quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện linh kiện điện tử của công ty cổ phần năng lượng và tầm nhìn mới

TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu và cách mạng công nghiệp 4.0 diễn ra sâu rộng như hiện nay, hoạt động thương mại quốc tế ngày càng phổ biến khiến cho vai trò của hợp đồng thương mại quốc tế ngày càng được quan tâm Hợp đồng thương mại quốc tế là thỏa thuận giữa người mua và người bán, vừa đóng vai trò là cam kết của các bên liên quan về việc thực hiện các nội dung đã thỏa thuận, xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên, vừa đóng vai trò nhƣ cơ sở để đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện đúng với thỏa thuận

Bên cạnh đó, khi thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, để các công việc, các tác nghiệp diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả cao, cần tổ chức thực hiện theo một quy trình nhất định Mỗi một tác nghiệp đóng vai trò nhƣ một mắt xích trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế, thực hiện tốt một công việc sẽ là cơ sở để thực hiện các bước tiếp theo và toàn bộ hợp đồng Chính vì vậy, quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các giao dịch quốc tế

Dù chỉ là một doanh nghiệp nhỏ về hoạt động thương mại quốc tế, tuy nhiên, công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới rất chú trọng đến quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế Công ty hiện đang thực hiện nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử từ các thị trường Nhật Bản và Trung Quốc sau đó bán trực tiếp hoặc phân phối lại cho các công ty sản xuất tại thị trường Việt Nam Trong quá trình thực tập tại công ty, tác giả nhận thấy thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty còn một số tồn tại cần khắc phục, cụ thể đối với các thiết bị điện và linh kiện điện tử từ thị trường Trung Quốc và Nhật Bản

Xuất phát từ thực trạng và nhu cầu hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử từ thị trường Trung Quốc và Nhật Bản cùng với những kiến thức đã được trang bị trong quá trình học tập tại trường và thực tập tại công ty, tác giả quyết định lựa chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình là

“Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử của công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới”.

Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Xuất phát từ vai trò quan trọng của mình, hoạt động xuất nhập khẩu từ lâu đã là vấn đề nghiên cứu rất đƣợc quan tâm Thông qua quá trình khảo cứu các nghiên cứu liên quan, tác giả nhận thấy cho đến nay đã có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu của sinh viên, giảng viên các trường đại học, cán bộ viên chức từ viện nghiên cứu liên quan đến vấn đề này với đa dạng cách tiếp cận và nội dung nghiên cứu Một số nghiên cứu trong thời gian gần đây nhƣ:

Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thị Ngân (2022) “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị bơm và võng bi của công ty Cổ phần bơm Châu Âu” - Trường Đại học Thương mại

Trong nghiên cứu, tác giả đã kết hợp thu thập dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp, cùng với quan sát, suy luận để đƣa ra phân tích khái quát cho thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Vấn đề nghiên cứu đƣợc triển khai một cách hệ thống, rõ ràng, đem lại cho người đọc cái nhìn tổng quan và cụ thể về các bước quản trị quy trình của công ty Song, đề tài chưa đi sâu phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị bơm và võng bi để có những giải pháp cụ thể

Khóa luận tốt nghiệp Phạm Thị Thanh Loan (2021) - “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu từ thị trường Mỹ của Công ty TNHH ACE Antenna” - Trường Đại học Thương mại

Nghiên cứu đã hệ thống cơ sở lý luận và phân tích khá chi tiết thực trạng quản trị quy trình nhập khẩu của công ty Tuy nhiên, nghiên cứu chƣa đi sâu phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty, từ đó đánh giá và kiến nghị chƣa giải quyết trực tiếp và triệt để những tồn tại đƣợc nghiên cứu chỉ ra

Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Tuyết Mai (2021) “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu văn phòng phẩm từ thị trường Thái Lan của Công ty Cổ phần văn hóa và thương mại Bình Dương Fabico - Trường Đại học Thương mại

Tác giả đã khái quát hoá các cơ sở lý luận liên quan, phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu văn phòng phẩm Tuy nhiên chƣa phân tích kỹ được các nghiệp vụ trong quá trình thực hiện cũng như các tác nhân ảnh hưởng Nghiên cứu đã đƣa ra đƣợc đánh giá sơ bộ về thành công, hạn chế trong công tác quản trị quá trình thực hiện hợp đồng, song, chƣa đề xuất đƣợc những giải pháp, kiến nghị cụ thể và hiệu quả cho doanh nghiệp, Nhà nước và các cơ quan liên quan

Khóa luận tốt nghiệp Tống Thị Bích Hồng (2021) “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xông hơi từ thị trường Thụy Điển của Công ty TNHH Wisdom Việt Nam” - Trường Đại học Thương mại

Tác giả mô tả, phân tích hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy xông hơi của công ty dựa trên các dữ liệu thứ cấp và sơ cấp, qua đó cung cấp cho người đọc cái nhìn cụ thể hơn về việc nhập khẩu sản phẩm thép từ thị trường

Thụy Điển Nghiên cứu cũng chỉ ra đƣợc những yếu tố tác động bên trong và bên ngoài doanh nghiệp đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng, từ đó đƣa ra đánh giá và đề xuất giải pháp, kiến nghị cho Nhà nước và cho bản thân doanh nghiệp

Nghiên cứu “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ô tô của Công ty TNHH thương mại ô tô Trường Thành” của tác giả Nguyễn Tiến Đạt (2021)

