TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ ------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần quốc tế Tico Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần quốc tế TicoQuản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần quốc tế Tico
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Hội nhập kinh tế quốc tế như một làn sóng mạnh mẽ, thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế bùng nổ, tạo điều kiện cho các quốc gia phát triển kinh tế Việt Nam, với chính sách mở cửa, đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng trong hoạt động xuất khẩu, đặc biệt là xuất khẩu hàng hóa qua đường biển Tuy nhiên, song hành cùng sự phát triển đó là những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động giao hàng xuất khẩu, đe dọa trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp. Quản trị rủi ro do vậy trở thành vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việc xác định, đánh giá và kiểm soát hiệu quả các rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là chìa khóa để nâng cao hiệu quả kinh doanh, hạn chế tổn thất và gia tăng lợi thế cạnh tranh.
Trong quá trình thực tập ở Công ty Cổ phần Quốc tế TICO, em nhận thấy mặc dù công ty đã có 18 năm trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu cùng đội ngũ nhân viên chuyên môn cao và hoạt động kinh doanh đa dạng, tuy nhiên trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển công ty vẫn còn gặp phải một số rủi ro khiến việc giao hàng bị chậm trễ, tốn kém chi phí và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công ty.
Nhận thức được vấn đề trong quản trị rủi ro hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển trong quá trình thực tập ở công ty, em đã lựa chọn đề tài: “Quản trị rủi ro quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO” để tìm hiểu và đề xuất các giải pháp để nâng cao việc quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nâng cao hiệu quả kinh doanh và hạn chế tối đa những rủi ro.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
1.2.1 Tổng quan công trình nghiên cứu trong nước
Quản trị rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và giao nhận hàng hóa xuất khẩu nói riêng không phải là một đề tài mới mẻ nhưng lại là vấn đề mang tính cấp thiết đối với mỗi doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực này Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, em đã tham khảo một số khóa luận của các sinh viên khóa và một số công trình nghiên cứu khác có liên quan như:
Trần Thị Lê Nhung (2017) “Quản trị rủi ro xuất khẩu của Công ty Cổ phần Tập đoàn Kỹ nghệ gỗ Trường Thành” Trong luận văn này, tác giả đã hệ thống được các lý thuyết cơ bản về quản trị rủi ro trong hoạt động xuất khẩu, đồng thời chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị rủi ro xuất khẩu của các doanh nghiệp Bài luận văn cũng tập trung phân tích và làm rõ thực trạng quản trị rủi ro xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Kỹ nghệ gỗ Trường Thành, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị rủi ro của công ty Tác giả cũng đề xuất mô hình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp ứng dụng để kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả Đào Thị Tươi (2021), “Kiểm soát rủi ro trong quy trình vận chuyển nông sản sang thị trường Trung Quốc bằng phương thức vận tải đường biển của Công ty cổ phần vận tải biển Vinaship” Tác giả đã hệ thống hóa được khung lý thuyết cơ bản về rủi ro và quản trị rủi ro trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Bên cạnh đó, tác giả cũng nêu được ý nghĩa và vai trò của việc kiểm soát rủi ro trong hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Cũng trong đề tài nghiên cứu này, tác giả đã nhận dạng được một số rủi ro thường gặp trong quy trình vận chuyển hàng hóa và nêu ra được một số giải pháp kiểm soát rủi ro trong quy trình vận chuyển hàng nông sản sang thị trường Trung Quốc bằng đường biển của Công ty cổ phần vận tải biển Vinaship Tuy nhiên, bài nghiên cứu mới dừng lại ở việc nhận dạng các rủi ro thường gặp mà chưa đi sâu vào phân tích và đo lường mức độ thiệt hại của các rủi ro đó
Nguyễn Thị Quỳnh Mai (2023), “Quản trị rủi ro của các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu gạo sang thị trường Trung Quốc” Trong luận án tiến sỹ này, tác giả đã hệ thống các lý thuyết cơ bản về rủi ro trong xuất khẩu và quản trị rủi ro xuất khẩu, bên cạnh đó chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị rủi ro xuất khẩu của các doanh nghiệp Luận án cũng tập trung phân tích, đo lường các rủi ro thường gặp và đánh giá về hoạt động quản trị rủi ro của các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu gạo sang thị trường Trung Quốc giai đoạn 2015-2020, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện quản trị rủi ro cho doanh nghiệp Việt Nam khi xuất khẩu sang thị trường này
1.2.2 Tổng quan công trình nghiên cứu nước ngoài
Elena A Bratukhnia, Eleonora V Nagovitsyna & Dmitry S Tusin (2022),
“Company Risk Management in Export Activities” (Quản lý rủi ro công ty trong hoạt động xuất khẩu) Bài nghiên cứu đề cập đến khả năng quản lý rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi kinh doanh quốc tế Khi nghiên cứu rủi ro của việc xuất khẩu sản phẩm, các tác giả đã sử dụng các phương pháp thống kê kinh tế, logic trừu tượng, phân tích so sánh, cách tiếp cận mang tính hệ thống Chúng cho phép đánh giá tác động của rủi ro đối với việc xuất khẩu sản phẩm, xác định xu hướng thay đổi rủi ro và dự đoán những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai Trong bài nghiên cứu, nhóm tác giả đã xác định được những rủi ro chính mà doanh nghiệp gặp phải trong hoạt động xuất khẩu Họ cũng đã xây dựng một hệ thống quản lý rủi ro cho các công ty xuất khẩu và đề xuất một ma trận quản lý rủi ro, có thể được sử dụng như một hướng dẫn để quản lý hoặc giảm thiểu rủi ro Ngoài ra, nghiên cứu này còn đề xuất các công cụ chính có thể hỗ trợ các công ty có nguồn lực hạn chế trong việc quản trị rủi ro hoạt động xuất khẩu
Luyi He (2016), “Risk management in textile industry export from Jiangsu to Finland: Delivery risk for Printed cotton bedding” (Quản lý rủi ro trong xuất khẩu ngành dệt may từ Giang Tô sang Phần Lan: Rủi ro giao hàng đối với bộ chăn ga gối chất liệu cotton in hình) Bài nghiên cứu đã liệt kê và phân tích các rủi ro mà các công ty thường gặp phải trong hoạt động thương mại quốc tế cũng như hoạt động xuất khẩu mặt hàng bộ chăn ga gối chất liệu cotton in hình từ Trung Quốc sang Phần Lan Tác giả cũng đưa ra một số lưu ý cho các doanh nghiệp Trung Quốc khi xuất khẩu mặt hàng này sang Phần Lan, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm giúp các doanh nghiệp kiểm soát và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất khẩu Tuy nhiên, bài nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở việc nhận dạng các rủi ro mà thiếu sự đi sâu vào phân tích, đo lường các rủi ro này Bên cạnh đó, bài nghiên cứu cũng chưa chỉ ra được các biện pháp kiểm soát và tài trợ rủi ro của các doanh nghiệp áp dụng trong hoạt động xuất khẩu
Nhìn chung, các công trình nghiên cứu trước đây đã khái quát được các khái niệm và lý thuyết cơ bản liên quan đến rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu Đồng thời, các nghiên cứu này cũng đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị rủi ro trong lĩnh vực này Tuy nhiên, phần lớn các công trình nghiên cứu này tập trung vào hoạt động xuất khẩu của các công ty xuất nhập khẩu Trong khi đó, hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các công ty giao nhận lại chưa có nhiều đề tài để tìm hiểu Do đó, dựa trên các đề tài nghiên cứu trước đây và những tài liệu tham khảo khác cùng những kiến thức đã học được trong quá trình thực tập tại công ty, em xin đề xuất đề tài nghiên cứu "Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO” Đề tài này hướng đến mục tiêu đưa ra những vấn đề nghiên cứu mới trên góc độ của doanh nghiệp giao nhận, nhận dạng, phân tích và đo lường những rủi ro mà công ty thường gặp trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, từ đó đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu và đánh giá hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO, đồng thời đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro hiệu quả nhằm tối ưu hóa quy trình này Mục tiêu cuối cùng là nâng cao hiệu quả vận hành của công ty, giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng và linh hoạt trước các thách thức trong quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.
