hoàn thiện hoạt động mua hàng của công ty cổ phần filler masterbatch

Đối với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại thì công tác tổ chức mua hàng giữ vai trò tiên quyết, sống còn của mỗi tổ chức, góp phần thực hiện hóa chiến lược mà ban quản trị đề ra, ả

TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Trong bối cảnh thương mại quốc tế đang bị ảnh hưởng bởi tình hình địa chính trị phức tạp trên toàn thế giới, kinh tế Việt Nam cũng gặp nhiều cơ hội và thách thức Để có thể đứng vững và trở nên lớn mạnh trên thị trường đã vốn nhiều rủi ro, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một chiến lược phát triển toàn diện và phù hợp

Hoạt động mua hàng là mắt xích quan trọng trong toàn bộ doanh nghiệp cũng như chuỗi cung ứng Hoạt động mua hàng một khi được triển khai tốt sẽ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra thông suốt Đối với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại thì công tác tổ chức mua hàng giữ vai trò tiên quyết, sống còn của mỗi tổ chức, góp phần thực hiện hóa chiến lược mà ban quản trị đề ra, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động này, công ty cổ phần Filler Masterbatch đã chuyên môn hóa phòng Mua hàng trong cơ cấu bộ máy tổ chức nhằm tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn những nguồn cung, mặt hàng chiến lược để sản xuất hạt nhựa phụ gia Mặc dù đã được cải thiện nhưng công ty vẫn còn phụ thuộc phần lớn nguồn nguyên liệu nhựa nguyên sinh nhập khẩu để phục vụ sản xuất

Trong thời gian qua, hoạt động mua hàng của công ty Filler Masterbatch đã đạt được một số kết quả nhất định, bên cạnh đó vẫn còn bộc lộ một số tồn tại, hạn chế Xuất phát từ thực tiễn cùng kiến thức tiếp thu trong quá trình thực tập, tác giả quyết định lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hoạt động mua hàng của công ty cổ phần Filler Masterbatch” làm khóa luận tốt nghiệp Mục đích của khóa luận nhằm nghiên cứu cả về lý luận và thực tiễn về hoạt động mua hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động này, từ đó phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Tổng quan tình hình nghiên cứu

Hiện nay, mua hàng được rất nhiều tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp chú trọng và quan tâm tới bởi mua hàng ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ Tính tới thời điểm hiện tại, có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp có thể kể đến như:

Các nghiên cứu lý thuyết về hoạt động mua hàng

Car và Smeltzer (1997) đưa ra quan niệm mua (Procurement) là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định đề hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn Định nghĩa này bổ sung vào cách tiếp cận truyền thống, cho thấy mua không chỉ nhằm đạt được mức giá rė nhất mà còn tập trung vào việc tìm kiếm các cơ hội dài hạn có tính chiến lược

Tác giả An Thị Thanh Nhàn (2018) trong Giáo trình quản trị logistics kinh doanh đã đưa ra lý luận về khái niệm và vai trò của mua, quá trình mua và hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp Tuy nhiên, các quy trình này thực hiện ở mức độ nội bộ doanh nghiệp, chưa có ứng dụng tích hợp trên toàn chuỗi Bằng cách hệ thống hoá các lý luận cơ bản về mua hàng, tác giả đã cung cấp cho độc giả một cái nhìn tổng quan về quy trình mua hàng trong môi trường doanh nghiệp sản xuất, thương mại Việc áp dụng các phương pháp phân tích và so sánh giữa các phương tiện mua hàng đã giúp tác giả hiểu rõ hơn về các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định mua hàng và cách thức doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình này Ngoài ra, việc mô tả chi tiết các quy trình mua hàng và thống kê các dữ liệu liên quan đã giúp tác giả trình bày một cách cụ thể và minh bạch về các vấn đề và thách thức mà doanh nghiệp thương mại thường gặp phải khi tiến hành mua hàng

An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2021) đã xây dựng được một nền tảng lý thuyết vững chắc về quản trị nguồn cung Giáo trình quản trị chuỗi cung ứng đã trình bày tổng quan về chuỗi cung ứng bao gồm cả chiến lược và các yếu tố quyết định năng lực cạnh tranh chuỗi cung ứng, việc hoạch định và lập kế hoạch, phân phối và thu hồi trong chuỗi, lý thuyết và các công nghệ mới trong quản lý thông tin chuỗi cung ứng, cộng tác trong chuỗi cung ứng, cách đánh giá, đo lường và quản trị rủi ro trong chuỗi Đặc biệt, nghiên cứu dành một chương riêng biệt để trình bày về mua và quản lý nguồn cung trong chuỗi để người đọc hiểu rõ hơn về mua và chiến lược mua, hoạt động thuê ngoài, hoạt động quản lý nguồn cung Dưới góc độ của công ty trung tâm (focal firm), thường là các doanh nghiệp sản xuất, các lý luận này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được cả dòng ngược và dòng xuôi trong chuỗi, tối ưu hóa các nguồn lực sẵn có và tận dụng năng lực của các doanh nghiệp tham gia vào chuỗi

Các nghiên cứu về hoạt động mua hàng tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến và thương mại

Phạm Văn Kiệm (2016) đã đi sâu vào quản trị quan hệ giữa các doanh nghiệp bán lẻ (DNBL) và nhà cung cấp (NCC), đánh giá ảnh hưởng của các yếu tố môi trường và tổ chức đến quản trị quan hệ này Nghiên cứu đã phân loại các mối quan hệ giữa DNBL và NCC theo các mức độ từ giao dịch đơn thuần đến hợp tác chiến lược Ngoài ra, tác giả cũng tổng hợp kinh nghiệm từ các công ty lớn như Walmart và Carrefour, rút ra bài học về việc tôn trọng và hỗ trợ NCC, rút ngắn chuỗi cung ứng và tối ưu hóa chi phí Những phát hiện này gợi ý cách DNBL Việt Nam có thể cải thiện hiệu quả và định vị trong các mối quan hệ cung ứng

Vũ Thị Như Quỳnh (2021) đã hệ thống hóa lý luận cơ bản của quản trị mua và thực trạng quản trị mua nguyên vật liệu của các doanh nghiệp may thuộc Vinatex Đề tài này đã nêu lên những bất cập và hạn chế đối với quản trị mua nguyên vật liệu, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại Qua đó, tác giả dã đưa ra giải pháp thúc đẩy quản trị mua nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp may thuộc Vinatex

Tác giả Đoàn Ngọc Ninh (2023) dã hệ thống hóa, bổ sung và hoàn thiện khung lý luận về quản trị nguồn cung và hoạt động mua hàng của các doanh nghiệp Cùng với đó, tác giả đã nghiên cứu và đề xuất giải pháp cho các doanh nghiệp chế biến cà phê tại Việt Nam Tuy nhiên nghiên cứu còn chưa giải quyết triệt để về phạm vi nghiên cứu toàn chuỗi cung ứng tại Việt Nam và có giải pháp gắn với các loại hình doanh nghiệp khác nhau

Về mặt lý luận và thực tiễn, hầu hết các công trình nghiên cứu chưa tiếp cận về hoạt động mua hàng mảng hạt nhựa phụ gia Đặc biệt là chưa từng có công trình nghiên cứu và giải quyết toàn diện hoạt động mua hàng tại công ty cổ phần Filler Masterbatch Vì vậy, đề tài “Hoàn thiện hoạt động mua hàng của công ty cổ phần Filler Masterbatch” đảm bảo yêu cầu có tính mới và không trùng lặp với những nghiên cứu mới nhất trong 3 năm gần đây.

Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của công ty cổ phần Filler Masterbatch, từ đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn hoạt động mua hàng của công ty

Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng tại các doanh nghiệp Thứ hai, chỉ ra thực trạng tại công ty cổ phần Filler Masterbatch trong hoạt động mua hàng từ đó tìm ra những mặt hạn chế còn tồn tại

Thứ ba, rút ra kinh nghiệm và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng của công ty cổ phần Filler Masterbatch đến năm 2030.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hoàn thiện hoạt động mua hàng của công ty cổ phần Filler Masterbatch

+ Nội dung nghiên cứu: Mua hàng là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh của bất kỳ công ty nào, đặc biệt là loại hình sản xuất như công ty FM Việc quản lý hiệu quả hoạt động này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất sản xuất, chi phí và khả năng cạnh tranh của công ty Vì vậy, tác giả quyết định tập trung nghiên cứu về các hoạt động trong quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp của công ty cổ phần Filler Masterbatch Từ đó có những đánh giá về thực trạng, đề xuất và kiến nghị phù hợp

+ Thời gian nghiên cứu: Sử dụng dữ liệu thứ cấp từ năm 2020 đến nay Dữ liệu được khảo sát và thu thập dựa trên hồ sơ , báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh của công ty cổ phần Filler Masterbatch thời đề xuất các giải pháp và kiến nghị áp dụng trong giai đoạn 2024-2030

+ Không gian nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về hoạt động mua hàng đối với nguồn cung trong nước và nhập khẩu.

Phương pháp nghiên cứu

1.5.1 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp

Trong phạm vi nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp để thu thập, phân loại thông tin và số liệu từ nhiều nguồn khác nhau, cụ thể:

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu từ các giáo trình, bài giảng, luận văn của giảng viên trường Đại học Thương mại và các trường đại học khác Khai thác thêm các thông tin từ các trang báo chí, luận văn, các nghiên cứu và tài liệu có liên quan đến hoạt động mua hàng

Ngoài ra, sử dụng dữ liệu từ báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty cổ phần Filler Masterbatch các năm 2020, 2021, 2022 ở phòng mua hàng Các văn bản, số liệu liên quan đến quá trình thành lập, phát triển và những định hướng phát triển trong tương lai của công ty

1.5.2 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp a) Phương pháp phỏng vấn chuyên gia

Trong phạm vi bài nghiên cứu, tác giả đã thực hiện các cuộc gặp mặt và phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo tại văn phòng Hà Nội, các nhân viên chính thức và đưa ra câu hỏi để khai thác dữ liệu cần thiết cho bài khóa luận này Nội dung phỏng vấn bao gồm các nhận xét về tình hình kinh doanh của công ty, các định hướng phát triển hoạt động mua hàng, các vấn đề còn tồn tại trong quá trình mua hàng và hướng giải quyết b) Phương pháp quan sát

Tác giả đã đã tiến hành quan sát trực tiếp các hoạt động hàng ngày của bộ phận mua hàng tại văn phòng công ty Tác giả đã quan sát các quy trình làm việc, từ việc tìm kiếm nhà cung cấp, đặt hàng, đến xử lý các thủ tục thanh toán và giao nhận hàng hóa Các thông tin được ghi chép và ghi lại một cách tỉ mỉ và chi tiết, từ các quy trình làm việc đến các vấn đề và thách thức mà nhân viên mua hàng gặp phải.

Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

Ngoài Mục lục, Danh mục các từ viết tắt, Danh mục bảng biểu, hình vẽ, Lời mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục đi kèm, nội dung chính của khóa luận được chia làm bốn chương như sau:

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp

Chương 3: Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động mua hàng của công ty cổ phần Filler Masterbatch

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng của công ty cổ phần Filler Masterbatch

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP

Khái quát về mua

Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp phải chịu rất nhiều sức ép cạnh tranh Hoạt động mua hàng đang trở thành mối quan tâm mà các doanh nghiệp chú trọng đầu tư để thích nghi và tồn tại Mặc dù mua vẫn được coi là quá trình cung cấp nguyên liệu để hỗ trợ hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng ở mỗi cấp độ khác nhau, việc mua hàng sẽ được định danh và hiểu biết theo cách riêng biệt

Theo quan niệm truyền thống, mua (Purchasing) là hành vi thương mại, đồng thời cũng là hoạt động nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa cho sản xuất hoặc cung ứng trong phân phối Theo quan điểm ở phạm vi hẹp này, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu

Tuy nhiên, mua đang trở nên quan trọng với vị trí và tầm ảnh hưởng ngày một rộng lớn trong chiến lược logistics chuỗi cung ứng Trong chuỗi giá trị của M Porter, mua là liên kết chủ yếu giữa các thành viên chuỗi cung ứng Theo cách tiếp cận này, mua (Procurement) được hiểu là một phần chiến lược logistics chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất cung cấp và phát triển các nhà cung cấp Để hoạt động mua hàng hiệu quả, có nguồn cung ổn định và chất lượng, doanh nghiệp cần có hệ thống quản trị chặt chẽ, có tính chiến lược Viết về vấn đề này, tác giả An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2018) đã nêu ra khái niệm về chiến lược mua hàng như sau: “Chiến lược mua hàng là tập hợp các mục tiêu và kế hoạch dài hạn về tạo nguồn hàng hóa và dịch vụ nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của dự trữ và phân phối tại doanh nghiệp Đây là năng lực quan trọng của doanh nghiệp để phát triển các kinh doanh cốt lõi” (An Thị Thanh Nhàn các tác giả, Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh, 2018)

Trong cùng năm 2018, tác giả Trần Văn Trang và cộng sự cũng đã đề cập đến quy trình quản trị mua hàng bao gồm các quá trình do doanh nghiệp thực hiện từ việc hoạch định kế hoạch mua, tổ chức thực hiện mua hàng, đánh giá kết quả sau mua hàng nhằm phục vụ thực hiện mục tiêu sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp (Trần Văn Trang và các tác giả, Giáo trình Quản trị sản xuất, 2018)

Có thể thấy, quan điểm tiếp cận về hoạt động mua hiện nay rất đa dạng Trong giới hạn nghiên cứu của đề tài, hoạt động mua được nhìn nhận theo quan điểm chuỗi cung ứng Theo đó, mua được hiểu là một phần của chuỗi cung ứng, bao gồm quá trình quản lý đầu vào về nguyên nhiên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ phục vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất của công ty được tối ưu hóa

Hoạt động mua hàng ảnh hưởng ngày càng lớn đối với các chuỗi cung ứng Nó không chỉ là một liên kết chủ yếu mà còn là trục tương tác cốt lõi giữa các thành viên trong chuỗi Hoạt động mua hàng hiệu quả cần đáp ứng các mục tiêu sau:

- Đảm bảo cung ứng liên tục: hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng phải đảm bảo các yêu cầu của các bộ phận nội bộ trong tổ chức về vật tư, nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ đầu vào được đáp ứng liên tục và có chất lượng Các bộ phận này có thể bao gồm bộ phận sản xuất, trung tâm phân phối, kỹ thuật, nghiên cứu và phát triển, công nghệ thông tin và các bộ phận khác Để đạt được mục tiêu này, quá trình mua hàng cần tuân thủ các yêu cầu như mua sản phẩm và dịch vụ với giá cả hợp lý, chọn nguồn cung phù hợp, tuân thủ đặc điểm kỹ thuật, mua với số lượng phù hợp, đảm bảo giao hàng đúng thời điểm và đáp ứng các yêu cầu của các bộ phận nội bộ

- Quản lý quá trình mua hiệu quả: Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải quản lý hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả thông qua việc quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên mua, xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy trình mua

- Phát triển nguồn cung ứng: là một mục tiêu quan trọng để lựa chọn, phát triển và duy trì nguồn cung Mục tiêu này giúp bộ phận mua có thể duy trì tính cạnh tranh của các nguồn cung hiện tại, khám phá và phát triển mối quan hệ với những nguồn cung tiềm năng, cũng như cải thiện và phát triển các nguồn cung không cạnh tranh Từ đó, tổ chức có thể quản lý một mạng lưới cung ứng linh hoạt và đảm bảo sản phẩm có lợi thế về giá cả, chất lượng, công nghệ và giao hàng, cũng như khả năng phát triển sản phẩm mới, trong khi duy trì mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp bên ngoài

- Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác: Mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lành mạnh, tích cực và chặt chẽ với các chức năng khác, cung cấp thông tin và tư vấn khi cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức

- Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức: Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp Khi đạt được mục tiêu này, mua được xem là một phần chiến lược cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường

Trong bối cảnh ngày càng cạnh tranh và biến đổi nhanh chóng của thị trường, vai trò của hoạt động mua hàng trở nên ngày càng quan trọng và đa dạng, không chỉ đơn thuần là việc mua hàng mà còn là một cánh cửa mở ra nhiều cơ hội và thách thức cho sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp, mua cần đáp ứng một số vai trò như:

- Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: Theo cách nhìn truyền thống, mua tách rời với khách hàng và người tiêu dùng Tuy nhiên, ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này Mặt khác, cũng dễ dàng thấy bộ phận mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp để ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp

- Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: Mua kết nối với thị trường cung ứng, nắm bắt các thông tin mới nhất về công nghệ, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ, các nguồn cung ứng và các thay đổi về điều kiện thị trường Những hiểu biết về thị trường đầu vào cho phép doanh nghiệp định hình chiến lược kinh doanh để nắm bắt các cơ hội thị trường mới

- Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: Mua chỉ đạt được mục tiêu chiến lược dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt Chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các đối tác cung cấp Nhờ duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, nhận diện và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có các ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường

Nội dung hoạt động mua hàng

Quá trình mua là tập hợp các quyết định về chính sách và phương pháp có tính kế tiếp và chu kỳ trong triển khai thực hiện các thương vụ mua Bao gồm các bước: phân tích nhu cầu mua, quyết định mua hay tự làm, quyết định phương thức mua, xác định nhà cung cấp, tiếp nhận hàng hóa mua, đánh giá sau mua

Nguồn: John Joseph Coyle và ctg, 2006, tr 120 a Phân tích nhu cầu

Phân tích nhu cầu nhằm xác định hoặc đánh giá lại nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp để xem xét liệu đơn đặt hàng tiếp theo có cần áp dụng tiêu chuẩn mua hàng mới hay vẫn áp dụng tiêu chuẩn có sẵn Tuy nhiên các nhu cầu mua hàng từ đơn hàng trước đó cũng có thể thay đổi và phải đánh giá lại Nhu cầu mua thường xuất phát từ các đơn đề nghị đặt hàng của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp hoặc từ đơn mua hàng của khách hàng Các nhu cầu mua cần được xác định rõ và lượng hóa thành các chỉ tiêu đo lường cụ thể như số lượng, tiêu chuẩn về chất lượng, thời gian mua, thời gian giao hàng… b Quyết định mua hay tự làm

Trước khi xác định mua hàng của các nhà cung cấp, doanh nghiệp cần quyết định sẽ tự làm hay mua sản phẩm hoặc dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu sử dụng Tuy nhiên, việc tự sản xuất sẽ cần đầu tư khá nhiều công sức và tài chính cho việc mua trang thiết bị phục vụ sản xuất Hiện nay các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng luôn có xu hướng thuê ngoài để tập trung vào các hoạt động cốt lõi và tăng tính chuyên môn hóa của hoạt động kinh doanh c Quyết định phương thức mua

Mua lại thẳng (Straight rebuy hay Routine purchase) được tiến hành đối với nhà cung ứng đã có quan hệ mua từ trước theo mối liên kết chặt chẽ Phương thức mua lại thẳng áp dụng khi tình hình thị trường có ít biến động và doanh nghiệp mua không có nhu cầu thay đổi bất cứ yêu cầu gì đối với nhà cung cấp Phương thức này thường được thực hiện bằng các hình thức đặt hàng đơn giản, giữa doanh nghiệp mua và nhà cung cấp thân quen Việc mua lại thẳng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và thời gian Trong mối quan hệ hợp tác này, các nhà cung cấp sẽ có những ưu đãi về dịch vụ cũng như nỗ lực gia tăng chất lượng sản phẩm để duy trì hợp tác

Mua lại có điều chỉnh (Modified rebuy) là phương thức mà doanh nghiệp mua đặt hàng lại với nhà cung cấp trước đó nhưng sẽ có sự điều chỉnh về một hoặc nhiều điều khoản mua hàng (có thể về giá, tiêu chuẩn kỹ thuật phương thức giao hàng, phương thức thanh toán ), cả hai bên sẽ có sự điều chỉnh phù hợp để đi đến kết quả đôi bên cùng có lợi Phương thức này thường gặp khi nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp mua bị thay đổi bởi sự ảnh hưởng nghiệp hoặc có thể gặp khi điều khoản mua của các bên đã không còn phù hợp Nếu hai bên không thể đi đến thống nhất thì có thể doanh nghiệp mua phải đổi nguồn cung, dẫn đến doanh nghiệp mua có thể sẽ phải chịu khoản chi phí lớn và gây ra trì hoãn cho các hoạt động kinh doanh khác

Mua mới (New buy) là phương thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ ban đầu với nguồn cung cấp để mua trong trường hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mua mới như mới bắt đầu kinh doanh hoặc kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm hoặc không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn Lúc này doanh nghiệp mua cần xác định lại nguồn hàng và phải tiến hành nghiên cứu, phân tích lựa chọn nguồn cung ứng Chi phí cho một giao dịch mới thường rất cao và tốn nhiều thời gian để thẩm định d Xác định nhà cung cấp Để tìm kiếm nhà cung cấp, trước tiên phải hiểu nhà cung cấp là một tổ chức hay cá nhân cung ứng sản phẩm hay dịch vụ cho doanh nghiệp và phân loại các nhà cung cấp theo một số tiêu chí như:

- Theo giá trị hàng hóa mua (gồm có nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ)

- Theo tính chất quan hệ (gồm có nhà cung cấp truyền thống và nhà cung cấp mới)

- Theo phạm vi địa lý (gồm có nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài)

- Theo tính chất hoạt động kinh doanh (bao gồm các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thương mại bán buôn và nhà phân phối công nghiệp)

Việc xác định các nguồn thông tin về nhà cung cấp là một điều kiện quan trọng giúp doanh nghiệp biết tìm họ ở đâu và không bỏ sót các nhà cung cấp tốt Có ba nguồn thông tin cơ bản để tìm kiếm nhà cung cấp, đó là:

- Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp, bao gồm các thông tin về nhà cung cấp đã được lưu trữ, từ các thành viên trong doanh nghiệp

- Nguồn thông tin đại chúng, bao gồm thông tin về nhà cung cấp được đăng tải trên các loại báo chí, tạp chí, truyền hình, đài phát thanh, mạng internet

- Nguồn thông tin từ chính các nhà cung cấp như thư chào hàng, catalog quảng cáo, triển lãm, hội chợ…

Sau khi đã tìm kiếm được các nhà cung cấp từ các nguồn thông tin khác nhau, doanh nghiệp cần phải lập hồ sơ các nhà cung cấp Hồ sơ nhà cung cấp phải đầy đủ các thông tin cần thiết theo các tiêu chuẩn lựa chọn mà doanh nghiệp đã đề ra, các thông tin về nhà cung cấp phải đảm bảo độ tin cậy, kèm theo là những nhận xét đánh giá và kết luận về họ

Thông tin về nhà cung cấp thường bao gồm: Tên, lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh, phạm vi hoạt động, thương hiệu, nhãn hiệu sản phẩm, khả năng tài chính, uy tín trên thị trường, tính cạnh tranh của sản phẩm

Lựa chọn nhà cung cấp là việc doanh nghiệp dựa vào các tiêu chuẩn lựa chọn đã được xây dựng, vào thông tin về nhà cung cấp đã được xử lý và kiểm chứng để chọn được những nhà cung cấp tốt nhất Quan điểm lựa chọn nhà cung cấp là "không nên chỉ có một nhà cung cấp" Nói cách khác là doanh nghiệp nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp, trong đó có các nhà cung cấp chính và phụ Mặt khác, cần dựa vào nguyên tắc "nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ"

Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp bao gồm các tiêu chuẩn như:

- Chất lượng của nhà cung cấp thể hiện qua các tiêu chuẩn chất lượng mà họ đã đạt được qua các kỳ kiểm tra và đánh giá của các cơ quan quản lý chất lượng, trong đó chú trọng đến chất lượng sản phẩm, các chứng chỉ về chất lượng…

- Thời hạn giao hàng của nhà cung cấp

- Giá thành hàng mua (bao gồm giá mua và chi phí mua hàng) Đây là ba tiêu chuẩn quan trọng nhất, được coi là các tiêu chuẩn chính để lựa chọn các nhà cung cho doanh nghiệp Ngoài ra, doanh nghiệp cần quan tâm đến các tiêu chuẩn khác như: khả năng kỹ thuật của nhà cung cấp, các dịch vụ sau bán, khả năng sản xuất, khả năng tài chính của nhà cung cấp… e Tiếp nhận hàng hoá/dịch vụ

Tiếp nhận hàng hoá là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp mua Quá trình tiếp nhận hàng hóa có thể tại kho của nhà cung ứng hoặc tại cơ sở logistics của bên mua Trong trường hợp giao hàng tại kho của nhà cung ứng, doanh nghiệp mua phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá

Nội dung tiếp nhận hàng hoá bao gồm tiếp nhận về số lượng và chất lượng hàng hoá, làm chứng từ nhập kho Nhà cung ứng thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa cho khách hàng trong các đơn hàng để tận dụng phương tiện vận chuyển có sẵn của nhà cung cấp nhằm giảm chi phí cho hai bên Có những trường hợp cụ thể, bên mua phải tự mình vận chuyển hàng hoá do đặc điểm hàng hoá yêu cầu phương tiện vận tải chuyên dụng hoặc nhà cung ứng thiếu khả năng tổ chức vận chuyển hàng hoá, lúc này bên mua phải có phương án vận chuyển hợp lý cho mình Về mặt quan hệ kinh tế, sau khi nhà cung cấp giao hàng thành công cho doanh nghiệp mua thì được coi là kết thúc một lần mua hàng Nhưng doanh nghiệp vẫn cần tiếp tục theo dõi nhà cung cấp và lô hàng mua để tiến hành đánh giá quá trình nghiệp vụ mua và điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt hơn f Đánh giá sau mua

Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng

2.3.1 Môi trường vĩ mô a Môi trường kinh tế

Thực trạng nền kinh tế và xu hướng thị trường ảnh hưởng đến sự thành công và định hướng phát triển của doanh nghiệp, ngành, quốc gia, khu vực Môi trường kinh tế tập hợp đa dạng các nhân tố như: tốc độ tăng trưởng kinh tế; lãi suất, chính sách tiền tệ tỷ giá hối đoái; tình trạng lạm phát, kim ngạch xuất nhập khẩu Môi trường kinh tế ảnh hưởng sâu rộng tạo những cơ hội và thách thức khác nhau đến hoạt động của các doanh nghiệp, các ngành, quốc gia và khu vực Kinh tế phát triển hay suy thoái đều ảnh hưởng trực tiếp và tạo ra nhiều chiều hướng khác nhau với hoạt động của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại b Môi trường chính trị - pháp luật

Trong nền kinh tế thị trường, môi trường chính trị - pháp luật ngày càng ảnh hưởng lớn đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các yếu tố gồm: sự ổn định về chính trị và đường lối ngoại giao; sự cân bằng của các chính sách của Nhà nước; quan điểm, mục tiêu, định hướng phát triển kinh tế xã hội; hệ thống pháp luận và mức độ hoàn thiện của hệ thống pháp luật Bên cạnh cơ chế quản lý hành chính, năng lực làm việc và thái độ phục vụ của các công chức quản lý cũng ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp Vậy nên, việc thay đổi chính sách phù hợp với từng giai đoạn và sự cải cách hành chính là điều kiện thúc đẩy các hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp thương mại c Môi trường văn hóa - xã hội

Môi trường văn hóa - xã hội thể hiện các thái độ xã hội và các giá trị văn hóa Môi trường văn hóa - xã hội bao gồm tốc độ tăng trưởng dân cư, cơ cấu dân số, nhân khẩu học, quan điểm sống, các chuẩn mực đạo đức, phong tục, tập quán Khi có sự thay đổi về các nhân tố này sẽ tạo ra sự thay đổi lớn về nhu cầu tiêu dùng hàng hoá/dịch vụ Việc nắm bắt các nhân tố này giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng để có mục tiêu và định hướng phù hợp cho doanh nghiệp d Môi trường công nghệ

Sự cải tiến không ngừng của công nghệ thông tin đã mang đến sự thay đổi tích cực trong các lĩnh vực khác nhau Đặc biệt trong thời công nghệ số hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng công nghệ trong việc quản lý và vận hành Công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp có thể tự động hoạt động, kết nối chặt chẽ, minh bạch, nhanh chóng và hiệu quả Công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

2.3.2 Môi trường vi mô a Nhà cung cấp

Nhà cung cấp là tổ chức hoặc cá nhân, tham gia cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ cho doanh nghiệp Những nhà cung cấp này hình thành các thị trường cung cấp các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp như cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, cung cấp vốn, các dịch vụ tài chính, cung ứng lao động Tính chất của các thị trường cung cấp khác nhau sẽ ảnh hưởng ở mức độ khác nhau đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Những nhà cung cấp có thể coi là một áp lực đe dọa đối với doanh nghiệp khi họ có khả năng tăng giá bán đầu vào hoặc giảm chất lượng các sản phẩm, dịch vụ mà họ cung cấp, hay như không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp về số lượng, thời gian cung ứng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động và làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp b Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của một công ty Sự cạnh tranh về giá cả và điều kiện thanh toán có thể tạo ra áp lực lớn, buộc công ty phải tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên liệu với giá cả cạnh tranh hơn hoặc thương lượng điều kiện thanh toán linh hoạt hơn với các nhà cung cấp Ngoài ra, chất lượng và sự tin cậy của sản phẩm hoặc dịch vụ từ đối thủ có thể khiến công ty cảm thấy cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới có khả năng cung cấp nguyên vật liệu hoặc sản phẩm với chất lượng và đáng tin cậy tương đương Từ đó vô hình chung tạo áp lực thúc đẩy công ty không ngừng phát triển để tồn tại Khả năng cung cấp và hiệu suất cũng là một yếu tố quan trọng, với đối thủ có khả năng cung cấp nguyên vật liệu hoặc sản phẩm nhanh chóng và hiệu quả hơn, công ty có thể phải cải thiện quy trình mua hàng của mình để đảm bảo rằng họ không bị kém cỏi trong khả năng cung cấp và sản xuất Đặc biệt, mối quan hệ và dịch vụ khách hàng từ đối thủ có thể khiến công ty cảm thấy cần phải nâng cao mối quan hệ với nhà cung cấp và cải thiện dịch vụ khách hàng của mình để duy trì và cạnh tranh trong thị trường, đặt ra một thách thức lớn đối với công ty để duy trì được vị thế cạnh tranh và đáp ứng được nhu cầu của thị trường c Khách hàng

Khách hàng là mục tiêu hướng tới toàn bộ hoạt động kinh doanh và là nguồn tạo ra doanh thu trực tiếp cho doanh nghiệp Chính vì vậy, khách hàng là nhân tố có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động quản lý chuỗi cung ứng của công ty Yêu cầu và nhu cầu từ phía khách hàng chủ động định hình hoạt động mua hàng của công ty Khách hàng có thể yêu cầu những tiêu chuẩn cụ thể về chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán Công ty cần phải linh hoạt và nhanh chóng điều chỉnh quy trình mua hàng để đáp ứng những yêu cầu này một cách hiệu quả Không những thế, phản hồi và đánh giá từ khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hoạt động mua hàng của công ty Phản hồi tích cực về chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quá trình giao tiếp có thể giúp công ty duy trì hoặc tăng cường mối quan hệ với khách hàng Ngược lại, phản hồi tiêu cực có thể đặt ra áp lực đối với công ty để cải thiện quy trình mua hàng và tìm kiếm những nhà cung cấp có thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tốt hơn Ngoài ra, thị trường và xu hướng tiêu dùng cũng ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của công ty Nếu có sự thay đổi trong thị trường hoặc xu hướng tiêu dùng, công ty sẽ cần điều chỉnh chiến lược mua hàng để đáp ứng nhu cầu mới từ khách hàng và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường

2.3.3 Các nguồn lực của công ty a Nguồn lực tài chính

Sự có sẵn của nguồn lực tài chính có ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng của một công ty Nguồn lực tài chính là yếu tố quan trọng để thực hiện các giao dịch mua hàng, bao gồm thanh toán cho các đơn đặt hàng, chi trả cho các dịch vụ vận chuyển và bảo hiểm, cũng như duy trì một mức tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh Khi một công ty đối mặt với hạn chế về nguồn lực tài chính, họ có thể phải đối mặt với các vấn đề như việc không thể thanh toán các đơn hàng kịp thời, gây ra sự trễ tràng trong chuỗi cung ứng Ngoài ra, vấn đề này còn ảnh hưởng đến các cơ hội kinh doanh và mất lòng tin từ phía các nhà cung cấp Ngoài ra, khi có nguồn lực tài chính hạn chế, công ty có thể phải tìm kiếm các phương án tài trợ hoặc vay vốn để đáp ứng nhu cầu mua hàng, đồng thời cũng phải đối mặt với các chi phí tài chính đi kèm Do đó, quản lý và tối ưu hóa nguồn lực tài chính là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo rằng hoạt động mua hàng của công ty diễn ra một cách hiệu quả và bền vững b Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật là một yếu tố phản ánh năng lực của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện các hoạt động trong quá trình mua, đạt được sức mạnh cạnh tranh trên thị trường Từ đó, doanh nghiệp có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn Góp phần tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Ngược lại, nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp yếu kém sẽ làm hạn chế cơ hội của doanh nghiệp Điển hình có thể kể tới việc sở hữu kho riêng giúp doanh nghiệp chủ động trong quyết định dự trữ, tác động trực tiếp tới hoạt động mua hàng hoá, sản phẩm Kho bãi tốt giúp doanh nghiệp có thể tiến hành mua với quy mô lớn đạt lợi thế kinh tế nhờ quy mô rồi tiến hành lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn bộ hệ thống Góp phần giảm chi phí sản xuất vận chuyển, phân phối Nhờ có kho, doanh nghiệp có thể chủ động tạo ra các đơn hàng với quy mô phù hợp trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị kho góp phần tiết kiệm chi phí c Nguồn nhân lực

Hoạt động mua không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Trong đó, yếu tố nhân lực vô cùng quan trọng Nhân viên mua cần nắm vững cả về quy trình, kiến thức và kỹ năng liên quan Việc tuyển chọn nhân viên thực hiện hoạt động mua là khâu rất quan trọng tác động trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động mua nói riêng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung Sở hữu đội ngũ nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự lớn của doanh nghiệp

Ngoài ra, năng lực của nhà quản trị mua hàng cũng rất quan trọng Nhà quản trị có vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ được về nhân viên, phải nắm rõ được khả năng của từng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn.

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG

Tổng quan tình hình công ty cổ phần Filler Masterbatch

3.1.1 Khái quát về công ty

Công ty cổ phần Filler Masterbatch - Filler Masterbatch JSC được thành lập vào 06/01/2020 do ông Đoàn Quốc Hùng là người đại diện, là doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh hạt nhựa Filler Masterbatch và Color Masterbatch Với quy mô nhà máy rộng 4 ha đặt tại Khu công nghiệp Yên Bái, cùng với dây chuyền sản xuất chuyên nghiệp và đội ngũ kỹ thuật lành nghề, Filler Masterbatch JSC mang đến những sản phẩm chất lượng cao với tiến độ giao hàng đảm bảo, giá thành hợp lý đáp ứng đa dạng nhu cầu và ngành nghề khác nhau trên thị trường hạt nhựa phụ gia

Hình 3.1: Logo công ty cổ phần Filler Masterbatch

Nguồn: Công ty cổ phần Filler Masterbatch

Với phương châm “ Hợp tác để cùng thành công”, và định hướng “Liên tục cải tiến”, Filler Masterbatch JSC đã luôn nỗ lực cả về nhân lực, trí lực và vật lực để xây dựng uy tín thương hiệu và niềm tin với khách hàng Công ty có những sản phẩm được thị trường trong và ngoài nước đánh giá cao, năng lực sản xuất lên đến 10.000 tấn/tháng, trở thành đối tác quốc tế lâu năm và xuất khẩu sản phẩm ra nhiều nước trên thế giới như Nga, Trung Quốc, Ấn Độ…

Công ty cổ phần Filler Masterbatch được thành lập vào năm 2020, mặc dù gặp khó khăn do tác động của đại dịch Covid 19, công ty vẫn duy trì và phát triển các sản phẩm thế mạnh, từng bước chiếm lĩnh thị phần trong và ngoài nước Năm 2021, với việc chủ động về công nghệ sản xuất, công ty Filler Masterbatch đã xây dựng nhà máy sản xuất hạt nhựa tại khu công nghiệp phía Nam, xã Văn Phú, thành phố Yên Bái

Năm 2022, do biến động nguồn cung cũng như nhu cầu của khách hàng lớn, công ty đã lắp đặt thêm 1 đầu máy sản xuất, nâng tổng số lượng dây chuyền sản xuất hạt nhựa lên 3 tổ máy Với số lượng đơn hàng ngày càng tăng, doanh thu và lợi nhuận của công ty cũng ngày được cải thiện, năm 2023 là năm đánh dấu cột mốc lợi nhuận dương Công ty Filler Masterbatch là công ty sản xuất và thương mại các sản phẩm, bán thành phẩm và nguyên vật liệu liên quan đến nhựa Cụ thể:

Sản xuất các sản phẩm hạt nhựa phụ gia: sản phẩm chính của công ty là filler masterbatch, filler masterbatch là chất độn nhựa được sử dụng phổ biến trong quá trình gia công thành phẩm nhựa Filler masterbatch là sự kết hợp của canxi cacbonat CaCO3, hạt nhựa nguyên sinh và các loại phụ gia nhựa theo yêu cầu của khách hàng Ngoài ra, công ty còn sản xuất các loại hạt phụ gia khác nhau như white masterbatch, FMPE, FMHD, FMPP được làm từ nguyên liệu chính là đá vôi (CaCO3) hoặc Titan, nhựa PP/PE và các nguyên liệu khác

Kinh doanh thương mại: buôn, bán các nguyên vật liệu thô, thành phẩm, bán thành phẩm cho các khách hàng trong và ngoài nước Các khách hàng trong nước thường là các công ty về bao bì, công ty nhựa kéo sợi ở các khu công nghiệp Về các khách nước ngoài, công ty chủ yếu bán cho đối tượng lại các công ty sản xuất đồ gia dụng và các công ty thương mại

3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức của FM được chia làm 4 phần bao gồm khối sản xuất, khối công nghệ, khối văn phòng và khối kinh doanh Công ty xây dựng cơ cấu tổ chức theo hình thức trực tuyến - chức năng

Trong cơ cấu này, Hội đồng quản trị là bộ phận có quyền hành cao nhất, trực tiếp chỉ đạo tất cả các công việc của doanh nghiệp Các nhiệm vụ được phân chia thành các phòng ban hoặc bộ phận dựa trên chức năng chính như phòng kinh doanh, thu mua, kế toán, kỹ thuật, nhân sự… Mỗi phòng ban sẽ đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể và được quản lý trực tiếp bởi ban giám đốc Nhân viên sẽ thực hiện mệnh lệnh của người phụ trách trực tiếp ở bộ phận mình làm việc Cụ thể:

Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Filler Masterbatch

Nguồn: Công ty cổ phần Filler Masterbatch

- Hội đồng quản trị: có chức năng quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, đảm bảo việc thực hiện chiến lược và mục tiêu của công ty, đưa ra các quyết định chiến lược và quan trọng bằng cách quản lý và giám sát Ban giám đốc, thực hiện giám sát tài chính và chiến lược dài

- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát có trách nhiệm giám sát và đánh giá hiệu suất của ban giám đốc và hệ thống quản lý nội bộ của công ty Họ thường đảm bảo rằng các quy trình kiểm soát nội bộ được thực hiện đúng cách và tuân thủ các quy định pháp luật và quy định của công ty, theo dõi và đánh giá các báo cáo tài chính, đề xuất biện pháp cải thiện và bảo đảm tính minh bạch và trung thực trong báo cáo tài chính

- Ban giám đốc: Ban giám đốc là cấp quản lý cao nhất trong công ty và chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động kinh doanh hàng ngày Chức năng của họ bao gồm đề xuất và thực hiện chiến lược kinh doanh, quản lý tài chính và nhân sự, và giám sát các bộ phận khác trong công ty, triển khai chiến lược và kế hoạch do Hội đồng quản trị phê duyệt

- Khối sản xuất: Khối sản xuất có trách nhiệm sản xuất các sản phẩm của công ty Các phòng sản xuất, kỹ thuật và kế hoạch thường hợp tác để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng và tiến độ sản xuất được duy trì

- Khối công nghệ: Khối công nghệ tập trung vào nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới và quản lý chất lượng Các phòng công nghệ, phát triển sản phẩm và quản lý chất lượng đảm bảo rằng công nghệ sản xuất và sản phẩm của công ty luôn tiên tiến và đáp ứng được yêu cầu của thị trường

- Khối văn phòng: Khối văn phòng bao gồm các phòng tài chính kế toán và hành chính nhân sự Phòng tài chính kế toán quản lý tài chính của công ty, bao gồm quản lý hạch toán, báo cáo tài chính và thu chi Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và quản lý hiệu suất

- Khối kinh doanh: Khối kinh doanh gồm các phòng sales, phòng mua hàng và phòng hỗ trợ Phòng sales chịu trách nhiệm tìm kiếm và phát triển thị trường, tạo ra doanh số bán hàng Phòng mua hàng quản lý quá trình mua sắm nguyên vật liệu và dịch vụ Phòng hỗ trợ quản lý các hoạt động vận chuyển và lưu kho để đảm bảo sản phẩm được giao hàng đúng thời gian và địa điểm mong muốn

Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của công ty cổ phần Filler

Nguồn lực Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ

Nguồn: Phòng hành chính nhân sự công ty cổ phần Filler Masterbatch

Tính đến năm 2023, Công ty FM có tổng số 118 nhân sự bao gồm người lao động tại các khối, phòng, ban Dựa trên bảng ta có thể thấy nhân công có trình độ trung học phổ thông là chủ yếu và có tỉ lệ cao nhất, chiếm khoảng 56% Do tính chất của công ty là công ty sản xuất, vì vậy cần có lực lượng lao động vận hành dây chuyền sản xuất, đa số là nhân công điều khiển phương tiện vận tải, vận hành thiết bị Nhóm lao động này là những lao động có kinh nghiệm, sức khỏe, không yêu cầu quá cao về trình độ chuyên môn phần lớn chủ yếu ở khối Sản xuất Bên cạnh đó, nhân công có trình độ đại học chiếm 26,3%, đội ngũ này làm nòng cốt phụ trách việc đàm phán, trao đổi bên ngoài cho đến việc phát triển nội bộ Đội ngũ trung cấp, cao đẳng chiếm tỉ lệ ít hơn, đa phần là đội ngũ cốt cán có nhiệm vụ liên hệ công tác từ phòng ban tới khối văn phòng, xử lý và quản lý thông tin tại kho, bên ngoài hiện trường

3.3 Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của công ty cổ phần Filler Masterbatch

3.3.1 Thực trạng quy trình mua hàng của công ty cổ phần Filler Masterbatch

Bộ phận mua hàng của công ty FM có nhiệm vụ tìm kiếm và giữ các mối quan hệ với nhà cung cấp, xử lý các thủ tục liên quan, đảm bảo tiến độ và chất lượng hàng hóa… Cụ thể, quy trình mua hàng được diễn ra theo năm bước được mô tả dưới đây:

Hình 3.4: Quy trình mua hàng của công ty cổ phần Filler Masterbatch

Nguồn: phòng Mua hàng công ty FM

Quy trình này được áp dụng cho tất cả việc mua hàng hóa, vật tư, phụ tùng, nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty FM Quy trình này được áp dụng cho tất cả cán bộ nhân viên của công ty có liên quan đến việc mua hàng hóa

Bước 1: Xác định nhu cầu

- Quy trình bắt đầu bằng việc tổng hợp thông tin từ các bảng dự trù nguyên vật liệu hàng tháng và hàng tuần, được cung cấp bởi các phòng ban: Kế hoạch, Sản xuất và Mua hàng Phòng Kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc dự báo nhu cầu tiêu thụ của sản phẩm được sản xuất từ hạt nhựa phụ gia Họ xem xét các yếu tố như xu hướng thị trường, yêu cầu từ khách hàng và các dự án mới để đưa ra dự trù về sản lượng cần sản xuất

Bảng 3.5: Bảng dự báo nhu cầu sản xuất của công ty FM tháng 2 và tháng 3 năm

Thời gian Sản phẩm Sản lượng dự kiến (tấn)

Xu hướng dự kiến Ghi chú

Hạt Nhựa Màu 3200 Đều Đặn Nhu cầu ổn định từ khách hàng

Hạt Nhựa PP 8800 Tăng Mở rộng khách hàng mới

Hạt Nhựa PE 4600 Giảm Điều chỉnh sản lượng sản xuất

Hạt Nhựa Màu 3280 Đều Đặn Duy trì cung cấp ổn định Hạt Nhựa PP 9600 Tăng Đầu vào lớn từ đối tác mới Hạt Nhựa PE 4000 Giảm Điều chỉnh sản lượng sản xuất

Nguồn: Tổng hợp từ phòng Sản xuất công ty FM

Tuy nhiên, thực trạng của phòng Kế hoạch vẫn còn nhiều hạn chế Đầu tiên là việc thiếu dữ liệu chính xác và đầy đủ từ các nguồn khác nhau như thị trường và yêu cầu từ khách hàng, dẫn đến sự không chính xác và không đáng tin cậy trong dự báo Thêm vào đó, sự thiếu linh hoạt và chủ động cũng là một vấn đề Phòng Kế hoạch gặp khó khăn trong việc thích ứng với biến động của thị trường và yêu cầu thay đổi từ khách hàng Trong một môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay, sự thay đổi có thể xảy ra một cách nhanh chóng và không lường trước được Việc không có các quy trình linh hoạt và mạnh mẽ để thích ứng với những yêu cầu thay đổi từ khách hàng cũng là một vấn đề đáng lưu ý Sự không linh hoạt trong quá trình sản xuất và lập kế hoạch có thể dẫn đến việc không thể đáp ứng kịp thời và đúng đắn đối với nhu cầu thị trường, gây ra rủi ro về mất mát và cạnh tranh không cân đối trên thị trường

Phòng Sản xuất cung cấp thông tin về quá trình sản xuất và số lượng sản phẩm dự kiến cần sử dụng hạt nhựa phụ gia Dựa trên thông số kỹ thuật và các yếu tố sản xuất, họ ước tính lượng nguyên vật liệu cần thiết cho mỗi giai đoạn sản xuất Cụ thể, dưới đây là định mức sản xuất của các nguyên vật liệu được phòng Sản xuất lập cho đơn đặt hàng của công ty Bedeko Europe vào ngày 26 tháng 12 năm 2023 Tổng nguyên liệu đầu vào là 55,080 kg, tỷ lệ các nguyên liệu đầu vào được phân bổ dựa theo đặc tính sản phẩm mà khách hàng yêu cầu

Bảng 3.6: Bảng định mức sản xuất mã hàng FX83MPE-F10 của đơn hàng

Tên nguyên liệu Chiếm tỷ lệ ( KG) Tỷ lệ %

Nguồn: Phòng sản xuất công ty FM

Phòng Mua hàng tiếp nhận thông tin từ cả phòng Kế hoạch và Sản xuất để đưa ra quyết định mua hàng hóa, vật tư và nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp Họ tiến hành thăm dò thị trường, thương lượng giá cả và đảm bảo chất lượng sản phẩm

Cuối cùng, thông tin từ các phòng được tổng hợp và phân tích để lập kế hoạch mua hàng tháng và hàng tuần Kế hoạch này được trình giám đốc để phê duyệt, đảm bảo công ty FM sẽ có đủ nguyên vật liệu để sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường một cách hiệu quả và linh hoạt Quy trình này đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong việc xác định nhu cầu mua hàng, giúp tối ưu hóa hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty

- Khi các bộ phận khác của công ty FM cần sử dụng vật tư để phục vụ quá trình sản xuất và kinh doanh, họ sẽ lập đề nghị mua hàng và gửi đến phòng Mua hàng Trong đề nghị này, họ sẽ chi tiết hóa nhu cầu cụ thể của họ, bao gồm loại vật tư, số lượng và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào khác

Bảng 3.7: Trích dẫn bảng tại Phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm tháng 12 năm

STT NỘI DUNG ĐỀ XUẤT ĐVT SỐ LƯỢNG GHI CHÚ

04 Phân trang 5 màu nhựa mũi tên Tệp 6

05 Giấy note phân trang Tệp 3

14 Túi bóng rác Kg 2 Túi bóng xanh mỏng

Nguồn: Phòng hành chính nhân sự

Phòng Mua hàng sau khi nhận được đề nghị mua hàng từ các bộ phận khác, sẽ tiến hành lập bảng đề xuất mua hàng Trong bảng này, họ sẽ tổng hợp tất cả các đề nghị mua hàng từ các bộ phận và chi tiết hóa chúng thành một kế hoạch mua hàng toàn diện Bảng đề xuất mua hàng này sau đó sẽ do Tổng giám đốc phê duyệt

Qua quá trình này, công ty FM đảm bảo rằng mọi nhu cầu mua hàng từ các bộ phận được xử lý một cách hiệu quả và trong thời gian ngắn nhất Quy trình mua của

FM đảm bảo hoạt động sản xuất và kinh doanh diễn ra một cách liên tục và không bị gián đoạn do thiếu hụt vật tư cần thiết

- Dựa vào Kế hoạch Mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận Mua hàng tổ chức quá trình mua sắm hàng hóa từ cả hàng nhập khẩu và hàng nội địa để đảm bảo tính hợp lý nhất

Bảng 3.8: Các nguyên vật liệu chính được mua bởi công ty FM trong năm 2023

STT Nguyên vật liệu Thị trường Một số nhà cung cấp

CaCO3 Trong nước Công ty cổ phần Khoáng sản Công Nghiệp Yên

Bái (YBM), Công ty Cổ phần Quốc tế Khoáng sản Việt Nam - VMI, Tập đoàn Bảo Lai

2 Pe Wax Nhập khẩu Qingdao Sinoplas Hi-New Material Co., Ltd; SM

Công ty TNHH TM và Đầu Tư Quốc tế Ngọc Linh, Công Ty CP An Thành BICSOL, Công ty TNHH XNK Phú Lâm

Lotte Chemical Corporation, GC Marketing Solutions Company Limited, PMC, AFT, MARUBENI, Vistamaxx

4 Zinc Stearate Nhập khẩu CHNV Technology Co.,Ltd; Essenco Limited

Trong nước Hóa chất Lộc Thiên, Công Ty TNHH Hóa Chất

Nhập khẩu Wilmar International, AFT

6 Dầu parafin Trong nước Công ty TNHH Hóa Chất Thành Vũ, Hóa Chất

Lâm Anh Nhập khẩu Michang Oil Ind.Co,Ltd

Hangzhou Harmony Chemical Co.,Ltd; Shanghai Yuejiang Titanium Chemical Manufacturer Co.,Ltd

Nguồn: Tổng hợp từ phòng Mua hàng công ty FM

Trưởng phòng Mua hàng thực hiện việc này bằng cách tiến hành so sánh và đánh giá các lựa chọn từ cả hai nguồn cung cấp Trưởng phòng Mua hàng sẽ xem xét các yếu tố như giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và các yếu tố khác để đưa ra quyết định tối ưu nhất

Việc tổ chức mua hàng giữa hàng nhập khẩu và hàng nội địa không chỉ giúp đảm bảo sự đa dạng trong nguồn cung, mà còn giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí vận chuyển Kết quả là, công ty có thể tận dụng tối đa các cơ hội thị trường và đáp ứng được nhu cầu một cách linh hoạt và hiệu quả nhất

