hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty cổ phần dịch vụ cent beauty

Hình 7: Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp SAP Business One DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1: Các bước mua hàng Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Dịch Vụ Cent

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Khái niệm mua hàng

Hiện nay có khá nhiều định nghĩa về việc mua hàng, song ý nghĩa cốt lõi của các định nghĩa đó cũng không có sự khác biệt rõ ràng quá Dưới đây là một định nghĩa khá rõ ràng và đầy đủ về quản lý mua hàng: “Mua hàng là một quá trình bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc xác định cầu, xác định và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản trong hợp đồng và theo dõi để đảm bảo hiệu suất của nhà cung cấp.” (Quản lý mua hàng – Trường Đại học Thăng Long/2021)

Mua hàng được coi là thực hiện đúng “năm quyền”: mua đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng giá, đúng nguồn gốc “Mua hàng-purchasing” và “Mua sắm- procument”

Tầm quan trọng và mục tiêu của mua hàng

a Tăng giá trị khách hàng và tiết kiệm chi phí

Khi các công ty phấn đấu để tăng giá trị khách hàng thông qua cải thiện hiệu suất, nhiều công ty đang chuyển sự chú ý của họ sang quản lý mua hàng và cung ứng

Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55% Điều này có nghĩa là đối với mỗi đồng doanh thu từ việc bán hàng hóa và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại các nhà cung cấp Do đó, ảnh hưởng của các nhà cung cấp có thể có liên quan đến tổng chi phí của một công ty là rất lớn Mua hàng được xem là một lĩnh vực chính để tiết kiệm chi phí của các doanh nghiệp hiện nay Thông qua việc nhà cung cấp tham gia sớm vào thiết kế và chủ động đáp ứng các yêu cầu tăng giá sẽ góp phần tiết kiệm chi phí b Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp và thúc đẩy đổi mới

Tiết kiệm chi phí có nhiều hình thức khác nhau Cách tiếp cận truyền thống của các doanh nghiệp là cố gắng mặc cả để giảm giá Một cách tiếp cận mới hơn là xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp để cùng cắt giảm chi phí ra khỏi sản phẩm hoặc dịch vụ và mong muốn các nhà cung cấp đóng góp những ý tưởng đổi mới nhằm liên tục gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ của công ty c Nâng cao chất lượng sản phẩm và danh tiếng

Mua hàng cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ Hiện nay, các

Thư viện ĐH Thăng Long

2 công ty đang tìm cách tăng tỷ lệ các bộ phận, chi tiết từ các công ty hợp tác và dịch vụ thuê ngoài để tập trung vào thế mạnh, năng lực của riêng họ Điều này càng làm tăng tầm quan trọng của các mối quan hệ giữa người mua, nhà cung cấp bên ngoài và chất lượng d Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường

Mua hàng kết nối giữa nhà cung cấp và các kỹ sư, giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình Kết quả nghiên cứu cho thấy các công ty có sự hỗ trợ sớm từ nhà cung cấp, thường đạt được mức cải thiện trung bình 20% về chi phí, chất lượng nguyên vật liệu cũng như thời gian phát triển sản phẩm e Quản trị rủi ro nhà cung cấp

Mỗi khi mua hàng, đặt hàng với nhà cung cấp thường phát sinh một số rủi ro tiềm ẩn Rủi ro này có thể nhỏ như giao hàng trễ hoặc lớn hơn như NCC phá sản hoặc gặp thiên tai, hỏa hoạn Doanh nghiệp chắc chắn nhận được nhiều lợi ích từ những chiến lược này, tuy nhiên, cần nâng cao cảnh giác để quản lý và giảm thiểu các rủi ro bổ sung f Tạo ra tác động kinh tế

Quyền lực của những người mua hàng tổ chức là đáng kể Các Báo cáo về kinh doanh của ISM (the Institute for Supply Management) là một trong những chỉ tiêu được theo dõi chặt chẽ nhất về hoạt động kinh tế Hàng tháng khảo sát của các nhà quản lý mua hàng trong cả lĩnh vực sản xuất và phi sản xuất được giám sát chặt chẽ và kết quả của các báo cáo này đều có sức lay động thị trường tài chính g Đóng góp vào lợi thế cạnh tranh

Nhiều giám đốc điều hành (CEO) đồng ý rằng tập trung vào việc mua hàng hiệu quả đã trở thành một cách quan trọng để đạt được lợi thế cạnh tranh Tìm kiếm, phát triển và giữ chân nhân tài hàng đầu là yếu tố quan trọng đối với tác động của ban quản lý nguồn cung ứng đối với chiến lược và khả năng cạnh tranh của công ty

1.2.2 Mục tiêu của mua hàng a Đảm bảo nguồn cung Để hỗ trợ quy trình này, người mua phải tìm nguồn hàng lưu kho và dịch vụ có:

- Mức giá phù hợp - Đúng nguồn, đúng địa điểm - Đúng thông số kỹ thuật đáp ứng nhu cầu của người dùng

- Đúng số lượng - Thực hiện đúng thời điểm cho đúng khách hàng nội bộ b Quản lý quá trình tìm nguồn cung ứng hiệu quả

Nguồn cung bị hạn chế xuất phát từ nhân viên làm việc trong bộ phận, các tư vấn bên ngoài, công tác đào tạo, sự di chuyển và giới hạn ngân sách CNTT, ngân sách khác, thời gian, thông tin và kiến thức c Quản lý hiệu suất nhà cung cấp Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của chức năng mua hàng là lựa chọn, phát triển và duy trì các nhà cung cấp, một quá trình đôi khi được mô tả là quản lý hiệu suất nhà cung cấp (SPM)

- Chọn các nhà cung cấp có khả năng cạnh tranh - Xác định các nhà cung cấp mới có tiềm năng hoạt động xuất sắc và phát triển mối quan hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp này - Cải thiện các nhà cung cấp hiện tại

