TIỂU LUẬN QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MỤC LỤC1 GIỚI THIỆU .......................................................................................... 11.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ .............................................. 11.2 CHI PHÍ LÀ GÌ? ....................................................................................... 11.3 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN LÀ GÌ? ............................................................. 22 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ .............. 42.1 LỢI NHUẬN (PROFITS) ........................................................................... 42.2 VÒNG ĐỜI CHI PHÍ (LIFE CYCLE COSTING) ............................................. 42.3 PHÂN TÍCH DÒNG TIỀN(CASH FLOW ANALYSIS) ..................................... 62.4 CHI PHÍ TRỰC TIẾP ................................................................................. 62.5 CHÍ PHÍ GIÁN TIẾP ................................................................................. 62.6 CHI PHÍ CHÌM ........................................................................................ 72.7 LÝ THUYẾT ĐƯỜNG CONG HỌC TẬP ....................................................... 72.8 DỰ TRỮ ................................................................................................. 73 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ........................................................................ 83.1 CÁC DẠNG DỰ TOÁN CHI PHÍ ................................................................. 83.2 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ ................................................................ 103.3 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT ƯỚC TÍNH CHI PHÍ .......................................... 113.3.1 Ước tính tương tự ....................................................................... 113.3.2 Ước tính từ dưới lên .................................................................... 113.3.3 Mô hình hóa tham số .................................................................. 123.4 NHỮNG VẤN ĐỀ ĐIỂN HÌNH VỚI DỰ TOÁN CHI PHÍ CNTT ..................... 133.4.1 Dự toán được hoàn thành quá nhanh .......................................... 133.4.2 Thiếu kinh nghiệm dự toán .......................................................... 133.4.3 Con người thường thiên về việc dự toán thấp hơn thực tế ........... 133.4.4 Ban quản lý đòi hỏi sự chính xác. ............................................... 143.5 DỰ TOÁN CHI PHÍ MẪU ........................................................................ 144 XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH ................................................................... 215 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (CONTROLLING COSTS) .......................... 235.1 QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EARNED VALUE MANAGEMENT)......... 235.2 GIÁ TRỊ KẾ HOẠCH (PV) ...................................................................... 245.3 CHI PHÍ THỰC TẾ (ACTUAL COST) (AC) ................................................ 245.4 GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EV) ...................................................................... 245.5 SAI LỆCH CHI PHÍ (COST VARIANCE) (CV) ............................................ 26Quản lý dự án CNTT Quản lý chi phí dự ánNhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 15.6 SAI LỆCH TIẾN ĐỘ (SCHEDULE VARIANCE) (SV) ..................................

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TIỂU LUẬN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Ngành: Công Nghệ Thông Tin

NHÓM:

NGUYỄN BÌNH MINH NGUYỄN THỊ LANH NGUYỄN TUẤN MINH

HẢI PHÒNG, NGÀY 27 THÁNG 05 NĂM 2014

Trang 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ

THÔNG TINTIỂU LUẬN MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Ngành: Công Nghệ Thông Tin

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS TRẦN ĐĂNG HOAN

NHÓM THỰC HIỆN:

NGUYỄN BÌNH MINH NGUYỄN THỊ LANH NGUYỄN TUẤN MINH

HẢI PHÒNG, NGÀY 27 THÁNG 05 NĂM 2014

Trang 3

1.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ 1

1.2 CHI PHÍ LÀ GÌ? 1

1.3 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN LÀ GÌ? 2

2 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ 4

2.1 LỢI NHUẬN (PROFITS) 4

2.2 VÒNG ĐỜI CHI PHÍ (LIFE CYCLE COSTING) 4

2.3 PHÂN TÍCH DÒNG TIỀN(CASH FLOW ANALYSIS) 6

2.4 CHI PHÍ TRỰC TIẾP 6

2.5 CHÍ PHÍ GIÁN TIẾP 6

2.6 CHI PHÍ CHÌM 7

2.7 LÝ THUYẾT ĐƯỜNG CONG HỌC TẬP 7

2.8 DỰ TRỮ 7

3 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ 8

3.1 CÁC DẠNG DỰ TOÁN CHI PHÍ 8

3.2 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ 10

3.3 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT ƯỚC TÍNH CHI PHÍ 11

3.3.1 Ước tính tương tự 11

3.3.2 Ước tính từ dưới lên 11

3.3.3 Mô hình hóa tham số 12

3.4 NHỮNG VẤN ĐỀ ĐIỂN HÌNH VỚI DỰ TOÁN CHI PHÍ CNTT 13

3.4.1 Dự toán được hoàn thành quá nhanh 13

3.4.2 Thiếu kinh nghiệm dự toán 13

3.4.3 Con người thường thiên về việc dự toán thấp hơn thực tế 13

3.4.4 Ban quản lý đòi hỏi sự chính xác 14

3.5 DỰ TOÁN CHI PHÍ MẪU 14

4 XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH 21

5 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (CONTROLLING COSTS) 23

5.1 QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EARNED VALUE MANAGEMENT) 23

5.2 GIÁ TRỊ KẾ HOẠCH (PV) 24

5.3 CHI PHÍ THỰC TẾ (ACTUAL COST) (AC) 24

5.4 GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EV) 24

5.5 SAI LỆCH CHI PHÍ (COST VARIANCE) (CV) 26

Trang 4

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 1

5.6 SAI LỆCH TIẾN ĐỘ (SCHEDULE VARIANCE) (SV) 26 5.7 CHỈ SỐ CHI PHÍ THỰC HIỆN (CPI) 26 5.8 CHỈ SỐ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN (SPI) 26 5.9 QUẢN LÝ DANH MỤC DỰ ÁN (PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT) 30 5.10 SỬ DỤNG PHẦN MỀM ĐỂ HỖ TRỢ QUẢN LÝ DỰ ÁN 31

6 KẾT LUẬN 33

7 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

Trang 5

H 2 T 9

Hình 3: Gi m nhân s các phòng ban tố đa e ă 10 H 4 e a 18

H 5 e a 19

H đ 21

Hình 7: Ư đ a 25

Hình 8: T 25

Hình 9: B đ đ a 1 ă a 5 27

Trang 6

1 GIỚI THIỆU

1.1 Tầm quan trọng của quản lý chi phí

Nh ng d án công ngh thông tin trong quá kh đ đ c m c tiêu v ngân sách Các nghiên c u c a a G ’ HAO y chi phí

t k ho ch trung bình – ph ă ằng dollar chi phí th t chi phí d toán – c a các d án công ngh thông tin không thành công nằm trong kho ng từ 180% ă 1994 đ 5 % ă 2004 Mặc dù các nhà nghiên c u còn nghi

ng v tính xác th c c a nh ng con số này, các nghiên c đã đ c duy t l i v mặt

khoa học, xác nhận v đ v t k ho ch c a các d án CNTT Ví d ,

ba bài kh đ c lậ đ c th c hi n b i Jenkins, Phan, và Bergeron vào nh ă 1984, 1988 và 1992 v t k ho ch c a các d án ph n m đã chỉ ra rằng t d toán trung bình c a t t c các d án trong kh o sát c a họ (không ph i chỉ nh ng d án không thành công) vào kho ng 33-34% Ch c ch n rằng vẫn có kh ă i thi n kh ă đ t m c tiêu v chi phí trong các d án CNTT Trong bài ti u luận này mô t nh ng khái ni m quan trọng trong qu n lý chi phí d , đặc bi t là t o ra nh ng d đ ốt và sử d n lý giá tr đ đ hỗ tr vi c qu n lý chi phí 1.2 Chi phí là gì? M ố ổ ằ , “K đ ĩa chi ặ ừ ỏ đ đ đ ê

