QUẢN LÝ QUY MÔ DỰ ÁN : BÁO CÁO TIỂU LUẬN MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MỤC LỤC Tổng quan ....................................................................................................................... 3 I. Thu thập yêu cầu (Collect Requirement): ............................................................... 6 1.1. Khái niệm: ........................................................................................................... 6 1.2. Yêu cầu trong dự án bao gồm những gì? ......................................................... 6 1.3. Để thu thập yêu cầu của dự án thì phải làm như thế nào? ............................. 7 II. Xác định quy mô (Define Scope): ............................................................................ 9 2.1. Khái niệm: ........................................................................................................... 9 2.2. Mục đính, vai trò của việc xác đinh quy mô dự án ....................................... 10 2.3. Phương pháp xác định quy mô dự án ............................................................. 11 2.3.1. Các bước để xác định quy mô của một dự án: ....................................... 11 2.3.2. Những công cụ, kỹ thuật để nhà quản trị xác định quy mô dự án ............... 12 2.4. Sản phẩm, đầu ra của việc xác định quy mô dự án ....................................... 12 III. Tạo Work Breakdown Strutue (cây phân rã công việc – WBS) : .................... 13 3.1. Khái niệm: ......................................................................................................... 13 3.2. Lợi ích của việc dùng WBS .............................................................................. 14 3.3. Một số luật để tạo WBS. ................................................................................... 14 3.4. Cách xây dựng WBS: ....................................................................................... 15 c ti p c n ph t tri n W S: ...................................................................... 15 2 c nguyên lý cơ bản tạo WBS: .................................................................. 16 3.4.3. Một số dạng WBS ....................................................................................... 16 3.5. Vai trò của WBS trong việc thay đổi quy mô dự án ..................................... 18 3.6. WBS Dictionary: ............................................................................................... 19 3.7. Scope baseline: .................................................................................................. 20 IV. Xác minh quy mô (Verifying Scope) ................................................................... 21 V. Kiểm soát quy mô (Controlling Scope) ................................................................. 22 5.1. Khái niệm: ......................................................................................................... 22 5.2 Theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án ............................................................ 22 5.2.1 Theo dõi dự án: ............................................................................................. 22 5.2.2. Quản lý quy mô dự án ................................................................................. 23 5.3 Kiểm soát dự án ................................................................................................ 