hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty cổ phần mk vision

Qua nghiên cứu và phân tích, khóa luận đã chỉ ra rằng hoạt động mua hàng của Công ty MK Vision được thực hiện qua 5 bước cơ bản là: 1 Quyết định mua, 2 Tìm kiếm và lựa chọn NCC, 3 Đặt hà

TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết

Thứ nhất, với xu hướng chuyển đổi số của xã hội, nhu cầu sử dụng camera của khách hàng ngày càng tăng Theo báo cáo Globe News Wire (2023) nhu cầu camera tại Việt Nam là rất lớn, với tốc độ tăng trưởng hàng năm từ 12-13%, ước đạt hơn 150 triệu chiếc Mỗi năm Việt Nam nhập khẩu khoảng 5 - 6 triệu camera, chủ yếu là camera gia đình và DN Tuy nhiên trong số hơn 5 triệu camera nhập khẩu hàng năm, có hơn 90% sản phẩm có nguồn gốc từ Trung Quốc Điều này mang đến những nguy cơ lớn cho an ninh quốc gia, nếu các thông tin từ camera giám sát không được bảo mật an toàn thì các bí mật kinh doanh, công nghệ sản xuất, nghiên cứu phát triển có thể bị lộ Vấn đề này cũng được khẳng định tại Chỉ thị số 23/CT-TTg ngày 26/12/2022 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác bảo đảm an toàn thông tin mạng, an ninh thông tin cho thiết bị camera giám sát Xu hướng trong tương lai Chính phủ sẽ thúc đẩy việc phát triển sản xuất camera an ninh theo tiêu chuẩn Việt Nam, phục vụ cho người Việt Do đó, tiềm năng của thị trường camera Việt Nam còn rất lớn, không chỉ về sản xuất thiết bị mà còn là các công nghệ AI phù hợp với nhu cầu của người dùng Việt Nam Tuy nhiên, mặc dù được coi như

“miếng bánh tỷ USD” nhưng trong số khoảng 15 thương hiệu lớn trong ngành camera an ninh tại Việt Nam hiện nay số lượng DN sản xuất camera an ninh trong nước chưa nổi 5 đơn vị Do đó, nguồn cung camera bởi các DN trong nước gần như mới bắt đầu ở điểm xuất phát, chưa đáp ứng được nhu cầu về cả số lượng và chất lượng Bên cạnh yếu tố kỹ thuật và công nghệ, việc có được nguồn cung đầu vào tốt là một yếu tố quan trọng để tạo ra các dòng sản phẩm camera mang thương hiệu Việt Nam chất lượng với mức giá cạnh tranh Lúc này vai trò của hoạt động mua hàng trong các DN sản xuất camera trở lên đặc biệt quan trọng

Thứ hai, MK Vision - một trong những công ty sản xuất các dòng sản phẩm camera tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) mang thương hiệu “Make in Việt Nam” đầu tiên ra thị trường Bước chân vào thị trường trong thời điểm dịch bệnh Covid bùng phát nghiêm trọng nhất, lại phải cạnh tranh với các thương hiệu camera nước ngoài lâu đời đang chiếm thị phần lớn tại Việt Nam như Hikvision, Dahua…MK Vision đã gặp phải không ít khó khăn Tuy nhiên, khách hàng và thị trường Việt Nam vẫn luôn dành chỗ cho những sản phẩm công nghệ mới và có tính sáng tạo, đặc biệt là các dòng camera AI thông minh Make in VietNam của MK Vision Chính vì vậy, chỉ trong thời gian ngắn công ty đã đạt được một số thành công nhất định Là một DN sản xuất, MK Vision là đầu mối liên kết tất cả các khâu trong chuỗi cung ứng, trong đó chuỗi đầu vào là một mắt xích vô cùng quan trọng vì thực tế cho thấy rằng tính ổn định của nguồn nguyên liệu đầu vào sẽ quyết định đến tính liền mạch trong dây truyền sản xuất Bởi việc đảm bảo nguồn cung ứng ổn định, kịp thời và hiệu quả là yếu tố quyết định đến năng suất, thời gian và chi phí sản xuất; điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng yêu cầu và thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng Với đặc tính của các dòng sản phẩm camera, để sản xuất ra một chiếc camera MK

Vision, phải cần đến hơn 200 linh kiện khác nhau Điều này càng nhấn mạnh thêm tầm quan trọng và tính phức tạp trong hoạt động mua hàng của công ty MK Vision

Thứ ba, hiện nay quy trình mua hàng tại MK Vision được triển khai dựa trên quy trình mua của công ty MK Smart (một thành viên khác của MK Group) - đây công ty đã có kinh nghiệm hơn 20 năm trong lĩnh vực sản xuất đầu đọc và thẻ thông minh Với tính chất của các dòng sản phẩm khác nhau, nguồn NVL để sản xuất thẻ cũng tương đối đơn giản; trong khi đó, nguồn nguyên liệu đầu vào để sản xuất camera lại rất phức tạp Thêm vào đó, là đơn vị mới đi vào thành lập hơn 3 năm, nhân lực mua hàng của MK Vision còn hạn chế về chiều rộng và chiều sâu Chính vì vậy việc áp dụng quy trình mua hàng của

MK Smart còn nhiều điểm bất cập và hạn chế

Thứ tứ, trong bối cảnh môi trường kinh doanh đầy biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để thích nghi với những biến động của môi trường, công ty cần xây dựng cho mình một quy trình mua hàng hiệu quả để nâng cao năng lực cạnh tranh Mua hàng phải được coi là một hoạt động chiến lược, sự tham gia sớm của mua hàng trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh của DN Vấn đề mua hàng và tìm kiếm giải pháp nâng cao hiệu quả mua hàng là vấn đề không mới nhưng luôn luôn cấp thiết đối với tất cả các công ty Việc nghiên cứu, phân tích và đánh giá hoạt động mua hàng và xu hướng biến động của nguồn cung đầu vào luôn mối quan tâm hàng đầu, bởi nó ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của DN Tuy nhiên thực tế hiện nay MK Vision chưa thực sự chú trọng vấn đề này, mua hàng chưa có sự tham gia sớm trong việc xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh Tại MK Vision, mua hàng vẫn được coi là hoạt động hậu cần hỗ trợ cho các hoạt động khác thay vì nhìn nhận đây là một hoạt động quan trọng tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty

Xuất phát từ lý thuyết và những lý luận thực tế trên, khóa luận tiến hành nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty Cổ phần MK Vision” nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng của DN Trên cơ sở đó đánh giá thực trạng hoạt động mua hàng và đưa ra những giải pháp hoàn thiện hơn công tác này tại Công ty

Tổng quan nghiên cứu

Mua hàng chiếm một vị trí quan trọng trong chuỗi cung ứng và trở thành mối quan tâm hàng đầu của DN Ở phạm vi hẹp, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho DN, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu Năm 1997, Carr và Smeltzer đưa ra quan niệm mua là quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn Năm 2021, Monczka và các cộng sự đã chỉ ra quản lý nguồn cung và mua hàng có thể được hiểu là việc gia tăng hiệu suất tìm kiếm nguồn hàng với mục tiêu tiết kiệm chi phí, đáp ứng nhu cầu về hàng hóa và tối ưu mức dịch vụ DN Những quan điểm và góc độ tiếp cận khác nhau về mua và quản lý nguồn

3 cung góp phần gia tăng sự hiểu biết về khái niệm, chức năng và cách để nâng cao hiệu quả của quá trình mua trong DN

Nghiên cứu của Amelia và cộng sự (2002), với tựa đề “The impact of purchasing and supplier involvement on strategic purchasing and its impact on firm’s performance”, tại Tạp chí Quốc tế về Vận hành và Sản xuất Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, kể từ những năm

1980 vai trò của mua hàng đã nhận được sự quan tâm đáng kể trên các tạp chí học thuật và thương mại cũng như báo chí đại chúng Các công ty nhận ra tầm quan trọng của dòng nguyên liệu đầu vào, vai trò và chức năng của thu mua đối với việc hoạch định chiến lược càng trở lên quan trọng Sự quan tâm đến hoạt động mua hàng tăng lên đáng kể ở Hoa Kỳ khi các công ty tìm cách đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường toàn cầu Mua hàng được coi là chiến lược để đạt được mức chất lượng cao, giao hàng nhanh và tiết kiệm chi phí Các công ty bao gồm General Motors, General Electric và Black & Decker đã có thể đạt được vị thế cạnh tranh thông qua quản lý tốt hơn hoạt động mua hàng của họ (Spekman, 1988) McGinnis và Vallopora (1999) nhận thấy rằng việc mua hàng và sự tham gia của NCC có thể giúp cải thiện quy trình sản xuất

Nghiên cứu của Lobna Hafez và Sara Elzarka (2015), với tựa đề “The Investigation of Purchasing Process and Supplier Development Practices in Manufacturing Companies: Multiple Case Studies on Food Processing Sector in Alexandria, Egypt”, đăng tại Kỷ yếu Hội nghị Quốc tế 2015 về Hoạt động Xuất sắc và Kỹ thuật Dịch vụ Orlando Bài viết đã chỉ ra thu mua chiếm một phần lớn trong hoạt động của các công ty sản xuất và đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chất lượng và giá thành sản phẩm

Sự phụ thuộc vào các NCC ngày một tăng làm tăng nhu cầu hợp tác và cùng phát triển Một trong những chức năng quan trọng nhất của các công ty sản xuất có thể góp phần cải thiện giá thành và chất lượng sản phẩm là thu mua Mua hàng là một công việc lớn; trong hầu hết các ngành công nghiệp, chi phí NVL thô và các bộ phận cấu thành là chi phí chính của sản phẩm, trong một số trường hợp, nó có thể chiếm tới 70% (Van Weele, 2009) Nghiên cứu đưa ra quan điểm rằng mua hàng hiện đã phát triển và nó không còn được xem là một chức năng hoạt động nữa Ở nhiều công ty, chiến lược mua hàng hiện được coi là chìa khóa cho khả năng cạnh tranh Điều này cũng được P Thrulogachantar và cộng sự (2011) nhấn mạnh trong nghiên cứu “The influence of purchasing strategies on manufacturing performance: An empirical study in Malaysia”,đăng tại Tạp chí Quản lý công nghệ sản xuất Nghiên cứu đã chỉ ra hưởng của chiến lược mua hàng đến hiệu suất sản xuất Chiến lược mua hàng tạo ra tác động tích cực đến hiệu suất sản xuất, bao gồm việc nâng cao khả năng cạnh tranh của DN về chất lượng, chi phí, thời gian chu kỳ, dòng thời gian giới thiệu sản phẩm mới ra thị trường, tốc độ giao hàng và độ tin cậy và cuối cùng là hiệu xuất đáp ứng Các DN sản xuất nên tập trung vào chiến lược mua hàng mua hàng, đàm phán hiệu quả và thiết lập mối quan hệ với các NCC Chiến lược mua hàng rất quan trọng đối với các công ty sản xuất nhằm duy trì khả năng cạnh tranh và thích ứng với môi trường kinh doanh đầy thách thức và biến động

Luận văn thạc sĩ của tác giả Hoàng Thanh Phương (2020), “Hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Tiến bộ Quốc tế”, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Nghiên cứu đánh giá thực trạng quản trị mua hàng tại công ty Tiến bộ Quốc tế bằng các phương pháp nghiên cứu như phân tích tài liệu, điều tra, phỏng vấn Kết quả của bài nghiên cứu chỉ ra rằng công ty Tiến bộ Quốc Tế cần cải thiện quy trình mua hàng của mình thông qua việc (1) nâng cao hiệu suất quản lý quan hệ NCC, (2) cải thiện quá trình đàm phán và thương thảo hợp đồng, (3) kiểm soát thời gian mua hàng…Dựa vào những phân tích và đánh giá đó, tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình mua hàng tại công ty, bao gồm: tăng cường hợp tác với NCC, áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động mua hàng, đào tạo và phát triển kỹ năng của thu mua và xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng mạnh mẽ