đ ” Từ đ e e đ ĩa “ đ đ ừ ỏ đ a đổ ” đ ằ , a , đ đ

a (Đ ậ , ậ ử a đ đ , đ ằ ỳ đ

) ê ê ử

đ , đ ý

R a NTT, ê ọ

ằ Họ ằ

a đ NTT đ ặ a ê ê a

ậ ê ẽ V đ a ọ a ố a ừ đ ỉ

a đ T ê đ , ê a NTT ĩ ằ ẩ

Trang 7

ố a N , ẩ

ố đ ỹ ă a ọ ê a

M ê â a đ NTT a ặ a ỳ

 Xác định ngân sách (Determining the budget) a â ố

ổ ừ a đ x đ a đ

K a ngân sách chi phí là , ê ố a ậ

ậ

 Kiểm soát chi phí (Controlling costs) a a đổ

đố â K a là

đ , â , ậ ậ OPA

Trang 8

(organizational process asset), ê a đổ , ậ ậ

ý , ậ ậ

Hình 1: Tóm tắt những quy trình và kết quả

Đ hi đ c mỗi quy trình trong qu n lý chi phí d , c tiên b n ph i

hi u nh ê ý n c a qu n lý chi phí R t nhi u nguyên lý không ph i chỉ

t n t i trong qu n lý d án; tuy nhiên, nh ng nhà qu n tr d án c n hi u nh ng nguyên lý n ê a đ n nh ng d án c th c a họ

Trang 9

2 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ

R t nhi u d NTT đ c kh đ u b i vì các chuyên gia CNTT không hi u t m quan trọng c a các nguyên lý k n Nh ng khái

ni m quan trọ â lãi ròng, tỷ l hoàn vốn, và b n phân tích hoàn

vố ũ ố ậy, r t nhi u d đã đ c b đ a hoàn thành b i vì nh ng v đ qu n lý chi phí H u h t các thành viên ban qu n tr hi u và qua â đê ng thuật ng ng thuật ng NTT D đ , ng nhà qu n tr d án CNTT c n ph i trình bày và th o luận nh ng thông tin v d án theo nh ng thuật ng ũ ật ng kỹ thuật Ngoài phân tích giá tr

hi n t i ròng, tỷ l hoàn vốn và phân tích hoàn vốn, các nhà qu n lý d án ph i hi u

m t vài nguyên t c, khái ni m và thuật ng v qu n lý chi phí Ph n này mô t nh ng

ch đ i nhuậ , ò đ i chi phí, phân tích dòng ti n, tài s n h u hình và

vô hình và l i nhuận, chi phí tr c ti p, chi phí chìm, lý thuy đ ng cong học tập, và

d tr M t ch đ quan trọng khác và m t trong nh ng công c và kỹ thuật then chốt trong ki m soát chi phí d án – qu n lý giá tr đ c – đ c miêu t chi ti t trong

ph n ki m soát chi phí

2.1 Lợi nhuận (Profits)

L i nhuận bằng doanh thu trừ Đ ă i nhuận, m t công ty có th

ă a , m chi phí, hoặc cố g ng th c hi n c hai H u h t các nhà qu n lý

a â đ n l i nhuậ đ khác Khi xem xét các kho đ công ngh và h thống thông tin m , đ u quan trọng là tập trung vào l i nhuận, không ph i chỉ là doanh thu hay chi phí Xem xét m t ng d đ n tử

mà b c tính sẽ ă a t công ty 100 tri u $ thêm 10% B n không th đ đ c l i nhuận ti ă a ng d đ n tử mà không bi t

v l i nhuận cận biên L i nhuận cận biên là tỷ l l i nhuận trên doanh thu N u doanh 100$ đe i 2$ l i nhuận, l i nhuận cận biên là 2% N u công ty m t 2$ cho mỗi 100$ doanh thu, l i nhuận cận biên là -2%

2.2 Vòng đời chi phí (Life cycle costing)

Vò đ i chi phi cho phép b n nhìn th y b c tranh l n v chi phí c a m t d án trong suố ò đ i c a Đ u này cho phép b n phát tri n m t d đ x

v chi phí và l i nhuận tài chính c a m t d P ò đ i xem xét tổng chi phí s h u, hoặc phát tri n c ng thêm các chi phí hỗ tr cho m t d án Ví d

