QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MỤC LỤCMỤC TIÊU HỌC TẬP311.1. Tình huống tiêu biểu411.2. Tầm quan trọng của quản lý rủi ro dự án411.3. Hình ảnh qua phương tiện truyền thông811.4. Để tiến hành quản lý rủi ro một cách tốt nhất911.5. Lập kế hoạch quản lý rủi ro1311.6. Các nguyên nhân chính của rủi ro trong dự án công nghệ thông tin1511.7. Những gì đã là sai lầm?1711.8.Xác định rủi ro2011.8.1. Các gợi ý để xác định rủi ro2111.8.2. Ghi nhật ký rủi ro2411.9. Tiến hành phân tích để định tính rủi ro2711.9.1. Sử dụng ma trận xác suấttác động để tính toán những yếu tố rủi ro2711.9.2. Theo dõi 10 danh mục rủi ro hàng đầu.2911.10. Tiến hành phân tích rủi ro định lượng3011.10.1 Cây quyết định và giá trị tiền kỳ vọng3011.10.2. Kỹ thuật mô phỏng rủi ro3211.11. Cái gì đã đi đúng?3411.11.1. Phântích độ nhạy3511.12. Lập kế hoạch xử lý rủi ro3611.13. Giám sát và kiểm soát rủi ro3911.14. Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý rủi ro trong dự án4011.15. Trường hợp tổng quát41TỔNG KẾT CHƯƠNG42TÀI LIỆU THAM KHẢO45MỤC TIÊU HỌC TẬPSau khi đọc chương này, bạn sẽ có thể: •Hiểu được rủi ro là gì và tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro của dự án.•Thảo luận về các yếu tố liên quan đến việc lập kế hoạch quản lý rủi ro và các nội dung của một kế hoạch quản lý rủi ro.•Liệt kê được danh sách các loại rủi ro chung trong các dự án công nghệ thông tin.•Mô tả quá trình xác định rủi ro và tạo ra sổ nhật ký rủi ro.•Thảo luận về quá trình phân tích định tính rủi ro và giải thích làm thế nào để tính toán các yếu tố rủi ro, tạo ra xác suất ảnh hưởng bảng tác động và áp dụng các kỹ thuật theo dõi 10 rủi ro phổ biến để xếp hạng rủi ro.•Giải thích quá trình phân tích định lượng rủi ro và làm thế nào để áp dụng cây quyết định, mô phỏng, và phân tích độ nhạy để xác định rủi ro.•Cung cấp các ví dụ của việc sử dụng các chiến lược, kế hoạch đối phó vớicác rủi ro khác nhau để giải quyết cả những rủi ro tiêu cực và tích cực •Thảo luận về những gì có liên quan đến giám sát và kiểm soát rủi ro •Mô tả phần mềm như thế nào để có thể hỗ trợ trong việc quản lý rủi ro dự án. 11.1. Tình huống tiêu biểu Cliff Branch là chủ tịch của một công ty tư vấn công nghệ thông tin nhỏ chuyên về việc phát triển các ứng dụng Internet và hỗ trợ đầy đủ dịch vụ. Các nhân viên bao gồm các lập trình viên, các nhà phân tích kinh doanh, các chuyên gia cơ sở dữ liệu, người thiết kế web, người quản lý dự án... Công ty có 50 nhân viên làm việc toàn thời gian và lên kế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -

QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DỰ ÁNCÔNG NGHỆ THÔNG TIN TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Ngành : Công nghệ thông tin

Hải Phòng, tháng 06 năm 2014

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

MỤC TIÊU HỌC TẬP 3

11.1 Tình huống tiêu biểu 4

11.2 Tầm quan trọng của quản lý rủi ro dự án 4

11.3 Hình ảnh qua phương tiện truyền thông 8

11.4 Để tiến hành quản lý rủi ro một cách tốt nhất 9

11.5 Lập kế hoạch quản lý rủi ro 13

11.6 Các nguyên nhân chính của rủi ro trong dự án công nghệ thông tin

11.9 Tiến hành phân tích để định tính rủi ro 27

11.9.1 Sử dụng ma trận xác suất/tác động để tính toán những yếu tố rủi ro 2711.9.2 Theo dõi 10 danh mục rủi ro hàng đầu 29

11.10 Tiến hành phân tích rủi ro định lượng 30

11.10.1 Cây quyết định và giá trị tiền kỳ vọng 3011.10.2 Kỹ thuật mô phỏng rủi ro 32

11.11 Cái gì đã đi đúng? 34

11.11.1 Phântích độ nhạy 35

11.12 Lập kế hoạch xử lý rủi ro 36

11.13 Giám sát và kiểm soát rủi ro 39

11.14 Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý rủi ro trong dự án 40

11.15 Trường hợp tổng quát 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

MỤC TIÊU HỌC TẬP

Sau khi đọc chương này, bạn sẽ có thể:

 Hiểu được rủi ro là gì và tầm quan trọng của việc quản lý rủi ro của dự án

 Thảo luận về các yếu tố liên quan đến việc lập kế hoạch quản lý rủi ro và các nộidung của một kế hoạch quản lý rủi ro

 Liệt kê được danh sách các loại rủi ro chung trong các dự án công nghệ thông tin

 Mô tả quá trình xác định rủi ro và tạo ra sổ nhật ký rủi ro

 Thảo luận về quá trình phân tích định tính rủi ro và giải thích làm thế nào để tínhtoán các yếu tố rủi ro, tạo ra xác suất ảnh hưởng /bảng tác động và áp dụng các kỹthuật theo dõi 10 rủi ro phổ biến để xếp hạng rủi ro

 Giải thích quá trình phân tích định lượng rủi ro và làm thế nào để áp dụng câyquyết định, mô phỏng, và phân tích độ nhạy để xác định rủi ro

 Cung cấp các ví dụ của việc sử dụng các chiến lược, kế hoạch đối phó vớicác rủi rokhác nhau để giải quyết cả những rủi ro tiêu cực và tích cực

 Thảo luận về những gì có liên quan đến giám sát và kiểm soát rủi ro

 Mô tả phần mềm như thế nào để có thể hỗ trợ trong việc quản lý rủi ro dự án

11.1 Tình huống tiêu biểu

Cliff Branch là chủ tịch của một công ty tư vấn công nghệ thông tin nhỏ chuyên vềviệc phát triển các ứng dụng Internet và hỗ trợ đầy đủ dịch vụ Các nhân viên bao gồm cáclập trình viên, các nhà phân tích kinh doanh, các chuyên gia cơ sở dữ liệu, người thiết kếweb, người quản lý dự án Công ty có 50 nhân viên làm việc toàn thời gian và lên kếhoạch để thuê thêm ít nhất là mười người nữa trong năm tới Đó cũng là kế hoạch tăng sốlượng các chuyên gia tư vấn bán thời gian họ sử dụng Công ty đã hoạt động kinh doanhrất tốt trong vài năm qua, nhưng gần đây đã gặp khó khăn trong việc giành được hợp đồng.Sử dụng thời gian và nguồn lực để đáp ứng các yêu cầu khác nhau cho các đề xuất củakhách hàng tiềm năng đã trở nên tốn kém Nhiều khách hàng đã bắt đầu yêu cầu thuyếttrình và thậm chí phát triển một số nguyên mẫu trước khi ký hợp đồng

