hoàn thiện hoạt động mua hàng của công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến fpt

Thứ hai, mua hàng là một quy trình vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, bao gồm việc xác định, lựa chọn, và mua sắm các nguyên vật liệu, hàng hóa, hoặc dịch vụ cần thiết để d

TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Thứ nhất, do những xung đột về chính trị, kinh tế và xã hội trên thế giới hiện nay đã để lại hàng loạt các hệ quả nghiêm trọng Có thể thấy rõ nhất, trong giai đoạn 2019-2022, do sự bùng nổ của đại dịch Covid – 19, tình hình bất ổn chính trị giữa Nga và Ukraine, và xung đột tôn giáo tại Trung Đông Những sự kiện này làm đứt gãy chuỗi cung ứng toàn cầu và đẩy nền kinh tế toàn cầu vào cuộc khủng hoảng chưa từng có trong 40 năm trở lại đây, và làm gián đoạn nguồn cung ứng trên toàn thế giới

Thứ hai, mua hàng là một quy trình vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, bao gồm việc xác định, lựa chọn, và mua sắm các nguyên vật liệu, hàng hóa, hoặc dịch vụ cần thiết để duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp Điều này không chỉ đơn giản là một hoạt động chọn lựa mặt hàng và đảm bảo đầu vào của chuỗi cung ứng, mà còn liên quan đến quản lý rủi ro, đàm phán giá cả, và duy trì mối quan hệ với các đối tác cung ứng

Thứ ba, tầm quan trọng của hoạt động mua hàng đối với doanh nghiệp là không thể phủ nhận Nó ảnh hưởng trực tiếp đến chính chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào và cả chi phí sản xuất, chất lượng thành phẩm, khả năng cạnh tranh trên thị trường Việc thực hiện hoạt động mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tối ưu hóa nguồn cung ứng, và đảm bảo sự liên tục của hoạt động kinh doanh

Thứ tư, công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT (FPT Online) là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực truyền thông – quảng cáo Trong quá trình mua hàng, FPT Online đã đạt được những thành công nhất định, không chỉ đàm phán mua hàng với giá cả hợp lý mà còn tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình và xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp Tuy nhiên, các mặt hàng chủ yếu của FPT Online thường chỉ tập trung vào các mặt hàng dịch vụ, đây là loạt hình sản phẩm vô hình và không thể lưu trữ được Điều đó đặt ra một thách thức lớn trong việc lựa chọn, kiểm định chất lượng sản phẩm và đảm bảo nguồn cung ứng ổn định Chính vì vậy, để tìm hiểu sâu hơn về quy trình mua hàng, qua đó đề xuất những giải pháp giúp hoạt động mua hàng của FPT Online hoàn thiện hơn, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT” để làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình

Thông qua bài khóa luận tốt nghiệp, em hi vọng rằng sẽ có đóng góp tích cực vào hoạt động mua hàng tại FPT Online, góp phần vào sự phát triển và cạnh tranh của Công ty trong môi trường kinh doanh ngày càng khắc nghiệt.

Tổng quan tình hình nghiên cứu

Tính đến thời điểm hiện tại có rất nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan tới hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp, dưới đây là một số nghiên cứu về mặt lý thuyết và một số nghiên cứu liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, cụ thể:

Trong cuốn giáo trình “Quản trị chuỗi cung ứng” của PGS.TS An Thị Thanh Nhàn và cộng sự có viết tại “Chương 5: Mua và quản lý nguồn cung” đã giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về mua, quan điểm phát triển của mua; mục tiêu, cách thức xác lập các chiến lược mua, quá trình và tổ chức mua Ngoài ra, tác giả còn nghiên cứu những nội dung cơ bản liên quan đến quản lý nguồn cung trong chuỗi cung ứng, như vai trò, đặc điểm, các chiến lược nguồn cung và quản lý quan hệ nhà cung cấp

Có thể thấy, các hoạt động mua, tìm nguồn cung cấp từ phía thượng nguồn, các hoạt động dịch vụ khách hàng, phân phối, thu hồi phía hạ nguồn sẽ được phối hợp với chuỗi cung ứng nội bộ của doanh nghiệp để tạo liên kết giữa các hợp phần này

Trong luận án thạc sĩ của tác giả Nguyễn Hoàng Phương với chủ đề “Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty Tài chính TNHH MTV Mirae Asset Việt Nam”, tác giả đã xây dựng luận văn nhằm mục đích nghiên cứu thực trạng hoạt động mua hàng của Công Ty Tài Chính TNHH MTV Mirae Asset Việt Nam, từ đó đưa ra các điểm mạnh và hạn chế đang còn tồn tại trong hoạt động mua hàng Thông qua việc phân tích thống kê mô tả và nguồn dữ liệu nội bộ của các phòng ban Công ty Tài chính TNHH MTV Mirae Asset Việt Nam, nhận định được các yếu tố tác động lên hoạt động mua hàng của công ty từ đó xây dựng một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng cho doanh nghiệp, giúp Mirae Asset Việt Nam sớm khôi phục vị thế của mình sau đại dịch bệnh toàn cầu và luôn là một thương hiệu trong lòng khách hàng của người Việt Nam

Với nghiên cứu “Chiến lược mua hàng trong chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam” của tác giả Vũ Thị Như Quỳnh đăng trên tạp chí Khoa học Xã hội và Nhân Văn, tổng quan các tài liệu về chuỗi cung ứng và chiến lược mua,

11 từ đó đưa ra 4 giả thuyết và kiểm chứng về mối quan hệ của chiến lược mua hàng với các thành phần trong chuỗi cung ứng Các giả thuyết đã được kiểm tra thông qua điều tra khảo sát đối với các nhà quản trị mua và kết quả được phân tích bằng phương pháp hồi quy Tất cả các mối quan hệ trong giả thuyết đều được ủng hộ Kết quả chỉ ra rằng, các yếu tố trong chuỗi cung ứng (như khả năng đáp ứng của nhà cung cấp, những thay đổi trên thị trường nhà cung cấp, hoạt động trao đổi thông tin, hoạt động giao tiếp với nhà cung cấp) có tác động đến cấp độ chiến lược mua hàng mà doanh nghiệp mua sẽ áp dụng

Trong nghiên cứu “ Vai trò của việc mua hàng trong việc quản lý và thực hiện các mối quan hệ với nhà cung cấp” (The Role of Purchasing in the Management and Performance of Supplier Relationships), tác giả Mihalis Giannakis đã nghiên cứu vai trò của người quản trị mua hàng (và các bộ phận) trong mối quan hệ với nhà cung cấp (supplier relationships - SR) và đánh giá tác động của vai trò của họ đối với hiệu suất của SR Mục đích của luận án này là phát triển cơ sở lý thuyết bằng cách khám phá vai trò này một cách có hệ thống và điều tra xem liệu nó có khác nhau như thế nào giữa các SR liên quan đến việc trao đổi sản phẩm/dịch vụ với các đặc điểm cấu trúc nhất định hay không Bằng cách đó sẽ tạo ra những hiểu biết sâu sắc về cách thức chức năng mua hàng có thể được tận dụng để giúp con người tốt hơn

Amelia S Carr và John N Pearson với nghiên cứu “Tác động của việc mua hàng và sự tham gia của nhà cung cấp đối với việc mua hàng chiến lược và tác động của nó đến hiệu quả hoạt động của công ty” (The impact of purchasing and supplier involvement on strategic purchasing and its impact on firm’s performance)đã hình thành quan điểm việc mua hàng nên dựa trên nguồn lực của công ty, các giả thuyết được phát triển liên quan đến sự tham gia mua hàng/nhà cung cấp, chiến lược mua hàng và hiệu quả tài chính của công ty Một mô hình với các giả thuyết được đưa ra và kiểm tra thực nghiệm bằng cách sử dụng mô hình phương trình cấu trúc Mô hình được kiểm định bằng cách sử dụng số liệu thu thập, mỗi nhân tố trong mô hình được đo lường bằng một thang đo Dựa trên kết quả phân tích nhân tố khẳng định sự phù hợp tổng thể của mô hình với dữ liệu đã đạt được Cả giá trị hội quy và phân biệt đều được thể hiện Kết quả nghiên cứu cho thấy các giả thuyết được thử nghiệm trong mô hình đều được hỗ trợ Sự tham gia của nhà cung cấp/mua hàng có tác động tích cực

12 đến việc mua hàng chiến lược và việc mua hàng chiến lược có tác động tích cực đến hiệu quả tài chính của công ty Bài viết kết luận với một số hàm ý nghiên cứu, những hạn chế của nghiên cứu và đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo

Tổng quan các công trình nghiên cứu cho thấy, tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT thì chưa có một đề tài nghiên cứu nào về hoạt động mua hàng Vì vậy, đề tài “Hoàn thiện hoạt động mua hàng của Công Ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT” có tính mới và không trùng lặp với bất kỳ để tài nghiên cứu nào trong 3 năm gần đây.

Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở lý luận chung về mua hàng của doanh nghiệp, cùng nghiên cứu về tình hình hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT trong 3 năm gần nhất, đề tài đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng cho công ty trong giai đoạn tới

Tổng quan cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT, từ đó rút ra những kết quả đạt được, hạn chế và những nguyên nhân Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động mua hàng của công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về Quy trình hoạt động mua hàng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Không gian nghiên cứu: Tại công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Thời gian nghiên cứu: Trong giai đoạn 2020 - 2022

Phương pháp nghiên cứu

o Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu:

Nguồn dữ liệu thứ cấp sử dụng trong khóa luận chủ yếu là các thông tin, số liệu thứ cấp được thu thập từ nguồn dữ liệu nội bộ của công ty Cổ phần Dịch vụ Trực

13 tuyến FPT, cụ thể là các báo cáo tài chính, báo cáo thường niên giai đoạn 2020 - 2022, website của công ty, dữ liệu lưu hành nội bộ … Ngoài ra, dữ liệu còn được thu thập từ các công trình nghiên cứu, chuyên đề luận văn liên quan đến đề tài khóa luận; tin tức, báo cáo do Bộ, Ban ngành cập nhật trên các kênh thông tin chính thức trong và ngoài nước o Phương pháp thống kê:

Dữ liệu thu thập được sẽ được lựa chọn và tập hợp để đưa vào phân tích Quá trình này bao gồm các bước chọn lọc và tập hợp dữ liệu để chuẩn bị cho việc phân tích như: Thu thập, lựa chọn, tập hợp số liệu và phân tích thống kê Đây là một quá trình cần sự cẩn thận và logic để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các kết quả phân tích o Phương pháp đối chiếu và so sánh: Đây là phương pháp quan trọng trong phân tích dữ liệu và nghiên cứu, giúp tìm ra các điểm khác biệt và tương đồng giữa các nhóm, điều kiện, hoặc dữ liệu khác nhau Cụ thể, dữ liệu giữa các năm, các tháng,… sẽ được so sánh và đối chiếu để thấy được sự thay đổi trong giai đoạn nghiên cứu.

Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

Bài khóa luận ngoài phần Tóm tắt, lời cảm ơn, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung chính có kết cấu bao gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Chương 4: Giải pháp nhằm tăng cường hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA

Khái quát cơ sở lý luận về mua hàng trong doanh nghiệp

2.1.1 Một số khái niệm về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp

Theo quan điểm truyền thống, mua (Purchasing) là hành vi thương mại, là hoạt động nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa cho sản xuất hoặc cung ứng trong phân phối Ở phạm vi hẹp này, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu Cách tiếp cận này tập trung vào các giao dịch hơn là vào các mối quan hệ, hoạt động mua được xử lý ở mức độ tác nghiệp hoặc chiến thuật hơn là chiến lược

Năm 1997, Carr và Smeltzer đưa ra quan niệm: Mua (Procurement) là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn Định nghĩa này bổ sung vào cách tiếp cận truyền thống, cho thấy mua không chỉ nhằm đạt được mức giá rẻ nhất mà còn tập trung vào việc tìm kiếm các cơ hội dài hạn có tính chiến lược

Trong chuỗi giá trị mở rộng của M Porter, mua được xem là liên kết chủ yếu và có vị trí kết nối then chốt giữa các thành viên chuỗi cung ứng Mua hiệu quả cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán, từ đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng Theo cách tiếp cận này, mua (Procurement) được hiểu là một phần chiến lược chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhà cung cấp

2.1.2 Mục tiêu và vai trò của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng

❖ Mục tiêu của hoạt động mua hàng

Mua có tầm ảnh hưởng ngày càng rộng lớn trong các chuỗi cung ứng, là liên kết chủ yếu và là quá trình tương tác cốt lõi giữa các thành viên chuỗi Mua đáp ứng một số mục tiêu sau:

15 Đảm bảo cung ứng liên tục: Mua phải đảm bảo đáp ứng liên tục yêu cầu của các nhóm khách hàng nội bộ trong doanh nghiệp về cung cấp các vật tư, nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ đầu vào có chất lượng Các khách hàng nội bộ bao gồm bộ phận sản xuất, các trung tâm phân phối, bộ phận kĩ thuật, bộ phận nghiên cứu và phát triển, phòng công nghệ thông tin… Để đạt được mục tiêu trên, mua cần đáp ứng các yêu cầu: Mua sản phẩm và dịch vụ với mức giá phù hợp; mua đúng nguồn; mua theo đúng đặc điểm kỹ thuật; mua với số lượng phù hợp; sắp xếp giao hàng đúng thời điểm; đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng nội bộ

Quản lý quá trình mua hiệu quả: Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải quản lý hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả thông qua việc quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên mua, xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy trình mua

Phát triển nguồn cung ứng: Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển và duy trì nguồn cung Mục tiêu này cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường cung ứng để đảm bảo: (1) Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh; (2) Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng; (3) Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh Nhờ đó, bộ phận mua có thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũng như phát triển sản phẩm mới Duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy

Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác: Mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lành mạnh, tích cực và chặt chẽ với các chức năng khác, cung cấp thông tin và tư vấn khi cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức Như các nhóm chức năng marketing, sản xuất, kỹ thuật, công nghệ và tài chính trong tổ chức

Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức: Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp Khi đạt được mục tiêu này, mua được công nhận là một tài sản chiến lược cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường Ví dụ, một tổ chức có mục tiêu giảm lượng hàng tồn kho trong chuỗi cung

16 ứng Bộ phận mua có thể làm việc với các nhà cung ứng để cung cấp số lượng nhỏ thường xuyên hơn, nhờ đó giảm tồn kho

❖ Vai trò của hoạt động mua hàng

Mua hàng không chỉ đơn giản là chuỗi các hoạt động giao dịch và hành chính Quan niệm hiện nay coi mua là một chức năng chiến lược liên quan đến việc quản lý và phát triển tài nguyên Một công ty có thể tăng lợi nhuận của mình bằng cách đầu tư vào hoạt động mua hiệu quả thay vì kích thích doanh số bán hàng Nghiên cứu của Baily (1998) chỉ ra rằng, tiết kiệm 1% trong mua hàng tương đương với đạt mức tăng 10% doanh thu Điều này cho thấy mua không chỉ giúp tiết kiệm mà cấu trúc chi phí của một sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chi phí nguyên vật liệu và hoạt động mua Vì vậy, mua phải hỗ trợ mục tiêu chung để đạt được hiệu quả kinh tế, tăng cường sự hợp tác chiến lược trong chuỗi và phải đảm đương các vai trò sau:

Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: Theo cách nhìn truyền thống, mua tách rời với khách hàng và người tiêu dùng Tuy nhiên, ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này Mặt khác, cũng dễ dàng thấy bộ phận mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp để ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp

Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: Mua kết nối với thị trường cung ứng, nắm bắt các thông tin mới nhất về công nghệ, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ, các nguồn cung ứng và các thay đổi về điều kiện thị trường Những hiểu biết về thị trường đầu vào cho phép doanh nghiệp định hình chiến lược kinh doanh để nắm bắt các cơ hội thị trường mới

Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: Mua chỉ đạt được mục tiêu chiến lược dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt Chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các đối tác cung cấp Nhờ duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, nhận ra và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có các ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường

Hỗ trợ các chiến lược chức năng trong tổ chức: Các chiến lược về mạng lưới, sản xuất, marketing, tài chính, vận hành, bán hàng, dự trữ, đều có liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức

2.1.3 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp

❖ Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Để quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lần, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp

- Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì

- Lượng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hóa dự kiến

Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp

Quá trình mua là tập hợp các quyết định có tính kế tiếp và chu kỳ trong triển khai thực hiện các thương vụ mua Quá trình mua của doanh nghiệp thường có những đặc trưng riêng phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, quy mô, loại hình doanh nghiệp

(John Joseph Coyle và cộng sự, 2006)

Quá trình mua bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu hàng hóa cần mua, bao gồm các đặc điểm về hàng hóa, số lượng và chất lượng Nhu cầu này có thể bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất, yêu cầu của các bộ phận, từ dự báo hay yêu cầu mua hàng của khách Các nhu cầu mua cần được xác định rõ và lượng hóa thành các chỉ tiêu cụ thể như kích thước hay các thông số kỹ thuật của sản phẩm

Quyết định mua hay tự làm

Tiếp nhận hàng hóa/ dịch vụ Đánh giá sau mua

Hình 2 1 Quá trình mua tại doanh nghiệp

Các bộ phận, phòng ban thuộc công ty sẽ gửi thông tin về nhu cầu mua của họ đến Phòng Mua hàng Nhân viên các bộ phận, phòng ban gửi thông tin về nhu cầu mua của họ đến Phòng Mua hàng thông qua nhiều phương tiện, bao gồm lệnh đề xuất mua hàng, đơn đặt hàng, kiểm tra tình trạng kho và yêu cầu nguyên vật liệu được xác định trong quá trình phát triển sản phẩm hoặc dự án mới Các đề nghị mua hàng từ các phòng/ban trong công ty được chuyển đến bộ phận Mua hàng, tập hợp và phân loại để tiến hành quy trình mua hàng

Khi xuất hiện nhu cầu mua hàng, quá trình kiểm tra, so sánh và phân loại nhu cầu mua hàng là rất cần thiết Phân loại nhu cầu mua dựa trên nhiều tiêu chí, bao gồm đặc điểm của sản phẩm, nhà cung cấp, đặc tính thị trường cung cấp và lĩnh vực nhà cung cấp Các loại hàng hóa khác nhau đòi hỏi điều kiện bảo quản kho khác nhau, đồng thời các nhà cung cấp cũng rất đa dạng và các hình thức cung cấp có thể thông qua nhập khẩu hoặc mua trong nước Các yêu cầu này được phân loại để chọn lựa nhà cung cấp phù hợp

2.2.2 Quyết định mua hay tự làm

Trước khi chào mời các nhà cung cấp bên ngoài, doanh nghiệp cần quyết định sẽ tự làm hay mua sản phẩm hoặc dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu sử dụng Tất nhiên, khi quyết định tự làm thì vẫn cần phải mua một số loại đầu vào nhất định từ các nhà cung cấp bên ngoài Các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng hiện có xu hướng thuê ngoài để tập trung vào các hoạt động cốt lõi và tăng tính chuyên môn hóa

2.2.3 Xác định phương thức mua hàng

Chọn phương thức mua là việc xác định các mối quan hệ với nhà cung cấp, cho phép ước lượng tổng thời gian cần thiết của quá trình mua và tính phức tạp của hoạt động này Ba phương thức mua cơ bản bao gồm:

(1) Mua lại (straight rebuy hay routine purchase) được tiến hành đối với nhà cung ứng đã có quan hệ mua từ trước theo mối liên kết chặt chẽ, không có những vấn đề lớn cần điều chỉnh và thương lượng với nguồn hàng Phương thức này thường được thực hiện dưới hình thức đặt hàng lại đơn hàng từ phía người mua Các nhà cung ứng hiện nay thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này

(2) Mua lại có điều chỉnh (modified rebuy) là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và bán Thường gặp trong trường hợp nhu cầu mua thay đổi bởi tình thế môi trường hay những quyết định mua bán của các bên không còn phù hợp Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải đổi nguồn cung

(3) Mua mới (new buy) là hình thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ ban đầu với nguồn cung để mua trong trường hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mua mới như khi bắt đầu kinh doanh, khi kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm, không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn Lúc này phải xác định lại nguồn hàng và cần thiết phải nghiên cứu, phân tích lựa chọn nguồn hàng

2.2.4 Lựa chọn nhà cung cấp

Ngay khi xác định được nhu cầu hàng hóa cần mua, người mua phải tiến hành tìm hiểu thị trường cung ứng và tìm kiếm nhà cung cấp Yêu cầu thông tin RFI và yêu cầu báo giá RFQ từ các nhà cung cấp sẽ là căn cứ để so sánh giá, điều kiện/điều khoản, thời gian giao hàng, từ đó lựa chọn ra nhà cung cấp tốt nhất Một quy trình sẽ được thiết kế để lựa chọn nhà cung cấp đồng thời giúp xác định các lựa chọn thay thế khi cần thiết Các nhà cung cấp này sẽ được thương lượng để đạt được mức giá tối ưu, các điều khoản và điều kiện giao hàng phù hợp