+ Khái quát hệ thống các vấn đề lý thuyết cơ bản liên quan đến quản trị rủi ro, quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các công ty Logistics
+ Xác định các rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển + Tìm hiểu, phân tích được thực trạng quản trị rủi ro trong quá trình giao nhận bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO Từ đó, đánh giá được những mặt đạt được và tồn tại trong quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO
+ Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Quốc tế TICO
- Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Quốc tế TICO
- Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty trong giai đoạn 2021-2023 và đề xuất giải pháp đến năm 2028.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nguồn dữ liệu nội bộ của công ty bao gồm Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023, các tài liệu, hợp đồng được tham khảo trong quá trình thực tập tại công ty; các bài viết được đăng tải trên báo, tạp chí, website của công ty Ngoài ra, nguồn dự liệu thứ cấp còn được thu thập thông qua việc tìm hiểu, đọc và nghiên cứu các giáo trình, sách báo và tham khảo một số khóa luận tốt nghiệp có liên quan đến đề tài quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Thư viện số trường Đại học Thương Mại
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng cách phát phiếu khảo sát hoạt động quản trị rủi ro quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty để tìm hiểu mức độ nhận diện các nguy cơ, rủi ro và tổn thất trong quy trình và phỏng vấn trực tiếp nhân viên từ các bộ phận trực tiếp tham gia vào quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển như bộ phận kinh doanh, chứng từ…
1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
- Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại thông tin, số liệu, qua đó đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty
- Phương pháp phân tích: Căn cứ vào các kết quả dưới dạng thống kê, bảng biểu, phân tích các thông tin, số liệu từ những tài liệu nội bộ của công ty để nghiên cứu các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê từ đó đánh giá thực trạng hoạt động quản trị rủi ro của công ty
- Phương pháp so sánh: Lập bảng biểu thống kê, sơ đồ hình vẽ về hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023, từ đó so sánh chỉ ra sự khác nhau, tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận qua các năm Trên cơ sở so sánh, đối chiếu với các chỉ tiêu đã đặt ra để đánh giá các những kết quả đã đạt được và hạn chế, làm cơ sở để đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phẩn Quốc tế TICO
- Phương pháp tổng hợp: Phân tích, đưa ra các nhận xét, đánh giá về thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
Kết cấu đề tài
Ngoài lời mở đầu, mục lục, các danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục, kết cấu của khóa luận bao gồm:
Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Chương 3: Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO.
Chương 4: Định hướng phát triển và các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất
2.1.1.1 Khái niệm về nguy cơ
“Nguy cơ là một nguồn, một tình huống hoặc một hành động có tiềm năng gây ra tổn hại đối với con người, như tổn thường hay tác hại sức khỏe hoặc kết hợp cả hai tổn hại trên” (Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7301-1:2008)
2.1.1.2 Khái niệm về rủi ro
“Rủi ro là những sự kiện bất ngờ ngoài mong đợi của con người và gây ra những thiệt hại cho các hoạt động của con người Mặc dù rủi ro là sự kiện khách quan, nhưng con người lại hoàn toàn có thể kiểm soát được rủi ro ở những mức độ khác nhau, từ đó có những biện pháp hạn chế tối đa những tổn thất rủi ro mang đến” (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trang 334).
2.1.1.3 Khái niệm về tổn thất
“Tổn thất là những thiệt hại, mất mát về tài sản, cơ hội mất hưởng về con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp của họ do những nguyên nhân từ các rủi ro gây ra” (PGS TS Doãn Kế Bôn, 2009, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trang 336).
Tổn thất có thể là hữu hình (tổn thất tài sản, con người, sức khỏe) và cũng có thể là vô hình (tinh thần, đe dọa sự nghiệp ) Tổn thất vô hình hoàn toàn có thể đo lường và quy đổi ra thành tiền, và trong nhiều trường hợp tổn thất vô hình còn lớn hơn cả tổn thất hữu hình Trong hoạt động thương mại quốc tế, thường người ta chỉ đề cập đến những tổn thất hữu hình.
Rủi ro và tổn thất là hai phạm trù khác nhau cùng phản ánh một sự kiện không may xảy ra, nhưng có mối quan hệ nhân quả, theo đó rủi ro là nguyên nhân còn tổn thất là hậu quả Rủi ro phản ánh về mặt chất của sự kiện, bao gồm nguyên nhân, mức độ tính chất nguy hiểm còn tổn thất phản ánh về mặt lượng của sự kiện bao gồm mức độ thiệt hại, mất mát về vật chất và tinh thần có nguyên nhân từ rủi ro gây ra, qua đó thấy được mức độ nghiêm trọng của sự kiện
2.1.2 Khái niệm về quản trị rủi ro
“Quản trị rủi ro là quá trình nhận dạng, phân tích (bao gồm cả đo lường và đánh giá) rủi ro, xây dựng và triển khai kế hoạch kiểm soát, tài trợ để khắc phục các hậu quả của rủi ro” (PGS TS Trần Hùng, 2017, Giáo trình quản trị rủi ro, Trang 28). Quản trị rủi ro trong tác nghiệp thương mại quốc tế là hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận dạng, đánh giá, đối phó với những nguyên nhân và hậu quả của rủi ro trong quá trình tiến hành các tác nghiệp thương mại quốc tế (PGS TS Doãn Kế Bôn,
2009, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trang 375).
Mục đích của quản trị rủi ro là tối ưu hóa sử dụng các nguồn lực nhằm tối thiểu hóa những tổn thất do rủi ro gây ra và khai thác những cơ hội từ rủi ro đó Quản trị rủi ro không chỉ là hoạt động thụ động, né tránh hay phòng tránh mà còn là những hoạt động chủ động, tích cực trong việc dự kiến tổn thất có thể xảy ra và tìm ra phương án hạn chế tối thiểu thiệt hại.
2.1.3 Khái niệm giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là dịch vụ tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến quốc gia nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường biển
2.1.4 Khái niệm quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận dạng, phân tích, đánh giá, đối phó với những nguyên nhân và hậu quả của rủi ro trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển không chỉ đơn thuần là nhận dạng được rủi ro mà quan trọng hơn là phải đánh giá được mức độ nguy hiểm của rủi ro và đưa ra các biện pháp nhằm hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất do rủi ro mang đến trong từng nghiệp vụ từ lúc bắt đầu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng cho đến khi giao hàng cho khách.
Một số lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.2.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Nhân viên kinh doanh của công ty tìm kiếm khách hàng qua việc đăng tải trên Internet và chủ động liên hệ, trao đổi, hỗ trợ những khách hàng có nhu cầu để tư vấn về việc giao nhận hàng hóa.
Bước 2: Tiếp nhận và xử lí thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
Nhân viên kinh doanh sẽ nhận được thông tin lô hàng của khách bao gồm: Thông tin cảng đi/cảng đến, tên hàng, số lượng hàng/trọng lượng hàng, loại hình vận chuyển, điều kiện giao hàng, thời gian dự kiến xuất hàng…
Bước 3: Liên hệ với các hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến tàu chạy khác nhau cũng như mỗi hãng lại có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.