Cliff biết ông đã có một cách tiếp cận tích cực với rủi ro và muốn chào giá các dự

án với chi trả cao nhất Ông đã không sử dụng phương pháp tiếp cận để đánh giá các rủi rotrong các dự án khác nhau trước khi đấu thầu chúng Ông tập trung vào tiềm năng lợinhuận và các dự án đã có khó khăn Chiến lược của ông hiện nay ra nhiều vấn đề cho công

ty bởi vì nó được đầu tư rất nhiều trong việc chuẩn bị các đề xuất, nhưng đã giành thắnglợi vài hợp đồng Một số nhân viên, những người hiện đang không làm việc cho các dự án,vẫn còn trong biên chế, và một số chuyên gia tư vấn bán thời gian đã tích cực theo đuổicác cơ hội khác kể từ khi họ được sử dụng không đúng mức Những gì Cliff và công tycủa ông có thể làm để có được một sự hiểu biết tốt hơn về rủi ro dự án? Cliff nên điềuchỉnh chiến lược của mình để quyết định những gì để theo đuổi dự án? Cần phải làm nhưthế nào?

11.2 Tầm quan trọng của quản lý rủi ro dự án

Quản lý rủi ro dự án mang tính nghệ thuật và khoa học về sự hiểu biết , phân tíchvà ứng phó với rủi ro thông qua vòng đời dự án và vì lợi ích tốt nhất để đáp ứng các mụctiêu dự án Một khía cạnh thường bị bỏ qua của quản lý dự án, quản lý rủi ro thường có thểdẫn đếncải tiến quan trọng trong sự thành công cuối cùng của dự án Quản lý rủi ro có thể

có một tác động tích cực vào việc lựa chọn dự án, xác định phạm vi của dự án, và pháttriển lịch trình thực tế và dự toán chi phí Nó giúp các bên liên quan đến dự án hiểu đượcbản chất của dự án, bao gồm các thành viên trong việc xác định điểm mạnh và điểm yếu,và giúp hợp nhất các lĩnh vực kiến thức quản lý dự án khác

Người quản lý tốt rủi ro trong dự án thường ít được coi trọng như quản lý khủnghoảng Với quản lý khủng hoảng, khi có một mối nguy hiểm ảnh hưởng trực tiếp đến sựthành công của một dự án thì sẽ nhận được sự quan tâm đặc biệt của toàn bộ thành viêncủa dự án Giải quyết được khủng hoảng sẽ có giá trị lớn hơn nhiều, thường kèm theophần thưởng từ nhà quản lý, hơn so với người thành công trong quản lý rủi ro dự án.Ngược lại, khi quản lý rủi ro hiệu quả, sẽ có kết quả trong ít lĩnh vực hơn, và trong vài vấnđề đã tồn tại, nó sớm có kết quả trong các quyết định cuối cùng của các thành viên trong

dự án Nó có thể là khó nhận biết đối với người ngoài để nói lên hiệu quả của quản lý rủi

ro hoặc tốt hơn là chịu trách nhiệm cho sự phát triển hệ thống mới một cách trơn tru,nhưng các nhóm dự án sẽ luôn luôn biết rằng dự án của họ làm việc tốt hơn bởi vì quản lýrủi ro tốt Quản lý rủi ro dự án cần có sự tận tâm, cần chuyên gia tài năng Để đáp ứng nhucầu này, PMI giới thiệu cuốn sách Quản lý rủi ro chuyên nghiệp (PMI - RMP ) đăng kýchứng chỉ SM từ năm 2008 (tham khảo trang web PMI’s để biết thêm thông tin)

Tất cả các ngành công nghiệp, đặc biệt là ngành công nghiệp phát triển phần mềm,

có xu hướng đánh giá thấp tầm quan trọng của quản lý rủi ro của dự án William Ibbs vàYoung H Kwak thực hiện một nghiên cứu để đánh giá sự trưởng thành quản lý dự án Với

38 tổ chức tham gia trong nghiên cứu này được chia thành bốn nhóm ngành: kỹ thuật vàxây dựng, viễn thông, hệ thống thông tin/phát triển phần mềm, và sản xuất công nghệ cao

Một khảo sát với những người tham gia trả lời 148 câu hỏi trắc nghiệm để đánh giá như

thế nào về việc gia tăng kinh nghiệm trong tổ chức của họ về các lĩnh vực kiến thức quản

lý dự án như: phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro,và lợi nhuận Các mức độ đánh giá dao động từ 1 đến 5, với 5 là đánh giá ở mức độ kinhnghiệm cao nhất Bảng 11-1 cho thấy kết quả của cuộc khảo sát Nhận thấy rằng quản lý

rủi ro là khu vực kiến thức duy nhất mà tất cả các giá trị là nhỏ hơn 3 Nghiên cứu này cho

thấy rằng tất cả các tổ chức cần nỗ lực nhiều hơn vào quản lý rủi ro trong dự án, đặc biệt là

hệ thống thông tin / công nghệ phát triển phần mềm, trong đó có sự đánh giá thấp nhất2.75 (nhấn mạnh in đậm trong Bảng 11-1) [1]

Bảng 11-1 Trưởng quản lý dự án theo nhóm ngành công nghiệp và khu vực kiến thức

Khóa: 1 = đánh giá đáo hạn thấp nhất 5 = Đánh giá đáo hạn cao nhất

Vùng kiến thức Kỹ thuật / Xây dựng viễn thông Vô tuyến Hệ thống thông tin Sản xuất

Nhóm nghiên cứu KLCI đã khảo sát 260 tổ chức phần mềm trên toàn thế giới vàonăm 2001 để nghiên cứu quản lý rủi ro phần mềm Dưới đây là một số phát hiện của họ:

 97 % những người tham gia cho biết họ đã có phương pháp để xác định vàđánh giá rủi ro

 80 % xác định dự đoán và tránh các vấn đề như lợi ích chính của quản lý rủi

ro

 70 % các tổ chức đã được xác định quá trình phát triển phần mềm

 64 % đã có một văn phòng quản lý dự án

Hình 11-1 cho thấy những lợi ích chính từ các hoạt động quản lý rủi ro được tríchdẫn bởi phần mềm trả lời khảo sát Ngoài dự đoán / tránh nhiều vấn đề, người quản lý rủi

ro giúp các nhà quản lý dự án phần mềm ngăn chặn những sự bất ngờ, cải thiện cuộc đàmphán, đáp ứng các cam kết của khách hàng, và giảm trễ tiến độ và vượt chi phí [3]

