4.2.3.1. Các hoạt động xử lý
a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Khi nhận được yêu cầu đặt hàng của khách hàng trực tiếp hay qua các phương tiện truyền thông, nhân viên bán hàng lập phiếu yêu cầu hàng hóa 1 liên gửi kế toán bán hàng. Kế toán tiến hàng lập lệnh bán hàng và kiểm tra các các thông tin về nợ khách hàng như: số tiền, thời gian quá hạn ghi chú vào lệnh bán hàng và gửi về trụ sở chính (tại thành phố Hồ Chí Minh) để Giám đốc kinh doanh và Kế toán trưởng ký duyệt (gửi bằng fax). Sau khi lệnh bán hàng được ký duyệt sẽ được gửi ngược lại kế toán tại chi nhánh (cũng gửi bằng fax). Nếu lệnh bán hàng được duyệt, kế toán lưu tại để làm căn cứ lập hóa đơn bán hàng. Nếu lệnh bán hàng không được duyệt thì kế toán lập thông báo gửi khách hàng.
b) Lập hóa đơn, ghi nhận nợ
Việc lập hóa đơn, ghi nhận được thực hiện trước việc xuất kho, giao hàng. Căn cứ vào lệnh bán hàng đã được duyệt, kế toán lập và in hóa đơn bán hàng gồm 4 liên: Liên 1 lưu, liên 2 gửi khách hàng, liên 3 gửi người giao hàng và liên 4 gửi thủ kho. Khi lập hóa đơn bán hàng, phần mềm tự động cập nhật dữ liệu vào tập tin nợ phải thu, tập tin hóa đơn và tập tin hàng tồn kho.
c) Xuất kho, giao hàng
Liên 4 được gửi cho thủ kho để làm căn cứ xuất kho hàng hóa. Khi xuất kho hàng hóa, thủ kho ghi nhận việc xuất kho vào thẻ kho. Khi hàng đã được xuất, người giao hàng sử dụng liên 3 để kiểm tra, đối chiếu hàng hóa đã xuất và thực hiện việc gửi hàng. Khi khách hàng nhận hàng, người giao hàng yêu cầu khách hàng ký xác nhận vào liên 3 hóa đơn bán hàng và gửi lại liên 3 cho kế toán để kế toán xác nhận khách hàng đã nhận hàng.
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
d) Thu tiền
Hàng tháng, từ cơ sở dữ liệu kế toán in bảng tổng hợp nợ từ tập tin thời hạn nợ của khách hàng gửi nhân viên bán hàng. Dựa vào đó, nhân viên bán hàng báo cho khách hàng. Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì nhân viên bán hàng lập phiếu thu gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 gửi khách hàng và liên 3 gửi kế toán. Sau đó, lập 2 liên giấy nộp tiền, 1 liên cùng tiền gửi vào ngân hàng, 1liên chuyển kế toán. Kế toán căn cứ vào liên 3 phiếu thu và giấy nộp tiền vào ngân hàng ghi giảm nợ phải thu khách hàng vào các tập tin liên quan.
Nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng, khi nhận được giấy báo có của ngân hàng kế toán cũng tiến hành ghi giảm nợ phải thu của khách hàng.
e) Trường hợp hàng bán bị trả lại
Khi khách hàng yêu cầu trả lại hàng, nhân viên bán hàng báo lại cho Giám đốc kinh doanh (bằng e-mail). Nếu được chấp nhận, Giám đốc kinh doanh yêu cầu kế toán lập biên bản trả hàng gồm 2 bản, gửi nhân viên bán hàng. Khi nhân viên bán hàng nhận hàng từ khách hàng, 2 bên ký xác nhận vào biên bản trả hàng. Một bản của biên bản trả hàng gửi khách hàng, một bản gửi kế toán làm căn cứ lập phiếu nhập kho và ghi vào cơ sở dữ liệu. Sau đó, phiếu nhập kho được chuyển đến thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho.
f) Họat động cấp tín dụng cho khách hàng mới
Khi khách hàng mới trên địa bàn muốn trở thành khách hàng của công ty (cũng chính là đại lý phân phối), nhân viên thị trường tiến hành điều tra khách hàng (hồ sơ cần có: giấy phép kinh doanh, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, tài chính), sau đó thông báo cho Giám đốc kinh doanh (bằng e-mail). Nếu được chấp nhận, Giám đốc kinh doanh yêu cầu kế toán lập phiếu yêu cầu cấp tín dụng. Sau khi được cung cấp mức tín dụng thì thông tin khách hàng sẽ được cập nhật vào hệ thống và tất cả quá trình giao dịch bán hàng được vận hành như trên.
