Giao tiếp trong môi trường công ty

Giao tiếp trong môi trường công ty

GIAO TI P TRONG MÔI Ế TR NG CÔNG TYƯỜ ThS Nguyễn Thị Ngọc Hương ThS Nguyễn Thị Ngọc Hương I. GIAO TI P N I BẾ Ộ Ộ 1 Giao ti p t c p trên xu ng c p ế ừ ấ ố ấ d iướ Ngoài các cuộc họp ra, nhà quản trị còn phải tiếp xúc với nhân viên nhằm :  - Kiểm tra việc thực hiện các quyết định;  - Đánh giá tiến độ thực hiện công việc trong đơn vị để uốn nắn sai sót, động viên kịp thời những người tốt việc tốt;  - Đánh giá cấp dưới về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức tốt công việc;  - Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ. 1 Giao ti p t c p trên xu ng c p ế ừ ấ ố ấ d iướ Nhà quản trị cần thực hiện tốt 8 nguyên tắc khi giao tiếp với cấp dưới : 1.Hãy tin tưởng và tín nhiệm nhân tài. 2. Hãy dùng người đúng. Người quản trị phải nhìn thấy được tài năng của nhân viên và phải lượng tài để sử dụng, tài lớn thì giao việc lớn, tài nhỏ giao việc nhỏ. 3. Đào tạo bồi dưỡng nhân tài, đáp ứng được yêu cầu của hoạt động của doanh nghiệp trong cạnh tranh và hội nhập. 1 Giao ti p t c p trên xu ng c p ế ừ ấ ố ấ d iướ  4. Hãy lắng nghe ý kiến của cấp dưới.  5. Hãy tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới.  6. Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim. Phải cư xử bằng tấm lòng chân thực, tăng cường mối quan hệ tình cảm, tâm lý. 1 Giao ti p t c p trên xu ng c p ế ừ ấ ố ấ d iướ  7. Không quên lời hứa, Nếu không thực hiện được phải phản hồi, thậm chí xin lỗi. Có như thế mới tạo được niềm tin nơi nhân viên.  8. Khen chê kịp thời, khen chê phải đúng mực, khách quan, công bằng, nếu không sẽ phản tác dụng. Người có thành tích đều muốn khen trực diện, công khai trước mọi người. Đối với người có sai lầm, khuyết điểm thì nên góp ý trao đổi riêng, thật đúng lúc, đúng chỗ, thích hợp với tâm trạng 2. Giao ti p t c p d i lên c p ế ừ ấ ướ ấ trên Giao tiếp từ cấp dưới lên trên đặc biệt được dùng để đạt 3 mục tiêu :  - Để báo cáo công tác hay thành tích cá nhân, ban ngành  - Để đưa ra các đề nghị, ý kiến  - Để phát huy sự tham gia vào quản lý 2. Giao ti p t c p d i lên c p ế ừ ấ ướ ấ trên 1.- Hãy tuân thủ trật tự đẳng cấp. Mỗi một tổ chức đều được tổ chức theo cấp bậc và yêu cầu mọi người cần phải tuân theo, không được vượt cấp trong hệ thống đẳng cấp. 2.- Cần phải phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình 3.- Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư 4.- Hãy quý trọng thời gian của họ. Khi cần báo cáo, bàn việc với họ, bạn nên trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể. 5.- Hãy cư xử một cách khéo léo, không nói xấu họ, không chê bai họ sau lưng. 6.