hoàn thiện quản trị mua hàng tại công ty cổ phần phát triển máy xây dựng việt nam

Khóa luận sẽ không tiến thành khai thác tất cả vấn đề của chuỗi cung ứng mà sẽ chỉ tập trung vào ba nhiệm vụ chính liên quan đến hoạt động quản trị mua hàng, bao gồm: Thứ nhất, tập hợp v

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Hiện tại, khu vực Châu Á - Thái Bình Dương đang là khu vực dẫn đầu trên thị trường thiết bị xây dựng, với thị phần lớn do Trung Quốc, Ấn Độ và Nhật Bản nắm giữ Với số lượng ngày càng gia tăng của việc xây dựng đập, kinh doanh bất động sản, khu phức hợp thương mại và dân cư trong khu vực APAC đã thúc đẩy thị trường máy móc xây dựng phát triển Tại Việt Nam, nhằm đạt được tốc độ đô thị hóa 6,5% - 7% trong năm 2024 và giải quyết nhu cầu cấp bách về nguồn cung nhà ở xã hội, cũng như đồng bộ mạng lưới giao thông quốc gia, nhu cầu về các thiết bị xây dựng chất lượng đang ngày càng gia tăng Thực trạng là nhu cầu sử dụng thiết bị xây dựng mới đang có xu hướng giảm trong những năm gần đây do chi phí sản xuất tăng dẫn tới giá bán cao, việc thuê hoặc cho thuê thiết bị xây dựng cũng gặp nhiều khó khăn do chi phí thuê tăng, hạn chế về trình độ nhân sự tác nghiệp và các vấn đề về khấu hao tài sản Từ đó, mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp kinh doanh các dòng sản phẩm máy xây dựng đã qua sử dụng Đối với các doanh nghiệp này, công tác quản trị nguồn cung là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp có thể đáp ứng tốt nhu cầu từ thị trường với các sản phẩm, thiết bị xây dựng chất lượng, giá thành hợp lý, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và thị phần của doanh nghiệp Đi sâu vào trường hợp của công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam, là một trong số 10 doanh nghiệp lớn nhất trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị xây dựng tại Việt Nam, cung cấp đa dạng các sản phẩm máy móc, phụ tùng nhập khẩu cho rất nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước Tuy đã có những phương hướng cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình thu mua nhưng để tiến đến một chiến lược toàn diện về quản trị mua hàng thì còn khá mơ hồ Công ty thường xuyên gặp phải tình trạng khách đặt hàng nhưng doanh nghiệp không có sẵn để cung ứng, chi phí mua còn cao, quản lý quan hệ nhà cung cấp còn lỏng lẻo Đây cũng là tình huống mà đa phần các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị xây dựng nói riêng và các doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm giá trị cao nói chung thường dễ gặp phải, cần cấp thiết có những biện pháp để khắc phục

Nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động quản trị mua hàng và thực trạng đang diễn ra tại công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam, tác giả quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam” Tác giả hi vọng những vấn đề mà khóa luận đề cập sẽ giúp ích cho hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam và các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực trở nên hoàn thiện hơn.

Tổng quan tình hình nghiên cứu

- Ngô Thùy Linh (2023), Quản trị mua hàng tại Công ty Điện lực Hà Nam,

Trường Đại học Thương Mại

Trong luận văn, tác giả đã trình bày một số lý luận cơ bản về hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Tác giả cũng chỉ ra thực trạng quản trị mua hàng của một doanh nghiệp trong lĩnh vực điện bao gồm: xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai

2 mua hàng và đánh giá kết quả mua hàng Từ đó, tìm ra các hạn chế và kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp bao gồm: hoàn thiện dự báo và xác định nhu cầu mua hàng, nâng cao hiệu quả tìm kiếm và đàm phán nhà cung cấp, cuối cùng là tăng cường hiệu quả đánh giá kết quả mua hàng với phương pháp đánh giá thường xuyên

- Hoàng Thị Kim Phượng (2021), Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng công nghệ Cao An Cường, Trường Đại học Thương

Trong khóa luận tốt nghiệp, tác giả đã trình bày thực trạng hoạt động mua hàng và quản trị nguồn cung tại một doanh nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Tác giả chỉ ra rằng hoạt động quản trị nguồn cung tại doanh nghiệp chú trọng vào việc giảm chi phí mua hàng và tập trung vào hoạt động tổ chức giao nhận nguyên vật liệu Đối với quan hệ nhà cung cấp, công ty quan tâm nhiều đến khâu lựa chọn nhà cung cấp ban đầu, chưa có sự phát triển mối quan hệ lâu dài Nghiên cứu cũng phân tích các nhân tố tác động đến hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động mua hàng nói riêng của công ty, từ đó rút ra được thành công, hạn chế và đề xuất một số giải pháp khắc phục

- Lê Thị Thanh Trúc (2021), Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua nhựa phế liệu tại Công ty Nhựa Phú Vinh, Trường Đại học Kinh tế Thành phố

Từ việc nhận thức được những tác động tiêu cực đến môi trường do công tác thu mua nguyên vật liệu nhựa tái chế kém hiệu quả của Công ty Nhựa Phú Vinh, tác giả đã xây dựng luận văn nhằm nghiên cứu thực trạng hoạt động thu mua phế liệu của doanh nghiệp và đánh giá các nhân tố tác động đến hoạt động này Luận văn thông qua phương pháp định tính, thống kê mô tả và sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp từ các báo cáo tổng hợp, đã xây dựng nên các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thu mua nhựa phế liệu bao gồm: nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch, kiểm tra chất lượng, và xử lý phế liệu

Từ đó, giúp doanh nghiệp đạt được các hiệu quả về kinh tế, xã hội, và hoàn thành sứ mệnh tạo tác động xã hội của Nhựa Phú Vinh

- Paul Joesbury (2017), Improving the Effectiveness of Procurement: Identification and improvement of key determinant factors, Aston University, United Kingdom

Luận văn của Paul Joesbury đã cung cấp các lý luận chung về hoạt động mua hàng tại các doanh nghiệp và phân tích những khó khăn, thách thức đối với hoạt động này ở Anh Tác giả đã đưa ra mô hình nghiên cứu có năm khía cạnh chính có tác động tích cực bao gồm: thuyết phục, năng lực, phương pháp tiếp cận, truyền thông và quản trị, tác động đến hiệu quả hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Ngoài ra, tác giả còn phân tích những vấn đề cần chú ý khi tiến hành hoạt động mua hàng và mang tới những giải pháp khắc phục, nhằm nâng cao hoạt động mua hàng của các doanh nghiệp

- Zhizhong Jiang , Stephan C Henneberg , Peter Naudé (2012), Supplier relationship management in the construction industry: the effects of trust and dependence, Journal of Business & Industrial Marketing

Bài nghiên cứu của nhóm nghiên cứu sinh trường Đại học Birmingham đã cung cấp bằng chứng thực nghiệm về tác động của niềm tin và sự phụ thuộc trong các mối quan hệ kinh doanh trong ngành xây dựng Bằng cách sử dụng phương pháp định lượng, thu thập dữ liệu từ hơn 400 doanh nghiệp xây dựng tại Anh, kết quả nghiên cứu đã chỉ ra rằng chất lượng mối quan hệ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp chủ yếu được thúc đẩy bởi sự tin cậy Từ đó khẳng định sự tin cậy là một công cụ chiến lược quan trọng trong quản lý mối quan hệ nhà cung cấp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Khóa luận tiến hành nghiên cứu hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam

+ Không gian nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng quản trị mua hàng của công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam từ các nhà cung cấp nội địa và nước ngoài nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty tại thị trường Việt Nam

+ Thời gian nghiên cứu: Các dữ liệu thứ cấp được tập hợp từ các nguồn chính thống, dữ liệu về tình hình kinh doanh của công ty được thu thập trong vòng 3 năm từ 2020 - 2023 Các giải pháp và kiến nghị đề xuất đến hết năm 2025, tầm nhìn năm 2030

+ Nội dung nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu về hoạt động quản trị mua, bao gồm phân tích chiến lược mua, thực trạng của quản trị quy trình mua hàng và quản trị quan hệ nhà cung cấp tại công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam.

Mục tiêu nghiên cứu

Khóa luận được nghiên cứu nhằm thực hiện 3 mục tiêu cơ bản bao gồm:

- Tổng hợp một số lý luận về hoạt động quản trị mua hàng dựa trên nền tảng các nghiên cứu trong nước và quốc tế

- Trên nền tảng lý thuyết, phân tích thực trạng và đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam

- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp:

+ Nguồn cung cấp dữ liệu thứ cấp về các lý thuyết quản trị mua hàng cũng như thực trạng ngành thiết bị xây dựng bao gồm: sách và tư liệu quốc tế về logistics và chuỗi cung ứng, tạp chí chuyên ngành và kỷ yếu hội thảo khoa học, Các thông tin về ngành thiết bị xây dựng Việt Nam được công bố trong các Thông tư, Luật ban hành bởi Bộ Xây Dựng; báo cáo công nghiệp và tạp chí chuyên ngành của hiệp hội Xây dựng và Vật liệu xây dựng thành phố Hồ Chí Minh, các hội thảo khoa học trong nước và quốc tế liên quan đến thị

4 trường thiết bị xây dựng và các website có liên quan, Ngoài ra, nghiên cứu còn khai thác nguồn dữ liệu bên trong doanh nghiệp như tình hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quy trình mua hàng, được cung cấp bởi các phòng ban của công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam.

+ Quy trình thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp được tiến hành như sau: đầu tiên, tác giả liên hệ với các tổ chức cung cấp thông tin để thu thập và sao chép tài liệu Đồng thời, rà soát các nguồn thông tin đại chúng mới nhất như sách, báo, tạp chí Trên cơ sở các thông tin thu thập được, tác giả tiến hành kiểm tra, phân loại dữ liệu theo các tiêu thức về tính chính xác của dữ liệu; tính thích hợp với mục tiêu nghiên cứu của đề tài; và tính thời sự Từ đó, lựa chọn các dữ liệu phù hợp với đề tài Sau khi đã được tập hợp và sàng lọc, dữ liệu thứ cấp được sử dụng để hình thành cơ sở lý luận trong chương 2 về quản trị mua hàng Dữ liệu thứ cấp cũng là nguồn tài liệu quan trọng để phân tích thực trạng về hoạt động quản trị mua hàng của công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam trong chương 3 (mục 3.3) và dự báo xu hướng phát triển của thị trường thiết bị xây dựng trong chương 4 (mục 4.1)

- Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp cần thu thập và phân tích là các dữ liệu phản ánh thực trạng quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam Các dữ liệu này được thu thập thông qua việc phỏng vấn các lãnh đạo cấp cao của công ty kết hợp với quá trình tham khảo ý kiến các nhân viên tại phòng nhập khẩu về thực trạng quản trị mua hàng tại công ty Sau đó tiến hành ghi chép và chắt lọc các thông tin phù hợp để đưa vào khóa luận tốt nghiệp.