25 5 Điều phối và theo v t dự án: ......................................................................... 25 5.3.2 Ki m soát vấn đề: ......................................................................................... 25 Trang 2 5.3.3 Họp định kì ................................................................................................... 26 5.3.4.Ki m soát nguồn lực ..................................................................................... 26 5.3.5 Quản lí mua sắm chi phí ............................................................................... 26 5.3.6 Ki m soát chất lượng và ki m soát rủi ro ..................................................... 27 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................... 29

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM  BÁO CÁO TIỂU LUẬN MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN  tài: QUN LÝ QUY MÔ D ÁN (PROJECT SCOPE MANAGEMENT) GVHD : TS. Trần Đăng Hoan Nhóm 01  Nguyng Giang Nguyn Th Giang Hải Phòng, tháng 5 năm 2014 Trang 1 MỤC LỤC Tổng quan 3 I. Thu thập yêu cầu (Collect Requirement): 6 1.1. Khái niệm: 6 1.2. Yêu cầu trong dự án bao gồm những gì? 6 1.3. Để thu thập yêu cầu của dự án thì phải làm như thế nào? 7 II. Xác định quy mô (Define Scope): 9 2.1. Khái niệm: 9 2.2. Mục đính, vai trò của việc xác đinh quy mô dự án 10 2.3. Phương pháp xác định quy mô dự án 11 2.3.1. Các bước để xác định quy mô của một dự án: 11 2.3.2. Những công cụ, kỹ thuật để nhà quản trị xác định quy mô dự án 12 2.4. Sản phẩm, đầu ra của việc xác định quy mô dự án 12 III. Tạo Work Breakdown Strutue (cây phân rã công việc – WBS) : 13 3.1. Khái niệm: 13 3.2. Lợi ích của việc dùng WBS 14 3.3. Một số luật để tạo WBS. 14 3.4. Cách xây dựng WBS: 15  15 n to WBS: 16 3.4.3. Mt s dng WBS 16 3.5. Vai trò của WBS trong việc thay đổi quy mô dự án 18 3.6. WBS Dictionary: 19 3.7. Scope baseline: 20 IV. Xác minh quy mô (Verifying Scope) 21 V. Kiểm soát quy mô (Controlling Scope) 22 5.1. Khái niệm: 22 5.2 Theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án 22 5.2.1 Theo dõi d án: 22 5.2.2. Qun lý quy mô d án 23 5.3 Kiểm soát dự án 25 u phi và theo vt d án: 25 5.3.2 Kim soát v: 25 Trang 2 5.3.3 Hnh kì 26 5.3.4.Kim soát ngun lc 26 5.3.5 Qun lí mua sm chi phí 26 5.3.6 Kim soát chng và kim soát ri ro 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 Trang 3 Tổng quan  c thành công cho mt d án thì cn phi có rt nhiu các yng i qun lý d án phnh và ki có th qun lý c d m nhm bo cho d án không b hng. Mt trong nhng khía cnh quan trng nht và kt ca i qun lý d án là phi xác c quy mô ca d án. Quy mô ca d án   cp n tt c các công vic liên quan trong vic to ra các sn phm ca d án và các quá trình  to ra chúng. Vic qun lý quy mô d án  m qun lý các công vic liên n d án, các yêu ci vi sn phm, các tài sn trong quá trình thc hin, qun d án, nhng nhà tài tr, Mc tiêu cui cùng ca vic nh nhng yu t  m bo rng các nhóm d án và các bên liên quan có cùng s hiu bit v nhng sn phm s c sn xut trong d án và nhng tin trình mà nhóm d án s s d sn xun vic qun lý quy mô d án: 1. Thu thập các yêu cầu: quá trình này nh và ghi lc a các sn phm sn xut trong d c s d to ra chúng. Nhóm d án phc nhng yêu cu các bên liên quan, k hoch qun lý các yêu cu, u ln, giy t liên quan n quy trình ca d án. Tn này, các k thut và công c c s dng v nh yêu cu, hi tho, h có th da vào kh c ca tp th