− Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch bán hàng cho cả năm và từng tháng, cập nhật thường xuyên lượng hàng hóa tiêu thụ và lượng hàng hóa nhập vào để cân đối số lượng hàng tồn kho, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
− Kế toán: Trong chu trình chi phí, kế toán có nhiệm vụ lập bản nhu cầu vận chuyển hàng hóa và lập phiếu nhập kho khi hàng hóa được vận chuyển về chi nhánh.
− Thủ kho: Theo dõi, ghi chép việc nhập hàng hóa vào kho. − Phần mềm: Ghi tăng hàng tồn kho vào các tập tin liên quan.
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
Chương 4
PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM
4.3. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ARYSTA LIFESCIENCE VIỆT NAM
4.1.1. Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh Bảng 4.1: BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG Bảng 4.1: BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ
STT Câu hỏi Có Không Ghi chú
1
Doanh nghiệp có tạo dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp nhằm nâng cao sự trung thực và phẩm chất đạo đức của nhân viên hay không?
√
2
Nhân viên có lý lịch, kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ hay không?
√
3 Công tác lập kế hoạch có được tiến hàng một cách nghiêm túc không? √
4
Mọi quan hệ trong báo cáo có rõ ràng không? (các nhân viên có biết mình báo cáo vấn đề gì, cho ai, khi nào không?)
√
5
Có bản mô tả công việc cho từng nhân viên, từng nghiệp, cụ thể hóa nhiệm vụ bao gồm các thủ tục kiểm soát có liên quan đến trách nhiệm không?
√
6 Doanh nghiệp có xây dựng chính sách khen thưởng và kỷ luật rõ ràng không? √
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
STT Câu hỏi Có Không Ghi chú
7
Khi tuyển dụng nhân viên mới, doanh nghiệp có những chính sách, thủ tục để phát triển đội ngũ nhân viên trung thực và có khả năng chuyên môn nhằm đáp ứng cho hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không?
√
8 Người phụ trách kế toán có độc lập với chức năng thu-chi tiền hay không? √
9
Việc bán chịu hay yêu cầu hàng hóa có được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền không?
√
10 Có tìm hiểu năng lực tài chính của
khách hàng không? √
11 Có sự hạn chế truy cập và sử dụng số liệu của nhân viên không? √
12
Các chứng từ có được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi sử dụng hay không?
√
13
Các hóa đơn có được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau không?
√
14
Việc so sánh, đối chiếu số liệu kế toán và tài sản có trên thực tế có được thực hiện định kỳ không?
√
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Với 13/14 câu trả lời “Có” trong tổng số câu hỏi được đưa ra, tôi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối chặt chẽ, có thể hạn chế những rủi ro sai sót. Ở câu hỏi số 5 “Có bản mô tả công việc cho từng nhân viên, từng nghiệp, cụ thể hóa nhiệm vụ bao gồm các
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
thủ tục kiểm soát có liên quan đến trách nhiệm không?” được trả lời không, nhưng vẫn được đánh giá là an toàn vì các nhân viên được tuyển dụng trên tiêu chuẩn khắc khe và được hướng dẫn nghiệp vụ thông qua trao đổi một cách cẩn thận.
4.1.2. Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học tại chi nhánh 4.1.2.1. Kiểm soát chung
− Phân quyền sử dụng: Phần mềm kế toán Basys đang sử dụng tại công ty cho phép phân quyền sử dụng. Theo đó, mỗi nhân viên trong bộ phận kế toán có tài khoản riêng để truy cập vào hệ thống và chỉ được cập nhật, sửa chữa, in ấn trên phần hành mà mình đảm nhận.
− Các dữ liệu được lưu trữ an toàn, theo trình tự thời gian và tại chi nhánh có nguồn điện dự phòng để hạn chế mất mát dữ liệu khi mất điện.
4.1.2.2. Kiểm soát ứng dụng
Kiểm soát nhập liệu:
− Kế toán chỉ cần nhập mã khách hàng, mã hàng hóa vào máy, chương trình sẽ tự hiển thị thông tin được thiết kế từ trước. Trong quá trình thiết kế mã khách hàng, mã hàng hóa nếu có sự trùng lắp chương trình sẽ tự báo lỗi.
