nghiên cứu hệ thống thông tin và đề xuất một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống thông tin tại công ty tnhh long hiệp

Trang 1 LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hệ thống thông tin có thể vẫn còn là một khái niệm khá mới mẻ trong kinh doanh ở nước ta hiện nay, thế nhưng, với những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp đã khiến các nhà lãnh đạo cần chú tâm nghiên cứu và áp dụng nó vào trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình. Những thành công mà một hệ thống thông tin mang lại như cải tiến trong việc ra quyết định, phục vụ khách hàng tốt hơn, đáp ứng nhanh chóng sự trông đợi của khách hàng, điều phối các nguồn lực khác nhau trong một tổ chức và tiến hành kiểm soát chặt chẽ hơn nữa các hoạt động diễn ra hàng ngày trong Công ty càng thôi thúc công tác chuẩn bị xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh. Và nó càng trở nên cấp thiết hơn khi chúng ta đang sống trong kỷ nguyên kỷ thuật số. Trong thời đại ngày nay người ta nói nhiều đến thương mại điện tử, kinh doanh điện tử, chính phủ điện tử, không ai có thể phủ nhận vai trò quan trọng hàng đầu của thông tin, quản lý dòng luân chuyển thông tin trong việc tạo ra thành công cho các Công ty. Vì vậy việc có được một hệ thống thông tin kỹ thuật số hiệu quả là mong ước của mọi tổ chức. Tuy nhiên việc xây dựng và khai thác một cách hiệu quả hệ thống này đòi hỏi phải có một cách nhìn nhận đúng đắn và chiến lược dài hạn. Bởi lẽ ngay cả những nước phát triển, họ đã tốn kém rất nhiều tiền bạc, thời gian và công sức cho nó. Còn các nước đang phát triển, trong đó bao gồm cả Việt Nam thì mới ở trong giai đoạn nhận thức rõ tầm quan trọng của nó và đang tiến hành một số bước đầu cơ bản tuy nhiên lại có lợi thế của những nước đi sau. Đứng trước thực trạng này, sau khi nghiên cứu hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Long Hiệp và môi trường hoạt động của Công ty, em rất mong muốn đưa ra những đề xuất cho sự phát triển của hệ thống thông tin trong Công ty dựa trên nền tảng đã có và sau đó đưa ra những giải pháp để thực hiện những đề xuất đó. 2. Mục tiêu nghiên cứu Bước đầu tiếp cận với cách thức sử dụng hệ thống thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Long Hiệp, đồng thời đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin. Từ đó đưa ra phương hướng nhằm phát triển hệ thống thông tin tại Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu + Hệ thống hoá hệ thống thông tin trong doanh nghiêp. + Nghiên cứu 3 phân hệ cơ bản của hệ thống thông tin : hệ thống thông tin mua hàng, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin bán hàng của Công ty TNHH Long Hiệp. + Bước đầu đưa ra phương hướng phát triển hệ thống thông tin cho Công ty PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Trang 2 4. Phương pháp nghiên cứu Đồ án sử dụng phương pháp chủ yếu là tổng hợp, phân tích, thống kê các tài liệu, thông tin thu thập được và phương pháp phỏng vấn, điều tra trực tiếp. 5. Kết cấu của đồ án : Gồm 3 chương Chương 1 : Tổng quan về hệ thống thông tin. Chương 2 : Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống thông tin của Công ty TNHH Long Hiệp. Chương 3 : Phương hướng phát triển hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Long Hiệp trong thời gian tới và một số giải pháp để thực hiện. Mặc dù đã cố gắng nghiên cứu tìm hiểu nhưng đây vẫn còn là một vấn đề còn khá mới mẻ ở Việt Nam, hơn nữa vấn đề đang nghiên cứu có liên quan nhiều đến mảng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý kinh tế. Với thời lượng nghiên cứu có hạn, kinh nghiệm thực tiễn thiếu thốn cũng như kiến thức còn hạn chế nên việc mắc phải những sai sót trong bài viết là điều khó tránh khỏi. Rất mong được sự chia sẻ, đóng góp ý kiến của quý thầy cô và các anh chị trong Công ty để có thể nắm vững hơn nữa vấn đề đang rất cần được quan tâm này. Em xin chân thành cảm ơn. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Trang 3 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin . Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) không phải là môn học về máy tính vì nó không đặt trọng tâm vào phần cứng hay phần mềm máy tính. HTTTQL không dạy cách sử dụng máy vi tính hoặc chỉ cách làm ra một bản tính excel, hay thiết kế một cơ sở dữ liệu trên access. Ngành HTTTQL gồm nhiều nội dung về kinh doanh và quản lý hơn là máy tính. Nó tập trung phân tích những nhà quản lý kinh doanh, về cách tổ chức kinh doanh, về việc sử dụng thông tin để đạt được những mục tiêu của các thành viên trong tổ chức và của chính tổ chức đó. Theo quan điểm của nhà quản lý đối với một hệ thống thông tin (HTTT), họ cần phải biết rất nhiều về các HTTT, chúng làm được gì? Được tạo thành từ cái gì? Rồi HTTT được triển khai như thế nào? Nhà quản lý phải được trang bị kiến thức về HTTTQL để biết được những loại vấn đề nào có thể giải quyết được bằng HTTT và những loại nào không được. Loại vấn đề nào sẽ được giải quyết được bằng một HTTT đặc thù nào đó, và biết làm sao để tiến hành lập một HTTT nhằm hỗ trợ cho nhà quản lý và tổ chức của mình đạt được các mục tiêu. Có một câu hỏi mọi người thường đặt ra là nếu tôi không có máy tính và phần mềm thì tôi có một hệ thống thông tin không? Câu trả lời là Có. Loài người trước khi có máy tính tự mình đã có HTTT vì họ cần có nhu cầu liên lạc thông tin, xử lý dữ liệu và ra quyết định. Nói như vậy không có nghĩa là máy tính không quan trọng trong HTTT. Nhất là trong thời đại của công nghệ thông tin, bạn cũng có thể lưu, truyền xử lý không phải trên máy tính nhưng chắc chắn là không hiệu quả bằng có máy tính. Đối với công việc quản lý thương mại, loại máy tính rất ít quan trọng so với thông tin được cung cấp thích hợp, kịp thời. Như vậy, định hướng chính của HTTTQL không phải là máy tính, phần mềm hay kỹ thuật phân tích và thiết kế HTTTQL, mà quan trọng hơn là nhấn mạnh chủ yếu về vấn đề kế hoạch triển khai và sử dụng HTTT (các vấn đề trước và sau khi có hệ thống). PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Trang 4 1.1.1. Lý thuyết hệ thống Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường ĐH… Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp nhau để cùng thực hiện mục tiêu nào đó. Một hệ thống bất kỳ đều có ba đặc điểm sau § Có các thành phần bộ phận hoặc đặc điểm hữu hình § Cách thức hay phương pháp xử lý § Mục tiêu của hệ thống Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau tùy theo cách nhìn khác nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác (hệ thống cha của nó). Ví dụ: Hệ thống giao thông bao gồm hệ thống hàng không, hệ thống đường sắt. Có nhiều hệ thống khác nhau và lý thuyết hệ thống đưa ra 4 kiểu hệ thống sau § Hệ thống đóng: Đây là dạng hệ thống hoàn toàn cô lập với môi trường. Nó không có các nơi giao tiếp với bên ngoài, hệ thống chỉ tác động trong phạm vi của nó và môi trường cũng không tác động vào các quá trình xử lý của hệ thống đó. Kiểu hệ thống này chỉ mang tính chất lý thuyết vì thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau § Hệ thống đóng có quan hệ: Đó là hệ thống có sự tương tác với môi trường. Có cả nơi giao tiếp với bên ngoài nhưng hệ thống có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường thể hiện qua các đầu vào (dữ liệu đưa vào) và kết xuất của hệ thống § Hệ thống mở: Đây là dạng hệ thống chịu sự tác động của môi trường nhưng nó hoàn toàn không kiểm soát sự tác động này. Khi môi trường thay đổi, hoạt động của hệ thống thay đổi theo. Hệ thống thường bị nhiễu loạn do không kiểm soát được ảnh hưởng của môi trường đến quá trình xử lý của nó § Hệ thống kiểm soát phản hồi. Là dạng hệ thống chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài nhưng nó kiểm soát được sự tác động này và chỉ thay đổi hoạt động của mình khi cần thiết. Vì vậy dù thay đổi hoạt động của mình nhưng hệ thống vẫn không bị nhiễu loạn. Ví dụ hệ thống hướng dẫn tự động của máy bay là hệ thống kiểm soát phản hồi. Kết xuất của hệ thống sẽ quay trở lại là đầu vào của hệ thống nhưng đầu vào này đã có một số thay đổi do môi trường tác động. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Trang 5 Một hệ thống có thể kết hợp pha trộn các kiểu hệ thống trên. Ví dụ một hệ thống đóng có quan hệ có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ. Hệ thống mở là hệ thống kiểm soát phản hồi 1.1.2. Hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin. Mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù hợp. Theo cách nhìn hệ thống, chúng ta tìm hiểu hệ thống thông tin trong doanh nghiệp và các hệ thống con của nó Như những hệ thống khác, hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con nhằm cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu ra quyết định quản lý. Trước khi giới thiệu các thành phần trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp, chúng ta sẽ đề cập đến hoạt động ra quyết định ở các cấp độ quản lý trong doanh nghiệp 1.1.2.1 Các loại hoạt động quản lý và vấn đề ra quyết định Hoạt động quản lý trong doanh nghiệp thường bao gồm § Hoạt động kế hoạch chiến lược: đây là hoạt động thiết lập các mục tiêu dài hạn, các sử dụng và sắp xếp nguồn lực, các chính sách… để đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Ví dụ như mục tiêu chiếm lĩnh, mở rộng thị trường, sản xuất các dòng sản phẩm… Hoạt động này được thực hiện bởi ban quản lý cấp cao gồm Hội đồng quản trị, Giám đốc, các Phó giám đốc Thông tin về mục tiêu dài hạn được truyền xuống người quản lý cấp dưới và sau đó nhận lại thông tin thực hiện phản hồi từ quản lý cấp dưới để đánh giá thực hiện mục tiêu và điều chỉnh mục tiêu dài hạn cho phù hợp. Thông tin phục vụ cho hoạt động kế hoạch chiến lược là những thông tin tổng hợp, liên quan tới nhiều vùng như kinh tế, xã hội, nhân sự… Hệ thống thông tin cho cấp kế hoạch chiến lược cung cấp các thông tin có tính chất tổng hợp giúp cấp quản lý này đánh giá các mục tiêu và cung cấp dòng thông tin từ quản lý cấp trên xuống cấp dưới về kế hoạch chiến lược này § Hoạt động kiểm soát quản trị: Đây là hoạt động đưa ra các mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chiến lược, các quyết định sách lược ngắn hạn để thực hiện các mục tiêu cụ thể này. Các quyết định sách lược này được truyền đạt xuống cấp quản lý thấp hơn và ngược lại những thông tin thực hiện cũng được phản hồi từ cấp quản lý thấp hơn để phân tích tình hình thực hiện từng mục tiêu cụ thể. Hoạt động quản lý này thường do cấp quản lý trung gian là các phụ trách chi nhánh, phụ trách các vùng hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán thực hiện PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Trang 6 § Hoạt động kiểm soát hoạt động cụ thể: Đây là các hoạt động chỉ đạo, giám sát các hoạt động cụ thể cho các mục tiêu cụ thể được phân công từ quản lý cấp trung gian. Kiểm soát hoạt động do các trưởng bộ phận, giám sát viên… thực hiện. Các thông tin phục vụ hoạt động quản lý này là các thông tin chi tiết, cụ thể về các hoạt động liên quan ví dụ: mặt hàng A có số lượng tồn bao nhiêu, đơn giá bao nhiêu? Và hầu hết được lấy từ hệ thống xử lý nghiệp vụ (Kết xuất hệ thống này là các báo cáo chi tiết các nghiệp vụ, các báo cáo so sánh thực hiện với mục tiêu của cấp độ hoạt động). Các hoạt động quản lý chính là quá trình ra quyết định, nhận thông tin phản hồi, điều chỉnh quyết định… Trong quá trình ra quyết định của các cấp quản lý, các vấn đề thường được phân thành các loại sau: § Vấn đề không cấu trúc: Là các vấn đề