Luận án tiến sĩ của tác giả Đoàn Ngọc Ninh (2023), “Quản lý chuỗi cung ứng và hoạt động mua hàng của các doanh nghiệp chế biến cà phê tại Việt Nam”, Trường đại học Thương mại, đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý các yếu tố đầu vào của DN Trên cơ sở đó đánh giá nghiên cứu thực trạng đề xuất mô hình hỗ trợ các DN chế biến cà phê có những lựa chọn và giải pháp hoàn thiện hơn công tác quản lý nguồn cung và hoạt động mua hàng Tác giả chỉ ra hoạt động mua hàng tại các DN chế biến cà phê tại VN được thực hiện qua 5 bước chính: (1) Xác định nhu cầu (2) Tìm kiếm lựa chọn NCC (3) Đặt hàng và kí hợp đồng (4) Quá trình tiếp nhận hàng hóa và (5) Theo dõi và đánh giá Qua phân tích thực trạng từng bước trong quy trình, tác giả đưa ra kết luận về những hạn chế cơ bản hiện nay của quá trình mua hàng ở các DN chế biến cà phê tại Việt Nam, đó là các bước thực hiện còn thiếu thống nhất, các nội dung trong hướng dẫn quy trình còn thiếu chi tiết, nhiều bước còn chồng chéo, chưa bài bản Từ đó, tác giả đưa ra giải pháp hoàn thiện quá trình mua hàng tập trung vào thiết kế quá trình mua hàng hoàn chỉnh, các bước và nội dung thực hiện thống nhất như (1) Sự tham gia sớm của bộ phận mua hàng trong quy trình mua, tham gia cùng các bộ phận để xác định được chính xác nhu cầu mua, thời điểm cần mua, số lượng bao nhiêu, mua của ai và chi phí như nào…nhằm xây dựng bản kế hoạch mua tốt nhất để đáp ứng yêu cầu từ các bộ phận, tối ưu hóa chi phí cũng như các yếu tố từ NCC (2) Xây dựng bộ tiêu chuẩn về đánh giá NCC 1 cách bài bản căn cứ vào các yêu cầu kỹ thuật và yếu tố thị trường Xây dựng danh sách NCC tiềm năng, (3)Nâng cao kiến thức đội ngũ mua hàng, kinh nghiệm đàm phán để đảm bảo độ chính xác, kín kẽ trong hợp động mua hàng, ràng buộc với NCC và (4) Tăng cường khả năng phối hợp hiệu quả với các bộ phận kho, QA, QC trong việc tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và các chứng từ nhập hàng

1.2.2 Khoảng trống của các nghiên cứu trước

Các nghiên cứu trên đã đề cập tương đối đầy đủ những nội dung liên quan đến hoạt động mua hàng tại DN, nhấn mạnh tầm quan trọng của hoạt động mua hàng và coi đây là một hoạt động chiến lược trong DN Các nghiên cứu đều đi từ lý luận chung về mua hàng, sau đó phân tích thực trạng này tại các đối tượng cụ thể, từ đó đưa ra giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động mua hàng tại DN Tuy nhiên, với những công ty sản xuất camera hiện nay chưa có công trình nghiên cứu chuyên sâu về hoạt động mua hàng cũng như công tác quản trị nguồn cung Các nghiên cứu được xem là có liên quan đến hoạt

5 động này ở Việt Nam phần lớn là các công trình nghiên cứu chung về thương mại, dịch vụ Vì vậy, việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần

MK Vision” đảm bảo được tính mới Khóa luận mong muốn bổ sung và hoàn thiện các quan điểm nghiên cứu trước và ứng dụng cụ thể các quan điểm này vào thực tế DN sản xuất camera nói chung và công ty MK Vision nói riêng.

Mục tiêu, nhiệm vụ và ý nghĩa nghiên cứu

Khóa luận tập trung phân tích thực trạng quy trình mua hàng của công ty Cổ phần

MK Vision Trên cơ sở đó, đưa ra nhận định và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hoạt động mua hàng, hoàn thiện chuỗi cung ứng và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho công ty MK Vision

1.3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu trên, khóa luận tập trung vào ba nhiệm vụ chính sau:

Thứ nhất, tập hợp, nghiên cứu cơ sở lý luận về mua hàng tại DN sản xuất; quy trình mua và các nhân tố môi trường tác động đến hoạt động này dựa trên nền tảng các nghiên cứu trong nước và quốc tế

Thứ hai, dựa trên nền tảng lý thuyết và thực tế, tìm hiểu thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty MK Vision; từ đó nhận định, tìm ra những điểm mạnh, hạn chế trong hoạt động mua hàng của công ty MK Vision

Thứ ba, đề xuất giải pháp phù hợp và khả thi để hoàn thiện quy trình mua hàng cho công ty MK Vision nhằm đạt được hiệu quả kinh tế và nâng cao năng lực cạnh tranh

1.3.3 Ý nghĩa nghiên cứu Ý nghĩa lý luận: Bằng việc hệ thống hóa lại cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng, khóa luận đã góp phần làm sáng tỏ thêm những vấn đề lý luận về hoạt động mua hàng tại DN sản xuất nhằm hoàn thiện quy trình mua hàng để đạt được hiệu suất cao nhất Ý nghĩa thực tiễn: Khóa luận đã phân tích được thực trạng quy trình mua hàng tại công ty MK Vision, chỉ ra được những mặt còn tồn tại, đồng thời ghi nhận những vấn đề được áp dụng thành công trong quy trình mua hàng của công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp điều chỉnh nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Khóa luận tiến hành nghiên cứu hoạt động mua hàng của công ty Cổ phần MK Vision, các bước cụ thể trong quy trình mua hàng của công ty

Nội dung nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu các bước trong quy trình mua hàng Các vấn đề liên quan đến khái niệm, quan điểm, vai trò của mua Nghiên cứu

6 tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng tại

Không gian nghiên cứu: Khóa luận nghiên cứu các bước trong quy trình mua hàng tại công ty MK Vision Công tác mua hàng của phòng Tài chính - Kế toán, bộ phận Mua hàng - chịu trách nhiệm trực tiếp và mức độ phối hợp của các phòng ban khác trong quy trình mua hàng của công ty

Thời gian nghiên cứu: nghiên cứu tiến hành phân tích thực trạng các bước trong quy trình mua hàng của công ty MK Vision từ tháng 2/2024 đến tháng 4/2024 Dữ liệu thứ cấp được tập hợp từ các nguồn chính thống, dữ liệu về tình hình kinh doanh của công ty được thu thập trong vòng 3 năm từ 2021 - 2023 Giải pháp hoàn thiện quy trình mua hàng đối với công ty MK Vision được định hướng cho tương lai trong nhiều năm tới (tầm nhìn đến 2025).

Phương pháp nghiên cứu

1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu thứ cấp: Đầu tiên, nguồn tài liệu thứ cấp bao gồm những các dữ liệu về tình hình kinh doanh đối của sản phẩm camera Tình hình thị trường cung cấp các NVL, linh kiện cho camera Các luận văn tạp chí chuyên ngành kinh tế, báo cáo khoa học, đề tài khoa học về mua và quản trị nguồn cung…được thu thập để phân tích Đồng thời tìm kiếm dữ liệu mới nhất trên các nguồn thông tin đại chúng như sách, tạp chí…

Tiếp theo là dữ liệu liên quan đến tình hình kinh doanh, thực trạng mua hàng của công ty được cung cấp bởi các phòng ban của công ty Cổ phần MK Vision như phòng tài chính - kế toán, phòng nhân sự, phòng kinh doanh…và nguồn dữ liệu trích xuất từ báo cáo tài chính hàng năm của công ty

Thu thập dữ liệu sơ cấp: dữ liệu sơ cấp cần thu thập và phân tích là các dữ liệu phản ánh thực trạng hoạt động mua hàng tại các DN Cụ thể, dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp quan sát và ghi chép thực tế trong suốt quá trình làm việc Dữ liệu được ghi chép và tiến hành chọn lọc các thông tin phù hợp sử dụng cho khóa luận

1.5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Các số liệu sau khi được thu thập được xử lý bằng phương pháp tổng hợp, so sánh và phân tích Đối với phương pháp tổng hợp thống kê, khóa luận tiến hành thống kê các tài liệu đã thu thập được, đưa ra những thông tin hữu ích và rút ra kết luật có tính chất chung quy Đối với phương pháp so sánh và phân tích, khóa luận thực hiện so sánh kết quả kinh doanh của công ty giữa các năm, từ đó phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của hoạt động mua hàng tại công ty.

Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp

Ngoài các phần như Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu và hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Kết luận chung, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục; khóa luận được kết cấu theo 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu Đây là chương đầu tiên của bài nghiên cứu nhằm giới thiệu cái nhìn tổng quan về tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu, nhiệm vụ, đối tượng, phạm vi và ý nghĩa của nghiên cứu Bên cạnh đó là tìm hiểu những nghiên cứu đi trước, chỉ ra những khoảng trống của những nghiên cứu trước, từ đó tiến hành bổ sung và đưa ra những đóng góp mới ở những chương tiếp theo

Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất Nội dung của chương 2 tập trung vào việc hệ thống hóa lý luận về mua hàng tại DN sản xuất Bao gồm các khái niệm, đặc điểm, vai trò, quy trình của mua hàng trong DN Bên cạnh đó, phần cuối của chương này chỉ ra các yếu tố tác động đến hoạt động mua hàng của DN

Chương 3: Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần MK Vision Ở phần đầu chương 3, khóa luận giới thiệu tổng quan về công ty Cổ phần MK Vision Trên cơ sở dữ liệu thứ cấp thu được, phần tiếp theo của chương 3 tập trung phân tích ảnh hưởng của các yếu tố bên trong và bên ngoài tác động đến hoạt động mua hàng của công ty Đồng thời phân tích thực trạng từng bước trong quy trình mua Cuối cùng, đưa ra những đánh giá về thực trạng triển khai hoạt động mua hàng của công ty

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần

MK Vision Trong phần đầu chương 4, bài nghiên cứu đưa ra những dự báo về sự phát triển của thị trường camera tại Việt Nam và trên thế giới đến năm 2025 và tầm nhìn đến năm 2030 Trên cơ sở đó, kết hợp với những thực trạng đã phân tích được ở chương 3, đề xuất các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty MK Vision

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Một số vấn đề cơ bản về mua hàng tại doanh nghiệp

2.1.1 Khái niệm và chức năng mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất

Từ phân tích ở phần tổng quan, có thể thấy thông qua việc nghiên cứu các hoạt động mua hàng trong DN, khái niệm về mua hàng đã được đề cập đến rất chi tiết ở nhiều góc độ khác nhau Trải qua hơn 170 năm lịch sử tiến hóa của mua và quản trị nguồn cung, mỗi giai đoạn đã đóng góp các khía cạnh và nền tảng khác nhau vào sự phát triển của mua hàng Những năm 1970, mua hàng được coi là hoạt động mang tính chất hành chính, đóng vai trò thụ động và có chức năng hoạt động trong một môi trường biệt lập Đến năm 1832 thuật ngữ về “material man” và “material management” bắt đầu được xuất hiện; “material men” được định nghĩa là người chọn vật liệu, mua, nhận và cung cấp tất cả các mặt hàng được yêu cầu Lúc này hoạt động mua hàng được nhìn nhận như một công việc riêng biệt tách ra khỏi bộ phận bán hàng Năm 2003 Cousins và Spekmen định nghĩa mua hàng là việc quản lý dòng đầu vào của công ty, cụ thể là NVL thô và dịch vụ của tổ chức Mua sắm là một quá trình có hệ thống để quyết định mua gì, khi nào và bao nhiêu; quá trình đảm bảo đáp ứng yêu cầu về thời gian, số lượng và chất lượng hàng hóa(Burt, 2006) Van Weele (2010) định nghĩa mua hàng là việc quản lý nguồn lực bên ngoài để đảm bảo việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho việc vận hành, duy trì và quản lý các hoạt động của DN một cách thuận lợi nhất Trong chuỗi giá trị mở rộng của M Porter, mua (procurement) được xem là liên kết chủ yếu và có vai trò then chốt giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng, là một phần chiến lược chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển NCC

