hoàn thiện hoạt động mua hàng của công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến fpt

Thứ hai, mua hàng là một quy trình vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, bao gồm việc xác định, lựa chọn, và mua sắm các nguyên vật liệu, hàng hóa, hoặc dịch vụ cần thiết để d

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA

TÓM TẮT

Trong thời gian học tập và nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến

FPT, tác giả đã có điều kiện để thực hiện đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện hoạt động

mua hàng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT” Bằng phương pháp nghiên

cứu các dữ liệu thứ cấp, khoá luận đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng nói chung, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động mua tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT nói riêng Đồng thời, khóa luận cũng đưa ra đề xuất giải pháp giải quyết lỗ hổng trong hoạt động của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Là một doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực truyền thông số của Việt Nam, việc nghiên cứu về quy trình mua hàng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT sẽ là mô hình, bài học cho các công ty hoạt động trong lĩnh vực này Với bài khóa luận này, tác giả hy vọng có thể giúp Công ty tối ưu hoá các nguồn lực công ty, nguồn lực nhà cung cấp để phát triển bền vững, đưa mối quan hệ giữa Công ty và nhà cung cấp trở nên chặt chẽ hơn

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực tập và thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn

thiện hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT” em đã

nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía Công ty và quý thầy cô

Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Công ty đã cho em cơ hội được thực tập và làm việc tại công ty Em xin cảm ơn các anh chị trong Công ty, đặc biệt Phòng Kế toán – Mua sắm đã đào tạo và cho em những trải nghiệm thực tế về công việc Ngoài ra, em còn nhận được sự hỗ trợ về thông tin để em có thể có nguồn dữ liệu hoàn thành bài khóa luận này

Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Phạm Văn Kiệm - Giảng viên hướng dẫn, người đã giúp đỡ và góp ý giúp em để sửa đổi hoàn thiện trong quá trình làm khóa luận rất nhiều Ngoài ra, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Bộ môn Logistics và Chuỗi cung ứng đã tận tình truyền đạt tri thức để em có hành trang vững chắc thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp

Trong quá trình triển khai hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng bản thân em vẫn còn hạn chế về kinh nghiệm, kỹ năng và cũng một phần do thời gian có hạn nên bài khóa luận vẫn còn nhiều thiếu sót, kính mong các thầy cô có thể thông cảm và góp ý để bài khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2024 Sinh viên

Nguyễn Phương Anh

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 9

1.1Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 9

1.2Tổng quan tình hình nghiên cứu 10

1.2.1Nghiên cứu trong nước 10

1.2.2Nghiên cứu nước ngoài 11

1.3Mục tiêu nghiên cứu 12

1.3.1Mục tiêu chung 12

1.3.2Nhiệm vụ nghiên cứu 12

1.4Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 12

1.5Phương pháp nghiên cứu 12

1.6Kết cấu khóa luận tốt nghiệp 13

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 14

2.1Khái quát cơ sở lý luận về mua hàng trong doanh nghiệp 14

2.1.1Một số khái niệm về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 14

2.1.2Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng 14

2.1.3Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp 17

2.1.4Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả 18

2.2Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp 20

2.2.6Đánh giá sau mua 24

2.3Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp 25

2.3.1Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 25

2.3.2Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 27

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ TRỰC TUYẾN FPT 30

3.1.Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT 30

3.1.1.Thông tin chung về Công ty 30

3.1.2.Lĩnh vực hoạt động 31

3.1.3.Cơ cấu tổ chức quản lý 33

3.1.4.Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022 34

3.2.Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT 35

3.2.1.Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 35

3.2.2.Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 38

3.3.Thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT……… 40

3.3.1.Các khái niệm liên quan 40

3.3.2.Quy trình mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT 41

3.3.2.1 Lập đề nghị mua hàng 43

3.3.2.2 Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp 45

3.3.2.3 Ký hợp đồng/đơn đặt hàng 52

3.3.2.4 Tiếp nhận hàng hóa/quản lí thực hiện hợp đồng 53

3.3.2.5 Thanh toán và kiểm soát 54

3.4.3.Nguyên nhân của hạn chế 59

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ TRỰC TUYẾN FPT 61

4.1.Dự báo các thay đổi hoặc triển vọng của các yếu tố môi trường và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 61

4.2.Đề xuất pháp nhằm tăng cường hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT 62

4.3.Đề xuất của sinh viên trong thời gian thực tập 65

KẾT LUẬN 67

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3 1 Danh mục các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của FPT Online 32 Bảng 3 2 Kết quả kinh doanh của FPT Online giai đoạn 2020 - 2022 34 Bảng 3 3 Tỉ lệ tăng trưởng GDP và lạm phát của Việt Nam giai đoạn 2020-2022 36 Bảng 3 4 Cơ cấu nhân sự thuộc bộ phận Mua hàng của FPT Online 39 Bảng 3 5 Quy định về các bên liên quan trong hoạt động mua hàng 43 Bảng 3 6 Hướng dẫn xử lý phát sinh số lượng trong hợp đồng 53

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 2 1 Quá trình mua tại doanh nghiệp 20

Hình 3 1 Logo Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT 30

Hình 3 2 Sơ đồ bộ máy quản trị của FPT Online 33

Hình 3 3 Quy trình mua hàng của FPT Online 42

Hình 3 4 Giao diện phần mềm E-purchase 45

Hình 3 5 Tỉ trọng các phương thức mua hàng của công ty FPT Online 46

DANH MỤC VIẾT TẮT

1 AR Augmented Reality - Thực tế Tăng cường

2 IMF International Monetary Fund - Quỹ Tiền tệ Quốc

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Thứ nhất, do những xung đột về chính trị, kinh tế và xã hội trên thế giới hiện nay đã để lại hàng loạt các hệ quả nghiêm trọng Có thể thấy rõ nhất, trong giai đoạn 2019-2022, do sự bùng nổ của đại dịch Covid – 19, tình hình bất ổn chính trị giữa Nga và Ukraine, và xung đột tôn giáo tại Trung Đông Những sự kiện này làm đứt gãy chuỗi cung ứng toàn cầu và đẩy nền kinh tế toàn cầu vào cuộc khủng hoảng chưa từng có trong 40 năm trở lại đây, và làm gián đoạn nguồn cung ứng trên toàn thế giới Thứ hai, mua hàng là một quy trình vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, bao gồm việc xác định, lựa chọn, và mua sắm các nguyên vật liệu, hàng hóa, hoặc dịch vụ cần thiết để duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp Điều này không chỉ đơn giản là một hoạt động chọn lựa mặt hàng và đảm bảo đầu vào của chuỗi cung ứng, mà còn liên quan đến quản lý rủi ro, đàm phán giá cả, và duy trì mối quan hệ với các đối tác cung ứng

Thứ ba, tầm quan trọng của hoạt động mua hàng đối với doanh nghiệp là không thể phủ nhận Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chính chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào và cả chi phí sản xuất, chất lượng thành phẩm, khả năng cạnh tranh trên thị trường Việc thực hiện hoạt động mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tối ưu hóa nguồn cung ứng, và đảm bảo sự liên tục của hoạt động kinh doanh