Trang 10

t công ty có th hoàn thành m t d án phát tri n và th c thi m t h thống d ch

v khách hàng m i trong m t hoặ a ă , thống m i có th làm vi c trong

ă N ng nhà qu n tr lý d án, v i s hỗ tr từ các chuyên gia tài chính trong

tổ ch c c a họ, ê c tính chi phí và l i nhuận c a d án trong suố ò đ i c a

nó, t c 10 ă nêu trên Hãy nh l i rằng phân tích giá tr hi n t i ròng cho d án nên bao g m c chi phí và l i nhuận trong toàn b kho ng th a 10 ă

Nh ng nhà qu n tr d án và ban qu n lý c p cao c n ph xe xé ò đ i

c a các d án khi họ đ a a đ nh tài chính

Các tổ ch ng có l ch sử đ n trong nh a đ đ u c a các d án CNTT, nh ng d đ đ n tổng chi phí s h u Ví d , ẽ

r t kinh t khi sử d ng ti n vào vi x đ nh nhu c u c a i sử d ng và ti n hành

nh ng thử nghi m s m v i các d NTT đ đ n khi các v đ xu t hi n sau khi ti Ta đã t rằng trong m t d án ph n m m, sẽ đ p 100 l n

Automatic teller machine (ATM) 3.600$

Bảng 1: Tóm tắt chi phí trung bình của một phút hệ thống ngừng hoạt động

Trang 11

2.3 Phân tích dòng tiền(Cash flow analysis)

Phân tích dòng ti n là m đ x đ ă

và l i nhuận c a m t d án và k t qu dòng ti ă n tr d án

ph i ti n hành phân tích dòng ti đ x đ nh giá tr hi n t i ròng H u h t nh ng

ê ù đ u hi đ c nh ng khái ni n c a dòng ti n

N u họ đ ti n trong ví hoặc tài kho n tín d ng, họ không th a đ c b t

c th gì Ban qu n lý c p cao ph i cân nh c v đ dòng ti n khi l a chọ xe đ vào d án nào N u qu n lý c p cao l a chọn quá nhi u d án có nhu c u cao v dòng

ti n trong cùng m ă , ẽ không th hỗ tr t t c các d án và duy trì l i nhuận từ ú X đ đ c rõ ràng vi c bố ng ti ũ t vi c r t quan trọng Ví d , n u m t công ty phân bổ toàn b chi phí vào d ă 2008,

đ ẽ c n tính toán c l m phát và các y u tố khác khi phân phối chi phí và l i nhuận theo giá tr ti a

Chi phí, l i ích h u hình và vô hình là nh ng ph ù đ x đ nh xem l i ích

và chi phí d án có th đ ĩa õ nào cho m t d án Chi phí hoặc l i ích h u hình là nh ng chi phí và l i ích mà m t tổ ch c có th dễ đ đ m bằng

ti n b N c l i, l i ích hoặc chi phí vô hình là nh ng chi phí và l i ích mà khó có

th đ đ m bằng ti n L i ích vô hình c a d ng bao g m nh ng th danh ti ng, uy tín và nh đ u kho ă ă t mà m t tổ ch c không th dễ

đ đ m bằng ti n B i vì l i ích và chi phí vô hình khó có th đ ng hóa,

2.5 Chi phí gián tiếp

Chí phí gián ti p là nh ng chi phí mà không th tr c ti p liên h v i nh ng s n phẩm hoặc d ch v c a d , a gián ti p t i vi c th c hi n d án Ví

d , đ , ă y, vân vân trong m t khu nhà làm vi c c a hàng ngàn công

Trang 12

â đa c hi n nhi u d án khác nhau có th đ c coi là chi phí gián ti p Chi phí gián ti đ c phân phối cho từng d án, và các nhà qu n tr d án có r t ít kh

