viii Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH Neway Group ....
Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động từ thị trường Trung Quốc của công
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Ngày nay với xu thế toàn cầu hóa, khu vực hóa nền kinh tế, với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, các quốc gia có đủ điều kiện để giao lưu thương mại với các nước khác trên thế giới Toàn cầu hóa làm cho thị trường của mỗi quốc gia được mở rộng ra phạm vi quốc tế, nhờ đó quan hệ mua bán hàng hóa và dịch vụ được tăng lên nhanh chóng Kéo theo đó là tính phụ thuộc lẫn nhau về kinh tế và thương mại giữa các quốc gia ngày càng sâu sắc Hoạt động buôn bán xuất nhập khẩu diễn ra sôi động giữa các quốc gia
Hoạt động XNK từ lâu đã khẳng định vị trí và vai trò trong nền kinh tế thế giới Muốn kinh doanh hàng hóa XNK, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm vững kỹ thuật kinh doanh XNK, bên cạnh đó cần có phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động XNK có hiệu quả, am hiểu các quy trình nghiệp vụ XNK để đảm bảo yêu cầu và quyền lợi của các bên Đồng thời, để đảm bảo các doanh nghiệp có thể đứng vững trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng học hỏi và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình
Trong lĩnh vực truyền động, các thiết bị liên quan đến truyền động cơ khí, điện, hay các hệ thống truyền động tự động đã và đang phát triển mạnh mẽ, việc tổ chức thực hiện nhập khẩu là hoạt động diễn ra thường ngày tại công ty TNHH Neway Group Công ty TNHH Neway Group là nhà nhập khẩu, sản xuất, cung cấp chuyên nghiệp các sản phẩm và giải pháp trong lĩnh vực Truyền động công nghiệp, công ty đã xây dựng được thương hiệu, tạo được uy tín, niềm tin với khách hàng trong và ngoài nước Có thể nói, hoạt động nhập khẩu hàng hóa là một phần không thể tách rời đối với hoạt động kinh doanh của công ty
Thị trường truyền động công nghiệp từ Trung Quốc là một thị trường cạnh tranh, với nhiều công ty khác cũng nhập khẩu và cung cấp các sản phẩm tương tự Thế nên việc thiết lập quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và hoàn thiện quy trình này có thể góp phần giảm chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên nhập khẩu để đáp ứng yêu cầu hội nhập và mang lại lợi thế cạnh tranh
2 hơn cho công ty trong thời điểm hiện nay Hơn thế nữa, việc nhập khẩu được thực hiện trình tự theo quy trình có thể đảm bảo hàng hóa được cung ứng kịp thời và đầy đủ phục vụ nhu cầu kinh doanh của công ty trong mọi thời điểm
Trong quá trình được học hỏi và quan sát thực tế tại công ty, dược tìm hiểu, cọ xát với những công việc thực tế về việc thực hiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa tại công ty, em nhận thấy quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại đơn vị ảnh hưởng rất lớn của quy trình này đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Trên cơ sở vận dụng lý luận và căn cứ tình hình thực tế tại “Công ty TNHH Neway Group với sự giúp đỡ tận tình của Giáo viên hướng dẫn ThS Nguyễn
Vi Lê và các cán bộ trong phòng xuất nhập khẩu của công ty em xin đi vào nghiên cứu đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH Neway Group”.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu về đề tài quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tuy không phải là đề tài mới nhưng vẫn rất được quan tâm bởi tính quan trọng của hoạt động xuất nhập khẩu Đã có rất nhiều các nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước, của giảng viên, sinh viên các trường đại học, các cán bộ viên chức từ các viện nghiên cứu… với cách tiếp cận đa dạng cùng những luận điểm chặt chẽ khác nhau, từ đó đưa ra những cái nhìn chân thực hơn về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Một số công trình nghiên cứu đã được công bố như:
Khóa luận tốt nghiệp Tống Thị Bích Hồng (2021) “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xông hơi từ thị trường Thụy Điển của công ty TNHH Wisdom Việt Nam” – Đại học Thương Mại Nghiên cứu tập trung vào việc sử dụng phương pháp thu thập số liệu thứ cấp để đánh giá quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại doanh nghiệp Nhưng xét về kết cấu của cơ sở lý luận và thực trạng thì vẫn chưa logic, trong khi đó phần giải pháp chỉ nêu các giải pháp chung chung, chưa giải quyết hết các hạn chế đã nêu ra
Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thanh Loan (2021) “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu từ thị trường Mỹ của công ty TNHH ACE ANTENNA” - Đại học Thương Mại Đề tài tập trung nghiên cứu đi sâu vào quy trình
3 thực hiện hợp đồng nhập khẩu và công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại doanh nghiệp thông qua việc sử dụng các phương pháp phỏng vấn bằng chuyên gia, chỉ ra được điểm hạn chế trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhưng chưa đề xuất được giải pháp cụ thể để cải thiện thực trạng này
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Hải Quỳnh (2021) “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng thiết bị công nghiệp của công ty TNHH kỹ thuật cơ điện Tân Phú từ Trung Quốc” - Đại học Thương Mại Đề tài tập trung nghiên cứu đi sâu vào quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH kỹ thuật cơ điện Tân Phú Từ đó đưa ra định hướng phát triển và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho công ty Tuy nhiên, đề tài chưa có sự đột phá trong vai trò của nhà quản trị
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Ngân (2022) "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị bơm và võng bị của công ty Cổ phần bơm Châu Âu" -
Trưởng Đại học Thương mại Trong nghiên cứu, tác giả đã kết hợp thu thập dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp, cùng với quan sát, suy luận để đưa ra phân tích khái quát cho thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Vấn đề nghiên cứu được triển khai một cách hệ thống, rõ ràng, đem lại cho người đọc cái nhìn tổng quan và cụ thể về các bước quản trị quy trình của công ty, Song, đề tài chưa đi sâu phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị bơm và võng bị để có những giải pháp cụ thể
Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Như Ý Thủy (2023) “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hóa chất nông nghiệp từ Trung Quốc của công ty cổ phần
US FARM Việt Nam” - Đại học Thương Mại Nghiên cứu sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp đi sâu vào nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ đó đưa ra định hướng phát triển và các giải pháp cụ thể cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho công ty
Nhìn chung, các nghiên cứu đều đã đề cập đến các lý luận cơ bản về hợp đồng nhập khẩu, mô tả thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp, phát hiện hạn chế và đưa ra giải pháp, kiến nghị hoàn thiện Tuy nhiên,
4 phần lớn các nghiên cứu chưa phân tích sâu nghiệp vụ trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Đặc biệt tại công ty TNHH Neway Group, chưa có nghiên cứu nào chỉ ra những hạn chế trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và đưa ra giải pháp Do đó, đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung quốc của công ty TNHH Neway Group" là hoàn toàn mới.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH Neway Group" được thực hiện với mục đích sau:
- Phân tích thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH Neway Group
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế;
- Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của công ty;
- Kiến nghị và đề xuất giải pháp hoàn thiện, nâng cao công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của công ty.
Phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Ph ạ m vi không gian Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại công ty TNHH Neway Group với thị trường nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung Quốc
Các dữ liệu được sử dụng trong công trình nghiên cứu này được tổng hợp từ năm 2021 đến năm 2023 để làm cơ sở phân tích,
Các đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của công ty có phạm vi ứng dụng đến năm 2028.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài khóa luận là quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của công ty TNHH Neway Group.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thậ p d ữ li ệ u
Nghiên cứu tập trung sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp, sử dụng những dữ liệu đã qua xử lý, tổng hợp, chọn lọc thông qua hai nguồn dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp:
Nguồn dữ liệu bên trong công ty bao gồm các báo cáo tài chính năm 2021,
2022, và 2023; các số liệu được thu thập từ phòng Tài chính - Kế toán, phòng Xuất nhập khẩu Các dữ liệu này cho phép tác giả có cái nhìn tổng quan và cụ thể về đối tượng nghiên cứu, từ đó đưa ra cơ sở đánh giá thực tế hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng hóa chất nông nghiệp
Nguồn dữ liệu bên ngoài công ty là những kiến thức từ giáo trình, tài liệu chuyên ngành, tài liệu liên quan đến thương mại quốc tế và các công trình nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp của các sinh viên khóa trước, Từ đó tác giả hệ thống lại cơ sở lý luận, đưa ra những phân tích cụ thể dựa trên cơ sở khoa học cho hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng hóa chất nông nghiệp của công ty
1.6.2 Phương pháp xử lý d ữ li ệ u
Trong nghiên cứu, để xử lý dữ liệu tác giả sử dụng những phương pháp xử lý dữ liệu sau đây:
Phương pháp tổng hợp, thống kê: các dữ liệu được tính toán và tổng hợp, chọn lọc từ nhiều nguồn khác nhau trong Công ty Cổ phần US Farm Việt Nam sau đó được đưa vào các loại bảng biểu trong phần mềm Microsoft Excel để thống kê các chỉ tiêu kết quả kinh doanh và thực trạng các bước quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Phương pháp so sánh: dựa trên những dữ liệu được thống kê, tác giả tiến hành đối chiếu các số liệu với nhau theo một tiêu chí nhất định với cùng một đơn vị so sánh và đối chiếu số liệu giữa các thời kỳ để cho thấy biến động Đồng thời tác giả mỗ tà, phân tích mối liên hệ tương quan giữa các dữ liệu và tình hình kinh doanh, công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng và luận giải nguyên nhân dẫn đến những biển động đó.
Kết cấu của khóa luận
Đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của công ty TNHH Neway Group" có kết cấu gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của công ty TNHH Neway Group Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của công ty TNHH Neway Group
Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của công ty TNHH Neway Group
Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 7 2.1 Khái quát về hợp đồng thương mại quốc tế
Khái niệm và phân loại hợp đồng TMQT
Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, sửa đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ thương mại quốc tế Hợp đồng thương mại quốc tế chính là sự thỏa thuận giữa các bên thương nhân hoặc chỉ một trong số các bên là thương nhân với mục đích sinh lợi nhuận
Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2014), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, NXB Thống Kê: “Hợp đồng TMQT là kết quả của một quá trình nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu, lựa chọn đối tác, lập phương án kinh doanh tiến hàng giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng TMQT là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thỏa thuận và cam kết, tức là khi đó các bên cần thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mọi bên Việc tổ chức thực hiện tốt hợp đồng TMQT có ý nghĩa rất quan trọng đối với mọi bên."
Theo Điều 16 Luật Thương mại Việt Nam (2005): "Hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam với một bể là thương nhân nước ngoài."
Như vậy có thể đưa ra khái niệm chung cho tất cả các Hợp đồng thương mại quốc tế như sau: Hợp đồng thương mại quốc tế là hợp đồng được thỏa thuận giữa các thương nhân có trụ sở thương mại (địa điểm kinh doanh) nằm trên lãnh thổ của các quốc gia khác nhau để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ trong kinh doanh thương mại quốc tế
Hợp đồng TMQT có thể được phân loại như sau:
- Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng, có:
Hợp đồng ngắn hạn: là hợp đồng thường được ký kết trong một thời gian tương đối ngắn, và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc
Hợp đồng dài hạn: là hợp đồng có thời gian thực hiện tương đối dài mà trong thời gian đó việc giao hàng được thực hiện làm nhiều lần
- Xét theo nội dung quan hệ kinh doanh, có:
Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng
Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền hàng
- Xét theo nội dung mua bán, có: Hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng mua bản dịch vụ
- Xét theo hình thức của hợp đồng, có: Hình thức văn bản và hình thức miệng
- Xét theo cách thức thành lập hợp đồng, có:
Hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thỏa thuận và có chữ ký của hai bên
Hợp đồng gồm nhiều văn bản như: Đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua; Đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán; Đơn chào hàng tự do của người bán, chấp nhận của người mua và xác nhận của người bán; Hỏi giá của người mua, chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua.
