TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ ---
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời đại toàn cầu hóa, việc hội nhập kinh tế quốc tế không chỉ là một xu hướng mà còn là một yếu tố quan trọng trong việc định hình sự phát triển của các quốc gia Việt Nam là một trong những quốc gia mới nổi và có tốc độ phát triển đáng kể đã chủ động tham gia vào quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Qua nhiều năm, Việt Nam đã thực hiện các biện pháp cụ thể để tăng cường sự kết nối với thị trường thế giới, từ việc tham gia các hiệp định thương mại đa phương như Hiệp định Đối tác Xuyên Thái Bình Dương (CPTPP), Hiệp định Thương mại Tự do Khu vực (FTA) đến việc thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế song phương với nhiều quốc gia trên thế giới Việt Nam đang trở thành một điểm đến hấp dẫn cho các nhà đầu tư nước ngoài và các doanh nghiệp đa quốc gia Tuy nhiên, việc hội nhập kinh tế không đến từ việc tham gia các hiệp định một cách rời rạc, mà còn đòi hỏi sự nỗ lực liên tục trong việc cải thiện các chính sách, quy định và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường toàn cầu Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng đang dần thích ứng và thay đổi phát triển trong quá trình này, tạo ra những bước tiến mới trong việc định hình tương lai kinh tế của mình và đóng góp vào sự phát triển bền vững của khu vực và thế giới
Là một doanh nghiệp nhập khẩu lâu năm, Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam cũng đã thay đổi nhiều chính sách, quy định để thích nghi với thời đại toàn cầu hóa hiện nay Tuy nhiên vẫn còn tồn tại những hạn chế trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu gây tốn kém thời gian và chi phí Xuất phát từ thực tế đó, em quyết định lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam” để thực hiện nghiên cứu trong khóa luận của mình.
Tổng quan nghiên cứu
Trong hoạt động thương mại quốc tế, hợp đồng thương mại quốc tế nói chung và hợp đồng nhập khẩu nói riêng rất quan trọng, giúp hoạt động thương mại diễn ra nhanh chóng và trơn tru Do đó đã có rất nhiều công trình nghiên cứu vấn đề này Tuy nhiên mỗi một công trình lại có mỗi cách nhìn nhận, tiếp cận và nội dung nghiên cứu khác nhau Một số công trình nghiên cứu nhƣ sau: Đề tài 1: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu dầu nhờn Gulf Oil của công ty cổ phần hàng hải Liên Minh” – Khóa luận tốt nghiệp 2023 – Vũ Thị Diệu Linh – Trường Đại học Thương mại Tác giả nêu thực trạng của công ty và chỉ ra những thành tựu và hạn chế, từ đó nêu ra giải pháp Tuy nhiên những giải pháp đó chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ Đề tài 2: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dụng cụ cơ khí chính xác từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH dụng cụ An Mi” – Khoán luận tốt nghiệp 2023 – Nguyễn Tố Uyên - Trường Đại học Thương mại Đề tài này nghiên cứu tập trung vào quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc Các giải pháp chỉ phù hợp với thị trường Trung Quốc Đề tài 3: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm điện tử từ Hàn Quốc của Công ty Cổ phần Vũ Trụ Việt Nam” – Khóa luận tốt nghiệp 2021- Trần Thị Kiều Trinh – Trường Đại học Thương mại Tác giả sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp chủ yếu từ các tài liệu có sẵn ở công ty và sử dụng phương pháp so sánh để tập trung làm rõ thực trạng của công ty và chỉ ra các hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó và đƣa ra giải pháp hợp lý nhất Đề tài 4: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ô tô của Công ty TNHH thương mại ô tô Trường Thành” – Khóa luận tốt nghiệp 2021- Nguyễn Tiến Đạt – Trường Đại học Thương mại Tác giả đi sâu hệ thống hóa lý luận cơ bản có liên quan đến đề tài, phân tích đƣợc thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và đề xuất giải pháp với công ty nhằm hoàn thiện hơn công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Đề tài 5: “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các sản phẩm gỗ nhựa Composit từ thị trường Malaysia của Công ty Cổ phần Green Global Việt Nam” – Khóa luận tốt nghiệp 2021 – Trần Thị Linh – Đại học Thương mại Bài nghiên cứu đã phân tích thực trạng và chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu gỗ nhựa Composit từ thị trường Malaysia, từ đó kiến nghị một số giải pháp hoàn thiện hơn
Nhìn chung, các đề tài trên đều chỉ rõ lý luận cơ bản liên quan đến đề tài, phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm của công ty, các yếu tố ảnh hưởng, qua đó đánh giá những thành tựu và hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế và từ đó đưa ra định hướng, giải pháp hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Tuy nhiên quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty ở các đề tài có sự khác biệt về sản phẩm, thị trường nhập khẩu, phạm vi nghiên cứu và thời gian nghiên cứu Tiếp nối các công trình nghiên cứu đề tài trên, em đã lựa chọn đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của
Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam” để đi sâu vào thực tiễn thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam, chỉ ra những thành tựu và hạn chế, từ đó kiến nghị giải pháp phù hợp và tối ƣu nhất cho doanh nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam” nghiên cứu với mục đích sau: a) Mục tiêu tổng quát
Trên cơ sở phân tích thực tiễn thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam để đánh giá thành tựu đạt đƣợc và hạn chế và đƣa ra các kiến nghị giải pháp phù hợp, tối ƣu nhất b) Mục tiêu cụ thể
Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về nhập khẩu, hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thứ hai, phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam Thứ ba, đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm góp phần cho giao dịch thương mại quốc tế diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả c) Câu hỏi nghiên cứu
Thứ nhất, Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy
Thứ hai, Công ty Cổ phần máy xây dựng Việt Nam đã đạt đƣợc những thành công và còn tồn tại những gì trong việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng?
Thứ ba, Giải pháp nào cho Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam để tối ƣu quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng?
Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: Bài viết nghiên cứu trong phạm vi Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam
Phạm vi thời gian: Bài nghiên cứu sử dụng dữ liệu thu thập đƣợc trong giai đoạn 2021-2023.
Phương pháp nghiên cứu
Bài nghiên cứu sử dụng những lý thuyết đã đƣợc học từ các bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT, Quản trị chuỗi cung ứng, Quản trị Logistics, Quản trị giao nhận, Nghiệp vụ Hải quan, Kinh tế khu vực và Asean và một số lý thuyết từ các tài liệu khác
1.6.2 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập các dữ liệu trong các tài liệu tham khảo liên quan đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, sách, báo, internet, các nghiên cứu trước đó và các số liệu từ Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thu thập dữ liệu trong quá trình thực tập tại công ty và qua những khảo sát ý kiến của các cán bộ nhân viên công ty
1.6.3 Phương pháp phân tích, xử lý số liệu
Phương pháp thống kê mô tả: thống kê từ nguôn dữ liệu thứ cấp để mô tả đặc điểm của đối tượng Tạo nền tảng cho phương pháp so sánh và phân tích
Phương pháp so sánh: thể hiện sự biến động của số liệu qua các năm, từ đó làm cơ sở đánh giá thực trạng, những thành công và hạn chế còn tồn tại và để xuất
Phương pháp phân tích: phân tích các các dữ liệu thứ cấp và sơ cấp đã thu thập đƣợc và luận giải nguyên nhân dẫn đến những biến động đó Ngoài ra, thông qua phương pháp phân tích, tác giả đánh giá được mối quan hệ của các nhân tố tác động đến việc quản trị quy trình đối với thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu Qua đó đƣa ra đƣợc những đánh giá khách quan về thực trạng và đề xuất đƣợc những giải pháp, kiến nghị phù hợp và thiết thực cho doanh nghiệp.