Bước 2: Lập đơn hàng, hợp đồng

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN FILLER MASTERBATCH

Xu hướng phát triển của thị trường hạt nhựa phụ gia và phương hướng hoạt động của công ty cổ phần Filler Masterbatch tới năm 2030

4.1.1 Xu hướng phát triển thị trường hạt nhựa phụ gia

Trong ngành sản xuất nhựa, hạt nhựa phụ gia đóng một vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu suất sản phẩm, giảm chi phí và giảm thiểu tác động môi trường Các hạt phụ gia này chứa nồng độ cao các chất độn vô hoạt như canxi cacbonat, talc hoặc silic được thêm vào kết cấu để cải thiện các tính chất như độ cứng, khả năng chống va đập và độ mờ Khi các ngành công nghiệp trên toàn cầu tìm kiếm các giải pháp bền vững và tiết kiệm chi phí, thị trường hạt nhựa phụ gia đang trải qua sự tăng trưởng mạnh mẽ, được thúc đẩy bởi một số xu hướng chính định hình quỹ đạo của nó a Tại Việt Nam

Theo báo cáo của TechSCI research, thị trường hạt nhựa phụ gia Việt Nam được dự đoán sẽ tăng trưởng với tốc độ đáng chú ý trong giai đoạn dự báo 2024 -

2028 Nhu cầu ngày càng tăng từ các ngành công nghiệp khác nhau như bao bì, xây dựng, hàng tiêu dùng, ô tô, nông nghiệp và các ngành khác đang thúc đẩy nhu cầu về hạt nhựa phụ gia Hơn 380 triệu tấn nhựa được sản xuất hàng năm trên toàn thế giới dưới dạng bao bì, chiếm thị phần lớn nhất gần 36% nơi có nhu cầu về hạt nhựa phụ gia

- Ứng dụng ngày càng tăng trong ngành công nghiệp bao bì

Ngành công nghiệp bao bì là một trong những ngành tiêu thụ hạt nhựa phụ gia lớn nhất và nhu cầu của nó dự kiến sẽ tiếp tục tăng trưởng nhanh chóng Hạt nhựa phụ gia được sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng bao bì như màng phim, chai, hộp và túi để cải thiện các tính chất cơ học, giảm chi phí vật liệu và nâng cao thẩm mỹ sản phẩm Với sự nhấn mạnh ngày càng tăng vào các giải pháp bao bì bền vững và sự phát triển của thương mại điện tử, nhu cầu về hạt nhựa phụ gia trong ngành công nghiệp bao bì dự kiến sẽ vẫn mạnh mẽ trong những năm tới Trong khi tái chế vật liệu đóng gói, nhu cầu về hạt nhựa trong vật liệu nhựa là rất cao Do đó, nhu cầu về hạt nhựa phụ gia dự kiến sẽ tăng lên để cung cấp thêm các đặc tính cho nguyên liệu thô trong quá trình tái chế Hơn nữa, lợi thế về ưu đãi đầu tư vào đất đai, năng lượng, lao động giá rẻ để tiết kiệm chi phí, thuế, giá nguyên liệu đang tạo xu hướng tăng trưởng tích cực cho thị trường Việc tham gia vào các hiệp định thương mại tự do và chính sách đối ngoại thu hút các công ty nước ngoài tận dụng lợi thế và đầu tư vào Việt Nam là yếu tố được kỳ vọng sẽ thúc đẩy nhu cầu về hạt nhựa phụ gia từ nhiều ngành công nghiệp khác nhau để sản xuất sản phẩm

- Tiến bộ công nghệ trong sản xuất hạt nhựa phụ gia

Một xu hướng đáng kể khác là sự tiến bộ liên tục về công nghệ trong sản xuất hạt nhựa phụ gia Các nhà sản xuất đang đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để cải thiện sự phân tán của chất độn trong ma trận polymer, tăng cường khả năng tương thích với các hệ thống nhựa khác nhau và tối ưu hóa các thông số xử lý Những tiến bộ này dẫn đến các hạt phụ gia có tính năng hiệu suất vượt trội, cho phép các nhà sản xuất đạt được các thông số kỹ thuật sản phẩm mong muốn và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng khắt khe Những cải tiến gần đây về hạt nhựa phụ gia đã giảm trọng lượng trong khi vẫn duy trì chất lượng giống hệt nhau và tác động đáng kể đến việc tiết kiệm tài nguyên và năng lượng một cách hiệu quả Để tham khảo, một chai nhựa 500 ml nặng 24g vào năm 1990 và 9,5g vào năm 2013, giảm 14,5g mỗi chai và giảm trọng lượng 60% trong khoảng thời gian 25 năm Hạt nhựa phụ gia có xu hướng đa dụng khi công nghệ mới tiến bộ Khoảng trống giữa chất độn và các chất phụ gia mới được sử dụng trong quá trình tạo ra hạt nhựa mang lại cho sản phẩm những tính năng vượt trội hoặc độc đáo

- Chuyển đổi sang giảm trọng lượng và giảm chi phí

Giảm trọng lượng và giảm chi phí đã trở thành các ưu tiên chính cho các ngành công nghiệp nhằm duy trì tính cạnh tranh trên thị trường toàn cầu Hạt nhựa phụ gia cho phép các nhà sản xuất đạt được sự giảm trọng lượng đáng kể trong các sản phẩm nhựa mà vẫn duy trì độ bền cơ học và hiệu suất Bằng cách thay thế một phần polymer bằng chất độn vô hoạt, các nhà sản xuất có thể giảm chi phí vật liệu, giảm chi phí vận chuyển và giảm tiêu thụ năng lượng trong quá trình xử lý, từ đó tiết kiệm đáng kể chi phí trong suốt chuỗi cung ứng b Trên Thế giới

Quy mô thị trường hạt nhựa phụ gia là 12,9 tỷ USD vào năm 2023 và dự kiến sẽ đạt 16,8 tỷ USD vào năm 2028, với tốc độ CAGR là 5,4% trong giai đoạn dự báo

Hình 4.1: Biểu đồ dự đoán thị trường hạt nhựa phụ gia trên toàn thế giới đến năm 2028

Nguồn: Global Forecast to 2028, Market and market

Các ứng dụng chính của hạt nhựa phụ gia là xây dựng, ô tô, hàng tiêu dùng, bao bì, dệt may và nông nghiệp Các quy định nghiêm ngặt của chính phủ về việc sử dụng các sản phẩm nguy hiểm có thể là thách thức đối với những người tham gia vào thị trường hạt nhựa phụ gia Tuy nhiên, việc sử dụng các công nghệ mới và tiên tiến để giảm tác động của các mối nguy hiểm đến môi trường có thể mang lại cơ hội tăng trưởng cho các nhà sản xuất trên thị trường hạt nhựa phụ gia Mặc dù khả năng không phân hủy sinh học của nhựa đang ảnh hưởng đến thị trường, nhưng sự tăng trưởng ở các nền kinh tế mới nổi được kỳ vọng sẽ mang lại cơ hội to lớn cho các nhà sản xuất hạt nhựa phụ gia

Trong 5 năm qua, mặc dù tốc độ tăng trưởng của ngành công nghiệp ô tô ở khu vực này vẫn ổn định nhưng việc sử dụng vật liệu nhẹ để sản xuất ô tô đã gia tăng đáng kể Sự gia tăng tiêu thụ nhựa trong các ứng dụng ô tô ảnh hưởng tích cực đến sự tăng trưởng của thị trường hạt nhựa phụ gia - vật liệu chính được sử dụng rộng rãi cho các bộ phận bên trong và bên ngoài của xe ô tô

- Nhu cầu cao về hạt nhựa phụ gia trong sợi polyester đen

Sợi polyester được sử dụng trong lĩnh vực dệt may và ô tô Trong ngành công nghiệp ô tô, nó được sử dụng trong các ứng dụng như lót mui, ốp nội thất và bọc ghế Sợi polyester làm từ PET (polyethylene terephthalate) nhận được các đặc tính mong muốn bằng cách thêm các chất phụ gia chức năng và chất màu, thường ở dạng nhựa màu đen Đối với những ứng dụng này, hạt nhựa phụ gia công nghệ cao được sản xuất công nghiệp, được xác định rõ ràng về mặt vật lý và hóa học cũng như được sản xuất trong các điều kiện xử lý được kiểm soát Tốc độ đô thị hóa ngày càng tăng và sự ra đời của các thương hiệu ô tô cao cấp tại các nền kinh tế hàng đầu Châu Á Thái Bình Dương dự kiến sẽ thúc đẩy sự phát triển của hạt nhựa phụ gia trong những năm tới Ngoài ra, sản phẩm của các bộ phận ô tô khác nhau như cản, bảng điều khiển, ốp bên, ốp lưng đèn pha, gương chiếu hậu và bên hông, đèn báo, quạt tản nhiệt, các bộ phận bên trong, linh kiện động cơ, ắc quy ô tô, dây và cáp cần có chất kết dính để nâng cao tính chất của sản phẩm Trong giai đoạn dự báo của TechSCI Research, tốc độ tăng trưởng hàng năm của các sản phẩm hàng tiêu dùng dự kiến sẽ tăng 8,1% trên toàn thế giới Do đó, người ta dự đoán rằng nhu cầu về hạt nhựa phụ gia sẽ tăng trong năm dự kiến do hoạt động sản xuất trong khu vực ngày càng tăng

- Nhu cầu tăng lên đối với giải pháp bền vững

Một xu hướng nổi bật trong thị trường hạt nhựa phụ gia là nhu cầu ngày càng tăng đối với các giải pháp bền vững Với sự nhận thức ngày càng tăng về các vấn đề môi trường như ô nhiễm nhựa và dấu chân carbon, các ngành công nghiệp đang tìm cách giảm tác động môi trường của họ Hạt nhựa phụ gia cung cấp một giải pháp thay thế bền vững cho nhựa nguyên sinh bằng cách cho phép các nhà sản xuất kết hợp các vật liệu tái chế hoặc các chất độn tự nhiên vào sản phẩm của họ, từ đó giảm sự phụ thuộc vào nhiên liệu hóa thạch và giảm thiểu lượng chất thải

Polypropylene đang được sử dụng rộng rãi trong hàng tiêu dùng, góp phần làm tăng nhu cầu sản phẩm hạt nhựa phụ gia Polypropylen có thể được sử dụng để sản xuất nhiều loại sản phẩm liên quan đến xây dựng, như cổng và cửa sổ PVC, tấm bạt và các sản phẩm khác với các ưu điểm và đặc tính khác nhau, bao gồm khả năng kháng khuẩn và kháng khuẩn Những lo ngại về môi trường đang khiến các nhà sản xuất polypropylen thay đổi trọng tâm từ tổng hợp sang dựa trên sinh học, điều này được kỳ vọng sẽ thúc đẩy sự tăng trưởng của thị trường hạt nhựa phụ gia trong suốt thời kỳ dự báo