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
4.2.3.2. Mô tả bằng DFD
Hình 7: DFD CẤP 1 MÔ TẢ CHU TRÌNH DOANH THU
Lập phiếu yêu cầu hàng hóa 1.1 Lập lệnh bán hàng 1.2 Xét duyệt 1.3 Khách hàng Đơn đặt hàng
Phiếu yêu cầu hàng hóa Thông báo từ chối
Từ chối Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng Đồng ý Lệnh bán hàng đã duyệt Hình 8: DFD CẤP 2 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG NHẬN VÀ XỬ LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam Lập hóa đơn 2.1 Ghi nhận nợ 2.2 Hệ thống sổ Khách hàng Tập tin khách hàng Tập tin hàng tồn kho Tập tin hóa đơn Tập tin nợ phải thu Hóa đơn bán hàng
Hình 9: DFD CẤP 2 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG LẬP HÓA ĐƠN, GHI NHẬN NỢ
Hình 10: DFD CẤP 2 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHO, GIAO HÀNG
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam Kế toán Ngân hàng Khách hàng Hệ thống sổ Lập phiếu thu, giấy nộp tiền 4.1 Nhập dữ liệu 4.2 Ghi nhận dữ liệu 4.3 Tập tin nợ phải thu
Tập tin hóa đơn thu tiền Bảng tổng hợp nợ phải thu Tiền
Phiếu thu
Tiền + Giấy nộp tiền
Phiếu thu + Giấy nộp tiền
Hình 11: DFD CẤP 2 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG THU TIỀN 4.2.3.3. Mô tả bằng lưu đồ
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
Thủ kho Người giao hàng
Kế toán Bắt đầu Ghi vào thẻ kho Thẻ kho Kiểm tra với hàng xuất kho Yêu cầu KH kiểm tra, ký nhận HĐBH N N HĐBH 4 HĐBH 3 HĐBH 2 HĐBH đã xác nhận 3 HĐBH 2 KH Kế toán Kết thúc Ghi chú: HĐBH: Hóa đơn bán hàng KH: Khách hàng
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
Phân tích HTTTKT tại CN công ty TNHH Arysta Lifescience Việt Nam
4.2.3.4. Nhận xét
Ưu điểm:
− Có sự phân chia trách nhiệm và phân quyền phê duyệt lệnh bán hàng.
− Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng trong chu trình doanh thu nên hóa đơn bán hàng chỉ được lập khi lệnh bán hàng được duyệt với thông tin kèm trên hóa đơn bán hàng là số thứ tự của lệnh bán hàng được duyệt, gọi là mã số S/O (Sale Order), giảm được rủi ro lập khống chứng từ.
Nhược điểm:
− Lệnh bán hàng chỉ được lập 1 liên dẫn đến rủi ro không theo dõi được qua các bộ phận.
− Kế toán là người kiểm tra hạn mức tín dụng, nợ hiện tại, nợ quá hạn của khách hàng, có thể xảy ra trường hợp, kế toán ghi sai lệch các thông tin này để lệnh bán hàng có thể được duyệt dẫn đến rủi ro chấp nhận đơn đặt hàng không có khả năng thanh toán.
− Nghiệp vụ lập hóa đơn, ghi nhận nợ được thực hiện trước nghiệp vụ xuất kho, giao hàng là chưa hợp lý, vì trong quá trình xuất kho có thể xảy ra rủi ro xuất sai mặt hàng, sai số lượng, hoặc mất hàng trong quá trình vận chuyển. Dẫn đến mặt hàng, số lượng khách hàng thực nhận và nợ phải thu không đúng với hóa đơn.
− Trong nghiệp vụ thu tiền bán hàng (bằng tiền mặt) chưa có sự thông báo việc trả tiền đã được thực hiện giữa khách hàng và kế toán để kịp thời ghi giảm nợ phải thu và có thể xảy ra rủi ro tiền thu được bị nhân viên thu tiền chiếm dụng.