- Phát triển các nhà cung cấp mới không có khả năng cạnh tranh với các nhà cung cấp hiện tại d Phát triển các mục tiêu phù hợp với các bên liên quan nội bộ

Khách hàng nội bộ đôi khi được gọi là các bên liên quan, họ đóng một phần quan trọng trong kết quả của quyết định mua hàng Do đó, phải hợp tác chặt chẽ với các nhóm nội bộ liên quan như các chuyên gia mua sắm, marketing, sản xuất, kỹ thuật, IT, nguồn nhân lực, tài chính e Phát triển các chiến lược cung ứng tích hợp hỗ trợ mục tiêu tổng thể và các mục tiêu chi tiết

Việc mua hàng có thể trực tiếp ảnh hưởng (tích cực hoặc tiêu cực) đến tăng trưởng dài hạn, doanh thu, kết quả hoạt động, kế hoạch của các bên liên quan và các đơn vị kinh doanh

Bên cạnh đó có một số lý do khiến việc mua hàng không thích hợp với các kế hoạch của công ty như: do ban lãnh đạo chậm trễ trong nhận thức giá trị mà một tổ chức mua sắm có thể cung cấp cho doanh nghiệp, do nhân viên mua hàng trước đây không tham gia vào các diễn đàn cấp cao thảo luận về các kế hoạch kinh doanh chiến lược Khi hai điều kiện này

Thư viện ĐH Thăng Long

4 đang thay đổi nhanh chóng, các nhà điều hành quản lý cung ứng đã được nâng cao vai trò và được mời tham gia vào quá trình hoạch định chiến lược.

Chính sách và thủ tục mua hàng

Chính sách nói chung là bao gồm các chỉ thị, cả rõ ràng và ngụ ý, chỉ định các mục tiêu và kết quả cần đạt được của một tổ chức cùng các phương tiện thích hợp được sự dụng để hoàn thành công việc của họ

Vậy chính sách mua hàng là gì? Mặc dù có nhiều chính sách mua hàng nhưng hầu hết đều thuộc một trong năm loại sau: Chính sách xác định vai trò của việc mua hàng; Chính sách xác định hành vi của nhân viên mua hàng; Chính sách xác định các mục tiêu kinh doanh xã hội và thiểu số; Chính sách xác định mối qua hệ người mua – người bán; Chính sách xác định các vấn đề hoạt động a Chính sách xác định vai trò mua hàng

Nguồn gốc và phạm vi của cơ quan mua hàng:

- Nhân sự ở tất cả các cấp phải nhận thức được quyền tiến hành kinh doanh và đại diện cho lợi ích của tổ chức

- Một phần quan trọng của chính sách này mô tả các khu vực mà cơ quan mua hàng có hoặc không tồn tại

- Chính sách có thể loại trừ chức năng mua hàng khỏi bất kỳ trách nhiệm nào đối với việc mua bất động sản, chính sách bảo hiểm y tế hoặc các lĩnh vực khác mà việc mua hàng có thể không có chuyên môn trực tiếp

Mục tiêu của chức năng mua hàng: việc mua hàng thường có thẩm quyền cuối cùng đối với một khoản chi tiêu trong lĩnh vực nhất định Điều này thường được quy định trong một chính sách mô tả các mục tiêu hoặc nguyên tắc chung hướng dẫn quá trình mua hàng

Trách nhiệm của phòng Mua hàng của doanh nghiệp:

- Chính sách này cũng có thể nêu chi tiết mối quan hệ của văn phòng công ty với các trung tâm mua hàng ở cấp bộ phận, đơn vị kinh doanh hoặc nhà máy

- Văn phòng mua hàng của công ty thường là một vị trí nhân viên chỉ đạo, hỗ trợ và điều phối nỗ lực mua hàng

- Thực hiện các chính sách điều hành - Xây dựng và công bố các chính sách, thủ tục mua hàng/vật tư; chức năng hỗ trợ hoạt động mua hàng hiệu quả ở tất cả các cấp - Phối hợp phát triển chiến lược giữa các phòng ban hoặc trung tâm mua hàng để tối đa hóa đòn bẩy mua hàng của các mặt hàng quan trọng - Đánh giá hiệu quả của hoạt động mua hàng

- Cung cấp hỗ trợ chuyên gia cho các bộ phận mua hàng (ví dụ: tìm nguồn cung ứng quốc tế hỗ trợ, đàm phán hợp đồng, phát triển hệ thống)

- Thực hiện các nhiệm vụ khác thường được liên kết với nhân viên hỗ trợ của công ty b Chính sách xác định hành vi của nhân viên mua hàng

Các chính sách này nêu rõ cam kết của ban lãnh đạo đối với hành vi đạo đức và trung thực trong khi hướng dẫn nhân viên đương đầu với các tình huống khó khăn Một số hoạt động kinh doanh về mặt kỹ thuật không phải là bất hợp pháp nhưng có khả năng phi đạo đức hoặc đáng nghi vấn Nhân viên mua hàng đóng vai trò là đại lý và đại diện hợp pháp, họ phải tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất theo quy định của chính sách điều hành và luật pháp

Chính sách về Đạo đức: Hầu hết các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có quy mô vừa và lớn hơn, đều có văn bản chính sách mô tả cam kết của ban quản lý đối với hành vi mua hàng có đạo đức

Chính sách tương hỗ: Một chính sách chính thức thường liệt kê các hành vi có đi có lại cần tránh cũng như chi tiết hình phạt đối với các hành vi vi phạm thỏa thuận