Tuy nhiên, nhựa tái chế được trộn với một số chất phụ gia như chất chống cháy, chất ổn định và chất tạo màu và có bản chất độc hại Chúng không thể phân hủy sinh học, là thách thức đối với các nhà sản xuất hạt nhựa phụ gia trong ngành nhựa Ngoài ra, có một số quy định nhất định liên quan đến việc sử dụng nhựa Ví dụ, Châu Âu đã áp đặt lệnh cấm nhựa sử dụng một lần, xem xét các vấn đề về tái chế Thách thức này có thể tác động đến việc sử dụng hạt nhựa trong các ứng dụng có tốc độ tăng trưởng cao như bao bì

4.1.2 Phương hướng phát triển của công ty tới năm 2030

Công ty FM đặt ra một chuỗi các mục tiêu và chiến lược để phát triển mạnh mẽ và bền vững trong giai đoạn đến năm 2023 Đây không chỉ là một kế hoạch phát triển mà còn là một cam kết dài hạn của công ty đối với sự tiến bộ và thịnh vượng của mình

Trong chiến lược phát triển này, một trong những ưu tiên hàng đầu của công ty là mở rộng thị trường xuất khẩu Việc này không chỉ giúp công ty tăng cường doanh số bán hàng mà còn mang lại cơ hội tiếp cận với khách hàng mới và đa dạng hóa nguồn thu nhập Để thực hiện mục tiêu này, công ty cần tập trung vào việc nghiên cứu thị trường, phân tích xu hướng và yêu cầu của khách hàng, từ đó phát triển các chiến lược tiếp thị và bán hàng phù hợp với từng thị trường cụ thể Ngoài ra, công ty cũng cần đầu tư vào năng lực sản xuất để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường xuất khẩu

Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình mua tại công ty cổ phần Filler

4.2.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình mua hàng a Giải pháp hoàn thiện xác định nhu cầu mua hàng

Xác định nhu cầu mua hàng là một bước quan trọng không thể bỏ qua Việc nghiên cứu kỹ sự biến động của thị trường sẽ giảm thiểu rủi ro mua thiếu hoặc thừa hàng cho công ty, vừa đảm bảo nguồn cung hiệu quả vừa tiết kiệm chi phí Để giải quyết vấn đề xác định nhu cầu mua hàng của công ty FM, công ty có thể cân nhắc một số giải pháp dưới đây

Thứ nhất, công ty FM cần thiết lập các hệ thống ghi chép và báo cáo định kỳ nhằm quản lý và theo dõi nhu cầu mua hàng trong công ty Các nhân viên có thể theo dõi và đánh giá nhu cầu mua hàng theo thời gian bằng cách tạo ra các biểu đồ, báo cáo và chỉ số thường xuyên Trong quá trình này, các thông tin quan trọng như lượng hàng đã đặt, số lượng hàng nhận vào kho, tồn kho hiện tại và các chỉ số hiệu suất mua hàng được ghi chép và báo cáo một cách định kỳ Các biểu đồ và báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình mua hàng và giúp nhận biết các xu hướng và biến động trong nhu cầu mua hàng Việc này cho phép các quản lý và nhân viên có cái nhìn rõ ràng về tình hình cụ thể của nhu cầu mua hàng, từ đó đưa ra các quyết định mua hàng linh hoạt và kịp thời Nó cũng giúp dự báo và ứng phó với các biến động trong thị trường và yêu cầu từ khách hàng một cách hiệu quả

Thứ hai, FM cần tăng cường thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau

Phòng Mua hàng nên tập trung vào việc thu thập các dữ liệu từ các bảng dự trù nguyên vật liệu hàng tháng từ các phòng ban Kế hoạch và Sản xuất, đồng thời cũng cần quan tâm đến thông tin thị trường và yêu cầu từ khách hàng Tăng cường giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận là một phần quan trọng trong việc cải thiện quy trình xác định nhu cầu mua hàng của công ty Việc này đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ một cách đầy đủ và hiệu quả giữa các phòng ban liên quan, như Phòng Kế hoạch, Phòng Sản xuất và Phòng Mua hàng Một cách để thực hiện điều này là thiết lập các cơ chế giao tiếp chặt chẽ và hiệu quả giữa các bộ phận Các cuộc họp định kỳ hoặc các cuộc họp đặc biệt có thể được tổ chức để bàn về các vấn đề liên quan đến nhu cầu mua hàng và cập nhật về tình hình sản xuất và kế hoạch mua hàng Việc này giúp đảm bảo rằng mọi bộ phận đều có cùng một thông tin và hiểu biết về tình trạng và yêu cầu của sản xuất Từ những thông tin trên, xây dựng một cơ sở dữ liệu đầy đủ và đáng tin cậy để xác định nhu cầu mua hàng một cách chính xác hơn

Thứ ba, FM cần phát triển quy trình linh hoạt để điều chỉnh kế hoạch mua hàng dựa trên thông tin mới và yêu cầu thay đổi từ khách hàng Quá trình này đòi hỏi sự linh hoạt và tính nhanh nhạy trong việc điều chỉnh quyết định và thực thi các hành động mua hàng để đáp ứng nhu cầu thay đổi

Hình 4.2: Sơ đồ quy trình xác định nhu cầu mua hàng

Nguồn: Sinh viên đề xuất

+ Đánh giá thông tin mới: Khi có thông tin mới từ các nguồn như thị trường hoặc yêu cầu thay đổi từ khách hàng, phòng Mua hàng cần tiếp nhận và đánh giá thông tin này, phân tích tác động của thông tin mới đối với nhu cầu mua hàng hiện tại và tương lai của công ty

+ Thiết lập hội đồng đánh giá: Phòng Mua hàng có thể tổ chức một hội đồng đánh giá bao gồm sự tham gia từ các bộ phận khác nhau như Kế hoạch, Sản xuất và Kinh doanh Hội đồng này sẽ hợp tác để đánh giá tác động của thông tin mới và đề xuất các điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch mua hàng

+ Điều chỉnh kế hoạch mua hàng: Dựa trên kết quả đánh giá từ hội đồng, phòng Mua hàng sẽ điều chỉnh kế hoạch mua hàng hiện tại để đáp ứng nhu cầu mới, bao gồm việc thay đổi số lượng đặt hàng, điều chỉnh thời gian và phân bổ nguồn lực mua hàng + Thực thi điều chỉnh: Sau khi kế hoạch mua hàng đã được điều chỉnh, phòng Mua hàng sẽ thực hiện các hành động cụ thể để triển khai kế hoạch mới như liên hệ với các nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản mới và xác định thời gian giao hàng

+ Đánh giá hiệu quả: Sau khi thực hiện các điều chỉnh, phòng Mua hàng cần đánh giá hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện Bước đánh giá nhằm xác định liệu các điều chỉnh đã đáp ứng đúng nhu cầu mới và có đóng góp tích cực vào hoạt động kinh doanh của công ty không Dựa trên kết quả đánh giá này, phòng Mua hàng có thể tiếp tục điều chỉnh và cải thiện quy trình linh hoạt của mình trong tương lai b Giải pháp hoàn thiện tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

+ Đối với hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp

Xác định các nguồn thông tin về nhà cung cấp là bước thực hiện vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức mua hàng, làm tiền đề cho việc lựa chọn các nhà cung cấp tiềm năng và nhà cung cấp chính thức Công ty FM cần thực hiện phối hợp sử dụng đa dạng các nguồn thông tin để có thể tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp có độ tin cậy cao Trong thời đại công nghệ số 4.0, có nhiều cách để công ty tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp Công ty có thể xây dựng các tiêu chí cụ thể và yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp theo các tiêu chí đó để giúp công ty có thể tìm kiếm được nhà cung cấp phù hợp Các cách thức để tìm kiếm nhà cung cấp chất lượng bao gồm: thông qua các hội nghị khách hàng, hội thảo theo chuyên đề từ nhiều tổ chức, ban ngành đoàn thể; thông qua các đơn hàng mời chào từ chính các nhà cung cấp; thông qua các tạp chí, catalogue quảng cáo của nhà cung cấp; thông qua Internet, mạng xã hội, diễn đàn chung

+ Đối với việc lựa chọn nhà cung cấp

Hiện tại, công đã có quy trình lựa chọn nhà cung cấp khá cụ thể và khoa học Tuy nhiên, công ty nên sử dụng đa dạng nhiều phương pháp lựa chọn nhà cung cấp thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm của nhà quản trị Để có những quyết định lựa chọn nhà cung cấp chính xác, công ty có thể dựa vào phương pháp thang điểm, xây dựng các tiêu chí đánh giá và thực hiện cho điểm các nhà cung cấp theo từng tiêu chuẩn

Các bước để đánh giá nhà cung cấp theo phương thức thang điểm trọng số:

Bước 1: Xây dựng các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

- Sự uy tín của nhà cung cấp: Thông tin rõ ràng, sự minh bạch trong hợp tác, xem xét các vấn đề về pháp lý,

- Chất lượng của sản phẩm, dịch vụ cung cấp: Hiệu suất, độ tin cậy, độ bền, sự phù hợp, khả năng phục vụ, tính thẩm mỹ và chất lượng cảm nhận,

- Hiệu suất cung cấp sản phẩm, dịch vụ: Thời gian thực hiện đơn hàng, độ tin cậy của giao hàng, tính linh hoạt,

- Giá cả sản phẩm, dịch vụ và phương thức thanh toán: Sự cạnh tranh, sự ổn định, sự chính xác, việc thay đổi giá, độ nhạy cảm về chi phí, minh bạch trong thanh toán,

- Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp: Trước khi mua, trong khi mua và sau khi mua

- Tính lâu dài và bền vững của nhà cung cấp: Yếu tố bền vững về môi trường, yếu tố công nghệ

Bước 2: Xác định trọng số của các tiêu chí

Sau khi đã xác định được các tiêu chí để đánh giá, công ty sẽ xác định mức độ quan trọng của từng tiêu chí tương ứng với các mức trọng số Trọng số đánh giá này sẽ dựa trên mức độ ưu tiên của công ty đối với từng tiêu chí Sự ưu tiên của công ty cần phải phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp

Bước 3: Xây dựng thang điểm cho từng tiêu chí

Cụ thể hóa, lượng hóa những tiêu chí đã xác định bằng thang điểm cụ thể Thang điểm đánh giá nhà cung cấp chính là sự so sánh rõ ràng nhất giữa các nhà cung cấp theo từng tiêu chí

Bước 4: Xác định tiêu chuẩn cần đạt của từng tiêu chí và tính tổng điểm

Xây dựng mốc điểm tối thiểu mà mỗi tiêu chí cần đạt Sau khi có được điểm cụ thể của mỗi tiêu chí xác định ở Bước 3, lựa chọn những nhà cung cấp có mức độ và trọng số phù hợp với yêu cầu Sau khi có được trọng số, điểm cụ thể của từng tiêu chí, nhân viên mua hàng sẽ tính tổng điểm của nhà cung cấp dựa trên những tiêu chuẩn tối thiểu của các tiêu chí cần đạt được để chọn cho mình nhà cung cấp phù hợp nhất Ngoài việc lựa chọn nhà cung cấp qua các hình thức online thì công ty cần tăng cường chủ động đến thăm quan trực tiếp cơ sở vật chất nhà máy, nhà kho của nhà cung cấp để kiểm soát tình hình sản xuất của họ c Giải pháp hoàn thiện tiếp nhận hàng hoá

Một số kiến nghị của sinh viên đối với các cơ quan bộ ngành

Đối với Chính Phủ, tác giả kiến nghị cơ quan này xem xét việc giảm các gánh nặng liên quan đến vốn vay Sau giai đoạn ảnh hưởng nặng nề bởi dịch bệnh, thị trường vốn nhiều biến động, nhiều doanh nghiệp hiện đang gặp khó trong vấn đề trả nở khi tình hình tài chính lâm vào kiệt quệ Theo đó Chính Phủ nên chỉ đạo các ngân hàng tiến hành cơ cấu lại nợ cho các doanh nghiệp đang gặp khó khăn, triển khai các gói tín dụng nhằm tiếp sức cho doanh nghiệp trong quá trình phục hồi sản xuất đi kèm với hỗ trợ lãi suất Việc hỗ trợ vốn vay cho các doanh nghiệp sẽ là chính sách kịp thời, qua đó tạo đà giúp các công ty mạnh dạng nhận thêm đơn hàng mới, phục vụ cho hoạt động xuất khẩu Đối với ý kiến đề xuất với Bộ Công Thương, tác giả kiến nghị tạo ra các chương trình và dự án nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tìm kiếm, đánh giá và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp nguyên liệu Đồng thời, có thể đề xuất việc thành lập các cơ chế và hệ thống giám sát để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong các giao dịch mua hàng Trong ngữ cảnh này, việc tạo ra các chương trình và dự án hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được những thông tin mới nhất về thị trường và các nguồn cung, từ đó tối ưu hóa quá trình mua hàng và chuỗi cung ứng Các cơ chế và hệ thống giám sát cũng sẽ đảm bảo rằng các giao dịch diễn ra theo cách công bằng và minh bạch, từ đó tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh và bền vững Đối với Hiệp hội Hạt Nhựa Việt Nam (VPAS), nhằm thúc đẩy sự phát triển của ngành công nghiệp hạt nhựa, tác giả đề xuất việc xây dựng các tiêu chuẩn và quy định về chất lượng và an toàn của nguyên liệu nhựa, thiết lập các tiêu chuẩn cụ thể về thành phần, đặc tính kỹ thuật và các yêu cầu về an toàn trong quá trình sản xuất và sử dụng nguyên liệu nhựa Ngoài ra, VPAS có thể phát triển các khóa đào tạo và chương trình giáo dục dành cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực hạt nhựa Các khóa đào tạo này có thể tập trung vào quá trình sản xuất, ứng dụng và tái chế của nguyên liệu nhựa, giúp nâng cao nhận thức và kiến thức cho cả nhân viên và quản lý của các doanh nghiệp Cuối cùng, sinh viên muốn đề xuất việc tạo ra các kênh thông tin và mạng lưới kinh doanh giữa các thành viên của VPAS và các doanh nghiệp trong ngành Mạng lưới này có thể tổ chức hội thảo, triển lãm, cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ kinh doanh để tăng cường sự hợp tác và phát triển bền vững cho ngành công nghiệp hạt nhựa

Với Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), tác giả đề xuất hợp tác để tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi VCCI cần nghiên cứu các chính sách và biện pháp hỗ trợ giảm bớt các rủi ro và trở ngại pháp lý cho doanh nghiệp trong quá trình mua hàng và quản lý nguồn cung cấp Ngoài ra, tác giả cũng đề nghị việc tổ chức các sự kiện, hội thảo và chia sẻ kiến thức để tối ưu hóa quy trình mua hàng và tăng cường kỹ năng quản lý nguồn cung cấp cho các doanh nghiệp thành viên của VCCI Đối với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam (VSQI), tác giả đề xuất hợp tác trong việc phát triển các tiêu chuẩn và quy định về quản lý nguồn cung cấp trong lĩnh vực sản xuất hạt nhựa phụ gia Bao gồm việc tham gia vào quá trình đề xuất, xây dựng và xem xét các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình và yêu cầu về chất lượng và an toàn cho nguyên liệu nhựa Sinh viên cũng có thể đề xuất việc tổ chức các khóa học, hội thảo và chia sẻ thông tin để nâng cao nhận thức và kiến thức về quản lý nguồn cung cấp trong ngành sản xuất hạt nhựa phụ gia

Những đề xuất này sẽ giúp tăng cường sức cạnh tranh và bền vững cho các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp hạt nhựa tại Việt Nam, đồng thời góp phần vào sự phát triển chung của ngành công nghiệp và nền kinh tế đất nước.

Đề xuất của sinh viên trong thời gian thực tập

Trong quá trình thực tập ở công ty FM, sinh viên thuộc phòng ban hỗ trợ, trực tiếp tham gia, phối hợp với các phòng ban để đảm bảo khâu tiếp nhận hàng hóa, nghiệp vụ logistics diễn ra thuận lợi, tối ưu Cụ thể:

Làm thủ tục chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Để hoàn tất thủ tục xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, sinh viên cần hoàn thiện các chứng từ cơ bản bao gồm: đơn xin đề nghị cấp C/O, hợp đồng, hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa, vận đơn, tờ khai thông quan, định mức sản xuất, quy trình sản xuất, hồ sơ nguồn gốc Theo dõi trừ lùi các nguyên vật liệu đầu vào từng container, mặt hàng sản xuất để kê khai, giải trình với các cơ quan quản lý Tùy vào yêu cầu các khu vực khác nhau, sinh viên cần bổ sung các chứng từ phù hợp khác Trong quá trình thực hiện, sinh viên nhận thấy công tác tính toán trừ lùi nguyên vật liệu đầu vào của FM chưa được kiểm soát chặt chẽ, vẫn còn sai số và chưa có quy tắc và quy trình đồng nhất

Nhận, kiểm tra và xử lý các tài liệu liên quan đến xuất nhập hàng hóa: Phát hành, kiểm tra các chứng từ liên quan đến hàng xuất và hàng nhập Khi nhận được thông tin đặt hàng từ hợp đồng của khách với nhân viên kinh doanh, lập hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, chuẩn bị thông tin gửi cho bên vận chuyển để đặt lịch giao hàng Kiểm tra thông tin các bên liên quan forwarder, logistics, bảo hiểm gửi các hợp đồng, hóa đơn xác nhận các giao dịch Trong một số đơn hàng nhập khẩu các nguyên liệu mới, máy móc thiết bị có thông số kỹ thuật phức tạp, bộ máy vận hành của FM đang tỏ ra thiếu kinh nghiệm, các đầu thông tin không thông suốt một phần khiến tốc độ xử lý vấn đề trì hoãn

Tuy nhiên, thực trạng các hoạt động này vẫn còn một số vướng mắc, vậy nên sinh viên sẽ đưa ra một đề xuất khắc phục vấn đề trên như sau

4.4.1 Đề xuất giải pháp kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào Để khắc phục vấn đề tính toán trừ lùi nguyên vật liệu đầu vào chưa được kiểm soát chặt chẽ và vẫn còn sai sót, công ty FM có thể thực hiện các biện pháp sau:

Thứ nhất, công ty cần thiết lập một quy trình cụ thể và hệ thống ghi chép rõ ràng Quy trình này cần xác định các bước từ khi nhận hàng đến khi sử dụng trong sản xuất, kèm theo việc gán trách nhiệm cho từng phòng ban và nhân viên Việc này giúp tăng tính chính xác và minh bạch trong quá trình tính toán và ghi chép Đồng thời, công ty cần đào tạo nhân viên về quy trình tính toán và ghi chép nguyên vật liệu đầu vào Đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện công việc của họ một cách chính xác và đồng nhất FM cũng nên thiết lập các cơ chế đánh giá và theo dõi hiệu suất của quy trình, từ đó đề xuất các biện pháp cải tiến phù hợp để khắc phục sai sót và tối ưu hóa quy trình

Thứ hai, áp dụng công nghệ thông tin Sử dụng các hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) giúp tự động hóa quy trình tính toán và ghi chép, giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác của thông tin

Thứ ba, việc thực hiện kiểm tra nội bộ định kỳ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin Các cuộc kiểm tra này giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề và sai sót có thể xảy ra trong quá trình tính toán và ghi chép nguyên vật liệu đầu vào

4.4.2 Đề xuất giải pháp quản trị thông tin của bộ phận mua hàng

Thông tin về mặt kỹ thuật: các vật tư, thiết bị mà công ty FM cần mua đều có hàm lượng kỹ thuật cao, nhiều chi tiết quan trọng nên cần nâng cao hoạt động trao đổi thông tin với các bộ phận khác Ngoài trao đổi qua giấy tờ hành chính, các thông tin có thể trao đổi thông quan hình thức online bằng thư điện tử, fax, các cuộc họp trực tuyến để mọi người đều có thể nắm bắt thông tin kịp thời

Thông tin trao đổi với NCC: Nhà cung cấp là chủ thể quan trọng để tiếp nhận thông tin hàng hoá, vì vậy cần trao đổi thông tin thường xuyên, liên tục, nâng hạng dần mối quan hệ đối với các NCC Ngoài ra, công ty FM có thể cử nhân viên đến thăm công ty, cơ sở sản xuất, hội thảo của công ty để tìm hiểu về sản phẩm, quy trình, cách tổ chức để gia tăng mối quan hệ thân thiết với các bên.