Bước 4: Chào giá cho khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ
Nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu chạy đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi Booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh Booking request này xác nhận lại thông tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng (đóng tại kho người gửi hàng hay đóng tại bãi container của cảng), cảng hạ container có hàng để thông quan xuất khẩu (hạ container ở cảng nào thì thông quan tại cảng đó), cảng đến (nước nhập khẩu), ngày tàu chạy
Bước 5: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking Request của khách hàng và gửi Booking Request đến hãng tàu để đặt chỗ Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking Confirmation (còn gọi là Lệnh cấp container rỗng với hàng FCL).
Lệnh cấp container rỗng này chứa đựng những thông tin cần thiết như: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (Port of Loading), cảng giao hàng (Port of Delivery), cảng chuyển tải (Port of Discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (Closing Time)
Sau khi có Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Bước 6: Chuẩn bị chứng từ và hàng hóa xuất khẩu
- Chuẩn bị hàng hóa: Công ty XK sẽ thực hiện công việc này
- Chuẩn bị phương tiện vận tải: Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container Ở bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm các chứng từ như: Packing List Container, Seal tàu, vị trí cập container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng (theo trên Booking Confirmation) và đóng phí hạ container cho cảng vụ.
- Chuẩn bị chứng từ khai hải quan:
Hồ sơ hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu).
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract): l bản chính.
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính.
+ Phiếu đóng gói (Packing List): l bản chính.
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu).
+ Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản.
Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đó đến cơ quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra bộ hồ sơ, nếu thấy đầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký.
Bước 7: Thông quan hàng xuất khẩu
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Bước 8: Phát hành vận đơn
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:
- Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa.
- Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu.
- Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn Nếu không thì nhân viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn Sau khi hàng đã xếp lên tàu, lấy được vận đơn có ký tên đóng dấu của người chuyên chở hoặc đại lý của họ thì nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, Invoice và B/L đến hải quan cảng xác nhận hàng đã thực xuất Để doanh nghiệp lấy đó làm cơ sở hạch toán với các cơ quan như thuế, ngân hàng…
Bước 9: Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty
Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất Sau đó, nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.
Bước 10: Gửi bộ chứng từ cho đại lí ở nước ngoài
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/Consignee, tên tàu/số chuyến, cảng đi/cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ngày dự kiến đến), Số vận đơn
(HB/L, MB/L), loại vận đơn (Surrender, Original, Seaway bill ), hợp đồng, Invoice, Packing List cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao HB/L, MB/L…
Bước 11: Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
- Lập chứng từ kế toán:
Giới thiệu về công ty Cổ phần Quốc tế TICO
3.1.1 Giới thiệu chung về doanh nghiệp
- Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần quốc tế TICO.
- Tên quốc tế: TICO INTERNATIONAL CORPORATION.
- Trụ sở chính: Số 20A phố Dịch Vọng, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
- Văn рhòng kinh dоаnh: Tòa nhà Discovery Office Tower 302 Cầu Giấy, Hà Nội
- Người đại diện pháp luật: Tô Ngọc Phương.
- Vốn điều lệ theo giấy phép đăng ký kinh doanh: 20.000.000.000 VNĐ
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Năm 2005: Công ty cổ phần quốc tế TICO được thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động với tên tiếng Anh là TICO INTERNATIONAL CORPORATION.
Giai đoạn năm 2005-2012: Công ty chủ yếu hướng tới nhóm khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp trong nước và tập trung vào dịch vụ giao nhận các lô hàng xuất khẩu từ Việt Nam sang nước ngoài và nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam. Giai đoạn năm 2012-2015: Nhận thấy được sự hạn chế trong khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường nội địa, ban quản trị của công ty đã thay đổi phân đoạn thị trường mục tiêu của mình và tiến hành cắt giảm bộ phận kinh doanh nội địa để tập trung phát triển bộ phận kinh doanh overseas và hướng tới đối tượng khách hàng mục tiêu là các đại lý giao nhận nước ngoài.
Giai đoạn năm 2015 đến nay: Nhờ sự thay đổi trong định hướng chiến lược, TICO đã đạt được những kết quả vô cùng ấn tượng, đồng thời quy mô của công ty ngày càng được phát triển và mở rộng Tới nay, TICO đã trở thành một trong những công ty cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu của Việt Nam và ngày càng được khẳng định về uy tín và chất lượng dịch vụ Hiện nay, TICO đang có 3 chi nhánh đặt tại các cảng biển chính của Việt Nam bao gồm Cảng Hải Phòng, Cảng Thành phố Hồ Chí Minh và Cảng Đà Nẵng với trụ sở chính được đặt tại Hà Nội.
3.1.3 Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
Với hơn 18 năm hoạt động trên thị trường, TICO không ngừng nỗ lực để đem tới những dịch vụ logistics tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Hiện nay, những lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm:
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế: bao gồm các hoạt động chủ yếu như nhận hàng, giao hàng, bốc, xếp hàng bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt và đường bộ.
- Dịch vụ kho bãi: cung cấp các dịch vụ kho bãi container và lưu giữ hàng hóa khi công ty có hệ thống kho hàng bao gồm kho thông thường, kho CFS và kho ngoại quan ở 2 thành phố Hải Phòng và Hồ Chí Minh.
- Vận tải nội địa: sử dụng đa dạng các phương thức vận tải như xe tải, xe kéo container để vận chuyển hàng hóa từ kho của khách hàng ra các cảng biển, cửa khẩu…
- Dịch vụ khác: bao gồm các dịch vụ hỗ trợ quá trình giao nhận hàng hóa như dịch vụ môi giới hải quan, khai hải quan…
TICO có cơ cấu tổ chức tương đối chặt chẽ, các bộ phận của công ty được phân chia theo chức năng và đặc thù riêng Sơ đồ dưới đây minh họa chi tiết cơ cấu tổ chức của công ty:
Biểu đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức và bộ máy của Công ty Cổ phần quốc tế TICO
Nguồn: Phòng Hành chính – nhân sự của Công ty Cổ phần quốc tế TICO
Giám đốc: Đứng đầu là ông Tô Ngọc Phương chịu trách nhiệm quản lý, giám sát hoạt động của tất cả các phòng ban và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao
Phó giám đốc: Là người tiếp nhận chỉ đạo của giám đốc và quản lý và điều phối trực tiếp các phòng ban.
Phòng kế toán: Phụ trách kiểm tra, kiểm soát thu chi, lên sổ sách kế toán, thực hiện việc thanh toán các khoản nợ và các khoản thuộc nghĩa vụ phải nộp cho Nhà nước và trả lượng cho nhân viên.
Phòng kinh doanh: Thực hiện các hoạt động tìm kiếm khách hàng, giới thiệu và chào bán các dịch vụ logistics mà công ty đang cung cấp.
Phòng pricing: Thực hiện việc tra giá cước vận chuyển, các cước và các khoản phát sinh liên quan để thực hiện vận chuyển một lô hàng xuất/ nhập khẩu và phối hợp báo giá cho phòng kinh doanh.
Phòng chứng từ: Xử lý các hồ sơ, giấy tờ và chứng từ liên quan đến các lô hàng xuất/ nhập khẩu; giải quyết các vấn đề phát sinh với hãng tàu và khách hàng.
Phòng giao nhận: Thực hiện những công việc hiện trường tại cảng, xử lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa, quản lý hệ thống kho bãi của công ty.
Phòng hành chính - nhân sự: Phụ trách công tác tuyển dụng, khen thưởng kỷ luật, quản lý và lưu trữ hồ sơ của nhân viên.
Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Quốc tế TICO
3.2.1 Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Quốc tế TICO
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023 được thể hiện thông qua bảng sau:
Bảng 3.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Quốc tế TICO giai đoạn 2021 – 2023 Đơn vị tính: VNĐ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 217.879.473.134 189.851.084.318 208.435.785.923
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 217.879.473.134 189.851.084.318 208.435.785.923
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 33.823.445.062 28.530.429.753 30.459.237.054
Doanh thu hoạt động tài chính 438.635.929 2.212.379.360 634.358.278
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 11.365.910.165 7.126.091.816 9.672.430.454
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 11.722.546.870 7.156.074.256 10.094.452.774
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 9.246.659.568 5.576.673.798 8.290.434.209
Nguồn: Phòng kế toán của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty có nhiều biến động trong giai đoạn 2021-2023 Năm 2021, đại dịch đã có sự kiểm soát trở lại, kinh tế bắt đầu có sự hồi phục, các thị trường chính của TICO như: Trung Quốc, Châu Mỹ, Đông Nam Á cũng bắt đầu có động thái mở cửa Tận dụng cơ hội tốt từ thị trường, TICO đã nắm bắt, tăng trưởng trở lại và đạt được mức doanh thu ấn tượng với 217,88 tỷ đồng vào năm 2021 và lợi nhuận sau thuế là 9,25 tỷ đồng
Tuy nhiên, sang năm 2022, nền kinh tế toàn cầu phải đối mặt với nhiều thách thức lớn bao gồm sức ép lạm phát và tăng trưởng kinh tế chậm do tác động chủ yếu từ chiến sự Nga và Ukraine Trước tình hình đó, công ty đã phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức khi ghi nhận sự sụt giảm đáng kể về nhu cầu đối với dịch vụ giao nhận và vận tải hàng hóa quốc tế, dẫn tới doanh thu của TICO trong năm 2022 chỉ ghi nhận ở mức 189,85 tỷ đồng, giảm 14,76% so với năm 2021 và lợi nhuận sau thuế chỉ đạt 5,58 tỷ đồng, giảm 65,77% Sang đến năm 2023, hoạt động kinh doanh của TICO có những bước tiến triển so với năm 2022 khi doanh thu và lợi nhuận đều ghi nhận mức tăng trưởng trở lại, với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 8,9% và lợi nhuận sau thuế tăng 32,69%
3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của doanh nghiệp
Biểu đồ 3.2 Cơ cấu dịch vụ trên tổng doanh thu của Công ty Cổ phần quốc tế
Nguồn: Phòng kế toán của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO
Tính đến năm 2023, dịch vụ cung cấp chính của TICO vẫn là dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển, chiếm 69,92% tổng doanh thu dịch vụ của công ty Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển luôn chiếm ưu thế và giữ tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu doanh thu theo dịch vụ của công ty Điều này là do công ty đã có 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này và đã xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các hãng tàu lớn như Maesk, CMA, Cosco… Chính vì vậy, công ty có thể cung cấp dịch vụ này với mức giá cạnh tranh và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là dịch vụ quan trọng thứ hai của công ty Kể từ khi tham gia vào IATA vào năm 2020, TICO đã không ngừng chú trọng nâng cao chất lượng cung cấp loại hình dịch vụ này Năm 2023, doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không của công ty chiếm 23,87% trong cơ cấu doanh thu theo loại hình dịch vụ và chỉ xếp sau dịch vụ giao nhận bằng đường biển.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường sắt là dịch vụ có doanh thu chiếm tỷ trọng cao thứ ba trong cơ cấu doanh thu theo dịch vụ của TICO Năm 2023, doanh thu từ dịch vụ này chiếm 2,05% trong cơ cấu doanh thu TICO cung cấp đa dạng các dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường sắt bao gồm hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL), hàng lạnh… và cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường sắt chủ yếu cho các tuyến qua các nước Lào, Campuchia, Trung Quốc và Nga.
Ngoài ra, công ty cũng cung cấp các dịch vụ vận tải nội địa, dịch vụ hải quan, dịch vụ giao nhận hàng xuyên biên giới, kho bãi… Đây là các hoạt động bổ trợ của công ty giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa, rút ngắn thời gian thông quan và vận chuyển, góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
3.2.3 Doanh thu theo thị trường trọng điểm của công ty Cổ phần Quốc tế TICO giai đoạn 2021 – 2023
Bảng 3.2 Thị trường hoạt động của Công ty Cổ phần quốc tế TICO giai đoạn
Nguồn: Phòng kinh doanh của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO
Trung Quốc là thị trường trọng điểm của TICO kể từ khi thành lập đến nay Năm 2021, Trung Quốc chiếm 53,12% trong cơ cấu thị trường và đến năm 2023, con số này đã tăng lên 62,3%, tăng 9,18% Trung Quốc là thị trường quan trọng bởi hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa giữa Việt Nam và Trung Quốc tương đối ổn định so với các thị trường khác Nhận thấy được tiềm năng to lớn đó, công ty đã xây dựng và phát triển một đội ngũ nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về thị trường Trung Quốc để có thể đáp ứng được tốt hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó tạo ra được nguồn doanh thu ổn định và có xu hướng ngày càng tăng đến từ thị trường này. Châu Mỹ là thị trường quan trọng tiếp theo của TICO Năm 2021, thị trường này chiếm 25,56% cơ cấu thị trường của công ty Tuy nhiên, trong hai năm gần đây, thị trường châu Mỹ lại có xu hướng giảm dần trong cơ cấu thị trường Điều này là do tác động của chiến sự Nga - Ukraine đã gây ra lạm phát, tăng giá nhiên liệu, từ đó làm ảnh hưởng đến lượng cầu về dịch vụ vận tải quốc tế ở thị trường này.
Trong khi đó, thị trường Đông Nam Á lại chứng kiến sự tăng trưởng trong cơ cấu thị trường của công ty Năm 2021, Đông Nam Á mới chỉ chiếm 13,7% trong cơ cấu thị trường thì đến năm 2023, con số này đã tăng lên là 15,8%, tăng 2,1% Điều này chứng tỏ TICO hiện nay cũng rất quan tâm tới việc phát triển và đẩy mạnh hoạt động ở thị trường này.
3.2.4 Tình hình hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Quốc tế TICO
Biểu đồ 3.3 Doanh thu hoạt động giao hàng xuất khẩu đường biển của Công ty
Cổ phần Quốc tế TICO giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị tính: tỷ VNĐ
Theo thống kê từ doanh thu của công ty trong giai đoạn 2021-2023, doanh thu từ hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển năm 2021 của công ty là cao nhất, đạt 71,58 tỷ Năm 2021, công ty cũng ghi nhận sự tăng trưởng về doanh thu trong hoạt động giao nhận bằng đường biển nói chung Điều này là do giá dịch vụ vận tải biển trong thời điểm này tăng cao nên kéo theo các chi phí cấu thành của các hợp đồng giao hàng xuất khẩu cũng tăng, dẫn tới doanh thu tăng.
Tuy nhiên, sang đến năm 2022, doanh thu từ hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty có sự sụt giảm đáng kể xuống mức 67,53 tỷ, giảm 6% so với năm trước đó Điều này là do những thách thức của sức ép lạm phát và tăng trưởng kinh tế chậm do ảnh hưởng của chiến sự Nga và Ukraine đã khiến công ty phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và ghi nhận sự sụt giảm đáng kể về nhu cầu đối với dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Năm 2023, hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty đã tăng trở lại, đạt 69,86 tỷ, tăng 3,3% so với năm 2021 Điều này là do nhu cầu tiêu dùng tăng cao trong bối cảnh nền kinh tế được phục hồi sau đại dịch và giá cước vận tải biển bắt đầu có dấu hiệu hạ nhiệt trong năm 2023 giúp giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp xuất khẩu, thúc đẩy họ đẩy mạnh hoạt động giao hàng.
Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Quốc tế TICO
ty Cổ phần Quốc tế TICO
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh của công ty tìm kiếm khách hàng qua việc đăng tải trên Internet và chủ động liên hệ, trao đổi, hỗ trợ những khách hàng có nhu cầu để tư vấn về việc giao nhận hàng hóa.
Khi nhận được thông tin lô hàng của khách bao gồm: Thông tin cảng đi/cảng đến, tên hàng, số lượng hàng/trọng lượng hàng, loại hình vận chuyển, điều kiện giao hàng, thời gian dự kiến xuất hàng…, nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp để liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp và thực hiện báo giá giao nhận vận chuyển cho khách Bộ phận kinh doanh sẽ gửi khách hàng mức giá vận tải hàng hóa với chi phí tốt nhất, thời gian phù hợp nhất.
Bước 2: Đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng
Nếu khách hàng chấp nhận mức giá đã đưa ra thì hai bên sẽ ký hợp đồng dịch vụ, ủy thác cho TICO giao hàng và làm các thủ tục có liên quan đến lô hàng xuất khẩu Hai bên tiến hành thống nhất nội dung hợp đồng vận chuyển về thanh toán, chi phí, thời gian giao hàng, địa điểm lấy hàng và giao hàng…
Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng tại cảng
Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, khách hàng sẽ gửi Booking Request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trênBooking Request của khách hàng và gửi Booking Request đến hãng tàu để đặt chỗ Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking Confirmation bao gồm các thông tin cần thiết: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (Port of Loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge), cảng chuyển tải (Transshipment), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (Cut-off time) Sau khi có Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu.
Bước 4: Lấy hàng từ kho của chủ hàng và giao hàng tại cảng
Nhân viên giao nhận sẽ đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (thông thường do hãng tàu chỉ định) để đổi lệnh lấy container Phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên giao nhận bộ hồ sơ gồm: Packing List Container, Seal tàu, vị trí cập container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng.
Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển đến kho người xuất khẩu đóng hàng Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng chờ xếp hàng (theo trên Booking Confirmation) và đóng phí hạ container cho cảng vụ.
Bước 5: Làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu
Nhân viên chứng từ sẽ nhận thông tin từ nhân viên kinh doanh để tiến hành kê khai hải quan, thông quan hàng hóa.
Hồ sơ hải quan bao gồm:
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu).
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract): l bản chính.
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính.
+ Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 1 bản chính.
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu).
Tiếp theo, nhân viên giao nhận sẽ thực hiện khai tờ khai xuất khẩu điện tử thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS/VNACCS Nếu lô hàng không có bất kỳ vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh Ngược lại, nếu lô hàng cần kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa thì có thể rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ. Sau đó nhân viên giao nhận làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa xuất khẩu Kết thúc quá trình làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng, hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Bước 6: Phát hành vận đơn và theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thông tin cho nhà nhập khẩu
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất Sau đó, nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai, vận đơn và invoice để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất, để TICO lấy đó làm cơ sở hạch toán với các cơ quan thuế, ngân hàng Đối với quy trình giao hàng xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, công việc thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác sẽ do TICO thay nhà xuất khẩu làm điều này
Bước 7: Gửi bộ chứng từ cho đại lí ở nước ngoài
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ngày dự kiến đến), Số vận đơn
(HB/L, MB/L), loại vận đơn (Surrender, Original, Seaway bill ), hợp đồng, Invoice, Packing List cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao HB/L, MB/L…
Bước 8: Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
- Lập chứng từ kế toán:
Dựa vào Bản kê khai sơ lược thông tin lô hàng (Booking Profile), điều khoản về cước phí là trả trước (Freight Prepaid) nên nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.
Trong trường hợp cước phí trả sau (Freight Collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit Note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
- Quyết toán và lưu hồ sơ:
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào sổ người giao nhận phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành l bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho khách và công ty cũng lưu lại 1 bộ Đồng thời, kèm theo đó là 1 bản Debit Note (giấy báo nợ) trong 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty Trên đó bao gồm thông tin: các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.
Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Quốc tế TICO
3.4.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Quốc tế TICO
Theo tổng hợp từ phiếu điều tra của các nhân viên trong từng bộ phận, những rủi ro thường gặp trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của TICO bao gồm:
Biểu đồ 3.4 Những rủi ro thường gặp trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra)
- Rủi ro khi tiếp nhận thông tin về hàng hóa: Trao đổi thông tin chưa đầy đủ và chính xác giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng.
- Rủi ro đặt chỗ và nhận booking confirmation với hãng tàu: Vào những mùa cao điểm, công ty ghi nhận lượng hàng xuất tăng đáng kể, tuy nhiên điều này cũng đi kèm với tình trạng thiếu chỗ và container rỗng thường xuyên Điều này đã khiến cho TICO rất nhiều lần không thể đặt chỗ hay lấy được container rỗng, hay thậm chí là nhận phải container bị lỗi, không đảm bảo chất lượng.
- Rủi ro về đối tác: Dù dày dặn kinh nghiệm, nhưng TICO vẫn đối mặt rủi ro từ những đối tác thiếu uy tín, những cá nhân hoặc tổ chức hoạt động không minh bạch, giả mạo, hoạt động kinh doanh trái phép hoặc năng lực nghiệp vụ yếu kém.
- Rủi ro về nguồn nhân lực của công ty: Nhìn chung, nhân viên của TICO được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm và năng lực nghiệp vụ tốt Tuy nhiên, vẫn xuất hiện tình trạng nhân viên sai sót trong quá trình làm nghiệp vụ làm ảnh hưởng tới hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.
- Rủi ro về hàng hóa: Hàng hóa được giao không đúng mẫu mã, số lượng, chất lượng hay bị hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển gây ra thiệt hại nặng nề cho công ty.
- Rủi ro về chứng từ: Chứng từ bị thất lạc trong quá trình vận chuyển dẫn đến đầu nhập không nhận được chứng từ và phải chờ bổ sung… hoặc chứng từ bị sai lệch, không hợp lệ mâu thuẫn với hàng hóa ảnh hưởng tới quá trình làm thủ tục hải quan.
- Rủi ro trong việc làm thủ tục hải quan: Sai mã HS; Thiếu sót hoặc sai sót thông tin trong hồ sơ hải quan; Quy trình làm thủ tục hải quan phức tạp, nhiều bước, có thể dẫn đến việc chậm trễ thông quan hàng hóa.
- Rủi ro về thời gian giao hàng: Nhà xuất khẩu giao hàng hóa giao không đúng tiến độ dẫn tới bị trễ tàu, kéo dài thời gian giao hàng Do vào mùa cao điểm như các dịp Giáng sinh, lễ Tết hoặc do thời tiết xấu ảnh hưởng dẫn tới thời gian giao hàng không đúng kế hoạch.
- Rủi ro trong quá trình thanh toán: Biến động tỷ giá hối đoái khiến công ty phải thanh toán với mức giá cao hơn dự kiến cho hàng hóa Bên cạnh đó, nếu bộ chứng từ thanh toán bị làm giả hoặc không hợp lệ, việc thanh toán sẽ không thành công, gây ra tổn thất nặng nề cho công ty do phải chi trả thêm chi phí phát sinh và có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý.
