TIỂU LUẬN QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MỤC LỤC1 GIỚI THIỆU .......................................................................................... 11.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ .............................................. 11.2 CHI PHÍ LÀ GÌ? ....................................................................................... 11.3 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN LÀ GÌ? ............................................................. 22 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ .............. 42.1 LỢI NHUẬN (PROFITS) ........................................................................... 42.2 VÒNG ĐỜI CHI PHÍ (LIFE CYCLE COSTING) ............................................. 42.3 PHÂN TÍCH DÒNG TIỀN(CASH FLOW ANALYSIS) ..................................... 62.4 CHI PHÍ TRỰC TIẾP ................................................................................. 62.5 CHÍ PHÍ GIÁN TIẾP ................................................................................. 62.6 CHI PHÍ CHÌM ........................................................................................ 72.7 LÝ THUYẾT ĐƯỜNG CONG HỌC TẬP ....................................................... 72.8 DỰ TRỮ ................................................................................................. 73 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ ........................................................................ 83.1 CÁC DẠNG DỰ TOÁN CHI PHÍ ................................................................. 83.2 KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ ................................................................ 103.3 CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT ƯỚC TÍNH CHI PHÍ .......................................... 113.3.1 Ước tính tương tự ....................................................................... 113.3.2 Ước tính từ dưới lên .................................................................... 113.3.3 Mô hình hóa tham số .................................................................. 123.4 NHỮNG VẤN ĐỀ ĐIỂN HÌNH VỚI DỰ TOÁN CHI PHÍ CNTT ..................... 133.4.1 Dự toán được hoàn thành quá nhanh .......................................... 133.4.2 Thiếu kinh nghiệm dự toán .......................................................... 133.4.3 Con người thường thiên về việc dự toán thấp hơn thực tế ........... 133.4.4 Ban quản lý đòi hỏi sự chính xác. ............................................... 143.5 DỰ TOÁN CHI PHÍ MẪU ........................................................................ 144 XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH ................................................................... 215 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (CONTROLLING COSTS) .......................... 235.1 QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EARNED VALUE MANAGEMENT)......... 235.2 GIÁ TRỊ KẾ HOẠCH (PV) ...................................................................... 245.3 CHI PHÍ THỰC TẾ (ACTUAL COST) (AC) ................................................ 245.4 GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EV) ...................................................................... 245.5 SAI LỆCH CHI PHÍ (COST VARIANCE) (CV) ............................................ 26Quản lý dự án CNTT Quản lý chi phí dự ánNhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 15.6 SAI LỆCH TIẾN ĐỘ (SCHEDULE VARIANCE) (SV) ..................................