Trong rất nhiều khái niệm về mua hàng được đưa ra, với quan điểm tiếp cận hoạt động mua hàng là nghiệp vụ, quá trình thực hiện các bước trong việc mua sắm để có được nguồn nguyên liệu đầu vào và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động xuất kinh doanh của

DN Vì vậy trong khóa luận này, sinh viên sử dụng định nghĩa “Mua hàng là hệ thống các mặt công tác thực hiện chức năng và các quyết định nhằm có được hàng hóa, vật tư đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh” (Monczka & cộng sự, 2021)

2.1.1.2 Chức năng của mua hàng trong doanh nghiệp

Hoạt động mua chú trọng vào bốn chức năng ở các cấp độ khác nhau: Đầu tiên là đặt hàng, đây là chức năng thuần túy, bao gồm các hoạt động hành chính dưới hình thức triển khai các đặt hàng

Thứ hai là lựa chọn NCC Lựa chọn NCC tiềm năng từ danh sách các NCC đã được phê duyệt và đàm phán các thỏa thuận

Thứ ba là tìm nguồn cung ứng Đây là quyết định tầm chiến lược, liên quan đến các quyết định mua trước khi danh sách NCC được phê duyệt

Cuối cùng là quản lý cung ứng mở rộng chức năng của mua hàng, bằng việc đồng bộ hóa các dòng NVL đầu vào tới các hoạt động khác của công ty

2.1.2 Các mục tiêu và vai trò của mua hàng đối với doanh nghiệp sản xuất

2.1.2.1 Các mục tiêu của mua hàng đối với doanh nghiệp sản xuất

Mua có tầm ảnh hưởng ngày càng rộng lớn trong các chuỗi cung ứng, là liên kết chủ yếu và là quá trình tương tác cốt lõi giữa các thành viên chuỗi Monczka (2021) chỉ ra rằng, để đảm bảo một quá trình mua hàng hiệu quả cần nhắm đến 5 mục tiêu sau:

Thứ nhất, đảm bảo cung ứng liên tục: mua phải đảm bảo mục tiêu duy trì liên tục dòng nguyên liệu đầu vào nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất Đáp ứng liên tục yêu cầu của nhóm khách hàng nội bộ trong DN về cung cấp vật tư, nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ đầu vào có chất lượng Quá trình sản xuất phải được duy trì và đảm bảo diễn ra liên tục, không bị ngắt quãng

Thứ hai, quản lý quá trình mua hiệu quả: đòi hỏi bộ phận mua phải quản lý hoạt động nội bộ một cách hiệu quả, bằng việc phát triển đội ngũ nhân viên mua, xây dụng, phát triển chính sách và thủ tục mua…

Thứ ba, phát triển nguồn cung ứng: đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển và duy trì nguồn cung Từ đó cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường, quản lý mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá cả, chất lượng, công nghệ…đồng thời duy trì tốt mối quan hệ thân thiết với các NCC bên ngoài

Thứ tư, phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác: mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lành mạnh với các bộ phận chức năng khác Đồng thời, phối hợp chặt chẽ, cung cấp thông tin và tư vấn khi cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức

Cuối cùng, hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức: mục tiêu này nhằm tạo ra sự thống nhất với các mục tiêu chung của tổ chức Khi bộ phận mua quản lý tốt mối mạng lưới cung cấp, lợi thế về giá, chất lượng, công nghệ và hợp tác tốt với NCC…sẽ góp phần hỗ trợ tích cực cho các mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty

2.1.2.2 Vai trò của mua hàng đối với doanh nghiệp sản xuất

Từ những phân tích mục tiêu của mua hàng, có thể thấy rằng mua không chỉ đơn giản là chuỗi các hoạt động giao dịch và hành chính mà nó được coi là một chức năng chiến lược liên quan đến việc quản lý và phát triển tài nguyên Tiết kiệm 1% trong mua hàng tương đương với đạt mức tăng 10% doanh thu (Baily, 1998) Tại các DN sản xuất, mua đảm bảo rằng sản phẩm, dịch vụ và vật tư được mua ở mức giá tốt nhất Bộ phận mua đảm bảo rằng DN có đủ NVL phù hợp với mức giá tốt nhất tại đúng thời điểm để phục vụ cho quá trình sản xuất Điều này cũng có nghĩa rằng những sai sót và chậm trễ trong quy trình mua có thể làm ảnh hưởng và gián đoạn đến quy trình sản xuất và toàn bộ chuỗi cung ứng của DN Do đó, mua hàng đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với các

DN sản xuất, cụ thể:

Mua hàng giúp tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: nhờ vào việc đáp ứng đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào đúng thời gian, số lượng và chất lượng với mức giá cạnh tranh Là cơ sở để cung ứng sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý, từ đó đáp ứng sự hài lòng của khách hàng

Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: mua kết nối thị trường cung ứng, nắm bắt các thông tin mới nhất về công nghệ, vật liệu, các nguồn cung ứng và các thay đổi về điều kiện thị trường Bên cạnh đó, mua hàng còn giúp cho nhà sản xuất hiểu được các giai đoạn trong vòng đời sản phẩm và tích hợp nó vào việc quản lý mối quan hệ với NCC Những hiểu biết này giúp DN nắm bắt những thay đổi để điều chỉnh sản phẩm, chiến lược kinh doanh cho phù hợp để nắm bắt những cơ hội mới

Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: giúp DN linh hoạt trong việc quản lý mối quan hệ NCC và hợp tác chiến lược dài hạn Việc có được nguồn cung ổn định, nắm được các NCC có sản phẩm, dịch vụ mới giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động sản xuất ổn định trước những biến động của môi trường kinh doanh từ đó tìm kiếm vị thế cạnh tranh và sáng tạo trên thị trường

Phân định nội dung về quy trình mua hàng tại doanh nghiệp

Quá trình mua là tập hợp các quyết định có tính kế tiếp và chu kỳ Quá trình này có những đặc trưng riêng phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, quy mô và loại hình DN (Monczka và công sự, 2021) John Joseph Coyle và cộng sự (2006) chỉ ra quy trình mua hàng của các DN thường trải qua 6 giai đoạn: (1) Xác định nhu cầu, (2) Quyết định mua hay hay tự làm, (3) Phương thức mua, (4) Chọn NCC, (5) Tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ và (6) Đánh giá sau mua

Trong khi đó, Johnson chỉ ra 7 bước trong quy trình mua và quản lý nguồn cung gồm các bước tiêu chuẩn trong quy trình mua sắm: (1) Xác định nhu cầu, (2) Bản mô tả chi tiết, (3) Tìm kiếm NCC tiềm năng, (4) Lựa chọn một nguồn phù hợp, (5) Thỏa thuận về đơn hàng hoặc chi tiết hợp đồng (6) Vận chuyển và giao sản phẩm hoặc dịch vụ và (7) Thanh toán cho NCC

Các giai đoạn phát triển của mua hàng được Weele chỉ ra tương tự, từ việc thực hiện các quyết định mua, tìm kiếm và lựa chọn NCC cho đến theo dõi và đánh giá NCC Thông qua các công trình nghiên cứu có thể thấy rằng, quy trình mua hàng được các tác giả xây dựng cơ bản đều thông qua các bước từ việc xác định nhu cầu mua, tìm kiếm và lựa chọn NCC, theo dõi tiến độ và đánh giá Dưới góc độ tiếp cận, quy trình mua hàng là một quá trình bao gồm các bước được thực hiện tuần tự, thống nhất và thể hiện được mối quan hệ giữa các bước trong quy trình mua hàng của DN Tổng hợp từ những quan điểm của các học giả đi trước, khóa luận tiến hành phân tích quy trình mua hàng thông qua 6 bước, được thể hiện ở hình 2.1 dưới đây:

Hình 2.1 Quy trình nghiệp vụ mua hàng

(Nguồn: phát triển từ nghiên cứu của John và Johnson)

Quá trình mua bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu hàng hóa cần mua, bao gồm đặc điểm về hàng hóa, số lượng và chất lượng Nhu cầu này có thể bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất, yêu cầu của các bộ phận, từ dự báo hay yêu cầu mua hàng của khách Các nhu cầu mua cần được xác định rõ và lượng hóa thành các chỉ tiêu cụ thể như kích thước hay các thông số kỹ thuật của sản phẩm Sau khi đã xác định được nhu cầu hàng hóa cần mua Trước khi đi đến quyết định mua, DN cần phải đưa ra các quyết định khác, bao gồm: Quyết định mua hay tự làm, Quyết định phương thức mua và Quyết định thời điểm mua Đối với quyết định mua hay tự làm: là việc DN quyết định sẽ tự làm hay mua sản phẩm, dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu sử dụng Khi quyết định tự làm, DN vẫn phải mua một số nguyên liệu đầu vào nhất định từ các NCC Quyết định này xuất hiện là bởi hiện nay các DN trong CUU đang có xu hướng thuê ngoài để tập trung vào các hoạt động cốt lõi và tăng tính chuyên môn hóa Đối với quyết định phương thức mua: là việc xác định mối quan hệ với các NCC, cho phép ước lượng tổng thời gian cần thiết của quá trình mua và tính phức tạp của hoạt động này Các phương thức mua cơ bản bao gồm:

• Mua lại: được tiến hành đối với NCC đã có mối quan hệ mua từ trước theo mối liên kết chặt chẽ, không có vấn đề lớn cần điều chỉnh và thương lượng với nguồn hàng Phương thức này thường được thực hiện dưới hình thức đặt hàng lại đơn hàng từ phía người mua

• Mua lại có điều chỉnh: đây là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và người bán Thường gặp trong trường hợp nhu cầu mua thay đổi bởi tình thế môi trường hay những quyết định mua bán của các bên không còn phù hợp Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải đổi nguồn cung

• Mua mới: đây là phương thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ ban đầu với nguồn cung để mua trong trường hợp DN có các nhu cầu mua mới Lúc này cần phải xác định lại nguồn hàng và cần thiết phải nghiên cứu, phân tích lựa chọn nguồn hàng

Quyết định thời điểm mua: dựa vào chiến lược sản xuất kinh doanh của mình, các

DN xác định thời điểm mua cho phù hợp Theo John và các cộng sự, 2006, thời điểm mua bao gồm:

• Mua tức thì: đáp ứng nhu cầu hiện tại, nguồn cung có sẵn hoặc dễ kiếm, giá ổn định

• Mua trước: đáp ứng nhu cầu trong thời gian dài ở tương lai, nguồn cung có xu hướng khan hiếm hoặc tăng giá, cần dự trữ sẵn

• Mua hỗn hợp: là việc căn cứ vào nhu cầu hiện tại và dự báo cân đối việc quyết định mua theo thời điểm phù hợp với từng loại hàng hóa khác nhau

2.2.2 Tìm kiếm và lựa chọn NCC Đây là giai đoạn tiếp theo của quá trình mua hàng và là bước quan trọng để đạt đươc mục tiêu hiệu quả trong hoạt động mua hàng của DN Đây cũng là bước ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá cả và thời gian của nguồn cung

Hình 2.2 Quy trình tìm kiếm và lựa chọn NCC

Người mua tiến hành tìm hiểu thị trường cung ứng và tìm kiếm NCC Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI) và yêu cầu báo giá (RFQ) Đây là căn cứ để bộ phận mua hàng so sánh giá, các điều kiện và điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng, từ đó xác định NCC tiềm năng và lựa chọn ra NCC phù hợp nhất với các yêu cầu của DN Trong quá trình này, các NCC sẽ được thương lượng để đạt được mức giá tối ưu, các điều khoản thanh toán và điều kiện giao hàng phù hợp

2.2.3 Đặt hàng và ký hợp đồng

Sau khi đã lựa chọn được NCC cung ứng hàng hóa, trên cơ sở đàm phán với NCC để tiến hành soạn thảo PO (purchasing order - đơn đặt hàng) hoặc hợp đồng đối với những đơn hàng có giá trị cao và hàng hóa có tính chất phức tạp cần các điều khoản ràng buộc chặt chẽ giữa người bán và người mua Hợp đồng mua bán là căn cứ mang tính pháp lý để các bên thực hiện cam kết về cung ứng hàng hóa, điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán theo thỏa thuận Có nhiều loại hợp đồng khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm của các thương vụ, tính chất hàng hóa, thời hạn hợp đồng và chi phí giao dịch…

