Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị từ thị trường Trung Quốc của Công ty TNHH Phát triển thương mại và dịch vụ Phúc Lâm

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ

• Khái quát về công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm 1. Thông tin chung
• Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ thị trường Trung Quốc của công ty
• Đánh giá thực trạng nội dung vấn đề nghiên cứu 1. Thành công

Trong những năm đầu thành lập, vốn điều lệ ban đầu của công ty là 7.000.000.000 VND, trải qua gần 7 năm hình thành và phát triển với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, công ty đã dần lớn mạnh cả về đội ngũ cán bộ nhân viên cũng nhƣ tài chính, uy tín về chất lƣợng các dòng sản phẩm cung cấp tới khách hàng. Tình hình hoạt động của sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2021 - 2023 Trong thời gian 3 năm gần đây nhất, Công ty TNHH phát triển Thương mại & Dịch vụ Phúc Lâm đã thực hiện nhiều hoạt động thương mại quốc tế, mang lại doanh thu, lợi nhuận duy trì sự ổn định của công ty như tư vấn xúc tiến thương mại điện tử, xuất nhập khẩu các mặt hàng kinh doanh của công ty. Nhân viên bộ phận Mua hàng - xuất nhập khẩu sẽ tiến hành thu thập thông tin nhƣ: quy định hải quan của Việt Nam và Trung Quốc, quy định của ngân hàng BIDV hoặc Techcombank, nguồn lực hiện tại của công ty, xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu như các yếu tố biến động của thị trường logistics, giá cước biển Trung Quốc - Hải Phòng để có các giải pháp, hướng xử lý phù hợp.

Đối với tờ khai luồng vàng, Công ty nộp bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan để chi cục tiến hành kiểm tra các chứng từ, bao gồm: Tờ khai phân luồng nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn đường biển (Bill of lading), Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract), Chứng nhận xuất xứ hàng hóa hoặc Giấy chứng nhận chất lƣợng (nếu có). Đối với lô hàng vận chuyển bằng đường biển, trước khi vận chuyển hàng về kho của công ty, nhân viên của công ty forwarder sẽ kiểm tra tình trạng cont, nếu cont bị móp méo hoặc gặp tình trạng khác thường sẽ thông báo lại cho nhân viên bộ phận Mua hàng – Xuất nhập khẩu của Phúc Lâm và lập biên bản báo cáo với hãng tàu. Sai sót trong ngày nhận hàng cũng một phần do lỗi nhầm lẫn chứng từ có thể từ bên bán hoặc bên mua, ngoài ra còn bắt nguồn từ việc bên XK giao hàng không đúng thời hạn giao hàng nhƣ trong hợp đồng bên bán chậm giao chứng từ để cho công ty thực hiện nhận hàng, nguyên nhân khác do các tác nhân khách quan nhƣ thời tiết, dịch bệnh.

Ở bước này, nhân viên bộ phận Mua hàng – Xuất nhập khẩu cũng sẽ dựa vào hóa đơn (Invoice) để lập Biên bản kiểm tra hàng nhập, sau đó gửi xuống cho bộ phận Kho kiểm tra và xác nhận các thông tin về tình trạng bao bì, số lƣợng cân kiện, tình trạng hàng hóa, mẫu mã hàng hóa và ghi nhận khiếu nại vào biên bản (nếu có). Nhìn chung, quy trình vận chuyển hàng hóa về kho/ ra cảng của Phúc Lâm đƣợc thực hiện khá là bài bản, tuy cơ cấu tổ chức còn đơn giản nhƣng mang tính hiệu quả cao, tối đa hóa đƣợc thời gian, cũng khá an toàn vì hầu hết các phƣợng tiện vận chuyển của Phúc Lâm đều thuộc đường bộ, được trang bị hệ thống theo dừi định vị GPS. Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức chuyển tiền bằng điện T/T - Phía nhà cung cấp giao hàng hóa và chứng từ cho công ty, nhân viên của bộ phận Mua hàng – xuất nhập khẩu sẽ đảm nhận và kiểm tra toàn bộ chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì thông báo cho nhân viên phòng Kế toán viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng Techcombank để yêu cầu ngân hàng chuyển tiền, thời gian thanh toán phụ thuộc vào điều khoản trong hợp đồng đã ký kết trước đó.

Tại công ty TNHH Phúc Lâm, việc giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu chủ yếu do Trưởng phòng Mua hàng - Xuất nhập khẩu thực hiện và quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã đƣợc thống nhất và bàn giao từ bộ phận Kinh doanh để thực hiện tiếp các công việc tiếp theo theo trình tự. Trong giai đoạn 2021 – 2023, hoạt động XNK của công ty còn nhiều hạn chế và bất cập, nhất là việc thực hiện, cập nhật thông tin đơn hàng qua mail (Tình trạng quá tải thông tin, bỏ lỡ thông tin,..), giữa các khâu chƣa có sự phối hợp nhịp nhàng, cần rà soát và giám sát liên tục làm đội hình khá lộn xộn. - Về vấn đề kiểm tra hàng nhập khẩu: Nguồn nhân lực thực hiện công việc này còn ít, một số trường hợp không kiểm tra hàng hóa nhập khẩu sát sao do tâm lý chủ quan của nhân viên đối với các đối tác làm ăn lâu dài với công ty tại các thị trường và với các đối tác giao nhận mà công ty thuê dẫn đến việc sai sót trong khâu kiểm tra và gặp phải tình trạng khiếu nại từ khách hàng trong nước.

Trong công tác giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng: Công ty chƣa có hệ thống giám sát và mô hình điều hành hiệu quả, ứng dụng công nghệ để các bộ phận có liên quan trong công ty có thể cùng phát hiện, nắm bắt các sự cố và kết hợp đưa ra phương án xử lý kịp thời trước những tình huống phát sinh.

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT 4.1. Định hướng phát triển

• Một số kiến nghị

- Điều kiện cơ sở hạ tầng và logistics: Cơ sở hạ tầng và dịch vụ vận chuyển, bao gồm cả cảng biển, cảng hàng không và hệ thống giao thông nội địa, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí và thời gian cho quy trình nhập khẩu. Nghiên cứu thị trường và đối tác: Trước khi bắt đầu quy trình nhập khẩu, Phúc Lâm cần tiến hành nghiờn cứu thị trường để hiểu rừ về mặt hàng mỏy múc, thiết bị mà họ đang quan tõm và đối tác cung cấp tại Trung Quốc. Phúc Lâm đang có một đội ngũ trẻ, nhiệt huyết, nhƣng bên cạnh đó, độ chuyên nghiệp, kỹ năng trình độ vẫn chƣa thực sự đƣợc đánh giá cao, đặc biệt trong khâu xử lý thủ tục hải quan cho mặt hàng.

Hiện nay tuy số lƣợng lao động của công ty nhiều song số lƣợng đạt đủ tiêu chuẩn yêu cầu chƣa nhiều thiếu chuyên môn đặc biệt là những nhân viên còn non trẻ, ít kinh nghiệm trong nghề vì vậy công ty nên tổ chức các khóa học bổ túc ngoại ngữ (tiếng Hàn, Tiếng Anh,..), các lớp chuyên ngành xuất nhập khẩu,. Công ty Phúc Lâm cần xem xét các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong quá trình nhập khẩu, bao gồm thay đổi về giá cả, biến động tỷ giá hối đoái và việc không đạt đƣợc chất lƣợng hàng hóa nhƣ mong đợi. Hoạt động nhập khẩu và hoạt động kinh doanh của công ty TNHH phát triển Thương mại và Dịch vụ Phúc Lâm đều bị ảnh hưởng bởi các chính sách và quyết định từ phía Nhà nước, các ngành và các bộ có liên quan.

Thứ nhất, Cơ quan nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật, văn bản pháp lý liên quan đến quản lý hoạt động nhập khẩu sao cho ngày càng chặt chẽ, đầy đủ, minh bạch hơn để phù hợp với thực tế hiện tại cũng nhƣ tuân theo các cam kết quốc tế. Đồng thời cũng đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính để tạo môi trường kinh doanh thông thoáng, minh bạch cho người dân và doanh nghiệp, đảm bảo các văn bản quy phạm pháp luật được xây dựng thống nhất với nhau. Nếu tỷ giá giữa đồng ngoại tệ và đồng nội tệ thay đổi tăng lên hay là giảm xuống đột ngột trong ngày thực hiện thanh toán thì giá hàng nhập khẩu cũng sẽ thay đổi theo và ảnh hưởng đến doanh thu cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp.

Thứ tư, Nhà nước cần có cơ chế quản lý vốn vay hợp lý hơn nhằm tạo điều kiện thuận lợi, giảm chi phí giao dịch với ngân hàng, rút ngắn nhiều thủ tục không cần thiết, gây tốn thời gian thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Tuy nhiên trong khai báo hải quan còn khá nhiều khâu chƣa đƣợc đồng bộ khiến cho còn nhiều trở ngại như: đường truyền nối với hải quan điện tử hay bị tắc nghẽn, lại chƣa đƣợc kết nối với các ban, ngành liên quan.