có thể được giải quyết bằng nhiều cách khác nhau nhưng chỉ có rất ít các lựa chọn được cho là tốt nhất, tuy nhiên không có hướng dẫn cụ thể cho xác định lựa chọn tốt nhất này và trong nhiều trường hợp tính đúng đắn của lựa chọn chỉ có thể được đánh giá chính xác sau một khoảng thời gian dài. Ví dụ người quản lý phải lựa chọn cách tốt nhất để phát triển sản phẩm mới, thị trường mới trong số nhiều giải pháp đưa ra. Lựa chọn này sẽ ảnh hưởng lâu dài tới sự thành công của doanh nghiệp và do đó nó chỉ có thể kiểm chứng được sau một khoảng thời gian dài. Để giải quyết loại vấn đề này người quản lý cần nhiều loại thông tin, dữ liệu liên quan bên trong và ngoài doanh nghiệp về nhiều loại hình hoạt động như kinh tế, xã hội, chính trị… Người quản lý cấp cao thường phải đối mặt với loại vấn đề không có cấu trúc § Vấn đề có cấu trúc: Là vấn đề thường gặp phải ở cấp kiểm soát hoạt động. Ở cấp này người quản lý được phân công các nhiệm vụ cụ thể và những chỉ dẫn rõ ràng về cách thực hiện. Ví dụ nhân viên kế toán phải trả được hướng dẫn phải thanh toán các hóa đơn khi đến hạn ngoại trừ trường hợp phải thanh toán sớm hơn theo điều kiện xác định để được hưởng chiết khấu mua. Như vậy xác định ngày trả tiền là một vấn đề có cấu trúc vì đã có nguyên tắc để xác định trước ngày cần trả tiền. Vấn đề có cấu trúc thường liên quan tới việc xử lý các vấn đề đã xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp và thường lặp đi lặp lại. Các thông tin để giải quyết các vấn đề có cấu trúc thường là thông tin chi tiết về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Trang 7 § Vấn đề bán cấu trúc: Nhiều vấn đề người quản lý cần giải quyết có thể là vấn đề vừa có cấu trúc vừa không có cấu trúc, đó là vấn đề bán cấu trúc. Ví dụ quản lý cấp cao ấn định chỉ tiêu số lượng sản phẩm sản xuất và lợi nhuận cho quản lý trung gian. Từ đó người quản lý này sẽ yêu cầu vật liệu, thuê mướn lao động, lập kế hoạch sản xuất… cho mục tiêu đặt ra. Như vậy khi xác định yêu cầu vật liệu, người quản lý cần xác định yêu cầu về số lượng vật liệu (đây là vấn đề quyết định có cấu trúc vì nó dựa trên số lượng sản phẩm yêu cầu và lượng nguyên vật liệu đơn vị sản phẩm) và người quản lý còn cần xác định yêu cầu chất lượng nguyên vật liệu (đây là vấn đề cần cân nhắc giữa xu hướng sử dụng nguyên vật liệu, xu hướng yêu cầu chất lượng sản phẩm để đạt kết quả cạnh tranh về sản phẩm và cạnh tranh lợi nhuận. Vì vậy đây là vấn đề không có cấu trúc). Hệ thống thông tin sử dụng đề ra các quyết định bán cấu trúc cần kết hợp cả các đặc tính của hệ thống cho quyết định có cấu trúc và hệ thống quyết định không có cấu trúc. Vấn đề bán cấu trúc có thể gặp ở tất cả các cấp quản lý nhưng nó thường xảy ra ở các cấp trung gian. 1.1.2.2 Các hệ thống thông tin tại doanh nghiệp Các nhu cầu thông tin khác nhau để ra quyết định khác nhau của các hoạt động quản lý tại doanh nghiệp đòi hỏi phải có nhiều kiểu hệ thống thông tin khác nhau trong doanh nghiệp. Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, người ta chia hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thành các loại hệ thống: Hệ thống xử lý nghiệp vụ, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống hỗ trợ quyết định, hệ thống thông tin chỉ đạo, hệ thống chuyên gia 1.1.2.2.1 Các hệ thống xử lý nghiệp vụ (TPS) Hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Đây là các hệ thống cơ bản trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Ví dụ hệ thống kế toán tài chính xử lý các nghiệp vụ ảnh hưởng đến tình hình tài chính, hệ thống đặt hàng xử lý các hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng để ra quyết định bán hàng cụ thể… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ các hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động. 1.1.2.2 .2 Hệ thống thông tin quản