Vì là văn bản có tính pháp lý, việc soạn thảo hợp đồng phải được chuẩn bị kỹ lưỡng và thỏa thuận thống nhất, đàm phán kỹ lưỡng giữa các bên trong quá trình thực hiện đơn hàng Các điều khoản chính của hợp đồng mua bán bao gồm: giá cả, chất lượng, số lượng, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán, chính sách trả hàng và bảo hành, cuối cùng là điều khoản phạt và bồi thường

2.2.4 Tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa nguồn hàng và DN Quá trình tiếp nhận chủ yếu dựa trên những căn cứ đã được lập trong hợp đồng mua bán, quá trình này bao gồm tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hóa, làm chứng từ nhập hàng và hóa đơn Là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, vì vậy mà cần xác định trách nhiệm vật chất của hàng hóa bằng việc kiểm tra chi tiết thông số kỹ thuật, loại hàng, chất lượng, đảm bảo tiếp nhận kịp thời và nhanh chóng

Quá trình giao nhận có thể tại kho của NCC hoặc tại cơ sở của bên mua Trong trường hợp giao nhận tại kho của nhà cung ứng, bên mua phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa Nhà cung ứng thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa cho khách hàng trong các đơn hàng, bởi nó tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và người bán Sau khi tiếp nhận hàng hóa và đầy đủ bộ chứng từ, hàng hóa sẽ được nhập kho, bảo quản và cấp phát cho bộ phận yêu cầu vật tư

2.2.5 Theo dõi và đánh giá sau mua Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình mua hàng Bước này phải đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn, đối chiếu với các chỉ tiêu ở bước 1, kiểm tra kết quả mua sau đó so sánh kết quả thực tế và mục tiêu đặt ra theo mặt hàng hoặc NCC

Các yếu tố tác động đến hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp

Hoạt động mua hàng phụ thuộc vào một loạt các yếu tố, các yếu tố này xuất phát từ bên trong và bên ngoài tác động trực tiếp hoặc gián tiếp, tích cực hoặc tiêu cực đến hoạt động mua hàng tại DN Việc nắm bắt được các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng sẽ giúp DN chủ động hơn trong việc ra các quyết định, từ đó việc thực hiện các bước trong quá trình mua hàng trở lên trơn tru hơn Hình 2.3 dưới đây thể hiện một số yếu tố quan trọng tác động đến hoạt động mua hàng tại DN:

Hình 2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng tại DN

(Nguồn: sinh viên tự tổng hợp) 2.3.1 Môi trường bên ngoài

Các khía cạnh của nền kinh tế như tốc độ tăng trưởng, lạm phát, tỷ lệ thất nghiệp, thu nhập – chi tiêu bình quân trực tiếp tác động tới hoạt động sản xuất kinh doanh của

DN Lạm phát làm cho giá trị đồng tiền bị suy giảm dẫn đến sức mua và phản ứng của người tiêu dùng chậm lại hoặc thay đổi Khi nhu cầu thay đổi, diễn biến giá cả phức tạp, nguồn cung của DN trở nên bất ổn, việc thu mua đáp ứng nhu cầu đầu ra sẽ diễn biến khó lường Suy thoái kinh tế khiến cho chi tiêu của người tiêu dùng giảm xuống dẫn đến mức bán và lợi nhuận của DN giảm xuống Các công ty có quy mô lớn với lượng hàng hóa dự trữ lớn sẽ ảnh hưởng nặng nề thậm chí bị phá sản

❖ Yếu tố chính trị, pháp luật

Sự ổn định của hệ thống chính trị, pháp luật và chính sách của một quốc gia ảnh hưởng rất lớn đến sự ổn định và khả năng phát triển của toàn bộ khu vực kinh tế, và hoạt động mua hàng cũng vậy Chính trị ổn định sẽ tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và trở thành động lực cho hoạt động đầu tư, tăng trưởng kinh tế và thúc đẩy chi tiêu của người tiêu dùng, từ đó dẫn đến nhu cầu tăng cao, tạo điều kiện mở rộng DN và phát triển mạng lưới bán hàng Một hệ thống chính sách minh bạch, cởi mở và công bằng cũng sẽ tạo môi trường tốt để phát triển nguồn cung chất lượng cao và giúp hoạt động thu mua của DN trở nên thuận tiện hơn

Hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN đều có các cơ quan nhà nước và cơ quan địa phương theo dõi, kiểm tra và giám sát theo dõi Các cơ chế, chính sách do nhà

16 nước ban hành như chính sách thuế, chính sách xuất nhập khẩu…tác động không nhỏ đến chi phí mua hàng của DN

Nhà cung cấp đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong một chuỗi cung ứng, đây là nơi cung cấp nguồn nguyên liệu đầu vào để duy trì các hoạt động sản xuất - kinh doanh Trong hoạt động mua hàng, đây yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của DN vì NCC quyết định số lượng, chất lượng, giá cả và thời gian của nguồn nguyên liệu đầu vào Xây dựng được mối quan hệ tốt với NCC sẽ giúp DN có được nguồn cung ổn định, chất lượng với mức giá cạnh tranh Bên cạnh đó NCC sẽ luôn đồng hành và sẵn sàng chia sẻ rủi ro cho công ty Ngược lại, nếu phụ thuộc quá nhiều vào một NCC hoặc DN không xây dựng được mối quan hệ ổn định với các NCC chiến lược thì công ty sẽ dễ đối mặt với nguy cơ đứt gãy nguồn cung Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh DN cần phải đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp uy tín, duy trì chất lượng sản phẩm - dịch vụ với chính sách giá ổn định

❖ Đối thủ cạnh tranh Để tồn tại và phát triển trên thị trường, DN cần phải quan tâm đến các đối thủ cạnh tranh cùng ngành Sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh về giá, để tạo ra được lợi thế cạnh tranh về giá, DN phải thường xuyên theo dõi chính sách giá của các đối thủ, đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận được mà mức giá đó phải nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm bảo DN vẫn có lãi Muốn đưa ra được một mức giá cạnh tranh thì DN phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng Bởi như đã phân tích ở mục 2.1.2.2, tiết kiệm 1% trong mua hàng tương đương với đạt mức tăng 10% doanh thu (Baily, 1998) Mua hàng phải đảm bảo sở hữu nguồn đầu vào với mức giá thấp nhất nhưng vẫn phải đảm bảo được chất lượng Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các DN với nhau mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Sự cạnh tranh này giúp

DN có nhiều lợi thế vì các NCC luôn tìm cách đưa ra các điều khoản ưu đãi nhằm thu hút khách hàng Vì vậy, để tạo được lợi thế cạnh tranh, DN phải luôn tìm kiếm đa dạng các NCC khác nhau để có được sự khác biệt về sản phẩm và cạnh tranh về giá cả

Khách hàng là đối tượng tạo ra các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ Những yêu cầu này có thể liên quan đến chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, bảo hành, hoặc các yếu tố khác Mỗi tập khách hàng khác nhau lại có nhu cầu và mong muốn về sản phẩm khác nhau Vì vậy mà DN phải dựa vào đặc điểm và nhu cầu của khách hàng để xây dựng quy trình cung ứng phù hợp, hoạt động mua hàng cũng phải thích ứng theo yêu cầu này để đáp ứng sự hài lòng của khách hàng

Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của

DN Bởi chiến lược kinh doanh giúp DN thấy rõ mục đích, hướng đi của mình, nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh nhằm đạt được mục tiêu đề ra Nếu DN mong muốn tập trung vào chiến lược chi phí thấp, hoạt động mua phải tập trung

17 vào việc tìm kiếm các nguồn cung giá rẻ, lúc này chất lượng không phải là ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn NCC Ngoài ra các hoạt động như vận chuyển, quản trị dự trữ, bảo quản…cũng sẽ được tinh gọn hết mức để có thể giảm chi phí Ngược lại, DN lựa chọn chiến lược khác biệt hóa lại đầu tư nhiều vào việc nghiên cứu thị trường, tìm kiếm NCC mới, tập trung đa dạng và đổi mới nguồn cung Do đó chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng, hoạt động mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lược của DN, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lý

❖ Cơ sở vật chất kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại giúp DN nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn… điều này giúp tăng sức cạnh tranh của DN so với các đối thủ cạnh tranh Ứng dụng CNTT phát triển đóng vai trò quan trọng trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng Xu hướng CNTT hiện đại như Trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật IoT (Internet of things), Dữ liệu lớn (Big Data) được sử dụng phổ biến tại các DN, đối với hoạt động mua hàng CNTT giúp tối ưu hóa hoạt động của quá trình này, cụ thể:

• Các giải pháp CNTT giúp DN tiếp cận được nguồn cung ở khắp nơi trên thế giới, tạo thuận tiện trong quá trình đàm phán trao đổi, tiết kiệm thời gian và chi phí trong hoạt động giao dịch, thanh toán, chuyển giao hàng hóa và dịch vụ…từ đó giúp nâng cao hiệu suất của hoạt động mua hàng và cải thiện dịch vụ khách hàng

• Giúp DN lập kế hoạch sản xuất, đưa ra dự báo nhu cầu về nguồn cung, phân tích biến động nguồn cung trên thị trường Từ đó giúp thu mua chủ động việc đưa ra các chiến lược và quyết định mua hàng dựa trên những phân tích từ nội bộ DN và biến động từ môi trường bên ngoài

• Giúp theo dõi và quản lý dòng nguyên vật liệu, dòng thông tin và dòng tiền trong giao dịch mua bán với NCC

❖ Nguồn lực tài chính Đây là điều kiện tiền cho mọi hoạt động kinh doanh của DN đặc biệt là trong mua hàng Nguồn vốn dồi dào là điều đề để hoạt động mua hàng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi từ đó giảm được chi phí và thời gian trong khâu mua hàng

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MK VISION

Tổng quan về công ty Cổ phần MK Vision

3.1.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần MK Vision

Công ty cổ phần MK Vision có tên tiếng anh là MK Vision Joint Stock Company, được thành lập vào tháng 7 năm 2020 do ông Nguyễn Trọng Khang và một số các DN khác đứng tên đại diện Công ty có địa chỉ tại Lô C-1B, Khu công nghiệp Thăng Long Vĩnh Phúc, Xã Thiện Kế, Huyện Bình Xuyên, Tỉnh Vĩnh Phúc; văn phòng đại diện tại tầng G, tòa nhà The Vista, số 4 ngõ 15 phố Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy MK Vision là một trong sáu công ty thành viên của tập đoàn MK Group, cùng với năm các thành viên khác là: MK Smart, MK Americas, MK Hi-tek, MK AeroSpace và

MK Dynamics Công ty tập trung vào phát triển phần cứng, ứng dụng công nghệ và sản xuất camera thông minh tích hợp trí tuệ nhân tạo

Hoạt động với sứ mệnh ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào các sản phẩm camera của mình, MK Vision đã khẳng định khả năng làm chủ công nghệ của một công ty trong nước và hướng tới mục tiêu đưa ra thị trường những giải pháp camera thông minh chất lượng cao phục vụ nhu cầu giám sát và quản lý đặc thù của Việt Nam Để luôn bắt kịp những xu thế trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, MK Vision đã chọn slogan là “Smart Security Style” mang ý nghĩa những sản phẩm của công ty không chỉ thông minh mà còn có thiết kế hiện đại và có tính thẩm mỹ

Hình 3.1 Logo Công ty Cổ phần MK Vision

Trải qua hơn 3 năm hình thành và phát triển, MK Vision đã đạt được nhiều cột mốc đáng chú ý, có thể kể đến như:

• Tháng 7 năm 2020: MK Vision được thành lập Công ty tập trung vào nghiên cứu và cung cấp các thiết bị sản phẩm camera thông minh ứng dụng trí thông minh nhân tạo (AI) phục vụ cho an ninh quốc phòng và dân sinh