ă đ u khi n chúng

2.6 Chi phí chìm

Chi phí chìm ng ti đã đ c dùng trong quá kh Hã xe ú

đã t, giố t con thuy n chìm không th quay l đ c Khi quy đ nh d

đ đ ặc ti p t c, b n không nên xem xét c chi phí chìm R t nhi i bẫ ĩ đ n nh ng kho n ti đã ử d ng cho m t d đa

th t b , đ , é c ph i dừ đ n vào nó Cái bẫ ũ

ng h p nh đ c không muốn ngừ c do họ vố đa

m t ti n vào nó Chi phí chìm nê đ c bỏ qua

2.7 Lý thuyết đường cong học tập

Lý thuy đ ng cong học tập chỉ ra rằng khi r t s n phẩ đa đ c s n xu t

lặ đ ặp l i, chi phí trên từ đ sẽ gi m theo m t hình mẫ đ đặn khi thêm nhi u s n phẩ đ c s n xu t Lý thuy đ ng cong học tậ ú c tính chi phí trong nh ng d án bao g m vi c s n xu t m t số ng l n s n phẩm Lý thuy t

đ ng cong học tậ ũ đ c áp d ng khi tính toán th i gian c n thi đ hoàn thành công vi đ V , l đ a đ ng th c hi n m t công vi c, sẽ có th

m t nhi u th a đ n th 10 đ c hi n 1 công vi c

2.8 Dự trữ

D tr ng ti đ c tính trong d đ gi m thi u r i ro bằng cách dành chỗ cho nh ng tình huố a d đ Dự trữ phát sinh đ n nh ng tình huố a đã đ c lên k ho ch m t

ph ( ò đ c gọ w w ) đ đ chi phí d án

Ví d , n u m t tổ ch c bi t rằng tỷ l thay th nhân l c CNTT là 20%, tổ ch đ ê

dành d tr đ tr cho chi phí tuy n d đ o nhân l c CNTT Dự trữ quản lý đ c dùng cho nh ng tình huố a ê đ đ c

(còn gọi là unknown unknowns) Ví d , n u m t nhân viên qu n tr d án b ốm trong

2 tu n hoặc m t nhà cung c p quan trọng ngừng ho đ ng, d tr qu n lý có th đ c

đ ù đ p chi phí hậu qu

Trang 13

3 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ

Các nhà qu n tr d án ph i xem trọng d toán chi phí n u họ muốn hoàn thành

d đ u ki n ngân sách cho phép Sau khi xây d ng tốt danh sách yêu c u v ngu n l c, các nhà qu n tr d đ i d án c a họ ph i xây d ng m t vài d toán chi phí cho nh ng ngu n l c này M t quy trình quan trọng trong qu n lý th i gian d c tính ngu n ho đ ng, th mà cung c p cho chúng ta m t danh sách các yêu c u ngu n l c ho đ ng Ví d , n u m t ho đ ng trong m t d án bao g m

vi c th c hi n m t bài xét nghi đặc thù, danh sách yêu c u ngu n l c ho đ ng sẽ

mô t m đ kỹ ă n thi t c a nh i th c hi n phân tích, số i

và th i gian c n thi đ th c hi n và nhu c u v ph n m m hoặc trang thi t b đặc

bi t, vân vân T t c nh đ u c n thi đ thi t lập m t d toán chi phí tốt M c này mô t nh ng lo i d toán chi phí khác nhau, công c và kỹ thuậ đ c tính chi phí, nh ng v đ đ n hình g n v i d toán CNTT, và m t ví d chi ti t v d

hi n d án hoặc thậm chí từ c khi d án chính th c b đ u Các nhà

qu n tr d án và qu n lý c p cao sử d ng d đ giúp l a chọn d

án Khung th i gian cho lo i d ng nằm trong kho ă hoặ c khi d Đ chính xác c a m t d toán ROM

ằm trong kho ng -50% đ 100%, ĩa c c a d

án có th th 50% ặ a 100% i d toán ROM Ví d , chi phí th c c a d án v c tính ROM 100k$ có th nằm trong kho ng 50k$