Qua việc phân tích thực trạng quản lý quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty, tác giả rút ra kết luận rằng việc thanh toán thƣ tín dụng của công ty rất hiệu quả và ít xảy ra khiếu nại Tiếp theo đó vẫn còn những hạn chế nhƣ sai sót, chậm trễ trong việc lập chứng từ nhập khẩu, kiểm tra hàng hóa thiếu tập trung Tác giả cũng đề xuất những giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả trong hoạt động này nhƣ tổ chức nâng cao chất lƣợng nhân sự về trình độ chuyên môn, giám định hàng hóa một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Nhìn chung, các nghiên cứu đều đã đề cập đến các lý luận cơ bản về hợp đồng nhập khẩu, mô tả thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp, phát hiện hạn chế và đƣa ra giải pháp, kiến nghị hoàn thiện Tuy nhiên, phần lớn các nghiên cứu chƣa chƣa phân tích sâu nghiệp vụ trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Đặc biệt tại công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới, chƣa có nghiên cứu nào chỉ ra những hạn chế trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và đƣa ra giải pháp Do đó, đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử của công ty Cổ phần năng lượng và tầm nhìn mới” là hoàn toàn mới Nghiên cứu sẽ đi sâu phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty, từ đó đề cập giải pháp, kiến nghị hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử của công ty Cổ phần năng lượng và tầm nhìn mới” đƣợc thực hiện với mục tiêu sau:

Phân tích thực trạng và đƣa ra giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử của Công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới

 Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế;

 Nghiên cứu và phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử của công ty;

 Đánh giá những thành công, hạn chế tồn tại và lý giải nguyên nhân trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử của công ty;

 Kiến nghị và đề xuất giải pháp hoàn thiện, quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử của công ty.

Đối tƣợng nghiên cứu

Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài khóa luận là quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử của Công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới.

Phạm vi nghiên cứu

1.5.1 Phạm vi không gian Đề tài nghiên cứu đƣợc thực hiện tại công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới với thị trường nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử là Trung Quốc và Nhật Bản

Các dữ liệu đƣợc sử dụng trong công trình nghiên cứu này đƣợc tổng hợp từ năm 2021 đến năm 2023 để làm cơ sở phân tích

Các đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử của công ty có phạm vi ứng dụng đến năm 2029

1.5.3 Phạm vi mặt hàng Đề tài tập trung nghiên cứu vào 2 mặt hàng nhập khẩu chủ lực của công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới đó là các thiết bị điện và linh kiện điện tử.

Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Nghiên cứu tập trung sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp, sử dụng những dữ liệu đã qua xử lý, tổng hợp, chọn lọc thông qua hai nguồn dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp:

Nguồn dữ liệu bên trong công ty bao gồm các báo cáo tài chính năm 2021, 2022 và 2023; các số liệu đƣợc thu thập từ phòng Kế toán, nhân sự và Kinh doanh Các dữ liệu này cho phép tác giả có cái nhìn tổng quan và cụ thể về đối tƣợng nghiên cứu, từ đó đƣa ra cơ sở đánh giá thực tế hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử

1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Trong nghiên cứu, để xử lý dữ liệu tác giả sử dụng những phương pháp xử lý dữ liệu sau đây:

Phương pháp tổng hợp, thống kê: các dữ liệu đƣợc tính toán và tổng hợp, chọn lọc từ nhiều nguồn khác nhau trong Công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới, sau đó đƣợc đƣa vào các loại bảng biểu trong phần mềm Microsoft Excel để thống kê các chỉ tiêu kết quả kinh doanh và thực trạng các bước quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Phương pháp so sánh: dựa trên những dữ liệu đƣợc thống kê, tác giả tiến hành đối chiếu các số liệu với nhau theo một tiêu chí nhất định với cùng một đơn vị so sánh và đối chiếu số liệu giữa các thời kỳ để cho thấy biến động Đồng thời tác giả mô tả, phân tích mối liên hệ tương quan giữa các dữ liệu và tình hình kinh doanh, công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng và luận giải nguyên nhân dẫn đến những biến động đó

1.6.3 Phương pháp tổng quan tài liệu

Nguồn dữ liệu bên ngoài công ty là những kiến thức từ giáo trình, tài liệu chuyên ngành, tài liệu liên quan đến thương mại quốc tế và các công trình nghiên cứu, khóa luận tốt nghiệp của các sinh viên khóa trước, Từ đó tác giả hệ thống lại cơ sở lý luận, đƣa ra những phân tích cụ thể dựa trên cơ sở khoa học cho hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử của công ty

Sau khi thu thập dữ liệu, tác giả sẽ tiến hành phân tích các tài liệu đã đƣợc xác định Phân tích sẽ tập trung vào các quy trình, quy định, và yếu tố pháp lý ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Từ đó, tác giả đánh giá thông tin từ các tài liệu đã phân tích để hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, những thách thức và cơ hội có thể phát sinh, cũng nhƣ các yếu tố rủi ro và biện pháp giảm thiểu Cuối cùng, dựa trên thông tin đã phân tích và đánh giá, tác giả sẽ tổng kết kết quả và đề xuất các phương pháp quản trị tốt nhất để cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Cổ phần Năng lƣợng và Tầm nhìn Mới

1.6.4 Phương pháp nghiên cứu tại bàn

Các thông tin đƣợc tìm ngay trong cơ quan, các phòng ban của công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới Ngoài ra, tác giả còn tham khảo, tìm hiểu các thông tin từ các nguồn chính thống như thư viện, các cơ quan chính phủ: Bộ Công thương, các cơ quan Thống kê và các viện nghiên cứu.

Kết cấu của khóa luận

Đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử của công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới” có kết cấu gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử từ thị trường Trung Quốc và Nhật Bản của công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử của công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử của công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU

Khái quát lý thuyết về hợp đồng thương mại quốc tế

2.1.1 Khái niệm về loại hợp đồng thương mại quốc tế

Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2014), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, NXB Thống Kê: “Hợp đồng TMQT là kết quả của một quá trình nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu, lựa chọn đối tác, lập phương án kinh doanh tiến hành giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng TMQT là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thỏa thuận và cam kết, tức là khi đó các bên cần thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mọi bên Việc tổ chức thực hiện tốt hợp đồng TMQT có ý nghĩa rất quan trọng đối với mọi bên.”