Đặc điểm hợp đồng TMQT
Hợp đồng TMQT có những đặc trưng sau:
Chủ thể tham gia: Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau Đối tượng của hợp đồng: là hàng hóa hoặc dịch vụ Tuy nhiên, khác với hợp đồng mua bán trong nước, các đối tượng của hợp đồng TMQT phải được di chuyển qua biên giới các quốc gia khác nhau Đồng tiền thanh toán: là ngoại tệ đối với ít nhất một bên tham gia Các chủ thể tham gia hợp đồng có thể lựa chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba Các bên cần chú ý ghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu của đồng tiền quốc gia mà các bên đã chọn
Nguồn luật điều chỉnh: Do có yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh hợp đồng TMQT bao gồm Luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế
Vai trò của hợp đồng TMQT
Hợp đồng Thương mại quốc tế đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra một nền tảng đáng tin cậy cho các mối quan hệ thương mại quốc tế Bằng cách định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan, hợp đồng TMQT không chỉ bảo vệ mỗi bên một cách công bằng mà còn đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm pháp lý trong quá trình thương mại
Hợp đồng TMQT không chỉ là bản ghi chép về cam kết giữa các bên mà còn là cơ sở cho sự tin tưởng và ổn định trong các mối quan hệ thương mại quốc tế Việc quy định rõ về giá trị sản phẩm, cách thức thanh toán và cách giải quyết tranh chấp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường kinh doanh có trật tự và an toàn Bằng cách đảm bảo tuân thủ các quy định luật pháp quốc tế, hợp đồng TMQT góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế toàn cầu và tạo ra cơ hội lớn cho các doanh nghiệp và tổ chức tham gia vào thị trường quốc tế một cách bền vững và hiệu quả.
Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1 Khái ni ệ m quy trình th ự c hi ệ n h ợp đồ ng nh ậ p kh ẩ u
Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2009), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê: "Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng TMQT) là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau mà các bên đã thỏa thuận và cam kết có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mọi bên"
2.2.2 Khái ni ệ m qu ả n tr ị quy trình th ự c hi ệ n h ợp đồ ng nh ậ p kh ẩ u
Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2009), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê: "Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là một quá trình phức tạp, các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ưu hóa quá trình thực hiện"
Theo giáo trình Quản trị học (Trường Đại học Thương mại, NXB Hà Nội, 2021): "Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi"
Tóm lại, quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là hoạt động quản trị quy trình gồm hoạch định, lập kế hoạch; tổ chức thực hiện; và giám sát, điều hành các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra đúng quy định, đúng trình tự và đúng thời hạn của hợp đồng Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm:
+ Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
+ Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
+ Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trong đó quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu gồm các bước sau:
Hình 2.1: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 2.2.3 Vai trò c ủ a ho ạt độ ng qu ả n tr ị quy trình th ự c hi ệ n ho ạt độ ng nh ậ p kh ẩ u
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng là cơ sở tổ chức tốt từng mắt xích công việc, theo một trình tự logic kế tiếp nhau Bên cạnh đó, hoạt động quản trị giúp thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt hơn tận dụng hết các cơ hội và giảm bớt tác động tiêu cực của các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường nhằm thực hiện tốt hợp đồng
Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng có vai trò xác định:
Lập kế hoạch là nội dung khởi đầu và trọng yếu đối với quá trình thực hiện hợp đồng vì nó có tác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp; phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng từ đó chủ động có giải pháp để nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro Lập kế hoạch còn là cơ sở để phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, các bộ phận trong tổ chức và là cơ sở để triển khai kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động sau này
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu có vai trò vô cùng quan trọng bởi hợp đồng nhập khẩu có thành công hay không, những kế hoạch lập ra có thành hiện thực hay không tùy thuộc vào hiệu quả của tổ chức thực hiện
Giám sát và điều hành cũng có ý nghĩa lớn đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Nó giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Giám sát hợp đồng là theo dõi, quản lý xung quanh các sự kiện nhằm phòng ngừa rủi ro
Từ đó, điều hành quá trình thực hiện hợp đồng thông qua các quyết định, đề ra các giải pháp để kịp thời đối phó, giải quyết các vấn đề phát sinh không tính trước được và giảm bớt những sai sót có thể nảy sinh nhằm thực hiện tốt hợp đồng.
Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.1 L ậ p k ế ho ạ ch th ự c hi ệ n h ợp đồ ng nh ậ p kh ẩ u
Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định rõ các nội dung công việc, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực để thực hiện được các mục tiêu đó
Sau khi ký kết được hợp đồng nhập khẩu, các nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu cần tiến hành lập kế hoạch thực hiện Trình tự lập kế hoạch gồm các bước sau:
Chuẩn bị lập kế hoạch: Thu thập các thông tin, phân tích các yếu tố vĩ mô như những quy định chính sách của nhà nước về hoạt động nhập khẩu Các yếu tố bên trong bao gồm khả năng sản xuất, kinh doanh, các nguồn lực của doanh nghiệp, nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu
Tiến hành lập kế hoạch: Xác định chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung công việc và lên kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc, phân bố các nguồn lực và cách thức tiến hành các công việc đó,