Thứ tư, công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT (FPT Online) là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực truyền thông – quảng cáo Trong quá trình mua hàng, FPT Online đã đạt được những thành công nhất định, không chỉ đàm phán mua hàng với giá cả hợp lý mà còn tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp Tuy nhiên, các mặt hàng chủ yếu của FPT Online thường chỉ tập trung vào các mặt hàng dịch vụ, đây là loạt hình sản phẩm vô hình và không thể lưu trữ được Điều đó đặt ra một thách thức lớn trong việc lựa chọn, kiểm định chất lượng sản phẩm và đảm bảo nguồn cung ứng ổn định Chính vì vậy, để tìm hiểu sâu hơn về quy trình mua hàng, qua đó đề xuất những giải pháp giúp

hoạt động mua hàng của FPT Online hoàn thiện hơn, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn

thiện hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT” để làm đề

Thông qua bài khóa luận tốt nghiệp, em hi vọng rằng sẽ có đóng góp tích cực vào hoạt động mua hàng tại FPT Online, góp phần vào sự phát triển và cạnh tranh

của Công ty trong môi trường kinh doanh ngày càng khắc nghiệt

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Tính đến thời điểm hiện tại có rất nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan tới hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp, dưới đây là một số nghiên cứu về mặt lý thuyết và một số nghiên cứu liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, cụ thể:

1.2.1 Nghiên cứu trong nước

Trong cuốn giáo trình “Quản trị chuỗi cung ứng” của PGS.TS An Thị Thanh Nhàn và cộng sự có viết tại “Chương 5: Mua và quản lý nguồn cung” đã giúp người

đọc có cái nhìn tổng quan về mua, quan điểm phát triển của mua; mục tiêu, cách thức xác lập các chiến lược mua, quá trình và tổ chức mua Ngoài ra, tác giả còn nghiên cứu những nội dung cơ bản liên quan đến quản lý nguồn cung trong chuỗi cung ứng, như vai trò, đặc điểm, các chiến lược nguồn cung và quản lý quan hệ nhà cung cấp Có thể thấy, các hoạt động mua, tìm nguồn cung cấp từ phía thượng nguồn, các hoạt động dịch vụ khách hàng, phân phối, thu hồi phía hạ nguồn sẽ được phối hợp với chuỗi cung ứng nội bộ của doanh nghiệp để tạo liên kết giữa các hợp phần này

Trong luận án thạc sĩ của tác giả Nguyễn Hoàng Phương với chủ đề “Một số

giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty Tài chính TNHH MTV Mirae Asset Việt Nam”, tác giả đã xây dựng luận văn nhằm mục đích nghiên cứu thực trạng

hoạt động mua hàng của Công Ty Tài Chính TNHH MTV Mirae Asset Việt Nam, từ đó đưa ra các điểm mạnh và hạn chế đang còn tồn tại trong hoạt động mua hàng Thông qua việc phân tích thống kê mô tả và nguồn dữ liệu nội bộ của các phòng ban Công ty Tài chính TNHH MTV Mirae Asset Việt Nam, nhận định được các yếu tố tác động lên hoạt động mua hàng của công ty từ đó xây dựng một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng cho doanh nghiệp, giúp Mirae Asset Việt Nam sớm khôi phục vị thế của mình sau đại dịch bệnh toàn cầu và luôn là một thương hiệu trong lòng khách hàng của người Việt Nam

Với nghiên cứu “Chiến lược mua hàng trong chuỗi cung ứng của các doanh

nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam” của tác giả Vũ Thị Như Quỳnh đăng trên tạp chí Khoa

học Xã hội và Nhân Văn, tổng quan các tài liệu về chuỗi cung ứng và chiến lược mua,

từ đó đưa ra 4 giả thuyết và kiểm chứng về mối quan hệ của chiến lược mua hàng với các thành phần trong chuỗi cung ứng Các giả thuyết đã được kiểm tra thông qua điều tra khảo sát đối với các nhà quản trị mua và kết quả được phân tích bằng phương pháp hồi quy Tất cả các mối quan hệ trong giả thuyết đều được ủng hộ Kết quả chỉ ra rằng, các yếu tố trong chuỗi cung ứng (như khả năng đáp ứng của nhà cung cấp, những thay đổi trên thị trường nhà cung cấp, hoạt động trao đổi thông tin, hoạt động giao tiếp với nhà cung cấp) có tác động đến cấp độ chiến lược mua hàng mà doanh nghiệp mua sẽ áp dụng

1.2.2 Nghiên cứu nước ngoài

Trong nghiên cứu “ Vai trò của việc mua hàng trong việc quản lý và thực hiện

các mối quan hệ với nhà cung cấp” (The Role of Purchasing in the Management

and Performance of Supplier Relationships), tác giả Mihalis Giannakis đã nghiên cứu vai trò của người quản trị mua hàng (và các bộ phận) trong mối quan hệ với nhà cung cấp (supplier relationships - SR) và đánh giá tác động của vai trò của họ đối với hiệu suất của SR Mục đích của luận án này là phát triển cơ sở lý thuyết bằng cách khám phá vai trò này một cách có hệ thống và điều tra xem liệu nó có khác nhau như thế nào giữa các SR liên quan đến việc trao đổi sản phẩm/dịch vụ với các đặc điểm cấu trúc nhất định hay không Bằng cách đó sẽ tạo ra những hiểu biết sâu sắc về cách thức chức năng mua hàng có thể được tận dụng để giúp con người tốt hơn

Amelia S Carr và John N Pearson với nghiên cứu “Tác động của việc mua

hàng và sự tham gia của nhà cung cấp đối với việc mua hàng chiến lược và tác động của nó đến hiệu quả hoạt động của công ty” (The impact of purchasing and supplier

involvement on strategic purchasing and its impact on firm’s performance)đã hình thành quan điểm việc mua hàng nên dựa trên nguồn lực của công ty, các giả thuyết được phát triển liên quan đến sự tham gia mua hàng/nhà cung cấp, chiến lược mua hàng và hiệu quả tài chính của công ty Một mô hình với các giả thuyết được đưa ra và kiểm tra thực nghiệm bằng cách sử dụng mô hình phương trình cấu trúc Mô hình được kiểm định bằng cách sử dụng số liệu thu thập, mỗi nhân tố trong mô hình được đo lường bằng một thang đo Dựa trên kết quả phân tích nhân tố khẳng định sự phù hợp tổng thể của mô hình với dữ liệu đã đạt được Cả giá trị hội quy và phân biệt đều được thể hiện Kết quả nghiên cứu cho thấy các giả thuyết được thử nghiệm trong mô

đến việc mua hàng chiến lược và việc mua hàng chiến lược có tác động tích cực đến hiệu quả tài chính của công ty Bài viết kết luận với một số hàm ý nghiên cứu, những hạn chế của nghiên cứu và đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo

Tổng quan các công trình nghiên cứu cho thấy, tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT thì chưa có một đề tài nghiên cứu nào về hoạt động mua hàng Vì

vậy, đề tài “Hoàn thiện hoạt động mua hàng của Công Ty Cổ phần Dịch vụ Trực

tuyến FPT” có tính mới và không trùng lặp với bất kỳ để tài nghiên cứu nào trong 3

1.3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Tổng quan cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT, từ đó rút ra những kết quả đạt được, hạn chế và những nguyên nhân

Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động mua hàng của công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về Quy trình hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Không gian nghiên cứu: Tại công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT Thời gian nghiên cứu: Trong giai đoạn 2020 - 2022

1.5 Phương pháp nghiên cứu

o Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu:

Nguồn dữ liệu thứ cấp sử dụng trong khóa luận chủ yếu là các thông tin, số liệu thứ cấp được thu thập từ nguồn dữ liệu nội bộ của công ty Cổ phần Dịch vụ Trực

tuyến FPT, cụ thể là các báo cáo tài chính, báo cáo thường niên giai đoạn 2020 - 2022, website của công ty, dữ liệu lưu hành nội bộ … Ngoài ra, dữ liệu còn được thu thập từ các công trình nghiên cứu, chuyên đề luận văn liên quan đến đề tài khóa luận; tin tức, báo cáo do Bộ, Ban ngành cập nhật trên các kênh thông tin chính thức trong và ngoài nước

o Phương pháp thống kê:

Dữ liệu thu thập được sẽ được lựa chọn và tập hợp để đưa vào phân tích Quá trình này bao gồm các bước chọn lọc và tập hợp dữ liệu để chuẩn bị cho việc phân tích như: Thu thập, lựa chọn, tập hợp số liệu và phân tích thống kê Đây là một quá trình cần sự cẩn thận và logic để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các kết quả phân tích

o Phương pháp đối chiếu và so sánh:

Đây là phương pháp quan trọng trong phân tích dữ liệu và nghiên cứu, giúp tìm ra các điểm khác biệt và tương đồng giữa các nhóm, điều kiện, hoặc dữ liệu khác nhau Cụ thể, dữ liệu giữa các năm, các tháng,… sẽ được so sánh và đối chiếu để thấy được sự thay đổi trong giai đoạn nghiên cứu

1.6 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

Bài khóa luận ngoài phần Tóm tắt, lời cảm ơn, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung chính có kết cấu bao gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Chương 4: Giải pháp nhằm tăng cường hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP

2.1 Khái quát cơ sở lý luận về mua hàng trong doanh nghiệp

2.1.1 Một số khái niệm về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Theo quan điểm truyền thống, mua (Purchasing) là hành vi thương mại, là hoạt động nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa cho sản xuất hoặc cung ứng trong phân phối Ở phạm vi hẹp này, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu Cách tiếp cận này tập trung vào các giao dịch hơn là vào các mối quan hệ, hoạt động mua được xử lý ở mức độ tác nghiệp hoặc chiến thuật hơn là chiến lược

Năm 1997, Carr và Smeltzer đưa ra quan niệm: Mua (Procurement) là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn Định nghĩa này bổ sung vào cách tiếp cận truyền thống, cho thấy mua không chỉ nhằm đạt được mức giá rẻ nhất mà còn tập trung vào việc tìm kiếm các cơ hội dài hạn có tính chiến lược

Trong chuỗi giá trị mở rộng của M Porter, mua được xem là liên kết chủ yếu và có vị trí kết nối then chốt giữa các thành viên chuỗi cung ứng Mua hiệu quả cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán, từ đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng Theo cách tiếp cận này, mua (Procurement) được hiểu là một phần chiến lược chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhà cung cấp

2.1.2 Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng

❖ Mục tiêu của hoạt động mua hàng

Mua có tầm ảnh hưởng ngày càng rộng lớn trong các chuỗi cung ứng, là liên kết chủ yếu và là quá trình tương tác cốt lõi giữa các thành viên chuỗi Mua đáp ứng một số mục tiêu sau:

Đảm bảo cung ứng liên tục: Mua phải đảm bảo đáp ứng liên tục yêu cầu của

các nhóm khách hàng nội bộ trong doanh nghiệp về cung cấp các vật tư, nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ đầu vào có chất lượng Các khách hàng nội bộ bao gồm bộ phận sản xuất, các trung tâm phân phối, bộ phận kĩ thuật, bộ phận nghiên cứu và phát triển, phòng công nghệ thông tin… Để đạt được mục tiêu trên, mua cần đáp ứng các yêu cầu: Mua sản phẩm và dịch vụ với mức giá phù hợp; mua đúng nguồn; mua theo đúng đặc điểm kỹ thuật; mua với số lượng phù hợp; sắp xếp giao hàng đúng thời điểm; đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng nội bộ

Quản lý quá trình mua hiệu quả: Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua

phải quản lý hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả thông qua việc quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên mua, xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy trình mua

Phát triển nguồn cung ứng: Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát

triển và duy trì nguồn cung Mục tiêu này cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường cung ứng để đảm bảo: (1) Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh; (2) Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng; (3) Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh Nhờ đó, bộ phận mua có thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũng như phát triển sản phẩm mới Duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy

Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác: Mục tiêu này

đòi hỏi bộ phận mua phải duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lành mạnh, tích cực và chặt chẽ với các chức năng khác, cung cấp thông tin và tư vấn khi cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức Như các nhóm chức năng marketing, sản xuất, kỹ thuật, công nghệ và tài chính trong tổ chức

Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức: Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống

nhất với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp Khi đạt được mục tiêu này, mua được công nhận là một tài sản chiến lược cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường Ví dụ, một tổ chức có mục tiêu giảm lượng hàng tồn kho trong chuỗi cung

ứng Bộ phận mua có thể làm việc với các nhà cung ứng để cung cấp số lượng nhỏ thường xuyên hơn, nhờ đó giảm tồn kho

❖ Vai trò của hoạt động mua hàng

Mua hàng không chỉ đơn giản là chuỗi các hoạt động giao dịch và hành chính Quan niệm hiện nay coi mua là một chức năng chiến lược liên quan đến việc quản lý và phát triển tài nguyên Một công ty có thể tăng lợi nhuận của mình bằng cách đầu tư vào hoạt động mua hiệu quả thay vì kích thích doanh số bán hàng Nghiên cứu của Baily (1998) chỉ ra rằng, tiết kiệm 1% trong mua hàng tương đương với đạt mức tăng 10% doanh thu Điều này cho thấy mua không chỉ giúp tiết kiệm mà cấu trúc chi phí của một sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chi phí nguyên vật liệu và hoạt động mua Vì vậy, mua phải hỗ trợ mục tiêu chung để đạt được hiệu quả kinh tế, tăng cường sự hợp tác chiến lược trong chuỗi và phải đảm đương các vai trò sau:

Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: Theo cách nhìn truyền thống, mua tách

rời với khách hàng và người tiêu dùng Tuy nhiên, ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này Mặt khác, cũng dễ dàng thấy bộ phận mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp để ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp

Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: Mua kết nối với thị trường cung ứng,

nắm bắt các thông tin mới nhất về công nghệ, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ, các nguồn cung ứng và các thay đổi về điều kiện thị trường Những hiểu biết về thị trường đầu vào cho phép doanh nghiệp định hình chiến lược kinh doanh để nắm bắt các cơ hội thị trường mới

Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: Mua chỉ đạt được mục

tiêu chiến lược dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt Chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các đối tác cung cấp Nhờ duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, nhận ra và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có các ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường

Hỗ trợ các chiến lược chức năng trong tổ chức: Các chiến lược về mạng lưới,

sản xuất, marketing, tài chính, vận hành, bán hàng, dự trữ, đều có liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức

2.1.3 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp

❖ Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương

mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Để quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lần, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp

- Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì

- Lượng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hóa dự kiến

Mua hàng theo lô lớn: Là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra

của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định, trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập, bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng

❖ Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ

phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng

Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng,

họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ

thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ

❖ Căn cứ vào thời hạn tín dụng:

Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay): Theo phương thức này

thì khi nhận được hàng hóa do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán

Mua giao hàng trước: Sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh

nghiệp đã nhận được hàng hoá, sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó

Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: Sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với

nhà cung cấp, doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua

❖ Căn cứ theo nguồn hàng:

Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh

nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước

Mua từ nước ngoài (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ

nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước Trong đó có hai hình thức nhập khẩu:

- Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng trong nước Với hoạt động dịch vụ này, công ty không phải sử dụng vốn của mình và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác

- Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để mua đến khi bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình

2.1.4 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

❖ Quy tắc 1: Mua hàng của nhiều nhà cung cấp

Để giảm thiểu rủi ro và tạo ra một môi trường mua bán linh hoạt, doanh nghiệp nên chọn mua hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau Điều này giúp phân tán rủi ro, đặc biệt là khi hoạt động mua bán có thể bị ảnh hưởng bởi các vấn đề từ phía nhà cung cấp Mua hàng từ một số ít nhà cung cấp hoặc chỉ từ một nhà cung cấp đặt doanh

nghiệp vào tình thế khó khăn khi phải đối mặt với rủi ro toàn bộ một khía cạnh của chuỗi cung ứng

Rủi ro có thể bao gồm sự thiếu hụt nguyên vật liệu, đình công, chiến tranh, vấn đề vận chuyển, hoặc sự không tin cậy từ phía nhà cung cấp Nguyên tắc này thường được biết đến như "không bỏ hết trứng vào một giỏ", cũng tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Đối với doanh nghiệp, điều này tạo thuận lợi cho việc đàm phán giá cả và điều kiện mua bán để thu hút những nhà cung cấp tốt nhất

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai chiến lược này, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến việc xây dựng mối quan hệ ổn định với một nhà cung cấp chính Nhà cung cấp chính thường là đối tác mà doanh nghiệp mua sắm nhiều hàng hóa và thường xuyên nhất Mối quan hệ này có thể mang lại nhiều lợi ích, bao gồm giá ưu đãi, ưu tiên trong cung ứng hàng, và sự hỗ trợ linh hoạt khi cần thiết Thậm chí, doanh nghiệp có thể nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp khi gặp khó khăn, chẳng hạn như kéo dài thời hạn thanh toán khi cần tăng vốn, được ưu tiên mua hàng trong tình hình cung ứng khan hiếm, và thường trở thành đối tác truyền thống của các nhà cung cấp Ngược lại, doanh nghiệp cũng cần hỗ trợ nhà cung cấp khi họ đối mặt với khó khăn

❖ Quy tắc 2: Giữ vững thế chủ động trước các nhà cung cấp

Trong quá trình quản lý mua hàng, đặc biệt là khi tương tác với các nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thực hiện một chiến lược chủ động để bảo vệ lợi ích của mình Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh thị trường đầy cạnh tranh và biến động không ngừng

Một cách tiếp cận hiệu quả là không nên chấp nhận mọi hứa hẹn của nhà cung cấp mà không đưa ra các điều kiện cụ thể và viết rõ trong hợp đồng Điều này giúp doanh nghiệp duy trì thế chủ động, có khả năng đàm phán mạnh mẽ về giá cả, chất lượng sản phẩm, điều kiện vận chuyển và các dịch vụ hậu bán

Để giữ vững thế chủ động, doanh nghiệp cần nắm vững thông tin về thị trường và những sản phẩm, nguyên liệu cần mua Bằng cách này, doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh nhu cầu mua hàng, tìm kiếm các điều kiện mua tốt nhất, và tránh được những rủi ro không mong muốn Điều này không chỉ tối ưu hóa quá trình mua sắm mà còn giúp doanh nghiệp đối mặt với thị trường một cách tự tin và hiệu quả

❖ Quy tắc 3: Đảm bảo “sự hợp lý” trong tương quan quyền lợi giữa doanh

nghiệp với nhà cung cấp

Trong quá trình mua hàng, sự cân nhắc và đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng Nếu doanh nghiệp chấp nhận những điều kiện không có lợi cho mình, có thể dẫn đến giảm hiệu suất và rủi ro mất lợi nhuận Ngược lại, nếu cố tình áp đặt những điều kiện không hợp lý lên nhà cung cấp thì doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình đàm phán và thực hiện hợp đồng, làm mất tình cảm giữa hai bên

Đối thoại và đàm phán trong quan hệ mua bán không chỉ là về việc đạt được lợi ích cho mỗi bên mà còn là về sự công bằng và hợp lý Điều này giúp xây dựng một môi trường làm ăn tích cực và bền vững giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp Sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa các bên không chỉ làm tăng tính minh bạch mà còn giúp tránh những rủi ro và mâu thuẫn có thể phát sinh trong quá trình hợp tác

2.2 Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

Quá trình mua là tập hợp các quyết định có tính kế tiếp và chu kỳ trong triển khai thực hiện các thương vụ mua Quá trình mua của doanh nghiệp thường có những đặc trưng riêng phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, quy mô, loại hình doanh nghiệp

(John Joseph Coyle và cộng sự, 2006)

2.2.1 Xác định nhu cầu

Quá trình mua bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu hàng hóa cần mua, bao gồm các đặc điểm về hàng hóa, số lượng và chất lượng Nhu cầu này có thể bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất, yêu cầu của các bộ phận, từ dự báo hay yêu cầu mua hàng của khách Các nhu cầu mua cần được xác định rõ và lượng hóa thành các chỉ tiêu cụ thể như kích thước hay các thông số kỹ thuật của sản phẩm