mà phân tích, xác nhng yêu cu cn thit, ngoài ra cn phc các yng qua vic kho sát, nh các tiêu chuKt qu ca quá trình này là nhóm d án s c tt c các yêu cn d án và mt ma trn ngun gc các yêu cu. 2. Xác định quy mô dự án: quá trình này s thc hin viu l ca d án, yêu cu tài liu, tài sn và quá trình t ch to ra bng kê v quy mô d án, b sung thêm các thông tin cho tài liu ca d án v các yêu cc xét duyc thêm mi.Tn này, các k thut và công c c s d da chuyên gia thông qua nhng hiu bit, kinh nghi án khác; phân tích sn ph xác c quy mô m ca các yu tn vic to ra sn phm. Kt qu u ra chính ca nh quy mô là báo cáo v quy mô ca d án và vic cp nht các tài liu ca d án. 3. Tạo cây phân rã công việc WBS (Work Breakdown Structure): quá trình này s thc hin phân chia d án ln thành các d án, các công vic nh  d dàng qu thc hin xây dc mt cây phân rã công vic, cn phi có các k m trong vi c hin phân rã h thng thành các công vic và các yêu cu nh Kt qu u ra chính bao gm mt cây phân rã công vic, mt t n WBS, quy mô ban u, và vic cp nht nhi ca tài liu d án. Trang 4 4. Xác minh quy mô: quá trình này s thc hin vic s chp nhn chính thc s phân chia công vic trong d án. ng thc hin quá trình này chính các bên liên quan n d án: chng h cho d án, kic chp nhn s phân phi trong quá trình này. Nu kh  ng là không th chp nhc, khách hàng hoc nhà tài tr ng yêu ci. Các kt qu chính ca quá trình này là nhng yêu cu i và s i trong ma trn ngun gc yêu cu. 5. Kiểm soát quy mô: quá trình này s thc hin vic thay i v quy mô d án. Vì trong sut quá trình thc hin d án s có nhi v: k hoch phát sinh trong thc t, hiu sung ca nhân viên, s i v tài sn trong quá trình thc thi d   y quy mô d án bt buc phi có s u chnh trong tn khác nhau. Khi quy mô d i ng nh n kh  ng v các mt thi gian d án và mc tiêu chi phí. Các nhà qun lý d án cn cân nhc k các chi phí và li ích ca quy mô thay i. Các kt qu chính ca quá trình này là yêu ci, thông tin hiu qu công vic, và cp nht tài sn quá trình thc hin, các tài liu qun lý d án. Trang 5 Mô hình tổng quan về việc quản lý quy mô dự án Quản lý quy mô dự án I. Thu thập yêu cầu u vào: - K hoch qun lý quy mô - K hoch qun lý yêu cu - K hoch qun lý các bên liên quan - u l ca d án - S a các bên liên quan. 2. Công c & k thut: - Phng vn - Tp trung nhóm - Hi tho - K thut sáng to nhóm - K thunh nhóm - Khu tra - Quan sát - Nguyên mu - Tiêu chun -  ng cnh - Tài liu phân tích u ra: - Nhng yêu cu - Ma trn ngun gc yêu cu II. Xác định quy mô: u vào: - K hoch qun lý quy mô - u l d án - Nhng yêu cu - Các tài sn trong quá trình thc hin 2. Công c & k thut: - S  - Phân tích sn phm - Th h thay th - Hi tho u ra: - Bng kê quy mô d án - Nhng cp nht cho tài liu d án III. Tạo cây phân rã công việc u vào: - K hoch qun lý quy mô - Bng kê quy mô d án - Nhng yêu cu - Các yu t ng doanh nghip. - Các tài sn trong quá trình thc hin 2. Công c & k thut: - Phân rã ch - S  u ra: -  - Nhng cp nht cho tài liu d án IV. Xác minh quy mô u vào: - K hoch qun lý d án - Nhng yêu cu - Ma trn ngun gc yêu cu - Xác minh phân phi - D liu hiu sut công vic 2. Công c & k thut: - Kim tra - K thunh nhóm u ra: - Nhng yêu cu - Ma trn ngun gc yêu cu V. Kiểm soát quy mô u vào: - K hoch qun lý d án - Nhng yêu cu - Ma trn ngun gc yêu cu - D liu hiu sut công vic - Các tài sn trong quá trình thc hin 2. Công c & k thut: -  u ra: - Thông tin hiu qu công vic - i yêu cu - Nhi v k hoch qun lý d án - Nhng cp nht v tài liu d án - Nhng cp nht v tài sn trong quá