đ 200 $ Đối v i các d toán CNTT, kho x ng r nhi u R t nhi ê a NTT ng t đ â đ ố c

ĩ c phát tri n ph n m m do các d án CNTT có l ch sử ng

x ê t chi phí d toán

Trang 14

 D â đ c sử d đ phân phối ti n t i ngân sách c a m t tổ

ch c R t nhi u tổ ch c xây d ng ngân sách ít nh 2 ă D toán

đ c th c hi n trong kho ng từ 1 đ 2 ă c khi d án

Đ chính xác c a d â ă ng 10% đ +25%, ĩa c có th 10% ặ a 25% so v i d toán ngân sách Ví d , chi phí th c c a d án v i d toán ngân sách 100k$ có th nằm trong kho ng từ 90 $ đ n 125k$

nh đ xu t c a nhà cung c p và phân bổ quỹ đ tr cho nhà cung c p

đ c chọn D x đ đ c th c hi n trong kho ng th i gian từ 1

ă xuố c khi d án hoàn thành M t d x đ nh c n ph i chính xác nh t trong số 3 lo i d Đ chính xác c a lo i d toán này

ng nằm trong kho ng -5% đ +10%, ĩa c c a d án

có th 5% ặc nhi 10% i d x đ nh Ví d , chi phí

th c c a m t d án có d x đ nh 100K$ có th nằm trong kho ng từ

95 $ đ n 110k$

Hình 2: Tóm tắt 3 loại dự toán chi phí cơ bản

Số ng và lo i d a đổi theo từng khu v c áp d ng Ví d ,

Hi p h i Quốc t vì s Ti n b c a ngành d (AA E) x đ ă i

d toán chi phí cho các d án xây d đ l n, khái ni , , x đ nh, ki m soát

Trang 15

Đ u chính y u là các lo i d đ c hoàn thành vào nh a đ n khác nhau c a m t d ê x e th i gian

Ngoài vi c xây d ng d toán chi phí, vi c cung c p các chi ti t bổ tr cho d

ũ t quan trọng Các chi ti t bổ tr bao g m nh n đ nh và gi đ

b đ c sử d đ làm d toán, m t b n mô t v d án (báo cáo ph m vi d án, , â â ) đ c sử d ng, và các chi ti t v các công c

và kỹ thuậ đ c sử d đ xây d ng d toán Nh ng chi ti t bổ tr

sẽ giúp vi c chuẩn b m t b n d toán cập nhập hoặc các d dễ khi c n thi t

3.2 Kế hoạch quản lý chi phí

K ho ch qu n lý chi phí là m t tài li u mô t cách th c m t tổ ch c sẽ qu n lý các sai l ch trong d án VÍ d , n u m t d x đ nh cung c p nh ng n n t đ

đ đ xu t chi phí nhà cung c p cho t t c các ph n c a m t d án, m t k

ho ch qu n lý chi phí sẽ mô t cách th c ph n ng l đ xu a ặc th p

i d toán M t vài tổ ch c cho rằng m đ xu t chi phí nằm trong kho ng chênh l ch 10% so v i d toán là ch p nhậ đ c và chỉ đ n nh ng danh m c nằm trong kho a 10% ặc th 20% i nh c tính

M đ m quan trọng khác c n cân nh c trong vi c chuẩn b d toán chi phí là các chi phí nhân công, b i vì chi phí nhân công chi m m t ph n l n trong tổng chi phí

d án R t nhi u tổ ch c tính số i hoặc th i gian họ c n theo từng b phận hoặc theo kỹ ă ố ò đ i c a m t d án Ví d , khi Hãng hàng không Tây Nam (NA) xây d ng nh ng d a đ u cho d án h thố đặt chỗ, ResNet, họ đã đ nh số i tố đa đ c phân công vào d án