• Năm 2021, sản phẩm camera hành trình thông minh AutoSecure đã vinh dự đạt giải thưởng Sao Khuê ở hạng mục “Sản phẩm giải pháp phần mềm mới”

• Ngày 28/7/2023: công ty MK Vision cùng với công ty Pavana phối hợp tổ chức Lễ ra mắt “Thiết bị và giải pháp camera an ninh Make in Viet Nam” Cùng các đối tác

SafeGate và Edgecore giới thiệu một hệ sinh thái với 15 mẫu camera và giải pháp kèm theo, với mục tiêu “Vì sự an ninh an toàn của người Việt”

• Tháng 10 năm 2023: Tại triển lãm Quốc tế đổi mới sáng tạo (ĐMST) Việt Nam

2023, MK Vision đã giới thiệu 4 dòng sản phẩm camera tích hợp AI mang thương hiệu “Made in Vietnam” đầu tiên ra thị trường

• Tháng 11 năm 2023: MK Vision khánh thành nhà máy sản xuất đầu tiên tại Vĩnh Phúc Nhà máy đóng vai trò trụ cột trong mạng lưới các công ty công nghệ cao của tập đoàn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi trong việc hình thành và phát triển hệ sinh thái an ninh bảo mật Make in Vietnam

3.1.2 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh

Các lĩnh vực kinh doanh chính mà MK Vision đăng ký bao gồm: IT - Phần mềm; IT - Phần cứng; Ngân hàng; Viễn thông và Sản xuất Một số lĩnh vực kinh doanh chính có thể kể đến như:

• Sản xuất và lắp ráp camera giám sát

• Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm, thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông, camera giám sát, thiết bị định vị

• Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh, bán lẻ các thiết bị nghe nhìn trong các cửa hàng chuyên doanh

• Lập trình máy vi tính: viết, sửa, thử nghiệm và trợ giúp các phần mềm; Lập trình các phần mềm nhúng; Lập trình máy tính sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo; Thiết kế phần mềm quản lý camera

• Nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ trong lĩnh vực khoa học tự nhiên Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh khác [phụ lục 1.1] Tuy nhiên trên trên thực tế, hiện nay công ty đang chú trọng vào hoạt hoạt động nghiên cứu và sản xuất các dòng camera tích hợp trí tuệ nhân tạo AI, với 4 dòng sản phẩm camera AI ứng dụng xử lý dữ liệu tại biên, bao gồm:

• Camera hành trình thông minh AutoSecure

• Camera giám sát hiện trường Body Worn Camera (BWC)

• Thiết bị xác thực căn cước công dân (CCCD) gắn chip M6

• Camera giám sát an ninh Vision 1

Cơ cấu tổ chức của MK Vision được chia làm 2 nhóm là khối nhà máy và khối văn phòng Đối với khối nhà máy, các bộ phận tại đây có chứng năng chính là tập trung vào sản xuất, thực hiện các hoạt động chức năng để trực tiếp tạo ra sản phẩm Trong khi đó, các bộ phận tại khối văn phòng lại tập trung vào việc nghiên cứu sản phẩm, hỗ trợ nhà máy từ xa về mặt công nghệ thông tin, tìm kiếm đơn hàng và xúc tiến bán tạo nguồn đầu ra cho sản phẩm

Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức của MK Vision

(Nguồn: Công ty cổ phần MK Vision)

Công ty xây dựng cơ cấu tổ chức theo hình thức trực tuyến - chức năng Theo cấu trúc này, ban giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất và trực tiếp chỉ đạo tất cả các công việc của công ty Các bộ phận được phân chia thành các phòng ban hoặc các bộ phận dựa trên chức năng chính như bộ phận sản xuất, bộ phận nhân sự, kỹ thuật, kế toán…Mỗi bộ phận sẽ đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể và có người đứng đầu quản lý mọi hoạt động của phòng ban đó như: kế toán trưởng, trưởng phòng nhân sự; nhân viên trong các bộ phận sẽ thực hiện các phần công việc theo phân công của người phụ trách trực tiếp ở bộ phận của mình Mặc dù chức năng ở mỗi khối là khác nhau, tuy nhiên để vận hành được một tổ chức và hỗ trợ tốt cho nhau trong hoạt động sản xuất-kinh doanh Ở mỗi khối của tổ chức, đều có các bộ phận đảm nhiệm chức năng tương đương nhau Cụ thể:

Ban giám đốc: Giám đốc là người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của

DN, nghiên cứu, xây dựng và ban hành các chiến lược, chính sách cho tất cả các hoạt động của công ty Đồng thời là người hướng dẫn, theo dõi các phòng ban, bộ phận thực hiện kế hoạch, kiểm tra, đánh giá tiến độ và kết quả thực hiện công việc của nhân viên

Hành chính nhân sự: Thực hiện các chính sách về tuyển dụng và đào tạo nhân viên, quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi và đánh giá tiến độ làm việc, sự tuân thủ quy định của nhân viên

Bộ phận quản lý chuỗi cung ứng: bao gồm phòng mua hàng, phòng kho và phòng quản lý vận tải Trong đó, phòng mua hàng chịu trách nhiệm cho tất cả hoạt động cung ứng NVL đầu vào, đảm bảo tính sẵn có của NVL về số lượng, chất lượng với mức giá

21 hợp lý Phòng kho chịu trách nhiệm trong việc xuất và nhập hàng, quản lý hàng tồn kho, sắp xếp hàng hóa trong kho…Phòng quản lý vận tải đảm nhiệm chức năng vận chuyển hàng hóa và phân phối sản phẩm ra thị trường

Tác động của các yếu tố môi trường đến hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần MK Vision

❖ Yếu tố chính trị, pháp luật

Việt Nam có môi trường chính trị ổn định, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, trong đó có MK Vision Đầu năm 2021, Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định phê duyệt đề án "Đầu tư lắp đặt camera giám sát, chỉ huy điều hành giao thông phục vụ an ninh trật tự và xử lý vi phạm hành chính" từ năm 2021 đến năm

2025 Để việc triển khai các chương trình, chiến lược nêu trên đạt được các mục tiêu đề ra, Việt Nam đang rất cần các nền tảng, sản phẩm công nghệ số Make in Việt Nam, trong đó có sản phẩm camera, đặc biệt là dòng sản phẩm camera Make in Việt Nam an toàn, bảo mật do Việt Nam tự sản xuất Đây là một cơ hội rất lớn đối với các dòng camera tích hợp AI Make in Vietnam của MK Vision với khả năng tự làm chủ công nghệ của mình Trên thực tế, hiện nay MK Vision đã và đang triển khai một số dự án của các tổ chức, cơ quan Nhà nước như dự án Camera Parking tại Trung Tâm Hội Nghị Quốc Gia, dự án C06

Bộ Công An, dự án camera công an Tỉnh Hà Nam, dự án camera bãi đỗ xe Công an Quận Tây Hồ…Điều này mở ra rất nhiều cơ hội cũng như những thách thức đối với hoạt động mua hàng của công ty để đảm bảo được nguồn cung đầu về số lượng, chất lượng, thời gian đáp ứng và tính đa dạng để đáp ứng được các yêu cầu khác nhau của mỗi dự án

Bên cạnh những tác động của tình hình chính trị trong nước, những biến động của chính trị quốc tế cũng có tác động không nhỏ đến hoạt động mua hàng của MK Vision Xung đột quân sự giữa Nga và Ukraine đã cắt đứt nhiều tuyến đường vận chuyển quan trọng, khiến cho giá dầu leo thang làm tăng chi phí vận chuyển, cuộc khủng hoảng kéo dài ở Biển Đỏ do các cuộc tấn công của phiến quân Houthi làm gián đoạn nghiêm trọng chuỗi cung ứng toàn cầu, chiến tranh thương mại Mỹ - Trung mở ra nhiều cơ hội cho nền kinh tế Việt Nam hay tình hình biến động tỷ giá USD/VNĐ…những biến động này ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn cung NVL và chi phí nhập khẩu, khiến công ty phải cân nhắc đến việc thay đổi nguồn cung và cân nhắc kỹ lưỡng trong các quyết định mua hàng

Nhà cung cấp bao gồm 2 nhóm là nhà sản xuất và nhà phân phối đến từ trong và ngoài nước, trong đó các đối tác nước ngoài chính của MK Vision chủ yếu đến từ Trung Quốc, Hồng Kông, Mỹ Các NCC bên cạnh cung ứng NVL, linh kiện sản xuất như bo mạch, ống kính, bóng hồng hồng ngoại, cảm ứng hồng ngoại…còn cung cấp máy móc, vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất Với sản phẩm camera, nhìn chung thị trường nguồn cung NVL và linh kiện cho dòng sản phẩm này là vô cùng dồi dào, đặc biệt là các NCC đến từ Trung Quốc Bên cạnh đó, MK Vision làm việc với nhiều NCC khác nhau cho cùng một loại linh kiện để có được nguồn NVL đầu vào chất lượng Vì vậy có thể thấy rằng thị trường NCC không gây ra trở ngại quá lớn đến hoạt động mua hàng của công ty

Tuy nhiên như đã phân tích ở trên, NCC là nơi cung cấp nguồn NVL đầu vào để duy trì các hoạt động sản xuất kinh doanh Việc lựa chọn NCC sẽ quyết định đến số lượng, chất lượng, giá cả và thời gian sở hữu hàng hóa Để quá trình mua bán đạt hiệu suất, cần phải có sự hợp tác một cách nhịp nhàng giữa bên mua với NCC, mỗi hành vi của NCC đều sẽ làm ảnh hưởng đến tổng thể quá trình mua hàng Tại MK Vision, NCC tác động đến hoạt động mua hàng thông qua việc:

Thứ nhất, ảnh hưởng đến thời gian mua hàng Thông qua việc trao đổi giữa bộ phận mua hàng của công ty với NCC Thời gian này bao gồm là: thời gian NCC phản hồi thông tin, thời gian NCC đưa ra báo giá, thời gian đàm phán và đạt được thỏa thuận với NCC, từ đó ảnh hưởng đến tổng thời gian mua hàng của DN

Thứ hai, ảnh hưởng đến chi phí mua hàng Liên quan đến chi phí vận chuyển do vị trí địa lý của NCC, vị trí của NCC trong chuỗi cung ứng (NCC có thể là DN sản xuất,

DN thương mại, nhà phân phối cấp 1, nhà phân phối cấp 2…) điều này ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và tổng chi phí sở hữu hàng hóa, từ đó ảnh hưởng đến việc ra quyết định trong quá trình mua hàng của công ty

Thứ ba, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa và tính liên tục của hoạt động sản xuất kinh doanh, thông qua khả năng đáp ứng đơn đặt hàng của công ty

Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và hiệu quả của hoạt động mua hàng Vì vậy, có thể thấy rằng NCC là một yếu tố tác động trực tiếp đến hoạt động mua hàng nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN nói chung, trong đó có

Với đặc thù các dòng sản phẩm camera an ninh, các đơn hàng và dự án hiện tại của

MK Vision 100% đến từ tập khách hàng B2B, bao gồm: cơ quan nhà nước, cơ quan công an, các DN… Chính vì vậy ngay từ khâu lựa chọn nguồn cung đầu vào đã được kiểm soát rất nghiêm ngặt Các sản phẩm camera cho các dự án của cơ quan Nhà nước như dự án C06 Bộ Công an sẽ được cán bộ Công an đến kiểm tra, dán nhãn trước khi đi vào thi công Với những dự án này ngay từ khâu đầu vào, việc lựa chọn nguồn NVL và xuất xứ nhà cung ứng phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, kiểm soát kỹ lưỡng để đảm bảo không chỉ là chất lượng và còn liên quan đến các vấn đề bảo mật và an ninh Mặc dù vẫn xoay quanh 4 dòng camera chính nhưng với mỗi dự án, công ty cần phải điều chỉnh sản