lý(MIS) Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống thông tin quản lý thường bao gồm PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Trang 8 § Hệ thống thông tin thị trường: Nhằm cung cấp thông tin liên quan về thị trường tiêu thụ. Ví dụ như thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự báo giá cả, khách hàng, sản phẩm cạnh tranh… Hệ thống thông tin này lấy thông tin từ hệ thống kế toán và thông tin từ bên ngoài doanh nghiệp § Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin liên quan tới sản xuất như hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế § Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin liên quan tới lĩnh vực tài chính như tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay, về thị trường chứng khoán (lấy thông tin từ hệ thống bên ngoài § Hệ thống thông tin nhân lực: Cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nhân lực như thông tin về lương, thanh toán lương. Về thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng nhân lực. § Hệ thống thông tin kế toán: Là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch. Tất cả các hệ thống trình bày trên đều lấy thông tin từ hai nguồn: hệ thống thông tin kế toán tài chính và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin cho cả ba cấp quản lý ra quyết định. 1.1.2.2 .3 Hệ công tác tri thức và tự động hóa văn phòng Hệ công tác tri thức(KWS) và tự động hóa văn phòng (OAS) phục vụ nhu cầu thông tin ở mức tri thức của tổ chức. KWS giúp đỡ các công nhân tri thức, trong khi OAS giúp công nhân dữ liệu mặc dù chúng cũng được các công nhân tri thức sử dụng rất nhiều. Nói chung, công nhân tri thức thường là những người có bằng cấp chính thứcvà thường là thành viên của các chuyên môn đã được thừa nhận như luật 1.1.2.2 .4 Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định (DSS) Hệ thống hỗ trợ quyết định là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát. Hệ thống này cung cấp thông tin ở mức độ rất tổng hợp bao gồm cả thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế, thông tin thuộc lĩnh vực xã hội, văn hoá liên quan. Nên nó phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn, hoặc các thông tin giải quyết các vấn đề có tính chất tổng hợp. Hệ thống này thường hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp kế hoạch chiến lược và cấp quản trị trung gian. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Trang 9 1.1.2.2 .5 Hệ hỗ trợ điều hành (ESS) Những nhà quản trị cấp cao thường dùng một loại HTTT gọi là hệ hỗ trợ điều hành (ESS) để ra quyết định. ESS phục vụ cho mức chiến lược của tổ chức. Chúng đề cập đến các quyết định phi cấu trúcvà tạo ra một môi trường tính toánvà truyền thông tổng quát chứ không cung cấp một ứng dụng cố định hay khả năng đặc biệt nào. ESS được thiết kế để tổ hợp các dữ liệu bên ngoài, như các luật thuế mới hay đối thủ cạnh tranh mới, nhưng chúng cũng rút ra các thông tin tóm tắt từ MIS và DSS bên trong. Chúng lọc, nén và giữ lại những dữ liệu chủ chốt, nhấn mạnh vào việc rút ngắn thời gian và nỗ lực cần thiết để thu thập được thông tin có ích cho điều hành. Mặc dù chúng có khả năng phân tích giới hạn, ESS sử dụng hầu hết các phần mềm đồ hoạ cao cấpvà có thể trình bày ngay các hình hoạ và dữ liệu từ nhiều nguồn cho các quan chức điều hành cấp cao hay cho phòng họp ban giám đốc. ESS phải trợ giúp trong việc trả lời các vấn đề như : chúng ta nên tiến hành các hoạt động kinh doanh thế nào? Đối thủ cạnh tranh đang là ai? những thu nhận mới nào sẽ bảo vệ chúng ta khỏi chao đảo trong kinh doanh? Chúng ta nên bán những đơn vị nào để nâng cao tiền mặt? Sau đây là sơ đồ mô tả mối quan hệ của các các hệ thống trong tổ chức Sơ đồ 1: Mô tả mối quan hệ giữa các hệ thống hệ hỗ trợ điều hành (ESS) hệ thống tin quản lý (MIS) hệ hỗ trợ quyết định (DSS) hệ tri