3 LỜI CẢM ƠN Sau khoảng thời gian học tập các môn chuyên ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng và thực tập tại công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương, em đã có cơ hội được học hỏi th
Tính cấp thiết của đề tài
Trong môi trường kinh doanh quốc tế, nơi mà chuỗi cung ứng trải dài qua nhiều quốc gia và lục địa, khả năng quản lý hiệu quả nguồn cung trở nên ngày càng quan trọng Đối mặt với biến động toàn cầu, thách thức về đổi mới nhanh chóng, và tình hình thị trường biến động, quản trị mua hàng cung ứng đòi hỏi sự chín chắn, linh hoạt và sự kết hợp chặt chẽ giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng Mua hàng là quá trình mở đầu cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan trọng trong dòng lưu chuyển hàng hóa, tạo tiền đề vật chất cho hoạt động sản xuất, phân phối Trái ngược với bán hàng nằm ở khâu đầu ra, mua hàng tạo ra đầu vào về nguyên liệu, sản phẩm nhằm mục đích phục vụ cho các hoạt động hàng ngày và bán hàng cho khách hàng Trải qua các thời kỳ phát triển, vai trò của hoạt động mua hàng ngày càng được nâng cao, từ tác nghiệp đến chiến thuật và chiến lược Các doanh nghiệp sản xuất hàng đầu trên thế giới hiện nay đều chú trọng đặc biệt đến vấn đề mua hàng, quản lý cung ứng nguồn nguyên vật liệu đầu vào Bằng cách tối ưu hóa quá trình cung ứng nguyên liệu, họ có thể giảm chi phí, tăng tính linh hoạt và tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường Mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp cả trong nước và quốc tế không chỉ mang lại sự đa dạng trong nguồn cung mà còn giúp giảm rủi ro liên quan đến biến động giá cả và sự không chắc chắn trong tình hình toàn cầu Ngày nay, mua hàng đã nắm vai trò quan trọng, tích hợp với các hoạt động khác trong chuỗi cung ứng Do đó, các doanh nghiệp lớn thường đưa vị trí của mua hàng lên cấp quản lý cao nhất, vì các nhà quản trị thấy đánh giá hoạt động này ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị mua vào, chất lượng sản phẩm, nguyên liệu, bảo hành, bảo dưỡngv.v Nói cách khác, các công ty đều mong muốn quản trị mua hàng một cách sâu sát, thực tế và minh bạch
Tại Việt Nam, hoạt động quản trị mua hàng cũng đóng một vai trò quan trọng đối với sự thành công của các doanh nghiệp sản xuất Đối mặt với nhiều thách thức như biến động giá cả nguyên liệu, biến đổi khí hậu, và tình hình thị trường đầy biến động, việc mua hàng, quản lý cung ứng và vật tư đòi hỏi sự chín chắn và linh hoạt từ các doanh nghiệp sản xuất Các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam cũng đã đặt hoạt động quản trị mua hàng là một trong những mục tiêu chiến lược của mình Sự đồng thuận giữa các bộ phận như quản lý sản xuất, kế toán, và quản lý chuỗi cung ứng trở nên quan trọng để đảm bảo rằng nguồn cung ổn định và chi phí được kiểm soát
Mua hàng là một mắt xích quan trọng hỗ trợ cho ngành may mặc phát triển Đối với hàng may mặc, giá trị của phần nguyên phụ liệu chiếm tỷ trọng lớn và quyết định đến chất lượng sản phẩm Nguyên phụ liệu trong ngành dệt may thường chia thành hai phần: nguyên liệu chính và phụ liệu Nguyên liệu chính là thành phần chính tạo nên sản phẩm
10 may mặc, chính là các loại vải Phụ liệu là các vật liệu đóng vai trò liên kết nguyên liệu, tạo thẩm mỹ cho một sản phẩm may mặc, gồm có hai loại phụ liệu chính là chỉ may, khóa kéo, cúc, dây thunv.v Nguyên phụ liệu chính là đầu vào, là thành phần quan trọng để tạo sản phẩm đến với khách hàng Bên cạnh đó còn phải kể đến nguyên vật liệu, thành phần hỗ trợ quá trình sản xuất như máy móc, thùng, túi đóng hàng…Thực tế cho thấy, thách thức lớn nhất của may mặc Việt Nam là tình trạng lệ thuộc vào mua hàng nguyên vật liệu nhập ngoại Việc phụ thuộc lớn vào nhập khẩu nguyên phụ liệu từ nước ngoài, đặc biệt là Trung Quốc (chiếm gần 50%) đã gây khó khăn cho các doanh nghiệp khi chuỗi cung ứng bị đứt gãy, nguồn cung khan hiếm
Là một doanh nghiệp sản xuất may mặc, công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương đã nhận thức được vai trò quan trong của hoạt động mua hàng đối với quá trình sản xuất của doanh nghiệp Tuy nhiên, trong thời gian thực tập tại Phòng Vật tư- mua hàng của công ty, tác giả đã có cơ hội tìm hiểu, nghiên cứu về những thành công cũng như những hạn chế mà công ty đang gặp phải trong quá trình mua hàng Do đó, tác giả đã quyết định nghiên cứu đề tài: “ Giải pháp phát triển hoạt động mua hàng của công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương ” nhằm làm rõ hoạt động mua của công ty, từ đó hoàn thiện quy trình, đưa ra giải pháp cho những hạn chế còn tồn tại, qua đó nâng cao hiệu quả bộ phận mua hàng nói riêng, phòng quản lý dự án nói chung và tối ưu hóa các nguồn lực mà công ty đang có hướng tới mục tiêu phát triển bền vững.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Với vấn đề nghiên cứu này, hiện nay đã có những công trình nghiên cứu liên quan trong đó bao gồm một số nghiên cứu về mặt lý thuyết và thực tiễn để cung cấp các hệ thống cơ sở lý luận chung nhất, khái quát nhất về hoạt động mua hàng và thực tế hoạt động mua hàng tại các doanh nghiệp
An Thị Thanh Nhàn (2018) đã đưa ra lý luận về khái niệm và vai trò của mua, quá trình mua và hoạt động quản lý quan hệ nhà cung cấp dưới góc độ doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh Tuy nhiên, các quy trình này thực hiện ở mức độ nội bộ doanh nghiệp, chưa có ứng tích hợp trên toàn chuỗi
Cùng tác giả An Thị Thanh Nhàn (2021) cũng đã trình bày tổng quan về chuỗi cung ứng bao gồm cả chiến lược và các yếu tố quyết định năng lực cạnh tranh chuỗi cung ứng, việc hoạch định và lập kế hoạch, phân phối và thu hồi trong chuỗi, lý thuyết và các công nghệ mới trong quản lý thông tin chuỗi cung ứng, cộng tác trong chuỗi cung ứng, cách đánh giá, đo lường và quản trị rủi ro trong chuỗi Đặc biệt, nghiên cứu dành một chương riêng biệt để trình bày về mua và quản lý nguồn cung trong chuỗi để người đọc hiểu rõ hơn về mua và chiến lược mua, hoạt động thuê ngoài, hoạt động quản lý nguồn cung Dưới góc độ của công ty nắm giữ hoàn toàn chuỗi của mình (focal firm), các lý
11 luận này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được các dòng ngược và dòng xuôi trong chuỗi, để tối ưu hóa các nguồn lực sẵn có và tận dụng năng lực của các doanh nghiệp tham gia vào chuỗi
Hà Thị Xuân Thu (2014) trong nghiên cứu về công tác quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần xây dựng, cơ khí, thương mại và dịch vụ Lâm Phát Huy đã đề cập khá đầy đủ những vấn đề cơ bản về mua hàng trong doanh nghiệp, phân tích sâu sắc thực trạng về mua hàng và các biện pháp nhằm tăng hiệu quả mua hàng mà công ty Cổ phần xây dựng, cơ khí, thương mại và dịch vụ Lâm Phát Huy đã và đang áp dụng, trên cơ sở đó tác giả đưa ra một số giải pháp rất thiết thực nhằm tăng hiệu quả mua hàng tại công ty
Vũ Thị Như Quỳnh (2019) trong bài viết liên quan đến vấn đề quản trị mua nguyên vật liệu của các doanh nghiệp may thuộc Vinatex cũng đề cập đến các vấn đề lý luận cũng như thực tiễn nhằm định hướng phát triển nguồn nguyên vật liệu cho ngành may mặc Việt Nam nói chung và của Vinatex nói riêng khi thâm nhập vào thị trường quốc tế, trong bối cảnh Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều cơ hội và thách thức hơn khi hội nhập kinh tế quốc tế, cụ thể là ký kết các Hiệp định Thương mại tự do - FTAs
Chen-Lung Yang và cộng sự (2013) đã đưa ra cái nhìn tổng quát về hoạt động mua hàng, quản lý nguồn cung tại các doanh nghiệp Mục đích của nghiên cứu này là kiểm tra tác động của hoạt động mua hàng và sự tham gia của chức năng mua hàng với chiến lược công ty đến khả năng cạnh tranh sản xuất vì nó bị ảnh hưởng bởi sự khác biệt giữa các quốc gia Cùng quan điểm trên, Davide Luzzini và cộng sự (2016) cũng đã nghiên cứu, tập trung làm rõ vai trò và chắc năng của mua hàng trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh Kết quả đã đưa ra tầm ảnh hưởng của mua hàng với phát triển mối quan hệ nhà cung cấp, tiến tới hội nhập và phát triển kinh doanh bền vững Từ đó hình thành các chiến lược mua hàng của các công ty phù hợp với điều kiện kinh tế thế giới hiện tại
Musab Alruthia (2021) chỉ ra các mối tương quan giữa quản lý chuỗi cung ứng và mua hàng và những hậu quả cho doanh nghiệp nếu không kiểm soát hoạt động mua hàng Vì vậy, bộ phận thu mua là không thể thiếu đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Từ đó, bài báo hướng đến nâng cao nhận thức của các doanh nghiệp về tầm quan trọng và chức năng của quản trị mua hàng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt sau khi Đại dịch Covid-19 lan rộng Tương tự, Andrea Stefano Patrucco (2022) cũng nêu ra cách thức chuyển đổi để quản lý khủng hoảng tốt hơn, dựa trên thực trạng những áp lực mà doanh nghiệp gặp phải khi Đại dịch Covid-19 kéo dài; và đưa ra những đề xuất hỗ trợ phục hồi nguồn cung sau Đại dịch
Andrea Stefano Patrucco và cộng sự (2023) đã nghiên cứu về mối quan hệ giữa chiến mua hàng và các chiến lược trong chiến lược kinh doanh, đồng thời chỉ ra các loại chiến lược mua hàng phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô khác nhau và mối tương
12 tác của các chiến lược đó với môi trường nội bộ và bên ngoài Bài viết cũng thể hiện sự phức tạp của các chiến lược mua hàng và các công ty có thể kết hợp các chiến lược đó, chúng xác định không phải bởi một yếu tố duy nhất mà bởi sự kết hợp giữa các ưu tiên cạnh tranh và thực tiễn mua hàng
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu trên đã trình bày rất rõ nội hàm của quản trị hoạt động mua hàng cả về lý luận và thực tiễn dưới các hình thái khác nhau tại doanh nghiệp Từ những tổng quan trên có thể khẳng định rằng, cho đến nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu về hoạt động mua tại công ty cổ phần Tập đoàn may Đại Dương Dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu dựa trên dữ liệu thực tế của công ty, đảm bảo tính độc đáo và không trùng lặp với các nghiên cứu khác Các giải pháp được đề xuất trong khóa luận phù hợp với điều kiện và đặc điểm của công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương Vậy nên, đề tài "Giải pháp phát triển hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương" có giá trị khoa học và thực tiễn rõ ràng, đồng thời đảm bảo tính độc lập, tính mới, tính duy nhất, không trùng lặp với các công trình đã công bố trước đây Trên cơ sở tiếp thu những lý luận từ các công trình nghiên cứu trên, đề tài “ Giải pháp phát triển hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương ” hướng tới làm rõ các vấn đề lý luận và trình bày đầy đủ hoạt động mua hàng của công ty Từ đó, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả, phát triển các hoạt động mua hàng của doanh nghiệp này tại thị trường nội địa và quốc tế.