26 phẩm của mình để phù hợp với yêu cầu của từng khách hàng khác nhau Những thay đổi này có thể về mặt thiết kế, hình dáng, màu sắc, tính năng…điều này tác động không nhỏ đến hoạt động mua hàng của công ty, liên quan đến khả năng thích ứng, tìm kiếm nguồn cung nhanh chóng, phù hợp với những yêu cầu khác nhau của từng khách hàng để đáp ứng sự hài lòng về thời gian và chất lượng sản phẩm

❖ Cơ sở vật chất kỹ thuật

Môi trường làm việc sạch đẹp, với các trang thiết bị, máy móc hiện đại tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên MK Vision có thể phát huy tối đa khả năng làm việc Sự hỗ trợ của máy móc và các thiết bị nâng hạ trong việc tiếp nhận hàng hóa giúp đẩy nhanh quá trình tiếp nhận, giải phóng phương tiện và tiết kiệm sức lao động của con người

Theo thống kê của Ookla, tốc độ Internet tại Việt Nam được đánh giá ở mức tốt so với thế giới, mạng Internet phát triển cho phép thu mua tiếp cận được nhiều nhà cung cấp ở khắp nơi trên thế giới Sự ra đời của các phần mềm quản lý mua hàng giúp tự động hóa và hỗ trợ hoạt động mua hàng của công ty như xây dựng kế hoạch mua theo từng giai đoạn, theo dõi tiến trình của đơn hàng mua cũng như việc giao nhận hàng hóa, tính toán chi phí và thanh toán công nợ cho NCC Phần mềm IPVM giúp ban giám đốc MK Vision phân tích và tìm hiểu thị trường camera từ đó hỗ trợ đưa ra các quyết định mang tính chiến lược Phần mềm Base Inside là công cụ để công ty kiểm soát các khâu trong quá trình mua hàng thông qua các bước xét duyệt của Ban Giám đốc, kết nối các bộ phận để trao đổi thông tin với nhau, quản lý quy trình mua hàng xuyên suốt từ khi có yêu cầu mua hàng, lập đơn đặt hàng cho đến khi thanh toán Các phần mềm Email, Zalo, Skype…giúp thu mua kết nối và trao đổi nhanh chóng với NCC ở khắp nơi trên thế giới…Phần mềm quản lý kho giúp kiểm soát chính xác lượng tồn kho từ đó đưa ra các yêu cầu mua kịp thời Những sự phát triển này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động mua hàng mua mà còn là chìa khóa quan trọng trong việc quản lý hiệu quả và linh hoạt trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN Tuy nhiên mức độ ứng dụng CNTT của MK Vision vào hoạt động mua hàng vẫn còn ở trình độ thấp, đa phần là các phần mềm điện tử, email, internet cơ bản

Thực trạng hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần MK Vision

Là một DN sản xuất, chính vì vậy mua hàng được coi là hoạt động quan trọng nhất tại MK Vision, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn nhờ vào việc cung ứng hàng hóa đúng về thời gian, đủ về số lượng và đảm bảo chất lượng Hoạt động mua tại công ty được đảm nhiệm bởi bộ phận mua ở khối văn phòng và khối nhà máy Tuy nhiên hiện nay, trách nhiệm mua hàng gần như do bộ phận mua hàng khối văn phòng đảm nhiệm Ở khối nhà máy, thu mua chỉ tập trung vào việc mua vật tư sản xuất và vật tư tiêu hao có giá trị thấp Bộ phận mua hàng ở khối văn phòng ngoài việc phụ trách mua NVL sản xuất còn đảm nhiệm việc mua hàng cho đội kỹ sư, IT và R&D ở khối văn phòng Các sản phẩm đầu vào cần mua tại công ty bao gồm: linh kiện sản xuất, linh kiện thử nghiệm, vật tư tiêu hao sản xuất, dụng cụ sản xuất, sản phẩm và dụng cụ thử nghiệm, máy móc sản xuất, vật tư và thiết bị xây dựng

Như đã nêu ở phần 3.1.1 nhà máy MK Vision mới khánh thành và đi vào hoạt động từ tháng 11 năm 2023 Trong 4 dòng sản phẩm của mình, hiện tại MK Vision mới chỉ đang tự chủ sản xuất hoàn toàn 2 loại sản phẩm là camera Auto Secure, camera M6 và sắp tới là BWC camera Trước đó, công ty thuê gia công sản xuất toàn bộ sản phẩm tại Pavana, T2T và Cnc Tech Trong mối quan hệ với MK Vision, Pavana đóng vai trò là một công ty ODM (Original Design Manufacturer), Pavana chịu trách nhiệm gia công toàn bộ sản phẩm cho MK Vision, trong khi đó T2T và Cnc Tech gia công chi tiết theo yêu cầu của MK Vision Các công ty này sử dụng hoàn toàn máy móc, trang thiết bị và NVL của mình để tiến hành hoạt động gia công sản xuất Chính vì vậy, hiện nay hoạt động mua hàng của công ty phần lớn là mua máy móc sản xuất, vật tư và thiết bị xây dựng, sản phẩm thử nghiệm, linh kiện thử nghiệm hơn là NVL sản xuất Tuy nhiên, điều này về cơ bản không ảnh hưởng đến việc phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của công ty Quy trình mua hàng của công ty diễn ra theo trình tự các bước như sau:

Hình 3.3 Quy trình nghiệp vụ mua hàng tại công ty MK Vision

(Nguồn: sinh viên tự tổng hợp)

3.3.1 Thực trạng quyết định mua Để xác định được lượng đặt hàng hợp lý là điều vô cùng quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến chi phí mua hàng và khả năng tối ưu trong sản xuất Lượng đặt hàng lớn sẽ giúp giảm số lần và thời gian mua hàng, tiết kiệm được các chi phí phát sinh trong quá trình sở hữu hàng hóa (phí thanh toán, phí vận chuyển…), ngược lại nếu lượng đặt hàng quá ít sẽ khiến cho quá trình mua hàng và hoạt động sản xuất kinh doanh không hiệu quả, các chi phí liên quan trong quá trình mua hàng lớn, không được hưởng ưu đãi giảm giá, nghiêm trọng hơn là gây gián đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh Tại MK Vision, việc xác định số lượng và thời gian đặt hàng đối với máy móc, NVL và vật tư sản xuất chủ yếu phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất của nhà máy và đơn đặt hàng của khách hàng Nghĩa là chỉ khi có đơn hàng hay có nhu cầu sản xuất thì công ty mới cho xây dựng kế hoạch mua sắm NVL Vì vậy, tại MK Vision hiện nay lượng NVL cần mua sắm thường được xác định bằng lượng NVL cần để sản xuất ra số lượng sản phẩm theo đơn đặt hàng hoặc theo kế hoạch sản xuất của công ty, đây cũng là mức dự trữ tối thiểu cần có Ngược lại, đối với sản phẩm, vật tư phục vụ cho bộ phận kỹ thuật để nghiên cứu, nhu cầu này thường khó được dự báo trước Bên cạnh đó, bộ phận mua không được tham gia sớm vào quá trình này, vì vậy mà yêu cầu mua thường đưa ra một cách đột ngột và không có dự báo trước Sau khi đã xác định được nhu cầu, bộ phận mua hàng sẽ nhận được đề xuất mua hàng từ các bộ phận trên phần mềm Base Inside hoặc BOM (Bill of material), trưởng bộ phận mua hàng dựa vào kế hoạch để đưa ra các quyết định mua

Hình 3.4 Đề xuất mua hàng của bộ phận kỹ thuật trên phần mềm Base Inside tại MK Vision

Quyết định mua tại MK Vision tập trung vào 2 nội dung chính là xác định phương thức mua và xác định thời điểm mua

Thứ nhất, quyết định về phương thức mua hàng Là một công ty mới đi vào hoạt động, MK Vision vẫn đang trong quá trình xây dựng hệ thống NCC vật tư, linh kiện và phát triển các loại vật tư, nguyên liệu linh kiện mới Chính vì vậy mà hiện nay, MK Vision đang áp dụng hoàn toàn phương thức mua mới để có thể tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với nhiều NCC và nhiều loại nguồn cung mới với mức giá cạnh tranh hơn Bên cạnh

29 đó, ngoài việc chưa có các NCC chiến lược, biến động giá cả đối với nguồn nguyên liệu đầu vào trên thị trường cũng là yếu tố khiến công ty chưa sử dụng phương thức mua lại thẳng

Thứ hai, quyết định về thời điểm mua Công ty đang lựa chọn thời điểm mua dựa trên cả ba thời điểm là mua tức thì, mua trước và mua hỗn hợp, tuy nhiên đa phần công ty lựa chọn thời mua tức thì Để đáp ứng nhu cầu về NVL phục vụ nghiên cứu và sản xuất trong dài hạn, dựa vào dự báo nhu cầu tăng thêm, xu hướng thị trường và số lượng hàng hóa cần mua từ đó tiến hành mua để dự trữ Công ty thực hiện mua trước với lượng vừa phải và sẽ bổ sung mua tức thì cho các đơn hàng còn thiếu hay để đáp ứng những thay đổi từ phía khách hàng về sản phẩm

3.3.2 Thực trạng tìm kiếm và lựa chọn NCC

Các giai đoạn của quá trình tìm kiếm và lựa chọn NCC diễn ra theo các bước: (1) Tìm kiếm thông tin và lập danh sách NCC, (2) Xác định tiêu chí lựa chọn NCC, (3) So sánh NCC (4) Đánh giá NCC trong danh sách sàng lọc và (5) Đề xuất lựa chọn NCC Đây là giai đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả và chất lượng của nguồn cung đầu vào, chính vì vậy mà các khâu trong quá trình này đều được kiểm soát chặt chẽ Danh sách NCC có thể được xác định thông qua các trang tìm kiếm trên Internet (Google, Baidu, Alibaba…) hoặc qua mối quan hệ của ban lãnh đạo hay mối quan hệ với các NCC hiện hữu Các NCC chiến lược của MK Vision hiện nay hầu hết đều do ban lãnh đạo của công ty kết nối thông qua các mối quan hệ cá nhân, có thể kể đến như Công ty TNHH Qingdao Yudonglin Import And Export Đối với những NCC này, ban lãnh đạo sẽ trực tiếp trao đổi thông tin với các NCC sau đó chỉ định bộ phận mua hàng lựa chọn NCC Đối với những đơn hàng không mua theo chỉ định, bộ phận mua hàng chủ động tìm kiếm NCC thông qua các phương tiện tìm kiếm trên Internet hoặc dựa vào danh sách những danh sách những NCC đã mua trước đó để tiến hành lập danh sách từ 3 đến 5 NCC Một số NCC ưu thích của công ty có thể kể đến như Công ty Cổ phần IMST, Công ty Cổ phần Máy chủ Hà Nội, Công ty TNHH Kinh Bắc Technology…Từ danh sách này, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành hỏi và đề nghị báo giá, yêu cầu cung cấp đủ thông tin về (1) Tên hàng, (2) Thông số sản phẩm, (3) Số lượng, (4) Đơn giá, (5) Tình trạng và thời gian giao hàng (6) Thông tin bảo hành, (7) Điều khoản thanh toán và (8) Thông tin của NCC Sau khi thu thập đủ báo giá, dựa trên những thông tin trong báo giá và các tiêu chí đánh giá đã thiết lập để tiến hành so sánh và đánh giá NCC

Hình 3.5 Mẫu so sánh NCC của công ty trên phần mềm Excel

Nguồn: Bộ phận mua hàng MK Vision

Hình trên mô tả quá trình so sánh NCC của MK Vision trên phần mềm Excel Trong đó: đơn giá, thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm và điều khoản thanh toán là các tiêu chí quan trọng nhất trong việc đánh giá NCC của MK Vision Đơn giá sẽ là yếu tố quan trọng nhất được cân nhắc trong quá trình so sánh, bởi sở hữu đơn hàng với mức giá rẻ nhất và mức chất lượng tương đương là ưu tiên hàng đầu của công ty Ngoài ra công ty ưu tiên lựa các những NCC cho phép thanh toán sau khi nhận hàng từ 7 đến 10 ngày làm việc hoặc cho phép đặt cọc trước 30% - 50% tổng giá trị đơn hàng, công nợ trong vòng 10-15 ngày làm việc Bên cạnh đó, tùy vào đặc điểm và nhu cầu từng mặt hàng của từng bộ phận mà yếu tố thời gian đáp ứng cũng là yếu tố quan trọng được xem xét đến trong việc đưa ra quyết định lựa chọn NCC, vị trí địa lý ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và tổng sở hữu sản phẩm…