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIỂU LUẬN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ngành: Công Nghệ Thông Tin NHÓM: NGUYỄN BÌNH MINH NGUYỄN THỊ LANH NGUYỄN TUẤN MINH H BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ngành: Công Nghệ Thông Tin NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. TRẦN ĐĂNG HOAN NHÓM THỰC HIỆN: NGUYỄN BÌNH MINH NGUYỄN THỊ LANH NGUYỄN TUẤN MINH HI PHÒNG, NGÀY 27  MỤC LỤC 1 GIỚI THIỆU 1 1.1 TM QUAN TRNG CA QUN LÝ CHI PHÍ 1 1.2 CHI PHÍ LÀ GÌ? 1 1.3 QUN LÝ CHI PHÍ D ÁN LÀ GÌ? 2 2 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ 4 2.1 LI NHUN (PROFITS) 4 2.2 VI CHI PHÍ (LIFE CYCLE COSTING) 4 2.3 PHÂN TÍCH DÒNG TIN(CASH FLOW ANALYSIS) 6 2.4 CHI PHÍ TRC TIP 6 2.5 CHÍ PHÍ GIÁN TIP 6 2.6 CHI PHÍ CHÌM 7 2.7 LÝ THUYNG CONG HC TP 7 2.8 D TR 7 3 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ 8 3.1 CÁC DNG D TOÁN CHI PHÍ 8 3.2 K HOCH QUN LÝ CHI PHÍ 10 3.3 CÔNG C VÀ K THUC TÍNH CHI PHÍ 11 3.3.1 Ước tính tương tự 11 3.3.2 Ước tính từ dưới lên 11 3.3.3 Mô hình hóa tham số 12 3.4 NHNG V N HÌNH VI D TOÁN CHI PHÍ CNTT 13 3.4.1 Dự toán được hoàn thành quá nhanh 13 3.4.2 Thiếu kinh nghiệm dự toán 13 3.4.3 Con người thường thiên về việc dự toán thấp hơn thực tế 13 3.4.4 Ban quản lý đòi hỏi sự chính xác. 14 3.5 D TOÁN CHI PHÍ MU 14 4 XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH 21 5 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (CONTROLLING COSTS) 23 5.1 QUN LÝ GIÁ TR THU C (EARNED VALUE MANAGEMENT) 23 5.2 GIÁ TR K HOCH (PV) 24 5.3 CHI PHÍ THC T (ACTUAL COST) (AC) 24 5.4 GIÁ TR C (EV) 24 5.5 SAI LCH CHI PHÍ (COST VARIANCE) (CV) 26 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 1 5.6 SAI LCH TI (SCHEDULE VARIANCE) (SV) 26 5.7 CH S CHI PHÍ THC HIN (CPI) 26 5.8 CH S TI THC HIN (SPI) 26 5.9 QUN LÝ DANH MC D ÁN (PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT) 30 5.10 S DNG PHN MM  H TR QUN LÝ D ÁN 31 6 KẾT LUẬN 33 7 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 DANH MC HÌNH  3  9 Hình 3: Gim nhân s các phòng ban t 10  18  19  21 Hình 7:  25 Hình 8: T 25 Hình 9: B 27 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 1 1 GIỚI THIỆU 1.1 Tầm quan trọng của quản lý chi phí Nhng d án công ngh thông tin trong quá kh c mc tiêu v ngân sách. Các nghiên cu c    y chi phí t k hoch trung bình  phng dollar chi phí tht chi phí d toán  ca các d án công ngh thông tin không thành công nm trong khong t c dù các nhà nghiên cu còn nghi ng v tính xác thc ca nhng con s này, các nghiên c c duyt li v mt khoa hc, xác nhn v v t k hoch ca các d án CNTT. Ví d  ba bài khc lc thc hin bi Jenkins, Phan, và Bergeron vào nh 1984, 1988 và 1992 v t k hoch ca các d án phn mch ra rng t d toán trung bình ca tt c các d án trong kho sát ca h (không phi ch nhng d án không thành công) vào khong 33-34%. Chc chn rng vn có kh i thin kh t mc tiêu v chi phí trong các d án CNTT. Trong bài tiu lun này mô t nhng khái nim quan trng trong qun lý chi phí d c bit là to ra nhng d t và s dn lý giá tr  h tr vic qun lý chi phí. 1.2 Chi phí là gì?  chi               Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 2       d 1.3 Quản lý chi phí dự án là gì?  tiêu chi phí. Quản lý chi phí dự án   “một dự án” và “ngân quỹ được duyệt”       Dự toán chi phí (Estimating costs)        các thông tin liên quan khác.  Xác định ngân sách (Determining the budget)    ngân sách chi phí là    Kiểm soát chi phí (Controlling costs)   là  Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 3 (organizational process asset)  Hình 1: Tóm tắt những quy trình và kết quả.  hic mi quy trình trong qun lý chi phí d c tiên bn phi hiu nhn ca qun lý chi phí. Rt nhiu nguyên lý không phi ch tn ti trong qun lý d án; tuy nhiên, nhng nhà qun tr d án cn hiu nhng nguyên lý n n nhng d án c th ca h. Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 4 2 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ Rt nhiu d    c kh u bi vì các chuyên gia CNTT không hiu tm quan trng ca các nguyên lý k n. Nhng khái nim quan tr lãi ròng, t l hoàn vn, và bn phân tích hoàn vy, rt nhiu d c b hoàn thành bi vì nhng v qun lý chi phí. Hu ht các thành viên ban qun tr hiu và quang thut ng ng thut ng ng nhà qun tr d án CNTT cn phi trình bày và tho lun nhng thông tin v d án theo nhng thut ng t ng k thut. Ngoài phân tích giá tr hin ti ròng, t l hoàn vn và phân tích hoàn vn, các nhà qun lý d án phi hiu mt vài nguyên tc, khái nim và thut ng v qun lý chi phí. Phn này mô t nhng ch  i nhui chi phí, phân tích dòng tin, tài sn hu hình và vô hình và li nhun, chi phí trc tip, chi phí chìm, lý thuyng cong hc tp, và d tr. Mt ch  quan trng khác và mt trong nhng công c và k thut then cht trong kim soát chi phí d án  qun lý giá tr c  c miêu t chi tit trong phn kim soát chi phí. 2.1 Lợi nhuận (Profits) Li nhun bng doanh thu tr  i nhun, mt công ty có th m chi phí, hoc c gng thc hin c hai. Hu ht các nhà qun lý n li nhu khác. Khi xem xét các kho công ngh và h thng thông tin m u quan trng là tp trung vào li nhun, không phi ch là doanh thu hay chi phí. Xem xét mt ng dn t mà bc tính s t công ty 100 triu $ thêm 10%. Bn không th c li nhun tia ng dn t mà không bit v li nhun cn biên. Li nhun cn biên là t l li nhun trên doanh thu. Nu doanh i 2$ li nhun, li nhun cn biên là 2%. Nu công ty mt 2$ cho mi 100$ doanh thu, li nhun cn biên là -2%. 2.2 Vòng đời chi phí (Life cycle costing) i chi phi cho phép bn nhìn thy bc tranh ln v chi phí ca mt d án trong sui cu này cho phép bn phát trin mt d  v chi phí và li nhun tài chính ca mt d i xem xét tng chi phí s hu, hoc phát trin cng thêm các chi phí h tr cho mt d án. Ví d Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 5 t công ty có th hoàn thành mt d án phát trin và thc thi mt h thng dch v khách hàng mi trong mt ho thng mi có th làm vic trong ng nhà qun tr lý d án, vi s h tr t các chuyên gia tài chính trong t chc ca hc tính chi phí và li nhun ca d án trong sui ca nó, tc  nêu trên. Hãy nh li rng phân tích giá tr hin ti ròng cho d án nên bao gm c chi phí và li nhun trong toàn b khong th Nhng nhà qun tr d án và ban qun lý cp cao cn phi ca các d án khi h nh tài chính. Các t chng có lch s n trong nhu ca các d án CNTT, nhng d n tng chi phí s hu. Ví d  rt kinh t khi s dng tin vào vinh nhu cu ci s dng và tin hành nhng th nghim sm vi các d n khi các v xut hin sau khi tit rng trong mt d án phn mm, s p 100 ln  sa mt lc phát hin ra mua nó t sm. Bi vì các t chc ph thuc vào CNTT, các s c máy móc s gây ra nhng khon chi phí khng l. Ví d, bng 1 tóm tt chi phí trung bình ca mt phút không hong ca các ng dm chi phí khôi phc h thng, chi phí nhân s  làm bù nhng phn vic thc hin trong lúc s c, và mt mát doanh thu trc tip và gián tip. Type of IT Application Cost/Minute Securities trading 73.000$ Enterprise Requirements Planning (ERP) 14.800$ Order processing 13.300$ Electronic commerce 12.600$ Supply chain 11.500$ Point of sale (POS) 4.700$ Automatic teller machine (ATM) 3.600$ E-mail 1,900$ Bảng 1: Tóm tắt chi phí trung bình của một phút hệ thống ngừng hoạt động [...]... đã ph c, chi phí ch ng trong Qu n lý ch ng d , c tính chi phí khác n lý mua s m trong d án Sử d ng ph n m đ hỗ tr đ n ph n sau c a â Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh đ u th u Qu n đ c Trang 12 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án 3.4 Những vấn đề điển hình với Dự toán chi phí CNTT Mặc dù có r t nhi u công c và kỹ thuậ đ hỗ tr vi c t o ra các d toán chi phí d án, r t nhi... l chi phí ngu n l , a đ ng (labor rate) hoặc chi phí cho mỗi pound nguyên li u, nh ng số li u mà có th đ đ a n m m qu n lý d Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 11 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án đ tính toán chi phí Ph n m m t đ cho mỗi c đ đ a a toán chi phí đ c a WBS và cuối cùng là cho toàn b d án Sử d ng nh ng danh m c công vi c nhỏ ă chính