Phần trăm trả lời khảo sát

Hình 11-1 Lợi ích từ các hoạt động quản lý rủi ro phần mềm

Mặc dù nhiều tổ chức biết rằng họ không làm tốt công việc quản lý rủi ro dự án,cuộc thị sát nhỏ dường như đã được thực hiện trong việc cải thiện trình độ quản lý rủi ro

dự án hoặc một trình độ của doanh nghiệp Nhiều cuốn sách và bài báo đã được viết vềchủ đề này trong những năm gần đây Ví dụ, Tiến sĩ David Hilson, PMP, đã viết một bài

viết về tầm quan trọng của quản lý rủi ro dự án ngay sau khi thị trường chứng khoán sụtgiảm trong mùa thu năm 2008

Không có nghi ngờ rằng tất cả các lĩnh vực của ngành công nghiệp và xã hội đangphải đối mặt thực sự thách thức, đối phó với sự sụp đổ hiện tại từ khủng hoảng tín dụng

Nhưng quản lý rủi ro không nên được coi là một chi phí không cần thiết phải cắt giảmtrong những thời điểm khó khăn Thay vào đó, các tổ chức nên sử dụng những hiểu biếtđược cung cấp bởi các quá trình rủi ro để đảm bảo rằng họ có thể xử lý những bất ổnkhông thể tránh khỏi và xuất hiện ở vị trí tốt nhất có thể trong tương lai Vớimức độ cao của biến động xung quanh chúng ta với tất cả các bên, quản

lý rủi ro bây giờ là cần thiết hơn bao giờ hết, và nếu cắt bỏ nó đi thì tưởngchừng như ta sẽ có lợi nhuận hơn, nhưng thực ra điều này là ảo tưởng, vì chi phíkhắc phục rủi ro sẽ còn lớn hơn rất nhiều Hơn là giải quyết rủi ro như là một phần của vấnđề, chúng ta nên xem nó như là một phần quan trọng của giải pháp tổng thể.[4]

11.3 Hình ảnh qua phương tiện truyền thông

Nhiều người trên thế giới bị tổn thất tài chính vì các thị trường tài chính khác nhau

đã giảm trong mùa thu năm 2008, ngay cả sau khi gói cứu trợ tài chính trị giá700 tỷ đô la

đã được thông qua bởi Quốc hội Hoa Kỳ Theo một cuộc khảo sát toàn cầu của 316 giámđốc điều hành dịch vụ tài chính được tiến hành trong tháng 7 năm 2008, hơn 70% số ngườiđược hỏi tin rằng những thiệt hại bắt nguồn từ cuộc khủng hoảng tín dụng phần lớn là dothất bại để giải quyết các vấn đề quản lý rủi ro Họ đã xác định một số thách thức trongviệc thực hiện quản lý rủi ro, bao gồm cả vấn đề dữ liệu và vấn đề cách thức hoạt động củacông ty Ví dụ, để có thể tiếp tục truy cập dữ liệu có liên quan một cách kịp thời (hay dữliệu phù hợp) là một việc sẽ gặp nhiều trở ngại khi đã có rủi ro về dữ liệu xảy ra với tổchức Nhiều người được hỏi đều trả lời, để xây dựng một nền văn hóa quản lý rủi ro trongmỗi tổ chức là một thách thức lớn

Giám đốc điều hành và các nhà lập pháp cuối cùng bắt đầu chú ý đến chi phí choquản lý rủi ro 59% người trả lời khảo sát cho biết cuộc khủng hoảng tín dụng đã thúc đẩyhọ nghiên cứu kỹ lưỡng thực hành quản lý rủi ro của họ chi tiết hơn, và nhiều tổ chức đangxem xét lại phương thức quản lý rủi ro của họ Diễn đàn ổn định tài chính (FSF) và ViệnTài chính Quốc tế (IIF) đang kêu gọi giám sát chặt chẽ hơn quá trình quản lý rủi ro

Rodney Nelsestuen, một nhà phân tích ở TowerGroup, cho rằng: “Quản lý rủi rotrong doanh nghiệp đã đưa vào tầm quan trọng mới đối với các cổ đông, hầu hết hội đồngquản trị và người quản lý đưa ra quyết định tốt hơn, dành nhiều thời gian hơn để phân tíchrủi ro và một sự hiểu biết sâu sắc hơn về mức độ ảnh hưởng bởi môi trường có biến đổi rủi

ro trong cộng đồng tài chính toàn cầu”.[5]

Trước khi bạn có thể nâng cao việc quản lý rủi ro dự án, bạn phải hiểu rủi ro là gì.Một định nghĩa từ điển cơ bản nói rằng rủi ro là khả năng mất mát hoặc tổn thương Địnhnghĩa này nêu bật những tiêu cực thường gắn liền với rủi ro và cho thấy sự không chắcchắn kéo theo Quản lý rủi ro dự án liên quan đến các vấn đề tiềm năng hiểu biết có thểxảy ra của dự án và làm thế nào chúng có thể cản trở sự thành công của dự án PMBOK ®Guide, phiên bản thứ tư đề cập đến loại rủi ro là một rủi ro tiêu cực hoặc mối đe dọa Tuynhiên, cũng có những rủi ro tích cực hay cơ hội, có thể dẫn đến những điều tốt đẹp xảy ratrên một dự án Một định nghĩa chung của một rủi ro dự án, do đó, là một sự không chắcchắn có thể có tác động tiêu cực hay tích cực vào việc đáp ứng các mục tiêu của dự án

Trong nhiều khía cạnh, quản lý rủi ro tiêu cực giống như một hình thức bảo hiểm

Nó là một hoạt động được thực hiện để giảm bớt tác động của các sự kiện tiêu cực tiềm ẩntrong một dự án Quản lý rủi ro tích cực như là đầu tư vào các cơ hội Điều quan trọng cầnlưu ý là quản lý rủi ro là một sự đầu tư (có các chi phí) có liên quan với nó Một tổ chứcsẵn sàng đầu tư để thực hiện các hoạt động quản lý rủi ro phụ thuộc vào bản chất của dự

án, kinh nghiệm của các nhóm dự án, và những hạn chế đối với cả hai Trong mọi trườnghợp, chi phí cho quản lý rủi ro không được vượt quá những lợi ích tiềm năng

Nếu có quá nhiều rủi ro trong các dự án công nghệ thông tin, vậy thì tại sao các tổchức vẫn theo đuổi chúng? Nhiều công ty thành công trong kinh doanh ngày nay bởi vì họ

đã biết biến những rủi ro của thị trường trở thành cơ hội kinh doanh của họ.Tổ chức có thểtồn tại trong một thời gian dài đó là khi họ theo đuổi các cơ hội Công nghệ thông tinthường là một phần quan trọng của một chiến lược của doanh nghiệp; không có nó, nhiềudoanh nghiệp có thể không tồn tại Cho rằng tất cả các dự án liên quan đến sự không chắc

chắn có thể có kết quả tiêu cực hay tích cực, câu hỏi là làm thế nào để quyết định các dự

án đã theo đuổi và làm thế nào để xác định và quản lý rủi ro dự án trong suốt vòng đời của dự án?