3.4.2 Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Quốc tế TICO
➢ Nguyên nhân dẫn đến rủi ro
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty có thể kể đến như:
- Rủi ro khi tiếp nhận thông tin về hàng hóa
Trong quá trình tiếp nhận thông tin về hàng hóa, rủi ro có thể xuất hiện do nhân viên còn thiếu kinh nghiệm và kỹ năng làm việc dẫn đến việc hiểu sai hoặc xử lý thông tin không chính xác, gây ra những sai sót trong việc tiếp nhận thông tin Bên cạnh đó, thông tin không chính xác từ phía khách hàng cũng là một nguyên nhân gây ra rủi ro này Nếu thông tin về hàng hóa không được cung cấp một cách đầy đủ và chính xác, công ty sẽ không thể tránh khỏi sai sót trong việc hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ.
- Rủi ro đặt chỗ và nhận booking confirmation với hãng tàu
Do vào giai đoạn cao điểm, nhu cầu vận chuyển hàng hóa tăng cao đột biến, dẫn đến tình trạng quá tải và thiếu hụt chỗ trên các tàu cũng như thiếu container khiến cho công ty gặp khó khăn trong việc booking chỗ cho khách hàng.
- Rủi ro về đối tác
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro này là người giao nhận không tìm hiểu kĩ thông tin đối tác của mình về lĩnh vực kinh doanh, thâm niên hoạt động trên thị trường, tiềm lực về tài chính, thông tin về người đại diện pháp luật, thậm chí các đối tác của họ
- Rủi ro về nguồn nhân lực của công ty
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro này là một số nhân viên chưa tích lũy đủ kiến thức và kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này để đáp ứng được công việc thực tế tại các doanh nghiệp Sự bất cẩn của nhân viên cũng là một trong những lý do gây ra rủi ro cho TICO.
- Rủi ro về hàng hóa
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc hàng hóa giao bị hư hỏng, kém chất lượng như việc áp dụng các yếu tố kỹ thuật trong quá trình sản xuất, bảo quản trong khâu vận chuyển không phù hợp với đặc tính của hàng hóa
- Rủi ro về chứng từ
Trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, rủi ro liên quan đến chứng từ là một vấn đề không thể xem nhẹ Đôi khi, do nhân viên giao nhận không kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, hoặc do sơ suất nhỏ trong công việc, có thể dẫn đến việc thiếu hụt một số chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ cần thiết cho lô hàng gây trở ngại cho quá trình thông quan tại cảng đích.
- Rủi ro trong việc làm thủ tục hải quan
Đánh giá thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO
Từ kết quả khảo sát, có thể thấy 65,2% nhân viên cho rằng công tác quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty chỉ ở mức trung bình, tuy nhiên vẫn còn 34,8% nhân viên cho rằng công ty đã thực hiện tốt công tác quản trị rủi ro
Biểu đồ 3.6 Công tác quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO
(Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra)
Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Quốc tế TICO, em nhận thấy công ty đã đạt được một số thành tựu nổi bật như sau như:
➢ Trong quá trình nhận dạng rủi ro giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của mình Do đó, công ty đã xây dựng được bảng thống kê chi tiết, đầy đủ những rủi ro, tổn thất và nguyên nhân rủi ro của từng phòng ban Các rủi ro này đều được phổ biến đến toàn thể nhân viên trong công ty ở mỗi bước để có thể hạn chế cũng như xử lý những rủi ro đó một cách hiệu quả nhất Nhờ đó, nhân viên có thể dễ dàng nhận dạng rủi ro, xác định nguyên nhân và có phương án xử lý hiệu quả Bên cạnh đó, bảng thống kê sẽ được sửa đổi, bổ sung theo mỗi quý nhằm cập nhật những rủi ro đã gặp phải trong quý đó và những rủi ro có thể gặp phải trong tương lai và để tiện cho việc theo dõi, tìm ra nguyên nhân và kịp thời sửa chữa.
➢ Trong hoạt động phân tích và đo lường
Tại TICO, các bộ phận đã tự phân tích và đo lường rủi ro thông qua việc thống kê và tính toán chi phí, doanh thu Từ đó các nhân viên có thể đưa ra đánh giá tức thời về mức độ tổn thất của rủi ro và có những phương án để tự kiểm soát cho những lô hàng của mình.
Hàng quý, công ty đều tổ chức các cuộc họp giữa các phòng ban để phân tích và đánh giá các rủi ro trong quý đó Ban lãnh đạo công ty cùng các nhân viên chia sẻ, trao đổi về các vấn đề còn tồn tại, cùng nhau nhìn nhận và phân tích, tìm hướng giải quyết để đưa ra các phương án khả thi để ứng phó với các tình huống tương tự sẽ xảy ra trong tương lai.
➢ Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Trong những năm gần đây, TICO đã chú trọng hơn công tác quản trị rủi ro, trong đó có hoạt động kiểm soát rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Công ty đã triển khai một cách linh hoạt các biện pháp khác nhau như: né tránh rủi ro, chuyển giao rủi ro, giảm thiểu rủi ro và chấp nhận rủi ro để phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Bên cạnh đó, công ty đặc biệt quan tâm tới việc giám sát thực hiện nghiệp vụ ở tất cả các bước trong quy trình Mọi vấn đề phát sinh xảy ra đều được thông báo kịp thời cho ban lãnh đạo hoặc các trưởng phòng bộ phận Nhờ vậy, TICO có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả trước những rủi ro bất ngờ, giảm thiểu tối đa tổn thất.
Công ty cũng đã xây dựng được các phương án xử lý cụ thể cho từng trường hợp Đối với các rủi ro có mức tổn thất lớn và xảy ra thường xuyên, công ty sẽ ưu tiên sử dụng các biện pháp né tránh cũng như chuyển giao nhằm hạn chế tối đa tổn thất nhất Trong trường hợp các rủi ro xảy ra trong quá trình giao hàng có mức độ tổn thất thấp và khó xử lý, công ty sẽ cân nhắc chấp nhận rủi ro đó để tránh phát sinh thêm chi phí.
➢ Trong hoạt động tài trợ rủi ro Để đảm bảo khả năng thanh toán trong hoạt động kinh doanh và ứng phó với rủi ro, công ty chủ động đa dạng hóa nguồn vốn huy động từ nhiều kênh khác nhau, chủ yếu là từ các cổ đông và vốn vay ngân hàng
Công ty cũng thiết lập quỹ dự phòng rủi ro để tự hỗ trợ nếu gặp phải những rủi ro nghiêm trọng Điều này cho thấy công ty có sự chủ động để giải quyết vấn đề nhanh chóng Bên cạnh đó, công ty cũng xây dựng chiến lược nhằm duy trì và phát triển công tác tài trợ rủi ro trong công ty, đồng thời có chiến lược riêng về quỹ quản trị rủi ro nhằm duy trì, phát triển và hỗ trợ công tác tài trợ rủi ro trong công ty.
Bên cạnh những thành công đạt được, công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, cụ thể:
➢ Trong quá trình nhận dạng rủi ro
Công tác nhận dạng rủi ro vẫn còn đơn giản, chưa thực hiện đa dạng các phương pháp nhận dạng Cho đến nay, công ty mới chỉ dừng lại ở thống kê kinh nghiệm, chưa có sự nghiên cứu kỹ về thị trường để xác định các rủi ro tiềm ẩn hiện tại và trong tương lai.
Nhiều khâu trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển vẫn được thuê ngoài do đó rủi ro là điều không thể tránh khỏi Điều này có thể khiến TICO gặp khó khăn trong việc thu thập đầy đủ thông tin về các rủi ro liên quan đến các hoạt động được thuê ngoài Từ đó có thể dẫn đến việc đánh giá sai mức độ nghiêm trọng của rủi ro và không đưa ra các biện pháp phòng ngừa phù hợp.