Liên hệ và thăm nhà cung cấp: Chính sách này không chỉ đề cập đến việc mua hàng trên mỗi kênh mà còn các bộ phận hoặc chức năng khác đến thăm hoặc liên hệ với nhà cung cấp Mua hàng muốn kiểm soát các cuộc tiếp xúc hoặc thăm viếng trái phép hoặc quá mức vì những việc này có thể tạo ra gánh nặng không cần thiết cho nhà cung ấp Việc nhân viên không mua hàng đến thăm hoặc liên hệ trái phép với nhà cung cấp làm suy yếu quyền hạn hợp pháp của người mua với tư cách là người liên hệ thương mại chính với nhà cung cấp

Cựu nhân viên đại diện cho nhà cung cấp: Nhân viên cũ của công ty có thể có kiến thức về kế hoạch kinh doanh hoặc thông tin bí mật khác có thể mang lại bất lợi so với các nhà cung cấp khác Vì vậy để khắc phục vấn đề này thì thiết lập chính sách cấm giao dịch

Thư viện ĐH Thăng Long

6 kinh doanh với các nhà cung cấp sử dụng nhân viên cũ được biết là có thông tin nội bộ hoặc bí mật

Báo cáo các giao dịch kinh doanh bất thường với các nhà cung cấp: Chính sách này có thể thiết lập một cơ chế báo cáo để người mua hoặc các nhân viên khác báo cáo các giao dịch kinh doanh không thường xuyên Chính sách này gửi thông điệp rằng ban quản lý sẽ không dung thứ cho các giao dịch kinh doanh bất thường liên quan đến nhân viên c Chính sách xác định các mục tiêu kinh doanh xã hội và thiểu số

Về lâu dài, lợi ích tốt nhất của người mua là sử dụng quyền lực của mình để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh chung và thiểu số Điều này có thể bao gồm việc hỗ trợ và phát triển các nguồn cung cấp tại địa phương hoặc trao kinh doanh cho các nhà cung cấp thiểu số đủ tiêu chuẩn Theo đuổi các mục tiêu xã hội có thể đòi hỏi sự phát triển của các chính sách xác định cụ thể vị trí của ban quản lý

Hỗ trợ các nhà cung cấp doanh nghiệp thiểu số: Các tổ chức sẽ cần phải thuê và đào tạo những người có nguồn gốc đa văn hóa và thúc đẩy mối quan hệ với các nhà cung cấp và khách hàng từ các nền tảng khác nhau Một số yếu tố nằm ở cốt lõi của những vấn đề này: thiếu khả năng tiếp cận vốn; nỗ lực của các công ty lớn để tối ưu hóa cơ sở cung ứng của họ; không có khả năng thu hút các nhà quản lý có năng lực và các chuyên gia khác; và quy mô tương đối nhỏ của các nhà cung cấp thiểu số, điều này có thể dẫn đến sự tin tưởng quá mức đối với các công ty khách hàng lớn

Xu hướng chiến lược mua hàng

Hiện nay các công ty trên toàn thế giới yêu cầu tăng cường giảm chi phí, quản lý tài sản hiệu quả và phải tạo ra doanh thu

- Những thay đổi vĩ mô về kinh tế, chính trị và xã hội - Cạnh tranh toàn cầu và tăng trưởng thị trường mới nổi - Mua bán, sáp nhập và hợp nhất thị trường cung ứng - Tiến bộ công nghệ

- Tăng kỳ vọng của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ - Tăng cường quy định của chính phủ và trách nhiệm xã hội - Các trách nhiệm về môi trường như tính bền vững b Xây dựng chiến lược danh mục

Khi tình hình kinh tế trên toàn thế giới ngày càng thay đổi chóng mặt thì phát triển chiến lược danh mục ngày sẽ càng trở nên rộng rãi và phức tạp hơn Chiến lược danh mục vượt xa giá mua đơn thuần mà ngày càng tập trung vào tổng chi phí, sự đổi mới và tính bền vững Hơn nữa việc phát triển chiến lược sẽ trở nên chủ động hơn và ảnh hưởng đến việc

Thư viện ĐH Thăng Long

12 định giá thị trường cung ứng và các quyết định đầu tư Xu hướng của các doanh nghiệp hiện nay là tập trung nhiều hơn vào việc xác định và giảm thiểu rủi ro, sử dụng các phương pháp tiếp cận dự báo đồng thời thiết lập cơ sở cung ứng (trong và ngoài nước), phân bổ nguồn cung ứng trên toàn cầu và cho nó thâm nhập vào những thị trường mới nổi để nhân rộng mô hình cung ứng Để đảm bảo cho hiệu suất của các nguồn cung ứng trên toàn cầu thì doanh nghiệp đồng thời cũng phải phát triển liên tục các nhóm đa chức năng và có năng lực cao trên toàn cầu c Phát triển và quản lý các nhà cung cấp Để phát triển và quản lý các nhà cung cấp một cách hiệu quả nhất thì bộ phận mua hàng phải cải thiện mỗi quan hệ với nhà cung cấp

Ba chủ để nổi lên trong tương lai:

- Đầu tiên, quản lý mua hàng phải thiết lập một cơ sở cung cấp và mạng lưới vượt ra ngoài NCC cấp một với khả năng đáp ứng các yêu cầu cạnh tranh của công ty mua

- Thứ hai, mối quan hệ làm việc chiến lược giữa người mua và nhà cung cấp sẽ phải cải thiện để gia tăng giá trị

- Thứ ba, tương lai sẽ đòi hỏi sự tập trung nhiều hơn trên toàn bộ chuỗi cung ứng hoặc chuỗi giá trị mở rộng để cải thiện hiệu suất tập trung vào khách hàng bằng cách nâng cao đòn bẩy, sự minh bạch thông tin và sự hợp tác giữa các đối tác thương mại d Thiết kế và vận hành nhiều mạng lưới cung cấp