Quá trình chọn lựa nhà cung cấp cuối cùng diễn ra sau khi các bước đánh giá nhà cung cấp đã được hoàn tất Việc chọn lựa nhà cung cấp được coi là một trong những hoạt động quan trọng nhất mà các doanh nghiệp thường thực hiện Những sai sót trong quá trình này có thể gây tổn thất lớn và kéo dài thời gian ảnh hưởng đến công ty

Khi không có nhà cung cấp ưu tiên (tiến hành mua mới) thì đấu thầu và đàm phán cạnh tranh là hai phương pháp thường được sử dụng:

❖ Quá trình đấu thầu cạnh tranh Đây là khi người mua yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp có ý định mua Người quản lý mua hàng thường khởi đầu quá trình này bằng cách gửi yêu cầu báo giá đến các nhà cung cấp và mục tiêu là trao hợp đồng cho nhà thầu có giá trị tốt nhất Các hồ sơ đấu thầu thường được đánh giá chủ yếu dựa trên yếu tố giá cả Trong trường

23 hợp nhà cung cấp có giá thấp nhất không nhận được hợp đồng, người mua có trách nhiệm thông báo lý do họ không được chọn cho nhà cung cấp đó Đấu thầu cạnh tranh thường hiệu quả trong những điều kiện cụ thể như sau:

- Số lượng hàng mua đủ lớn

- Có các thông số hoặc yêu cầu cụ thể cho nhà cung cấp và họ cần biết hoặc có khả năng ước tính chính xác chi phí sản xuất sản phẩm

- Thị trường có độ cạnh tranh cao

- Người mua chỉ yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp kỹ thuật khác nhau có ý định có hợp đồng, điều này đồng nghĩa với việc họ sẽ tạo ra sự cạnh tranh

- Có đủ thời gian để nhà cung cấp đánh giá các yêu cầu báo giá

- Người mua không có nhà cung cấp được ưu tiên cho mặt hàng đó

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

2.3.1 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

Các cơ quan nhà nước ở cấp Trung ương và địa phương đều có tác động đáng kể đến các hoạt động kinh doanh và quá trình mua hàng của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều phải đối mặt với sự theo dõi, kiểm tra và giám sát từ các cơ quan này đối với các hoạt động liên quan đến kinh doanh của mình Các cơ quan nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm nguồn cung cấp đáng tin cậy để đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu mua hàng của mình Đồng thời, chúng cũng có tác động đến quá trình mua hàng thông qua các cơ chế, chính sách và thuế

Những diễn biến của môi trường kinh tế không chỉ chứa đựng những cơ hội và còn tiềm ẩn những rủi ro lớn Các yếu tố kinh tế có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Tốc độ tăng trưởng kinh tế, lạm phát, suy thoái kinh tế,… Nền kinh tế mở cửa và tăng trưởng mạnh là tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp, ngược lại, nếu nền kinh tế suy thoái sẽ dẫn đến sự cản bước và kìm hãm mức tiêu dùng của thị trường dẫn đến cắt giảm sản xuất của doanh nghiệp, từ đó tác động đến hoạt động mua hàng

❖ Sự phát triển của công nghệ - kĩ thuật

Công nghệ giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, quản lý, Công nghệ góp phần lớn vào việc tăng năng suất lao động, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động Ví dụ, sự phát triển của trí tuệ nhân tạo đã giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, từ đó giải phóng thời gian và công sức cho nhân viên Công nghệ còn cho phép doanh nghiệp linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với các biến đổi trong môi trường kinh doanh Trong hoạt động mua hàng, công nghệ - kĩ thuật giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với đa dạng các nhà cung cấp và đẩy mạnh quy trình mua hàng, giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm chi phí

Nhà cung cấp chính là một yếu tố quyết định đối với sự thành công của quá trình mua hàng của doanh nghiệp Việc lựa chọn đúng nhà cung cấp là quan trọng vì nếu chọn sai, có thể đặt doanh nghiệp vào tình trạng không đảm bảo khả năng mua

26 hàng và thiếu số lượng hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất Điều này càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại vì họ thường kinh doanh nhiều loại hàng hóa khác nhau Mỗi loại hàng có thể đòi hỏi sự hợp tác với một hoặc nhiều nhà cung cấp, tạo nên môi trường cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Để đối mặt với thực tế này, doanh nghiệp cần phải có sự cân nhắc và chọn lựa một cách thông minh Điều này bao gồm việc đánh giá không chỉ về chất lượng và giá cả mà còn về khả năng cung cấp đúng lượng hàng cần thiết Trong môi trường cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, doanh nghiệp cần phải tự đặt ra câu hỏi về sự đa dạng và linh hoạt của nguồn cung cấp để đảm bảo một quy trình mua hàng hiệu quả và ổn định

❖ Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến quá trình mua sắm trong doanh nghiệp

Sự cạnh tranh thường xoay quanh giá cả, và để đối phó với đối thủ, doanh nghiệp phải xem xét cẩn thận chính sách giá của họ Để thắng trong cạnh tranh giá, mua hàng càng trở nên quan trọng Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải mua hàng với giá thấp nhưng vẫn đảm bảo có lợi nhuận cho nhà cung cấp

Cạnh tranh không chỉ tồn tại giữa doanh nghiệp mà còn giữa các nhà cung cấp Điều này làm cho doanh nghiệp có nhiều cơ hội lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo mua hàng với giá tốt nhất Để chiến thắng đối thủ, doanh nghiệp cần tìm các nhà cung cấp có giá ưu đãi hoặc điều khoản tốt nhất để thu hút khách hàng

Doanh nghiệp mua hàng chủ yếu dựa vào nhu cầu của khách hàng, vì mọi hoạt động kinh doanh đều tập trung vào việc đáp ứng và làm hài lòng khách hàng Khách hàng được coi là nhân vật trung tâm, và nhu cầu của họ đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp

Nhu cầu tiêu dùng có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình mua hàng Sự thay đổi trong nhu cầu tiêu dùng có thể gây biến động trong tốc độ bán hàng, đưa ra thách thức và đồng thời tạo cơ hội mới trong quá trình mua sắm Doanh nghiệp cần phải linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với sự biến đổi này để duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng

Nhìn nhận nhu cầu khách hàng như một chỉ báo quan trọng, doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược mua hàng linh hoạt và đáp ứng những yêu cầu mới nhanh chóng, từ đó giữ vững vị thế của mình trên thị trường

2.3.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

❖ Vốn và Cơ sở vật chất kỹ thuật

Vốn là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với mọi hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực mua hàng Đây thực sự là một điều kiện tiền đề vật chất, tạo nên cơ sở hạ tầng cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tình trạng vốn ảnh hưởng sâu rộng đến quá trình mua hàng của doanh nghiệp Khi có sẵn vốn, hoạt động mua hàng có thể diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi Điều này giúp tránh được tình trạng dây dưa và kéo dài quá trình mua hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí trong quá trình này Vốn đóng vai trò quyết định trong việc chớp lấy các cơ hội kinh doanh, đặc biệt là trong các thương vụ nơi mà khả năng linh hoạt tài chính có thể mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Do đó, việc đảm bảo sự ổn định và đủ vốn cho doanh nghiệp không chỉ hỗ trợ quá trình mua hàng mà còn mở ra cơ hội cho doanh nghiệp tham gia và tận dụng những khả năng kinh doanh tích cực

Sức mạnh thực tế của doanh nghiệp được phản ánh qua cơ sở vật chất kỹ thuật, đó đóng một vai trò quan trọng Nếu doanh nghiệp sở hữu cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại và chất lượng, điều này sẽ tạo ra điều kiện thuận lợi trong quá trình quản lý mua hàng Chẳng hạn, nếu sử dụng phần mềm quản lý mua hàng tiên tiến, doanh nghiệp có khả năng nhanh chóng tiếp cận thông tin, tận dụng cơ hội để mua hàng một cách linh hoạt và hiệu quả hơn Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội mua hàng nhanh chóng mà còn tăng khả năng cạnh tranh so với các đối thủ Ngược lại, nếu cơ sở vật chất kĩ thuật kém chất lượng, điều này có thể làm mất đi cơ hội kinh doanh quan trọng Việc thiếu hụt trong cơ sở vật chất có thể tạo ra rào cản, làm chậm quá trình mua hàng và giảm khả năng đáp ứng nhanh chóng với thị trường

Do đó, đầu tư vào cơ sở vật chất kĩ thuật là một yếu tố quyết định để doanh nghiệp duy trì và nâng cao vị thế cạnh tranh của mình trong môi trường kinh doanh ngày nay

❖ Nguồn nhân lực o Nhân viên mua hàng

Quyết định mua hàng có tác động trực tiếp đến thành công và hiệu suất của doanh nghiệp Vì vậy, việc chọn lựa nhân viên mua hàng là vô cùng quan trọng Nhân viên mua hàng cần sở hữu kiến thức phong phú về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ quản lý Họ cần hiểu rõ về hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, cũng như có sự am hiểu về thị trường hàng hóa và khả năng phân tích ảnh hưởng của thị trường Kiến thức về chính sách kinh tế và hiểu biết về pháp luật là điểm cộng, và kinh nghiệm trong lĩnh vực mua sắm là một ưu điểm Ngoài ra, nhân viên mua hàng cần phải linh hoạt và nhanh nhạy trong việc thu thập thông tin, để có thể nắm bắt tình hình biến động trên thị trường, đặc biệt là về nhu cầu và giá cả Sự nhanh nhẹn giúp họ đưa ra quyết định chính xác trong thời gian ngắn Hơn thế nữa, tư duy đàm phán và thương lượng, cùng khả năng xây dựng mối quan hệ là những kỹ năng quan trọng mà nhân viên mua hàng cần phải sở hữu Khả năng giao tiếp tốt giúp họ thu thập thông tin quan trọng và đạt được các thỏa thuận có lợi cho doanh nghiệp o Năng lực của nhà quản trị mua hàng

Trong quá trình mua hàng, vai trò của nhà quản trị đóng một phần quan trọng trong việc xác định sự thành công hay thất bại Nhà quản trị không chỉ là người chỉ đạo cho nhóm mua hàng mà còn cần hiểu rõ về năng lực của từng thành viên Việc đánh giá khả năng của nhân viên giúp nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn về việc phân công công việc mua hàng