Xác định nhu cầu

Quyết định mua

hay tự làm

Phương thức mua

Chọn nhà cung cấp

Tiếp nhận hàng hóa/ dịch vụ

Đánh giá sau mua

Hình 2 1 Quá trình mua tại doanh nghiệp

Các bộ phận, phòng ban thuộc công ty sẽ gửi thông tin về nhu cầu mua của họ đến Phòng Mua hàng Nhân viên các bộ phận, phòng ban gửi thông tin về nhu cầu mua của họ đến Phòng Mua hàng thông qua nhiều phương tiện, bao gồm lệnh đề xuất mua hàng, đơn đặt hàng, kiểm tra tình trạng kho và yêu cầu nguyên vật liệu được xác định trong quá trình phát triển sản phẩm hoặc dự án mới Các đề nghị mua hàng từ các phòng/ban trong công ty được chuyển đến bộ phận Mua hàng, tập hợp và phân loại để tiến hành quy trình mua hàng

Khi xuất hiện nhu cầu mua hàng, quá trình kiểm tra, so sánh và phân loại nhu cầu mua hàng là rất cần thiết Phân loại nhu cầu mua dựa trên nhiều tiêu chí, bao gồm đặc điểm của sản phẩm, nhà cung cấp, đặc tính thị trường cung cấp và lĩnh vực nhà cung cấp Các loại hàng hóa khác nhau đòi hỏi điều kiện bảo quản kho khác nhau, đồng thời các nhà cung cấp cũng rất đa dạng và các hình thức cung cấp có thể thông qua nhập khẩu hoặc mua trong nước Các yêu cầu này được phân loại để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp

2.2.2 Quyết định mua hay tự làm

Trước khi chào mời các nhà cung cấp bên ngoài, doanh nghiệp cần quyết định sẽ tự làm hay mua sản phẩm hoặc dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu sử dụng Tất nhiên, khi quyết định tự làm thì vẫn cần phải mua một số loại đầu vào nhất định từ các nhà cung cấp bên ngoài Các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng hiện có xu hướng thuê ngoài để tập trung vào các hoạt động cốt lõi và tăng tính chuyên môn hóa

2.2.3 Xác định phương thức mua hàng

Chọn phương thức mua là việc xác định các mối quan hệ với nhà cung cấp, cho phép ước lượng tổng thời gian cần thiết của quá trình mua và tính phức tạp của hoạt động này Ba phương thức mua cơ bản bao gồm:

(1) Mua lại (straight rebuy hay routine purchase) được tiến hành đối với nhà

cung ứng đã có quan hệ mua từ trước theo mối liên kết chặt chẽ, không có những vấn đề lớn cần điều chỉnh và thương lượng với nguồn hàng Phương thức này thường được thực hiện dưới hình thức đặt hàng lại đơn hàng từ phía người mua Các nhà cung ứng hiện nay thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này

(2) Mua lại có điều chỉnh (modified rebuy) là phương thức mua lại nhưng cần

thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và bán Thường gặp trong trường hợp nhu cầu mua thay đổi bởi tình thế môi trường hay những quyết định mua bán của các bên không còn phù hợp Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải đổi nguồn cung

(3) Mua mới (new buy) là hình thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ ban đầu

với nguồn cung để mua trong trường hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mua mới như khi bắt đầu kinh doanh, khi kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm, không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn Lúc này phải xác định lại nguồn hàng và cần thiết phải nghiên cứu, phân tích lựa chọn nguồn hàng

2.2.4 Lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu hàng hóa cần mua, người mua phải tiến hành tìm hiểu thị trường cung ứng và tìm kiếm nhà cung cấp Yêu cầu thông tin RFI và yêu cầu báo giá RFQ từ các nhà cung cấp sẽ là căn cứ để so sánh giá, điều kiện/điều khoản, thời gian giao hàng, từ đó lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất Một quy trình sẽ được thiết kế để lựa chọn nhà cung cấp đồng thời giúp xác định các lựa chọn thay thế khi cần thiết Các nhà cung cấp này sẽ được thương lượng để đạt được mức giá tối ưu, các điều khoản và điều kiện giao hàng phù hợp

Quá trình chọn lựa nhà cung cấp cuối cùng diễn ra sau khi các bước đánh giá nhà cung cấp đã được hoàn tất Việc chọn lựa nhà cung cấp được coi là một trong những hoạt động quan trọng nhất mà các doanh nghiệp thường thực hiện Những sai sót trong quá trình này có thể gây tổn thất lớn và kéo dài thời gian ảnh hưởng đến công ty

Khi không có nhà cung cấp ưu tiên (tiến hành mua mới) thì đấu thầu và đàm phán cạnh tranh là hai phương pháp thường được sử dụng:

❖ Quá trình đấu thầu cạnh tranh

Đây là khi người mua yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp có ý định mua Người quản lý mua hàng thường khởi đầu quá trình này bằng cách gửi yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp và mục tiêu là trao hợp đồng cho nhà thầu có giá trị tốt nhất Các hồ sơ đấu thầu thường được đánh giá chủ yếu dựa trên yếu tố giá cả Trong trường

hợp nhà cung cấp có giá thấp nhất không nhận được hợp đồng, người mua có trách nhiệm thông báo lý do họ không được chọn cho nhà cung cấp đó

Đấu thầu cạnh tranh thường hiệu quả trong những điều kiện cụ thể như sau: - Số lượng hàng mua đủ lớn

- Có các thông số hoặc yêu cầu cụ thể cho nhà cung cấp và họ cần biết hoặc có khả năng ước tính chính xác chi phí sản xuất sản phẩm

- Thị trường có độ cạnh tranh cao

- Người mua chỉ yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp kỹ thuật khác nhau có ý định có hợp đồng, điều này đồng nghĩa với việc họ sẽ tạo ra sự cạnh tranh - Có đủ thời gian để nhà cung cấp đánh giá các yêu cầu báo giá

- Người mua không có nhà cung cấp được ưu tiên cho mặt hàng đó

Người mua hàng sử dụng phương pháp đấu thầu cạnh tranh khi giá cả đóng vai trò quan trọng và sản phẩm/dịch vụ yêu cầu có các thông số kỹ thuật đơn giản Trong trường hợp có nhiều yếu tố phi giá trị lớn, đàm phán trực tiếp giữa người mua và người bán cũng có thể được xem xét Đấu thầu cạnh tranh là một công cụ hiệu quả để lựa chọn nhà cung cấp và có thể được sử dụng để tối ưu hóa giá trị và chất lượng của hợp đồng mua bán

❖ Quá trình đàm phán trực tiếp

Quá trình đàm phán trực tiếp trở thành lựa chọn hợp lý khi việc sử dụng đấu thầu cạnh tranh không phù hợp để lựa chọn nhà cung cấp Cụ thể, đàm phán trực tiếp được ưu tiên trong các tình huống sau đây:

- Khi không có tiêu chí nào được đặt trước để triển khai quá trình đấu thầu cạnh tranh, đặc biệt là khi mua hàng liên quan đến việc đàm phán về các thông số kỹ thuật mới hoặc phức tạp

- Khi quá trình mua hàng đòi hỏi sự đàm phán trên nhiều yếu tố hiệu suất như giá cả, chất lượng, giao hàng, chia sẻ rủi ro và hỗ trợ sản phẩm

