Đưa TMĐT vào các khâu có thể trong quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.

đưa TMĐT vào các khâu có thể trong quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.

Chương 1:Khái quát chung 1.1>Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài:

Đất nước ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, vừa xâydựng cơ sở vật chất kỹ thuật, vừa phát triển nền kinh tế đất nước Cùng với

sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, Việt Nam được đánh giá

là một trong những quốc gia phát triển mạnh nhất về công nghệ thông tin,truyền thông và Internet trong những năm cuối của thế kỷ 20, đầu thế kỷ 21đến nay Cách mạng trong lĩnh vực công nghệ thông tin đã và đang làm thayđối sâu sắc bộ mặt của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực(trong đó có logistics) vàtoàn thể xã hội Chính nhờ những tiến bộ của công nghệ thông tin màlogistics đã phát triển lên một nấc thang mới Giờ đây chỉ cần ngồi tại mộttrung tâm logistics, nhờ mạng máy tính bạn có thể biết được hàng của mìnhđang ở đâu ? Trong tình trạng thế nào ? Và cũng nhờ công nghệ thông tinbạn có thể tiết kiệm một khoản đáng kể trong hoạt động logistics

Ứng dụng công nghệ thông tin, thương mại điện tử ngày càng phổ biến vàsâu rộng hơn trong các lĩnh vực của logistics, như : hệ thống thông tin quảntrị dây chuyền cung ứng toàn cầu, công nghệ nhận dạng bằng tần số Radio…

vì thông tin được truyền càng nhanh và chính xác thì các quyết định trong hệthống logistics càng hiệu quả

Ngày nay ngành hậu cần có vị trí rất quan trọng trong nền kinh tế hiện đại và

có ảnh hưởng to lớn đến sự phát triển kinh tế của các quốc gia và toàn cầu.E-Logistics là sự kết hợp của giao tiếp,tin học và công nghệ,hợp tác đểtruyền tải thông tin về quá trình logistics tới khách hàng thông qua việc chia

sẻ dữ liệu và tri thức giữa các thành viên tham gia chuỗi cung ứng Mục tiêu

cơ bản của logisics là giao đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng địađiểm và thời gian và tới đúng khách hàng Trên thế giới, logistics đã và đang

phát triển mạnh mẽ Ở Việt Nam, logistics đã bắt đầu được nhìn nhận nhưmột công cụ sắc bén đem lại thành công cho doanh nghiệp trong điều kiệnhội nhập và chắc chắn logistics sẽ phát triển trong tương lai không xa.

Ra đời 06/08/2007, có thể nói ATO là một doanh nghiệp còn rất trẻ nhưngđầy tiềm năng trong lĩnh vực phần mềm Vấn đề quan trọng nhất với công tylúc này là làm sao cung cấp phần mềm tới tay các khách hàng một cáchnhanh nhất mà vẫn đảm bảo yêu cầu về chất lượng Để làm được điều nàymột mặt công ty cần có một nền tảng công nghệ thông tin vững chắc, mộtmặt cần biết cách ứng dụng E – Logistics vào quy trình xử lý đơn đặt hàng

để cuối cùng chi phí thấp mà hiệu quả lại cao

Theo kết quả điều tra sơ bộ thì vấn đề đặt ra ở công ty là làm sao xử lý đơnđặt hàng của khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, không có sai sót,

để có thể phát triển tốt trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay vàtrong tương lai không xa khi mà thương mại điện tử đang thực sự phát triểnmạnh mẽ ở Việt Nam

1.2> Xác lập và tuyên bố đề tài:

Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần công nghệ phần mềm ATO emnhận thấy công ty đang cố gắng ứng dụng triệt để TMĐT vào hoạt độnglogistics, làm sao xử lý được đơn đặt hàng của khách hàng một cách nhanhchóng.Từ vấn đề cấp thiết đặt ra, em xin lựa chọn đề tài: “ Giải pháp ứngdụng E-Logistics cho quá trình thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng tạicông ty CP công nghệ phần mềm ATO.”

Bài luận tập trung :

.+ E – Logistics? Out – Logistics? E – fulfillment?

+ Tác động của TMĐT?

+ Xử lý đơn đặt hàng trong TMĐT?

- Quy trình xử lý đơn đặt hàng ?

- Tác động của TMĐT trong quản trị đơn đặt hàng?

- LIS và vai trò của LIS?

+ Đưa ra được giải pháp ứng dụng E-Logistics cho quá trình thực hiện đơnđặt hàng của khách hàng tại công ty CP công nghệ phần mềm ATO

1.3>Mục tiêu nghiên cứu đề tài:

+ Xem xét,đánh giá nhu cầu mua hàng trực tuyến của khách hàng đối vớisản phẩm của công ty,xem xét cách thức khách hàng đặt hàng và doanhnghiệp xử lý đơn đặt hàng của khách hàng như thế nào

+ Nghiên cứu,phân tích quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng của cácdoanh nghiệp TMĐT nói chung và của công ty ATO nói riêng

+ Khả năng ứng dụng TMĐT vào hoạt động Logistics, đưa TMĐT vào cáckhâu có thể trong quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

+ Đề xuất được giải pháp đưa TMĐT vào quy trình xử lý đơn đặt hàng củakhách hàng

+ Khẳng định vai trò quan trọng của TMĐT trong hoạt động kinh doanh nóichung vào trong hoạt động logistics nói riêng