trình thc hin Trang 6 I. Thu thập yêu cầu (Collect Requirement): 1.1. Khái niệm: u tiên trong vic qun lý quy mô d t: thu thp các "yêu cu". Mt hu qu ca vinh yêu cng là phi làm li, mà vic này có th n mt na chi phí ca d c bit là các d án phát trin phn mm. Ta có th quan sát hình minh ha 1.1 th hin chi phí phi m sa cha mt phn mm b li: Hình 1.1. Chi phí để sửa một phần mềm bị lỗi Ta có th quan sát thy rng vic sa cha mt phn mc sa cha trong các n phát trin sau này s tt nhiu so vi vic sa cha nó  giai n yêu cu. Bên c t phn cn vii ta không xác c nhng "yêu cu"  có th thu thc chúng. 1.2. Yêu cầu trong dự án bao gồm những gì?   ch       n k thut phn mm v "yêu c (1). Là mu kin, mt tác nhân cn thii s d gii quyt mt v hoc mt m (2). Mu kin, mt tác nhân phng hoc s hu bi h thng hay mt thành phn ca h th ng các hng, tiêu chuu k thut hoc các tài lit khác. (3). Mt tài liu trình bày nhu kic trình bày  mc (1) và (2) Trang 7 Trong cun PMBOK ® Guide, phiên bn th  "yêu cu" gn gi mc (2)  trên: nó nêu ra rng mt "yêu cu" là mu kin, tác nhân phng hoc s hu bi mt h thng, sn phm, dch v, kt qu, hoc mt thành ph ng hng, tài liu tiêu chun chính thc,các m k thut, hoc nhng v khác. u quan trng là nhng tài liu yêu cu cn phi chi ti m bo cho nhi thc hin d án có th m tra m thc hin yêu cu trong sut quá trình thc hin d án. Ví d khi thc hin mt d án nâng cp h thng máy tính cho mt công ty ta thy ri thc hin d án s nhc nh ngh t phía công ty v cu nh ca mt chii b vi x lý, kích c b nh ng, loi bo mch ch  y nhng tài liu liên n d án này s phi ghi li nh ngh t phía công ty xác lp v v cu hình ca các thit b và nhng tài liu này s   cho các bên liên quan n d án s kim tra li sn phm ca d i yêu cc ghi trong tài liu d án hay không. Trong mt s d án công ngh thông tin, s hu ích khi thc hin chia các yêu cu phát trin thành nhng mkho sátm k thut, và xác nhn. Nhng mc này bao gm tt c các hon vic thu th giá các tài liu yêu cu cho sn phm phn mm. Vic chia thành các my ng trong vic s dng cách tip cn lp l nh các yêu cu t giau ca d án. 1.3. Để thu thập yêu cầu của dự án thì phải làm như thế nào? Có mt s  có th thu thc yêu cu ca d án. (1) . u tiên có th k ng vn mt  mt giá u qu mc dù nó s tn kém và mt thi gian. i c giao nhim v thu thp các yêu cu có th thc hin hn gp và phng vn nhn d  thu thc nhng yêu cu cn thit. V     trc quan, yêu cu có th   i 2 chiu gii nêu yêu ci thu thâp, phân tích yêu cu. Kt qu mang li cu thu thc s sát vi nhng v cc s nó tn kém và mt thi gian. (2) . Ngoài ra vic tp s d   trung nhóm, s dng nhng ý ng và quynh ca nhóm s giúp cho vic thu thp yêu cu s din ra  tc phng vn mt - mi thu thp yêu cu s thc hin tp trung nhn d án, t chc hp  ly ý kic mi, nhng yêu cu, nhng ý ki xut s c ng yêu cu s có tính tng quát hóa cho nhiu  Trang 8 (3) . Kh      nhng tiêu chun và nhng mu có sn      c s d    ng hp phi thu thp yêu cu t mt s ng ln. Ví d cn kh thu thp yêu cu v vic la chn thit b thay th cho mn hàng ngàn công nhân thì s không th thc hip (1) hay (2) ng hc, bt buc phi s do sát và u tra mi có th thu lc kt qu. Tùy vào quy mô, tính cht phc tp, tm quan trng ca d án mà s phi thu thp nhiu hay ít nhng yêu cu cn thit. Ví d, mc trong mt d án nâng cp toàn b h thng k toán doanh nghip cho mt công ty có tr giá hàng t t   a lý s cn b ra mt s tin hn thu thp yêu c m bo cho vic trin khai h thng sau này s gp ít ri ro nht. Mt d án nâng cp phn cng và phn mm cho mt công ty k toán nh vi 5 nhân viên s cn nhng n lc và chi phí b ra nh  .Vì vi qun lý d án phi có quyn trong vic s d  có th c nhng yêu cu cn thit cho d án mà không quá tn kém v chi phí hay thi gian. 1.4. Thực hiện văn bản hóa những yêu cầu như thế nào?  ph thu thc nhng yêu ct s cách khác nhau,  y. Nhng liên quan n vic phân tích yêu cu cn phi nc nhu l ca d  bn giy tp hng mua bán, các v n thu, tính pháp lý ca d c pháp lut (có vi phm pháp lu thc hin sp xp nhng yêu cu theo m t n thp cho d án. H  xem li danh sách nh   n d   m bo rng tt c nhng u có nhng yêu cu xnh. Các tài lic to ra bi phn mm và bao gn, hình n khác. Các yêu cc chia thành các lou ch cu v dch v, yêu cu thc hin, yêu cu v chng, yêu cu v  chun b tài liu cho nhn d án, nhi thu thp và phân tích yêu cu phi to ra "k hoch qun lý yêu cu" và "ma trn ngun gc yêu cu"  RTM (Requirement Traceability Matrix). "K hoch qun lý yêu cu" s mô t nhng yêu cu ca d n hóa, và qu nào. Còn "ma trn ngun gc yêu cu" là mt bng các danh sách yêu cu, có nhng thuc tính cho mi yêu cu khác nhau và c trng thái ca yêu c chc chn rng tt c các yêu cnh. Ma "ma trn ngun gc yêu c duy trì mi liên kt t ngun ca mi yêu cu thông qua vi thc hin và xác minh. Trang 9 Hình 1.2. Một hàng trong bảng "ma trận nguồn gốc yêu cầu" II. Xác định quy mô (Define Scope): 2.1. Khái niệm: nh quy mô d án là vic tìm ra và mô t chi tit quy mô ca d án, trong  quy mô ca sn phm do d án to ra. Vinh quy mô tt rt quan trng cho thành công ca d  chính xác v thi gian, giá thành và c tính ngun lc ca d án. nh quy mô d án giúp mô t ranh gii d án, dch v, hoc kt qu bng vic chuyn hóa nhng yêu cu thu thc thành nhng vic cc làm, s  d án hoc loi tr khi quy mô d án. Tin trình nh quy mô ch yn cái gì bao gm và cái gì không bao gm trong d án và các kt qu chính (deliverables) ca nó. Nhng công c và k thut chính c s dng trong vinh quy mô bao gm: nha chuyên gia, phân tích sn phm, nh la chn thay th, hi tho. Kt qu u ra chính ca tin trình này là bng kê quy mô d án và cp nht cho tài liu ca d án. Tin trình này dùng tài liu yêu cu c lp trong tin trình thu thp yêu cu, u l ca d án và nhng thông tin b i ro, các mi ràng bu nh quy mô d án và quy mô ca sn phm. Nhu lu khon s mô t v quy mô, thi gian, chi phí cho nhng mc tiêu d án và tiêu chun hoàn thành, cách tip c hoàn thành mc tiêu d án, nhng vai trò và trách nhim chính ca nhng bên liên quan quan trng ca d án. [...]... trình lựa chọn dự án tốt cho các dự án công nghệ thông tin Nhấn mạnh rằng tất cả các dự án có tài trợ từ các tổ chức sử dụng ,nhà tài trợ không phải là một người nào đó trong bộ ph n công nghệ thông tin, và cũng không nên là người quản lý dự án + Cung cấp thông tin dự án bao gồm : cả điều lệ của dự án, k hoạch quản lý dự án, quy mô dự n đã được thông qua, cây phân rã công việc(WBS), và WBS từ đi n,... p dự n trước sẽ có những thông tin cơ bản giúp tránh trùng lặp và đảm bảo rằng các dự án quan trọng đã có nguồn nhân lực đảm bảo làm việc + ó người dùng trong nhóm dự án Một số tổ chức yêu cầu các nhà quản lý dự n đ n từ c c lĩnh vực kinh doanh của dự án Một số tổ chức phân công cán bộ quản lý hợp tác với dự án nhất là dự án công nghệ thông tin + Xây dựng quy trình lựa chọn dự án tốt cho các dự án. .. được quy mô dự án là một công việc h t sức quan trọng trong việc đảm bảo được dự án diễn ra theo đúng quy trình, quản lý được các công việc diễn ra của dự n đồng thời tạo ra các sản phẩm của dự án Đ đảm bảo việc quản lý quy mô dự n được tốt, người quản lý cần nắm vững được 05 quá trình liên