Trình duyệt kế hoạch: Phải trình ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp ngay sau khi kế hoạch được lập ra Sau đó ban lãnh đạo và các phòng ban góp ý, chỉnh sửa và phê duyệt thì chính thức đi vào thực hiện kế hoạch
Thông thường kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm: kế hoạch thuê phương tiện vận tải, kế hoạch mua bảo hiểm cho hàng hóa, kế hoạch làm thủ tục hải quan, kế hoạch nhận hàng và kiểm tra hàng nhập khẩu, kế hoạch thanh toán… Kế hoạch sau khi được lập ra sẽ được trình lên cấp lãnh đạo để xem xét, bổ sung và phê duyệt trước khi đi vào thực hiện
2.3.2 T ổ ch ứ c th ự c hi ệ n h ợp đồ ng nh ậ p kh ẩ u
Sau khi ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương, doanh nghiệp cần tổ chức thực hiện hợp đồng đó Đây là một công việc phức tạp, đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đòi hỏi sự phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý, đảm bảo được quyền lợi quốc gia và uy tín của công ty Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm các bước cơ bản sau:
2.3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp Xin giấy phép nhập khẩu là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong quá trình nhập khẩu hàng hóa Thủ tục xin giấy phép ở mỗi mặt hàng, mỗi quốc gia là khác nhau
Tại Việt Nam, việc xin phép nhập khẩu và cấp phép nhập khẩu căn cứ vào Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23 tháng 1 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế về các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài; và căn cứ vào Quyết định số 41/2005/QĐ-TTg ngày 2 tháng 3 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế cấp phép NK hàng hóa Bộ hồ sơ xin giấy phép NK bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép kinh doanh, bản sao hợp đồng ngoại đã ký kết với đối tác, đơn xin cấp giấy phép NK, phiếu hạn ngạch (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng ủy thác NK (nếu là trường hợp NK ủy thác), các giấy tờ khác có liên quan Hồ sơ sẽ được gửi cho Bộ quản lý trực tiếp để xem xét và cấp giấy phép nhập khẩu
Khi hợp đồng nhập khẩu quy định phương thức thanh toán là phương thức tín dụng chứng từ L/C thì nhà nhập khẩu phải tiến hành mở L/C tại ngân hàng Để tiến hành mở L/C người nhập khẩu phải đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C trả tiền cho người xuất khẩu (đơn theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng) và nộp tiền ký quỹ Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa ngân hàng mở L/C và người xin mở L/C, đồng thời cũng là cơ sở để ngân hàng mở L/C cho bên XK Vì vậy nhà nhập khẩu phải chú ý đến nội dung của đơn xin mở L/C sao cho chính xác, đúng mẫu đơn và phù hợp với nội dung mình mong muốn Cần cân nhắc các điều kiện ràng buộc bên XK sao cho vừa chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi của mình, vừa phải tôn trọng điều khoản của hợp đồng, tránh mâu thuẫn, đảm bảo cho bên XK chấp nhận được
Thời gian mở L/C: nếu hợp đồng không quy định gì thì phụ thuộc vào thời gian giao hàng, thông thường L/C được mở khoảng 20-25 ngày trước khi đến giao hàng Bộ hồ sơ xin mở L/C gửi cho ngân hàng thường bao gồm các chứng từ: Đơn xin mở L/C; hợp đồng NK hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng; hợp đồng ủy thác (nếu NK ủy thác); giấy phép NK hoặc quota (nếu có); một số chứng từ khác theo yêu cầu của mỗi ngân hàng…
Kiểm tra chứng từ: Sau khi L/C có hiệu lực, người XK sẽ tiến hành giao hàng, đồng thời gửi bộ chứng từ đến cho người nhập khẩu Người nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra bộ chứng từ Nội dung bộ chứng từ thể hiện được trách nhiệm của người xuất khẩu trong vấn đề giao hàng Thông qua việc kiểm tra chứng từ có thể biết được người xuất khẩu có giao hàng đúng như thỏa thuận trong hợp đồng hay không Nếu bộ chứng từ phù hợp thì người nhập khẩu nhận chứng từ để nhận hàng và thanh toán tiền hàng, nếu bộ chứng từ không phù hợp thì từ chối nhận chứng từ
2.3.2.3 Thuê phương tiện vận tải
Mỗi loại phương tiện có những ưu điểm và nhược điểm riêng vì vậy tùy từng điều kiện của từng doanh nghiệp và đặc điểm hàng hóa mà quyết định sử dụng phương tiện nào cho phù hợp và đạt hiệu quả kinh tế cao
Căn cứ để thuê phương tiện vận tải:
Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng: Nếu điều kiện cơ sở giao hàng là CFR, CIF, CPT, CIP, DAF, DES, DDU, DDP thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải; còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì người nhập khẩu thuê phương tiện vận tải
Căn cứ vào khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa: khi thuê phương tiện vận tải phải căn cứ vào số lượng hàng hóa để tối ưu hóa trọng tải của phương tiện, từ đó tối ưu được chi phí Đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa mà lựa chọn phương tiện vận tải để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Tài chính là nhân tố cực kỳ quan trọng và quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như các hoạt động của công ty, đặc biệt là hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng Doanh nghiệp có nguồn tài chính dồi dào sẽ có điều kiện đầu tư cho các hoạt động cần thiết để thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách hiệu quả hơn, như nghiên cứu thị trường, đàm phán với nhà cung cấp, vận chuyển hàng hóa, nguồn lực tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả của quy trình nhập khẩu thông qua việc cung cấp các tài nguyên cần thiết để tối ưu hóa hoạt động và quản lý rủi ro
Trình độ chuyên môn, năng lực quản trị kinh doanh của các nhà lãnh đạo cao và dày kinh nghiệm thì hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng sẽ được đảm bảo, đạt hiệu quả cao, tận dụng các cơ hội và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Tiếp đó, trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ, nhân viên - những người trực tiếp tham gia vào hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng Họ trực tiếp lên kế hoạch và thực hiện chúng, trong quá trình thực hiện hợp đồng họ luôn kiểm tra, giám sát và đôn đốc quá trình thực hiện cho tới khi hoàn thành, từ đó giúp cho
22 việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu được diễn ra thuận lợi và có hiệu quả hơn