Kết cấu khóa luận

Khóa luận tốt nghiệp có kết cấu gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 2: Một số vấn đề lý luận về quản trị mua hàng tại doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI

Tổng quan về quản trị mua hàng tại doanh nghiệp

2.1.1 Một số khái niệm về mua và quản trị mua hàng

Quan điểm truyền thống cho rằng: Mua là hành vi thương mại nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa cho sản xuất hoặc cung ứng trong phân phối Định nghĩa này mới chỉ tiếp cận mua ở góc độ hẹp, xem mua tất cả các hoạt động có thể tạo lập nên vật tư, vật liệu cho doanh nghiệp để đáp ứng được yêu cầu sản xuất, dự trữ với chi phí tối ưu

Có quan điểm khác thì tiếp cận mua theo hướng: Mua là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được những lợi ích của cả 2 bên, trong đó người mua có sự thỏa mãn nhu cầu của mình, người bán sẽ bán được hàng và thu được tiền (Đồng Thị Thanh Phương, 2007)

Với bài khóa luận này, tác giả lựa chọn hướng nghiên cứu theo quan điểm về chuỗi giá trị của M.Porter Theo đó, mua được hiểu là một phần chiến lược logistics chuỗi cung ứng Quan điểm này sẽ bổ sung cho các cách tiếp cận trên, khẳng định mua đóng vai trò chiến lược, giữ một vị trí then chốt và có tầm ảnh hưởng sâu rộng tới toàn bộ chuỗi cung ứng

Khi tiếp cận theo quá trình, quản trị mua hàng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, kiểm tra và đánh giá hoạt động mua hàng của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Còn nếu tiếp cận theo tác nghiệp, quản trị mua hàng chính là tập hợp các hoạt động bao gồm xác định nhu cầu, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra việc giao nhận hàng hoá và đánh giá kết quả thực hiện

Tóm lại, trong phạm vi của nghiên cứu có thể hiểu: Quản trị mua hàng là quá trình xác định nhu cầu và lên kế hoạch mua hàng, tổ chức thực hiện kế hoạch đó và đánh giá hiệu quả hoạt động thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

2.1.2 Mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng

2.1.2.1 Mục tiêu của quản trị mua hàng

Mục tiêu của quản trị mua hàng được chia thành 2 cấp là mục tiêu chiến lược và mục tiêu chiến thuật Mục tiêu mang tính chiến lược của hoạt động quản trị mua bao gồm:

- Tối thiểu hóa đầu tư dự trữ và giảm tối đa chi phí doanh nghiệp: Mua thực hiện những quyết định của dự trữ, do đó, mua phải đáp ứng tốt các yêu cầu của dự trữ về số lượng, chất lượng, cơ cấu, chủng loại, thời gian đối với hàng hóa, vật tư, nguyên liệu đã tính toán trong dự trữ Điều này cho phép đảm bảo hoạt động kinh doanh thực hiện liên tục và chi phí trong mua là tối ưu

- Cải tiến chất lượng cung cấp và bảo đảm cung ứng liên tục: Mua là khâu mở đầu của quá trình kinh doanh nên tốc độ và chất lượng mua ảnh hưởng lớn tới chất lượng và hiệu suất kinh doanh Vậy nên quản trị mua hàng cần chú trọng vào mục tiêu đẩy nhanh tốc độ và giảm thiểu sự gián đoạn cung ứng

- Phát triển quan hệ nhà cung cấp: Hoạt động mua sẽ đạt được mục tiêu chiến lược trong dài hạn khi có cơ sở nền tảng các nhà cung cấp tốt Từ đó đặt ra yêu cầu cho quản trị mua phải xây dựng, duy trì các mối quan hệ cũ, tìm kiếm các nhà cung cấp mới, hợp tác cùng phát triển và giảm thiểu các rủi ro từ thị trường Đối với mục tiêu chiến thuật, quản trị mua hàng hướng đến các mục tiêu bao gồm:

- Đúng chất lượng: Hàng hóa, dịch vụ cung cấp phải đảm bảo chất lượng, ổn định, phù hợp với yêu cầu đã đề ra

- Đúng số lượng: Phải đảm bảo lượng hàng đầy đủ nhằm đảm bảo phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục, tránh tình trạng thừa, thiếu hàng gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, kinh doanh và phát sinh các chi phí lãng phí

- Đúng thời gian: Cung ứng hàng hóa kịp thời, đúng hạn với yêu cầu của sản xuất, kinh doanh, rút ngắn chu kỳ mua

- Đúng giá: Mức giá được thống nhất phải hợp lý với cả doanh nghiệp và nhà cung cấp, phù hợp với chất lượng mà hàng hóa và dịch vụ cung ứng

- Đúng nhà cung cấp: Nhà cung cấp được lựa chọn phải đạt các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đề ra

2.1.2.2 Vai trò của quản trị mua hàng

- Tăng cường sự thỏa mãn của khách hàng: Theo quan điểm truyền thống, mua tách rời với khách hàng và người tiêu dùng Tuy nhiên, nhìn dưới góc độ chiến lược, sự hài lòng của khách hàng chỉ có được khi sản phẩm và dịch vụ cung ứng đúng thời điểm, có chất lượng tốt, và chi phí hợp lý Vậy nên quản trị mua có nhiệm vụ rất quan trọng trong mối quan hệ với khách hàng, vì phải nắm bắt được nhu cầu thì mới có thể mua đủ, mua đúng, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp và người tiêu dùng

- Tăng cường liên kết, mở rộng thị trường: Mua kết nối doanh nghiệp với thị trường các nhà cung ứng, từ đó cung cấp thông tin cập nhật về nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ, nguồn cung ứng và biến động thị trường Nắm bắt thông tin thị trường đầu vào giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược mua hiệu quả Từ đó tạo cơ hội cho doanh nghiệp mở rộng tầm nhìn, tìm kiếm và tiếp cận đa dạng nguồn cung nhằm đảm bảo sự ổn định, tối ưu hóa chi phí, và gia tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

- Phát triển mối quan hệ nhà cung cấp: Quản trị mua hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng lớn các nhà cung cấp tiềm năng Công tác nuôi dưỡng và phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo nguồn đầu vào ổn định Đây cũng là cơ sở để xây dựng các mối quan hệ tiềm năng khác có lợi cho doanh nghiệp, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững

- Hỗ trợ các chiến lược chức năng trong doanh nghiệp: Các chiến lược về sản xuất, dự trữ, marketing, tài chính, bán hàng, đều liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua vì đây là hoạt động quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp tới quy mô kinh doanh và quyết định vận hành của một tổ chức.

Nội dung của quản trị mua hàng tại doanh nghiệp

2.2.1 Xây dựng chiến lược mua

Theo An Thị Thanh Nhàn (2017), chiến lược mua được hiểu là tập hợp các mục tiêu và kế hoạch dài hạn về tạo nguồn hàng hóa và dịch vụ nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của dự trữ và phân phối tại doanh nghiệp Tư duy về chiến lược mua đã và đang trở thành kim chỉ nam cho chức năng mua của doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng

2.2.1.1 Chiến lược mua theo mô hình Kraljic

Mô hình Kraljic là mô hình được sử dụng phổ biến trong việc xác lập chiến lược mua dựa trên nguyên tắc hoán đổi giữa chi phí và rủi ro

Hình 2.1: Ma trận phân loại sản phẩm mua Kraljic

Nguồn: An Thị Thanh Nhàn và cộng sự (2017)

Bước đầu của mô hình là phân loại hàng mua Sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua sẽ được phân loại theo mức độ rủi ro từ nguồn cung và tác động của chúng tới lợi nhuận tiềm năng của mỗi loại hàng Trong đó rủi ro cung ứng là các sự kiện xảy ra bất ngờ tác động tiêu cực tới hoạt động cung ứng, được đo lường bởi tính sẵn có, số lượng nhà cung cấp, khả năng cạnh tranh, rủi ro dự trữ và các khả năng thay thế Còn ảnh hưởng lợi nhuận là giá trị gia tăng mà mặt hàng đem lại cho tổ chức, được đo lường theo các tiêu chí như lượng mua, tỷ trọng trên tổng chi phí mua và tăng trưởng kinh doanh

Quan sát hình 2.1, ta nhận thấy 4 nhóm mặt hàng sẽ được hình thành tương ứng với tỷ lệ rủi ro và lợi nhuận Sau khi phân tích thị trường nhà quản trị mua có thể định vị nên chiến lược, chiến thuật và lập kế hoạch hành động tương ứng Cụ thể là:

- Nhóm mặt hàng chiến lược: Đây là các nhóm mặt hàng hiếm, có giá trị vật chất cao và cần sự quan tâm lớn từ phía doanh nghiệp, phù hợp với chiến lược cốt lõi, theo đuổi việc xây dựng thành một khối liên minh với nhà cung cấp Doanh nghiệp có thể thúc đẩy việc nhà cung cấp tham dự sớm, hợp tác về kỹ thuật, quản lý, gia tăng lượng mua, miễn kiểm, cùng nhau cải thiện chất lượng, chi phí

- Nhóm mặt hàng quan trọng: Đây là nhóm mặt hàng có nguồn cung dồi dào và đem lại lợi nhuận cao cho tổ chức, phù hợp với chiến lược khai thác nhằm tối đa hóa lợi thế thương mại Doanh nghiệp có thể khai thác quyền chọn mua và môi trường cạnh tranh với các nhà cung cấp thông qua việc việc đấu thầu, mua hàng với quy mô lớn và tập trung,…

- Nhóm mặt hàng không quan trọng: là nhóm mặt hàng đơn giản có tình trạng nguồn cung dư thừa Chi phí giao nhận của các mặt hàng này thường cao hơn giá trị của chính sản phẩm, vậy nên sẽ phù hợp với chiến lược giảm phiền Chiến lược với mục tiêu đơn giản hóa quy trình mua sắm cần thực hiện tinh gọn số lượng nhà cung cấp, tăng cường mua tự động, giảm trung gian, giảm dự trữ,…

- Nhóm mặt hàng trở ngại: Là nhóm mặt hàng vừa không đem lại lợi nhuận tốt lại còn có rủi ro về nguồn cung cao Đa phần rủi ro nguồn cung này là do sự khan hiếm về sản xuất và chủ yếu là các nhà cung cấp mới với công nghệ mới Nhóm mặt hàng này sẽ phù hợp với chiến lược phát triển nhằm đảm bảo nguồn cung liên tục Kế hoạch hành động có thể bao gồm: tăng cường trao đổi và hiểu biết với nhà cung cấp, phát triển nhà cung cấp mới, vật liệu mới,…

2.2.1.2 Chiến lược mua theo số lượng nhà cung cấp

Chiến lược mua theo số lượng nhà cung cấp dựa vào đặc điểm của mặt hàng mà quyết định xem liệu doanh nghiệp nên sử dụng một nhà cung cấp cho mặt hàng đó hay sử dụng nhiều nhà cung cấp cùng cung ứng chung một mặt hàng Dựa theo số lượng nhà cung cấp, chiến lược mua chia làm 2 dạng:

- Chiến lược một nhà cung cấp:

Là chiến lược mà doanh nghiệp chỉ sử dụng duy nhất một nhà cung cấp cho một mặt hàng Nhà cung cấp được chọn sẽ đảm nhiệm toàn bộ việc cung ứng hàng hóa và các dịch vụ đi kèm cho doanh nghiệp Chiến lược này phù hợp với các mặt hàng độc quyền, giá trị thấp, quy mô mua nhỏ Đối với các mặt hàng chiến lược, các doanh nghiệp thường không sử dụng loại hình này vì thiếu tính linh hoạt Tuy nhiên, việc chỉ sử dụng một nguồn cung cho phép doanh nghiệp thiết lập quan hệ tốt với nhà cung cấp, chi phí mua hàng thấp hơn do quy mô đơn hàng lớn hơn, hoạt động đặt hàng đơn giản, vận chuyển cũng tinh gọn và hiệu quả hơn

- Chiến lược nhiều nhà cung cấp:

Trái ngược với chiến lược một nhà cung cấp, với chiến lược nhiều nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ đặt mua hàng hóa và dịch vụ từ nhiều nguồn khác nhau Chiến lược này kích thích sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, dẫn đến giá cả và chất lượng tốt hơn Việc phân tán nhà cung cấp cũng làm giảm các rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng, tiếp cận được đa dạng các mặt hàng cùng công nghệ và thông tin từ các nhà cung cấp Chiến lược này phù hợp cho các mặt hàng có khối lượng mua lớn, chu kỳ mua ngắn hoặc các mặt hàng đòi hỏi sự đổi mới liên tục

2.2.2 Quản trị quy trình mua hàng

2.2.2.1 Xác định nhu cầu mua

Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu hàng hóa cần mua với các tiêu chí về đặc điểm, số lượng và chất lượng Nhu cầu này có thể xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp như bộ phận sản xuất (yêu cầu về thời gian chi phí), bộ phận quản lý chất lượng (yêu cầu về chất lượng, quy cách, kiểu mẫu), hoặc được yêu cầu từ phía khách hàng Vì vậy, hoạt động xác định nhu cầu mua hiệu quả cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với khách hàng, liên kết chặt chẽ với nhau về các chỉ tiêu mua và được lượng hóa thành các con số cụ thể Bộ phận mua cần trao đổi với nhà cung cấp về các yêu cầu nhằm đảm bảo sản phẩm được cung ứng đúng lúc, đúng chỗ và đáp ứng tốt các chỉ tiêu đã đề ra

2.2.2.2 Quyết định mua hay tự làm

Các doanh nghiệp mua hàng của nhà cung ứng cần xác định họ nên tự sản xuất hay mua sản phẩm, dịch vụ cho mình để thỏa mãn nhu cầu sử dụng Trước khi đưa ra yêu cầu mua hàng cho các nhà cung cấp trên thị trường, doanh nghiệp mua sẽ cân nhắc về các yếu tố sau:

- Năng lực cốt lõi, nguồn tài chính, nhân lực và công nghệ của doanh nghiệp

- Lợi ích về chi phí của việc tự làm so với mua ngoài

- Độ tin cậy và tính linh hoạt của nhà cung cấp

Tự làm có thể giúp doanh nghiệp chủ động trong việc cung ứng hàng hóa cho sản xuất, kinh doanh, chất lượng sản phẩm cũng sẽ hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu đã đề ra Tuy nhiên lại đòi hỏi cao về nguồn lực và thời gian và không phải lúc nào tự làm cũng tiết kiệm tổng chi phí hơn mua ngoài Doanh nghiệp có thể căn cứ vào việc phân tích điểm hòa vốn để đưa ra quyết định Điểm hòa vốn được tính toán theo công thức:

Sau khi tính toán điểm hòa vốn và biểu diễn thành sơ đồ như hình 2.2 Doanh nghiệp có thể lấy đó là một trong số những căn cứ để cân nhắc mua hay tự làm trong

Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị mua hàng tại doanh nghiệp

2.3.1 Nhân tố bên trong doanh nghiệp

- Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp:

Quy mô nguồn tài chính trong doanh nghiệp có tỉ lệ thuận với khả năng đảm bảo hoạt động quản trị mua diễn ra hiệu quả Nó giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được các cơ hội mua hàng với giá ưu đãi từ nhà cung cấp và giành được ưu thế trong quá trình hợp tác với các nhà cung cấp Việc thanh toán cũng diễn ra dễ dàng, nhanh chóng hơn hơn, không xuất hiện tình trạng đứt gãy mối quan hệ, dẫn đến gián đoạn nguồn cung Ngược lại, nếu một doanh nghiệp không có nguồn vốn đủ lớn thì họ dễ gặp khó khăn trong quá trình mua hàng, khó ứng phó với những biến động giá cả thị trường Điều này khiến hoạt động mua hàng kém hiệu quả và gây mất hình tượng trước các nhà cung ứng

- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp:

Nhân viên mua hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị mua hàng bởi họ là người trực tiếp thực hiện hoạt động mua hàng từ việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng kiểm tra và thanh toán, và cuối cùng là đánh giá nhà cung cấp Trình độ và kỹ năng của nhân viên sẽ quyết định xem hoạt động quản trị nguồn cung diễn ra như thế nào Nếu nhân viên mua hàng có năng lực, kỹ năng tốt sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm được nhà cung ứng tốt, tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp Vì vậy, để đạt được hiệu quả cao trong quản trị nguồn cung, cần đầu tư vào việc phát triển nhân lực, xây dựng môi trường làm việc thoải mái nhằm thúc đẩy sự phát triển và đóng góp của nhân viên

- Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp:

Chiến lược kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và điều phối hoạt động quản trị mua hàng Nó ảnh hưởng đến việc xác định mục tiêu và nhu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, quy trình mua hàng, quản lý hợp đồng và thanh toán, cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược mua hàng phù hợp với chiến lược kinh doanh để đảm bảo hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu đề ra Tùy vào từng giai đoạn, chiến lược kinh doanh sẽ thay đổi, nên hoạt động mua hàng của doanh nghiệp cũng phải thay đổi một cách hợp lý và thông minh Nếu một doanh nghiệp doanh nghiệp theo đuổi chiến lược chi phí thấp sẽ quan tâm nhiều về giá cả hơn chất lượng sản phẩm, sẽ ưu tiên các nhà cung cấp có giá thành cạnh tranh Ngược lại, nếu doanh nghiệp lựa chọn chiến lược khác biệt hóa lại chú trọng nhiều hơn vào chất lượng của sản phẩm

- Điều kiện cơ sở vật chất:

Bao gồm kho bãi, các trang thiết bị, máy móc, có ảnh hưởng đến hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp Doanh nghiệp có lợi thế về kho bãi sẽ đáp ứng được hoạt động mua hàng diễn ra tốt hơn, có thể dự trữ được một lượng hàng hóa lớn đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách liên tục Nhờ sự phát triển của các trang thiết bị, công nghệ được ứng dụng trong quản lý hàng hóa, nếu doanh nghiệp áp dụng được vào hoạt động quản trị mua hàng thì có thể dễ dàng nắm bắt được tình trạng hàng hóa, hàng tồn kho để có thể tính toán cho dự định hoạt động mua hàng sắp tới

2.3.2 Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

Thực trạng và xu hướng vận động của nền kinh tế quốc gia có sức ảnh hưởng mạnh mẽ nhất tới sự phát triển của các ngành kinh doanh cũng như hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Các yếu tố kinh tế cơ bản như: tốc độ tăng trưởng nền kinh tế, lạm phát, thu nhập - chi tiêu bình quân, Tỷ giá hối đoái cũng đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp mua hàng từ các nhà cung ứng nước ngoài Nó trực tiếp ảnh hưởng đến giá thành và giá bán sản phẩm của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải chú ý tới tỷ giá này bởi chỉ một sự thay đổi nhỏ cũng dẫn tới chênh lệch về doanh thu, có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng thua lỗ Tốc độ tăng trưởng của ngành kinh tế nói chung tăng lên dẫn đến cầu cao hơn, doanh nghiệp phải có chiến lược mua hàng thông minh để đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của thị trường Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật tình hình kinh tế để có hướng đi đúng đắn trong hoạt động mua hàng của mình

- Yếu tố chính trị - pháp luật:

Hệ thống luật và hệ thống tòa án tạo nên hành lang pháp lý của mỗi quốc gia Nó có thể tạo ra cơ hội hoặc thách thức cho các doanh nghiệp trên thị trường Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ các quan điểm, chủ trương và chính sách pháp luật mới của Nhà nước và sự ảnh hưởng của các chính sách này đến ngành hoạt động của doanh nghiệp Đối với hoạt động mua của doanh nghiệp sẽ chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các chính sách của nhà nước như: thuế, các hiệp định song phương, giải quyết tranh chấp,

- Yếu tố văn hóa - xã hội:

Các yếu tố văn hóa - xã hội tác động lên chính thói quen tiêu dùng, thị hiếu, sở thích của mỗi địa phương, quốc gia khác nhau Văn hóa doanh nghiệp cũng một phần được tạo nên từ đây Nếu doanh nghiệp có một văn hóa giao tiếp cởi mở và tôn trọng, nhân viên mua hàng sẽ dễ dàng trong việc đàm phán, thương lượng với các nhà cung cấp và bộ phận liên quan Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp

Công nghệ ngày càng phát triển, nếu các doanh nghiệp không thích nghi kịp sẽ sớm bị bỏ lại phía sau Trong hoạt động quản trị mua hàng cũng cần được áp dụng những công nghệ mới để quản trị tốt hoạt động mua hàng, tạo lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh đầy thử thách như ngày nay Các phần mềm và hệ thống quản lý mua hàng giúp doanh nghiệp có thể tổ chức, theo dõi các hoạt động mua hàng, từ việc tìm kiếm nhà cung cấp, thương lượng, đặt hàng, thanh toán, đánh giá diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn Công nghệ cũng giúp các doanh nghiệp quản lý, theo dõi số lượng hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả nhằm dự đoán nhu cầu chính xác hơn Nhờ đó, việc mua hàng được diễn ra kịp thời và liên tục

Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có liên tục và hiệu quả không Các nhà cung cấp quyết định phần lớn số lượng và chất lượng của hàng hóa cũng như sự liên tục của nguồn cung Đối với các nhà cung cấp có tốc độ đáp ứng nhanh chóng, chất lượng tốt giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra thuận tiện và ngược lại Việc của doanh nghiệp là phải tìm được những nguồn cung tiềm năng có đầu vào chất lượng tốt, giá cả phù hợp và xây dựng, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với họ Đồng thời, loại bỏ những nhà cung cấp không phù hợp

Khách hàng là cơ sở để duy trì doanh thu ổn định và tăng cường lợi nhuận của doanh nghiệp Nhu cầu đa dạng của họ về chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng quy trình cung ứng phù hợp Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu và nghiên cứu thị hiếu khách hàng để đưa ra chính sách mua hàng hiệu quả góp phần nâng cao giá trị và năng lực cạnh tranh của mình

Trên thị trường, doanh nghiệp sẽ luôn có đối thủ cạnh tranh về giá, chất lượng, Một doanh nghiệp nếu chủ quan không nhận biết được sự thay đổi của đối thủ sẽ khiến họ dần mất đi khách hàng, hoạt động kinh doanh bị giảm sút Hoạt động quản trị mua hàng là yếu tố quyết định xem một doanh nghiệp có cạnh tranh được với đối thủ cạnh tranh hay không Nếu quản trị mua hàng tốt sẽ thu hút được các nhà cung cấp tốt, giành được lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Chương 2 đã làm rõ một số lý thuyết liên quan đến hoạt động quản trị mua hàng tại các doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm cơ bản, mục tiêu và vai trò về mua và quản trị mua hàng, cũng như phân loại các chiến lược mua Chương 2 cũng chỉ ra nội dung của hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp bao gồm xây dựng chiến lược mua, quản trị quy trình mua hàng và quản trị quan hệ nhà cung cấp Các nhân tố tác động đến hoạt động mua hàng cũng được phân tích tại chương này

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN MÁY XÂY DỰNG VIỆT NAM

Tổng quan về Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam

3.1.1 Giới thiệu về công ty

3.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty CP PTMXD Việt Nam có tên tiếng anh là Vietnam Construction Machine Development Joint Stock Company, có tên gọi khác là Vinacoma Group Công ty chính thức đi vào hoạt động ngày 24/09/2008 dưới sự điều hành của ông Phan Văn Hải với sứ mệnh xây dựng một đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình trong công việc, chuyên nghiệp trong thao tác nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất và làm hài lòng khách hàng với những sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp Trải qua hơn 15 năm hình thành và phát triển, đến nay Công ty CP PTMXD Việt Nam đã trở thành đơn vị hàng đầu Việt Nam về phân phối máy xây dựng, đã hợp tác với rất nhiều đối tác trong và ngoài nước, và cung cấp các thiết bị, máy móc cho nhiều công trình lớn

Hình 3.1: Logo thương hiệu Vinacoma Group

Nguồn: Công ty CP PTMXD Việt Nam 3.1.1.2 Lịch sử hình thành

- Năm 2002: Thành lập trung tâm xúc tiến xuất nhập khẩu, hỗ trợ các doanh nghiệp khởi nghiệp nhập khẩu vật tư, thiết bị máy móc từ Nhật Bản

- Ngày 24/9/2008: Chuyển hướng từ trung tâm sang mô hình doanh nghiệp, công ty CP PTMXD Việt Nam chính thức ra đời, hoạt động nhập khẩu trực tiếp với ủy thác kết nối doanh nghiệp và xúc tiến ngành

- Từ năm 2008 – 2011: Công ty thúc đẩy hoạt động nhập khẩu máy móc xây dựng và phát triển thị trường ra khắp các quốc gia trên thế giới Trong giai đoạn này, công ty cũng mở rộng sang nhiều lĩnh vực: bất động sản, truyền thông, bán lẻ điện máy, xây dựng,

- Từ năm 2011 – 2015: Duy trì hoạt động và vượt qua khó khăn khi nền kinh tế Việt Nam và toàn thế giới gặp khủng hoảng, ảnh hưởng lớn hoạt động kinh doanh của công ty

- Từ năm 2015 – nay: Duy trì sự tăng trưởng hoạt động kinh doanh, mở rộng ra nhiều thị trường, đa dạng hóa sản phẩm kinh doanh Trải qua quá trình hình thành và phát triển, đến nay, công ty đã và đang lớn mạnh cả về quy mô và chất lượng, khẳng định vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực thiết bị xây dựng

VCM Group hoạt động chính trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị xây dựng nhập khẩu đã qua sử dụng với các đa dạng các dòng sản phẩm (tham khảo bảng 3.1)

Bảng 3.1: Danh sách nhóm sản phẩm kinh doanh của công ty CP PTMXD Việt Nam

STT Nhóm sản phẩm Một số sản phẩm tiêu biểu

1 Máy và thiết bị làm đất

Máy xúc đào (máy xúc bánh xích, máy xúc bánh lốp), máy xúc lật, xe lu (xe lu tĩnh, xe lu rung), máy ủi, máy gạt san, thiết bị bê tông (xe trộn, máy bơm bê tông)

