Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương

Khái quát về hoạt động mua 1. Khái niệm mua

- Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: bằng việc kết nối với thị trường cung ứng, mua nắm bắt các thông tin về công nghệ mới, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ mới, các nguồn cung ứng mới và các thay đổi về điều kiện thị trường. Đặc điểm của loại hình này là đạt được mục tiêu tổng thế giá trị sử dụng với nhiều đối tượng (có thể sản phẩm được mang đi hỗ trợ, đầu tư, tài trợ, gửi tặng,v.v.); quy trình chặt chẽ, nghiờm ngặt, và cần cú quy trỡnh rừ ràng minh bạch, theo trỏch nhiệm giải trỡnh, vì vậy hình thức mua hợp lý là đấu thầu.

Nội dung hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 1. Các quyết định mua

Chi phí tổng sở hữu bao gồm chi phí mua, chi phí đặt hàng, chi phí giao dịch, vận chuyển, kiểm dịch, kho và dự trữ, vân hành, bảo trì, xử lý rác thải…Phân tích tổng chi phí giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh các nhà cung cấp khác nhau, xác định tiềm năng tối ưu hóa, xác định quy mô lô hàng tối ưu, cho phép doanh nghiệp cân đối giữa chi phí mua với vốn dành cho dự trữ và chi phí kho bãi…Doanh nghiệp cần quản lý tốt chi phí mua để tổng chi phí thấp nhất, rủi ro ít nhất. Nhà cung cấp là các tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh, bán các nguồn lực đầu vào mà doanh nghiệp cần thiết để sản xuất hàng hóa, dịch vụ, bao gồm tư liệu sản xuất, hàng hóa, các dịch vụ, sức lao động…Trong kinh doanh hiện đại, yêu cầu cải tiếng và năng suất mua dẫn tới xu hướng phát triển các quan hệ chặt chẽ với số lượng nhà cung cấp ít hơn nhưng hiệu suất cung ứng cao hơn.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp 1. Các yếu tố môi trường bên ngoài

Những nhà cung cấp này hình thành các thị trường cung cấp các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp, như cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, cung cấp vốn, các dịch vụ tài chính, cung ứng lao động..Tính chất của các thị trường cung cấp khác nhau sẽ ảnh hưởng ở mức độ khác nhau đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những nhà cung cấp có thể coi là một áp lực đe dọa đối với doanh nghiệp khi họ có khả năng tăng giá bán đầu vào hoặc giảm chất lượng các sản phẩm, dịch vụ mà họ cung cấp, hay như không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp về số lượng, thời gian cung ứng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động và làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Yếu tố về cơ sở vật chất, kỹ thuật là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mua của công ty, bao gồm cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của doanh nghiệp như: văn phòng, kho hàng, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ hàng hoá, các thiết bị công nghệ thông tin.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của của công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương

Tuy nhiên nhờ nỗ lực không ngừng hạn chế tối đa sự ảnh hưởng của Covid, công ty vẫn kí kết hợp đồng với nhà cung cấp với số lượng nguyên vật liệu dữ trữ lớn, nhận được đơn đặt hàng xuất khẩu sang các thị trường Mỹ, Hàn Quốc nên khi thị trường phải đối mặt với những khó khăn do biến động đột ngột thì kết quả hoạt động kinh doanh của công ty vẫn ở mức ổn định, Đại Dương ghi nhận doanh thu thuần 96 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế hơn 30 tỷ đồng. Nguồn nguyên vật liệu đầu vào như vải, bông, chỉ, nhãn, túi nilon, bìa carton…của Đại Dương đến từ khoảng 35% từ các nhà cung cấp trong nước và 65% từ các công ty nước ngoài (chủ yếu từ chính các công ty đặt gia công) như Công ty TNHH Phồn Thịnh- TAE GWANG, Công ty TNHH COATS Phong Phú, Công ty Cổ phần Bao bì Nam Ninh… Ngoài ra, các máy móc phục vụ sản xuất như máy mài, máy cắt, máy lập trình tự động…được Đại Dương làm việc với các nhà cung cấp Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ MAIKA, Công ty TNHH may Phúc Tấn, Công ty Cổ phần ENCO, Công ty TNHH BOK Việt Nam…Với thế mạnh là sản xuất gia công nên một số nhà cung cấp cũng chính là khách hàng của Đại Dương, đó là Công ty TNHH Sản xuất May TRI-TOP; COSMO I&C; Công ty TNHH I&H…Trong thời gian tới, công ty sẽ tìm kiếm các nhà cung cấp nguyên vật liệu uy tín, tin cậy cả trong và ngoài nước để giảm bớt áp lực về chi phí và khan hiếm nguyên vật liệu. Lao động nam tại công ty chủ yếu tham gia vào các hoạt động sản xuất yêu cầu sức khỏe như đứng là/ủi sản phẩm cuối cùng, sửa chữa kỹ thuật máy móc, hoạt động kho hàng…Tỉ lệ lao động tốt nghiệp Đại học và Cao đẳng ở mức 8,3%và 5,2% nhằm đáp ứng nhu cầu về lao động trình độ cao để quản lý các hoạt động chức năng trong đó có xuất nhập khẩu nguyên vật liệu và sản phẩm hoàn thiện.

