Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc Lâm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG MÁY MÓC, THIẾT BỊ SẢN XUẤT TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc LâmQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc LâmQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc LâmQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc LâmQuản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị sản xuất từ thị trường trung quốc của công ty TNHH phát triển thương mại và dịch vụ Phúc Lâm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU MẶT HÀNG MÁY MÓC, THIẾT BỊ SẢN XUẤT TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG

QUỐC CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHÚC LÂM

Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS NGUYỄN VI LÊ LÊ THU HÀ

Lớp: K53E3

Mã sinh viên: 20D130155

HÀ NỘI – 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan luận văn tốt nghiệp với đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm” là nghiên cứu độc lập của em Các số

liệu được đưa ra trong đề tài được trích từ báo cáo hoạt động của công ty Đồng thời đây cũng là kết quả nghiên cứu hoàn toàn trung thực, không đạo nhái hay sao chép từ bất kỳ một công trình nghiên cứu nào khác Tất cả tài liệu tham khảo đều được trích dẫn và nêu rõ nguồn gốc

Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Nhà trường nếu phát hiện bất cứ sai phạm nào trong đề tài này

Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2024 Sinh viên thực hiện

Hà

Lê Thu Hà

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc đến giáo viên hướng dẫn ThS Nguyễn Vi Lê, cô đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện khóa luận

Em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo giảng viên Khoa Kinh tế & Kinh doanh Quốc tế cùng các thầy cô trường Đại học Thương Mại đã chuẩn bị đầy đủ hành trang kiến thức và kinh nghiệm quý báu trong suốt thời gian em theo học tại trường

Em cũng xin cảm ơn ban lãnh đạo công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm cũng như các anh chị phòng ban Xuất nhập khẩu, phòng Kinh doanh – Kế toán của công ty đã tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ nhiệt tình để em có kỳ thực tập ý nghĩa Cũng đã đóng góp nhiều ý kiến thiết thực cho đề tài khóa luận của em hoàn thiện hơn

Sau cùng, em xin kính chúc các thầy cô thật nhiều sức khỏe, cũng chúc Quý công ty ngày một lớn mạnh và phát triển quy mô hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2024 Sinh viên thực hiện

Hà

Lê Thu Hà

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1

1.3 Mục đích nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng nghiên cứu 3

1.5 Phạm vi nghiên cứu 4

1.6 Phương pháp nghiên cứu 4

1.7 Nội dung nghiên cứu 4

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN 5

2.1 Khái quát về hợp đồng thương mại quốc tế 5

2.1.1 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế - hợp đồng nhập khẩu 5

2.1.2 Đặc điểm, nội dung của hợp đồng nhập khẩu 5

2.1.3 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu 7

2.2 Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 7

2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 7

2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 8

2.3 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 9

2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu 9

2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 10

2.3.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu 13

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 14

2.4.1 Các nhân tố bên trong 14

2.4.2 Các nhân tố bên ngoài 15

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN

3.1 Khái quát về công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm17

3.1.1 Thông tin chung 17

3.1.2 Lĩnh vực hoạt động và sản phẩm/dịch vụ 17

3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân lực 18

3.1.4 Tài chính công ty 19

3.1.5 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh 20

3.2 Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của công ty 25

3.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng 25

3.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng 25

3.2.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng 35

3.3 Đánh giá thực trạng nội dung vấn đề nghiên cứu 36

4.3.2 Kiến nghị với các bộ ngành liên quan - cơ quan Hải quan 43

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 10

Sơ đồ 2.2 Mô hình điều hành hợp đồng 14

Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm 18

DANH MỤC BẢNG Bảng 3.1 Bảng thông tin chung 17

Bảng 3.2 Cơ cấu nhân sự công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm 19

Bảng 3.3 Tình hình tài chính công ty 2021-2023 20

Bảng 3.4 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn năm 2021-2023 của 20

Công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm 21

Bảng 3.5 Mã HS và thuế NK của một số mặt hàng thiết bị, máy móc 30

Bảng 3.6 Phương thức thanh toán tiền hàng nhập khẩu của công ty cho các nhà cung cấptừ thị trường Trung Quốc giai đoạn 2021 - 2023 34

DANH MỤC BIỂU ĐỒBiểu đồ 3.1 Biểu đồ thể hiện tỉ trọng kim ngạch nhập khẩu của công ty 22

Biểu đồ 3.2 Biểu đồ thể hiện tỷ trọng nhập khẩu theo mặt hàng giai đoạn 2021-2023 23 Biểu đồ 3.3 Cơ cấu thị trường nhập khẩu của công ty TNHH phát triển 24

Biểu đồ 3.4 Biểu đồ thể hiện tình trạng phân luồng tờ khai của công ty TNHH 29

phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm 2021-2023 29

Biểu đồ 3.5 Biểu đồ thể hiện tình trạng nhận hàng của công ty mặt hàng máy móc, thiết bị sản xuất giai đoạn 2021-2023 32

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH 1 GATT General Agreement on Tariffs

and Trade Hiệp ước chung về thuế quan và mậu dịch

2 WTO World Trade Organisation Tổ chức Thương mại Quốc tế

4 FOB Free on board Giao hàng lên boong tàu

5 CIF Cost - Insurance - Freight Tiền hàng, bảo hiểm, cước phí

6 CFS Container Freight Station Trạm gom hàng

7 D/O Delivery Order fee Lệnh giao hàng

8 D/A Documents against Acceptance Thanh toán nhờ thu kèm chứng từ trả chậm

9 D/P Document against Payment Thanh toán nhờ thu kèm chứng từ trả ngay

10 FCL Full Container Load Giao hàng nguyên Container

11 LCL Less than Container Load Giao hàng lẻ

13 EVFTA European-Vietnam Free Trade

Agreement Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN – EU

14 ACFTA ASEAN-China Free Trade Area Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN – TRUNG QUỐC

15 FCA Free Carrier Giao hàng cho người chuyên chở

16 T/T Telegraphic transfer Chuyển tiền bằng điện báo, telex

17 L/C Letter of credit Thư tín dụng

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Trên xu thế hiện đại hóa - toàn cầu hóa hiện nay thị hoạt động xuất nhập khẩu là hoạt động được quan tâm hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh vì hoạt động này thể hiện vị thế, vị trí của Việt Nam trên thị trường khu vực và quốc tế Ngoài ra đây cũng là yếu tố không thể thiếu trong việc cân bằng cán cân thương mại quốc gia, tạo nên sự ổn định và phát triển của nền kinh tế

