://www.tutor2u.net/business/accounts/intro_accounting.htm nh ngha v k toán cng đc ghi nhn trong lut k toán nc CHXHCN Vit Nam. Theo đó: “ k toán là vic thu thp, x lý, kim tra, phân tích và cung cp thông tin kinh t tài chính di hình thc giá tr, hin vt và thi gian lao đng (3- iu 4, lut k toán do Quc Hi thông qua ngày 17/6/2003). Tuy có nhiu đnh ngha v k toán nhng chung qui li, có th rút ra mt s đim chung nh sau: K toán nghiên cu tài sn, ngun hình thành tài sn và s vn đng ca tài sn trong t chc. ó cng chính là các quan h kinh t tài chính phát sinh  các t chc có s dng tài nguyên đ thc hin mc tiêu hot đng ca mình. K toán s dng ba loi thc đo đ phn ánh là thc đo giá tr, thc đo hin vt và thc đo lao đng trong đó thc đo giá tr là thc đo bt buc đ có th tng hp toàn b các hot đng kinh t ca t chc. 2 K toán đc xem là mt h thng thông tin ca mi t chc. H thng đó đc vn hành qua mt quá trình thu thp, đo lng, ghi chép và cung cp thông tin bng các phng pháp riêng ca k toán. Chc nng ca k toán là thông tin và kim tra các hot đng gn lin vi tài sn, ngun vn hình thành tài sn và các hot đng khác ca đn v. K toán đóng vai trò là chc nng h tr quan trng trong qun lý điu hành doanh nghip nhm đt mc tiêu đ ra. Chc nng này th hin thông qua vic cung cp các thông tin tài chính hu ích phc v cho vic hoch đnh, t chc, thc hin và kim soát các hot đng sn xut kinh doanh ca doanh nghip.  thc hin các chc nng đó, cn phi có mt cu trúc đc thit lp đ thu thp, lu tr, x lý và cung cp các thông tin theo chc nng ca k toán. Cu trúc đó chính là h thng thông tin k toán. Tóm li k toán là mt khoa hc thu thp, x lý và cung cp thông tin v tài sn, ngun hình thành tài sn, và s vn đng ca tài sn trong t chc. K toán không ch vn dng trong các doanh nghip mà còn trong các t chc phi li nhun, các t chc ca chính ph và các t chc khác có s dng kinh phí đ thc hin mt mc tiêu nào đó. Thông tin k toán đc s dng bi nhiu đi tng: t nhà qun lý doanh nghip đn nhà đu t, ngân hàng, các c quan qun lý nhà nc và nhng ai có quan tâm đn li ích ca t chc đó. 1.1.2 Vai trò k toán Mi doanh nghip là mt t bào ca nn kinh t mà li ích ca t chc đó có liên h đn nhiu đi tng : t ngi ch s hu, ngi qun lý ti đn v đn các đi tng bên ngoài. Mi mt đi tng có nhng nhu cu thông tin riêng xut phát t nhng li ích riêng ca mi t chc. Vai trò th hin qua hai nhóm đi tng là các nhà qun lý doanh nghip và các đi tng bên ngoài:  i vi nhà qun lý  doanh nghip: do doanh nghip có tính t ch trong vic s dng các ngun lc ca mình nên ngi qun lý doanh nghip cn có nhng 3 thông tin đ hoch đnh, t chc và kim soát toàn b tài sn và hot đng kinh doanh ca mình. Vai trò ca thông tin k toán đi vi nhóm đi tng này th hin  các mt sau: Giúp nhà qun lý  doanh nghip kim tra, kim soát toàn b tài sn hin có, tình hình bin đng và s dng tài sn trong hot đng kinh doanh theo đúng các mc tiêu đã đnh, tránh tình trng tht thoát hay s dng lãng phí tài sn. Giúp nhà qun lý kim tra, kim soát tình hình s dng các khon vay n, tình hình huy đng và s dng vn ch s hu qua đó đánh giá tình hình thc hin ngha v ca đn v đi vi ngi cho vay, nhà nc, ngi lao đng và các t chc khác. Thông qua thông tin do k toán cung cp, nhà qun lý có th xây dng các k hoch ngn hn và dài hn trong hot đng đu t và huy đng vn, xây dng các chin lc và chính sách kinh doanh phù hp. Hình 1.1 : Mi quan h gia thông tin k toán và ngi s dng H thng k toán Báo cáo k toán Ngi s dng  DN: Ch s hu Nhà qun tr Ngi s dng bên ngoài DN: Nhà nc, ngân hàng, nhà đu t Các t chc khác. Hot đng kinh t Hot đng