− Chứng từ gốc được đánh số thứ tự trước khi nhập vào máy để hạn chế sự trùng lắp hay bỏ sót nghiệp vụ. Khi nhập xong, kế toán sẽ đánh dấu là đã được sử dụng để tình trạng dữ liệu được nhập hai lần.
− Dữ liệu trước khi nhập vào máy đều được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
− Phần mềm tự động đánh số thứ tự liên tục cho tất cả các chứng từ được lập.
Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu:
− Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: Định kỳ, kế toán lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống để đảm bảo sự chính xác của số liệu.
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
− Đối chiếu giữa tổng hợp với chi tiết: Hệ thống tự động đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết để phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái.
Kiểm soát kết quả xử lý: Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua số tổng để nhằm kiểm soát tính chính xác của thông tin.
4.4. PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU
4.2.1. Phân tích tình hình doanh thu tại chi nhánh qua 3 năm (2010-2012) 2012)
4.2.1.1. Khái quát tình hình doanh thu tại chi nhánh qua 3 năm (2010-2012)
Tổng doanh thu của chi nhánh bao gồm 3 thành phần chính là: Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động tài chính và thu nhập khác. Tổng doanh thu của chi nhánh Arysta Lifescience ở Cần Thơ qua 3 năm ( 2010 – 2012) được thể hiện trong bảng sau đây:
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
Bảng 4.2: BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU CỦA CHI NHÁNH QUA 3 NĂM (2010-2012)
Đơn vị tính : triệu đồng Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 2011/2010 2012/2011 Chỉ tiêu Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) DT từ HĐKD 231.249,00 99,978 258.275,75 99,980 271.386,31 99,975 27.026,75 11,69 13.110,56 5,08 DT từ HĐTC 42,01 0,018 44,45 0,017 61,11 0,023 2,44 5,81 16,66 37,48 DT khác 8,14 0,004 6,90 0,003 7,29 0,003 (1,24) (15,23) 0,39 5,65 Tổng DT 231.299,15 100,00 258.327,10 100,00 271.454,71 100,00 27.027,95 11,69 13.127,61 5,08
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
Dựa vào bảng 4.2 ta thấy rằng tổng doanh thu của công ty tăng dần qua các năm, doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng rất lớn trong cơ cấu tổng doanh thu của chi nhánh, trong khi đó doanh thu từ hoạt động tài chính và doanh thu khác qua 3 năm lại chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng doanh thu. Điều đó cho thấy nguồn thu nhập chính của công ty phần lớn là từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Năm 2011 tổng doanh thu đạt 258.327,10 triệu đồng tăng 27.027,95 triệu đồng so với năm 2010, tương ứng tăng 11,69%. Sự tăng lên này chủ yếu là do sự tăng lên của doanh thu từ hoạt động kinh doanh. Nguyên nhân của sự gia tăng doanh thu năm 2011 là do chi nhánh đã thường xuyên giao dịch, tìm kiếm khách hàng, ký kết nhiều hợp đồng với số lượng sản phẩm lớn. Một điều quan trọng góp phần làm gia tăng doanh thu trong năm 2011 là do chiến lược kinh doanh của công ty đó là tăng cường mở rộng thị trường và phát triển danh mục sản phẩm sau một năm biến động ảnh hưởng xấu đến tình hình kinh doanh của chi nhánh, chính vì thế sang đến năm 2011 chi nhánh đã mạnh dạn đầu tư bỏ ra một số tiền không nhỏ vào khâu quảng cáo và khuyến mãi, tìm kiếm khách hàng mở rộng thị trường.
Đến năm 2012 doanh thu của công ty lại tiếp tục tăng so với năm 2011, năm 2012 tổng doanh thu của công ty đạt 271.454,71 triệu đồng tăng 13.127,61 triệu đồng, tương ứng tăng 5,08%, cũng giống như năm 2011 sự tăng lên này chủ yếu là do sự tăng mạnh của doanh thu từ hoạt động kinh doanh khi chỉ tiêu này tăng lên đến 13.110,56 triệu đồng, tương ứng tăng 5,08 % bằng tốc độ tăng của tổng doanh thu. Doanh thu từ hoạt động tài chính và doanh thu khác cũng biến động qua 3 năm nhưng mức biến động chiếm tỷ trọng quá nhỏ không làm ảnh hưởng nhiều đến tổng doanh thu.
