TIỂU LUẬN QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

Khi bắt tay vào xây dựng các chiến lược sản xuất kinh doanh có một điều vô cùng quan trọng mà không một công ty nào được phép bỏ qua là phải tính đến việc các chi phí sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào, xem các đồng vốn bỏ ra hiệu quả đến đâu, có đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay không? Có thể nói, tri thức quản lý chi phí là một yếu tố thiết yếu trong đầu tư và kinh doanh. Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí, thì bạn không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của công ty. Rõ ràng yếu tố chi phí luôn đóng vai trò quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh nào. Các công ty muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần không ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất các nguồn vốn, chi phí kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tư các khoản tiền đó cho những cơ hội tăng trưởng triển vọng nhất. - Những dự án về CNTT có hồ sơ theo dõi kém hiệu quả cho việc đạt được mực đích về giá cả - Chi phí trung bình vượt quá dự toán ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 của CHAOS là 189%, đã được cải thiện 149% trong nghiên cứu năm 2011 - Ở Mĩ các dự án CNTT bị hủy làm tốn trên 81 tỷ USD năm 1995 Một trong những ví dụ rõ rệt nhất cho lối suy nghĩ và cách thức tiếp cận này là hãng sản xuất kẹo caosu Wrigley. Kể từ giữa thập niên 1990, Wrigley đã cải thiện đáng kể doanh thu và hiệu quả hoạt động tổng thể. Hãng đã mạnh tay tiết kiệm những khoản chi phí hoạt động cơ bản nhưng vẫn dành ra một khoản tiền lớn để đầu tư cho tiếp thị, giao dịch với đối tác và đổi mới kinh doanh nhằm hướng tới mục tiêu tăng trưởng cao. Kết quả là, hoạt động đầu tư kinh doanh của Wrigley luôn vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh. Trong vòng sáu năm (1998-2004), công ty trả cổ tức cho các cổ đông ở mức 13,6% gần gấp 3 so với mức trung bình của ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống thế giới.

ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHOA QUẢN LÍ __________________________ TIỂU LUẬN QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Giáo viên hướng dẫn : PHAN HỒNG GIANG Nhóm thực hiện : G10 Lớp : Thứ 7 giờ 3-5 Hà Nội, ngày 29, tháng 11,năm 2011 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 DANH SÁCH THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 1. Phạm Thị Thảo Thu A14935 2. Lê Phương Thủy A14872 3. Lê Thị Nhung A14963 4. Ngô Thùy Dương A14513 5. Nguyễn Phương Thảo A14484 6. Nguyễn Thu Huyền A12753 7. Nguyễn Hồng Nhung 8. Trần Hồng Hạnh A15319 9. Bùi Thị Huệ Liên A14333 2 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 1.Tầm quan trọng của việc quản lý Chi phí Khi bắt tay vào xây dựng các chiến lược sản xuất kinh doanh có một điều vô cùng quan trọng mà không một công ty nào được phép bỏ qua là phải tính đến việc các chi phí sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào, xem các đồng vốn bỏ ra hiệu quả đến đâu, có đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay không? Có thể nói, tri thức quản lý chi phí là một yếu tố thiết yếu trong đầu tư và kinh doanh. Nếu không có kiến thức cơ bản về quản lý chi phí, thì bạn không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của công ty. Rõ ràng yếu tố chi phí luôn đóng vai trò quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh nào. Các công ty muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần không ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất các nguồn vốn, chi phí kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tư các khoản tiền đó cho những cơ hội tăng trưởng triển vọng nhất. - Những dự án về CNTT có