Các mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung: Trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty
Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương, đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác mua hàng tại công ty
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị mua hàng tại doanh nghiệp
- Tìm hiểu thực trạng hoạt động quản trị mua với các nguyên vật liệu có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất may mặc tại công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương
- Đề xuất giải pháp phát triển hoạt động mua hàng nhằm nâng cao hiệu quả trong quy trình mua và lựa chọn nhà cung cấp của công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương đến năm 2030.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp:
Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ giáo trình, bài giảng của các trường đại học, các tài liệu nghiên cứu trong và ngoài nước về đề tài quản trị mua hàng tại doanh nghiệp sản xuất Ngoài ra còn có các dữ liệu từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021 – 2023, các tài liệu, hợp đồng được kham khảo trong quá trình tác giả thực tập tại công ty Từ các dữ liệu này bước đầu nhận định được thực trạng kinh doanh của công ty thông qua việc phân tích, so sánh kết quả kinh doanh từ năm 2021 đến năm 2023
Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp:
Nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua hình thức phỏng vấn Hoạt động phỏng vấn được thực hiện với 9 cá nhân trong đó 3 người thuộc phòng Vật tư- Mua hàng và 6 người ở các phòng ban khác nhau có liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng của công ty Các cuộc phỏng vấn có thể được tiến hành trực tiếp hoặc qua điện thoại Nội dung phỏng vấn liên quan đến quá trình thành lập, phát triển của công ty; kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động tác nghiệp liên quan đến mua nguyên vật liệu và quản lý quan hệ nhà cung cấp
Các dữ liệu sau khi được thu thập sẽ được xử lý bằng phương pháp tổng hợp thống kê, phương pháp đối chiếu và so sánh, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp.
Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
Ngoài Phần mở đầu, Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục viết tắt, Danh mục bảng biểu, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục, nội dung khóa luận được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng về hoạt động mua tại Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương
Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động mua công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP
Khái quát về hoạt động mua
Theo Kenneth và Brian (2016), mua là một hoạt động chủ động, mang tính chiến lược của công ty nhằm đảm bảo nguồn cung cấp hàng hoá, dịch vụ liên tục và mang lại hiệu quả hoạt động của tổ chức Mua góp phần quản lý rủi ro chuỗi cung ứng thông qua đàm phán hiệu quả các hợp đồng, mô hình chi phí, giá cả, chất lượng, v.v
An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2018) định nghĩa mua là một phần chiến lược logistics chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất cung cấp và phát triển các nhà cung cấp
Trong nghiên cứu này, khái niệm mua được sử dụng theo định nghĩa của Hiệp hội Quản lý Chuỗi cung ứng - APICS (2020), theo đó mua hàng không chỉ đơn giản là mua những gì cần thiết từ nhà cung cấp Mua hàng bao gồm hoạt động lập kế hoạch, xúc tiến các đơn đặt hàng, giám sát nhà cung cấp để đảm bảo rằng nguyên vật liệu đến địa điểm chính xác với thời gian thích hợp
1.1.2 Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua
Hoạt động mua hàng có vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp Nói chung, mua hàng đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực, khai thác tốt mạng lưới cung ứng để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra nhịp nhàng và liên tục Ngoài ra, do các nguồn lực là có hạn, hoạt động mua hàng có mục tiêu tối đa hóa mức độ đóng góp của nguồn cung vào việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp Mua hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến tăng trưởng dài hạn, doanh thu, kết quả hoạt động và kế hoạch của khách hàng nội bộ Vì vậy, việc mua hàng cần được tích hợp trong quá trình hoạch định chiến lược trong nhiều ngành Bộ phận mua hàng tham gia tích cực vào quá trình lập kế hoạch của công ty có thể cung cấp thông tin tình báo về thị trường cung ứng góp phần vào việc lập kế hoạch chiến lược Ở cấp chiến lược, mua hàng cần đảm bảo được chất lượng dịch vụ phù hợp, tổng chi phí sở hữu thấp, gia tăng tổng giá trị, phát triển quan hệ nhà cung cấp Ở cấp độ chiến thuật, hoạt động này giữ mục tiêu mua hàng đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời gian, đúng giá, đúng nhà cung cấp
Hoạt động mua hàng có vai trò rất quan trọng với mỗi doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa Một số vai trò nổi trội của mua hàng có thể kể tới
- Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: theo cách nhìn truyền thống, mua tách rời với khách hàng và người tiêu dùng Tuy nhiên ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này Mặt khác cũng dễ dàng nhận thấy người mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp Nó cho phép ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp
- Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: bằng việc kết nối với thị trường cung ứng, mua nắm bắt các thông tin về công nghệ mới, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ mới, các nguồn cung ứng mới và các thay đổi về điều kiện thị trường Những kiến thức về thị trường đầu vào này cho phép doanh nghiệp tái định hình chiến lược tổ chức để nắm bắt các cơ hội thị trường mới trong tương lai
- Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: mua chỉ đạt được mục tiêu chiến lược trong dài hạn khi có nền tảng các nhà cung ứng tốt Do đó chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng chất lượng và quản lý hiệu quả mối quan hệ với các đối tác cung cấp Nhờ vào việc duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, tìm kiếm và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường
- Hỗ trợ các chức năng chiến lược khác trong tổ chức: các chiến lược về mạng lưới phân phối, sản xuất, marketing, tài chính, vận hành, bán ra, dự trữ, v.v đều có liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức
1.1.3 Phân loại các đối tượng mua
Tùy thuộc vào đặc điểm của doanh nghiệp, định hướng phát triển và mục đích, mỗi tổ chức có hoạt động mua yếu tố đầu vào khác nhau, với nhiều cách thức khác nhau
❖ Theo mục đích và đặc điểm người mua:
Mua công nghiệp: Người mua hàng thường là các doanh nghiệp sản xuất hàng công nghiệp, doanh nghiệp chế biến nông sản, doanh nghiệp xây dựng,v.v Các công ty này mua nhiều yếu tố đầu vào khác nhau: vật tư, bao bì, máy móc, dịch vụ, nguyên nhiên liệu,v.v để chuyển hóa thành sản phẩm hoàn chỉnh của họ Cách thức mua này nhằm mục đích phục vụ quá trình sản xuất của công ty một cách hệ thống và hiệu quả
Mua thương mại: Người tham gia mua là các trung gian thương mại, bán buôn,
16 bán lẻ, điểm du lịch, khách sạn, logistics Đặc điểm chính của cách thức này là sản phẩm, giá trị vật chất đã mua không bị thay đổi, cung ứng sự lựa chọn đa dạng, tính tiện lợi, dịch vụ mới, dịch vụ bổ sung, Mục đích của các doanh nghiệp mua theo hình thức này là để bán lại, để kết hợp với năng lực cốt lõi và tạo ra dịch vụ mới
Mua sắm công: Chủ thể thực hiện mua sắm công là các tổ chức chính quyền, cơ quan quản lý Nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, các đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước Đặc điểm của loại hình này là đạt được mục tiêu tổng thế giá trị sử dụng với nhiều đối tượng (có thể sản phẩm được mang đi hỗ trợ, đầu tư, tài trợ, gửi tặng,v.v.); quy trình chặt chẽ, nghiêm ngặt, và cần có quy trình rõ ràng minh bạch, theo trách nhiệm giải trình, vì vậy hình thức mua hợp lý là đấu thầu Mục đích của loại hình này là phục vụ các cơ quan chính quyền, lợi ích chung của người dân, cộng đồng, quốc gia
❖ Theo đặc điểm hàng hóa đầu vào:
Mua vật liệu, vật tư bao gồm 2 loại hình chính Vật liệu trực tiếp: là các thành phần trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, có trong cấu tạo sản phẩm đầu ra Vật tư gián tiếp: hàng hóa, dịch vụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp mà mà không có trong cấu tạo sản phẩm
Mua dịch vụ: Dịch vụ thường được xếp theo mức độ quan trọng: Dịch vụ quan trọng: bao gồm các dịch vụ như lắp ráp, gia công, đóng gói, tư vấn, logistics, công nghệ thông tin, marketingv.v Dịch vụ hỗ trợ: sửa chữa máy, nhập dữ liệu, bếp ăn, môi trườngv.v
Nội dung hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
1.2.1.1 Quyết định về chất lượng