Kết cấu của khóa luận
Đề tài khóa luận có kết cấu gồm 4 chương, cụ thể:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa
Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp thúc đẩy nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
Cơ sở lý luận về nhập khẩu và hợp đồng nhập khẩu
2.1.1 Cơ sở lý luận về nhập khẩu
Hiểu một cách đơn giản, thì nhập khẩu là việc nhập hàng hóa, nguyên vật liệu từ các quốc gia khác trên thế giới về Việt Nam để tiêu thụ hoặc đáp ứng cho nhu cầu sản xuất
Theo điều 28, khoản 1 của Luật Thương mại 2015: Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam đƣợc coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật
Theo giáo trình Kinh doanh quốc tế - Đại học thương mại 2019 Nhập khẩu là hình thức trong đó các doanh nghiệp chọn mua sản phẩm và dịch vụ từ các nguồn cung ứng bên ngoài và mang nó vào thị trường trong nước Các doanh nghiệp nhập khẩu, cho dù là nhà sản xuất, nhà bán buôn, hay nhà bán lẻ đều đƣợc gọi chung là nhà nhập khẩu Nhập khẩu cũng đƣợc nhắc đến nhƣ nguồn cung ứng toàn cầu và mua toàn cầu Nguồn cung ứng có thể là từ các nhà phân phối độc lập ở nước ngoài, hoặc từ các chi nhánh thuộc quyền sở hữu của công ty hay các chi nhánh hợp tác
Trong nghiên cứu này, khái niệm nhập khẩu có thể đƣợc hiểu là “Nhập khẩu” là các giao dịch liên quan về hàng hóa, dịch vụ từ một nguồn bên ngoài thông qua đường biên giới quốc gia Đây là hoạt động kinh doanh trên phạm vi quốc tế, không phải dạng bán buôn riêng lẻ mà được điều hành dưới một hệ thống, bao gồm cả các tổ chức bên trong lẫn bên ngoài quốc gia nhập khẩu Sự trao đổi hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ này sẽ dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá mà tiền tệ đƣợc dùng làm môi giới
Nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về chịu sự điều chỉnh của quy tắc, điều luật như điều ước quốc tế và ngoại hương, tập quán Thương mại quốc tế, luật
Phương thức giao dịch trên thị trường đa dạng, phong phú với nhiều hình thức nhƣ giao dịch trực tiếp, giao dịch gián tiếp, giao dịch tại hội chợ triển lãm
Sử dụng đa dạng phương thức thanh toán khi giao dịch như Thư tín dụng (Letter of Credit – L/C), Thanh toán bằng điện chuyển tiền T/T (Telegraphic Transfer), hàng đổi hàng, nhờ thu,…
Tiền tệ đƣợc sử dụng để thanh toán khi giao dịch là những ngoại tệ có sức chuyển đổi cao nhƣ đồng Đô la, đồng bảng Anh,…
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu là kinh doanh trên phạm vi quốc tế, có thủ tục phức tạp và thời gian thực hiện lâu
Hoạt động nhập hàng từ nước ngoài về luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro Vì vậy, để để phòng rủi ro cần mua bảo hiểm phù hợp cho hàng hóa
2.1.1.3 Các hình thức nhập khẩu
Nhập khẩu trực tiếp là phương thức nhập khẩu mà nhà nhập khẩu giao dịch trực tiếp với nhà xuất khẩu để đàm phán kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và trở thành chủ thể của giao dịch này
Hoạt động nhập khẩu theo hình thức trực tiếp đƣợc thực hiện khá đơn giản Người mua muốn thuận lợi ký kết được hợp đồng nhập hàng thì trước hết phải nghiên cứu thị trường và tìm kiếm cho mình đối tác phù hợp Họ sẽ tự bỏ vốn, ký kết hợp đồng, chịu mọi rủi ro và chi phí liên quan,…
Nhập khẩu ủy thác được hiểu là hoạt động dịch vụ thương mại theo đó chủ hàng thuê một đơn vị trung gian thay mặt và đứng tên nhập khẩu hàng hóa bằng hợp đồng ủy thác Trách nhiệm của bên nhận ủy thác là phải cung cấp thông tin về thị trường, giá cả, khách hàng, những điều kiện có liên quan đến đơn hàng đƣợc ủy thác, ký kết hợp đồng và thực hiện các thủ tục liên quan đến nhập khẩu Với hình thức này, doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác không phải bỏ vốn, không cần xin hạn ngạch cũng nhƣ không phải tìm kiếm đối tác, giá cả… Đổi lại bên ủy thác sẽ trả phí dịch vụ cho bên nhận ủy thác nhập khẩu
Buôn bán đối lưu (hay mậu dịch đối lưu, thương mại đối lưu) là một phương khẩu, người bán đồng thời là người mua, lượng hàng giao đi có giá trị tương xứng với lƣợng hàng nhận về Mục đích của giao dịch không phải nhằm để thu ngoại tệ mà nhằm để thu về một hàng hóa khác có giá trị tương đương
Với hình thức này, chỉ cần một hợp đồng, nhƣng có thể thực hiện đồng thời hai hoạt động là xuất khẩu và nhập khẩu Lƣợng hàng hóa xuất đi và nhập về có giá trị tương đương nhau Vì vậy, doanh nghiệp xuất khẩu được tính cả kim ngạch xuất khẩu và doanh thu trên hàng hóa nhập khẩu
Tạm nhập tái xuất là hình thức mà thương nhân Việt Nam nhập khẩu tạm thời hàng hóa vào Việt Nam, nhƣng sau đó lại xuất khẩu chính hàng hóa đó ra khỏi Việt Nam sang một nước khác
Nhập khẩu gia công Đây là hình thức mà bên nhận gia công nhập nguyên liệu, vật tư từ người thuê gia công ở nước ngoài về và tiến hành gia công theo hợp đồng đã ký kết
Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình bao gồm hoạch định, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành các hoạt động trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất Nó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng sẽ diễn ra đúng quy định và đúng thời hạn của hợp đồng Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm:
Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Giám sát và điều hành thực hiện
2.2.2 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Lập kế hoạch thực hiện là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định rõ nội dung công việc, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực để thực hiện đƣợc các mục tiêu đó Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng thường căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, điều kiện thực tế của doanh nghiệp cũng như điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác
Trình tự lập kế hoạch bao gồm các bước:
Bước 1: Chuẩn bị lập kế hoạch
Thu thập các thông tin, phân tích yếu tố vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như chính sách của Nhà nước về hoạt động nhập khẩu Đồng thời phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp và đối tác, nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng nhập khẩu
Bước 2: Tiến hành lập kế hoạch
Xác định các chỉ tiêu cần đạt đƣợc, các nội dung công việc, và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành các công việc đó
Bước 3: Trình duyệt kế hoạch
Kế hoạch sau khi được lập phải được trình trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Khi đƣợc duyệt mới đƣợc thi hành thực hiện
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trên cơ sở thiết lập kế hoạch cụ thể: mục tiêu, thời điểm, cách thức tiến hành, và sự phân bổ nguồn lực cần thiết, tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Xin giấy phép nhập khẩu, mở L/C, làm thủ tục hải quan, nhận hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng nhập khẩu, khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
- Xin giấy phép nhập khẩu
Khi doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hoá thì cần phải có giấy phép nhập khẩu theo năm hoặc theo chuyến Đây là một hình thức quản lý hoạt động nhập khẩu của Nhà nước Khi tham gia nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào các doanh nghiệp cần phải biết mặt hàng này có nằm trong diện đƣợc phép nhập khẩu hay không và nếu có thì hàng hóa này có cần xin giấy phép nhập khẩu không Điều này rất quan trọng và cơ bản vì nó đảm bảo hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp là hợp pháp
- Mở L/C (Nếu thanh toán bằng L/C)