➢ Trong hoạt động phân tích và đo lường
Công ty chủ yếu sử dụng phương pháp liệt kê và phân tích các rủi ro trong quá khứ để nhận diện ra các rủi ro trước mắt mà thiếu sự phân tích và quan sát sâu do đó có những nguy cơ rủi ro luôn xuất hiện và không lường trước được khi rủi ro xảy ra.
➢ Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Cho đến thời điểm hiện tại, công ty vẫn chưa có bộ phận chuyên trách về quản trị rủi ro Các biện pháp kiểm soát chủ yếu được trưởng phòng hoặc ban giám đốc đưa ra cho các phòng ban thực hiện Các biện pháp được đưa ra chỉ dựa trên kinh nghiệm và cảm quan của ban lãnh đạo, do đó có thể dẫn đến việc đưa ra các biện pháp không phù hợp và thiếu tính hiệu quả.
Định hướng phát triển quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Quốc tế TICO
4.1.1 Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty đến năm 2028 Để hoạt động hiệu quả, chất lượng và phát triển trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, cạnh tranh với các doanh nghiệp logistics trong và ngoài nước, công ty cần nỗ lực thực hiện các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn đã đề ra Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty đến năm 2028 như sau:
Thứ nhất, doanh thu tăng trưởng bình quân 15%/năm trong giai đoạn 2024-
2028 Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư, tối ưu hóa nguồn lực để gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Thứ hai, nâng cao công tác quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Ban lãnh đạo công ty tổ chức hoặc đầu tư cho nhân viên tham giao vào những buổi đào tạo, thực tế để nâng cao kiến thức và kỹ năng của nhân viên về quản trị rủi ro trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Thứ ba, nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với sự chuyên nghiệp và tận tâm.
Thứ tư, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có trình độ chuyên môn cao và luôn thái độ phục vụ tận tâm Nâng cao năng lực và kỹ năng cho nhân viên thông qua các chương trình đào tạo và phát triển.
Thứ năm, mở rộng thị trường, mạng lưới khách hàng và đối tác tiềm năng Tăng cường hợp tác với các đối tác chiến lược Nâng cao vị khả năng cạnh tranh và uy tín của TICO trên thị trường.
Cuối cùng, áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động giao hàng xuất khẩu và chất lượng dịch vụ Tiến hành đầu tư và xây dựng một hệ thống thiết bị công nghệ, phần mềm hiện đại, đồng thời triển khai và áp dụng các công nghệ mới vào quy trình giao nhận của công ty Từ đó, nâng cao năng suất công việc và hạn chế tối thiểu các rủi ro trong hoạt động giao hàng xuất khẩu.
4.1.2 Định hướng phát triển về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Quốc tế TICO
Quản trị rủi ro là một công tác quan trọng trong hoạt động giao nhận của công ty Định hướng phát triển cụ thể về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty như sau:
Thứ nhất, nâng cao hiệu quả hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của TICO thông qua việc quản trị rủi ro hiệu quả Để làm được điều này, công ty cần hoạch định tốt các kế hoạch quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển để có thể nhận dạng được các rủi ro có thể xảy ra, phân tích và đánh giá và đưa ra các biện pháp né tránh, giảm thiểu rủi ro Ban lãnh đạo cần mở các cuộc họp quy mô công ty thường xuyên để nhận xét, đánh giá công tác quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu, từ đó đề xuất các định hướng phát triển đúng đắn về quản trị rủi ro trong quy trình này.
Thứ hai, nâng cao kiến thức và kỹ năng quản trị rủi ro cho đội ngũ nhân viên liên quan đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Đầu tư vào chương trình đào tạo nhân viên về quản trị rủi ro, phát triển kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề, nhằm tạo ra một đội ngũ có khả năng ứng phó linh hoạt với mọi tình huống. Thứ ba, xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước, đặc biệt là các đối tác chiến lược Mỗi đối tác ở các quốc gia khác nhau sẽ có văn hóa, phong tục, đặc điểm kinh doanh khác nhau đòi hỏi công ty phải tìm hiểu kỹ càng để tránh những mâu thuẫn, hiểu lầm và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hợp tác.
Thứ tư, đào tạo và cập nhật thông tin thường xuyên về quy định, thủ tục, thuế suất… của Nhà nước cho nhân viên để tránh phát sinh những rủi ro như tăng thuế, không xuất được hàng do không đủ chứng từ, phát sinh phụ phí cũng như có những biện pháp kiểm soát rủi ro phù hợp.
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Quốc tế TICO
4.2.1 Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu, nhận dạng, dự báo rủi ro
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, sự biến động của môi trường kinh tế, chính trị, pháp luật thường xuyên gây ra nhiều rủi ro trong hoạt động giao nhận vận chuyển quốc tế của doanh nghiệp Để hạn chế sự tác động của chúng, công ty cần thực hiện tốt công tác nghiên cứu và dự báo rủi ro. Để nhận dạng chính xác và đầy đủ các rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ cao, có kiến thức chuyên môn về rủi ro TICO cần tổ chức thường xuyên các buổi tập huấn, đào tạo về kiến thức, các hội thảo chia sẻ kinh nghiệm và kỹ năng về quản trị rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển để góp phần nâng cao trình độ và kỹ năng xử lý vấn đề của nhân viên. Công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, những biến động của kinh tế, chính trị, khả năng cung ứng của thị trường để có xử lí kịp thời những thay đổi và phối hợp với người xuất khẩu thực hiện tốt hợp đồng Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần tổ chức triển khai hoạt động nghiên cứu về thị trường một cách cụ thể, nghiên cứu kĩ về đối tác và hoạt động kinh doanh và năng lực của họ để tránh trường hợp bị lừa đảo Ngoài ra, bộ phận nghiên cứu về thị trường phải luôn phối hợp, báo cáo thường xuyên với lãnh đạo để có những thay đổi, quyết định điều chỉnh các hoạt động của công ty cho phù hợp với điều kiện hiện thời.
4.2.2 Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ phân tích và đo lường rủi ro
Sau khi thực hiện xong công tác nhận dạng rủi ro, công ty cần thực hiện nghiệp vụ về phân tích rủi ro đó và đo lường mức độ thiệt hại của rủi ro Để thực hiện quy trình này công ty cần cải thiện thêm những vấn đề sau:
Thứ nhất, thực hiện kiểm tra phân tích kĩ càng các rủi ro trong giao hàng bằng đường biển tại công ty Công ty nên tổ chức nhiều cuộc họp để phối hợp các phòng ban lại với nhau để cùng nhau trao đổi thông tin, cùng nhau phân tích kỹ càng hơn nữa về các nguyên nhân gây ra rủi ro từ khách quan đến chủ quan để tìm ra tất cả những hướng giải quyết khác nhau đối với mỗi trường hợp giúp thực hiện quy trình giao hàng trơn tru, hiệu quả nhất.
Thứ hai, kiểm tra kỹ về số lượng, mẫu mã, chất lượng hàng hóa, đồng thời thuê chuyên gia hoặc cơ quan giám định có uy tín để phối hợp đề kiểm tra, giám định hàng hóa một cách chính xác Cần thống nhất về cơ quan giám định và thông báo kết quả giám định hàng hóa với người xuất khẩu để tránh tình trạng mâu thuẫn giữa các bên
Thứ ba, trước khi thực hiện hợp đồng cần có thêm bước đo lường những tổn thất có thể xảy ra để có phương án xử lý kịp thời cũng như chuẩn bị các nguồn lực cần thiết để có thể ứng phó nhanh chóng Qua đó, công ty có thể phân loại được các rủi ro để có những biện pháp giải quyết cụ thể hơn cho từng trường hợp nhất định như né tránh, giảm thiểu, chuyển giao hay chấp nhận rủi ro.
