Vi x đ nh ngân sách d án bao g m ho đ ng phân phối d toán chi phí d án cho từng danh m c công vi c c th theo th i gian. Nh ng danh m c công vi c này đ x đ nh d a trên các ho đ ng trong WBS c a d án. D toán chi phí ho t đ , d , đ ph m vi (Scope baseline), d th o ti đ d án, l ch tài nguyên (Resource calendar), h đ ng, và các tài s n quy trình tổ ch c (organizational process assets) đ u là nh ng d li đ đ x đ nh ngân sách. M c tiêu chính c a ê â đ chi phí (cost baseline) đ đ c th c hi n d án và nhu c u ngu n vốn d án (project funding requirements) Q đ ũ giúp cập nhập tài li u d án, ví d c thêm vào, bỏ đ ặ a đổi nh ng danh m c nằm trong tuyên bố ph m vi (scope statement) hoặc l ch trình d án.
Ví d , đ i qu n lý d án Surveyor Pro có th sử d ng d toán chi phí trong hình 4 cùng v i l ch trình d đ phân bổ chi phí cho mỗi tháng. Hình 6 cung c p ví d v đ chi phí cho d án này. Vi c chú gi i các gi đ nh khi xây d đ chi phí và tìm ki m m t vài chuyên gia xem xét nó là m t vi c r t quan trọ đối v đ i qu n lý.
Hình 6: Cung cấp ví dụ về đường cơ sở chi phí cho dự án
H u h t các tổ ch đ u có m t quy trình tiêu chuẩ đ chuẩn b ngân sách. Ví d , r t nhi u tổ ch c yêu c u d toán ngân sách c n kèm theo số ng nhân viên làm đ i gian (FTE staff), đ c nh đ ea , mỗi tháng làm d án. Con số này cung c p n n t ng cho vi c tính chi phí tổng ỗ ă R t nhi u tổ ch ũ ốn bi ng ti đ c d ki n tr cho nhà cung c a đ ng hoặc các d ch v ũ a đã a N ng danh m c ngân sách phổ bi n khác là phí di chuyên, kh u hao, ti n thuê b đ ng s n, và hàng
Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 22
cung c ( e ) ũ M đ u r t quan trọng là chúng ta c n hi đ c nh ng danh m â c khi xây d ng d đ đ m b o rằng d li đ c thu thậ ng. Các tổ ch ù đ theo dõi chi phí các công vi c thu c và không thu c d ũ t gi m chi phí. Họ ũ ử d ng thông tin này cho m đ thu và pháp luật.
Ngoài vi c cung c p d li đ u vào cho d toán ngân sách, vi c lên ngân sách ũ ú xây d đ chi phí. M t đường cơ sở chi phí (cost baseline) là m t ngân sách theo th a i qu n tr d án sử d đ tính toán và qu n lý th c thi chi phí (cost performance) Ư c tính chi phí cho mỗi ho đ ng d án l n theo th i gian cho các nhà qu n tr d án và ban qu n lý c p cao m t n n t ng đ giám sát chi phí d , ẽ đ c mô t trong ph n sau.
Lập ngân sách cho d , ũ ng thông tin chi ti t và nh a đổi đã đ c yêu c u, có th dẫ đ n nh ng cập nhập trong k ho ch qu n lý chi phí, m t ph n nằm trong k ho ch qu n lý d án. Lập ngân sách cho d ũ p thông tin v nhu c u ngu n vốn d án . Ví d , m t vài d án có ngu n vốn sẵn có khi d án b đ , ng d án khác ph i ph thu c vào vi c c p vốn theo từng th i kỳ đ tránh nh ng v đ v dòng ti n mặt. N đ chi phí chỉ ra rằng trong m t số tháng nh đ nh, nhu c u v vốn l ng vốn có sẵn, tổ ch đ i th c hi n nh a đổ đ tránh các v đ tài chính
Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 23