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế Do tính chất của hợp đồng thương mại quốc tế luôn chứa đựng nhiều rủi ro, nên các bên trong hợp đồng thương mại quốc tế luôn tìm cách thanh toán an toàn nhất thức thanh toán mà ngân hàng (ngân hàng mở tín dụng) theo yêu cầu của người xin mở tín dụng trả tiền cho bên thứ ba khi xuất tình đầy đủ các chứng từ và mọi điều kiện đặt ra đều đƣợc thực hiện đầy đủ Để mở L/C, người nhập khẩu phải đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C và nộp tiền ký quỹ Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa ngân hàng mở L/C và người xin mở L/C, đồng thời là cơ sở để ngân hàng mở L/C thanh toán cho bên xuất khẩu Do đó phải đảm bảo các điều kiện chặt chẽ, phù hợp nội dung hợp đồng, nếu có sai sót phải thực hiện chỉnh sửa L/C Sau khi L/C có hiệu lực, người xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng đồng thời gửi bộ chứng từ đến cho ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ Nếu bộ chứng từ phù hợp thì người nhập khẩu nhận chứng từ để nhận hàng và ngân hàng mở L/C sẽ gửi tiền hàng cho ngân hàng thông báo của bên xuất khẩu
- Thuê phương tiện vận tải
Tuỳ thuộc vào các điều kiện mà các bên thoả thuận với nhau, nghĩa vụ vận chuyển và hàng sẽ thuộc về bên mua hoặc bên bán Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng Incoterms của hợp đồng thương mại quốc tế mà bên nhập khẩu và bên xuất khẩu chủ động thuê phương tiện vận tải
Căn cứ vào điều kiện mua bán hàng hóa để xác định bên mua hay bên bán có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải Thông thường trong các hợp đồng nhập khẩu đã quy định loại phương tiện (đường biển hay đường sắt ) Khi đi thuê phương tiện vận tải người quản trị phải quyết định: loại phương tiện đó như thế nào; hình thức thuê; thuê của hãng vận tải nào; thời điểm thuê
Căn cứ vào điều kiện mua bán hàng hóa để xác định bên mua hay bên bán có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải Thông thường trong các hợp đồng nhập khẩu đã quy định loại phương tiện(đường biển hay đường sắt ) Khi đi thuê phương tiện vận tải người quản trị phải quyết định: loại phương tiện đó như thế nào; hình thức thuê; thuê của hãng vận tải nào; thời điểm thuê Cụ thể:
- Căn cứ vào hợp đồng thương mại quốc tế như điều kiện cơ sở giao hàng, những quy định về đặc điểm của phương tiện vận tải, quy định về mức bốc dỡ hàng hóa
- Căn cứ vào khối lượng hàng hoá và đặc điểm hàng hóa: Khi thuê phương tiện vận tải phải căn cứ vào khối lượng hàng hóa để tối ưu hóa tải trọng của phương tiện Với những hàng hóa có khối lượng lớn và cồng kềnh thường ưu tiên bằng vận tải đường biển; Với những hàng hóa cần thời gian nhanh, khối lượng từ nhỏ đến trung bình sẽ ưu tiên vận tải bằng đường hàng không, tuy nhiên loại hình vận tải này chi phí cao; Đường sắt thường ưu tiên nhanh nhưng không quá cồng kềnh và thời gian cũng không nhanh bằng đường bay và phải có các tuyến đường sắt đến đó; Hàng hóa có khối lượng từ nhỏ đến trung bình (khoảng 10-15 tấn) và quãng đường vận chuyển ngắn, không quá xa Từ đó tối ƣu hoá đƣợc chi phí đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển
- Căn cứ vào điều kiện vận tải: Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt Vận chuyển trên tuyến đường bình thường hay tuyến đường đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở một chuyến hay chuyên chở nhiều chuyến
Doanh nghiệp cần tìm hiểu và phân tích lựa chọn phương thức vận tải phù hợp, ngoài ra doanh nghiệp cũng phải tìm hiểu kỹ về thông tin về hãng tàu, giá cước vận tải, các loại hợp đồng vận tải và công ƣớc quốc tế về vận tải Căn cứ theo nhu cầu và để đáp ứng tối đa hoá lợi ích, các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế có thể thuê tàu theo nhiếu phương thức như là thuê tàu chợ, thuê tàu chuyến hoặc thuê tàu hạn định Đồng thời xác định hình thức thuê, thuê của hãng vận tải nào, thời điểm thuê…Khi thuê phương tiện vận tải phải dựa trên căn cứ thực tế hợp đồng TMQT như điều kiện cơ sở giao hàng, quy định đặc điểm phương tiện vận tải, quy định mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, căn cứ khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa để đảm bảo an toàn cũng nhƣ tối ƣu hóa chi phí Hiện nay, ở Việt Nam hầu hết hàng hóa XNK được vận chuyển bằng đường biển
- Mua bảo hiểm hàng hóa
Tuỳ thuộc vào loại hàng hoá, loại phương tiện vận chuyển và điều kiện giao hàng doanh nghiệp kinh doanh quốc tế phải phân tích nhu cầu bảo hiểm cho hàng hoá và lựa chọn loại hình bảo hiểm cho phù hợp
Theo ICC 1982 (Điều kiện bảo hiểm đường biển loại A, loại B, loại C)
Điều kiện C: Có 7 trách nhiệm bảo hiềm gồm:
Dỡ hàng tại một cảng gặp nạn
Phương tiện vận chuyển đường bộ bị lật đổ hoặc bị trật bánh
Tổng quan về Công ty VINACOMA.,JSC
3.1.1 Giới thiệu Công ty VINACOMA.,JSC
Tên công ty: Công ty Cổ Phần Phát Triển Máy Xây Dựng Việt Nam (Viết tắt là VINACOMA., JSC - VCM GROUP)
Người đại diện: Phan Văn Quân
Giấy phép đăng ki kinh doanh số: 0102935771
Ngày thành lập công ty: 24/09/2008
Trụ sở chính: Số 20, ngõ 189, ường Hoàng Hoa Thám, Phường Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội
Văn phòng giao dịch: Tầng 2, Tòa nhà Tập Đoàn Hà Nội, 442 Đội Cấn Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh TP.HCM: Cao Ốc The Manor Offcetel, 91 Nguyễn Hữu Cảnh, Phường 22, Quận Bình Thạnh
Tầm nhìn công ty: Bằng nỗ lực lao động và sáng tạo cùng sự áp dụng khoa học quản lý, Công ty Cổ phần Phát Triển Máy Xây Dựng Việt Nam VINACOMA mong muốn trở thành một công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp, tƣ vấn mua bán thiết bị máy móc, thiết bị xây dựng tại Việt Nam
Quá trình hình thành và phát triển
Từ 2002-2005: Thành lập trung tâm hỗ trợ xúc tiến xuất nhập khẩu hỗ trợ các doanh nghiệp khởi nghiệp nhập khẩu vật tự, thiết bị máy móc xây dựng từ Nhật Bản
Từ 2005-2008: Chuyển hướng từ trung tâm sang mô hình doanh nghiệp, Công ty Cổ phần phát triển Máy Xây Dựng Việt Nam với thương hiệu Vinacoma Vcmgroup chính thức ra đời
Từ 2008-2011: Thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu máy móc xây dựng và hỗ trợ các doanh nghiệp trong ngành mở rộng và phát triển thị trường từ khắp các quốc gia trên thế giới Phát triển và mở rộng sang nhiều lĩnh vực, phân phối thiết bị cho nhiều hãng nổi tiếng trên thế giới nhƣ Kato, Komatsu, Hitachi, CAT, Truyền Thông, Chuỗi bán lẻ điện máy xây dựng
Từ 2015-2017: Duy trì sự tăng trưởng và hoạt động kinh doanh trở lại và năm
2017 đạt đƣợc những thành tích về kinh doanh và quy mô lớn hơn, là tiền đề tiếp theo trong kế hoạch lộ trình phát triển mãnh mẽ hơn nữa trong những năm tới
Từ năm 2017 đến nay: Hoạt động trên các lĩnh vực khác nhƣ: xuất nhập khẩu các máy móc, thiết bị xây dựng, thiết bị văn phòng, thiết bị viễn thông, đồ điện tử, điện lạnh ; xúc tiến thương mại, môi giới thương mại, ủy thác xuất nhập khẩu Trải qua quá trình hình thành và phát triển đến nay, công ty đã và đang lớn mạnh cả về quy mô và chất lƣợng
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh chính
3.1.2.1 Kinh doanh và nhập khẩu máy xây dựng
Công ty chủ yếu chuyên về lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu máy móc, thiết bị xây dựng và trong lĩnh vực này Vinacoma đã, đang và dần khẳng định đƣợc vị thế của mình trong và ngoài nước Các sản phẩm chủ yếu trong lĩnh vực này như:
- Máy móc thiết bị thi công (Máy xúc, máy ủi, xe lu, xe sản gạt )
- Xe tải và thiết bị khoan
- Xe và thiết bị cầu (Cầu bánh xích, cầu bánh lốp, xe cầu tài )