Sự tăng mạnh doanh thu của năm 2012 là do chi nhánh đã áp dụng hiệu quả các chương trình khuyến mãi cho các nhà phân phối lớn (hình thức du lịch trong và ngoài nước, tặng vàng, đồ điện máy… tặng trên doanh số bán hàng) và tổ chức nhiều cuộc hội thảo cho nông dân khắp các vùng nhằm kích thích nhu cầu mua bán giữa đại lý và khách hàng, tạo điều kiện cho khách hàng tiếp xúc trực tiếp với nhân viên công ty, giải tỏa những thắc mắc khách hàng, cũng
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
như hướng dẫn, tư vấn giúp khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty có hiệu quả. Mặt khác, chi nhánh đã mở rộng thêm nhiều nhà phân phối lớn có uy tín thương hiệu lâu đời ở các vùng mở rộng thị trường và chi nhánh còn cải tiến cơ chế tiền lương, tiền thưởng trên doanh thu đạt được để kích thích tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên và đã có chính sách ưu đãi đối với những nhân viên có năng lực. Bên cạnh đó chi nhánh còn đưa ra nhiều chính sách bán hàng phù hợp để thu hút nhiều khách hàng mới và có chính sách ưu đãi đối với những khách hàng cũ của chi nhánh, nên doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của chi nhánh đã không ngừng được nâng lên qua các năm.
4.2.1.2. Phân tích doanh thu tiêu thụ các sản phẩm chính của công ty theo ngành hàng
Trong kinh doanh các nhà quản lý luôn quan tâm đến việc tăng doanh thu, đặc biệt là tăng doanh thu bán hàng và cung ứng dịch vụ vì đây luôn là doanh thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của doanh nghiệp, là nguồn vốn quan trọng để doanh nghiệp tái sản xuất, trang trải các chi phí. Tuy nhiên, để làm được điều đó các nhà quản lý cần phải phân tích tình hình biến động của doanh thu theo mặt hàng. Việc làm này sẽ giúp cho các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình doanh thu của doanh nghiệp, biết được mặt hàng nào có doanh thu cao từ đó đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp, đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp mình. Doanh thu theo ngành hàng của công ty qua 3 năm (2010-2012) được thể hiện trong bảng dưới đây:
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
Bảng 4.3: BẢNG TỔNG HỢP DOANH THU THEO NGÀNH HÀNG CỦA CHI NHÁNH QUA 3 NĂM (2010 – 2012)
Đơn vị tính : triệu đồng Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 2011/2010 2012/2011 Chỉ tiêu Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Thuốc trừ sâu 9.018,82 3,90 11.623,70 4,50 13.206,54 4,87 2.604,88 28,88 1.582,84 13,62 Thuốc trừ bệnh 69.606,76 30,10 68.446,25 26,50 81.280,20 29,95 (1.160,51) (1,67) 12.833,95 18,75 Thuốc trừ cỏ 152.623,42 66,00 178.205,80 69,00 176.899,57 65,18 25.582,38 16,76 (1.306,23) (0,73) DT từ HĐKD 231.249,00 100,00 258.275,75 100,00 271.386,31 100,00 27.026,75 11,69 13.110,56 5,08
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam 9.018,82 11.623,70 13.206,54 69.606,76 68.446,25 81.280,20 152.623,42 178.205,80 176.899,57 0,00 20.000,00 40.000,00 60.000,00 80.000,00 100.000,00 120.000,00 140.000,00 160.000,00 180.000,00 200.000,00 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 T ri ệ u đ ồ n g Thuốc trừ sâu Thuốc trừ bệnh Thuốc trừ cỏ
Hình 4: DOANH THU THEO NGÀNH HÀNG CỦA CHI NHÁNH QUA 3 NĂM (2010-2012)
Từ bảng 4.3 và hình 4 ta có thể nhận xét được tình hình tiêu thụ của 3 nhóm mặt hàng chính qua 3 năm hoạt động như sau :
− Thuốc trừ sâu: Năm 2011 doanh thu của mặt hàng này đạt 11.623,70 triệu đồng tăng 2.604,88 triệu đồng tương ứng tăng 28,88% so với năm 2010, đây là một con số tăng khá cao, nguyên nhân của sự tăng lên này là do chi nhánh đã ký kết được nhiều hợp đồng cho loại mặt hàng này. Đến năm 2012 doanh thu của mặt hàng này tiếp tục tăng so với năm 2011, doanh thu năm 2012 đạt 13.206,54 triệu đồng, tăng 1.582,84 triệu đồng, tương ứng tăng 13,62% so với năm 2011. Nguyên nhân của sự gia tăng doanh thu từ mặt hàng này là do đây là loại sản phẩm tốt có chất lượng cao nên được khách hàng tăng số lượng đặt hàng. Đây là nhóm sản phẩm có mức tăng cao nhất trong 3 nhóm sản phẩm chính chứng tỏ công ty đang dần chú trọng tiêu thụ nhóm mặt hàng này.