2 Xe và thiết bị nâng hạ Máy cẩu (máy cẩu bánh xích, máy cẩu bánh lốp), xe nâng

3 Xe và thiết bị khoan Giàn khoan (giàn khoan dọc, giàn khoan ngang), máy đóng cọc, máy cẩu khoan

4 Thiết bị xây dựng khác Máy phát điện, máy cắt thủy lực, xe đổ chuyên dụng, giàn giáo

5 Phụ tùng Lốp dự phòng, gầu máy đào, gầu xúc thuận, thùng trộn bê tông, lá côn, má phanh

Nguồn: Công ty CP PTMXD Việt Nam

Công ty cũng cung cấp các dịch vụ có liên quan đến các nhóm sản phẩm kinh doanh như: ủy thác xuất nhập khẩu, ký gửi xe, vận tải nội địa và quốc tế, bảo hiểm thiết bị, cho thuê máy,… Ngoài ra, VCM Group còn phân phối trực tiếp các sản phẩm máy móc, linh kiện cỡ nhỏ và vừa qua khu vực trưng bày bao gồm: thiết bị bảo dưỡng, công cụ cầm tay, máy phát điện, máy bơm nước, và phụ tùng

VCM Group xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng (tham khảo hình 3.2) Trong cơ cấu này của công ty, đứng đầu là đại hội cổ đông, hội đồng quản trị và ban tổng giám đốc dưới sự giám sát của ban kiểm soát Từng chức năng quản lý được phân công về từng phòng ban cụ thể nhằm chuyên môn hóa nhân viên Đại hội cổ đông: Gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của VCM Group, có quyền bầu, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm thành viên của Hội đồng quản trị

Chủ tịch Hội đồng quản trị: Là người đứng đầu cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền thay mặt công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông

Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức của công ty CP PTMXD Việt Nam

Nguồn: Công ty CP PTMXD Việt Nam Ban tổng giám đốc: Là những người đứng đầu công ty, nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Ban kiểm soát: Là bộ phận giám sát Hội đồng quản trị và Ban tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao

Phòng nhập khẩu: Đây cũng là phòng ban chịu trách nhiệm chính cho việc quản trị mua hàng tại doanh nghiệp Bộ phận này chịu trách nhiệm cho việc tìm kiếm nguồn hàng hóa đáp ứng tốt yêu cầu của dự trữ và khách hàng, lập báo giá, đàm phán và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, giám sát quy trình tiếp nhận hàng hóa, và đề xuất các ý tưởng, sáng kiến nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của bộ phận, đáp ứng tốt yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, và thích ứng tốt với sự thay đổi của môi trường mua trong nước và quốc tế

Phòng kinh doanh: Là bộ phận chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ để bán các sản phẩm, dịch vụ của công ty Ngoài ra, còn có trách nhiệm lập các kế hoạch kinh doanh, lập báo cáo và tham mưu cho ban lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh

Phòng kỹ thuật và kho vận: Bao gồm nhân viên kho, nhân viên kỹ thuật và nhân viên chứng từ, chịu trách nhiệm quản lý và đảm bảo chất lượng hàng hóa xuất, nhập, tồn trong kho

Ảnh hưởng của các yếu tố môi trường tới hoạt động quản trị mua hàng của

3.2.1 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

3.2.1.1 Chiến lược kinh doanh Định hướng chiến lược phát triển dài hạn của công ty CP PTMXD Việt Nam là trở thành doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực phân phối máy móc thi công chất lượng tốt giá thành hợp lý VCM Group xác định tập khách hàng mục tiêu là các khách hàng doanh nghiệp (B2B) bao gồm các nhà thầu, doanh nghiệp thi công các dự án xây dựng, các dự án khai thác mỏ, quặng,…Thị trường mục tiêu là thị trường nội địa, chủ yếu tập trung ở hai thành phố lớn (Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh), các khu công nghiệp tại khu vực Đông Nam Bộ (Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu) và khu vực các tỉnh phía Bắc (Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng) Bởi lẽ, đây là các khu vực đang có những bước chuyển mình rõ rệt trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, do vậy nhu cầu xây dựng cũng tăng cao dẫn tới đòi hỏi các thiết bị xây dựng có chất lượng tốt Do đó, hoạt động quản trị mua hàng được định hướng cần cung ứng nguồn cung chất lượng cao và thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng Đồng thời, doanh nghiệp cũng chú trọng vào việc khai thác nguồn hàng nhập khẩu với bán kính mua lớn để gia tăng chất lượng đầu vào, vậy nên công tác dự báo nhu cầu thị trường cũng được VCM quan tâm và không ngừng nỗ lực phát triển Bên cạnh đó, VCM cũng duy trì được mối quan hệ tốt với các đối tác nội địa để có nhiều thuận lợi trong việc đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán

3.2.1.2 Nguồn lực tài chính Đặc thù hàng hóa mua của doanh nghiệp là các thiết bị máy móc có giá trị cao, nếu không sở hữu nguồn lực tài chính đủ mạnh thì không thể đáp ứng ngay từ chi phí mua, chưa kể các chi phí ẩn khác như chi phí vận chuyển, kiểm định, kho bãi, kỹ thuật, Với vốn điều lệ là 80 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu là 58 tỷ đồng, cộng thêm với việc duy trì một khoản lợi nhuận sau thuế chưa phân phối, VCM Group có thể xoay vòng đầu

23 tư tốt Khả năng huy động vốn ngân hàng lớn do có nhiều bất động sản thế chấp Công ty cũng duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác, tổ chức tài chính trong và ngoài nước Nhờ đó, công ty được hưởng nhiều chiết khấu về giá cả, nhiều ưu đãi trong thanh toán Điều này có tác động tích cực đến hoạt động quản trị mua hàng khi mua được hàng với mức giá thấp hơn, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp

3.2.1.3 Điều kiện cơ sở vật chất

Hiện tại, VCM Group sở hữu tổng kho có diện tích 13.244 m2 đặt tại cầu Đông Trù, đường Trường Sa, huyện Đông Anh, Hà Nội Kho của VCM được chia ra làm nhiều khu vực:

- Khu vực bãi: Chiếm phần lớn diện tích của kho Đây là khu vực chính để lưu trữ xe và các thiết bị xây dựng có kích thước lớn Được trang bị hệ thống chiếu sáng đầy đủ và camera giám sát 24/7

- Khu trưng bày và văn phòng: Bao gồm 2 tầng Tầng 1 là khu vực trưng bày các sản phẩm máy và linh kiện cỡ nhỏ Khu vực này được trang bị các giá, kệ 3 và 5 tầng, pallet và xe đẩy Tầng 2 là khu vực văn phòng nhân viên

- Khu kỹ thuật: là khu vực được trang bị hệ thống máy móc chuyên dụng như thiết bị nâng hạ, giá đỡ, kim phun, máy hàn, máy phát điện,…nhằm phục vụ tác nghiệp lắp đặt, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng xe và các thiết bị xây dựng

Tất cả các khu vực của kho thì đều được trang bị hệ thống PCCC đạt chuẩn, phù hợp với quy định pháp luật và nhu cầu của doanh nghiệp Nhờ có lợi thế về khu vực dự trữ rộng lớn, VCM tăng được quy mô lô hàng tối ưu Hầu hết máy móc doanh nghiệp mua đều theo dạng nhập khẩu nguyên chiếc nên nếu không gian lưu trữ không đáp ứng yêu cầu thì hoạt động mua hàng sẽ gặp vô vàn khó khăn trong việc đưa ra quyết định về số lượng lô hàng và hoạt động quản lý

Ngoài ra, VCM Group còn có trụ sở chính đặt tại ngõ 20/189 đường Hoàng Hoa Thám, quận Ba Đình, Hà Nội Cơ sở làm việc của công ty được trang bị đầy đủ các trang thiết bị cơ bản, và bố trí không gian làm việc thoải mái cho nhân viên

Bảng 3.3: Cơ cấu nhân sự của công ty CP PTMXD Việt Nam năm 2024

Phân loại Chỉ tiêu Số lượng

Theo trình độ đào tạo

Sau đại học 8 11,8 Đại học 38 55,9

Trung cấp hoặc lao động phổ thông 10 14,7

Nguồn: Công ty CP PTMXD Việt Nam

Tính đến tháng 3 năm 2024, tổng số nhân viên làm việc ở cả trụ sở chính và kho là 68 người Trong đó, đa phần giới tính nhân viên là nam do đặc thù công việc liên quan đến máy móc xây dựng, thi công, nên yêu cầu nhân viên phải có độ am hiểu nhất định về công nghệ, kỹ thuật và sức khỏe tốt Phần lớn nhân viên là những người trẻ, có độ tuổi từ 18 đến 35, bởi chính sách nhân sự của VCM đang tập trung xây dựng môi trường làm việc năng động, nhiệt huyết và sáng tạo Những nhân viên trên 35 tuổi hầu hết là những người đã có nhiều kinh nghiệm, làm việc tại công ty lâu năm và nắm các chức vụ quan trọng tại công ty Về trình độ đào tạo, nhân sự có trình độ đại học và sau đại học chủ yếu làm việc tại trụ sở chính, còn nhân sự trình độ trung cấp hoặc lao động phổ thông được phân bổ chủ yếu tại khu vực kho, hoặc làm việc tại bộ phận kinh doanh với hợp đồng ngắn hạn

Tại phòng nhập khẩu - nơi phụ trách chính hoạt động mua hàng có tổng cộng 6 nhân sự gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 2 nhân viên chính thức và 2 nhân viên thực tập Những công việc quan trọng như ra quyết định mua hoặc đàm phán với đối tác lớn sẽ được trưởng phòng - người đã có thâm niên lâu năm và trình độ đào tạo cao đảm nhiệm Các công việc thiên về tác nghiệp như làm báo giá, nhận thông tin, tìm kiếm nguồn hàng, sẽ được các nhân viên cấp dưới thực hiện và đồng thời sẽ đào tạo lại cho nhân viên thực tập Việc xây dựng cơ cấu nhân sự như vậy đã giúp việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban diễn ra ăn khớp, việc tạo dựng và chuyển giao giá trị cũng được ưu tiên Các nhân viên có năng lực và được đào tạo có sẽ nhiều cơ hội đóng góp các ý tưởng sáng tạo và đột phá, từ đó đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động quản trị mua hàng nói riêng

3.2.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

Trong 6 tháng đầu năm 2023, nhìn chung nền kinh tế toàn cầu đang đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức Lạm phát toàn cầu mặc dù đã hạ nhiệt nhưng vẫn ở mức cao, cùng với tình trạng leo thang của cuộc xung đột giữa Nga và Ukraine, đã đẩy giá nguyên nhiên vật liệu tăng cao, ảnh hưởng đến chi phí sản xuất thiết bị xây dựng, hệ quả là giá nhập thiết bị xây dựng của VCM Group cũng tăng theo Đồng thời việc ngân hàng Trung ương của nhiều quốc gia vẫn theo đuổi chính sách tiền tệ thắt chặt đã tác động

25 mạnh tới tăng trưởng kinh tế và đầu tư Nhiều nền kinh tế lớn trong đó có các đối tác thương mại quan trọng của nước ta nói chung và VCM nói riêng như Nhật Bản, Mỹ, EU đã tăng trưởng chậm lại, thậm chí rơi vào suy thoái Điều này ảnh hưởng lớn đến nguồn cung ứng của VCM Group khi hơn 70% thiết bị và phụ tùng nhập khẩu từ các nhà cung cấp tại Nhật Bản và Mỹ Suy thoái kinh tế đã tác động mạnh mẽ đến nhiều nhà máy sản xuất lắp ráp tại các quốc gia này, nhiều đối tác quan trọng của VCM đã ngừng kinh doanh, hoặc thậm chí phá sản khiến doanh nghiệp khó ổn định nguồn cung

Theo thông cáo báo chí của tổng cục thống kê, tốc độ tăng trưởng kinh tế toàn cầu năm 2023 chỉ tăng nhẹ từ 0,2 đến 1 điểm phần trăm trong đó Việt Nam là 6,5%, tức tăng 0,2 điểm phần trăm, thấp hơn mức tăng của năm 2022 Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong năm 2023, ngành Xây dựng vẫn có tốc độ tăng trưởng ước đạt 7,4%, tỷ lệ đô thị hóa trên toàn quốc cũng được ước tính đạt 42% Đây là điểm sáng, bởi lẽ, khi ngành xây dựng phát triển, thì nhu cầu về các loại xe và thiết bị thi công cũng tăng cao, mở ra cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng nói chung và công ty CP PTMXD Việt Nam nói riêng

3.2.2.2 Yếu tố chính trị - pháp luật

Trong bối cảnh khu vực châu Á - Thái Bình Dương đang dần trở thành trung tâm kinh tế, chính trị quan trọng hàng đầu thế giới, Việt Nam có thể phát huy vị trí địa chiến lược - nằm ở trung tâm của sự chuyển dịch, qua đó thúc đẩy các dự án hợp tác có lợi cho ta trong nhiều lĩnh vực, bao gồm giao thông và xây dựng Đặc biệt, yếu tố Trung Quốc trỗi dậy đã mang lại một số lợi thế mới cho Việt Nam, khi Việt Nam và Trung Quốc đã nhất trí xây dựng “cộng đồng chia sẻ tương lai” hôm chiều 12/12/2023, mang tính chiến lược để vừa nâng cấp quan hệ với Trung Quốc, vừa giữ được sự ổn định chính trị trong nước Đây là cơ hội để VCM đa dạng nguồn hàng với giá mua rẻ và chất lượng tốt từ Trung Quốc