Dựa trên phân tích về các thị trường kinh doanh hiện nay thì Trung Quốc đang là một trong những quốc gia có thị trường rộng lớn, sức tiêu thụ cao, được săn đón và được biết đến là nơi sản xuất máy móc, thiết bị hàng đầu trên thế giới với nền công nghiệp mạnh mẽ và nguồn cung lớn, giá thành hợp lý Việc lựa chọn thị trường Trung Quốc không chỉ đảm bảo cho sự liên tục và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, mà còn đặt ra những thách thức cụ thể mà công ty phải đối mặt - trong đó yếu tố cốt yếu về thủ tục xuất nhập khẩu, hải quan, do vấn đề chính trị giữa Việt Nam - Trung Quốc đang có nhiều giai đoạn cạnh tranh Do đó việc quản lý quy trình nhập khẩu từ đây đòi hỏi sự tỉ mỉ, có kiến thức và kỹ năng chuyên môn cao Quy trình phải được điều chỉnh một cách chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và đảm bảo chất lượng sản phẩm Bên cạnh đó, việc quản trị quy trình tốt còn giúp công ty tối ưu hóa chi phí, tăng cường cạnh tranh và tạo ra một môi trường kinh doanh ổn định và minh bạch

Đối với công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm, là một doanh nghiệp đa ngành nghề, trong đó có hoạt động xuất nhập khẩu thì việc cập nhật xu thế thị trường, cải thiện quy trình, trình độ nghiệp vụ cũng như nâng cao hiệu suất quản trị quy trình là vấn đề thiết yếu để duy trì các hoạt động đang diễn ra, có được nguồn cung trang thiết bị, máy móc ổn định Vì vậy trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và thị trường biến động, việc nắm vững và áp dụng các quy trình quản trị nhập khẩu là chìa khóa để công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm duy trì và phát triển thị trường của mình một cách bền vững

Dựa vào tầm quan trọng của hoạt động này, em đã chọn đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm” để làm rõ hơn tầm quan

trọng của hoạt động quản trị thực hiện hợp đồng thương mại và từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp để hoàn thiện

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Đối với doanh nghiệp Việt Nam, hoạt động logistics nói chung hoạt động thực hợp đồng nhập nói riêng cần khai thác, nâng cao, phát triển Cho đến nay, có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề nâng cao, đổi mới, phát triển hoạt động giao nhận Những năm

trở lại đây, với luận văn khoa Thương mại quốc tế, ta tìm thấy số đề tài nghiên cứu mảng giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập Cụ thể như:

- Luận văn “Quản trị quy trình thực hợp đồng nhập ô tô từ thị trường Thái Lan Công ty Cổ phần Văn hóa & Thương mại Bình Dương - FABICO” - KLTN Trần Thị Mai Tuyết (2021), ĐH Thương Mại Trong viết này, tác giả đã thành công làm rõ các kiến thức liên quan đến quá trình quản trị quy trình thực hợp đồng tại FABICO, đưa ra điểm mạnh, điểm yếu trong chuỗi thực hiện hợp đồng nhập khẩu để đánh giá tổng quan nhất về quy trình này tại Doanh nghiệp Mặt khác, đề tài còn gặp nhiều hạn chế về hướng đề xuất, và tại các khâu chưa có sự liên kết, ràng buộc để đảm bảo sự liên tục, tuần hoàn của quy trình này

- Luận văn “Quản trị quy trình thực hợp đồng nhập thiết bị vật tư tiêu hao từ thị trường Nhật Bản công ty Cổ phần công nghiệp Dutus” - KLTN Nguyễn Thị Dịu (2017), ĐH Thương Mại Tác giả đề cập làm rõ quy trình thực hợp đồng nhập về mặt hàng nhiên thiết bị vật tư tiêu hao mặt hàng có khối lượng nhập không phổ biến thị trường Việt Nam Tác giả nhấn mạnh những điểm nổi bật về quy trình nhập khẩu của mặt hàng này cũng như nêu lên các ưu, nhược điểm của các loại nhiên thiết bị vật tư khi nhập khẩu vào thị trường Việt Nam

- Luận văn “Giải pháp hồn thiện quy trình thực hợp đồng nhập nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm tăng cứng Sus Laminate công ty TNHH Mitsui Precision Việt Nam” - KLTN Lê Thị Thu Hồi (2021), ĐH Thương Mại Trong khóa luận này, tác giả nêu lên nhiều nguyên nhân dẫn đến quy trình thực hợp đồng còn tồn tại những thiếu sót và đưa ra các giải pháp cụ thể để hoàn thiện, phù hợp với tình hình kinh tế xã hội đang có nhiều biến động hiện nay

- Luận văn “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dược phẩm của công ty cổ phần Linh Ngọc” - KLTN Ngô Thị Minh Phương (2019), ĐH Thương Mại, đề tài đã thành công chỉ ra những điểm thuận lợi và hạn chế trong thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dược phẩm vào thị trường Việt Nam, đặc biệt tác giả chú trọng vào khâu thông quan hàng hóa của loại mặt hàng này đang nắm giữ cũng như tồn tại những vấn đề liên quan đến mặt chính sách và cơ sở hạ tầng

- Luận văn “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo sang thị trường Cuba của tổng công ty lương thực Miền Bắc” - KLTN Nguyễn Hạ Vi (2011), ĐH Thương Mại - đã tìm hiểu và nêu ra những điểm khác biệt của công ty trong hoạt động xuất khẩu mặt hàng quan trọng, thiết yếu như gạo sang các thị trường Cuba so với các thị trường quốc tế khác trong hoạt động thương mại quốc tế