− Thuốc trừ bệnh: Đây cũng là một trong những mặt hàng chủ lực của chi nhánh. Năm 2011 doanh thu của mặt hàng này là 68.446,25 triệu đồng, giảm 1.160,51 triệu đồng so với năm 2010, tương ứng giảm 1,67 %. Nguyên nhân của sự sụt giảm này là do thị trường của thuốc trừ sâu và thuốc trừ cỏ tăng lên. Sang đến năm 2012 doanh thu của mặt hàng này là 81.280,20 triệu đồng, đã tăng lên 12.833,95 triệu đồng so với năm 2011, tương ứng tăng 18,75 %. Nguyên nhân của sự gia tăng này là do nhu cầu tiêu thụ của mặt hàng này
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
có tăng lên. Mặc dù tăng không nhiều nhưng nhóm sản phẩm này cũng đóng góp một phần đáng kể trong tổng doanh thu hoạt động kinh doanh.
− Thuốc trừ cỏ: Đây là mặt hàng chủ lực và chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu doanh thu từ hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Năm 2011 doanh thu thuốc thuốc cỏ của chi nhánh là 178.205,80 triệu đồng, tăng 25.582,38 triệu đồng, tương ứng tăng 16,76 % so với năm 2010, nguyên nhân của sự gia tăng này là do mặt hàng thuốc trừ bệnh có phần giảm xuống và thuốc trừ sâu chỉ tăng nhẹ, bên cạnh đó là chi nhánh đã có ký kết nhiều hợp đồng cho mặt hàng này. Bước sang năm 2012 doanh thu mặt hàng này lại giảm xuống 1.306,23 triệu đồng, tương ứng giảm 0,73%, con số này giảm không đáng kể bởi vì mặt hàng này lúc nào cũng chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu doanh thu theo ngành hàng và nằm ở mức 65% đến 69%. Nguyên nhân thuốc trừ cỏ chiếm tỷ trọng cao là do không phải công ty nào cũng có thể sản xuất ra thuốc trừ cỏ mạnh, hiệu quả và chất lượng. Vì thuốc trừ cỏ khi phun lên rất dễ gây ngộ độc cho lúa và cây trồng. Vì thế, nông dân rất ngại khi dùng thuốc trừ cỏ và công ty Arysta là công ty có loại thuốc trừ cỏ có chất lượng tốt, hiệu quả và an toàn cho cây.
Nhìn chung, sự tăng lên giảm xuống, hay chiếm tỷ trọng cao hay thấp của từng nhóm mặt hàng phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Phần lớn là do sự biến động của thời tiết trong năm tức là trên lúa, hoa màu và cây ăn trái… sẽ có những loại sâu, loại bệnh, loại cỏ khác nhau mà cần những loại thuốc khác nhau, và do các đối thủ cạnh tranh trên thị trường thuốc bảo vệ thực vật luôn đưa ra các chiến lược quảng bá, giá cả, chất lượng thuốc…để cạnh tranh với công ty khác.
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
4.2.1.3. Phân tích doanh thu tiêu thụ các sản phẩm chính của công ty theo vùng
Chi nhánh công ty TNHH Arysta tại Cần Thơ là nơi chuyên nhận hàng từ