Thành viên chuỗi cung ứng không phải các công ty cạnh tranh Do đó, để các công ty thành công nhất và tối đa hóa hiệu suất tổng thể, họ phải phát triển và điều chỉnh nhiều chuỗi cung ứng được phân khúc tập trung vào khách hàng, bắt đầu từ phát triển sản phẩm/dịch vụ mới, để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của thị trường và khách hàng cụ thể

Các chuỗi cung ứng của công ty này phải có chi phí, chất lượng, giao hàng, công nghệ cạnh tranh và được giám sát bằng các phương pháp quản lý rủi ro toàn diện e Tận dụng các yếu tố hỗ trợ công nghệ

Các chuỗi cung ứng của công ty này phải có chi phí, chất lượng, giao hàng, công nghệ cạnh tranh và được giám sát bằng các phương pháp quản lý rủi ro toàn diện Báo cáo sẽ được thực hiện theo yêu cầu và chức năng mua hàng/chuỗi cung ứng sẽ trở nên số hóa hơn và không cần giấy tờ Tính minh bạch giữa các doanh nghiệp sẽ tăng lên, cũng

13 như sự hợp tác sẽ được hỗ trợ bởi khoa học công nghệ đồng thời dữ liệu và ứng dụng bổ sung sẽ có sẵn thông qua điện toán đám mây f Hợp tác đánh giá nội bộ và bên ngoài

Trước đây, quản lý cung ứng tập trung vào việc thiết lập môi trường cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Trong những năm tới, nhu cầu ngày càng tăng về các phương pháp tiếp cận có hệ thống để tạo ra và vận hành hợp tác với các nhà cung cấp chiến lược Các nhà cung cấp và nhân viên cung ứng phải được thuyết phục rằng sự cởi mở và tin tưởng cần thiết trong một môi trường hợp tác thực sự sẽ tạo ra hiệu suất tích cực Sự hợp tác giữa các doanh nghiệp sẽ được tạo điều kiện thuận lợi bằng các phương pháp tiếp cận mới g Thu hút và giữ chân nhân tài quản lý cung ứng

Những công ty có khả năng thu hút, phát triển và giữ chân nhân tài với những đặc điểm trên sẽ có khả năng cạnh tranh cao nhất Để có được lợi thế khác biệt về nhân tài, các phương thức tuyển dụng rộng rãi và trên toàn thế giới sẽ phải được nâng cao Cần có các chương trình phát triển phù hợp cho phép mọi người làm việc độc lập, theo yêu cầu và theo nhóm để đáp ứng các mục tiêu phát triển Việc giữ chân những chuyên gia giỏi nhất cũng sẽ phát triển theo chiều hướng tích cực và đòi hỏi công ty phải được xem như một nơi

“tốt nhất” hoặc “thú vị” để làm việc trong lĩnh vực cung ứng h Quản lý và thúc đẩy tổ chức quản lý cung ứng tương lai, phát triển các hệ thống đo lường

Mô hình do trung tâm dẫn đầu cung cấp cho các công ty cơ hội tốt nhất để phát triển các chiến lược cung ứng tổng thể và chiến lược danh mục mua hàng hiệu quả dựa trên về cơ hội khối lượng Tuy nhiên, với tính chất toàn cầu của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là nơi mà sự tăng trưởng của khách hàng đến từ các thị trường mới và đang nổi, ngày càng có nhu cầu về một đơn vị kinh doanh tập trung để đáp ứng các nhu cầu riêng của khách hàng Ngoài ra, mua hàng và cung ứng sẽ trở nên tích hợp hơn với các chức năng khác của công ty như kỹ thuật, hoạt động và tài chính.

Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Bài luận văn tập trung vào nghiên cứu thực trạng, hoạt động mua hàng cũng như chính sách mua hàng của Công ty cổ phần dịch vụ Cent Beauty Đồng thời đưa ra các giải pháp cho những khó khăn của nhằm cải thiện và phát triển hơn hoạt động mua hàng của công ty Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trong bài luận văn này là Công ty cổ phần dịch vụ Cent Beauty và phạm vi nghiên cứu là hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty

Phương pháp thu thập dữ liệu và kết quả đã có ở trước đó để phân tích tổng hợp và giải quyết các vấn đề liên quan của đề tài

Bố cục chính của luận văn:

Bài luận văn gồm 3 phần chính như sau:

THỰC TRẠNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ CENT BEAUTY

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty

- Tên gọi: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ CENT BEAUTY (CENT BEAUTY SERVICE JOINT STOCK COMPANY)

- Loại hình công ty: Công ty Cổ phần - Người đại diện pháp luật: Tạ Hà Phương - Mã số thuế: 0108852257

- Vốn điều lệ: đơn vị Việt Nam đồng + Bằng số: 1.000.000.000 đồng + Bằng chữ: Một tỷ đồng - Địa chỉ trụ sở: Số nhà 8, ngõ 100 Trần Duy Hưng, phường Trung Hoà, quận Cầu

Giấy, thành phố Hà Nội

- Tel – Fax: 0936394995 - Website: https://cent.beauty/

Hình 2: Logo Công ty Cổ phần Dịch vụ Cent Beauty

(Nguồn: Fanpage Cent Beauty) 2.1.2 Quá trình hình thành của Công ty Cổ phần Dịch Vụ Cent Beauty

Với mong muốn đồng hành giúp chị em phụ nữ Việt ngày một hoàn thiện vẻ ngoài của mình, Cent Beauty được thành lập vào ngày 03/06/2019 bởi Cent ( Tạ Hà Phương) - Cựu du học sinh ngành quản trị kinh doanh tại Mỹ, vlogger có tiếng với kênh itsCent Family Đây là spa làm đẹp và kinh doanh sản phẩm mỹ phẩm chủ yếu dành cho phái nữ