- Luận văn “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng dầu nhờn Gulf oil của công ty cổ phần hàng hải Liên Minh” - KLTN Vũ Thị Diệu Linh, Trương Quang Minh (2023), tác giả tập trung phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của

doanh nghiệp và đánh giá tổng quan về những điểm hạn chế trong khâu nhập khẩu mặt hàng này vào Việt Nam

Dựa vào những đề tài tham khảo trên, đề tài "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc" của công ty

TNHH Phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm là nghiên cứu quan trọng nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và quản lý của công ty trong quá trình nhập khẩu các sản phẩm máy móc, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc qua Việt Nam Đây là một đề tài mới khi trọng tâm đánh vào doanh nghiệp vừa và nhỏ, thời gian thành lập chưa đủ lâu, mảng xuất nhập khẩu cần được lưu tâm và còn phải cải thiện nhiều Đề tài này tập trung vào việc phân tích, đánh giá và cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ việc tìm nhà cung cấp đến việc vận chuyển và kiểm tra chất lượng sản phẩm của công ty Phúc Lâm Đặc biệt, đề tài bao gồm các khía cạnh về quản trị chất lượng, quản lý rủi ro, và tuân thủ quy định pháp lý liên quan đến nhập khẩu và thương mại quốc tế Vấn đề nghiên cứu tập trung vào các thách thức và cơ hội của việc nhập khẩu máy móc, thiết bị từ Trung Quốc, với mục tiêu tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình Vì vậy, đây là đề tài có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển bền vững của công ty Phúc Lâm trong bối cảnh thị trường toàn cầu đang ngày càng phức tạp và cạnh tranh Bằng cách nghiên cứu và cải thiện quy trình quản lý nhập khẩu, công ty có thể tối ưu hóa chi phí, tăng cường tính linh hoạt và minh bạch trong hoạt động kinh doanh, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, đảm bảo năng suất, hiệu quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu

1.3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài được thực hiện với những mục tiêu sau đây:

- Nắm bắt được quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm và nhận thức về ưu, nhược điểm trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty

- Tìm hiểu, nghiên cứu các nhân tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng tới quá trình quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa của công ty

- Tìm ra hướng giải quyết để nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm gia tăng hiệu quả kinh doanh của công ty trong thời gian tới

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trong đề tài là hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đối với mặt hàng máy móc, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm, lĩnh vực kinh doanh thương mại, nhóm hàng sản phẩm máy móc thiết bị, thị trường nhập Trung Quốc

1.5 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian: Tập trung chủ yếu vào nội bộ công ty, đối tượng chính là bộ phận hàng nhập khẩu trong công ty và nhân viên công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm

- Thời gian: Phân tích dựa theo số liệu, tài liệu thứ cấp của công ty từ giai đoạn 2021 - 2023 và trong khoảng thời gian thực tập tại công ty

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp được sử dụng và kết hợp bao gồm: Lý thuyết và dựa trên quan sát thực tế, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, thống kê, phương pháp chuyên gia và ý kiến của những người trong ngành

1.7 Nội dung nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu gồm 4 chương: Chương I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Chương II: Cơ sở lý luận

Trình bày chi tiết về mặt lý thuyết về hợp đồng Thương mại quốc tế, quản trị và nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Chương III: Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm

Nội dung chương giới thiệu khái quát về tình hình công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm, đồng thời chương cũng trình bày cụ thể các quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng máy móc, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc Từ đó phân tích thực trạng giám sát, quản trị thực hiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty

Chương IV: Định hướng phát triển và đề xuất

Trình bày các giải pháp giải quyết những khó khăn còn tồn tại trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và đề xuất một số giải pháp liên quan đến việc quản trị quy trình nói riêng

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 Khái quát về hợp đồng thương mại quốc tế

2.1.1 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế - hợp đồng nhập khẩu

Hiện nay có rất nhiều khái niệm liên quan đến hợp đồng thương mại quốc tế Hợp đồng thương mại quốc tế (hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hoặc hợp đồng xuất nhập khẩu) là hợp đồng mua bán hàng hoá có tính chất quốc tế (có yếu tố nước ngoài, có nhân tố nước ngoài) Tính chất quốc tế của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế được hiểu không giống nhau tùy theo quan điểm của luật pháp từng nước Với Luật Thương mại 2005 không trực tiếp định nghĩa hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế mà thay vào đó là liệt kê những hoạt động được coi là hoạt

động mua bán hàng hóa quốc tế Theo điều 16 Luật Thương mại 2005, “Hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng được ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam với một bên là thương nhân nước ngoài.” Trong đó tại khoản 1, điều 28, Luật Thương mại 2005 thì “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.”

Thông qua tính quốc tế của hợp đồng thương mại quốc tế, cụ thể là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế dựa trên dấu hiệu đồng tiền thanh toán, dấu hiệu lãnh thổ của các bên ký kết hợp đồng, thì khái niệm theo giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (Trường Đại

học Thương Mại, NXB Thống kê, 2014): “Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau.” Trong đó, “Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền hàng.”

Như vậy, hợp đồng thương mại có bản chất chung của hợp đồng là sự thỏa thuận để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền nghĩa vụ trong hoạt động thương mại Tuy nhiên, hợp đồng thương mại có những đặc điểm đặc thù xuất phát từ yêu cầu của hoạt động thương mại

2.1.2 Đặc điểm, nội dung của hợp đồng nhập khẩu

● Đặc điểm của hợp đồng nhập khẩu:

- Về chủ thể tham gia ký kết hợp đồng: Là các thương nhân bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau

- Về đối tượng của hợp đồng: Là hàng hóa hoặc dịch vụ có sự dịch chuyển từ quốc gia này sang quốc gia khác Hàng hóa nhập khẩu phải là hàng hóa không thuộc danh mục cấm nhập khẩu theo quy định của Nhà nước

- Về đồng tiền thanh toán: Là đồng ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc với cả hai bên chủ thể tham gia ký kết hợp đồng Theo đó, các bên có thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước nhập khẩu, nước xuất khẩu hoặc của một nước thứ ba