hồ sơ theo dõi kém hiệu quả cho việc đạt được mực đích về giá cả - Chi phí trung bình vượt quá dự toán ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 của CHAOS là 189%, đã được cải thiện 149% trong nghiên cứu năm 2011 - Ở Mĩ các dự án CNTT bị hủy làm tốn trên 81 tỷ USD năm 1995 Một trong những ví dụ rõ rệt nhất cho lối suy nghĩ và cách thức tiếp cận này là hãng sản xuất kẹo caosu Wrigley. Kể từ giữa thập niên 1990, Wrigley đã cải thiện đáng kể doanh thu và hiệu quả hoạt động tổng thể. Hãng đã mạnh tay tiết kiệm những khoản chi phí hoạt động cơ bản nhưng vẫn dành ra một khoản tiền lớn để đầu tư cho tiếp thị, giao dịch với đối tác và đổi mới kinh doanh nhằm hướng tới mục tiêu tăng trưởng cao. Kết quả là, hoạt động đầu tư kinh doanh của Wrigley luôn vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh. Trong vòng sáu năm (1998-2004), công ty trả cổ tức cho các cổ đông ở mức 13,6% gần gấp 3 so với mức trung bình của ngành công nghiệp thực phẩm và đồ uống thế giới. 2. Khái niệm quản lý chi phí - Chi phí là tài nguyên được hy sinh hay tính trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó. Chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ. 3 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 - Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách. - Chi phí của dự án phát sinh ngay từ giai đoạn triển khai cho đến khi kết thúc dự án và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của dự án. Trong giai đoạn triển khai, các chi phí của dự án phục vụ cho việc khảo sát, thiết kế, thi công, nghiệm thu và bàn giao công trình. Trong giai đoạn khai thác, chi phí của dự án phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh để cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Ở giai đoạn kết thúc dự án, các chi phí phát sinh phục vụ cho việc thanh lý, nhượng bán tài sản. Quản lý chi phí là một trong những nội dung chủ yếu của quản lý dự án đầu tư. Đó là quá trình lập kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí theo tiến độ công việc và theo hạn mức. 3.Quy trình quản lý chi phí dự án Quản lý Chi phí dự án gồm những qui trình bảo đảm cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách. Những qui trình này gồm: • Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết và số lượng để thực hiện dự án. • Ước lượng chi phí: ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án. • Dự toán chi phí: phân bổ toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc để thiết lập một đường mức (Base line) cho việc đo lường việc thực hiện • Kiểm soát – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án. 3.1 Lập kế hoạch ngân sách “Mục tiêu mà không có kế hoạch thì chỉ là một mơ uớc” Antoine de Saint- Exupéry - Kế hoạch ngân sách là sự diễn giải các kế hoạch chiến lược thành số lượng có thể tính được diễn tả các nguồn tài chính dự kiến cần thiết và doanh thu cần dự báo cho một thời kỳ nhất định. Ngân sách có chức năng như một kế hoạch hành động; đồng thời cũng có thể trình bày các báo cáo tài chính được dự toán cho tương lai của tổ chức. Cuối cùng, ngân sách là một công cụ quản lý dùng để đạt được các mục tiêu chiến lược. Những kế 4 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 hoạch kinh doanh sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu chúng không đi cùng kế hoạch tài chính, kế hoạch ngân sách hiệu quả và khôn ngoan. Lập kế hoạch tài chính, kế hoạch ngân sách là công việc rất quan trọng của tất cả các doanh nghiệp. Nó làm ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, từ thu hút vốn đầu tư, đến duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp trong năm tài chính. Doanh nghiệp sẽ không thể tồn tại và phát triển tốt nếu không có một kế hoạch tài chính, kế hoạch ngân