Những khó khăn ngày đầu khởi nghiệp cùng thực tế cạnh tranh khốc liệt của ngành spa đã khiến Cent Beauty phải tạm đóng cửa vào ngày 2/11/2019 sau gần 6 tháng kinh doanh Trong 2 năm đại dịch vừa qua, toàn bộ hoạt động offline của Cent Beauty gần như bị đóng băng, năm 2020 tất cả các cơ sở phải đóng cửa 2 tháng, còn năm 2021 thì đóng cửa đến tận 8 tháng

Trong thời gian tạm ngừng kinh doanh offline cửa hàng, Hà Phương đã dành thời gian tìm hiểu thêm về những dịch vụ, sản phẩm tiềm năng, phù hợp với phân khúc khách hàng mà Cent Beauty hướng đến Bên cạnh đó, cô chủ thương hiệu này tập trung đầu tư thêm về hình ảnh, video quy trình chăm sóc sắc đẹp tại spa để khách hàng hiểu và tin tưởng hơn Bởi vậy sau một thời gian ngắn, Cent Beauty đã trở lại với một diện mạo mới và dần khẳng định được vị thế trong lòng khách hàng.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)

Phòng marketing Phòng Hành chính nhân sự Phòng Tài chính

Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Mua hàng và

Thư viện ĐH Thăng Long

Qua sơ đồ 2 ta thấy bộ máy tổ chức quản lý của công ty xây dựng theo mô hình trực tuyến - chức năng Mô hình này tạo được sự thống nhất từ trên xuống

Tổng Giám đốc là đại diện pháp lý của công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề xảy ra trong công ty Tổ chức điều hành, quản lý mọi mặt hoạt động của công ty Bên cạnh đó, họ còn định hướng chiến lược và mục tiêu phát triển của tổ chức

Phòng Marketing có nhiệm vụ lên các ý tưởng chiến lược quảng cáo, tiếp thị kết nhằm bán được nhiều sản phẩm cho công ty cũng như nâng cao thương hiệu Ngoài ra phòng Marketing còn có nhiệm vụ lên các ý tưởng chiến lược quảng cáo, tiếp thị kết nhằm bán được nhiều sản phẩm cho công ty cũng như nâng cao thương hiệu

Phòng Hành chính nhân sự

Nhiệm vụ chính của phòng là các hoạt động liên quan đến tổ chức và quản lý nhân sự Ngoài ra còn tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Phòng Tài chính kế toán

Phòng ban phụ trách các đầu việc liên quan đến thu và chi của công ty, xây dựng các nội quy, chính sách tài chính Hạch toán chi tiết từng khoản thu chi rõ ràng và lập báo cáo tài chính định kì

Thu thập thông tin, từ đó phân tích và đưa ra những kế hoạch kinh doanh Đàm phán, pitching với các đối tác

Phòng mua hàng và Nghiên cứu sản phẩm

Có chức năng theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của công ty diễn ra một cách suôn sẻ Nghiên cứu sản phẩm mới, mở rộng hệ sinh thái sản phẩm của công ty và đồng thời kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu vào và hiệu quả của sản phẩm

Một số thông tin về kết quả kinh doanh của Công ty trong hai năm 2020 và

Bảng 2: Báo cáo kết quả kinh doanh 2020 – 2022 Đơn vị tính: đồng

2022 2021 2020 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế

(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)

Thư viện ĐH Thăng Long

Theo thống kê từ báo cáo kết quả kinh doanh, doanh thu năm 2021 đã tăng đáng kể so với năm 2020 với số tiền 6.646.826.437 VNĐ tương đương tăng 5,17% Tác động chính là sự chuyển hóa hợp lý trong thời kỳ covid, công ty đã hồi phục mạnh mẽ Cụ thể, khi các cơ sở làm đẹp không được mở cửa, công ty đã xoay hướng bán hàng mỹ phẩm online, thông qua các kênh social: TikTok, Instagram, Facebook Bên cạnh đó cũng phát triển các kênh thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Sendo Trong thời gian này, công ty cũng tập trung trùng tu cơ sở vật chất các cơ sở và làm thương hiệu

Tuy nhiên cho đến năm 2023, hậu quả của hậu Covid bắt đầu ảnh hưởng lên nền kinh tế nói chung và đặc biệt là ngành làm đẹp nói riêng Kinh tế suy thoái, sức mua của con người giảm, mặc dù họ vẫn có nhu cầu làm đẹp, nhưng do điều kiện kinh tế hạn chế, khiến họ không còn tâm thế đầu tư như trước Tổng doanh thu của công ty đã giảm từ 7.932.862.504 đồng xuống còn 5.693.005.105 đồng (tương đương giảm 2.239.857.399)

Tuy tổng doanh thu của năm 2022 đã giảm so với năm 2021 (0,28%), nhưng con số này là không đáng kể Đứng trước một thị trường ngày càng nhiều đối thủ cạnh tranh và sức mua người dùng cũng giảm, công ty vẫn có cho mình một lối đi hợp lí để có thể đem về doanh thu dương

Tổng chi phí: nguồn chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất của công ty chủ yếu là chi phí đầu tư mở thêm cơ sở mới cũng như sửa chữa các cơ sở cũ và trả lương cho nhân viên

Cùng đà tăng doanh thu, tổng chi phí trong năm 2021 đã tăng lên rất cao, 1.026.488.252 so với năm 2020 Nguyên nhân chính là do chi phí mua hàng bị đội lên cao do không có kế hoạch rõ ràng

Tới năm 2022, nhìn chung, chi phí của công ty vẫn đa phần chủ yếu là do chi phí mua hàng Bên cạnh đó cũng thuê thêm nhiều nhân viên để chuẩn bị cho kế hoạch phát triển lâu dài của công ty