Quyết định về chất lượng là tiêu chuẩn quan trọng nhất trong lựa chọn và phê duyệt nhà cung cấp Quyết định về chất lượng được đưa ra nhằm đảm bảo chất lượng ổn định, cung ứng liên tục, đúng yêu cầu, bao gồm chất lượng vật liệu đáp ứng nhu cầu của bộ phận sản xuất và chất lượng thành phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng- người tiêu dùng Tiêu chí về chất lượng được đảm bảo thông qua chính sách không chấp nhận với lỗi nguyên liệu đầu vào, lỗi trong sản xuất và không để lỗi đi vào các quá trình tiếp theo trong kiểm soát đầu nguồn, kiểm soát quá trình sản xuất và kiểm soát cuối nguồn Ngoài ra, hoạt động can thiệp sớm của nhà cung cấp vào quá trình thiết kế, phát triển sản phẩm cũng giúp doanh nghiệp hạn chế khiếm khuyết về chất lượng
1.2.1.2 Quyết định về số lượng
Mục tiêu của quyết định số lượng đặt hàng là đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh không bị thiếu hàng, không ứ đọng, không quá tải kho bãi, dự trữ Trong bất kì trường hợp mua nào doanh nghiệp đều cần quan tâm đến vấn đề quản lý lượng đặt hàng và dự trữ Quyết định về số lượng sẽ tác động đến hoạt động đặt hàng và dữ trữ, cụ thể như sau:
(1) Mua nhiều, doanh nghiệp tự quản lý dự trữ Doanh nghiệp chủ động trong sản xuất, bớt phụ thuộc vào nhà cung cấp và bởi nhà cung cấp có nhiều nhà cung cấp nhỏ hơn
(2) Nhà cung cấp phụ trách một phần dự trữ cho doanh nghiệp Điều này giúp doanh nghiệp giảm áp lựa về vốn dành cho dự trữ, đồng thời giảm nhu cầu về diện tích bảo quản, chi phí kho
(3) Nhà cung cấp phụ trách phần lớn dự trữ cho doanh nghiệp Mức độ của trường hợp này cao hơn trường hợp thứ 2, doanh nghiệp đã mở rộng thêm nhiều nhà cung cấp và khai thác lợi thế, quyền lực của mình
(4) Ký gửi hàng tại bên thứ 3 gần với doanh nghiệp Việc quản lý dự trữ theo cách này giúp doanh nghiệp tăng tốc độ quay vòng dự trữ và giảm rủi ro, đồng thời mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ ổn định, lâu dài hơn
(5) Nhà cung cấp quản lý hàng dự trữ Nhà cung cấp chịu trách nhiệm duy trì và quản lý nguồn hàng Tại đây, mức độ cam kết giữa hai bên phải đảm bảo, chắc chắn
(6) Cung ứng đúng thời điểm (JIT) Quản lý dự trữ theo phương thức JIT đòi hỏi nhà cung cấp phải hi sinh lợi ích ngắn hạn để đạt được mục đích lâu dài cùng doanh nghiệp Mức độ chia sẻ thông tin cao và có sự phối hợp nhịp nhàng trong giao hàng và dự trữ 1.2.1.3 Quyết định về thời gian cung ứng
Thời gian cung ứng là vấn đề mà bộ phận mua hàng phải chú trọng Bộ phận mua hàng phải quan tâm đến việc rút ngắn thời gian ở hai khâu là xử lý đơn đặt hàng và mua
18 hàng; hay nói cách khác, bộ phận mua phải quản lý tốt chu kỳ mua
Chu kỳ mua là quá trình doanh nghiệp đặt, nhận và thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cần để đảm bảo vật liệu, hàng hóa có sẵn cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra kịp thời, đúng hạn, đúng tiến độ Mỗi loại hình chuỗi cung ứng của doanh nghiệp lại có chu kỳ đặt hàng khác nhau phụ thuộc vào chu kỳ mua vật liệu, chu kỳ sản xuất, chu kỳ bổ sung dự trữ…Ngoài ra, quyết định về thời gian cung ứng còn phụ thuộc vào chính sách thời điểm mua, mô hình sản xuất và bán kính mua Dựa vào đó, doanh nghiệp cần có những phương án đáp ứng thời gian cung ứng cho phù hợp với nhu cầu của mình
Thời gian cung ứng là một tiêu chí đặc biệt quan trọng Việc nhập hàng hóa, vật tư về đúng thời điểm (không quá sớm, không quá muộn) sẽ giảm được ngày tồn kho, kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng…
1.2.1.4 Quyết định về giá mua và tổng chi phí
Giá mua và tổng chi phí sở hữu nguyên vật liệu đầu vào quyết định trực tiếp và mạnh mẽ đến hoạt động mua hàng, hoạt động sản xuất của doanh nghiệp và có tác động to lớn tới toàn bộ chuỗi cung ứng Mức giá hợp lý đối với doanh nghiệp là mức giá thấp nhất để đảm bảo nguồn cung liên tục với chất lượng đảm bảo, vào đúng lúc và đúng chỗ khi doanh nghiệp cần Mức giá này khác nhau ở mỗi sản phẩm, bởi lẽ giá thành còn phụ thuộc vào giá trị hàng hóa, giá thành sản xuất các sản phẩm thay thế hay cạnh tranh trên thị trường
Chi phí tổng sở hữu bao gồm chi phí mua, chi phí đặt hàng, chi phí giao dịch, vận chuyển, kiểm dịch, kho và dự trữ, vân hành, bảo trì, xử lý rác thải…Phân tích tổng chi phí giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh các nhà cung cấp khác nhau, xác định tiềm năng tối ưu hóa, xác định quy mô lô hàng tối ưu, cho phép doanh nghiệp cân đối giữa chi phí mua với vốn dành cho dự trữ và chi phí kho bãi…Doanh nghiệp cần quản lý tốt chi phí mua để tổng chi phí thấp nhất, rủi ro ít nhất
1.2.2 Quy trình nghiệp vụ mua
Quy trình nghiệp vụ mua thường được chia làm các bước như sơ đồ sau:
Hình 1.1 Quá trình mua hàng tại doanh nghiệp
(Nguồn: John Joseph Coyle và ctg, 2006, trang 120) Bước 1: Phân tích nhu cầu
Bộ phận sử dụng đưa ra yêu cầu mua, sau đó tiến hành đề nghị, chuyển qua các phòng ban khác để phê duyệt Cụ thể thông qua các hoạt động sau: Xác định hoặc đánh giá lại nhu cầu của khách hàng nội bộ; xuất phát từ các bộ phận trong doanh nghiệp, căn cứ theo nhu cầu khách hàng lập phiếu yêu cầu vật tư và bảng dự toán nhu cầu vật tư; lượng hóa thành chỉ tiêu cụ thể, rõ ràng (cần gì, số lượng bao nhiêu, cần lúc nào); lập kế hoạch cho phương án mua hoặc tự làm
Bước 2: Quyết định mua hay tự làm
Bộ phận mua rà soát lại nên tự làm hay không hay đi mua tiếp Nếu tự làm thì nên mua nguyên liệu, phụ tùng ra sao Doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn tự làm, bởi việc này còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố (năng lực lõi của doanh nghiệp, mối quan hệ của doanh nghiệp với nhà cung cấp, nguồn lực của doanh nghiệp…) Nếu doanh nghiệp không thể tự làm, doanh nghiệp nên đi tới quyết định mua, xác định phương thức và thời điểm mua
Bước 3: Quyết định phương thức và thời điểm mua
Về phương thức mua, bộ phận mua cần xác định đây là trường hợp mua lại thẳng,
20 mua có điều chỉnh hay mua mới
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp
1.3.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài
Môi trường bên ngoài bao gồm tất cả các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Môi trường bên ngoài được chia làm 2 phần chính là môi trường vĩ mô và môi trường vi mô
Môi trường vĩ mô là môi trường mà trong đó, các yếu tố là những nguồn lực, thể chế nằm bên ngoài có khả năng tác động, ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp Các yếu tố bao gồm: Chính trị - pháp luật, kinh tế, văn hóa - xã hội, dân số, công nghệ - kỹ thuật…đều có sự ảnh hưởng đến quá trình phát triển của doanh nghiệp
Các yếu tố chính trị và luật pháp có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, bao gồm: hệ thống các quan điểm, đường lối chính sách của chính phủ, hệ thống luật pháp hiện hành, các xu hướng ngoại giao của chính phủ, những diễn biến chính trị trong nước, trong khu vực và trên toàn thế giới Doanh nghiệp phải tuân theo các quy định về thuê lao động, thuế, cho vay, an toàn, vật giá, quảng cáo nơi đặt nhà máy và bảo vệ môi trườngv.v
Môi trường văn hóa - xã hội
Môi trường văn hóa-xã hội bao gồm những chuẩn mực và giá trị được chấp nhận và tôn trọng bởi một xã hội hoặc một nền văn hóa cụ thể Sự thay đổi của các yếu tố văn hóa - xã hội một phần là hệ quả của sự tác động lâu dài của các yếu tố vĩ mô khác, do vậy nó thường biến đổi chậm hơn so với các yếu tố khác Một số đặc điểm mà các các doanh nghiệp cần chú ý là: sự tác động của các yếu tố văn hóa - xã hội thường có tính dài hạn và tinh tế hơn so với các yếu tố khác
Trình độ phát triển kinh tế chung của các quốc gia là môi trường phát triển của doanh nghiệp Kinh tế phát triển thể hiện qua các chỉ số như thu nhập bình quân đầu người, chỉ số phát triển con người, chính sách kinh tế của quốc gia
Là một trong những yếu tố chủ động, chứa đựng nhiều cơ hội và đe dọa đối với các doanh nghiệp Những áp lực và đe dọa từ môi trường công nghệ có thể là: sự ra đời của công nghệ mới làm xuất hiện và tăng cường ưu thế cạnh tranh của các sản phẩm thay thế, đe dọa các sản phẩm truyền thống của ngành hiện hữu Sự bùng nổ của công nghệ mới làm cho công nghệ hiện tại bị lỗi thời và tạo ra áp lực đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới công nghệ để tăng cường khả năng cạnh tranh
1.3.1.2 Các yếu tố môi trường vi mô
Môi trường vi mô đề cập đến môi trường bao gồm tất cả các tác nhân của môi trường trực tiếp của tổ chức có ảnh hưởng đến hoạt động của công ty, vì chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh thường xuyên của công ty
Khách hàng là nhân tố cốt lõi để doanh nghiệp tồn tại và phát triển, bởi lẽ doanh nghiệp nào cũng cần đi theo định hướng khách hàng, mục tiêu cao nhất là đạt được yêu cầu và sự hài lòng của họ