- Về cơ sở pháp lý: Do có yếu tố quốc tế nên nguồn luật điều chỉnh cho hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Điều ước quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế, án lệ,

Tại Việt Nam, hợp đồng thương mại có hiệu lực khi thỏa mãn bốn điều kiện sau: Đối tượng của hợp đồng hợp pháp; Chủ thể của hợp đồng hợp pháp, phải đảm bảo có tư cách pháp nhân, có đăng ký kinh doanh, có quyền xuất khẩu/nhập khẩu trực tiếp; Nội dung hợp đồng hợp pháp; Hình thức hợp đồng hợp pháp là dưới dạng văn bản hoặc bằng các hình thức có giá trị pháp lý tương đương

Về nguồn luật điều chỉnh, do hợp đồng thương mại quốc tế có sự tham gia của yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế, trong đó có thể kể đến Hiệp định GATT, GATS của WTO, Công ước Viên về mua bán hàng hóa quốc tế năm 1980, bộ quy tắc về các điều kiện thương mại quốc tế INCOTERMS,

● Nội dung của hợp đồng nhập khẩu:

Một hợp đồng thương mại quốc tế thường có hai phần chính: phần những điều trình bày và các điều khoản về điều kiện Trong đó:

Phần trình bày chung bao gồm: Số hợp đồng (Contract No.), Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng, Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng, Các định nghĩa dùng trong hợp đồng, Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng

Phần các điều khoản và điều kiện của hợp đồng:

- Các điều khoản về hàng hóa: điều khoản về tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu;

- Các điều khoản về tài chính: điều khoản về giá cả, cơ sở của giá cả thanh toán, điều khoản về thanh toán;

- Các điều khoản về vận tải: điều kiện giao hàng, thuê tàu, thời gian và địa điểm giao hàng, điều khoản về bảo hiểm cho hàng hoá;

- Các điều khoản pháp lý: luật áp dụng vào hợp đồng, khiếu nại, bất khả kháng, phạt và bồi thường thiệt hại, bảo hành, trọng tài, thời gian, hiệu lực của hợp đồng;

- Các điều khoản khác

Đây là những điều khoản cơ bản nhất của một hợp đồng thương mại quốc tế Tuy nhiên, trong thực tế, tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể, từng hợp đồng nhất định mà tên và nội dung các điều khoản có thể thay đổi cho phù hợp

2.1.3 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu

Hợp đồng nhập khẩu giữ một vai trò quan trọng đối với thương mại quốc tế trong việc xác nhận những nội dung giao dịch các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện, hợp đồng nhập khẩu chính là cơ sở pháp lý quan trọng nhất mà các bên sử dụng để xác định các cam kết, điều khoản và điều kiện của giao dịch đảm bảo sự minh bạch và tính tin cậy trong quá trình giao dịch, tạo sự tin tưởng cho các bên tham gia; đồng thời xác nhận các quyền và trách nhiệm của người bán và người mua, giúp quản lý rủi ro và bảo hiểm trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, các điều khoản liên quan đến bảo hiểm và trách nhiệm vận chuyển được xác định rõ ràng trong hợp đồng, giúp bảo vệ lợi ích của cả hai bên và giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh trong quá trình giao hàng Bên cạnh đó, hợp đồng nhập khẩu còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng

Hợp đồng nhập khẩu cũng là cơ sở quan trọng để Nhà nước quản lý và phát triển kinh tế của đất nước, thúc đẩy sự hợp tác và phát triển thương mại quốc tế để các cơ quan Nhà nước như Hải quan, cơ quan thuế, thực hiện các chức năng của mình trong lĩnh vực có liên quan Bằng cách tạo ra một cơ chế pháp lý và cam kết đối với các bên tham gia, hợp đồng này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch mà còn xây dựng mối quan hệ đối tác ổn định và lâu dài giữa các doanh nghiệp và quốc gia khác nhau Điều này góp phần vào việc thúc đẩy sự phát triển và mở rộng của thị trường quốc tế, tạo ra lợi ích to lớn cho cả các bên tham gia

2.2 Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Theo Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (Trường Đại học Thương mại,

NXB Thống kê, 2014): “Thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đặt hiệu quả công việc cao nhất”

Do đó, quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là hoạt động quản trị quy trình gồm hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu; tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu; và giám sát, điều hành các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra đúng quy định, đúng trình tự và đúng thời hạn của hợp đồng

2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Việc thực hiện quy trình hợp đồng nhập khẩu là là một chuỗi các công việc có sự liên kết chặt chẽ với nhau, đảm bảo rằng các giao dịch thương mại quốc tế diễn ra theo đúng nội dung, theo đúng thời gian và đạt được hiệu quả cao nhất Cụ thể:

- Tối ưu hóa quy trình: Quản trị hợp đồng nhập khẩu giúp tối ưu hóa quy trình thực hiện các giao dịch nhập khẩu, từ việc chuẩn bị tài liệu, quản lý vận chuyển đến việc xử lý thủ tục hải quan và thanh toán Điều này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường hiệu suất và lợi ích cho cả bên nhập khẩu và bên xuất khẩu

- Đảm bảo tuân thủ và tuân thủ pháp luật: Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đảm bảo rằng mọi hoạt động liên quan đến hợp đồng tuân thủ các quy định và pháp luật quốc tế, cũng như các quy định hải quan và pháp lý của cả hai quốc gia tham gia

- Quản lý rủi ro và đảm bảo tuân thủ và tuân thủ pháp luật: Quản trị quy trình giúp nhận biết, đánh giá và quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, bao gồm rủi ro về vận chuyển, thanh toán, biến động giá cả và thậm chí là rủi ro đối với chất lượng sản phẩm Đồng thời là một thước đo, là cơ sở pháp lý bền vững nhất để các bên tham gia cũng thực hiện quy trình nhập khẩu thương mại

- Tối ưu hóa hiệu suất và chi phí: Quản trị quy trình giúp tối ưu hóa hiệu suất của quá trình thực hiện hợp đồng, từ việc quản lý thời gian đến việc sử dụng tài nguyên và nhân lực Điều này giúp giảm thiểu chi phí và tăng cường lợi nhuận cho các bên tham gia

- Tạo môi trường giao dịch tin cậy: Bằng cách tạo ra một môi trường giao dịch tin cậy và minh bạch, quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu giúp xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài và bền vững giữa các bên tham gia Điều này tạo ra sự tin cậy và độ tin cậy trong quan hệ thương mại

- Giải quyết tranh chấp và vấn đề phát sinh: Quản trị quy trình giúp giải quyết các tranh chấp và vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả Điều này đảm bảo rằng mọi bất đồng được giải quyết một cách hòa bình và công bằng, không ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng

Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là phải thực hiện quá trình giám sát để biết các bên có tự nguyện thực hiện các điểm các bên đã thỏa thuận và cam kết hay không, có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên việc tổ chức Thực hiện tốt hợp đồng thương

mại quốc tế có một ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi bên Thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau

Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả công việc cao nhất Trong quá trình quản trị, thực hiện

tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Như vậy, để tổ chức thực hiện hợp đồng tốt là trên cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng theo một trình tự logic kế tiếp nhau Mỗi bên thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng cũng tạo điều kiện cho bên khác thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình Mà khi đối tác thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình có nghĩa là mình đã thực hiện tốt các quyền lợi của mình Khi thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng còn làm cơ sở để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng

Như vậy, quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là phải thực hiện quá trình điều hành để giải quyết các tình huống phát sinh một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình huống và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có

2.3 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Doanh nghiệp nhập khẩu tiến hành lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu dựa trên các căn cứ sau: hợp đồng đã ký kết; điều kiện thực tế của doanh nghiệp; điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác

- Tiến hành lập kế hoạch: Xác định chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung công việc và lên kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm và cách tiến hành, phân bố các nguồn lực cho từng bước trong quy trình thực hiện hợp đồng

- Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt mới chính thức đi vào giai đoạn thực hiện

* Nội dung kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu:

Căn cứ vào từng loại hợp đồng nhập khẩu cụ thể sẽ có những nội dung tương ứng Kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Kế hoạch thuê phương tiện vận tải, kế hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa nhập khẩu, kế hoạch làm thủ tục hải quan nhập khẩu, kế hoạch nhận hàng hóa nhập khẩu, kế hoạch kiểm tra hàng hóa nhập khẩu, kế hoạch thanh toán tiền hàng hóa nhập khẩu, kế hoạch khiếu nại và giải quyết khiếu nại Ngoài ra, đối với một số mặt

hàng nhất định thì doanh nghiệp cần phải chú ý tới việc xin giấy phép nhập khẩu khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm các bước cơ bản sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Nguồn: Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế

2.3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một nước cho phép mặt hàng nhất định được đưa vào lãnh thổ của nước đó, tùy vào quy định pháp luật quốc gia, điều ước quốc tế mà điều kiện cấp giấy phép nhập khẩu sẽ khác nhau

Tại Việt Nam, các doanh nghiệp nhập khẩu căn cứ vào Nghị định 69/2018/NĐ- CP quy định chi tiết một số điều của Luật quản lý ngoại thương để chủ động thực hiện các thủ tục để xin giấy phép nhập khẩu đối với những mặt hàng thuộc danh mục hàng hóa phải xin cấp phép Để xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp xuất trình bộ hồ sơ xin giấy phép bao gồm: Hợp đồng nhập khẩu; phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch) và hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác)

2.3.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán

Thanh toán bằng L/C (Letter of Credit – Thư tín dụng) Nếu hợp đồng thanh toán bằng L/C, bên nhập khẩu cần phải mở L/C Thông thường, nếu trong hợp đồng thương mại không quy định cụ thể, L/C được mở 20 - 25 ngày trước thời hạn giao hàng Căn cứ để mở L/C là các điều khoản của hợp đồng để công ty nhập khẩu làm đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng.

2.3.2.3 Thuê phương tiện vận tải

Người nhập khẩu tiến hành thuê phương tiện vận tải nếu điều kiện cơ sở giao hàng quy định trong hợp đồng nhập khẩu thuộc nhóm E và nhóm F bao gồm: EXW, FCA, FAS, FOB

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, việc thuê phương tiện vận tải phải căn cứ vào hợp đồng thương mại quốc tế để xác định phương tiện vận tải, quy định về mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ Căn cứ vào khối lượng hàng hoá và đặc điểm hàng hóa để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn và tối ưu hóa tải trọng của phương tiện, tối ưu hoá chi phí Ngoài ra, cũng phải căn cứ vào điều kiện vận tải: hàng rời hay hàng đóng trong container, vận chuyển

trên tuyến đường bình thường hay tuyến đường đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều,

Hiện nay, tới hơn 80% khối lượng hàng hoá thương mại quốc tế được vận chuyển bằng đường biển do tính ưu việt với giá thành rẻ và tải trọng lớn Doanh nghiệp nhập khẩu có thể lựa chọn các phương thức thuê tàu sau: Phương thức thuê tàu chợ (thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác) và Phương thức thuê tàu chuyến (là thuê toàn bộ chiếc tàu để chuyên chở hàng hoá giữa hai hay nhiều cảng và nhận tiền cước thuê tàu do sự thỏa thuận giữa chủ tàu và người thuê tàu)

2.3.2.4 Mua bảo hiểm

Tùy thuộc vào mỗi loại hàng hóa, phương tiện chuyên chở và điều kiện giao hàng thì doanh nghiệp phải phân tích để mua bảo hiểm để tránh rủi ro, mất mát và tổn thất khi vận chuyển hàng hóa Doanh nghiệp nhập khẩu chỉ cần mua bảo hiểm trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện INCOTERMS thuộc nhóm E, F và nhóm C (trừ điều kiện CIF và CIP) Trên thế giới và Việt Nam hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm là điều kiện bảo hiểm loại A/B/C theo cách phân loại của Hiệp hội bảo hiểm London (quy tắc ICC 1/1982) Trong đó:

- Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro - Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng - Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm mọi tổn thất

