Các tập tin trong chu trình doanh thu:
− Tập tin khách hàng: Tập tin này sẽ lưu trữ các thông tin về khách hàng như: tên khách hàng, mã số khách hàng, người đại diện, địa chỉ liên hệ, mã số thuế, số tài khoản.Với một khách hàng công ty sẽ lập một mã số khách hàng đây là mã số duy nhất và khác biệt giữa các khách hàng nhằm hỗ trợ cho việc truy vấn thông tin khách hàng được nhanh chóng và chính xác. Mã số khách hàng cũng là khoá chính trong tập tin dữ liệu này để liên kết với các tập tin khác.Với một khách hàng phải cung cấp thông tin về người đại diện để chi nhánh dễ dàng trong việc xử lý các hoạt động giao tiếp và thanh toán. Đồng thời, chi nhánh cũng nắm được mã số thuế, số tài khoản của khách hàng để tiện việc thanh toán và thực hiện các giao dịch khác. Tập tin này được phòng kinh doanh, kế toán sử dụng và chỉ có phòng kinh doanh mới có thể thay đổi dữ liệu.
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
− Tập tin hàng tồn kho: Tập tin chức các thông tin về: Tên hàng tồn kho, mã hàng, mã loại, đơn giá, số lượng tồn kho, hạn nợ. Với những thông tin cung cấp từ tập tin này người sử dụng có thể biết được sản phẩm thuộc loại nào, số lượng là bao nhiêu. Điều này không chỉ giúp cho việc bán hàng mà còn cung cấp thông tin cho thủ kho biết các thông tin trong việc quản lý và bảo quản hàng hoá. Khoá chính trong tập tin này là mã hàng, tập tin dữ liệu hàng hoá tồn kho này liên kết với các tập tin còn lại thông qua mã hàng. Tập tin này được phòng kinh doanh, kế toán, thủ kho đăng nhập và chỉ có kế toán có quyền chỉnh sửa.
− Tâp tin nợ phải thu: Tập tin dữ liệu chứa các thông tin: Mã số khách hàng, tên khách hàng, hạn mức tín dụng, thời gian áp dụng, mức tín dụng còn cho phép, tổng nợ hiện tại, nợ quá hạn dưới 1 tháng, nợ quá hạn từ 1 tháng đến dưới 3 tháng và nợ quá hạn trên 3 tháng. Mỗi khách hàng sẽ được chi nhánh xem xét về năng lực tài chính cũng như các khía cạnh khác có liên quan mà cung cấp một hạn mức tín dụng nhất định, đây cũng là cơ sở để xem xét có nên bán hàng hay không và để thay đổi hạn mức khi cần thiết, cũng như lập bảng theo dõi công nợ khách hàng. Tập tin này phòng kinh doanh, kế toán sử dụng và chỉ có kế toán có quyền thay đổi dữ liệu.
− Tập tin hóa đơn: Tập tin dữ liệu này cung cấp những thông tin về hàng bán bao gồm: Mã khách hàng , tên khách hàng mua, ngày mua hàng, ngày trả tiền, tên sản phẩm, mã hàng, mã loại, số lượng mua, mức chiết khấu, giảm giá, tổng tiền phải thanh toán. Tập tin này được kế toán sử dụng và chỉ có kế toán được quyền chỉnh sửa.
− Tập tin hóa đơn thu tiền: Tập tin này chức các thông tin: Số hoá đơn, số thứ tự lệnh bán hàng, tên khách hàng, mã số khách hàng, địa chỉ, số lượng đặt hàng, đơn giá, tổng tiền, hình thức chi trả, nhân viên nhận tiền, mã số nhân viên, người đại diện chi trả, ngày/tháng /năm. Tập tin này sẽ là cơ sở truy xuất các hoá đơn bán hàng cho khách hàng và nó được liên kết chặc chẽ với các tập tin dữ liệu còn lại.
− Tập tin giảm giá hàng bán: Tập tin chứa các thông tin về các sản phẩm hiện có của chi nhánh. Mỗi sản phẩm thuộc một nhóm nào đó như thuốc
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
trừ sâu, thuốc trừ cỏ và thuốc trừ bệnh. Mỗi sản phẩm có một mã riêng. Việc tổ chức sản phẩm theo loại và theo mã giúp cho việc bảo quản và cung cấp thông tin tồn kho đúng và chính xác. Bên cạnh đó tập tin giúp cho người bán hàng biết được chính xác giá và các mức giảm giá, chiết khấu nhất định với các sản phẩm khác nhau. Tập tin này được phòng kinh doanh và kế toán đăng nhập và chỉ phòng kinh doanh có quyền thay đổi dữ liệu.
Mối quan hệ giữa các tập tin:
− Tập tin hóa đơn thu tiền – Tập tin hóa đơn: 1 – ∞ − Tập tin hóa đơn thu tiền – Tập tin khách hàng: 1 – ∞ − Tập tin khách hàng – Tập tin nợ phải thu: 1 – ∞ − Tập tin khách hàng – Tập tin hóa đơn: 1 – ∞
− Tập in hàng tồn kho – Tập tin giảm giá hàng bán: 1 – ∞ − Tập tin hàng tồn kho – Tập tin hóa đơn: 1 – ∞
Hình 6: MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
Với cách tổ chức các mối quan hệ theo trên sẽ giúp dữ liệu giữa các tập tin có mối liên hệ mật thiết với nhau, bên cạnh đó còn giúp các dữ liệu không thể tuỳ tiện thay đổi hay huỷ bỏ, điều này tăng tính an toàn trong vấn đề bảo quản và khai thác dữ liệu của chu trình và cả hệ thống kế toán.