Thực trạng về hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp

3.3.1 Thực trạng về xây dựng chiến lược mua tại doanh nghiệp

3.3.1.1 Chiến lược mua của doanh nghiệp dựa trên mô hình Kraljic

Bước đầu, VCM phân loại hàng mua căn cứ vào mức độ rủi ro từ nguồn cung và tác động của chúng tới tiềm năng của mỗi loại hàng theo mô hình Kraljic như bảng 3.4

Bảng 3.4: Ma trận phân loại sản phẩm mua Kraljic của công ty CP PTMXD Việt Nam

Mặt hàng quan trọng Mặt hàng chiến lược

- Máy và thiết bị làm đất (máy xúc, xe lu, máy ủi, thiết bị bê tông)

- Máy và thiết bị nâng hạ (máy cẩu, xe nâng)

- Máy và thiết bị khoan (Giàn khoan, máy đóng cọc, máy cẩu khoan)

Mặt hàng không quan trọng Mặt hàng trở ngại

- Phụ tùng đơn giản (lốp dự phòng, gầu máy, thùng trộn bê tông, lá côn, má phanh, )

- Máy phát điện, Máy cắt thủy lực

- Phụ tùng động lực (hộp số, bộ hơi, bộ lọc, bơm thủy lực, bộ tăng áp, )

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Sau khi phân tích thị trường VCM định vị nên chiến lược, chiến thuật và lập kế hoạch hành động tương ứng Cụ thể là:

- Nhóm mặt hàng chiến lược:

Bao gồm các sản phẩm thuộc nhóm xe và thiết bị khoan Đây là nhóm sản phẩm đem lại nguồn doanh thu và lợi nhuận lớn do giá trị của sản phẩm rất lớn, nhưng đồng thời đi kèm là mức độ rủi ro cung ứng rất cao Một giàn khoan có giá nhập dao động từ

5 - 10 tỷ đồng trên một sản phẩm Mỗi mũi khoan phải được thiết kế phù hợp với từng điều kiện của đất, độ sâu cần đạt đến hoặc phù hợp với vật liệu xây dựng của công trình cần phá hủy Khách hàng của mặt hàng này thì chủ yếu các doanh nghiệp khai khoáng có nhu cầu thất thường, nên doanh nghiệp chỉ duy trì việc cung cấp sản phẩm nhóm này theo đơn đặt hàng Với nhóm mặt hàng này VCM duy trì chiến lược hợp tác về kỹ thuật với một vài nhà cung cấp Khi làm việc, thường ban lãnh đạo 2 bên sẽ gặp mặt trực tiếp để trao đổi và đưa ra các yêu cầu mua chi tiết Qua đó, lựa chọn được thiết bị khoan phù hợp, đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng Các nhà cung cấp đáp ứng tốt yêu cầu trong những giao dịch đầu tiên, sẽ được VCM cân nhắc gia tăng lượng mua trong những lần kế tiếp và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, hợp tác lâu dài

- Nhóm mặt hàng không quan trọng:

Bao gồm các sản phẩm phụ tùng đơn giản như lốp dự phòng, gầu máy, thùng trộn bê tông, lá côn, má phanh, và các dòng máy có giá trị thấp (thấp hơn so với mặt bằng chung của thiết bị VCM kinh doanh) như máy phát điện, máy cắt thủy lực, Các dòng sản phẩm này có tuy có rủi ro về nguồn cung thấp, nhưng doanh thu và lợi nhuận cũng rất thấp Chẳng hạn giá mua một chiếc lốp xe máy xúc đào có giá khoảng 5 triệu đồng thì VCM chỉ có thể bán với mức giá không quá 6 triệu đồng Vậy nên so các dòng sản phẩm khác, mức lợi nhuận của nhóm mặt hàng phụ tùng chiến một tỷ trọng rất nhỏ Mặt khác, doanh nghiệp chỉ có thể cung cấp các loại phụ tùng cho các dòng xe và thiết bị phổ biến chứ chưa đầy đủ Vậy nên, chiến lược mua được VCM lựa chọn cho nhóm mặt hàng này là chiến lược giảm phiền, tức là doanh nghiệp sẽ tinh gọn số lượng nhà cung cấp và đơn giản hóa quy trình mua sắm Các dòng phụ tùng đơn giản sẽ được mua từ một nhà cung cấp nội địa cụ thể và không thông qua các trung gian thương mại nhằm giảm chi phí mua hàng Đối với các dòng máy có giá trị thấp thì được nhập chủ yếu tại một số nhà cung cấp tại Nhật Bản đã có đầy đủ giấy tờ kiểm định chất lượng, phương thức thanh toán thường được áp dụng là điện chuyển tiền (T/T) nhằm tiết kiệm thời gian và giảm chi phí ngân hàng

- Nhóm mặt hàng quan trọng: Đây là nhóm mặt hàng có nguồn cung dồi dào và đem lại lợi nhuận cao cho tổ chức, phù hợp với chiến lược khai thác nhằm tối đa hóa lợi thế thương mại Các sản phẩm như máy xúc, xe lu, máy ủi, thiết bị bê tông và các thiết bị nâng hạ thuộc nhóm mặt hàng này do đây là các dòng máy phổ biến, giá trị cao và nguồn cung đa dạng với nhiều mức giá khác nhau dao động từ khoảng 0,5 - 2 tỷ đồng VCM sẽ duy trì chiến lược khai thác từ môi trường cạnh tranh giữa các nhà cung cấp đối với nhóm mặt hàng này Công tác hỏi giá được triển khai bởi các nhân viên mua, thu thập các thông tin cần thiết từ nhiều nhà cung cấp để chọn ra sản phẩm phù hợp nhất với mức giá tốt nhằm tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp

- Nhóm mặt hàng trở ngại: Đây là nhóm mặt hàng vừa không đem lại lợi nhuận tốt lại còn có rủi ro về nguồn cung cao Cụ thể là các phụ tùng về động lực như hộp số, bộ hơi, bơm thủy lực, không cần quá cao cấp nhưng nếu chỉ cần xuất hiện một lỗi nhỏ là sẽ ảnh hưởng rất lớn đến

29 hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Dòng sản phẩm này cũng đem lại lợi nhuận thấp nên chủ yếu được sử dụng để kinh doanh các dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng và sửa chữa Chiến lược được doanh nghiệp sử dụng là chiến lược phát triển Các lãnh đạo cấp cao của VCM sẽ trao đổi sâu rộng với nhiều nhà cung cấp nhằm mở rộng thông số kỹ thuật và phát triển nhà cung cấp mới Quy trình đánh giá trước mua cũng được tiến hành nghiêm ngặt, nhằm tìm kiếm được các sản phẩm chất lượng và đảm bảo nguồn cung được duy trì liên tục

3.3.1.2 Chiến lược mua của doanh nghiệp dựa theo số lượng nhà cung cấp

Ban lãnh đạo và phòng nhập khẩu sẽ phối hợp đánh giá nhu cầu của thiết bị, tình trạng nguồn cung trên cùng với khả năng đáp ứng của nhà cung cấp để tiến hành lựa chọn chiến lược mua phù hợp

- Chiến lược nhiều nhà cung cấp: Đây là chiến lược được VCM sử dụng rộng rãi nhất, áp dụng ở gần như toàn bộ các nhóm sản phẩm, đặc biệt là nhóm thiết bị bao gồm thiết bị làm đất, đường, nhóm thiết bị nâng hạ, và nhóm thiết bị khoan, Khi sử dụng chiến lược nhiều nhà cung cấp cho một mặt hàng, công ty sẽ đề ra các tiêu chí cho nhà cung cấp bao gồm giá bán, năm sản xuất, số giờ đã hoạt động, thời gian giao hàng, Các tiêu chí này nằm ở mức độ vừa phải để các nhà cung cấp có thể đáp ứng, nhưng cũng không quá dễ dàng, tránh trường hợp một mặt hàng có quá nhiều nhà cung cấp, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát chất lượng và quản lý nhà cung cấp Việc tìm kiếm nhân viên mua hàng thực hiện chủ yếu thông qua các website nhằm đa dạng nguồn cung đến từ nhiều quốc gia và thương hiệu khác nhau Từ đó sàng lọc ra danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và kết hợp với danh sách các nhà cung cấp cũ và các nguồn khác để tiến hành mua Việc sử dụng chiến lược nhiều nhà cung cấp của VCM là hoàn toàn phù hợp do mặt hàng đã qua sử dụng nên tính đa dạng và sẵn có không thể đảm bảo

Cụ thể, trong nhóm thiết bị nâng hạ với sản phẩm cẩu mini Đây là loại cẩu sức nâng nhỏ từ 1,5 tấn đến 4,9 tấn, sử dụng phù hợp cho các công trình nhỏ, diện tích hạn chế, phù hợp nâng vật liệu trọng lượng nhỏ hoặc sử dụng để lắp thêm các thiết bị khoan Trong giai đoạn cuối năm 2023, nhiều dự án xây dựng tại hai thành phố trọng điểm là

Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh được triển khai, dẫn tới nhu cầu của sản phẩm tăng cao Trong giai đoạn đó, có công ty CP LICOGI 13 đã đặt hàng 3 máy cẩu mini chân nhện, sản xuất bởi HITACHI có số giờ hoạt động không quá 2500 giờ Mặc dù, yêu cầu mua giống nhau, nhưng do tính khan hiếm của mặt hàng, doanh nghiệp đã phải làm việc và đặt hàng từ 3 nhà cung cấp thuộc 3 quốc gia khác nhau, qua đó đáp ứng được đúng yêu cầu và mong đợi của khách hàng Chiến lược nhiều nhà cung cấp mà VCM áp dụng đang cho thấy mức độ hiệu quả trên thị trường quốc tế và phù hợp với sản phẩm thiết bị xây dựng đã qua sử dụng

- Chiến lược một nhà cung cấp:

Tại VCM, nhóm sản phẩm phụ tùng như lốp, gầu máy, thùng trộn bê tông, là các sản phẩm được áp dụng chiến lược một nhà cung cấp Các sản phẩm này được công

30 ty nhập hàng từ một nhà cung cấp nội địa duy nhất Khâu đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho các mặt hàng sử dụng chiến lược này diễn ra chặt chẽ, phức tạp hơn để đảm bảo tính đồng đều về chất lượng và chi phí thấp nhờ quy mô Do đó, các hợp đồng với những nhà cung cấp này thường được ký kết trong dài hạn Dưới đây là danh sách một số nhà cung cấp tiêu biểu được VCM lựa chọn

Bảng 3.5: Một số phụ tùng sử dụng chiến lược một nhà cung cấp

STT Loại phụ tùng Nhà cung cấp

1 Lốp xe Công ty CP Lốp Xe Việt

Gầu xúc thuận Công Ty TNHH Thiết Bị Đầu Tư Bình Minh

3 Thùng trộn bê tông Công ty TNHH Công Nghệ Máy Việt Trung

Nguồn: Công ty CP PTMXD Việt Nam 3.3.2 Thực trạng về quản trị quy trình mua hàng tại doanh nghiệp

3.3.2.1 Thực trạng hoạt động phân tích nhu cầu mua Đây là hoạt động mở đầu cho toàn bộ quy trình mua, xuất phát từ các bộ phận trong doanh nghiệp đưa ra yêu cầu với phòng nhập khẩu Tại VCM, nhu cầu về hàng hóa xuất phát từ hai nguồn chính:

Hình 3.3: Mẫu giấy đề nghị mua thiết bị

Nguồn: Công ty CP PTMXD Việt Nam

Thứ nhất, là nhu cầu từ phòng kỹ thuật và kho vận Định kỳ hàng tháng, bộ phận kho sẽ căn cứ vào tổng mức tiêu thụ hàng hóa trong tháng và dự báo nhu cầu tháng tới để xác định quy mô dự trữ phù hợp Sau khi tổng hợp theo từng nhóm, chủng loại, kiểm tra lại các đặc tính kỹ thuật, số lượng và các tiêu chí khác, tiến hành xây dựng kế hoạch mua bổ sung thiết bị Đồng thời, lập giấy đề nghị mua thiết bị gửi phòng Nhập Khẩu Căn cứ vào đó, phòng nhập khẩu xem xét và trình Giám đốc công ty phê duyệt