mỗ ă e ừng b phận

Hình 3: Giảm nhân sự các phòng ban tối đa theo năm

Trang 16

ú ý đ n số ng ít ỏi các nhà th u mà NA d đ nh sử d ng Chi phí nhân

a đối v i các nhà th u, nên vi c phân bi t các ngu n n i l c

và ngo i l c là r t quan trọng

3.3 Công cụ và Kỹ thuật ước tính chi phí

N n có th hình dung, xây d ng m t b n d toán chi phí tốt là r t khó

ă Ma n thay, có m t vài công c và kỹ thuậ ă đ hỗ tr vi c t o ra m t

d toán chi phí Nh ng công c và kỹ thuật đ c dùng bao g

t , c tính từ i lên, mô hình hóa tham số, chi phí ch ng, ph n m c tính

đ ậy nh t khi nh ng d c trên th c t , không chỉ b ngoài

T ê đ , c hi n vi c chuẩn b d toán chi phí ph đ c chuyên môn

c n thi đ x đ nh nh ng ph n nào c a d án sẽ đ hoặc rẻ ng d án Ví d , nh i lập d ng cố g ng tìm m t d r i tinh chỉnh theo nh ng khác bi đã t Tuy nhiên, n u d đa đ c lên d toán

g m c m t ngôn ng lập trình m i hoặc ph i làm vi c v i m t lo i m ng hoặc ph n

c ng m i, kỹ thuậ sẽ r t dễ m c ph i lỗ đ a a c tính quá

th p

3.3.2 Ước tính từ dưới lên

Ư c tính từ i lên bao g m vi ng nh ng danh m c công vi c hoặc

ho đ ng cá nhân và c ng tổng chúng l đ có con số ng cho toàn d án

P ò đ c gọ a trên ho đ ng Quy

mô c a các danh m c công vi c cá nhân và kinh nghi m c a đ t

đ nh s chính xác c a d toán N u có m t b n WBS chi ti t cho d án, i qu n tr

d án có th phân công nh i ch u trách nhi m cho m t gói công vi đ xây d ng d toán chi phí cho gói công vi đ , ặc ít nh t m ng v ngu n

l c c n thi t Nh i làm trong khu v c tài chính c a m t tổ ch ng cung

c p các tỷ l chi phí ngu n l , a đ ng (labor rate) hoặc chi phí cho mỗi pound nguyên li u, nh ng số li u mà có th đ đ a n m m qu n lý d

Trang 17

đ tính toán chi phí Ph n m m t đ đ đ a a toán chi phí cho mỗi c đ c a WBS và cuối cùng là cho toàn b d án Sử d ng nh ng danh m c công vi c nhỏ ă chính xác c a d toán chi phí b i vì nh đ c phân công làm nh ng ph n vi đ đ c t xây d ng d toán chi phí thay vì sử d ng

nh i không bi t rõ v công vi N đ m c a nh ng d ù

c tính từ ê ú ng m t nhi u th a đ ố é khi th c hi n

3.3.3 Mô hình hóa tham số

Mô hình hóa tham số sử d ng nh đặ đ m c a d án (các tham số) trong

m t mô hình toán họ đ c tính chi phí d án M t mô hình tham số có th đ a a toán 50$ cho mỗi dòng mã c a m t d án phát tri n ph n m m mà chỉ d a trên ngôn

ng lập trình làm d đ ử d ng, và vân vân Các mô hình tham số đ tin cậy cao nh t khi nh ng thông tin l ch sử mà từ đ c sử d đ t o nên mô hình là chính xác, các tham số đ ng hóa sẵn, và mô hình linh ho t theo quy mô

c a d án Ví d , vào nh ă 1980, ỹ i tổ ch c McDonnell Douglas (hi n gi là m t ph n c a e ) đã n m t mô hình tham số đ ng chi phí máy bay d a trên m ng l d li u l ch sử M đ a m nh ng tham số sau: lo i máy bay (máy bay chi đ u, máy bay ch hàng, hoặc máy bay vận

t i hành khách), tố đ c a máy bay, tỷ số l đẩy trên khố ng, trọ c tính c a nh ng ph n khác nhau c a máy bay, số a đ c s n xu , ng

th a đ s n xu ú , â â T c v i mô hình ph c t p này, m t vài

mô hình tham số chỉ bao g m nh ng suy nghi đ n hoặ đ e nghi m Ví d , m t d án t đ a ă ò n có th sử d ng con số ng 10k$ cho mỗi tr m làm vi c d a trên l ch sử các d án t đ a ă ò