kinh t 4  i vi các đi tng bên ngoài doanh nghip: bao gm Nhà nc, các đi tng khác nh ngân hàng, các t chc tài chính khác s dng thông tin k toán ca doanh nghip, ngi ch s hu, các nhà đu t tim tàng, nhà cung cp, khách hàng … Vai trò thông tin k toán đi vi tng đi tng bên ngoài là khác nhau nhng thc cht thông tin k toán thng liên quan đn các vn đ tình hình tài chính ca doanh nghip. Vì th báo cáo cung cp cho các đi tng này thng đc gi là báo cáo tài chính theo mc đích chung vì nó cung cp nhng thông tin tng quát cho vic s dng ca nhiu đi tng bên ngoài doanh nghip  phát huy vai trò ca mình, thông tin k toán cung cp phi đáp ng nhng yêu cu sau: Thông tin k toán cung cp phi đm bo tính thng nht v ni dung và phng pháp tính toán c th: i vi thông tin k toán tài chính, cn tuân th các nguyên tc k toán chung đã đc chp nhn đ đm bo tính so sánh ca thông tin khi công b ra bên ngoài. Khi đó mi cá nhn đu có th đc hiu và s dng thông tin k toán trong vic ra quyt đnh. i vi thông tin k toán qun tr cn thng nht đi vi tài liu k hoch hoc các qui đnh bên trong ni b đ thun li cho vic qun lý các hot đng  đn v. Thông tin k toán phi phn ánh trung thc, khách quan thc t hot đng ca đn v. Không nên quan nim vic ghi s k toán là ch đ đi phó vi nhng yêu cu ca nhà nc.Thông tin k toán cung cp phi phn ánh kp thi các hot đng kinh t tài chính xy ra. Thông tin k toán cung cp phi phn ánh đy đ, toàn din v mi hot đng kinh t, tài chính ca đn v. 5 Thông tin k toán cung cp phi rõ ràng, d hiu, đm bo cho các đi tng s dng đu có th nhn thc đúng đn hot đng và kt qu hot đng ca đn v, thc hin vic kim tra, kim soát hot đng ca đn v. 1.2 H thng thông tin k toán 1.2.1 khái nim 1.2.1.1 H thng H thng là mt khái nim thng đc s dng trong đi sng nh h thng giao thông, h thng truyn thông, h thng các trng đi hc… Theo quan đim tip cn h thng thì h thng là mt tp hp các thành phn có quan h tng tác vi nhau đ cùng thc hin các mc tiêu đt ra ca h thng. Mt h thng bt k đu có bn đc đim sau:  Các thành phn, b phn trong h thng  Các mi quan h, cách thc và c ch tng tác gia các thành phn bên trong.  Phm vi, gii hn ca h thng  Các mc tiêu hng đn ca h thng. Hình 1.1 minh ha cho mt h thng bao gm bn thành phn có mi quan h vi nhau và tp hp li vi nhau to thành h thng 1.0. C E Hình 1.3: H thng A Hình 1.2 H thng 1.0 1.1 1.2 1.4 1.3 A B Hình 1.1 1.2.1 F 1.2.3 1.2.2 C D D C [...]... lý và cung c p i s d ng T t c các h th ng th c hi n m c tiêu cung c d c g i là h th ng thông tin ng s 7 1.2.1.2H th ng thông tin k toán H th ng thông tin k toán thu th p, ghi nh d li cung c p thông tin cho nhà qu n tr H th ng thông tin k toán là m t t p h p các thành ph n liên cm ra, h u h t các h th ng thông tin k toán bao g m các h th ng nh H th ng thông tin k toán có th s d ng công ngh thông tin. .. kênh thông tin và truy n thông quan tr a, chính h th ng góp ph n t o nên h th ng ki m soát n i b h u hi u và hi u qu trong doanh nghi p Phân lo i h th ng thông tin k toán: Phân lo m c a thông tin cung c p: H th ng thông tin k toán tài chính: cung c p các thông tin tài chính ch y u cho ng bên ngoài Nh ng thông tin này ph i tuân th nguyên t c, chu n m c k toán hi n hành nh, ch , các 16 H th ng thông tin. .. c t ch c theo mô hình t p trung, toàn b công tác k c th c hi n t i phòng k toán c a Công ty Phòng k toán g c tài chính, k toán, k toán kho i: ng, k toán t ng h p, k toán thu , k toán thanh 29 C TÀI CHÍNH NG K K TOÁN T NG H P K TOÁN THU K TOÁN THANH TOÁN K TOÁN KHO Hình 2.2: T ch c b máy k toán 2.1.3.2 Ch Giá m