xác c a d toán chi. .. nh ng v đ đ n hình g n v i d toán CNTT, và m t ví d chi ti t v d toán chi phí c a m t d án CNTT 3.1 Các dạng dự toán chi phí M t trong số nh đ u ra chính c a vi c qu n lý chi phí d án là b n d toán chi phí Các nhà qu n tr d ng chuẩn b m t vài lo i d toán chi phí cho h u h t các d án Ba lo i d n là:  D đ l n thô (ROM) cung c p m ng chi phí c a d án D ROM ũ đ c gọi là d toán ballpark, guesstimate, swag... Tuấn Minh Trang 16 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án chi phí có th c n ph i chi tr không cùng lúc v i th Chuyên gia v tài chính c a họ đã D đâ c a WBS: đ m th c hi n công vi c p thuận cách ti p cận này khi xây d ng d toán ng gi đ ê đ c tính chi phí cho mỗi danh m c 1 Quản trị dự án: D toán d a trên ti i qu n tr d án bán th i gian và 25% th i gian làm vi c c a ê đ i qu n lý d án Chuyên â gia v... i gian và chi lý t i m đ Đ (baseline) chính là k ho ch d a đ u c ng thêm nh ng a đổ đã đ c thông qua Thông tin th c t (Actual information) bao g m thông tin v vi c li u m t danh m đ đã a a ặc m đ hoàn thành x p xỉ c a công vi c, thông tin v th i Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 23 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án đ u hay k t thúc, và thông tin v chi phí th c... chúng 2.5 Chi phí gián tiếp Chí phí gián ti p là nh ng chi phí mà không th tr c ti p liên h v i nh ng s n phẩm hoặc d ch v c a d , a gián ti p t i vi c th c hi n d án Ví d , đ , ă y, vân vân trong m t khu nhà làm vi c c a hàng ngàn công Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 6 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án â đa c hi n nhi u d án khác nhau có th đ đ phí gián ti ă... Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 20 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án 4 XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH Vi x đ nh ngân sách d án bao g m ho đ ng phân phối d toán chi phí d án cho từng danh m c công vi c c th theo th i gian Nh ng danh m c công vi c này đ đ x đ nh d a trên các ho đ ng trong WBS c a d án D toán chi phí ho t d ,đ ph m vi (Scope baseline), d th o ti đ d án, l ch , đ ng, và các tài s n quy trình... Trang 10 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án ú ý đ n số ng ít ỏi các nhà th u mà NA d đ nh sử d ng Chi phí nhân a đối v i các nhà th u, nên vi c phân bi t các ngu n n i l c và ngo i l c là r t quan trọng 3.3 Công cụ và Kỹ thuật ước tính chi phí ă N Ma n có th hình dung, xây d ng m t b n d toán chi phí tốt là r t khó n thay, có m t vài công c và kỹ thuậ ă đ hỗ tr vi c t o ra m t đ d toán chi phí Nh... toán vào kho ng 10% tổng chi phí ph n c ng và ph n m m Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 17 Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án 5 Đào tạo và hỗ trợ: D a trên các d d a theo số , đ đ c d toán ng học viên, c ng thêm chi phí di chuy n Chi phí cho mỗi học viên (tổng c 100 i) là 500$, và chi phí di chuy 700$/ / i đối v ê ng dẫ ê đ i qu n lý d án D ki n tổng c ng có 12... trong d toán chi phí là m t quá trình thi t y u và không bao gi 3.5 Dự toán chi phí mẫu M t trong nh ng cách tốt nh đ học v quá trình d toán chi phí là nghiên c u nh ng d toán chi phí mẫu Mỗi m t d đ c nh t, ũ ố ỗi d đ c nh t B n có th th y m t mẫu d toán chi phí ng ng h p c a d J D ’ P je Ma a e e I a e e M c này nói v cách ti p cận từ c m t khi xây d ng d toán chi phí cho d án T t nhiên, d toán mẫu . GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIỂU LUẬN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ngành: Công Nghệ Thông Tin. GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ngành: Công Nghệ Thông. QUN LÝ CHI PHÍ 1 1.2 CHI PHÍ LÀ GÌ? 1 1.3 QUN LÝ CHI PHÍ D ÁN LÀ GÌ? 2 2 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ 4 2.1 LI NHUN (PROFITS) 4 2.2 VI CHI PHÍ (LIFE CYCLE COSTING)