2.4.1.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp
Cơ sở vật chất của doanh nghiệp, bao gồm kho lưu trữ và hạ tầng vận chuyển, có thể ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Một kho lưu trữ tốt được trang bị đầy đủ, có hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả và đáp ứng yêu cầu bảo quản, kiểm soát và giao nhận hàng hóa Hạ tầng vận chuyển, bao gồm phương tiện vận chuyển và các đường giao thông, cũng cần phải đáp ứng yêu cầu vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả và đảm bảo thời gian giao hàng Việc đầu tư vào phát triển, nâng cao năng suất, ứng dụng các máy móc hiện đại vào cơ chế giám sát, giúp cho việc quản trị của công ty được tiến hành chặt chẽ và đạt hiệu quả cao hơn
2.4.2.1 Chính sách thương mại và quy định pháp lý
Các chính sách thương mại và quy định pháp lý của quốc gia nhập khẩu và xuất khẩu có thể ảnh hưởng đáng kể đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Các quy định về thuế quan, kiểm dịch, chứng nhận và các yêu cầu về xuất xứ hàng hóa có thể tác động đến thời gian, chi phí và tiến độ của quy trình nhập khẩu Từ đó các nhà quản trị có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhất để quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu được thực hiện theo đúng kế hoạch và phù hợp với quy định trong nước và quốc tế
2.4.2.2 Luật pháp trong nước và quốc tế
Hoạt động nhập khẩu được tiến hành giữa các chủ thể thuộc các quốc gia khác nhau, do đó, chịu tác động của chính sách luật pháp trong nước và quốc tế
Ngoài hệ thống luật pháp, Nhà nước ban hành và sử dụng các công cụ, chính sách khác nhau để điều tiết nền kinh tế và các chủ thể tham gia Những biện pháp quản lý nhập khẩu Nhà nước Việt Nam đang áp dụng là các loại thuế, hạn ngạch nhập khẩu, giấy phép nhập khẩu, tiêu chuẩn chất lượng Các doanh nghiệp nhập khẩu phải nằm được những quy định và đặc điểm chính sách quản lý nhập khẩu của Nhà nước để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh Tương tự với luật pháp của đối tác nước ngoài, doanh nghiệp nhập khẩu cũng cần nghiên cứu và nắm chắc để tiến hành quá trình thực hiện hợp khẩu nhập khẩu đúng với pháp luật
Ngoài ra, không thể không kể đến các điều ước, tập quán quốc tế được các quốc gia tham gia và ký kết, tiêu biểu là các Hiệp định GATT, GATS, TBT, SPS của WTO, Công ước Viên 1980, INCOTERMS, đều quy định về các quyền, lợi ích, trách nhiệm và nghĩa vụ các bên được đảm bảo và phải thực hiện trong thương mại quốc tế Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trò quan trọng trong việc quản lý, cung cấp vốn, giúp các doanh nghiệp trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế và các cảnh báo cho doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trong nhiều trường hợp, do có uy tín với ngân hàng, doanh nghiệp có thể được ngân hàng bảo lãnh hay cho vay với khối lượng vốn lớn, kịp thời tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chớp lấy những cơ hội làm ăn hấp dẫn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình
2.4.2.3 Tình hình kinh tế và chính trị
Tình hình kinh tế và chính trị của quốc gia nhập khẩu cũng có thể ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng
Tình hình thị trường trong nước và quốc tế có thể tác động đến nhu cầu nhập khẩu của doanh nghiệp Khi nhu cầu nhập khẩu tăng lên, doanh nghiệp sẽ phải tăng cường nhập khẩu hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của thị trường Điều này có thể gây ra áp lực lên hệ thống quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần nhận thức rõ các nhân tố khách quan này để có thể xây dựng và thực hiện các giải pháp quản trị hiệu quả, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trò quan trọng trong việc quản lý, cung cấp vốn, giúp các doanh nghiệp trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế và các cảnh báo cho doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu Trong nhiều trường hợp, do có uy tín với ngân hàng, doanh nghiệp có thể được ngân hàng bảo lãnh hay cho vay với khối lượng vốn lớn, kịp thời tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chớp lấy những cơ hội làm ăn hấp dẫn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình
2.4.3.5 Cơ sở hạ tầng vận chuyển
Cơ sở hạ tầng vận chuyển, bao gồm cả cảng biển, sân bay, đường bộ và đường sắt, cũng có ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình nhập khẩu Sự khả dụng,
24 hiệu suất và chất lượng của hạ tầng vận chuyển có thể ảnh hưởng đến thời gian và chi phí vận chuyển hàng hóa nhập khẩu
Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH
Tổng quan về công ty TNHH Neway Group
3.1.1 Gi ớ i thi ệ u chung v ề công ty TNHH Neway Group
Công ty TNHH Neway Group được thành lập vào năm 2004, là nhà cung cấp chuyên nghiệp các sản phẩm và giải pháp trong lĩnh vực Truyền động công nghiệp Hiện nay công ty TNHH Neway Group đã xây dựng thành công một hệ thống các mạng lưới dịch vụ và tiêu thụ sản phẩm, bảo hành uy tín
Tên công ty - Tên tiếng việt: Công ty TNHH Neway Group
- Tên tiếng anh: Neway Group CO., Ltd
Trụ sở chính Số nhà 9, ngách 99/2, ngõ 99 đường Nguyễn Chí Thanh,
Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
VPGD tại Hà Nội Phòng 510, tòa nhà N07-B1.2, đường Thành Thái, Q.Cầu
Giấy, Hà Nội Email: info@newaydrives.com | Website: newaydrives.vn Tel: 024 7 3003 288 Fax: 024 7 3003 289
Kho hàng và Trung tâm lắp ráp, bảo hành, bảo trì
Lô CN1-12B-1.3 Khu CNC Hòa Lạc, Km29, Đại lộ Thăng Long, Thạch Thất, Hà Nội
Với phương châm tối đa hóa lợi ích cho khách hàng, Neway luôn nỗ lực phấn đấu mang đến những sản phẩm dịch vụ có giá trị hoàn hảo nhất cho khách hàng, khẳng định thương hiệu và uy tín của Neway trong và ngoài nước
Sau gần 20 năm thành lập, công ty TNHH Neway Group đã không ngừng lớn mạnh, phát triển về nhiều mặt, khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực nhập khẩu,
26 sản xuất và phân phối các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp Cụ thể, công ty TNHH Neway Group hoạt động trong lĩnh vực:
- Sản xuất, mua bán thiết bị trọn bộ, phụ tùng, vật tư, máy móc cơ khí thuộc lĩnh vực truyền động công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, khoa học kỹ thuật và công nghiệp tự động hóa