Đánh giá chung về hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp

Trải qua hơn 15 năm hình thành và phát triển, đến nay, VCM Group đã có được những thành công nhất định trong việc thực hiện các hoạt động quản trị mua hàng bao gồm:

- Thứ nhất, VCM Group đã tổ chức hoạt động thu mua hiệu quả với phạm vi mua rộng và nguồn cung đa dạng, đáp ứng tốt kỳ vọng của khách hàng về sản phẩm thiết bị xây dựng trong hầu hết các phân khúc Khi có các khách hàng cũ hỏi hàng, kể cả doanh nghiệp chưa kinh doanh sản phẩm ấy trước nhưng do tổ chức tốt hoạt động quản trị mua hàng và tiên lượng chính xác khả năng đáp ứng, doanh nghiệp vẫn tìm được nguồn cung tốt và đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng

- Thứ hai, công tác mua mới hiệu quả đáp ứng tốt yêu cầu kinh doanh về các dòng thiết bị có giá nhập rẻ, chất lượng tốt, hoặc đang khan hiếm trên thị trường, góp phần giảm thiểu chi phí mua, gia tăng nguồn lợi nhuận và uy tín cho doanh nghiệp Công tác tìm kiếm nguồn hàng trên Internet được doanh nghiệp khai thác hiệu quả, các nhà cung cấp liên tục được đánh giá và thay mới nếu cần nhằm không ngừng tối ưu hóa nhằm tìm được nguồn cung phù hợp, giúp doanh nghiệp tận dụng được các cơ hội thị trường và gia tăng được lợi thế cạnh tranh

- Thứ ba, công nghệ và kỹ thuật cũng là một điểm nổi bật trong việc phát triển công tác quản trị mua hàng Sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban đã hoạt động ăn khớp và liền mạch nhờ việc chia sẻ các thông tin chung về hàng hóa trên phần mềm Bitrix (tham khảo phụ lục), qua đó giúp phòng mua nhận được các yêu cầu mua hàng chính xác Ngoài ra phần mềm còn có chức năng tổng hợp danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, danh sách nhà cung cấp cần đánh giá lại, theo dõi quá trình đàm phán, hoặc tiếp nhận hàng hóa, từ đó tạo rất nhiều thuận lợi cho hoạt động quản trị mua hàng diễn ra một cách thuận lợi

- Thứ tư, hoạt động tổ chức giao nhận và tiếp nhận được doanh nghiệp chủ động thực hiện mà không thông qua các nhà cung cấp dịch vụ logistics Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tăng tính tự chủ trong công việc Hoạt động tiếp nhận hàng hóa được thực hiện một cách nghiêm túc, sớm phát hiện ra các sai lệch của các thiết bị về kích thước, công suất, hoặc xảy ra lỗi Từ đó đảm bảo sản phẩm đầu ra cung ứng cho khách hàng đáp ứng đúng kỳ vọng của họ

- Thứ năm, doanh nghiệp đã xây dựng một bộ quy trình quản trị mua hàng khoa học, cụ thể và có những tiêu chí cũng như nguyên tắc rỡ ràng cho từng khâu của quy trình Mọi quyết định trong quy trình đều được sự giám sát trực tiếp của

43 trưởng bộ phận mua hàng, và sự quan tâm của ban lãnh đạo cấp cao vì vậy càng đem lại sự chắc chân và hiệu quả rõ rệt trong hoạt động quản trị mua hàng trong công ty

Bên cạnh các thành tựu nêu trên, hoạt động mua hàng của VCM Group vẫn tồn tại những mặt hạn chế bao gồm:

- Thứ nhất, trong quá trình tìm kiếm thông tin nhà cung cấp công ty chưa khai thác triệt để được nguồn cung trong nước Khoảng 98% nguồn cung đầu vào của doanh nghiệp là mua từ các nhà cung cấp nước ngoài, tuy có được phạm vi mua lớn với số lượng nhà cung cấp tiềm năng tốt nhưng đồng nghĩa với việc rủi ro cũng gia tăng Trong khi đó, trong nước cũng rất nhiều nhà cung cấp tiềm năng mà VCM có thể khai thác được lợi thế về khoảng cách, chi phí, loại bỏ được các rào cản về văn hóa và pháp luật Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn mới chỉ dừng lại công tác mua những phụ tùng rất đơn giản từ một vài nhà cung cấp nội địa

- Thứ hai, phương thức mua mới được lựa chọn còn cao cho thấy thực tế là công tác lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp những lần trước đó vẫn chưa hiểu quả Nhiều khi vẫn lựa chọn sai nhà cung cấp dẫn tới chất lượng sản phẩm vẫn chưa là tốt ưu dẫn tới việc chưa thể hợp tác lâu dài Điều này dẫn tới áp lực về vấn đề thời gian đàm phán kéo dài và gia tăng chi phí phát sinh Việc chưa xây dựng được kênh mua quốc tế ổn định dẫn tới chuỗi cung ứng của VCM gặp rất nhiều khó khăn

- Thứ ba, trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp của VCM mặc dù đã có quy trình và những tiêu chí rõ ràng trong việc lựa chọn nhà cung cấp Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn thường lựa chọn nhà cung cấp bằng cách dựa vào kinh nghiệm của nhà quản trị Phương pháp này tuy tiết kiệm thời gian và chi phí thế nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro cho công ty, mọi ý kiến quyết định đưa ra dựa trên thiên kiến cá nhân, không có số liệu sẽ trở nên thiếu tính khách quan Không những vậy phương pháp này còn vô hình đè nặng trách nhiệm và áp lực lên nhà quản trị, gây mất thời gian xử lý các công việc khác

- Thứ tư, hoạt động lựa chọn nhà cung cấp có yêu cầu về tiêu chí chất lượng mà các nhà cung cấp phải đáp ứng, tuy nhiên mọi cam kết chất lượng mới chỉ nằm trên giấy tờ hồ sơ, doanh nghiệp chưa có điều kiện qua trực tiếp cơ sở của nhà cung cấp kiểm tra và đánh giá để từ đó có quyết định đúng đắn Điều này có ảnh hưởng không nhỏ tới sự chọn lựa đúng nhà cung cấp của VCM Trên thực tế, điều này cũng gặp nhiều khó khăn khi thực hiện do vấn đề về khoảng cách địa lý và chi phí cho mỗi chuyến khảo sát khá cao

- Thứ năm, Công ty còn gặp khó khăn trong việc quản trị rủi ro trong thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Rất nhiều lần doanh nghiệp lựa chọn phương thức thanh toán điện chuyển tiền (T/T) khi mua hàng và bị lừa đảo dẫn tới thất thoát tài sản của công ty Ngoài ra, VCM chưa có kế hoạch về dự trù ngân sách mua hàng Khi gặp các trường hợp tương như vậy, công ty dễ rơi vào tình thế bị động

44 vốn, việc thanh toán tiền thiết bị cho nhà cung cấp khác bị chậm tiến độ, làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty và mối quan hệ với nhà cung cấp Mặt khác, cũng ảnh hưởng tiêu cực tới dịch vụ khách hàng do không đáp ứng được kịp thời yêu cầu của khách hàng

- Thứ sáu, Hoạt động tiếp nhận hàng hóa vẫn mang tính chủ quan cao Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa chủ yếu dựa vào cảm quan và kinh nghiệm của nhân viên kỹ thuật nên độ chính xác của việc kiểm tra chất lượng hàng hóa chỉ mang tính tương đối

- Thứ bảy, Quan hệ với các nhà cung cấp nước ngoài còn rời rạc Chưa giữ được quan hệ với nhà cung cấp chiến lược tại nước ngoài, dẫn tới quy trình cung ứng còn thiếu tính đồng bộ, một số sản phẩm có nhu cầu ổn định chưa được mua với mức giá tốt, từ đó hạn chế việc gia tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Một số nguyên nhân dẫn tới sự kém hiệu quả của hoạt động quản trị mua hàng bao gồm:

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ

Dự báo xu hướng phát triển của thị trường thiết bị xây dựng và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam

4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của thị trường thiết bị xây dựng

Thị trường thiết bị xây dựng toàn cầu được định giá 192 tỷ USD vào năm 2023 và dự kiến sẽ đạt 228 tỷ USD vào năm 2026 Thị trường máy móc xây dựng đang chứng kiến sự tăng trưởng đáng kể trong thời gian gần đây với sự phát triển ngành thiết bị xây dựng ngày càng thông minh hơn, số hóa, kết nối và tự động hóa đang thúc đẩy sự phát triển, để lại tác động đáng kể đến các dự án xây dựng Đức, Pháp và Ý chứng kiến tốc độ tăng trưởng cao nhất nhờ các dự án nhờ các dự án bao gồm mở rộng cảng, đường hầm dưới nước nối các nước lớn ở châu Âu Tại Bắc Mỹ, khoảng 80% thiết bị xây dựng đang hoạt động cho thị trường dân cư và khu phức hợp Châu Phi và Châu Mỹ Latinh dự kiến sẽ nhanh chóng có nhu cầu như những thị trường tốt sau năm 2023, nhằm cải thiện nền kinh tế nhờ đầu tư nước ngoài chủ yếu vào hoạt động xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng Tại khu vực Châu Á, số lượng ngày càng tăng của việc xây dựng đập, mở rộng cơ sở hạ tầng đường sắt và đường bộ cũng là là một số động lực thúc đẩy thị trường máy móc xây dựng

Trong số đó, xu hướng chung của thị trường thiết bị xây dựng toàn cầu là thiết bị nâng hạ, đặc biệt là máy cẩu được kỳ vọng là phân khúc lớn nhất do chịu sự thúc đẩy từ các dự án xây dựng

Hình 4.1: Thị trường thiết bị xây dựng thế giới – dự báo tỷ trọng doanh thu các dòng thiết bị năm 2026

Việt Nam đã nổi lên như một làn sóng tăng trưởng gần đây nhất của khu vực Châu Á, thu hút sự chú ý của các nhà đầu tư quốc tế Không nằm ngoài bức tranh chung,

Thị trường thiết bị xây dựng Việt Nam cũng phát triển theo xu hướng chung của thế giới với động lực chính là thị trường xây dựng và khai khoáng Cụ thể là:

Trong những năm gần đây, thị trường nhà ở Việt Nam đã có sự tăng trưởng vượt bậc Do sự lựa chọn đầu tư hạn chế dành cho người Việt Nam bản địa bên ngoài thị trường bất động sản, nhu cầu về căn hộ đã vượt xa nguồn cung, với nhiều tòa nhà mới đã bán hết ngay sau khi mở bán

Theo Quyết định số 179/QĐ-TTg ngày 16/2/2024 phê duyệt chiến lược phát triển ngành xây dựng đến năm 2030, định hướng đến năm 2045), mục tiêu đô thị hóa đặt ra là đến năm 2025: 100% các đô thị có quy hoạch chung, quy hoạch phân khu, chương trình cải tạo, chỉnh trang và phát triển đô thị 100% đô thị loại III trở lên hoàn thiện tiêu chí phân loại đô thị về cơ sở hạ tầng đô thị nhất là hạ tầng về y tế, giáo dục, đào tạo và công trình văn hoá cấp đô thị Mục tiêu đến năm 2030, hình thành một số trung tâm đô thị cấp quốc gia, cấp vùng, cấp đô thị tương đương mức bình quân của các đô thị thuộc nhóm 4 nước dẫn đầu ASEAN

Bảng 4.1: Mục tiêu đô thị hóa nhằm đáp ứng chiến lược phát triển ngành xây dựng

Tỷ lệ đô thị hóa Trên 45% Trên 50%

Tỷ lệ đất xây dựng trên đô thị trên tổng diện tích đất tự nhiên 1,5% - 1,9% 1,9% - 2,3%

Số lượng đô thị toàn quốc 950-1000 1000-1200

Nguồn: Quyết định số 179/QĐ-TTg ngày 16/2/2024 Ở các thành phố lớn, dòng chảy của các nhà phát triển nước ngoài, chủ yếu tham gia vào các dự án phục vụ cho phân khúc cao cấp, đã dẫn đến sự thiếu hụt tương đối của nhà ở giá rẻ, một tình hình trở nên trầm trọng hơn do xu hướng di cư từ nông thôn ra thành thị liên tục Vậy nên cũng trong giai đoạn này, Chính phủ cũng đang nỗ lực nhằm thu hẹp khoảng cách giữa cung và cầu đối với nhà ở giá rẻ trong nước Theo ước tính, để thi công một căn nhà rộng 3 tầng có diện tích khoảng 100 mét vuông cần không dưới 60 thiết bị xây dựng lớn nhỏ khác nhau Với các công trình chung cư cao tầng, khu phức hợp thương mại thì máy nâng người, cần cẩu sẽ là các thiết bị quan trọng trong quá trình thi công

- Xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông:

Bộ Giao thông Vận tải Việt Nam đã công bố kế hoạch cơ sở hạ tầng giao thông từ tháng 4 năm 2023 đến năm 2030, ước tính chi phí từ 32 tỷ USD đến 56 tỷ USD Mục tiêu đề ra là phát triển hạ tầng đường sắt Bắc, Nam, trong đó có việc xây dựng tuyến đường đôi khổ rộng nối Hà Nội với thành phố Hồ Chí Minh, hai đoạn tuyến đường sắt cao tốc, nâng cấp tuyến đường sắt hiện có Về đường bộ, Chính phủ Việt Nam đã thông

47 qua kế hoạch phát triển đường bộ quốc gia giai đoạn 2023-2030 Đến năm 2030, kế hoạch này nhằm tạo ra gần 5.000 km đường cao tốc, tăng từ 2.341 km vào năm 2023 Đến năm 2030, Việt Nam có kế hoạch xây dựng 172 tuyến quốc lộ với tổng chiều dài 29.795 km Việt Nam cũng dự định xây dựng 3.034 km đường ven biển kết nối 28 tỉnh và thành Vậy nên dự báo trong giai đoạn sắp tới, các thiết bị san lấp, thi công mặt bằng sẽ có nguồn cầu lớn, chẳng hạn như: máy ủi lật, máy xúc, xe lu và máy rải nhựa đường

Nhu cầu về kho bãi ngày càng tăng thúc đẩy đầu tư vào hệ thống logistics của Việt Nam với sự xuất hiện của các doanh nghiệp nước ngoài và mở rộng kinh doanh hơn nữa khi thương mại điện tử đã và đang dần trở nên quan trọng trong cuộc sống hàng ngày Lợi thế cạnh tranh của Việt Nam sẽ tiếp tục gia tăng khi các dự án cơ sở hạ tầng lớn vẫn hoạt động theo tiến độ nhằm cải thiện logistics trong nước như việc xây dựng đường cao tốc Bắc Nam nối Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh sẽ tăng năng lực vận tải nội địa dọc theo hành lang kết nối các khu công nghiệp với trung tâm đô thị và biên giới với Trung Quốc Cho đến năm 2025, nguồn cung đất công nghiệp ở miền Bắc dự kiến tăng trung bình 7,2%/năm, trong khi nguồn cung nhà kho và nhà xưởng xây sẵn cũng dự kiến sẽ tăng 41% và 10%/năm Tuy nhiên, hiện nay, nhìn từ góc nhìn pháp lý, việc đầu tư xây dựng khu công nghiệp tại Việt Nam của các nhà đầu tư nước ngoài trong giai đoạn tới có thể sẽ chững lại do những phức tạp về thuế đất và phụ thuộc bởi chủ trương phát triển kinh tế của Chính Phủ

Việt Nam được coi là quốc gia có nguồn tài nguyên khoáng sản đa dạng với hơn 5.000 điểm mỏ của 60 loại khoáng sản Một số loại có trữ lượng quan trọng như bô xít, apatit, than và đất hiếm cùng với trữ lượng dầu mỏ và khí đốt lớn Tuy nhiên, theo thống kê của Bộ Tài Nguyên và Môi Trường năm 2023, trên cả nước có khoảng 4.300 tổ chức, cá nhân đang hoạt động thăm dò, khai thác khoáng sản, thì hơn 50% trong số đó chưa được cấp phép bởi chính quyền Trước thực trạng tác động tiêu cực tới môi trường và việc khai thác trái phép khoáng sản, Ban Chấp hành Trung ương, đã ra công văn rà soát và cải thiện công tác quản lý và hoạt động của ngành địa chất, khoáng sản, công nghiệp khai khoáng Theo đó hoạt động này cần phải được quy hoạch, điều tra, thăm dò đầy đủ, được quản lý tập trung, thống nhất; khai thác, sử dụng bền vững, hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả, gắn với nhu cầu phát triển của nền kinh tế, bảo vệ môi trường Do đó, dự báo nhu cầu về các thiết bị khoan và thăm dò sẽ có xu hướng giảm trong giai đoạn sắp tới

4.1.2 Định hướng phát triển của công ty

Trong tương lai gần, thị trường mục tiêu mà VCM nhắm đến vẫn là thị trường nội địa, chủ yếu tập trung ở hai thành phố lớn (Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh), các khu công nghiệp tại khu vực Đông Nam Bộ (Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu) và khu vực các tỉnh phía Bắc (Bắc Ninh, Hải Dương, Hải Phòng) Tuy nhiên, khách hàng mục tiêu sẽ chỉ tập trung vào các khách hàng B2B, là các nhà thầu và doanh nghiệp xây dựng Hướng đi này nhằm tăng tính chuyên môn hóa, và tập trung của sản phẩm mà VCM cung cấp Về nguồn cầu, VCM mong muốn triển khai và tìm kiếm nhiều hơn

48 nguồn cung giá rẻ từ thị trường Trung Quốc trong tương lai, thay vì tập trung mua chủ yếu từ các doanh nghiệp Nhật Bản như hiện tại

Về mặt hàng, sắp tới VCM có dự định thay đổi nhóm sản phẩm kinh doanh Cụ thể là ngừng kinh doanh nhóm thiết bị khoan, và hạn chế nhập các thiết bị cầm tay, phụ tùng để huy động vốn nhập các dòng sản phẩm mới thuộc nhóm thiết bị nâng hạ bao gồm: Xe nâng người dạng cắt kéo, xe nâng người dạng cần Z-Bom-Boom, thang nâng người và phụ tùng cho các thiết bị trên Đây là các dòng sản phẩm có tính ứng dụng cao, ngoài việc phục vụ trong thi công công trình, các thiết bị nâng người còn có tính ứng dụng trong công tác vệ sinh kính tòa nhà; lắp đặt, bảo trì hệ thống điện, nước, viễn thông; cắt tỉa cây xanh; treo băng rôn quảng cáo, Nhờ đó, không chỉ có doanh nghiệp xây dựng, mà các công ty vệ sinh, tập đoàn viễn thông, cũng sẽ quan tâm đến dòng sản phẩm này Dự kiến cuối năm 2024, công ty sẽ quy hoạch lại không gian kho, tháo dỡ khu vực showroom – khu vực đang lưu trữ các dòng máy cầm tay, thiết bị nhỏ để xây dựng hệ thống trưng bày các dòng máy xúc, máy cẩu và sắp tới là thiết bị nâng người Các sản phẩm được trưng bày sẽ là những dòng model đang bán chạy tại VCM Khu vực này sẽ được lắp đặt hệ thống mái tôn nhằm giảm thiểu khấu hao thiết bị, và tăng cường hệ thống camera an ninh để phòng tránh rủi ro Đây cũng là khu vực phục vụ mục đích truyền thông, quảng bá, và là nơi để các đối tác đến tham quan, trải nghiệm

Phương hướng loại bỏ các dòng sản phẩm kém hiệu quả và gia tăng các thiết bị xu hướng là đường lối sáng suốt của doanh nghiệp trong bối cảnh công ty chưa kiểm soát tốt về vốn, chưa đáp ứng về yêu cầu chất lượng của tất cả các dòng sản phẩm chưa quản lý tốt quan hệ nhà cung cấp Điều này có thể giúp VCM tạo ra thêm các lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trong cùng lĩnh vực, hoạt động mua và kinh doanh tập trung hơn, góp phần đáp ứng đúng yêu cầu thị trường và cung cấp cho khách hàng các dòng sản phẩm có chất lượng tốt hơn, giá thành phù hợp hơn.

Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam

4.2.1 Hoàn thiện chiến lược mua hàng

- Xác định lại chiến lược mua cho mặt hàng chiến lược

Do định hướng của VCM có sự thay đổi, cùng với sự chuyển dịch của ngành thiết bị xây dựng, một số sản phẩm có rủi ro gia tăng thuộc nhóm mặt hàng đòn bẩy và nhóm sản phẩm nâng người mới sẽ cần được định hướng thành nhóm mặt hàng chiến lược Chiến lược mua hàng lúc này cần được doanh nghiệp xem xét thay đổi từ duy trì quan hệ hợp tác sang phát triển quan hệ đối tác chiến lược, tăng cường trao đổi về mặt kỹ thuật, gia tăng lượng mua và ký các hợp đồng phân phối lâu dài VCM cần thúc đẩy việc nhà cung cấp tham dự sớm, từ khâu lên ý tưởng máy móc, đến khâu triển khai mua, lắp đặt, phân phối và hỗ trợ về mặt công nghệ, bảo trì, bảo dưỡng cho các khách hàng của VCM Ngoài ra, công ty cũng cần tổ chức nhiều hoạt động như biểu dương, khen thưởng, hay miễn kiểm trong những giao dịch tiếp theo với các nhà cung cấp thực hiện tốt để gia tăng gắn kết, và hợp tác toàn diện

- Tiếp tục ưu tiên sử dụng chiến lược nhiều nhà cung cấp

Với vị thế là nhà phân phối đa dạng các dòng thiết bị xây dựng, VCM vẫn nên tiếp tục ưu tiên sử dụng chiến lược nhiều nhà cung cấp nhằm tận dụng tối đa lợi ích từ loại hình chiến lược này và giữ chân các khách hàng, đối tác đã sử dụng sản phẩm của VCM trước đó Tuy nhiên, công ty cần phân tích chi tiết về hàng hóa trước khi quyết định lựa chọn chiến lược nhiều nhà cung cấp cho mặt hàng bởi không phải loại hàng hóa nào cũng phù hợp với loại hình chiến lược này Công ty nên đề ra một quy chuẩn chung bao gồm các tiêu chí để đánh giá sự phù hợp của mặt hàng đối với các loại hình chiến lược Các tiêu chí có thể bao gồm: tầm quan trọng của thiết bị đối với hoạt động kinh doanh, đặc tính của thiết bị, nhu cầu và rủi ro thị trường,… VCM cần đề ra số lượng nhà cung cấp tối đa cho dòng máy khi áp dụng chiến lược nhiều nhà cung cấp

- Không nên bỏ qua hoàn toàn chiến lược một nhà cung cấp

Dạng chiến lược này vẫn rất hiệu quả cho các sản phẩm như phụ tùng Đây là tiền đề tốt để VCM có thể phát triển các chiến lược tích hợp như JIT (Just in time) hoặc ESI (Early Supplier Involvement) Ngoài ra, công ty nên cố gắng phát triển chiến lược này với các mặt hàng chiến lược, tạo nên các khối liên minh với nhà cung cấp để ổn định nguồn cung Với việc hợp tác với một nhà cung cấp duy nhất, công ty nên tiến hành đánh giá nhà cung cấp với tần suất thường xuyên hơn, tiêu chí chặt chẽ hơn Hợp đồng và các điều khoản hợp tác khác cần được xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi tiến hành ký kết

4.2.2 Hoàn thiện quy trình mua hàng

4.2.2.1 Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu mua hàng

Công tác xác định nhu cầu mua hàng là công tác đầu tiên và quan trọng trong việc cung ứng đúng hàng hóa tới khách hàng, VCM tuy đã có sự chú trọng đến hoạt động này nhưng mới chỉ dừng lại ở việc thống kê và phân tích dựa trên số liệu từ các đơn hàng, hỏi hàng trước đó của khách hàng Vậy nên, công ty cần đầu tư hơn cho quy trình nghiên cứu nhu cầu thị trường phát triển trong tương lai, thành lập đội chuyên gia nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước để kịp thời nắm bắt những xu hướng mới về nhu cầu sử dụng thiết bị xây dựng tại khu vực thị trường mục tiêu Kết quả chung của việc phân tích có thể chia thành những vấn đề:

- Đặc điểm của đối tượng nghiên cứu trên thị trường (hàng hóa, đối thủ cạnh tranh, xu hướng tiêu dùng, khách hàng)

- So sánh thị trường và nội tại công ty

- Đề xuất các biện pháp để giải quyết vấn đề

Bên cạnh đó, thông qua các bản báo cáo của nhân viên mua hàng gửi lên hàng tuần, báo cáo nghiên cứu từ nhóm chuyên gia nghiên cứu thị trường, báo cáo tồn kho,… các lãnh đạo của VCM cần thường xuyên theo dõi sát sao và kiểm tra, đánh giá liên tục quy trình lên kế hoạch mua hàng đợt trước và lập bản kế hoạch mua hàng chi tiết cho các đợt tiếp theo Xem xét, cân nhắc bổ sung thêm các tiêu chí cho phiếu yêu cầu mua thiết bị định kỳ Bản kế hoạch mua hàng sau khi được lãnh đạo đề bạt cần có sự đóng