quan: 1 2 3 4 5 Thu th p các yêu cầu X c định quy mô dự án Tạo cây phân rã công việc Xác minh quy mô Ki m soát quy. .. các dự án công nghệ thông tin đã bị thất bại do không quan tâm tới vấn đề quy mô Vấn đề này cho thấy sự quan trọng trong việc xác minh quy mô dự án trong suốt thời gian tri n khai dự án và phát tri n một quy trình điều khi n sự thay đổi quy mô Một quy mô dự án quá rộng lớn và hoành tráng có th gây ra vấn đề nghiêm trọng Quy mô của dự án lớn theo thời gian và nằm ngoài tầm ki m soát của người quản lý dự. .. 5.2.2 Quản lý quy mô dự án Các phần sau đây cung cấp thêm gợi ý đ cải thiện quy mô quản lý trên các dự án công nghệ thông tin Các đề xuất để cải thiện người sử dụng đầu vào Thi u người sử dụng đầu vào dẫn đ n các vấn đề về việc quản lý quy mô leo và ki m soát sự thay đổi Sao bạn có th quản lý vấn đề quan trọng này ? Sau đây là những gợi ý đ cải thiện người dùng : + Xây dựng quy trình lựa chọn dự án tốt... của dự án hay không Giảm thi u sự thay đổi dự án là công việc quan trọng đ làm tốt công việc cấu hình và xác minh quy mô của dự án K hoạch quản lý dự án, những yêu cầu, ma tr n nguồn gốc yêu cầu, xác minh phân phối, dự liệu hiệu suất công việc là những đầu vào chính cho việc xác minh quy mô dự án Kỹ thu t chính đ thực hiện việc xác minh dự án là ki m tra Đầu ra chính của giai đoạn xác minh quy mô dự án. .. chuyên môn của c c nhà tư vấn, chuyên gia 2.4 Sản phẩm, đầu ra của việc xác định quy mô dự án Bảng kê quy mô dự án (Project Scope Statement ): K t quả chính hay đầu ra của ti n trình x c định quy mô là bảng kê quy mô dự n (Project scope statement) Tài liệu này là một c ch nói “đây là những gì chúng tôi sẽ làm cho dự n này” hoặc ” đây là quy mô dự n và quy mô sản phẩm đã được phê duyệt cho dự n này” Xây dựng... việc như một Project manager Trang 20 IV Xác minh quy mô (Verifying Scope) Việc tạo ra một bảng kê quy mô dự án và một cây phân rã công việc (WBS) cho dự án là những công việc khó khăn Tuy nhiên nó th m chí còn khó hơn, đặc biệt là các dự án công nghệ thông tin, đ xác minh quy mô dự án và giảm thi u sự thay đổi Một số nhóm dự án bi t từ đầu rằng quy mô rất không rõ ràng và họ phải làm việc chặt chẽ... nhiệm của mỗi công việc 2.3 Phương pháp xác định quy mô dự án 2.3.1 Các bước để xác định quy mô của một dự án: Đ x c định một quy mô dự n , trước tiên bạn phải x c định những điều sau đây: - Mục tiêu dự n - Mục tiêu của từng giai đoạn dự n - Nhiệm vụ - Tài nguyên - Ngân sách - Lịch, hay thời gian thực hiện Điều đầu tiên đ x c định quy mô dự n là phải hi u được mục tiêu dự n: Mục tiêu của một dự n có th... sai, c c công ty nên theo sát k hoach đã vạch ra và tình hình thực t đ tránh các vấn đề bùng phát quy m : Trang 22 + Giữ quy mô thực t Không nên đẩyquy mô các dự án quá mức tới việc không th hoàn thành được + Đối với các dự án lớn nên chia thành một loạt các cái nhỏ hơn + Liên quan đ n người sử dụng trong quy mô quản lý dự án Chỉ định cho người sử dụng chìa khóa của dự án và cung cấp cho họ quy n sở . nhng khía cnh quan trng nht và kt ca i qun lý d án là phi xác c quy mô ca d án. Quy mô ca d án   cp n tt c các công vic liên quan trong vic. THÔNG TIN  tài: QUN LÝ QUY MÔ D ÁN (PROJECT SCOPE MANAGEMENT) GVHD : TS. Trần Đăng Hoan Nhóm 01  Nguyng Giang Nguyn Th Giang Hải. Nhóm d án phc nhng yêu cu các bên liên quan, k hoch qun lý các yêu cu, u ln, giy t liên quan n quy trình ca d án. Tn này, các k thut và