- Dịch vụ lắp đặt, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc cơ khí thuộc lĩnh vực truyền động công nghiệp, xây dựng giao thông vận tải, khoa học kỹ thuật và công nghiệp tự động hóa
- Dịch vụ lắp đặt, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị và các sản phẩm công ty kinh doanh
- Tư vấn và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, tự động hóa
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng trong lĩnh vực Điện – Điện tử - Tin học - Tự động hóa – Truyền động – Thủy lực… Đặc biệt, hiện nay Neway Group đang là nhà phân phối chính thức các sản phẩm Thordon, Rexnord, Bonfiglioli, CG, Radicon, Siemens, Hitachi, Samyang, Rematiptop, Magotteaux, Kaiquan tại Việt Nam, tiêu biểu là các chủng loại bạc phi kim cho tổ máy thủy điện - bơm, động cơ liền hộp giảm tốc, hộp giảm tốc, motor, khớp nối, phanh, băng tải, bị nghiền - tấm lót - con lăn - bàn nghiền máy nghiền
3.1.2 Khái quát ho ạt độ ng kinh doanh c ủa công ty TNHH Neway Group giai đoạ n 2021-2023
Công ty TNHH Neway Group là công ty thành lập từ năm 2004 với quy mô vừa Tuy nhiên bước sang năm thứ 20 hoạt động, công ty đã không ngừng đẩy mạnh các hoạt động kinh doanh và quy mô thị trường Neway Group là đối tác chiến lược với nhiều nhà sản xuất thiết bị, tự động hóa – truyền động lớn trên thế giới của Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản như các hãng Thordon (Canada), Rexnord (USA), Bonfiglioli (Italia), CG (India), Radicon (UK), Siemens (Germany), Hitachi (Japan), Samyang (Korea), Voith (Germany), Vem (Germany), Omron, Rematiptop (Đức), Magotteaux (Bi), Taihong (China), Bơm Kaiquan (China) Tất cả những sự cố gắng đó được thể hiện rất cụ thể thông qua Bảng báo cáo doanh thu kinh doanh của công ty TNHH Neway Group giai đoạn 2021-2023:
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH Neway Group giai đoạn 2021 – 2023
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (1-2)
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (3-4)
6 Doanh thu hoạt động tài chính
8 Chi phí quản lý doanh nghiệp
9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (5+6-7-8)
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
14 Thuế thu nhập doanh nghiệp
(Nguồn: Báo cáo tài chính của Công ty TNHH Neway Group) Công ty TNHH Neway Group đã có một giai đoạn phát triển tích cực từ năm
2021 đến năm 2023, với tăng trưởng đáng kể trong doanh thu và lợi nhuận, cùng với việc quản lý chi phí hiệu quả
Năm 2022 lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp có sự tăng trưởng vượt bậc từ
351 VNĐ triệu lên gần 1,23 tỷ đồng, tăng 873 triệu VNĐ so với năm 2021 Đây là một mức tăng trưởng lớn do công ty đã bắt nhịp nhanh chóng với thị trường sau đại dịch Covid-19, cùng với đó bộ máy quản lý của công ty đã làm việc rất tốt tình hình tài chính của họ
Năm 2023, lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp vẫn tiếp tục tăng khoảng 398 triệu VNĐ, tuy sự tăng trưởng có sự sụt giảm so với năm 2022, nhưng nó cũng là xu hướng chung của thị trường khi mà nền kinh tế đã bắt đầu ổn định hơn sau dịch, không phải là sự tăng trưởng nhanh chóng, thần tốc, công ty hướng đến một mức tăng trưởng bền vững hơn, phù hợp với quy luật thị trường Để có được kết quả kinh doanh trên công ty luôn không ngừng đổi mới các chiến lược sản phẩm, chiến lược thị trường sao cho thích ứng với nhu cầu biến động của thị trường Công ty cũng mở rộng đội ngũ nhân sự, thu hút nhân sự trẻ tài năng, cải tiến quy trình làm việc, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, năng lực cạnh tranh của công ty
3.1.3 Khái quát v ề tình hình nh ậ p kh ẩ u hàng hóa c ủ a công ty TNHH Neway Group giai đoạ n 2021-2023
3.1.3.1 Quy mô nhập khẩu của công ty TNHH Neway Group
Hiện nay, nhu cầu tiêu thụ thiết bị, phụ tùng, vật tư, máy móc cơ khí thuộc lĩnh vực truyền động công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, khoa học kỹ thuật và công nghiệp tự động hóa ngày một gia tăng Tuy nhiên, năng lực sản xuất trong nước không đủ để đáp ứng nhu cầu này Do đó công ty đã không ngừng nghiên cứu thị trường và đẩy mạnh nhập khẩu các sản phẩm chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường Kim ngạch nhập khẩu của công ty được thể hiện cụ thể trong bảng sau đây:
Bảng 3.2: Kim ngạch nhập khẩu của công ty giai đoạn 2021-2023
Kim ngạch nhập khẩu (VNĐ) Mức độ tăng trưởng (%)
(Nguồn: Bộ phận mua hàng công ty TNHH Neway Group)
Từ năm 2021 đến năm 2023, kim ngạch nhập khẩu thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của công ty Neway Group có xu hướng tăng Năm 2022, kim ngạch nhập khẩu tăng từ 59.2 tỷ đồng lên 117.7 tỷ đồng, tăng trưởng 98.7% nhờ vào nỗ lực tìm kiếm nguồn hàng của công ty, bên cạnh đó là tình hình dịch bệnh được kiểm soát đáng kể Năm 2023, kim ngạch nhập khẩu vẫn tiếp tục tăng từ 117.7 tỷ đồng lên 153.1 tỷ đồng, tuy nhiên mức tăng trưởng giảm chỉ còn 29.9% do hoạt động kinh doanh của công ty dần đi vào ổn định hơn
Tăng trưởng đáng kể của kim ngạch nhập khẩu thiết bị truyền động công nghiệp của Neway Group trong giai đoạn này có thể được coi là kết quả của một tổ hợp các yếu tố tích cực, bao gồm cả sự phục hồi của kinh tế và nhu cầu ngày càng tăng trong ngành công nghiệp, cũng như nỗ lực lớn của công ty trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh
3.1.3.2 Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu của công ty TNHH Neway Group
Bảng 3.3: Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu của công ty TNHH Neway Group
Sản phẩm bạc thủy điện
Vật tư thiết bị cho máy nghiền
(Nguồn: Bộ phận mua hàng của công ty TNHH Neway Group)
Qua bảng và biểu đồ cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu chính của công ty TNHH Neway Group, ta có thể thấy sản phẩm bơm Kaiquan chiếm phần lớn trong cơ cấu nhập khẩu chung các mặt hàng của công ty và mặt hàng này cũng có xu hướng tăng qua các năm từ 30% năm 2021 lên 32% năm 2022, năm 2023 có sự sụt giảm chỉ còn 15%, tuy nhiên vẫn chiếm tỷ lệ lớn nhất trong cơ cấu nhập khẩu của công ty Bởi đây là sản phẩm chủ chốt, công ty có những khách hàng thường xuyên của mặt hàng này cũng như sự am hiểu nhất định về nhà cung cấp Mặt hàng thứ hai chiếm tỷ trọng lớn đó chính là sản phẩm thiết bị điều khiển - tự động hóa Bên cạnh đó, công ty cũng đang có xu hướng mở rộng nhập khẩu thêm đa dạng các sản phẩm phù hợp với thị hiếu của thị trường Nhờ khả năng bao quát và quan sát nhu cầu của khách hàng, công ty đang có những hướng mở rộng phù hợp