thức, tự động hoá văn phòng (KWS và OAS) hệ tác nghiệp (TPS) PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Trang 10 Các hệ thống khác nhau trong tổ chức có quan hệ lẫn nhau. TPS điển hình là nguồn dữ liệu của các hệ thống khác, trong khi ESS lại chủ yếu nhận dữ liệu ở các hệ thống mức thấp hơn. Các hệ thống khác cũng trao đôi thông tin lẫn nhau. Nhưng các hệ thống này nên tích hợp với nhau như thế nào? Quan điểm hệ thống toàn bộ này đang nhanh chóng trở thành lạc hậu. Một quan điểm hiện đại hơn là ở chổ các hệ thống nên được tích hợp lẫn nhau - tức là, chúng nên cung cấp các luồng thông tin hệ thống giữa các hệ thống khác nhau. Cách tiếp cận tích hợp này có nhiều ưu điểm nhưng lại rất tốn kém. 1.2. Một số quan điểm không đúng về hệ thống thông tin. Trên thực tế hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về HTTT và trong đó, có thể nói, còn có nhiều cách hiểu chưa thực đúng. Ở đây tôi xin đề cập đến ba quan điểm chưa đúng về HTTT mà hiện nay tương đối phổ biến. Đó là : · Quan điểm thứ nhất cho rằng: “Hệ thống thông tin chính thức của tổ chức sẽ thay thế dần nhưng nguồn thông tin khác”. Trong thực tế những HTTT phức tạp với việc sử dụng máy tính điện tử đã cải thiện rất nhiều khả năng của nhà quản trị trong việc điều hành và kiểm tra các hoạt động trong tổ chức. Nhưng những hệ thống chính thức này chỉ bổ sung chứ không thể thay thế những nguồn thông tin khác. Những cuộc họp, tiếp xúc ngẫu nhiên, đối thoại trực tiếp, những cuộc dạo quanh công sở không dự định trước, những hoạt động xã hội và những điều tương tự vẫn tiếp tục là những nguồn thông tin quan trọng cho nhà quản trị. Sự giao tiếp bằng miệng mang tính cá nhân vẫn là hình thức thường dùng trong công việc hàng ngày của các nhà quản trị. Với tư cách là những người lãnh đạo, các nhà quản trị luôn cần thu thập nhiều thông tin về những công việc đang được tiến hành và những vần đề có thể xuất hiện. Những nguồn thông tin này có thể giúp nhà quản trị biết được những vấn đề đang tiềm ẩn, có thể phát sinh nhanh hơn là hệ thống thông tin chính thức. Mặt khác, để có một bức tranh tổng thể về những hoạt động trong hệ thống, thông tin chính thức không thể thay thế các phương tiện thông tin phi chính thức khác. Vì vậy, nếu cho rằng, thông tin chính thức của tổ chức sẽ thay thế các nguồn thông tin khác là sai lầm. · Quan điểm thứ hai cho rằng: “Càng có nhiều thông tin càng tốt”. các nhà thiết kế HTTT theo quan điểm này nghĩ rằng : nhiều thông tin sẽ giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định tốt hơn và nhà quản trị cần tất cả các thông tin mà họ yêu cầu. Cách lý giải này đều chưa xác đáng, vì những lý do sau: PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com [...]... nghệ, pháp lý và nguồn nhân lực) PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com Trang 27 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ HỆ THỐNG THƠNG TIN CỦA CƠNG TY TNHH LONG HIỆP A GIỚI THIỆU KHÁI QT VỀ CƠNG TY TNHH LONG HIỆP 2.1 Q trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ của Cơng ty TNHH Long Hiệp 2.1.1.Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty TNHH Long Hiệp. .. đoạn đầu tiên của chu kỳ phát triển hệ thống Kết quả của q trình phân tích hệ thống có thể là việc thiết kế của một hệ thống mới, có thể là điều chỉnh hệ thống hiện hành hoặc giữ ngun hệ thống hiện hành Q trình thiết kế hệ thống chỉ thực sự được bắt đầu khi các chun viên phân tích hệ thống kết luận rằng hệ thống hiện hành khơng thể giải quyết các tồn tại và viêc thực hiện hệ thống PDF created with pdfFactory... mối quan hệ hợp lý giữa các chi phí và lợi ích Trong q trình thiết kế hệ thống, đội thiết kế hệ thống chuyển đổi các đề nghị từ q trình phân tích hệ thống sang các hình thức có thể thực hiện được; kể từ đó, q trình thực hiện và vận hành hệ thống được