- Xe và thiết bị khai khoáng mỏ
3.1.2.2 Hệ thống Showroom và bán lẻ
Các dịch vụ cung cấp bán lẻ trên hệ thống Showroom nhƣ nhận đặt hàng, ký gửi từ khách hàng, đại diện và phân phối các sản phẩm máy xây dựng; dịch vụ cho thuê,… Công ty là bên trung gian thương mại gắn kết các giao dịch giữa nhà cung và khách hàng, hỗ trợ xúc tiến, quảng bá sản phẩm, đàm phán, kí kết hợp đồng xuất, nhập khẩu, thanh toán quốc tế và nhiều dịch vụ bảo hành, sửa chữa khác
3.1.2.3 Thương mại điện tử xuyên quốc gia
Công ty thiết lập 2 sàn giao dịch máy xây dựng lớn là: Sàn giao dịch máy móc thiết bị xây dựng Việt Nam: vinacoma.com.vn và Sàn giao dịch máy móc thiết bị xây dựng quốc tế machinfo.com Với sự phát triển của công nghệ 4.0 việc mua bán hàng trên các sàn thương mại điện tử giúp kết nối nhà cung cấp hơn 5,000 nhà cung cấp và 10,000 sản phẩm, với hoa hồng phí 0%
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân lực của Công ty VINACOMA.,JSC
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức của VINACOMA.,JSC
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự công ty VINACOMA.,JSC
Phòng hành chính nhân sự
Phòng Marketing-IT Phòng tài chính, kế toán
Bảng 3.1 Cơ cấu nhân lực của VINACOMA.,JSC giai đoạn 2021-2023
Phòng tài chính, kế toán 6 8.8
Phòng hành chính nhân sự 10 14.7
Sau đại học 8 11.8 Đại học 38 55.9
Trung cấp hoặc lao động phổ thông 10 14.7
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự công ty VINACOMA.,JSC
Nguồn nhân lực nữ củ công ty năm 2023 nhiều hơn nguồn nhân lực nam, chiếm 69,1% Đa số 86.8% là nguồn nhân lực trẻ dưới 35 tuổi, nhân sự trẻ tạo môi trường làm việc năng động, nhạy bén và thích nghi môi trường tốt Đặc biệt trình độ học vấn nhân sự từ đại học chiếm 55,9%, trình độ sau đại học chiếm 11.8% do đó hiệu quả công việc của công ty ổn định và đạt hiệu quả cao
3.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Trụ sở của VINACOMA.,JSC nằm tại số 20, ngõ 189, đường Hoàng Hoa Thám, Phường Liễu Giai, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Các nhân sự đƣợc trang bị máy tính để bàn, máy in và các thiết bị cần thiết khác phục vụ cho công việc Các bình cứu hỏa đƣợc công ty trang bị đầy đủ để bảo đảm an toàn theo quy định của pháp luật và tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy
3.1.5 Tài chính của đơn vị
Bảng 3.2 Quy mô và cơ cấu tài sản của VINACOMA.,JSC giai đoạn 2021-2023
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty VINACOMA.,JSC
Tài sản ngắn hạn của công ty năm 2021 là 87.7 tỷ VNĐ, đến năm 2023 tăng 109.7 tỷ VNĐ Đối với tài sản dài hạn của công ty tăng từ năm 2021-2023 đạt 57,5 tỷ đồng Cho thấy tiềm lực và quy mô của doanh nghiệp gia tăng Qua đó là cơ sở cho các nhà đầu tƣ đánh giá doanh nghiệp và gia tăng đầu tƣ cho doanh nghiệp Nhất là trong thời kỳ kinh tế khó khăn, lãi suất ngân hàng cao nhƣ hiện nay Sự giúp đỡ của các nhà đầu tƣ nhƣ phao cứu sinh để doanh nghiệp duy trì và phát triển
Bảng 3.3 Quy mô và cơ cấu nguồn vốn của VINACOMA.,JSC giai đoạn 2021-2023
Chủ sở hữu 55.0 43.5 53.6 35.0 55.0 32.9 Đi vay 71.4 56.5 99.5 65.0 112.2 67.1
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty VINACOMA.,JSC
Nguồn vốn cho biết tài sản thực tế của doanh nghiệp đến từ đâu từ đó để doanh nghiệp cân nhắc phát triển Trong giai đoạn 2021-2023, nguồn vốn chiếm tỷ trọng cao vẫn là vốn đi vay, chủ yếu công ty vay từ các ngân hàng để thanh khoản các giao dịch, trả nợ cho người bán, hay các khoản nợ, thuế khác của công ty Khi nhìn tổng quát 3 năm, vốn đi vay có quy mô và tỷ trọng tăng qua các năm Năm
2023 vốn đi vay ghi nhận đƣợc là 112.2 tỷ VNĐ chiếm 67,1% Nhƣ vậy có thể thấy công ty đang ngày càng phụ thuộc vào nguồn vốn đi vay Qua đó, có thể thấy mức độ độc lập tài chính của doanh nghiệp trong kinh doanh chƣa cao bởi doanh nghiệp còn cho khách hàng nợ nhiều.
Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty VINACOMA.,JSC
3.2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty VINACOMA.,JSC giai đoạn 2021-2023
Bảng 3.4 Tình hình kinh doanh của VINACOMA.,JSC giai đoạn 2021-2023
Doanh thu Tổng chi phí
Doanh thu, chi phí, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế, tỷ suất lợi nhuận của công ty liên tục tăng trong 3 năm từ giai đoạn 2021-2023 cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty ổn định mặc dù nền kinh tế chung đang khó khăn Cụ thể doanh thu năm 2021 là 62,34 tỷ VNĐ đến năm 2023 đạt 105,4 tỷ VNĐ Hay lợi nhuận trước thuế và sau thuế cũng đạt những con số đáng ghi nhận Tuy nhiên, theo bảng số liệu 3.5 thì có thể thấy mức độ tăng trưởng doanh thu năm 2023 là 17,7% chậm hơn năm 2022 là 28,1%, cho thấy thực trạng nền kinh tế khó khăn sau Covid-
19 cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty
Biểu đồ 3.1 Tốc độ tăng trưởng tình hình kinh doanh công ty
Nguồn: Tác giả tính toán dựa theo bảng 3.5 trrong bài
Năm 2023 đƣợc cho là năm gặp khó khăn của nền kinh tế toàn cầu và cũng đã ảnh hưởng đến các doanh nghiệp Việt Nam và cụ thể là VINACOMA, điều này cũng có thể thấy rõ ở mức độ tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận trước và sau thuế của doanh nghiệp đều ghi nhận tăng trưởng chậm hơn cho với năm 2022 mặc dù doanh thu, lợi nhuận đều tăng
Doanh thu Tổng chi phí Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế
3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của Công ty VINACOMA.,JSC
3.2.2.1 Kim ngạch nhập khẩu theo sản phẩm
Bảng 3.5 Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa theo doanh thu giai đoạn 2021-2023
Loại hàng Quy mô Cơ cấu Quy mô Cơ cấu Quy mô Cơ cấu
Máy và thiết bị làm đất
(xúc, lu, ủi, thiết bị bê tông, )
Máy và thiết bị nâng hạ
Thiết bị xây dựng khác
(máy phát điện, thiết bị khoan, )
Tổng kim ngạch nhập khẩu 42.3 - 59.5 - 83.8 -
Nguồn: Báo cáo tài chính công ty VINACOMA.,JSC
Năm 2023 sản phầm nhập khẩu chính của doanh nghiệp là máy và thiết bị làm đất chiếm 42.6% tổng kim ngạch nhập khẩu Theo sau đó là Máy và thiết bị nâng hạ chiếm 16.3% Sự chuyển dịch sản phẩm đó phụ thuộc vào nhu cầu của thị trường Kim ngạch nhập khẩu của công ty vẫn duy trì tăng đều qua các năm từ 42,3 tỷ VNĐ năm 2021 lên 59,5 tỷ VNĐ đồng và năm 2023 tiếp tục tăng 83,8 tỷ VNĐ tăng 1.98 lần so với năm 2021, và tăng 1,4 lần so với năm 2022 Đây đƣợc cho là tốc độ tăng vừa phải với mục đích duy trì nguồn cung hàng cho hoạt động kinh doanh trong nước Như vậy nhập khẩu có sự phục hồi mạnh tuy nhiên vẫn doanh nghiệp vẫn đang ở mức nhập siêu lớn
3.2.2.2 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường
Thị trường trọng yếu của VINACOMA , JSC là Nhật Bản Bên cạnh đó công ty cũng đã hướng tới khai thác nhiều hơn ở các thị trường tiềm năng khác như Hàn Quốc, HongKong, EU…
Bảng 3.6 Tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu hàng hóa theo thị trường
Thị trường Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Nguồn: Báo cáo hoạt động nhập khẩu công ty VINACOMA.,JSC
Thị trường trọng điểm của Công ty VINACOMA.,JSC là Nhật Bản với tỷ trọng nhập khẩu giai đoạn 2021-2023 tăng qua các năm, năm 2023 chiếm 46.1% Theo sau đó là Trung Quốc, Hàn Quốc, Hoa Kỳ, Châu Âu và các khu vực khác lần lƣợt là 17.3%, 16.2%, 10.8%, 7.3% và 4.3% Doanh thu và lợi nhuận của công ty vẫn tăng trưởng trong thời kì dịch bệnh do hoạt động kinh doanh chính của công ty là nhập khẩu các thiết bị xây dựng từ các thị trường nước ngoài như Nhật Bản, Hàn Quốc, HongKong, EU,… và bán cho khách hàng trong nước không phải chịu nhiều áp lực từ xuất khẩu.
Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty VINACOMA.,JSC
3.3.1 Thực trạng lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty VINACOMA.,JSC
Lập kế hoạch là bước tiên quyết cho mọi hoạt động Ngay từ đầu khi lập kế hoạch đúng hướng thì thực hiện cũng sẽ đúng hướng, đánh giá được tổng quan và trạnh thiếu sót
Chuẩn bị lập kế hoạch là bước đầu tiên giúp nhìn nhận và đánh giá tổng quan dụng nên cần phải chú trọng vào các quy định, chính sách, thủ tục nhập khẩu đối với sản phẩm đã qua sử dụng Nhân viên tiến hành thu thập thông tin về các chính sách, quy định của Nhà nước về mặt hàng máy xây dựng và các quy định; thủ tục của hải quan Việt Nam về việc nhập khẩu máy xây dựng đã qua sử dụng; đặc biệt là các quy định thanh toán quốc tế và các quy định của ngân hàng mở L/C (hiện nay công ty sử dụng 2 ngân hàng chính để mở L/C là Vietcombank và MB Bank); nghiên cứu và xem xét các biến động thị trường trong nước và quốc tế về giá cước biển, dịch vụ logistics và các quy định khác liên quan để có cái nhìn tổng quát nhất và định hướng xử lý phù hợp
Sau khi có các bước chuần bị kỹ càng trên thì sẽ tiến hành lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng Kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty nhƣ sau: Bộ phận chứng từ thuộc phòng nhập khẩu sẽ tiến hành lên kế hoạch đặt tàu, kế hoạch làm thủ tục hải quan, kế hoạch thanh toán phù hợp với từng đối tác nước ngoài khác nhau Tiếp đó là kế hoạch nhận và kiểm tra hàng sẽ được nhân viên đặt hàng đi nhận và kiểm tra hàng hóa về số lƣợng và đúng sản phẩm đã đặt
Kế hoạch lập ra sau khi đã đƣợc các bộ phận hoàn thành sẽ đƣợc trình duyệt lên trưởng phòng Nhập khẩu là Bà Trần Thanh Thảo để được góp ý, bổ sung Sau khi trưởng phòng đồng ý ký sẽ trình lên Tổng giám đốc là Ông Phan Văn Hải phê duyệt trước khi đi vào hoạt động
3.3.2 Thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của
3.3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Do mặt hàng nhập khẩu của công ty VINACOMA.,JSC là các máy xây dựng đã qua sử dụng từ nước ngoài về Việt Nam nên công ty cần phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu do Bộ Công Thương cấp
Hồ sơ xin đề nghị cấp phép bao gồm (Tuân theo Quyết định số 18/2019/QĐ-TTg):
Văn bản đề nghị cho phép nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng;
Hồ sơ giải trình về sự cần thiết phải nhập khẩu máy móc, thiết bị, khả năng đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường;
Chứng thƣ giám định đƣợc cấp bởi tổ chức giám định đã đƣợc chi định hoặc
Tài liệu chứng minh việc bảo trì, bảo dƣỡng định kỳ đồi với máy móc, thiết bị theo quy định của nhà sản xuất;
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đóng dâu của doanh nghiệp
3.3.2.2 Mở L/C Để mở L/C, nhân viên phòng nhập khẩu của công ty cần xuất trình với ngân hàng bộ hồ sơ bao gồm: 2 bản chính Đơn yêu cầu mở L/C (theo mẫu ngân hàng); 2 bản sao y Hợp đồng nhập khẩu (kèm phụ lục nếu có); 1 bản chính đơn xin mua ngoại tệ: 1 bản chính phương án kinh doanh hàng nhập Ngoài ra, công ty còn phải gửi cho ngân hàng 2 ủy nhiệm chi bao gồm:
• Một ủy nhiệm chi ký quỹ mở L/C
• Một ủy nhiệm chi trả phí mở L/C cho ngân hàng Đối với đối tác tin cậy và có giao dịch thường xuyên nên phần kỹ quỹ là 20% giá trị hợp đồng nhập khẩu và và 100% giá trị hợp đồng nếu hai bên lần đầu tiên giao dịch với nhau (con số này có thể dao động đổi với từng trường hợp cụ thế) Phí mở L/C thường là 0.15% giá trị hàng nhập
Sau khi L/C đƣợc mở, công ty nhận đƣợc một bản sao L/C để xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu của mình để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp, đồng thời thông báo cho ngân hàng những sai lệch (nếu có) Sau khi các thông tin đã được kiểm tra đúng thì L/C sẽ được chuyển đến cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo ở nước ngoài xác nhận Thời gian ngân hàng của đổi tác nhân được L/C gốc thường rơi vào từ khoảng 5-10 ngày tủy vào vị trí khoảng cách giữa hai nước Do có mối quan hệ hợp tác lâu dài với các ngân hàng nên khi mở L/C thường chỉ ký quỹ từ 10-25% giá trị đơn hàng tủy thuộc vào từng đơn hàng Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty khi có thể xoay vòng nguồn vốn
Sau khi L/C đƣợc mở, ngân hàng sẽ thông báo và gửi bản sao L/C cho công ty, công ty kiểm tra nội dung L/C nếu có sai sót thì tiền hành sửa đổi ngay Sau khi hoàn tất việc mở L/C, ngân hàng sẽ mở L/C và gửi L/C cho bên ngân hàng của nhà xuất khẩu bên nước ngoài và cho đổi tác nước ngoài Thời gian cho ngân hàng của nhà xuất khẩu bên nước ngoài nhận được thường rơi vào từ 3-7 ngày tùy thuộc vào khoảng cách địa lý giữa hai quốc gia Khi ngân hàng đổi tác xác nhận L/C không có vấn để gì thì họ sẽ thông báo lại cho nhà xuất khẩu nước ngoài và bên xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng và gửi lại bộ chứng từ theo yêu cầu trong L/C Đổi với những hợp đồng nhập máy xây dựng có giá trị lớn và đổi tác mới thì công ty sử dụng hình thức tín dụng thanh toán bằng 100% L/C trả ngay không hủy ngang Phần lớn các hợp đồng nhập khẩu công ty đều lựa chọn Ngân hàng mở L/C là ngân hàng TMCP Quân Đội (MB) - chi nhánh Ba Đình Đây là ngân hàng lớn có giao dịch với nhiều ngân hàng trên thế giới, thuận tiện cho công ty trong quá trình đàm phán ký kết hợp đông Năm 2023, công ty có 623 hợp đồng nhập khẩu đã thực hiện thì có đến 512 hợp đồng mở L/C tại Ngân hàng MB Còn lại 111 hợp đồng đƣợc công ty mở tại Ngân hàng Vietcombank - Chi nhánh Cầu Giấy
3.3.2.3 Thuê phương tiện vận tải
Máy xây dựng là loại hàng hàng hóa với kích thước lớn, trọng lượng nặng nên chủ yếu 90% được vận chuyển bằng đường biển, 10% còn lại là sử dụng bằng đường sắt và đường bộ
Bảng 3.7 Phương tiện vận chuyển nhập khẩu máy xây dựng của Công ty
Tổng hợp đồng nhập khẩu 504 572 623
Tổng số lô hàng vận chuyển bằng đường biển 452 515 562
Tổng số lô hàng vận chuyển bằng đường sắt 40 44 47
Tổng số lô hàng vận chuyển bằng đường bộ 12 13 15
(Nguồn: Phòng Nhập khầu Công ty Vinacoma.,JSC)
Thông thường các lô hàng được vận chuyển theo giá FOB bởi công ty có thể chủ động thuê các đơn vị vận chuyển, nhận hàng do đó có thể tối ƣu chi phí vận chuyển Sau khi ký kết hợp đồng, bộ phận nhập khẩu sẽ tìm thuê phương tiện vận chuyển và chú ý về mặt hàng máy xây dựng đã qua sử dụng bởi đây là mặt hàng số hãng tàu công ty thường đi là Cosco Shipping Lines, CULines, Wanhai Line, OOCL… Một số trường hợp công ty sẽ vận chuyển bằng đường bộ và đường sắt như là các loại máy móc nhập từ thị trường Trung Quốc có kích thước nhỏ có thể đóng vào container