- Khi người mua cần sự tham gia của nhà cung cấp từ giai đoạn sớm của quá trình sản xuất

- Khi nhà cung cấp không thể xác định rõ về rủi ro và chi phí

Quá trình đàm phán trở thành một phương thức linh hoạt trong việc phát triển mối quan hệ khăng khít hơn với các nhà cung cấp đã được chọn Quan trọng là nhận ra rằng quá trình lựa chọn nhà cung cấp có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hàng hóa và mức độ đặc biệt của mối quan hệ giữa người mua và nhà cung cấp Trong trường hợp các sản phẩm tiêu chuẩn, quá trình đấu thầu cạnh tranh vẫn là sự lựa chọn hiệu quả để mua những mặt hàng có yêu cầu tương đối đơn giản Đồng thời, quá trình đấu thầu cũng giúp giảm độ dài danh sách những nhà cung cấp tiềm năng trước khi bắt đầu quá trình đàm phán, từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí

Khi đã nhận được giá thầu hoặc hoàn tất quá trình đàm phán, phòng mua hàng sẽ chọn nhà cung cấp và tiến hành quy trình phê duyệt mua hàng

2.2.5 Tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ

Tiếp nhận hàng hoá/dịch vụ là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá/dịch vụ giữa nguồn hàng và doanh nghiệp Quá trình giao nhận có thể tại kho của nhà cung ứng hoặc tại cơ sở của bên mua Trong trường hợp giao nhận tại kho của nhà cung ứng, bên mua phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá Nội dung giao nhận hàng hoá bao gồm tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hoá, làm chứng từ nhập hàng Nhà cung ứng thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa cho khách hàng trong các đơn hàng, bởi nó có thể tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và người bán Về mặt quan hệ kinh tế, sau khi giao nhận là kết thúc một lần mua, vẫn cần tiếp tục theo dõi nhà cung cấp và lô hàng mua để tiến hành đánh giá quá trình nghiệp vụ mua và điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt hơn

2.2.6 Đánh giá sau mua

Trong giai đoạn cuối của quá trình, người mua cần nỗ lực kiểm soát, giám sát các đơn đặt hàng và hoạt động giao hàng, đánh giá và phát triển các đối tác cung cấp Bước này phải đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn và xác định nguyên nhân của các thương vụ không đáp ứng yêu cầu Các tiêu chuẩn đánh giá sau mua thường bao gồm các tiêu chuẩn lô hàng (mức độ đáp ứng về số lượng, cơ cấu, chất lượng), tiêu chuẩn hoạt động (thời gian, mức độ tin cậy của việc thực hiện đơn hàng), tiêu chuẩn chi phí (mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua)

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

2.3.1 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

❖ Chính trị - pháp luật

Các cơ quan nhà nước ở cấp Trung ương và địa phương đều có tác động đáng kể đến các hoạt động kinh doanh và quá trình mua hàng của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều phải đối mặt với sự theo dõi, kiểm tra và giám sát từ các cơ quan này đối với các hoạt động liên quan đến kinh doanh của mình Các cơ quan nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm nguồn cung cấp đáng tin cậy để đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu mua hàng của mình Đồng thời, chúng cũng có tác động

đến quá trình mua hàng thông qua các cơ chế, chính sách và thuế ❖ Nền kinh tế

Những diễn biến của môi trường kinh tế không chỉ chứa đựng những cơ hội và còn tiềm ẩn những rủi ro lớn Các yếu tố kinh tế có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Tốc độ tăng trưởng kinh tế, lạm phát, suy thoái kinh tế,… Nền kinh tế mở cửa và tăng trưởng mạnh là tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp, ngược lại, nếu nền kinh tế suy thoái sẽ dẫn đến sự cản bước và kìm hãm mức tiêu dùng của thị trường dẫn đến cắt giảm sản xuất của doanh nghiệp, từ đó tác động đến hoạt động mua hàng

❖ Sự phát triển của công nghệ - kĩ thuật

Công nghệ giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, quản lý, Công nghệ góp phần lớn vào việc tăng năng suất lao động, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động Ví dụ, sự phát triển của trí tuệ nhân tạo đã giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, từ đó giải phóng thời gian và công sức cho nhân viên Công nghệ còn cho phép doanh nghiệp linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với các biến đổi trong môi trường kinh doanh Trong hoạt động mua hàng, công nghệ - kĩ thuật giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với đa dạng các nhà cung cấp và đẩy mạnh quy trình mua hàng, giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm chi phí

❖ Nhà cung cấp

Nhà cung cấp chính là một yếu tố quyết định đối với sự thành công của quá

hàng và thiếu số lượng hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất Điều này càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại vì họ thường kinh doanh nhiều loại hàng hóa khác nhau Mỗi loại hàng có thể đòi hỏi sự hợp tác với một hoặc nhiều nhà cung cấp, tạo nên môi trường cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Để đối mặt với thực tế này, doanh nghiệp cần phải có sự cân nhắc và chọn lựa một cách thông minh Điều này bao gồm việc đánh giá không chỉ về chất lượng và giá cả mà còn về khả năng cung cấp đúng lượng hàng cần thiết Trong môi trường cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, doanh nghiệp cần phải tự đặt ra câu hỏi về sự đa dạng và linh hoạt của nguồn cung cấp để đảm bảo một quy trình mua hàng hiệu quả và ổn định

❖ Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến quá trình mua sắm trong doanh nghiệp Sự cạnh tranh thường xoay quanh giá cả, và để đối phó với đối thủ, doanh nghiệp phải xem xét cẩn thận chính sách giá của họ Để thắng trong cạnh tranh giá, mua hàng càng trở nên quan trọng Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải mua hàng với giá thấp nhưng vẫn đảm bảo có lợi nhuận cho nhà cung cấp

Cạnh tranh không chỉ tồn tại giữa doanh nghiệp mà còn giữa các nhà cung cấp Điều này làm cho doanh nghiệp có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo mua hàng với giá tốt nhất Để chiến thắng đối thủ, doanh nghiệp cần tìm các nhà cung cấp có giá ưu đãi hoặc điều khoản tốt nhất để thu hút khách hàng

❖ Khách hàng

Doanh nghiệp mua hàng chủ yếu dựa vào nhu cầu của khách hàng, vì mọi hoạt động kinh doanh đều tập trung vào việc đáp ứng và làm hài lòng khách hàng Khách hàng được coi là nhân vật trung tâm, và nhu cầu của họ đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp

Nhu cầu tiêu dùng có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình mua hàng Sự thay đổi trong nhu cầu tiêu dùng có thể gây biến động trong tốc độ bán hàng, đưa ra thách thức và đồng thời tạo cơ hội mới trong quá trình mua sắm Doanh nghiệp cần phải linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với sự biến đổi này để duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng

Nhìn nhận nhu cầu khách hàng như một chỉ báo quan trọng, doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược mua hàng linh hoạt và đáp ứng những yêu cầu mới nhanh chóng, từ đó giữ vững vị thế của mình trên thị trường