11.4 Để tiến hành quản lý rủi ro một cách tốt nhất

Một số tổ chức phạm sai lầm khi chỉ giải quyết rủi ro chiến thuật và tiêu cực khithực hiện quản lý rủi ro của dự án David Hillson (www.risk-doctor.com) đưa ra gợi ýkhắc phục vấn đề này bằng cách mở rộng phạm vi quản lý rủi ro bao gồm cả chiến lượcrủi ro và gia tăng các cơ hội, trong đó ông đề cập đến hội nhập quản lý rủi ro Lợi ích củaphương pháp này bao gồm:

Thu hẹp khoảng cách chiến lược và chiến thuật để đảm bảo rằng thực hiện dự ángắn liền với nhu cầu và tầm nhìn của tổ chức

Tập trung vào các lợi ích của dự án mà nó tồn tại để hỗ trợ, chứ không phải là cungcấp một tập hợp các sự phân phối công việc

Cơ hội quản lý chủ động như một phần của quy trình kinh doanh tại cả cấp độ chiếnlược và chiến thuật

Cung cấp thông tin hữu ích để đưa ra quyết định của nhà sản xuất ở mọi cấp độ khimôi trường là không chắc chắn

Cho phép một mức độ thích hợp của rủi ro phải được thực hiện một cách thôngminh với nhận thức đầy đủ về mức độ không chắc chắn vàhiệu quả tiềm năng của nó vàomục tiêu [6]

Một số chuyên gia về rủi ro cho rằng các tổ chức, cá nhân phấn đấu để tìm một sựcân bằng giữa rủi ro và cơ hội trong tất cả các khía cạnh của dự án và cuộc sống riêng củahọ Ý tưởng phấn đấu để cân bằng rủi ro và cơ hội cho các tổ chức khác nhau và người có

sự chịu đựng khác nhau cho rủi ro Một số người / tổ chức có khả năng chấp nhận rủi ro,một số có ác cảm với rủi ro, và những người khác có nguy cơ trục lợi Ba ưu đãi đối vớirủi ro là một phần của lý thuyết thực tiễn của rủi ro

Thực tiễn rủi ro hoặc chấp nhận rủi ro là hiệu quả của sự hài lòng hoặc niềm vuinhận được từ khả năng thưởng phạt Hình 11-2 cho thấy sự khác biệt cơ bản giữa chốngđối rủi ro, trung hòa rủi ro và ưu tiên tìm kiếm rủi ro Trục y đại diện cho thực tiễn, hoặcsố tiền của niềm vui nhận được từ tham gia một rủi ro Trục x cho thấy lượng tiền chi trảtiềm năng, cơ hội, hoặc giá trị đồng đô la của các cơ hội bị đe dọa Thực tiễn tăng với tốcđộ giảm cho một người sợ rủi ro Nói cách khác, khi tiền chi trả nhiều hơn hoặc tiền đang

bị đe dọa, một người hoặc tổ chức lợi ích chống đối rủi ro ít sự hài lòng từ các rủi ro, hoặc

cao hơn đối với rủi ro, và sự hài lòng của họ tăng lên khi tiền chi trả đang bị đe dọa hơn.Một người tìm kiếm rủi ro muốn đưa ra các kết quả không chắc chắn và thường sẵn sàngtrả chi phí để khắc phục rủi ro Một người theo quan điểm trung hoà sẽ đạt được một sựcân bằng giữa rủi ro và chi phí khắc phục.

Hình 11-2: Tác dụng lợi ích rủi ro và ưu tiên rủi ro

Mục tiêu của quản lý rủi ro dự án có thể được xem như là giảm thiểu tiềm năng rủi

ro tiêu cực trong khi tối đa hóa những rủi ro tiềm năng tích cực Thuật ngữ được biết đếnrủi ro đôi khi được dùng để mô tả những rủi ro mà các nhóm dự án đã xác định và phântích Rủi ro được biết đến có thể được quản lý một cách chủ động Tuy nhiên, rủi ro khôngrõ, hoặc rủi ro chưa được xác định và phân tích, có thể không được quản lý Như bạn cóthể tưởng tượng, một người quản lý dự án tốt sẽ có phương pháp điều hành tốt để dànhthời gian xác định và quản lý rủi ro trong dự án Có sáu quy trình chính liên quan đến quản

Lợi ích

Khả năng chi trả

2 Xác định rủi ro liên quan đến việc xác định những rủi ro có khả năng ảnh hưởngđến dự án và tài liệu về đặc điểm của từng dự án Kết quả chính của quá trình này là sự bắtđầu của một hồ sơ rủi ro, như được mô tả chi tiết sau trong chương này.

3 Thực hiện phân tích định tính rủi ro liên quan đến ưu tiên rủi ro dựa trên xác suấtvà tác động của sự xuất hiện của họ Sau khi xác định rủi ro, các đội dự án có thể sử dụngcông cụ và kỹ thuật khác nhau để xếp hạng rủi ro và cập nhật thông tin vào sổ đăng ký rủi

ro Đầu ra chính là cập nhật hồ sơ rủi ro

4 Thực hiện phân tích định lượng rủi roliên quan đến số lượng ước tính ảnh hưởngcủa rủi ro về mục tiêu dự án Kết quả chính của quá trình này cũng là bản cập nhật nhật kýrủi ro

5 Phản ứng nguy cơ liên quan đến kế hoạch thực hiện các bước để nâng cao cơ hộivà giảm mối đe dọa đến các mục tiêu của dự án Sử dụng kết quả đầu ra từ các quá trìnhquản lý rủi ro trên, các nhóm dự án có thể phát triển chiến lược ứng phó rủi ro thường dẫnđến cập nhật nhật ký rủi ro, kế hoạch quản lý dự án và các văn bản khác của dự án cũngnhư các quyết định hợp đồng rủi ro liên quan

6 Giám sát và kiểm soát rủi ro liên quan đến việc giám sát và xác định rủi ro cònlại, xác định những rủi ro mới, thực hiện kế hoạch ứng phó rủi ro, và đánh giá hiệu quảcủa các chiến lược rủi ro trong suốt thời gian của dự án