sách rõ ràng và chi tiết. 3.1.1 Mục đích của ngân sách Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một dự án hoặc một tổ chức. Nội dung của ngân sách là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một dự án hoặc tổ chức. Ngân sách được sử dụng với một số mục đích sau: • Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm ( hoặc khung thời gian cụ thể của một dự án). • Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chương trình và mục tiêu • Dự báo thu chi đối với các dự án, bao gồm thời gian và dự báo các nguồn thu dự kiến. • Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch. Đối với các nhà quản lý, ngân sách còn là một công cụ thiết yếu vì nó giúp họ hiểu được công việc của bạn. Các nhà quản lý xem xét ngân sách để cân nhắc những vấn đề sau: • Bạn lên kế hoạch sử dụng các khoản tài trợ này như thế nào? • Những nguồn tài chính khác hỗ trợ cho hoạt động này là gì? • Ngân sách đã phản ánh đúng mặt bằng giá chưa? • Những chi tiêu có tương ứng với các hoạt động không? • Dự toán ngân sách có tuân thủ các quy định sử dụng không? • Chi phí vận hành (bao gồm trả lương, thuê văn phòng, thiết bị) chiếm tỷ lên bao nhiêu trong dự toán ngân sách ? 3.1.2 Chuẩn bị ngân sách Đối tượng tham gia vào quá trình lập ngân sách? Cán bộ Chương trình và cán bộ tài chính (nhân viên kế toán) cần phối hợp với nhau để lập ngân sách vì ngân sách được lập dựa vào các mục tiêu, kế hoạch hành động, và các nguồn lực. 5 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 Khi đã có bản dự thảo, việc quan trọng là cần có ý kiến chỉ đạo từ ban điều hành (ví dụ như ban điều hành hoặc hội đồng). Các ý kiến đóng góp này là cơ hội để bạn đưa ra những giải thích và đưa ra lý do rõ ràng cho mỗi khoản chi tiêu trong ngân sách, giúp bạn xác định xem còn những hạng mục ngân sách hoặc chi phí nào còn bỏ sót và tranh thủ lấy ý kiến chuyên môn của Ban điều hành. Thông qua việc phối hợp với các cán bộ tài chính, cán bộ chương trình và Ban điều hành, bạn có thể xây dựng kế hoạch ngân sách phản ánh được các ưu tiên của tổ chức, góp phần xây dựng sự thống nhất về mục tiêu hoạt động mà bạn đưa ra. Các bước thực hiện Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp 1 Các nhà quản lý cấp cao Xây dựng khung ngân sách, xác định mục tiêu và lựa chọn dự án 2a Các nhà quản lý chức năng Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho từng bộ phận chức năng phụ trách 2b Các nhà quản lý dự án Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng công việc dự án gồm chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu …. 3 Các nhà quản lý cấp cao Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách dài hạn Những yếu tố bên ngoài nào cần được tính đến? Những ảnh hưởng bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn có thể tác động đến sự thành công của các nỗ lực của bạn. Bạn cần có kế hoạch phòng bị hoặc có khả năng xem xét lại các chiến lược cần phải đưa vào kế hoạch. Một số yếu tố bên ngoài có thể tác động đến việc lập kế hoạch tài chính của bạn bao gồm (ví dụ cụ thể trong ngoặc đơn): • Thể chế chính sách của chính phủ (Chiến lược Xoá đói giảm nghèo có thể ảnh hưởng tới cách thức các chính phủ giải quyết vấn đề đói nghèo) • Thiên tai hoặc bệnh dịch (Hạn hán ảnh hưởng đến những người đang làm việc cùng bạn) 6 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 • Các điều kiện chính trị (các cuộc bầu cử có thể ảnh hưởng đến cuộc sống hàng ngày hoặc dẫn đến bất ổn) • Kinh tế toàn cầu (những thay đổi về giá cả thị trường toàn cầu đối với các loại hàng hoá mà người dân đang sản xuất) • Các yếu tố kinh tế - xã hội địa phương (việc tăng giá xăng dầu ảnh hưởng đến việc đi lại của bạn) • Khả năng có thêm các khoản hỗ trợ tài chính từ các nhà tài