2.3.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

❖ Vốn và Cơ sở vật chất kỹ thuật

Vốn là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với mọi hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực mua hàng Đây thực sự là một điều kiện tiền đề vật chất, tạo nên cơ sở hạ tầng cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tình trạng vốn ảnh hưởng sâu rộng đến quá trình mua hàng của doanh nghiệp Khi có sẵn vốn, hoạt động mua hàng có thể diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi Điều này giúp tránh được tình trạng dây dưa và kéo dài quá trình mua hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí trong quá trình này Vốn đóng vai trò quyết định trong việc chớp lấy các cơ hội kinh doanh, đặc biệt là trong các thương vụ nơi mà khả năng linh hoạt tài chính có thể mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Do đó, việc đảm bảo sự ổn định và đủ vốn cho doanh nghiệp không chỉ hỗ trợ quá trình mua hàng mà còn mở ra cơ hội cho doanh nghiệp tham gia và tận dụng những khả năng kinh doanh tích cực

Sức mạnh thực tế của doanh nghiệp được phản ánh qua cơ sở vật chất kỹ thuật, đó đóng một vai trò quan trọng Nếu doanh nghiệp sở hữu cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại và chất lượng, điều này sẽ tạo ra điều kiện thuận lợi trong quá trình quản lý mua hàng Chẳng hạn, nếu sử dụng phần mềm quản lý mua hàng tiên tiến, doanh nghiệp có khả năng nhanh chóng tiếp cận thông tin, tận dụng cơ hội để mua hàng một cách linh hoạt và hiệu quả hơn Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội mua hàng nhanh chóng mà còn tăng khả năng cạnh tranh so với các đối thủ Ngược lại, nếu cơ sở vật chất kĩ thuật kém chất lượng, điều này có thể làm mất đi cơ hội kinh doanh quan trọng Việc thiếu hụt trong cơ sở vật chất có thể tạo ra rào cản, làm chậm quá trình mua hàng và giảm khả năng đáp ứng nhanh chóng với thị trường Do đó, đầu tư vào cơ sở vật chất kĩ thuật là một yếu tố quyết định để doanh nghiệp duy trì và nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trong môi trường kinh doanh ngày nay

❖ Nguồn nhân lực

Quyết định mua hàng có tác động trực tiếp đến thành công và hiệu suất của doanh nghiệp Vì vậy, việc chọn lựa nhân viên mua hàng là vô cùng quan trọng Nhân viên mua hàng cần sở hữu kiến thức phong phú về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ quản lý Họ cần hiểu rõ về hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, cũng như có sự am hiểu về thị trường hàng hóa và khả năng phân tích ảnh hưởng của thị trường Kiến thức về chính sách kinh tế và hiểu biết về pháp luật là điểm cộng, và kinh nghiệm trong lĩnh vực mua sắm là một ưu điểm Ngoài ra, nhân viên mua hàng cần phải linh hoạt và nhanh nhạy trong việc thu thập thông tin, để có thể nắm bắt tình hình biến động trên thị trường, đặc biệt là về nhu cầu và giá cả Sự nhanh nhẹn giúp họ đưa ra quyết định chính xác trong thời gian ngắn Hơn thế nữa, tư duy đàm phán và thương lượng, cùng khả năng xây dựng mối quan hệ là những kỹ năng quan trọng mà nhân viên mua hàng cần phải sở hữu Khả năng giao tiếp tốt giúp họ thu thập thông tin quan trọng và đạt được các thỏa thuận có lợi cho doanh nghiệp

o Năng lực của nhà quản trị mua hàng

Trong quá trình mua hàng, vai trò của nhà quản trị đóng một phần quan trọng trong việc xác định sự thành công hay thất bại Nhà quản trị không chỉ là người chỉ đạo cho nhóm mua hàng mà còn cần hiểu rõ về năng lực của từng thành viên Việc đánh giá khả năng của nhân viên giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn về việc phân công công việc mua hàng

❖ Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường

Nếu doanh nghiệp có vị thế và uy tín cao trên thị trường, quá trình mua hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn Doanh nghiệp sẽ được ưu tiên cao hơn trong việc nhận chào hàng từ các nhà cung cấp Sự uy tín còn giúp doanh nghiệp có những điều khoản ưu đãi trong quá trình mua sắm, tránh được rắc rối thủ tục không cần thiết Duy trì vị thế mạnh mẽ trên thị trường là yếu tố quan trọng đối với hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

❖ Chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh đóng vai trò then chốt trong sự phát triển và tồn tại của một doanh nghiệp Nó không chỉ giúp định rõ mục tiêu và hướng đi, mà còn tận dụng cơ hội trên thị trường và xây dựng lợi thế cạnh tranh Chiến lược kinh doanh dựa trên sự sáng tạo và sử dụng tài nguyên có hạn để đạt được mục tiêu Do đó, chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng sâu sắc đến quá trình mua hàng Ngược lại, hoạt động mua

hàng cũng cần linh hoạt điều chỉnh dựa trên chiến lược, tuỳ thuộc vào giai đoạn cụ thể để đưa ra kế hoạch mua hàng phù hợp

❖ Hoạt động dự báo

Trong quản lý vi mô, dự báo khoa học là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thành công Dự báo thị trường, giá cả, công nghệ, nguồn cung cấp, và cạnh tranh đều cung cấp thông tin quan trọng Dự báo về sản phẩm và dịch vụ giúp định hình quá trình mua sắm một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp thích ứng với biến động của môi trường kinh doanh

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ TRỰC TUYẾN FPT 3.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

3.1.1 Thông tin chung về Công ty

❖ Thông tin tổng quan

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT - Tên giao dịch: FPT Online Joint Stock Company

- Trụ sở: Tầng 6, tòa nhà Sở Chứng khoán, số 1 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, phường Nguyễn Thái Bình, quận 1, TP Hồ Chí Minh

- Chi nhánh: Tầng 10 FPT Tower, số 10 Phạm Văn Bạch, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

Hình 3 1 Logo Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT ❖ Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Tầm nhìn của FPT Online là “Trở thành công ty truyền thông số hàng đầu Việt

Nam và khu vực” Không chỉ đi đầu trong phát triển truyền thông quảng cáo mang

tầm khu vực, FPT Online còn đẩy mạnh phát triển các nền tảng sản phẩm số, xây dựng các cộng đồng cho người dùng ở nhiều lĩnh vực

Với sứ mệnh, FPT Online cam kết với thị trường sẽ là đối tác tin cậy, mang lại hiệu quả cao nhất trong mạng lưới truyền thông và marketing tại Việt Nam và khu vực FPT Online không ngừng kiến tạo, dẫn dắt xu hướng công nghệ, giúp doanh nghiệp chạm tới trái tim khách hàng Còn với cổ đông, FPT Online phát triển vượt bậc trong mọi lĩnh vực truyền thông số, khẳng định vị thế tiên phong, mang đến lợi ích thiết thực và giá trị bền vững cho các nhà đầu tư Với nhân viên, FPT Online xem

mỗi nhân viên là một tài sản quý giá Công ty đề cao và xây dựng văn hóa “người

FPT Online” với tinh thần nhiệt huyết, quyết liệt, chủ động học hỏi, sáng tạo, mang

