TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG MÁY MÓC, THIẾT BỊ SẢN XUẤT TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc LâmQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc LâmQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc LâmQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc LâmQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc Lâm
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trên xu thế hiện đại hóa - toàn cầu hóa hiện nay thị hoạt động xuất nhập khẩu là hoạt động đƣợc quan tâm hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh vì hoạt động này thể hiện vị thế, vị trí của Việt Nam trên thị trường khu vực và quốc tế Ngoài ra đây cũng là yếu tố không thể thiếu trong việc cân bằng cán cân thương mại quốc gia, tạo nên sự ổn định và phát triển của nền kinh tế
Dựa trên phân tích về các thị trường kinh doanh hiện nay thì Trung Quốc đang là một trong những quốc gia có thị trường rộng lớn, sức tiêu thụ cao, được săn đón và được biết đến là nơi sản xuất máy móc, thiết bị hàng đầu trên thế giới với nền công nghiệp mạnh mẽ và nguồn cung lớn, giá thành hợp lý Việc lựa chọn thị trường Trung Quốc không chỉ đảm bảo cho sự liên tục và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, mà còn đặt ra những thách thức cụ thể mà công ty phải đối mặt - trong đó yếu tố cốt yếu về thủ tục xuất nhập khẩu, hải quan, do vấn đề chính trị giữa Việt Nam - Trung Quốc đang có nhiều giai đoạn cạnh tranh Do đó việc quản lý quy trình nhập khẩu từ đây đòi hỏi sự tỉ mỉ, có kiến thức và kỹ năng chuyên môn cao Quy trình phải đƣợc điều chỉnh một cách chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và đảm bảo chất lƣợng sản phẩm Bên cạnh đó, việc quản trị quy trình tốt còn giúp công ty tối ƣu hóa chi phí, tăng cường cạnh tranh và tạo ra một môi trường kinh doanh ổn định và minh bạch Đối với công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm, là một doanh nghiệp đa ngành nghề, trong đó có hoạt động xuất nhập khẩu thì việc cập nhật xu thế thị trường, cải thiện quy trình, trình độ nghiệp vụ cũng nhƣ nâng cao hiệu suất quản trị quy trình là vấn đề thiết yếu để duy trì các hoạt động đang diễn ra, có đƣợc nguồn cung trang thiết bị, máy móc ổn định Vì vậy trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và thị trường biến động, việc nắm vững và áp dụng các quy trình quản trị nhập khẩu là chìa khóa để công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm duy trì và phát triển thị trường của mình một cách bền vững
Dựa vào tầm quan trọng của hoạt động này, em đã chọn đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm” để làm rõ hơn tầm quan trọng của hoạt động quản trị thực hiện hợp đồng thương mại và từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp để hoàn thiện.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Đối với doanh nghiệp Việt Nam, hoạt động logistics nói chung hoạt động thực hợp đồng nhập nói riêng cần khai thác, nâng cao, phát triển Cho đến nay, có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề nâng cao, đổi mới, phát triển hoạt động giao nhận Những năm trở lại đây, với luận văn khoa Thương mại quốc tế, ta tìm thấy số đề tài nghiên cứu mảng giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập Cụ thể nhƣ:
- Luận văn “Quản trị quy trình thực hợp đồng nhập ô tô từ thị trường Thái Lan Công ty
Cổ phần Văn hóa & Thương mại Bình Dương - FABICO” - KLTN Trần Thị Mai Tuyết (2021), ĐH Thương Mại Trong viết này, tác giả đã thành công làm rõ các kiến thức liên quan đến quá trình quản trị quy trình thực hợp đồng tại FABICO, đƣa ra điểm mạnh, điểm yếu trong chuỗi thực hiện hợp đồng nhập khẩu để đánh giá tổng quan nhất về quy trình này tại Doanh nghiệp Mặt khác, đề tài còn gặp nhiều hạn chế về hướng đề xuất, và tại các khâu chưa có sự liên kết, ràng buộc để đảm bảo sự liên tục, tuần hoàn của quy trình này
- Luận văn “Quản trị quy trình thực hợp đồng nhập thiết bị vật tư tiêu hao từ thị trường Nhật Bản công ty Cổ phần công nghiệp Dutus” - KLTN Nguyễn Thị Dịu (2017), ĐH Thương Mại Tác giả đề cập làm rõ quy trình thực hợp đồng nhập về mặt hàng nhiên thiết bị vật tƣ tiêu hao mặt hàng có khối lượng nhập không phổ biến thị trường Việt Nam Tác giả nhấn mạnh những điểm nổi bật về quy trình nhập khẩu của mặt hàng này cũng nhƣ nêu lên các ƣu, nhƣợc điểm của các loại nhiên thiết bị vật tư khi nhập khẩu vào thị trường Việt Nam
- Luận văn “Giải pháp hồn thiện quy trình thực hợp đồng nhập nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm tăng cứng Sus Laminate công ty TNHH Mitsui Precision Việt Nam” - KLTN Lê Thị Thu Hồi (2021), ĐH Thương Mại Trong khóa luận này, tác giả nêu lên nhiều nguyên nhân dẫn đến quy trình thực hợp đồng còn tồn tại những thiếu sót và đƣa ra các giải pháp cụ thể để hoàn thiện, phù hợp với tình hình kinh tế xã hội đang có nhiều biến động hiện nay
- Luận văn “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dƣợc phẩm của công ty cổ phần Linh Ngọc” - KLTN Ngô Thị Minh Phương (2019), ĐH Thương Mại, đề tài đã thành công chỉ ra những điểm thuận lợi và hạn chế trong thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dược phẩm vào thị trường Việt Nam, đặc biệt tác giả chú trọng vào khâu thông quan hàng hóa của loại mặt hàng này đang nắm giữ cũng nhƣ tồn tại những vấn đề liên quan đến mặt chính sách và cơ sở hạ tầng
- Luận văn “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo sang thị trường Cuba của tổng công ty lương thực Miền Bắc” - KLTN Nguyễn Hạ Vi (2011), ĐH Thương Mại - đã tìm hiểu và nêu ra những điểm khác biệt của công ty trong hoạt động xuất khẩu mặt hàng quan trọng, thiết yếu như gạo sang các thị trường Cuba so với các thị trường quốc tế khác trong hoạt động thương mại quốc tế
- Luận văn “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dầu nhờn Gulf oil của công ty cổ phần hàng hải Liên Minh” - KLTN Vũ Thị Diệu Linh, Trương Quang Minh (2023), tác giả tập trung phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp và đánh giá tổng quan về những điểm hạn chế trong khâu nhập khẩu mặt hàng này vào Việt Nam
Dựa vào những đề tài tham khảo trên, đề tài "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc" của công ty
TNHH Phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm là nghiên cứu quan trọng nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và quản lý của công ty trong quá trình nhập khẩu các sản phẩm máy móc, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc qua Việt Nam Đây là một đề tài mới khi trọng tâm đánh vào doanh nghiệp vừa và nhỏ, thời gian thành lập chƣa đủ lâu, mảng xuất nhập khẩu cần được lưu tâm và còn phải cải thiện nhiều Đề tài này tập trung vào việc phân tích, đánh giá và cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ việc tìm nhà cung cấp đến việc vận chuyển và kiểm tra chất lƣợng sản phẩm của công ty Phúc Lâm Đặc biệt, đề tài bao gồm các khía cạnh về quản trị chất lƣợng, quản lý rủi ro, và tuân thủ quy định pháp lý liên quan đến nhập khẩu và thương mại quốc tế Vấn đề nghiên cứu tập trung vào các thách thức và cơ hội của việc nhập khẩu máy móc, thiết bị từ Trung Quốc, với mục tiêu tối ƣu hóa hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình Vì vậy, đây là đề tài có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển bền vững của công ty Phúc Lâm trong bối cảnh thị trường toàn cầu đang ngày càng phức tạp và cạnh tranh Bằng cách nghiên cứu và cải thiện quy trình quản lý nhập khẩu, công ty có thể tối ưu hóa chi phí, tăng cường tính linh hoạt và minh bạch trong hoạt động kinh doanh, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn chất lƣợng quốc tế, đảm bảo năng suất, hiệu quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài đƣợc thực hiện với những mục tiêu sau đây:
- Nắm bắt đƣợc quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm và nhận thức về ưu, nhược điểm trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
- Tìm hiểu, nghiên cứu các nhân tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng tới quá trình quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa của công ty
- Tìm ra hướng giải quyết để nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm gia tăng hiệu quả kinh doanh của công ty trong thời gian tới.
Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu trong đề tài là hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đối với mặt hàng máy móc, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm, lĩnh vực kinh doanh thương mại, nhóm hàng sản phẩm máy móc thiết bị, thị trường nhập Trung Quốc.
Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Tập trung chủ yếu vào nội bộ công ty, đối tƣợng chính là bộ phận hàng nhập khẩu trong công ty và nhân viên công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm
- Thời gian: Phân tích dựa theo số liệu, tài liệu thứ cấp của công ty từ giai đoạn 2021 -
2023 và trong khoảng thời gian thực tập tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp được sử dụng và kết hợp bao gồm: Lý thuyết và dựa trên quan sát thực tế, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, thống kê, phương pháp chuyên gia và ý kiến của những người trong ngành.
Nội dung nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu gồm 4 chương:
Chương I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Khái quát về hợp đồng thương mại quốc tế
2.1.1 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế - hợp đồng nhập khẩu
Hiện nay có rất nhiều khái niệm liên quan đến hợp đồng thương mại quốc tế Hợp đồng thương mại quốc tế (hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hoặc hợp đồng xuất nhập khẩu) là hợp đồng mua bán hàng hoá có tính chất quốc tế (có yếu tố nước ngoài, có nhân tố nước ngoài) Tính chất quốc tế của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế đƣợc hiểu không giống nhau tùy theo quan điểm của luật pháp từng nước Với Luật Thương mại 2005 không trực tiếp định nghĩa hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế mà thay vào đó là liệt kê những hoạt động đƣợc coi là hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế Theo điều 16 Luật Thương mại 2005, “Hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam với một bên là thương nhân nước ngoài.” Trong đó tại khoản 1, điều 28, Luật Thương mại 2005 thì “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.”
Thông qua tính quốc tế của hợp đồng thương mại quốc tế, cụ thể là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế dựa trên dấu hiệu đồng tiền thanh toán, dấu hiệu lãnh thổ của các bên ký kết hợp đồng, thì khái niệm theo giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (Trường Đại học Thương Mại, NXB Thống kê, 2014): “Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau.” Trong đó,
“Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền hàng.”
Như vậy, hợp đồng thương mại có bản chất chung của hợp đồng là sự thỏa thuận để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền nghĩa vụ trong hoạt động thương mại Tuy nhiên, hợp đồng thương mại có những đặc điểm đặc thù xuất phát từ yêu cầu của hoạt động thương mại
2.1.2 Đặc điểm, nội dung của hợp đồng nhập khẩu
● Đặc điểm của hợp đồng nhập khẩu:
- Về chủ thể tham gia ký kết hợp đồng: Là các thương nhân bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau
- Về đối tƣợng của hợp đồng: Là hàng hóa hoặc dịch vụ có sự dịch chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác Hàng hóa nhập khẩu phải là hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩu theo quy định của Nhà nước
- Về đồng tiền thanh toán: Là đồng ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc với cả hai bên chủ thể tham gia ký kết hợp đồng Theo đó, các bên có thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước nhập khẩu, nước xuất khẩu hoặc của một nước thứ ba
- Về cơ sở pháp lý: Do có yếu tố quốc tế nên nguồn luật điều chỉnh cho hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Điều ước quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế, án lệ,
Tại Việt Nam, hợp đồng thương mại có hiệu lực khi thỏa mãn bốn điều kiện sau: Đối tƣợng của hợp đồng hợp pháp; Chủ thể của hợp đồng hợp pháp, phải đảm bảo có tƣ cách pháp nhân, có đăng ký kinh doanh, có quyền xuất khẩu/nhập khẩu trực tiếp; Nội dung hợp đồng hợp pháp; Hình thức hợp đồng hợp pháp là dưới dạng văn bản hoặc bằng các hình thức có giá trị pháp lý tương đương
Về nguồn luật điều chỉnh, do hợp đồng thương mại quốc tế có sự tham gia của yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế, trong đó có thể kể đến Hiệp định GATT, GATS của WTO, Công ƣớc Viên về mua bán hàng hóa quốc tế năm 1980, bộ quy tắc về các điều kiện thương mại quốc tế INCOTERMS,
● Nội dung của hợp đồng nhập khẩu:
Một hợp đồng thương mại quốc tế thường có hai phần chính: phần những điều trình bày và các điều khoản về điều kiện Trong đó:
Phần trình bày chung bao gồm: Số hợp đồng (Contract No.), Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng, Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng, Các định nghĩa dùng trong hợp đồng, Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng
Phần các điều khoản và điều kiện của hợp đồng:
- Các điều khoản về hàng hóa: điều khoản về tên hàng, số lƣợng, chất lƣợng, bao bì, ký mã hiệu;
- Các điều khoản về tài chính: điều khoản về giá cả, cơ sở của giá cả thanh toán, điều khoản về thanh toán;
- Các điều khoản về vận tải: điều kiện giao hàng, thuê tàu, thời gian và địa điểm giao hàng, điều khoản về bảo hiểm cho hàng hoá;
- Các điều khoản pháp lý: luật áp dụng vào hợp đồng, khiếu nại, bất khả kháng, phạt và bồi thường thiệt hại, bảo hành, trọng tài, thời gian, hiệu lực của hợp đồng;
- Các điều khoản khác Đây là những điều khoản cơ bản nhất của một hợp đồng thương mại quốc tế Tuy nhiên, trong thực tế, tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hợp đồng nhất định mà tên và nội dung các điều khoản có thể thay đổi cho phù hợp
2.1.3 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu giữ một vai trò quan trọng đối với thương mại quốc tế trong việc xác nhận những nội dung giao dịch các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện, hợp đồng nhập khẩu chính là cơ sở pháp lý quan trọng nhất mà các bên sử dụng để xác định các cam kết, điều khoản và điều kiện của giao dịch đảm bảo sự minh bạch và tính tin cậy trong quá trình giao dịch, tạo sự tin tưởng cho các bên tham gia; đồng thời xác nhận các quyền và trách nhiệm của người bán và người mua, giúp quản lý rủi ro và bảo hiểm trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, các điều khoản liên quan đến bảo hiểm và trách nhiệm vận chuyển đƣợc xác định rõ ràng trong hợp đồng, giúp bảo vệ lợi ích của cả hai bên và giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh trong quá trình giao hàng Bên cạnh đó, hợp đồng nhập khẩu còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng
Hợp đồng nhập khẩu cũng là cơ sở quan trọng để Nhà nước quản lý và phát triển kinh tế của đất nước, thúc đẩy sự hợp tác và phát triển thương mại quốc tế để các cơ quan Nhà nước nhƣ Hải quan, cơ quan thuế, thực hiện các chức năng của mình trong lĩnh vực có liên quan Bằng cách tạo ra một cơ chế pháp lý và cam kết đối với các bên tham gia, hợp đồng này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch mà còn xây dựng mối quan hệ đối tác ổn định và lâu dài giữa các doanh nghiệp và quốc gia khác nhau Điều này góp phần vào việc thúc đẩy sự phát triển và mở rộng của thị trường quốc tế, tạo ra lợi ích to lớn cho cả các bên tham gia.
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Theo Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê, 2014): “Thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đặt hiệu quả công việc cao nhất”
Do đó, quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là hoạt động quản trị quy trình gồm hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu; tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu; và giám sát, điều hành các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra đúng quy định, đúng trình tự và đúng thời hạn của hợp đồng
2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Việc thực hiện quy trình hợp đồng nhập khẩu là là một chuỗi các công việc có sự liên kết chặt chẽ với nhau, đảm bảo rằng các giao dịch thương mại quốc tế diễn ra theo đúng nội dung, theo đúng thời gian và đạt đƣợc hiệu quả cao nhất Cụ thể:
- Tối ƣu hóa quy trình: Quản trị hợp đồng nhập khẩu giúp tối ƣu hóa quy trình thực hiện các giao dịch nhập khẩu, từ việc chuẩn bị tài liệu, quản lý vận chuyển đến việc xử lý thủ tục hải quan và thanh toán Điều này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường hiệu suất và lợi ích cho cả bên nhập khẩu và bên xuất khẩu
- Đảm bảo tuân thủ và tuân thủ pháp luật: Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đảm bảo rằng mọi hoạt động liên quan đến hợp đồng tuân thủ các quy định và pháp luật quốc tế, cũng nhƣ các quy định hải quan và pháp lý của cả hai quốc gia tham gia
- Quản lý rủi ro và đảm bảo tuân thủ và tuân thủ pháp luật: Quản trị quy trình giúp nhận biết, đánh giá và quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, bao gồm rủi ro về vận chuyển, thanh toán, biến động giá cả và thậm chí là rủi ro đối với chất lượng sản phẩm Đồng thời là một thước đo, là cơ sở pháp lý bền vững nhất để các bên tham gia cũng thực hiện quy trình nhập khẩu thương mại
- Tối ƣu hóa hiệu suất và chi phí: Quản trị quy trình giúp tối ƣu hóa hiệu suất của quá trình thực hiện hợp đồng, từ việc quản lý thời gian đến việc sử dụng tài nguyên và nhân lực Điều này giúp giảm thiểu chi phí và tăng cường lợi nhuận cho các bên tham gia
- Tạo môi trường giao dịch tin cậy: Bằng cách tạo ra một môi trường giao dịch tin cậy và minh bạch, quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu giúp xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài và bền vững giữa các bên tham gia Điều này tạo ra sự tin cậy và độ tin cậy trong quan hệ thương mại
- Giải quyết tranh chấp và vấn đề phát sinh: Quản trị quy trình giúp giải quyết các tranh chấp và vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả Điều này đảm bảo rằng mọi bất đồng được giải quyết một cách hòa bình và công bằng, không ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng
Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là phải thực hiện quá trình giám sát để biết các bên có tự nguyện thực hiện các điểm các bên đã thỏa thuận và cam kết hay không, có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên việc tổ chức Thực hiện tốt hợp đồng thương mại quốc tế có một ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi bên Thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp đƣợc đan kết chặt chẽ với nhau
Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp đƣợc diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả công việc cao nhất Trong quá trình quản trị, thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Nhƣ vậy, để tổ chức thực hiện hợp đồng tốt là trên cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng theo một trình tự logic kế tiếp nhau Mỗi bên thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng cũng tạo điều kiện cho bên khác thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình Mà khi đối tác thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình có nghĩa là mình đã thực hiện tốt các quyền lợi của mình Khi thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng còn làm cơ sở để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng
Nhƣ vậy, quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là phải thực hiện quá trình điều hành để giải quyết các tình huống phát sinh một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình huống và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có.
Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Doanh nghiệp nhập khẩu tiến hành lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu dựa trên các căn cứ sau: hợp đồng đã ký kết; điều kiện thực tế của doanh nghiệp; điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác
* Trình tự lập kế hoạch
Trong bước Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp nhập khẩu tiến hành lập kế hoạch theo trình tự bao gồm 3 bước sau:
- Chuẩn bị lập kế hoạch: Thu thập các thông tin, phân tích các yếu tố vĩ mô nhƣ: các chính sách, quy định của Nhà nước, các quy định về hải quan, ngân hàng, các thủ tục giấy phép cần thiết; các yếu tố bên trong bao gồm: khả năng sản xuất, kinh doanh, các nguồn lực của doanh nghiệp; nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng nhập khẩu
- Tiến hành lập kế hoạch: Xác định chỉ tiêu cần đạt đƣợc, các nội dung công việc và lên kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm và cách tiến hành, phân bố các nguồn lực cho từng bước trong quy trình thực hiện hợp đồng
- Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch đƣợc góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, đƣợc phê duyệt mới chính thức đi vào giai đoạn thực hiện
* Nội dung kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Căn cứ vào từng loại hợp đồng nhập khẩu cụ thể sẽ có những nội dung tương ứng Kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Kế hoạch thuê phương tiện vận tải, kế hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu, kế hoạch làm thủ tục hải quan nhập khẩu, kế hoạch nhận hàng hóa nhập khẩu, kế hoạch kiểm tra hàng hóa nhập khẩu, kế hoạch thanh toán tiền hàng hóa nhập khẩu, kế hoạch khiếu nại và giải quyết khiếu nại Ngoài ra, đối với một số mặt hàng nhất định thì doanh nghiệp cần phải chú ý tới việc xin giấy phép nhập khẩu khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm các bước cơ bản sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Nguồn: Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế
2.3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một nước cho phép mặt hàng nhất định được đưa vào lãnh thổ của nước đó, tùy vào quy định pháp luật quốc gia, điều ƣớc quốc tế mà điều kiện cấp giấy phép nhập khẩu sẽ khác nhau
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp nhập khẩu căn cứ vào Nghị định 69/2018/NĐ- CP quy định chi tiết một số điều của Luật quản lý ngoại thương để chủ động thực hiện các thủ tục để xin giấy phép nhập khẩu đối với những mặt hàng thuộc danh mục hàng hóa phải xin cấp phép Để xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp xuất trình bộ hồ sơ xin giấy phép bao gồm: Hợp đồng nhập khẩu; phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch) và hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác)
2.3.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Thanh toán bằng L/C (Letter of Credit – Thƣ tín dụng) Nếu hợp đồng thanh toán bằng L/C, bên nhập khẩu cần phải mở L/C Thông thường, nếu trong hợp đồng thương mại không quy định cụ thể, L/C được mở 20 - 25 ngày trước thời hạn giao hàng Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng để công ty nhập khẩu làm đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng.
2.3.2.3 Thuê phương tiện vận tải
Người nhập khẩu tiến hành thuê phương tiện vận tải nếu điều kiện cơ sở giao hàng quy định trong hợp đồng nhập khẩu thuộc nhóm E và nhóm F bao gồm: EXW, FCA, FAS, FOB
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, việc thuê phương tiện vận tải phải căn cứ vào hợp đồng thương mại quốc tế để xác định phương tiện vận tải, quy định về mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ Căn cứ vào khối lượng hàng hoá và đặc điểm hàng hóa để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn và tối ưu hóa tải trọng của phương tiện, tối ưu hoá chi phí Ngoài ra, cũng phải căn cứ vào điều kiện vận tải: hàng rời hay hàng đóng trong container, vận chuyển trên tuyến đường bình thường hay tuyến đường đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều,
Hiện nay, tới hơn 80% khối lượng hàng hoá thương mại quốc tế được vận chuyển bằng đường biển do tính ưu việt với giá thành rẻ và tải trọng lớn Doanh nghiệp nhập khẩu có thể lựa chọn các phương thức thuê tàu sau: Phương thức thuê tàu chợ (thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác) và Phương thức thuê tàu chuyến (là thuê toàn bộ chiếc tàu để chuyên chở hàng hoá giữa hai hay nhiều cảng và nhận tiền cước thuê tàu do sự thỏa thuận giữa chủ tàu và người thuê tàu)
Tùy thuộc vào mỗi loại hàng hóa, phương tiện chuyên chở và điều kiện giao hàng thì doanh nghiệp phải phân tích để mua bảo hiểm để tránh rủi ro, mất mát và tổn thất khi vận chuyển hàng hóa Doanh nghiệp nhập khẩu chỉ cần mua bảo hiểm trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện INCOTERMS thuộc nhóm E, F và nhóm C (trừ điều kiện CIF và CIP) Trên thế giới và Việt Nam hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm là điều kiện bảo hiểm loại A/B/C theo cách phân loại của Hiệp hội bảo hiểm London (quy tắc ICC 1/1982) Trong đó:
- Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro
- Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng
- Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm mọi tổn thất
Các công ty cần nghiên cứu, xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng, lựa chọn công ty bảo hiểm có uy tín, dịch vụ tốt, tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch, sau đó tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm
2.3.2.5 Làm thủ tục hải quan Để làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp có thể trực tiếp tiến hành hoặc uỷ quyền cho đại lý làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hoá nhập khẩu theo luật hải quan Việt Nam bao gồm các bước chính sau đây:
- Khai và nộp tờ khai hải quan: Doanh nghiệp nhập khẩu tiến hành khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS, dùng USB Token để sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp và truyền tờ khai cho Cơ quan hải quan trên nền tảng Internet Hồ sơ hải quan sau khi tiếp nhận đƣợc qua hệ thống quản lý rủi ro tự động phân luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.4.1 Các nhân tố bên trong
2.4.1.1 Khả năng tài chính, nguồn vốn
Khả năng tài chính là yếu tố quyết định sức mạnh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong lĩnh vực nhập khẩu Để xác định tiềm lực nhập khẩu, doanh nghiệp cần phải đánh giá mức độ sẵn có của nguồn vốn và khả năng tài chính tổng thể, từ đó đƣa ra đƣợc số liệu và thống kê cụ thể cho công tác nhập khẩu hàng hóa, chuẩn bị nguồn vốn tiềm tàng Việc thiếu hụt hoặc không ổn định về khả năng tài chính có thể dẫn đến các rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, bao gồm không thể thanh toán đúng hạn, mất cơ hội ký kết các thỏa thuận mới và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, không đảm bảo được sự ổn định và tính liên tục trong quá trình thực hiện các hợp đồng
Vì vậy, quản lý dòng tiền hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo tài chính ổn định cho các hợp đồng nhập khẩu Doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch chi tiêu cẩn thận, dự trù các khoản thu và chi phí để có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính Việc quản lý dòng tiền chậm chạp có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt vốn, ảnh hưởng đến quá trình nhập khẩu và gây ra những rủi ro không mong muốn Việc nắm bắt đƣợc yếu tố tài chính của bản thân doanh nghiệp mang lại cho doanh nghiệp sự chủ động và huy động nguồn vốn kịp thời, tác động trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Nhân tố con người là nguồn lực lao động cốt lõi của doanh nghiệp, là nơi trực tiếp phản ánh hiệu suất làm việc, lên kế hoạch, tổ chức, giám sát quy trình Việc có một đội ngũ nhân lực chất lƣợng và đƣợc đào tạo đúng cách là yếu tố then chốt trong việc tối ƣu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro cho các hoạt động thương mại quốc tế Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức liên quan đến nguồn nhân lực như: sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường lao động, khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài, sự biến đổi nhanh chóng của công nghệ và yêu cầu về kỹ năng ngày càng cao Và việc có nhiều nhân viên nắm bắt đƣợc nghiệp vụ sẽ tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian và tối ƣu hóa về chi phí, mang lại những lợi thế nhất định trong các khâu tổ chức thực hiện
2.4.2 Các nhân tố bên ngoài
Trong thế giới thương mại toàn cầu hóa, việc nhập khẩu đóng một vai trò thiết yếu đối với sự phát triển kinh tế của các quốc gia Tỷ giá hối đoái, tỷ lệ tương đối của giá trị tiền tệ giữa hai quốc gia, là cán cân thương mại cốt yếu so sánh tiềm lực cũng như sự biến động giữa các thị trường Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ thị trường quốc tế vào thị trường Việt Nam, bằng cách ảnh hưởng đến chi phí nhập khẩu và khả năng cạnh tranh của hàng hóa nhập khẩu thì đây là một trong những tác động rõ ràng nhất đến trị giá của hợp đồng thương mại Nắm bắt đƣợc sự biến động của tỷ giá hối đoái giúp doanh nghiệp nắm bắt đƣợc thời cơ, tiết kiệm chi phí và có được một vị thế nhất định Ngoài ra, tỷ giá hối đoái cũng ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của hàng hóa nhập khẩu trong thị trường nội địa Điều này có thể tạo ra áp lực cạnh tranh đối với các doanh nghiệp sản xuất trong nước, đồng thời mang lại lợi ích cho người tiêu dùng thông qua việc có nhiều lựa chọn hàng hóa với giá cả cạnh tranh
2.4.2.2 Các yếu tố hạ tầng phục vụ mua hàng quốc tế
Cơ sở hạ tầng có một vài trò quan trọng đối với hoạt động nhập khẩu Cơ sở hạ tầng tốt tạo thuận lợi cho quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Ngƣợc lại, cơ sở hạ tầng yếu kém sẽ gây ra nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Hệ thống cảng biển lạc hậu sẽ kéo dài thời gian bốc dỡ, làm chậm trễ quá trình giao nhận hàng hóa, tăng chi phí cho doanh nghiệp nhập khẩu; hệ thống giao thông vận tải kém phát triển sẽ cản trở việc vận chuyển hàng hóa từ cảng đến kho bãi của doanh nghiệp, dẫn đến chậm trễ trong quá trình thực hiện hợp đồng; hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lƣợng, giám định hoạt động kém hiệu quả sẽ làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp nhập khẩu, có thể dẫn đến thiệt hại về kinh tế khi hàng hóa bị mất mát, hƣ hỏng Chính vì thế, trang bị cơ sở hạ tầng là nền móng cho các giao dịch của các doanh nghiệp, giúp quá trình thực hiện nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp đƣợc dễ dàng hơn và cung cấp nhiều cơ hội tiếp cận thương mại quốc tế toàn cầu
2.4.2.3 Chính sách của nước xuất khẩu, nhập khẩu
Hoạt động nhập khẩu chịu tác động của chính sách quản lý xuất, nhập khẩu nhƣ luật pháp trong và ngoài nước quy định hoạt động nhập khẩu, ví dụ như mức thuế, hạn ngạch, giấy phép, tiêu chuẩn chất lƣợng Các quy định này nhằm mục đích mở rộng, thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế và bảo hộ ngành sản xuất nội địa Doanh nghiệp nhập khẩu cần nắm vững các quy định cũng như định hướng chính sách quản lý nhập khẩu của Nhà nước để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp, hiệu quả Bên cạnh đó, chính sách ngoại thương của mỗi quốc gia thay đổi theo thời gian Sự thay đổi này có thể mang lại cơ hội cũng nhƣ thách thức cho các doanh nghiệp nhập khẩu Bên cạnh đó ngoài việc tuân thủ chính sách trong nước, doanh nghiệp nhập khẩu cần hiểu và thực hiện những quy định, luật lệ quốc tế liên quan đến thương mại như tập quán thương mại quốc tế, các điều khoản thương mại quốc tế Việc tuân thủ các chuẩn mực quốc tế này giúp các bên liên quan thống nhất, xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Do đó, doanh nghiệp cần nghiên cứu, nắm bắt đƣợc các chiến lƣợc, chính sách phát triển kinh tế của đất nước để biết được xu hướng vận động của nền kinh tế và sự can thiệp của nhà nước Từ đó, tuân theo và lập kế hoạch nhập khẩu trong tương lai cho phù hợp để tận dụng tối đa các cơ hội và hạn chế rủi ro cho quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚC LÂM
Thông tin chung
Bảng 3.1 Bảng thông tin chung
Công ty TNHH phát triển Thương mại & Dịch vụ Phúc Lâm được thành lập vào năm
2017 với vốn điều lệ 7.000.000.000 VNĐ Trải qua gần 7 năm hoạt động, công ty đang tƣ vấn cho nhiều doanh nghiệp trên cả nước với nhiều ngành nghề khác nhau như: Nông sản, Thủy sản, Máy móc Sản xuất, Công ty hiện đang hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, hiệu quả, là công ty uy tín trong lĩnh vực tư vấn xúc tiến thương mại điện tử, logistics và xuất nhập khẩu.
Lĩnh vực hoạt động và sản phẩm/dịch vụ
Công ty TNHH phát triển Thương mại & Dịch vụ Phúc Lâm là doanh nghiệp đa ngành nghề, với ngành nghề chính là bán buôn chuyên doanh đa dạng các mặt hàng trang thiết bị, ô tô, xe máy, thiết bị điện tử, Ngoài ra, công ty còn chú trọng mặt sản xuất, chế biến, tự cung tự cấp các sản phẩm mang nét riêng, đặc trƣng riêng nhƣ vải thiều, sữa chua, mỳ chũ gạo lứt,
Trong hoạt động thương mại, Phúc Lâm đóng vai trò là một đại lý phân phối, môi giới giữa các nguồn cung ứng sản phẩm cho người tiêu dùng Hỗ trợ nghiên cứu, tìm hiểu, đưa sản phẩm đến tay khách hàng bằng các phương thức vận chuyển theo yêu cầu tiêu dùng Sau gần 7 năm vào hoạt động, hiện tại công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm đã mở rộng và phát triển thêm nhiều ngành nghề về dịch vụ nhƣ quảng cáo, thiết kế, là đại lý môi giới, hướng tới tệp khách hàng rộng hơn và thỏa mãn tối đa các nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.
Cơ cấu tổ chức và nhân lực
Công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm là công ty đa ngành nghề nhƣng đƣợc chuyên môn hóa theo các phòng ban và mỗi một phòng ban sẽ phụ trách từng mảng công việc khác nhau, các phòng ban làm việc độc lập nhƣng vẫn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Chính vì thế nên khi hoạt động, bộ máy sẽ làm việc một cách có hiệu quả và mang lại năng suất cao nhất
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm
Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự
Nguồn nhân sự đầu vào của công ty bao gồm nhân viên đã và đang đƣợc đào tạo từ các cơ sở giáo dục chính quy trong và ngoài nước với trình độ học vấn đạt tiêu chuẩn Công ty nhắm vào các đối tƣợng lao động lành nghề, có tay nghề cao cho các ngành sản xuất, chế biến, nhất là đối với ngành sản xuất, chế tạo Bên cạnh đó với các ngành song song khác thì luôn yêu cầu đội hình trẻ, ổn định, nghiệp vụ nhanh nhạy, nắm bắt xu thế và tình hình chung để phù hợp với phương thức bán hàng, vận chuyển của hàng hóa
Bảng 3.2 Cơ cấu nhân sự công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm
Cơ cấu độ tuổi nhân viên công ty rơi vào độ tuổi từ 25 - 40 tuổi Đội hình nhân viên nam đông hơn nhân viên nữ do lĩnh vực sản xuất chế biến, sửa chữa kỹ thuật là bước đầu để hoàn thiện sản phẩm và cũng nắm vai trò chủ chốt nên cần đẩy mạnh và xây dựng nhiều nhân lực hơn Trong đó lĩnh vực bán hàng phân bổ về nhóm nhân viên nữ
Sự phân bổ trên đã đóng góp một nguồn nhân sự đảm bảo chất lƣợng, đƣợc trang bị đầy đủ kiến thức nghiệp vụ cho công ty Dựa vào bảng số liệu, có thể thấy số lƣợng nhân viên năm
2022 tăng rõ rệt so với năm 2021 cho thấy sự chuyển biến kinh tế đa ngành tại công ty Phúc Lâm, mở rộng thị trường ra quốc tế (Vải thiều đạt tiêu chuẩn G.A.P vươn ra Nhật Bản, Pháp), thúc đẩy gia tăng nhân sự Năm 2023 số lƣợng nhân sự có sự giảm nhẹ nhƣng không đáng kể do tình hình kinh tế suy thoái chung, dẫn đến tình hình cắt giảm nhân sự không cần thiết.
Tài chính công ty
Trong những năm đầu thành lập, vốn điều lệ ban đầu của công ty là 7.000.000.000 VND, trải qua gần 7 năm hình thành và phát triển với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, công ty đã dần lớn mạnh cả về đội ngũ cán bộ nhân viên cũng nhƣ tài chính, uy tín về chất lƣợng các dòng sản phẩm cung cấp tới khách hàng Để đáp ứng hoạt động kinh doanh nhập khẩu ngày càng phát triển, bên cạnh vốn điều lệ và vốn chủ sở hữu, công ty đã thực hiện việc huy động vốn từ các nguồn khác nhau nhƣ:
- Vay vốn từ các ngân hàng nhà nước và ngân hàng tư nhân
- Vốn liên doanh liên kết với một số đơn vị kinh doanh khác
- Vốn vay hợp đồng tín dụng
- Vốn chiếm dụng của nhà cung cấp và của khách
Và đến nay Công ty đã đạt được những bước tiến vững chắc được thể hiện qua các thông số sau:
Bảng 3.3 Tình hình tài chính công ty 2021-2023 Đơn vị: Đồng
Trong giai đoạn 2021 - 2023 với nhiều thách thức, tình hình tài chính công ty có nhiều sự biến động rõ rệt Vào năm 2021, tổng tài sản của công ty là 11,4 tỷ đồng và qua đến năm
2022, tổng tài sản của công ty có sự bứt phá đáng kể là 14,4 tỷ đồng, tăng 26,3% Có thể thấy sau 1 năm 2021 phục hồi và ổn định lại sau dịch thì sang đến năm 2022, công ty đã có đƣợc những bước tiến nhất định vào thị trường quốc tế, đem lại tiềm lực lớn trong hoạt động kinh doanh XNK của công ty Sang đến năm 2023, dựa vào xu thế chung của khu vực và thế giới, tình hình kinh tế có sự chững lại nhất định, tuy có sự chênh lệch nhẹ nhƣng công ty vẫn giữ được xu thế ổn định với tổng tài sản là 13,1 tỷ đồng, giảm 9,19% so với năm trước Trong đó khả năng trả nợ ngắn hạn của DN rất khả quan, cho thấy tiềm năng cũng nhƣ sự ổn định tạm thời của DN.
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh
3.1.5.1 Tình hình hoạt động của sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2021 - 2023 Trong thời gian 3 năm gần đây nhất, Công ty TNHH phát triển Thương mại & Dịch vụ Phúc Lâm đã thực hiện nhiều hoạt động thương mại quốc tế, mang lại doanh thu, lợi nhuận duy trì sự ổn định của công ty như tư vấn xúc tiến thương mại điện tử, xuất nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh của công ty Dựa vào những số liệu dưới đây cho thấy những hoạt động chủ chốt này đã đem lại một số thành quả nhất định
Bảng 3.4 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn năm 2021-2023 của
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Tài sản dài hạn 2,580,746,322 3,190,459,232 3,059,255,488 Tổng tài sản 11,435,723,530 14,448,888,137 13,120,051,776
Vốn chủ sở hữu 6,163,905,897 10,083,551,786 7,891,048,765 Tổng cộng nguồn vốn 11,435,723,530 14,448,888,137 13,120,051,776
Công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm Đơn vị: Đồng
Hiện nay thị trường xuất nhập khẩu chính công ty Phúc Lâm đang hướng tới là Trung Quốc, Nhật Bản, Pháp Ngoài ra thị trường tiềm năng, nhiều nguồn tiêu thụ với chi phí thấp không thể kể đến là thị trường nội địa Việt Nam Dựa vào bảng số liệu, năm 2021, doanh thu đạt 22,4 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế là 3,5 tỷ đồng sau phục hồi và ổn định lại thị trường sau tình hình diễn biến kéo dài và bất chợt của dịch bệnh
Năm 2022, doanh thu DN đạt cao nhất với 29,4 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế là 5,7 tỷ đồng Điều này là dễ hiểu do Phúc Lâm tiến hành thúc đẩy các sản phẩm của mình tới thị trường nội địa với giá ưu đãi, đồng thời cũng thúc tiến thương mại quốc tế đến thị trường Nhật Bản và tới Pháp thông qua EVFTA đã đƣợc ký kết Điều này tạo đƣợc uy tín nhất định về sản phẩm của công 11 tỷ, nhất là mặt hàng vải thiều (đạt tiêu chuẩn G.A.P có chứng nhận đầy đủ, hiện đang ra mặt hàng chủ chốt để thúc tiến xuất khẩu) Sang đến năm 2023, đứng trước tình hình kinh tế chững lại chung của khu vực và trong nước nên tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cũng có dấu hiệu đi xuống Tuy nhiên vẫn giữ ở mức ổn định và nhìn thấy đƣợc
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 22,405,766,413 29,479,577,846 7,694,847,925
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính 0 0 0
- Trong đó: Chi phí lãi vay 241,804,990 308,771,486 284,434,559
8 Chi phí quản lý kinh doanh 5,694,766,548 6,984,080,358 6,578,183,546
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 4,042,660,697 6,401,302,452 5,160,338,030
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 4,042,660,697 6,401,302,452 5,160,338,030
14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 514,300,634 702,785,551 748,935,112
15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 3,528,360,063 5,698,516,901 4,411,402,918 tiềm năng Với doanh thu là 27,6 tỷ và lợi nhuận sau thuế là 4,4, tỷ đồng cho thấy sự chênh lệch so với năm 2021, 2022 là không đáng kể
Nhìn chung, giai đoạn 2021 - 2023 này đƣợc coi là bệ đỡ để Phúc Lâm tìm đƣợc vị thế mặt hàng, phát triển qua giai đoạn này thì Phúc Lâm sẽ có nhiều cơ hội để tiếp xúc với nhiều thị trường quốc tế khác như EU, UK, …
3.1.5.2 Tình hình hoạt động nhập khẩu hàng hóa của công ty 2021 - 2023
Công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm tiến vào hoạt động trong lĩnh vực tư vấn xúc tiến thương mại điện tử, xuất nhập khẩu và logistics trong tầm 5 năm đổ lại đây Đây là hoạt động dịch vụ chủ chốt đóng góp lớn vào sự tăng trưởng của công ty chính là các hoạt động nhập khẩu hàng hóa của công ty
Biểu đồ 3.1 Biểu đồ thể hiện tỉ trọng kim ngạch nhập khẩu của công ty giai đoạn 2021-2023
(Nguồn: Từ báo cáo hoạt động XNK hàng hóa của Phúc Lâm 2021-2023)
Dựa vào biểu đồ trên ta có thể thấy, kim ngạch nhập khẩu của 3 năm không có sự chênh lệch nhiều Tuy nhiên với công ty mới bước vào hoạt động xuất nhập khẩu, đây là một con số đáng ấn tƣợng Năm 2021, tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu của Phúc Lâm thấp nhất với 26,4% Năm 2022, tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu tăng hơn 12,7% so với năm 2021 do thúc tiến thương mại quốc tế, đẩy mạnh nhập khẩu hàng hóa, máy móc thiết bị từ Trung Quốc, Nhật Bản đồng thời tạo nên sự gia tăng trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa giữa các nước Sang đến năm
2023, tỷ trọng kim ngạch nhập khẩu có sự chững lại và thấp hơn so với năm trước là 4,5%, chênh lệch không đáng kể bởi tình hình căng thẳng Việt Nam - Trung Quốc và khu vực lân cận, không những thế công ty cũng chịu sự suy thoái kinh tế toàn cầu
3.1.5.3 Hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị sản xuất của công ty
Biểu đồ 3.2 Biểu đồ thể hiện tỷ trọng nhập khẩu theo mặt hàng giai đoạn 2021-2023
(Nguồn: Từ báo cáo hoạt động XNK hàng hóa của Phúc Lâm 2021-2023)
Dựa vào bảng số liệu trên có thể thấy, Phúc Lâm nhập khẩu chủ yếu là máy móc, trang thiết bị sản xuất (Chiếm hơn 40% tổng tỷ trọng nhập khẩu) và phụ tùng ô tô, xe máy (chiếm hơn 30% tổng tỷ trọng nhập khẩu) Đây là các hàng hóa thiết thực trong các hoạt động chế biến, sản xuất hàng hóa của công ty cũng như nhập hàng về để bán lại thị trường trong nước