Kết quả chủ yếu của đầu ra trong quá trình này bao gồm các yêu cầu thay đổi vàcập nhật để nhật ký rủi ro, chi phí triển khai của tổ chức, kế hoạch quản lý dự án và cácvăn bản dự án

Hình 11-3 tóm tắt các quá trình và kết quả đầu ra, cho thấy khi chúng xảy ra trongmột dự án điển hình

Lập kế hoạch

Quá trình: Kế hoạch quản lý rủi ro

Đầu ra: Kế hoạch quản lý rủi ro

Quá trình: Xác định rủi ro

Đầu ra: Hồ sơ rủi ro

Quá trình: Thực hiện phân tích định tính rủi ro

Đầu ra: Cập nhật nhật ký rủi ro

Quá trình: Thực hiện phân tích định lượng rủi ro

Đầu ra:Cập nhật nhật ký rủi ro

Quá trình: Kế hoạch ứng phó với rủi ro

Đầu ra: Cập nhật nhật ký rủi ro, quyết định hợp đồng rủi ro liên quan đến cậpnhật kế hoạch quản lý dự án, cập nhật tài liệu dự án

Giám sát và kiểm soát

Quá trình: Giám sát và kiểm soát rủi ro

Đầu ra: Cập nhật nhật ký rủi ro, quy trình tổ chức tài sản cập nhật, yêu cầu thayđổi, cập nhật kế hoạch quản lý dự án, cập nhật tài liệu dự án

Hình11-3: Tóm tắt quản lý rủi ro dự án

Bước đầu tiên trong quản lý rủi ro dự án là quyết định làm thế nào để giải quyếtlĩnh vực này cho một dự án cụ thể bằng cách thực hiện lập kế hoạch quản lý rủi ro

11.5 Lập kế hoạch quản lý rủi ro

Lập kế hoạch quản lý rủi ro là quá trình quyết định làm thế nào để tiếp cận và lậpkế hoạch cho các hoạt động con người quản lý rủi ro cho một dự án, và kết quả chính củaquá trình này là một kế hoạch quản lý rủi ro Kế hoạch quản lý rủi ro là tài liệu về các thủtục quản lý rủi ro trong suốt dự án Nhóm dự án cần tổ chức một số cuộc họp lập kế hoạchđầu trong vòng đời của dự án để giúp xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro Nhóm dự án nênxem xét lại toàn bộ nội dung dự án cũng như các chính sách quản lý rủi ro của công ty,danh mục rủi ro, bài học kinh nghiệm, báo cáo từ các dự án trước đây, và các mẫu choviệc tạo ra một kế hoạch quản lý rủi ro Nó cũng quan trọng để xem xét dung sai rủi ro củacác bên khác nhau có liên quan Ví dụ, nếu nhà tài trợ dự án lo sợ về rủi ro, dự án có thểyêu cầu một cách tiếp cận khác để quản lý rủi ro hơn là để nhà tài trợ của dự án phát hiện

ra rủi ro

Kế hoạch quản lý rủi ro là 1 bản tóm tắt việc quản lý rủi ro sẽ được thực hiện nhưthế nào cho một dự án cụ thể Một lĩnh vực tri thức đặc biệt của kế hoạch, nó sẽ trở thànhmột tập hợp các kế hoạch quản lý dự án Bảng 11-2 liệt kê các chủ đề chung về một kếhoạch quản lý rủi ro cần được chỉ ra Điều quan trọng là làm rõ vai trò và trách nhiệm,chuẩn bị dự toán ngân sách và tiến độ công việc rủi ro liên quan và xác định loại rủi ro đểxem xét Nó cũng quan trọng để mô tả cách quản lý rủi ro sẽ được thực hiện, bao gồm việcđánh giá hậu quả mà rủi ro mang lại và các tác động cũng như việc tạo ra các tài liệu liênquan đến rủi ro Mức độ chi tiết trong kế hoạch quản lý rủi ro có thể thay đổi theo yêu cầucủa dự án.

Bảng 11-2 Các chủ đề trong một kế hoạch quản lý rủi ro

Phương pháp Việc quản lý rủi ro sẽ được thực hiện như thế nào trong dự án

này? Những công cụ và các nguồn dữ liệu nào có sẵn và được ápdụng?

Vai trò và trách

nhiệm

Các cá nhân nào chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ cụ thể vàđưa ra bảng phân công cho những người liên quan đến quản lýrủi ro?

Ngân sách và tiến

độ

Chi phí ước tính và tiến độ để thực hiện các hoạt động liên quanđến rủi ro là gì?

Các loại rủi ro Những loại rủi ro chính nào cần được chỉ ra trong dự án này?Có

phải có một sơ đồ phân cấp rủi ro trong dự án này không?

Xác suất rủi ro và

tác động

Xác suất và tác động của các hạng mục rủi ro được đánh giá nhưthế nào? Điểm nào và phương pháp giải thích nào sẽ được sửdụng để phân tích định tính và định lượng rủi ro? Xác suất xảy

ra và sự gia tăng ảnh hưởng như thế nào?

Sự sai khác cần

điều chỉnh giữa

các bên liên quan

Các bên liên quan có làm gì để thay đổi rủi ro ? Những thay đổinày sẽ ảnh hưởng như thế nào đến dự án?

Quá trình theo

dõi

Các nhóm theo dõi quản lý rủi ro sẽ hoạt động như thế nào?Cácbài học kinh nghiệm sẽ được ghi lại và chia sẻ như thế nào? Cácquy trình quản lý rủi ro được kiểm soát như thế nào?

Tài liệu rủi ro Điều chỉnh báo cáo và các quá trình sẽ được sử dụng cho các

hoạt động quản lý rủi ro là gì?

Ngoài một kế hoạch quản lý rủi ro, nhiều dự án cũng bao gồm các kế hoạch cho cáctình huống đột xuất, kế hoạch dự phòng, khoản dự phòng

 Kế hoạch cho các tình huống đột xuất là những hành động mà nhóm dự án sẽ

thực hiện nếu xác định được rủi ro xảy ra Ví dụ, nếu nhóm dự án biết rằng trongthời gian làm dự án không có phiên bản mới cho phần mềm mà họ sử dụng cho dự

án, họ có thể có một kế hoạch dự phòng để sử dụng những phần mềm phiên bản cũ

đã có

 Kế hoạch dự phòng được lập ra cho những rủi ro có tác động lớn lên các mục tiêu

của dự án, và sẽ được thực hiện nếu nỗ lực để giảm rủi ro không hiệu quả Ví dụ,một người mới tốt nghiệp đại học có thể có một kế hoạch chính và một số kế hoạch

dự phòng về nơi để sống sau khi tốt nghiệp, nhưng nếu không có việc làm, một kếhoạch dự phòng có thể là sống ở nhà một thời gian Đôi khi các điều khoản dựphòng và các kế hoạch dự phòng có thể được sử dụng để thay thế cho nhau