v , quy n h n c a t ng b ph n k toán: u b ph n k toán tài chính, ch u trách nhi m c tài chính... công ty g m nh ng phòng ban nào b nh ch m v c th c a t ng phòng ban c M i quan h gi a các phòng ban d u kho n thi hành: bao g m n i dung s i n u có và ngày hi u l c thi hành 1.3.2.2Xác l p m i quan h công tác gi a phòng k toán và phòng IT: B ph n k toán và công ngh thông tin là hai b ph n không tách r i, h tr nhau trong vi c x lý thông tin, k toán cung c p d li u thô nh k thu t, công ngh 23 thông tin. .. thông tin và h tr trong vi ho u hành và qu n lý ng c a doanh nghi p Nó liên k t v i các h th ng thông tin c a các b ph n ho ho ch kinh doanh 25 TH C TR NG H TH NG THÔNG TIN K TOÁN 2.1 Gi i thi u t ng quát Công ty TNHH MTV Provimi T th p niên 30 c a th k 20, Prov trong ngành công nghi t trong nh u ng v t nuôi qu c t tb ct Âu, Châu M và Châu Phi Provimi tr thành nhà tiên phong trong vi c phát tri n công. .. th ng thông tin k toán qu n tr : cung c p các thông tin nh m m tr trong n i b doanh nghi d báo các s ki n s x y ra và d ng v tài chính kinh t c Phân lo n nh i v i t ch c c x lý: H th ng thông tin k toán th công: t t c các quá trình thu th thi t l , x lý, c th c hi n th công, ghi chép b ng tay H th ng thông tin bán th công: có s ng d ng và h tr nh nh c a máy tính và công ngh thông tin trong quá trình... h th ng thông tin qu n lý, trên n n t ng ng d ng công ngh thông tin m nh m Thi t l p h th ng ki m soát n i b : ki m soát n i b bao g m các chính sách, th t c thi t l trong quá trình ho phòng ng n và phát hi n các r i ro có th x y ra ng c a doanh nghi n thông tin cung c p Thông qua vi c thi t l p h th ng thông tin k toán các chính sách, th t c ki m soát s c “ nhúng vào” h th ng k thông tin k toán s... ng công ngh thông tin trong C n chú ý r ng v i vi c ng d ng công ngh thông tin vào trong công tác k toán, vi c l a ch n hình th c t ch c b máy k toán không còn b gi i h n theo quy mô, a bàn ho ng N u m u ki n h t ng k thu t công ngh thông tin t t và có ph n m m k toán, có th truy xu t, c p nh t d li u trên n n giao th c m ng, ki m soát truy c p h th ng t t thì hình th c t ch c b máy k toán t p trung... m nh m công ngh thông tin trong ho ng k toán, ch có th th c hi i v i h u h t các h th ng thông tin k toán H tr ra quy nh qu n tr : thông tin c n thi t cung c p cho ra quy doanh nghi p r ng, tùy theo nhu c u c nh qu n tr i s d ng thông tin Các thông ng không có nh ng tiêu chu n hay nh ng báo cáo c th h th ng thông tin k toán ph i có nh ng ph n ng linh ho t nh các yêu c u thông tin khác nhau t các c... n theo t p h h ng k p ng k toán theo dõi chi ti t g i là chuy n s ng k toán N i dung nghi p v Thông tin k Ghi nh n s p phát sinh x p theo th i x p gian dung qu n lý ng k toán Hình 1.4 : Quy trình x lý c a h th ng thông tin k toán toán Ghi nh n s p theo n i (s sách, các báo 8 L p và trình bày thông tin trên các báo cáo v i n y, k ig c t p h p, theo dõi m t h th ng thông tin ph i là t p h p r t nhi . đo lng và trao đi thông tin kinh t cho phép đánh giá thông tin và quyt đnh ca ngi s dng thông tin và quyt đnh ca ngi s dng thông tin. Thông tin k toán là thông tin kinh. thông tin k toán ti công ty 3. i tng và Phm vi nghiên cu: - i tng nghiên cu: H thng thông tin k toán ti Công ty TNHH MTV Provimi. - Phm vi: H thng thông tin k toán bao. thng thông tin k toán ca doanh nghip. - Trình bày thc trng ti h thng thông tin k toán ti công ty TNHH MTV PROVIMI. - ánh giá mc đ v cht lng h thng thông tin k toán ti công