Theo Điều 16 Luật Thương mại Việt Nam (2005): “Hợp đồng mua bán ngoại thương là hợp đồng ký kết giữa một bên là thương nhân Việt Nam với một bên là thương nhân nước ngoài.”

Tóm lại, hợp đồng thương mại quốc tế là sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về việc xác lập quyền và nghĩa vụ của người mua và người bán trong giao dịch thương mại quốc tế

Hợp đồng TMQT có thể đƣợc phân loại nhƣ sau:

 Xét theo thời gian thực hiện hợp đồng, có:

- Hợp đồng ngắn hạn: là hợp đồng thường được ký kết trong một thời gian tương đối ngắn, và sau khi hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình thì quan hệ pháp lý giữa hai bên về hợp đồng đó cũng kết thúc

- Hợp đồng dài hạn: là hợp đồng có thời gian thực hiện tương đối dài mà trong thời gian đó việc giao hàng đƣợc thực hiện làm nhiều lần

 Xét theo nội dung quan hệ kinh doanh, có:

- Hợp đồng xuất khẩu là hợp đồng bán hàng cho thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sang cho thương nhân nước ngoài và nhận tiền hàng

- Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của thương nhân nước ngoài, thực hiện quá trình nhận quyền sở hữu hàng hoá và thanh toán tiền hàng

 Xét theo nội dung mua bán, có:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa

- Hợp đồng mua bán dịch vụ

 Xét theo hình thức của hợp đồng, có:

 Xét theo cách thức thành lập hợp đồng, có:

- Hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thoả thuận và có chữ ký của hai bên

- Hợp đồng gồm nhiều văn bản như: Đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua; Đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán; Đơn chào hàng tự do của người bán, chấp nhận của người mua và xác nhận của người bán; Hỏi giá của người mua, chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua

2.1.2 Đặc điểm nội dung và phân loại hợp đồng thương mại quốc tế

Hợp đồng TMQT có những đặc trƣng sau:

- Chủ thể tham gia: Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

- Đối tượng của hợp đồng: là hàng hóa hoặc dịch vụ Tuy nhiên, khác với hợp đồng mua bán trong nước, các đối tượng của hợp đồng TMQT phải được di chuyển qua biên giới các quốc gia khác nhau

- Đồng tiền thanh toán: là ngoại tệ đối với ít nhất một bên tham gia Các chủ thể tham gia hợp đồng có thể lựa chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba Các bên cần chú ý ghi rõ đồng tiền thanh toán theo ký hiệu của đồng tiền quốc gia mà các bên đã chọn

- Nguồn luật điều chỉnh: Do có yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh hợp đồng TMQT bao gồm Luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế

2.1.3 Vai trò của hợp đồng thương mại quốc tế

Về bản chất, hợp đồng thương mại quốc tế là hợp đồng mua bán hàng hoá và dịch vụ dựa trên sự thỏa thuận của các bên ký kết, do đó phải thể hiện ý chí thỏa thuận không đƣợc cƣỡng bức, lừa dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận đƣợc

Chính vì vậy, hợp đồng giữ một vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế vì xác nhận những nội dung giao dịch các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện, đồng thời, xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch thương mại Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ đã thoả thuận Hợp đồng càng quy định chi tiết, rõ ràng, càng dễ thực hiện, ít xảy ra tranh chấp

2.1.4 Cơ sở pháp lý của hợp đồng thương mại quốc tế

Tại Việt Nam, hợp đồng thương mại có hiệu lực khi thỏa mãn bốn điều kiện sau:

 Đối tƣợng của hợp đồng hợp pháp

 Chủ thể của hợp đồng hợp pháp, phải đảm bảo có tƣ cách pháp nhân, có đăng ký kinh doanh, có quyền xuất khẩu/nhập khẩu trực tiếp

 Nội dung hợp đồng hợp pháp

 Hình thức hợp đồng hợp pháp là dưới dạng văn bản hoặc bằng các hình thức có giá trị pháp lý tương đương

Về nguồn luật điều chỉnh, do hợp đồng thương mại quốc tế có sự tham gia của yếu tố nước ngoài nên nguồn luật điều chỉnh hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm luật quốc tế, luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế, trong đó có thể kể đến Hiệp định GATT, GATS của WTO, Công ƣớc Viên về mua bán hàng hoá quốc tế năm

1980, bộ quy tắc về các điều kiện thương mại quốc tế INCOTERMS,

Khái quát về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.2.1 Khái niệm quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2009), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê: “Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng TMQT) là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp đƣợc đan kết chặt chẽ với nhau mà các bên đã thỏa thuận và cam kết có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mọi bên”

2.2.2 Khái niệm quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2009), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê: “Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là một quá trình phức tạp, các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ƣu hóa quá trình thực hiện” Theo giáo trình Quản trị học (Trường Đại học Thương mại, NXB Hà Nội, 2021): “Quản trị là hoạt động nhằm đạt đƣợc mục tiêu một cách hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi”

Tóm lại, quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là hoạt động quản trị quy trình gồm hoạch định, lập kế hoạch; tổ chức thực hiện; và giám sát, điều hành các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng diễn ra đúng quy định, đúng trình tự và đúng thời hạn của hợp đồng

2.2.3 Ý nghĩa của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là hoạt động quan trọng đối với các doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu Đây là cơ sở để tổ chức tốt từng mắt xích công việc của hợp đồng và theo một trình tự logic, giúp từng hoạt động tác nghiệp diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả công việc cao nhất Từng nội dung trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng có vai trò xác định:

Lập kế hoạch là nội dung khởi đầu và quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng do hoạt động này định hướng cho toàn bộ hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp; đồng thời hoạt động này cũng có vai trò phân tích và dự báo trước những cơ hội, thách thức, thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng, từ đó doanh nghiệp có hướng chủ động giải quyết để nắm bắt cơ hội, hạn chế rủi ro Lập kế hoạch còn là cơ sở để phân quyền, nghĩa vụ, nhiệm vụ, thực hiện phối hợp các yếu tố, các bộ phận trong tổ chức và là cơ sở để tiến hành kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động tiếp theo