❖ Vị thế của doanh nghiệp trên thị trường

Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

3.1.1 Thông tin chung về Công ty

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

- Tên giao dịch: FPT Online Joint Stock Company

- Trụ sở: Tầng 6, tòa nhà Sở Chứng khoán, số 1 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, phường Nguyễn Thái Bình, quận 1, TP Hồ Chí Minh

- Chi nhánh: Tầng 10 FPT Tower, số 10 Phạm Văn Bạch, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

Hình 3 1 Logo Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

❖ Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Tầm nhìn của FPT Online là “Trở thành công ty truyền thông số hàng đầu Việt

Nam và khu vực” Không chỉ đi đầu trong phát triển truyền thông quảng cáo mang tầm khu vực, FPT Online còn đẩy mạnh phát triển các nền tảng sản phẩm số, xây dựng các cộng đồng cho người dùng ở nhiều lĩnh vực

Với sứ mệnh, FPT Online cam kết với thị trường sẽ là đối tác tin cậy, mang lại hiệu quả cao nhất trong mạng lưới truyền thông và marketing tại Việt Nam và khu vực FPT Online không ngừng kiến tạo, dẫn dắt xu hướng công nghệ, giúp doanh nghiệp chạm tới trái tim khách hàng Còn với cổ đông, FPT Online phát triển vượt bậc trong mọi lĩnh vực truyền thông số, khẳng định vị thế tiên phong, mang đến lợi ích thiết thực và giá trị bền vững cho các nhà đầu tư Với nhân viên, FPT Online xem

31 mỗi nhân viên là một tài sản quý giá Công ty đề cao và xây dựng văn hóa “người

FPT Online” với tinh thần nhiệt huyết, quyết liệt, chủ động học hỏi, sáng tạo, mang đến những sản phẩm giá trị cao cho người dùng, doanh nghiệp và cộng đồng Với xã hội, FPT Online mong muốn đóng góp tích cực, giúp nâng cao chất lượng cuộc sống, của những người yếu thế trong xã hội

Với giá trị cốt lõi, FPT Online theo đuổi 3 mục tiêu: Nền tảng báo chí vì con người; Hệ sinh thái sản phẩm số cho người dùng; Hệ thống giải pháp quảng cáo số và truyền thông hiệu quả

❖ Lịch sử hình thành và phát triển

- Năm 1997: Thành lập Trung tâm dịch vụ trực tuyến (FPT Online Exchange) với nhiệm vụ xây dựng và phát triển mạng Trí Tuệ Việt Nam

- Năm 2001: Ra đời trang Tin nhanh Việt Nam VnExpress.net

- Năm 2002: Chính thức trở thành Nhà cung cấp dịch vụ cổng kết nối Internet (IXP), Báo điện tử VnExpress được cấp giấy phép báo chí

- Năm 2004: Một trong những công ty đầu tiên cung cấp dịch vụ ADSL tại Việt Nam Báo điện tử VnExpress.net lọt vào Top 1000 Website có số lượng người truy cập nhiều nhất

- Năm 2005: Báo điện tử VnExpress lọt vào Top 500 Global Website của Alexa.com và Phát triển 60.000 thuê bao Internet băng rộng ADSL

- Ngày 01/07/2007: FPT Online chính thức hợp nhất về cơ cấu tổ chức, hạch toán tài chính, thủ tục cấp phép Tập trung vào các mảng hoạt động nội dung số trên lãnh thổ Việt Nam và cho cộng đồng người Việt trên toàn thế giới

Danh mục ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty theo đăng ký kinh doanh được biểu diễn theo bảng dưới dây:

Bảng 3 1 Danh mục các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của FPT Online

STT Mã số thuế Mặt hàng kinh doanh

1 4651 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

2 4652 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

3 4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

5 6110 Hoạt động viễn thông có dây

6 6201 Lập trình máy vi tính

7 6202 Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính

9 7110 Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan

11 7410 Hoạt động thiết kế chuyên dụng

12 7810 Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động, việc làm

13 7920 Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức tua du lịch

14 8230 Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại

Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp

Hoạt động chính của Công ty là cung cấp dịch vụ quảng cáo trực tuyến, dịch vụ truy cập internet, dịch vụ truy cập dữ liệu, dịch vụ xử lý số liệu và thông tin trên mạng internet, dịch vụ trao đổi dữ liệu điện tử, và các dịch vụ trực tuyến khác

Các trang báo VnExpress, VnExpress International, Ngoisao là hệ thống báo điện tử có đối tượng độc giả dạng về độ tuổi, giới tính, vùng miền với hơn 300 bài viết/ngày được xuất bản với chủ đề viết phong phú, thu hút 700 triệu lượt đọc/tháng VnExpress Marathon là chuỗi giải chảy chuyên nghiệp với số lượng người tham gia hàng chục nghìn người mỗi giải

Eclick giúp giải pháp truyền thông tổng thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các chiến lược truyền thông và marketing thông qua các kênh online và offline eBox là nền tảng chia sẻ kiến thức và cung cấp tư vấn thực chiến cho cộng đồng

3.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý

Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2022

Hoạt động theo mô hình chức năng, chia thành ba trung tâm lớn là Khối kinh doanh (Trung tâm Kinh doanh quảng cáo), Khối nội dung (Tòa soạn Báo VnExpress) và khối công nghệ (Trung tâm Kỹ thuật cũng các bộ phận hỗ trợ), trong đó:

- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lí cao nhất, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến lợi ích các cổ đông và tương lai phát triển của công ty

- Ban giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm và có chức năng điều hành và quản lí mọi hoạt động của doanh nghiệp

- Các bộ phận hỗ trợ như Phòng Kế toán – Mua hàng, Phòng Nhân sự và Phòng Hành chính (Văn phòng)

Kinh doanh Nội dung Công nghệ

Giám đốc Hệ thống thông tin (CIO)

Hình 3 2 Sơ đồ bộ máy quản trị của FPT Online

3.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022

Bảng 3 2 Kết quả kinh doanh của FPT Online giai đoạn 2020 - 2022 Đơn vị: tỷ VNĐ

STT Chỉ tiêu Năm Tỉ lệ chênh lệch

Nguồn: Tổng hợp Báo cáo tài chính năm 2020,2021,2022

Thông qua báo cáo tài chính về kết quả hoạt động kinh doanh, có thể thấy trong bối cảnh suy thoái kinh tế do ảnh hưởng bởi đại dịch Covid -19 như hiện nay, FPT Online vẫn tăng trưởng khá ấn tượng qua các năm

Về doanh thu, năm 2021 tăng 1,43% so với năm 2020, lợi nhuận sau thuế tăng 7,68% Trong khi hầu hết các doanh nghiệp chịu nhiều thiệt hại do ảnh hưởng bởi dịch bệnh Covid-19 gây ra, đã để lại hàng loạt các hậu quả như đứt gãy chuỗi cung ứng, chi phí vận tải tăng cao, thiếu hụt lao động thì đa phần các doanh nghiệp đều cắt giảm ngân sách truyền thông, quảng cáo, thậm chí chuyển đổi mô hình hoạt động Trong bối cảnh đó, FPT Online đã có hàng loạt giải pháp sản phẩm mới nhằm giải quyết khó khăn, phù hợp với tình hình kinh tế và bối cảnh lúc đó

Năm 2022 là năm chứng kiến sự nỗ lực của các ngành, lĩnh vực đi tìm các giải pháp tức thời để phục hồi sau đại dịch, doanh thu đã tăng ấn tượng so với năm 2021 với tỉ lệ tăng đạt 27,58%, còn về lợi nhuận tăng 12,40% Trong đó, Du lịch là ngành có những chuyển biến mạnh mẽ nhất, từ cơ quan quản lý đến doanh nghiệp đã nhanh chóng thúc đẩy thị trường, tìm kiếm khách hàng, kích thích nhu cầu Bên cạnh đó,

Khoa học, Công nghệ cũng là nhóm ngành được FPT Online tập trung trong năm

2022 với mục tiêu cải tiến năng suất, gia tăng hiệu quả kinh doanh

Giai đoạn 2020-2022 tiếp tục là những năm thách thức với các doanh nghiệp nói chung và ngành truyền thông, quảng cáo nói riêng Một trong những lĩnh vực chịu ảnh hưởng nặng nề nhất là Bất động sản dưới tác động của loạt chính sách thắt chặt về tín dụng, trái phiếu cũng như những sự kiện vướng lao lý của các doanh nghiệp đầu ngành, tạo ra tâm lý e ngại bao trùm, thị trường đóng băng, giá nhà giảm sâu Bên cạnh Bất động sản, những ngành chủ lực khác trong cơ cấu doanh thu của FPT Online như Du lịch, Hàng không, Giáo dục cũng chưa phục hồi hoàn toàn, dẫn đến việc cắt giảm ngân sách truyền thông quảng cáo Trước bối cảnh nói trên, FPT Online đã nhanh chóng phát triển hàng loạt giải pháp và nhóm sản phẩm mới, mở rộng dịch vụ và tìm kiếm khách hàng mới nhằm gia tăng nguồn thu, bù đắp tổn thất từ những ngành nghề chủ lực Kết quả là lợi nhuận sau thuế của công ty vẫn đạt ngưỡng ấn tượng là từ 7-12%/năm.

Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Dịch vụ Trực tuyến FPT

Dựa trên những nghiên cứu lý thuyết đã phân tích chi tiết trong Chương 2, chúng ta nhận thấy rằng có một loạt các nhân tố, bao gồm cả nhân tố bên trong và nhân tố bên ngoài, đều có thể ảnh hưởng đến quá trình mua sắm của các doanh nghiệp Tuy nhiên, khi đi vào thực tiễn và áp dụng vào bối cảnh của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT, thấy rằng một phần các yếu tố này thực sự gây ra ảnh hưởng trực tiếp Điều này có thể được diễn giải bởi sự đặc thù của môi trường kinh doanh và cách mà công ty này hoạt động Cụ thể, một số nhân tố bên trong như cơ sở vật chất – kĩ thuật, nguồn nhân lực, vị thế của doanh nghiệp… có thể có tác động mạnh mẽ đến quyết định mua hàng Tuy nhiên, các yếu tố bên ngoài như nền kinh tế, khoa học – kĩ thuật, khách hàng, nhà cung cấp… cũng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình cách thức mua sắm của doanh nghiệp Do đó, việc hiểu rõ và đánh giá chính xác các nhân tố này là rất quan trọng để tối ưu hóa quá trình mua sắm và tăng cường hiệu suất của doanh nghiệp

3.2.1 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

Bảng 3 3 Tỉ lệ tăng trưởng GDP và lạm phát của Việt Nam giai đoạn 2020-2022

Tỉ lệ tăng trưởng GDP 2,91% 2,58% 8,02%

Nguồn: Tổng cục thống kê

GDP năm 2020 tăng 2,91% và tăng 2,58% vào năm 2021, tuy là mức tăng thấp nhất của các năm trong giai đoạn 2011-2021 nhưng trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, ảnh hưởng tiêu cực tới mọi lĩnh vực kinh tế – xã hội thì đây là thành công lớn của Việt Nam với mức tăng trưởng thuộc nhóm cao nhất thế giới GDP năm 2022 ước tăng 8,02%, lập kỷ lục trong hơn 10 năm qua Tỉ lệ lạm phát giai đoạn này đều trong ngưỡng kiểm soát được

Quỹ Tiền tệ Quốc tế (IMF) chỉ ra rằng, Covid-19 đã châm ngòi cho cuộc khủng hoảng kinh tế xã hội nghiêm trọng nhất kể từ chiến tranh thế giới thứ Hai trở lại đây Mức độ nghiêm trọng đã vượt xa khủng hoảng tài chính 2008, thậm chí vượt cả Đại suy thoái ở Mỹ vào những năm 1930 Các chuyên gia phân tích cho rằng, nền kinh tế toàn cầu nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng cần một thời gian khá dài để khắc phục những tổn thất do Covid-19 gây ra Là một phần của nền kinh tế thì hoạt động mua hàng của FPT Online đã bị ảnh hưởng ít nhiều bởi những tác động của nền kinh tế, có thể phải kể đến các hệ quả sau: Chuỗi cung ứng bị đứt gãy, sản xuất đình trệ, tỷ lệ thất nghiệp gia tăng (do các công ty đều đang cắt giảm nhân sự), nhu cầu tiêu dùng giảm sút nghiêm trọng (cắt bớt chi phí quảng cáo, một trong những nguồn mang lại doanh thu chủ yếu cho FPT Online)

❖ Sự phát triển của công nghệ - kỹ thuật

Sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin đã mang đến vô vàn cải tiến cho các lĩnh vực khác nhau, trong đó có nhóm ngành logistics và quản lí chuỗi cung ứng Theo thống kế thì tình hình sử dụng các phần mềm quản lý vào hoạt động quản lí chuỗi cung ứng còn khá khiêm tốn, chỉ chiếm khoảng 25% Dưới sự tác động của công nghệ 4.0 như: Xu hướng robotics và tự động hóa, Công nghệ thực tế ảo (VR) và thực tế tăng cường (AR) đặc biệt là xu hướng lOT (Internet vạn vật kết nối), nó sẽ giúp liên kết các khâu trong hoạt động logistics và tự động hóa toàn bộ chuỗi

37 cung ứng Như vậy, hoạt động mua hàng của FPT Online sẽ hoạt động dựa trên nền tảng cách mạng công nghiệp 4.0 mà có thể tự động hoạt động, kết nối chặt chẽ, minh bạch, hiệu quả và nhanh chóng

Khách hàng của FPT Online đa dạng và phong phú, bao gồm cả cá nhân, tổ chức, các cơ quan chính phủ và các tổ chức ban ngành Mặc dù có sự đa dạng này, nhóm khách hàng chủ yếu vẫn là các doanh nghiệp Điều này cho thấy sự tập trung của FPT Online vào thị trường doanh nghiệp, nơi mà nhu cầu về dịch vụ quảng cáo và các hoạt động liên quan là cực kỳ lớn Để phục vụ cho nhu cầu đa dạng của khách hàng và các sự kiện quảng cáo, triển lãm hay giải chạy, FPT Online sẽ linh hoạt thay đổi hoạt động mua hàng của mình tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể từ phía khách hàng hoặc quy mô của sự kiện Mục tiêu chính là đảm bảo rằng FPT Online có đủ số lượng và chất lượng sản phẩm để đáp ứng hoàn hảo những yêu cầu đặc biệt của khách hàng

Với việc quảng cáo là một trong những lĩnh vực hoạt động chính của FPT Online, Công ty thường xuyên thực hiện các giao dịch trao đổi truyền thông Khách hàng lúc này đóng vai trò vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp Thay vì thanh toán bằng tiền mặt, FPT Online và khách hàng có thể thỏa thuận trao đổi dịch vụ Điều này có nghĩa là FPT Online sẽ tiến hành quảng cáo cho khách hàng, trong khi khách hàng sẽ cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mà FPT Online cần để thực hiện chiến lược quảng cáo của họ Điều này tạo ra một môi trường hợp tác linh hoạt và mang lại lợi ích đáng kể đối với cả hai bên, đồng thời cũng giúp thúc đẩy sự phát triển bền vững của cả FPT Online và các doanh nghiệp đối tác

FPT Online quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp và số lượng nhà cung cấp chiến lược của FPT Online tính đến cuối năm 2022 là

47 Tuy nhiên để xác định chính xác số lượng tất cả nhà cung cấp của FPT Online lại gặp rất nhiều khó khăn Vì do đặc thù là công ty truyền thông, giải trí, và chuyên tổ chức sự kiện, các hoạt động này không diễn ra tại một vài địa điểm cụ thể mà diễn ra trên khắp đất nước Việt Nam, nên tùy vào vị trí, địa hình và quy mô của tổ chức sự kiện, Công ty sẽ lựa chọn ra các nhà cung cấp khác nhau Ví dụ, với giải chạy Marathon thì FPT Online tổ chức 12 giải chạy trong một năm tại 12 tỉnh, thành phố

38 khác nhau trên khắp cả nước, do đó việc tìm kiếm đơn vị cung cấp các dịch vụ hậu cần, tổ chức sự kiện sẽ cần thay đổi liên tục để phù hợp và thuận tiện cho việc tổ chức sự kiện Việc đa dạng hóa các nhà cung ứng này cũng giúp FPT Online giảm thiểu rủi ro và không phụ thuộc quá nhiều vào bất kỳ đối tác cụ thể nào

Mặc dù FPT Online không có sự phụ thuộc vào một nhà cung ứng đơn lẻ, nhưng khi cần sử dụng các mặt hàng có sẵn từ các công ty thuộc tập đoàn FPT, hoặc từ các đối tác đã từng hợp tác trước đây, công ty thường ưu tiên lựa chọn các đối tác nội bộ hoặc các nhà cung ứng đã có mối quan hệ hợp tác lâu dài Việc này không chỉ giúp đảm bảo tính ổn định trong chuỗi cung ứng mà còn thể hiện sự tín nhiệm và cam kết dài hạn từ FPT Online đối với các đối tác của mình Đồng thời, việc ưu tiên các đối tác nội bộ cũng có thể mang lại nhiều lợi ích khác nhau Nó có thể tạo ra sự đồng thuận chặt chẽ hơn giữa các phòng ban và công ty con trong tập đoàn, tăng cường sự đồng nhất trong chiến lược và mục tiêu kinh doanh của toàn bộ tổ chức Ngoài ra, việc hợp tác với các đối tác đã quen thuộc cũng giúp FPT Online tiết kiệm thời gian và năng lượng trong quá trình thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác

3.2.2 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

❖ Cơ sở vật chất – kĩ thuật

Với sự hậu thuẫn từ tập đoàn FPT, một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, FPT Online đã được hưởng lợi từ cơ sở vật chất toàn diện và sự chuyên môn vững vàng trong lĩnh vực công nghệ Trong đó, việc áp dụng ứng dụng Epurchase là một minh chứng cho sự tiến bộ và nâng cao chất lượng trong quy trình mua hàng

Ban Mua sắm và Ban Công nghệ thông tin của FPT đã phối hợp chặt chẽ với đội ngũ kỹ sư chuyên nghiệp từ FPT Software để tái thiết kế lại toàn bộ giao diện của ứng dụng Epurchase Quá trình này không chỉ giúp cải thiện giao diện để tăng tính thẩm mỹ mà còn tối ưu hóa trải nghiệm cho nhân viên mua hàng Ngoài ra, các tính năng mới được tích hợp và các cải tiến được thực hiện nhằm mục đích tăng cường hiệu suất và linh hoạt cho quy trình mua hàng

Việc tái thiết kế và cải tiến ứng dụng Epurchase đã đem lại nhiều lợi ích cho FPT Online và khách hàng của họ Quy trình mua hàng đã trở nên thuận tiện hơn, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành các giao dịch

Quyết định mua hàng không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến thành công và hiệu suất của doanh nghiệp mà còn đặt ra một yêu cầu cao đối với việc lựa chọn nhân viên mua hàng Với vai trò quan trọng như vậy, việc tìm kiếm và đào tạo nhân viên mua hàng là vô cùng quan trọng đối với FPT Online

Thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

3.3.1 Các khái niệm liên quan

Các khái niệm dưới đây được định nghĩa và sử dụng nội bộ trong thực tiễn và các văn bản của công ty FPT Online, được quy định trong “Quy định về mua hàng số 01-QT/MH/HDCV/FPT”

❖ Phân loại hàng hóa o Hàng hoá, dịch vụ nhóm 1, bao gồm:

Hàng hoá chuyên môn: Dịch vụ tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự; Dịch vụ kiểm toán, tư vấn triển khai hệ thống kế toán/hệ thống báo cáo quản trị, nghiên cứu phát triển; Dịch vụ liên quan đến hoạt động tài chính; Dịch vụ tư vấn, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng; Dịch vụ tư vấn pháp lý; Dịch vụ giáo dục, đào tạo; Dịch vụ xây dựng, nâng cấp website, phần mềm hoặc bản quyền phần mềm; Dịch vụ tư vấn giải pháp cho IT; Dịch vụ truyền thông, quảng cáo, triển lãm; Dịch vụ khác như: thuê nghệ sĩ, diễn viên (ký hợp đồng trực tiếp với nghệ sĩ, diễn viên hoặc công ty trực tiếp quản lý nghệ sĩ, diễn viên đó), thuê trang phục, đạo cụ biểu diễn

Hàng hoá, dịch vụ do nhà nước định giá: điện, nước, điện thoại, xăng dầu, phí, lệ phí

Hàng hóa/dịch vụ có tổng giá trị mua sắm của một nhà cung cấp nhỏ hơn 5 triệu đồng/1 lần mua sắm, giá trị mua sắm trong năm không quá 50 triệu/năm (Căn cứ vào dữ liệu mua hàng của năm trước để xác định và kế hoạch ngân sách năm hiện tại)