Có thể thấy trong giai đoạn 2021 – 2023 các lô hàng của công ty chủ yếu sử dụng bằng đường biển Năm 2023 các lô hàng tăng và thị trường Trung Quốc cũng được công ty hướng đến nhiều trong năm nay nên các tuyến đường bộ và đường sắt cũng có sự gia tăng
3.3.2.4 Mua bảo hiểm hàng hóa
Hiện nay công ty đa số ký hợp đồng với điều kiện FOB hoặc CRF (Incoterm 2020) mà hàng hóa công ty thường có giá trị lớn, tính chất hàng hóa lớn, nên công ty sẽ chủ động mua bảo hiểm để phòng tránh rủi ro
Bảng 3.8 Tình hình mua bảo hiểm các lô hàng nhập khẩu máy xây dựng của
Công ty VINACOMA.,JSC giai đoạn 2021 – 2023
Số lô hàng mua bảo hiểm 504 572 623
Số lô hàng mua bảo hiểm của MIC 294 311 385
Số lô hàng mua bảo hiểm của PJICO 210 241 238
(Nguồn: Phòng Nhập khầu Công ty Vinacoma.,JSC)
Khi công ty có trách nhiệm mua bảo hiểm cho các đơn hàng thì công ty thường lựa chọn mua bảo hiểm ở điều kiện A Vì đây là hàng hóa máy móc có giá trị hợp đồng lớn đồng thời là hàng đa phần hàng hóa đều là hàng hóa cũ nên có dễ xảy ra rủi ro trong quá trình vận chuyển Và khi công ty mua bảo hiểm cho hàng hóa thì có thể nhận được các lợi ích như được giải quyết khiếu nại, được bồi thường một cách kịp thời và đầy đủ nhất, VINACOMA.,JSC lựa chọn Công ty Bảo hiểm MIC Thăng Long thuộc Tổng CTCP Bảo Hiểm Quân Đội và Bảo hiểm PJCO với tỷ lệ phí là 0.25% Với những điều kiện bảo hiểm ở mức cao nhƣ vậy giúp doanh nghiệp đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa về Việt Nam đƣợc an toàn, đƣợc bồi thường nếu xảy ra rủi ro
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu khẩu máy xây dựng của Công ty VINACOMA.,JSC 50 1 Thành tựu
đồng nhập khẩu khẩu máy xây dựng của Công ty VINACOMA.,JSC 3.4.1 Thành tựu
Năm 2023 đƣợc cho là một năm kinh tế khó khăn và đầy biến động, tuy nhiên kim ngạch nhập khẩu của công ty VINACOMA.,JSC có sự gia tăng, số hợp đồng nhập đƣợc đánh giá nhiều hơn những năm 2021, 2022 Một trong những thành tựu đó là:
Thứ nhất, Các hợp đồng nhập khẩu thực hiện tốt và các hợp đồng nhập khẩu thành công đạt 96% 4% còn lại là do hàng hóa có sự hƣ hỏng một số chỗ do khách quan vận chuyển và thời tiết Tỷ lệ hợp đồng nhập khẩu thành công cao là do ngay từ những bước lập kế hoạch được chuẩn bị cẩn thận, kỹ càng Các kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty đƣợc lập một cách chi tiết rõ ràng và có sự phân công cụ thể, giúp đánh giá tổng quan và lường trước những rủi ro, sự sai sót trong quá trình quản trị thực hiện hợp đồng
Thứ hai, Các khâu thực hiện hợp đồng và giám sát hợp đồng cũng đƣợc các nhân viên phối hợp trôi chảy Các sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng đã được cải thiện nhiều Các lỗi thường gặp trong khâu mở L/C, làm thủ tục hải quan, nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, dẫn đƣợc hạn chế Thành tựu đáng ghi nhận này năm trở lên, những sai sót cơ bản đã không còn quá nhiều trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thứ ba, Công ty đã tự chủ động trong việc vận chuyển hàng hóa từ cảng Hải Phòng về kho của công ty và tự thuê forwarder Điều đó đã giảm nhiều chi phí nhập khẩu và công ty cũng có thể làm việc với nhiều bên forwarder, đƣợc lựa chọn những phương án tốt nhất Không còn như trước đây công ty hoàn toàn để bên bán hàng tìm tàu và vận chuyển đến tận nơi Cụ thể tháng 3/2023, công ty nhập khẩu dòng máy cẩu Kobelco từ Nhật Bản với yêu cầu 2 tuần phải có hàng Khi đó ngoài việc cấp tốc chuẩn bị lên đơn đặt hàng, các nhân viên cũng đã phải tìm hiểu nhiều bên để đáp ứng khoảng thời gian đó và chi phí không quá cao So với việc trực tiếp làm việc với bên bán hàng, việc chủ động vận chuyển và thuê forwarder đã giúp công ty nhập khẩu đƣợc thuận lợi và tối ƣu chi phí hơn
Thứ tƣ, Tỷ giá hối đoái ổn định thúc đẩy nhập khẩu Tính đến cuối năm 2023, tỷ giá trung tâm tăng 1,1%; tỷ giá mua bán USD tại các ngân hàng tăng 3,04% - 3,08% - theo dữ liệu từ công ty dữ liệu WiGroup Thị trường tỷ giá trong nửa đầu năm đã trải qua một giai đoạn bình lặng, nhƣng bắt đầu biến động từ đầu quý III và tăng mạnh từ tháng 8 Đỉnh điểm của sự biến động này thậm chí đã đƣa tỷ giá gần sát với mức cao nhất được ghi nhận vào năm 2022, trước khi giảm dần vào cuối năm Điều này không chỉ là minh chứng cho sự không ổn định của thị trường tỷ giá mà còn là yếu tố thúc đẩy các doanh nghiệp nhập khẩu mở rộng quy mô hoạt động so với năm trước Đó cũng là một trong những nguyên nhân thúc đẩy Công ty Cổ phần phát triển máy xây dựng Việt Nam nhập khẩu và mở rộng quy mô hơn so với năm 2022 Đối với các công ty nhập khẩu, sự ổn định của tỷ giá là một yếu tố cực kỳ quan trọng, đặc biệt là trong bối cảnh biến động không lường trước của thị trường
Sự tăng mạnh của tỷ giá từ tháng 8 cũng đã tạo ra một áp lực tăng chi phí, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành sản xuất và nhập khẩu nguyên liệu Tuy nhiên, sự ổn định của tỷ giá trong nửa đầu năm đã cung cấp một cơ hội cho các công ty nhập khẩu để điều chỉnh chiến lƣợc kinh doanh và tối ƣu hóa hoạt động sản xuất Đó cũng là một trong những nguyên nhân thúc đẩy công ty nhập khẩu và mở rộng quy mô hơn so với năm 2022
Ngoài ra, chính sách các nước xuất, nhập khẩu là một trong những nguyên nhân tạo sự thuận lợi cho công ty VINACOMA.,JSC Thị trường nhập khẩu chính của công ty là Nhật Bản, Việt Nam và Nhật Bản đã ký kết hiệp định thương mại tự do, tiêu biểu là Hiệp định Thương mại Việt Nam - Nhật Bản ( VJEPA) và Hiệp định đổi tác kinh tế toàn diện ASEAN - Nhật Bản (AJCEP) Bản về đối tác kinh tế giai đoạn 2018 - 2023, trong đó, các mặt hàng máy móc, thiết bị đã qua sử dụng đƣợc giảm thuế suất từ 5%,10% xuống còn 0% Điều này tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Vinacoma đặc biệt trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan, khi các mặt hàng máy móc nhập khẩu của công ty phần lớn đến từ Nhật Bản Việc đƣợc giảm thuế dẫn đến sự gia tăng các nguồn hàng nhập khẩu của công ty do giá thành rẻ hơn, mẫu mã đa dạng, phong phú
Bên cạnh những thành tựu trên thì công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Cổ phần Phát triển máy xây dựng Việt Nam còn tồn tại một số hạn chế nhƣ sau:
Thứ nhất, Làm thủ tục hải quan của công ty vẫn còn mắc nhiều lỗi gây tốn thời gian và chi phí Có thể thấy mặt hàng nhập khẩu của công ty là máy xây dựng đã qua sử dụng nên cần thêm nhiều giấy tờ liên quan nhƣ đăng ký kiểm tra chất lƣợng dẫn đến thủ tục hải quan còn nhiêu sai sót dẫn đến thời gian thông quan hàng hóa kéo dài và chi phí lưu kho và lưu bãi tăng cao