Lợi nhuận trước thuế: là nguồn lợi nhuận thu về từ doanh thu sau khi đã trừ đi các

29 chi phí đầu tư cho hoạt động kinh doanh Năm 2021 dù đã có lợi nhuận 162.368.120 đồng, tăng 32,66% so với năm 2020, tuy nhiên con số này vẫn chưa đáng kể Đến năm 2022, lợi nhuận trước thuế của công ty là 2.604.771.163 đồng, một con số lớn so với năm 2021

Lợi nhuận sau thuế: hay còn được gọi là lợi nhuận ròng, được xác định sau khi tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí và trừ tiền thuế TNDN Sau khi thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước với chi phí 1.106.315 đồng, EAT có mức 163.474.435 Bên cạnh đó tổng lợi nhuận kế toán sau thuế của doanh nghiệp năm 2022 vẫn tăng được 40,58% so với năm 2021 Cho thấy mặc dù vẫn trong hoàn cảnh kinh tế suy thoái, sức mua giảm, việc kinh doanh cũng đã có những tiến triển hơn, công ty đã tối ưu chi phí bằng cách cắt giảm các khoản chi phí không hoặc chưa cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tối ưu được nhiều lợi nhuận hơn

Tới năm 2022, lợi nhuận sau thuế TNDN của công ty là 2.083.816.930 với mức thuế phải đóng là 20%, tương đương 520.954.233 đồng Lợi nhuận sau thuế đã tăng rất nhiều so với kết quả âm của năm 2021.

Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của Cent Beauty

Tầm nhìn của Cent Beauty là trở thành một nhà bán lẻ mỹ phẩm và có hệ thống chăm sóc chất lượng và uy tín hàng đầu Công ty muốn phát triển và mở rộng để đạt được sự công nhận toàn quốc và rộng hơn toàn khu vực và trở thành một điểm đến hàng đầu cho khách hàng khi tìm kiếm các sản phẩm mỹ phẩm hay trung tâm chăm sóc sắc đẹp phẩm chất lượng và đáng tin cậy

Sứ mệnh của Cent Beauty là mang lại sự tự tin và vẻ đẹp tự nhiên cho khách hàng Công ty có thể cố gắng tạo ra các sản phẩm chất lượng cao, an toàn và đáng tin cậy để giúp người dùng cảm thấy tốt hơn về bản thân và nâng cao chất lượng cuộc sống của họ

Bốn giá trị cốt lõi mà Cent Beauty luôn theo đuổi và hướng tới từ những ngày đầu mới thành lập là:

Thư viện ĐH Thăng Long

+ Chất lượng: Đảm bảo các sản phẩm mỹ phẩm được sản xuất với chất lượng cao nhất Công ty đặt mục tiêu đáp ứng hoặc vượt quá các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng của ngành công nghiệp

+ Sáng tạo: Khám phá và áp dụng các công nghệ, thành phần và quy trình sản xuất mới để phát triển sản phẩm mỹ phẩm đột phá và đa dạng Công ty tạo ra những sản phẩm mang tính sáng tạo và độc đáo để đáp ứng nhu cầu thị trường đa dạng của khách hàng

+ Tự nhiên và bền vững: Công ty cam kết sử dụng các thành phần tự nhiên, hữu cơ và bền vững trong các sản phẩm của mình để bảo vệ sức khỏe của khách hàng và môi trường Công ty cũng có thể áp dụng các quy trình sản xuất bền vững để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường

+ Trung thực và minh bạch: Công ty xây dựng một môi trường kinh doanh trung thực và minh bạch, đặt giá trị khách hàng lên hàng đầu Công ty cam kết cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy về các sản phẩm của mình, không sử dụng quảng cáo đánh lừa hay thông tin sai lệch để lôi kéo khách hàng.

Chuỗi cung ứng của Cent Beauty

Sơ đồ 3: Chuỗi cung ứng của công ty Cent Beauty

Qua sơ đồ 1.6 Ta thấy chuỗi cung cứng của Cent Beauty nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp chứ không trực tiếp sản xuất sau đó Cent Beauty cung cấp các sản phẩm của mình các khách hàng cá nhân (khách hàng mua mỹ phẩm thông thường và khách hàng phát sinh nhu cầu khi sử dụng dịch vụ tại spa) Đến thời điểm hiện tại đa phần các sản phẩm đang bán tại công ty chủ yếu được cung cấp bởi 3 nhà cung cấp: Công ty TNHH dược phẩm Hoa Linh, Công ty CP dược mỹ phẩm Coco Skin Việt Nam, Công ty TNHH Mỹ phẩm thiên nhiên Mela (chiếm khoảng 8-90% trong hệ thống nhà cung cấp).

Thực trạng hoạt động mua hàng Công ty cổ phẩn dịch vụ Cent Beauty

2.6.1 Hoạt động Mua hàng tại công ty Công ty chỉ mới hoạt động 5 năm trong lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm nên còn rất nhiều khó khăn trong việc hoàn thiện bộ máy quản trị của công ty nói chung cũng như bộ phận mua hàng nói riêng Sau khi công ty bị hứng chịu các làn sóng Covid-19 liên tiếp ở Việt Nam trong đợt dịch vừa qua, ngoài những ảnh hưởng kinh tế và kinh doanh do dịch bệnh thì công ty cũng đã rút được ra nhiều bài học trong hoàn cảnh khó khăn đó Một trong những bài học mà công ty rút ra được trong khi khó khăn đó là những tổn thất, hậu quả do không có sự dự báo và chuẩn bị hàng hóa trong thời gian dịch Covid-19 Ngay trong năm 2021 công ty đã có những chiến lược cụ thể hơn để chuẩn bị vực dậy kinh tế của công ty và nhận biết được sâu sắc về vấn đề quản lý mua hàng nên đã thành lập phòng ban mua hàng và nghiên cứu sản phẩm