Bảng 3.4 Một số NCC và tiêu chí lựa chọn NCC của một số mặt hàng của MK Vision

Tiêu chí lựa chọn NCC và mức độ ưu tiên của các tiêu chí Ưu tiên cao Ưu tiên Bình thường Đơn giá

Chất lượng sp ĐK thanh toán

Thời gian đáp ứng đơn hàng

Dịch vụ giao hàng Điều khoản bảo hành

Kinh nghiệm NCC trong ngành

Khác (vị thế NCC, dịch vụ hỗ trợ bổ sung )

(linh kiện điện tử, mạch connector

Báo giá có sẵn trên web, hàng có sẵn

Có khả năng cấp được nhiều loại linh kiện

Cấp được nhiều loại linh kiện

Công ty Cổ phần máy chủ HN Giá tốt

50% khi đặt hàng, 50% sau giao hàng

Miễn phí giao hàng nội thành

Bảo hành miễn phí tận nơi

Hỗ trợ kỹ thuật từ xa

Sản phẩm có đầy đủ CO,

Có sẵn, đáp ứng nhanh

Bảo hành miễn phí tận nơi

Cung cấp được nhiều thiết bị

Kỹ thuật hỗ trợ tận nơi

Sản phẩm có đầy đủ CO,

Nhà phân phối lớn, NCC chiến lược

Vật tư và vật tư tiêu hao

Có sẵn, đáp ứng nhanh

Có khả nâng cấp được nhiều loại vật tư

Nguồn: Bộ phận mua hàng công ty Cổ phần MK Vision

Dựa vào những tiêu chí và mức độ ưu tiên của các tiêu chí, bộ phận mua hàng tiến hành lập bảng so sánh từ đó đưa ra gợi ý lựa chọn NCC, tiến hành làm đề nghị mua hàng để Ban Giám đốc phê duyệt và quyết định

Hình 3.6 Đề nghị mua hàng của bộ phận mua hàng trên Base Inside

3.3.3 Thực trạng đàm phán và ký hợp đồng

Sau khi đề nghị mua hàng được xét duyệt, bước tiếp theo của quy trình mua hàng tại công ty MK Vision là việc đàm phán và lên đơn đặt hàng đối với những đơn hàng có giá trị dưới 20 triệu đồng [phụ lục 2] và hợp đồng đối với những đơn hàng trên 20 triệu đồng Như đã phân tích ở phần 3.3.1, MK Vision đặt hàng trước với số lượng vừa đủ trong trường hợp đáp ứng ngay Vì thông thường NCC thường yêu cầu đặt cọc trước từ 30% đến 50% tổng giá trị hợp đồng vì vậy mà công ty luôn cân nhắc đến việc đặt hàng với số lượng lớn và luôn chú ý đến điều khoản thanh toán trong quá trình đàm phán với NCC Quá trình đàm phán sẽ kết thúc bằng các thỏa thuận được thể hiện trên văn bản Trong đó chi tiết các nội dung được hai bên bàn bạc thống nhất được đưa vào các điều khoản thỏa thuận trong đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, đảm bảo tuân thủ các quy định, quy ước trong soạn thảo hợp đồng Trong đó, những thông tin chủ yếu đưa vào PO hay hợp đồng là: (1)

Số, ký mã hiệu của PO, hợp đồng; (2) Thời gian lập PO, hợp đồng; (3) Thông tin công ty đặt hàng và thông tin của NCC; (4) Tên, chất lượng, quy cách sản phẩm; (5) Số lượng cần mua (6) Đơn giá, (7) Thời gian, địa điểm, chi phí giao hàng; (8) Bảo hành; (9) Thanh toán…Quá trình tạo hợp đồng tại MK Vision có sự tham gia của bộ phận pháp chế để đảm bảo tính chặt chẽ trong các điều khoản của hợp đồng Ba kênh liên hệ chủ yếu với NCC trong quá trình đàm phán của công ty MK Vision là Email, Zalo và Wechat đối với các NCC Trung Quốc

Sau khi đơn đặt hàng và hợp đồng đã được hai bên ký kết, nhân viên mua hàng sẽ tiến hành thanh toán theo điều khoản được quy định theo thỏa thuận của hai bên Tại MK Vision, điều khoản thanh toán với NCC thường là thanh toán 100% khi xác nhận đặt hàng hoặc đặt cọc 30%-50% khi xác nhận đặt hàng và thanh toán nốt phần còn lại trong vòng 7-10 ngày làm việc sau khi nhận đầy đủ hàng và bộ chứng từ thanh toán Nhân viên mua hàng sẽ làm đề nghị thanh toán trên phần mềm Base Inside, sau khi đề nghị được duyệt bởi Kế toán trưởng, Trưởng phòng tài chính và Tổng Giám đốc (đối với những đơn hàng trên 50 triệu) nhân viên mua hàng sẽ mang bộ hồ sơ để bộ phận kế toán tiến hành thanh toán Lịch thanh toán của công ty cố định vào thứ 3 và thứ 5 hàng tuần, trước 9h sáng các ngày này bộ hồ sơ thanh toán phải được gửi đến bộ phận kế toán Bộ hồ sơ thanh toán thường bao gồm: đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn GTGT, tờ khai (với các đơn hàng mua nước ngoài), biên bản bàn giao và nghiệm thu (đối với những đơn hàng thanh toán sau khi nhận hàng)

Hình 3.7 Đề nghị thanh toán trên phần mềm Base Inside tại MK Vision

Sau khi thanh toán thành công, kế toán sẽ gửi ủy nhiệm chi đối với các đơn hàng trong nước và điện chuyển tiền đối với các đơn hàng nước ngoài [phụ lục 3], bộ phận mua hàng xác nhận thanh toán thành công với NCC để tiến hành các bước mua hàng tiếp theo Đối với những đơn hàng thanh toán 100% sau khi nhận hàng hay thanh toán nốt phần còn lại sau khi nhận hàng thì quy trình thanh toán cũng diễn ra tương tự

3.3.4 Thực trạng tiếp nhận hàng hóa, dịch vụ

Quá trình tiếp nhận dựa trên những căn cứ được lập trong hợp đồng mua bán, quá trình này bao gồm việc tiếp nhận số lượng, tiếp nhận chất lượng và các chứng từ giao nhận hàng hóa Về mặt quy trình, công ty MK Vision đang kiểm soát khá tốt hoạt động này, nhân viên thu mua theo dõi và điều phối hàng về đúng thời hạn được quy định trong

PO và hợp đồng, ngoài ra còn có sự tham gia của bộ phận kế toán, kho hàng, bộ phận kiểm soát chất lượng Tuy nhiên việc đảm bảo cơ sở vật chất trong khâu tiếp nhận còn

Đánh giá hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần MK Vision

3.4.1 Thành công trong hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần MK Vision

Từ việc phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của công ty MK Vision, có thể thấy rằng công ty đã đạt được một số thành công nhất định trong công tác mua hàng Cụ thể:

Thứ nhất, ngày càng nhận thức được rõ tầm quan trọng của hoạt động mua hàng, các bước và các quyết định trong hoạt động mua hàng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Hoạt động mua dần được coi là vị trí then chốt, đảm bảo nguồn cung nguyên liệu đầu vào ổn định và cạnh tranh để tạo ra những sản phẩm chất lượng Từ việc nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động này, công ty gần đây đã chú trọng hơn vào việc đầu tư nhân lực và dần chú trọng đến việc hoàn thiện và cải tiến quy trình mua hàng, dần hướng tới xây dựng và phát triển mối quan hệ với nhiều NCC quan trọng

Thứ hai, mỗi khâu trong quy trình mua hàng đều được xây dựng các bước thực hiện, có quy trình cụ thể Tất cả các đề xuất và đề nghị mua hàng đều được thông qua trưởng phòng tài chính và giám đốc xét duyệt giúp hạn chế bớt rủi ro trong hoạt động mua hàng Các tiêu chí về tiêu chuẩn chất lượng đầu vào đã được quan tâm, kiểm soát chặt chẽ hơn và được đánh giá ở mức cao nhất

Thứ ba, bộ phận mua hàng tại công ty tuy thuộc phòng Tài chính - Kế toán nhưng về cơ bản công ty đã xây dựng được một cấu trúc riêng biệt cho hoạt động mua hàng

37 Điều này giúp gia tăng hiệu quả cho công tác mua hàng và việc ra các quyết định trong quá trình mua

Thứ tư, công nghệ thông tin dần được ứng dụng sâu rộng hơn hỗ trợ cho hoạt động mua hàng Hệ thống f-CIM đang bắt đầu được triển khai sẽ giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng lực từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất cho MK Vision trong tương lai Trong đó F-CIM APS giúp công ty lên kế hoạch và điều độ kịch bản sản xuất, f-CIM MRP giúp hoạch định NVL sản xuất một cách chính xác dựa vào dữ liệu về đơn hàng, hàng tồn kho và dự báo nhu cầu tiêu thụ để chỉ rõ ra số lượng và thời gian cần mua NVL để phục vụ kế hoạch sản xuất Hệ thống f-CIM được triển khai sẽ giúp tăng độ chính xác trong việc xác định nhu cầu mua hàng, thay thế cho việc xác định nhu cầu mua một cách thủ công và thiếu chính xác như hiện tại Điều này giúp cho hoạt động mua hàng diễn ra một cách hiệu quả hơn, tránh trường hợp mua thiếu do sai sót trong quá trình xác định nhu cầu về NVL Ngoài ra hệ thống còn giúp quản lý các đơn đặt hàng, quản lý hợp đồng và lưu trữ thông tin NCC

3.4.2 Hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần MK Vision

Như đã phân tích, quy trình mua tại MK Vision ban đầu được áp dụng dựa theo quy trình mua của công ty MK Smart - công ty đã hoạt động hơn 20 năm, trong khi đó

MK Vision chỉ mới đi vào hoạt động hơn 3 năm, nhân lực mua hàng còn rất mỏng Sự chênh lệch về nhân sự và đặc tính sản phẩm khiến cho việc áp dụng quy trình này vào

MK Vision còn gặp nhiều bất cập:

Thứ nhất, hạn chế về quy mô DN Quy mô của MK Vision hiện nay thuộc loại hình

DN vừa và nhỏ, quy mô về nguồn vốn còn thấp Điều này ảnh hưởng đến vị thế của MK Vision trong mối quan hệ với NCC, việc hạn chế về nguồn vốn khiến cho hoạt động thanh toán của công ty còn diễn ra khá chậm chậm Chính vì những hạn chế về quy mô và nguồn vốn mà công ty thường phải mua với số lượng nhỏ lẻ, dẫn đến chưa được nhận nhiều chính sách ưu đãi, mối quan hệ với các NCC cũng không được thiết lập một cách chặt chẽ Ngoài ra, việc mua nhỏ lẻ nhiều lần làm tăng chi phí mua hàng và không mang lại hiệu quả cao trong công tác mua hàng của MK Vision

Thứ hai, hạn chế trong quy trình mua hàng của công ty Mặc dù hoạt động mua hàng đã được diễn ra theo các bước bước cụ thể, tuy nhiên các bước chưa thực hiện được đồng nhất giữa các bộ phận, hoạt động xác định nhu cầu mua còn thủ công và chưa mang tính chiến lược, sự phối hợp với các bộ phận còn hạn chế dẫn đến chồng chéo về thông tin trong quá trình đưa ra yêu cầu mua, ngoài ra các tiêu chí đánh giá chỉ được đưa ra dưới dạng liệt kê một cách sơ sài mà chưa tuân theo một bộ tiêu chuẩn với thang đo cụ thể nào Các đánh giá và quyết định chủ yếu dựa vào chủ quan và kinh nghiệm trong quá trình lựa chọn nguồn cung và đánh giá các bước trong quy trình mua hàng Trong các bước của quá trình mua hàng còn tồn tại một số điểm hạn chế, cụ thể:

➢ Đối với quyết định mua: Vì chưa có sự tham gia sớm của bộ phận mua hàng ở các giai đoạn quá trình nghiên cứu, thiết kế sản phẩm, nghiên cứu thị trường hay những thông tin về các dự án mà công ty đang triển khai Dẫn đến bộ phận mua ở MK

Vision đang mua theo chỉ định, yêu cầu mua thường đưa ra một cách đột ngột và không có dự báo trước, dẫn đến tình trạng quá tải gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và nhiều dự án bị chậm tiến độ

➢ Tìm kiếm và lựa chọn NCC

Thứ nhất, công ty chưa xây dựng được danh sách NCC đối với nhiều nguồn đầu vào Điều này làm tăng thời gian trong khâu tìm kiếm nguồn cung, đánh giá NCC trước và sau mua Hạn chế này đến từ việc công ty mới đi vào hoạt động, vì vậy công ty chưa thiết lập được mối quan hệ với nhiều NCC Bên cạnh đó, MK Vision vẫn đang trong quá trình thử nghiệm và nghiên cứu sản phẩm mới vì vậy mà yêu cầu về việc đa dạng nguồn cung khác nhau cũng là nguyên nhân khiến cho khâu tìm kiếm NCC tốn nhiều thời gian

Thứ hai, chất lượng hàng hóa đầu vào chưa được chú trọng, việc lựa chọn NCC vẫn còn xuất phát từ giá cả và điều khoản thanh toán Nguồn đầu vào như máy móc, NVL sản xuất khó có thể đánh giá được chất lượng khi bộ phận mua hàng chỉ có thể dựa vào thông số để đánh giá độ phù hợp nhưng không thể đánh giá được chất lượng sản phẩm

Thứ ba, sự tham gia quá mức của nhà quản trị cấp cao trong việc lựa chọn NCC, điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân như thiếu tin tưởng đối với bộ phận mua hàng, mối quan hệ của nhà quản trị với các NCC khác…thực tế tại MK Vision nhiều trường hợp đơn hàng đã được duyệt mua, đi đến đàm phán và ký kết với NCC tuy nhiên lại có sự điều chỉnh về số lượng hoặc thay thay đổi NCC, điều này làm tăng thời gian mua hàng do phải đàm phán lại với NCC, ảnh hưởng đến thời gian mua và nghiêm trọng hơn là ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ với các NCC quan trọng, ảnh hưởng đến nguồn cung trong tương lai

➢ Đàm phán và ký hợp đồng:

Thứ nhất, sự tham gia của bộ phận pháp chế trong việc thiết lập và thống nhất các điều khoản tuy rằng sẽ giúp các điều khoản trong hợp đồng chặt chẽ hơn nhưng điều này làm tăng thời gian trong quá trình ký kết hợp đồng Lý giải cho điều này có thể xuất phát từ việc hạn chế về mặt hiểu biết pháp luật trong kinh doanh của bộ phận mua hàng

Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty Cổ phần MK

4.2.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình mua

❖ Quyết định mua: Việc xác định chính xác lượng mua hàng tối ưu sẽ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian trong hoạt động mua hàng, tránh bị động và thu mua có nhiều không gian hơn để phát huy khả năng tìm kiếm, đàm phán và ra các quyết định trong mua hàng Để thực hiện được điều này, công ty có thể thông qua một số giải pháp sau:

• Ứng dụng các phần mềm, công cụ trong việc hoạch định nhu cầu mua giúp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và hạn chế chồng chéo, tính thiếu chính xác thông tin giữa các bộ phận

• Sự tham gia sớm của bộ phận mua với các bộ phận đề xuất sẽ giúp xây dựng bản kế hoạch mua một cách tối ưu về số lượng thời gian mua và mục đích sử dụng Bên cạnh đó, sự tham gia sớm còn giúp bộ phận mua hàng giúp chủ động trong quá trình xác nhu cầu mua, thời điểm mua, số lượng mua, giá cả và chi phí mua…

❖ Tìm kiếm và lựa chọn NCC: việc lựa chọn NCC có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động mua hàng, để tìm kiếm và lựa chọn được NCC phù hợp, công ty cần: Xây dựng danh sách các NCC theo từng tiêu chí với từng loại nguồn đầu vào để tiết kiệm kiệm thời gian tìm kiếm nguồn cung Đồng thời, xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với các NCC để hưởng ưu đãi về giá, điều khoản thanh toán và áp dụng các phương thức mua lại, mua lại có điều chỉnh đối với các NCC này để đơn giản hóa thủ tục mua hàng đối với một số nguồn đầu vào có tính đặc thù, nhu cầu thường xuyên của công ty như NVL, vật tư sản xuất…

Xây dựng các phương pháp lựa chọn NCC theo tiêu chuẩn bằng các mức đánh giá, cho điểm và trọng số đánh giá đối với từng tiêu chí cụ thể thay vì đánh giá dựa trên cảm tính và kinh nghiệm, cần chú trọng đến mục tiêu chất lượng tối ưu

Phải xem xét đến tính kỹ thuật của nguồn đầu vào, điều kiện bảo hành, độ tin cậy, tính rõ ràng minh bạch của NCC, tính xác thực của thông tin…từ đó ra quyết định lựa chọn được NCC tối ưu

❖ Đàm phán và ký kết hợp đồng

Cần xây dựng đội ngũ mua hàng có kiến thức và kinh nghiệm trong việc đàm phán, đảm bảo các nội dung đàm phán trong hợp đồng chính xác, ràng buộc với NCC Nội dung hợp đồng cần chú ý đến các điều khoản như: Chất lượng sản phẩm, số lượng cung cấp, điều kiện bảo hành, trách nhiệm của các bên trong việc thực hiện các điều khoản của hợp

44 đồng Đối với quy trình thanh toán, cần đơn giản hóa các thủ tục và linh hoạt trong hoạt động thanh toán đối với các đơn hàng phát sinh gấp

Bố trí lại nhân sự và địa điểm tiếp nhận hàng hóa một cách hợp lý để thuận tiện trong quá trình tiếp nhận hàng, đảm bảo phối hợp với các bộ phận kiểm soát chất lượng, các đơn vị vận chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ NCC Ngoài ra, việc tiếp nhận đơn hàng cần sự phối hợp với bộ phận kho một cách nhịp nhàng để tính toán diện tích kho có thể tiếp nhận lượng hàng hóa phù hợp hay có phương án dự phòng trong trường hợp cần tiếp nhận lượng hàng hóa lớn mà hệ thống kho không đáp ứng được Đẩy mạnh ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật, máy móc hiện đại trong khâu tiếp nhận và quản lý hàng hóa nhằm tiết kiệm sức lao động, tiết kiệm thời gian, kiểm soát tốt hàng hóa, tránh hao hụt…

❖ Đánh giá kết quả sau mua

Chú trọng hơn công tác đánh giá sau mua Bên cạnh những điểm đã đạt được, cần chỉ những điểm còn hạn chế, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận tham gia, từ đó đưa ra những phương án khắc phục hạn chế Ngoài ra, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận mua hàng với bộ phận sản xuất, bộ phận kỹ thuật, bộ phận tài chính kế toán…trong việc trao đổi thông tin và thực hiện các nhiệm vụ, phân công nhiệm vụ rõ ràng để mọi người có ý thức cao với việc thực hiện công việc của mình

4.2.2 Đẩy mạnh chuyển đổi số trong mua hàng

Chuyển đổi số trong công tác mua hàng là một xu hướng tất yếu giúp DN nâng cao hoạt động, tiết kiệm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh Tuy nhiên, với quy mô doanh nghiệp còn nhỏ và hạn chế về nguồn vốn, để thực hiện được mục tiêu này công ty cần có một số giải pháp cụ thể như sau:

Thứ nhất, nhận thức về tầm quan trọng trong chuyển đổi số Công ty cần nhận quá trình chuyển đổi số là tất yếu, nếu không DN sẽ bị bỏ lại phía sau Công ty cần xác định rõ mục tiêu, lập kế hoạch và chiến lược cụ thể để thực hiện chuyển đổi số Xây dựng một lộ trình bàn bản cho từng giai đoạn, lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp, đảm bảo giải pháp được tích hợp với các hệ thống khác của công ty, với mỗi hoạt động tác nghiệp chuyển dần từ thủ công sang ứng dụng CNTT

Thứ hai, đào tạo nhân lực số Cuộc cách mạng 4.0 làm thay đổi hoàn hoàn phương thức vận hành và quản lý của DN, nguồn lực số có khả năng vận hàng thiết bị, công nghệ thay thế cho lao động chân tay Để có được nguồn nhân lực chất lượng cao này, công ty cần tổ chức các khóa đào tạo nhân viên về cách sử dụng các giải pháp số, nâng cao nhận thức của nhân viên về lợi ích của chuyển đổi số và ứng dụng CNTT vào trong công việc

Thứ ba, đầu tư công nghệ thông tin Do hạn chế về nguồn lực tài chính hiện tại mức độ ứng dụng CNTT của MK Vision vào hoạt động mua hàng vẫn còn ở trình độ thấp, đa phần là các phần mềm điện tử, email, internet cơ bản, các bước trong quy trình mua hàng tại MK Vision đang được thực hiện thủ công bởi nhân viên mua hàng Một số công nghệ mà MK Vision có thể lựa chọn như: Blockchain, AI, Bigdata…hay một số phần

45 mềm hỗ trợ như Odoo ERP, Rosy ERP, Ecount ERP…Các phần mềm ERP giúp tự động hóa quy trình mua hàng của công ty với những quy tắc trong việc thu mua Tích hợp nhiều module trong hệ thống như tài chính - kế toán, quản lý kho, quản lý hóa đơn…Phần mềm giúp thiết lập kế hoạch mua hàng theo từng giai đoạn, tính toán lượng NVL cần đặt một cách tự động, từ đó gửi báo giá một cách tự động đến NCC dựa vào mức tồn kho Lưu trữ, phân loại và đánh giá các bảng báo giá của các NCC khác nhau từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp nhất; thống kế, phân tích và thiết lập các báo cáo mua hàng trực quan với các dạng bảng biểu…Phần mềm này đang được rất nhiều DN sản xuất sử dụng khá hiệu quả, tiết kiệm được thời gian, nhân lực và tăng độ chính xác

4.2.3 Đào tạo đội ngũ nhân viên mua hàng

Đề xuất của sinh viên trong thời gian thực tập

Trong quá trình làm việc với vị trí Nhân viên mua hàng tại công ty, sinh viên nhận thấy có một số điểm hạn chế trong hoạt động mua hàng của công ty Nhận thấy những bất cập này tuy nhỏ nhưng có tác động lớn đến hiệu quả của hoạt động mua, vì vậy sinh viên đã đưa ra một số đề xuất trong các cuộc họp với Ban Giám đốc và các bộ phận khác nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động mua hàng Một số đề xuất của sinh viên đã được chấp thuận và triển khai, bao gồm:

Thứ nhất, nhận thấy các bộ phận yêu cầu thường xuyên không cung cấp đủ thông tin cần mua về mã model, tên sản phẩm, thông số kỹ thuật Chính vì vậy sinh viên đã đề xuất xây dựng biểu mẫu và thay đổi trường thông tin trong khâu đề nghị mua hàng của các bộ phận yêu cầu trên phần mềm Base Inside Những thông tin cơ bản về tên hàng, mã sản phẩm, thông số kỹ thuật…phải được điền đầy đủ mới có thể gửi đề nghị mua hàng Điều này tránh tình trạng thông tin mua hàng không đầy đủ, gây khó khăn và tốn thời gian trong quá trình tìm kiếm nguồn hàng

Thứ hai, đối với các đơn hàng có giá trị nhỏ nhưng tính chất cần hàng gấp của bộ phận kỹ thuật, sinh viên đề xuất đơn giản hóa quy trình đối với các đơn hàng này Cụ thể: lược bớt bước yêu cầu NCC báo giá đối với những đơn hàng đã có giá công khai trên website của NCC và lược bớt khâu so sánh giá NCC