Tổ chức thực hiện hợp đồng là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp đƣợc liên kết chặt chẽ với nhau Hoạt động này có vai trò rất quan trọng trong toàn bộ quá trình vì đây là hoạt động mang tính quyết định đến thành công của hợp đồng nhập khẩu Thực hiện tốt một công việc là cơ sở để thực hiện các công việc kế tiếp cũng nhƣ toàn bộ hợp đồng

Giám sát và điều hành cũng có vai trò quan trọng trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu do đây là hoạt động đóng vai trò nhƣ hệ thống báo động sớm, thông báo những công việc mà mỗi bên phải thực hiện nhằm đảm bảo không có sự chậm trễ nào và phát hiện kịp thời những thiếu sót để có hướng giải quyết Hoạt động này giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện đúng nghĩa vụ trong hợp đồng và tối ƣu hóa quy trình thực hiện

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu rất phức tạp do đòi hỏi các bên tham gia phải có kế hoạch tổ chức thực hiện chặt chẽ, đặc biệt là ở khâu giám sát, điều hành, để tối ƣu hoá quá trình thực hiện và tránh những tình huống phát sinh

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là cơ sở để tổ chức tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau Thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo, đồng thời, tạo điều kiện cho các bên tham gia thực hiện tốt nghĩa vụ và đạt đƣợc quyền lợi của mình Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hiệu quả giúp giảm thiểu những rủi ro, thiệt hại, do đó, tiết kiệm đƣợc chi phí cho doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường

Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng có vai trò quan trọng riêng:

 Lập kế hoạch giúp định hướng các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng; phân tích, dự báo trước thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi, từ đó chủ động đưa ra các phương án ứng phó kịp thời Lập kế hoạch là cơ sở phân quyền, phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức, kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động trong quá trình thực hiện

 Tổ chức thực hiện quyết định sự thành công của cả quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế của doanh nghiệp dựa trên tính hiệu quả của việc phân công, tiến hành thực hiện các nhiệm vụ, mắt xích trong quy trình thực hiện

 Giám sát và điều hành giúp doanh nghiệp theo dõi, quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế đúng hạn, sớm phát hiện được các rủi ro, sai sót để chủ động đưa ra phương án phòng ngừa thiệt hại và giải quyết kịp thời nhằm tối thiểu hóa tổn thất.

Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá quốc tế gồm ba bước quy trình cơ bản sau:

2.3.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Lập kế hoạch là công tác tính toán thiết lập các mục tiêu; xác định các nội dung công việc; trình tự, thời gian, cách thức tiến hành; phân bổ nguồn lực Công tác lập kế hoạch thường dựa vào hợp đồng đã ký kết; điều kiện thực tế của doanh nghiệp; điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác Trình tự lập kế hoạch bao gồm:

 Thu thập, phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa

 Phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp: khả năng sản xuất, kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và đối tác

 Nghiên cứu phân tích các nội dung của hợp đồng nhập khẩu

2.3.1.2 Tiến hành lập kế hoạch

Bộ phận kinh doanh xác định các mục tiêu cần đạt đƣợc, nội dung hợp đồng và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực cho từng bước trong quy trình thực hiện hợp đồng

Kế hoạch sau khi được lập phải được trình duyệt và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch đƣợc góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, đƣợc phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện

2.3.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Thực hiện hợp đồng nhập khẩu phải tuân thủ những điều khoản các bên đã cam kết trong hợp đồng, đồng thời phải đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và lợi ích quốc gia hai nước xuất nhập khẩu Tiến trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhƣ sau:

2.3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một nước cho phép mặt hàng nhất định được đưa vào lãnh thổ của nước đó, tùy vào quy định pháp luật quốc gia, điều ƣớc quốc tế mà điều kiện cấp giấy phép nhập khẩu sẽ khác nhau Giấy phép nhập khẩu là điều kiện tiên quyết về mặt pháp lý để nhà nhập khẩu tiến hành thực hiện các bước tiếp theo

Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để nhập khẩu một hoặc một số mặt hàng với một số quốc gia nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định

2.3.2.2 Thực hiện bước đầu thanh toán

Khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, các bên tham gia đều phải thỏa thuận và lựa chọn phương thức thanh toán quốc tế Hiện có nhiều hình thức thanh toán cho các doanh nghiệp lựa chọn, trong đó có một số phương thức thanh toán phổ biến sau:

 Thanh toán bằng L/C (Letter of Credit – Thƣ tín dụng)

 Thanh toán bằng T/T trả trước (hay TTR)

2.3.2.3 Thuê phương tiện vận tải

Trong vai trò là người nhập khẩu, trách nhiệm và nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải chỉ phát sinh khi trong hợp đồng mua bán quy định nghĩa vụ này thuộc về phía người mua, tương ứng với điều kiện cơ sở giao hàng nhóm F và EXW thuộc INCOTERMS

Nhà nhập khẩu sẽ quyết định phương thức vận dựa trên các căn cứ là điều khoản của hợp đồng thương mại, đặc điểm của hàng hoá, và điều kiện vận tải Tuy nhiên, tới hơn 80% khối lượng hàng hoá thương mại quốc tế được vận chuyển bằng đường biển do tính ưu việt với giá thành rẻ và tải trọng lớn Hiện nay, có hai phương thức thuê tàu phổ biến cho nhà nhập khẩu lựa chọn:

 Thuê tàu chuyến (Voyage Charter)