Các công ty cần nghiên cứu, xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng, lựa chọn công ty bảo hiểm có uy tín, dịch vụ tốt, tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch, sau đó tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm

2.3.2.5 Làm thủ tục hải quan

Để làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp có thể trực tiếp tiến hành hoặc uỷ quyền cho đại lý làm thủ tục hải quan Quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hoá nhập khẩu theo luật hải quan Việt Nam bao gồm các bước chính sau đây:

- Khai và nộp tờ khai hải quan: Doanh nghiệp nhập khẩu tiến hành khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS, dùng USB Token để sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp và truyền tờ khai cho Cơ quan hải quan trên nền tảng Internet Hồ sơ hải quan sau khi tiếp nhận được qua hệ thống quản lý rủi ro tự động phân luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ

- Xuất trình hàng hóa: Đối với hồ sơ thuộc luồng đỏ, doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế Hệ thống quản lý rủi ro tự động xác định các hình thức kiểm tra bao gồm: Kiểm tra toàn bộ lô hàng, Kiểm tra thực tế 10% lô hàng và Kiểm tra thực tế 5% lô hàng

Khi xuất trình hàng hóa doanh nghiệp phải thống nhất với các cơ quan hải quan về địa điểm và thời gian kiểm tra

- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính: Sau khi hoàn tất các công tác kiểm tra cần thiết theo quy định, cơ quan hải quan sẽ ra các quyết định như: “Cho hàng qua biên giới” (thông quan); “Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện như phải sửa chữa khắc phục lại, phải nộp bổ sung thuế xuất nhập khẩu” hoặc “Không được phép xuất nhập khẩu” Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quyết định trên

2.3.2.6 Nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu ● Nhận hàng nhập khẩu:

- Nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường hàng không: Doanh nghiệp nhập khẩu làm thủ tục nhận hàng tại trạm giao nhận hàng không và tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng của mình

- Nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển: Trước khi nhận hàng, doanh nghiệp nhập khẩu cần xuất trình vận đơn và D/O cho cơ quan giám sát kho hàng để được phép rút hàng ra khỏi container, kho, bãi,

Đối với hàng nguyên (FCL): thông thường sau khi tàu vào cảng phải khai thác từ 8 đến 12 tiếng mới có thể xuống cảng đổi lệnh và lấy hàng được

Đối với hàng lẻ (LCL): thông thường mất 2 ngày để khai thác hàng về kho vì kho CFS phải làm thủ tục kéo container từ cảng về kho và khai thác hàng hóa từ container vào kho

Để nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp nhập khẩu cần thực hiện các công việc sau: Cung cấp chứng từ cần thiết (vận đơn, lệnh giao hàng, ); Theo dõi việc giao nhận, đốc thúc cơ quan vận tải giải quyết vấn đề trong quá trình giao nhận; Thanh toán các chi phí cho cơ quan vận tải (giao nhận, bốc xếp, vận chuyển, )

● Kiểm tra hàng nhập khẩu:

Sau khi nhận hàng, doanh nghiệp nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra hàng hoá về số lượng, chất lượng để đảm bảo quyền lợi đã được cam kết trong hợp đồng của mình, ngăn chặn kịp thời những thiệt hại nếu hàng hoá bị mất mát, hỏng hóc, phân định trách nhiệm của các bên, và là cơ sở để khiếu nại sau này (nếu có)

2.3.2.7 Làm thủ tục thanh toán

Nếu thanh toán bằng L/C, khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng thì doanh nghiệp nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ, nếu đã hợp lệ, đầy đủ thì mới làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng hoặc ký nhận sẽ thanh toán để nhận được bộ chứng từ

Nếu thanh toán bằng T/T, khi nhận được hàng hoá và chứng từ ngân hàng phía nhà xuất khẩu chuyển về, đến thời hạn quy định, doanh nghiệp nhập khẩu phải viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền trả cho nhà xuất khẩu

Nếu thanh toán bằng phương thức D/A hoặc D/P, Khi nhận chứng từ ở ngân hàng doanh nghiệp nhập khẩu phải kiểm tra các chứng từ Nếu chứng từ phù hợp theo hợp đồng hai bên đã ký kết thì chấp nhận trả tiền (D/A) hoặc trả tiền ngay (D/P) để nhận chứng từ nhận hàng

2.3.2.8 Khiếu nại và xử lý khiếu nại (nếu có)

Doanh nghiệp nhập khẩu có quyền khiếu nại bên xuất khẩu khi không thực hiện đúng các nội dung như trong hợp đồng như:

- Giao hàng không đúng về số lượng, trọng lượng, quy cách

- Hàng giao không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định

- Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách không phù hợp với điều kiện vận chuyển, bảo quản làm hàng hoá bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển

- Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thỏa thuận giữa hai bên như chuyển tải hàng hoá, giao hàng từng phần,

Nếu không thể tự giải quyết bằng sự thỏa thuận giữa hai bên thì sẽ nhờ sự phán quyết của Hội đồng Trọng tài đã quy định trong hợp đồng Để khiếu nại, doanh nghiệp phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại, bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ khác có liên quan

2.3.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu

● Giám sát quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên tránh được chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng và hạn chế tối đa các rủi ro tranh chấp Các nội dung giám sát bao gồm: thuê phương tiện vận tải (nếu hợp đồng quy định), mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng ở cảng, chỉ định giám định, thanh toán, khiếu nại, giải quyết tranh chấp Tuỳ vào từng hợp đồng mà có thể thêm hoặc bớt một số nội dung cần giám sát Có nhiều các phương pháp giám sát khác nhau như: hồ sơ hợp đồng theo dõi, phiếu giám sát hợp đồng, phiếu chỉ số giám sát hợp đồng và các phương pháp sử dụng máy điện toán Trong đó sử dụng phiếu giám sát hợp đồng là phổ biến nhất

● Điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà lúc xây dựng hợp đồng không tính trước được Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có Nội dung của điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm tất cả các vấn

đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu như: thuê phương tiện vận tải, bảo hiểm cho hàng hóa, thủ tục hải quan, nhận hàng hóa, điều chỉnh giá, các điều khoản thanh toán, giải quyết các khiếu nại và một số nội dung khác như bảo hành, bất khả kháng, bảo lãnh để thực hiện tối ưu các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo được quyền lợi của cả hai bên

 Mô hình điều hành hợp đồng:

Sơ đồ 2.2 Mô hình điều hành hợp đồng

(Nguồn: Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế)

2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.4.1 Các nhân tố bên trong

2.4.1.1 Khả năng tài chính, nguồn vốn

Khả năng tài chính là yếu tố quyết định sức mạnh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong lĩnh vực nhập khẩu Để xác định tiềm lực nhập khẩu, doanh nghiệp cần phải đánh giá mức độ sẵn có của nguồn vốn và khả năng tài chính tổng thể, từ đó đưa ra được số liệu và thống kê cụ thể cho công tác nhập khẩu hàng hóa, chuẩn bị nguồn vốn tiềm tàng Việc thiếu hụt hoặc không ổn định về khả năng tài chính có thể dẫn đến các rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, bao gồm không thể thanh toán đúng hạn, mất cơ hội ký kết các thỏa thuận mới và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, không đảm bảo được sự ổn định và tính liên tục trong quá trình thực hiện các hợp đồng

Vì vậy, quản lý dòng tiền hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo tài chính ổn định cho các hợp đồng nhập khẩu Doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch chi tiêu cẩn thận, dự trù các khoản thu và chi phí để có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính Việc quản lý dòng tiền chậm chạp có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt vốn, ảnh hưởng đến quá trình nhập khẩu và gây ra những rủi ro không mong muốn Việc nắm bắt được yếu tố tài chính của bản thân doanh

nghiệp mang lại cho doanh nghiệp sự chủ động và huy động nguồn vốn kịp thời, tác động trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.4.1.2 Nguồn nhân lực

Nhân tố con người là nguồn lực lao động cốt lõi của doanh nghiệp, là nơi trực tiếp phản ánh hiệu suất làm việc, lên kế hoạch, tổ chức, giám sát quy trình Việc có một đội ngũ nhân lực chất lượng và được đào tạo đúng cách là yếu tố then chốt trong việc tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu rủi ro cho các hoạt động thương mại quốc tế Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức liên quan đến nguồn nhân lực như: sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường lao động, khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài, sự biến đổi nhanh chóng của công nghệ và yêu cầu về kỹ năng ngày càng cao Và việc có nhiều nhân viên nắm bắt được nghiệp vụ sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tối ưu hóa về chi phí, mang lại những lợi thế nhất định trong các khâu tổ chức thực hiện

2.4.2 Các nhân tố bên ngoài

2.4.2.1 Tỷ giá hối đoái

Trong thế giới thương mại toàn cầu hóa, việc nhập khẩu đóng một vai trò thiết yếu đối với sự phát triển kinh tế của các quốc gia Tỷ giá hối đoái, tỷ lệ tương đối của giá trị tiền tệ giữa hai quốc gia, là cán cân thương mại cốt yếu so sánh tiềm lực cũng như sự biến động giữa các thị trường Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ thị trường quốc tế vào thị trường Việt Nam, bằng cách ảnh hưởng đến chi phí nhập khẩu và khả năng cạnh tranh của hàng hóa nhập khẩu thì đây là một trong những tác động rõ ràng nhất đến trị giá của hợp đồng thương mại Nắm bắt được sự biến động của tỷ giá hối đoái giúp doanh nghiệp nắm bắt được thời cơ, tiết kiệm chi phí và có được một vị thế nhất định Ngoài ra, tỷ giá hối đoái cũng ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của hàng hóa nhập khẩu trong thị trường nội địa Điều này có thể tạo ra áp lực cạnh tranh đối với các doanh nghiệp sản xuất trong nước, đồng thời mang lại lợi ích cho người tiêu dùng thông qua việc có nhiều lựa chọn hàng hóa với giá cả cạnh tranh

2.4.2.2 Các yếu tố hạ tầng phục vụ mua hàng quốc tế

Cơ sở hạ tầng có một vài trò quan trọng đối với hoạt động nhập khẩu Cơ sở hạ tầng tốt tạo thuận lợi cho quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Ngược lại, cơ sở hạ tầng yếu kém sẽ gây ra nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Hệ thống cảng biển lạc hậu sẽ kéo dài thời gian bốc dỡ, làm chậm trễ quá trình giao nhận hàng hóa, tăng chi phí cho doanh nghiệp nhập khẩu; hệ thống giao thông vận tải kém phát triển sẽ cản trở việc vận chuyển hàng hóa từ cảng đến kho bãi của doanh nghiệp, dẫn đến chậm trễ trong quá trình thực hiện hợp đồng; hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, giám định hoạt động kém hiệu quả sẽ làm tăng rủi ro cho doanh nghiệp nhập khẩu, có thể dẫn đến thiệt hại về kinh tế khi hàng hóa bị mất mát,

hư hỏng Chính vì thế, trang bị cơ sở hạ tầng là nền móng cho các giao dịch của các doanh nghiệp, giúp quá trình thực hiện nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp được dễ dàng hơn và cung cấp nhiều cơ hội tiếp cận thương mại quốc tế toàn cầu