Mặt hàng có kim ngạch nhập khẩu lớn nhất là mặt hà1ng máy móc, thiết bị sản xuất Mặc dù có những khó khăn trở ngại trong giai đoạn 2021 - 2023, mặt hàng này vẫn luôn giữ đƣợc mức tỷ trọng trên 40% và ngày càng tăng lên Nguyên nhân là do sự dịch chuyển trong nhu cầu nhập khẩu các thiết bị y tế và máy móc sản xuất các sản phẩm y tế như nước rửa tay, khẩu trang, ở thị trường trong nước có xu hướng gia tăng, công ty đã nắm bắt nhanh được nhu cầu cấp thiết này và xúc tiến triển khai các hoạt động nhập khẩu
Năm 2022, có sự tăng đột biến do công ty tăng cường nhập khẩu máy móc, trang thiết bị sản xuất đồ dùng y tế, nắm bắt theo tình hình xã hội chung Ngược lại, bị ảnh hưởng nhiều nhất là mặt hàng mỹ phẩm, thiết bị thẩm mỹ, tỷ trọng mặt hàng này không có chênh lệch nhiều từ 7,83% vào năm 2021 và còn 6,7% vào năm 2023, nguyên nhân chủ yếu là do tình hình của dịch bùng phát Covid-19 đánh mạnh vào năm 2021, đầu năm 2022 Cuối năm 2022, trong quá trình khắc phục và phòng tránh dịch bệnh, những mặt hàng này không nằm trong những vật phẩm cần thiết mà công ty trọng tâm tới Cho tới năm 2023, công ty Phúc Lâm mới bắt đầu bắt tay vào công việc cân bằng lại nhu cầu của khách hàng và thị trường trong nước, nâng cao tỷ trọng các mặt hàng khác
3.1.5.4 Thị trường, đối tác của công ty
Thị trường Phúc Lâm nhập khẩu hướng tới chủ yếu là Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc cho 2 loại mặt hàng chủ chốt Trong đó, thị trường Trung Quốc dẫn đầu với tỷ trọng nhập khẩu luôn trên 60% qua các năm Lí do là vì khoảng cách địa lý thuận lợi, giúp cho việc vận chuyển hàng hóa dễ dàng với chi phí thấp, đồng thời tỷ giá giữa Việt Nam Đồng và Nhân Dân
Tệ luôn ở mức thấp hơn so với các quốc gia khác, khiến cho giá cả hàng hóa nhập về đƣợc rẻ hơn, giúp công ty có đƣợc lợi thế cạnh tranh về giá so với các đối thủ Đối với khách hàng trong nước, Phúc Lâm đánh mạnh vào thị trường khách lẻ khu vực lân cận Hà Nội và là đại lý phân phối sản phẩm đến các điểm trung chuyển nhƣ Thanh Hóa, Hà Tĩnh
Biểu đồ 3.3 Cơ cấu thị trường nhập khẩu của công ty TNHH phát triển
Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm
(Nguồn: Bộ phận Mua hàng - XNK)
* Nhận xét: Đối với khách hàng quốc tế, trước tiên Phúc Lâm vẫn duy trì sự ổn định trên 3 thị trường tiêu dùng vốn có là Nhật Bản (được phân phối tại các trung tâm Aeon Mall song song với Mono Foods), Australia và Pháp, từ đó đặt mục tiêu mở rộng ra thị trường EU Bên cạnh đó, đối với thị trường rộng lớn Trung Quốc thì đây là một thị trường tiềm năng, có khả năng đáp ứng đƣợc nguồn cung ứng dồi dào với giá rẻ, từ đó thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc tìm nguồn cung và nhập khẩu chúng với những lợi ích nhất định về mặt chi phí, thời gian, thủ tục Điều này là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc nhập khẩu mặt hàng máy móc, trang thiết bị từ quốc gia này vào Việt Nam trở nên mạnh mẽ nhƣ vậy Tuy nhiên, đây cũng là một thị trường có sự cạnh tranh khốc liệt, đi cùng với đó là tình hình chính trị, tình trạng cấm biên khiến hoạt động vận tải diễn ra không đảm bảo đƣợc sự liên tục.
Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của công ty
3.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
3.2.1.1 Chuẩn bị lập kế hoạch
Cơ sở lập kế hoạch: Công ty tiến hành lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu dựa trên những thông tin đã thu thập được và hợp đồng đã ký kết từ trước Nhân viên bộ phận Mua hàng - xuất nhập khẩu sẽ tiến hành thu thập thông tin nhƣ: quy định hải quan của Việt Nam và Trung Quốc, quy định của ngân hàng BIDV hoặc Techcombank, nguồn lực hiện tại của công ty, xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu như các yếu tố biến động của thị trường logistics, giá cước biển Trung Quốc - Hải Phòng để có các giải pháp, hướng xử lý phù hợp Ngoài ra, tùy vào từng hợp đồng với mỗi đối tác của công ty mà điều kiện giao hàng và các điều khoản quy định sẽ khác nhau Do đó, nhân viên phòng Mua hàng - Xuất nhập khẩu sẽ phải dựa vào các thông tin trên hợp đồng để xác định trách nhiệm và những công việc cần thực hiện
3.2.1.2 Tiến hành lập kế hoạch
● Nội dung lập kế hoạch:
Nhân viên sẽ tiến hành lập kế hoạch bao gồm các công việc cần làm, thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức thực hiện và phân bổ các nguồn lực cho các công việc cụ thể Thông thường, kế hoạch nhập khẩu của công ty bao gồm: Kế hoạch thuê phương tiện vận tải, kế hoạch làm thủ tục hải quan, kế hoạch thanh toán, kế hoạch nhận và kiểm tra hàng
● Quy trình lập kế hoạch:
(1) Nhân viên bộ phận Mua hàng – Xuất nhập khẩu tiến hành thu thập các thông tin cần thiết để nhập khẩu máy móc, trang thiết bị từ thị trường Trung Quốc
(2) Nhân viên tiến hành lập kế hoạch và trình lên trưởng phòng Mua hàng - Xuất nhập khẩu để đƣợc góp ý, bổ sung
(3) Sau đó, trưởng phòng Mua hàng - Xuất nhập khẩu trình bản kế hoạch lên Phó giám đốc phê duyệt trước khi đi vào hoạt động
3.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng
3.2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Các mặt hàng máy móc, trang thiết bị sản xuất nhập khẩu của công ty (nhƣ phụ tùng ô tô, động cơ; máy cắt; chi tiết chính xác; ) là những mặt hàng không cần yêu cầu phải có giấy phép hoặc điều kiện nhập khẩu Vì vậy, công ty không cần thực hiện bước này Tuy nhiên, khi nhà cung cấp phía Trung Quốc gửi tài liệu, lịch, sổ hoặc catalog sản phẩm thì công ty cần phải xin giấy phép nhập khẩu xuất bản phẩm không kinh doanh của Sở thông tin và truyền thông thành phố Hà Nội
3.2.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Thông thường, đối với những hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn và đối tác mới, chưa quen biết thì công ty sẽ thỏa thuận thanh toán hàng hóa bằng thƣ tín dụng L/C không hủy ngang 100%
* Quy trình mở L/C đƣợc thực hiện nhƣ sau:
(1) Sau khi đối tác phía Trung Quốc gửi PI cho công ty thì nhân viên phòng Mua hàng – xuất nhập khẩu sẽ soạn sẵn 1 hợp đồng ngoại thương, sau đó thì gửi cho nhà cung bên nước ngoài kiểm tra, ký và xác nhận
(2) Sau khi hợp đồng đƣợc ký và xác nhận thì nhân viên sẽ thông báo cho ban Giám đốc để yêu cầu mở L/C
(3) Khi nhận đƣợc lệnh từ cấp trên thì Bộ phận Tài chính - Kế toán của công ty sẽ căn cứ vào tình hình vốn của công ty và các điều khoản của hợp đồng để tiến hành mở L/C theo đúng thời hạn tại Techcombank Để tiến hành mở L/C, cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết bao gồm: Đơn xin mở L/C (theo mẫu có sẵn của ngân hàng), 1 bản sao hợp đồng NK và hai ủy nhiệm chỉ gửi tới ngân hàng (1 ủy nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C của ngân hàng và 1 ủy nhiệm chỉ để trả thủ tục phí ngân hàng về việc mở L/C)
(4) Sau khi L/C đƣợc mở, ngân hàng Techcombank sẽ thông báo và gửi bản sao L/C cho công ty, công ty kiểm tra nội dung L/C nếu có sai sót thì tiến hành sửa đổi ngay
(5) Sau khi hoàn tất việc mở L/C, ngân hàng sẽ mở L/C và gửi L/C cho đối tác phía Trung Quốc và ngân hàng của họ xác nhận Khi ngân hàng đối tác xác nhận L/C không có vấn đề gì thì họ sẽ thông báo lại cho nhà cung phía Trung Quốc Nhà cung sẽ tiến hành giao hàng và gửi lại bộ chứng từ theo yêu cầu trong L/C
Hiện tại, thời gian mở L/C của công ty thường vào khoảng 1-2 ngày Vào giai đoạn 2018-2019 do chƣa có nhiều kinh nghiệm trong nghiệp vụ thanh toán nên thời gian tiến hành mở L/C diễn ra lâu hơn, có thể tới 3 ngày Công ty thường tổ chức mở L/C tại ngân hàng Techcombank, nhân viên của công ty cũng đã tạo đƣợc những mối quan hệ tốt đối với các ngân hàng Tuy nhiên, công ty vẫn không tránh khỏi những sai sót, qua tìm hiểu, các sai sót mà công ty thường gặp phải khi mở L/C như: ghi sai tên, địa chỉ ngân hàng, sai đơn vị tính giá, tổng tiền chủ yếu là do sự sơ suất của một vài nhân viên làm thủ tục mở L/C của công ty Dù đây là những lỗi nhỏ, ít khi xảy ra nhƣng đã gây ra tình trạng chậm trễ trong việc mở L/C, giao nhận hàng, thanh toán, ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện hợp đồng của công ty Vì vậy, công ty cần cử những nhân viên có kinh nghiệm đi làm thủ tục này tại Ngân hàng đồng thời có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng kỹ năng cho nhân viên để hạn chế những sai sót không đáng có này
3.2.2.3 Thuê phương tiện vận tải
Công ty chỉ nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc qua 2 phương thức là đường biển và đường hàng không Trong đó, khoảng 80% lô hàng đi bằng đường biển do các lô hàng thường có kích thước, khối lượng và số lượng tương đối lớn nên chi phí vận chuyển bằng đường biển sẽ tối ưu hơn Những lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không thường là vì công ty có nhu cầu cần gấp mặt hàng hoặc muốn giao hàng từng phần trong tháng Với những lô hàng đường hàng không, công ty và đối tác thường đặt booking trực tiếp qua Fedex, TNT hoặc DHL
Trước đây, công ty thường nhập khẩu hàng từ Trung Quốc theo các điều kiện CIF, CFR Hiện nay, vì đã quen và muốn chủ động trong việc nhận hàng nên phần lớn các lô hàng nhập khẩu của công ty sử dụng điều kiện FOB
- Đối với các hợp đồng có điều kiện giao hàng CIF hoặc CFR, phía bên nhà cung cấp Trung Quốc sẽ phụ trách thuê tàu
- Đối với các hợp đồng có điều kiện giao hàng FOB, công ty không tự thuê tàu mà tiến hành làm việc với một đơn vị Forwarder
* Quy trình quản trị diễn ra nhƣ sau:
(1) Nhân viên phòng Mua hàng - Xuất nhập khẩu sẽ gửi mail yêu cầu báo giá cước vận chuyển cho lô hàng cần nhập với đầy đủ thông tin về lô hàng, cụ thể: tên hàng hóa, trọng lƣợng hàng, số cân kiện, thời gian khởi hành dự kiến, địa chỉ gửi hàng, địa chỉ nhận hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng,
(2) Các đơn vị Forwarder tiếp nhận thông tin trên, kiểm tra lịch trình tàu và chi phí với hãng tàu, sau đó tiến hành báo giá dự tính tổng hợp để gửi cho công ty Ở bước này, công ty forwarder cũng sẽ liên hệ với các đối tác đơn vị vận tải nội địa tại đầu xuất để sắp xếp phương án vận chuyển hợp lý
(3) Sau khi nhận báo giá của các bên Forwarder, nhân viên phòng Mua hàng Xuất nhập khẩu tiến hành xem xét và làm bảng so sánh giá giữa các bên, lựa chọn phương án tối ưu, sau đó báo cáo cho Trưởng phòng để gửi Phó giám đốc phê duyệt
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT
Định hướng phát triển
Xét trên bối cảnh hoạt động nhập khẩu hiện nay
Hiện nay, hoạt động nhập khẩu trong bối cảnh quốc tế đang chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố
- Chiến tranh thương mại: Các cuộc chiến tranh thương mại giữa các quốc gia lớn như
Mỹ và Trung Quốc tiếp tục ảnh hưởng đến phân luồng hàng hóa trên toàn cầu Các biện pháp bảo hộ thương mại và việc áp đặt thuế quan có thể gây ra rủi ro và không chắc chắn cho các doanh nghiệp và ngành công nghiệp
- Thay đổi chính sách thương mại: Các quốc gia có thể thay đổi chính sách thương mại của họ, bao gồm việc áp đặt hoặc giảm thuế quan, thực thi các biện pháp bảo hộ thương mại hoặc tham gia vào các thỏa thuận thương mại đa phương, dẫn đến tình trạng khó nắm bắt và mất nhiều lợi ích của doanh nghiệp
- Chuyển đổi công nghệ và tự động hóa: Sự phát triển của công nghệ và tự động hóa có thể thay đổi cách các quốc gia xem xét về việc nhập khẩu hàng hóa Các quốc gia có thể chuyển đổi sang sản xuất nội địa hoặc tìm kiếm nguồn cung hàng hóa từ các quốc gia khác
- Biến động giá cả và tỷ giá hối đoái: Biến động về giá cả và tỷ giá hối đoái có thể ảnh hưởng đến lợi ích và chi phí của việc nhập khẩu hàng hóa, cũng ảnh hưởng đến trị giá thực tế của hợp đồng nhập khẩu, tác động đến quy trình điều động tài chính DN
- Chính sách môi trường và bền vững: Ngày càng nhiều quốc gia và tổ chức quốc tế đặt nặng mình vào việc thúc đẩy các tiêu chuẩn môi trường và bền vững trong thương mại quốc tế, điều này có thể ảnh hưởng đến lựa chọn và chi phí của hàng hóa nhập khẩu
● Bối cảnh trong nước Đứng trước những sự biến động của thị trường quốc tế thì thị trường trong nước cũng đã chịu những tác động nhất định liên quan đến chiến tranh thương mại làm mất thời gian chờ, tình hình xuất nhập khẩu căng cứng; biến động liên tục của tỷ giá hối đoái làm doanh nghiệp phải cập nhật liên tục;
Ngoài ra, hoạt động nhập khẩu trong nước còn phụ thuộc vào các yếu tố cần thiết như:
- Luật pháp và quy định: Các quy định và luật pháp trong nước về nhập khẩu, kiểm tra hàng hóa và hải quan cũng có thể ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu và chi phí liên quan Doanh nghiệp phải nắm bắt đƣợc và hiểu rõ về các điều khoản, yêu cầu để có thể hoàn thành thủ tục và hoạt động nhập khẩu một cách nhanh chóng, chính xác nhất
- Tình hình kinh tế thị trường: Tình hình kinh tế trong nước có thể ảnh hưởng đến nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ các quốc gia khác Sự tăng trưởng kinh tế, hoặc suy thoái kinh tế, đều có thể ảnh hưởng đến quy mô và cấu trúc của hoạt động nhập khẩu
- Điều kiện cơ sở hạ tầng và logistics: Cơ sở hạ tầng và dịch vụ vận chuyển, bao gồm cả cảng biển, cảng hàng không và hệ thống giao thông nội địa, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí và thời gian cho quy trình nhập khẩu Hiện nay vấn đề cơ sở hạ tầng tại Việt Nam vẫn còn nhiều vấn đề, hạ tầng chƣa tốt, kết cấu lỏng lẻo, yếu tố kỹ thuật chƣa đƣợc nâng cao đáng kể Nhiều cung đường vận chuyển bị hư hỏng, mất nhiều thời gian để vận chuyển hàng hóa
- Thị trường và nguồn cung: Nhu cầu và nguồn cung hàng hóa trên thị trường trong nước biến động liên tục theo xu hướng thị trường Thị trường Việt Nam dồi dào nhưng bên cạnh đó là sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp vì doanh nghiệp logistics đang xuất hiện ngày một nhiều trong khi chỉ có nguồn cung nhất định.
Các đề xuất với vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu thị trường và đối tác: Trước khi bắt đầu quy trình nhập khẩu, Phúc Lâm cần tiến hành nghiên cứu thị trường để hiểu rõ về mặt hàng máy móc, thiết bị mà họ đang quan tâm và đối tác cung cấp tại Trung Quốc Việc này giúp đảm bảo chọn lựa những đối tác đáng tin cậy và chất lƣợng hàng hóa phù hợp
Nâng cao nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên: Xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, vai trò của nguồn nhân lực nắm yếu tố then chốt để thực hiện các vai trò trong hoạt động này Phúc Lâm đang có một đội ngũ trẻ, nhiệt huyết, nhƣng bên cạnh đó, độ chuyên nghiệp, kỹ năng trình độ vẫn chƣa thực sự đƣợc đánh giá cao, đặc biệt trong khâu xử lý thủ tục hải quan cho mặt hàng Vì thế, Phúc Lâm cần chỉnh đốn và có hướng đi rõ ràng trong việc đào tạo đội ngũ trong chuỗi XNK của công ty theo một lối mòn, nhanh chóng và chuẩn xác
- Kiểm tra và chứng nhận chất lƣợng:
Trong quá trình này, công ty Phúc Lâm cần đảm bảo rằng các máy móc, thiết bị nhập khẩu từ Trung Quốc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lƣợng và an toàn đƣợc quy định trong quốc gia nhập khẩu Việc này có thể bao gồm việc yêu cầu các chứng chỉ chất lƣợng và kiểm định từ các tổ chức uy tín
- Lập kế hoạch vận chuyển và hải quan:
Công ty cần lập kế hoạch chi tiết về vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam, bao gồm cả các thủ tục hải quan và giấy tờ liên quan Việc này đòi hỏi sự chú ý đặc biệt để đảm bảo rằng quy trình vận chuyển và hải quan diễn ra một cách trơn tru và không gặp trở ngại
- Giải pháp về nguồn lực:
Nguồn lực là một trong những yếu tố then chốt quyết định trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì thế vấn đề cải thiện trình độ năng lực của nguồn nhân lực là điều bắt buộc và cần thực hiện sớm
Những biện pháp trước mắt Phúc Lâm có thể áp dụng để nâng cao hiệu suất DN có thể lưu ý như:
+ Công ty có thể tìm kiếm các nguồn tài trợ trong nước và quốc tế cho các chương trình đào tạo ngắn hạn trong và ngoài nước Phối hợp và tranh thủ hợp tác với các tổ chức
FIATA, IATA và các tổ chức phi chính phủ khác để nguồn kinh phí đào tạo thường xuyên hơn Mặt khác, doanh nghiệp cũng cần phải kết hợp chặt chẽ với Hiệp hội, thông báo với Hiệp hội nhu cầu đào tạo nhân lực của mình để hiệp hội có hướng giải quyết
+ Tổ chức các lớp, chương trình tập huấn cho cán bộ nhân viên để cải thiện và nâng cao trình độ của nhân viên Hiện nay tuy số lƣợng lao động của công ty nhiều song số lƣợng đạt đủ tiêu chuẩn yêu cầu chƣa nhiều thiếu chuyên môn đặc biệt là những nhân viên còn non trẻ, ít kinh nghiệm trong nghề vì vậy công ty nên tổ chức các khóa học bổ túc ngoại ngữ (tiếng Hàn, Tiếng Anh, ), các lớp chuyên ngành xuất nhập khẩu, để nâng cao trình độ nhân viên
+ Tiến hành bổ sung, bố trí nhân sự ở các phòng ban ưu tiên người có kinh nghiệm trong lĩnh vực XNK, đặc biệt là khâu chứng từ và khai báo hải quan DN
+ Tổ chức kiểm tra năng lực định kỳ để có căn cứ từ đó có cơ sở để bồi dƣỡng, đào tạo theo các cách riêng, xây dựng đội ngũ nhân viên theo hướng đi dài – gắn bó với công ty
- Giải pháp trong khâu khai báo hải quan:
Việc khai hải quan đòi hỏi các nhân viên phải có nhiều kinh nghiệm và kiến thức vững vàng, trong đó, quan trọng nhất là việc áp đúng mã số thuế cho hàng hóa và tính thuế chính xác Các nhân viên cũng cần có sự nhanh nhạy, khéo sắp xếp công việc để các lô hàng có thể thông quan nhanh chóng Đặc biệt, nhân viên khai báo hải quan cũng cần trau dồi kiến thức kỹ năng để thích nghi được với quy định mới của Nhà nước, là áp dụng thông quan điện tử cho hàng xuất nhập khẩu mậu dịch
- Quản lý rủi ro và hợp đồng:
Công ty Phúc Lâm cần xem xét các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong quá trình nhập khẩu, bao gồm thay đổi về giá cả, biến động tỷ giá hối đoái và việc không đạt đƣợc chất lƣợng hàng hóa nhƣ mong đợi Đồng thời cũng cần đảm bảo rằng các điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu đƣợc thảo luận và thỏa thuận một cách rõ ràng và minh bạch
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả:
Sau khi hoàn thành quy trình nhập khẩu, công ty cần thực hiện việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của quy trình, từ việc chọn lựa đối tác đến thực hiện hợp đồng và vận chuyển hàng hóa Việc này giúp công ty cải thiện và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu trong tương lai.
Một số kiến nghị
Hoạt động nhập khẩu và hoạt động kinh doanh của công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm đều bị ảnh hưởng bởi các chính sách và quyết định từ phía Nhà nước, các ngành và các bộ có liên quan Do vậy, dựa trên thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc, trang thiết bị từ thị trường Trung Quốc, tác giả xin đưa ra một số kiến nghị nhƣ sau:
4.3.1 Kiến nghị với Nhà nước
Thứ nhất, Cơ quan nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật, văn bản pháp lý liên quan đến quản lý hoạt động nhập khẩu sao cho ngày càng chặt chẽ, đầy đủ, minh bạch hơn để phù hợp với thực tế hiện tại cũng nhƣ tuân theo các cam kết quốc tế Đồng thời cũng đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính để tạo môi trường kinh doanh thông thoáng, minh bạch cho người dân và doanh nghiệp, đảm bảo các văn bản quy phạm pháp luật được xây dựng thống nhất với nhau
Thứ hai, nhà nước cần quản lý có hiệu quả hơn về ngoại tệ đặc biệt là chính sách tỷ giá hối đoái Những biến động mạnh và bất thường của tỷ giá hối đoái có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc thanh toán của công ty Nếu tỷ giá giữa đồng ngoại tệ và đồng nội tệ thay đổi tăng lên hay là giảm xuống đột ngột trong ngày thực hiện thanh toán thì giá hàng nhập khẩu cũng sẽ thay đổi theo và ảnh hưởng đến doanh thu cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp Việc tỷ giá tăng cao khiến chi phí nhập khẩu, chi phí vận tải, logistics, kho bãi, vay nợ bằng USD cũng tăng theo khiến các doanh nghiệp phải tăng giá thành sản phẩm
Thứ tư, Nhà nước cần có cơ chế quản lý vốn vay hợp lý hơn nhằm tạo điều kiện thuận lợi, giảm chi phí giao dịch với ngân hàng, rút ngắn nhiều thủ tục không cần thiết, gây tốn thời gian thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thứ năm, xây dựng và phát triển cơ sở hạ tầng logistic Cơ sở hạ tầng tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nhập khẩu Nhà nước cần đầu tư, chú trọng phát triển cảng biển, cảng sông, đường xá để tránh ùn tắc giao thông gây cản trở quá trình vận chuyển hàng hóa Trang bị đầy đủ các trang thiết bị tại cảng để bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa nhằm hạn chế rủi ro về chất lƣợng hàng hóa do không kịp xếp dỡ
4.3.2 Kiến nghị với các bộ ngành liên quan - cơ quan Hải quan
Thứ nhất, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác khai báo hải quan điện tử từ khâu tiếp nhận khai báo, tính thuế, giám sát cảng và kho để đảm bảo đẩy nhanh việc thông quan đối với hàng hóa nhập khẩu Tăng cường hoạt động nghiên cứu kỹ quy trình thủ tục hải quan hiện đại hơn nữa để có những biện pháp đơn giản hóa thủ tục hải quan nhƣng vẫn đảm bảo được sự quản lý của cơ quan Cơ quan hải quan nên đưa ra các hướng dẫn ngày càng rõ ràng, dễ hiểu và công khai cho các doanh nghiệp nắm vững các bước khai báo
Thứ hai, nghiêm khắc xử lý các trưởng hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh các hoạt động tiêu cực làm cản trở cho hoạt động nhập khẩu hàng hóa của các doanh nghiệp vào cảng Đồng thời cũng kiên quyết chống tham ô, tham nhũng từ vị trí cơ quan, cán bộ hải quan
Thứ ba, cần có những chính sách đồng bộ trong sử dụng hải quan điện tử theo hướng chuyên môn hóa để giảm thiểu tối đa thời gian tiến hành kinh doanh của doanh nghiệp Bởi khai hải quan điện tử có rất nhiều ƣu điểm nhƣ: thời gian thông quan nhanh hơn, giúp tiết kiệm không gian, chi phí Tuy nhiên trong khai báo hải quan còn khá nhiều khâu chƣa đƣợc đồng bộ khiến cho còn nhiều trở ngại như: đường truyền nối với hải quan điện tử hay bị tắc nghẽn, lại chƣa đƣợc kết nối với các ban, ngành liên quan để có thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho hoạt động thông quan hàng hóa
Thứ tƣ, thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn về thủ tục hải quan điện tử, các quy định về kiểm tra chuyên ngành cho các doanh nghiệp Công khai mọi thủ tục hải quan để các doanh nghiệp nắm bắt đƣợc và làm theo đồng thời có cơ chế giám sát, kiểm tra hoạt động của cơ quan hải quan.