trợ hoặc các quỹ tài trợ (những thay đổi trong ưu tiên tài trợ của các nhà tài trợ) Nên lập kế hoạch ngân sách vào thời điểm nào? Bắt đầu các cuộc họp với các cán bộ chương trình và tài chính một vài tháng trước khi bắt đầu năm tài chính mới. Khoảng thời gian này đủ để nhóm của bạn đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi ở trên và dự thảo kế hoạch ngân sách để trình ban điều hành xem xét. Đối với một kế hoạch ngân sách cho những sáng kiến mới thì cần thêm thời gian lập kế hoạch để xây dựng kế hoạch hành động và xác định xem có thể huy động đủ nguồn lực để triển khai dự án hay không. 3.1.3 Các cấu phần của kế hoạch ngân sách Dưới đây là những lĩnh vực cần xem xét khi chuẩn bị kế hoạch ngân sách: Nguồn thu: các nhà tài trợ muốn thấy tổ chức của bạn có nguồn thu đa dạng. Nguồn thu có thể bao gồm việc bán sản phẩm, các hợp đồng của chính phủ, tài trợ từ các quỹ và đóng góp của các cá nhân. Trong một số trường hợp, các tổ chức có thể không có nguồn thu để báo cáo. Chi: các khoản chi phải được phân loại và phải bao gồm chi phí theo đơn vị. Ví dụ, phụ phí theo ngày hoặc phí đi lại cho một số người tham gia. Đề mục ngân sách: cần đảm bảo các đề mục hoặc hạng mục ngân sách phải mang tính thống nhất trong cả tổ chức đối với tất cả các hạng mục thu cũng như chi. Điều này giúp đơn giản hoá việc ghi sổ và giúp dễ dàng lập báo cáo và đánh giá hiệu quả tài chính. Các đề mục ngân sách có thể bao gồm: lương nhân viên, thuê văn phòng, vật dụng, điện thoại, thiết bị, bảo hiểm, xăng dầu, đi lại, chi phí cho các chuyên gia tư vấn v.v. Loại tiền tệ: cần chắc chắn là bạn sử dụng loại tiền gì và tỷ giá của đồng tiền đó. Các chú thích: Cần lưu lại những chú thích trong quá trình lập ngân sách. Những 7 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 chú thích giúp giải thích cách tính toán các đề mục như thế nào và vì sao. Cùng với ngân sách, những chú thích có thể được sử dụng như các thông tin hướng dẫn cụ thể cho việc chi tiêu của tổ chức và quá trình ra quyết định của tổ chức. Ngân sách và chú thích rõ ràng cũng thể hiện rằng khi tình hình thay đổi thì sẽ dễ dàng chỉnh sửa ngân sách để phản ánh đúng những thay đổi trên thực tế. Nó cũng sẽ hữu ích nếu hoạt động nào đó được tiến hành kiểm toán. Quỹ dự phòng: bao gồm hạng mục dự phòng cho những trường hợp có biến động về chi phí hoặc những chi tiêu ngoài kế hoạch. 3.1.4 Các bước lập kế hoạch ngân sách Dưới đây là một số bước chính cần tiến hành khi xây dựng và giám sát ngân sách: 1. Xác định và lập kế hoạch cho các hoạt động trong giai đoạn nhất định cùng với nhân viên của bạn. 2. Xác định sẽ có những khoản chi tiêu cụ thể gì, sắp xếp theo hạng mục. Sử dụng các khoản ngân sách hoặc hoá đơn trước đây làm cơ sở. Hãy giả định mức tăng chi phí họt động so với mức chi từ năm trước. 3. Dự tính các nguồn thu sẽ là các nguồn nào, bao gồm thu nhập từ bán hàng hoặc dịch vụ, các khoản tài chính địa phương, các khoản hỗ trợ từ các nhà tài trợ quốc tế và chính phủ. Đồng thời xem xét các khoản tài trợ bằng hiện vật như hàng trợ cấp hoặc đóng góp về thời gian và công sức của tình nguyện viên. 4. Phân tích sự chênh lệch giữa thu và chi. Điều chỉnh các khoản này để cân đối ngân sách. Xác định những khoản chi nào cần giảm bớt và bằng cách nào. Có thể cần cân nhắc các mức dịch vụ khác nhau. 5. Xây dựng kế hoạch cho những tình huống bất thường, ví dụ nguồn tài chính đến chậm hơn so với thời gian dự kiến, tình trạng khủng hoảng hoặc biến động giá cả. 6. Trình bày dự thảo ngân sách và báo cáo thu chi với các nhân viên, ban điều hành, hoặc những nhóm chủ chốt khác trong tổ chức của bạn để lấy đóng góp hoặc chấp thuận. Sự minh bạch về ngân sách với các bên có liên quan chính sẽ giúp hợp pháp hoá tổ chức của bạn. 