Thứ hai, Khâu nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu chƣa cẩn thận gây tổn thất về mặt chi phí Năm nào tình trạng bất cẩn, chủ quan kiểm tra hàng của nhân viên cũng xảy ra Năm 2022 lô hàng máy xúc bánh xích Kato hợp đồng 146/22/KATO lấy hàng ngày 12/09/2022, do thiếu cần thận khi kiểm hàng trước khi đưa về kho của cán bộ nhân viên dẫn đến khi vận chuyển đi tiêu thụ mới phát hiện ra lỗi và công ty đã phải chịu mọi tổn thất do nằm ngoài phạm vi giải quyết của hợp đồng Tuy nhiên đến tháng 5/2023 lại tiếp tục xảy ra 1 tình trạng tương tự về dòng xe nâng Komatsu FD150 15 tấn năm 2005 từ thị trường Hàn Quốc đã gây tổn thất cho công ty
Thứ ba, Mở L/C còn nhiều sai sót, chậm trễ bởi trong quá trình chuẩn bị giấy tờ đã thiếu sót và nhầm lẫn khiến cho việc giấy tờ bị sai thông tin, thủ tục mở L/C không liên tục xảy ra những cũng vài trường hợp đã gây tốn thời gian mở L/C dẫn đến việc nhập khẩu bị trì hoãn
3.4.3 Nguyên nhân của hạn chế
Công ty còn một số tồn tại trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng quản trị của công ty, một trong những nguyên nhân nhƣ sau:
Thứ nhất, Khả năng tài chỉnh của công ty Tài chính công ty là một trong những nhân tố tác động nhiều đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Vinacoma Mặc dủ trong những năm gần đây, công ty có xu hướng mở rộng quy mô, nguồn vốn đang ngày càng tăng nhƣng thời điểm hiện tại nền kinh tế khó khăn, thị trường buôn bán ảm đạm, nhiều khách hàng nợ công ty lâu, lãi suất ngân hàng tăng gây khó khăn cho công ty nên đôi khi việc thanh toán các đơn hàng nhập khẩu còn chậm
Thứ hai, Nhân lực của công ty Chủ yếu những tồn tại trên còn vướng mắc nhiều ở thủ tục giấy tờ còn sai sót và nguyên nhân chủ yếu đến từ nhân viên Bên cạnh những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm thì vẫn còn có những nhân viên mới, dẫn đến sai sót về đánh máy, kiểm tra chưa kỹ chứng từ Một số trường hợp không kiểm tra hàng hóa nhập khẩu kỹ càng do chủ quan Các nhân viên vẫn còn bị động trong việc nâng cao hiểu biết về quy định pháp luật, quy trình làm thủ tục hải quan, thuế suất nhập khẩu, đối với mặt hàng máy móc và thiết bị xây dựng đã qua sử dụng Do vậy, dẫn đến nhiều sự sai sót khi thực hiện và chƣa có sự rút kinh nghiệm nhiều cho những lần thực hiện hợp đồng sau
Thứ ba, Chính sách, luật pháp của nhà nước Việt Nam trong các hoạt động nhập khẩu vẫn còn phức tạp và chống chéo gây khó khăn cho công ty đặc biệt trong nghiệp vụ thủ tục hải quan Đặc biệt đối với mặt hàng máy xây dựng đã qua sử dụng còn nhiều thủ tục, khó khăn trong khâu kiểm tra hàng hóa và hải quan Ngoài ra, thủ tục kiểm tra chất lƣợng, kiểm định các mặt hàng thực tế còn lâu do chƣa đủ công nghệ giám định khiến thủ tục nhập khẩu kéo dài thời gian
Thứ tƣ, chƣa tận dụng đƣợc hết những khoa học công nghệ Sự phát triển của công nghệ giúp nâng cao hiệu quả quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công nghệ giúp các hoạt động quản trị thực hiện hợp đồng nhanh và chính xác hơn thông qua các phần mềm quản lý Công ty VINACOMA sử dụng phần mềm bitrix24 để quản lý các hoạt động nội bộ của công ty Tuy nhiên vẫn chƣa khai thác hết đƣợc những công dụng của phần mềm Và theo đánh giá của các nhân viên phòng nhập khẩu thì hầu hết mọi người cho rằng phần mềm khá nặng gây giật lag máy tính nên mọi người sẽ chỉ cập nhật công việc vào cuối ngày, làm chậm trễ thông tin, do đó nhân viên khi đi làm thủ tục vẫn thường sai sót, chưa cập nhật thông tin đƣợc nhanh Từ đó dẫn đến việc làm những thủ tục sau đó bị ảnh hưởng, thời gian kéo dài.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP THệC ĐẨY NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ QUY TRèNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY XÂY DỰNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN MÁY XÂY DỰNG VIỆT NAM 55 4.1 Định hướng và mục tiêu phát triển của Công ty cổ phần Phát triển Máy
Mục tiêu phát triển của Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam…
là chìa khóa để tăng cường cạnh tranh trên thị trường mà còn là yếu tố quan trọng định hình và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai
4.1.2 Mục tiêu phát triển của Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam
Mục tiêu phát triển của Công ty Cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam đƣợc đặt ra theo giai đoạn 10 năm và 5 năm Giai đoạn 2024 – 2030 nằm trong mục tiêu giai đoạn 10 năm của công ty nhƣ sau:
Thứ nhất, một trong những ƣu tiên hàng đầu của công ty là đảm bảo lợi nhuận bình quân hàng năm của công ty sẽ tiếp tục tăng trưởng ổn định và bền vững Mục tiêu cụ thể là tăng lợi nhuận bình quân hàng năm từ 10-15%, đây là một mức tăng phản ánh sự phát triển và hiệu quả của hoạt động kinh doanh của công ty Để đạt đƣợc mục tiêu này, công ty không ngừng tối ưu hóa hiệu quả vận hành, quản lý chi phí và tăng cường doanh số bán hàng Ngoài ra, tập trung vào việc phát triển và mở rộng thị trường, cung cấp các sản phẩm chất lƣợng cao để thu hút và giữ chân khách hàng
Thứ hai, Tốc độ tăng trưởng nhập khẩu máy xây dựng đạt 10-12% mỗi năm Điều này không chỉ là một thách thức mà còn là một cơ hội để đẩy mạnh sự phát triển và nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty chúng tôi trong ngành công cung máy xây dựng chất lượng cao từ các thị trường trên thế giới, đặc biệt là từ các quốc gia có uy tín trong lĩnh vực công nghiệp máy móc nhƣ Nhật Bản, Hàn Quốc và đang mở rộng ra thị trường Trung Quốc, Hoa Kỳ Đồng thời tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, từ việc lựa chọn nhà cung cấp đến việc vận chuyển và xử lý hải quan, nhằm giảm thiểu chi phí và thời gian nhập khẩu Ngoài ra, không ngừng nâng cao chất lƣợng và đa dạng hóa các sản phẩm nhập khẩu, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường Từ đó đóng góp vào sự phát triển bền vững của công ty và góp phần vào sự phát triển của ngành công nghiệp máy móc và công nghiệp nước nhà
Thứ ba, Mở rộng quy mô công ty với mục tiêu cụ thể là nhân sự của công ty lên đến 300 người vào năm 2030 Điều này không chỉ là một dấu mốc quan trọng mà còn là bước tiến quan trọng trong hành trình phát triển công ty Để đạt được mục tiêu này, ngay từ bây giờ công ty đã đầu tƣ vào việc thu hút, phát triển và giữ chân nhân tài, liên tục tìm kiếm các ứng viên tiềm năng có tài năng và đam mê, và cung cấp cho họ môi trường làm việc tích cực và cơ hội phát triển nghề nghiệp Có nhiều chế độ khen thưởng cho nhân viên khi xuất sắc đạt các mục tiêu, có các kỳ nghỉ lễ đi chơi với công ty, xây dựng văn hóa làm việc tích cực và truyền cảm hứng, khuyến khích sự sáng tạo và sự chia sẻ kiến thức giữa các thành viên trong công ty.