Hàng hóa/dịch vụ tiêu dùng tại chỗ: ăn uống, liên hoan tổng kết, đi teambuilding của các phòng ban, tiếp khách, thuê khách sạn, phòng nghỉ, nhà trọ cho cán bộ nhân viên đi công tác, thuê phương tiện vận chuyển tại chỗ

Hàng hoá, dịch vụ nhóm 2: Bao gồm các loại hàng hoá, dịch vụ còn lại (không bao gồm nhóm 1)

Mức giá đề cập trong quy trình là giá đã bao gồm VAT

❖ Bộ phận thực hiện mua sắm:

Bộ phận thực hiện tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và thực hiện ký hợp đồng với nhà cung cấp Bộ phận có nhu cầu (đối với nhóm 1), Bộ phận mua sắm (đối với nhóm 2) Các công ty phải có bộ phận mua sắm chuyên trách độc lập với văn phòng/ bộ phận hành chính

Chuyên gia là các vị trí có chuyên môn về hàng hoá, dịch vụ (IT: các hệ thống công nghệ thông tin, CC: các dịch vụ về sự kiện, truyền thông, triển lãm,…)

3.3.2 Quy trình mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Trên thực tế, quy trình mua hàng của Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT bao gồm 06 bước Nhìn chung thì quy trình này khá giống với quy trình mua tổng quát đã phân tích ở chương 2, tuy nhiên với quy trình của FPT Online thì không có bước “Quyết định mua hay tự làm”, bởi lẽ FPT Online là công ty kinh doanh dịch vụ mà không phải công ty sản xuất, nên phần lớn các nguyên vật liệu/dịch vụ đầu vào đều mua từ các nhà cung cấp

Quy trình mua của FPT Online được thực hiện theo sơ đồ dưới đây:

Nguồn: Quy định về mua hàng số 01-QT/MH/HDCV/FPT

Quy định về quyền hạn và trách nhiệm của các bên liên quan đến hoạt động mua hàng của FPT Online được quy định theo bảng dưới đây:

Nhu cầu hàng hóa/dịch vụ

Lập đề nghị mua sắm

Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn NCC

Kí hợp đồng/đơn đặt hàng

Tiếp nhận hàng hóa/Quản lý thực hiện hợp đồng

Thanh toán và kiểm soát

Có hợp đồng nguyên tác

Hình 3 3 Quy trình mua hàng của FPT Online

Bảng 3 5 Quy định về các bên liên quan trong hoạt động mua hàng

Bước Lập Xem xét Phê duyệt Quy định

Cán bộ của bộ phận có nhu cầu

Trưởng bộ phận có nhu cầu; Chuyên gia (nếu có)

Người được uỷ quyền (Trong trường hợp không có sự đồng thuận giữa 2 bên)

Trường hợp ngân sách phê duyệt chưa chi tiết (duyệt khung)/vượt ngân sách được duyệt/chưa có ngân sách, phải thực hiện phê duyệt ngân sách theo phân cấp phê duyệt tài chính của công ty trước khi thực hiện mua hàng

Cán bộ thực hiện mua hàng

Trưởng bộ phận thực hiện mua hàng; Chuyên gia (trong 1 số trường hợp)

Tổng giám đốc/Người được uỷ quyền

Trường hợp mua hàng hoá chuyên môn thuộc nhóm 1 có giá trị > 300 triệu đồng thì phải chuyển Phương án mua sắm sang Trưởng bộ phận mua sắm xem xét và có ý kiến

Cán bộ thực hiện mua hàng

Trưởng bộ phận thực hiện mua hàng; Bộ phận tài chính kế toán Cán bộ pháp chế

Bộ phận pháp chế xem xét các hợp đồng có giá trị > 100 triệu đồng hoặc các hợp đồng nguyên tắc Các đơn vị không có pháp chế, Tổng giám đốc công ty có trách nhiệm phân công cán bộ để xem xét tổng thể tính pháp lý của hợp đồng

Cán bộ của bộ phận có nhu cầu

Trưởng bộ phận có nhu cầu phê duyệt các phát sinh Quản lý phát sinh theo các trường hợp theo quy định trong mục IV

Bộ phận thực hiện mua sắm

Bộ phận tài chính kế toán - -

Nguồn: Quy định về mua hàng số 01-QT/MH/HDCV/FPT 3.3.2.1 Lập đề nghị mua hàng

Bộ phận có nhu cầu phải thực hiện việc xác định rõ ràng và đầy đủ về các hàng hoá hoặc dịch vụ cần mua, bao gồm cả thông tin về chủng loại, số lượng, và mô tả chi tiết về yêu cầu cụ thể cho từng dịch vụ/hàng hóa Việc đề nghị mua hàng có thể

44 được tạo ra thông qua nhiều phương tiện khác nhau như: Hệ thống Epurchase, qua email hoặc cả bản cứng

Trong trường hợp, các mặt hàng hoặc dịch vụ như tiếp khách, thuê khách sạn, phòng nghỉ, hoặc nhà trọ cho cán bộ nhân viên đi công tác, việc đề xuất mua hàng có thể được thể hiện thông qua các phương tiện khác như các quyết định đi công tác, kế hoạch, chương trình hoạt động hoặc thậm chí là các quy định và quy trình đi công tác, tiếp khách của công ty Điều này giúp đảm bảo rằng mọi yêu cầu mua hàng được hiểu rõ và thực hiện một cách hiệu quả, phù hợp với nhu cầu cụ thể và chính sách của tổ chức Đồng thời, việc sử dụng các phương tiện và hình thức đa dạng cũng giúp tăng tính linh hoạt và sự thuận tiện trong quá trình quản lý và thực hiện quy trình mua hàng

Một trong những công cụ mạnh nhất và riêng biệt mà được FPT Online ứng dụng để thực hiện quy trình mua hàng là hệ thống Epurchase - được ban Mua sắm và Ban Công nghệ thông tin FPT đã phối hợp với đội ngũ kỹ sư FPT Software thiết kế lại toàn bộ giao diện, cải tiến, tích hợp thêm các tính năng, đảm bảo vận hành và nâng cao trải nghiệm hệ thống

Với mục tiêu hướng đến người dùng, đội dự án đã thực hiện nhiều cuộc phỏng vấn, lấy ý kiến, khảo sát với các đối tượng tham gia sử dụng hệ thống để ghi nhận những đóng góp, yêu cầu và lắng nghe những mong muốn cải tiến

Ngoài ra, trong quá trình quan sát và phân tích, toàn đội dự án đã chọn những giải pháp phù hợp nhất cho trải nghiệm người dùng mà vẫn đảm bảo đầy đủ các chức năng của hệ thống Đến nay, giao diện mới đã hoàn thành với những thay đổi cơ bản như sau:

Đánh giá chung đối với hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Quy trình mua hàng được hệ thống hóa và quy định rõ ràng trong các văn bản của công ty là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động mua hàng Điều này giúp người mua hàng cần tuân thủ đúng theo quy định và quy trình mua hàng được công ty đề ra Việc này giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hiệu quả trong các giao dịch mua sắm Ngoài ra, các văn bản hệ thống hóa quy trình mua hàng cung cấp đầy đủ hướng dẫn và trách nhiệm của người mua hàng và các bên liên quan, giúp định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình mua hàng

Hơn thế nữa, việc có quy trình hóa mua hàng giúp nhà quản trị mua hàng của FPT Online quản lý nhân viên mua hàng một cách hiệu quả Họ có thể theo dõi và đánh giá hoạt động của nhân viên dựa trên các quy định và tiêu chuẩn đã được đề ra Khi có dấu hiệu sai phạm hoặc gian lận trong quá trình mua hàng, Công ty có thể dễ dàng đối chiếu với quy định về mua hàng đã được hệ thống hóa Việc này giúp phát hiện lỗi sai, xử lý vi phạm và đảm bảo tính chính xác và công bằng trong các hoạt động kinh doanh

Do đó, việc hệ thống hóa quy trình mua hàng không chỉ giúp tăng tính hiệu quả và minh bạch trong hoạt động mua sắm mà còn là công cụ hữu ích để quản lý rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và nội quy của công ty Đây là một bước quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu suất của hoạt động kinh doanh

❖ Áp dụng công nghệ thông tin để quản lí

Bằng cách sử dụng công nghệ thông tin, FPT Online có thể tự động hóa các quy trình mua hàng, từ đặt hàng đến xử lý thanh toán Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực của nhân viên, đồng thời tăng cường tính hiệu quả trong việc quản lý và vận hành hoạt động mua sắm Đồng thời, công nghệ thông tin cho phép FPT Online theo dõi và ghi nhận chi tiết các giao dịch mua hàng một cách chính xác và minh bạch Thông tin về đơn hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, và chi tiêu được lưu trữ và quản lý một cách hệ thống, giúp tránh những sai sót trong quá trình giao dịch

❖ Sự liên kết hiệu quả giữa các bộ phận trong công ty

Công ty FPT Online đã xây dựng một mô hình liên kết mạnh mẽ giữa các bộ phận, tạo nên một quy trình mua hàng suôn sẻ và hiệu quả Việc đặt hàng, kiểm soát chất lượng, vận chuyển và thanh toán đều được thực hiện với sự chặt chẽ và mạch lạc, nhờ vào sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận quan trọng như mua hàng và kế toán, ủy ban pháp lí và chuyên gia Đặc biệt, sự liên kết này giúp giảm thiểu sai sót trong quy trình mua hàng, đảm bảo mọi đơn hàng được xử lý một cách chính xác và nhanh chóng Ngoài ra, việc tích hợp giữa các bộ phận còn giảm thiểu thời gian chu kỳ mua hàng, từ khi nhận đơn hàng đến khi thanh toán, mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và công ty

❖ Đánh giá đa dạng nhà cung cấp

Quy trình mua hàng hầu hết phải xem xét ít nhất ba nhà cung cấp khi sử dụng phương thức chào giá cạnh tranh và đấu thầu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quá trình mua sắm của doanh nghiệp Việc này giúp nhân viên mua hàng có cái nhìn tổng quan và khách quan về thị trường cũng như các lựa chọn có sẵn

Bằng cách so sánh ít nhất ba nhà cung cấp, nhân viên mua hàng có cơ hội đánh giá rõ ràng hơn về giá cả, chất lượng và các điều kiện về dịch vụ từ mỗi nhà cung cấp Điều này tạo ra một môi trường cạnh tranh, khuyến khích các nhà cung cấp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất của họ với giá cả cạnh tranh nhất