Có những yếu tố bên trong như: chiến lược kinh doanh, vốn hóa công ty, cơ sở vật chất, năng lực nhân viên mua hàng và những yếu tố bên ngoài như: đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung ứng, văn hóa xã hội, chuyển đổi số đã không ít nhiều làm ảnh hưởng tới công tác quản lý mua hàng hóa của công ty Dưới đây sẽ trình bày hoạt động mua hàng của công ty: a Dự báo nhu cầu và tạo yêu cầu mua hàng

Công ty thường xuyên họp nội bộ theo quý với phòng ban mua hàng để xác định lượng hàng đặt và mặt hàng cần đặt cho quý tới Bộ phận mua hàng sẽ dự báo nhu cầu của mặt hàng, xác định các thông số kỹ thuật của đơn đặt hàng Bộ phận mua hàng của công ty sẽ dựa vào: lượng tiêu thụ của khách hàng trong kỳ trước, yêu cầu mua hàng từ các bộ phận, lượng hàng tồn kho Vì người mua là khách hàng sử dụng mỹ phẩm, mà đặc điểm của ngành

Thư viện ĐH Thăng Long

32 hàng này khá phụ thuộc vào mùa và thương hiệu sản phẩm nên bộ phận mua hàng phải linh động trong việc dự báo nhu cầu của khách hàng

Hình 3: Phiếu tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban nội bộ

(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán) b Yêu cầu nhà cung cấp báo giá Đối với các nhà cung cấp cũ, công ty chỉ tiến hành thương lượng và đặt hàng mà ít quan tâm đến việc tìm kiếm nhà cung cấp khác Ngoài các thông tin cũ về các nhà cung cấp như sản phẩm của nhà cung cấp, chất lượng, giá cả, chính sách ưu đãi khi mua hàng, phương thức thanh toán, uy tín kinh doanh, quá trình quan hệ, khả năng đáp ứng hàng thì công ty thường quan tâm, cập nhật các thông tin khác về nhà cung cấp như là uy tín, cách

33 thức ứng xử làm ăn trong quá trình hợp tác với các khách hàng khác, đối tác khác, sản phẩm kinh doanh hiện tại, đặt quan hệ làm ăn với những đối tác tiềm năng Đối với nhà cung cấp mới, cho cung cấp các sản phẩm mới cho việc mở rộng kinh doanh thì công ty tìm kiếm thông qua phiếu yêu cầu báo giá, giới thiệu của nhà cung cấp

Các thông tin mà công ty cần quan tâm đó là về sản phẩm cung cấp, địa chỉ, chất lượng, giá cả, mẫu mã hàng hóa, chính sách ưu đãi khi mua hàng, phương thức thanh toán, uy tín kinh doanh, khả năng đáp ứng hàng c Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Thư viện ĐH Thăng Long

Bảng 2: Một số nhà cung cấp tiêu biểu của Cent Beauty

(Nguồn: Phòng Mua hàng và Nghiên cứu sản phẩm)

Công ty CP dược mỹ phẩm Coco Skin Việt Nam là nhà cung cấp đang cung cấp hầu hết các mặt hàng mà Cent Beauty đang bán với mức chiết khấu tốt (công ty không public mức chiết khấu)

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp: Để lựa chọn nhà cung cấp tối ưu nhất, công ty đã đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp dựa trên các thông tin như sau, và đánh giá theo thang điểm riêng của công ty:

Bảng 3: Tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp của Cent Beauty Chỉ tiêu Trọng số

0 - 4.0 5.0 – 7.0 8.0 – 10.0 Thương hiệu 1.0 Ít nổi tiếng Bình thường Nổi tiếng

Chất lượng 3.0 Chưa tốt Trung bình Tốt

Giá cả 2.0 Cao hơn giá đề xuất

Bằng với giá đề xuất

Tốt hơn giá đề xuất

Thời gian 1.5 7-10 ngày 5-7 ngày 1-3 ngày

Khả năng cung ứng 1.5 Ít Trung bình Đầy đủ Ưu đãi 1.0 Dưới 1% 2-5% Trên 5%

(Nguồn: Phòng Mua hàng và Nghiên cứu sản phẩm)

- Thương hiệu: với doanh nghiệp thuần thương mại như Cent Beauty thì thương hiệu chính là một trong những yếu tố chính để giữ chân khách hàng Ưu tiên những thương hiệu có website, các trang mạng xã hội,… Có thể kể đến một số thương hiệu lớn đang cung cấp sản phẩm cho Cent Beauty như: Coco Skin, Nguyên Xuân,…

- Chất lượng: đạt chuẩn CGMP và đạt chuẩn theo các thông tư nghị định của nhà nước đã ban hàng đồng thời nhà cung cấp phải gửi kèm bảng thành phần chi tiết và nguồn gốc xuất xứ, sản xuất của sản phẩm

- Chi phí (giá cả): chi phí phải phù hợp với điều kiện kinh tế của công ty và giá cả thị trường (có thể biến động theo thời gian) Ưu tiên các nhà cung cấp có giá ngang với giá đề xuất hoặc thấp hơn giá đề xuất công ty đưa ra

- Thời gian: bao gồm từ thời gian sản xuất đến khi giao hàng về đến kho của công ty

Công ty đánh giá đây là vấn đề khá quan trọng vì nó quyết định đến vấn đề nhà cung

Thư viện ĐH Thăng Long

36 cấp có cung ứng kịp thời hàng hóa cho công ty hay không

- Khả năng cung ứng hàng hóa: cung cấp được hàng hóa ít hay nhiều trong một lô hàng, cung ứng tức thời hay phải đặt trước