2.3.2.4 Mua bảo hiểm cho hàng hoá

Do mang tính quốc tế, hàng hoá thường phải vận chuyển trên quãng đường dài giữa hai hoặc nhiều quốc gia, để tối thiểu hóa tổn thất, nhà nhập khẩu thường mua bảo hiểm cho hàng hoá, trong đó bảo hiểm hàng hóa bằng đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong hoạt động thương mại Nhà nhập khẩu chỉ cần mua bảo hiểm trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện INCOTERMS thuộc nhóm E, F và nhóm C (trừ điều kiện CIF và CIP) Trình tự mua bảo hiểm hàng hoá cơ bản bao gồm các bước:

 Xác định nhu cầu bảo hiểm

 Xác định loại hình bảo hiểm

- Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro

- Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng

- Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm mọi tổn thất

 Lựa chọn công ty bảo hiểm phù hợp

 Đàm phán, ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm

2.3.2.5 Làm thủ tục hải quan

Làm thủ tục hải quan là công việc mọi doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện Quá trình làm thủ tục hải quan bao gồm ba bước cơ bản sau:

 Khai và nộp tờ khai hải quan

Nhà nhập khẩu phải khai tờ khai hải quan về hàng hoá theo mẫu tờ khai dưới hai hình thức khai thủ công và khai điện tử Sau khi kê khai đầy đủ các nội dung, doanh nghiệp nộp tờ khai cho cơ quan hải quan kèm với một số chứng từ khác để tạo thành hồ sơ hải quan, chủ yếu bao gồm: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, bảng kê khai chi tiết hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá

 Xuất trình hàng hóa Đối với hồ sơ thuộc luồng đỏ, doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế Hệ thống quản lý rủi ro tự động xác định các hình thức kiểm tra gồm kiểm tra đại diện không quá 10% hoặc kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập khẩu

 Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ của hải quan

Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan đối với hồ sơ luồng xanh, luồng vàng và kiểm tra thực tế hàng hoá đối với hồ sơ luồng đỏ, hải quan sẽ đƣa ra quyết định đƣợc phép thông quan hay không đối với lô hàng nhập khẩu

2.3.2.6 Nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu

Với các lô hàng nhập khẩu bằng đường biển, trước khi nhận hàng, nhà nhập khẩu cần xuất trình vận đơn và D/O cho cơ quan giám sát kho hàng để đƣợc phép rút hàng ra khỏi container, kho, bãi, Đối với hàng FCL, thông thường sau khi tàu vào cảng phải khai thác từ 8 đến 12 tiếng, nhà nhập khẩu mới có thể xuống cảng đổi lệnh và lấy hàng đƣợc Đối với hàng LCL, nhà nhập khẩu đến bãi container làm thủ tục nhận hàng tại kho CFS và vận chuyển hàng về kho Quá trình nhận hàng thường kéo dài ít nhất 2 ngày vì kho CFS phải làm thủ tục kéo container từ cảng về kho và khai thác hàng hóa từ container vào kho Ngoài ra, nhà nhập khẩu cần thanh toán đầy đủ các chi phí dịch vụ cho các cảng, hãng tàu và các đơn vị cung cấp thì mới đƣợc đƣa hàng ra khỏi cảng hoặc bãi khai thác Sau khi nhận hàng, nhà nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra hàng hoá về số lƣợng, chất lƣợng để đảm bảo quyền lợi đã đƣợc cam kết trong hợp đồng của mình, ngăn chặn kịp thời những thiệt hại nếu hàng hoá bị mất mát, hỏng hóc, phân định trách nhiệm của các bên, và là cơ sở để khiếu nại sau này (nếu có)

2.3.2.7 Làm thủ tục thanh toán

Thanh toán là nghiệp vụ chủ yếu của nhà nhập khẩu trong quá trình mua bán với các hình thức thanh toán phổ biến nhƣ sau:

Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.4.1 Các nhân tố bên ngoài

2.4.1.1 Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ của ngân hàng

Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ của ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đặc biệt là trong quá trình thanh toán Khi tỷ giá hối đoái biến động, giá trị của tiền tệ thay đổi, làm tăng hoặc giảm số tiền cần thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ nhập khẩu Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và lợi nhuận của hợp đồng Khi tỷ suất ngoại tệ cao, người nhập khẩu cần phải chi trả số tiền lớn hơn để chuyển đổi tiền địa phương thành tiền nước ngoài để thanh toán cho nhà cung cấp Ngƣợc lại, nếu tỷ suất thấp, chi phí chuyển đổi tiền sẽ giảm, giúp tiết kiệm chi phí cho người nhập khẩu Trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, việc quản lý tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ là cực kỳ quan trọng để đảm bảo thanh toán được thực hiện một cách hiệu quả và kịp thời Các bên tham gia thường sẽ thảo luận và đồng ý về cách tính tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ cho thanh toán, có thể là một tỷ giá cố định hoặc sử dụng các dịch vụ chuyển đổi tiền của ngân hàng để tối ƣu hóa quá trình thanh toán Việc đảm bảo tính ổn định và dễ dàng trong quá trình thanh toán không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro tài chính mà còn tạo ra một môi trường kinh doanh ổn định và tin cậy cho cả hai bên tham gia trong hợp đồng

2.4.1.2 Chế độ chính sách pháp luật trong nước và quốc tế

Hoạt động nhập khẩu đƣợc tiến hành giữa các chủ thể thuộc các quốc gia khác nhau, do đó, chịu tác động của chính sách luật pháp trong nước và quốc tế Ngoài hệ thống luật pháp, Nhà nước ban hành và sử dụng các công cụ, chính sách khác nhau để điều tiết nền kinh tế và các chủ thể tham gia Các doanh nghiệp nhập khẩu phải nắm được những quy định và đặc điểm chính sách quản lý xuất khẩu của Nhà nước để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh Tương tự với luật pháp của đối tác nước ngoài, doanh nghiệp nhập khẩu cũng cần nghiên cứu và nắm chắc để tiến hành quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đúng với pháp luật Ngoài ra, không thể không kể đến các điều ƣớc, tập quán quốc tế đƣợc các quốc gia tham gia và ký kết, tiêu biểu là các Hiệp định GATT, GATS, TBT, SPS, của WTO, Công ƣớc Viên 1980, INCOTERMS, đều quy định về các quyền, lợi ích, trách nhiệm và nghĩa vụ các bên được đảm bảo và phải thực hiện trong thương mại quốc tế