Ngoài ra, việc so sánh các nhà cung cấp cũng giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp mua hàng với chất lượng tốt nhất và giá cả hợp lý nhất, từ đó tối ưu hóa các chi phí và tăng cường hiệu quả trong quy trình mua hàng Hơn nữa, sự cạnh tranh này thúc đẩy các nhà cung cấp cải thiện liên tục và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ,

58 mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng Đồng thời, việc tuân thủ quy trình minh bạch và công bằng cũng tạo ra lòng tin từ phía các bên liên quan và giúp xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài

Tóm lại, những kết quả trên là kết quả đạt được trong hoạt động mua hàng của FPT Online, điều này giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh và thịnh vượng trên thị trường, tạo nên một quá trình mua hàng không chỉ hiệu quả mà còn mang lại sự hài lòng cho khách hàng

❖ Gặp khó khăn trong việc tiếp nhận và quản lí hàng hóa

Kho lưu trữ của FPT Online là một kho thủ công, nơi mà việc quản lý và kiểm soát hàng hóa đang gặp nhiều thách thức Hàng hóa được nhập vào kho không được kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến việc quản lý không hiệu quả Mã theo dõi kệ hàng cũng chưa được xác định rõ ràng, gây khó khăn trong việc xác định vị trí lưu trữ của từng mặt hàng Hơn nữa, thiếu quy định nhập kho rõ ràng dẫn đến tình trạng nhiều hàng hóa được để lâu mà không được sử dụng, dẫn đến tình trạng hết hạn

Tình trạng này gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của việc tiếp nhận hàng hóa Việc không kiểm soát chặt chẽ dẫn đến sự lãng phí và thiếu hiệu quả trong quản lý hàng hóa Ngoài ra, việc hàng hóa bị hết hạn không chỉ làm ảnh hưởng đến sự bền vững của doanh nghiệp mà còn gây lãng phí về tài nguyên và tài chính

❖ Thiếu tính chủ động trong đàm phán

Trong nhiều trường hợp, FPT Online có nhiều nhà cung cấp đồng thời là đối tác cấp hàng và cũng là khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, việc giao dịch và trao đổi quyền lợi truyền thông có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên Tuy nhiên, điều này có thể gây ra một số thách thức và hạn chế cho FPT Online Thứ nhất là sự bất cân đối trong trao đổi, các đối tác có thể mong muốn nhận lại quyền lợi truyền thông có giá trị cao hơn so với những gì mà FPT Online nhận được từ họ Thứ hai, FPT Online có thể bị lép về trong việc đàm phán và quản lý các giao dịch với các nhà cung cấp đồng thời là đối tác Điều này có thể khiến công ty mất tính linh hoạt trong quản lý tài nguyên và quyền lợi truyền thông Thứ ba, việc đánh giá giá trị thực của quyền lợi truyền thông trong các giao dịch đối tác đồng thời là khách hàng có thể gặp khó khăn

Sự thiếu khách quan có thể dẫn đến việc mất đi cơ hội đàm phán và quản lý tốt hơn các giao dịch này

❖ Gặp khó khăn khi đánh giá mặt hàng là dịch vụ

Việc các đơn đặt hàng của FPT Online chủ yếu là dịch vụ mang đến một số thách thức đối với việc kiểm soát chất lượng dịch vụ và đánh giá nhà cung cấp Bởi vì, do dịch vụ không có hình dạng vật lý và không thể lưu trữ, việc đánh giá chất lượng dịch vụ dựa trên các tiêu chuẩn cụ thể có thể khó khăn Hơn thế nữa, việc đánh giá chất lượng dịch vụ thường mang tính chủ quan và khác nhau đối với từng cá nhân, điều này chủ yếu phụ thuộc vào trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của nhân viên mua hàng

❖ Mất nhiều thời gian để đánh giá nhà cung cấp

FPT Online thường mất nhiều thời gian trong việc đánh giá từng nhà cung cấp gây ra sự chậm trễ trong quy trình lựa chọn đối tác Điều này có thể xuất hiện do nhiều yếu tố, bao gồm đánh giá chất lượng, đàm phán điều khoản hợp đồng, và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn, đôi khi còn do lượng công việc quá nhiều, dẫn đến việc quá tải cho nhân viên mua hàng Mặc dù quy trình đánh giá chi tiết là quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và chất lượng, nhưng cũng tạo ra thách thức về thời gian Trong khi các bước này là quan trọng, nhưng việc chúng diễn ra quá dài có thể ảnh hưởng đến khả năng sản xuất kịp thời, đặt ra thách thức lớn cho quy trình sản xuất và cả chuỗi cung ứng của FPT Online

3.4.3 Nguyên nhân của hạn chế

❖ Tính chất đặc thù của hàng hóa mua vào

GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ TRỰC TUYẾN FPT

Dự báo các thay đổi hoặc triển vọng của các yếu tố môi trường và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới

hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới

Hiện nay, bức tranh kinh tế tiếp tục diễn biến phức tạp Thị trường tài chính, tiền tệ vẫn còn nhiều rủi ro tác động tiêu cực đến an toàn hệ thống cũng như vai trò cung ứng vốn cho nền kinh tế Lãi suất cho vay cao, thị trường chứng khoán sụt giảm, kênh huy động trái phiếu gần như đóng băng, thực hiện đầu tư công thấp hơn nhiều so với kế hoạch Thị trường bất động sản trầm lắng kéo dài, doanh nghiệp khó tiếp cận vốn, các giao dịch bị trì hoãn

Hệ quả, tăng trưởng GDP Quý 1 ở mức thấp trong điều kiện nền kinh tế đã mở cửa sau khi kiểm soát dịch Covid-19, báo hiệu một năm thách thức trong việc hoàn thành mục tiêu tăng trưởng

Trước bối cảnh đó, FPT Online xác định tiếp tục đầu tư mạnh mẽ xây dựng và phát triển Nội dung chất lượng, chính xác, uy tín hàng đầu để đảm bảo tiếp tục là Công ty Truyền thông Quảng cáo sở hữu Cộng đồng công chúng lớn nhất, với mức độ gắn kết cao nhất

Công ty sẽ tăng cường tập trung vào những lĩnh vực mũi nhọn bao gồm Y tế và Dược, với Các bệnh sẽ được nâng cấp thành Cổng thông tin sức khoẻ, cẩm nang Tư vấn đầy đủ các bệnh uy tín hàng đầu, thu hút hàng triệu người dùng

Tiêu dùng, Thời trang là lĩnh vực tiềm năng tiếp theo sẽ được khai thác triệt để với dự án nhắm vào những người yêu thích mua sắm, tìm kiếm thông tin mua sắm thông minh, hiệu quả Ngành Xe tiếp tục được đẩy mạnh với mục tăng trưởng hai chữ số Lĩnh vực Game được khai phá để trở thành một trong những trọng tâm xây dựng Cộng đồng cũng như khai thác doanh thu

Với sứ mệnh phụng sự con người, cổ vũ tinh thần yêu thể thao và rèn luyện sức khoẻ của người Việt Nam, chuỗi giải Marathon online (VRace) và offline (VnExpress Marathon, Aquaman) đặt mục tiêu tiếp tục đem đến cho hàng trăm nghìn vận động viên những trải nghiệm đặc sắc và hấp dẫn hàng đầu Chuỗi giải kỳ vọng sẽ thu hút

62 đông đảo du khách quốc tế, đóng góp giá trị kinh tế, văn hoá thể thao cho nhiều địa phương trên cả nước

FPT Online với thế mạnh thấu hiểu sâu sắc mong muốn, nhu cầu của hàng triệu độc giả và các nhóm Cộng đồng quy mô lớn, cùng thế mạnh công nghệ phân tích dữ liệu, giải pháp phân phối quảng cáo thông minh, công ty xác định vai trò đồng hành, tiếp tục hỗ trợ kết nối hiệu quả, đưa Thương hiệu và Sản phẩm của các doanh nghiệp mọi lĩnh vực "chạm" trái người tiêu dùng

Từ những định hướng và tập khách hàng mục tiêu mà Công ty FPT Online hướng tới trong thời gian tới, cùng với tình hình kinh tế còn nhiều khó khăn như hiện nay, thì hoạt động mua hàng trong những năm tới chủ yếu hướng tới các sự kiện liên quan đến các ban ngành như Du lịch, Thể Thao, Thời trang,… để tạo ra các sản phẩm truyền thông số hướng tới tập khách hàng doanh nghiệp đang hoạt động trong những lĩnh vực này Ngân sách cho hoạt động mua hàng phải đối mặt với nguy cơ bị cắt giảm do tình hình kinh tế khó khăn, đây là đối sách của hầu hết các doanh nghiệp trong tình hình kinh tế suy thoái như hiện tại.

Đề xuất pháp nhằm tăng cường hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến FPT

Dịch vụ Trực tuyến FPT

❖ Xây dựng kế hoạch mua hàng và dự trù ngân sách mua hàng

Hiện nay, FPT Online đang phải đối mặt với thực tế là chưa có một kế hoạch mua hàng cụ thể cho từng tình huống nguồn cung trên thị trường, việc thiếu sự chuẩn bị và không có hệ thống hóa các phương án mua hàng cho các tình huống thị trường khác nhau có thể gây ra sự bất tiện, lúng túng và thiếu đầy đủ khi công ty phải đưa ra các quyết định mua hàng

Vì vậy, việc tổng hợp và dự đoán các kịch bản về nguồn cung và giá nhập có thể xảy ra trên thị trường là điều cần thiết Công ty cần định hướng cách giải quyết những tình huống này và hệ thống hóa các giải pháp vào tài liệu để trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn trong việc ra quyết định mua hàng Một số đề xuất liên quan đến việc xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm:

Thứ nhất, công ty cần tiến hành phân tích và đánh giá các tình huống thị trường tiềm năng Điều này bao gồm việc nghiên cứu sâu sắc về nguồn cung, giá cả và các yếu tố tác động đến việc mua hàng trong các hoàn cảnh khác nhau

Thứ hai, sau khi có được các thông tin từ phân tích, công ty cần dự đoán và tổng hợp các kịch bản khả thi về nguồn cung và dự đoán chi phí mua Việc này sẽ giúp định hướng cho việc chuẩn bị sẵn sàng và có sự linh hoạt khi cần thay đổi trong tương lai