Thứ tư, chú trọng đầu tư vào việc tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên kiểm tra hàng hóa chuyên nghiệp ở cảng, có chuyên môn và kinh nghiệm để có thể nhận biết rõ ràng các rủi ro về hàng hóa, phân tích và xử lý kịp thời.
Thứ năm, công ty cần sắp xếp nhân sự hợp lý cho công tác quản trị rủi ro, đồng thời phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để hoạch định công tác quản trị rủi ro trong các khâu một cách hợp lý, có hiệu quả.
Thứ sáu, công ty có thể cân nhắc tham vấn các chuyên gia khi đối mặt với những vấn đề vượt ra khỏi năng lực chuyên môn của mình Việc tham vấn ý kiến từ các chuyên gia có thể giúp doanh nghiệp đánh giá vấn đề một cách toàn diện, đồng thời có được những định hướng và giải pháp phù hợp.
4.2.3 Hoàn thiện quá trình kiểm soát rủi ro Để có thể kiểm soát rủi ro tốt hơn, công ty cần thành lập nên bộ phận chuyên quản trị rủi ro cho riêng mình Bộ phận này sẽ có nhiệm vụ sử dụng các công cụ, chiến lược để có thể để né tránh, ngăn ngừa, giảm thiểu những tổn thất có thể đến với công ty khi rủi ro xảy ra.
Công ty cần hoàn thiện công tác thuê nhân công, kho bãi, thuê phương tiện vận tải uy tín để phục vụ tốt quá trình giao hàng xuất khẩu, hạn chế việc thuê ngoài do công ty không chủ động trong việc kiểm soát những rủi ro xảy ra Công ty cũng cần tìm hiểu kỹ các hãng tàu, đối tác cho thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm, có đủ thông tin về số hiệu tàu, chủ tàu trong mỗi chuyến hàng vận chuyển Khi ký hợp đồng vận chuyển với các hãng tàu, cần quy định rõ ràng các điều khoản về trách nhiệm của các bên khi xảy ra rủi ro. Để quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi thì bộ phận kinh doanh và chứng từ cần phối hợp cùng bộ phận kế toán để cùng nhau thực hiện tốt quá trình thanh toán phù hợp với quy trình giao hàng xuất khẩu, tránh những rủi ro không đáng có Công ty cần đặc biệt chú trọng đến những biến động của môi trường kinh tế, chính trị, biến động tỷ giá để có những biện pháp khắc phục kịp thời rủi ro, sử dụng các công cụ dự báo tiền tệ, đưa các điều khoản về biến động tỷ giá đồng tiền ngoại tệ và nội tệ với các đối tác trong hợp đồng mua bán vận chuyển hàng hóa để khi có rủi ro thì có cơ sở để lấy được tiền Ngoài ra, công ty nên sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro thông qua việc ký các hợp đồng kỳ hạn, tương lai khi thanh toán để phòng ngừa các khoản rủi ro phải trả.
Công ty cũng cần duy trì mối quan hệ, thông tin hai chiều với các cơ quan liên quan Việc trao đổi thông tin thường xuyên và minh bạch với các cơ quan bộ ngành giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các thay đổi về môi trường kinh doanh, chính sách pháp luật, cũng như các rủi ro tiềm ẩn, từ đó đưa ra biện pháp phòng ngừa và ứng phó phù hợp.
4.2.4 Hoàn thiện công tác tài trợ rủi ro Để công ty mở rộng lớn mạnh hơn nữa thì công ty cần huy động nhiều vốn đầu tư hơn nữa để mở rộng quy mô và cơ sở hạ tầng cũng như chất lượng nhân lực để có thể đem về cho công ty lượng khách hàng và đối tác lớn hơn Để có thể khắc phục các khó khăn trên, công ty phải có những chính sách, biện pháp huy động các nguồn vốn tự tài trợ rủi ro từ:
- Khuyến khích cán bộ nhân viên trong công ty cùng góp vốn và được hưởng lãi suất cao.
- Tạo lập uy tín, mối quan hệ làm ăn lâu năm với các hãng tàu để thỏa thuận trong việc thanh toán tiền vận chuyển chậm, kéo dài thời gian đặt cọc để đỡ phải chờ để thu vốn từ việc ký nhiều hợp đồng khác.
Bên cạnh đó, xây dựng quỹ dự phòng rủi ro lớn để có thể nhanh chóng xử lý các tổn thất từ hoạt động giao nhận Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn là một biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư, không cần sử dụng nhiều vốn mà vẫn có thể đem lại doanh thu, lợi nhuận cao.
Kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị với Tổng cục Hải quan
Thứ nhất, tối ưu hóa quy trình thủ tục hải quan, thủ tục giấy tờ, tạo dựng văn hóa hải quan giúp đỡ phía doanh nghiệp hoàn thành thủ tục hải quan một cách nhanh nhất Tích hợp công nghệ vào việc làm thủ tục để tiết kiệm thời gian, loại bỏ những công đoạn không cần thiết
Thứ hai, nâng cao kiến thức và năng lực nghiệp vụ cho cán bộ hải quan Tăng cường tập huấn, nâng cao chuyên môn cho các cán bộ Hải quan để các cán bộ này am hiểu kiến thức về các hàng hóa máy móc, thiết bị y tế, sản phẩm linh kiện điện tử để giảm bớt thời gian chờ của doanh nghiệp Hướng dẫn nhân viên làm thủ tục hải quan chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, trình tự các thủ tục, tận tình giúp đỡ bổ sung giấy tờ cần thiết để công ty hoàn thành thủ tục hải quan một cách nhanh nhất.
Thứ ba, tăng cường hợp tác giữa các cơ quan liên quan Các cơ quan liên quan cần chia sẻ dữ liệu về rủi ro và phối hợp trong công tác thanh tra, kiểm tra, đồng thời tăng cường trao đổi thông tin giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp.
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan nhà nước
Thứ nhất, Nhà nước cần chú trọng đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng đường xá, cầu cống, cảng sông và cảng biển phục vụ cho hoạt động vận chuyển bằng đường biển bởi hầu hết các cảng biển nước ta còn nhỏ, nước cạn khiến gây khó khăn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và các hãng tàu Đưa công nghệ, trang thiết bị hiện đại, tân tiến vào cảng biển để hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu.
Thứ hai, tiếp tục cải cách các thủ tục hành chính trong công tác xuất nhập khẩu theo hướng đơn giản và thông thoáng Cải cách hành chính cần nhanh chóng thực hiện trong các khâu như thuế quan, quản lý hạn ngạch, thủ tục nhập khẩu… và áp dụng khoa học công nghệ trong việc xử lí công việc Nhà nước cũng cần đồng bộ hệ thống các văn bản pháp lý, các quy định để khuyến khích các thành phần kinh tế tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu nhiều hơn.
Thứ ba, đầu tư mạnh vào việc phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy sự phát triển và nâng cao hiệu quả của ngành logistics Việc phát triển cơ sở hạ tầng thông tin sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp dễ dàng trong việc tiếp cận và trao đổi thông tin giữa các bên.
Thứ tư, tăng cường các công tác xúc tiến thương mại và hỗ trợ về vốn cho doanh nghiệp Tích cực đàm phán và ký kết các hiệp định, thỏa thuận song phương và đa phương nhằm tạo ra các tiền đề, hành lang pháp lý thuận lợi để đẩy mạnh tài trợ cho hoạt động xuất khẩu cho doanh nghiệp từ đó giúp giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