2.4.1.3 Yếu tố hạ tầng cơ sở phục vụ mua bán hàng hóa quốc tế

Hệ thống cảng biển đƣợc trang bị hiện đại cho phép giảm bớt thời gian bốc dỡ, thủ tục giao nhận cũng nhƣ đảm bảo an toàn cho hàng hoá đƣợc mua bán

Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc thuận tiện, an toàn và hệ thống thông tin liên lạc nhanh chóng, rộng khắp, bảo mật sẽ cho phép các doanh nghiệp tận dụng đƣợc các cơ hội kinh doanh, đơn giản hoá các khâu tổ chức, nâng cao tính kịp thời, nhanh gọn, đồng thời trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu

Hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lƣợng, giám định cho phép các hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế đƣợc thực hiện một cách an toàn hơn, từ đó giảm bớt rủi ro đối với nhà xuất khẩu trong trường hợp phát sinh sai sót và thiệt hại

2.4.1.4 Yếu tố thị trường trong nước và nước ngoài

Nhóm yếu tố này thường bao gồm sự biến động của thị trường trong và ngoài nước như sự thay đổi của giá cả hàng hoá, trị giá quy đổi của các đồng ngoại tệ mạnh, khả năng cung cấp, khả năng tiêu thụ hàng hoá, và xu hướng biến động dung lượng của thị trường Ngoài ra còn có sức cạnh tranh khốc liệt từ các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế, cụ thể là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và kinh doanh dịch vụ logistics khi đây là hai lĩnh vực ngày càng đƣợc chú trọng và phát triển mạnh mẽ trên toàn thế giới

2.4.2 Các nhân tố bên trong

2.4.2.1 Nguồn lực về tài chính

Tài chính là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu đối với hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp Nguồn tài chính dồi dào sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động thực hiện, thanh toán hợp đồng nhập khẩu nhanh chóng Bên cạnh đó, việc huy động nguồn vốn kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng thời cơ nhập khẩu hàng hóa, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng hoá và sử dụng công nghệ kiểm tra, giám sát hiệu quả hơn trong quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

2.4.2.2 Nguồn nhân lực và tổ chức

Nguồn nhân lực là nhân tố chủ quan quan trọng nhất quyết định toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp Trình độ, năng lực lãnh đạo và quản trị kinh doanh tốt sẽ đảm bảo kế hoạch thực hiện hợp đồng đúng đắn, bám sát chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp Tiếp đến là trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên càng dày dặn thì thực hiện hợp đồng nhập khẩu càng thuận lợi, suôn sẻ, tránh khỏi đƣợc những tình huống phát sinh Ngoài ra, cơ cấu tổ chức khoa học giúp các phòng ban, bộ phận, nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp phối hợp với mƣợt mà và hiệu quả

Cơ sở vật chất hiện đại tạo điều kiện cho doanh nghiệp nắm bắt kịp thời dự báo về biến động thị trường nước ngoài, tiếp cận được nguồn thông tin về các đối tác truyền thống cũng nhƣ bạn hàng mới của doanh nghiệp Hệ thống kho hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lƣợng bảo quản hàng hoá và linh hoạt hơn trong quản lý, phân phối Bộ phận vận tải (nhƣ xe tải, xe kéo container, container chứa hàng) cũng có ảnh hưởng lớn đến tiến độ giao nhận hàng hoá nhập khẩu, do đó, doanh nghiệp sở hữu phương tiện vận tải hay có những mối quan hệ hợp tác kinh doanh với các đơn vị vận tải thì quá trình chuyên chở hàng hoá sẽ chủ động hơn và đáp ứng kịp thời thời gian giao nhận hàng.

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƢỢNG VÀ TẦM NHÌN MỚI

CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƢỢNG VÀ TẦM NHÌN MỚI

3.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƢỢNG VÀ TẦM NHÌN MỚI Tên tiếng anh: ENERGY AND NEW VISION., JSC Địa chỉ: P206, Tòa nhà Charmvit Tower, 117 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Ngày cấp giấy phép: 17/08/2018 Đại diện pháp luật: Hà Duy Lợi

Lĩnh vực: Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện

Email: info@.vn; sale@envico.vn

Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài Nhà nước

3.1.1 Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần năng lượng và tầm nhìn mới

Khởi đầu là một công ty nhập khẩu và kinh doanh mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện từ năm 2018, sau đó công ty mở rộng sang lĩnh vực sản xuất, gia công và xuất khẩu đi các nước các thiết bị trên Cho đến nay, Envico đã trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, phân phối và xuất khẩu các sản phẩm liên quan đến các thiết bị điện, năng lƣợng tái tạo Với bề dầy kinh nghiệm trong nhiều năm liên tục lớn mạnh và phát triển, Envico đã và đang không ngừng đạt đƣợc những thành quả đáng khích lệ trên con đường phát triển của mình

Envico đã mở rộng quan hệ bạn hàng với nhiều đối tác lớn trong cũng nhƣ ngoài nước, thiết lập kênh phân phối trực tuyến hiệu quả và hệ thống mạng lưới đại diện thương mại và cộng tác viên bán hàng tại nhiều khu vực với quy mô rộng khắp trên cả nước, với danh mục hàng hoá ngày càng phong phú, xây dựng được một bộ máy điều hành quản lý chuyên nghiệp biết phối hợp với nhau hiệu quả Các thành viên trong Công ty luôn nỗ lực hết mình cùng với sự phát triển của Công ty cũng như định hướng và mục tiêu kinh doanh của công ty để cùng nhau xây dựng một doanh nghiệp lớn mạnh Bên cạnh lĩnh vực sản xuất, kinh doanh hiện tại của công ty, các lĩnh vực nhƣ bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông, bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác, bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm, bán buôn các đồ dùng khác cho gia đình,…

Trước thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt tại thị trường trong nước nói riêng và thị trường quốc tế nói chung, thì một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa có thể làm thương mại là hướng đi mà Ban lãnh đạo công ty Envico đã lựa chọn để phát triển bền vững cho định hướng của mình

Ngành nghề chính của công ty là sản xuất và kinh doanh mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện, các thiết bị để lắp đặt hệ thống năng lƣợng mặt trời Công ty hợp tác với những nhà sản xuất, phân phối sản phẩm hàng đầu tại Việt Nam, chuyên bán buôn cho các siêu thi điện máy, các cửa hàng, nhà máy, xí nghiệp, đại lý đồ điện tử Công ty buôn bán các sản phẩm cho khách hàng với sự lựa chọn vô cùng phong phú đa dạng với các nhóm ngành hàng về điện, năng lƣợng tái tạo,…

Trong những năm qua, bên cạnh những thành công trong việc phân phối hàng hóa cho các nhà nhập khẩu, cung cấp hàng hóa chuyên nghiệp, Envico cũng phát triển mảng nhập khẩu, phân phối những hàng hóa công nghệ cao để đáp ứng cho thị trường ngày một tăng tại Việt nam

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ENVICO

Nguồn: Báo cáo của Phòng Hành chính – Nhân sự 2023

 Cơ cấu tổ chức của công ty phần năng lƣợng và tầm nhìn mới khá đơn giản:

 Tổng giám đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của công ty, đƣa ra các quyết định về công ty, lên kế hoạch chiến lƣợc và tầm nhìn phát triển cho công ty, báo cáo hoạt động cho Chủ tịch hội đồng quản trị

 Dưới Tổng giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách các phòng ban, chịu trách nhiệm về việc quản lý hoạt động của các phòng và có nhiệm vụ hỗ trợ cho giám đốc trong công tác quản trị doanh nghiệp

 Phòng hành chính tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân trong công ty, điều động, sắp xếp xếp lao động, đồng thời tổng hợp kế toán Có kế hoạch quản lý chi tiêu tài chính hợp lý cho công ty

 Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, đề ra các hoạt động có hiệu quả nhất để phát triển công ty, tiếp cận, tìm kiếm khách hàng cũng như các dịch vụ trước và sau bán

 Phòng dự án có trách nhiệm về các sản phẩm đầu vào của công ty, thẩm tra 14chất lượng sản phẩm, chịu trách nhiệm về các sản phẩm được mẩng thị trường đồng thời có các kế hoạch nghiên cứu thị trường hợp lý để nhập hàng hóa

 Nhận xét: Có thể thấy sơ đồ cơ cấu tổ chức của Envico khá đơn giản nhƣng vẫn đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng, luôn luôn gắn kết, thông suốt về hoạt động khi có bất kỳ dự án hay hợp đồng nào Tuy nhiên vì một phòng chứa rất nhiều các bộ phận nên việc quản lý, kiểm soát số lƣợng và chất lƣợng nhân viên sẽ phải đặc biệt chú trọng cụ thể ở đây là phòng kinh doanh Trong phòng kinh doanh gồm có phòng sale&marketing và phòng chăm sóc khách hàng, trong phòng sale&marketing bao gồm hoạt động buôn bán, nhập khẩu, xuất khẩu và hoạt động quảng cáo cho công ty

3.1.4 Nhân lực của công ty

Bảng 3.1 Số lƣợng, chất lƣợng lao động trong Công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới qua 3 năm 2021, 2022, 2023

Stt Chỉ tiêu đánh giá Năm 2022/2021 2023/2022

2021 2022 2023 +/- Tỉ lệ (%) +/- Tỉ lệ (%) Tổng nguồn lực (người) 65 60 62 -5 -7,69 +2 +3,33 Theo trình độ

1 Đại học và sau đại học 30 33 35 +3 +10 +2 +6,06

Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự

Công ty sử dụng cả lao động phổ thông, trung cấp, cao đẳng, đại học và sau đại học Qua bảng trên có thể thấy cơ cấu lao động biến đổi dần theo các năm, tỷ lệ lao động đại học và sau đại học tăng 10% từ 2021 đến 2022 và từ 2022 đến 2023 tiếp tục tăng 6,06% và lao động trung cấp, cao đẳng cũng tăng 4,76% từ 2021 đến 2022 và từ

2022 đến 2023 cũng tăng thêm 4,54% Trong khi đó lao động phổ thông chiếm số lƣợng nhỏ và có sự thay đổi về số lƣợng giảm dần Điều này thể hiện rằng công ty đang chuyển đổi cơ cấu nhân sự sang trình độ cao hơn, đối với một công ty chuyên về các linh kiện điện tử, môi trường kinh doanh biến đổi khó lường trước thì có lẽ điều này là vô cùng cần thiết Có thể thấy công ty đang có định hướng tốt về quá trình tuyển dụng nhân sự

Bảng 3.2 Cơ cấu lao động của Công ty

(%) Tổng nguồn lực (người) 65 60 62 -5 -7,69 +2 +3,33 Theo giới tính

Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự Lao động trẻ chiếm tỷ lệ lớn khá nhất trong công ty Số lƣợng nhân lực có độ tuổi dưới 30 giảm đi Từ 2021 đến 2022 giảm 16,67% Lực lượng lao động trẻ nên nhiệt tình, năng động, ham hiểu biết, khám phá của họ để phát triển doanh nghiệp nhanh chóng, tìm kiếm những cơ hội kinh doanh mới, nâng cao khả năng cạnh tranh

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN, LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA TY CỔ PHẦN NĂNG LƢỢNG VÀ TẦM NHÌN MỚI

CỔ PHẦN NĂNG LƢỢNG VÀ TẦM NHÌN MỚI

4.1 Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần năng lượng và tầm nhìn mới đối với nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử

4.1.1 Định hướng hoạt động kinh doanh

Nhằm phát huy những thành tựu cũng nhƣ giảm thiểu những tồn tại, hạn chế trong quản trị quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử, công ty Cổ phần năng lượng và tầm nhìn mới đã đưa ra định hướng phát triển chung trong giai đoạn tới nhƣ sau:

Thứ nhất, hoạt động nhập khẩu tiếp tục được khẳng định là định hướng kinh doanh chính của công ty Công ty chủ trương xây dựng chiến lược kinh doanh đúng đắn nhằm đạt đƣợc mục tiêu giữ vững và mở rộng thị phần hàng nhập khẩu ở Việt Nam, tiếp tục củng cố vị trí nhà nhập khẩu và tiêu thụ cũng nhƣ xuất khẩu các thiết bị mô tơ, máy phát dẫn đầu tại Việt Nam

Thứ hai, mở rộng thị trường nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử

Công ty tiếp tục duy trì quan hệ hợp tác tốt đẹp với các đối tác từ thị trường Nhật Bản, Trung Quốc, Đồng thời thiết lập các mối quan hệ kinh doanh với các doanh nghiệp nước ngoài mới có uy tín, lợi thế về giá thành, mẫu mã để mở rộng thị trường Doanh nghiệp hiện nay đang có xu hướng mở rộng thị trường nhập khẩu từ Châu Âu

Thứ ba, tính toán hiệu quả kinh tế của các yếu tố đầu vào từ khâu nhập khẩu nhƣ: rủi ro do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, để sản phẩm có giá thành hợp lý, chất lƣợng cao và đủ sức cạnh tranh trên thị trường Trong bối cảnh giá dịch vụ logistics ngày càng tăng cao, doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí vận chuyển và tối ƣu giá để nâng cao hiệu quả kinh tế

Thứ tư, nâng cao khả năng chuyên nghiệp của đội ngũ lãnh đạo, đồng thời duy trì công tác đào tạo đội ngũ quản lý và nhân sự kinh doanh, thu hút các chuyên gia giỏi Chăm lo đời sống tinh thần và vật chất của nhân viên, duy trì và phát triển chính sách nhân sự

Thứ năm, tăng cường đầu tư công nghệ kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu vào, đảm bảo chất lƣợng sản phẩm và đa dạng hóa sản phẩm để tăng thu cho công ty Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, hành chính, lưu trữ và truyền tin

4.1.2 Định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện định tử

Thứ nhất, thúc đẩy hoạt động nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử từ thị trường chính là Nhật Bản, Trung Quốc do đây là thị trường rất có lợi thế về chất lượng sản phẩm Công ty cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu các thị trường này về giá cả hàng hoá, dung lượng thị trường và lựa chọn thời điểm nhập hàng, đầu tư các dự án mang lại hiệu quả cao nhất

Thứ hai, công ty cần nghiên cứu thêm một số sản phẩm tiềm năng khác cũng nhƣ tìm thêm các nhà cung cấp tiềm năng mới để mở rộng danh mục sản phẩm và mở rộng nguồn cung đầu vào nếu nhƣ có rủi ro với các nhà cung cấp khác

Thứ ba, công ty cần hoàn thiện hơn nữa quy trình nhập khẩu để có thể nhập khẩu các thiết bị điện và linh kiện điện tử với mức giá ƣu đãi nhất và hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra Hướng đi này được thực hiện bằng việc phát triển nguồn nhân lực, nâng cao chuyên môn và đầu tƣ vào các giải pháp hỗ trợ các công cụ cần thiết trong quá trình làm việc

Thứ tư, tiến hành thực hiện các thủ tục nhập khẩu mặt hàng máy móc xây dựng cần dựa trên cơ sở pháp luật và những quy định pháp lý để phát huy những lợi thế sẵn có từ chính sách pháp luật Nhà nước Việt Nam về miễn giảm thuế

4.2 Một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu các thiết bị điện, linh kiện điện tử của công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới

 Trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng

- Nhân viên bộ phận Nhập khẩu chủ động nắm bắt thông tin về các yếu tố môi trường như quy định thay đổi hạn ngạch nhập khẩu của một số hóa chất, biến động tỷ giá để lập kế hoạch phù hợp, giảm phụ thuộc vào các kế hoạch cũ, quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu chung của công ty Đồng thời, công ty nên tiến hành tuyển thêm những nhân viên mới cho bộ phận nhập khẩu để công việc không bị quá tải do thiếu nhân viên

- Tổ chức những buổi tập huấn phổ cập chi tiết quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu để các cá nhân, phòng ban nắm đƣợc tình hình nhân sự và chức năng, nhiệm vụ của nhau để có đƣợc kế hoạch phối hợp phù hợp nhất

 Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng

- Về nghiệp vụ thanh toán: Nhân viên bộ phận Nhập khẩu cần kiểm tra kỹ các chứng từ liên quan, chủ động lập kế hoạch và trình duyệt để thanh toán đúng thời hạn Khi gia hạn tín dụng trên hệ thống Sinosure, trước khi gửi hồ sơ cho đối tác để nộp cho công ty Sinosure, cần kiểm tra kỹ các thông tin, cẩn thận trong bước soạn thảo văn bản để tránh những sai sót nhỏ nhƣ lỗi chính tả, sai lệch thông tin gây mất thời gian sửa chữa và bổ sung

Giải pháp liên quan đến nghiệp vụ hải quan Để đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đƣợc thông quan nhanh chóng, thuận lợi, đội ngũ nhân viên của công ty Cổ phần năng lƣợng và tầm nhìn mới cần nâng cao mức độ cẩn trọng trong quá trình nhập liệu trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS Đồng thời phải nắm vững các thủ tục, giấy tờ cần thiết để thông quan, chuẩn bị hồ sơ hải quan chính xác, kiểm tra kỹ thông tin các giấy tờ cần thiết