Thực trạng mua hàng của công ty Cổ phần Tập đoàn may Đại Dương

Một số nhà cung cấp mà công ty mà công ty thực hiện hình thức mua nhiều bao gồm: Công ty TNHH COATS Phong Phú, Công ty TNHH Dệt may Wan Na, Công ty TNHH Phồn Thịnh- TAE GWANG, Công ty TNHH Sản xuất May TRI-TOP, Công ty Cổ phần Việt Tiến Nam Định, Công ty Cổ phần Bao bì Nam Ninh, Công ty TNHH Bok Việt Nam, Công ty TNHH MTV Thành Phát 268. Với số lượng đơn đặt hàng nhỏ lẻ trong giai đoạn 2021-2023, thời gian trung bình sản xuất một đơn hàng may gia công tại công ty Cổ phần Tập đoàn May Đại Dương kéo dài trong 45-60 ngày, bao gồm cả thời gian mua/nhập khẩu nguyên liệu, thủ tục hải quan, vận chuyển nguyên vật liệu tới nhà máy và sản xuất và không tính thời gian vận chuyển đến bên mua. (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Để tiến hành mua một đơn hàng, bộ phận mua hàng của công ty đã đưa ra quyết định về giá nguyên vật liệu, phụ liệu nhưng không thể bỏ qua các chi phí đi kèm như chi phí quản lý, chi phí kho, vận chuyển, bảo trì, vận hành… Các chi phí này không xuất hiện ngay khi có đơn hàng mà thường phát sinh sau khi đặt, vì vậy nhân viên mua hàng của công ty luôn luôn tìm hiểu, nghiên cứu các đặc tính mặt hàng mua để lượng hoá các chi phí có thể phát sinh đến khi sản xuất và đóng gói sản phẩm hoàn thiện.

(Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty) Bộ phận mua hàng cần kiểm tra danh mục, số lượng đề nghị cấp nguyên phụ liệu, mỏy múc cú vượt so với đệ trỡnh nội bộ hoặc hợp đồng khụng; kiểm tra và làm rừ hồ sơ theo hàng hóa để làm việc với nhà cung cấp khi thương thảo hợp đồng: hồ sơ bản gốc hay bản công chứng, hồ sơ công dịch thuật hay không cần dịch thuật. Đây là những NCC có khả năng cung ứng nguyên phụ liệu ổn định, có nhiều chính sách bán hàng hấp dẫn, hỗ trợ về thanh toán, vận chuyển… Một số NCC thuộc nhóm này có thể kể đến như công ty TNHH Coats Phong Phú, công ty TNHH Dệt may Wan Na, công ty Cổ phần Bao bì Nam Ninh, công ty TNHH Phồn Thịnh- TAE GWANG … Đặc biệt, công ty TNHH Coats Phong Phú là một trong những NCC đầu tiên của công ty từ khi mới thành lập.

Đánh giá thực trạng mua hàng của công ty 1. Thành công

Đối với những nhà cung ứng đã từng giao dịch nhưng không đi đến ký kết hợp đồng hoặc đã từng ký kết nhưng trong quá trình thực hiện có những vấn đề phát sinh thì công ty ít quan tâm lưu ý trong quá trình đánh giá, lựa chọn nhằm hạn chế những bất cập, rủi ro cho những giao dịch lần sau. Thứ nhất, công ty đã xây dựng được quy trình mua cho từng mặt hàng và quy trình lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng tương đối hoàn thiện; phõn định rừ được nội dung trỏch nhiệm, mục tiêu cần đạt được cho từng phòng ban liên quan; đảm bảo công tác điều phối quá trình đặt hàng và thực hiện đơn hàng được tiến hành chặt chẽ; kiểm soát được các tình huống phát sinh và đưa ra phương án giải quyết kịp thời. Thị trường và khách hàng ngày càng khó tính với mặt hàng may mặc khi họ quan tâm nhiều đến vấn đề môi trường, “xanh hóa” mặt hàng may khiến công ty phải chú trọng đến nguồn cung kỹ càng hơn, lựa chọn những nguồn nguyên phụ liệu giảm thiểu tác động đến môi trường nhưng vẫn duy trì tiêu chuẩn cao nhất.