- Ưu đãi: phần trăm chiết khấu khi mua hàng hấp dẫn hay không, cụ thể là bao nhiêu phần trăm cho lô hàng từ bao nhiêu tiền Điểm tối đa cho quá trình đánh giá lựa chọn là 100, chọn từ điểm số cao đến thấp, nhà cung ứng phải có điểm số đạt trên 75 điểm Nếu không thì tiêp tục tìm nhà cung ứng, nếu có nhiều nhà cung ứng cùng đạt một số điểm như nhau, thì chọn nhà cung ứng đáp ứng các yếu tố theo thứ tự ưu tiên đã nêu, sau đó ưu tiên chọn nhà cung ứng có quan hệ lâu dài với công ty

Ví dụ thực tế cho công tác đánh giá 3 nhà cung cấp tiêu biểu của Cent Beauty:

Bảng 4: Bảng đánh giá và so sánh nhà cung cấp về việc cung cấp sản phẩm “Sữa tắm”

Công ty TNHH dược phẩm Hoa

Công ty CP dược mỹ phẩm Coco Skin Việt Nam

Công ty TNHH SX TMDV Hoàng Nhật

Khả năng cung ứng 1.5 9.0 13.5 9.5 14.25 8.5 12.75 Ưu đãi 1.0 8.0 8.0 9.0 9.0 7.0 7.0

(Nguồn: Phòng Mua hàng và Nghiên cứu sản phẩm)

Chú thích: Đ: Điểm QĐ: Quy đổi

Công ty cân nhắc, lựa chọn và mua hàng phần lớn của những nhà cung cấp có uy tín, năng lực sản xuất lớn, có độ tin cậy trên thị trường Qua bảng trên ta thấy, Công ty CP dược mỹ phẩm Coco Skin Việt Nam là nhà cung cấp tốt nhất với tổng số điểm quy đổi là 89.25, cao vượt trội hơn so với các nhà cung cấp khác Bên cạnh đó Công ty TNHH dược phẩm Hoa Linh cũng là nhà cung ứng được đánh giá cao thứ 2 với số điểm 88 điểm và vị trí thứ 3 là Công ty TNHH SX TMDV Hoàng Nhật Phát

Kết luận: Như vậy sau khi so sánh và đánh giá các nhà cung cấp cho thấy với các tiêu chuẩn mà công ty đưa ra, để tối ưu nhất thì công ty quyết định lựa chọn Công ty CP dược mỹ phẩm Coco Skin Việt Nam cung cấp sản phẩm “Sữa tắm” d Đặt mua đơn hàng Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng thích hợp, bộ phận bán hàng sẽ được ủy quyền để gửi đơn đặt hàng qua cho nhà cung cấp Trên đơn đặt hàng cần phải ghi rõ: số PO, ngày lập PO, thông tin liên hệ của người bán và người mua, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, địa điểm giao hàng, thời hạn giao hàng PO bắt buộc phải chờ nhà cung cấp tiếp nhận, xác nhận và gửi lại cho bộ phận được công ty ủy quyền Khi nhà cung cấp gửi lại PO thì phải xem nhà cung cấp có đáp ứng được nhu cầu điều kiện đặt hàng hay không, nếu không thực hiện được thì PO sẽ bị hủy và quay lại các bước trước để tiếp tục lại Còn nếu PO được nhà cung cấp duyệt thì tiếp tục ký hợp đồng mua bán và các bước còn lại

Thư viện ĐH Thăng Long

Hình 4: Mẫu đơn đặt hàng (PO) của công ty

(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)

Về việc điều chỉnh đơn hàng: nếu trong lúc đặt hàng muốn điều chỉnh đơn hàng bởi bất kỳ lý do gì thì người phụ trách đặt hàng phải xác nhận ngay lập tức với nhà cung cấp để điều chỉnh đơn hàng kịp thời theo thời gian thỏa thuận giữa hai bên Bộ phận phụ trách phải gửi thông tin và thông báo chỉnh sửa đơn đặt hàng và yêu cầu nhà cung cấp phải xác nhận thông báo chỉnh sửa đơn đặt hàng e Ký kết hợp đồng

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC

Cơ sở đề xuất giải pháp

trường kinh doanh gay gắt và có tính đào thải cao như hiện nay, các công ty để trụ vững trên thị trường cần phải có những định hướng phát triển rõ ràng cho riêng mình Là một công ty hoạt động trong thị trường mỹ phẩm đầy tiềm năng, công ty vẫn tiếp tục giữ vững và mở rộng kinh doanh trong địa bàn Hà Nội và tương lai sẽ quay lại với thị trường TP.Hồ Chí Minh Khai thác triệt để thị trường hiện có nhằm đảm bảo cho cho các thị trường này ngày càng vững chắc hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trên thị trường Với thị trường tiêu thụ mới phải nghiên cứu chính xác, rõ ràng, cụ thể, nắm bắt đúng nhu cầu của khách hàng để triển khai các kế hoạch mua hàng và kinh doanh có hiệu quả Trong thời gian tới chú trọng và tập trung phát triển hoạt động mua hàng, lập và triển khai kế hoạch mua hàng một cách tốt nhất nhằm đưa công ty đi lên Giảm các chi phí đầu vào từ đó giảm chi phí sản phẩm để kinh doanh có lợi nhuận Luôn cung cấp nguồn hàng chất lượng, kịp thời, đầy đủ cho khách hàng Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp cũ để nguồn hàng ổn định, đáp ứng đủ nhu cầu về số lượng, chất lượng, đảm bảo sự hài hòa về lợi ích nguồn hàng cung ứng Chú trọng mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp mới nhằm giảm thiểu rủi ro và thiếu hụt hàng hóa trong kinh doanh Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao kiến thức cho nhân viên nhằm phục vụ cho công tác mua hàng trong công ty được tốt hơn.