Nhà cung cấp là tổ chức hoặc cá nhân, tham gia cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ cho doanh nghiệp Những nhà cung cấp này hình thành các thị trường cung cấp các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp, như cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, cung cấp vốn, các dịch vụ tài chính, cung ứng lao động Tính chất của các thị trường cung cấp khác nhau sẽ ảnh hưởng ở mức độ khác nhau đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Những nhà cung cấp có thể coi là một áp lực đe dọa đối với doanh nghiệp khi họ có khả năng tăng giá bán đầu vào hoặc giảm chất lượng các sản phẩm, dịch vụ mà họ cung cấp, hay như không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp về số lượng, thời gian cung ứng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động và làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh hiện tại và tiềm ẩn: Đối thủ cạnh tranh có tác động trực tiếp tới chiến lược mua và cách thức vận hành chuỗi cung ứng của một công ty Khi thị trường xuất hiện nhiều đối thủ, doanh nghiệp sẽ khó mua sản phẩm với giá cạnh tranh, thậm chí doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi để mất nguồn hàng vào tay đối thủ
1.3.2 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
Nguồn lực doanh nghiệp được hiểu là những tài sản mà một doanh nghiệp sở hữu và có thể khai thác vì mục đích kinh tế (F David, 1998) Nó bao gồm cả nguồn lực vô hình và nguồn lực hữu hình như:
Cơ sở vật chất, kỹ thuật:
Yếu tố về cơ sở vật chất, kỹ thuật là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mua của công ty, bao gồm cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của doanh nghiệp như: văn phòng, kho hàng, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ hàng hoá, các thiết bị công nghệ thông tin Nếu thiếu các cơ sở hạ tầng và trang thiết bị này thì hoạt động mua, nhập khẩu hàng hoá sẽ trở nên khó khăn trong tình hình ngoại thương phát triển như hiện nay Cơ sở vật chất kỹ thuật tốt sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn về mặt thời gian, chi phí trong quá trình mua Đồng thời, với sự phát triển của công nghệ thông tin, tổ chức có thể quản lý mọi hoạt động của mình, thông tin khách hàng, thông
27 tin của các nhà cung cấp và hàng hoá thông qua hệ thống máy tính
Quản trị hoạt động mua của một doanh nghiệp chịu ảnh hưởng sâu sắc bởi nhân tố con người Trình độ của người tổ chức, điều hành hoạt động mua cũng như nhân viên tham gia có tác động trực tiếp tới quá trình mua hàng Để quy trình này diễn ra thuận lợi đòi hỏi nhân sự của công ty phải có kiến thức chuyên môn sâu liên quan đến mua, kinh nghiệm và kỹ năng tin học - ngoại ngữ Các kiến thức và kỹ năng này giúp giảm thiểu sai sót không đáng có trong mua và tăng lợi thế cho doanh nghiệp Có thể nói, nhân tố con người sẽ quyết định sự thành công hay thất bại đối với hoạt động mua của một công ty Để có nhân sự chất lượng cao, đáp ứng được các yêu cầu của công việc đòi hỏi công ty cần có chính sách đãi ngộ tốt, liên tục tổ chức các chương trình đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự một cách có chiến lược và hiệu quả
Nguồn vốn: Đây là yếu tố rất quan trọng quyết định không chỉ đến hiệu quả của quy trình mua mà còn ảnh hưởng rất lớn đến năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Yếu tố này có ảnh hưởng và liên quan trực tiếp với các yếu tố kể trên Chẳng hạn, để việc xây dựng cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị quản lý hoạt động mua hay đào tạo trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự đều cần một lượng vốn đầu tư lớn Vì vậy, với nguồn vốn dồi dào cùng việc sử dụng có hiệu quả sẽ giúp công ty tối ưu hóa khả năng quản lý, phát triển và cải tiến quy trình mua hàng, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MAY ĐẠI DƯƠNG
Tổng quan về công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương
2.1.1 Thông tin chung về công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương
Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương (DAI DUONG GARMENT GROUPJOINT STOCK COMPANY) là công ty cổ phần với vốn điều lệ 50.000.000.000 (Năm mươi tỷ Việt Nam đồng chẵn), bao gồm nhiều cổ đông, trong đó cổ đông lớn nhất là ông Lê Văn Khoa Công ty được thành lập năm 2017 nằm tại thôn Quang Lang Đoài, xã Thụy Hải, huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình dưới sự điều hành, quản lý của Giám đốc
Lê Minh Khôi Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương hoạt động dựa trên 3 nguyên tắc cốt lõi Đó là: “SOCIAL”, “CORPORATE” VÀ “RESPONSIBILITY”
Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương có tiền thân là Nhà máy may Xuất khẩu Đại Dương thuộc Công ty Cổ phần Đại Dương được đầu tư xây dựng và đi vào hoạt động từ cuối năm 2017 với vốn đầu tư hơn 120 tỷ đồng chia làm hai giai đoạn: Giai đoạn 1, năm 2017, với tổng diện tích nhà máy là 15.000 m 2 , nhà máy đã xây dựng xưởng 1 rộng 6.500 m 2 tương ứng với 850 lao động, đạt công suất lên tới khoảng 2.100.000 sản phẩm/năm
Giai đoạn 2, năm 2021, Đại Dương mở rộng nhà máy với tổng diện tích là 30.000 m 2 , xây dựng xưởng 2 rộng 13.000 m 2 Tổng cộng công ty có 30 chuyền may với hơn 1.300 lao động, đạt công suất 8.000.000 sản phẩm/năm
Năm 2022, nhà máy chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương
Công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương là đơn vị chuyên sâu về lĩnh vực sản xuất May Gia công và May Xuất khẩu các mặt hàng thời trang với thế mạnh trong sản xuất các sản phẩm dệt kim, dệt, dệt thoi Đặc biệt hàng sơ mi dệt thoi xuất khẩu với 90% hàng hóa xuất khẩu sang thị trường EU, Mỹ, Hồng Kông, Hàn Quốc, Nhật Bảnv.v và sản xuất hàng may mặc bao gồm áo sơ mi, áo phông… Tuy nhiên, với năng lực và uy tín hiện có, công ty sẽ hướng tới sản xuất hàng jacket, phát triển thêm các sản phẩm dán công nghệ cao và cộp ép chống nước; đầu tư xưởng giặt in, thêu khép kín phục vụ cho sản xuấtv.v
Công ty hiện đang tập trung sản xuất hàng may gia công, may xuất khẩu cho các đơn vị, khách hàng quốc tế như EU, Mỹ, Hồng Kông, Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc Hiện tại đây là những thị trường chính chủ lực của công ty, tuy nhiên, với thuận lợi khi Việt Nam đang tham gia đàm phán 18 hiệp định thương mại tự do, tiếp cận và thiết lập quan hệ thương mại với gần 230 thị trường, mục tiêu của công ty trong tương lai của công ty là phát triển tại các thị trường tiềm năng khác như tại chính nội địa hay những
29 nước đang có xu hướng đẩy mạnh nhập khẩu hàng may mặc tại Việt Nam và có các chính sách xóa bỏ phần lớn thuế quan liên quan đến ngành như Nga, Australia, Canada, New Zealand, Singapore, Châu Phi và Trung Đông
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương
(Nguồn: Phòng Nhân sự của công ty)
Trải qua nhiều năm hoạt động, công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương không ngừng đổi mới, cải tiến bộ máy tổ chức của mình, xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, cụ thể: Đại hội Cổ đông: Đại hội Cổ đông bao gồm các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất ở công ty
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị cũng thực hiện nhiệm vụ đề ra các chiến lược phát triển công ty trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và chịu trách nhiệm đảm bảo
30 hoạt động của công ty tuân theo quy định, điều lệ của nội bộ công ty và của pháp luật, nhà nước
Giám đốc: Là đại diện theo pháp luật của Công ty đối với các vấn đề có liên quan đến hoạt động và quản lý của công ty Ban giám đốc thực thi các nghị quyết của Đại hội cổ đông và Hội đồng quản trị; tổ chức, điều hành các hoạt động hàng ngày của Công ty phù hợp với cơ cấu và thông lệ quản lý đồng thời ký kết các hợp đồng bao gồm hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động…
Phòng Tài chính Kế toán: Thực hiện công tác kế toán, kiểm toán nội bộ công ty; Lập báo cáo tài chính, bảng lương, hóa đơn, thanh toán của khách hàng…và theo dõi doanh thu, các phát sinh chi phí trong quá trình tổ chức sản xuất, kinh doanh
Phòng Kế hoạch: Tổng hợp, phân tích và đưa ra bản dự thảo kế hoạch hoạt động phù hợp với chiến lược, chủ trương hoạt động của công ty theo từng thời kỳ dựa trên khảo sát tình hình hoạt động thực tế của công ty; Giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch thực hiện công việc; Quản lý, theo dõi tài sản của công ty và tiến hành bảo dưỡng, sửa chữa nếu có hư hỏng…
Phòng Nhân sự: Thực hiện công tác tìm kiếm, tuyển dụng nguồn nhân lực cho khối văn phòng và sản xuất; Xây dựng chiến lược đào tạo chuyên môn, tay nghề cho nhân lực mới và tái đào tạo, bổ sung kỹ năng cho nhân lực cũ; Tham mưu cho Ban giám đốc cáv vấn đề về tiền lương, phúc lợi của nhân viên
Phòng kinh doanh: Xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh thông qua các chiến lược tiếp cận khách hàng, truyền thông, marketing; Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng cho công ty
Phòng xuất nhập khẩu: Chịu trách nhiệm quản lý đầu vào nguyên vật liệu và đầu ra sản phẩm, điều phối toàn bộ quá trình cung ứng của công ty; Định hướng chiến lược hoạt động xuất nhập khẩu của công ty và tiếp cận để đàm phán, ký kết hợp đồng với đối tác và khách hàng nước ngoài
Phòng Vật tư- Mua hàng: Phối hợp cùng phòng Xuất nhập khẩu để quản lý quá trình mua sắm và cung ứng vật tư, nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất, xuất khẩu; Lập kế hoạch vật tư theo tháng, quý để đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ cho sản xuất; Đánh giá năng lực nhà cung cấp, so sánh giá, đàm phán ký kết hợp đồng mua hàng; Quản lý nhập, xuất, tồn kho vật tư
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của của công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương
2.2.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài
2.2.1.1 Các yếu tố môi trường vĩ mô
Do tác động từ suy giảm tăng trưởng kinh tế toàn cầu, biến động thị trường, các nền kinh tế lớn có sự điều chỉnh trong chính sách, Việt Nam liên tục gặp khó khăn trong nhiều lĩnh vực sản xuất trong đó có sản xuất may mặc Nếu năm 2021 ngành may mặc Việt Nam gặp khó khăn trong việc cố gắng duy trì, khắc phục sau đại dịch Covid-19, giá nguyên vật liệu gia tăng do đứt gãy chuỗi cung ứng thì sang năm 2022, đặc biệt trong hai quý cuối năm, nhu cầu tiêu dùng giảm mạnh khiến số lượng đơn đặt hàng may mặc cũng bị hạn chế Số lượng đơn đặt hàng giảm mạnh khiến Công ty phải điều chỉnh lại
33 kế hoạch mua, chiến lược mua để có thể vừa đáp ứng nhu cầu sản xuất, vừa đáp ứng kết quả hoạt động kinh doanh ở mức ổn định
Tại Việt Nam, ngành công nghiệp phụ trợ cho ngành may mặc có nhiều hạn chế khiến hầu hết các nguyên liệu đầu vào đều phải nhập khẩu, điều đó tác động đến hoạt động mua hàng quốc tế của Công ty và các lợi thế về giá của sản phẩm đầu ra Điều đó đòi hỏi Đại Dương phải có những biện pháp chủ động khắc phục khó khăn, xây dựng hệ thống sản xuất hiệu quả và có những điều chỉnh trong chiến lược mua để có thể chủ động trong khâu mua đầu vào
❖ Yếu tố chính trị- pháp luật:
Sự ổn định chính trị ở Việt Nam giúp nước ta thiết lập được mối quan hệ ngoại giao với các quốc gia trên thế giới, trong đó có Mỹ, Trung Quốc, Hàn Quốc, EU…Đây đều là những nước nhập khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương và trong đó cũng có nước chứa các nhà cung cấp của Công ty, chẳng hạn như Trung Quốc Ngành may mặc, dệt may là một trong những ngành luôn được Nhà nước quan tâm, được xem như ngành xuất khẩu chủ chốt, đóng vai trò quan trọng của nền kinh tế Việt Nam, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển và mở rộng phạm vi hoạt động Vì vậy, vấn đề nguyên vật liệu phục vụ ngành may cũng như ngành công nghiệp hỗ trợ may cũng được chú trọng Môi trường kinh doanh có sự quan tâm, tạo điều kiện của các chính sách giảm thuế, giảm lãi suất, các văn bản pháp luật liên quan đến ngành may mặc có ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty
Ngoài ra, Việt Nam được đánh giá là một trong những nền kinh tế phục hồi và phát triển nhanh nhất khu vực trong giai đoạn sau Covid-19, là cơ sở để các quốc gia, các nhà đầu tư, nhà cung cấp sẵn sàng hợp tác, gửi gắm niềm tin trong một môi trường kinh doanh ổn định, đáng tin cậy và giàu tiềm năng
Trước tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và xu hướng dịch chuyển sản xuất, đổi mới công nghệ là giải pháp mà các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc cần quan tâm và hướng tới Việc ứng dụng công nghệ, sử dụng máy móc kỹ thuật hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạn chế rủi ro, đồng thời gia tăng sản lượng sản xuất Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương hiện đã đầu tư hơn 1000 máy móc, thiết bị hiện đại, trong đó có nhiều máy móc tự động như máy cắt tự động, máy trải tự động, máy kiểm vải, máy lập trình khổ lớn cắt laser, máy kiểm xả vải…
2.2.1.2 Các yếu tố môi trường vi mô
Khách hàng là yếu tố quan trọng nhất của Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại
Dương Khách hàng cũng là nhân tố tạo nên sức ép trong việc quyết định giá mua, giá bán và chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty Để giữ chân và thu hút thêm khách hàng, công ty phải liên tục cập nhật, nắm bắt tâm lý của khách hàng để nâng cấp các sản phẩm của mình Nhu cầu của khách hàng sẽ quyết định việc công ty nhập khẩu các nguyên vật liệu, sản phẩm gì cũng như sản xuất số lượng bao nhiêu thành phẩm để bán ra thị trường
Khách hàng của Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương bao gồm cả khách hàng nội địa và khách hàng quốc tế, trong đó 90% sản phẩm xuất sang nước ngoài, tại các thị trường EU, Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc Một số khách hàng lớn của công ty có thể kể đến như Công ty TNHH Sản xuất May TRI-TOP; Tập đoàn KT GROUP; RALPH LAUREN; Tập đoàn Dawon; Công ty TNHH May và Thương mại Trung Anh…Hiện tại, công ty cũng đang tích cực chuyển đổi cơ cấu mặt hàng và đẩy mạnh phát triển thị trường trong nước Mục tiêu của bộ phận mua hàng là đem về nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị với giá thành tốt nhất, chất lượng cao và các chính sách đi kèm rõ ràng nhằm phù hợp với yêu cầu sản phẩm mà khách hàng đề ra Công ty cũng đã đưa ra quy trình mua hàng nhằm mục đích chuẩn hoá các hoạt động của công tác mua hàng giúp các bộ phận, phòng ban mua hàng được thuận lợi và phối hợp với nhau tránh những sai sót trong quá trình cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất
Nguồn nguyên vật liệu đầu vào như vải, bông, chỉ, nhãn, túi nilon, bìa carton…của Đại Dương đến từ khoảng 35% từ các nhà cung cấp trong nước và 65% từ các công ty nước ngoài (chủ yếu từ chính các công ty đặt gia công) như Công ty TNHH Phồn Thịnh- TAE GWANG, Công ty TNHH COATS Phong Phú, Công ty Cổ phần Bao bì Nam Ninh… Ngoài ra, các máy móc phục vụ sản xuất như máy mài, máy cắt, máy lập trình tự động…được Đại Dương làm việc với các nhà cung cấp Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ MAIKA, Công ty TNHH may Phúc Tấn, Công ty Cổ phần ENCO, Công ty TNHH BOK Việt Nam…Với thế mạnh là sản xuất gia công nên một số nhà cung cấp cũng chính là khách hàng của Đại Dương, đó là Công ty TNHH Sản xuất May TRI-TOP; COSMO I&C; Công ty TNHH I&H…Trong thời gian tới, công ty sẽ tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên vật liệu uy tín, tin cậy cả trong và ngoài nước để giảm bớt áp lực về chi phí và khan hiếm nguyên vật liệu Ngoài ra, trước xu hướng xanh hóa trong ngành may mặc, công ty phải tìm kiếm, lựa chọn các nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn là đối tác xanh và xây dựng các chính sách hợp tác để có thể sản xuất xanh
Ngành sản xuất may mặc luôn bị cạnh tranh gay gắt cả trong và người nước Tại thị trường trong nước, hiện nay có khoảng 5000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực
35 sản xuất hàng dệt may, trong đó có may mặc Chỉ tính riêng trên địa bàn tỉnh Thái Bình và khu vực lân cận, Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương đối đầu với một số cái tên như: Công ty Cổ phần May Xuất khẩu Thái Bình (phố Quang Trung, Phường Trần Hưng Đạo, Thành phố Thái Bình, Tỉnh Thái Bình); Công ty TNHH May Hưng Nhân (Khu công nghiệp Nguyễn Đức Cảnh, Phường Trần Hưng Đạo, Thành phố Thái Bình, Tỉnh Thái Bình)
Tại thị trường nước ngoài: Lợi thế về nguồn nhân công và nguyên phụ liệu giá rẻ khiến các doanh nghiệp sản xuất may mặc tại các nước như Bangladesh, Thổ Nhĩ Kỳ, Ấn Độ…có khả năng phát triển sản xuất tốt hơn các doanh nghiệp tại Việt Nam, trong đó có cả Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương
Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương thường xuyên phân tích các đối thủ cạnh tranh và lợi thế cạnh tranh của mình để đưa ra định hướng mua phù hợp theo từng giai đoạn; luôn nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng vượt trội hơn đối thủ bằng cách tối ưu hoạt động logistics và nâng cao chất lượng sản phẩm của mình khi trao tới tay khách hàng
2.2.2 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
Bảng 2.3 Các chỉ tiêu tài chúnh của công ty 2022-2023
Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn 0.48 0.47
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương 2022-2023)
Năm 2023, tổng tài sản của công ty có sự biến đổi tăng khoảng 15 tỷ VND (tăng 9%) so với năm 2022 nhằm mục đích đầu tư, mở rộng quy mô, cải thiện dây chuyền sản xuất Điều đó thể hiện Công ty đang ngày càng mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh của mình
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương luôn tập trung vào việc xây dựng và duy trì nguồn tài chính tự chủ để tạo sự chủ động
36 trong thực hiện các hợp đồng và đầu tư vào các dự án mà công ty tham gia Điều này giúp công ty duy trì tính độc lập tài chính và không phụ thuộc quá nhiều vào nguồn vốn bên ngoài Hơn nữa, Công ty đã thiết lập và duy trì mối quan hệ đáng tin cậy với các ngân hàng thương mại cổ phần Mối quan hệ này cho phép công ty bảo lãnh tài chính và thực hiện các hợp đồng thương mại với điều kiện vay vốn có hạn mức tín dụng và lãi suất phù hợp với nhu cầu sản xuất và kinh doanh hiện tại của công ty Điều này giúp cân nhắc tốt giữa việc sử dụng nguồn vốn tự chủ và vốn vay từ ngân hàng để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và ổn định
❖ Cơ sở vật chất, kỹ thuật:
Thực trạng mua hàng của công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương
Hiện nay, phòng Vật tư, mua hàng của công ty đang đảm nhận nhiệm vụ mua hàng thương mại liên quan đến các nguyên liệu, phụ liệu, vật tư gia công phục vụ trực tiếp cho sản xuất, đóng gói của hai phân xưởng và mua các vật tư tiêu hao, thay thế, sửa chữa, bảo hành phục vụ cho sản xuất cũng như văn phòng phẩm phục vụ khối văn phòng Ngoài ra, phòng mua còn tiến hành hoạt động đánh giá nhà cung cấp hàng tháng, mở rộng nguồn hàng, tìm kiếm nguồn cung ứng mới, đàm phán giá và ký kết các hợp đồngv.v
2.3.1 Các quyết định cơ bản của hoạt động mua tại công ty
2.3.1.1 Quyết định về chất lượng
Chất lượng là một trong những quan tâm hàng đầu của công ty, do đó công ty đưa ra quy chuẩn về chất lượng hàng mua vô cùng chặt chẽ Đầu tiên, bộ phận mua hàng kiểm soát trên giấy tờ hàng hoá Nguyên vật liệu khi được mua về phải được chứng minh nguồn gốc xuất xứ đầy đủ, chứng nhận chất lượng, từ chính nhà máy sản xuất hoặc đơn vị kiểm định,…
Do công ty hoạt động trên cả lĩnh vực sản xuất gia công và sản xuất xuất khẩu nên quyết định về chất lượng khi thực hiện hoạt động mua hàng có sự khác biệt Với sản xuất gia công, bên đặt gia công sẽ giao một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật liệu gia công theo hợp đồng thỏa thuận và công ty sẽ mua một phần phụ liệu để phục vụ thực hiện đơn hàng gia công đó Do đó, chất lượng của hàng hóa đã đa phần được kiểm soát bởi cả hai bên Nhưng với sản xuất xuất khẩu, công ty tự mua nguyên liệu và vật liệu để sản xuất sản phẩm, xuất khẩu sản phẩm này cho các khách hàng quốc tế theo hợp đồng đã ký kết Khi đó, chất lượng mặt hàng mua cần bộ phận mua hàng tập trung kiểm soát, chọn lọc để có được nguồn cung chất lượng nhất
Với từng loại mặt hàng mua Công ty sẽ đưa ra các tiêu chuẩn cả về kỹ thuật và chất lượng khác nhau chẳng hạn:
Chỉ may: Độ bóng và mượt; Khả năng chịu nhiệt khi ủi; Độ bền; Độ co giãn, đàn hồi; Độ xù lông; Độ tương ứng với loại vải sử dụng…
Túi nilon: Được sử dụng trong khâu đóng gói sản phẩm cuối cùng Túi nilon được đánh giá dựa trên độ bền, độ dẻo, khả năng chịu va đập, khả năng cản khí, cản nước,
38 khả năng chịu nhiệt, khả năng chịu ánh sáng, độ an toàn cho sức khỏe, tính tiện dụng… Một số quốc gia đã ban hành nhiều điều khoản về thành phần của bao bì và các vấn đề liên quan đến môi trường Do đó, Công ty luôn phải cập nhật và đảm bảo các yêu cầu đó
Bìa carton: Tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng bìa carton dựa trên vật liệu sản xuất bìa carton, độ trắng của bìa, độ dày, độ phẳng; Khả năng chịu lực; chịu bục…Và cũng tương tự như túi nilon, việc lựa chọn bìa carton cũng phải dựa vào yêu cầu môi trường của từng quốc gia mà Công ty xuất khẩu hàng sang
Ngoài ra với các máy móc, thiết bị được sử dụng trong thời gian dài như máy may, bàn là/ủi, máy dập, máy khâu…, yêu cầu chất lượng cũng phải được đảm bảo để thuận lợi cho quá trình sản xuất, tạo ra sản phẩm theo đúng yêu cầu và an toàn cho người lao động
2.3.1.2 Quyết định về số lượng Để đảm bảo đúng tiến độ và yêu cầu kỹ thuật cho sản phẩm, trước tiên bộ phận mua hàng của công ty phải làm việc với nhà cung cấp để đáp ứng đủ số lượng mặt hàng để phục vụ sản xuất Số lượng của các mặt hàng mua phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng, của bên đặt gia công và có sự định lượng sao cho sản xuất được thông suốt Công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương chủ yếu quản lý số lượng mua bằng hình thức mua nhiều, tự quản lý dự trữ để chủ động trong sản xuất, bớt phụ thuộc vào nhà cung cấp hơn và cũng bởi vì các nhà cung cấp của Đại Dương còn có nhiều khách hàng và nhà cung cấp nhỏ hơn Một số nhà cung cấp mà công ty mà công ty thực hiện hình thức mua nhiều bao gồm: Công ty TNHH COATS Phong Phú, Công ty TNHH Dệt may Wan Na, Công ty TNHH Phồn Thịnh- TAE GWANG, Công ty TNHH Sản xuất May TRI-TOP, Công ty Cổ phần Việt Tiến Nam Định, Công ty Cổ phần Bao bì Nam Ninh, Công ty TNHH Bok Việt Nam, Công ty TNHH MTV Thành Phát 268
Ngoài ra công ty cũng sử dụng hình thức cung ứng đúng thời điểm và phối hợp với những nhà cung cấp đã có quan hệ lâu dài nhằm giảm lượng hàng tồn kho Điều này làm giảm nhu cầu lưu trữ hoặc vận chuyển vật liệu quá mức, do đó giảm thiểu thiệt hại, mất mát và chi phí Một số nhà cung cấp thuộc nhóm này bao gồm: Công ty TNHH Sản xuất May TRI-TOP, Công ty TNHH I&H, Công ty TNHH Fashion Garments 2, Công ty TNHH Dệt may Ningbo Lemo, Công ty Cổ phần ENCO
Bảng 2.4 Các mặt hàng mua chính của công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại
Dương năm 2023 STT Mặt hàng Giá trị
Một số nhà cung cấp chính
1 Vải dệt thoi, vải cotton 4,0 Công ty TNHH Sản xuất May TRI-TOP,
2 Vải dệt kim, vải kate 4,0
Công ty TNHH Dệt may Shaoxing Yongfang, Công ty TNHH Fashion Garments 2
Công ty TNHH COATS Phong Phú, Công ty TNHH Dệt may Wan Na, Công Ty TNHH Sản Xuất Nguyên Phụ Liệu Minh Phát…
Công ty TNHH Phồn Thịnh- TAE GWANG, Công ty TNHH Thương mại quốc tế Ningbo Hoba, Công Ty TNHH Sản Xuất Và Thương Mại Trung Dũng…
5 Vật liệu dựng, vật liệu cài 1,5
Công ty TNHH Dệt may Ningbo Lemo, Công ty TNHH Sản xuất phụ liệu may Vinazip…
5 Bàn là hơi 0,2 Công ty TNHH Cơ khí may Hoàng Hà
6 Túi nilon 1,0 Công ty Cổ phần Việt Tiến Nam Định, Công ty TNHH Minh Châu
7 Bìa carton 2,0 Công ty Cổ phần Bao bì Nam Ninh, Công ty
TNHH Bao bì Công nghệ sạch
8 Than, khí lò hơi 2,0 Công ty Cổ phần Đại Dương, Công ty
9 Máy khâu, máy may, máy dập cúc 0,5
Công ty TNHH may Phúc Tấn, Công Ty TNHH Công Nghệ Jiake Lohev Việt Nam, Công ty TNHH Máy may Taizhou Foxsew…
Linh kiện máy móc (vòng bi máy cắt, nam châm…)
Công ty TNHH Bok Việt Nam, Công ty Cổ phần ENCO, Công ty TNHH Công nghệ cao Jiangyin Furen…
11 Đồ dùng văn phòng 0,7 Công ty TNHH Phồn Thịnh- TAE
(Nguồn: Bộ phần mua hàng của công ty)
Một vấn đề thường gặp trong quá trình mua hàng là lượng đặt hàng không chính xác, dẫn đến đơn đặt hàng bị xé lẻ hoặc khối lượng dư thừa Khi khối lượng mua lớn hơn so với kế hoạch sản xuất sẽ gây áp lực cho bộ phận kho, khó quản lý và bảo quản Khi khối lượng mua hàng thấp hơn nhu cầu thực, bộ phận mua hàng sẽ phải tiến hành đặt thêm đơn hàng, làm cho chi phí mua tăng thêm, tốn thời gian và tốn chi phí quản lý Để tối ưu hoá số lượng khi đặt hàng, bộ phận mua hàng đã phải làm việc chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật, trao đổi thông tin nhanh chóng, cập nhật đơn hàng
2.3.1.3 Quyết định về thời gian cung ứng
Bộ phận mua hàng tại công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương luôn chú trọng đến thời gian cung ứng hàng hóa của nhà cung cấp Hàng hóa phải được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm để đảm bảo hàng may được sản xuất kịp thời, đảm bảo tiến độ sản xuất, đồng thời giải quyết vấn đề liên quan đến tồn kho gây phát sinh chi phí dự trữ, bảo quản
Với số lượng đơn đặt hàng nhỏ lẻ trong giai đoạn 2021-2023, thời gian trung bình sản xuất một đơn hàng may gia công tại công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương kéo dài trong 45-60 ngày, bao gồm cả thời gian mua/nhập khẩu nguyên liệu, thủ tục hải quan, vận chuyển nguyên vật liệu tới nhà máy và sản xuất và không tính thời gian vận chuyển đến bên mua Trong đó khâu mua và chờ nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp nước ngoài là mối liên kết dài nhất trong thời gian sản xuất, trong khoảng 15-20 ngày Do đó, việc tiến hành sản xuất sẽ được rút ngắn đi rất nhiều khi công ty thu mua nguyên liệu trong nước
Một số hợp đồng mà công ty đang thực hiện yêu cầu tiến độ nhanh, trong khi thời gian sản xuất và vận chuyển cố định, vì vậy bộ phận mua hàng luôn luôn chủ động tìm kiếm nhanh các nhà cung cấp có năng lực cấp hàng sẵn sàng Tuy nhiên, tìm kiếm nhanh cũng đi đôi với nguồn cung đạt chất lượng và chi phí tối ưu
2.3.1.4 Quyết định về giá mua và tổng chi phí
Mức giá hợp lý đối với công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương là mức giá thấp nhất để đảm bảo nguồn cung liên tục với chất lượng đảm bảo, vào đúng lúc và đúng chỗ khi công ty cần Mức giá này khác nhau ở mỗi mặt hàng mua, bởi lẽ giá thành còn phụ thuộc vào giá trị hàng hóa, giá thành sản xuất các sản phẩm thay thế hay cạnh tranh trên thị trường Bộ phận mua hàng của công ty thường xuyên phải cập nhật giá mua dao động trên thị trường của các mặt hàng mua để quản lý và đưa ra các quyết định về giá mua hợp lý Điển hình với mặt hàng vải may và chỉ may trong giai đoạn cuối năm 2023, tùy thuộc vào từng loại chỉ sẽ có các mức giá khác nhau, các mức giá dao động các loại mặt hàng mà công ty đang sử dụng trong sản xuất trên thị trường được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 2.5 Giá dao động của vải may và chỉ may trên thị trường
Loại mặt hàng Giá trên thị trường
Vải cotton 100.000 đ- 350.000 đ/mét Vải kate 10.000 đ- 100.000 đ/mét Vải dệt thoi 170.000 đ- 450.000 đ/mét Vải dệt kim 170.000 đ- 450.000 đ/mét
Chỉ Dymax 110.000 đ- 190.000 đ/cuộn 5000M Chỉ Astra 90.000 đ- 150.000 đ/cuộn 5000M Chỉ 40/2 60.000 đ- 120.000 đ/cuộn 5000M Chỉ 50/3 80.000 đ- 150.000 đ/cuộn 5000M
Đánh giá thực trạng mua hàng của công ty
Với vai trò là một công ty chuyên sản xuất, gia công và xuất khẩu các mặt hàng may mặc, công tác mua và nhập khẩu nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất luôn được quan
53 tâm, đánh giá và liên tục cải tiến để mọi hoạt động diễn ra trôi chảy, đảm bảo kế hoạch kinh doanh của công ty để đạt được các mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn Có thể kể đến một số thành công mà công ty đã đạt được đối với hoạt động mua hàng như sau:
Thứ nhất, công ty đã xây dựng được quy trình mua cho từng mặt hàng và quy trình lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng tương đối hoàn thiện; phân định rõ được nội dung trách nhiệm, mục tiêu cần đạt được cho từng phòng ban liên quan; đảm bảo công tác điều phối quá trình đặt hàng và thực hiện đơn hàng được tiến hành chặt chẽ; kiểm soát được các tình huống phát sinh và đưa ra phương án giải quyết kịp thời
Thứ hai, nhân sự chủ chốt của phòng mua có chuyên môn nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm và kĩ năng làm việc chuyên nghiệp Vì thế, những sai sót mắc phải trong hoạt động mua và thực hiện đơn hàng ngày càng giảm, từ đó quá trình mua nguyên phụ liệu may được đảm bảo về thời gian và chất lượng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của công ty
Thứ ba, sự mở rộng của hệ thống nhà cung cấp cũng góp phần tạo nên sự hoàn thiện cho hoạt động thu mua của công ty Công ty được tiếp cập với tệp nhà cung cấp lớn, có nhiều lựa chọn cạnh tranh về giá cả, chất lượng, từ đó nâng cao đầu vào vật tư cho doanh nghiệp
Thứ tư, trong quá trình thực hiện quy trình mua hàng, nhờ có sự quản lý chặt chẽ của trưởng bộ phận và sự phối kết hợp giữa các phòng ban nên công ty đã tiết kiệm được thời gian thực hiện đơn hàng, giảm thiểu tối đa những rủi ro không mong muốn
Thứ năm, hệ thống cơ sở vật chất tương đối đầy đủ, đáp ứng được những yêu cầu cơ bản trong hoạt động mua hàng nói chung và bảo quản dữ trữ nói riêng Công ty sở hữu kho theo đúng tiêu chuẩn quy định về bảo quản nguyên phụ liệu hàng may, hệ thống kho được bố trí phù hợp với sản xuất Do sắp xếp một cách có hệ thống và hợp lý nên giảm bớt được diện tích kho, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập xuất hàng hóa, đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, sẵn sàng cung cấp kịp thời theo nhu cầu sản xuất Việc thực hiện kiểm kê và xử lý thừa thiếu nguyên phụ liệu kịp thời góp phần quản lý chặt chẽ, hạn chế hư hỏng, mất mát, do vậy việc bảo quản dự trữ các mặt hàng mua được tiến hành khá tốt
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Có thể thấy rằng, hoạt động mua hàng và quản trị nguồn cung của công ty vẫn còn tồn tại một số điểm yếu gây ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động quản trị mua Qua quá trình làm việc thực tế, tác giả nhận thấy một số vấn đề còn vướng mắc như sau:
Thứ nhất, bộ tiêu chí đánh giá và lựa chọn NCC chưa được xây dựng hoàn chỉnh và còn mang tính chất tượng trưng, chưa được áp dụng vào thực tế để đánh giá nhà cung ứng một cách cụ thể Công ty chưa xây dựng được một thang đo cụ thể, chưa xác định
54 hệ số cân bằng cho các tiêu chí lựa chọn, do đó chưa thực hiện đầy đủ các thủ tục đánh giá lựa chọn cho điểm và tổng kết một cách rõ ràng
Thứ hai, công ty ưu tiên các NCC quen thuộc nhiều hơn các NCC mới Điều này có thể dẫn tới sự phụ thuộc và ảnh hưởng bởi bất kỳ rủi ro nào đến từ các NCC này Dù tệp nhà cung cấp được mở rộng nhưng công ty vẫn còn thói quen ưu tiên và lựa chọn các NCC quen thuộc Đôi khi, công ty có thể bỏ qua lựa chọn NCC tốt hơn hoặc gặp rủi ro về nguồn cung với các nhà cung cấp cũ
Thứ ba, công ty chưa có hệ thống đánh giá sau mua hoàn chỉnh Phòng vật tư-mua hàng vẫn tiến hành đánh giá mức độ hoàn thành đơn hàng của từng nhà cung cấp sau mỗi lần mua hàng Tuy nhiên, hoạt động này chưa được hệ thống hoá Việc đánh giá thủ công theo từng lô hàng gây tốn thời gian và không khách quan
Thứ tư, hạn chế trong trình độ chuyên môn và hoạt động bàn giao công việc giữa các nhân sự cũ - mới Mua hàng là công việc khá phức tạp đòi hỏi người thực hiện phải nắm vững kiến thức chuyên môn và am hiểu trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là về các quy định pháp lý, văn hóa xã hội, kinh nghiệm dày dặn để giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc Một số nhân sự phòng mua chưa có nhiều kinh nghiệm nên cần thêm thời gian để trau dồi kiến thức và các kỹ năng, do vậy trong quá trình làm việc vẫn xảy ra sai sót Bên cạnh đó, trong giai đoạn các nhân sự cũ nghỉ và công ty cần tuyển nhân sự mới, việc bàn giao công việc còn gặp nhiều khó khăn Nhân sự mới chưa nắm rõ được yêu cầu công việc phụ trách, thiếu thông tin khiến một số lô hàng bị bỏ sót, gây tăng chi phí, hiệu quả công việc giữa các phòng ban bị ảnh hưởng Những hạn chế trong công tác quản trị mua hàng có thể đến xảy đến bởi những nguyên nhân sau:
Hoạt động mua hàng bao gồm cả quốc tế và nội địa là công việc nhiều thử thách, đòi hỏi người thực hiện có năng lực chuyên môn cao Mặc dù công ty luôn tổ chức các khoá bồi dưỡng, đào tạo hàng quý, tuy nhiên nhân viên vẫn chưa thể phát huy hết khả năng cũng như tận dụng được toàn bộ các kiến thức đã đào tạo để xử lý các vấn đề liên quan đến hoạt động mua trong khi làm việc Bên cạnh đó, nhân sự phụ trách vẫn còn có tâm lý chủ quan, không cẩn thận gây nhầm lẫn, sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện
Trong quá trình thực hiện đơn hàng, công ty chưa thực sự tận dụng hết lợi ích của công nghệ thông tin Nhân viên phải cùng lúc xử lý các công việc lặp đi lặp lại một cách thủ công, vừa phải giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài mong đợi dẫn đến hiệu suất công việc giảm sút, việc kiểm soát kế hoạch của các lô hàng còn lẻ tẻ, chủ yếu dựa trên các phương pháp theo dõi truyền thống Sự kết nối thông tin giữa các phòng ban chưa
55 hiệu quả trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN MAY ĐẠI DƯƠNG
Dự báo triển vọng thị trường và phương hướng hoạt động của công ty
Trong những năm qua, sản phẩm may mặc đã góp phần đáng kể vào sự phát triển kinh tế và xã hội ở Việt Nam Ngành May mặc của Việt Nam cũng là một trong những ngành hàng xuất khẩu chủ lực và giữ vai trò quan trọng đối với sự tăng trưởng của nền kinh tế Trước bối cảnh quốc tế và trong nước, trong thời gian tới, ngành may mặc Việt Nam sẽ phát triển theo hướng hình thành và phát triển chuỗi cung ứng trong nước nhằm đáp ứng quy tắc xuất xứ và tận dụng các FTAs đã ký kết, qua đó góp phần tăng hàm lượng giá trị gia tăng trong nước, dần dần cải thiện năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp trong ngành may mặc Bên cạnh đó, các doanh nghiệp may mặc cũng sẽ tăng cường đầu tư đổi mới công nghệ, đổi mới mô hình kinh doanh phù hợp với xu thế tiêu dùng mới Năm 2024 vẫn là năm tiếp tục thử thách với ngành may mặc Việt Nam khi dự báo nền kinh tế thế giới và Việt Nam còn nhiều khó khăn, đơn hàng khan hiếm, chuỗi cung ứng còn rủi ro, chi phí đầu vào cao…Tuy nhiên đây cũng là thời điểm để doanh nghiệp cơ cấu lại dòng sản phẩm, đầu tư theo hướng “xanh hóa” giúp nâng cao khả năng cạnh tranh, gia tăng giá trị trong chuỗi
Nhận thức được tầm quan trọng của việc đề ra phương hướng hoạt động, ban lãnh đạo công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương đã đặt ra một số mục tiêu chiến lược trong 5 năm tới như sau:
+ Nâng cao chất lượng công tác quản trị doanh nghiệp: Hoàn thiện, nâng cao chất lượng các công tác quản trị tài chính, quản trị marketing, quản lý lao độngv.v
+ Tiếp tục đổi mới tư duy kinh tế, đổi mới biện pháp quản lý, sắp xếp tổ chức sản xuất phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ, ban hành các quy chế quản lý đảm bảo phù hợp với quy luật kinh tế thị trường
+ Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến: Đẩy mạnh ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong thi công các công trình Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý, điều hành sản xuất, coi đó là một trong những giải pháp quan trọng để phát triển và nâng cao năng lực cạnh tranh, năng suất lao động và tiến độ thi công
+ Đảm bảo việc làm, cải thiện, nâng cao đời sống của người lao động
+ Nâng cao năng lực tiếp cận thị trường; thúc đẩy liên kết chuỗi cung ứng nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu xuất khẩu và tiêu thụ nội địa
+ Riêng về công tác quản lý mua hàng, công ty sớm tìm cách khắc phục những mặt yếu kém để nâng cao chất lượng hiệu quả quản trị mua hàng Công ty dự kiến sẽ thường xuyên mở các lớp đào tạo huấn luyện về các nghiệp vụ trong mua hàng nhằm
57 nâng cao chất lượng công tác quản lý mua cũng như quản lý nguồn cung
+ Nỗ lực cải thiện về chất lượng, giá thành sản phẩm và phải “xanh hóa” cả quá trình sản xuất.