đến những sản phẩm giá trị cao cho người dùng, doanh nghiệp và cộng đồng Với xã hội, FPT Online mong muốn đóng góp tích cực, giúp nâng cao chất lượng cuộc sống, của những người yếu thế trong xã hội

Với giá trị cốt lõi, FPT Online theo đuổi 3 mục tiêu: Nền tảng báo chí vì con người; Hệ sinh thái sản phẩm số cho người dùng; Hệ thống giải pháp quảng cáo số và truyền thông hiệu quả

❖ Lịch sử hình thành và phát triển

- Năm 1997: Thành lập Trung tâm dịch vụ trực tuyến (FPT Online Exchange) với nhiệm vụ xây dựng và phát triển mạng Trí Tuệ Việt Nam

- Năm 2001: Ra đời trang Tin nhanh Việt Nam VnExpress.net

- Năm 2002: Chính thức trở thành Nhà cung cấp dịch vụ cổng kết nối Internet (IXP), Báo điện tử VnExpress được cấp giấy phép báo chí

- Năm 2004: Một trong những công ty đầu tiên cung cấp dịch vụ ADSL tại Việt Nam Báo điện tử VnExpress.net lọt vào Top 1000 Website có số lượng người truy cập nhiều nhất

- Năm 2005: Báo điện tử VnExpress lọt vào Top 500 Global Website của Alexa.com và Phát triển 60.000 thuê bao Internet băng rộng ADSL

- Ngày 01/07/2007: FPT Online chính thức hợp nhất về cơ cấu tổ chức, hạch toán tài chính, thủ tục cấp phép Tập trung vào các mảng hoạt động nội dung số trên lãnh thổ Việt Nam và cho cộng đồng người Việt trên toàn thế giới

3.1.2 Lĩnh vực hoạt động

Danh mục ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty theo đăng ký kinh doanh được biểu diễn theo bảng dưới dây:

Bảng 3 1 Danh mục các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của FPT Online

1 4651 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm 2 4652 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 3 4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4 5820 Xuất bản phần mềm

5 6110 Hoạt động viễn thông có dây 6 6201 Lập trình máy vi tính

7 6202 Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính 8 6312 Cổng thông tin

9 7110 Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan 10 7310 Quảng cáo

11 7410 Hoạt động thiết kế chuyên dụng

12 7810 Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động, việc làm

13 7920 Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tua du lịch 14 8230 Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Hoạt động chính của Công ty là cung cấp dịch vụ quảng cáo trực tuyến, dịch vụ truy cập internet, dịch vụ truy cập dữ liệu, dịch vụ xử lý số liệu và thông tin trên mạng internet, dịch vụ trao đổi dữ liệu điện tử, và các dịch vụ trực tuyến khác

Các trang báo VnExpress, VnExpress International, Ngoisao là hệ thống báo điện tử có đối tượng độc giả dạng về độ tuổi, giới tính, vùng miền với hơn 300 bài viết/ngày được xuất bản với chủ đề viết phong phú, thu hút 700 triệu lượt đọc/tháng VnExpress Marathon là chuỗi giải chảy chuyên nghiệp với số lượng người tham gia hàng chục nghìn người mỗi giải

Eclick giúp giải pháp truyền thông tổng thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các chiến lược truyền thông và marketing thông qua các kênh online và offline

eBox là nền tảng chia sẻ kiến thức và cung cấp tư vấn thực chiến cho cộng đồng

3.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý

Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2022

Hoạt động theo mô hình chức năng, chia thành ba trung tâm lớn là Khối kinh doanh (Trung tâm Kinh doanh quảng cáo), Khối nội dung (Tòa soạn Báo VnExpress) và khối công nghệ (Trung tâm Kỹ thuật cũng các bộ phận hỗ trợ), trong đó:

- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lí cao nhất, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến lợi ích các cổ đông và tương lai phát triển của công ty

- Ban giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm và có chức năng điều hành và quản lí mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Các bộ phận hỗ trợ như Phòng Kế toán – Mua hàng, Phòng Nhân sự và Phòng

Kinh doanh Nội dung Công nghệ Hội đồng quản trị

Ban giám đốc Giám đốc tài chính

(CFO)

Giám đốc Hệ thống thông tin (CIO)

Kế toán Mua sắm

Văn phòng Nhân sự

Hình 3 2 Sơ đồ bộ máy quản trị của FPT Online

3.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022

Bảng 3 2 Kết quả kinh doanh của FPT Online giai đoạn 2020 - 2022

Đơn vị: tỷ VNĐ

2020 2021 2022 2021/2020 2022/2021

1 Doanh thu 599,15 607,74 775,42 1,43% 27,58% 2 Lợi nhuận

trước thuế 255,51 276,19 309,26 8,09% 11,97% 3 Thuế TNDN 51,11 56,40 61,62 10,35% 9,26% 4 Chi phí thuế

TNDN hoãn lại - 0,32 0,24 - - 5 Lợi nhuận sau

thuế 204,40 220,10 247,40 7,68% 12,40%

Nguồn: Tổng hợp Báo cáo tài chính năm 2020,2021,2022

Thông qua báo cáo tài chính về kết quả hoạt động kinh doanh, có thể thấy trong bối cảnh suy thoái kinh tế do ảnh hưởng bởi đại dịch Covid -19 như hiện nay, FPT Online vẫn tăng trưởng khá ấn tượng qua các năm

Về doanh thu, năm 2021 tăng 1,43% so với năm 2020, lợi nhuận sau thuế tăng 7,68% Trong khi hầu hết các doanh nghiệp chịu nhiều thiệt hại do ảnh hưởng bởi dịch bệnh Covid-19 gây ra, đã để lại hàng loạt các hậu quả như đứt gãy chuỗi cung ứng, chi phí vận tải tăng cao, thiếu hụt lao động thì đa phần các doanh nghiệp đều cắt giảm ngân sách truyền thông, quảng cáo, thậm chí chuyển đổi mô hình hoạt động Trong bối cảnh đó, FPT Online đã có hàng loạt giải pháp sản phẩm mới nhằm giải quyết khó khăn, phù hợp với tình hình kinh tế và bối cảnh lúc đó

Năm 2022 là năm chứng kiến sự nỗ lực của các ngành, lĩnh vực đi tìm các giải pháp tức thời để phục hồi sau đại dịch, doanh thu đã tăng ấn tượng so với năm 2021 với tỉ lệ tăng đạt 27,58%, còn về lợi nhuận tăng 12,40% Trong đó, Du lịch là ngành có những chuyển biến mạnh mẽ nhất, từ cơ quan quản lý đến doanh nghiệp đã nhanh chóng thúc đẩy thị trường, tìm kiếm khách hàng, kích thích nhu cầu Bên cạnh đó,