- Hãy học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của họ. 3. Giao ti p v i đ ng nghi p:ế ớ ồ ệ  - Không tò mò về việc riêng, cuộc sống riêng tư của người khác, không bình luận sau lưng người khác, không lật lọng, không cố chấp với những sai lầm của đồng nghiệp  - Cần có đi có lại với đồng nghiệp, không nên trao đổi 1 cách thực dụng  - Giao tiếp trực tiếp với nhau nhưng giữ một tần số hợp lý  - Cạnh tranh 1 cách lành mạnh vì mục đích chung  - Đối xử 1 cách chân thành , khen ngợi những ưu điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên  - Phân biệt rõ việc công, việc tư. II. GIAO TI P V I BÊN NGOÀIẾ Ớ 1. Giao tiếp với khách hàng Trong giao tiếp với khách hàng, cần phải đạt đựơc các mục đích sau :  - Tìm hiểu nhu cầu, mong muốn của khách hàng để kịp thời thỏa mãn.  - Thông qua dư luận, đóng góp của khách hàng để cải tiến, hoàn thiện, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, phong cách giao tiếp và thái độ phục vụ làm hài lòng khách hàng.  - Thông tin cho khách hàng biết về sự đổi mới của doanh nghiệp về sản phẩm, công nghệ, . . nhằm làm tăng uy tín, hình ảnh của DN và khơi dậy những nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng 1. Giao ti p v i khách hàngế ớ a. Hình thức giao tiếp với khách hàng:  - Tiếp xúc trực tiếp của nhân viên giao dịch, xây dựng hình ảnh tốt đẹp của DN trong mắt khách hàng;  - Giao tiếp của nhà quản trị, của nhân viên với khách hàng trong những hội nghị khách hàng, hội chợ, triển lãm về các hoạt động của DN;  - Tổ chức những cuộc tham quan của khách hàng tại DN;  - Sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng, như các phóng sự truyền thanh, tuyền hình, chương trình quảng cáo giới thiệu sản phẩm mới;  - Tổ chức các cuộc triển lãm, giới thiệu sản phẩm. . [...]... những hợp đồng hồn thành tốt 5.Giữ bí mật trong kinh doanh 6.u cầu họ cho lời khun và thơng tin tin tức trong ngàng 3 Giao tiếp với cơ quan chính quyền a hình thức giao tiếp với cơ quan chính quyền: - Giao tiếp trực tiếp : + tiếp xúc với các cơ quan nhà nước để tham khảo ý kiến, thảo luận hoặc trình bày mục tiêu, quan điểm của doanh nghiệp; + tổ chức các buổi tiệc, tiếp tân tại cơ sở kinh doanh để mời các... + tổ chức các buổi tiệc, tiếp tân tại cơ sở kinh doanh để mời các đại diện chính quyền đến tham dự; + tổ chức các cuộc viếng thăm các cấp lãnh đạo chính quyền tại cơng ty bạn - Giao tiếp gián tiếp thơng qua các báo cáo định kỳ… 3 Giao tiếp với cơ quan chính quyền Khi đến các cơ quan chính quyền để giải quyết cơng việc, cần lưu ý : - Ăn mặc nghiêm túc, đến đúng giờ - Khơng phản đối tránh gây khó khăn... của họ 4 Giao tiếp với báo chí - Khi tiếp xúc với các nhà báo, phải tỏ ra cởi mở và lịch sự Khơng nên tỏ ra khó chịu và có thái độ lảng tránh - Cung cấp ngay cho họ những thơng tin cần thiết, trừ bí mật kinh doanh của cơng ty - Tác phong nhanh nhẹn khi xuất hiện trước báo chí và gọi điện phúc đáp họ, nếu họ cần đến bạn - Quan tâm đến việc tiếp xúc với báo chí, và hãy tỏ ra thành thạo trong những...1 Giao tiếp với khách hàng b Ngun tắc giao tiếp với khách hàng: 1.- Đặt tinh thần phục vụ lên hàng đầu 2.