Đề xuất giải pháp cho vấn đề hoàn thiện hoạt động mua hàng đối với công
Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương
3.2.1 Đề xuất các giải pháp đồng bộ
- Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Áp dụng các kỹ thuật quản lý chất lượng và quy trình sản xuất hiệu quả để giảm thiểu lãng phí và tăng năng suất
- Thúc đẩy các giải pháp công nghệ: Đầu tư vào các công nghệ sản xuất tiên tiến để tăng cường hiệu suất và chất lượng sản phẩm Tính tự động hóa trong quy trình sản xuất có thể giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng
- Xây dựng kế hoạch dự trữ: Xây dựng một kế hoạch dự trữ cho các vật tư chính Điều này giúp đảm bảo rằng công ty có đủ nguyên vật liệu để duy trì sản xuất trong trường hợp có biến động không mong muốn trong nguồn cung ứng
- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Công ty sử dụng phần mềm phân tích tập hợp dữ liệu vào hoạt động nghiên cứu thị trường để đạt được kế hoạch mua được chính xác, tối ưu Việc nắm sự thay đổi của thị trường như nhu cầu mua, chủng loại, nguồn cung cấp, giá cả, chất lượng là điều vô cùng quan trọng Từ đó, công ty có thể xây dựng kế hoạch nhập khẩu hàng hóa dựa trên thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy và hiệu quả kinh doanh Bên cạnh đó, việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp hỗ trợ cập nhật thông tin kịp thời, giúp doanh nghiệp hạn chế được rủi ro nguồn cung cấp và xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững với doanh nghiệp
- Tối ưu hóa quản lý tài chính: Áp dụng các phương pháp và công nghệ quản lý tài chính hiện đại để tối ưu hóa chi phí và nguồn lực Điều này bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý kho, thanh toán điện tử để giảm thời gian và chi phí liên quan đến quá trình tài chính
- Tận dụng sự hỗ trợ từ các tổ chức: Xây dựng và mở rộng mối quan hệ với ngân hàng và nhà tài trợ để có được các giải pháp tài chính linh hoạt Các khoản vay và gói tài trợ có thể giúp công ty quản lý tốt hơn về mặt tài chính trong quá trình quản lý nguồn cung ứng vật tư
- Tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận có liên quan: Các bộ phận có liên quan đến hoạt động mua hàng như bộ phận bán hàng, kho vận, kế toán Cần phối hợp chặt chẽ các bộ phận có liên quan để nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh Giữa các bộ
58 phận phải luôn liên kết chạt chẽ với nhau để thông tin luôn được trao đổi một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhất
- Nâng cao trình độ của nhân viên mua hàng: tổ chức đào tạo và đào tạo lại về kiến thức, kinh nghiệm để dảm bảo chất lượng đội ngũ nhân viên mua hàng, cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng, đào tạo huấn luyện nội bộ ngay tại chỗ…
- Về các quy định và quyền lợi, cần có sự rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động đối với công ty, phát động các phong trào thi đua trong làm việc, đưa ra các chỉ tiêu, mục tiêu để tất cả mọi người cùng cố gắng hướng tới Thực hiện các chính sách khen thưởng như: tăng lương, thưởng theo doanh thu, tăng các trợ cấp cho người lao động,…; luôn quan tâm, chăm sóc đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty Điều này không chỉ giúp tạo ra môi trường làm việc vừa thân thiện, vừa có tính cạnh tranh mà còn phần nào hạn chế được tình trạng người lao động quyết định nghỉ việc sau một thời gian ngắn làm việc ở công ty
3.2.2 Đề xuất các giải pháp cho quy trình mua tại công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương
Thứ nhất, cần kết hợp thêm nhiều nguồn thông tin đánh giá trong hoạt động phân tích, dự báo nhu cầu Trước đó, công ty thường chỉ dựa vào số liệu bán hàng quá khứ để phân tích, dự đoán xem xu hướng tiêu thụ các sản phẩm của khách hàng như thế nào Tuy nhiên, điều này dẫn đến rủi ro sai số giữa thực tế và dự báo khá lớn Do vậy, công ty cần phải quan tâm thêm đến các yếu tố khác tác động đến kết quả dự báo như: biến động thị trường, mùa dịch bệnh, các chương trình xúc tiến… để tỉ lệ sai số được giảm nhỏ đi
Thứ hai, phân định rõ trách nhiệm, phạm vi công việc đối với từng nhân sự ở các phòng ban, đặc biệt là phòng vật tư-mua hàng Phòng vật tư-mua hàng cần phân định lại phạm vi công việc để tránh chồng chéo nhau Lượng nguyên phụ liệu đầu vào cần cho các dự án là rất lớn, việc phân loại, quản lý, dự trữ sẽ rất phức tạp, nên cần có sự phân công công việc rạch ròi để đảm bảo sự hiệu quả và minh bạch trong quản lý nguồn cung ứng vật tư Đồng thời tăng cường sự kết hợp và giao tiếp giữa các bộ phận liên quan trong công ty Các bộ phận như kế toán, sản xuất, và bán hàng cần phải liên kết chặt chẽ để chia sẻ thông tin liên quan đến nhu cầu, tồn kho, và các biến động thị trường Sự hiểu biết đầy đủ về mọi khía cạnh của quy trình mua hàng sẽ giúp công ty đưa ra các quyết định thông tin và hiệu quả
Thứ ba, hoàn thiện công tác tiếp nhận hàng hóa Muốn nâng cao hiệu quả công tác nhận hàng và nhập kho, trước tiên phải nâng cao năng lực cho nhân viên kho hàng Công ty có thể đầu tư cho nhân viên đi học thêm các lớp về nghiệp vụ lưu kho, nhập hàng với các điều khoản ràng buộc cụ thể, tránh trường hợp chảy máu chất xám Mỗi nhân viên
59 có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ thì từng đầu việc sẽ được xử lí hiệu quả hơn Thêm vào đó, nhân viên mua hàng khi kí kết hợp đồng với nhà cung cấp, phải thảo luận và đưa ra các điều khoản nhận trả hàng, đền bù cụ thể trong trường hợp phía công ty nhận được hàng bị hỏng, bao hàng bị rách, chất lượng hàng bên trong bị ảnh hưởng, nhãn hàng bị sai thông tin… Việc nhận hàng về kho cũng cần sự phối hợp của bộ phận mua hàng và bộ phận kho Mỗi khi tiếp nhận lô hàng, người nhận hàng phải chụp ảnh, gửi thông tin nhãn mác hàng về và nếu có phát sinh bất thường tuyệt đối không được kí nhận hàng mà phải báo cho cấp quản lí để kịp thời đưa ra phương án trả hàng hay làm việc lại với nhà cung cấp
Thứ tư, hoàn thiện công tác đánh giá sau mua Mặc dù quá trình mua hàng đã được thống nhất theo hợp đồng mua bán của các bên, song công ty vẫn cần liên tục thúc giục nhà cung cấp, kịp thời xử lí các phát sinh làm chậm quá trình lưu thông hàng hóa, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Nhân viên mua hàng cần giám sát toàn bộ quá trình giao hàng để kiểm tra xem bên giao có tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng hay không Cụ thể như:
- Hai bên cùng thống nhất tiêu chuẩn về mẫu mã sản phẩm, màu sắc, quy cách đóng gói, bao bì, nhãn chính nhãn phụ Từ đó nhân viên giao nhân sẽ căn cứ trên các điều kiện sẵn có cùng với cảm quan về hàng hóa để xác định trước xem hàng hóa có đáp ứng chất lượng hay không
Một số kiến nghị với cơ quan nhà nước và các bên liên quan
Thứ nhất, nhà nước cần có chiến lược trong thu hút đầu tư vào nguồn cung thiếu hụt theo chiến lược dệt may Chính phủ đã thông qua Để làm được điều này, cần có các cơ chế, chính sách hỗ trợ về đất đai, đầu tư các cụm, khu công nghiệp sợi, dệt, nhuộm tập trung tạo điều kiện để ngành phát triển Bộ Công Thương cần sớm làm việc với các địa phương nhằm hoạch định quy hoạch phát triển các khu công nghiệp tuân thủ các quy định về môi trường, kêu gọi các dự án công nghiệp dệt nhuộm nhất là dệt nhuộm vải cao cấp và dệt thoi, dệt kim vào đầu tư
Thứ hai, hoàn thiện hệ thống chính sách thuế - tín dụng Chính sách thuế cho các doanh nghiệp ngoài việc là nguồn thu cho ngân sách nhà nước thì còn phải có tác dụng khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động bằng các chính sách ưu đãi như giảm thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế nhập khẩu dựa trên chủng loại mặt hàng, đặc biệt là các hàng hoá liên quan đến nguyên phụ liệu may mặc
Thứ ba, không ngừng hoàn thiện hệ thống pháp luật nhằm tạo ra một hành lang pháp lý an toàn và hấp dẫn, đảm bảo khả năng cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp
Thứ tư, đầu tư, nâng cấp hệ thống giao thông vận tải Hiện nay nhà nước đầu tư rất nhiều vào xây dựng cơ sở hạ tầng nhưng chỉ tập trung ở các thành phố lớn nên việc chọn nguồn hàng mua của doanh nghiệp rất nhiều hạn chế Vì vị trí địa lý của các nhà cung ứng so với doanh nghiệp cũng ảnh hưởng rất lớn đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp Nếu vị trí địa lý của nhà cung cấp quá xa, hơn nữa điều kiện giao thông vận tải không tốt thì cho dù các điều khoản nhà cung ứng đưa ra có hấp dẫn đến đâu thì công ty cũng không dám mạo hiểm mua do những lo ngại về thời gian giao hàng Vậy nên, hệ thống giao thông mở rộng kết nối ra những vùng kinh tế lân cận là điều cần thiết, không
66 chỉ hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà còn giúp kinh tế đất nước phát triển
Thứ năm, tập trung phát triển nguồn nguyên phụ liệu trong nước nhưng theo xu thế xanh và tuần hoàn, đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về xác định nguồn gốc xuất xứ nhằm giải quyết vấn đề thiếu nguyên phụ liệu Đây là một thách thức cực kỳ lớn, bởi nếu ngành dệt may không có nguyên liệu trong nước, không chủ động nguồn nguyên liệu mà phụ thuộc vào nhập khẩu, thì sẽ bỏ phí cơ hội vô cùng lớn từ các hiệp định thương mại với thuế suất bằng 0 do không có vải xuất xứ từ Việt Nam.
Đề xuất của sinh viên trong thời gian thực tập
Trong quá trình thực tập tại công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương, em nhận thấy việc sắp xếp tệp excel hồ sơ nhà cung cấp chưa được khoa học và thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này Em đã thực hiện phân loại lại theo nhiều mức độ như: khu vực nhà cung cấp, mức độ quan hệ với nhà cung cấp, tên hãng…Điều này giúp cho việc lưu trữ hồ sơ thông tin nhà cung cấp trên phần mềm ERF trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn trước, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tránh thất lạc dữ liệu
Ngoài ra, với vai trò là sinh viên thực tập, em đã đề xuất một số biện pháp và hiện đã được sự đồng thuận của công ty đưa vào áp dụng như sau:
- Đề xuất về nâng cao các hành động bền vững như tìm kiếm các nguồn nguyên liệu bền vững, thân thiện với môi trường Đề xuất này hiện tại đã được công ty nghiên cứu, tìm kiếm các nguồn cung phù hợp để dần thay thế các nguồn thông thường hiện tại
- Đề xuất về xây dựng các tiêu chuẩn bền vững và các biện pháp hỗ trợ đối tác trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn này Đề xuất cũng đã được công ty chấp nhận và xem xét xây dựng bộ tiêu chuẩn, đồng thời là một số tiêu chuẩn bổ sung vào công tác lựa chọn đối tác của công ty