3.1.3.3 Thị trường nhập khẩu của công ty TNHH Neway Group
Thị trường nhập khẩu chính của công ty TNHH Neway Group chủ yếu từ Trung Quốc và các nhà sản xuất thiết bị, tự động hóa - truyền động lớn trên thế giới của Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản, bên cạnh đó là Thái Lan, Ấn Độ Công ty đã và đang tìm kiếm những đối tác lớn từ các nước có uy tín và quy mô sản xuất lớn Với mong muốn cung cấp được ra thị trường những sản phẩm chất lượng, đạt tiêu chuẩn quốc tế Ngoài ra, việc tìm được những nguồn cung cấp chất lượng, ổn định cũng giúp cho công ty hạn chế được rủi ro, giảm thiểu chi phí giúp cung ứng ra thị trường sản phẩm với giá thành ổn định Công ty đang mở rộng hoạt động nhập khẩu qua việc thay đổi giá trị nhập khẩu từ các nhà cung cấp Giảm giá trị nhập khẩu từ các nhà cung cấp chính, lâu năm của công ty để mở rộng sang nhà cung cấp mới để không bị phụ thuộc quá nhiều vào một vài nhà cung cấp nhất định Sự chuyển đổi đó được thể hiện qua bảng sản lượng nhập khẩu từ các nhà cung cấp chính của công ty TNHH Neway Group giai đoạn 2021-2023:
Bảng 3.4: Sản lượng nhập khẩu từ các nước cung cấp chính của công ty TNHH
(Nguồn: Bộ phận mua hàng công ty TNHH Neway Group)
3.2 Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH Neway Group
3.2.1 Th ự c tr ạ ng l ậ p k ế ho ạ ch th ự c hi ệ n h ợp đồ ng nh ậ p kh ẩ u các thi ế t b ị trong lĩnh vự c truy ền độ ng công nghi ệ p t ừ Trung Qu ố c
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung Quốc của công ty TNHH Neway Group
3.3.1 Nh ữ ng thành t ựu đạt đượ c
Trải qua gần 20 năm phát triển, công ty đã gặt hái được nhiều thành công, gia tăng số hợp đồng nhập khẩu nhờ vào sự cố gắng, nỗ lực trong việc phối hợp, tương hỗ lẫn nhau của mỗi nhân viên trong từng bộ phận của công ty Công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty ngày càng được cải thiện, các nhân viên luôn cố gắng đảm bảo việc thực hiện hợp đồng được diễn ra một cách chính xác quy trình nhập khẩu đạt hiệu quả cao nhất Các bước Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, Tổ chức thực hiện hợp đồng, Giám sát & điều hành hợp đồng nhập khẩu đều
49 được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, tuân theo đúng yêu cầu của hợp đồng Trong đó cần kể đến một vài thành công:
Trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ Trung Quốc:
Kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu luôn được chủ động thực hiện trước khi triển khai thực hiện hợp đồng Kế hoạch thường khá đầy đủ các bước thực hiện và có khả năng dự trù rủi ro Các phương án thực hiện hợp đồng nhập khẩu chưa từng để phát sinh quá lớn gây ảnh hưởng tới doanh thu và lợi nhuận của công ty
● Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ Trung Quốc:
Trong nghiệp vụ hải quan: Để tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi, quy trình nhập khẩu hàng hóa, công ty đã lựa chọn được công ty giao nhận uy tín và phù hợp để họ có thể giúp công ty làm thủ tục hải quan một cách nhanh chóng Thông qua phân tích ở phần trên, ta thấy số lượng các lô hàng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ Trung Quốc của công ty được phân vào luồng xanh ngày càng tăng Điều đó chứng tỏ công ty đã ngày càng chú trọng trong việc chuẩn bị hồ sơ chứng từ, giám sát các quy trình và các công việc của forwarder giúp hàng hóa được thông quan nhanh, tránh việc mất thêm những chi phí không đáng có, tăng tính cạnh tranh ở thị trường trong nước, đảm bảo tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ Trung Quốc của công ty
Trong nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải: hoạt động thuê ngoài vận chuyển nội địa của công ty được áp dụng triệt để Nhờ vào việc thuê ngoài vận chuyển đã mang lại những lợi ích quan trọng cho công ty trong việc tối ưu hóa thời gian, chi phí đầu tư độ xe và góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trong nghiệp vụ khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình, rất ít khi xảy ra các vấn đề về khiếu nại Và trong số đó, chưa bất kỳ vụ việc khiếu nại nào phải giải quyết bằng con đường toà án Nếu có thể, công ty luôn lựa chọn cách thức thương lượng, hòa giải với các bên nhằm giữ mối quan hệ tốt đẹp chung và hạn chế các chi phí phát sinh không đáng Đây
50 chính là kết quả của sự nỗ lực trong quá trình thực hiện hợp đồng một cách có trách nhiệm giữa các bên và có sự tin tưởng lẫn nhau
● Trong công tác giám sát và điều hành hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ Trung Quốc:
Về nghiệp vụ giám sát: Việc giám sát bao trùm lên tất cả các bước thực hiện hợp đồng nhập khẩu Hầu hết công tác giám sát đạt mức khá vì đã được lên kế hoạch trước và được tiến hành đồng thời trong quá trình thực hiện Bộ phận Nhập khẩu của công ty TNHH Neway Group luôn theo sát tiến độ hàng hoá để cập nhật thông tin đầy đủ, chi tiết, thường xuyên và kịp thời giải quyết những sự cố phát sinh (nếu có)
Về nghiệp vụ điều hành: Mỗi khi có vấn đề phát sinh, trưởng phòng kinh doanh và nhập khẩu đều đưa ra quyết định xử lý nhanh chóng, đội ngũ nhân viên và các bên liên quan thường vì mối quan hệ hợp tác lâu dài mà cố gắng khắc phục vấn đề nhanh chóng nhất
3.3.2 Nh ữ ng h ạ n ch ế và nguyên nhân
Tuy ghi nhận những thành tựu, công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp tại công ty TNHH Neway Group vẫn còn tồn tại một số hạn chế:
• Trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp tại công ty TNHH Neway Group từ Trung Quốc:
Trong bước lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tuy các kế hoạch khá chi tiết, đầy đủ các bước, song vẫn còn một số trường hợp không được duyệt do nhân viên còn quá phụ thuộc vào kế hoạch và quy trình nhập khẩu chung, đã có từ lâu của công ty, chưa ứng phó kịp thời với những biến động của thị trường
● Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp tại công ty TNHH Neway Group từ Trung Quốc: Thứ nhất, về nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu: còn sai sót trong chuẩn bị hồ sơ, thông tin không thống nhất giữa các tài liệu khiến cho hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu bị từ chối, phải bổ sung và sửa chữa giấy tờ khiến cho thời gian xin giấy phép
51 nhập khẩu bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ Trung Quốc của công ty
Thứ hai, về nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải: Việc chỉ hợp tác với một công ty giao nhận tuy giúp công ty tiết kiệm thời gian nhưng khiến cho việc đánh giá cước tàu, lịch tàu còn hạn chế, chưa có sự so sánh dẫn đến việc lựa chọn tàu với giá cao trong một số trường hợp, gây lãng phí nguồn lực của công ty
Thứ ba, về nghiệp vụ thanh toán: Trong một số trường hợp hồ sơ của công ty vẫn bị từ chối do thiếu các giấy tờ cần thiết hoặc thông tin trong hồ sơ không khớp với dữ liệu các bên cung cấp, một phần xuất phát xuất phát từ lỗi đánh máy và kiểm tra tài liệu của nhân viên bộ phận Nhập khẩu của công ty TNHH Neway Group, lỗi trong quá trình trao đổi thông tin giữa công ty TNHH Neway Group và công ty đối tác
Giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động từ thị trường Trung Quốc của công
Định hướng phát triển của công ty TNHH Neway Group đối với hoạt động nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp
4.1.1 Định hướ ng ho ạt độ ng kinh doanh chung
Với tầm nhìn trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ Trung Quốc, đồng thời nhằm phát huy những thành tựu cũng như khắc phục những hạn chế trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty TNHH Neway Group đã đề ra những định hướng phát triển chung trong giai đoạn 5 năm tới như sau:
Thứ nhất tiếp tục tập trung vào hoạt động nhập khẩu là trọng tâm của chiến lược kinh doanh Đặc biệt, nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ Trung Quốc vẫn được coi là thị trường chủ chốt của công ty
Thứ hai xây dựng chiến lược kinh doanh cẩn thận để duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm nhập khẩu tại Việt Nam Đồng thời, mở rộng hoạt động sản xuất để củng cố vị thế của công ty trên thị trường
Thứ ba tìm kiếm và mở rộng nguồn cung, nhằm ổn định nguồn hàng và thu mua với giá cạnh tranh, giúp giảm thiểu chi phí đầu vào và tăng lợi nhuận
Thứ tư đầu tư vào việc nâng cao năng lực lãnh đạo và duy trì việc đào tạo đội ngũ quản lý và nhân viên Công ty cũng chú trọng đến đời sống tinh thần và vật chất cho nhân viên, đồng thời xây dựng các chính sách nhân sự và chế độ đãi ngộ
Thứ năm tăng cường đầu tư vào công nghệ kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu vào để đảm bảo chất lượng sản phẩm và đa dạng hóa sản phẩm, từ đó tăng thu nhập cho công ty Đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và lưu trữ để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động
4.1.2 Định hướ ng phát tri ể n ho ạt độ ng nh ậ p kh ẩ u
Xuất nhập khẩu là lĩnh vực Nhà nước Việt Nam đã và đang tạo điều kiện phát triển mạnh mẽ, do đó, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa từ các thị trường quốc tế lớn, trong đó có Trung Quốc, luôn được tập trung mũi nhọn Đối với công ty TNHH Neway Group, Trung Quốc chính là một trong những thị trường xuất nhập khẩu chủ
55 lực với đa dạng các loại hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển Do đó việc mở rộng thị trường và tìm kiếm đối tác từ Trung Quốc đã và đang là mục tiêu ngắn và trung hạn của công ty TNHH Neway Group Đối với các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp đang ngày càng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế và sản xuất công nghiệp của Việt Nam Bên cạnh đó, Trung Quốc là quốc gia có nguồn cung dồi dào cho mặt hàng này với giá rẻ Chính vì vậy, công ty TNHH Neway Group đã đề ra một số phương hướng cụ thể cho hoạt động nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp thị trường Trung Quốc của công ty như sau:
Một là thúc đẩy hoạt động nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp từ thị trường Trung Quốc thông qua gia tăng số lượng đơn hàng và sản lượng mỗi đơn, đồng thời tìm kiếm và mở rộng nguồn cung cấp mặt hàng này từ thị trường Trung Quốc
Hai là tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên cũng như đầu tư công nghệ cần thiết trong quá trình thực hiện
Ba là đẩy mạnh nghiên cứu về nhu cầu nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp tại các doanh nghiệp Việt Nam, dung lượng thị trường tiêu thụ sản phẩm trong nước cũng như khả năng cung cấp của thị trường Trung Quốc, giá sản phẩm, các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp của hai quốc gia để chủ động lên kế hoạch tiếp cận các hợp đồng nhập khẩu mới
Bốn là duy trì mối quan hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ thứ ba, đặc biệt là các doanh nghiệp trong nước để cập nhật kịp thời những thay đổi, biến động của thị trường và nhu cầu khách hàng cũng như được hưởng mức giá dịch vụ ưu đãi, phải chăng
Năm là thiết lập tinh thần đoàn kết và hỗ trợ lẫn nhau trong bộ máy tổ chức, giữa tập thể cán bộ nhân viên, từ đó đẩy mạnh hiệu quả, gia tăng năng suất và chất lượng công việc
4.2 Đề xuất giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng
4.2.1 Đề xu ấ t gi ải pháp đố i v ớ i doanh nghi ệ p
56 Để hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị trong lĩnh vực truyền động công nghiệp thị trường Trung Quốc, công ty TNHH Neway Group cần cải thiện các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng, do đó cần có những giải pháp chung như sau:
Chú trọng các hoạt động đào tạo nâng cao trình độ, kiến thức nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên thông qua các chương trình tập huấn, tham gia hội thảo;
Luôn không ngừng cải tiến và áp dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động quản trị doanh nghiệp và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu; Đầu tư nghiên cứu, phát hiện các động thái, thay đổi mới trong chính sách của Chính phủ Trung Quốc để nắm bắt cơ hội cũng như chuẩn bị các phương án kinh doanh phòng ngừa rủi ro do biến động thị trường;