t đã đ c phát tri n trong cùng g a đ n Các mô hình tham số ng ph c t

Trang 18

3.4 Những vấn đề điển hình với Dự toán chi phí CNTT

Mặc dù có r t nhi u công c và kỹ thuậ đ hỗ tr vi c t o ra các d toán chi phí d án, r t nhi u d toán chi phí c a các d án CNTT vẫn r t thi u s chính xác, đặc bi t là nh ng d án bao g m nh ng công ngh m i hoặc phát tri n ph n m m Tom DeMarco, m t tác gi nổi ti ng v phát tri n ph n m , đ a a ốn lý do cho s thi u chính xác và m đ kh c ph c chúng

3.4.1 Dự toán được hoàn thành quá nhanh

D đ c hoàn thành quá nhanh Xây d ng m t d toán cho m t d án

ph n m m l n là m t công vi c ph c t đò ỏi nỗ l c l n R t nhi u d đ c

th c hi n a đ c cung c p nh ng yêu c u h thống rõ ràng Ví

d , d án Surveyor Pro bao g m r t nhi u công vi c phát tri n ph n m m ph c t p

T c khi hoàn toàn hi u rõ nh ng thông tin mà các ki đ nh viên th c s c n trong

h thố , a đ đã làm d toán ROM và d toán ngân sách cho d án này Nh ng d

đ c th c hi c hi x ng d đ c th c hi n sau trong các d án CNTT C n nh rằng các d đ c th c hi n t i nh a đ n khác nhau c a d án, và các nhà qu n tr d án c n gi đ c a mỗi d toán này

3.4.2 Thiếu kinh nghiệm dự toán

Thi u kinh nghi m d toán Nh i ch u trách nhi m xây d ng d toán chi phí ph n m ng không có nhi u kinh nghi m trong d , đặc bi t

là cho nh ng d án l n Họ ũ đ d li u d án tin cậ x đ làm d toán N u m t tổ ch c sử d ng các kỹ thuật qu n lý d án tốt và xây d ng m t

l ch sử thông tin v d đ ậy, bao g m các d toán, nh ng d toán

c a tổ ch đ ẽ đ c c i thi n T đ u ki n cho nh i làm vi c v CNTT

đ đ ng dẫ ũ ẽ c i thi n d toán chi phí

3.4.3 Con người thường thiên về việc dự toán thấp hơn thực tế

ng thiên v vi c d toán th c t Ví d , nh ng chuyên gia CNTT hoặc qu n tr d án c p cao có th t xây d ng các d toán và quên rằng r t nhi i m ũ ẽ làm vi c trong d án này Nh i lập d ũ

th sẽ quên vi c dành m t kho n cho các chi phí ph tr i c n thi đ tích h p và thử nghi m các d án CNTT l n Vi c xem xét l i các d đặt các câu hỏi quan trọ đ đ m b o d toán không b thiên l ch là r t c n thi đối v i nh ng nhà qu n

tr d án và qu n lý c p cao

Trang 19

3.4.4 Ban quản lý đòi hỏi sự chính xác

Ban qu n ý đò ỏi s chính xác Ban qu n lý có th yêu c u m t b n d toán,

đ u họ thật s muốn là m t con số x đ giúp họ đặt giá th u th ng

đ c m t h đ ng l n hoặ đ đ i b Qu n lý th i gian d , đ

nh i qu n lý c p cao hoặc các bên liên quan khác mong muốn ti đ d án sẽ

ng c tính Vi c xây d đ c d toán chi phí và ti đ tố ũ

sử d ng kỹ ă ã đ đ đ b o v nh ng d toán này là r t quan trọng đối v i nh ng nhà qu n tr d án

ũ n r ý ng d a đ u Ban qu n lý c p cao không bao gi quên d đ u tiên và hi m khi, n u có, nh nh a đổ đã đ c thông qua tác

đ đ n d nào Vi c luôn gi cho ban qu n lý c a đ c thông báo

đ đ v s a đổi trong d toán chi phí là m t quá trình thi t y u và không bao gi