 Khoản dự phòng hoặc hỗ trợ dự phòng được quy định do nhà tài trợ hoặc tổ

chức dự án để giảm chi phí rủi ro, tiến độ vượt mức có thể chấp nhận được Ví dụ,nếu một dự án dường như phải kết thúc bởi vì các nhân viên thiếu kinh nghiệm khiứng dụng một số công nghệ mới và nhóm nghiên cứu đã không xác định đó là mộtrủi ro, nhà tài trợ dự án có thể cung cấp nguồn vốn bổ sung từ các quỹ dự phòng đểthuê một nhà tư vấn bên ngoài để đào tạo và tư vấn các cán bộ dự án sử dụng côngnghệ mới

Trước khi bạn thực sự có thể hiểu và sử dụng các quy trình quản lý rủi ro về các dự

án công nghệ thông tin, điều này là cần thiết để nhận biết và hiểu những nguyên nhânchính của rủi ro

11.6 Các nguyên nhân chính của rủi ro trong dự án công nghệ thông tin

Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng các dự án công nghệ thông tin đưa ra một sốnguyên nhân chính của rủi ro Ví dụ, Tập đoàn Standish đã làm một nghiên cứu tiếp theo

để nghiên cứu CHAOS, mà họ gọi là tiến trình chưa hoàn thành (Unfinished voyages) 60chuyên gia công nghệ thông tin đã nghiên cứu vấn đề này để xây dựng về cách đánh giátổng quát về khả năng thành công của một dự án Bảng 11-3 cho thấy điểm tiềm năng

thành công của tập đoàn Standish và tầm quan trọng tương đối của các tiêu chí của yếu tốthành công của dự án.

Bảng 11-3Bảng điểm số tiềm năng tiêu chí thành công trong công nghệ thông tin

về mức độ quan trọng

Sự tham gia của người sử dụng 19

Định rõ yêu cầu trong các báo cáo 15

Những sự kiện ít quan trọng hơn của dự án 9

Xác định rõ tầm nhìn và mục tiêu 3

Nhân viên làm việc chăm chỉ, tập trung 3

Nếu một dự án tiềm năng không nhận được số điểm tối thiểu, tổ chức có thể quyếtđịnh không thực hiện dự án đó hoặc có những hành động để giảm thiểu rủi ro trước khiđầu tư quá nhiều thời gian hay tiền bạc

Tập đoàn Standish cung cấp câu hỏi cụ thể cho từng tiêu chí thành công để giúpquyết định số điểm để đánh giá mức độ thành công cho một dự án Ví dụ, năm câu hỏi liênquan đến sự tham gia của người sử dụng bao gồm những điều sau đây:

• Tôi có là người dùng hợp lệ không ?

• Tôi đã sớm và thường xuyên liên quan đến người sử dụng không?

• Tôi có một mối liên hệ tốt với người sử dụng không?

• Tôi có làm cho sự tham gia trở nên dễ dàng không?

• Tôi đã tìm hiểu những gì người dùng cần?

Số lượng câu hỏi tương ứng với mỗi tiêu chí thành công sẽ xác định điểm số củamỗi câu trả lời mang tính tích cực Ví dụ, trong trường hợp sự tham gia của người sử dụng

có năm câu hỏi Cho mỗi câu trả lời tích cực, bạn sẽ nhận được 3,8 (19/5) điểm; Giá trị 19là định lượng của tiêu chuẩn, và giá trị 5 ứng với số các câu hỏi Do đó, bạn sẽ đưa ra một

giá trị cho các tiêu chí tham gia sử dụng bằng cách thêm 3,8 điểm vào số điểm cho mỗicâu hỏi mà bạn trả lời tích cực.

Nhiều tổ chức phát triển câu hỏi liên quan đến rủi ro của riêng của họ Bảng các câuhỏi về các loại rủi ro có thể bao gồm:

• Rủi ro thị trường: Dự án công nghệ thông tin có tạo ra một sản phẩm mới hay

dịch vụ hữu ích cho một tổ chức riêng lẻ hoặc nhiều người dùng hay không? Người dùng

sẽ chấp nhận và sử dụng sản phẩm hay dịch vụ không? Một vài người khác có thể tạo ramột sản phẩm tốt hơn, dịch vụ nhanh hơn, làm cho dự án lãng phí thời gian và tiền bạc haykhông?

• Rủi ro tài chính: tổ chức có đủ khả năng tài chính để thực hiện dự án hay không?

Mức độ đảm bảo về tài chính của các bên liên quan như thế nào? Dự án sẽ đáp ứngNPV(Net Present Value: tổng giá trị dòng tiền phát sinh trong tương lai), ROI (Return oninvestment: lợi tức của sự đầu tư), và dự toán thu hồi vốn? Nếu không có lợi nhuận, tổchức có đủ khả năng để tiếp tục dự án hay không? Dự án này có là cách tốt nhất để sửdụng nguồn lực tài chính của tổ chức không?

• Rủi ro công nghệ: Dự án có khả thi về công nghệ không? Nó sẽ sử dụng công

nghệ hoàn hảo nhất, công nghệ đủ tốt, hoặc chuyển giao công nghệ? Khi nào sẽ quyết địnhsử dụng công nghệ nào? Sẽ có thể là phần cứng, phần mềm và mạng lưới các hoạt động?Công nghệ này là sẵn có trong thời gian dự án hoạt động? Công nghệ có thể là lỗi thờitrước khi một sản phẩm hữu ích có thể được sản xuất? Bạn cũng có thể giảm thiểu các loạirủi ro công nghệ liên quan đến phần cứng, phần mềm và công nghệ mạng, nếu muốn

• Nguy cơ về nhân lực: Tổ chức có hoặc họ có thể tìm thấy những người có kỹ

năng thích hợp để hoàn thành dự án thành công hay không? Mọi người có kỹ năng quản lývà trình độ kỹ thuật phù hợp? Họ có đủ kinh nghiệm không? Người quản lý cấp cao có hỗtrợ tốt cho dự án không? Đây có phải là dự án thành công nhất hay không? Có tổ chứcquen thuộc với các nhà tài trợ / khách hàng cho dự án không? Làm thế nào để có mối quan

hệ tốt với các nhà tài trợ / khách hàng?

• Rủi ro về kết cấu dự án/quá trình thực hiện: mức độ thay đổi của dự án mới sẽ

đưa vào các lĩnh vực sử dụng và quy trình kinh doanh gì? Cần phải làm hài lòng bao nhiêunhóm người dùng (riêng biệt) trong dự án? Dự án mới sẽ tác động đến bao nhiêu dự án/ hệthống khác? Tổ chức có quy trình thực hiện để hoàn thành dự án thành công không?