bắt đầu 1.5.2 Cơng cụ phân tích và thiết kế hệ thống Trong giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống, đội ngũ nghiên cứu sử dụng nhiều cơng cụ hệ thống để... thiết kế một hệ thống mới được thực hiện tiếp theo sau một q trình phân tích hệ thống thì khi thiết kế và chuyển đổi hệ thống rất cần đến sơ đồ mới của hệ thống cũ Sơ đồ mới cũng giải thích cho quản lý và ban chỉ đạo là đội nghiên cứu đã có sự kiểm tra thích đáng về hệ thống hiện hành Sơ đồ dòng dữ liệu cũng có giá trị khi đội nghiên cứu đã tập hợp hết các dữ liệu của nó Ở đây, đội nghiên cứu bắt đầu... xử lý nhằm minh họa cho hệ thống hiện hành Kỹ thuật tổ chức và mơ tả q trình xử lý dữ liệu, nhập liệu và kết xuất của một hệ thống được gọi là mơ hình xử lý của hệ thống Phương pháp thơng thường được sử dụng để mơ tả mơ hình xử lý của hệ thống là việc sử dụng lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu Một sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra dòng dữ liệu giữa các tiến trình, các tập tin và nơi kết xuất dữ liệu bên ngồi Một lưu... hình thành Cơng ty TNHH Long Hiệp là doanh nghiệp liên doanh giữa bên Việt NamCơng ty TNHH Long Sinh với bên nước ngồi-Cơng ty TNHH YowMinh, hoạt đơng theo luật đầu tư nước ngồi tại Việt Nam, được thành lập theo giấy phép đầu tư số 19/GP-KCN-Khánh Hồ do ban quản lý khu cơng nghiệp Khánh hồ cấp ngày 07/3/2002 Tên Cơng ty : Cơng ty TNHH Long Hiệp Tên giao dịch bằng tiếng nước ngồi : UNILONGSCO.LTD Địa... phương pháp này, tập trung vào một số quy trình chính yếu như những quy trình nào có phân hệ Tài chính của hệ thống ERP Slam drunk thường dành cho các cơng ty nhỏ muốn phát triển vào hệ thống phần mềm ERP Nhiều cơng ty sử dụng nó như cơ sở hạ tầng để hỗ trợ những nỗ lực cài đặt phần mềm trong suốt đoạn đường thực hiện Lúc này, nhiều người khám phá ra rằng hệ thống slammed của ERP có hiệu quả hơn hệ thống. .. khi đội nghiên cứu đã điều tra hệ thống và đã xác định các u cầu thơng tin quan trọng Ví dụ, để có thể thu thập số liệu thống kê liên quan đến sự thỏa mãn u cầu của người dùng hoặc việc sử dụng hệ thống thường xun, để có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, đội nghiên cứu hệ thống nên sử dụng bảng câu hỏi Tuy nhiên việc sử dụng bảng câu hỏi thay cho phỏng vấn có thể khơng thu thập đầy đủ thơng tin quan... lý trong một hệ thống Có nhiều lưu đồ như lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương trình và lưu đồ chứng từ Lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống đều mơ tả hoạt động xử lý hay ln chuyển dữ liệu của hệ thống Tuy nhiên giữa chúng có khác biệt nhỏ là lưu đồ chứng từ trình bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ trong q trình ln chuyển chứng từ còn lưu đồ hệ thống thì nhấn mạnh hơn tới hướng xử lý của hệ thống, khơng... Một số khái niệm cần nghiên cứu 1.6.1 ERP ( Enterprise Resource Planning ) ERP là một hệ thống thơng tin quản trị doanh nghiệp bằng CNTT, cho phép họ tự kiểm sốt được trạng thái năng lực của mình Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài ngun này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống ERP thích ứng linh hoạt với thay đổi trong kinh doanh-sản xuất- dịch vụ dựa vào . hoá hệ thống thông tin trong doanh nghiêp. + Nghiên cứu 3 phân hệ cơ bản của hệ thống thông tin : hệ thống thông tin mua hàng, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin bán hàng của Công. khi nghiên cứu hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Long Hiệp và môi trường hoạt động của Công ty, em rất mong muốn đưa ra những đề xuất cho sự phát triển của hệ thống thông tin trong Công ty. về hệ thống thông tin. Chương 2 : Thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và hệ thống thông tin của Công ty TNHH Long Hiệp. Chương 3 : Phương hướng phát triển hệ thống thông tin tại Công ty