Đề xuất giải pháp thúc đẩy nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xây dựng của Công ty cổ phần Phát triển Máy xây dựng Việt Nam
4.2.1 Một số kiến nghị đối với doanh nghiệp
4.2.1.1 Nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hải quan của doanh nghiệp
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, khai báo và làm thủ tục hải quan đƣợc coi là phần phức tạp nhất và yêu cầu sự cẩn thận và chính xác cao Mọi sai sót liên quan đến hàng hóa và giấy tờ có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng như việc hàng hóa bị lưu kho hoặc lưu bãi, ảnh hưởng đến quá trình thông quan và lưu chuyển hàng hóa, cũng như tăng thêm chi phí và gây gián đoạn trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
Trong quá trình khai báo hải quan, công ty cần lưu ý đến việc lập bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác theo quy định của cơ quan hải quan bởi hàng hóa nhập khẩu của công ty là máy xây dựng đã qua sử dụng nên trước khi khai Hải quan cần phải Đăng ký kiểm tra chất lƣợng sản phẩm bao gồm:
Bản gốc Giấy đăng ký Kiểm tra chất lƣợng theo mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này của cơ quan kiểm tra
Bản sao các chứng từ mỗi loại: Hợp đồng; Danh mục hàng hóa kèm theo hợp đồng; Giấy chứng nhận chất lượng của nước xuất khẩu (C/Q); Hóa đơn; Vận đơn;
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu; Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Sau khi khai báo hải quan điện tử, cơ quan hải quan sẽ phải tiến hành kiểm tra hàng hóa và tính hợp lệ của bộ chứng từ, các hồ sơ công ty cần phải nộp bao gồm:
1 Tờ khai hải quan - Bản chính
1 Hợp đồng ngoại thương - Bản sao
1 Hóa đơn thương mại - Bản sao
1 Phiếu đóng gói - Bản sao
1 Giấy chứng nhận xuất xứ - Bản gốc
1 Giấy xác nhận của nhà sản xuất máy móc, thiết bị về năm sản xuất và tiêu chuẩn máy móc đáp ứng các chỉ tiêu đã được quy định Trong trường hợp công ty nhập khẩu máy móc, thiết bị đƣợc sản xuất tại Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức, Italy, Mỹ và Anh và có xác nhận của lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó - Bản gốc
1 Giấy đăng ký giám định máy móc đã qua sử dụng - Bản gốc (Trong trường hợp công ty nhập khẩu máy móc đƣợc sản xuất tại Trung Quốc)
1 Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty - Bản sao
Việc kê khai hàng hóa một cách chi tiết và chính xác giúp tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cơ quan hải quan kiểm tra, đồng thời giảm thiểu thời gian làm thủ tục Việc tính toán thuế chính xác theo quy định của Nhà nước cũng là một yếu tố quan trọng, và việc nộp thuế đầy đủ theo yêu cầu là không thể bỏ qua
Ngoài ra đây là khâu cần nhân sự có kinh nghiệm dày dặn để tránh những sai sót có thể dẫn đến vi phạm pháp luật nên hầu hết sẽ chỉ cho những người có kinh nghiệm quản lý Nhân viên cần đƣợc đào tạo bài bản thông qua các khóa học, thực hiện thực tiễn và khi thực hiện cần có sự giám sát chặt chẽ của quản lý Khi khai báo cần phải cẩn thận đọc kỹ những thông tin khai báo, hạn chế tối đa tình trạng sai sót để gây gián đoạn thực hiện hợp đồng nhập khẩu
4.2.1.2 Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực
Công ty cần có các chính sách tuyển dụng và đào tạo một cách bài bản hơn, chuyên nghiệp hơn, việc đào tạo cần đƣợc triển khai thực hiện song song với công việc thực tiễn Từ đó giảm thiểu những sai sót của nhân viên trong quá trình làm thủ tục Công ty cũng nên tăng cường các chính sách phúc lợi xã hội cho nhân viên, như đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp, và các chính sách tăng lương cho người lao động để đảm bảo sự cống hiến và giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc Cần kịp thời khen thưởng cho cá nhân hoặc tập thể xuất sắc trong năm để nâng cao tinh thần hăng say làm việc của nhân viên Điều này không chỉ là cách để ghi nhận công lao của nhân viên mà còn là cách để nâng cao tinh thần làm việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và cống hiến Đối với đội ngũ kỹ thuật kiểm tra sản phẩm, công ty cần phải tập trung vào việc nâng cao năng lực của họ Điều này bao gồm việc cung cấp đào tạo và huấn luyện định kỳ để cập nhật kiến thức và kỹ năng mới, giúp họ có khả năng kiểm tra chất lƣợng đầu vào tốt hơn và đáp ứng đƣợc các yêu cầu của khách hàng Đồng thời, công ty cũng cần phải đảm bảo rằng các chính sách bảo hành và sửa chữa đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác thì yêu cầu đội ngũ kỹ thuật lành nghề, có năng lực tốt
4.2.1.3 Tăng cường kỹ năng trong nghiệp vụ mở L/C và thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ
Các sai sót trong quá trình mở L/C hiện nay vẫn là một vấn đề đáng chú ý trong các hợp đồng nhập khẩu của công ty Đây là giai đoạn đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác cao để đảm bảo rằng các giấy tờ giữa hai bên đƣợc khớp đúng và bảo vệ lợi ích của công ty Để tránh những sai sót khi mở L/C, cần phải thực hiện một loạt biện pháp cẩn thận và đề cao tính chuyên nghiệp
Trước hết, để hạn chế những sai sót cần tiến hành việc xem xét và thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng một cách cẩn thận với đối tác trước khi ký kết Việc này sẽ giúp đảm bảo rằng các điều kiện về thanh toán và giao nhận hàng hóa đƣợc định rõ và phù hợp với nhu cầu và mong muốn của cả hai bên Đồng thời, việc bám sát nội dung của hợp đồng khi mở L/C là một bước quan trọng để đảm bảo rằng các yêu cầu và cam kết trong hợp đồng đƣợc thực hiện đúng nhƣ đã thỏa thuận
Tuy nhiên, trong thực tế, những lỗi cơ bản vẫn thường xuyên xảy ra, gây ra những trở ngại không đáng có trong quá trình mở L/C Một số sai sót phổ biến bao gồm việc sai chính tả, nhầm lẫn tên nhà xuất khẩu hoặc địa chỉ, hay các thông tin không chính xác về sản phẩm hoặc số lƣợng hàng hóa Những lỗi nhƣ vậy không chỉ làm mất thêm thời gian mà còn có thể dẫn đến chi phí không đáng có khi phải sửa chữa và điều chỉnh các giấy tờ liên quan
Do đó, để giảm thiểu những sai sót này, cần phải đề cao tính tỉ mỉ và cẩn thận trong mọi bước của quá trình mở L/C Việc huấn luyện và đào tạo nhân viên về quy trình và quy định liên quan đến mở L/C cũng là điều cần thiết để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công việc Đồng thời, việc sử dụng các công nghệ và phần mềm quản lý hợp đồng hiện đại cũng có thể giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác trong quá trình thực hiện các giao dịch mở L/C
4.2.1.4 Hoàn thiện quy trình khâu nhận và kiểm tra chất lƣợng đầu vào
Thực tế, quá trình kiểm tra và đánh giá chất lƣợng đầu vào vẫn đang đối mặt với nhiều thách thức và vấn đề chƣa đƣợc giải quyết triệt để Mặc dù có sự đầu tƣ vào việc kiểm tra chất lƣợng, nhƣng vẫn còn tồn tại một số hạn chế và thiếu sót đáng lưu ý
Một trong những vấn đề chính là tình trạng hàng hóa sau khi đƣợc nhập khẩu và kiểm tra vẫn chƣa thực sự đạt đƣợc tiêu chuẩn Có thể nhận thấy rằng tỉ lệ sản phẩm đạt yêu cầu sau khi kiểm tra vẫn còn chƣa cao, một phần do quá trình kiểm tra chƣa diễn ra một cách cẩn thận và kỹ lƣỡng Sự thiếu sót của nhân viên trong việc thực hiện các quy trình kiểm tra chất lƣợng là một nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này gây tổn thất cho doanh nghiệp Để cải thiện tình trạng này, cần có những biện pháp cụ thể và hiệu quả Đầu tiên, việc đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên kỹ thuật kiểm tra là hết sức quan trọng Chỉ thông qua việc đào tạo đầy đủ và hiệu quả, họ mới có thể thực hiện các quy trình kiểm tra một cách chính xác và cẩn thận nhất
Thứ hai, việc đánh giá lại và hoàn thiện quy trình chung về kiểm tra chất chuẩn và quy định hiện tại, cũng nhƣ điều chỉnh và cập nhật chúng theo thực tiễn và yêu cầu mới nhất của thị trường theo các bước như sau:
