Người ta thường mô tả xác suất hoặc hậu quả rủi ro theo các mức cao, trung bình hoặc thấp. Ví dụ như, một nhà khí tượng học có thể dự đoán rằng sẽ có khả năng cao có mưa lớn trong một ngày nhất định. Nếu như ngày đó vô tình là ngày cưới của bạn và bạn đang có dự định làm một đám cưới lớn ngoài trời, hậu quả hoặc tác động của cơn mưa lớn có thể cũng rất cao.
Một nhà quản lý dự án có thế lập biểu đồ xác suất và tác động của rủi ro theo ma trận hoặc biểu đồ xác suất/tác động. Một ma trận hoặc biểu đổ xác suất/rủi ro liệt kê xác suất tương ứng của một rủi ro xảy ra ở một phía của ma trân hoặc trục của biểu đồ và tác động tương ứng của rủi ro xảy ra ở phía còn lại. Rất nhiều đội quản lý dự án được lợi từ việc sử dụng kỹ thuật đơn giản này để giúp họ xác định những rủi ro mà họ cần chú ý tới. Để sử dụng cách tiếp cận này, những người liên quan đến dự án lập một danh sách các rủi ro mà họ nghĩ rằng sẽ có thể xảy ra trong quá trình làm dự án. Sau đó, họ dán nhãn mỗi rủi ro là cao, trung bình hay thấp về mặt xác suất xảy ra và tác động nếu xảy ra.
Người quản lý dự án sau đó sẽ tóm gọn kết quả trong một ma trận xác suất/tác động hoặc biểu đồ, như trong hình 11-5. Ví dụ, Cliff Branch và một vài nhà quản lý dự án của ông trong case mở đầu, mỗi người có thể xác định được ba rủi ro tiềm tàng tiêu cực và tích cực cho một dự án đó. Họ sau đó có thể dán nhãn mỗi một rủi ro theo các mức cao, trung bình hoặc thấp về mặt xác suất và tác động. Ví dụ, một nhà quản lý dự án có thể liệt kê tình hình thị trường đi xuống nghiêm trọng như là một rủi ro tiêu cực có xác suất thấp Trang 26 / 43
nhưng tác động lớn. Cliff có thể liệt kê cùng một rủi ro đó nhưng dán nhãn xác suất và tác động trung bình. Đội quản lý sau đó có thế sắp xếp tất cả các rủi ro lên trên ma trận hoặc biểu đồ, kết hợp với bất kỳ rủi ro thông thường nào, và quyết định xem những rủi ro đó sẽ nằm ở đâu trên ma trận hoặc biểu đồ. Đội quản lý sau đó nên tập trung vào bất kỳ rủi ro nào nằm ở phần có xác suất/tác động cao của ma trận hoặc biểu đồ. Ví dụ, Rủi ro số 1 và 4 được liệt kê trong phần có cả xác suất và tác động cao. Rủi ro 6 nằm trong phần có xác suất cao nhưng tác động thấp. Rủi ro 9 nằm trong loại có xác suất cao và tác động trung bình, vân vân. Sau đó, đội quản lý nên thảo luận họ dự định phản ứng lại những rủi ro này như thế nào nếu chúng xảy ta, như đãbàn trước đó trong chương này ở phần lên kế hoạch ứng phó với rủi ro.
Cũng có thể hữu dụng khi tạo một ma trận hoặc biểu đồ xác suất/tác động riêng biệt cho rủi ro tích cực và tiêu cực để đảm bảo rằng cả hai loại rủi ro đều được xem xét. Một vài đội quản lý dự án cũng thu thập dữ liệu dựa trên xác suất và tác động của những rủi ro về mặt ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực tới quy mô, thời gian và mục tiêu chi phí. Phân tích rủi ro định tính thường được thực hiện nhanh chóng, nên đội quản lý dự án phải quyết định cách tiếp cận nào hợp lý nhất cho dự án của họ.
Một vài đội quản lý dự án xây dựng một con số duy nhất cho điểm số rủi ro bằng cách nhân điểm số xác suất với điểm số tác động. Một cách tiếp cận phức tạp hơn là sử dụng thông tin xác suất/tác động để tính toán yếu tố rủi ro. Để lượng hóa xác suất và hậu quả rủi ro, trường quản lý hệ thống phòng thủ Mỹ (DSMC) đã phát triển một kỹ thuật để tính toán yếu tố rủi ro – những con số biểu thị rủi ro toàn diện cho những sự kiện nhất định, dựa trên xác suất xảy ra sự kiện và hậu quả đối với dự án nếu chúng thực sự xảy ra. Kỹ thuật này sử dụng một ma trận xác suất/tác động mà đã có xác suất rủi ro xảy ra và tác động hoặc hậu quả của những rủi ro này.
Xác suất của một rủi ro xảy ra có thể được ước tính dựa trên một vài yếu tố, phụ thuộc vào đặc điểm vốn có duy nhất của mỗi dự án. Ví dụ, những yếu tố đánh giá rủi ro tiềm năng của công nghệ phần cứng hoặc phần mềm có thể bao gồm cả những công nghệ chưa hoàn chỉnh, công nghệ quá phức tạp, và nền tảng hỗ trợ phát triển công nghệ chưa phù hợp. Tác động của một rủi ro xảy ra có thể bao gồm những yếu tố như là sự khả dụng của những giải pháp thay thế dự phòng hoặc những hậu quả nếu không đạt được yêu cầu thực hiện, chi phí và ước tính thời gian.
Hình 11-6 cung cấp một ví dụ về việc sử dụng những yếu tố rủi ro như thế nào để xây dựng đồ thị xác suất thất bại, và hậu quả của thất bại, cho những dự án đã được đề xuất trong một nghiên cứu về thiết kế một mẫu máy bay đáng tin cậy hơn. Hình minh họa phân loại những công nghệ tiềm năng (những dấu chấm trên biểu đồ) thành các mức tủi ro cao, trung bình, thấp dựa trên xác suất thất bại và hậu quả của thất bại. Những nhà nghiên cứu hết sức đề nghị không quân Hoa Kỳ đầu tư vào những công nghệ có mức rủi ro thấp tới trung bình và không theo đuổi những công nghệ có mức rủi ro cao. Việc sử dụng ma trận xác suất/tác động và yếu tố rủi ro có thể có sự thuyết phục hơn là chỉ đơn giản nói rằng xác suất xảy ra rủi ro hoặc hậu quả là cao, trung bình hay thấp.