2.4.2.3 Chính sách của nước xuất khẩu, nhập khẩu

Hoạt động nhập khẩu chịu tác động của chính sách quản lý xuất, nhập khẩu như luật pháp trong và ngoài nước quy định hoạt động nhập khẩu, ví dụ như mức thuế, hạn ngạch, giấy phép, tiêu chuẩn chất lượng Các quy định này nhằm mục đích mở rộng, thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế và bảo hộ ngành sản xuất nội địa Doanh nghiệp nhập khẩu cần nắm vững các quy định cũng như định hướng chính sách quản lý nhập khẩu của Nhà nước để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp, hiệu quả Bên cạnh đó, chính sách ngoại thương của mỗi quốc gia thay đổi theo thời gian Sự thay đổi này có thể mang lại cơ hội cũng như thách thức cho các doanh nghiệp nhập khẩu Bên cạnh đó ngoài việc tuân thủ chính sách trong nước, doanh nghiệp nhập khẩu cần hiểu và thực hiện những quy định, luật lệ quốc tế liên quan đến thương mại như tập quán thương mại quốc tế, các điều khoản thương mại quốc tế Việc tuân thủ các chuẩn mực quốc tế này giúp các bên liên quan thống nhất, xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Do đó, doanh nghiệp cần nghiên cứu, nắm bắt được các chiến lược, chính sách phát triển kinh tế của đất nước để biết được xu hướng vận động của nền kinh tế và sự can thiệp của nhà nước Từ đó, tuân theo và lập kế hoạch nhập khẩu trong tương lai cho phù hợp để tận dụng tối đa các cơ hội và hạn chế rủi ro cho quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ

DỊCH VỤ PHÚC LÂM

3.1 Khái quát về công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm 3.1.1 Thông tin chung

Bảng 3.1 Bảng thông tin chung

Công ty TNHH phát triển Thương mại & Dịch vụ Phúc Lâm được thành lập vào năm 2017 với vốn điều lệ 7.000.000.000 VNĐ Trải qua gần 7 năm hoạt động, công ty đang tư vấn cho nhiều doanh nghiệp trên cả nước với nhiều ngành nghề khác nhau như: Nông sản, Thủy sản, Máy móc Sản xuất, Công ty hiện đang hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng, hiệu quả, là công ty uy tín trong lĩnh vực tư vấn xúc tiến thương mại điện tử, logistics và xuất nhập khẩu

3.1.2 Lĩnh vực hoạt động và sản phẩm/dịch vụ

Công ty TNHH phát triển Thương mại & Dịch vụ Phúc Lâm là doanh nghiệp đa ngành nghề, với ngành nghề chính là bán buôn chuyên doanh đa dạng các mặt hàng trang thiết bị, ô tô,

xe máy, thiết bị điện tử, Ngoài ra, công ty còn chú trọng mặt sản xuất, chế biến, tự cung tự cấp các sản phẩm mang nét riêng, đặc trưng riêng như vải thiều, sữa chua, mỳ chũ gạo lứt,

Trong hoạt động thương mại, Phúc Lâm đóng vai trò là một đại lý phân phối, môi giới giữa các nguồn cung ứng sản phẩm cho người tiêu dùng Hỗ trợ nghiên cứu, tìm hiểu, đưa sản phẩm đến tay khách hàng bằng các phương thức vận chuyển theo yêu cầu tiêu dùng Sau gần 7 năm vào hoạt động, hiện tại công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm đã mở rộng và phát triển thêm nhiều ngành nghề về dịch vụ như quảng cáo, thiết kế, là đại lý môi giới, hướng tới tệp khách hàng rộng hơn và thỏa mãn tối đa các nhu cầu tiêu dùng của khách hàng

3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân lực

● Cơ cấu tổ chức

Công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm là công ty đa ngành nghề nhưng được chuyên môn hóa theo các phòng ban và mỗi một phòng ban sẽ phụ trách từng mảng công việc khác nhau, các phòng ban làm việc độc lập nhưng vẫn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Chính vì thế nên khi hoạt động, bộ máy sẽ làm việc một cách có hiệu quả và mang lại năng suất cao nhất

Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm

Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự

● Nguồn nhân lực

Nguồn nhân sự đầu vào của công ty bao gồm nhân viên đã và đang được đào tạo từ các cơ sở giáo dục chính quy trong và ngoài nước với trình độ học vấn đạt tiêu chuẩn Công ty nhắm vào các đối tượng lao động lành nghề, có tay nghề cao cho các ngành sản xuất, chế biến,

cầu đội hình trẻ, ổn định, nghiệp vụ nhanh nhạy, nắm bắt xu thế và tình hình chung để phù hợp với phương thức bán hàng, vận chuyển của hàng hóa

Bảng 3.2 Cơ cấu nhân sự công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm

Cơ cấu độ tuổi nhân viên công ty rơi vào độ tuổi từ 25 - 40 tuổi Đội hình nhân viên nam đông hơn nhân viên nữ do lĩnh vực sản xuất chế biến, sửa chữa kỹ thuật là bước đầu để hoàn thiện sản phẩm và cũng nắm vai trò chủ chốt nên cần đẩy mạnh và xây dựng nhiều nhân lực hơn Trong đó lĩnh vực bán hàng phân bổ về nhóm nhân viên nữ

Sự phân bổ trên đã đóng góp một nguồn nhân sự đảm bảo chất lượng, được trang bị đầy đủ kiến thức nghiệp vụ cho công ty Dựa vào bảng số liệu, có thể thấy số lượng nhân viên năm 2022 tăng rõ rệt so với năm 2021 cho thấy sự chuyển biến kinh tế đa ngành tại công ty Phúc Lâm, mở rộng thị trường ra quốc tế (Vải thiều đạt tiêu chuẩn G.A.P vươn ra Nhật Bản, Pháp), thúc đẩy gia tăng nhân sự Năm 2023 số lượng nhân sự có sự giảm nhẹ nhưng không đáng kể do tình hình kinh tế suy thoái chung, dẫn đến tình hình cắt giảm nhân sự không cần thiết

3.1.4 Tài chính công ty

Trong những năm đầu thành lập, vốn điều lệ ban đầu của công ty là 7.000.000.000 VND, trải qua gần 7 năm hình thành và phát triển với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, công ty đã dần lớn mạnh cả về đội ngũ cán bộ nhân viên cũng như tài chính, uy tín về chất lượng các dòng sản phẩm cung cấp tới khách hàng Để đáp ứng hoạt động kinh doanh nhập khẩu ngày càng phát triển, bên cạnh vốn điều lệ và vốn chủ sở hữu, công ty đã thực hiện việc huy động vốn từ các nguồn khác nhau như:

- Vay vốn từ các ngân hàng nhà nước và ngân hàng tư nhân - Vốn liên doanh liên kết với một số đơn vị kinh doanh khác - Vốn vay hợp đồng tín dụng