Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST tiến hành kiểm kê kho vật liệu xác định chính xác số liệu, chất liệu, giá trị của từng thứ nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê giúp cho Công ty kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ: Đối với nguyên vật liệu qua kiểm
Phan Thị Vinh Lớp: Quản lý kinh tế K4038
Phiếu xuất kho
Nhập dữ liệu vào máy
Sổ chi tiết các TK: 152, 621,627, 642 Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ nhật ký chung Sổ cái các TK: 152, 621, 627, 642
kê đánh giá phát hiện kém phẩm chất giá trị thì xin thanh lý theo quyết định của Công ty. Nếu vật liệu vẫn còn tốt thì xin đánh giá theo giá trị ban đầu.
Nguyên vật liệu của Công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm tra thường kéo dài. Vì vậy Công ty tiến hành kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần (6tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm).
Công ty lập ra một hội đồng kiểm kê trong đó nhân viên của phòng kế toán, phòng tổ chức và các đơn vị có liên quan sẽ tiến hành đối chiếu trực tiếp giữa sổ sách và thực tế, giữa chứng từ và hiện vật, tiến hành cân đong đo đếm số lượng, trọng lượng của từng thứ vật tư và lập báo cáo kiểm kê theo đúng mẫu biểu và thời gian quy định. Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt. Kết quả kiểm kê được ghi vào “ biên bản kiểm kê” do phòng kế hoạch kinh doanh lập.
Cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại.
Chênh lệch thừa
thiếu =
Số liệu tồn kho kiểm
kê -
Số liệu tồn kho sổ sách
Sau đó kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loại trước khi lập báo cáo căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau.
Đối với NVL phát hiện thừa sau kiểm kê:
Khi kiểm kê phát hiện vật liệu thừa, kế toán điều chỉnh tăng giá trị nhập liệu của nó như là một nghiệp vụ nhập kho bình thường. Cụ thể, căn cứ vào “Biên bản kiểm kê”, kế toán vẫn nhập lại vào máy với nội dung nghiệp vụ là: ‘điều chỉnh lại biên bản kiểm kê’. Các bước nhập liệu về cơ bản vẫn như nhập
Nợ TK 152.1 Có TK 3381
Khi tìm ra được nguyên nhân thừa vật tư thì tùy theo từng trường hợp và tùy theo quết định xử lý của cấp trên kế toán tiến hành khoản như sau:
Nợ TK 3381
Có TK 711, TK 3388...
Ví dụ: Theo số liệu ghi sổ của kế toán, số lượng tồn kho của túi PE 3ml
PHP, mã vật tư 01PEI3PHP tại ngày 31/12/2009 là 10 kg, giá trị tồn: 312.970 đồng. Theo số liệu kiểm kê tại ngày 31/12/2009 thì số lượng thực tế tồn kho khi kiểm kê là 12 kg, do đó: giá trị thực tế là: 368.200 đồng. Như vậy trên thực tế túi PE 3ml PHP thừa 2 kg so với giá trị ghi sổ, phần vật tư này chưa rõ nguyên nhân thừa, kế toán tiến hành ghi sổ như sau:
Nợ TK 152.1 61.366 Có TK 3381 61.366
Đối với NVL thiếu sau kiểm kê:
Đối với trường hợp vật tư thiếu, kế toán vẫn dựa vào “Biên bản kiểm kê” để tiến hành điều chỉnh giảm vật liệu như một nghiệp vụ xuất kho bình thường.
Nợ TK 1381 ( nếu chưa rõ nguyên nhân) Có TK 152.1 ( hoặc TK 152.2, TK 152.3)
Trường hợp hao hụt vật tư trong định mức, thì ở nghiệp vụ trên kế toán ghi Nợ TK 632 làm tăng giá vốn hàng bán trong kỳ.
Nợ TK 632 ( phần hao hụt trong định mức) Có TK 152.1 ( hoặc TK 152.2, TK 152.3)
Khi xác định được nguyên nhân thiếu vật tư, tùy theo quyết định xử lý, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 334 ( nếu trừ vào lương công nhân viên) Nợ TK 111 ( nếu bắt bồi thường)
Nợ TK 811 ( nếu tính vào chi phí khác) Có TK 1381
Quy trình kế toán các nghiệp vụ xử lý kết quả kiểm kê được khái quát như sau:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ trình tự kế toán tổng hợp kiểm kê NVL
TK 711.3388 TK 3381 TK 152 TK 1381 TK334.111.811 Xử lý Phát hiện thừa Xử lý NVL thiếu
TK 632 Hao hụt định mức
TK 152.1.152.2.152.3 TK 152.6 Phát hiện nhầm lẫn NVL
Khái quát trình tự ghi sổ của nghiệp vụ kiểm kê NVL cuối kỳ tại công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST.
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp kiểm kê NVL
Phát hiện thiếu
Nhật ký chung
Biểu số 2.15: BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST 89 – Lương Định Của – Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
Thời điểm kiểm kê 8 giờ ngày 31 tháng 12 năm 2010
Thành phần trong Ban kiểm kê gồm có:
Phan Thị Vinh Lớp: Quản lý kinh tế K4042
Nhập dữ liệu vào máy
Sổ chi tiết TK 152, 138, 338 Sổ cái TK 152, 138, 338, 632
1 - Ông: Nguyễn Quang Trung - Phòng kế hoạch - Trưởng ban. 2 - Bà: Trương Thu Nguyệt - Phòng Tài chính kế toán - Uỷ viên. 3 - Ông: Vũ Đình Đức – Quản lý phân xưởng - Uỷ viên.
4 - Bà: Đào Thị Thự- Thủ kho - Uỷ viên.
Đã tiến hành kiểm kê lượng vật tư tồn kho tại Công ty Cổ phần Nhựa Y tế MEDIPLAST . Cụ thể được ghi ở biểu dưới đây:
ST T Tên vật tư Đ VT Đơn giá Số lượng tồn kho Số lượng tồn kho thực tế Chênh lệch Thành tiền Chất lượng tốt Kém phẩm chất 1 Nhựa hạt PP760 kg 25.510 12.700 12.700 323.977.000 2 Nhựa hạt PVC kg 27.200 14.395 14.395 391.544.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 30 Kim Nhật 25G cái 150 45.000 45.000 6.750.000 31 Kim Nhật 18G cái 90 53.000 52.800 200 4.770.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Ngày 31 tháng 12 năm 2010
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
NHỰA Y TẾ MEDIPLAST