11.7 Những sai lầm như thế nào?

KPMG, một công ty tư vấn lớn, công bố một nghiên cứu trong năm 1995 cho thấy

55 % các dự án có chi phí vượt trội đáng kể hoặc quá tiến độ, 38 % dự án đã không quản

lý rủi ro trong quá trình thực hiện (nhưng một nửa số dự án đã không sử dụng quản lý rủi

ro sau khi dự án được tiến hành), và 7 % không biết liệu họ đã quản lý rủi ro hoặc haychưa [8] Nghiên cứu này cho thấy rằng thực hiện quản lý rủi ro là quan trọng để nâng caokhả năng thành công của dự án và ngăn chặn các dự án vượt trội chi phí và quá tiến độ

Thời gian của quản lý rủi ro cũng là một yếu tố quan trọng Ví dụ, Cincinnati,Ohiobased Comair là một hãng hàng không hoạt động trong khu vực 117 thành phố vàchuyên trở khoảng 30.000 hành khách trên chuyến bay 1130 một ngày Quản lý CNTT củaComair biết trong cuối những năm 1990, họ đã giải quyết việc thay thế một hệ thống cũdùng để quản lý tổ bay Ứng dụng này là một trong những ứng dụng lâu đời nhất trong cáccủa công ty ( đã sử dụng được 11 năm vào thời điểm đó) , được viết bằng Fortran (mã lệnhkhông có ai ở Comair thông thạo) và hệ thống chỉ chạy trên nền tảng cũ IBM AIX củahãng hàng không Mặc dù các nhà quản lý và phi hành đoàn giải quyết có thể tùy chọn đểthay thế cho hệ thống, họ tiếp tục ưu tiên sử dụng nó cho đến khi có ưu tiên khác xuấthiện Hệ thống thay thế cuối cùng đã được phê duyệt vào năm 2004, nhưng việc chuyểnđổi đã không xảy ra sớm Trong những ngày nghỉ, các hệ thống cũ đã hỏng, làm giảm toànbộ hoạt động của hãng hàng không, hủy bỏ hoặc trì hoãn 3.900 chuyến bay, và mắc kẹtgần 200.000 hành khách Các vụ tai nạn sự cố mạng chi phí Comair và công ty mẹ, DeltaAir Lines, 20 triệu USD, bị hư hỏng danh tiếng của hãng hàng không và Bộ Giao thôngvận tải đã có thông báo điều tra Nếu nhưa Comair hoặc Delta hành động sớm hơn, họ cóthể đã có những bước để giảm thiểu nguy cơ để tránh thảm họa [9]

Xem xét một dự án đề xuất về các tiêu chí thành công của Tập đoàn Standish, mộtbảng câu hỏi về rủi ro, hoặc bất kỳ công cụ tương tự khác là một phương pháp tốt để hiểuđâu là nguyên nhân phổ biến của rủi ro trong các dự án công nghệ thông tin Nó cũng rấthữu ích để xem xét cấu trúc phân rã chi tiết công việc (WBS-Work Breakdown Structure)cho một dự án để xem có thể có rủi ro cụ thể của loại WBS Ví dụ, nếu công việc trênWBS liên quan đến việc chuẩn bị một thông cáo báo chí và không có ai trong nhóm dự án

đã từng làm điều đó, nó có thể là một nguy cơ xấu nếu nó không được xử lý chuyênnghiệp

Một cấu trúc phân tích rủi ro là một công cụ hữu ích để giúp các nhà quản lý dự ánxem xét nguy cơ tiềm ẩn trong các chuyên mục hạng mục khác nhau Tương tự như trongcấu trúc một cấu trúc chi tiết công việc, một cấu trúc cố rủi ro là một hệ thống các loại rủi

ro tiềm năng cho một dự án Hình 11-4 cho thấy một cấu trúc cố rủi ro mẫu mà có thể ápdụng cho nhiều dự án công nghệ thông tin Các loại cấp cao nhất là kinh doanh, kỹ thuật,

tổ chức và quản lý dự án Đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp, và dòng tiền là loại rơivào rủi ro kinh doanh Dưới rủi ro kỹ thuật là các loại phần cứng, phần mềm và mạng Chú

ý cấu trúc phân tích rủi ro cung cấp một đơn giản, biểu đồ một trang để giúp đảm bảo mộtnhóm dự án đang xem xét loại rủi ro quan trọng liên quan đến tất cả các dự án công nghệthông tin Ví dụ, Cliff và quản lý của mình trong trường hợp mở có thể được hưởng lợi từviệc xem xét một số các loại được liệt kê dưới dự quản lý dự án, truyền thông, và cácnguồn lực Họ có thể thảo luận những điều này và các loại rủi ro liên quan đến các dự ánđấu thầu công ty của họ trên và phát triển các chiến lược thích hợp để tối ưu hóa rủi ro tíchcực và giảm thiểu những tiêu cực

Dự án công nghệ thông tin

Kinh doanh công nghệKỹ thuật phận trong Những bộ

Bộ phận kế hoạch

Hỗ trợ người dùng

Hỗ trợ nhóm

Tiêu chí và biện pháp đánh giá

Kết nối người dùng

Nguồn tài nguyên

Hình 11-4 Mẫu cấu trúc chi tiết rủi ro

Chú thích: Lãi dòng: dòng tiền thu được sau khi trừ các chi phí

Ngoài việc xác định rủi ro dựa trên tính chất của dự án hoặc các sản phẩm được sảnxuất, nó cũng quan trọng để xác định những rủi ro tiềm năng theo quản lý lĩnh vực kiến thức dự án, chẳng hạn như phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng Chú ý rằng một trongnhững chuyên mục chính trong cơ cấu phân tích rủi ro trong Hình 11-4 là quản lý dự án

Bảng 11-4 liệt kê tình trạng nguy cơ tiêu cực tiềm năng mà có thể tồn tại trong mỗi lĩnhvực kiến thức.