7. Tiến hành thay đổi và hoàn thiện kế hoạch thu chi, cũng như thời gian tiến hành các khoản chi và thu. 8. Theo dõi ngân sách theo tiến độ thực hiện dự án. MỘT SỐ LƯU Ý BỔ SUNG 8 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10 Cố gắng trình bày các hạng mục ngân sách càng chính xác càng tốt. Việc cố tình giảm thấp các khoản chi tiêu vì bạn nghĩ nó sẽ tạo cơ hội tốt hơn để tiếp nhận những dự án khác có thể làm tổn hại đến tổ chức của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không thể hoàn thành các hoạt động do thiếu nguồn tài chính. Cộng đồng có thể trở nên nản lòng và mất niềm tin vào khả năng thực hiện của tổ chức bạn. Dự toán chi phí cần hợp lý và chính xác. Thổi phồng (hoặc dự toán quá mức) ngân sách sẽ tạo ra cảm giác thiếu tin tưởng đối với nhà cung cấp và đối tượng hưởng lợi. Đảm bảo ngân sách tương ứng với các mục tiêu của dự án. • Khi tiến hành báo cáo những khoản chi với các nhà quản lý, thì cần báo cáo rõ về bất kỳ sự khác biệt nào giữa mức ngân sách đề xuất và những chi tiêu thực tế. Đảm bảo những khoản đã chi là hợp lý và liên quan trực tiếp đến các mục tiêu ban đầu của đề xuất. 3.2 Ước tính chi phí • Đầu ra quan trọng của quản lý chi phí dự án là ước tính chi phí. • Có nhiều loại ước tính chi phí và những công cụ cùng với kỹ thuật giúp tạo ra chúng. • Điều quan trọng là phát triển một kế hoạch quản lý chi phí trong đó mô tả sự dao động chi phí sẽ được quản lý trong dự án ra sao. • Các loại ước tính chi phí : Loại ước tính Khi nào làm? Tại sao làm? Độ chính xác Độ lớn thô (ROM) Rất sớm trong chu trình 3-5 năm trước Cho biết chi phí thô để quyết định lựa chọn -25% , +75% Ngân sách Sớm 1-2 năm Đưa tiền vào các kế hoạch ngân sách -10% , +25% Xác định Muộn hơn trong dự án < 1 năm Cung cấp chi tiết số liệu để ước tính chi phí thật sự -5% , +10% • Các phương pháp ước tính chi phí: 9 Quản lý chi phí dự án – Nhóm G10  Tương tự hay Top-down: sử dụng chi phí thực tế trước đó, các dự án tương tự làm nền tảng cơ bản để làm ước tính mới. Theo phương pháp này, xuất phát từ chiến lược kinh doanh và yêu cầu nhiệm vụ hoạt động, các nhà quản trị cấp cao dự toán tổng chi phí của dự án cũng như chi phí cho từng nhóm công việc và giao xuống cho các đơn vị thấp hơn. Các nhà quản trị cấp điều hành tiếp tục tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể và giao xuống cho cấp thừa hành để tính toán trực tiếp cho từng công việc liên quan. Phương pháp này có những ưu điểm sau: - Tổng chi phí được dự toán phù hợp với tình hình chung của đơn vị và yêu cầu của dự án, đảm bảo sự phù hợp giữa nhu cầu chi tiêu cho dự án với khả năng tài chính của đơn vị - Thể hiện mối tương quan giữa tất cả các bộ phận trong đơn vị, có sự gắn kết chặt chẽ từ những khoản mục chi phí nhỏ nhất đến những nhu cầu chi tiêu lớn giữa các bộ phận liên quan. Tuy nhiên, phương pháp này có những hạn chế như: - Khó đảm bảo có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng để có một tổng dự toán chi phí phù hợp với chiến lược chung của đơn vị; - Dễ nảy sinh sự cạnh tranh và mâu thuẫn giữa các bộ phận trong quá trình phân bổ và giao dự toán chi phí cho từng bộ phận trong đơn vị; - Các bộ phận bị bó hẹp trong phạm vi dự toán được giao nên nhiều khi không phù hợp với yêu cầu hoạt động trong thực tiễn.  Bottom-Up: ước tính chi phí riêng cho từng nhóm làm việc. Sau đó tính toán con số tổng cộng. Theo phương pháp này, việc lập dự toán chi phí được thực hiện qua các bước sau: - Dự toán chi phí cho từng công việc ở từng bộ phận trên cơ sở định mức vật tư, lao động và đơn giá được duyệt; - Tổng hợp dự toán từng công việc thành dự toán chi phí ở từng bộ phận chức năng; - Tổng hợp dự toán chi phí ở các bộ phận chức năng thành tổng dự toán chi phí của đơn vị 10