50 góp, đồng thuận của phần đa nhân viên mua thuộc phòng nhập khẩu để không chỉ giúp hoàn thiện tốt hoạt động xác định nhu cầu mua mà còn đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong nội bộ công ty

4.2.2.2 Nâng cao hiệu quả lựa chọn phương thức mua hàng Đặc trưng của mặt hàng thiết bị xây dựng là tính đa dạng về model Một loại sản phẩm có thể có rất nhiều model khác nhau tùy vào quy cách thời gian sản xuất và các yếu tố khác (tham khảo phụ lục) Vậy nên phương thức mua lại thẳng vẫn chỉ nên duy trì với phụ tùng và các loại máy đơn giản

Sau khi VCM đã ổn định được sản phẩm kinh doanh, cần tăng cường phương thức mua lại có điều chỉnh thay vì mua mới - được cho là đang làm lãng phí thời gian và chi phí của doanh nghiệp Nhà cung ứng được công ty sàng lọc ngay từ giai đoạn đầu nên có thiên hướng tập trung và các nhà phân phối có uy tín và chuyên môn hóa về một vài dòng thiết bị nhất định, đảm bảo họ có khả năng cung ứng đa dạng các model của dòng sản phẩm ấy Qua đó, đáp ứng được tính liên tục và né tránh được các rủi ro nguồn cung khi lựa chọn phương thức mua lại có điều chỉnh Để làm được điều này thì cần chuẩn bị kỹ lưỡng các tiêu chí trọng yếu mà công ty thực sự cần ngay từ khâu hỏi giá Ngoài ra, trong quá trình đàm phán với các nhà cung cấp cũ, cần xác định rõ mục tiêu, chiến lược đàm phán phù hợp, các vấn đề cần thảo luận, và chuẩn bị các phương án dự phòng Thêm vào đó, VCM cũng cần phải tổ chức đào tạo kỹ năng đàm phán cho nhân viên thu mua Công ty nên đào tạo về kiến thức xung quanh hàng hóa và hoạt động mua hàng cũng như quản trị nguồn cung, chia sẻ nghệ thuật đàm phán Các nhân viên lâu năm cần truyền đạt kinh nghiệm làm việc thực tế với từng nhà cung cấp cho nhân viên mới Phương án mua mới chỉ nên là phương án cuối cùng nếu thực sự cả hai bên không tìm được tiếng nói chung, hoặc nếu VCM tìm kiếm được nguồn cung mới tốt hơn

4.2.2.3 Hoàn thiện hoạt động xác định và lựa chọn nhà cung cấp

VCM cần có đường hướng, kế hoạch cụ thể nhằm phát triển nguồn cung trong nước, với mục đích tiết kiệm thời gian, chi phí, đơn giản hóa quy trình thương lượng và phòng tránh rủi ro Đầu tiên, cần triển khai xây dựng chính sách khuyến khích sử dụng nhà cung cấp nội địa Các lãnh đạo cấp cao nên thường xuyên tham gia các hội chợ, triển lãm chuyên ngành xây dựng trong nước, và lập bản khảo sát đánh giá nhà cung cấp nội địa Sau khi tìm được nhà cung cấp phù hợp thì cần tạo điều kiện thuận lợi cho tham gia vào chuỗi cung ứng của doanh nghiệp như: cung cấp thông tin, tổ chức các chương trình đào tạo, tập huấn, Nếu nhà cung cấp đó đáp ứng tốt tất cả các yêu cầu mà doanh nghiệp đề ra thì công ty có thể xem xét xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài

Ngoài ra, để tránh tính chủ quan trong việc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp Thay vì ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp bằng phương pháp dựa trên kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng kết hợp thêm phương pháp thang điểm Các lãnh đạo cần tổ chức đào tạo bài bản cho nhân viên phòng nhập khẩu về các tiêu chí quan trọng cần đề ra (như giá cả, chất lượng, thương hiệu, năng lực cung ứng, khả năng hỗ trợ kỹ

51 thuật, ) và phương pháp gắn trọng số chính xác Nguồn dữ liệu đầu vào cũng phải được chọn lọc kỹ càng từ những nguồn uy tín để đảm bảo tính khách quan của bản đánh giá Sau đó, coi đây là một cơ sở nhằm giúp các lãnh đạo đưa ra được quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp Với các trường hợp nguồn dữ liệu đầu vào còn thiếu tính xác thực về thông tin, VCM nên tổ chức hoạt động tham quan khảo sát thực tế kho của nhà cung cấp Đội khảo sát cần quan sát, quay chụp, và ghi chép lại các tư liệu, đồng thời phỏng vấn trực tiếp nhà cung cấp Trong điều kiện cho phép, cần yêu cầu trải nghiệm thực tế mặt hàng nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp đúng đắn

4.2.2.4 Hoàn thiện công tác tiếp nhận hàng hóa

Công ty cần thiết lập hệ thống đánh giá chất lượng hàng hóa dựa trên nền tảng xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng hàng hóa cụ thể, khách quan Sau đó, cần nghiêm túc thực hiện bài kiểm tra kỹ thuật đối với hàng hóa trước khi nhận hàng Đối với các mặt hàng mới, quan trọng cần có sự có mặt của ban lãnh đạo trong doanh nghiệp để giám sát quy trình tiếp nhận Toàn bộ quá trình tiếp nhận cần được ghi hình, hoặc được quan sát bởi camera giám sát để có căn cứ xử lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp Ngoài ra, nhân viên tiếp nhận cũng cần phải thường xuyên được đào tạo về nghiệp vụ tiếp nhận để đảm bảo công tác này được thực hiện chính xác và đem lại hiệu quả cao

4.2.2.5 Giảm thiểu rủi ro khi thực hiện thanh toán tiền hàng

VCM cần có các giải pháp cho vấn đề quản trị rủi ro trong thanh toán nhằm hạn chế tình trạng bị lừa đảo dẫn tới tình trạng bị động vốn bao gồm:

- Thứ nhất, Cần hạn chế sử dụng phương thức thanh toán T/T (điện chuyển tiền)

Chỉ nên sử dụng phương thức cho các nhà cung cấp uy tín và đã có mối quan hệ hợp tác lâu dài Ưu tiên sử dụng các phương thức thanh toán có mức độ an toàn cao hơn như L/C (thư tín dụng) hoặc D/P (trả tiền nhận chứng từ) khi mua hàng từ các nhà cung cấp mới hoặc khi nhiều thông tin nhà cung cấp đưa ra chưa được kiểm chứng Có thể xem xét hợp tác với các ngân hàng hoặc tổ chức tài chính để sử dụng dịch vụ bảo lãnh thanh toán nhằm giảm thiểu rủi ro khi mua quốc tế

- Thứ hai, Cần tìm hiểu kỹ về nhà cung cấp trước khi lựa chọn phương thức thanh toán Cần xác minh thông tin và kiểm tra về uy tín và năng lực tài chính của nhà cung cấp trước khi thanh toán Công ty có thể tham khảo thêm ý kiến của các khách hàng đã từng giao dịch với nhà cung cấp

Một số kiến nghị vĩ mô

Bộ Xây Dựng Việt Nam có thể xem xét một vài kiến nghị sau đây nhằm phát triển hoạt động nhập khẩu và kinh doanh thiết bị xây dựng hiệu quả Qua đó, làm tiền đề để phát triển năng lực cạnh tranh cho ngành xây dựng tại Việt Nam

- Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống pháp lý Bộ Xây Dựng nên nghiên cứu ban hành luật hoặc Nghị định riêng về quản lý hoạt động nhập khẩu thiết bị xây dựng cũ, trong đó quy định cụ thể về điều kiện cho phép nhập khẩu, hồ sơ thủ tục nhập khẩu, tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng và các tiêu chuẩn giám sát Đồng thời, rà soát và sửa đổi các văn bản pháp luật liên quan để tạo thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu thiết bị xây dựng

- Thứ hai, tăng cường công tác quản lý Chính Phủ nên thành lập các cơ quan, bộ phận chuyên trách quản lý hoạt động nhập khẩu thiết bị xây dựng và tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động này

- Thứ ba, tăng cường hỗ trợ các doanh nghiệp trong lĩnh vực Đề xuất xây dựng các chính sách ưu đãi về thuế, phí cho các doanh nghiệp nhập khẩu thiết bị xây

53 dựng Đồng thời, hỗ trợ các doanh nghiệp về thông tin, thị trường, và đào tạo về nghiệp vụ cho các doanh nghiệp mới, và tiềm năng

- Thứ tư, tăng cường hợp tác quốc tế, chia sẻ kinh nghiệm và thông tin với các nước trong khu vực và trên thế giới về công tác quản lý các doanh nghiệp kinh doanh thiết bị xây dựng tại quốc gia.

Đề xuất của sinh viên trong quá trình thực tập

4.4.1 Đề xuất phát triển hoạt động quản trị nhân lực

Như đã đề cập, doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên trẻ đầy tiềm năng nhưng do còn nhiều hạn chế trong việc thực hiện quản trị nhân lực dẫn tới hoạt động mua hàng còn chưa đạt được hiệu quả cao Do đó doanh nghiệp cần có những biện pháp để phát triển nhân lực mua hàng nói riêng và nhân sự doanh nghiệp nói chung bao gồm:

- Thứ nhất, đào tạo chuyên môn cần được công ty ưu tiên hàng đầu Cần xây dựng chương trình đào tạo bài bản bao gồm các kiến thức mua hàng, giao hàng, thanh toán, đàm phán, đánh giá, tiếp nhận, Có thể tổ chức thành các khóa học chuyên sâu do trực tiếp lãnh đạo cấp cao hoặc mời các chuyên gia trong lĩnh vực đến giảng dạy để mỗi nhân viên có thêm những kiến thức về linh kiện, quy trình sản xuất hay các thông số kỹ thuật của những loại thiết bị xây dựng mà doanh nghiệp đang kinh doanh

- Thứ hai, VCM cần xây dựng chính sách đãi ngộ hấp dẫn thông qua việc xây dựng hệ thống lương thưởng cạnh tranh và các phúc lợi tương xứng với giá trị mà nhân viên đóng góp Cần quan tâm nhiều hơn đến các nhân viên thực tập, giúp đỡ để họ có thể nhanh chóng hòa nhập với môi trường công việc của doanh nghiệp Ngoài ra, cần xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng và khuyến khích nhân viên phát triển năng lực bản thân

- Thứ ba, công ty cần trang bị đầy đủ về cơ sở vật chất cho nhân viên bao gồm việc cung cấp máy tính cá nhân, điện thoại quốc tế cho nhân viên phòng nhập khẩu và chuyển giao một số quyền được thao tác chuyên sâu hơn trên phần mềm Betrix Ngoài ra, cần xây dựng môi trường làm việc năng động, sáng tạo, khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng, kinh nghiệm và tôn trọng và ghi nhận đóng góp của họ

4.4.2 Đề xuất phát triển hoạt động marketing

VCM còn chưa có thương hiệu tốt trên thị trường quốc tế, hoạt động giới thiệu sản phẩm chủ yếu vẫn chỉ được thực hiện tổ chức thông qua website công ty Do đó, hoạt động marketing và kinh doanh chưa đem lại dự báo về nhu cầu tốt để bộ phận mua triển khai Vậy nên, VCM cần có các thay đổi phù hợp nhằm phát triển hoạt động này

- Thứ nhất, công ty có thể đa dạng các nội dung trên website như video, blog chia sẻ các bài viết về xây dựng và thiết bị xây dựng thay vì chỉ tập trung giới thiệu sản phẩm Tập trung phát triển thêm tính năng tương tác với khách hàng ngay trên website để giải đáp thắc mắc của khách trong quá trình xem hàng

- Thứ hai, tích cực tham gia các hội chợ, triển lãm quốc tế nhằm giới thiệu sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng và tạo dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp

- Thứ ba, tập trung xây dựng thương hiệu trên thị trường quốc tế bằng cách tuân thủ các quy định của pháp luật quốc tế, cam kết chất lượng sản phẩm và dịch vụ, và đảm bảo thực hiện các cam kết đó với khách hàng

Chương 4 đã dự báo xu hướng phát triển và định hướng phát triển của công ty CP PTMXD Việt Nam trong thị trường thiết bị xây dựng Từ căn cứ đó, kết hợp với thực trạng hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp, tác giả đề xuất các giải pháp và các kiến nghị vĩ mô nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị mua hàng cho công ty CP PTMXD Việt Nam