Bảng 11-4 Tình trạng nguy cơ tiêu cực liên quan đến từng lĩnh vực kiến thức

Hội nhập Kế hoạch ; phân bổ nguồn lực; quản lý tích hợp ; đánh giá sau dự án

Phạm vi Định nghĩa không đầy đủ nghèo của phạm vi công việc hoặc gói; định

nghĩa đầy đủ

Thời gian Sai sót trong thời gian hoặc nguồn lực sẵn có ước tính; lỗi trong việc

xác định con đường quan trọngxác định các đường găng tiến độkhông đúng đắn; phân bổ và quản lý phân bổ vốn ý nổi kém cỏinghèo; phát hành đầu tiên của sản phẩm cạnh tranh

Chi phí Ước lượng sai sót; năng suất trung bình, chi phí, thay đổi, hoặc dự

phòng

Chất lượng Thái độ đối với người nghèo chất lượngNhìn nhận về quản lý chất

lượng chưa đầy đủ; thiết kế đạt tiêu chuẩn / vật liệu / tay nghề;chương trình đảm bảo chất lượng không đầy đủ

Nguy cơ Bỏ qua rủi roKhông dám mạo hiểm; phân tích rõ ràng rủi ro không rõ

ràng; quản lý bảo hiểm không tốt nghèo

mua sắm Điều kiện không thể thực hiện hoặc các điều khoản hợp đồng; mối

toán chi phí hoạt động và thời gian, phạm vi cơ sở, đăng ký các bên liên quan, các tài liệukhác của dự án, các yếu tố môi trường doanh nghiệp, và quá trình tổ chức tài sản, quản lý

dự án và đội bóng của họ có thể xác định nhiều rủi ro tiềm ẩn

11.8.1 Các gợi ý để xác định rủi ro

Có một số công cụ và kỹ thuật để xác định rủi ro Nhóm dự án thường bắt đầu quátrình xác định rủi ro bằng cách xem xét hồ sơ dự án, thông tin gần đây, lịch sử liên quanđến tổ chức, và giả định rằng có thể ảnh hưởng đến dự án Thành viên trong nhóm dự ánvà các chuyên gia bên ngoài thường xuyên tổ chức các cuộc họp để thảo luận về thông tinnày và đặt câu hỏi quan trọng về họ có liên quan đến rủi ro Sau khi xác định những rủi rotiềm năng tại cuộc họp đầu tiên này, nhóm dự án có thể sau đó có thể sử dụng các kỹ thuậtthu thập thông tin khác nhau để tiếp tục xác định rủi ro Năm kỹ thuật thu thập thông tinthông thường bao gồm động não, kỹ thuật Delphi, phỏng vấn, phân tích nguyên nhân gốc

rễ, và phân tích SWOT

Chú thích: Phân tích SWOT là một trong 5 bước hình thành chiến lược sản xuất kinh

SWOT, xác định mục tiêu chiến lược, hình thành các mục tiêu và kế hoạch chiến lược, xác

và Threats (Thách thức) - là một mô hình nổi tiếng trong phân tích kinh doanh của doanh

nghiệp

Động não Thảo luận không hạn chế là một kỹ thuật mà một nhóm cố gắng để tạo ranhững ý tưởng hoặc tìm một giải pháp cho một vấn đề cụ thể bằng cách tích lũy những ýtưởng một cách tự nhiên và không có bản ánphê bình Cách tiếp cận này có thể giúp nhómtạo ra một danh sách đầy đủ các rủi ro để giải quyết sau này trong quá trình phân tích rủi

ro định tính và định lượng Một trình cố vấn có kinh nghiệm nên chạy buổi động nãotự dothảo luận và giới thiệu loại mới của rủi ro tiềm năng mới để giữ cho các ý tưởng chảy liêntục Sau khi ý tưởng được thu thập, người điều hành có thể nhóm và phân loại các ý tưởng

để làm cho họ dễ quản lý hơn Chăm sóc Sự lưu tâm phải được thực hiện, tuy nhiên, đừnglạm dụng hoặc sử dụng sai động nãothảo luận không hạn chế Mặc dù các doanh nghiệp sửdụng động não rộng rãi để tạo ra những ý tưởng mới, các tài liệu tâm lý học cho thấy rằngcác cá nhân, làm việc một mình, sản xuất một số lượng lớn các ý tưởng hơn cùng một cánhân sản xuất thông qua động não trong nhỏ, mặt đối mặt nhóm CTác nhóm, chẳng hạn

sự thống trị của phiên bởi một hoặc hai người rất thanh nhạc thường ức chế thế hệ ý tưởngcho nhiều thành viên và sự vượt trội của các buổi họp với sự kết luận của một hoặc haingười thường sẽ ngăn chặn những ý kiến chung chung của tất cả những thành viên thamgia[11]

Một cách tiếp cận để thu thập thông tin giúp ngăn chặn một số nhóm tiêu cực ảnhhưởng đến tìm thấy trong não là kỹ thuật Delphi Các khái niệm cơ bản của kỹ thuậtDelphi là để lấy được một sự đồng thuận giữa một nhóm chuyên gia người đưa ra dự đoánvề sự phát triển trong tương lai Phát triển của Tổng công ty Rand cho Không quân Mỹvào cuối những năm 1960, các kỹ thuật Delphi là một hệ thống, thủ tục dự báo tương tácdựa trên đầu vào độc lập và vô danh liên quan đến các sự kiện trong tương lai Kỹ thuậtDelphi sử dụng vòng lặp đi lặp lại câu hỏi và câu trả lời bằng văn bản, trong đó có thôngtin phản hồi để phản ứng trước đó quanh, để tận dụng lợi thế của nhóm đầu vào, trong khitránh những tác động có thể có xu hướng trong các cuộc thảo luận bảng điều khiển bằngmiệng Sử dụng kỹ thuật Delphi, bạn phải chọn một nhóm chuyên gia cho khu vực cụ thểtrong câu hỏi Ví dụ, Cliff Chi nhánh từ trường hợp mở cửa có thể sử dụng kỹ thuật Delphi

để giúp anh ta hiểu lý do tại sao công ty của ông không còn chiến thắng nhiều hợp đồng.Cliff có thể lắp ráp một bảng điều khiển của những người có kiến thức trong lĩnh vực kinhdoanh của mình Mỗi chuyên gia sẽ trả lời câu hỏi liên quan đến kịch bản Cliffs, và sau đóCliff hoặc người hỗ trợ sẽ đánh giá phản ứng của họ, cùng với các ý kiến và giải trình vàcung cấp thông tin phản hồi cho mỗi chuyên gia trong phiên bản kế tiếp Cliff sẽ tiếp tụcquá trình này cho đến khi phản ứng nhóm hội tụ về một giải pháp cụ thể Nếu phản ứngbất đồng, người điều hành của kỹ thuật Delphi cần phải xác định nếu có một vấn đề vớiquá trình này

Phỏng vấn là một kỹ thuật tìm hiểu thực tế để thu thập thông tin trong mặt đối

mặttrực tiếp, điện thoại, e-mail, hoặc thảo luận tin nhắn tức thời Phỏng vấn những người

có kinh nghiệm dự án tương tự là một công cụ quan trọng để xác định rủi ro tiềm tàng Vídụ, nếu một dự án mới liên quan đến việc sử dụng một loại hình cụ thể của phần cứnghoặc phần mềm, người có kinh nghiệm gần đây với phần cứng hoặc phần mềm có thể mô

tả các vấn đề họ đã có một dự án trong quá khứ Nếu ai đó đã làm việc với một kháchhàng, họ có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc vào những rủi ro tiềm năng tham gia vào làmviệc cho nhóm đó một lần nữa Điều quan trọng là được chuẩn bị tốt cho cuộc phỏng vấn