- Có trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng kịp thời các hợp đồng, các nhu cầu của họ, khơng để chậm trễ 3.- Thơng tin cho khách hàng một cách kịp thời nếu có chậm trễ về sản xuất và giao hàng 4.- Tơn trọng họ, khơng can thiệp vào những cơng... Thái độ Không cởi mỡ Không quyết đònh Không quá giao du Lắng nghe rất tốt Điềm Bề tónh ngoài nghiêm khắc Tránh trả lời câu hỏi Chúng ta nên làm gì ? Đặt câu hỏi mở Dùng sự im lặng để buộc anh ta trả lời Tiếp xúc với tốc độ bình thường Tỏ ra thân thiện 5.Dạng khách hàng “ CỞI MỞ” ĐẶC ĐIỂM THÁI ĐỘ  Dễ mềm lòng Nói nhiều  Tự tin Tránh đề cập đến công việc  Thân thiện Thích thân thiện với mọi... họ sẽ đề cao doanh nghiệp của bạn 4 Giao tiếp với báo chí Khi được phỏng vấn, chú ý cách dùng ngơn từ, cẩn thận về cú pháp và văn phạm Khi trả lời phỏng vấn cho đài truyền hình hay đài phát thanh, cần chuẩn bị kỹ về các phuơng án trả lời và tập dượt trước Ăn mặc nghiêm chỉnh, lịch sự, tư thế đàng hồng, nhìn thẳng vào ống kính và nói một cách tự nhiên, - Khi tiếp xúc với báo chí, bạn nên chuẩn bị... tiết  Thiếu tự tin Hay đề cập vấn đề quá khứ  Không thích mạo hiểm Khắt khe thói quen mua hàng  Không có óc tưởng tượng Khó thuyết phục về cơ hội mới Chúng ta nên làm gì ? Xây dựng từ những thành công trong quá khứ Đưa ra nhiều bằng chứng để hỗ trợ ý tưởng mới Đối phó những từ chối một cách kiên nhẫn Giới thiệu sản phẩm mới một cách từ tốn c Tâm lý của nhóm khách hàng khác nhau: * Khách hàng là... nhủ - Quyết định mua hàng nhanh hơn phụ nữ - Thường để ý tới chất lượng hàng hóa hơn giá cả - Thanh niên thường có tâm lý chạy theo cái mới và có tính chất thời thượng, đòi hỏi hưởng thụ cái đẹp 2 Giao tiếp với nhà cung cấp 1.- Tơn trọng họ, khơng bắt họ phải chờ đợi, đối với họ thời gian là vàng bạc Và đối xử với họ như những khách hàng 2.- Báo trước về bất cứ sự thay đổi nào về hợp đồng, kế hoạch... một cách kịp thời nếu có chậm trễ về sản xuất và giao hàng 4.- Tơn trọng họ, khơng can thiệp vào những cơng việc liên quan đến nội bộ doanh nghiệp của họ, trừ khi người ta u cầu bạn cho lời khun 1 Giao tiếp với khách hàng 5.- Khơng nên tỏ ra q thân thiện, vì điều này khiến cho họ có ý tưởng muốn được những ưu đãi đặc biệt, mà bạn nên giữ khoảng cách hợp lý 6.- Mọi khách hàng đều quan trọng, cho dù... công việc  Thân thiện Thích thân thiện với mọi người  Tin tưởng Thích tỏ ra tốt bụng  Hài hước Không quan tâm đến thới gian Chúng ta nên làm gì ?  Đặt câu hỏi đóng  Đừng bò lạc hướng  Hướng họ vào công việc kinh doanh hiện hành 6.Dạng khách hàng “BẢO THỦ ” Đặc điểm Thái độ  Cương quyết Thích trả giá  Ép buộc Luôn đòi giảm giá  Khó tính Hay đề cập đến vấn đề cạnh tranh  Tự trọng cao Thích ngắt . GIAO TI P TRONG MÔI Ế TR NG CÔNG TY Ờ ThS Nguyễn Thị Ngọc Hương ThS Nguyễn Thị Ngọc Hương I. GIAO TI P N I BẾ Ộ Ộ 1 Giao ti p t. nhiên  - Phân biệt rõ việc công, việc tư. II. GIAO TI P V I BÊN NGOÀIẾ Ớ 1. Giao tiếp với khách hàng Trong giao tiếp với khách hàng, cần phải