Cuối cùng, dựa trên các kịch bản được dự đoán, công ty cần phát triển các giải pháp và chiến lược mua hàng linh hoạt Các giải pháp này nên bao gồm các hướng dẫn rõ ràng về cách xử lý từng tình huống thị trường khác nhau

❖ Hoàn thiện công tác tiếp nhận và quản lí hàng hóa

Mặc dù, dịch vụ chiếm phần lớn trong các giao dịch mua hàng của FPT Online nhưng tuy nhiên hàng hóa vẫn chiếm 17% giá trị giao dịch mua hàng Tuy nhiên, hàng hóa nhập về kho được lưu trữ chưa khoa học, không có quy định về First in – First out, nên hàng hóa có thể bị hết hạn Do đó, FPT Online cần hoàn thiện công tác tiếp nhận hàng hóa, xếp hàng vào kho và quản lí theo mã kệ hàng Để giải quyết vấn đề liên quan đến quản lý hàng hóa trong quá trình mua hàng, FPT Online có thể xem xét một trong những đề xuất sau:

Cải thiện quy trình tiếp nhận hàng hóa: Thiết lập quy trình rõ ràng và hệ thống hoá để tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp; Đảm bảo việc kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa đầy đủ trước khi nhập vào kho; Lập phiếu nhập kho và ghi nhận đầy đủ thông tin về hàng hóa (tên sản phẩm, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng,…) Áp dụng quy tắc First in – First out (FIFO): Thiết lập chính sách quản lý kho theo nguyên tắc FIFO để đảm bảo hàng hóa nhập trước sẽ được sử dụng trước; Đào tạo nhân viên về việc áp dụng và thực hiện đúng quy tắc FIFO trong quản lý kho

❖ Xây dựng thang đo chi tiết để đánh giá nghiệm thu nhà cung cấp

Việc xây dựng một thang đo này trong quá trình đánh giá nhà cung cấp dịch vụ là rất quan trọng và có nhiều lợi ích Thang đo cung cấp một cách tiếp cận khách quan hơn trong việc đánh giá chất lượng dịch vụ Bắt đầu bằng việc xác định những tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung cấp hoặc sản phẩm Những tiêu chí này có thể là chất lượng, độ tin cậy, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, giá cả,… Dựa trên các tiêu chí đã xác định, nhân viên mua hàng cần thiết lập các thang đo và tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá Ngoài ra cần thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau để đánh giá

64 nhà cung cấp hoặc sản phẩm Có thể sử dụng phản hồi từ khách hàng, nhận xét từ các bên liên quan, hoặc các chỉ số hoạt động như tỷ lệ hao hụt, tỷ lệ trả hàng,…

Dựa trên kết quả đánh giá, đề xuất các biện pháp cải tiến cụ thể để cải thiện chất lượng nhà cung cấp hoặc sản phẩm Các biện pháp này có thể bao gồm cải thiện quy trình sản xuất, đào tạo nhân viên, thay đổi nhà cung cấp,… Để đạt được hiệu quả thì việc tiến hành theo dõi và đánh giá lại định kỳ để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn đánh giá vẫn phù hợp và đáng tin cậy Nếu cần thiết, điều chỉnh các thang đo và tiêu chuẩn theo thời gian để phản ánh chính xác hơn sự thay đổi trong môi trường kinh doanh

❖ Tạo sự kết nối giữa các phòng ban có liên quan đến việc mua hàng

FPT Online nên thúc đẩy tinh thần hợp tác và làm việc nhóm giữa các phòng ban thông qua các hoạt động gắn kết, đào tạo chung hoặc các dự án cộng tác Việc này giúp nâng cao sự hiểu biết và tăng cường mối quan hệ giữa các bộ phận.Công ty có thể tổ chức các cuộc họp định kỳ giữa các phòng ban như: Phòng kế toán, phòng luật, phòng mua hàng và các chuyên gia liên quan Các cuộc họp này giúp các bộ phận cùng thảo luận, trao đổi thông tin và đưa ra các quyết định chặt chẽ hơn về các hoạt động mua hàng và quản lý nhà cung cấp FPT Online có thể áp dụng các hệ thống thông tin đặc thù để các phòng ban có thể chia sẻ thông tin, tài liệu và dữ liệu liên quan đến quá trình mua hàng Hệ thống này giúp tạo ra một nền tảng chung để các bộ phận có thể làm việc hiệu quả hơn và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng

❖ Xây dựng dựng mối quan hệ chiến lược với nhà cung cấp cấp 1 (level 1)

Nhà cung cấp cấp 1 thường là những đối tác chính, có khả năng cung cấp hàng hóa và dịch vụ đáp ứng nhu cầu lớn của FPT Online Bằng việc xây dựng mối quan hệ chiến lược, FPT Online đảm bảo được nguồn cung ứng ổn định, giúp tránh được tình trạng thiếu hàng hoặc gián đoạn trong chuỗi cung ứng

Quan hệ chiến lược giúp FPT Online có thể đạt được tính độc quyền đối với một số sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp cấp 1 Điều này tạo điều kiện để công ty có ưu thế cạnh tranh và tối đa hóa lợi ích từ mối quan hệ đối tác Bên cạnh đó, FPT Online có thể giảm thiểu rủi ro về chất lượng sản phẩm/dịch vụ và tính khả dụng của nguồn cung ứng

Mối quan hệ chiến lược giúp FPT Online nhận được sự hỗ trợ toàn diện từ nhà cung cấp cấp 1 trong các hoạt động kinh doanh Công ty có thể nhận được các ưu đãi, dịch vụ hậu mãi tốt hơn và hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu từ nhà cung cấp này

Đề xuất của sinh viên trong thời gian thực tập

❖ Với đơn vị thực tập

Trong quá trình thực tập của mình, một vấn đề được nhận thấy là việc quản lý dữ liệu nhà cung cấp dự trù trong công ty hiện nay không được tổ chức và chia sẻ một cách hiệu quả Mỗi nhân viên mua hàng đều đang quản lý các mạng mua hàng riêng biệt, và do đó, dẫn đến sự phân tán và không đồng nhất trong việc quản lý thông tin về nhà cung cấp Đây là một vấn đề đáng chú ý đặc biệt là khi phải đối mặt với các dự án lớn và đột ngột phát sinh

Như vậy, để giải quyết hiệu quả vấn đề này và tăng cường sự hợp tác giữa các cá nhân trong phòng mua hàng, em đề xuất công ty nên xây dựng một hệ thống data nội bộ để quản lý thông tin về các nhà cung cấp Việc này sẽ giúp tạo ra một nền tảng chung và trung tâm dữ liệu nhằm thu thập, tổ chức và chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả và đồng nhất Đầu tiên, việc xây dựng hệ thống data nội bộ sẽ cung cấp một phương tiện để các nhân viên mua hàng có thể truy cập và chia sẻ thông tin về nhà cung cấp một cách dễ dàng và nhanh chóng Thay vì phải dựa vào các nguồn thông tin cá nhân và thủ công, hệ thống sẽ tự động hóa quá trình quản lý dữ liệu, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc

Thứ hai, việc chia sẻ data nhà cung cấp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác giữa các nhân viên mua hàng trong các dự án lớn và phát sinh đột ngột Nhân viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin, đánh giá năng lực của nhà cung cấp và tìm kiếm thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, từ đó tạo ra sự liên kết và hiệu quả trong công tác đội nhóm

Cuối cùng, việc xây dựng hệ thống data nội bộ sẽ giúp công ty đảm bảo tính bảo mật và độ tin cậy của thông tin Dữ liệu sẽ được quản lý và bảo vệ một cách chặt chẽ, đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa thông tin quan trọng

❖ Với giảng viên, Bộ môn, Khoa và Nhà trường

Trong quá trình đi thực tập, em nhận thấy bản thân mình còn thiếu kiến thức về tiếng Anh chuyên ngành Mặc dù với chương trình đại học, em có được học về môn học “Tiếng Anh chuyên ngành”, nhưng phạm vi kiến thức còn chung chung, sử dụng

66 trong kinh doanh nói chung chứ không phải trong chính ngành em đang theo học là Logistics và Quản lí chuỗi cung ứng Xuất phát từ hiện trạng trên, em đề xuất nhà trường và Bộ môn xem xét có thể đưa được Tiếng Anh chuyên ngành liên quan đến ngành em đang theo học vào chương trình giảng dạy Việc cập nhật chương trình học để phù hợp với yêu cầu thực tiễn của ngành nghề sẽ giúp sinh viên nâng cao năng lực và chuẩn bị tốt hơn cho công việc trong tương lai Đồng thời, việc này sẽ giúp sinh viên làm quen với các thuật ngữ, khái niệm và tài liệu chuyên ngành Điều này hỗ trợ cho việc nghiên cứu, học tập và làm việc trong lĩnh vực này sau này Ngoài ra, sinh viên sẽ có khả năng đọc hiểu, viết và giao tiếp chuyên sâu trong lĩnh vực này, từ đó nâng cao năng lực chuyên môn và cơ hội nghề nghiệp Hơn thế nữa, việc có kiến thức Tiếng Anh chuyên ngành sẽ là lợi thế khi sinh viên xin việc và làm việc trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng Doanh nghiệp đòi hỏi nhân viên có khả năng giao tiếp và làm việc hiệu quả trong môi trường quốc tế

Ngoài ra, trong quá trình đi thực tập, tiếp xúc với công việc thực tế, em rất cần đến kĩ năng báo cáo và thuyết trình Như trên giảng đường, mặc dù mỗi môn học đều có bài tập thảo luận, nhưng khi đi thực tập, em thật sự thấy được tầm quan trọng của các kĩ năng đó Các bài thảo luận trên Đại học thường chưa phù hợp với văn phong đi làm, ví dụ như: các thông tin đưa vào Power Point không phục vụ mục đích thuyết trình, hiệu ứng và hình ảnh quá nhiều làm người nghe chỉ tập trung vào các phần đấy mà quên đi nội dung chính,…Em kiến nghị nhà trường có thể đưa kiến thức liên quan đến việc làm báo cáo và thuyết trình vào chương trình giảng dạy

Bên cạnh đó, em đề xuất mong nhà trường và bộ môn có thể xem xét đưa tin học văn phòng vào giảng dạy Vì thực tế, em có được học về môn Tin học căn bản, nhưng chỉ với thời lượng là 2 tín chỉ để hướng dẫn về cả 3 phần mềm là: Word, PowerPoint hay Excel là chưa đủ Nhất là việc sử dụng các hàm Excel thì em còn gặp khó khăn