+ Hoàn thiện kiến thức,sự hiểu biết, trau dồi kinh nghiệm về TMĐT để cóthể ứng dụng tốt trong hoạt động kinh doanh, logistics

1.4> Phạm vi nghiên cứu:

Do những giới hạn về mặt trình độ, thời gian và trong phạm vi nghiêncứu một đề tài luận văn, căn cứ vào đối tượng và mục đích nghiên cứu, dướigóc độ môn học và kết quả quá trình điều tra, phỏng vấn, tìm hiểu thực trạng

của doanh nghiệp, đề tài chỉ tập trung vào việc nghiên cứu để đưa ra giảipháp ứng dụng E-Logistics cho quá trình thực hiện đơn đặt hàng của kháchhàng tại công ty ATO, đối với sản phẩm là phần mềm và khách hàng làngười mua hàng trực tuyến.

1.5> Kết cấu bài luận:

Chương 1:Khái quát chung

Chương 2:Một số lý luận cơ bản về hoạt động logistics cho quy trình xử lýđơn đặt hàng trong TMĐT

Chương 3:Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng của hoạtđộng logistics cho quá trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng tại công tyATO

Chương 4:Một số giải pháp ứng dụng E-Logistics cho quá trình xử lý đơnđặt hàng của khách hàng tại công ty cổ phần công nghệ phần mềm ATO

Chương 2:Một số lý luận cơ bản 2.1>Một số khái niệm cơ bản:

2.1.1>E-logistics:

*KN: Logistics là quá trình tối ưu hoá về vị trí và thời gian, vận chuyển và

dự trữ nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đếntay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế Như vậy rõ ràng bản chất của logistics là dịch vụ khách hàng - là quátrình cung cấp các giá trị gia tăng cho cho khách hàng trong hệ thống kênhcung cấp nguyên vật liệu đầu vào và kênh phân phối hàng hoá với hiệu quảchi phí cao nhất

Trong bối cảnh của hoạt động thương mại điện tử,e-logistics được địnhnghĩa là việc ứng dụng các kỹ thuật và phương pháp của TMĐT để thực hiệnhay tiến hành quản trị logistics cho một doanh nghiệp

*Vai trò:

-Trong chuỗi cung ứng tổng thể: Các hoạt động logistics có nhiệm vụkết nối một cách có hiệu quả các thành viên trong chuỗi cung ứng, từ đóđem lại giá trị cao nhất cho khách hàng và các thành viên Nhiệm vụ kết nốicủa hậu cần được thể hiện qua việc vận hành một cách trôi chảy và nhịpnhàng của 3 dòng sau:

+Dòng sản phẩm: con đường dịch chuyển của hàng hoá và dịch vụ từ nhàcung cấp tới khách hàng, đảm bảo đúng đủ về số lượng và chất lượng

+Dòng thông tin: dòng giao và nhận của các đơn đặt hàng, theo dõi quá trìnhdịch chuyển hàng hoá và chứng từ giữa người gửi và người nhận

+Dòng tiền tệ: thể hiện sự thanh toán của khách hàng đối với nhà cungcấp,thể hiện hiệu quả kinh doanh

-Trong chuỗi giá trị của doanh nghiệp: Quản trị logistics là chức năngtổng hợp và tối ưu hoá tất cả các hoạt động hậu cần cũng như phối hợp hoạtđộng logistics với các chức năng khác như marketing, kinh doanh, sản xuất,tài chính, công nghệ thông tin….nhằm đem lại giá trị cao nhất cho kháchhàng.

Giá trị của doanh nghiệp được thể hiện ở các khía cạnh sau:

+Giá trị sản phẩm: Đặc điểm, chức năng và công dụng

+Giá trị dịch vụ: sửa chữa, bảo hành, vận chuyển, hướng dẫn sử dụng

+Giá trị giao tiếp: Sự hài lòng trong tiếp xúc với nhân viên

+Giá trị biểu tượng: nhãn hiệu, uy tín của doanh nghiệp

Bảng 2.1: Sự khác biệt giữa logistics và e-logistics

-Đơn đặt hàng Dự báo được Đa dạng,biến động,quy

mô nhỏ-Chu kỳ đáp ứng đơn

đặt hàng

Theo tuần Chu kỳ ngắn,theo ngày

-Khách hàng Đối tác chiến lược Rộng hơn

-Dịch vụ KH Thụ động,cứng nhắc Đáp ứng,linh hoạt -Nhập hàng Theo kế hoạch và lịch

cụ thể

Đúng thời điểm cầnhàng

-Mô hình phân phối Định hướng nhà cung

cấp

Định hướng khách hàng

-Nhu cầu khách hàng ổn định,nhất quán Có tính chu kỳ

-Địa điểm giao hàng Tập trung Phân tán lớn

-Kinh doanh quốc tế Thủ công Tự động hoá

2.1.2>Out-Logistics (thuê ngoài dịch vụ hậu cần):

* KN: là việc sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ logistics để thực hiện

hoạt động mà trước đây được thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp

+Dịch vụ logisstics của bên thứ ba ( 3PL=Third-Party logistics ): 3PL làcông ty cung cấp nhiều dịch vụ logistics khác nhau bao gồm vận tải, kho bãi,bốc dỡ, chất xếp hàng hoá, làm thủ tục hải quan thay chủ mặt hàng…Cácmặt hàng này được cung cấp theo hướng tích hợp chứ không riêng rẽ Sựhợp tác giữa chủ hàng và công ty bên ngoài là một mối quan hệ liên tục và

có chủ định

+Dịch vụ logistics của bên thứ tư(4PL=Fourth-Party Logistics): 3PL thì chỉcung cấp dịch vụ mang tầm chiến thuật hoặc hoặc hơn một chút, thường vàomột số mắt xích nào đó trong chuỗi cung ứng Còn 4PL thì ngược lại, đảmnhận vai trò quản trị chiến lược và chuyên sâu trong toàn bộ chuỗi cung ứng,nghĩa là tập chung cải tiến hiệu quả quy trình và vận hành toàn bộ chuỗicung ứng cùng các dịch vụ logistics và dịch vụ công nghệ thông tin tích hợptrong các quá trình đó

*Một số lợi ích out-logistics mang lại:

+Giảm vốn đầu tư và giảm chi phí

+Cải tiến dịch vụ khách hàng

+Tăng thêm kỹ năng quản lý

+Tăng khả năng tiếp cận thông tin với thị trường luôn biến động

Trong những lợi ích kể trên, khả năng giảm chi phí là quan trọng nhất,cùng với nó, việc nâng cao chất lượng dịch vụ cũng là vấn đề được quan tâmhàng đầu

2.1.3.1> Khái niệm

-E-fulfilment: được định nghĩa là một bộ phận của e-logistics bao gồm cáchoạt động, chức năng và quá trình được tích hợp hiệu quả nhằm đảm bảocung ứng hàng hoá tới khách hàng từ khi nhận được đơn đặt hàng.

2.1.3.2> Tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng

Bản chất của logistics chính là dịch vụ khách hàng Trong quá trình hoạtđộng logistics dịch vụ khách hàng chính là đầu ra, là thước đo chất lượngcủa toàn bộ hệ thống Do đó muốn phát triển logistics phải có sự quan tâmthích đáng đến dịch vụ khách hàng

-.Các loại hình dịch vụ khách hàng phổ biến: nhận hàng, giao hàng, vậnchuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, đóng góibao bì, ghi ký mã hiệu hàng hoá

-5 tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng:

+Tính đa dạng về chủng loại và tính sẵn có của dự trữ

+Thời gian đáp ứng đơn hàng

+Mức độ tin cậy trong giao hàng

dữ liệu về tình hình đơn đặt hàng tại bất kỳ điểm nào trên hệ thống logistics,chẳng hạn như thời điểm xuất hàng, mã hàng, chuyến tàu chở hàng, ngàynhận hàng…

+Thời gian đáp ứng đơn hàng: TMĐT cho phép giao hàng rất nhanh chóng

và thuận tiện

+Mức độ tin cậy trong giao hàng:Thông tin chính xác hơn,mối quan hệ vớikhách hàng chặt chẽ hơn sẽ gián tiếp góp phần làm tăng mức độ tin cậytrong giao hàng,từ đó làm tăng sự thoả mãn của khách hàng

+Sự đa dạng về chủng loại hàng hoá và tính sẵn có của dự trữ: cửa hàng trựctuyến không giới hạn về không gian và diện tích trưng bày, do đó trênwebsite của mình doanh nghiệp dễ dàng trưng bày nhiều sản phẩm hơn Tính sẵn có của dự trữ sẽ tốt hơn khi khách hàng hệ thống thông tin củakhách hàng giúp doanh nghiệp dự báo tốt hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó

có chính sách dự trữ thích hợp cho từng mặt hàng với từng thời điểm hợp lý.+Tính linh hoạt: Khách hàng mua sắm thuận tiện hơn, không bị giới hạn vềkhông gian và thời gian, có thể đặt hàng bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu trongphạm vi phục vụ của doanh nghiệp

-Tác động tới chi phí logistics:

+Chi phí dự trữ hàng hoá/nguyên vật liệu: TMĐT có thể làm giảm mức hànghoá dự trữ cần thiết nhờ việc tạo môi trường hợp tác chặt chẽ hơn giữa cácthành viên trong chuỗi cung ứng và làm cho mối quan hệ cung - cầu đượcđáp ứng một cách trật tự và hiệu quả hơn

Ngoài ra, khi doanh nghiệp TMĐT có thể trì hoãn việc sản xuất nhiềuchủng loại hàng hoá cho đến khi nhận được đơn hàng của khách, thì có thểgiảm bớt được khá nhiều mức dự trữ hàng hoá

+Chi phí đầu tư mạng lưới logistics: TMĐT cho phép tập trung hoá các khohàng với quy mô lớn hơn và số lượng kho ít hơn Như vậy chi phí đầu tư cho

hạ tầng được giảm bớt nhờ lợi thế quy mô

Bên cạnh đó, các nghiệp vụ logistics tại các kho lớn cũng dễ dàng tậptrung và chuyên môn hoá, giúp tiết kiệm được chi phí Chi phí tác nghiệp

còn có thể tiết kiệm nhờ được nhờ một số công đoạn của bán hàng là dokhách hàng tự thực hiện (chọn hàng, kiểm tra tính sẵn có của hàng, viết đơnđặt hàng…) Như vậy số lượng và thời gian lao động của nhân viên đượcgiảm bớt.

+Chi phí vận chuyển: Đối với sản phẩm kỹ thuật số được tải trực tiếp từwebsite (download) thì TMĐT sẽ tiết kiệm được toàn bộ chi phí vận chuyển Với sản phẩm thông thường thì chi phí giao hàng trong TMĐT thường caohơn so với thương mại truyền thống do số lượng kho ít, khách hàng phântán, hàng phải giao tới tận nhà…

+Chi phí thông tin: TMĐT cho phép chia sẻ thông tin về nhu cầu thị trườnggiữa các thành viên trong chuỗi cung ứng Internet cũng cho phép chia sẻthông tin dự báo và hoạch định sản xuất kinh doanh trong toàn bộ chuỗi, gópphần nâng cao mức độ hợp tác giữa các thành viên Điều đó góp phần làmgiảm tổng chi phí của của toàn bộ chuỗi và làm cho cung - cầu phù hợp vớinhau một cách hiệu quả hơn Đó là một trong những lợi ích cơ bản củaTMĐT

2.1.3.4>Mô hình logistics bán hàng trong TMĐT:

Hình 2.1: Mô hình đáp ứng đơn hàng truyền thống và trực tuyến+Lợi ích của mô hình logistics đáp ứng đơn hàng trực tuyến:

*Giảm chi phí đầu tư cho dự trữ và mạng lưới cơ sở logistics

*Giảm chi phí logistics nói chung và chi phí vận chuyển nói riêng nếu khaithác được lợi thế nhờ quy mô

*Mở rộng cơ cấu mặt hàng kinh doanh

+Hạn chế của mô hình logistics đáp ứng đơn hàng trực tuyến:

*Giảm tỷ suất lợi nhuận

*Giảm khả năng kiểm soát quá trình hậu cần đầu ra, từ đó có thể dẫn đếngiảm chất lượng dịch vụ

*Tiềm ẩn khả năng mất khách hàng khi thông tin được chia sẻ giữa các đốitác và đối tác có thể trở thành đối thủ cạnh tranh trực tiếp

+Căn cứ lựa chọn :

*Quy mô thị trường và doanh số bán hàng

*Đặc điểm đơn hàng và đặc điểm mạng lưới cung ứng

*Quy mô và điều kiện đáp ứng đơn hàng nhỏ của nhà sản xuất/bán buôn *Đặc điểm nhu cầu thị trường

*Cơ cấu mặt hàng kinh doanh

2.2>Xử lý đơn đặt hàng trong TMĐT:

2.2.1>Quá trình xử lý đơn đặt hàng:

Hình 2.2: Quy trình xử lý đơn đặt hàng

- Tập hợp, xử lý đơn đặt hàng: Thu thập thông tin cần thiết về nhữngyêu cầu của khách hàng về hàng hoá và dịch vụ Việc đặt hàng có thể dokhách hàng hoặc nhân viên bán hàng điền thông tin cần thiết vào các mẫuđơn đặt hàng, điện thoại,…Đơn đặt hàng sẽ được chuyển tới nhà cung cấpthông qua các phương tiện điện tử như điện thoại, máy tính, máy fax, vệtinh….Doanh nghiệp nhận đơn hàng của khách hàng,nhập vào hệ thốngthông tin hậu cần để xử lý tiếp tục Công đoạn này thường được tự động hoácao độ, đặc biệt khi doanh nghiệp TMĐT có hệ thống tích hợp với kháchhàng Tuy nhiên, có một số trường hợp đặt hàng qua điện thoại hoặc máy faxthì việc tiếp nhận và vào dữ liệu đơn hàng sẽ được thực hiện thủ công

- Xây dựng chương trình giao hàng: Doanh nghiệp tiếp nhận các đơnđặt hàng, chuẩn bị hàng hoá, hoá đơn, chứng từ, công cụ thanh toán, lựachọn hình thức giao hàng, vận chuyển hàng tới địa điểm yêu cầu

- Chuẩn bị giao hàng:

1.Kiểm tra tính chính xác của các của các thông tin đặt hàng như đặc điểm,

kí hiệu sản phẩm, số lượng, giá cả

2.Kiểm tra tính sắn có của dự trữ đối với sản phẩm được đặt hàng

3.Chuẩn bị tài liệu xác nhận lại thông tin từ khách hàng hoặc thư từ chối nếucần thiết

4.Kiểm tra tình trạng tín dụng của khách hàng

5.Sao chép, lưu giữ thông tin đặt hàng

1.Chuẩn bị đơn hàng theo yêu cầu

2.Vận chuyển hàng hoá tới địa điểm theo yêu cầu của khách hàng 3.Giao hàng cho khách hàng ( bốc dỡ hàng, hoàn thành chứng từ…)

Tổ chức giao hàng cho khách hàng/người chuyên chở, lấy các bằngchứng cần thiết (biên nhận,vận đơn…) ; nhập số liệu vào máy tính, sổ kho,thẻ kho : Điều chỉnh lại số liệu về lượng hàng hóa còn lại trong kho trên máytính, sổ kho, thẻ kho

- Kiểm tra,đánh giá:

1.Theo dõi đơn hàng trong toàn bộ chu kỳ đặt hàng

2.Thông tin tới khách hàng tiến trình thực hiện đơn đặt hàng trongtoàn bộ chu kỳ đặt hàng và thời gian giao hàng

2.2.2>Quản trị đơn đặt hàng trong TMĐT:

Hình 2.3: Hành trình của một đơn hàng

-Tác động của TMĐT trong một chu kỳ đặt hàng:

+Khách hàng đặt hàng: Qua Internet, khách hàng có thể đặt hàng ở mọi lúcmọi nơi, có thể tự so sánh, lựa chọn hàng hoá và mức giá…trước khi đặthàng chính thức và chuyển đơn hàng điện tử đó tới doanh nghiệp

+Doanh nghiệp tiếp nhận đơn hàng: Với những phần mềm chuyên dụng,TMĐT giúp tự động hoá nhiều tác nghiệp của công đoạn này như: Kiểm tratính sẵn có của dự trữ, kiểm tra tình hình tín dụng của khách hàng…sau đó

tự động trả lời với người mua rằng đơn hàng đã được tiếp nhận

+Chuẩn bị đơn hàng:Đơn hàng được tập hợp nhanh chóng và chuẩn bị đápứng theo một số thứ tự ưu tiên ( đơn hàng đến trước, đơn hàng quan trọng,đơn hàng có thời hạn giao hàng sớm nhất…) TMĐT cho phép chuẩn bị hoá

đơn và vận đơn nhanh chóng, đồng thời cho phép trì hoãn một số đơn hàng

để đợi quy mô đủ lớn, giúp việc đáp ứng đơn hàng đạt hiệu quả hơn

+Chuẩn bị xuất hàng: việc ứng dụng mã số, mã vạch của hàng hoá dự trữtrong kho cho phép doanh nghiệp TMĐT cập nhật số liệu nhanh chóng khixuất hàng ở kho và bù đắp dự trữ kịp thời

+Vận chuyển hàng hoá:Con đường vận chuyển được theo dõi sát sao vàthông tin kịp thời tới khách hàng nhờ hệ thống TMĐT

+Giao hàng cho khách: Các hệ thống thông tin hiện đại của các doanhnghiệp hậu cần hàng đầu thế giới (UPS & FedEx) còn có thể cho biết đượcthông tin là ai đã nhận hàng, nhận được khi nào và ở đâu Chỉ cần có được

số hiệu của lô hàng, với sự hỗ trợ của điện thoại, nhà cung ứng thậm chí theodõi được tình hình giao hàng cả trong nước và quốc tế qua Internet

-Tác động của TMĐT trong quản trị đơn đặt hàng:

Năng lực lưu trữ và xử lý thông tin khổng lồ của máy tính, kết hợp với khảnăng nối mạng nội bộ giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, vàkhả năng nối mạng với khách hàng cũng như với các nhà cung ứng…khiếncho quá trình xử lý đơn đặt hàng có thể được thực hiện một cách nhanhchóng,chính xác, với chi phí vận hành tương đối thấp

Lợi ích của TMĐT không thể phủ nhận được:

+ Giảm khoảng 60-70% thời gian để lập, lưu trữ hồ sơ, chuyển đến địa chỉcần thiết và các công việc có liên quan

+ Giảm thiểu được những sai sót so với việc nhập và chuyển dữ liệu bằngtay,tăng tính chính xác trong tất cả các công việc của chu kỳ đặt hàng

+ Giúp phản hồi thông tin nhanh chóng

+ Giảm lượng hàng dự trữ

Với hệ thống quản trị đơn hàng bằng TMĐT, các dữ liệu được lưu trữ vàphân loại thành các tập tin, rất tiện lợi cho việc truy cập nhờ vào bộ xử lýtrung tâm Với ngân hàng dữ liệu đó, các báo cáo hậu cần có thể được lậpmột cách nhanh chóng, chính xác và nhất quán theo một khuôn mẫu chung

kỹ thuật, kế toán – tài chính, marketing, sản xuất….), thông tin ở từng khâutrong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải…) và sự kết nối thôngtin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên

Trong hệ thống thông tin phức tạp đó thì xử lý đơn đặt hàng của khách hàngchính là trung tâm thần kinh của toàn bộ hệ thống logistics Tốc độ và chấtlượng của luồng thông tin để xử lý đơn hàng tác động trực tiếp đến chi phí

và hiệu quả của toàn bộ quá trình Nếu thông tin được trao đổi nhanh chóng,chính xác thì hoạt động logistics sẽ tiến hành hiệu quả Ngược lại, nếu traođổi thông tin chậm chạp, sai sót sẽ làm tăng các khoản chi phí lưu kho, lưubãi, vận tải, làm cho việc giao hàng diễn ra không đúng thời hạn và làm mấtkhách hàng sẽ là điều không tránh khỏi Nghiêm trọng hơn nữa thông tinkhông chính xác, kịp thời có thể làm cho sản xuất kém hiệu quả do phải

thường xuyên thay đổi kế hoạch, quy mô để đáp ứng yêu cầu thực tế ; nếutình trạng đó kéo dài sẽ đẩy doanh nghiệp đến thua lỗ, thậm chí phá sản.Công nghệ thông tin là chìa khóa vạn năng để giải quyết vấn đề mang tínhsống còn này của logistics Những thành tựu của công nghệ thông tin giúpcho việc trao đổi thông tin được nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ cho chuỗitích hợp hoạt động logistics trên toàn bộ hệ thống với công cụ không thểthay thế - máy vi tính Máy vi tính dùng để lưu trữ các dữ liệu của đơn đặthàng, quá trình thực hiện đơn đặt hàng, quản lý thành phẩm, theo dõi dự trự,quá trình sản xuất, thanh toán và đương nhiên quản lý cả kho bãi, vận tải….Máy vi tính giúp lưu trữ, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác và khi cácmáy được kết nối sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin diễn ra chính xác, kịpthời.

Trong các doanh nghiệp TMĐT, hệ thống thông tin logistics(LIS) là mộtcông cụ vô cùng quan trọng

LIS quản lý dòng chảy dữ liệu trong doanh nghiệp một cách có hệ thống và

có cấu trúc để hỗ trợ các hoạt động kiểm soát hậu cần.Trong các doanhnghiệp TMĐT, việc áp dụng hệ thống thông tin sẽ đóng vai trò quyết địnhtrong việc ra quyết định điều chỉnh

LIS thu thập tất cả các thông tin liên quan tới hậu cần như: chất lượng dịch

vụ sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý được các chi phí như chi phí vậnchuyển, chi phí dự trữ, chi phí thông tin, chi phí mua hàng,…Từ đó có thể

dự báo được nhu cầu của thị trường mà có thể ra các quyết định điều chỉnhhợp lý

Ngoài ra, việc áp dụng hệ thống thông tin hậu khách hàng, các chi phí phátsinh,… Việc báo cáo cho hệ thống về dữ trữ đầu ra cần hiệu quả sẽ làm chodoanh nghiệp TMĐT có thể tránh khỏi hiệu ứng Bullwhip (Hiệu ứng roida).Đơn cử một ví dụ cho hiệu ứng này là , một nhà bán lẻ có thể nhận thấy

mức tăng nhẹ trong nhu cầu dùng xe đạp, do đó nhà bán lẻ này đã tăng sốlượng đặt hàng đối với một nhà bán buôn Nhà bán buôn sau đó sẽ tăngdoanh số ước tính của mình lên, làm cho nhà sản xuất phải tăng số lượng sảnxuất ra Tuy nhiên nhu cầu tăng lên hóa ra chỉ là không đang kể, và thế làchuỗi cung ứng bị thừa hàng tồn kho và đơn đặt hàng lại bị cắt giảm.

Do đó, việc áp dụng LIS như là tính chất quyết định đảm bảo tính đáng tincậy của các dòng thông tin được truyền tải tới lãnh đạo doanh nghiệp

LIS giúp kiểm soát tốt hơn chất lượng các dịch vụ của doanh nghiệp, từ cácdịch vụ khách hàng tới các dịch vụ giao nhận từ đó, có thể giám bớt được sữthan phiền của khách khàng cũng như tạo ấn tượng tốt hơn cho doanhnghiệp.Mỗi khi khách hàng muốn mua 1 sản phẩm từ website của doanhnghiệp, họ sẽ biết được thời điểm giao nhận hàng tối đa ngay khi họ đồng ýmua hàng Bên cạnh đó, việc giải đáp trực tuyến cũng như qua điện thoại sẽgiúp họ an tâm

Dell đã làm rất tốt điều này.Và đã khiến Dell đi trước Hewlett-Packardtrong ngành máy tính cá nhân Dell áp dụng LIS trong hệ thống hậu cần mộtcách hiệu quả

Dell là một doanh nghiệp mà cách sản phẩm của họ chỉ được bán quawebsite của công ty Và điều đặc biệt hơn, máy tính của họ không qua khâutrung gian phân phối, mà đi từ khâu sản xuất tới khâu tiêu dùng

Thay vì thiết kế các hệ thống máy tính căn cứ vào những dự báo về doanhthu rồi để cho các công ty khác thực hiện việc bán hàng, Dell bán trực tiếpsản phẩm của mình thông qua trang web và các trung tâm bán lẻ của mình

và sau đó thiết kế các hệ thống máy tính theo đơn đặt hàng Cách này khôngchỉ loại bỏ các nhà phân phối và bán lẻ ra khỏi chuỗi cung ứng mà còn thutrực tiếp tiền bán hàng ngay từ đầu Dell chỉ đặt hàng các linh kiện máy tínhkhi bản thân đã nhận được đơn hàng.Dell có một hệ thống máy chủ cho phép

quét đơn hàng cứ 2h/ lần.Như vậy đơn hàng của bạn chắc chắn sẽ tới đượctay Dell trong thời gian muộn nhất là 2h.Sau khi nhận được đơn đặt hàng,cácnhân viên công ty sẽ tiến hành lắp ráp ngay để chuyển sản phẩm tới chokhách hàng trong thời gian sớm nhất.

2.3>Tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước:

Một số luận văn và đề tài nghiên cứu khoa học các năm trước:

1>Một số vấn đề về ứng dụng thương mại điện tử trong hoạt động xúc tiếnxuất khẩu sản phẩm dệt may Việt Nam : Luận văn tốt nghiệp / Thái ThuHương; Người hướng dẫn: Thân Danh Phúc

2>Nâng cao chất lượng công tác quản trị vốn lưu động tại Công ty thươngmại điện tử và kỹ thuật tin học Quang Khánh : Luận văn tốt nghiệp / Vũ ThịNhãn; Người hướng dẫn : Nguyễn Thị Bích Loan

3>Thực trạng và một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng thương mại điện tửtrong các doanh nghiệp Việt Nam (Nghiên cứu sâu trường hợp Công ty điệntoán và truyền số liệu VDC) : Luận văn Thạc sĩ kinh tế: Chuyên ngành Kinh

tế các ngành sản xuất và dịch vụ / Vũ Hoài Long; Nguyễn Văn Minh hướng 4> Đẩy mạnh ứng dụng thanh toán điện tử nhằm phát triển thương mại điện

tử ở Việt Nam (Lấy ví dụ cụ thể ở Ngân hàng Công thương Việt Nam ) :Luận văn Thạc sĩ kinh tế: Chuyên ngành Kinh tế sản xuất và dịch vụ / PhạmQuốc Chính; Nguyễn Văn Minh hướng dẫn

5>Khả năng ứng dụng thương mại điện tử trong kinh doanh du lịch ở nước

ta : Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường / Trần Thị Bích Hằng, NguyễnViết Thái 6>Những điều kiện áp dụng thương mại điện tử cho các doanhnghiệp Việt Nam : Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ / Nguyễn Văn Minh

7>Xây dựng chương trình đào tạo chuyên ngành thương mại điện tử thuộcngành quản trị kinh doanh ở Việt Nam : Đề tài khoa học cấp bộ / NguyễnBách Khoa chủ nhiệm đề tài, Nguyễn Văn Minh, Nguyễn Hoàng Long, TrầnHoài Nam

Như vậy có thể thấy là đã có rất nhiều công trình nghiên cứu khoa học,đềtài,luận văn viết về TMĐT,một lĩnh vực rất mới mẻ ở Việt Nam.TheoVASC, hiện các doanh nghiệp Việt Nam mới khai thác thương mại điện tử ởcấp độ sử dụng thư điện tử (email) để trao đổi thông tin, truy cập Internet đểtìm thông tin, xây dựng trang Web để quảng cáo sản phẩm, dịch vụ chứ chưa

có mấy doanh nghiệp tiến hành được các giao dịch trực tuyến theo đúngnghĩa của thương mại điện tử là đặt hàng và thanh toán qua mạng.Lúcnày,vấn đề ứng dụng TMĐT để xử lý đơn đặt hàng của khách hàng thực sự

có hiệu quả đối với các doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến

2.4> Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu:

Khác với các công trình nghiên cứu khoa học và luận văn các năm trước,năm nay công trình nghiên cứu của tôi tập trung vào lĩnh vực e-logistics,ứng dụng TMĐT trong quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng tại công

ty cổ phần công nghệ và phần mềm ATO

1.Hệ thống hoá cơ sở lý luận vấn đề cần nghiên cứu

- E-Logistics, out-logistics, e-fulfillment

- Quy trình xử lý đơn đặt hàng trong TMĐT

2.Đánh giá thực trạng vấn đề nghiên cứu tại doanh nghiệp thông qua phươngpháp điêù tra hiện trường

- Tình hình ứng dụng TMĐT trong quy trình xử lý đơn đặt hàng tại ATO

3.Dự báo triển vọng:

- Dự báo triển vọng kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh phần mềm

- Dự báo triển vọng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai

4.Giải pháp

- Đưa ra các phần mềm có thể ứng dụng vào những khâu có thể của quytrình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Chương 3:Phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng của hoạt động Logistics cho quá trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng tại công ty ATO

3.1>Phương pháp nghiên cứu:

Thu thập các dữ liệu sơ cấp,thứ cấp rồi phân tích các dữ liệu đó đểlàm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu

a> Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp bao gồm các phương pháp sau:

 Phương pháp phỏng vấn:

Đây là phương pháp thu thập thông tin nhanh dựa trên cách đưa ranhững câu hỏi cho đối tượng được phỏng vấn để thu thập thông tin cần thiết.Mục đích của phương pháp là đi thu thập thông tin, ý kiến cảm giác củangười được phỏng vấn về một vấn đề nào đó

Để tiến hành điều tra phỏng vấn, gồm có hai bước: Chuẩn bị phóngvấn và tiến hành phỏng vấn Sau khi phỏng vấn , nhiệm vụ của người phỏngvấn là phải viết lại những điểm quan trọng trong phỏng vấn hoặc xem lại cáccâu trả lời có logic hay không trong bảng hỏi

Phương pháp này có ưu điểm thu thập được thông tin nhanh, kịp thờinhưng kết quả của phương pháp này có thể phụ thuộc vào yếu tố chủ quancủa người phỏng vấn và người được phỏng vấn

Phương pháp này được sử dụng để tìm hiểu phần những hạn chế vànguyên nhân những tồn tại, đồng thời cũng là nêu lên một số đề xuất củangười được phỏng vấn trong luận văn, và tập trung sử dụng trong chương 3

và chương 4

 Điều tra khảo sát qua phiếu điều tra :

Là phương pháp thu thập số liệu thông dụng nhất trong nghiên cứukinh tế Phương pháp này dùng để tiến hành lấy thông tin từ một số lượnglớn đối tượng trên một phạm vi rộng Các dạng bảng hỏi gồm có mô tả vàphân tích Phương pháp sử dụng phiếu điều tra với yêu cầu trên phiếu: thuthập thông tin đầy đủ, cần thiết, dễ dùng cho người được điều tra; các câuhỏi trên phiếu phải rõ ràng không đa nghĩa; các câu hỏi tạo điều kiện tốt chomình xử lý sau này.

b> Phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu qua các nguồn thứ cấp:

Đó là việc thu thập thông tin, dữ liệu dựa trên các nguồn thứ cấp Loạitài liệu này có nguồn gốc từ tài liệu sơ cấp đã được phân tích, giải thích vàthảo luận, diễn giải Các nguồn thông tin thứ cấp như: Sách giáo trình, báochí, tạp chí, internet, sách tham khảo, luận văn, luận án, hình ảnh…

Như vậy, phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu dựa trên được sửdụng xuyên suốt trong luận văn Phương pháp này giúp cho việc tiếp cận vànghiên cứu luận văn một cách khách quan, đầy đủ, phong phú, tiếp cận vấn

đề một cách logic nhất…

c> Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu:

Phương pháp này tập trung phân tích, xử lý các thông tin, dữ liệu thuthập được tuỳ theo mục đích của người sử dụng Ngày nay, việc ứng dụngtin học để phân tích dữ liệu trong nghiên cứu logistics là hết sức phổ biến

Có một số phần mềm được sử dụng để phân tích dữ liệu trong nghiên cứulogistics, mỗi loại đều có những ưu nhược điểm nhất định Do vậy, cần xácđịnh phần mềm nào được sử dụng trong quá trình phân tích để đạt được hiệuquả cao nhất Trong khuôn khổ đề tài luận văn này tôi sử dụng phần mềmSPSS để phân tích dữ liệu Ưu điểm của phần mềm này là tính đa năng và

mềm dẻo trong việc lập các bảng phân tích, sử dụng các mô hình phân tíchđồng thời loại bỏ một số công đoạn không cần thiết mà một số phân mềmkhác gặp phải

Sử dụng phần mềm SPSS với các tiêu chuẩn đo lường: trọng số trungbình, tần suất xuất hiện, độ lệch tiêu chuẩn

3.2>Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của môi trường đến hoạt động logistics của quá trình thực hiện đơn đặt hàng của khách hàng của công

ty ATO:

3.2.1> Tổng quan của việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:

* Tình hình ở Việt Nam và các nước trên thế giới:

Theo VASC thì hiện tại các doanh nghiệp Việt Nam mới khai thácthương mại điện tử ở cấp độ sử dụng thư điện tử (email) để trao đổi thôngtin, truy cập Internet để tìm thông tin, xây dựng trang Web để quảng cáo sảnphẩm, dịch vụ chứ chưa có mấy doanh nghiệp tiến hành được các giao dịchtrực tuyến theo đúng nghĩa của thương mại điện tử là đặt hàng và thanh toánqua mạng

Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực TMĐT, một trong nỗi bậntâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinhdoanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) và tình hình công nợcủa từng khách hàng Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng ghi sổ sách thủcông, sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn bị thất thoát vềmặt tài chính.Với xu thế tiến bộ của khoa học - công nghệ hiện nay, máy vitính có thể giúp chúng ta giải quyết một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng vàchính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý.Quản trị bán hàng đã được thiết

kế nhằm đáp ứng nhu cầu đó.Hiện nay trên thị trường xuất hiện rất nhiều

phần mềm quản lý nhằm giúp doanh nghiệp xử lý đơn đặt hàng một cáchnhanh chóng.VD:

+Phần mềm quản lý đơn đặt hàng

Đơn vị ứng dụng: Công Ty Phối Thiết Bị Xe Tay Ga – Hà Lan

Đây là hệ thống nhận, theo dõi và xử lý đơn đặt hàng mà Vipcom phát triểncho một nhà cung cấp thiết bị, phụ kiện xe tay ga lớn ở Hà Lan Phần mềmOMS cho phép tiếp nhận đơn đặt hàng trực tuyến hoặc ngoại tuyến và phân

bổ đơn đặt hàng đến cho nhân viên phụ trách xử lý

Khi tiếp nhận đơn đặt hàng, phần mềm sẽ tự động tính toán tổng thời giancần thiết để hoàn thành đơn đặt hàng Sau đó, dựa trên danh sách nhân viênhiện có và lịch làm việc của mỗi người, phần mềm sẽ chia nhỏ các công việccần thực hiện của đơn đặt hàng và phân bố cho mỗi nhân viên tương ứng vớilịch làm việc của nhân viên đó Phần mềm cho phép sắp xếp độ ưu tiên củamỗi đơn đặt hàng Phần mềm còn cho phép trì hoãn công việc của một hoặcnhiều nhân viên vì một lý do nào đó (ví dụ, nhân viên nghỉ bệnh đột xuấthoặc gặp sự cố,…) Khi đó, các công việc sẽ được tự động sắp xếp lại chongày hôm sau Ngoài ra, phần mềm còn cho phép giới hạn truy cập đối vớinhân viên của từng bộ phận, cho phép quản lý danh sách nhân viên, lịch làmviệc,…

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc áp dụng công nghệ thông tin đã trởthành một nhu cầu cấp bách cho các công ty tìm cách nâng cao năng suất vàhiệu suất hàng ngày để có thể tồn tại và đứng vững trên thị trường Trên thực

tế, việc sử dụng các phương tiện khoa học và công nghệ hiện đại ngày càngtrở nên phổ biến Quan trọng hơn, phần lớn các doanh nghiệp cũng bày tỏ ýmuốn được quản lý nguồn thông tin sẵn có một cách nhanh chóng hơn, từ đó